檔案管理數(shù)字化方案精選(九篇)

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第1篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

一、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理模式的特征

（一）房產(chǎn)檔案服務(wù)更具多樣化。對(duì)于房產(chǎn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，需要借助信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)化。在房產(chǎn)檔案中，涉及較多的合同、協(xié)議以及文件等，在數(shù)字化管理模式下，可以將其有效轉(zhuǎn)化為圖片文件、聲音文件等形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的科學(xué)管理，切實(shí)提升房產(chǎn)檔案管理水平。另外，在資料得到完善之后，將其納入數(shù)據(jù)庫，為信息的查閱和使用提供更大的便利，簡化查詢流程，加快信息查詢速度。在多樣化服務(wù)的支持下，能夠?yàn)榉慨a(chǎn)用戶提供更加全面、及時(shí)和方便的服務(wù)，提升房產(chǎn)信息管理部門的服務(wù)水平。（二）房產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化特征突出。在傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理工作中，主要依賴的是人工，能夠滿足房產(chǎn)用戶相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理需要，可以提供基本信息的查詢服務(wù)。但是，很難實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)收集，無法實(shí)現(xiàn)高效的應(yīng)用，對(duì)檔案信息深入開發(fā)應(yīng)用產(chǎn)生阻礙。目前，網(wǎng)絡(luò)化管理模式在房產(chǎn)檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，便于實(shí)現(xiàn)方案信息的高效整理，檢索效果增強(qiáng)，滿足歸檔和查詢的需要，極大地提升了房產(chǎn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)，用戶也能夠獲得更加便捷的服務(wù)。（三）房產(chǎn)檔案保密性更強(qiáng)。對(duì)于房產(chǎn)檔案而言，很多信息需要實(shí)現(xiàn)高度的保密性，但是，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，保密性不高。借助數(shù)字化管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化房產(chǎn)檔案內(nèi)容與管理主體、載體的一一對(duì)應(yīng)，切實(shí)增強(qiáng)人員對(duì)檔案信息保護(hù)的意識(shí)。在數(shù)字化的檔案管理中，同時(shí)在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫的支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案實(shí)體與服務(wù)之間的有效分離，保障原始憑證能夠更加準(zhǔn)確地錄入信息資料庫，為信息的保密性提供保障。

二、如何推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化水平的提升

（一）重視房產(chǎn)信息庫的構(gòu)建。將數(shù)字管理模式引入房產(chǎn)檔案管理，需要重視檔案資源和相關(guān)文件保存形式的轉(zhuǎn)變，應(yīng)用較多的是圖片文件方式。因此，要重視高品質(zhì)的信息庫，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)信息全面、準(zhǔn)確地錄入，為信息檢索和應(yīng)用提供便利。在進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索的時(shí)候，結(jié)合文件信息，輸入相應(yīng)內(nèi)容，切實(shí)提升房產(chǎn)檔案信息查詢的速度。應(yīng)用數(shù)字化管理模式，借助對(duì)數(shù)據(jù)庫的查詢，實(shí)現(xiàn)對(duì)房產(chǎn)檔案資源的有效整合。（二）切實(shí)提升房產(chǎn)管理中對(duì)數(shù)字化觀念的認(rèn)識(shí)。任何事物的發(fā)展都需要思想意識(shí)上認(rèn)同，而后提升行動(dòng)力，因此，在房產(chǎn)檔案管理中，鑒于數(shù)字化管理模式在提升檔案利用率方面的突出作用以及在滿足社會(huì)需求方面的表現(xiàn)，要強(qiáng)化對(duì)數(shù)字化管理理念的認(rèn)識(shí)。針對(duì)房產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的資料不真實(shí)、不完善和不完整的問題，借助數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)不良問題的解決和完善，推動(dòng)房產(chǎn)管理工作的不斷完善。另外，在數(shù)字化模式中，重視在局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行相關(guān)房產(chǎn)信息的登記。要提升對(duì)房產(chǎn)檔案管理的認(rèn)識(shí)，切實(shí)提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理能力，實(shí)現(xiàn)整個(gè)管理工作的高效化。在數(shù)字化管理模式的應(yīng)用下，房產(chǎn)檔案資源更具真實(shí)性與完整性，切實(shí)提升房產(chǎn)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，以更好地發(fā)揮對(duì)房產(chǎn)管理的支撐作用。（三）重視建立科學(xué)的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理體系。為了更好地推動(dòng)數(shù)字化管理模式在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，要有步驟、分階段地開展工作。首先，結(jié)合各地房產(chǎn)檔案實(shí)際，構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)。要充分考慮各種因素，如人員分配、數(shù)字化技術(shù)水平等。其次，加快構(gòu)建數(shù)字化管理模式。鑒于房產(chǎn)檔案規(guī)模的龐大，同時(shí)，增長速度較快，因此，要加快數(shù)字化管理模式建設(shè)速度，以更好地滿足社會(huì)的實(shí)際需求，擴(kuò)大存儲(chǔ)空間，有效解決檔案管理空間不足的問題，提高利用率，實(shí)現(xiàn)對(duì)房產(chǎn)檔案資源的科學(xué)管理。（四）提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性。對(duì)于電子檔案文件的管理，國家和行業(yè)都具有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，因此，要提升房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化水平，立足國家統(tǒng)一的規(guī)范，制定合理的房產(chǎn)管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提升房產(chǎn)檔案管理水平和服務(wù)水平。另外，明確房產(chǎn)檔案中數(shù)據(jù)信息的權(quán)限，使得用戶能夠進(jìn)行相關(guān)信息的有效查詢，加快遠(yuǎn)程服務(wù)建設(shè)。

三、結(jié)束語

綜上，在信息高速發(fā)展的背景下，房產(chǎn)檔案管理需要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)展的新要求，將數(shù)字化管理模式引入管理領(lǐng)域，切實(shí)提升整體管理水平。為此，要明確數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理模式的特征，制定合理的策略，推動(dòng)房產(chǎn)信息管理的科學(xué)性與合理化，提升管理使用效率，強(qiáng)化檔案安全管理，以更好地滿足社會(huì)的需要。

作者:馮曉蕾 單位:廣州市番禺區(qū)建設(shè)工程質(zhì)量檢測中心

【參考文獻(xiàn)】

[1]黎美彩.基于新形勢下的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(22):182+184.

第2篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

（1）安全性

數(shù)字化技術(shù)雖然給房地產(chǎn)檔案管理帶來了諸多便利，但是在復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息的安全性則是尤為重要的，所以在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過程中，房地產(chǎn)檔案信息的安全性是其必須遵循的首要原則。也就是說，在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的過程中，應(yīng)該采取相應(yīng)的措施保證檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，使得系統(tǒng)不因自然或者人為因素而受到危害甚至是破壞，進(jìn)而避免房地產(chǎn)檔案信息的泄露、遺失。因此檔案管理工作人員必須要從各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面入手，通過用戶權(quán)限的設(shè)置、定期備份、升級(jí)殺毒軟件以及加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范措施等方法，進(jìn)一步確保檔案信息的安全，并得到永久保存。

（2）真實(shí)性

對(duì)于房地產(chǎn)檔案來說，檔案信息的真實(shí)性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中也應(yīng)該加以遵循，及時(shí)糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強(qiáng)。

（3）便捷性

通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所實(shí)現(xiàn)的數(shù)字化檔案管理取代了傳統(tǒng)手工保存和管理檔案的模式，這其中一個(gè)很大因素就是因?yàn)閿?shù)字化技術(shù)為房地產(chǎn)檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發(fā)利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時(shí)間和空間的限制進(jìn)行相關(guān)信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時(shí)進(jìn)行檔案信息的查詢?yōu)g覽，并且不會(huì)相互干擾。

（4）可讀性

數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的運(yùn)用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識(shí)別和理解，同時(shí)保證檔案信息的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而保證了檔案的實(shí)際價(jià)值。

二、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化的應(yīng)用策略

1.加強(qiáng)創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才的培養(yǎng)

首先進(jìn)行檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，培養(yǎng)一支具有先進(jìn)檔案管理意識(shí)和理念的高水平專業(yè)的創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才隊(duì)伍，以便對(duì)各種專業(yè)設(shè)施的維護(hù)、維修和升級(jí)，促進(jìn)專業(yè)設(shè)備的順利安全運(yùn)行。同時(shí)通過相關(guān)數(shù)字化技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數(shù)字化檔案管理過程中的相關(guān)知識(shí)。技能和流程，進(jìn)而提升管理人員的業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用和建設(shè)。

