檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文

在宏觀層面,隨著《中華人民共和國檔案法》的頒布,國家和社會對檔案管理工作提出了明確的要求。然而,在微觀層面,囿于檔案工作者自身的素質(zhì)和能力,檔案工作仍然停留在的原始階段,且存在著理念和實務(wù)操作上的誤區(qū),把檔案管理收縮為檔案收集和保存。

1.有文必檔

從歷時性上講,檔案是文件轉(zhuǎn)化而來的。文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿。檔案的產(chǎn)生一定離不開文件?；谖募蜋n案的這一層關(guān)系,大部分檔案人在理念和實務(wù)操作過程中形成一條規(guī)則:有文必檔。這樣,檔案就成了文件的位移,并沒有實現(xiàn)文件向檔案的質(zhì)躍。我們說檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來,但不意味著每一份文件都必然地成為檔案。不能因文件與檔案存在普遍性,而武斷地消除文件與檔案各自的特殊性。促使文件轉(zhuǎn)向檔案質(zhì)躍的最根本的要素是文件的價值性。缺乏價值性的文件即使按檔案的規(guī)格處理,也徒有形式,而無本質(zhì)意義,雖無大害也無裨益。簡言之,之所以對檔案進行管理,在于檔案的價值性。檔案是經(jīng)過人們價值鑒別、有選擇保留下來的文件,是文件的精華,是有價值的歷史記錄,只有在日后實際工作和科學(xué)研究活動中有查考利用價值的文件,才有必要轉(zhuǎn)化為檔案而進行管理。故此,檔案管理離不開但卻不等于檔案的收集和保存,切莫“有文必檔”。

2.存而不研

檔案是由原始文件材料轉(zhuǎn)化而來的,而不是事后編寫和隨意收集的材料。因而具有原始性的特點。檔案的原始性與記錄性相融合,即原始記錄性就是檔案的本質(zhì)屬性?；跈n案的原始記錄性屬性,我們認(rèn)為檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。所以檔案管理要保存一份份具體的文件紙本也是必要的。據(jù)此而否定事后對檔案的編研,檔案館就成了保管檔案材料的倉庫,把檔案這種文化載體當(dāng)做一潭死水,檔案中藏有大量珍貴信息資源的潛在的經(jīng)濟價值、文化價值和社會價值的實現(xiàn)就無從談起了。重檔案收集而輕檔案編研,是目前檔案工作中存在的通病。如此,不僅檔案的價值難以體現(xiàn),而且檔案管理的功能也難以實現(xiàn)。之所以要對檔案進行管理,不是滿足懷舊心理,而是使檔案中的信息資源滿足未來的需求。所以,是對檔案和檔案管理的曲解。

二、實現(xiàn)檔案工作的將來時轉(zhuǎn)向

在形式上,檔案管理的通病表現(xiàn)為有文必檔、存而不研;在理念上,這個通病卻反映了檔案人只是把檔案管理當(dāng)做是對“過去時”粗糙混合的錯誤認(rèn)識。指出:“檔案是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的主要依據(jù),是人類活動的真實記錄;借助檔案,我們可以更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)測未來?！币允窞殍b。我們對檔案進行管理不是要引導(dǎo)人們向后看,而是要引導(dǎo)人們向前看,不是玩賞歷史往事而迷古戀舊,而是為了繼往開來譜寫明天嶄新篇章。當(dāng)前,檔案界盡管也提出檔案管理現(xiàn)代化的設(shè)想,并且在管理手段和環(huán)境上也一定程度是實現(xiàn)了現(xiàn)代化;但是檔案人理念仍停滯在“檔案工作就是對昨天的儲存”的過去時階段,也可謂“新瓶裝舊酒”。要解決當(dāng)前檔案管理的通病,實現(xiàn)檔案的信息資源的價值,檔案人必須把目光轉(zhuǎn)向?qū)頃r,為將來計。

1.創(chuàng)新檔案工作的理念

實現(xiàn)檔案工作的將來轉(zhuǎn)向,本身就是工作理念的更新、創(chuàng)新。這就要求檔案人在思維方面不但要自動更新,跟得上時代要求,更要主動創(chuàng)新,超前一步,不斷把檔案工作推向新階段。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想,觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。檔案管理工作要適應(yīng)社會需求的變化,本著“以人為本,服務(wù)至上”的服務(wù)理念,把滿足社會需求作為檔案工作的價值取向,從“重管理、輕利用”的傳統(tǒng)模式中解脫出來,把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。變“封閉型”為“開放型”,把“死”檔案變成“活”資源,尋求更為有效的服務(wù)新途徑,在創(chuàng)造社會效益的同時,促進檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案管理應(yīng)立足現(xiàn)實,既要做好常規(guī)基礎(chǔ)工作,又要緊跟新形勢,拓展服務(wù)領(lǐng)域和范圍,找準(zhǔn)切入點和突破點,在實現(xiàn)自身發(fā)展的同時,服務(wù)社會發(fā)展。以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案工作,開辟檔案管理的新途徑,促使檔案工作的將來時轉(zhuǎn)向。

2.提高檔案人的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作。它既要有堅實的理論基礎(chǔ),又有豐富的業(yè)務(wù)知識。所以,檔案人除了具備先進的工作理念,還必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識和業(yè)務(wù)技術(shù)知識,并把所學(xué)理論知識運用到工作實踐中去,做到理論與實踐相結(jié)合。同時,要在工作實踐中不斷總結(jié)、研究檔案專業(yè)的理論和技術(shù),不斷豐富和發(fā)展檔案學(xué)理論。只有這樣,才能將歷史留給我們的和目前還在源源不斷形成的數(shù)量浩繁、內(nèi)容豐富、種類繁多、形式多樣的檔案管好、用好,從而推動檔案事業(yè)的進步和發(fā)展。檔案管理作為一種專業(yè)技術(shù)工作,需要較強的專業(yè)基礎(chǔ)作支撐,需要不斷地學(xué)習(xí)和提高,不斷接受新的業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)技能。

