公司檔案管理流程精選(九篇)

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第1篇：公司檔案管理流程范文

關(guān)鍵詞：機(jī)場；檔案管理；系統(tǒng)

重慶機(jī)場作為國內(nèi)十大機(jī)場之一，伴隨近十年的穩(wěn)定、高速發(fā)展，電子政務(wù)產(chǎn)生大量的電子文件，以及頻繁的庫存檔案實(shí)體利用需求，迫切需要建立一個(gè)能覆蓋全公司、互聯(lián)互通，能滿足各級單位檔案現(xiàn)代化管理、開放的、易于擴(kuò)展的檔案管理平臺。為此，重慶機(jī)場集團(tuán)有限公司辦公室檔案室經(jīng)過多方面調(diào)研、學(xué)習(xí)，在上級主管部門及職能部門的支持和配合下，開始量身打造符合我公司實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)。

1 前期準(zhǔn)備階段

1、確定軟件供應(yīng)商，自2013年年初開始，我公司與有關(guān)軟件供應(yīng)商進(jìn)行了解、溝通，通過對功能設(shè)計(jì)、開發(fā)費(fèi)用、售后服務(wù)、后續(xù)優(yōu)化等方面的比對，確定紫光檔案管理軟件作為我公司的檔案管理系統(tǒng)。

2、購置相應(yīng)的硬件設(shè)施，在確定檔案管理軟件后，與軟件供應(yīng)商進(jìn)一步溝通，針對我公司現(xiàn)有庫存的檔案實(shí)體數(shù)量，以及今后預(yù)計(jì)的檔案增長量，擬定與該系統(tǒng)相匹配的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器購置計(jì)劃。

3、確定數(shù)字化加工單位，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，面向社會公開招標(biāo)，經(jīng)過與四家有專業(yè)資質(zhì)條件的數(shù)字化加工單位進(jìn)行競爭性談判，確定檔案數(shù)字化加工單位，保證了檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范與安全。

2 項(xiàng)目實(shí)施階段

2.1 檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

首先，對項(xiàng)目需求初步調(diào)研，主要對象為各個(gè)主要模塊的負(fù)責(zé)部門，主要內(nèi)容為各模塊主流程的確認(rèn)，各個(gè)部門角色的劃分。調(diào)研的主要方式通過現(xiàn)場實(shí)施顧問對系統(tǒng)主流程進(jìn)行講解，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門將現(xiàn)有的系統(tǒng)流程與自己的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行對比，找出其差異性，以便進(jìn)行修正。另外各業(yè)務(wù)部門需流程的各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的角色定位進(jìn)行確定，以便進(jìn)行人員的權(quán)限分配。

其次，紫光軟件公司通過單位全宗、檔案類型、檔案報(bào)表、人員和組織機(jī)構(gòu)情況、權(quán)限分配、審批流程等方面的功能需求，初步形成我公司所需的系統(tǒng)原型，在該系統(tǒng)中對全宗、檔案目錄樹、檔案類型、系統(tǒng)編號規(guī)則、檔案分類方案、各類檔案報(bào)表、權(quán)限角色進(jìn)行定義、設(shè)計(jì)，構(gòu)建一個(gè)全面、有序的檔案管理系統(tǒng)。

基本功能：J2EE架構(gòu)，符合SOA和OAIS設(shè)計(jì)要求，文件管理、收集整編、檔案管理、開發(fā)利用和系統(tǒng)維護(hù)等模塊，在設(shè)計(jì)上考慮了信息資源管理的發(fā)展趨勢，系統(tǒng)支持多模式歸檔文件整理，多全宗管理模式，跨庫檢索查詢等功能，

特色功能：

電子文件歸檔：與我公司現(xiàn)有的OA系統(tǒng)對接，該檔案系統(tǒng)為每個(gè)需要同步的文檔類型提供一個(gè)中間庫，當(dāng)OA公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，會將原文和元數(shù)據(jù)寫入指定的中間庫，檔案系統(tǒng)定時(shí)和手動進(jìn)行同步接受，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

模糊檢索：紫光全文搜索系統(tǒng)，用于數(shù)字化檔案的全文檢索；紫光在線OCR系統(tǒng)，對電子文件進(jìn)行OCR文字識別，提取的文件內(nèi)容可形成條目字段信息。支持JPG、BMP、Tiff、PDF、DWG等格式；通過以上兩項(xiàng)紫光自主研發(fā)產(chǎn)品，可對檔案數(shù)據(jù)庫所有內(nèi)容，包括掃描圖片中可識別字體進(jìn)行全方位的搜索，擴(kuò)大對檔案信息的檢索范圍，提高檔案資源的利用率。

推送服務(wù)：在完善檔案管理系統(tǒng)的基本功能外，還深化服務(wù)功能，研發(fā)了檔案利用的推送服務(wù)模塊，即，檔案查閱人如不熟悉該系統(tǒng)，急需查閱某一檔案信息，檔案專、兼職人員可以在數(shù)據(jù)庫查找相關(guān)的檔案信息，放入“推送信息庫”，接著選擇人員名單發(fā)送，然后檔案查閱人登陸該系統(tǒng)中，可在“推送信息”一欄內(nèi)看到自己需要查找的檔案信息，充分發(fā)揮了數(shù)據(jù)共享、快速利用的作用。

2.2 檔案數(shù)字化加工

在檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)、安裝完成后，下一步工作就是對庫存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，我公司現(xiàn)有基建檔案5700多卷、文書檔案957卷、8800多件，數(shù)字化工作量巨大。

為保證檔案實(shí)體的安全，我公司與數(shù)字化加工單位簽定安全保密協(xié)議，明確規(guī)定所有加工人員均嚴(yán)格按照重慶市保密局相關(guān)要求進(jìn)行保密知識培訓(xùn)，加工電腦禁止連接互聯(lián)網(wǎng)，設(shè)置開機(jī)和屏幕保護(hù)密碼，并對所有的USB接口屏蔽，貼上封條；所有加工人員禁止使用手機(jī)數(shù)據(jù)線、MP3、優(yōu)盤等移動存儲介質(zhì)，禁止復(fù)印、打印、拷貝檔案資料；項(xiàng)目完工數(shù)據(jù)移交后所有電腦全部格式化；加工現(xiàn)場安裝監(jiān)控設(shè)備，通過一系列安全措施保證了檔案實(shí)體的安全，避免加工數(shù)據(jù)的泄露。

在檔案數(shù)字化的過程中，我公司與數(shù)字化加工單位對出、入庫檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，做好交接的臺帳記錄，數(shù)字化加工單位按照專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程，科學(xué)合理的對加工質(zhì)量進(jìn)行把控，每個(gè)環(huán)節(jié)對上一個(gè)工序進(jìn)行監(jiān)督及質(zhì)量檢查，保證檔案、數(shù)據(jù)在每個(gè)工序順利流暢，確保檔案、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。

在檔案數(shù)字化加工每完成一批次，我們都對掃描后的檔案數(shù)據(jù)逐一審查、核對，通過檢查發(fā)現(xiàn)了加工過程中產(chǎn)生的少量問題，均進(jìn)行了整改；同時(shí)對檔案實(shí)體進(jìn)行檢查，包括檔案卷內(nèi)紙張是否完整、檔案還原情況等，并做好相應(yīng)的臺帳記錄。

2.3 數(shù)據(jù)掛接及備份

在完成了所有檔案的數(shù)字化工作后，紫光軟件公司協(xié)助數(shù)字化加工單位把大批量的檔案數(shù)據(jù)全部倒入系統(tǒng)，使系統(tǒng)可以提供豐富、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，同時(shí)，將所有數(shù)據(jù)進(jìn)行兩套移動硬盤備份，從而搭建了統(tǒng)一管理、隨時(shí)利用、安全存儲的集團(tuán)化檔案管理平臺。

3 后續(xù)完善階段

3.1 系統(tǒng)操作培訓(xùn)

為保證檔案管理系統(tǒng)各項(xiàng)功能的正常使用，提高檔案數(shù)據(jù)利用率，規(guī)范我公司檔案管理工作，在系統(tǒng)上線試運(yùn)行一周后，對各級部門開展了一次該系統(tǒng)的專項(xiàng)培訓(xùn)，包括檔案系統(tǒng)登陸方法、錄入方法、查詢方法、下載審批及其他功能操作，經(jīng)過培訓(xùn)，各部門檔案系統(tǒng)使用人員能夠熟練的進(jìn)行各種操作，基本滿足日常使用。

3.2 制度完善

在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建完成后，出臺《檔案管理系統(tǒng)管理辦法》（試行），對各部門職責(zé)、檔案種類、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)利用、使用權(quán)限等方面進(jìn)行公示，并下發(fā)《數(shù)據(jù)化定點(diǎn)加工的通知》，對今后的入庫檔案提出數(shù)字化要求，保證了該系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)的順利掛接和規(guī)范化，為該系統(tǒng)充分發(fā)揮利用效果打好基礎(chǔ)。

目前，該系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，檔案信息資源得到安全可靠的的存儲，為查閱者提供方便快捷的遠(yuǎn)程利用，達(dá)到了預(yù)期效果；今后根據(jù)相關(guān)的檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，我們將進(jìn)一步對該系統(tǒng)功能進(jìn)行開發(fā)、升級，力爭建成我公司發(fā)展的重要信息管理平臺。

第2篇：公司檔案管理流程范文

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；提高效率

昆明自來水集團(tuán)有限公司成立于1915年，經(jīng)過100多年的發(fā)展，已成為集水源開發(fā)、供水生產(chǎn)經(jīng)營、水質(zhì)監(jiān)測、供水工程設(shè)計(jì)和建設(shè)等配套服務(wù)為一體的綜合性大型供水企業(yè)集團(tuán)。承擔(dān)著昆明市約500萬人口的生產(chǎn)、生活和消防供水任務(wù)。作為文書檔案的具體管理部門，集團(tuán)公司辦公室每年收到來自市委、市政府及下屬各子公司發(fā)送的各類公文約4700份，內(nèi)容涵蓋政府下發(fā)的各類公文、企業(yè)內(nèi)部間的請示、報(bào)告及各類工程項(xiàng)目施工圖紙。面對種類紛雜的各類檔案，如何加強(qiáng)對檔案的科學(xué)管理及有效提高檔案利用率就成為集團(tuán)辦公室亟待解決的一項(xiàng)關(guān)鍵工作。

一、全力推進(jìn)檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)工作

為確保檔案的數(shù)據(jù)完整性和有效提高檔案使用率，集團(tuán)公司通過公開招標(biāo)，優(yōu)中選優(yōu)，最終選擇中國知名檔案系統(tǒng)開發(fā)商北京量子偉業(yè)科技有限公司作為集團(tuán)公司網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)商并最終完成了集團(tuán)檔案系統(tǒng)建設(shè)。該系統(tǒng)基于當(dāng)前主流的B/S構(gòu)架，全面支持網(wǎng)絡(luò)查詢管理及模糊查詢，檢索系統(tǒng)內(nèi)的1萬份檔案僅需5秒。

