電子檔案管理制度精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理制度范文

1、提升檔案管理人員素質

提升檔案管理人員素質是信息時代加強檔案安全管理工作的首要因素。檔案管理人員素質的高低與檔案安全管理工作有著直接影響，檔案管理人員只有具有較強的專業(yè)知識和管理技術，才能保證檔案管理的安全性。因此，檔案館首先要不斷提高檔案管理人員的素質。一方面要不斷加大檔案管理人員的培訓力度，通過信息技術、網絡安全管理、電子檔案的接收、保存等方面知識的培訓工作，使檔案管理人員具備較強的檔案管理專業(yè)知識，同時提高了檔案管理人員對檔案管理工作流程的熟悉程度，具備了各類檔案的具體管理方法；另一方面檔案管理人員要積極改變錯誤的思想觀點，不斷提高自身的安全意識。檔案管理工作具有服務性特征，檔案管理人員除了具備優(yōu)良的工作作風之外，還要不斷增強安全意識和法律意識，有效降低由于操作不規(guī)范而造成檔案管理信息嚴重外漏現(xiàn)象的發(fā)生，避免造成不必要的損失。

2、加強檔案的安全管理

加強檔案的安全管理是信息時代加強檔案管理工作的重要舉措。在當前信息化時代，檔案主要以紙質檔案和電子檔案兩種形式保存，只有不斷加強這兩種檔案形式的安全管理，才能保證檔案信息的安全性。

2.1加強紙質檔案的安全管理

在檔案管理的實際工作過程中，工作人員通常需要對于一些具有保存價值的文件材料進行收集與整理形成紙質檔案，上交檔案館進行管理，檔案管理人員對于上交的紙質檔案要不斷加強安全管理，切實保證文件材料的安全。一方面檔案館要建立檔案調歸卷制度和檔案、人員出入庫制度，有效地規(guī)范檔案的借閱、歸還程序，確保檔案管理的安全性。另一方面檔案管理人員要定時對檔案館的紙質檔案進行核對檢查，檢查登記賬目與實際檔案是否有出入，同時對于由于各種原因造成受損的紙質檔案，要根據實際情況進行修復或復制等補救措施。另外，檔案管理人員根據檔案材質的不同進行分類存放，對于特殊的檔案要運用符合其特性的器具進行保存，對于珍貴的檔案在平時使用時要用復制品，而對于特別珍貴的檔案可以放入特藏室進行專門管理。

2.2加強電子檔案的安全管理

電子檔案是相對于紙質檔案而言的，是檔案管理工作發(fā)展到信息化時代的重要產物，是檔案管理人員把檔案信息放在計算機磁盤中進行儲存，并主要依靠計算機進行閱讀、處理和傳輸信息的一種檔案保存形式。隨著網絡技術的不斷發(fā)展，檔案館要不斷加強電子檔案的安全管理。一方面要在電子檔案整理和歸檔過程中實行安全管理，采用科學的歸檔制度，在歸檔時要運用統(tǒng)一的保存格式。另一方面在電子檔案的保管和利用過程中實行安全管理，努力保證電子檔案載體的安全性，定時對其進行檢測和維護，詳細記錄和保存電子檔案的軟件升級和更新狀況，適時轉換電子檔案格式，并且妥善管理電子文件的利用活動。

另外，檔案管理人員要積極采取各種措施，保障電子檔案辦公自動化管理系統(tǒng)的安全。例如檔案管理人員可以在與檔案信息管理有關的辦公系統(tǒng)中，采用設置權限、登錄密碼、借閱期限、密級程度等措施，對于查閱文件的內容要設為PDF格式，防止文件內容被隨便復制，同時要注意安裝并定時更新防毒軟件。而對于儲存在軟盤、磁盤的電子檔案也要做好安全防護措施，從而保證電子檔案信息的安全。

3、完善檔案安全管理制度

完善檔案安全管理制度是信息時代加強檔案安全管理工作的重要保障。當前許多檔案館并沒有專門的檔案安全管理制度，許多的管理制度都是借鑒《保密法》、《檔案法》等一系列法規(guī)。隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案館要緊跟時代的步伐，努力建立一套符合時展需要的檔案安全管理制度，對于檔案管理的具體職責、要求內容等方面進行明確界定，從而為檔案安全管理的順利進行提供保障。一方面檔案館可以制定文件材料歸檔制度，對于文件材料的查閱權限、審批手續(xù)以及查閱要求等方面做出具體規(guī)定，從而有效提高歸檔質量。另一方面檔案館要積極制定檔案管理保密制度和保管制度，對于檔案的形成者、管理者以及利用者應該承擔的保密責任提出具體要求，同時明確規(guī)定保管工作的基本原則、保管條件、保管方法，同時對于檔案進出庫房和受損檔案的處置提出具體要求。另外，檔案館可以制定電子檔案管理操作制度以及庫房管理制度等各項透明的檔案安全管理制度，從而保證檔案安全管理工作的順利實施。