3.深化檔案價值鑒定和信息編研

檔案價值鑒定和檔案信息編研,是克服當(dāng)前檔案工作中“有文必檔”和“存而不用“弊端的主要措施,是實現(xiàn)檔案管理功能和檔案價值不可或缺的過程,也是實現(xiàn)檔案工作將來時轉(zhuǎn)向的本質(zhì)要求。價值鑒定是從數(shù)量龐大、種類繁多、內(nèi)容豐富、成分復(fù)雜、價值不一的檔案中去粗存精,是對特定文件的未來作用的一種預(yù)測,實質(zhì)是解決檔案質(zhì)與量之間的矛盾。從客體角度講,檔案價值鑒定的合理與否是檔案信息編研的成敗的關(guān)鍵。檔案信息的編研是在價值鑒定的基礎(chǔ)上,為實現(xiàn)檔案與社會之間的價值對接,對檔案中儲存的大量信息研究,及時提供檔案信息的活動。編研活動的核心是研,即是對一份份具體的檔案信息內(nèi)容進行系統(tǒng)的整理和開發(fā)。價值鑒定和信息編研是檔案工作的核心,沒有它們,利用檔案無異于大海撈針。

4.檔案信息共享化

管理檔案歸根結(jié)底是開發(fā)檔案信息資源?，F(xiàn)代化管理手段儲存的各種信息,為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了條件?？梢詫n案信息資源合理配置,科學(xué)管理,使其實現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化,以滿足社會各方面對檔案信息的需要,并能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。特別是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與深化,使檔案信息、交換電子數(shù)據(jù)、在線查找館藏信息等行為,在較大程度上突破了時空的限制。建立檔案信息網(wǎng)站,將其聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng),不僅能實現(xiàn)檔案部門間的信息交流和資源共享,而且能夠拓展檔案利用服務(wù)的范圍:從封閉的機要服務(wù)轉(zhuǎn)向開放服務(wù);從為單純?yōu)楸绢I(lǐng)域服務(wù)擴展到為全社會服務(wù)。

三、總結(jié)

第2篇：檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文

會計原始憑證是證明已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，這種紙質(zhì)化的會計原始憑證存在著弊端。會計檔案管理仍沿用傳統(tǒng)模式，沒有形成會計資料的數(shù)據(jù)庫，通過在最初歸檔時的順序記錄來保存歸檔信息，使得會計電算化軟件和紙質(zhì)檔案分離，會計檔案信息共享未能實現(xiàn)計算機數(shù)字化管理，這種落后的管理方式不能適應(yīng)信息化的要求，異地調(diào)取會計資料很不方便，直接降低人們對會計檔案利用的需求。企業(yè)會計檔案管理中存在問題，會計軟件設(shè)計的缺陷阻礙的會計檔案信息化，會計檔案管理得不到數(shù)字化建設(shè)的硬件支持。沒有設(shè)置對記帳憑證附件資料的存儲管理功能，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是。會計檔案信息安全有待加強，存在的主要安全問題表現(xiàn)為數(shù)字化技術(shù)層面的安全，會計檔案特質(zhì)層面的安全，蓄意破壞和疏忽等兩大類人為因素，設(shè)備突發(fā)性的故障和失效、自然社會災(zāi)害等，經(jīng)常性或過度性使用正本紙質(zhì)資料，商品化軟件的穩(wěn)定性和安全，還會造成數(shù)據(jù)檔案的失真，造成數(shù)據(jù)的丟失和毀壞。另外，會計檔案在整理裝訂時類別不清，基礎(chǔ)管理相對薄弱，使會計檔案參考作用不能得到最大的發(fā)揮。

影響企業(yè)會計檔案管理問題現(xiàn)狀原因在于單位思想意識不強、管理方法落后和人員素質(zhì)低下，會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象普遍存在，會計人員和管理人員對會計檔案管理的必要性不重視，沒有對檔案管理進行數(shù)字化的軟硬件更新，嚴(yán)重阻礙財務(wù)檔案數(shù)字化管理的進程。傳統(tǒng)會計檔案管理方法沒有采用科學(xué)手段，不注意對于信息的備份和書面形式保存，對電算化會計檔案信息資源的挖掘、利用忽視，檔案管理意識嚴(yán)重不足；人員素質(zhì)對會計檔案管理的影響表現(xiàn)為缺少專業(yè)的管理人員，財務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏檔案數(shù)字化人才；經(jīng)濟的發(fā)展促進了社會的發(fā)展，經(jīng)濟的發(fā)展形成了信息市場，導(dǎo)致了大量軟硬件公司的涌現(xiàn)，會計檔案管理應(yīng)該適應(yīng)這種信息市場的要求，明確科學(xué)技術(shù)的進步尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展；會計自身特征對會計檔案管理的影響表現(xiàn)為保密性是會計固有的自身特征，原始性也是會計固有的自身特征，要制定全面的會計檔案數(shù)字化管理法律，以保證會計檔案資源的充分利用。

二、運用數(shù)字化管理會計檔案

檔案的數(shù)字化內(nèi)容包括增量的檔案和館藏的檔案，運用多種學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作，對檔案館的這些業(yè)務(wù)實行自動化的控制，提高檔案信息管理電子化基礎(chǔ)性工作水平。以各檔案館、檔案室計算機檔案信息數(shù)據(jù)庫為結(jié)點，要加強檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把各種縱橫交織的網(wǎng)絡(luò)作為信息通道，使網(wǎng)絡(luò)成為大家認(rèn)知檔案館信息的重要途徑。檔案館數(shù)字化管理模式下，優(yōu)化全國檔案館網(wǎng)系統(tǒng)的組合及布局，使資源無限擴大，服務(wù)能力也倍增。

構(gòu)建會計檔案數(shù)字化管理方式，根據(jù)會計檔案以其真實性和原始性為首要特點，建立相應(yīng)的活動規(guī)范，全面了解會計檔案管理的實際情況，必須堅持合法性原則。要堅持信息化的方針，要保證在會計檔案信息安全的基礎(chǔ)上滿足對檔案進行真?zhèn)伪孀C、文字?？?，處理和存貯數(shù)字化檔案要確保內(nèi)容與原件相吻合，應(yīng)該按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行數(shù)字化，以實用性的原則來滿足對會計檔案的總需求，防止數(shù)據(jù)文件損毀等情況。通過采用計算機識別和處理技術(shù)，建立會計檔案的信息數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)會計檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字型信息，通過采用權(quán)限設(shè)置，密碼保護，身份驗證等措施。