與此同時(shí)，還主動投入10多萬元用于原始老舊檔案的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)工作，通過運(yùn)用專業(yè)的掃描技術(shù)，將集團(tuán)公司自1915年建司以來的各類紙質(zhì)檔案共計(jì)315168份，全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化并錄入網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。在實(shí)施檔案數(shù)字化的過程中，通過專業(yè)檔案人員的全程參與，嚴(yán)格注意電子文檔的采集、鑒定和及時(shí)歸檔，確保了檔案管理系統(tǒng)內(nèi)電子文檔的真實(shí)性、完整性和有效性。

二、加強(qiáng)檔案管理設(shè)備投入，為檔案資料的高效運(yùn)用夯實(shí)基礎(chǔ)

除了做好紙質(zhì)文檔的收集、存檔工作，辦公室還要收集涉及企業(yè)經(jīng)營管理的其他檔案材料、音像材料、實(shí)物（獎牌）和其他電子文件。為此，辦公室專門采購了多功能一體機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、錄音筆、視頻編輯軟件等設(shè)備，并積極引入具備流程再造功能的大連華天動力辦公自動化系統(tǒng)，通過近3個(gè)月的工作流程梳理及8次修改，有針對性地將以往需要人工轉(zhuǎn)辦的全部工作流程轉(zhuǎn)化為符合集團(tuán)辦公需求的電子簽批程序，通過執(zhí)行預(yù)先設(shè)定好的系統(tǒng)流程，自動完成各項(xiàng)轉(zhuǎn)辦工作。

在OA設(shè)計(jì)之初，我們就予以充分考慮，通過數(shù)據(jù)處理，設(shè)置通用、規(guī)范的數(shù)據(jù)中間件，成功實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)的無縫對接。

從電子政務(wù)系統(tǒng)中接收到的文件，只需要簡單的操作就能馬上錄入OA，錄入后一旦完成全部簽批流程，按照人為需求設(shè)置，次日下午4點(diǎn)即可在網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)（圖片、文檔、音頻、視頻）歸檔、查詢，確保了檔案數(shù)據(jù)收集的及時(shí)性和完整性。值得一提的是，兩個(gè)系統(tǒng)間的信息交換全部是基于數(shù)據(jù)庫間的數(shù)據(jù)字段的交換和存儲，而不僅只是簡單的圖片附件上傳或是PDF文件的生成和轉(zhuǎn)存。這對系統(tǒng)的安全性和數(shù)據(jù)的交換及冗余都提出了更高的要求。

三、檔案管理信息化后對當(dāng)前工作的推進(jìn)和幫助

（一）有效節(jié)約了人力資源成本。隨著OA和檔案管理系統(tǒng)間的同步運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室僅需設(shè)置2名秘書（互為A/B角）、2名檔案管理人員就可以完成全集團(tuán)所有的公文流轉(zhuǎn)程序，在提倡機(jī)構(gòu)精簡、高效快捷的今天，既確保了整個(gè)辦公室的高效、正常運(yùn)作，節(jié)約了人力資源成本，還極大地提高了檔案文書的利用及時(shí)率。

（二）極大地提高了珍貴檔案的資料完整性。通過對第一手資料的收集、整理，匯聚了文字、圖紙、音頻、視頻、實(shí)物的檔案資料能夠?qū)χ攸c(diǎn)項(xiàng)目、重大工程、重要活動形成全面、豐富、立體的情況反饋，對企業(yè)歷史文化的積淀和延續(xù)，以及珍貴檔案的保存都起到了極大的作用，有效確保了檔案資料的數(shù)據(jù)完整性。

第3篇：公司檔案管理流程范文

電力企業(yè)會計(jì)檔案是記錄和反映自身經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)會計(jì)核算的專業(yè)資料，具有重要的經(jīng)濟(jì)意義和法律意義。本文從內(nèi)容、形式、流轉(zhuǎn)、歸檔等方面著手，從現(xiàn)代企業(yè)會計(jì)檔案管理角度出發(fā)，提出了一系列企業(yè)會計(jì)檔案管理的工作方法。

關(guān)鍵詞：

電力企業(yè)；會計(jì)檔案管理；流程節(jié)點(diǎn)

會計(jì)檔案作為記錄和實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)的有效手段和根本保障，為電力企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部的微觀管理，提高經(jīng)濟(jì)、社會效益提供了豐富的原始數(shù)據(jù)。加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作，對電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)秩序的確立，財(cái)務(wù)體系的平穩(wěn)運(yùn)行，各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度的貫徹落實(shí)起著舉足輕重的作用。

一、電力企業(yè)會計(jì)檔案管理的目標(biāo)和范圍

貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，依法管理檔案，圍繞企業(yè)重點(diǎn)工作，以具體業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，以檔案工作信息化建設(shè)為手段，以法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，建立健全會計(jì)檔案管理的組織體系，明確財(cái)務(wù)部門內(nèi)部分工，落實(shí)管理責(zé)任，完善內(nèi)部控制，通過反饋機(jī)制不斷檢驗(yàn)會計(jì)檔案管理體系的準(zhǔn)確性、科學(xué)性、適用性及美觀性，為企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動提供全過程、全方位的服務(wù)。

二、電力企業(yè)會計(jì)檔案管理工作流程

（一）會計(jì)檔案前期制作工作流程會計(jì)檔案前期制作工作流程主要包括：記賬憑證裝訂流程、會計(jì)賬簿裝訂流程、會計(jì)報(bào)表裝訂流程等。1.記賬憑證裝訂流程涉及的主要節(jié)點(diǎn)（1）自制原始憑證由統(tǒng)一格式電子表格組成；（2）粘貼時(shí)外來原始憑證中的發(fā)票應(yīng)與自制原始憑證的字體朝向一致，且發(fā)票的一角應(yīng)在不影響體現(xiàn)重要信息的情況下粘貼在自制原始憑證粘貼紙裝訂區(qū)域內(nèi)；（3）支票存根應(yīng)粘貼在“借款單”或“銀行付款記錄單”上裝訂線最右方靠左1cm區(qū)域內(nèi)；（4）所有原始憑證應(yīng)依據(jù)記賬憑證大小及裝訂朝向按要求疊放整齊。2.會計(jì)賬簿裝訂流程涉及的主要節(jié)點(diǎn)（1）檔案管理專責(zé)人按時(shí)間順序打印日記賬、明細(xì)賬、總賬、科目匯總表；（2）檔案管理專責(zé)人在確認(rèn)全部會計(jì)賬簿的信息完整后，打印會計(jì)賬簿經(jīng)管人員一覽表及會計(jì)賬簿封面；（3）將核對后的會計(jì)賬簿轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核；（4）財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核通過后，由檔案管理專責(zé)人按照各項(xiàng)制度及細(xì)則進(jìn)行會計(jì)賬簿裝訂。3.會計(jì)報(bào)表裝訂流程涉及的主要節(jié)點(diǎn)（1）會計(jì)報(bào)表封面信息個(gè)人簽字處不得打?。唬?）會計(jì)報(bào)表應(yīng)附有“報(bào)表目錄”，記錄所有報(bào)表名稱及數(shù)量；（3）每本會計(jì)檔案應(yīng)從第一頁的右上角打印排序編號。

（二）會計(jì)檔案后期管理工作流程1.會計(jì)檔案的保管涉及的主要節(jié)點(diǎn)（1）會計(jì)檔案的保管期限原則上按2015年7月1日起執(zhí)行的財(cái)務(wù)部會計(jì)司的《會計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）財(cái)務(wù)資產(chǎn)處設(shè)立會計(jì)檔案文件柜，將移交經(jīng)理辦公室檔案管理專責(zé)人之前的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行收藏。文件柜由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和會計(jì)檔案管理專責(zé)人管理；（3）檔案調(diào)閱完畢后應(yīng)立即歸置檔案管理文件柜，并擺放整齊；（4）企業(yè)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見后進(jìn)行銷毀。2.會計(jì)檔案的調(diào)閱涉及的主要節(jié)點(diǎn)（1）會計(jì)檔案應(yīng)為本企業(yè)積極提供利用，也可以為上級單位提供利用；（2）調(diào)閱時(shí)，要嚴(yán)格辦理手續(xù)，本企業(yè)人員調(diào)閱，要經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意，外單位人員調(diào)閱，要有調(diào)閱單位的正式介紹信，并注明調(diào)閱會計(jì)檔案的內(nèi)容，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理調(diào)閱手續(xù)；（3）在調(diào)閱過程中，只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料，不能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容無關(guān)的資料；（4）原則上檔案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）冊，外單位調(diào)閱會計(jì)檔案，需要抄錄和復(fù)制的應(yīng)由本企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽署意見后方可執(zhí)行；（5）本企業(yè)財(cái)務(wù)資產(chǎn)處建立會計(jì)檔案查閱申請表。

三、強(qiáng)化電力企業(yè)檔案管理的措施

（一）提高電力企業(yè)依法管檔意識于2015年7月1日起執(zhí)行的財(cái)務(wù)部會計(jì)司的《會計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》第十二條規(guī)定：各單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)制度利用會計(jì)檔案。利用會計(jì)檔案的過程中，嚴(yán)禁篡改和損壞會計(jì)檔案。由此可見，會計(jì)檔案的管理工作已逐步步入法制化軌道，提高依法管理會計(jì)檔案已成為檔案管理工作的長效機(jī)制。

（二）完善長期有效的會計(jì)檔案管理制度在電力企業(yè)檔案管理的具體工作中，適時(shí)構(gòu)建健全的會計(jì)檔案管理制度具有積極意義。其根本目標(biāo)是強(qiáng)化電力企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)人員的相互監(jiān)督與約束，保證檔案管理的效率和質(zhì)量，防止在企業(yè)內(nèi)部會計(jì)管理工作中出現(xiàn)嚴(yán)重失誤及營私舞弊現(xiàn)象。

（三）加強(qiáng)會計(jì)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)繼續(xù)努力加強(qiáng)會計(jì)檔案管理人員的全方位建設(shè)與內(nèi)部引導(dǎo)，進(jìn)一步明確管檔人員責(zé)任，做到權(quán)責(zé)分明、會計(jì)業(yè)務(wù)相互分離、制約和相互監(jiān)督，加強(qiáng)會計(jì)人員的保密、誠信、守信教育。根據(jù)不相容崗位相分離的原則，實(shí)行AB崗位配置制度。既保障了財(cái)務(wù)資產(chǎn)處各項(xiàng)工作的順利開展，又促進(jìn)了財(cái)會隊(duì)伍的人才培養(yǎng)和人員流動。