4、構建計算機網絡安全系統(tǒng)

保證計算機網絡安全是是信息時代加強檔案安全管理工作的重要措施。由于電子檔案的運行主要依靠計算機網絡系統(tǒng)，而當前計算機網絡系統(tǒng)中存在物理安全問題、黑客入侵、病毒侵害、缺乏備份系統(tǒng)等多種不安全因素，這就嚴重危害到檔案信息資料的安全性，因此，檔案館要全面保證計算機網絡安全，實現(xiàn)電子檔案運行環(huán)境的安全管理。一方面要積極構建檔案信息網絡安全的保密系統(tǒng)，使網絡系統(tǒng)能夠安全連接，網絡信息資料能夠安全輸送，從而保證檔案數據信息的安全性；另一方面要建立檔案信息資源的恢復備份系統(tǒng)，能為檔案信息提供可靠的系統(tǒng)、應用以及數據備份，可以在突發(fā)性事件發(fā)生時，對檔案信息及時進行系統(tǒng)恢復；另外，要在檔案館內安裝監(jiān)控、報警等基礎設施，不斷加強檔案信息的安全技術防范管理。同時，要注意對檔案管理網站進行定期檢查、維修和更新工作，并且要對計算機系統(tǒng)的防病毒軟件進行適時更新和升級，不斷提高計算機網絡的安全，從而進一步提高運行環(huán)境的安全性。

第2篇：電子檔案管理制度范文

【關鍵詞】電子檔案；檔案管理；管理模式

一、電子檔案管理工作存在的問題

1、信息安全問題

電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理形式不同，廣泛應用計算機設備，將檔案錄入到管理系統(tǒng)中，減輕了工作人員的壓力。但電子檔案也面臨著很多新的問題，例如在工作期間常見得計算機病毒問題，系統(tǒng)一旦受到病毒入侵，檔案信息的安全性便會受到威脅，容易出現(xiàn)信息泄露的問題，甚至檔案信息被破壞，原始材料一旦損壞造成的損失將是無法彌補的。信息安全是檔案管理中首先要注意的，因信息泄露造成的困擾問題也十分常見，例如信息泄露后頻繁接收到騷擾推銷短信息，需要提升對安全管理的重視程度。

2、管理人員素質問題

檔案管理人員對先進的技術方法掌握并不全面，只是了解一些基礎的計算機操作技能，并不能對系統(tǒng)及時維護，增大了管理系統(tǒng)運行階段的風險性。電子檔案管理對工作人員的專業(yè)技能要求十分嚴格，但目前在人員配備上并不能滿足工作需求，員工也不能技術的補充專業(yè)知識，造成電子檔案管理難以落實，隨著工作任務的開展，相關問題也會逐漸突顯。檔案管理崗位流動性大也是影響管理質量提升的原因之一，應當得到領導干部的高度重視。

3、管理制度完善問題

電子檔案管理制度中仍然存在需要完善的內容，雖然管理技術已經發(fā)展進步，但仍然使用落后的制度體系，造成管理目標難以實現(xiàn)，并且基層工作崗位中存在規(guī)范性不足的問題，影響電子檔案的安全使用。為避免在網絡環(huán)境中使用出現(xiàn)檔案丟失的問題，要求在管理期間對檔案進行備份處理，即使系統(tǒng)遭受到破壞也能及時恢復。但由于管理制度落實程度不足，工作時并沒有及時將檔案備份處理，并且移動硬盤的存放形式也缺少統(tǒng)一的規(guī)定，很容易損壞影響信息查看。管理制度問題是目前急需解決的。所以管理人員在對許多比較重要的系統(tǒng)、數據、文檔進行備份時毫無頭緒，哪類數據需要保存，又要以何種介質保存?zhèn)浞荻际请娮訖n案信息管理的工作內容。然而當前形勢下，檔案管理人員沒有具體的標準可以參照，不利于管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。對于電子檔案信息拷貝行為的制止，相關管理安全防范也沒有提出行之有效的措施，這說明事業(yè)單位檔案信息安全管理工作仍有漏洞存在。相關部門和管理工作人員一定要給予高度的重視，通過規(guī)章制度的制定和完善來保證電子檔案信息管理的有效性和安全性。

二、電子檔案管理工作的改進建議

1、電子檔案管理相關規(guī)章制度的構建和完善

根據電子檔案的使用特征，來完善管理制度，可以將已經投入使用的管理制度作為參照，對其中不合理的內容進行改進，這樣能夠避免出現(xiàn)管理制度難以落實的現(xiàn)象。電子檔案與常規(guī)的檔案管理在原理上存在差異，并不是直接針對紙質檔案來進行的，因此要求錄入環(huán)節(jié)十分嚴謹。我國大部分事業(yè)單位雖然都建立了電子檔案管理體系，但是管理制度缺乏的問題也十分普遍，為了讓電子檔案利用的效率有所提高，相關規(guī)章制度應該對檔案文件的制作、審核、歸檔以及檔案信息的搜集、整理和保管環(huán)節(jié)做出詳細且明確的規(guī)定，各個單位還可以結合本單位的實際工作和檔案特征來補充完善。