第3篇：檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院科研檔案 管理

中圖分類號：R197.323 文獻標(biāo)識碼：B 文章編號：1005-0515（2011）7-339-02

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在科研工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財富。醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院科研檔案記載著這個醫(yī)院科研發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定科研發(fā)展方向的好教材。所以，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。準(zhǔn)確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院科研檔案管理, 是醫(yī)院科研檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。 醫(yī)院如何適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查醫(yī)院科研檔案管理的基礎(chǔ)上，了解醫(yī)院科研檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，簡析其原因，并相應(yīng)地采取一些對策，才能更好地做好新時期醫(yī)院科研檔案管理工作?，F(xiàn)就醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀與對策談一下筆者的觀點。

1 加強學(xué)習(xí)，增強意識

加強檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識?？蒲袡n案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好科研檔案管理的前提，要把科研檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳科研檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認(rèn)識科研檔案的重要性，更好地支持科研檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對醫(yī)院科研檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的認(rèn)識。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費等方面的限制，科研檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對科研檔案工作的認(rèn)識，才能使科研檔案工作順利開展。

2 重視科研檔案的利用

科研檔案管理的最終目的就是便于大家利用，因此，科研檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，使醫(yī)院的科研檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強科研檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高科研檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

3 健全制度，加強培訓(xùn)，提高科研檔案管理人員素質(zhì)

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是科研檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，科研檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的科研檔案管理體系，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的科研檔案統(tǒng)一管理，使科研檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。科研檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要充實科研檔案管理人員并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高科研檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

4 開發(fā)科研檔案資源，實現(xiàn)科研檔案的現(xiàn)代化管理

科研檔案資源的開發(fā)利用是科研檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發(fā)科研檔案信息資源，提高科研檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時，通過利用科研檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高科研檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進科研檔案建設(shè)。

要實現(xiàn)科研檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強科研檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施；二是要加強科研檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計算機管理，將科研檔案內(nèi)容按行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財會等分門別類地輸入計算機，這具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點，使查檔案材料費時費力的原始勞動變成在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解決，更是工作質(zhì)量的飛躍?？梢允箍蒲袡n案信息在現(xiàn)代化機器設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使科研檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。 三是要配備整套科研檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高科研檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗，使醫(yī)院科研檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。

科研檔案管理工作做好了，一方面為醫(yī)院高層管理人員及時了解醫(yī)院整體科研狀況，適時調(diào)整科研管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定醫(yī)院科研成果，為醫(yī)院與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好科研檔案管理工作，不斷地更新科研檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的科研檔案管理手段，以全面、真實地反映醫(yī)院整體科研發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。科研檔案管理成果同醫(yī)院經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了醫(yī)院資源配置的取向和模式，決定著醫(yī)院的經(jīng)營版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好科研檔案管理工作對于促進醫(yī)院的全面發(fā)展、不斷提升醫(yī)院在市場經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。

參考文獻

第4篇：檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文

一、基層林業(yè)檔案管理工作目前存在的主要問題

1、檔案意識不強，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。基層單位領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識比較薄弱，認(rèn)識不到檔案在社會政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化等各個方面、各個領(lǐng)域都有重要的依據(jù)、憑證、參考和借鑒作用，對促進社會的物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)都有其重要意義。認(rèn)為檔案工作可有可無，不能給予應(yīng)有的重視，使得單位檔案工作不能與其他工作同步規(guī)劃、同步發(fā)展，這是普遍存在的問題，不僅嚴(yán)重制約單位檔案工作的健康發(fā)展，也影響了全縣檔案事業(yè)的發(fā)展。

2、檔案管理機制和設(shè)施不健全。有的基擁ノ壞蛋腹ぷ髏揮蟹止芰斕跡即使有分管領(lǐng)導(dǎo)也很少過問檔案工作；檔案工作沒有指定專人管理，兼職的檔案員也是身兼數(shù)職；管理制度不健全，檔案工作落實不到位；必要的檔案管理設(shè)施不完備，檔案室裝具不足，有的單位沒有單獨的檔案室，和行政辦公室在一起，有獨立檔案室的，有的也成了堆放雜物的庫房。保管的檔案門類單一，只保管了文書檔案，單位檔案沒有全宗集中統(tǒng)一管理，各類業(yè)務(wù)檔案自行管理，給檔案的保管和利用帶來許多不便，給檔案的安全保密工作留下了隱患。

3、基層檔案管理工作人員更換頻繁，業(yè)務(wù)水參差不齊。由于基層檔案管理人員身兼多職，沒有時間系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，加之更換頻繁，剛剛培訓(xùn)完熟悉了業(yè)務(wù)又被調(diào)出等原因，使基層檔案人員的業(yè)務(wù)知識缺乏，管理水平跟不上，很大程度上限制了基層檔案管理工作水平的整體提高。

二、做好基層林業(yè)單位檔案管理工作的幾點建議

近年來，為了配合我縣林場改革，作為全國檔案系統(tǒng)先進集體單位檔案員更是要發(fā)揮優(yōu)勢，主動參與，盡職盡責(zé)，牢固樹立為民服務(wù)意識，切實務(wù)實工作作風(fēng)，把關(guān)注民生、情系民生、服務(wù)民生作為檔案開發(fā)利用服務(wù)工作的出發(fā)點和立足點，共接待查檔利用者300人多次，復(fù)印資料5138頁。為林場改革試點及時提供了大量原始憑證和參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要依據(jù)。2015年10月經(jīng)國家、省、市驗收合格，“國營林場總場”升格為副處級單位，更名為國有林場管理處，批復(fù)管理處全額編制40人（比原來增加21人全額編制），各級財政補助改革資金3991萬元，其中國家補助資金2005萬元，省財政補助資金438萬元，縣財政補助資金1548萬元，管理處檔案資料得到有效開發(fā)利用，取得了巨大經(jīng)濟效益和社會效益。因此加強基層檔案管理是十分必要。

1、加強基層檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)?；鶎宇I(lǐng)導(dǎo)重視是做好基層檔案管理工作的前提。因此，作為基層單位的領(lǐng)導(dǎo)必須把檔案管理工作納入全年工作的重要議事日程，與其它工作同部署、同實施、同考核，把考核結(jié)果作為年終個人評優(yōu)的重要依據(jù)之一。要不斷加大檔案的宣傳力度，不斷增強全社會檔案意識，使檔案工作得到全社會的支持。