四、結(jié)語

第4篇：公司檔案管理流程范文

關(guān)鍵詞：省級電網(wǎng)企業(yè)；檔案工作；優(yōu)秀檔案館

作者簡介：王艷玫（1970-），女，山東濟(jì)南人，山東電力科學(xué)研究院供電服務(wù)中心綜合部經(jīng)理，館員。（山東 濟(jì)南 250001）

中圖分類號：F272.92 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）08-0142-02

隨著我國電力事業(yè)的發(fā)展，特別是電網(wǎng)企業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理工作已成為企業(yè)管理中的重要組成部分，檔案涉及的企業(yè)管理領(lǐng)域越來越廣泛，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職工對檔案的關(guān)注度越來越高，其重要性越來越明顯。如何適應(yīng)新形勢，進(jìn)一步加強(qiáng)電網(wǎng)企業(yè)的檔案管理，成為擺在檔案管理工作者面前的一個(gè)十分重要的課題。

一、企業(yè)的發(fā)展對檔案工作提出了更高要求

當(dāng)前，國家電網(wǎng)公司正處于重要的戰(zhàn)略機(jī)遇期、管理轉(zhuǎn)型期和改革攻堅(jiān)期，改革發(fā)展任務(wù)十分繁重。多年來，電網(wǎng)、重點(diǎn)基地投資持續(xù)加大；省市層面內(nèi)部電力體制改革不斷推進(jìn)；依法治企工作進(jìn)一步深入開展，對檔案管理工作都提出了新的更高的要求。主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

1.宏觀環(huán)境方面

一是“三集五大”建設(shè)給檔案管理工作提出了新要求?！叭宕蟆苯ㄔO(shè)是公司管理體制和機(jī)制的一次重大變革，涉及公司所有業(yè)務(wù)?！拔宕蟆斌w系建成后，各專業(yè)檔案整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)工作機(jī)制都將發(fā)生重大變化，亟需深入研究適應(yīng)“三集五大”管理方式的檔案管理新機(jī)制，確?！叭宕蟆斌w系下檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范、流程順暢、運(yùn)作高效。二是堅(jiān)強(qiáng)智能電網(wǎng)建設(shè)給檔案工作提出了新挑戰(zhàn)。隨著一系列新技術(shù)、新設(shè)備在電網(wǎng)建設(shè)中的廣泛應(yīng)用，以及風(fēng)光儲輸、抽水蓄能等新能源、新產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，需進(jìn)一步對項(xiàng)目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行調(diào)整，以滿足電網(wǎng)創(chuàng)新發(fā)展的需要。三是信息技術(shù)的快速發(fā)展給檔案工作提出了新任務(wù)。科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，對檔案基本形態(tài)、管理方式、利用途徑、保護(hù)條件等方面產(chǎn)生了深刻影響，如何適應(yīng)電子文件管理要求，加快數(shù)字化檔案建設(shè)，形成符合國家標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的存儲數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用網(wǎng)絡(luò)化，成為擺在檔案管理工作者面前的一個(gè)重要課題。

2.內(nèi)部管理方面

一是檔案管理基礎(chǔ)工作需要加強(qiáng)，檔案收集不及時(shí)，存在歸檔不規(guī)范、不完善現(xiàn)象，重要檔案存在遺漏隱患。二是檔案隊(duì)伍建設(shè)需要加強(qiáng)，特別是在“三集五大”體系建設(shè)中檔案管理人員變動后，人員素質(zhì)需要進(jìn)一步提高。三是檔案信息化建設(shè)相對滯后，信息系統(tǒng)多套多軌同時(shí)運(yùn)行，系統(tǒng)應(yīng)用水平有待提升，多年前歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入工作尚未開展；紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理任務(wù)艱巨，數(shù)量巨大，給工作帶來了被動。四是工程類科技檔案管理需要加強(qiáng)，該類型檔案歸口管理部門尚不明確，屬于省公司層面管理的工程檔案均存放在生產(chǎn)運(yùn)營、電網(wǎng)建設(shè)等單位。同一項(xiàng)目在設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行、檢修等過程中產(chǎn)生的工程檔案分散保存在各單位，未進(jìn)行匯總整合和統(tǒng)一管理。

面對檔案工作的新形勢和新任務(wù)，檔案工作者務(wù)必要充分認(rèn)識到檔案管理工作的艱巨性，進(jìn)一步理清思路，找準(zhǔn)短板，深入研究和解決當(dāng)前檔案工作中面臨的困難和存在的問題，按照專業(yè)化、集約化、標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，健全覆蓋各管理層面、貫穿各業(yè)務(wù)流程的管理標(biāo)準(zhǔn)體系和工作體系，全面加強(qiáng)檔案制度化、信息化、規(guī)范化建設(shè)，不斷提升公司檔案工作水平。

筆者認(rèn)為省公司當(dāng)前檔案工作的著力點(diǎn)應(yīng)是：認(rèn)真貫徹落實(shí)國家電網(wǎng)公司辦公廳和省檔案局工作要求，準(zhǔn)確把握檔案工作規(guī)律，堅(jiān)持“強(qiáng)基固本、做實(shí)做優(yōu)”的工作原則，以開展“創(chuàng)建優(yōu)秀檔案館（室）”創(chuàng)建活動為主線，以國家電網(wǎng)公司檔案工作考評中達(dá)到“示范級”為目標(biāo)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、加強(qiáng)信息化建設(shè)、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)工作基礎(chǔ)，提升工作價(jià)值。

二、著力做好五個(gè)方面的工作

1.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立檔案管理工作新體系

認(rèn)真落實(shí)公司“三集五大”體系建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求，積極做好檔案管理工作適應(yīng)性調(diào)整，明確各類檔案管理的業(yè)務(wù)界面、職責(zé)分工、工作權(quán)限和工作要求，加快建設(shè)“統(tǒng)一歸口、分級管理、橫向協(xié)同、縱向貫通”的檔案管理機(jī)制。省、市、縣供電企業(yè)檔案管理部門要按照國家電網(wǎng)公司統(tǒng)一部署，對照國家電網(wǎng)公司考核評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和要求，結(jié)合本單位實(shí)際，認(rèn)真組織開展檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，全面完善制度體系、管理體系和工作體系。要嚴(yán)格落實(shí)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》、《中央企業(yè)檔案工作評價(jià)辦法》，盡快建立和完善檔案基礎(chǔ)管理、動態(tài)管控和應(yīng)急管理等方面的規(guī)章制度，形成規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)、協(xié)調(diào)統(tǒng)一、特色鮮明、閉環(huán)高效的檔案工作體系。

近年來，山東公司對檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)行了深入系統(tǒng)地研究、梳理和修訂，取得了初步成果。在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面，對原來的《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》作了較大修改，重新規(guī)范了管理職責(zé)、管理界面、工作流程。在制度建設(shè)方面，廣泛篩選，充分論證，形成了較為完備的《檔案管理規(guī)章制度匯編》，內(nèi)容涵蓋法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)規(guī)范等各個(gè)方面。其中，《管理標(biāo)準(zhǔn)》是制度體系建設(shè)的核心內(nèi)容，《規(guī)章制度匯編》是制度體系建設(shè)的解釋和補(bǔ)充。《管理標(biāo)準(zhǔn)》中的內(nèi)容基本涵蓋了《規(guī)章制度匯編》的主要內(nèi)容，兩者相輔相成，互相關(guān)聯(lián)。這兩個(gè)成果各部門、各單位要認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，切實(shí)抓好貫徹落實(shí)。

2.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)檔案工作新動力

建立一支政治素質(zhì)強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)優(yōu)的檔案管理隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)檔案管理提升的關(guān)鍵。廣大檔案工作者要主動學(xué)習(xí)、提升能力，高標(biāo)準(zhǔn)開展檔案工作。要切實(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)組織，緊密結(jié)合實(shí)際，本著缺什么補(bǔ)什么的原則，充分利用各種培訓(xùn)資源，通過“請進(jìn)來走出去”等多種形式，著力提高培訓(xùn)質(zhì)量。

要學(xué)習(xí)借鑒國家電網(wǎng)公司檔案協(xié)作組的做法，緊緊圍繞工程建設(shè)檔案管理、信息化管理、檔案館（室）建設(shè)、檔案基礎(chǔ)管理、檔案資源開發(fā)利用等重點(diǎn)方面，結(jié)合工作實(shí)際成立協(xié)作組織，科學(xué)制定活動方案，深入開展業(yè)務(wù)研討，鍛煉和培養(yǎng)一批專家型檔案工作隊(duì)伍。要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，積極開展課題研究或管理創(chuàng)新活動，集思廣益，匯集眾智，力爭推出一批具有較高水平的研究或管理創(chuàng)新成果，為公司檔案工作上水平、上臺階提供理論支持。各單位檔案管理部門要本著提升能力、提升管理的要求，積極參與協(xié)作組活動，引導(dǎo)和幫助檔案工作者學(xué)好法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能，緊跟檔案工作最前沿、最需要、最管用的知識，為公司檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)智慧和力量。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)，打造檔案管理新優(yōu)勢

信息化建設(shè)是檔案工作的首要任務(wù)，數(shù)字化管理是信息化建設(shè)的首要內(nèi)容，在國家電網(wǎng)公司考核評價(jià)辦法中有明確要求。要啟動數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工進(jìn)度，完成紙質(zhì)檔案向電子化檔案的轉(zhuǎn)換，建立庫藏檔案資料的目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文索引數(shù)據(jù)庫。力爭利用兩年時(shí)間完成數(shù)字化建設(shè)任務(wù)，建立統(tǒng)一、通暢、高效的信息化管理系統(tǒng)，更好地為公司決策和專業(yè)工作提供檔案信息服務(wù)。要認(rèn)真做好信息統(tǒng)計(jì)、分析、整理等各項(xiàng)前期基礎(chǔ)工作，學(xué)習(xí)借鑒兄弟單位的經(jīng)驗(yàn)和做法，為數(shù)字化項(xiàng)目高效推進(jìn)奠定良好基礎(chǔ)。在數(shù)字化、信息化建設(shè)項(xiàng)目啟動之前，不要委托第三方開展數(shù)字化、信息化開發(fā)業(yè)務(wù)，確保企業(yè)秘密安全。

