檔案管理員崗位精選(九篇)

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第1篇：檔案管理員崗位范文

一、檔案信息化管理存在的問題

目前，縣級公安機關檔案信息化管理還存在著許多問題，有個人主觀上的原因，也有信息化建設中存在的問題，普遍存在的問題大致可歸納為四類。

（一）信息化意識不強。少數(shù)檔案管理員思想觀念守舊，對檔案工作的認識還停留在看門守攤、被動服務的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于“整理憑經驗、利用提案卷、查閱翻檔案”的工作模式，對學習應用檔案信息化存在畏難情緒，片面認為信息化管理既難學又不可靠，且加大了檔案員的工作量，學習應用檔案信息化知識的積極性不高。

（二）信息化素質不高。多數(shù)檔案管理員專業(yè)不對口，大部分檔案管理員應用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，能夠熟練操作微機，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、編輯、檢索、利用等工作的實用“復合型”人才不多。

（三）檔案信息化投入不多。多數(shù)基層派出所的檔案信息化管理設備相對落后，不能滿足檔案信息化管理需求。

（四）信息化利用不廣。由于缺乏健全、規(guī)范的管理流程，使得縣級公安機關檔案信息化管理不能收到應有的或最佳的實戰(zhàn)效能。一是研判少。大多數(shù)單位編研成果質量不高，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策作用。二是應用少。有的單位忽視了檔案資料服務實戰(zhàn)的作用，不會用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源的閑置。

二、產生問題的主要原因

（一）認識上存在誤區(qū)。少數(shù)單位領導對檔案工作重視不夠，存在“說起來重要、干起來不要”的現(xiàn)象，檔案員政治待遇低，個人發(fā)展前途面窄，經濟待遇不高，導致檔案管理人員缺乏工作積極性。

（二）檔案隊伍不固定。受警力不足制約，基層派出所檔案管理人員基本上由內勤兼任且變動頻繁，有的檔案員剛剛學會立卷歸檔等基本知識，就被調整崗位，難以形成專業(yè)性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的專門力量。

（三）經費上缺乏保障。公安機關經費緊張是普遍現(xiàn)象，用于檔案收集、整理、保管、信息化應用的資金投入更是杯水車薪，不利于檔案在各項工作中發(fā)揮應有的作用。

（四）機制落實不到位。有的單位檔案信息化管理方面雖然制定了許多的制度和機制，但沒有一個統(tǒng)一的、完整的、系統(tǒng)的、規(guī)劃性的機制，管理與服務存在脫節(jié)現(xiàn)象。在實際工作中，檔案工作成效在績效考核中比重很少，檔案信息化考核更是少之又少，導致一些制度、規(guī)定難以落實到位。

三、加強縣級公安機關檔案信息化管理的幾點淺見

加強檔案信息化管理，必須緊密結合公安工作實際，研究、找準結合點、切入點和著力點，從警務運作、公安執(zhí)法，到隊伍管理，將信息化應用深入到公安檔案管理工作的方方面面。

（一）提高認識，轉變觀念。一要強化正面引導。充分利用會議、談心等方式，教育檔案管理員深刻認識到警務信息化是形勢發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱職，就會丟掉工作崗位，切實提高其工作的主動性。二要穩(wěn)定檔案隊伍。要挑選一批懂公安業(yè)務、懂檔案工作、懂信息化操作技能的民警，充實到檔案隊伍中來，并保持人員相對固定。對表現(xiàn)突出的檔案民警，要在表彰獎勵、提拔使用中優(yōu)先考慮，提高檔案隊伍的向心力。

（二）加強培訓，提高素質。一要強化專題培訓。要針對檔案信息化管理要求，有針對性地組織檔案管理人員系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識、計算機基礎知識、文字處理技術、檔案管理軟件應用，通過專題培訓和實際操作，進一步提高檔案管理員信息化能力和檔案管理工作水平。二要強化崗位培訓。要利用集中培訓、不定期考核等方式，組織檔案管理人員加強對檔案業(yè)務知識和相關公安業(yè)務知識的學習，使檔案管理員做到“懂公安業(yè)務、懂檔案工作、懂信息技術”。三要強化交流互補。要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學習，實地考察，使檔案人員自覺地進行業(yè)務交流、研究，取長補短，拓寬視野，更好地適應新形勢下檔案信息化管理的需要。

（三）科學建設，加強保障。一要積極爭取，保障經費到位。檔案信息化建設投入大、效果不直接顯現(xiàn)。檔案部門要積極宣傳檔案利用的成果，爭取領導的重視和支持，將檔案信息化建設經費納入單位財政經費預算之中，加強對資金的合理使用，提高資金的使用效益。二要打破壁壘，保證高度共享。要根據(jù)公安實戰(zhàn)工作需要和檔案信息化建設實際，逐步將各業(yè)務部門相關檔案信息系統(tǒng)整合進檔案管理應用平臺，實現(xiàn)檔案基礎信息在各部門、各警種之間互聯(lián)互通、高度共享，為基層實戰(zhàn)應用提供更大的便利和信息支持。

第2篇：檔案管理員崗位范文

［關鍵詞］漁業(yè)檢測實驗室；檔案管理；對策研究

引言

檢測實驗室檔案是實驗室管理活動直接形成的歷史紀錄，具有原始性、記錄性和憑證性。漁業(yè)檢測實驗室檔案管理工作是一項基礎性、持久性很強的專業(yè)技術工作，是檢測工作的重要保證，也是實驗室管理工作的重要組成部分。目前，對于檔案管理工作研究非常多，但對于漁業(yè)檢測實驗室檔案管理研究的比較少，不夠深入，而且隨著實驗室業(yè)務量的不斷增大和管理手段的不斷發(fā)展，有必要對實驗室檔案管理工作進行新的研究和探索，確保實驗室整體管理水平不斷提高。規(guī)范、科學地做好漁業(yè)檢測實驗室檔案資料收集、整理、保存、管理和利用工作，對于全面、真實、準確反映實驗室工作活動情況，提高漁業(yè)檢測實驗室管理水平具有重要意義。本文結合實驗室體系文件要求和自身管理工作經驗，闡述漁業(yè)檢測實驗室檔案管理工作的主要內容，分析存在的普遍問題，進一步探討如何提高漁業(yè)檢測實驗室檔案管理水平的方法，為同行實驗室檔案管理工作提供參考。

1漁業(yè)檢測實驗室檔案管理工作內容

實驗室體系文件應對檔案管理工作內容、歸檔程序和注意事項進行明確規(guī)定。漁業(yè)檢測實驗室檔案內容應能真實、準確地反映實驗室檢測工作活動情況，檔案管理工作要規(guī)范、準確、及時。

1．1資料收集和臺賬管理

漁業(yè)檢測實驗室檔案資料包括人員檔案、質量體系文件（質量手冊、程序文件、操作規(guī)程、作業(yè)指導書、受控記錄表格）、標準法規(guī)、儀器設備檔案、原始記錄和檢測報告、收發(fā)文件、證書類以及電子檔案等。各部門責任人要及時收集和匯總檔案資料，統(tǒng)一交檔案室，檔案管理員負責檔案資料的接收，按交檔部門登記造冊，記錄資料內容、交接時間，交接雙方簽字確認，形成臺賬。1．2資料整理和保存正式歸檔前，檔案管理員對所有資料進行分類、標識、編目和保存。漁業(yè)檢測實驗室歸檔材料一般分為體系文件、文書文件、技術文件和行政管理文件四大類；按照受控方式也可分為受控文件和非受控文件。檔案管理員對所有文件要按類別、歸檔順序號進行編目，分別存放在檔案柜內，受控文件要加蓋受控章。

1．3檔案發(fā)放、借閱和回收

實驗室領導簽批體系文件后，由檔案管理員負責分發(fā)給各部門和人員；受控文件丟失，由相關人員提出書面申請，經質量負責人批準后，由檔案管理員補發(fā)，并注銷原分發(fā)號，給予新分發(fā)號。實驗室文件和信函發(fā)放前，經中心領導批準后，檔案管理員復印，按相應范圍分發(fā)，原件歸檔。一般性文件借閱須填寫《文件資料借閱表》，經相關業(yè)務部門負責人批準后，由檔案管理員發(fā)放，重要文件資料或保密性文件的借閱，經實驗室領導或質量負責人批準后才能發(fā)放。檔案管理員負責所有分發(fā)文件資料的回收工作，做好相關記錄。

1．4檔案作廢和銷毀

為確保實驗室體系運行的各環(huán)節(jié)或各場所使用的文件資料為最新和有效版本，檔案管理員要定期檢查檔案資料的有效性，對于已過保存期限或失效的文件資料及時申請作廢或銷毀。對于已經作廢，但仍有使用價值的文件資料要加蓋“失效”和“留用”章，與有效文件資料分開存放。文件的作廢和銷毀須經技術負責人批準。