2.加強(qiáng)檔案資源的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)體系的建立

只要保證了規(guī)范和完整的房地產(chǎn)檔案信息，那么數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用才能得到更好的利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的真正價(jià)值和意義。同時(shí)還要統(tǒng)一房地產(chǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)而充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的價(jià)值，否則一些不標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理將會(huì)對(duì)房地產(chǎn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的阻礙。

3.建立健全的數(shù)據(jù)系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統(tǒng)的資料功能齊全，進(jìn)而才能為管理人員提供更快捷的管理服務(wù)。首先系統(tǒng)的開發(fā)人員將各種房地產(chǎn)檔案導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中，同時(shí)也重新錄入原有的檔案資源，并根據(jù)實(shí)際檔案變動(dòng)和增加及時(shí)更新和擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫信息，保證檔案的完整性、實(shí)效性和齊全性。而且在相關(guān)部門制定決策的時(shí)候，該數(shù)據(jù)系統(tǒng)也能為其提供一些真實(shí)、全面的有利依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)相關(guān)政府部門更好的提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。此外，還需要在該數(shù)據(jù)系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，也就是進(jìn)行檔案的編目，以分層級(jí)的方式繼續(xù)擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數(shù)據(jù)化工作做好，存儲(chǔ)好重要的檔案資源，在將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化信息的同時(shí)也需要運(yùn)用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形式加以存儲(chǔ)，因?yàn)樵谛盘?hào)轉(zhuǎn)換的時(shí)候，檔案信息會(huì)因?yàn)楦鞣N因素的共同作用以及技術(shù)限制，可能會(huì)出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，所以要綜合運(yùn)用這兩種檔案方式進(jìn)行檔案管理。

三、結(jié)束語

第3篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；數(shù)字化管理；策略

房產(chǎn)檔案極具實(shí)用價(jià)值和保存價(jià)值，不僅直接關(guān)系到百姓的安居樂業(yè)，而且與國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定息息相關(guān)，在信息時(shí)代下，房產(chǎn)檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)潮流，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，以此提高房產(chǎn)檔案安全性，滿足社會(huì)服務(wù)需求。但我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理起步較晚，與發(fā)達(dá)國家的管理水平存在較大差距，因此我們必須加快房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)進(jìn)程，提升房產(chǎn)檔案服務(wù)水平。

一、國內(nèi)外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展形勢

1.國外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢

通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效融合，促使世界檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向發(fā)展，美國無疑是走在前列的國家，其普遍采用一體化管理模式，以三項(xiàng)基礎(chǔ)性文件綱要為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)提供了依據(jù)，并借助nail實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案信息的網(wǎng)上查詢、檢索和利用，同時(shí)利用完善的管理制度和技術(shù)優(yōu)勢使房產(chǎn)檔案信息的完整性和安全性大大提高。而緊隨其后的英國也不甘落后，通過推行《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》、《元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《鑒定和保護(hù)指南》等規(guī)定切實(shí)為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理提供了制定標(biāo)準(zhǔn)，并輔以合理規(guī)劃和技術(shù)支持，促使房產(chǎn)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展?？傊?，國外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢良好，值得我們學(xué)習(xí)和借鑒。

2.國內(nèi)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢

相比之下，我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理由于缺乏先進(jìn)的理論指導(dǎo)和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)展形勢不容樂觀，雖然部分地區(qū)取得了較大進(jìn)展，但問題依舊層出不窮，其中急需解決的問題就是房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建，此外還有不同程度的問題，如數(shù)字化管理意識(shí)不高、缺乏合理規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、房產(chǎn)檔案信息不完整、管理人員素質(zhì)不高、忽視檔案信息安全等，這些都嚴(yán)重制約著我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)進(jìn)程，因此我們必須吸收和借鑒先進(jìn)理念和經(jīng)驗(yàn)，立足國情，解決現(xiàn)實(shí)問題，促進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理健康發(fā)展。

二、提高我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的策略探討

1.強(qiáng)化數(shù)字化管理意識(shí)，合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是提高其管理效率和效益的必要途徑，因此房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)立足于工作要求、社會(huì)需求和時(shí)展趨勢，提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知，正確認(rèn)識(shí)其價(jià)值和意義，為后續(xù)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。在規(guī)劃階段，應(yīng)綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產(chǎn)檔案，然后對(duì)其發(fā)展作出合理規(guī)劃，值得注意的是既應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚構(gòu)建長遠(yuǎn)規(guī)劃，又要立足當(dāng)下完善近期計(jì)劃，如針對(duì)新增檔案，應(yīng)在不影響登記發(fā)證等日常工作的前提下，可在發(fā)證后和實(shí)物歸檔前期間實(shí)施建檔操作；針對(duì)庫存檔案，為盡快彰顯數(shù)字化檔案庫的利用價(jià)值，可首先對(duì)當(dāng)前有效、利用率高的房產(chǎn)資料進(jìn)行建檔，然后處理剩余檔案庫存等。

2.規(guī)范檔案信息，完善數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范房產(chǎn)檔案信息是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，因此在建立檔案信息時(shí)，應(yīng)保證信息的真實(shí)性、連續(xù)性和完整性，具體應(yīng)涉及產(chǎn)權(quán)來源、姓名、身份證、房產(chǎn)類型、證號(hào)和面積、使用期限、界定位置圖、產(chǎn)權(quán)變更的時(shí)間、形式、證明等各項(xiàng)房產(chǎn)信息，而且字跡要清晰，排序應(yīng)規(guī)范，圖像、數(shù)據(jù)等準(zhǔn)確無誤，以此保證房產(chǎn)權(quán)屬真實(shí)、可靠、合法。我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急就是建立一套針對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)基于利用價(jià)值、安全保密等因素進(jìn)行設(shè)置，如明確數(shù)字化管理的對(duì)象；就紙質(zhì)、圖像、聲像等不同的檔案載體的文件命名、存儲(chǔ)格式和類型、分辨率等予以統(tǒng)一規(guī)定，特別是要明確、詳細(xì)劃分?jǐn)?shù)據(jù)庫的建立標(biāo)準(zhǔn)；針對(duì)整理卷宗、目錄建庫、掃描數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)、篩選分類、存儲(chǔ)信息、檢索和利用信息等流程和操作標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范；網(wǎng)絡(luò)設(shè)置、系統(tǒng)安全設(shè)置等都應(yīng)予以明確，以此指導(dǎo)各地房產(chǎn)數(shù)字化建設(shè)有序開展，優(yōu)化資源配置，提高房產(chǎn)檔案管理績效。

3.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供基

保障

房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)綜合考慮實(shí)際需求和自身實(shí)力，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供物質(zhì)保障。應(yīng)以《電子信息系統(tǒng)機(jī)房建設(shè)規(guī)范》為依據(jù)，配備標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房，并保證機(jī)房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關(guān)要求；配備必要的信息采集設(shè)備，如高性能的掃描儀等；在選擇基礎(chǔ)設(shè)備時(shí)，應(yīng)兼顧其實(shí)用性和可擴(kuò)展性，要立足于日常工作量、信息管理系統(tǒng)、房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢等進(jìn)行設(shè)備采購，在選用系統(tǒng)軟件時(shí)，應(yīng)注意系統(tǒng)的兼容性、接口的規(guī)范性、資源的共享性以及數(shù)據(jù)的安全性，盡量對(duì)其加以規(guī)范和統(tǒng)一，并根據(jù)實(shí)際需要對(duì)硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級(jí)換代，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而為提高數(shù)字化管理利用價(jià)值打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.提高管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息安全保護(hù)