2、提高檔案管理工作人員素質(zhì)。提高檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案管理工作是一項專業(yè)性、業(yè)務(wù)性很強的工作。檔案管理人員必須掌握足夠的檔案專業(yè)知識，并通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育不斷提高檔案管理水平。檔案管理工作人員要堅持深入實際，親自實踐，熟練掌握本單位檔案信息需求，不斷提高辨別信息水平和處理能力，要有開發(fā)檔案信息資源的意識，要不斷探索檔案管理工作的新思路。從事檔案工作的管理人員要有正確的世界觀、人生觀、價值觀，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，嚴(yán)守黨和國家的機密，恪守工作紀(jì)律，以高度的責(zé)任心和使命感做好檔案服務(wù)利用。樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，甘做無私的奉獻者。

3、加快完善檔案管理機制。檔案管理機制，是做好檔案管理工作的重要保證，確保檔案管理的各個環(huán)節(jié)都能做到依章行事。一是要建立檔案歸檔、收集、保管、利用、鑒定和銷毀等各項制度。制定檔案分類方案、歸檔范圍以及保管期限表等相關(guān)的規(guī)定。要把分散在各科室個人手中的文件材料按照相關(guān)規(guī)定收集齊全、立卷歸檔。要做好檔案移交，綜合檔案室要設(shè)專人管理檔案。要做好檔案借閱登記、利用效果登記等，做到手續(xù)齊全完備。二是基層檔案管理人員在更換時，嚴(yán)格遵守有關(guān)交接規(guī)定，交接前清點各類檔案，在有監(jiān)交人的情況下做好交接工作，要避免在檔案移交時出現(xiàn)卷數(shù)不對和責(zé)任不清等問題。三是要把這些制度和規(guī)定納入單位崗位責(zé)任制和年度考核辦法中，做到檔案管理工作與績效考核掛鉤，不斷推進基層檔案管理工作走向規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

第5篇：檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文

【關(guān)鍵詞】人力資源檔案管理；信息化；影響因素；建設(shè)對策

一、人力資源檔案管理

1.人力資源

人力資源的指的是市場經(jīng)濟下，一個國家或地區(qū)有具有勞動能力的人口資源，其中既包括正處于勞動年齡的人口，又包括尚未達到勞動年齡以及雖然超出勞動年齡卻具備勞動能力的所有人員。在我們國家，人力資源就是指在社會主義市場經(jīng)濟下，能夠幫助促進我國經(jīng)濟與社會發(fā)展的、具有自主的勞動力的人口的統(tǒng)合。

2.人力資源檔案管理

一個地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展水平的高低離不開該地區(qū)多元、優(yōu)質(zhì)的人力資源。由于一個地方的人力資源的素質(zhì)參差不齊，而各行各業(yè)對人力資源又有著不同的需要，所以需要對人力資源進行檔案管理，通過對該地區(qū)人力資源的有效記錄、分類與管理，記錄該地區(qū)可勞動人口的數(shù)量、各自的文化程度、生活背景、工作能力等，為該地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展提供高效的服務(wù)。

3.人力資源檔案管理的作用

二十一世紀(jì)是發(fā)現(xiàn)人才的世紀(jì)。人力資源的檔案管理的作用就是推動一個地區(qū)的人力資源的流動，使得一個地區(qū)的人力資源得到最大限度的利用――幫助企業(yè)、社會發(fā)現(xiàn)人才，幫助人才找到適宜其發(fā)展的工作崗位，使其才華得到發(fā)展，進而服務(wù)于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。

二、信息化與人力資源檔案管理

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程。（智能化工具又稱信息化的生產(chǎn)工具。它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。）與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。智能化生產(chǎn)工具與過去生產(chǎn)力中的生產(chǎn)工具不一樣的是，它不是一件孤立分散的東西，而是一個具有龐大規(guī)模的、自上而下的、有組織的信息網(wǎng)絡(luò)體系。這種網(wǎng)絡(luò)性生產(chǎn)工具將改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)方式、工作方式、學(xué)習(xí)方式、交往方式、生活方式、思維方式等，將使人類社會發(fā)生極其深刻的變化。隨著中國經(jīng)濟的高速增長，中國信息化有了顯著的發(fā)展和進步，縮小了與發(fā)達國家的距離。我國信息化應(yīng)用逐步深入，經(jīng)濟和社會效益明顯提高。數(shù)據(jù)顯示，我國醫(yī)療信息化、政務(wù)信息化和物流信息化市場規(guī)模持續(xù)擴大。在各行業(yè)快速發(fā)展的同時，仍存在著突出的問題。在社會信息化、政務(wù)信息化與信息安全建設(shè)領(lǐng)域仍有不同程度的不足。相信隨著我國政策的支持和產(chǎn)業(yè)問題的解決，我國信息化將進一步向著縱深方向發(fā)展?？梢娦畔⒒粌H代表了一種信息技術(shù)被高度應(yīng)用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮，個人行為、組織決策和社會運行趨于合理化的理想狀態(tài)。同時信息化也代表著一個國家的科學(xué)技術(shù)水平和人民的生活水平。

隨著信息化進程的進一步推進，多媒體以及信息技術(shù)也在潛移默化的影響著我們的思維模式和工作方式，為我們的生產(chǎn)生活提供了諸多便利。作為能夠從多種角度全方位展現(xiàn)勞動人員勞動能力水平關(guān)鍵資料的人力資源檔案，對其進行信息化的建設(shè)就顯得尤為關(guān)鍵。與此同時，檔案管理的工作也伴隨著信息化的進程取得了進一步的發(fā)展，這就要求我們在人力資源檔案管理工作中不斷的更新、學(xué)習(xí)、實踐，盡早完成檔案管理的現(xiàn)代化。

三、人力資源檔案管理信息化的影響因素

1.人力資源檔案管理的基本設(shè)施過于落后

信息化作為現(xiàn)今人力資源檔案管理建設(shè)的最基礎(chǔ)也是最重要的任務(wù)，但是我國現(xiàn)在的人力資源檔案管理的狀況卻不容樂觀。據(jù)了解，現(xiàn)在我國絕大部分地區(qū)的人力資源檔案管理還依舊停滯在通過人工記錄成紙質(zhì)材料進行歸檔、保留、篩選、處理，人力資源檔案管理的工作內(nèi)容絕大部分也還停滯在單純的“收集勞動人口的資料、整理人力資源的資料、鑒定人力資源檔案資料是否與勞動人口能力相符、代替保管勞動人口檔案，等”十分基本的工作內(nèi)容。