1．5檔案的安全管理

檔案管理員負責檔案資料的安全工作，包括環(huán)境安全和技術安全。環(huán)境安全包括防潮、防火、防盜等，電子文件還要做好防磁、防靜電等工作；技術安全，例如，防止篡改任何歸檔文件資料內容，特別是受控文件資料；一般文件未經相關負責人批準不得借閱、復制；重要文件或保密文件未經實驗室領導或技術負責人批準不得查閱使用，嚴禁外借。

2漁業(yè)檢測實驗室檔案管理存在的問題

大多數(shù)實驗室管理者認為漁業(yè)檢測實驗室主要工作就是檢測業(yè)務，工作形成的檔案資料只需直接交由檔案管理員負責，而檔案管理員往往由于綜合業(yè)務水平不高，甚至兼任數(shù)職，造成歸檔材料缺乏完整性、準確性和系統(tǒng)性，檔案管理工作嚴重滯后。由于檔案管理工作長期得不到重視，漁業(yè)檢測實驗室檔案管理工作普遍存在以下問題，從而影響整個實驗室管理水平的提高。

2．1管理意識淡薄，制度落實不到位

由于業(yè)務量不斷增大，漁業(yè)檢測實驗室工作日益繁重，既要做好上級部門的指令性環(huán)境監(jiān)測、水產品質量安全的采（抽）樣和檢測工作，還要接受社會委托、認證檢驗和應急監(jiān)測工作，實驗室內務管理繁雜，甚至任務較為集中時，根本無暇兼顧其他工作，長期以往，從管理者到一般崗位工作人員，對于檔案管理工作缺乏足夠重視。實驗室質量體系文件中的《質量手冊》《程序文件》和《作業(yè)指導書》對于檔案資料的收集、整理、歸檔和使用，以及崗位職責和工作程序都有明確規(guī)定，但在實際工作中可能并沒有嚴格執(zhí)行，檔案管理工作并沒有真正落到實處。

2．2設施條件較差，管理手段落后

檔案資料對于存放環(huán)境和設施設備有一定的要求，但有些漁業(yè)檢測實驗室，檔案管理工作往往沒有納入實驗室建設統(tǒng)一規(guī)劃，日后修修補補，造成檔案存放空間不足或布局凌亂，缺少必要的環(huán)境控制設施和設備等，影響了檔案資料的質量和檔案管理工作的開展。此外，歸檔工作大都依靠手工記錄和Word、Excel等PC辦公軟件完成，技術水平不高，工作量大，容易造成錯漏，文件資料查找和信息利用比較困難。

2．3人員素質較差，管理范圍不明確

作為專業(yè)漁業(yè)檢測機構，對于檔案管理員專業(yè)知識要求比較全面，例如，漁業(yè)技術標準材料，檢測任務資料、儀器設備檔案、試劑耗材檔案的整理，都要求檔案管理員具備相應的專業(yè)知識，否則很難對檔案資料進行準確鑒定和分類，影響檔案管理工作的質量。目前，漁業(yè)檢測實驗室檔案管理員學歷、專業(yè)素質普遍比較低，造成管理范圍不明確；而且往往一人多職，專項管理經驗不足，缺少工作思考，缺乏創(chuàng)新和動力。

2．4只注重檔案存放，檔案開發(fā)利用較少

由于管理意識不強，檢測業(yè)務工作繁重，漁業(yè)檢測實驗室檔案管理一般只是簡單地將檔案資料收集、整理、存放，檢測人員需要時也只是查閱現(xiàn)行檢測技術文件和標準，所有檔案資料到了保存期限或失效時，就直接將其申請?zhí)幚恚]有體現(xiàn)檔案資料的任何價值作用，非?？上?。

3提高漁業(yè)檢測實驗室檔案管理水平的對策和建議

針對漁業(yè)檢測實驗室檔案管理工作普遍存在的問題，關鍵要從“人”抓起，要從上到下認識到實驗室檔案管理的重要性，注重檔案管理基礎建設，采用先進技術手段提高檔案管理水平，科學合理利用好檔案資料。從而全方位不斷提高漁業(yè)檢測實驗室檔案管理工作水平。

3．1增強管理意識，完善并嚴格執(zhí)行歸檔制度

必須從最高管理層面重視實驗室檔案管理工作，使每位工作人員認識到檔案管理工作的重要性；建立健全與漁業(yè)檢測實驗室整體發(fā)展相適應的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作流程，明確工作職責，加強檔案工作監(jiān)督管理。實行部門責任人制度，所有檔案資料先由部門負責人收集、分類、整理，附上資料清單目錄，再統(tǒng)一交由檔案室歸檔。在工作中不斷補充和完善相關制度，通過規(guī)范化和制度化建設，不斷提高實驗室檔案管理水平。

3．2完善檔案管理設施條件

將檔案管理工作納入實驗室建設統(tǒng)一規(guī)劃，科學合理布局，將辦公區(qū)和存檔區(qū)分開設置，無關人員未經批準禁止入內。根據(jù)漁業(yè)檢測實驗室材料分類，將歸檔區(qū)分為檢測工作區(qū)、技術資料區(qū)、人員管理區(qū)、儀器設備區(qū)、試劑耗材區(qū)、文書區(qū)、電子檔案區(qū)等；各區(qū)再根據(jù)年份、類型等設置分區(qū)，各區(qū)設有明顯標識。通過合理分區(qū)、分類，方便材料存放、管理和查閱，提高工作效率。在空間條件限制的情況下，可安裝移動密集架檔案柜，根據(jù)檔案柜設置存放區(qū)。存檔區(qū)需安裝空調、除濕機、遮光窗簾和消防設施，確保陰涼、干燥、防火。此外，要配備必要的辦公和裝訂設備，例如，電腦、復印機、打印機、裝訂機、掃描機、保險柜和工作臺等。

3．3引進現(xiàn)代化軟件管理平臺，提高工作質量和效率

實驗室信息管理系統(tǒng)（LaboratoryInformationManagementSystem，LIMS）是一個由信息采集設備、數(shù)據(jù)庫管理軟件組成的高效集成系統(tǒng)，其核心功能就是規(guī)范實驗室所有業(yè)務管理流程，對每一工作環(huán)節(jié)進行監(jiān)控和管理，減少人為因素造成的錯誤，提高工作質量和效率。實驗室引進LIMS并將檔案管理納入系統(tǒng)的建設，LIMS可以實現(xiàn)對檢測工作資料（包括委托單、任務通知單、流轉記錄、檢測報告、原始記錄、質控材料、總結材料）、儀器設備資料（包括臺賬、履歷更新、計量檢定、期間核查、維修報廢）、試劑耗材資料（包括申購、臺賬、領用、期間核查、報廢處理）的電子歸檔操作，其他紙質材料通過掃描，轉化成電子資料上傳系統(tǒng)存檔，自動生成《歸檔清單表》。通過系統(tǒng)的自動化腳本設計，將到歸檔時間的材料，由系統(tǒng)自動向相關責任人發(fā)送提醒信息，發(fā)送資料歸檔后，系統(tǒng)自動提醒檔案管理員執(zhí)行歸檔，檔案管理員對材料進行分類處理，受控資料和非受控資料要分開標識。已歸檔的資料自動移入“已歸檔”模塊。已超過歸檔時間的信息顯示為紅色，系統(tǒng)根據(jù)歸檔進度，自動統(tǒng)計責任人考核數(shù)據(jù)，形成考核記錄。將到歸檔期限的檔案，系統(tǒng)提示申請作廢處理，文件資料的作廢處理申請、審批和實施記錄，通過系統(tǒng)操作實現(xiàn)，最后生成《文件作廢處理記錄表》。已作廢處理的檔案自動移入“已作廢”模塊，對于到期作廢，但仍有使用價值的檔案，需作“留用”標識，以免誤用。文件資料的借閱也可以通過系統(tǒng)申請、發(fā)放和回收操作，生成《文件資料借閱記錄表》。系統(tǒng)生成的所有受控表格，自動生成電子簽名。需要同時歸檔紙質材料時要注意賬物一致。引進LIMS實現(xiàn)檔案管理，有利于規(guī)范歸檔流程，提高歸檔工作質量和效率，對于檔案查詢和利用也很方便。

3．4加強檔案管理人員培訓，提高綜合素質

組織參加外部檔案管理專業(yè)培訓和參觀活動，學習其他實驗室，特別是同行業(yè)實驗室先進的檔案管理經驗。將檔案管理人員納入實驗室人員培訓計劃，開展檔案管理專業(yè)培訓時，要注重檢測工作、儀器設備、試劑耗材、體系文件、標準文件、安全管理等方面知識的講解，使檔案管理員對實驗室所有工作有全面、基本的了解，以便對歸檔材料準確地鑒定和分類，提高檔案安全管理意識。檔案管理員也要加強自身學習，多動手，多思考，提高創(chuàng)新能力。