一方面房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人員的教育和培訓(xùn)，提高其職業(yè)素質(zhì)，尤其是保密意識(shí)，嚴(yán)禁其擅自抄錄、外泄、利用、銷毀涉密檔案，督促其嚴(yán)于律己，忠于職守；提高其業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，督促其及時(shí)更新理論內(nèi)容，熟悉房產(chǎn)電子檔案的特征和管理規(guī)范，掌握更多的現(xiàn)代管理技能和計(jì)算機(jī)技術(shù)，激發(fā)其創(chuàng)新潛力。同時(shí)還應(yīng)完善管理制度，包括培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等制度，以此約束和激勵(lì)員工做好本職工作。另一方面應(yīng)制定嚴(yán)格的安全體系，明確工作細(xì)節(jié)，如分離工作與休息區(qū)，嚴(yán)禁私人物品的帶入和工作物品的帶出等，并實(shí)行責(zé)任到人制；根據(jù)檔案的機(jī)密程度劃分等級(jí)和分類存檔，并設(shè)置訪問和使用權(quán)限等，針對(duì)機(jī)密性較強(qiáng)的信息，應(yīng)利用技術(shù)手段檢測其有無潛在威脅；應(yīng)充分利用防火墻、安全軟件、自主設(shè)計(jì)等保證系統(tǒng)安全運(yùn)行；此外管理人員還應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和檢查力度保證房產(chǎn)檔案安全、完整。

結(jié)束語：

總之，數(shù)字化管理必然是房產(chǎn)檔案事業(yè)發(fā)展的主流，我們只有把握機(jī)遇，敢于挑戰(zhàn)，著力構(gòu)建房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理規(guī)范，為其提供完善的基礎(chǔ)保障，方能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李明菊.淺談房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理和應(yīng)用[j].科技視界，2012（07）.

[2] 閆冬.淺析房產(chǎn)檔案數(shù)字化中的潛在問題與對(duì)策[j].科技信息，2013（15）.

第4篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育檔案；數(shù)字化管理；問題；方法

中圖分類號(hào)：G718文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2013）09-0298-01

1.堅(jiān)持發(fā)展計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化道路的意義

1.1符合檔案信息化管理的要求。為了讓檔案信息化跟隨時(shí)代步伐，在其管理過程中需要融入數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等高效的管理手段。使檔案信息網(wǎng)絡(luò)化可以讓計(jì)劃生育檔案工作開辟出更為便捷的路線，并把該工作推向了一個(gè)更加嶄新的高度，讓整個(gè)計(jì)劃生育過程可以保持一個(gè)良性的循環(huán)模式。檔案數(shù)字管理化可以讓工作人員用更加理智、方便、合理的態(tài)度規(guī)劃流程，具體表現(xiàn)在檔案的歸檔、保存和查詢等方面。

1.2計(jì)劃生育檔案信息數(shù)字化是未來發(fā)展的必然結(jié)果。未來信息數(shù)字化會(huì)大量應(yīng)用于計(jì)生管理當(dāng)中，輔助計(jì)劃生育工作，可以查詢和建立該地區(qū)內(nèi)全部的群眾檔案和戶籍檔案，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的不斷成熟，在計(jì)生檔案管理過程中創(chuàng)建一個(gè)高科技的工作環(huán)境，并以這種方式不斷發(fā)展和壯大，最終面向全社會(huì)普及。

2.在計(jì)劃生育檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1在輔助管理中存在不足。針對(duì)現(xiàn)如今以計(jì)算機(jī)為主要管理模式的計(jì)劃生育檔案工作而言，主要是在傳統(tǒng)人工操作的基礎(chǔ)上，很多管理模式并沒有根本性改變，而是繼續(xù)沿用以往的管理模式，這是制約我國計(jì)劃生育檔案管理的首要原因，我們應(yīng)該以檔案信息管理為主要的管理模式，將其視為核心內(nèi)容。制約我國計(jì)生檔案發(fā)展的原因在于，長時(shí)間發(fā)展以來工作對(duì)象的改變，從原有的以紙張的書寫形式的對(duì)象轉(zhuǎn)變成使用計(jì)算機(jī)保存檔案信息，兩者之間發(fā)展過于迅速，不能及時(shí)有效地進(jìn)行調(diào)節(jié)。

2.2在計(jì)生檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中存在不足

2.2.1管理機(jī)制過于分散。在對(duì)計(jì)劃生育檔案管理人員進(jìn)行管理的過程中缺乏統(tǒng)一性，沒有固定的管理機(jī)構(gòu)作出相應(yīng)的控制手段，很多工作人員在沒有經(jīng)過專業(yè)技能培訓(xùn)就直接走向工作崗位，檔案收集意識(shí)和理念比較弱，沒有給予檔案管理足夠的重視，對(duì)檔案需要的日常材料不能進(jìn)行妥善處理，例如：檔案處理的整個(gè)過程，包括收集、整理、歸檔以及收集等。

2.2.2檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理水平低下?，F(xiàn)在我國計(jì)劃生育標(biāo)準(zhǔn)化管理水平較低，并且各個(gè)部門之間聯(lián)系甚少，制約了管理水平的提高。很多檔案管理人員沒有成熟的職業(yè)技能，并不是該專業(yè)出身，同樣導(dǎo)致了計(jì)劃生育檔案管理表面生硬、內(nèi)部不細(xì)膩的情況發(fā)生，很容易造成工作當(dāng)中的失誤，而且面對(duì)大量的檔案信息資料，很容易出現(xiàn)內(nèi)容不清、相互混淆等惡劣事態(tài)。

2.2.3計(jì)生檔案管理中數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后影響檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。計(jì)生檔案管理經(jīng)過快速的發(fā)展，我國很多地區(qū)的計(jì)劃生育管理部門都建立了規(guī)模大小不同的數(shù)據(jù)庫，但是缺少針對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行應(yīng)用和管理的專屬軟件，在檔案管理過程中依然面臨很多問題，在查閱檔案信息的時(shí)候，還是要使用人工查找的方式，在很大程度上降低了工作效率。

3.建立現(xiàn)代化計(jì)劃生育檔案管理的方法

3.1數(shù)據(jù)管理先進(jìn)化。檔案管理本質(zhì)上是對(duì)人員信息數(shù)據(jù)的管理，不斷推進(jìn)檔案信息化管理，并找尋與之相符合的程序和工作方式，使其不斷完善、科學(xué)和規(guī)范。我們可以通過網(wǎng)絡(luò)化手段將分散的計(jì)算機(jī)相互連接起來，使其以不同的功能職責(zé)進(jìn)行分類，實(shí)現(xiàn)既分散又統(tǒng)一的系統(tǒng)處理方式，最終實(shí)現(xiàn)整體的應(yīng)用合并。

3.2效率的工作方式。隨著人口的不斷增長，檔案信息量也在逐漸增加，應(yīng)該通過計(jì)算機(jī)管理，將信息資料以重要性、價(jià)值、使用程度等情況不同進(jìn)行統(tǒng)一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分為以下三方面：首先針對(duì)開放性的檔案和使用幾率較大的檔案進(jìn)行優(yōu)先處理，以此來提高檔案管理的工作效率；另外檔案管理過程中也可以根據(jù)案卷類型不同，通過檔案的中心內(nèi)容和潛在特征將其著錄，不但可以減少著錄和錄入的條目，而且更加節(jié)約了時(shí)間、人力、物力和財(cái)力，大大提高了工作效率；還有對(duì)于那些有較高案卷基礎(chǔ)的檔案，在著錄的過程中，可以在全引目錄中進(jìn)行分類標(biāo)引，對(duì)于具有特殊意義和形式的檔案，可以通過姓名、地址和時(shí)間等直接錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，之后作出相應(yīng)的分類號(hào)。保證所有的錄入過程都可以使用原有的檔案目錄，這樣可以相應(yīng)的減少著錄過程中，提高了整體著錄效率。

3.3不斷提高工作人員專業(yè)素質(zhì)。在計(jì)生檔案管理過程中，工作人員的整體素質(zhì)和職業(yè)技能直接影響到工作質(zhì)量。計(jì)生檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，在提高工作效率的基礎(chǔ)上追求高質(zhì)量，對(duì)計(jì)生檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理?，F(xiàn)代化的計(jì)生檔案管理要求工作人員具備扎實(shí)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以熟練地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和管理、網(wǎng)絡(luò)管理能力等。

3.4要求工作人員具有認(rèn)真的工作態(tài)度。計(jì)劃生育政策需要長時(shí)間的發(fā)展，因此其檔案管理也需要持續(xù)性和細(xì)致性，從對(duì)材料的收集、整理、歸檔和保存使用，每一個(gè)內(nèi)容都需要認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度，在其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生錯(cuò)誤都會(huì)引起連鎖反應(yīng)，對(duì)計(jì)生檔案管理工作帶來不便。

4.結(jié)束語

綜上所述，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化是檔案管理未來發(fā)展的必經(jīng)之路，也是解決大量信息資料快速增長所帶來問題的首要方式，在面對(duì)諸多不足的情況下，如何加強(qiáng)對(duì)計(jì)劃生育檔案管理是每一個(gè)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)需要關(guān)注的事情，在科學(xué)、合理的解決辦法之下，讓我國計(jì)劃生育檔案管理走向一個(gè)新的高度，加快我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)，沿著可持續(xù)化發(fā)展道路快速前行。

參考文獻(xiàn)

[1]李阿雪.計(jì)算機(jī)對(duì)計(jì)劃生育檔案的管理[J].企業(yè)家天地，2007，10：214-215.