2.人力資源檔案管理信息化的意識相對落后

由于我國的地域比較廣闊，整體的科技化進程還需要加快，所以導(dǎo)致我國各個領(lǐng)域的信息現(xiàn)代化進程較為緩慢，導(dǎo)致我國目前的人力資源檔案管理水平相對落后，故而對人力資源檔案管理的信息化建設(shè)的意識就比較薄弱。雖然我國東部等經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)已經(jīng)逐步開始了人力資源檔案管理的信息化進程，但往往因為傳統(tǒng)人力資源檔案管理固有的“重視儲藏、輕視使用”的傳統(tǒng)觀念，很多地方對人力資源檔案管理的信息化沒有足夠的重視，使得人力資源檔案管理的工作內(nèi)容依舊停滯在只是對勞動人口的基礎(chǔ)信息進行簡單的登記、存檔，而非根據(jù)勞動人口的發(fā)展進行及時的擴展與更新，這就大大降低了人力資源檔案管理的作用，使得人力資源檔案管理對該地區(qū)勞動人口的充分利用大打折扣。甚至部分地區(qū)的人力資源檔案在形成歸檔之后變塵封于高閣之上，使人力資源檔案在市場經(jīng)濟的作用大大削弱。

3.缺乏人力資源檔案管理的專業(yè)人才

人力資源檔案管理作為一項重要的政府性的工作，具有很強的專業(yè)性、政治性、機密性，這就要求從事人力資源檔案管理的人員必須是具有極強的工作能力、極高的政治素養(yǎng)。由于涉及到檔案管理的信息化，這就還要求從事人力資源檔案管理的工作人員必須是擅長信息技術(shù)應(yīng)用的高素質(zhì)的復(fù)合型人才。但是傳統(tǒng)人工的人力資源檔案管理模式導(dǎo)致我國現(xiàn)今從事于人力資源檔案管理的工作者還都停滯在手工操作、紙質(zhì)記錄的水平。這就一定程度上阻礙了我國人力資源檔案管理的信息化進程。

四、人力資源檔案管理信息化的建設(shè)對策

人力資源檔案信息化，就是在國家人力資源檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一組織下，在檔案管理活動中全面的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對人力資源檔案信息資源進行處置、管理并提供相應(yīng)的利用服務(wù)。一方面，因為人力資源檔案需要長久保存，為提高其存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、腐蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，無論是國家還是企業(yè)，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費是在所難免的，而且因其無備份而又為每年不得不有的文檔損失而擔(dān)憂。另一方面，因為檔案需反復(fù)被查閱，所以不可避免的存在原件受損或遺漏、丟失，從而給文檔的保管與利用帶來管理上的憂慮。可見，對檔案管理進行信息化的建設(shè)工作，是一種既節(jié)省人力，又減少紙張的浪費保護環(huán)境，避免不必要的困憂的現(xiàn)代信息管理的手段。

要做好人力資源檔案管理的信息化工作首先要：加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如計算機的配備，在人力資源檔案管理上，運用計算機可以進行人力資源檔案的整理、收集、編制、檢索內(nèi)容、相關(guān)介紹等工作。也同時可以用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為人力資源檔案的編研工作提供服務(wù)以及人力資源檔案統(tǒng)計等工作。加強人力資源檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，在管理好人力資源檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。做好人力資源檔案管理信息化工作的要求：

首先，要從硬件上配備電子計算機，提高檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

第二，要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項工作都形成網(wǎng)絡(luò)化的工作模式，從而加強對檔案的管理和利用。

第三，加強人力資源檔案的目錄數(shù)據(jù)庫的相關(guān)建設(shè)：形成人力資源檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式的統(tǒng)一，逐步適應(yīng)人力資源檔案信息資源共享的要求，加強人力資源檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的人力資源檔案管理系統(tǒng)，加強人力資源檔案目錄的輸入與保存，便于有需要的工作人員隨時查、取。

最后，加強人力資源檔案信息化人才的培養(yǎng)，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新出更科學(xué)、更先進的管理方法，所以，要通過各種途徑加強檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。從多方面提高人力資源檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。

在我國新形勢下，只有堅持與時俱進，做好人力資源檔案的開發(fā)和利用工作，進行檔案管理的信息化理念的更新，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)人力資源檔案管理工作的新局面。人力資源檔案管理的信息化不僅有利于為隨時查詢提供便利，同時也為人力資源檔案管理工作人員減少了很多不必要的勞動力，增強人力資源檔案的永久儲存性。促進我國政府和企業(yè)的人力資源檔案管理工作朝向更科學(xué)化、規(guī)范化的發(fā)展。

隨著全球化經(jīng)濟發(fā)展趨勢的推動，促進各方面發(fā)展水平的提高。在這種新發(fā)展形勢的影響下，市場競爭日趨激烈，需要大量的知識與技術(shù)型人才對經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)進行填充。新經(jīng)濟背景下企業(yè)要在激烈的市場競爭中占領(lǐng)一定地位就要加大人才的培養(yǎng)，留住人才。所以，這就需要企業(yè)在新經(jīng)濟背景下加強對人力資源檔案管理，通過對企業(yè)的綜合分析找尋人力資源檔案管理中存在的問題，并具體問題具體分析，促進企業(yè)人才共享，提高企業(yè)的競爭力，實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的最大化。

參考文獻

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第6篇：檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文

司法機關(guān)檔案概述

司法檔案是以訴訟檔案為主體的多元化檔案體系，作為特殊的檔案門類，司法檔案與其他檔案相比，具有鮮明的特點。從檔案管理來看，司法檔案在收集和整理、保管期限、歸檔范圍、歸檔流程等方面有專門的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。從檔案形成來看，它完整反映司法機關(guān)在案件偵查、審理過程的工作情況，按照國家的法定程序形成。從檔案作用來看，司法檔案是案件辦理的原始記錄，多系手抄孤本，是案件審判工作的重要憑證和依據(jù)，其“原始性”和“真實性”高于其他文獻材料。從保管機關(guān)組織架構(gòu)來看，司法機關(guān)按照法院、檢察院行政區(qū)劃管理，均為業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與保管職能合一的體制，不必納入各級檔案館的進館單位，司法檔案由司法機關(guān)檔案室獨立管理，各級檔案局負(fù)責(zé)檢查和指導(dǎo)檔案工作開展。