3．5改變工作觀念，提高檔案資源利用水平

漁業(yè)檢測機構存放了大量價值很高的資料檔案，例如，對某片養(yǎng)殖海域的環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、水生動物疫病菌株資料、產地水產品檢測數(shù)據(jù)等，這些資料對于科研工作有很好的參考價值。因此，要改變以往重存檔、輕利用的陳舊思想觀念，在合法合規(guī)的情況下，盡可能地發(fā)掘檔案的使用價值，把“死檔案”盤活，使檔案管理工作向良性循環(huán)方向發(fā)展。

4結語

檔案管理是檢測實驗室管理工作的重要組成部分，漁業(yè)檢測實驗室作為專業(yè)性很強的檢測機構，要根據(jù)行業(yè)特性將檔案管理工作納入整個實驗室建設統(tǒng)一規(guī)劃。從增強管理意識，提高人員素質，完善基礎條件，提升管理手段和加強檔案資源利用五個方面入手，推進檔案管理規(guī)范化和制度化建設，不斷提高檔案管理工作水平。

主要參考文獻

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［2］孫紅兵．淺談當前藥檢所檔案管理存在的問題及對策［J］．經濟與社會發(fā)展，2008，6（8）：149－152．

［3］劉謙，顏紅，王鋒，等．關于檢測實驗室檔案管理的思考［J］．計量與測試技術，2013，40（4）：79．

第3篇：檔案管理員崗位范文

在我局＊＊同志主要負責保密、文件傳遞、交換，并對各種門類的檔案進行立卷、歸檔、整理及對局屬單位的檔案業(yè)務指導等工作。多年來她在平凡的工作崗位上默默奉獻，以良好的職業(yè)道德、嫻熟的業(yè)務素質、優(yōu)質熱情的服務，出色完成了領導交辦的各項工作任務。

她服從組織，顧全大局，熱愛集體，團結同志，自覺遵守一切規(guī)章制度，熱愛本職工作。能認真履行崗位職責，按照檔案管理要求做到了規(guī)范管理、優(yōu)質服務，圓滿地完成了自己的本職工作。在工作中能虛心學習，不斷探索適合本單位實際的檔案管理的特點和規(guī)律，并使檔案管理向現(xiàn)代化管理邁近了一步。作為單位的兼職保密人員，她自覺遵守有關的保密規(guī)定，嚴守國家秘密，嚴格按保密法規(guī)辦事，從無泄密事件發(fā)生，受到局領導的充分肯定。

檔案管理工作是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質。該同志從事檔案工作以來，能積極參加政治學習，堅決擁護黨的領導和社會主義制度，自覺抵制資產階級自由化和一切腐朽思想的侵襲，積極投身改革開放。有較強的工作責任感和工作熱情，敢于吃苦，樂于服務，能自覺遵守《保密法》和《保密工作守則》，嚴格按工作程序和工作守則工作。幾年來，因該同志的認真工作，我局沒有出現(xiàn)文件丟失和泄密事件，受到了領導和上級有關組織的好評，去年她所工作的檔案室被湖北省委評為全省先進。

檔案管理工作是一項重要的管理工作和服務工作，它要求檔案管理員有熟練的工作能力的較強和服務意識。從事檔案管理工作以來，她對所從事的工作性質和作用更加明確，服務意識逐漸增強。為了不斷提高自己的工作能力，她做到了，凡重大問題堅持向主管領導請示匯報，凡技術問題堅持向書本和經驗豐富的同志求教，凡具體工作堅持自己動手。在工作中，她結合單位實際，總結摸索出了一套務實、高效、優(yōu)質的工作方法。她積極參加專業(yè)培訓，學習兄弟單位檔案室的建設和管理經驗，堅持系統(tǒng)自學專業(yè)理論，認真學習專業(yè)報刊，極大地豐富了專業(yè)理論知識，提高了工作能力。

第4篇：檔案管理員崗位范文

1．1檔案意識薄弱，缺乏責任意識

學籍檔案是歷史的原始記錄，它具有很強的原始性，為提高學籍管理質量，應該保證檔案材料的真實性和完整性。認識不足，管理不到位，這是許多成人院校的共性不足。在市場經濟利益驅動下，千方百計辦教育，一心一意謀發(fā)展，把招生作為工作重點，生源帶來發(fā)展，一切工作都以招生工作為核心，忽視學生學習發(fā)展工作，這是以往成人辦學的誤區(qū)。電大一年兩季的畢業(yè)辦證，工作量大，任務繁重。電大開放教育的學籍有效期為8年，跨度較長，管理人員流動性較大，使得學籍檔案管理工作容易出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象?；鶎与姶蠼虅展ぷ魅藛T往往身兼多職，涵蓋招生學籍考試各方面工作，有時無法兼顧。材料收集上存在殘缺遺漏現(xiàn)象，需要省級電大學籍管理員反復提醒催促，致使工作效率低下。由于電大學生多為社會人員，流動性較大，這就要求基層學籍檔案管理員要有較強責任心，對學生提出的各項學籍異動信息修改等要求追蹤管理。比如從近兩學期開始中央電大要求應屆畢業(yè)生要提前一個學期申請辦理學生信息修改，畢業(yè)當季不做受理。但是還是有小部分基層電大管理員未及時跟進，以致學生推遲畢業(yè)時間，給學校辦學聲譽帶來負面影響。筆者近期接觸了較為典型的一個學籍管理案例。某縣電大一學生在畢業(yè)審核時發(fā)現(xiàn)所學專業(yè)和考試科目大相徑庭，經核實，發(fā)現(xiàn)學生在學期間申請從行政管理轉到工商管理專業(yè)，但縣電大管理人員粗心大意，忘記幫其提交轉專業(yè)申請，卻在每學期末報考時幫學生報考了工商管理的科目，以致學生畢業(yè)審核出現(xiàn)異常，只能本學期先做轉專業(yè)異動操作，下學期再進行畢業(yè)審核，延誤了學生畢業(yè)時間。

1．2在檔案整理過程中，管理不規(guī)范

學籍檔案整理就是將從下屬市縣電大收集的原始材料，進行分類、排列。整理工作在整個學籍檔案工作中占有極其重要的地位。在整理檔案材料時，盡量做到分類準確、編排有序。近年來，國家、省教育廳行政部門非常重視高校的教學評估工作，把檔案管理也列為評估范圍，通過評估來促進檔案管理的規(guī)范性。電大教育具有自身特點，其學籍檔案形成過程時間跨度比較大，同時又缺乏統(tǒng)一性。目前中央開放生的學籍有效期為8年，從新生錄取，注冊到畢業(yè)發(fā)證，一般要經歷三五年甚至更長的時間。休學、補考學生的學籍檔案跨度時間更大。但凡涉及學籍異動的，為防止日后產生糾紛，部分異動記錄甚至要保存直至學生畢業(yè)后的兩到三年。由于周期長，分級管理，導致管理困難，規(guī)章制度難以落實到位，系統(tǒng)學籍檔案管理存在多種問題。

1．2．1檔案收集不系統(tǒng)、不完整廣東電大分教點眾多，所以對下屬市縣電大的學籍管理只能采取以市電大為單位統(tǒng)一收取材料，再匯總上繳省電大相關負責的學籍管理員。但仍有小部分縣級電大教學點，由于跟市級電大存在管理分歧等問題，多次通知之下仍單獨上報材料給省電大學籍管理員，也不報給所屬市電大匯總，導致材料收集容易出現(xiàn)混亂遺漏的現(xiàn)象。

1．2．2學籍檔案填寫不規(guī)范目前廣東電大學籍管理小范圍內選擇分模塊，專人管理。比如跨省轉學這一模塊，下級電大在填寫跨省轉學匯總表的時候，時常漏注明會計學、工商管理專業(yè)的專業(yè)方向。如果不在轉學審批表中詳細標明轉入電大的專業(yè)方向，很可能出現(xiàn)轉錯專業(yè)等問題，給學生和轉入電大帶來不便。所以在匯總全省學生跨省轉學材料的時候，相關學籍管理人員都要多次單線聯(lián)系下屬電大確定學生的轉學轉專業(yè)方向，造成工作效率低下，易出錯。

1．2．3學籍檔案材料準備欠詳盡，沒有統(tǒng)一規(guī)格每學期的常規(guī)學生信息修改工作，包括在籍生和新生信息修改。經過2012年初大批量在籍生信息核對清理，目前這一塊業(yè)務量相對較少。但是在提交關于學生更改名字或身份證號等身份信息的時候，經常遺漏派出所證明;或者沒按要求將不是A4紙規(guī)格的證明貼在A4紙上，造成學籍檔案的缺失，不合格。