第5篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)；檔案管理；信息化

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）21-0345-01

房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理是房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的主營業(yè)務(wù)，對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)及城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展均能夠產(chǎn)生推動(dòng)作用。近些年來，我國房地產(chǎn)市場發(fā)展迅速，一定程度上增加了房產(chǎn)檔案管理部門的業(yè)務(wù)范圍，同時(shí)也對(duì)管理部門的日常工作能力提出了更高的要求。創(chuàng)新檔案管理方式方法，加強(qiáng)檔案利用效率，對(duì)提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理水平意義重大。

一、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用的意義

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作不僅在房地產(chǎn)征稅、房產(chǎn)權(quán)屬登記及相關(guān)房管政策、交易評(píng)估中產(chǎn)生重要作用，同時(shí)也被廣泛應(yīng)用在城市規(guī)劃建設(shè)、舊城新區(qū)改造、相關(guān)政策落實(shí)及司法仲裁等工作中。因此，在開展產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作時(shí)，應(yīng)首先立足于檔案管理和利用的積極意義，并對(duì)其特點(diǎn)進(jìn)行研究和分析。

①產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用具有法律憑據(jù)的性質(zhì)。這是由于檔案管理是政府相關(guān)職能部門根據(jù)國家法律法規(guī)對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)開展管理，因此具有行政管理性質(zhì)，是房屋產(chǎn)權(quán)關(guān)系的原始性憑證；②房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用具有動(dòng)態(tài)性，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面對(duì)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案開展管理，本身就是房地產(chǎn)的自身變化，例如城市規(guī)劃、城區(qū)改造及房屋拆遷等。另一方面外部條件發(fā)生變化后，可引起房地產(chǎn)行業(yè)出現(xiàn)改變，例如房屋買賣、房屋交換、房屋合并、房產(chǎn)分割或轉(zhuǎn)讓等活動(dòng)，均可導(dǎo)致房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、權(quán)屬發(fā)生變更，因此具有動(dòng)態(tài)性。這種動(dòng)態(tài)變化的性質(zhì)要求產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案必須開展動(dòng)態(tài)化管理，最大程度上保證房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)實(shí)性；③房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用具有區(qū)域性。我國法律規(guī)定，每個(gè)行政區(qū)劃范圍內(nèi)只能存在一家房產(chǎn)發(fā)證機(jī)構(gòu)，具有“屬地管理”性質(zhì)。實(shí)際上，這種制度也是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍利用合理性的檢驗(yàn)，其自身運(yùn)行機(jī)制的科學(xué)性將直接影響到房地產(chǎn)市場的有序管理。

二、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的利用

我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使得人們自身的法制觀念逐漸提高，一定程度上為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用提供了客觀意義上的生存環(huán)境。如何更好地利用大環(huán)境賦予的便利條件，有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)的不斷完善。

（一）利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立檔案信息利用系統(tǒng)

為了更好地開展房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作，應(yīng)不斷完善檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息資源共享。①制訂技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為實(shí)現(xiàn)戶籍檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)和管理提供方便；②房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用與現(xiàn)階段房產(chǎn)市場管理相輔相成、互為補(bǔ)充，因此需要不斷強(qiáng)調(diào)在信息化建設(shè)過程中，應(yīng)以全社會(huì)視角去領(lǐng)悟市場信息，并在此過程中對(duì)系統(tǒng)協(xié)作效率和能動(dòng)性進(jìn)行強(qiáng)化；③完善業(yè)務(wù)分類，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分項(xiàng)及定義等技術(shù)格式進(jìn)行規(guī)范，為實(shí)現(xiàn)區(qū)域房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理在信息資源方面的共享提供支持；④盡量擴(kuò)大市場數(shù)據(jù)的延伸角度和收集力度，并對(duì)數(shù)字化信息平臺(tái)建設(shè)的實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行有效設(shè)計(jì)和規(guī)劃。

（二）開發(fā)并利用產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案，為市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)

切實(shí)提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理能力，其主要目的在于正確發(fā)揮檔案管理的能動(dòng)效應(yīng)。例如，我國很多地區(qū)利用現(xiàn)有的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案，有效處理了多起房屋產(chǎn)權(quán)糾紛案件，在落實(shí)私有房產(chǎn)政策的基礎(chǔ)上，成功地為數(shù)以萬計(jì)的公民解決了住房問題。也就是說，利用房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案不僅能夠保證我國房地產(chǎn)相關(guān)政策和方針的落實(shí)，也能夠維護(hù)房屋產(chǎn)權(quán)所有人自身的合法保障和權(quán)益。從另外一個(gè)角度看，完善房地產(chǎn)檔案管理，保證其動(dòng)態(tài)化性質(zhì)的延伸和發(fā)展，使其出具的房產(chǎn)證明更具真實(shí)性和客觀性。同時(shí)，堅(jiān)持動(dòng)態(tài)管理原則，還能夠?qū)ο嚓P(guān)權(quán)屬進(jìn)行收集和整理，進(jìn)而保證產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍結(jié)論具有連續(xù)性，并與現(xiàn)狀保持高度一致。

三、提高我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的途徑

（一）合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)

在規(guī)劃階段，應(yīng)綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產(chǎn)檔案，然后對(duì)其發(fā)展作出合理規(guī)劃，值得注意的是既應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚構(gòu)建長遠(yuǎn)規(guī)劃，又要立足當(dāng)下完善近期計(jì)劃，如針對(duì)新增檔案，應(yīng)在不影響登記發(fā)證等日常工作的前提下，可在發(fā)證后和實(shí)物歸檔前期間實(shí)施建檔操作；針對(duì)庫存檔案，為盡快彰顯數(shù)字化檔案庫的利用價(jià)值，可首先對(duì)當(dāng)前有效、利用率高的房產(chǎn)資料進(jìn)行建檔，然后處理剩余檔案庫存等。

（二）完善數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范房產(chǎn)檔案信息是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，因此在建立檔案信息時(shí)，應(yīng)保證信息的真實(shí)性、連續(xù)性和完整性，具體應(yīng)涉及產(chǎn)權(quán)來源、姓名、身份證、房產(chǎn)類型、證號(hào)和面積、使用期限、界定位置圖、產(chǎn)權(quán)變更的時(shí)間、形式、證明等各項(xiàng)房產(chǎn)信息，而且字跡要清晰，排序應(yīng)規(guī)范，圖像、數(shù)據(jù)等準(zhǔn)確無誤，以此保證房產(chǎn)權(quán)屬真實(shí)、可靠、合法。我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急就是建立一套針對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)基于利用價(jià)值、安全保密等因素進(jìn)行設(shè)置，以此指導(dǎo)各地房產(chǎn)數(shù)字化建設(shè)有序開展，優(yōu)化資源配置，提高房產(chǎn)檔案管理績效。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊(duì)伍建設(shè)

基于房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施保障，在完善檔案數(shù)字化管理體系的過程中也要充分考慮到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括配備標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房，并保證機(jī)房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關(guān)要求；配備必要的信息采集設(shè)備，如高性能的掃描儀等。另外，房產(chǎn)檔案是通過管理人員才能夠與廣大人民群眾聯(lián)系在一起，在這種情況下，管理人員就對(duì)管理工作以及房產(chǎn)檔案的應(yīng)用形成最直接的影響，不僅如此，還將關(guān)系到群眾對(duì)于管理部門的整體印象。在這種情況下，就需要相關(guān)管理人員能夠具備合格的從業(yè)素質(zhì)，不僅需要針對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時(shí)還要提升自身精神文明修養(yǎng)，充實(shí)自身思想。檔案能夠?qū)⑾嚓P(guān)有效信息進(jìn)行完整妥善的儲(chǔ)存，能夠使得相關(guān)服務(wù)性工作有所參照，能夠?qū)τ嘘P(guān)情況進(jìn)行證明，總而言之對(duì)于社會(huì)建設(shè)來講有著極為重要的作用。