4.加強(qiáng)基礎(chǔ)管理，拓展檔案管理新空間

要樹立“大檔案”工作理念，各單位的辦公室作為本單位檔案管理職能部門，要充分發(fā)揮好管理職能，切實(shí)加強(qiáng)監(jiān)督檢查。在主多分開改革過程中，要對企業(yè)負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)，確保各類檔案無遺漏、無遺失，積極穩(wěn)妥地做好各類文件材料的收集整理和歸檔保管工作。要從源頭抓起，切實(shí)加強(qiáng)工程檔案管理，確保工程檔案順利通過驗(yàn)收。要將檔案安全管理納入企業(yè)安全管理全過程，建立和完善檔案應(yīng)急管理制度，制訂和完善應(yīng)急預(yù)案，簽訂安全責(zé)任書，做到有章可循、有據(jù)可查；要高度重視檔案館室、庫房等安全設(shè)施建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行“十防”安全標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)安全管理制度，增強(qiáng)安全管控的“硬能力”。檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案借閱制度，恪守安全保密相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)對檔案資源特別是檔案借用流程、信息流向、知悉范圍的控制，提升安全管理的“軟能力”，確保檔案實(shí)體和檔案信息資源的絕對安全。

第5篇：公司檔案管理流程范文

檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式發(fā)展到今天的電子檔案模式，不僅是管理方式的改變，也是管理質(zhì)量和管理思路的一次革新。電力企業(yè)營銷檔案管理，目前正處速發(fā)展中。單獨(dú)的電力營銷檔案已經(jīng)與生產(chǎn)mis，辦公自動化等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)融合，顯著提升了電力公司電子檔案的管理技術(shù)水平和工作效率，推進(jìn)了電力公司檔案管理工作的數(shù)字化、現(xiàn)代化進(jìn)程。

關(guān)鍵字：電子檔案 管理系統(tǒng)

正文

電力公司營銷業(yè)務(wù)承載著業(yè)擴(kuò)報(bào)裝、電費(fèi)計(jì)費(fèi)、電能計(jì)量、用電信息采集等關(guān)鍵業(yè)務(wù)以及95598電話語音、互動網(wǎng)站、銀電聯(lián)網(wǎng)等對外服務(wù)工作，具有業(yè)務(wù)復(fù)雜、與客戶交互文件多、信息資源量大等特點(diǎn)，營銷紙質(zhì)文檔管理工作也日益繁重，電子文件管理和紙質(zhì)文件管理的需求日益突出。

2009年，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，要求進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理、提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平，國家電網(wǎng)公司檔案管理涵蓋了檔案管理工作的全過程，并能夠支持?jǐn)?shù)字化檔案信息的各項(xiàng)功能，以及檔案擴(kuò)展資源管理和知識管理。但由于營銷業(yè)務(wù)的特殊性，目前營銷業(yè)務(wù)檔案管理尚游離于公司整體檔案管理體系之外，如何進(jìn)行營銷檔案管理信息化建設(shè)滿足特定的業(yè)務(wù)需求正是本文分析的內(nèi)容。

一、電力企業(yè)營銷檔案管理現(xiàn)狀

電力營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)開展了電子化文件管理的實(shí)用化應(yīng)用，提高了業(yè)務(wù)工作效率，為公司電子文件管理試點(diǎn)工程奠定了良好基礎(chǔ)。部分省電力公司對營銷業(yè)務(wù)重要環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了資料電子化管理，其中報(bào)裝申請、供用電方案、供用電合同、現(xiàn)場檢查等業(yè)務(wù)資料較多的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)電子化應(yīng)用程度較高。功能上涵蓋了電子化文件的上傳、下載、查看，在很大程度上已成為營銷工作的重要組成部分，為營銷業(yè)務(wù)工作的開展提供了重要的支撐。

二、營銷檔案管理的研究與實(shí)現(xiàn)

1.必要性

（1）可以充分保障營銷客戶檔案信息安全存儲。

通過電子檔案管理，可以建立起統(tǒng)一的營銷客戶電子檔案信息共享平臺，從而將重要的營銷憑證及表證單據(jù)納入管理，如：新裝增容及變更用電中的用電申請書、客戶有效身份證明、營業(yè)執(zhí)照、供用電合同，95598業(yè)務(wù)處理過程中的故障報(bào)修單、投訴舉報(bào)信函，電費(fèi)收繳及賬務(wù)管理中的繳款單、進(jìn)賬單、對賬單，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)資料與質(zhì)量體系文件，以及用電檢查工作中的檢查工作單及通知書等重要內(nèi)容。這些內(nèi)容的統(tǒng)一化電子化管理，可有效避免營銷各類原始憑證在管理和借用過程中的磨損、老化、丟失和泄密現(xiàn)象，保證這些原始憑證的安全完整和長久保存。

（2）可以有效建立營銷文件檔案資源共享利用機(jī)制。

通過電子檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)營銷自動化系統(tǒng)各模塊（如：營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、用電信息采集系統(tǒng)、能效綜合服務(wù)系統(tǒng)與多渠道繳費(fèi)系統(tǒng)等）實(shí)時(shí)調(diào)用瀏覽所需的資料文件，支撐各項(xiàng)營銷業(yè)務(wù)開展。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)營銷基礎(chǔ)電子文件分類檢索及集成接口服務(wù)，將有效支持公司其他部門（如生產(chǎn)部門、辦公部門等）對于營銷類業(yè)務(wù)文件的查詢和利用，從而在保證信息安全的前提下，提高營銷檔案的利用率和使用價(jià)值，并為公司管理業(yè)務(wù)整合及企業(yè)級信息化建設(shè)提供支撐。

2.營銷檔案管理具體措施

（1）營銷檔案數(shù)據(jù)來源

電子檔案按照來源可以細(xì)分為電子采集與數(shù)據(jù)捕獲。

電子采集與實(shí)物檔案相對應(yīng)，通常指業(yè)務(wù)流程中通過高拍儀、掃描儀等電子化設(shè)備對實(shí)物檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，借由計(jì)算機(jī)存儲設(shè)備進(jìn)行存儲的檔案。按照業(yè)務(wù)子項(xiàng)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行初步梳理分析，客戶檔案的紙質(zhì)文件主要在客戶業(yè)擴(kuò)業(yè)務(wù)中生成共105類資料，按照業(yè)務(wù)分類為客戶業(yè)擴(kuò)新增、增容檔案資料，客戶變更用電檔案資料，用電檢查客戶檔案資料，其他重要資料。

數(shù)據(jù)捕獲：即根據(jù)營銷業(yè)務(wù)處理的過程數(shù)據(jù)自動捕獲按照標(biāo)準(zhǔn)單據(jù)格式組合形成的資料檔案。按照業(yè)務(wù)子項(xiàng)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行初步梳理分析。此類單據(jù)為營銷系統(tǒng)生成按照營銷系統(tǒng)應(yīng)用分類，新裝增容及變更用電應(yīng)用共23類單據(jù)，抄表管理應(yīng)用共2類單據(jù)，電費(fèi)收繳及帳務(wù)管理共16類單據(jù)，用電檢查管理共14類單據(jù)，95598業(yè)務(wù)處理共16類單據(jù)，資產(chǎn)管理共8類單據(jù)，計(jì)量點(diǎn)管理共30類單據(jù)，其他業(yè)務(wù)共26類單據(jù)。按照業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)梳理覆蓋了目前營銷系統(tǒng)管理的主要業(yè)務(wù)范圍，為營銷業(yè)務(wù)的無紙化辦公和電子單據(jù)全流程傳遞提供了業(yè)務(wù)支撐。

（2）營銷電子檔案管理運(yùn)用的技術(shù)

1）異步并發(fā)存儲技術(shù)

電子文件、音視頻文件占用帶寬較大，限制上傳帶寬的情況下傳輸時(shí)間較長需要通過異步處理上傳與續(xù)傳，并對多個(gè)終端的并發(fā)上傳任務(wù)能夠進(jìn)行排隊(duì)處理。 利用消息排隊(duì)機(jī)制與資源緩沖池處理文件上傳時(shí)的異步并發(fā)問題。

2）圖像文本識別技術(shù)

圖像文本識別技術(shù)是指高拍儀/掃描儀等終端設(shè)備檢查紙上打印的字符，通過檢測暗、亮的模式確定其形狀，然后用字符識別方法將形狀翻譯成計(jì)算機(jī)文字的過程；即對文本資料進(jìn)行掃描，然后對圖像文件進(jìn)行分析處理，獲取文字及版面信息的過程。如何除錯(cuò)或利用輔助信息提高識別正確率，是技術(shù)重點(diǎn)。同時(shí)通過識別的文本可以支持自動轉(zhuǎn)換為全文索引。

3）智能搜索技術(shù)

智能搜索引擎是以營銷業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資源和業(yè)務(wù)分類為基礎(chǔ)，對其進(jìn)行采集、組織、存儲、利用、傳遞等管理過程，實(shí)現(xiàn)營銷檔案的索引庫以及豐富的搜索手段，從而搭建營銷全方位智能搜索引擎。

實(shí)現(xiàn)人工和定時(shí)自動從電子文件管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和圖檔文件服務(wù)器中獲取數(shù)據(jù)，建立文檔采集庫和應(yīng)用鏈接庫，并形成索引文檔，由搜索引擎對索引文檔的內(nèi)容進(jìn)行過濾、整合、分割、分類保存形成企業(yè)的索引文件庫。

三、結(jié)論

隨著電力公司“SG186”信息化建設(shè)竣工以及“SG-ERP”工程推進(jìn)，無紙化辦公和電子化作業(yè)已成為公司信息化發(fā)展趨勢，營銷部門也越來越多地采用電子文件進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理和日常管理，電子文件對于提高辦事效率、加快查詢速度、提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平發(fā)揮了越來越重要的作用。

在“大營銷”集約化、專業(yè)化的管理模式下，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代化手段，營銷檔案管理工作可以更加科學(xué)、系統(tǒng)、有效。對營銷檔案管理工作的高度重視、工作有章可循、有制度保障、有高素質(zhì)的人才是做好營銷檔案管理工作，使之充分發(fā)揮作用，更好地服務(wù)于廣大用戶、服務(wù)于供電企業(yè)經(jīng)營管理的關(guān)鍵。

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馮惠玲.電子文件管理教程.中國人民大學(xué)出版社.2001

第6篇：公司檔案管理流程范文

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理包含三個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化管理，第二個(gè)層次是精細(xì)化管理，第三個(gè)層次是個(gè)性化管理。精細(xì)化管理是社會分工精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入基本思想和管理模式，是一種以最大限度減少管理所占用資源和降低管理成本為目標(biāo)的管理方式。精細(xì)化管理的前提是基礎(chǔ)管理,在此基礎(chǔ)上,它是注重過程的細(xì)節(jié)管理,它的核心是規(guī)范管理,專業(yè)管理是精細(xì)化管理的支撐。地鐵工程施工檔案的精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)管理質(zhì)量與效益的同步提高，強(qiáng)調(diào)檔案管理者的責(zé)任心和敬業(yè)精神。施工單位實(shí)施精細(xì)化管理通過精細(xì)化的決策，確立以提高檔案質(zhì)量，建立精細(xì)化的檔案管理模式等多途徑來實(shí)現(xiàn)。