2、資金投入的加大，讓檔案管理環(huán)境得到改善

電子檔案的管理工作對于事業(yè)單位而言算是一大創(chuàng)新舉措，現(xiàn)代化管理技術和設備的應用對本管理工作能夠起到很好的促進作用。但是由于區(qū)域之間的經濟發(fā)展無法同步，因此許多檔案管理設備需求無法得到滿足。為了解決這一現(xiàn)實問題，單位檔案主管部門應該擔負起督促責任，在與相關部門協(xié)助后向當地政府申請經費支出，讓檔案管理工作的條件和設備都得到改善，起到促進檔案工作現(xiàn)代化管理實現(xiàn)的作用。有關部門還要著力于檔案管理通用軟件的推出，遵循統(tǒng)一設計、統(tǒng)一規(guī)劃的基本原則，讓檔案管理能夠節(jié)省更多的人力、物力、財力和時間，達到工作效率提高的發(fā)展目標。

3、專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案具備一定的優(yōu)越性，相比較于傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案的開發(fā)和利用都要更為方便、快捷，檔案的實用性也得到提升。然而，事業(yè)單位的電子檔案管理工作水平與檔案管理人員的專業(yè)程度有著直接聯(lián)系，筆者個人認為，要想達成專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)目標，首先要保證管理人員的流動性被控制在合理范圍內。因為電子檔案管理工作的專業(yè)性較強，且工作涉及面較廣，工作人員管理實踐經驗的累積都是十分寶貴的，因此人員流動要避免太過于頻繁，保證電子檔案管理工作的延續(xù)性和長期性才能實現(xiàn)專業(yè)檔案管理人員培養(yǎng)的目標。除了單位組織培訓以外，檔案管理人員也要對自己嚴格要求，及時更新知識結構，提升職業(yè)道德并熟悉信息技術應用，將自己培養(yǎng)為綜合素質較高的復合型人才，進而更好地適應電子檔案管理發(fā)展的需求。

4、電子檔案管理軟、硬件設施的完善

高質量的軟、硬件設施是電子檔案管理工作平穩(wěn)運轉的基礎，單位檔案管理部門所配置的軟件和系統(tǒng)應該滿足性能穩(wěn)定、技術成熟、安全性高的基本要求，杜絕使用市面上未知的軟件或系統(tǒng)。工作期間，管理工作人員還應該形成定時或定期安全體檢、殺毒的良好習慣，防火墻、殺毒軟件等具有保護作用的軟件系統(tǒng)要定期更新，以此保障電子檔案系統(tǒng)的安全性。

5、電子檔案動態(tài)管理工作質量的保證

電子信息的檢查、鑒定、驗收是電子信息歸檔管理工作中的重要環(huán)節(jié)，相關工作人員除了要簽署有關歸檔責任書以外，管理工作人員還要對信息進行針對性的檢查，爭取在第一時間發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。電子信息管理在電子檔案管理工作中占有十分重要的地位，歸檔的電子信息應該緊跟科研生產變化，執(zhí)行動態(tài)管理并及時更新。一些涉及到私密內容的檔案還要對其進行監(jiān)控，杜絕資訊外流情況的發(fā)生，一旦發(fā)現(xiàn)可疑行為，應該立即予以制止。絕密檔案使用的時間和范圍都要有所控制，訪客權限的設置和電子檔案管理系統(tǒng)自動記錄、監(jiān)控功能的開啟對于電子檔案管理工作而言都是極為必要的。

三、結語

現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理工作，應該從工作實踐所遇到的實際問題開始入手，再對其有所了解的情況下制定相應的解決方案，對工作的制度和管理進行不斷地提升和完善，從而使其相關的管理體系變得更為健全。工作人員綜合素養(yǎng)的提升和現(xiàn)代科技技術的融合，能夠為我國行政事業(yè)單位的檔案管理工作注入新生血液，讓其能夠以更好的精神面貌服務社會。筆者結合了自身多年的工作經驗，就當下行政事業(yè)單位的檔案管理思路創(chuàng)新等問題提出了自己的思考，希望能夠對各位同仁的工作開展起到一定的輔助作用。

【參考文獻】

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[2]李春生.電子檔案在檔案管理工作中存在的問題及對策淺析[J].黑龍江史志,2014(04).