1．3對檔案的保存和利用重視不夠，檔案管理制度不健全，缺少系統(tǒng)的業(yè)務培訓

長期以來，基層電大的學籍檔案的保存條件較有限，保存方法落后，大多數(shù)的手工檔案材料因為年代久遠缺乏保養(yǎng)，存在丟失或缺漏等現(xiàn)象，也未通過現(xiàn)代信息技術把手工檔案保存到電腦上。導致有時有些學生因為原始檔案丟失需要補辦錄取花名冊復印件和畢業(yè)生成績單，都要上省電大檔案室查詢，費時費力，給學生帶來不便。目前有關學籍材料的匯總表、審批表等常規(guī)表格都是隨著辦證文件下發(fā)，但是如補辦畢業(yè)證明書，中英文成績證明等其他利用率較低的表格，都是根據(jù)基層電大的需要再單獨發(fā)放，也為日常業(yè)務工作帶來不便。暫時沒有完備齊全的業(yè)務表格電子版和使用操作規(guī)范流程?；鶎与姶髮W籍檔案管理一般都不配備專職人員，難以滿足工作需求。人員流動性大，造成業(yè)務不熟練，專業(yè)知識不足，這些都容易導致學籍檔案質次量少，工作不到位等現(xiàn)象。近五年來，省級電大教務部門都未曾組織過針對性的業(yè)務技能培訓，只能通過下發(fā)學籍辦證文件加以規(guī)范要求，也只是籠統(tǒng)到面，無法具體到點上。

2加強電大學籍檔案科學管理的對策

學籍檔案是成人高等教育檔案的重要組成部分，為學校有序管理、教育評估、學生就業(yè)等方面創(chuàng)造條件。隨著信息化步伐的加快，檔案管理方式也由傳統(tǒng)的檔案實體化向檔案信息化轉變。學籍檔案更是首當其沖。在這種背景下，我們更應積極應對，全面實現(xiàn)電大學籍檔案工作的現(xiàn)代化、科學化、規(guī)范化。根據(jù)筆者五年來的學籍管理工作體會，提出幾點建議。

2．1加強組織領導，更新觀念，提高檔案意識

“瑣碎、繁雜、枯燥”是學籍檔案管理工作的特點，要做好這項工作，首先應該明確，學籍檔案管理的主體是學生，加強學籍檔案管理歸根到底是為了更好地為學生服務［3］。加強學籍檔案管理是教學管理的需要，學籍管理也可以對教學管理起到參謀的作用。比如教學資源科經常都是根據(jù)學籍科提供的某科目課程注冊人數(shù)來分配教學資源。不能重資源，輕整理?！陡叩葘W校檔案管理辦法》規(guī)定:“高校檔案工作是辦好學校的基礎工作之一，各高等學校必須把檔案工作納入學校整體規(guī)劃，加強對檔案工作的領導和管理。”［4］可見，領導的重視和支持是開展檔案管理工作的基礎。必須把學籍檔案工作納入學校教務整體發(fā)展規(guī)劃，完善管理體制，堅持“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則，科學劃分層級管理。學籍檔案的歸納納入各主管人員的職責范圍，做到每學期每學年按時、完整、準確歸檔。

2．2建章立制，健全網(wǎng)絡，落實職責，推進學籍檔案管理的規(guī)范化

建立和完善各項規(guī)章制度，比如制定學籍管理規(guī)定、學籍收集整理制度、學籍管理人員崗位職責等，做到有章可循，有據(jù)可依，按章辦理。制定統(tǒng)一的標準和要求，比如發(fā)放各類表格模板，規(guī)定材料的尺寸等。并且把相關制度要求整理成冊并發(fā)放電子文檔，方便基層電大管理人員查閱，使用，同時也使管理工作走向制度化、規(guī)范化。利用計算機進行輔助管理，以便準確、及時地提供大量的學生信息，促進管理水平的提高。目前已將DOS系統(tǒng)的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫聯(lián)合，完成數(shù)據(jù)的整合，再用ASP做成前臺查詢界面，以便畢業(yè)生或用人單位有需要的時候，學籍管理員可以迅速查詢結果。電子學籍檔案是學籍檔案管理信息化建設的基礎，是數(shù)字化校園建設的重要組成部分。加大經費投入，進行學籍檔案管理數(shù)字化的研究，開發(fā)功能齊全的管理軟件，建立動態(tài)學籍檔案。利用電子學籍檔案可以提高管理效率，更好地利用、開發(fā)檔案資源，充分發(fā)揮電子學籍檔案的信息功能。

2．3重視培養(yǎng)并建立一支穩(wěn)定的高素質學籍檔案管理隊伍

建立相對穩(wěn)定的高素質學籍檔案管理工作隊伍是提高檔案管理水平的關鍵。首先要保持學籍檔案管理員的相對穩(wěn)定，條件允許下優(yōu)化檔案管理人員配置。由于基層電大管理人員經常身兼多職，因此在人員更換時，須先培訓后上崗，完善交接工作，保證管理水平跟得上。其次是抓好對基層電大學籍管理人員的業(yè)務指導，通過崗位培訓和專題培訓，使他們熟練掌握檔案管理的基本知識和專業(yè)技巧，熟知檔案材料上繳要求，在理論和實踐上成為本專業(yè)的行家里手，不斷提高他們的業(yè)務素質，實現(xiàn)學籍檔案的優(yōu)化管理。同時，可以建立學籍檔案管理的激勵機制，每學年評選優(yōu)秀基層學籍檔案管理員，通過對上繳材料的檢查和評估，樹立典型，表彰先進，激發(fā)管理員們的責任意識和服務精神。

2．4檔案管理要有償利用

第5篇：檔案管理員崗位范文

高校人事檔案管理是大學本科教學工作水平評估的一項重要的基礎性工作，也是高校人事管理的重要組成部分。隨著高校人事體制改革的不斷深入，人事檔案工作也面臨新形勢，如何更好地推進檔案管理工作，充分發(fā)揮其職能作用，為高校的人事工作服務，值得我們思考和研究。

1 高校人事檔案管理工作的特點

1.1 覆蓋面廣、頭緒多 高校的人事檔案管理工作具有普遍性，既有教職工檔案，又有學生檔案，教職工檔案又包括干部檔案和工人檔案，隨著《新勞動合同法》的實施，勞動用工的檔案動態(tài)管理也提上了議事日程，因此高校人事檔案牽涉到許多部門如人事處、組織部、招生就業(yè)辦公室以及各院系的相關用人部門，人事檔案管理工作是一項龐大的系統(tǒng)工作。

1.2 保密性強 干部人事檔案是組織、人事等部門按照黨的干部政策，在錄用、培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想品德、作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內容的文件材料，是歷史、全面地考查、了解和正確選拔、使用干部的重要依據(jù)[1]，涉及個人的隱私內容，其使用、查閱和摘錄必須具備一定的條件，履行合法、合理的程序，因而具有較強的保密性。

1.3 利用率高 人事檔案為歷史、科學地評價當事人，為組織晉升、選拔和任用干部提供了重要依據(jù)。特別是隨著社會的發(fā)展、人才的流動，人事檔案工作出現(xiàn)了許多新情況、新問題，如人動所帶來的跨地域連續(xù)性管理;檔案數(shù)量急劇增長;檔案種類日趨豐富;檔案的利用量增加;利用范圍擴大、利用深度擴展。

1.4 時效性強 人事檔案應全面、及時地反映當事人的信息變更，包括職務和職稱的晉升、工資的變動、崗位的調整等基本信息都應得到適時體現(xiàn)，它與教職工的個人利益息息相關，處理不當，將會影響到高校的和諧發(fā)展與人才穩(wěn)定。

1.5 流動性大 自西部大開發(fā)政策實施以來，人才“春水向東流”、“孔雀東南飛”的現(xiàn)象得到了一定的緩解。但與沿海、東部發(fā)達地區(qū)相比，少數(shù)民族地區(qū)無論是在硬件還是軟件上都存在著較大的差距，部分人為了尋求更好的教學與科研環(huán)境，一展自己的才華，紛紛奔向了沿海，奔向了大城市，造成了大面積的人才流動，隨之而來的也就是人事檔案的流動。

2 我院人事檔案管理工作存在的問題

2.1 觀念、意識有待提高 我院地處“老、少、邊、山、窮”的革命老區(qū)，受觀念意識、硬件設施等因素的制約和影響，在傳統(tǒng)的人事檔案管理理念的影響下，檔案員對檔案管理缺乏足夠的認識，也缺少與外界的交流與溝通，長期以來存有檔案管理工作無關緊要、檔案管理人員能保證所管檔案不丟失就可以了、檔案管理工作人人都能做好等守舊思想，在這種思想支配下，檔案管理人員完全處于被動服務之中。查什么就提供什么，借什么就給什么，不重視對檔案的優(yōu)化與動態(tài)管理[2]，這種封閉、落后的人事檔案管理理念影響了我院人事檔案管理的發(fā)展。高校本科教學水平工作評估促使我們在結合本院實際的基礎上，要加強與外界的交流與溝通，轉變觀念，更新意識，主動適應新形勢對人事檔案管理提出的更高要求與標準。