二、檔案管理工作的內(nèi)涵

中國最古老的檔案是殷商時(shí)的甲骨檔案。檔案管理工作的內(nèi)涵是健全機(jī)構(gòu)檔案的保管制度，規(guī)范檔案管理工作的流程，積極發(fā)揮檔案的功能。地鐵工程檔案資料管理包含一般文檔資料管理和竣工驗(yàn)收資料管理。一般文檔資料包含發(fā)文、收文、標(biāo)書、會議紀(jì)要和其他文函;竣工驗(yàn)收資料主要包括文字資料、圖紙資料等。

三、精細(xì)化管理在地鐵施工檔案管理

工作中的應(yīng)用中的實(shí)際意義2014年，我們集團(tuán)公司提出“精確管理、精益管理、精心經(jīng)營、精誠共贏”管理理念。為認(rèn)真貫徹這一管理理念，我們應(yīng)加強(qiáng)精細(xì)化管理在地鐵檔案管理工作中的應(yīng)用。精細(xì)化管理是地鐵施工單位提高管理水平的有效手段。精細(xì)化管理在地鐵施工單位檔案管理工作中的應(yīng)用,可以使地鐵施工單位的檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦公效率?！熬?xì)化管理”融入地鐵施工單位的檔案管理工作中，地鐵施工單位的檔案管理工作將會做深做細(xì)，管理受控，做到流程規(guī)范化、管理科學(xué)化，更好地促進(jìn)日常管理工作。因此，精細(xì)化管理在地鐵施工單位的檔案管理工作中的應(yīng)用將會有深遠(yuǎn)的意義。四、精細(xì)化管理在地鐵施工單位的檔案管理工作中的應(yīng)用地鐵施工單位檔案管理流程可以分為文件形成的準(zhǔn)備階段、文件的形成階段、文件的流通利用階段、文件的移交業(yè)主階段，文件的作廢處理階段。每個(gè)階段都有關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)置控制點(diǎn)，細(xì)化管理方法，嚴(yán)格控制要求，才能保證文件管理受到控制，提高文件質(zhì)量。

1.文件形成的準(zhǔn)備階段。第一，要制定工作流程。根據(jù)圖紙和現(xiàn)場實(shí)際情況編制工作流程，編制時(shí)要考慮有哪些資料，這些資料由哪些人編寫，怎樣傳遞，時(shí)間要求等，根據(jù)這些要求編制出具體工作流程，發(fā)放到相關(guān)個(gè)人以作指導(dǎo)，并督促其按此流程工作。如果缺少這一環(huán)節(jié)，技術(shù)員和資料員間不能很好配合，并影響到工作效率。第二，制定規(guī)章制定，促進(jìn)施工檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。為了確保地鐵工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，施工單位項(xiàng)目初期就要備齊各類規(guī)范和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國家《檔案法》、《保密法》及各類規(guī)范和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等制定《檔案管理制度》、《檔案員崗位責(zé)任制》等規(guī)章制度，對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴(yán)格規(guī)定。信息化時(shí)代，給地鐵施工檔案工作帶來了新的課題，地鐵施工檔案管理應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)現(xiàn)代管理模式，探索地鐵施工檔案信息資源體系，根據(jù)地鐵工程和單位信息化管理實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)地鐵工程檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高地鐵施工檔案管理效率。第三，責(zé)任落實(shí)到人，制定獎罰制度，加強(qiáng)制度執(zhí)行力和考核力。根據(jù)工作流程，分解工作職責(zé)，使技術(shù)員和資料員明確各自責(zé)任。如發(fā)生問題，不會發(fā)生推卸責(zé)任的現(xiàn)象。并制定獎罰制度。如果檔案有問題，要責(zé)任到人，并對其進(jìn)行處罰；如果檔案做得非常好，并在各項(xiàng)檢查中，取得良好的成績，或項(xiàng)目竣工后，獲得魯班獎，就要對相關(guān)人員進(jìn)行獎勵，形成激勵政策。這樣才能形成趕幫超的局面，達(dá)到精細(xì)化管理的目的。第四，定期對資料員與技術(shù)員進(jìn)行培訓(xùn)。人才資源是地鐵施工單位資料管理精細(xì)化管理的關(guān)鍵因素。目前資料員和技術(shù)員的業(yè)務(wù)能力良莠不齊，有必要對資料員和技術(shù)員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和拓展，提升資料員和技術(shù)員的工作能力，確保資料搜集的真實(shí)有效，使其明確精細(xì)化管理的必要性，并定期組織考試，使相關(guān)人員有緊迫感。我們項(xiàng)目部努力為檔案人才提供良好的發(fā)展平臺，多渠道多途徑培養(yǎng)一支規(guī)模適度、素質(zhì)優(yōu)良的專家型、技能型的精細(xì)化人才隊(duì)伍，充分挖掘地鐵施工單位人員的主動性、創(chuàng)造性和發(fā)展?jié)摿Γ瑢?shí)現(xiàn)天津地鐵項(xiàng)目部檔案的大發(fā)展。第五，建立三級檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)是確保檔案工作有序開展的關(guān)鍵。應(yīng)建立三級檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，即總工程師領(lǐng)導(dǎo)一級、施技部部長一級、資料主管部長一級，建立三級領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制網(wǎng)絡(luò)確保檔案工作由上到下，全面覆蓋，帶動全員。

2.文件形成階段控制。雖然項(xiàng)目部總工程師對檔案的技術(shù)內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)，但資料員審查環(huán)節(jié)和文件輸出環(huán)節(jié)在文件質(zhì)量把關(guān)上也發(fā)揮著十分重要的作用。目前地鐵施工單位的技術(shù)文件的編制流程是首先通過技術(shù)員在現(xiàn)場記錄，然后把現(xiàn)場記錄交給資料員，資料員檢查現(xiàn)場記錄，輸出文件。文件流轉(zhuǎn)中疏忽的問題會暴露在交接環(huán)節(jié)，審查環(huán)節(jié)和輸出環(huán)節(jié),所以技術(shù)人員和資料員要按照項(xiàng)目部檔案管理制度的要求交接，審查和輸出文件，將這些環(huán)節(jié)中的問題分類匯總，表格化管理，對共性問題制定措施，從而促進(jìn)檔案規(guī)范化管理，按流程流轉(zhuǎn)，提高形成文件的質(zhì)量。為了提高檔案質(zhì)量,采取了以下幾項(xiàng)措施:(1)每周對資料進(jìn)行一次抽查,使檔案工作與地鐵工程建設(shè)同步。根據(jù)地鐵施工現(xiàn)場的進(jìn)展情況，有針對性地進(jìn)行跟蹤,有效地避免了資料的丟失和滯后,保證資料與工程建設(shè)同步。(2)每月一次的工程資料例會制度,加強(qiáng)資料的協(xié)調(diào)管理。為了及時(shí)溝通資料檔案中存在的普遍問題，每月召集項(xiàng)目部資料員、總工程師、施技部部長、主管資料部長召開資料例會，總結(jié)一個(gè)月以來的資料工作情況，對資料歸檔工作做得好的資料員提出表揚(yáng)，提出存在和需要解決的問題，資料例會最終形成的會議紀(jì)要要下發(fā)到各相關(guān)部室，這樣既有利于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解檔案工作情況，又有利于工作的監(jiān)督和落實(shí)。（3）嚴(yán)格文件工作流程。地鐵工程項(xiàng)目文件的來源廣泛，檔案人員要嚴(yán)格把關(guān)，從文件的格式、簽字手續(xù)、蓋章情況等等嚴(yán)格把關(guān)，禁止形成不合規(guī)范的文件，以及嚴(yán)禁文件材料的不及時(shí)歸檔，從而有效提高文件資料的歸檔質(zhì)量。

3.文件流通利用階段控制。文件流通利用階段包括文件查閱環(huán)節(jié)之前的準(zhǔn)備工作，文件查閱環(huán)節(jié)，文件發(fā)放環(huán)節(jié)，文件歸還環(huán)節(jié)。在文件查閱環(huán)節(jié)之前的準(zhǔn)備工作如下：首先應(yīng)建立檔案卷內(nèi)目錄，圖紙卷內(nèi)目錄，使文件有據(jù)可查；其次要建立文件和圖紙卷內(nèi)目錄電子匯總表,能快速高效找到文件；再次，要掃描重要文件，以防文件丟失。在文件流通階段，我們首先建立檔案、圖紙查閱登記簿和檔案、圖紙收發(fā)文登記簿，做到來源和去向清晰，有據(jù)可查。其次要建立檔案、圖紙電子文件數(shù)據(jù)庫并根據(jù)工程進(jìn)度完善相關(guān)信息，定期催促借閱人歸還，跟蹤文件流向，更要定期要組織文件檢查工作，以便及時(shí)了解文件實(shí)際情況，保證文件、圖紙與目錄相符。但在歸還環(huán)節(jié)容易發(fā)生矛盾，應(yīng)建立歸還確認(rèn)制，使借閱管理更加精細(xì)化，無紕漏。對于外發(fā)的文件，發(fā)放記錄應(yīng)與分發(fā)申請單的要求一致，分發(fā)回執(zhí)由接收部門或單位簽字蓋章后歸還給地鐵施工單位，發(fā)放單與回執(zhí)單應(yīng)成套管理，一一對應(yīng)，確保外放文件閉環(huán)管理。

4.檔案的移交業(yè)主階段。精細(xì)化管理在檔案移交業(yè)主階段，應(yīng)做到“三同步”：即布置施工任務(wù)與布置竣工文件編制、工程施工進(jìn)展與竣工文件形成積累、工程竣工驗(yàn)收交接與竣工文件交接同步進(jìn)行。地鐵項(xiàng)目部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)竣工文件的編制、移交和檔案信息化工作，特別是重點(diǎn)工程項(xiàng)目的竣工檔案管理工作，集團(tuán)公司、工程公司負(fù)責(zé)科研技術(shù)和檔案管理的部門，應(yīng)積極協(xié)助項(xiàng)目部做好竣工文件的編制與指導(dǎo)，必要時(shí)應(yīng)配合項(xiàng)目部一起主動邀請工程竣工檔案接收單位檔案部門對編制工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，為竣工檔案順利移交、工程質(zhì)量保證金及時(shí)回款打下基礎(chǔ)。工程結(jié)束，要根據(jù)業(yè)主要求編制竣工資料，并把竣工資料移交給業(yè)主，并對作廢文件進(jìn)行處置。在這一階段，文件歸檔環(huán)節(jié)與作廢環(huán)節(jié)是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