第3篇：電子檔案管理制度范文

首先，要建立一套安全有效的會計檔案管理制度與財務管理適應，如操作管理制度、數據管理制度、機房管理制度等，這些管理制度同樣也是構成單位內部控制體系的重要組成部分。網絡安全是會計檔案的生命線，可以通過權限管理、加強密碼設置、安裝正版防毒工具等有效措施，使系統(tǒng)內部的數據得到安全保護。其次，對會計檔案資料實行電子文件與紙質文件共同管理的制度，將兩者同步歸檔，既對紙質文件照常整理歸檔，又對電子文件中的相應的會計信息數據錄入存檔，起到資源共享，共同互補的作用。最后，建立嚴格的會計檔案使用權限管理制度，既要防止內部人員對外泄密，也要防止外部人員向內竊取。

（二）從基礎做起，加強日常會計檔案管理工作。

會計檔案因存儲量大，可以通過計算機硬盤或刻錄光盤等將會計數據儲存。但電子的會計檔案資料易復制、易更改。而紙質的會計檔案數據，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理的要求遠比紙質會計檔案要提升許多。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質，是單位整個經濟活動的全部真實記錄。因此，會計檔案的完整性尤為重要。首先，對電子設備和防病毒軟件時時進行更新與維護。隨著信息網絡技術的不斷更新與進步，計算機網絡病毒的攻擊力也越來越強，使得會計信息的重要數據容易被破壞。其次，定期對會計電子檔案進行備份。建議對數據進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災害給整個財務信息化系統(tǒng)造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環(huán)境要求苛刻，采用磁性介質保存的會計檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數據的丟失，所以應遠離磁場，嚴密保管。

（三）注重綜合型人才的培養(yǎng)。

第4篇：電子檔案管理制度范文

關鍵詞：電子公文檔案；管理系統(tǒng)；安全機制探究

一、引言

伴隨著信息化技術的快速發(fā)展，人們對于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網絡化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門必須加強對其的安全管理，制定科學合理的管理機制，為管理系統(tǒng)的安全運行提供保障。

二、強化安全管理理念的運行

眾所周知，理念具有先導性作用。隨著網絡的不斷發(fā)展，網絡安全隱患問題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現(xiàn)較多的安全隱患，進而使得電子公文檔案無法發(fā)揮其應有的作用。因此對于電子公文檔案管理部門的領導而言必須從戰(zhàn)略的高度重視對電子公文檔案的管理，制定科學合理的安全管理機制，安排專業(yè)的人員進行管理。同時加強對部門人員的培訓工作，增強其管理專業(yè)知識，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規(guī)范的環(huán)境下運行，才能有效的加強對電子公文檔案的管理。為進行上述的工作，電子公文檔案管理部門人員必須按照相關的安全要求制定科學合理的安全管理制度，同時確保管理人員嚴格按照管理制度開展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監(jiān)督之下。例如，對于管理人員而言，必須對管理人員的使用權限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)人為因素。除此之外，還需加強對物理隔離模式的應用，嚴格執(zhí)行身份認證制度，禁止管理人員以外的人員進入電子公文檔案管理系統(tǒng)，同時還必須加強對制度執(zhí)行力的監(jiān)督，避免是安全管理制度有名無實。

四、加強安全管理系統(tǒng)的建設

對于電子公文檔案的管理而言，只有加強各部門之間的協(xié)調配合，才能真正實現(xiàn)對其的安全管理。關于某個單位，其電子公文檔案管理系統(tǒng)需要由管理部門與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門進行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現(xiàn)安全管理漏洞。除此之外，還必須加強各部門之間的工作與技術的協(xié)調性，避免使安全管理出現(xiàn)“空白點”，以此來真正發(fā)揮安全管理體系的作用。

五、加強數據庫的安全建設

所謂的數據庫安全建設即是指避免使數據庫中的數據遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數據庫管理系統(tǒng)為非關系全文檢索數據庫Trip。其安全機制分為不同的層面，對于數據庫的訪問在數據庫級、記錄級、字段級三個層面予以授權，對用戶的訪問權限與訪問內容進行控制。當數據庫被破壞時，可根據相應的日志文件對原因進行查找，并進行恢復，同時還可對數據庫進行備份，便于相關管理人員的使用。此數據庫擁有四級用戶權限，即系統(tǒng)管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權限圖）。系統(tǒng)管理員擁有最高的系統(tǒng)管理權限，只有通過系統(tǒng)管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實現(xiàn)對電子公文檔案的有效管理，若未經過系統(tǒng)管理員的授權，則任何人不可以進入電子公文檔案的管理系統(tǒng)，使電子公文檔案始終處于安全的運行管理之下。