2.2 資金、設備條件有限 巧婦難為無米之炊。要實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、標準化、信息化，首先要有必要的資金、設備的投入，這是進行人事檔案資源開發(fā)、利用的前提和保障。在學院領導的重視下，經過多年的努力和發(fā)展，我院人事檔案管理已經達到了人事檔案管理的基本標準，但情況還不很樂觀，硬件上沒有達到人事檔案管理“三室”(檔案庫房、辦公室、閱覽室)分開的標準，全院教職工的人事檔案塞在不足20m2的小屋中，辦公室與閱覽室“合二為一”，既不利于檔案的查詢，也不利于人事保密工作的原則。高校本科教學工作水平評估“以評促改、以評促建”的原則要求我們認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》的精神，加大對人事檔案管理的資金投入與設備更新力度，真正做到加強人事檔案管理，主動服務學校的宗旨和目的。

2.3 材料的收集不夠規(guī)范 高校人事檔案因其獨有的真實性、系統(tǒng)性而成為評估專家了解學校各方面辦學情況的媒介，是全面展示學校工作成就與辦學特色的信息窗口，同時也是衡量學校教育教學質量和管理水平的一個重要標志。因此，收集齊全完整、整理科學規(guī)范的檔案資料是開展各種教育教學評估工作的基礎，是評估專家系統(tǒng)準確了解學校各項工作進而對學校作出科學、合理的評估必不可少的憑證依據(jù)。但我院人事檔案管理還存在諸多不規(guī)范之處如材料的規(guī)格設置存在隨意性。比如教師的年終考核表，從紙張規(guī)格到字體顏色再到書寫規(guī)范等大多不符合檔案管理規(guī)定的要求，造成上交到人事檔案室的這些材料不能順利歸入本人檔案，致使專職檔案員整天忙于對接收的這些不合格檔案材料的處理，大大降低了工作效率，在整理檔案過程中也容易導致個人信息的遺漏與材料的丟失。

2.4 人員素質有待提高 我院人事檔案管理員大多是“中途出道”，科班出身少之甚少，人員更換頻繁，缺乏檔案管理的專業(yè)知識與技能，不能保證檔案管理工作的連貫性與專業(yè)性。即使做為兼職檔案管理員，也沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術的培訓，實踐也充分證明，這些非檔案專業(yè)畢業(yè)的檔案管理者面對新的管理方法與模式有些無所適從，更談不上科學的管理方法。

2.5 信息化程度不高 隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，電子檔案的管理呼之欲出，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，我院目前只是把個人信息、檔案目錄輸入計算機專用的人事管理系統(tǒng)，信息檢索、調閱檔案等仍習慣手工操作，無紙化閱檔沒有得到實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響了工作效率。如教職工的個人信息材料包括專業(yè)技術資格證書、學歷學位證書等，在本科教學工作水平評估中的收集都是復印件，紙質材料的存檔具有一定的時效性，容易腐蝕，尤其是在材料的搬運中更容易丟失，難以達到長期存檔的目的，面對成堆的評估材料更不容易查找，如果我們能夠充分利用信息化手段，將教職工所有個人材料利用掃描儀終端輸入電腦，形成電子檔案材料，再將電子檔案材料按一定的規(guī)律分門別類進行編號，既利于檔案的存檔，又有利于提高工作效率。

3 加強我院人事檔案管理

3.1 加強領導，健全制度 人事檔案管理制度是學校健康穩(wěn)定發(fā)展的有機組成部分。因此，必須要加強人事檔案管理工作的領導。我院的人事檔案管理應該在根據(jù)我院地處少數(shù)民族地區(qū)自身的特點和借鑒以往管理工作經驗的基礎上，建立健全新的規(guī)章制度，如人事檔案的查、借閱制度，檔案材料的收集、歸檔制度，檔案的安全保密制度，檔案管理員的績效考核制度等等，做到人事檔案管理工作按規(guī)章制度辦事，遵紀守法。對專、兼職檔案管理員，應制定明確的崗位職責，從歸檔、管理、考核等各方面提出具體的規(guī)定和要求，并認真遵照執(zhí)行。

3.2 加大資金、設備投入 人事檔案管理資金的投入多少，直接影響到人事檔案管理的水平。從要求庫房、閱檔室、辦公室三室分開，我院目前還沒有達到此項要求，“六防”設施也十分簡陋，缺乏專門用于檔案管理的去濕機，還是用樟腦丸、干燥劑等落后的防蛀、防潮手段，距檔案現(xiàn)代化管理的設施要求還有一定的距離。同時提高檔案利用效率，實施人事檔案動態(tài)管理，還必須借助現(xiàn)代化的管理技術和設備。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質與數(shù)據(jù)格式并存，可通過屏幕查閱有關內容，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，從而實現(xiàn)人事檔案信息化、現(xiàn)代化的管理。

3.3 培養(yǎng)教職工的檔案意識 對一般教職工來說，人事檔案管理一直是件很神秘的事，工作一輩子都無法親眼目睹自己的檔案，因此更談不上對人事檔案管理與利用的了解與認識，大多還抱著個人材料“歸不歸檔無所謂”的態(tài)度，歸檔意識淡薄[3]，造成個人的外出進修學習材料、學歷層次提高材料、繼續(xù)教育等材料信息都無法及時得到更新。因此，人事檔案管理部門應該積極進行宣傳，使各級領導、干部群眾正確認識人事檔案管理的特點、地位和作用，關心并積極參與到學校和個人的檔案管理中來，自覺地收集材料，適時歸檔，保證人事檔案管理工作的良性穩(wěn)定發(fā)展。

3.4 加強檔案管理人員隊伍素質 針對當前我院檔案管理人員隊伍素質參差不齊、結構不整的問題，對專、兼檔案管理員首先應該加強思想政治教育，樹立愛崗敬業(yè)、肯于奉獻、遵紀守法的職業(yè)道德素質，培養(yǎng)保密意識;其次是要定期舉辦崗位培訓班，學習新的檔案管理專業(yè)知識與技能。只有不斷加強專業(yè)知識學習，加強對計算機知識及人事系統(tǒng)管理軟件知識的學習和掌握現(xiàn)代信息技術，才能提高綜合分析能力，成為既懂得檔案管理專業(yè)知識，又懂得計算機應用技術的復合型人才，才能適應人事檔案管理逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢[4]。

隨著我院的持續(xù)性發(fā)展，人才的流動量將進一步加大，人事檔案包含信息的復雜性也日益加大，為了適應新形勢，人事檔案管理人員必須要提高業(yè)務素質和技能知識，努力學習掌握現(xiàn)代化管理手段，充分利用計算機建立不同類型的人事檔案數(shù)據(jù)庫，做好教職工各類數(shù)據(jù)的收集、整理和管理工作，使我院的人事檔案管理工作重心逐步由實體管理轉向信息管理、由手工管理轉向計算機管理、由人工檢索轉向網(wǎng)上查詢，使我院人事檔案真正成為挖掘人才的信息基地。

參考文獻

[1] 高阿惠.高校人事檔案管理體制改革初探[J].山東農業(yè)教育，2000，60(4)：64-65.

[2] 韓淑華.對高校人事檔案管理的思考[J].河北科技師范學院學報，2006，5(2)：108-110.

第6篇：檔案管理員崗位范文

在局班子的領導下，本著為審計發(fā)展服務和為審計人員服務的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創(chuàng)建優(yōu)秀檔案室而努力。

二、工作重點

圍繞我局中心工作、上級常規(guī)督導評估，堅持以服務為主題，以檔案規(guī)范化為重點，力爭在檔案管理業(yè)務和服務質量等各個方面都取得比較大的進展。

三、具體工作

(一)加強宣傳與學習，將檔案法規(guī)范制度落在實處

1、利用全局干部會、集中學習等，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強干部檔案意識;指導檔案員的檔案業(yè)務管理，提高工作自覺性。

2、參加檔案業(yè)務學習，接受檔案專家指導，掌握檔案專業(yè)技能，提高檔案管理員的綜合素質，使檔案管理工作不斷推進。

(二)積極推進檔案管理規(guī)范化管理，提高工作效率

1、按照我局工作的實際需要立檔案櫥，即審計業(yè)務檔案、文書檔案、會計檔案、審計資料檔案。

2、規(guī)范檔案管理，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎工作統(tǒng)一標準，進行規(guī)范管理。

3、做好來文登記，及時、準確地傳達上級文件精神、工作安排等事項。

4、認真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。

5、利用檔案進行登記，使檔案利用規(guī)范有效。

(三)做好檔案實體基礎工作、利用服務工作

1、整理2012年度審計檔案和文書檔案，分類歸檔，裝盒入庫，以便利用。

2、移交2002年及以前的審計業(yè)務檔案，于10月份左右移交縣檔案館。

3、清理沒有使用價值的資料，經領導批準后銷毀。

4、做好檔案的借閱工作。實行檔案借閱登記制度，按照借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。

5、按照“以迎查促工作”的思路，開展內部檢查、評估、評比工作，為迎接督導評估做好檔案工作方面的準備。

6、配合單位的各項管理工作，以積極主動熱情的服務態(tài)度做好檔案提供利用工作。

(四)其他工作

1、加強對檔案室規(guī)范化管理，嚴格實現(xiàn)“十防”制度(防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。