第7篇：公司檔案管理流程范文

關(guān)鍵詞：檔案；管理

中圖分類號： G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

緊緊圍繞“強(qiáng)化安全基礎(chǔ)、推動安全發(fā)展”宣傳活動主題，全面貫徹落實(shí)公司安全生產(chǎn)工作要求和管理提升活動部署，以深化“安全生產(chǎn)年”活動，對檔案安全職責(zé)進(jìn)行了明確，對檔案實(shí)體安全、電子檔案安全和檔案庫房安全進(jìn)行了徹底排查，推動實(shí)施安全發(fā)展戰(zhàn)略為主線，普及安全知識，宣傳安全文化，切實(shí)提高檔案室全員風(fēng)險(xiǎn)管控能力和崗位本質(zhì)安全水平。

強(qiáng)化管理措施，始終做好檔案安全和保密工作

（1）根據(jù)公司對安全工作的要求，對設(shè)備設(shè)施、電源線路、檔案保管等庫房管理情況進(jìn)行了全面檢查，同時(shí)要求自查自改，確保了庫藏檔案的安全保管，強(qiáng)化了全員安全防范意識和責(zé)任意識，構(gòu)筑了嚴(yán)密有效的安全保障體系，切實(shí)保證了檔案的安全。重視強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，認(rèn)真落實(shí)檔案庫房管理各項(xiàng)安全措施，有效解決檔案庫房存在的各項(xiàng)問題，最大限度的保障檔案保管安全，確保庫房安全萬無一失。

（2）嚴(yán)格落實(shí)安全保密管理規(guī)定，履行檔案借閱利用審核審批手續(xù)。堅(jiān)持出入庫房登記和每日巡查制度，及時(shí)消除各種不安全隱患，已經(jīng)成為崗位管理人員日常的工作習(xí)慣。同時(shí)，隨著庫房責(zé)任人制度的實(shí)施，安全意識得到進(jìn)一步加強(qiáng)，責(zé)任更加明晰，管理各項(xiàng)事務(wù)處理更加及時(shí)有效。嚴(yán)格資料借閱程序，既確保了保密安全，又有利于生產(chǎn)建設(shè)和信息資源的合理利用。

（3）完善檔案管理措施，加強(qiáng)檔案人員的崗位職責(zé)建設(shè)，貫徹執(zhí)行《檔案法》以及國家有關(guān)檔案工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的學(xué)習(xí)工作，增強(qiáng)工作人員的檔案安全意識。

（4）加強(qiáng)對歸檔文件材料及電子文件的保管以及保密力度，由檔案人員統(tǒng)一集中管理，任何個(gè)人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認(rèn)真做好借閱和保存工作。嚴(yán)格規(guī)范檔案密級標(biāo)定、借閱流程和審批制度，做好檔案管理各環(huán)節(jié)的保密工作。

（5）加強(qiáng)檔案庫房管理，堅(jiān)持貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好“八防”工作和檔案保管狀況方面工作；定期對檔案庫房進(jìn)行防塵清潔和安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、消除安全隱患，并嚴(yán)禁閑雜人員進(jìn)入檔案庫房，確保了檔案的安全存放；認(rèn)真做好溫、濕度記錄。

（6）增強(qiáng)人員保密意識，檔案保密工作扎實(shí)有效。組織人員學(xué)習(xí)《中國石油天然氣集團(tuán)公司保密管理規(guī)定》，增強(qiáng)保密意識，加強(qiáng)保密責(zé)任，明晰保密范圍，掌握保密技巧，養(yǎng)成保密習(xí)慣。保密工作按照“積極防范、突出重點(diǎn)、技防結(jié)合”的原則，不斷提高了保密教育培訓(xùn)能力、技術(shù)防范能力和服務(wù)保障能力。完善制度，努力增強(qiáng)保密意識和防范能力；加強(qiáng)保密宣傳教育，增強(qiáng)保密責(zé)任感和緊迫感；堅(jiān)持檔案數(shù)據(jù)處理“不上網(wǎng)、上網(wǎng)不”原則，數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)使用進(jìn)行登記；落實(shí)庫房“八防”措施，確保檔案的安全保管和保護(hù)。做好檔案的保密，嚴(yán)格保密制度，嚴(yán)把借閱查閱審批關(guān)，防止檔案管理中失泄密事件的發(fā)生。

二、精心策劃檔案宣傳活動，提升企業(yè)員工檔案意識

通過宣傳活動，增強(qiáng)了企業(yè)員工的檔案意識，使員工認(rèn)識到檔案工作的內(nèi)容環(huán)節(jié)和重要作用，引導(dǎo)大家充分利用檔案資源服務(wù)個(gè)人、服務(wù)工作、服務(wù)企業(yè)，進(jìn)一步拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，提升檔案部門的形象。加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)，全面提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。

（1）統(tǒng)一思想，明確工作目標(biāo)。要求檔案管理人員要充分認(rèn)識基建檔案工作重要性、必要性，以高度的責(zé)任感全面推進(jìn)檔案管理工作，在堅(jiān)持落實(shí)好已經(jīng)建立健全的各種規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，完善工作標(biāo)準(zhǔn)，理順工作流程，確保檔案工作規(guī)范化運(yùn)行。

強(qiáng)化監(jiān)管職能，扎實(shí)抓好基建檔案的歸檔工作。采取有效措施，加強(qiáng)資料過程管理，強(qiáng)化責(zé)任，落實(shí)措施，在保證各項(xiàng)資料的質(zhì)量的前提下，及時(shí)上交各類資料檔案。

（2）結(jié)合實(shí)際需求，協(xié)助舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。選派人員參加公司舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，進(jìn)行了參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步豐富了檔案專業(yè)領(lǐng)域文化知識，拓寬了視野、增長了見識，有利于進(jìn)一步提高檔案管理水平和改進(jìn)服務(wù)方式。

（3）加強(qiáng)內(nèi)部業(yè)務(wù)交流，提升檔案人員專業(yè)化水平。始終把抓基礎(chǔ)工作作為一項(xiàng)首要任務(wù)來抓，要求崗位人員熟練掌握本崗位工作流程，從而達(dá)到人人懂業(yè)務(wù)、人人精業(yè)務(wù)的目的，以滿足當(dāng)前檔案管理工作和油田可持續(xù)發(fā)展的需求。今后，檔案業(yè)務(wù)交流活動將作為一項(xiàng)常態(tài)性的工作來開展。堅(jiān)持開展“每周一課，人人上講臺”活動，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)交流，提升崗位員工的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過培訓(xùn)，使基層檔案人員對項(xiàng)目資料歸檔的基礎(chǔ)知識有了系統(tǒng)的掌握，切實(shí)提高了資料歸檔的水平和能力，規(guī)范了歸檔工作流程，提高了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。明確了檔案的收集整理中的各項(xiàng)規(guī)范要求、工作流程等，進(jìn)一步加深了對檔案管理工作的認(rèn)識，提升了檔案管理人員業(yè)務(wù)技能，為提高檔案管理水平奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（4）要嚴(yán)格落實(shí)好各項(xiàng)管理要求和規(guī)范，確保工程資料和生產(chǎn)數(shù)據(jù)齊全、完整、準(zhǔn)確歸檔。必須要認(rèn)真學(xué)習(xí)，掌握檔案管理工作的新要求，確保保質(zhì)保量的完成項(xiàng)目檔案的整理工作。同時(shí)要增強(qiáng)責(zé)任意識和保密意識，嚴(yán)格落實(shí)保密管理制度，認(rèn)真履行保密協(xié)議，確保檔案資料保密安全，為基建項(xiàng)目順利完成提供保障。

三、加大檔案管理力度，狠抓檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

（1）加大檔案保管及保密力度。始終堅(jiān)持把檔案安全管理放在首要位置，嚴(yán)格落實(shí)檔案安全管理制度。每月主管領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)安全部門人員檢查一次，按時(shí)填寫各項(xiàng)記錄，做到定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)處理安全隱患，切實(shí)做好“八防”工作，把檔案安全管理工作落到實(shí)處，確保檔案安全。檔案文件統(tǒng)一集中管理，任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件材料，均嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真做好傳閱和保存工作，確保無缺失不泄密。

（2）做好檔案統(tǒng)計(jì)服務(wù)工作。積極做好檔案資源信息開發(fā)利用，根據(jù)基建檔案工作特色，對各類檔案的庫存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)。按照管理流程，以親切的服務(wù)態(tài)度和快速的工作效率為大家提供優(yōu)良服務(wù)。

（3）增強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。積極對相關(guān)部門、基層單位檔案收集、文件整理等方面進(jìn)行指導(dǎo)服務(wù)，組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，以《集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定》及《油田公司檔案工作實(shí)施辦法》等規(guī)章制度的為主要學(xué)習(xí)內(nèi)容，學(xué)習(xí)檔案管理基本知識和各類檔案管理技能融會貫通，做到統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（4）提高檔案精細(xì)化管理水平。把學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和落實(shí)油田公司檔案工作會議精神相結(jié)合，把檔案管理納入到整體工作之中，使檔案管理各項(xiàng)工作得到有效落實(shí)。規(guī)范檔案管理工作程序，建立完善檔案的接收、整理、修改補(bǔ)充、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀制度。進(jìn)一步加強(qiáng)文件材料收集和鑒定銷毀工作的監(jiān)督、查和管理，使檔案工作更趨合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。

檔案工作者應(yīng)牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決防止松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。強(qiáng)化檔案隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)歸檔意識，提高歸檔質(zhì)量。不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，持續(xù)健全完善檔案工作規(guī)章制度，強(qiáng)化收集歸檔，改善保管環(huán)境，落實(shí)保護(hù)措施，加大檔案信息資源開發(fā)利用的廣度和深度，深入學(xué)習(xí)領(lǐng)會上級文件精神，保證了檔案資料管理的規(guī)范有序運(yùn)行，進(jìn)一步提升了檔案資料管理水平，使檔案工作更好地服務(wù)于油田生產(chǎn)建設(shè)各項(xiàng)工作。

第8篇：公司檔案管理流程范文

隨著現(xiàn)代人們生活水平的提高，對住房的要求也越來越高，如在房屋戶型、房屋采光性、周圍環(huán)境等方面的認(rèn)知己經(jīng)在深刻的影響著整個(gè)房地產(chǎn)行業(yè)的建筑與銷售。顧客的數(shù)量不斷激增，但在客戶數(shù)據(jù)的管理中，大部分房地產(chǎn)企業(yè)仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理工具和方法 ，一些說得上的變化可以說是鳳毛麟角，如傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)柜取代密集的檔案也只是表面上的一些變化 。導(dǎo)致這種情況的原因是由于房地產(chǎn)客戶信息不同于普通文件，存在很大的差異。首先，它動態(tài)性較強(qiáng)，更新非?？欤覜]有規(guī)律可言，存在變動頻繁等因素；其次，對客戶資料以戶為單位進(jìn)行整理的傳統(tǒng)思路決定了很難以檔案的管理方法進(jìn)行管理。但是，客戶資料形式和種類的發(fā)展以及經(jīng)營方式的轉(zhuǎn)變又要求我們必須革新現(xiàn)有的資料管理方法。從現(xiàn)在客戶資料的形式和種類上來說，已經(jīng)由原來的單一介質(zhì)發(fā)展到紙質(zhì)、電子檔案、圖片、影音資料等多種形式并存的狀況，從經(jīng)營方式上來說，隨著房地產(chǎn)體制改革的到位和深化，以服務(wù)主體和服務(wù)延伸的分散型管理方式和以集中核算為要求的現(xiàn)代資金管理方式無疑對現(xiàn)有的客戶檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)。