司法機關(guān)檔案資源體系建設(shè)存在的問題

檔案信息資源系統(tǒng)建設(shè)，作為信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，是加快檔案工作融入信息社會步伐、推動檔案部門向多元化服務(wù)型角色轉(zhuǎn)變、適應(yīng)新時期社會和公眾需要的重要舉措。近年來，司法檔案的建設(shè)取得了一定的成果，門類比較齊全、結(jié)構(gòu)逐步合理、管理日益科學(xué)、裝備日趨精良、能有效為司法工作提供服務(wù)的檔案資源體系基本形成。但是，與國家檔案發(fā)展規(guī)劃相比，與國內(nèi)先進城市檔案水平相比，與司法工作和社會民眾要求相比，仍存在一些深層次的問題和矛盾。具體表現(xiàn)在：

1、從宏觀分析，檔案建設(shè)缺乏全局性戰(zhàn)略規(guī)劃

一方面，由于目前國家尚無全國統(tǒng)一、具體的檔案資源建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃，導(dǎo)致全國各地區(qū)、各級司法機關(guān)在檔案資源體系建設(shè)中，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，形成了“以我為主，自成體系”的建設(shè)機制。另一方面，國內(nèi)學(xué)術(shù)和實務(wù)界對于檔案資源建設(shè)理論的研究欠缺，傾向于通過管理系統(tǒng)和計算機應(yīng)用提高檔案管理工作，而忽視了檔案信息資源的整合、利用、共享和安全保障。基于對檔案資源體系建設(shè)的內(nèi)涵和實質(zhì)內(nèi)容的理解差異，司法機關(guān)在體系核心、建設(shè)策略、建設(shè)原則、體系結(jié)構(gòu)等方面分化嚴(yán)重，“重硬輕軟”、“重信息輕實體”、“重系統(tǒng)輕信息資源”成為許多司法機關(guān)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀寫照，盲目投資，重復(fù)建設(shè)比比皆是，甚至破壞了檔案的完整性。

2、從管理分析，司法檔案資源建設(shè)缺乏統(tǒng)一的、指導(dǎo)性的標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境

標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境包括兩個方面：一是法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。其內(nèi)容具有強制性，反映不同類別、不同業(yè)務(wù)流程下檔案在各環(huán)節(jié)工作的流程和規(guī)定。如法院系統(tǒng)了《人民法院訴訟檔案管理辦法》、《訴訟文書立卷歸檔辦法》，檢察院系統(tǒng)了《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》、《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》等。二是信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)，涉及數(shù)據(jù)共享與交換的關(guān)鍵技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)樣式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等。以上標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一與規(guī)范，是加強檔案規(guī)范化建設(shè)的重要內(nèi)容，是確保檔案資源系統(tǒng)建設(shè)根基牢固的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)數(shù)據(jù)無縫流通的關(guān)鍵。由于司法機關(guān)檔案部門組織結(jié)構(gòu)均為業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與保管職能合一的體制，司法機關(guān)的專業(yè)檔案館(室)分別遵循最高法、最高檢的檔案規(guī)定，開展檔案的收集、整理、利用等工作，難以形成統(tǒng)一的、指導(dǎo)性的標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境，制約了司法檔案資源跨地區(qū)、跨部門、跨門類的利用和共享。

3、從內(nèi)部狀況分析，司法檔案資源體系建設(shè)面臨著諸多制約因素

一是檔案缺位失位現(xiàn)象。個別檔案部門沒有樹立“大檔案”意識，不能突破從檔案保管者向多元化服務(wù)者角色轉(zhuǎn)變，缺乏檔案工作可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃，檔案缺位失位現(xiàn)象普遍存在。二是受傳統(tǒng)檔案管理模式、館庫建設(shè)和人員綜合素質(zhì)等因素限制，司法機關(guān)弱化了對聲像、實體和特色檔案等檔案材料的接收，導(dǎo)致室藏檔案門類單一，普遍“車少貨缺”。三是“條塊分割”的弊端尚未革除。司法檔案均以各自形成單位利益為重，只注重本單位的檔案工作，“直筒式”的檔案管理系統(tǒng)居多，分散保管限制了檔案的整合。

建立司法機關(guān)“一體化”檔案資源體系的思考

1、“一體化"檔案資源體系的基礎(chǔ)分析

從政策方針看，國家檔案局局長楊冬權(quán)在2009年全國檔案工作會議上明確提出要從3個方面對檔案實體或檔案信息進行科學(xué)整合：“整合同一地區(qū)內(nèi)不同檔案機構(gòu)的檔案資源，整合統(tǒng)一系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機構(gòu)的檔案資源，整合不同系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機構(gòu)的檔案資源。”在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》中明確：“實現(xiàn)‘大檔案’建設(shè)，全面完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系成為‘十二五’期間的檔案戰(zhàn)略發(fā)展的主要任務(wù)?！彼痉C關(guān)的檔案改革趨勢勢必要跟上國家信息化建設(shè)步伐。

從理論研究看，“大檔案”資源體系建設(shè)一直以來是檔案實務(wù)和理論學(xué)術(shù)研究的熱點課題。2004年丁培良在《淺析集聚“大檔案”》一文已經(jīng)對“大檔案”進行，了深入的思考，也即“一體化”檔案資源建設(shè)的理論雛形。2005年，安徽和縣進行了檔案資源整合試點，引發(fā)了波及全國的縣級檔案管理模式改革的浪潮。在此之后，深圳、浙江等地作為先行先試的改革試驗田，在檔案資源建設(shè)方面取得突出的成績?yōu)椤按髾n案”理論奠定了實踐基礎(chǔ)。

從工作實踐來看，司法檔案在形成、內(nèi)容、利用、整理等方面存在特殊性，司法機關(guān)之間基于案件辦理所形成的司法檔案聯(lián)系相當(dāng)緊密，互為參考，互為補充。

2、建立司法檔案“一體化”檔案資源體系的客觀原因

一是管理體制的創(chuàng)新。體制的創(chuàng)新將促成各管理機構(gòu)形成工作合力，尋求工作上的支持和默契。積極探索建立區(qū)域性有效調(diào)控機制，加強監(jiān)督和指導(dǎo)力度，推動資源建設(shè)全面發(fā)展。同時，體制改革能增進管理者之間的學(xué)習(xí)交流，拓寬業(yè)務(wù)聯(lián)系渠道和范圍，加強復(fù)合型檔案人才隊伍的培養(yǎng)。