2、做好保密、安全工作

第7篇：檔案管理員崗位范文

一、市場經濟環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理工作概況

企業(yè)要想在充滿競爭力的社會長久生存下去，就必須做好人力資源管理工作，而其中人事檔案管理工作作為企業(yè)人事資源管理的重要組成部分，理應得到企業(yè)的高度重視和關注。它直接關系到企業(yè)人力文化的沉淀，員工各項資料的有效真實記錄發(fā)展，能幫助企業(yè)挖掘到更多的高素質、高能力以及高文化的人才。但是企業(yè)要想實現(xiàn)人事檔案管理工作的科學化以及信息化，就必須投入更多的時間和精力，盡快建立起健全的人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的業(yè)務能力以及綜合素質，充分發(fā)揮出企業(yè)人事檔案管理的作用，促進企業(yè)穩(wěn)定長期的發(fā)展。

二、市場經濟環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理存在的弊端

（一）企業(yè)未能高度重視人事檔案管理

在企業(yè)人力資源管理過程中，相關工作人員未能充分認識到人事檔案管理的重要性，員工檔案管理意識普遍不強，沒有引起高層領導的關注和重視。企業(yè)人力資源管理者受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，注重管理結果的經濟效益，普遍認為人事檔案管理是一件耗時耗力的工作，不能給企業(yè)帶來任何的經濟效益[1]。因此，一部分的企業(yè)嚴重忽視了它的重要作用，只是將它當做一種走過場的普通工作，沒有認真放在心上，企業(yè)往往只是安排一些相關崗位的員工進行檔案管理工作，工作人員不具備良好的責任心以及專業(yè)管理技術，人事檔案管理工作只是淺層停留在保存和查閱上，無法充分發(fā)揮出人事檔案管理的作用。

（二）企業(yè)未建立起健全的人事檔案管理體制

存在大部分企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的人事檔案管理體制，人事檔案管理工作流程一層不變，當企業(yè)招入一批新員工時，就按時將新員工的檔案保存在檔案室內，等到需要查閱員工檔案時就拿出來看看，如果企業(yè)有員工想要辭職離開時，就退換其本人檔案，這種工作體制導致員工不具備任何對檔案的管理權以及處理權，一旦員工與企業(yè)產生嚴重的分歧矛盾，員工想離職，企業(yè)卻遲遲不歸還員工的檔案。有些員工可能會選擇退一步，忍氣吞聲的留下來繼續(xù)工作，但是這樣勢必會影響到員工的工作情緒，降低他們的工作熱情和興趣，直接導致工作效率的退步。如果有些員工不服軟，堅決選擇離開企業(yè)，就會造成員工檔案遺留在檔案室內，加大管理任務的難度。這種落后的人事檔案管理機制會影響到企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。

（三）企業(yè)未能完善好員工檔案的內容

通常情況下，企業(yè)人事檔案的內容主要包括了員工的受教育程度證明、工作經歷證明以及所受各項表彰證明等[2]。但是在實際企業(yè)人事檔案管理中，存在大部分企業(yè)未能完善員工的檔案內容，內容往往比較單一。例如，在企業(yè)人事檔案管理工作中，存在一些員工檔案中沒有履歷表以及年度考核表，有些員工企業(yè)檔案中甚至連最基本的個人信息以及家庭成員信息都沒完善，員工檔案內容不完善的現(xiàn)象會導致企業(yè)的檔案管理工作舉步維艱，無法及時正確查閱員工相關信息，發(fā)生重大事件時無法第一時間通知員工家人。與此同時，企業(yè)人事檔案的管理人員由于疏忽大意，對待工作態(tài)度不端正，并沒有去及時判別員工檔案信息的真實性，而僅僅只是為了早點完成任務，選擇把員工檔案直接保存起來就好了。這種結果直接導致無法保證員工檔案的真實性以及完整性，不利于企業(yè)人事管理工作的良好發(fā)展[3]。

（四）企業(yè)未能充分利用好人事檔案的管理

企業(yè)在發(fā)展過程中更加注重經濟效益的創(chuàng)造，在人事檔案管理機制上缺乏創(chuàng)新和改革，受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，在員工檔案管理上更加關注他們的思想素質評價以及道德修養(yǎng)評價，這其中主要包括了員工的一些工作經歷、受到的各項表彰以及達到的教育程度等[4]，而選擇忽略了員工的主要專業(yè)工作技能以及個人工作能力等，就是因為對員工檔案內容記錄的不夠完善，導致不能充分發(fā)揮出檔案的作用，不斷提高企業(yè)人事檔案的利用率。企業(yè)普遍認為人事檔案管理工作就是為了對員工的檔案進行保存，起到約束他們的作用。這樣的結果只會導致企業(yè)不能有效的在實際工作當中利用好檔案。比如，企業(yè)在進行社會招聘人才過程中，通過對人才檔案的對比分析，選擇最合適企業(yè)的人才，這樣有利于企業(yè)的生存發(fā)展；當企業(yè)要提拔員工升職時，通過調度員工檔案進行查閱，正確評價出不同員工在企業(yè)的表現(xiàn)以及發(fā)展前景，從而合理正確的提拔人才。

三、市場經濟環(huán)境下加強企業(yè)人事檔案管理的措施

（一）高度重視企業(yè)的人事檔案管理工作

在市場經濟新環(huán)境下，企業(yè)要想保持良好的競爭力，在市場上占有一席之地，就必須不斷加強企業(yè)的人力資源管理工作，充分認識到企業(yè)人事檔案管理工作的重要性，不斷提高檔案管理員工的專業(yè)知識和技能，打破傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端，不斷創(chuàng)新優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理工作。因此，企業(yè)要加大對人事檔案管理的資金投入，建立起專業(yè)的檔案管理團隊，為團隊創(chuàng)造出良好的檔案管理環(huán)境。與此同時，要嚴格做好對企業(yè)人事檔案管理的監(jiān)督工作，通過組織定期的教育培訓，不斷提高檔案管理人員的工作能力以及綜合素質，加強員工的崗位責任心，充分激發(fā)員工的工作積極性，讓他們全身心的投入到工作崗位當中去，在日常工作生活中努力學習了解檔案管理新知識，不斷充實自己，提高自身的檔案管理水平，為企業(yè)的人事檔案管理現(xiàn)代化的目標而不斷奮斗。

（二）建立健全的人事檔案管理機制

企業(yè)要建立起健全的人事檔案管理機制，對于人事檔案管理的每一個工作環(huán)節(jié)都要嚴格控制，保證整個工作流程的嚴謹順暢。人事檔案管理員工要明確指導自己的工作責任和義務，嚴格按照企業(yè)制定的規(guī)章制度，要保證人事檔案資料收集、整理以及保存工作的標準化、規(guī)范化，對于員工檔案的每一項內容都要仔細檢查判斷，保證檔案資料的完善性以及真實可靠性。與此同時，企業(yè)要高度關注人事檔案保管的安全性，避免出現(xiàn)檔案遺失或者遭人任意修改的現(xiàn)象[5]。因此，企業(yè)要建立起健全的檔案管理責任制，科學合理的保存員工檔案，加強員工的檔案管理安全意識，要做好檔案資料的借閱工作，必須根據(jù)實際情況正確判斷出是否滿足借閱條件，才能進行借閱工作，并及時做好借閱登記，在指定時間按時的歸還。

（三）提高企業(yè)人事檔案管理人員的專業(yè)水平

當前的經濟市場瞬息萬變，企業(yè)要與時俱進，跟上時展的腳步。因此，企業(yè)在人事檔案管理上要不斷提高相關工作人員的管理水平，加強員工的檔案管理知識和技能的培訓，爭取打造出一支專業(yè)化的高素質檔案管理團隊，早日實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化以及科學化。企業(yè)除了要注重檔案管理員工業(yè)務能力的提升，還要不斷提高他們的綜合道德品質和政治文化素養(yǎng)[6]，要讓他們認真履行崗位職責，工作態(tài)度端正，不忽視任何一個工作環(huán)節(jié)。在員工的檔案管理技能上，企業(yè)要定期組織教育培訓，讓每位員工及時掌握最新的檔案管理手段，不斷充實自己的檔案管理知識。

四、結束語

第8篇：檔案管理員崗位范文

關鍵詞：高校檔案管理；存在問題；應對策略

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）07-0023-02

在高校檔案管理工作中，檔案管理員不但要努力維護高校檔案的真實性、系統(tǒng)性以及完整性，還要善于運用檔案管理為有效提高教育教學質量以及學校的管理水平提供真實有效的數(shù)據(jù)，幫助高校決策者進行下一步的正確決策。作為高校管理員，要善于與時俱進，逐步改變高校檔案管理工作中存在的問題，有效推進高校檔案管理工作進程。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