二、國內(nèi)研究現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理自動化程度隨著企業(yè)的發(fā)展，大多經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段 ：一是手工操作階段：案卷裝訂，文件目錄、案卷目錄手工抄寫，檢索極為不便；二是半自動化階段：計(jì)算機(jī)輔助立卷，實(shí)現(xiàn)了單機(jī)目錄檢索；三是自動化階段：文件、檔案一體化管理，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)局域網(wǎng)檔案全文存儲與檢索；四是信息化階段：實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)檔案信息查詢。目前，絕大多數(shù)中國房地產(chǎn)企業(yè)仍處于第二階段，檔案管理工作嚴(yán)重滯后于其他管理 。業(yè)務(wù)部門與檔案部門各自為政、重復(fù)勞動的現(xiàn)象極為嚴(yán)重，檔案人員大部分精力只能集中在檔案整理及檔案目錄輸入上，不利于檔案信息資源的開發(fā)，無法滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、開發(fā)建設(shè)的需要，不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展。雖然國內(nèi)房地產(chǎn)公司管理客戶檔案，近年來已經(jīng)開始探索，但仍然使用傳統(tǒng)的管理方法，在保存的數(shù)據(jù)依賴于物理媒體，沒有進(jìn)一步的數(shù)據(jù)集成和數(shù)字處理?？蛻魴n案沒有成型的管理系統(tǒng)，沒有形成檔案信息和營銷信息的有機(jī)互動，缺乏電子信息支持。在客戶檔案專業(yè)管理上，還基本采用人工管理模式，容易造成客戶檔案丟失問題、死檔問題、存放差錯(cuò)問題和檔案磨損問題，客戶檔案處于靜態(tài)存儲狀態(tài)，檔案之間彼此是孤立的，沒有建立起聯(lián)系，不能更好的為營銷工作服務(wù)。對于存放物理檔案的密集架系統(tǒng)，幾乎所有的房地產(chǎn)企業(yè)都采用簡單的手動或電動控制密集架的管理操作，尚未實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對密集架的有效控制，密集架僅僅作為一種節(jié)約空間的設(shè)備使用，對于存儲其中的龐大的客戶檔案信息無法實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化的高效管理。實(shí)現(xiàn)文件管理系統(tǒng)在客戶檔案信息分析與管理中的應(yīng)用，對營銷業(yè)務(wù)信息集成的標(biāo)準(zhǔn)化、新技術(shù)應(yīng)用來說是一些新技術(shù)。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

（一）以現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源為基礎(chǔ)

某房地產(chǎn)公司客戶檔案管理經(jīng)過多年的積累，形成了大約13.3萬戶的紙質(zhì)客戶資料，擁有大量可用的系統(tǒng)資源和經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，近年來，對營銷系統(tǒng)不斷改進(jìn)和升級，積累了一定的硬件設(shè)備，己有的網(wǎng)路環(huán)境、硬件設(shè)備、信息資料都可以集成到系統(tǒng)中，本次建設(shè)將充分利用現(xiàn)有系統(tǒng)的優(yōu)勢，整合相關(guān)信息資源，新營銷系統(tǒng)上線后，原營銷管理系統(tǒng)將作廢，其使用的兩臺服務(wù)器在該房地產(chǎn)項(xiàng)目的建設(shè)中可以充分利用。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中最大限度地利用現(xiàn)有的營銷系統(tǒng)的先進(jìn)、實(shí)用的優(yōu)點(diǎn)，并結(jié)合新系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上。同時(shí)，完整的客戶檔案數(shù)據(jù)需要和調(diào)度運(yùn)營、營銷等相關(guān)部門的系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換和共享，信息的實(shí)時(shí)交換。

（二）統(tǒng)一性原則

為了保證顧客檔案數(shù)據(jù)規(guī)劃中的先進(jìn)性、實(shí)用性和可持續(xù)發(fā)展，需要發(fā)揮整個(gè)系統(tǒng)的集中管理優(yōu)勢以及在體系結(jié)構(gòu)上能夠持續(xù)不斷的擴(kuò)展和完善，該體系包括：統(tǒng)一的施工技術(shù)體系和技術(shù)規(guī)范；統(tǒng)一的建筑功能模塊結(jié)構(gòu)；統(tǒng)一的信息模型及其管理；統(tǒng)一的個(gè)體公司系統(tǒng)軟件、硬件及網(wǎng)絡(luò)支撐平臺；統(tǒng)一的軟件體系結(jié)構(gòu)、接口標(biāo)準(zhǔn)及通信機(jī)制；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程與業(yè)務(wù)功能的管理機(jī)制；統(tǒng)一的信息系統(tǒng)安全執(zhí)行體系和管理監(jiān)督平臺；統(tǒng)一的房屋系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)體系。

（三）以數(shù)據(jù)梳理為核心

通過構(gòu)建智能客戶檔案管理系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的公司客戶數(shù)據(jù)中心和數(shù)據(jù)中心的統(tǒng)一規(guī)劃決策分析。構(gòu)建統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的客戶資料，業(yè)務(wù)資源、服務(wù)資源、經(jīng)營信息等靜態(tài)和動態(tài)的客戶檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中心，在此基礎(chǔ)上提供統(tǒng)一、共享的功能與服務(wù)。從水平上分離核心數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)邏輯組件和業(yè)務(wù)流程。用基本穩(wěn)定的信息模型支撐相對穩(wěn)定但需不斷擴(kuò)展加強(qiáng)的業(yè)務(wù)邏輯構(gòu)件。以核心數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)邏輯構(gòu)件為基礎(chǔ)，支撐面向整個(gè)房地產(chǎn)市場需求的、且是靈活可變的業(yè)務(wù)流程需求。對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中心進(jìn)行抽取、清洗、加工、轉(zhuǎn)換，構(gòu)建營銷決策分析數(shù)據(jù)倉庫，利用聯(lián)機(jī)分析和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支撐營銷決策，做好客戶分析、經(jīng)營環(huán)境診斷、市場預(yù)測。建立關(guān)系管理平臺，為營銷輔助決策分析提供強(qiáng)大支持。

（四）以業(yè)務(wù)為依托

建立基于工作流技術(shù)的業(yè)務(wù)流程體系，實(shí)現(xiàn)對客戶檔案的數(shù)字化、存儲、維護(hù)、管理以及工作人員工作績效的全面管理。

（五）以流程監(jiān)督為手段

實(shí)施對客戶檔案工作質(zhì)量的監(jiān)督，通過對過程的閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵過程的全過程監(jiān)督管理。

四、系統(tǒng)必要性分析

在目前，銷售點(diǎn)―屬地銷售額結(jié)算中心―公司營銷部三層組織架構(gòu)中，具體業(yè)務(wù)的下放與集約化管理之間形成了客戶檔案管理的真空。即，銷售點(diǎn)在辦理完業(yè)務(wù)后將客戶的一系列資料報(bào)送至總銷售中心存檔，自己并不留存資料，在查詢時(shí)要到中心。而受制于距離等的限制，查詢的效率非常低，不利于進(jìn)一步提升工作水平。隨著管理的變化，工作中的低質(zhì)量和低效率的現(xiàn)象需要加以改進(jìn)。

五、系統(tǒng)的創(chuàng)新點(diǎn)

智能型客戶檔案管理系統(tǒng)借助現(xiàn)代客戶關(guān)系管理思想和物流技術(shù)，建立集客戶檔案數(shù)據(jù)的存放、自動同步、自動定位、電子成像、查詢統(tǒng)計(jì)集檔案服務(wù)于一體的檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)集物理介質(zhì)與電子介質(zhì)與一體的管理平臺。實(shí)現(xiàn)“按儲位碼放”。銷售部門客戶檔案存放時(shí)通常采用“一戶一個(gè)檔案袋，按冊存儲”的傳統(tǒng)管理模式，而新系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上借助現(xiàn)代倉儲理念，以時(shí)間和業(yè)務(wù)類型為歸檔標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到客戶檔案在物理上分散存放，在邏輯上信息完整統(tǒng)一的效果。通過這一創(chuàng)新既解決了檔案盒的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一問題，又為檔案的定位創(chuàng)造了條件，同時(shí)又解決了房地產(chǎn)公司長期以來客戶檔案丟失、死檔、存放差錯(cuò)和檔案磨損問題。

第9篇：公司檔案管理流程范文

1可行性：檔案管理具有先天的顯性知識資源服務(wù)屬性

檔案是顯性知識的典型代表檔案是社會組織或個(gè)人在其社會活動過程中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，是固化的歷史經(jīng)驗(yàn)和歷史記憶。因此，幾乎沒有人會否認(rèn)，存儲著知識資源的檔案無疑是最重要的顯性知識。筆者認(rèn)為，“檔案”意味著它是最具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值的顯性知識。關(guān)系如下圖1。事實(shí)上，人們尋找歷史經(jīng)驗(yàn)最重要的途徑就是從檔案中獲取知識。自人類發(fā)明文字以來，固化的記錄就代替了口耳相傳，成為人類文明延續(xù)的主要方式。雖然知識管理學(xué)者普遍認(rèn)為，隱性知識是知識管理的核心，但是值得指出的是，隱性知識最終還是要依靠顯性化技術(shù)成為文檔，才能得到最大限度的傳播和延續(xù)。單純的隱性知識傳播和延續(xù)非常有限，因此我們常常采取紙質(zhì)的或數(shù)字的方式將那些瀕危的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)以記錄的形式保存下來。因此，從這個(gè)意義上說，文檔在知識管理體系中占有舉足輕重的地位，具有不可替代性。我們也不難發(fā)現(xiàn)，許多單位，如中國聯(lián)想集團(tuán)、海爾集團(tuán)等，都會通過公司規(guī)章要求員工外出考察、培訓(xùn)、參會、研討活動之后以及離退職之前，把相應(yīng)的文檔材料上交或做出總結(jié)報(bào)告。更為嚴(yán)格的某些公司（如IBM公司），會為每個(gè)人專門發(fā)放文檔資料整理袋，用于放置所有相關(guān)工作資料，并由專人定期回收。這些方式都體現(xiàn)了通過文檔控制企業(yè)知識財(cái)富的理念，以及文檔資源的極端重要性。正如全球著名的IBMLotus公司在其企業(yè)知識管理軟件產(chǎn)品白皮書中也說道：“文檔是知識容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊(yùn)涵了大量本企業(yè)的知識財(cái)產(chǎn)。適時(shí)地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個(gè)主要目標(biāo)?！盵1]除了在實(shí)踐領(lǐng)域常常以文檔記錄方式傳播延續(xù)人類知識財(cái)富以外，在知識管理界、檔案界和企業(yè)界，檔案管理與知識管理的密切關(guān)系常常引起諸位學(xué)者的研究和關(guān)注。如彭明彧認(rèn)為，“文檔管理系統(tǒng)是知識管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)”，“檔案管理與知識管理終極目標(biāo)具有平行性”，“知識管理與檔案管理的運(yùn)行方式具有并行性”，“知識管理和檔案管理原則具有部分兼容性[2]。張斌認(rèn)為，“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識管理的重要內(nèi)容[3]。徐擁軍認(rèn)為，檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術(shù)等方面相近相通，二者可以相輔相成[4]。