六、加強應用程序安全的管理

應用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現(xiàn)，才能有效的確保電子公文檔案系統(tǒng)的安全運行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統(tǒng)，然而必須注意的是不同的部門需要建立不同的數據庫，并建立嚴格的使用權限。為確保系統(tǒng)的安全，管理部門必須不定期的對數據庫資料進行備份并進行歸檔處理。一旦歸檔，數據庫資料將完全被寫入不可擦除的光盤中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數據庫資料的丟失。除此之外，為確保系統(tǒng)的安全運行，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設計技術。系統(tǒng)可自動的記錄用戶對于系統(tǒng)的任何操作并形成日志文件，使系統(tǒng)管理員可以及時的發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的安全隱患。

七、拓展安全管理的內容

若想加強電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對安全管理內容進行拓展，以此為加強電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全運行提供額外的保障。為實現(xiàn)上述目標，安全管理部門必須加大進行物理安全管理、技術安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開展工作。為此必須發(fā)揮協(xié)調機制的作用，各部門各司其職并加強溝通，對于安全隱患及時的發(fā)現(xiàn)并排除，尤其是在數據安全方面，管理者需要在U盤、光盤與云存儲中同時進行備份，實現(xiàn)“三管齊下”。

八、結束語

綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內容，與紙質檔案共同構成了檔案管理體系，雖然我國已進行范圍較廣的電子公文檔案管理應用，然而對于其中存在問題也不容忽視，只有加強全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統(tǒng)的正常運行。

參考文獻：

[1]張慎武,王玉霞,李國偉.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機制研究[J].檔案管理,2013(4):48-49.

[2]石玉梅.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機制研究[J].赤子:上中旬,2015(13):218-218.

第5篇：電子檔案管理制度范文

檔案管理部門應該制定一套完備的醫(yī)療檔案安全管理規(guī)范系統(tǒng)，嚴格規(guī)定檔案管理的每一個細節(jié)內容，并對檔案管理制度遵守和執(zhí)行情況進行實時的監(jiān)督和檢測，保證管理規(guī)范的每一步都落到實處，在檔案安全管理制度的制定和執(zhí)行兩個方面上都盡量做到最好，達到雙管齊下的效果。在實踐中完善和健全醫(yī)療數字檔案信息安全管理制度，確保醫(yī)療數字檔案在進行信息化建設時的信息安全性。要做好醫(yī)療檔案數字信息安全保障工作，必須從設備、網絡、系統(tǒng)、數據等多個方面進行綜合管理，形成一個協(xié)調配合的信息防護系統(tǒng)來防止醫(yī)院數字檔案信息的外漏和非法傳播。這里需要注意的是，電子文件檔案具有易被改動、易被竊取、易于傳播、易于丟失的特點，而且它是一種不能直接識讀只能依靠特定設備和軟件才能讀取的信息，因此，在逐步提高檔案存儲技術的同時，也要加強對電子文件檔案的管理，通過制訂科學的管理方案和健全相關管理制度來達到電子檔案的保真、保密、保存、保讀取的目的。

二、加強檔案安全的管理設施建設

檔案安全的管理設施對于是否能保證檔案存放的安全性十分重要，科學建設和完善檔案安全相關基礎管理設施，給檔案管理提供一個安全、穩(wěn)定的環(huán)境是實現(xiàn)檔案安全管理的重要前提。近年來頻繁發(fā)生的自然災害和人為災害給檔案的管理帶來了更多的安全隱患，由此可見，在建設醫(yī)院檔案館庫的過程中做好醫(yī)療檔案管理的防震、抗災、防火等各項防護工作非常有必要。在進行醫(yī)院的檔案館庫時，要保證其符合國家檔案建設規(guī)范規(guī)定的各項標準，如堅固性、安全性、環(huán)保性、實用性等，都要嚴格根據設計標準進行建設。檔案的存儲工具要確保能保障檔案的安全性，實踐證明，檔案多節(jié)柜是能夠有效保證檔案安全的裝具。存放音像、電子檔案要使用防磁柜。在溫濕度的控制方面，要把溫濕度控制在檔案可承受范圍之內。除此之外，還要加強對檔案管理相關的視頻監(jiān)控、門禁、火災報警、消防、溫濕度監(jiān)控、計算機安全等系統(tǒng)的建設，保障醫(yī)療檔案安全管理體系基礎設施建設的科學性和全面性。