1.高校檔案管理工作不規(guī)范，檔案基礎設施建設相對滯后。在檔案管理工作中，盡管很多高校對院校的檔案管理工作重視程度已經增強，但是從整體上來看，有些高校檔案管理工作的管理機制以及管理手段還存在著與高校事業(yè)不適應的部分。有些高校的檔案管理工作還沒有真正納入科學管理以及法制管理的軌道，在檔案管理中還缺乏一定的規(guī)范[1]。而部分高校的檔案基礎設施建設尚有不足，不能適應現(xiàn)代化管理需要。隨著信息時代的到來，高校的檔案管理工作已經逐步走進信息化時代。但是一些學校的檔案管理工作不管是從系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理形式，還是從檔案的功能實現(xiàn)程序都沒有發(fā)揮出應有的功能。

2.檔案工作人員對檔案的重視程度不夠，檔案信息的利用率不高。有些高校的檔案管理工作人員對檔案管理的重視程度不足，認為檔案管理工作不過是簡單的歸檔，只要把檔案歸好就可以。對于檔案管理為學校的教學以及科研工作所能做出的貢獻認識不到，有些檔案管理工作人員甚至檔案意識淡薄，造成已經完成的檔案歸檔材料缺失。而檔案管理人員多為兼職或者頻繁更換，檔案管理人員的參差不齊使得檔案管理工作難為院校提供高水平、高質量的服務。而很多院校盡管已經實現(xiàn)了信息化管理，但是信息化檔案管理工作人員缺乏對檔案信息的深層次研究和開發(fā)，檔案的檢索效率不高，不能使高校檔案充分利用起來。檔案管理人員也缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓，專業(yè)素質有待加強。

二、關注教學檔案管理的價值，讓檔案管理真正為教學服務

1.關注教學檔案管理的價值，提高教學檔案的利用率。高校教學檔案來源于學校的教學科研當中，不但記錄著高校教學進程以及教學研究的發(fā)展，而且為高校的教學管理提供了考查憑證，在高校教學改革以及教學研究工作中可以為宣傳教育或者進一步進行教學科研提供可靠的憑據(jù)。作為高校檔案管理人員，應該關注教學檔案管理的價值，提高教學檔案的利用率，讓高校教學檔案真正服務于高校的教學。高校檔案管理人員要促發(fā)教學檔案的主導地位，讓教學檔案可以服務于教學評估，幫助高校管理人員制定辦學方針，做好層次定位、目標定位以及師生的教與學。一方面，高校管理者要在全院開展檔案管理動員，讓全校教職員工都在經歷教學活動資料形成、收集、整理的過程當中將已經具備的資料歸檔，不但要讓教職工上交電子檔案，還要注意到紙質檔案的搜集整理工作[2]。

2.讓高校教學檔案真正為教學服務。教學檔案的建立，不僅僅為為了記錄已經完成的教學過程，更重要的是教學檔案的價值要充分發(fā)揮出來。教師的教學活動、教學改革與實踐信息在教學檔案中都有所反映，不但在教學評估中教學檔案的使用率非常頻繁，就是在教師的課題研究中教學檔案也被大范圍、大數(shù)量地利用。因此，高校檔案管理者可以利用電子網(wǎng)絡建立檔案檢索一點通，通過目錄、計算機等檢索工具可以將需要的教學檔案認真仔細逐一查閱。在這個基礎上，檔案管理人員也要加強和建立教學檔案的二級管理體系，將二級院校提供的反映教學活動的具體資料如學生考試試卷及教師分析的材料、畢業(yè)論文等進行及時的歸檔整理。需要存放在院校檔案室的要及時移交歸檔，不需要的可以按照要求存放在二級院校檔案室，并進行歸檔整理。

三、規(guī)范檔案管理工作，提高專兼職檔案員整體素質

1.提高專兼職檔案員的整體素質。在高校檔案管理工作中不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員的業(yè)務素質良莠不齊。有些檔案管理員是因為年齡大了就調到檔案管理處工作，有些檔案管理人員不擅長使用信息化管理，還有些檔案管理人員盡管業(yè)務素質較為過硬，但是對于檔案的再利用認識不到位，致使教學檔案只能存放在檔案室里不見天日。當一線教學人員需要教學檔案進行相關的課題研究的時候，有些檔案管理者不能準確及時地找到相關的檔案資料。專兼職檔案員的整體素質制約著院校教學工作的發(fā)展。因此提升檔案管理員的專業(yè)素質迫在眉睫。首先，院校要為檔案管理人員提供專門的繼續(xù)教育平臺，讓檔案管理者掌握電子檔案的管理工作，并在這個基礎上讓檔案管理者充分挖掘教學檔案的研究價值[3]，加大教學檔案的宣傳管理工作，讓檔案室與教學工作緊密結合起來，讓教學檔案真正為教學科研服務。要穩(wěn)定頻繁更換的檔案員隊伍，讓專兼職檔案管理人員能夠在檔案管理工作中不斷積累經驗，努力提高檔案意識和檔案業(yè)務素質。

2.規(guī)范檔案管理工作，為院校整體教學工作保駕護航。檔案管理工作的規(guī)范與否直接決定著教學檔案的利用率，高校的檔案部門不但要承擔檔案管理人員的業(yè)務指導和監(jiān)督的職責，還要規(guī)范檔案人員的檔案管理工作。對檔案管理人員的日常檔案管理，要針對檔案管理工作中存在的問題開展崗位大練兵，讓檔案管理人員熟悉檔案管理的每一個步驟，改變手頭有什么歸什么現(xiàn)象，讓教學檔案管理真正走入規(guī)范化、系統(tǒng)化，使專兼職檔案員收集教學活動中形成的材料比任何時候都要仔細齊全，讓檔案部門與各職能部門開展檔案工作更和諧，更協(xié)調。對在檔案管理工作中遇到的實際問題以及實際困難，院校也要協(xié)同相關科室?guī)椭鉀Q，讓檔案管理盡可能地滿足每一位利用者的需求。對檔案情況不是很了解的檔案利用者在查找相關的教學檔案材料的時候，檔案管理者要及時向檔案利用者介紹，滿足檔案利用者的正確需求。

3.建立檔案工作考核機制，強化檔案工作的監(jiān)督指導工作。院校也要及時對檔案管理進行定期檢查、考核，引導檔案管理向制度化方向發(fā)展。在這個基礎上，針對檔案管理工作人員的某些得過且過的現(xiàn)象，要消除檔案管理人員的消極情緒，在評職選模上也要有相應的規(guī)定，明確提出在檔案管理工作中取得優(yōu)異成績的可以加入評優(yōu)選模行列。學校要建立部門立卷歸檔的考核制度，制訂院校檔案管理工作的考核的具體細則。對檔案管理人員的工作，高校檔案部門平時要按要求進行監(jiān)督指導，定期進行檢查或抽查，每年考核評比一次，并將檔案工作的考核結果與學校年終的部門和崗位考核掛鉤，進一步規(guī)范院校和二級學院以及職能部門的檔案管理[4]。

四、創(chuàng)新教學檔案管理工作，加大檔案信息資源開發(fā)

1.創(chuàng)新教學檔案管理工作。高校檔案管理在形成檔案管理體系機制的基礎上要創(chuàng)新教學檔案管理工作，讓教學檔案管理能夠積極推進學校教學管理工作發(fā)展。檔案管理人員在學習檔案專業(yè)理論知識的基礎上，要強化自身的電子檔案應用技能，善于運用現(xiàn)代化管理技術和先進技術設備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。檔案管理人員要明確檔案管理的作用，熟悉每種檔案在高校管理中的位置，在進行原始歸檔的時候要將檔案資料收齊，對缺少的資料要聯(lián)系相關人員進行補齊，確保檔案信息的完整性。對科研作用較大的教學檔案，需要進行分門別類，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。隨著教學的改革與創(chuàng)新，檔案管理也要與時俱進，創(chuàng)新檔案管理方式，讓檔案管理能夠跟得上教學改革的步伐。對紙質文檔，要進行細化，方便查詢；對電子文檔，要強化目錄索引功能，讓不同檔案資料需求的人員能夠迅速查找到需要的檔案資料。對重要的錄像帶、錄音帶、照片等要做好備份，確保電子文件的萬無一失。

2.拓寬教學檔案的信息資源收集范圍，加大檔案信息資源開發(fā)。在教學檔案管理工作中，檔案管理人員的檔案搜集管理工作隨著高校的擴招變得豐富而寬廣。檔案管理工作人員不但要搜集院校教學工作的相關檔案資料，還要搜集來自學生社區(qū)甚至是與學校聯(lián)合辦學的企業(yè)的相關檔案資料[5]。對搜集到的檔案資料，要根據(jù)保密性原則，對院校相關人員有選擇的開放。對重要的教學檔案可以根據(jù)專題制作專題材料，運用現(xiàn)代化的管理手段推進檔案網(wǎng)絡管理，將封閉性的檔案管理實現(xiàn)資源共享。檔案管理人員要與學校的教學一線人員加強溝通，主動出擊，為教學人員提供可用的教學檔案，將檔案中包含的教學信息傳遞給給學校領導及有關職能部門，為領導者的科學決策提供依據(jù)；把檔案信息及時傳遞給教學科研人員，以促進教學質量和科研水平的提高等。

總之，高校檔案管理工作中還存在著一些問題，這不僅需要院校相關領導協(xié)同解決，還需要檔案管理人員與時俱進，不斷提升自身的檔案管理素質，讓教學檔案管理真正為院校的教學管理工作服務。作為院校專兼職檔案員，要在院校提供的各種平臺中開展繼續(xù)教育，提高整體專業(yè)素質以及個人專業(yè)素質，以適應新時代對檔案員的要求。不但要規(guī)范檔案管理工作，關注教學檔案管理的價值，還要創(chuàng)新教學檔案管理工作，加大檔案信息資源開發(fā)，讓檔案管理真正為教學服務。

參考文獻：

[1]王玉武.淺談高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].才智，2011，（12）.