（四）整合資源，強(qiáng)化協(xié)作

房產(chǎn)檔案的管理在一定程度上影響著房地產(chǎn)市場的具體管理，兩者之間存在著相互促進(jìn)、相互影響的關(guān)系，在這種情況下，就需要進(jìn)行資源的整合，通過兩者之間的密切合作，來促進(jìn)各自范圍內(nèi)的管理工作。為能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)，首先，應(yīng)該對(duì)相關(guān)技術(shù)規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定，這其中不僅包括數(shù)據(jù)分項(xiàng)，還有業(yè)務(wù)分類，同時(shí)還有數(shù)據(jù)定義等方面的技術(shù)規(guī)范，這樣一來，相關(guān)部門進(jìn)行信息資源共享的過程中，才不會(huì)存在阻礙。其次，通過數(shù)字化途徑進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，并且拓展采集渠道，使得系統(tǒng)能夠得到有效延伸。最后，就是要使得系統(tǒng)能夠有效連接，使得各部門之間能夠通過系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的有效交流，同時(shí)能夠有效進(jìn)行業(yè)務(wù)信息的具體分類，從而全面提升各部門的工作效率。

綜上所述，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理和利用，要以貼近群眾、服務(wù)群眾為前提，并以創(chuàng)新檔案管理為手段，不斷提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的利用效率，為促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展提供支持，并對(duì)房地產(chǎn)交易風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生防范作用，依法保護(hù)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。同時(shí)，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用還要突出自身強(qiáng)大的社會(huì)效益，推動(dòng)房產(chǎn)稅征收，進(jìn)一步促進(jìn)房地產(chǎn)市場的長期穩(wěn)定發(fā)展，為維護(hù)我國社會(huì)穩(wěn)定做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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第6篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化;加工;管理

檔案現(xiàn)代化管理是國家電網(wǎng)公司建設(shè)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代化公司的基本要求,也是國家電網(wǎng)公

司實(shí)施“SG186”工程的重要部分。檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)、掃描、數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)據(jù)庫、多媒體、存儲(chǔ)等高新技術(shù),把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,實(shí)現(xiàn)資源共享。這也是辦公自動(dòng)化和檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的需要。

1檔案管理現(xiàn)代化的定義及內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化就是指運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論、思想、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)檔案和檔案工作實(shí)行科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以適應(yīng)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化科學(xué)、技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案的需求。檔案管理現(xiàn)代化主要包括以下內(nèi)容：實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。按照國家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類、組卷、著錄、標(biāo)引，保證歸檔文件齊全、完整、分類科學(xué)合理，卷內(nèi)文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應(yīng)應(yīng)用微機(jī)管理檔案的需要；實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、高效化和系統(tǒng)化；加強(qiáng)對(duì)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)和管理，使之掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段和知識(shí)，不斷引入競爭機(jī)制，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，建立一支適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化要求的檔案干部隊(duì)伍。

2協(xié)同辦公與檔案管理系統(tǒng)的銜接為歷史檔案數(shù)字化提供了保障

協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的建設(shè),為做好歷史檔案的數(shù)字化奠定了基礎(chǔ)。

1)檔案數(shù)據(jù)加工后,轉(zhuǎn)移到檔案信息管理平臺(tái),檔案目錄進(jìn)入管理系統(tǒng)中。

2)檔案掃描后,可直接在目錄下掛接電子文件。

3)在系統(tǒng)中對(duì)遷移的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行信息補(bǔ)充與完善,為用戶查閱、借閱等做鋪墊。

4)在系統(tǒng)中對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限、檔案類型及角色配置。

5)對(duì)遷移的數(shù)據(jù)進(jìn)行項(xiàng)目配置,如文書檔案配置年度、工程檔案配置工程項(xiàng)目等。

6)協(xié)同辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件,在基本信息填寫后直接歸檔。

7)紙質(zhì)來文可在協(xié)同辦公系統(tǒng)中收文登記后網(wǎng)上流轉(zhuǎn),填寫文件基本信息等數(shù)據(jù)后歸檔。

3歷史檔案數(shù)字化加工實(shí)施要求

3?1準(zhǔn)備階段

1)做好現(xiàn)存歷史檔案的現(xiàn)狀分析。包括檔案類型、載體形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等。根據(jù)檔案情況

制定檔案數(shù)字化方案,確定項(xiàng)目需求以及掃描系統(tǒng)的集成解決方案。

2)發(fā)揮輔助設(shè)備功能。重點(diǎn)從檔案數(shù)字化設(shè)備配置計(jì)劃的成套性、項(xiàng)目硬軟件的集成性、數(shù)

字化方案與公司檔案需求的適應(yīng)性等方面加以考慮,從實(shí)際需要出發(fā)長遠(yuǎn)打算,力求確保掃描儀等硬件設(shè)施的配套具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。

3?2實(shí)施階段

1)檔案數(shù)字化加工。形成電子文件的存儲(chǔ)格式。國家電網(wǎng)公司實(shí)施的檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置

有:一是稿本代碼,包括正式、草稿性和非正式電子文件;二是類型代碼,包括底(原始)稿、附件、

發(fā)文稿簽/收文單、正文;三是文件類型,如聲音、數(shù)據(jù)、圖像、超媒體鏈接、程序、文本、影像文件等。對(duì)紙質(zhì)載體檔案做數(shù)據(jù)化處理時(shí),根據(jù)現(xiàn)行檔案管理系統(tǒng)設(shè)置的要求選擇相應(yīng)的格式,使用掃描儀按頁掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件,然后根據(jù)格式要求逐一掛接到相應(yīng)文件目錄下的檔案信息化管理平臺(tái)檔案庫中。

2)根據(jù)公司具體情況逐年推進(jìn)。檔案數(shù)字化受設(shè)備及檔案室人手制約,檔案室要根據(jù)歸檔

文件保管期限、檔案整理規(guī)范進(jìn)行數(shù)字化,盡量將部分重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率比較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理,力爭做到數(shù)字化檔案的高價(jià)值和高利用率。

3)加強(qiáng)載體質(zhì)量檢查和處理。經(jīng)數(shù)字化加工處理后的檔案要保持原貌,并且字跡清楚不失真,紙質(zhì)文件在擺放時(shí)要端正,亮度達(dá)到要求。由于查閱,造成文件有破損的須紙面處理后方可進(jìn)

行掃描。

4)形成資料。為保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正常進(jìn)行和順利銜接,需制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表,

如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程記錄》、《掃描圖像質(zhì)檢記錄》、《目錄錄入及校對(duì)統(tǒng)計(jì)表》、《目錄與圖像檢查對(duì)應(yīng)表》等。這些登記表在數(shù)字化加工流程和加工管理過程中起到了重要的保障作用。數(shù)字化加工完成后,應(yīng)及時(shí)將登記表整理、匯總、裝訂成冊,并在此基礎(chǔ)上詳細(xì)編寫數(shù)字化加工說明,包括全宗號(hào)、年代、件數(shù)、總頁數(shù)、目錄代號(hào)、案卷總數(shù)、電子數(shù)據(jù)容量、存儲(chǔ)方式以及加工中存在的問題及解決方案等等,形成一套完整規(guī)范的資料并保存,它是檔案數(shù)據(jù)有章可循的依據(jù)。

4做好文件材料雙歸制

文件材料雙歸制是保證紙質(zhì)文件歸檔的同時(shí)必須有電子文件歸檔,其工作包括:

1)對(duì)有歸檔價(jià)值的文件,將紙質(zhì)文件按要求掃描為電子文件;

2)對(duì)地方來文或有歸檔價(jià)值的文件,掃描后進(jìn)入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行收文登記,保證文件在協(xié)

同辦公中流轉(zhuǎn);

3)對(duì)辦理完畢的紙質(zhì)文件在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行添加,并掛接電子文件;

4)新建、擴(kuò)建、技改、輸變電(基建)竣工工程資料歸檔:

①工程前期文件。從立項(xiàng)開始,工程資料的收集與工程進(jìn)度同步進(jìn)行,并在檔案管理系統(tǒng)中

錄入,掃描掛接電子文件。

②施工資料及監(jiān)理資料。根據(jù)現(xiàn)場施工進(jìn)度及時(shí)在單機(jī)版管理系統(tǒng)中進(jìn)行處理,保證工程進(jìn)

度與資料數(shù)據(jù)化同步。

③非物資及物資招投標(biāo)文件、廠家設(shè)備資料。招投標(biāo)單位在提供紙質(zhì)文件的同時(shí)提供電子文

件,保證歸檔文件數(shù)字化。

5檔案管理人員怎樣適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化首先是檔案人員的現(xiàn)代化。它要求檔案管理人員必須具有高尚的職業(yè)道德，掌握先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)和管理技能。同時(shí)還要具備較高的業(yè)務(wù)能力、理論素養(yǎng)和文化修

養(yǎng)。作為一名供電企業(yè)檔案工作者，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)從以下幾方面著手：

（1）認(rèn)清形勢，調(diào)整心態(tài)，樹立獻(xiàn)身檔案事業(yè)的觀念。要適應(yīng)供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須提高認(rèn)識(shí)，認(rèn)清供電企業(yè)改革和發(fā)展的方向，認(rèn)清檔案工作的意義和價(jià)值，強(qiáng)化職業(yè)道德，努力開創(chuàng)供電企業(yè)檔案工作新局面。

（2）努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)，積累駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段的能力。

（3）廣泛涉獵現(xiàn)代科學(xué)文化知識(shí)，逐步完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力使自己成為一專多能的復(fù)合型高級(jí)人才。以適應(yīng)檔案工作日益復(fù)雜、變化的需要。

（4）努力提高業(yè)務(wù)水平，在實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，積極開發(fā)檔案信息資源，為供電企業(yè)工業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理提供高效的服務(wù)

第7篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

1 地質(zhì)檔案數(shù)字化的意義所在

（1）對(duì)于管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化

隨著我國改革開放的深入發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，我國的各個(gè)領(lǐng)域都進(jìn)入了全新的階段，在很大程度上改善了人們的日常生活，降低了人們的勞動(dòng)強(qiáng)度，提升了相應(yīng)的工作效率，極大的推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展。對(duì)于地質(zhì)檔案管理來說，已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)榱藬?shù)字化、信息化的管理方式，這不但對(duì)于所需要的設(shè)備提出了更高的要求，同時(shí)也要求相應(yīng)的地質(zhì)檔案管理人員要掌握對(duì)應(yīng)的知識(shí)，要能夠熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)程序。所以相關(guān)部門要不斷吸收此方面的技術(shù)人才充實(shí)到地質(zhì)檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，加強(qiáng)數(shù)字化方面的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，組織機(jī)構(gòu)也要不斷對(duì)地質(zhì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)以及教育，要不斷提升管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，推動(dòng)地礦行業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（2）推動(dòng)管理技術(shù)的應(yīng)用，提升工作效率

傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理方式需要大量的人員進(jìn)行管理，會(huì)消耗大量的人力物力，同時(shí)占用大量的空間，在資料查找過程中也消耗非常多的時(shí)間。對(duì)于地質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化升級(jí)，不但能夠提升管理工作效率，同時(shí)也能夠節(jié)省人力、物力、時(shí)間以及空間等，在此基礎(chǔ)上系統(tǒng)也能夠?qū)n案進(jìn)行自動(dòng)的整合分析，提升工作效率。需要注意的是，在實(shí)際工作過程中要防止管理人員出現(xiàn)理解方面的差異，要將地質(zhì)檔案進(jìn)行智能化的歸類，要通過科學(xué)的手段進(jìn)行管理。

（3）對(duì)于紙質(zhì)檔案進(jìn)行保護(hù)，優(yōu)化應(yīng)用方式

紙質(zhì)檔案是最為傳統(tǒng)的方式，但是此種方式不容易保存，加上地質(zhì)檔案資料的利用率較高，非常容易因?yàn)閮?chǔ)存不當(dāng)和頻繁的查閱造成損壞，所以紙質(zhì)檔案顯得非常珍貴。隨著地質(zhì)檔案數(shù)字化的應(yīng)用能夠有效解決此方面的問題，通過計(jì)算機(jī)能夠有效、長期對(duì)檔案進(jìn)行保存（需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子形式），同時(shí)可以制作形成紙質(zhì)檔案的副本，可以將原版的紙質(zhì)檔案進(jìn)行良好的保存，防止受到各種災(zāi)害的影響，減緩老化。同時(shí)，數(shù)字化檔案并非只能存在于一臺(tái)計(jì)算機(jī)內(nèi)，相關(guān)人員能夠不受地點(diǎn)和時(shí)間的限制進(jìn)行檔案的調(diào)取，能夠更加有效的利用檔案，極大的提升了地質(zhì)檔案資料的利用價(jià)值。

2 地質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

（1）質(zhì)量控制的相關(guān)內(nèi)容

第一，進(jìn)行數(shù)字化實(shí)施方案的優(yōu)化。地質(zhì)檔案的數(shù)字化需要按照相應(yīng)的實(shí)施方案來進(jìn)行，所以實(shí)施方案是否科學(xué)合理在很大程度上影響著檔案數(shù)字化的質(zhì)量。地質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施方案的內(nèi)容主要包括工作依據(jù)、工作方法和流程、技術(shù)要求、質(zhì)量管理措施、組織實(shí)施等等方面。

第二，進(jìn)行數(shù)字化軟件、設(shè)備的選擇。市面上可供選擇的檔案數(shù)字化軟件和設(shè)備較多，因此在進(jìn)行地質(zhì)檔案數(shù)字化軟件和設(shè)備選擇時(shí)，一定要按照軟件和設(shè)備所具有的相應(yīng)特點(diǎn)以及具體的應(yīng)用需求來進(jìn)行選擇。

第三，數(shù)字化人員的培訓(xùn)方面。組織機(jī)構(gòu)要設(shè)置專業(yè)部門或者外聘專業(yè)人士對(duì)地質(zhì)檔案數(shù)字化人員進(jìn)行專業(yè)技能以及知識(shí)培訓(xùn)。數(shù)字化人員要充分的了解并掌握和電子計(jì)算機(jī)相關(guān)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)要能夠嫻熟的應(yīng)用計(jì)算機(jī)程序，要具有相應(yīng)的業(yè)務(wù)水平以及最為基本的職業(yè)道德，只有這樣才能夠有效提升工作效率，快速推動(dòng)地質(zhì)檔案數(shù)字化的發(fā)展以及社會(huì)的整體進(jìn)步。

第四，數(shù)字化工作全面鋪開前進(jìn)行必要的試點(diǎn)工作。對(duì)于數(shù)字化工作量大的，可以根據(jù)實(shí)際情況，選取部分有代表性的檔案開展前期試點(diǎn)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)開展過程中存在的問題，并找出解決的對(duì)策。通過試點(diǎn)工作，可以實(shí)踐既定技術(shù)方案的可行性，總結(jié)試點(diǎn)工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，同時(shí)總結(jié)出一套適合的技術(shù)方法和流程，為全面開展數(shù)字化工作打好基礎(chǔ)。

（2）質(zhì)量控制的具體方式

第一，進(jìn)行明確的分工，確定明確?責(zé)。在實(shí)際工作過程中，工作人員一定要嚴(yán)格按照自身工作的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)、合理的工作。管理人員一定要對(duì)工作的內(nèi)容、工作的任務(wù)、工作的職責(zé)進(jìn)行較為合理的分配。具體內(nèi)容包括：檔案信息的采集和整理、有關(guān)數(shù)據(jù)信息的輸入以及傳輸、安全管理以及設(shè)備維修等等。所以明確分工和工作職責(zé)是確保地質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量控制作為基礎(chǔ)也是最為重要的方式。

第二，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度。地質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量提升是需要建立在完善規(guī)章制度基礎(chǔ)之上的，所以需要建立健全科學(xué)、合理、高效的規(guī)章制度以及相應(yīng)規(guī)定，只有這樣才能夠確保數(shù)字信息實(shí)現(xiàn)高度的共享?？偟膩碚f就是要按照國家以及相關(guān)部門的規(guī)定和制度進(jìn)行實(shí)施，做到有章可循。