三、提高檔案管理安全技術水平

檔案管理安全的關鍵技術包括醫(yī)院受損檔案搶救修復技術方法、醫(yī)院電子檔案真實性保證以及技術方法等，只有保證醫(yī)療檔案安全有科學的理論基礎和技術支持，才能實現(xiàn)檔案的安全管理。引入先進的檔案管理技術、方法以及設備，并不斷地推廣達到較為全面的應用，在最大程度上增強醫(yī)院檔案安全管理的能力。加強在網絡信息安全方面的治理，通過改進和完善網絡信息安全管理技術，形成一個安全、穩(wěn)定的醫(yī)療數字化檔案管理系統(tǒng)。對后臺管理操作系統(tǒng)的選擇，要綜合多種因素，選擇最為可靠的系統(tǒng)，同時還要保證配置的安全性。在網絡服務方面，對用戶合法性的認證工作要進行嚴格把控，防止登陸者進行違規(guī)操作，盜用系統(tǒng)內部信息，保證醫(yī)院電子檔案被完好、安全地保存，實現(xiàn)醫(yī)療電子檔案和紙質檔案的同步歸檔。除此之外，為防止數據信息丟失現(xiàn)象的發(fā)生，需要做好對醫(yī)療檔案重要信息的備份，對特別重要的電子文件要進行易質或異地備份。這種備份是醫(yī)院的檔案部門在遇到突發(fā)事件或自然災害時能夠保證重要檔案資料不丟失的重要途徑，它確保了檔案的完整性、安全性以及保密性，也是在當前形勢下保護醫(yī)療電子檔案信息絕對保密性的最根本手段。

四、做好對檔案人員的專業(yè)技能培訓工作

社會經濟與科技的飛速發(fā)展帶動了檔案信息化建設事業(yè)的不斷加快，這也給醫(yī)療檔案管理人員提出了更多技能要求和職業(yè)規(guī)范標準。醫(yī)院檔案管理部門目前一個重要的工作就是要從整體上提高檔案管理人員的綜合素質，不斷完善醫(yī)院檔案的安全管理系統(tǒng)。一方面，要定期組織醫(yī)院檔案管理人員進行安全知識教育和管理技能培訓，增強他們對醫(yī)療檔案信息的安全意識、防范意識以及保密責任意識。另一方面，要積極引進和學習國內外關于檔案信息安全防護的先進技術和方法，使檔案管理人員具備基本的檔案信息安全管理知識與技能，形成一個具有專業(yè)檔案管理技能和靈活運用多種科技設備并且具有強烈責任意識的醫(yī)療檔案管理隊伍。

五、結語

第6篇：電子檔案管理制度范文

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來，隨著高校的不斷擴招和教育體制改革的不斷深化，高校檔案的數量和種類都不斷增加。特別是隨著信息化的發(fā)展，高校檔案管理工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在以下幾個方面：

(1)檔案管理制度不健全。近幾年，雖然高?；ㄏ虏簧倭?，制定了一些檔案管理制度，但是從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值;二是因保管制度不健全、基礎設施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生;三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

(2)信息化水平低。隨著計算機和網絡技術的應用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質載體發(fā)展為紙質、電子等多種載體共存的局面。然而通過調查發(fā)現(xiàn)，不少高校信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發(fā)展。

(3)檔案管理人員素質不高。一是缺乏專門的檔案管理人才，不少高校的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識;二是對檔案工作重要性認識不夠，只把檔案工作當作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性;三是計算機應用水平不高和實際操作能力低，不能適應現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

二、高校檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

面對高校檔案領域發(fā)生的巨大變化，為適應新形勢，更好地發(fā)揮檔案的作用，跟上時代的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質等方面狠下功夫。

第7篇：電子檔案管理制度范文

1.1缺乏專業(yè)的檔案技術管理人員

目前，很多高職院校認為檔案工作人員可有可無，因此設置的工作人員往往都是兼職人員，這些兼職人員大部分都為非檔案專業(yè)畢業(yè)，檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力不足。由于對檔案管理工作的不重視，沒有定期讓這些工作人員參加檔案專業(yè)知識培訓，因而這些工作人員缺少對檔案管理知識系統(tǒng)的學習，也缺少對檔案管理工作的專業(yè)研究，極大地阻礙了高職院校檔案工作的發(fā)展。

1.2檔案收集和存儲不及時

一些高校的檔案工作存在收集和存儲不及時的問題。一些反映學校發(fā)展變化、教學、科研、人動的檔案材料未能及時收集、補充和更，這就導致無法準確反應學校發(fā)展業(yè)績和人員變動情況，對未來的使用查找也存在諸多不便。

1.3檔案管理制度和程序不規(guī)范

高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規(guī)范不健全，程序混亂，管理手段落后等問題。一些學校檔案利用規(guī)范缺失，檔案管理部門權責不清，存在脫節(jié)情況。還存在歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一，紙張不統(tǒng)一，分類和裝訂不統(tǒng)一，不便于整理的問題。

1.4檔案管理程度落后

由于大部分高職院校目前都以實現(xiàn)了信息化、網絡化、自動化辦公，雖然檔案管理部門配備了先進的計算機設備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質管理層面，沒有進行電子文檔和網絡化管理，從檔案收集、整理到儲存仍然采取紙質上交模式，既浪費資源，又影響工作進度，現(xiàn)代化的管理技術和手段沒有被普遍應用于檔案管理工作中，這與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不同步。

2.高職院校檔案管理制度的系統(tǒng)化建設內容

高職院校檔案管理工作要想形成系統(tǒng)化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學的、整體性強的制度管理建設內容體系，筆者認為，至少包括以下幾方面：