二是有利于建立多樣化資源整合模式?！耙惑w化”檔案資源體系能夠把實體整合和信息整合相結(jié)合，實行集中統(tǒng)一管理，針對各專業(yè)檔案的國標(biāo)要求，進行科學(xué)規(guī)范化管理，最大限度保證檔案的歸檔率、完整性和安全性。

三是有利于資源共享，深化服務(wù)職

能。實現(xiàn)“多檔合一”，規(guī)避傳統(tǒng)管理模式所形成的管理壁壘，通過建立功能強大、海量的數(shù)據(jù)庫和安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實現(xiàn)跨區(qū)域、跨部門、跨門類的檔案資源共享，從而使社會、機關(guān)和用戶成為真正受益者，實現(xiàn)檔案資源查詢、利用的一站式服務(wù)，最大限度的發(fā)揮檔案資源的整體效益。

四是有利于減少建設(shè)成本和運行維護支出。體系的建設(shè)將遵循統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)配合，穩(wěn)步推進、注重實效的原則，有效避免多頭建設(shè)、多頭投資，實現(xiàn)設(shè)備的合理規(guī)劃和配置，從而節(jié)約財政開支和日常維護費用。同時，體系的建設(shè)所籌集的專項資金也解決了各機關(guān)資金緊張的難題。

3、司法機關(guān)“一體化”檔案資源體系的建設(shè)構(gòu)想

建設(shè)“一體化”檔案資源體系意味著要打破長期形成的檔案管理體制，改變多年來的傳統(tǒng)管理模式，面對體制的改革、資源的整合、標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立、共享渠道的監(jiān)控等難題，任重道遠，卻意義非凡。

在組織管理架構(gòu)上，各級檔案館，尤其是市級以上檔案主管部門，應(yīng)該充分履行檔案統(tǒng)管和指導(dǎo)職能，將司法機關(guān)納入體系建設(shè)推進小組，憑借自身檔案專業(yè)和資源優(yōu)勢，統(tǒng)籌規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)，分類指導(dǎo)，分層推進，分階段實施，做大、做強、做活檔案館。

在整合內(nèi)容和管理模式上，一是對分散在各單位的司法檔案進行實體整合或信息虛擬整合。經(jīng)濟和館庫條件較好的地區(qū)可以將實體移交進館實現(xiàn)集中管理，館庫條件緊張的地區(qū)則依托檔案資源數(shù)字信息匯集到檔案館系統(tǒng)進行虛擬整合。二是實現(xiàn)檔案信息整合。在統(tǒng)一檔案信息著錄、數(shù)字化處理規(guī)范的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)不同單位、檔案的信息整合，建立區(qū)域性檔案目錄中心或共享平臺。

在標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境上，國家檔案行政管理部門應(yīng)盡快出臺系統(tǒng)的檔案資源體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，以便檔案工作者有章可循，各地檔案主管部門也應(yīng)該結(jié)合司法機關(guān)特點，制定規(guī)范性的實施細(xì)則和管理規(guī)范。此外，還應(yīng)該建立科學(xué)的績效考核機制，確保檔案資源建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

在人才培養(yǎng)上，各級檔案主管部門和司法機關(guān)要善于總結(jié)和工作創(chuàng)新，要支持、鼓勵和促進學(xué)者和檔案工作者對檔案資源體系進行研究，加強校地合作，提高業(yè)務(wù)水平，實施檔案資源建設(shè)的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，使復(fù)合型檔案人才成為建設(shè)的中堅力量。

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3、沈偉光，《檔案陷阱》，新華出版社

第7篇：檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文

關(guān)鍵詞：基層專業(yè)檔案；管理問題；對策

基層專業(yè)檔案的存在，是檔案工作直接服務(wù)于基層的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對其進行合理的管理，可以很好地實現(xiàn)對于基層的了解，更好的將信息進行合理的利用，保證其存在的意義。在基層的專業(yè)檔案管理工作中，如果想要更好的將其存在意義進行合理的發(fā)揮，就要首先對于其管理中存在的主要問題進行分析，有針對性的制定解決策略，進而實現(xiàn)對于基層專業(yè)檔案的管理和利用，更好的實現(xiàn)其存在價值。

1 基層專業(yè)檔案管理混亂的原因分析

1.1 普遍原因分析

基層專業(yè)檔案主要是基層的單位之間生成的檔案，其在管理中，管理人員的素質(zhì)差距較大，在管理制度上也沒有進行統(tǒng)一，導(dǎo)致基層專業(yè)檔案管理方法多種多樣，而且有一些基層領(lǐng)導(dǎo)，并沒有對于基層專業(yè)檔案的存在進行重視，存在對于檔案的隨意篡改問題，甚至造成了基層檔案的嚴(yán)重破壞，并且由于沒有專業(yè)的管理以及規(guī)范，對于基層專業(yè)檔案出現(xiàn)的問題，并沒有辦法追根揭底，管理的職責(zé)沒有進行明確化的制定，管理力度很弱。這些問題的存在都在一定程度上影響了基層專業(yè)檔案管理工作的進行，給檔案管理工作的混亂提供了契機。

1.2 稅收檔案管理問題分析

稅收檔案主要是指各個國家機關(guān)、政府以及村鎮(zhèn)之間與稅收有關(guān)的各個環(huán)節(jié)形成的資料，稅收檔案主要有兩種，一種是稅收的管理機關(guān)在進行管理工作的過程中形成的稅收檔案，這種檔案中包含了個人的納稅所有信息；另一種是政府在行使稅收權(quán)利時形成的稅收檔案，主要包含的人口統(tǒng)計以及企業(yè)納稅監(jiān)管過程中，形成的稅收檔案資料。在稅收檔案的管理過程中，存在的主要問題如下：

（1）第一類檔案在管理過程中，信息泄露以及檔案隨意進行篡改的問題較為嚴(yán)重，對數(shù)的問題出現(xiàn)是由于受到個人利益驅(qū)使，是為了增加個人的經(jīng)濟利益，做出的損害國家利益的行為。

（2）在第二類檔案的管理過程中，由于其形成的過程中不是由直接的監(jiān)管部門進行管理的，所以分布較為雜亂，而且在進行的過程中，并沒有設(shè)置專門的記錄管理人員，所以很容易造成丟失以及泄露問題的出現(xiàn)，在進行交接的時候，往往沒有辦法進行正常的交接。