第三，不斷完善相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。想要工作質(zhì)量有所提升，就需要在具體工作過程中以提升工作效率作為基礎(chǔ)，進(jìn)行不斷的分析和探索，所以一定要建立完善的獎(jiǎng)懲制度，通過制度層面來保證檔案數(shù)字化工作的效率，這對(duì)促進(jìn)地質(zhì)檔案數(shù)字化總體質(zhì)量是非常重要的。

第四，嚴(yán)格的進(jìn)行檢查以及驗(yàn)收。地質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量提升的重要手段就是加強(qiáng)檢查以及驗(yàn)收，這有助于后續(xù)地質(zhì)檔案管理工作的進(jìn)一步開展，是完善地質(zhì)檔案管理工作的基礎(chǔ)。嚴(yán)格的檢查和驗(yàn)收不但能夠影響到地質(zhì)檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)也會(huì)對(duì)提升地質(zhì)檔案管理工作的效率有所幫助。

3 地質(zhì)檔案數(shù)字化的安全保密措施

（1）地質(zhì)檔案數(shù)字化安全保密控制的具體內(nèi)容

所謂的安全保密控制實(shí)質(zhì)上指的就是預(yù)先對(duì)地質(zhì)檔案數(shù)字化管理過程中可能具有的影響安全方面的因素進(jìn)行分析研究，同時(shí)按照數(shù)字化工作過程中人物以及環(huán)境等所具有的運(yùn)動(dòng)規(guī)律進(jìn)行技術(shù)以及管理方面的控制，從而能夠有效避免出現(xiàn)泄密等方面的問題。對(duì)于地質(zhì)檔案數(shù)字化工作來說，其安全保密控制主要包括如下幾方面內(nèi)容：建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度、明確網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)方面的安全方案、相應(yīng)場所的選擇以及安防系統(tǒng)的建立、對(duì)于檔案實(shí)體的使用以及保管、對(duì)于數(shù)據(jù)庫的整理維護(hù)以及數(shù)據(jù)備份。如果數(shù)字化處理的地質(zhì)檔案資料當(dāng)中涉及到秘密程度較高的相關(guān)信息，那么一定要確保此方面工作能夠安全高效的進(jìn)行，一定要具有較為行之有效的安全保密管理制度。

（2）地質(zhì)檔案數(shù)字化安全保密控制的方式

第一，增強(qiáng)人員的教育力度。在對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理過程中存在著很多影響安全的因素，其中最為重要的就是人的不安全行為，這是進(jìn)行地質(zhì)檔案數(shù)字化安全保密控制的重點(diǎn)方面。所謂人的不安全行為是和人們的心理特征相違背的、非理智的行為，所以一定要增強(qiáng)人員的教育力度來對(duì)人的不理智行為進(jìn)行控制。

第二，增強(qiáng)人員的管理力度。人是任何行為發(fā)生的主體，對(duì)于地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理工作也是如此，所以一定要增強(qiáng)人員的管理工作，這是確保安全保密工作的基礎(chǔ)。主要可以從如下幾方面進(jìn)行：首先要嚴(yán)格進(jìn)行人員的審查，其次要明確相關(guān)人員的崗位以及職責(zé)，最后要對(duì)工作人員的思想意識(shí)以及工作質(zhì)量情況進(jìn)行嚴(yán)格的考核。

第8篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

(一)工作程序缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)難以形成制度化

1.高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容導(dǎo)致電子檔案無法歸檔；另外目前高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)種類繁多，高校與其二級(jí)學(xué)院的檔案管理相對(duì)獨(dú)立，因此許多關(guān)于檔案管理的應(yīng)用程序均由二級(jí)學(xué)院自行設(shè)計(jì)與維護(hù)。這樣就導(dǎo)致在高校內(nèi)部無法實(shí)現(xiàn)檔案材料的共享及其管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，高校間可以公開的檔案材料的共享與交流更無從談起。

2.高校檔案管理中可以公開的檔案材料無法實(shí)現(xiàn)開放管理

通常高校珍貴的檔案材料是不允許查閱及復(fù)印的，但是對(duì)于那些可以公開的檔案材料(如科研項(xiàng)目、學(xué)校發(fā)生的具有歷史意義的重大事件等)由于缺乏相關(guān)的機(jī)制無法向其他高校及全社會(huì)開放，導(dǎo)致許多有價(jià)值的檔案材料無法共享。

(二)高校檔案管理中工作程序方面弊端的解決方案

1.高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)與其檔案管理系統(tǒng)相互兼容

高校二級(jí)學(xué)院在自行開發(fā)與設(shè)計(jì)檔案管理的應(yīng)用程序時(shí)一定要兼顧學(xué)校相關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)前由檔案管理者上下協(xié)調(diào)、充分溝通，使兩者能夠兼容互不沖突，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部檔案材料的共享及其管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.對(duì)高校檔案管理中可以公開的檔案材料實(shí)現(xiàn)開放管理

高校檔案管理人員首先要對(duì)檔案材料進(jìn)行分類管理，如按照科研課題、建筑工程項(xiàng)目、人事檔案、高校重大事件等分類保存；然后再把上述檔案材料分成可以開放使用與不可公開使用兩大類；最后把它們按照日期順序進(jìn)行排列，便于日后檢索。另外要對(duì)可以對(duì)外開放的檔案材料的獲取資格做出相關(guān)規(guī)定：(1)申請獲取相關(guān)檔案材料的單位或個(gè)人必須持相關(guān)證明并且說明原因，經(jīng)本校檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可以進(jìn)行檢索、復(fù)印高校檔案中可以對(duì)外公開的相關(guān)材料；如果想出版上述檔案材料必須經(jīng)檔案部門上報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。(2)對(duì)于不能對(duì)外開放的相關(guān)檔案材料，未經(jīng)授權(quán)任何單位或個(gè)人不得擅自使用。

二、高校檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的弊端及解決方案

(一)高校檔案無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理

隨著多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)的高速發(fā)展，很多單位實(shí)現(xiàn)了文檔資料數(shù)字化管理。但是高校檔案管理遠(yuǎn)沒有達(dá)到數(shù)字化管理的水平，目前就高校檔案管理形式來看，通常是利用某種檔案管理軟件對(duì)檔案文件材料進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)、排序等簡單操作。

(二)高校檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的方案

高校檔案管理應(yīng)該采取電子化方式，把各種載體形式的檔案文件材料全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息形式，然后把結(jié)構(gòu)化的檔案信息存儲(chǔ)到關(guān)系型檔案數(shù)據(jù)庫中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備進(jìn)行管理；利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行鏈接，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部、外部檔案信息資源共享。這樣有效避免了紙質(zhì)檔案文件容易丟失的弊端，節(jié)省了大量的存儲(chǔ)空間；由于建立了檔案數(shù)據(jù)庫，所以檢索相關(guān)檔案材料更加便捷，提高了高校檔案管理工作效率。

三、高校檔案管理進(jìn)程中的安全問題及解決方案

(一)高校檔案管理進(jìn)程中的安全問題

目前高校檔案材料的保存主要有紙質(zhì)版本與電子版本兩種方式，兩者除了需要穩(wěn)定、安全的檔案管理環(huán)境外，對(duì)于電子版本的檔案材料來說還面臨著其它的安全問題，如電子數(shù)據(jù)在傳遞、接收過程中容易失真，電子數(shù)據(jù)極容易丟失，電子檔案材料容易被竊取，互聯(lián)網(wǎng)易被病毒攻擊等安全問題。

(二)高校檔案管理進(jìn)程中安全問題的解決方案

高校檔案管理進(jìn)程中安全問題的解決方案主要包括以下四項(xiàng)內(nèi)容：1.首先要有一個(gè)安全、穩(wěn)定的檔案保管環(huán)境，另外檔案庫房還要滿足防潮、防強(qiáng)光、防盜、防高溫、防火、防蟲、防塵、防鼠等“八防”要求。2.電子檔案傳輸中時(shí)常利用E-mail，其安全解決方案主要有SoftwareComPostOffice、send-mail、LotusNotes等幾十種，它們可以在很大程度上保證E-mail傳輸內(nèi)容的安全。3.建立安全的電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，利用專業(yè)的安全工具發(fā)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的漏洞，及時(shí)修補(bǔ)漏洞，解決安全隱患。4.高校檔案管理者的計(jì)算機(jī)必須進(jìn)行相關(guān)身份認(rèn)證后才能使用，對(duì)于不能公開的檔案信息必須通過授權(quán)才能獲取，對(duì)需要傳遞的檔案材料必須采用加密技術(shù)。