2.1機構設置

要做好高職院校檔案管理制度的建設工作，對檔案工作歸屬和管理部門的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門應歸屬于校辦或領導授權的教務處分管，同時在學校隸屬教育局辦公室的指導、監(jiān)督、檢查下開展綜合工作。而檔案室，作為處理學校檔案工作的綜合部門，要負責收集、整理、分類、統(tǒng)計、保管、催收、存檔學校的各級各類檔案和相關資料，并及時為需要部門提供檔案服務。

2.2人員配備

檔案室要配備專業(yè)對口、素質高、業(yè)務能力強的專職檔案人員，如需人員調動，要按照先配后調的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國家對檔案管理工作的方針政策工作，對工作盡職盡責，學校對檔案管理人員也要按上級要求定期培訓和送出學習，并按國家規(guī)定，實行專業(yè)技術職務聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質和業(yè)務能力。

2.3硬件條件

各高職院校要設置室內寬敞、門類齊全、高效運轉的綜合檔案室用來存放和保管檔案。在此基礎上要加大資金投入力度，將檔案工作經費列入學校預算，配備必需的計算機、密集架、檔案柜、復印機等管理裝置和設備并引入檔案管理電子系統(tǒng)。

2.4制度體系

無規(guī)矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎上，要加強軟環(huán)境建設，制定檔案管理制度和使用流程。（1）建立歸檔制度，要求每個部門定期將每項重要活動整理出完整而系統(tǒng)的文件材料。（2）學校檔案室要定期催收各部門具有保存、查考、利用價值的各種門類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。（3）檔案室按照部門分類實行立卷制度，并排列出目錄并編排張?zhí)栆约皞淇急恚b訂后存檔。存檔后要對所有收集的檔案進行分類，排列并編號，以便檢索時便于查找。每年還要定期編寫統(tǒng)一格式的檔案年鑒。（4）除部門檔案外，個人的教學、科研獲獎等方面的文件材料如需存檔，須按規(guī)定向檔案部門提交，集中管理。（5）檔案室每年要定期進行檔案的檢查和鑒定工作，對檔案資料進行定期檢查，對損壞或字跡不清的檔案，要及時修補，對那些已經不具備保存價值的檔案文件要征得領導批準后，及時銷毀。

2.5獎懲措施

要按照十精神要求，建立激勵和約束制度。檔案室及其工作人員也應列入各高校獎勵評優(yōu)范圍之內，對工作效率高，表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵。對違反《中華人民共和國檔案法》的行為和工作表現(xiàn)不佳的檔案管理人員，要及時予以懲處和更換人員。

3.做好電子檔案管理工作是加強高職院校檔案管理制度建設的有效效措

3.1提高對檔案工作信息化建設的重視

檔案工作信息化和現(xiàn)代化發(fā)展是計算機網絡技術應用的必然產物。因此，要加大經費投入，配備必需的現(xiàn)代化設備，加快檔案室的數字化建設。各高職院校對除紙質版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現(xiàn)代信息處理技術進行數字化存儲，建立全文數字庫和多媒體數據庫，以便未來檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質量。

3.2引進先進的信息技術

電子檔案要采取辦公系統(tǒng)傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時關注和掌握電子文件的傳輸動態(tài)，避免信息存儲不完整等情況和問題的發(fā)生，加強電子文件歸檔管理。

3.3采取將紙質檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式

建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件同時轉化為紙質檔案存檔，以加強存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問題。除此之外，在轉化為紙質檔案的過程中，要增加相關責任人簽署意見的環(huán)節(jié)，保證檔案管理過程規(guī)范，權責明確，萬無一失。

3.4加強電子檔案的安全性管理

第8篇：電子檔案管理制度范文

[關鍵詞]學籍電子檔案管理

2001年，教育部了《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，推行了高等教育學歷電子注冊制度；2006年，學籍學歷信息管理平臺正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過渡到以計算機網絡為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學形式、培養(yǎng)層次、學制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學籍電子檔案管理工作是一個值得思考的問題。

(一)目前成人高等教育學籍電子檔案管理工作中存在的主要問題

1對學籍管理工作不夠重視，認識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當成普教的附屬品，甚至還有少數分管成教工作的校領導和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。

2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊打印、教學計劃管理、畢業(yè)名冊打印等各類有關學籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機，但僅采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。

3忽視學籍檔案管理隊伍建設和人員培訓。成教學籍檔案管理工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強的計劃性、準確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學籍管理隊伍的建設，學籍管理人員綜合素質偏低，專業(yè)結構、年齡結構不合理，并且隨著學分制的實施，加強和完善學籍管理隊伍建設顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學、先進、高效的管理理念引進到學籍電子檔案管理領域。

4信息技術領域內的難題制約著學籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點看，電子檔案仍像傳統(tǒng)檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性?？梢哉f，保證電子文件的真實性和原始性的技術難題很多。