2必然性：檔案管理的終極追求與知識服務(wù)理念相契合

作為一種歷史較為悠久的管理活動，檔案管理的追求經(jīng)歷了一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的變遷過程。通過開展檔案編纂或研究，封建時(shí)期，以服務(wù)王權(quán)為取向，近代時(shí)期，以服務(wù)社會為目標(biāo)。但無論如何，基于檔案內(nèi)容而“提供服務(wù)”這一本質(zhì)似乎從未改變。在20世紀(jì)90年代，順應(yīng)新的時(shí)代需求，檔案學(xué)提出了“后保管范式”，主張檔案管理由載體保管向信息管理轉(zhuǎn)變，“檔案工作者由實(shí)體保管者向信息和知識的提供者轉(zhuǎn)變”[5]。檔案后保管范式本質(zhì)上是“一種以來源為中心,以知識為中心的管理”[6]，其目的和核心就是實(shí)現(xiàn)“知識服務(wù)”。這種追求體現(xiàn)了檔案管理更加關(guān)注其信息資源價(jià)值，重視并強(qiáng)調(diào)應(yīng)用檔案顯性知識提供知識服務(wù)的理念。這不也正是知識管理的核心價(jià)值觀嗎？值得注意的是，在實(shí)踐層面，檔案管理的知識服務(wù)理念也正在悄然興起。如數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)、電子文件中心建設(shè)。數(shù)字檔案館（室）的本質(zhì)就是利用信息技術(shù)搭建起來的一站式檔案知識服務(wù)平臺，其以擴(kuò)大開放、便于利用、最大限度挖掘檔案價(jià)值、以多元手段服務(wù)用戶為重要特征，經(jīng)常采用的專題紀(jì)錄片、專題展覽、專題推送、在線參觀、在線利用等服務(wù)形式，實(shí)質(zhì)體現(xiàn)了知識服務(wù)的價(jià)值追求。又如，田灣核電檔案的知識服務(wù)思路。田灣核電站是中國著名的三大核電基地之一，其將核電檔案與設(shè)備、人員一起并列為公司工程建設(shè)和安全運(yùn)營的三大支柱。田灣核電檔案注重圍繞檔案承載核心資源、展現(xiàn)技術(shù)特色、控制工程質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理進(jìn)行全方位管理、開發(fā)、利用，注重應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高文檔知識資源開發(fā)和深度利用，如建立了合理化建議庫、技術(shù)專利庫、科技論文庫、項(xiàng)目案例庫、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)庫等各類型的直接服務(wù)于企業(yè)的知識庫。通過實(shí)施ECM，成功建設(shè)了企業(yè)級內(nèi)容中心和知識服務(wù)中心，致力于為公司管理創(chuàng)新、經(jīng)營效益和可持續(xù)發(fā)展提供全方位的知識服務(wù)。可以說，田灣核電檔案管理理念是一種實(shí)實(shí)在在的、緊密結(jié)合實(shí)際的、為企業(yè)帶來巨大收益的知識服務(wù)典型。美國馬里蘭大學(xué)教授布魯斯•W•德爾斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可謂一針見血：“文件管理的目標(biāo)在許多方面都與知識管理非常相似———都是在需要的時(shí)候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)。”[7]

3優(yōu)越性：檔案管理具有成熟的顯性知識服務(wù)處理技術(shù)與流程

根據(jù)知識管理理論研究及其相關(guān)的主要實(shí)踐活動，有學(xué)者將知識管理分為行為學(xué)派、技術(shù)學(xué)派，經(jīng)濟(jì)學(xué)派和戰(zhàn)略學(xué)派四個(gè)主要流派，并進(jìn)一步指出，行為學(xué)派主要側(cè)重對隱含知識的學(xué)習(xí)、創(chuàng)造和靈活應(yīng)用。技術(shù)學(xué)派主要側(cè)重對顯性知識的積累、傳遞和方便提供。經(jīng)濟(jì)學(xué)派主要側(cè)重對顯性和隱含兩種知識的積累、學(xué)習(xí)并最終完成價(jià)值發(fā)現(xiàn)。戰(zhàn)略學(xué)派主要側(cè)重對顯性和隱含兩種知識的積累、轉(zhuǎn)化并最終完成包括價(jià)值發(fā)現(xiàn)在內(nèi)的各種戰(zhàn)略目標(biāo)。[8]顯然，檔案管理與上述技術(shù)學(xué)派非常相似。從具體處理技術(shù)來看，檔案管理作為一種信息資源管理活動，在其悠久的歷史發(fā)展中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，對知識管理中的顯性知識處理技術(shù)有重要的參考和借鑒意義，如重視基于歷史主義的來源原則、全宗思想、成熟的檔案實(shí)體分類和檔案內(nèi)容分類技術(shù)、編碼技術(shù)、檢索技術(shù)等等。另外，檔案管理注重“保存”的意識，也有利于知識的沉淀、積累以及后期的二次開發(fā)和利用。從具體處理流程來看，對比發(fā)現(xiàn)，知識管理（顯性知識）的一般流程與檔案管理的一般流程有較大的吻合度,階段相似度非常明顯。二者極其相似的環(huán)路閉合處理流程，并非巧合，而是基于共同的信息資源管理本質(zhì)，基于共同的對知識（信息）的整合、創(chuàng)新和利用的管理目標(biāo)。如上所述，知識管理的實(shí)施，必然涉及知識的產(chǎn)生/收集、加工、整理、存儲、評價(jià)和利用等環(huán)節(jié)，這些具體的處理環(huán)節(jié)在檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)發(fā)展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地處理信息，如何更準(zhǔn)確地檢索與利用信息，以及如何更長久地積累信息，檔案管理的經(jīng)驗(yàn)不可謂不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解組織的知識基礎(chǔ)，而且長期涉及組織知識，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構(gòu)建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當(dāng)前的，哪些信息是至關(guān)重要的、重要的或不重要的。”[9]如非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)工作、城市記憶工程、口述歷史等，這些工作中最重要的一部分就是需要對歷史中珍貴的隱性知識進(jìn)行顯性化，以實(shí)現(xiàn)永久流傳。在此，檔案表現(xiàn)出來的優(yōu)勢已經(jīng)相當(dāng)明顯。而且，檔案管理在知識（信息）流程化處理過程中表現(xiàn)出來的先天優(yōu)勢，可以讓檔案工作者在面對知識的任何時(shí)候想到的都是整個(gè)生命周期內(nèi)的知識處理與創(chuàng)新，而不是局部的單個(gè)的知識單元。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對海量的信息，這種整體相關(guān)思想對知識創(chuàng)新和利用更是至關(guān)重要的。

4艱巨性：知識服務(wù)要求先進(jìn)的技術(shù)與高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

檔案管理與知識管理在管理理念、管理對象本質(zhì)、管理技術(shù)、管理流程、管理目標(biāo)等方面雖有很強(qiáng)的相似性，并在顯性知識處理技術(shù)和流程化知識加工管理方法等方面為知識管理積累了可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)。但與此同時(shí)，由于二者產(chǎn)生的源流和時(shí)代背景差異巨大，知識管理仍然具有知識時(shí)代所賦予的諸多特色。就目前而言，檔案管理真正走向知識管理還面臨諸多挑戰(zhàn)，其中最為鮮明最為重要的無疑是技術(shù)與人才兩大因素。知識管理產(chǎn)生于信息技術(shù)飛速發(fā)展的信息時(shí)代，知識管理的實(shí)現(xiàn)建立于高度發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用，并以其為重要特征，如元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、文本挖掘、云計(jì)算、搜索引擎、信息安全、信息、信息推送等等。利用它們，從海量的信息中提取有價(jià)值知識，或主動提供多元化綜合知識服務(wù)，常常是知識管理的重要手段。然而這些新技術(shù)在目前檔案部門較少得到實(shí)際應(yīng)用。事實(shí)上，目前檔案領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平令人擔(dān)憂。僅以電子文件為例，檔案管理領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)應(yīng)用尚不能保證其完整性、準(zhǔn)確性、有效性?，F(xiàn)實(shí)狀況與理想需求之間差距不小。據(jù)2007年中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的調(diào)查，目前在文件形成機(jī)構(gòu)的調(diào)查中，已經(jīng)使用電子文件管理系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)占79.6%，然而，只有2%的機(jī)構(gòu)電子文件管理系統(tǒng)（或模塊）具有元數(shù)據(jù)捕獲和對電子文件真實(shí)性的認(rèn)證功能[10]。且不說這些檔案信息化系統(tǒng)五花八門、水平參差不齊，電子文件的憑證價(jià)值尚難保證，何談知識服務(wù)呢？檔案管理人員的素質(zhì)也一直是檔案管理水平的重要制約因素。目前我國檔案職業(yè)的總體情況堪憂。與西方國家要求檔案職業(yè)人員具有扎實(shí)的專業(yè)背景與豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相比，我國檔案從業(yè)人員包含了大量的兼職人員，且無任何專業(yè)資格認(rèn)證或準(zhǔn)入制度，導(dǎo)致“檔案從業(yè)人員的素質(zhì)整體偏低，非專業(yè)化、非職業(yè)化現(xiàn)象普遍存在。大多數(shù)單位檔案工作兼職人員大量存在，從業(yè)者整體素質(zhì)不理想，文化水平較低；在部分單位，中專、高中以及以下文化水平的檔案人員占有相當(dāng)比例”。[11]這樣的職業(yè)群體顯然與提供知識服務(wù)的人才隊(duì)伍要求相差甚遠(yuǎn)。

5小結(jié)