四、展望

第9篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

【關(guān)鍵詞】航空 科技 檔案 數(shù)字化

一、引言

航空科技檔案是航空科學(xué)家智慧和心血的結(jié)晶，對(duì)于我國航空科技的發(fā)展，新型飛行器的研制都有著重要的價(jià)值。中國空氣動(dòng)力研究與發(fā)展中心作為國家空氣動(dòng)力學(xué)的最高研究機(jī)構(gòu)，每年都要進(jìn)行大量的空氣動(dòng)力學(xué)實(shí)驗(yàn)、計(jì)算和設(shè)計(jì)研究，其工作基本設(shè)計(jì)了我國所有現(xiàn)役和在研的飛行器，保存了大量原始、珍貴的航空科技檔案。為了更好的保持這些珍貴資料，更有效的利用它們，需要使用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，對(duì)這些重要航空科技檔案進(jìn)行數(shù)字化。實(shí)行高效、高質(zhì)的數(shù)字化管理，確保檔案處理的質(zhì)量以及保存檔案。本文根據(jù)航空科技檔案數(shù)字化的需要，設(shè)計(jì)了數(shù)字化的總體技術(shù)方案，制定了數(shù)字化技術(shù)方案的組織實(shí)施方案，然后按照技術(shù)方案圓滿完成了航空科技檔案的數(shù)字化工作。數(shù)字化結(jié)果滿足了技術(shù)要求，并在科研工作中得到了應(yīng)用，受到了國家有關(guān)部門和相關(guān)科技工作者的好評(píng)。

（一）總體技術(shù)方案

1.文件掃描方案

（1）確定合適的設(shè)備。對(duì)設(shè)備的要求除了要充分考慮它的經(jīng)濟(jì)性和效率性，同時(shí)也要根據(jù)實(shí)際的材料進(jìn)行選擇。通過滿足條件組合配置的有1臺(tái)漢王掃描儀、1臺(tái)中晶A3幅面平板掃描儀、一臺(tái)Sharp363復(fù)印機(jī)、一套專業(yè)書刊掃描系統(tǒng)Book Drive mini。由于科技檔案的品種多樣性，可以根據(jù)具體的實(shí)際操作，選擇以復(fù)印機(jī)這樣的高速掃描儀為主，Book Drive mini這樣的數(shù)字照相設(shè)備和其它平板掃描儀為輔的設(shè)備配置方案，結(jié)合起來完成整個(gè)航空科技檔案的數(shù)字化工作。

（2）選擇合適的掃描處理軟件。對(duì)于航空檔案數(shù)字化的處理，根據(jù)實(shí)驗(yàn)比較后，我們選用了清華研制的TI-Scan軟件，該軟件操作簡單，運(yùn)行速度較快，功能比較切合數(shù)字化工作需求，能夠批量導(dǎo)入、黑白二值化和存儲(chǔ)掃描后的圖片，功能配合后在一定程度上可以批量地完成去黑邊、去污、傾斜校正、旋轉(zhuǎn)等處理工作任務(wù)，尤其是結(jié)合利用反色與圖像增強(qiáng)功能對(duì)鉛筆、鋼筆、手寫、字跡模糊不清的檔案處理效果較好。

（3）數(shù)字化掃描參數(shù)的設(shè)定。科技檔案數(shù)字化的原則是數(shù)字化后的電子檔案清晰可讀，并且滿足網(wǎng)絡(luò)檢閱快速的要求，因此，我們采用了以下規(guī)范：

掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。然后根據(jù)實(shí)際情況確定掃描分辨率調(diào)整清晰度，使兩者之間平衡。

最后為了網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的需要，我們將各種圖片通過專業(yè)軟件處理成連續(xù)的PDF格式，這樣既能盡量的提高檔案掃描效果，還能盡可能的減少存儲(chǔ)空間。

（二）文件保存方案

1.掃描文件的處理格式：黑白圖片存為tif格式，彩色圖片存為jpg格式。2.文件存儲(chǔ)路徑：確定保存格式、路徑。3.文件格式的轉(zhuǎn)換：運(yùn)用相關(guān)軟件對(duì)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換。4.數(shù)字檔案的的檢索和使用：目前我們將處理好的PDF文件上傳至本單位的內(nèi)部局域網(wǎng)中的“情報(bào)信息網(wǎng)站”中，實(shí)現(xiàn)在一定范圍內(nèi)的檔案信息資源的共享化。在網(wǎng)站定用戶可以通過目錄搜索功能，查詢到自己所需要的檔案，并可以直接為用戶提供全文pdf閱讀。由于保密的原因，文件只限一定權(quán)限的用戶在內(nèi)部局域網(wǎng)上閱讀利用。

（三）組織實(shí)施方案

數(shù)字化工作流程

工作流程具體包括：明確工作內(nèi)容與周期、明確工作標(biāo)準(zhǔn)、確定工作流程、配置工作人員、確定質(zhì)量管控指標(biāo)、確定實(shí)施技術(shù)途徑、工作環(huán)境搭建、制定數(shù)字化工作計(jì)劃、人員培訓(xùn)、待數(shù)字化科技檔案的整理分類、紙質(zhì)檔案掃描、掃描文件的處理、處理文件的檢查驗(yàn)收。

（四）數(shù)字化工作中的質(zhì)量管理與控制方法

科技檔案數(shù)字化工作中為了確保檔案的完整性，確定檔案的使用價(jià)值，提高管理工作的效率和質(zhì)量，有根據(jù)、有規(guī)劃的進(jìn)行檔案管理。

1.將檔案鑒定后的結(jié)果，以檔案號(hào)、檔案名稱、檔案密級(jí)、張數(shù)等關(guān)鍵要數(shù)為主題準(zhǔn)確制定出數(shù)字化科技檔案工作總表或者詳細(xì)清單，以此為基礎(chǔ)制定出檔案整理工作的管理分表。2.將檔案的領(lǐng)取人、領(lǐng)取時(shí)間、收回、整理頁碼數(shù)量等作為管理控制參數(shù)，防止檔案的丟失并及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案號(hào)、檔案張數(shù)是否錯(cuò)誤，一方面為統(tǒng)計(jì)工作量，確定工作進(jìn)度提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也為后期掃描與處理環(huán)節(jié)的控制管理提供了基礎(chǔ)參數(shù)。3.在掃描過程中要遵循“五查三記錄”原則，并且在該環(huán)節(jié)的管理控制分表中填寫掃描人、掃描數(shù)量、交貨時(shí)間；4.結(jié)合這些管理分表，科技檔案數(shù)字化工作管理者有效地掌握了工作的進(jìn)度、掌握了每天工作的數(shù)量和質(zhì)量，及時(shí)了解工作存在的困難，并分析找出了問題的對(duì)策，最終確保了數(shù)字化工作的高質(zhì)高效。

二、應(yīng)用與驗(yàn)證

通過實(shí)踐應(yīng)用證明，此次我們的航空科技檔案數(shù)字化工作是高質(zhì)量、高效益的。在三個(gè)月時(shí)間內(nèi)共數(shù)字化處理了1210個(gè)案卷，2945份，共計(jì)20余萬張航空科技檔案。并且數(shù)字化成果已成功應(yīng)用在了內(nèi)部局域網(wǎng)上，受到了單位科技研究人員的一致好評(píng)。

三、結(jié)論

本文提出的技術(shù)方案是可行的，對(duì)于航空科技檔案的數(shù)字化處理，該技術(shù)可否推廣使用，有什么需要改進(jìn)的地方，有什么好的經(jīng)驗(yàn)或者差的教訓(xùn)。

四、結(jié)束語

實(shí)踐證明，要確?？萍紮n案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，不僅需要有效的組織管理和技術(shù)手段，還需要不斷完善補(bǔ)充包括科技檔案電子文檔信息管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案信息化處理與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?？萍紮n案數(shù)字化信息資源的重要價(jià)值還體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用，為科技人員提供快速、高效的科技檔案信息資源服務(wù)。

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