將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網絡，即從檔案的實態(tài)轉換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網絡傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復制品，而非檔案原件。網上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實性。

將紙質檔案轉化為電子檔案時所用的載體相對于紙質檔案對環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實性。網絡更新一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學籍電子檔案管理的措施

1明確管理目標，強化管理意識。成人高等教育要以培養(yǎng)“復合應用型人才”、“能力創(chuàng)新型人才”和“社會急需和廣泛就業(yè)型人才”為目標，以成人高等教育質量為中心來開展工作。而學籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到成人高等教育的質量。為了達到成人高等教育培養(yǎng)目標來做好學籍電子檔案管理，必須高標準、嚴要求地做好學籍電子檔案管理過程的每一項工作。在明確管理目標的同時，需要強化管理意識。高校成人高等教育學籍管理者的業(yè)務水平、政策水平和自身素質直接影響學籍檔案管理工作的質量。因此，必須加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，使他們充分認識和理解學籍電子檔案管理工作的性質和重要性，自覺地認真鉆研業(yè)務，學習新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學習，熟悉和掌握計算機技術，增強統(tǒng)計分析問題的技能；結合學籍電子檔案管理工作實際，善于總結摸索出學籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹立“以學生為本”的服務意識，全面提高學籍電子檔案管理水平和能力。

2完善管理制度，實行規(guī)范管理?，F(xiàn)今所用的檔案管理制度是按紙質文件檔案來制定的，已經不能適用于現(xiàn)代化的學籍電子檔案管理技術。高校應本著“與時俱進”的精神和堅持“以人為本”的原則并結合自身實際情況，在廣泛聽取學生意見的基礎上，將“電子檔案”充實到學籍檔案管理制度中去，并對原有的學籍檔案管理制度進行適當合理的修訂，并對與之配套的一系列相關管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設日趨完善。

規(guī)范和加強學籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據學籍檔案管理具有長期性、復雜性的特點，我們必須實行管理規(guī)范化、制度化、科學化。從招生到畢業(yè)，在這一過程的不同階段、環(huán)節(jié)，學籍電子檔案管理人員一定要本著高度負責的態(tài)度認真對待，嚴格按照制度辦事，堅持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認真做好學籍電子檔案管理工作。

3充分利用計算機網絡，將電子檔案的優(yōu)勢最大化。隨著計算機技術和網絡技術的發(fā)展，各高校都有自己的校園網。校園網是學校信息化建設的重要基礎設施，這為實現(xiàn)學籍電子檔案管理網絡化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎還遠遠不夠，還必須開發(fā)出與之配套的應用軟件系統(tǒng)。

為此，成教學籍管理部門應當爭取學校的大力支持，應盡可能地組織技術力量開發(fā)出適用于本校的學籍電子檔案管理系統(tǒng)。該管理系統(tǒng)應包括新生報到注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介質檔案管理、畢業(yè)生管理、數據接口等模塊，涉及到學籍管理的方方面面。此管理系統(tǒng)應運行在因特網上，學生能在千里之外能夠查到自己的學籍狀態(tài)；教師能在家里能夠查到自己什么時候該去哪個教室上課。

第9篇：電子檔案管理制度范文

由于電子檔案的形成設備硬件、軟件、文件格式及分辨率等差異，形成的電子信息種類繁多，不利于整理、編排和數據庫的建立，并且對檔案的調用、查閱帶來諸多不便，甚至造信息損壞和丟失。因此，應該對電子檔案的范圍、種類、格式、運行平臺程序等在一定時期內做出明確的規(guī)范，形成對內、對外均可兼容運行的約定，建立檔案生成、審核、錄入、編碼、歸庫、保存、調用等相關的工作制度，從而建立運行規(guī)范、順暢的電子檔案工作機制。

電子檔案的管理制度是維護檔案安全、真實可靠的保證由于網絡的開放性和易受攻擊性的特點，如何保障電子檔案的安全性、可靠性就顯得尤為重要。因此，必須不斷建立電子檔案專人、專機、加密、拷貝、備份、調用審批、傳輸、操作痕跡記錄等技防和人防管理制度，確保電子檔案的安全。

電子檔案運行軟硬件配置是搭建電子檔案管理應用平臺的基礎

電子檔案的建立和使用都離不開計算機系統(tǒng)，要不斷根據電子信息技術的發(fā)展為檔案管理軟硬件進行必要的配置和更新。硬件部分主要是以計算機系統(tǒng)為標志的配置，主要考慮處理速度、儲存空間、網絡接口等要件，做到相對先進；軟件部分主要是加強管理應用軟件的開發(fā)、使用、更新，做到安全穩(wěn)定、系統(tǒng)兼容性高、操作便捷等特性。

檔案管理人員素質是電子檔案管理平臺高效、規(guī)范運行的核心