[2]耿曉梅.關于實現(xiàn)學校檔案有效管理利用的思考[J].經營管理者，2011，（06）.

[3]徐薇.談職業(yè)學院檔案工作建設[J].中國科教創(chuàng)新導刊，2011，（19）.

第9篇：檔案管理員崗位范文

[摘 要]GLP（Good Laboratory Practice）表示良好實驗室規(guī)范。檔案管理工作是GLP管理體系中重要的組成部分。通過結合該類機構的檔案管理工作，本文介紹了GLP實驗室中的電子檔案及標本檔案管理的方法，以為其他同類實驗室提供一些幫助。

[關鍵詞]GLP；檔案；標本；電子檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

在GLP試驗室中對檔案室的建立及管理是有準則要求的，隨著信息技術的迅猛發(fā)展，計算機被應用到了各個領域，包括在試驗中形成的大量電子文件，也是檔案的重要組成部分；另外，標本檔案的管理也不同于紙質檔案的管理。因此，本文將著重講述在GLP實驗室中關于電子檔案及干濕標本檔案的管理。

1 檔案管理中在GLP準則下，檔案管理應具備的基本要求

1.1 操作規(guī)程

結合本機構的實際工作特點制定檔案管理標準操作規(guī)程，并參考行業(yè)標準與檔案管理國家標準，再加上符合各類GLP準則的要求，本實驗室制定了從資料接收至歸還的程序、人員檔案管理的程序、人員出入檔案室的程序、事故損失恢復的程序、檔案銷毀的程序以及事故損失恢復程序等。

1.2 檔案管理中對人員方面的基本要求

試驗機構負責人需要準備一名檔案管理員和候補檔案管理員，以在前者無法履行崗位職責時，需要候補管理員代其履行相應職責。檔案管理人員在上崗前需要嚴格遵守系統(tǒng)的GLP準則進行培訓，考核通過后方可正式上崗。

2 電子檔案的管理

2.1 電子數(shù)據(jù)的來源

在GLP試驗室中，電子數(shù)據(jù)主要來源于軟件在使用過程中采集到的動物體重、給藥信息、癥狀觀察、死亡動物傳遞、電子稱的校準、臟器重量、解剖所見以及組織學所見等數(shù)據(jù)，另外，如生化儀、血液分析儀、尿液分析儀，色譜、質譜等產生的數(shù)據(jù)。

2.2 電子數(shù)據(jù)的存儲介質

電子數(shù)據(jù)的存儲介質包括移動硬盤、U盤、刻錄光盤、電腦其他盤。

2.3 電子檔案的檢驗與接收

送檔人填寫歸檔清單，在移交電子檔案之前，檔案員應對歸檔的每套介質及其技術環(huán)境進行檢驗，完全合格方可進行接收。檢驗的項目如下：①介質有沒有劃痕，并清潔；②有無病毒；③核實歸檔電子文件的完整性、真實性、有效性，并形成原始記錄；④核實歸檔清單是否齊全；⑤對特殊格式的電子文件，應核實其相關軟件、版本、操作手冊等是否完整。檢驗完成后，送檔人及檔案員依據(jù)SOP的要求，在歸檔清單上共同簽字確認接收。

2.4 電子數(shù)據(jù)的保管要求

（1）歸檔介質應作防寫處理。避免觸摸、劃、擦記錄涂層。

（2）單片介質應裝進盒子，豎立存放，避免擠壓導致介質損壞。

（3）存放時應遠離強熱源、強磁場、并與有害氣體隔離。本中心檔案室采用防磁柜進行存儲。

（4）環(huán)境溫度應控制在17℃～20℃。相對濕度應控制在35%～45%。

2.5 有效性保證

（1）檔案員每年均應對電子檔案進行一次檢查并登記。由于計算機技術的發(fā)展非常迅速，應用目前的設備，相關人員是可以讀取存儲器中的數(shù)據(jù)，但隨著信息化進程的不斷深入，信息設備的不斷更新，用新的設備有可能無法再次讀取數(shù)據(jù)，因此電子記錄的保存應確保在存檔期限內是可以有效讀取的。當設備環(huán)境更新時，應先確認檔案室內的介質與新設備的兼容性；如果不兼容，應進行歸檔電子檔案的介質轉換工作，原介質仍需保留，且保留時間不少于3年。保留期滿后可擦寫介質，清除后重復使用，不可清除內容的介質應按保密的要求進行處置。

（2）對磁性介質每滿2年的、光盤每滿4年的，應進行一次抽樣讀取檢驗，抽樣應不低于電子檔案總體的20%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時按照SOP采取恢復措施，并形成原始記錄。

（3）對磁性介質上的電子檔案，應每4年進行一次轉存。原介質同時保留時間應不少于4年。其轉移過程應形成原始記錄，并驗證記錄轉移的完整性及其準確性。如果無法將記錄轉移至另一電子存儲介質中，可將其打印成為紙質記錄。電子檔案的紙質拷貝是檔案保存的方法之一。

2.6 電子檔案的使用

電子檔案封存后不應外借，未經機構負責人批準不允許擅自復制電子檔案。需使用時，應使用拷貝件并遵守中心的保密規(guī)定。使用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定的范圍內。

作為檔案員應不斷提升自我的學習能力，時代在不斷進步，也將會產生更多的電子檔案，如果沒有相應的保護措施，電子記錄的未來可獲得性將存在風險。保護措施的實施應能確保電子記錄在存檔期限內的完整性以及可獲得性。

3 干濕標本的管理

3.1 干濕標本的來源

干癖甌鏡睦叢次蠟塊、切片、顯微鏡涂片、濕組織。

3.2 干濕標本的接收

檔案員根據(jù)歸檔清單逐項核對內容并確認，無誤后簽字存入檔案室，并填寫相應的記錄。

3.3 干濕標本的儲存

儲存條件應確保質量、完整性不受損害，因此，應對干標本和濕標本進行專門存儲，本中心是分別放置在兩個房間中。應定期檢查歸入檔案室的濕標本，防止有漏液現(xiàn)象的發(fā)生，如有漏液現(xiàn)象的發(fā)生應依據(jù)機構內的相應SOP進行操作，并形成記錄。依據(jù)OECD GLP準則，標本應保存到無法進行質量評價。

3.4 干濕標本的借閱

干濕標本的借閱不同于紙質檔案的借閱，借用人應填寫借用記錄，說明借用原因，經機構負責人批準后，檔案員方可提供相應標本，在檔案員的監(jiān)督下進行查閱，因為干濕標本較為特殊，因此不許帶出檔案室。如果需要接受檢查或由于某種原因短時間內必須要借出檔案室，經過機構負責人批準后，檔案員方可提供，同時應由檔案管理員或檔案員陪同，用完后立即歸還。如果借出的檔案為易碎的顯微鏡涂片，應萬分小心，嚴防損壞；歸還時，檔案員或檔案管理員和借用人雙方應進行仔細核對，確認無誤后雙方簽字并放回原處。

3.5 防蟲害管理

檔案室應放置樟腦球用于檔案的防蟲、防霉，并定期更換樟腦球；每月都應對檔案進行抽樣檢查，檢查是否有發(fā)霉、蟲蛀等現(xiàn)象。

3.6 干濕標本的處理

如果干濕標本未達到保管期限，委托方要求移交給委托方自己保管時，經機構負責人批準后，委托方必須簽字確認。如果干濕標本超過保管期限后，經機構負責人批準，應返還給委托方，經過溝通，如果委托方不想保留時，由機構統(tǒng)一處理。銷毀時應委托專業(yè)公司進行處理，防止造成環(huán)境污染。

4 結 語

檔案對GLP實驗室是不可或缺的重要資產和溯源的關鍵。作為檔案員應嚴按照GLP準則進行電子檔案及標本檔案的管理。

主要參考文獻

[1]陳鐵春，蔡磊明，等.經濟合作與發(fā)展組織良好實驗室規(guī)范準則與管理系列（修訂版）[M].北京：化學工業(yè)出版社，2008.