1.3 綜合性行政單位管理檔案問題分析

行政單位有單一職能的單位，也有復(fù)雜功能的單位，他們經(jīng)政府授權(quán)以后，從事的都是政府某一項專門職能，因此這些部門的管理往往相對專業(yè)，也能夠?qū)崿F(xiàn)專事專管和條線交流的目的，所以很少出現(xiàn)專業(yè)檔案積壓和隨意毀棄的現(xiàn)象。而對于綜合性辦公機構(gòu)，比如政府辦、發(fā)改委等這樣的機構(gòu)，管理的往往是一個地區(qū)的綜合性事務(wù)，這些事務(wù)多數(shù)是政策性事務(wù)，一項工作結(jié)束以后很少具有連續(xù)性，所以有些政策性工作結(jié)束以后形成的工作檔案不能夠傳接下去，很多檔案無法歸結(jié)到某一門類而移送到檔案管理部門進行管理。因此，在實務(wù)中出現(xiàn)了混亂放置甚至隨意丟棄的現(xiàn)象。

1.4 法律檔案問題分析

（1）就第一部分檔案來說，司法檔案、檢察檔案、紀(jì)律檢查檔案、刑事檔案等等，都屬于專業(yè)的法律機關(guān)形成的檔案，由于這些檔案的所有人是行政專門機關(guān)，因此在管理上能夠具有系統(tǒng)性和規(guī)范性。但是盡管如此，在一些基層部門也會產(chǎn)生諸多問題，比如刑事檔案，就有人可以通過各種關(guān)系進行篡改，還有人可以對公安機關(guān)從事的戶籍管理檔案進篡改，嚴(yán)重影響了社會秩序。

（2）行政部門和自治機關(guān)形成的檔案，如戒毒檔案、精神病人檔案以及社區(qū)矯正檔案，由于其管理人員和管理部門多是基層機構(gòu)，從事管理的人員多為社區(qū)人員或者普通的社區(qū)民警，他們往往缺少責(zé)任意識和管理的保密意識，會造成毀損檔案、丟失檔案或者泄露檔案內(nèi)容的情況。

1.5 病歷檔案的管理問題分析

病歷檔案是指一個人在就醫(yī)等活動的過程中形成的記載和反映，病歷檔案是基層專業(yè)檔案的重要部分，也是近些年產(chǎn)生糾紛的主要檔案形式。在目前的規(guī)范體系下，病歷檔案的管理責(zé)任屬于醫(yī)院，但是并沒有規(guī)范具體的執(zhí)行主體，由于病歷檔案的復(fù)雜形式和形成環(huán)節(jié)的多樣性，其保管責(zé)任更加不清晰。在當(dāng)前，病歷檔案管理主要由醫(yī)生和出具專業(yè)檔案的人員進行，然而，由于這些人都是從事醫(yī)療一線的人員，將主要精力都放在了醫(yī)療上，因此不能對病歷檔案進行有效的管理，出現(xiàn)了一些諸如檔案遺失、事后改動等問題，甚至還有些地方發(fā)生了出賣病歷檔案的情況。

2 做好基層檔案管理工作的對策分析

2.1 做好宣傳教育工作

發(fā)揮現(xiàn)代新媒體通訊渠道對于宣傳教育工作的積極作用，以微博、微信等作為平臺，開展宣傳教育活動，使檔案管理工作人員能夠提高對檔案管理工作的重視，并切實發(fā)揮自身積極作用，做好檔案管理本職工作，樹立服務(wù)理念，基層單位其他部門及人員，應(yīng)積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，及時主動的送交相關(guān)檔案材料，在檔案資料借閱和使用過程中，應(yīng)做到自覺保護檔案完整與安全，并在用后及時歸還。

2.2 加強檔案管理的法制化

一方面，應(yīng)全面樹立依法治檔的理念，加強檔案管理人員對于《檔案法》的學(xué)習(xí)與掌握，并要以《檔案法》為依據(jù)，建立完善的檔案管理制度體系，規(guī)范檔案管理工作中的各項行為，明確對檔案管理違規(guī)違法行為的處罰辦法，對于嚴(yán)重失責(zé)的行為應(yīng)堅決以制度予以追責(zé)，從而在法律與制度的約束與指導(dǎo)下，保證檔案管理工作的良好開展。

2.3 加強檔案管理信息化建設(shè)

應(yīng)結(jié)合時展的趨勢，加強對檔案管理信息化的建設(shè)，加大投入完善信息化管理軟硬件系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率與檔案資料的有效利用率，同時也要加強對信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，加強對現(xiàn)有工作隊伍的信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍成員的綜合素質(zhì)與管理能力，并要加強對檔案管理綜合型人才的引進，提高人才在檔案管理隊伍中的比重，以保證檔案管理信息化水平的提升以及信息化系統(tǒng)功能優(yōu)勢的良好發(fā)揮。

3 結(jié)論

基層的專業(yè)檔案包含種類較多，所以在管理中較為復(fù)雜，其分布面太廣，給統(tǒng)一的管理造成了很大的困難，并且在目前階段，我國對于基層檔案的分類以及管理并沒有制定規(guī)范的流程以及模式，所以在進行管理的時候，很多管理人員會由于無據(jù)可依，在管理中態(tài)度敷衍，最后給基層的專業(yè)檔案管理帶來很不好的負(fù)面影響，隨意泄露以及丟失問題嚴(yán)重影響了管理工作的有序、穩(wěn)定進行，并且給社會以及公民信息安全造成了嚴(yán)重的不良影響。所以在對于基礎(chǔ)專業(yè)檔案進行管理的時候，要不斷的加強管理的力度，盡快的增強基層專業(yè)管理的規(guī)范合理化，盡可能的將負(fù)面的影響進行消除，保證檔案存在的意義，確保檔案安全以及利用率。

參考文獻

第8篇：檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文

【摘要】隨著辦公自動化、社會信息化、工廠智能化的發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)不能企業(yè)發(fā)展的需要。本文通過分析企業(yè)檔案信息化管理的特點、存在的問題，從檔案資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊伍等方面提出了五項檔案信息化建設(shè)措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化

企業(yè)檔案信息化是指在企業(yè)檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發(fā)，以實現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過程。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔在管理過程中具有不易保存、易損壞、易遺失等缺陷，這就給高效利用檔案帶來諸多不便。當(dāng)今，企業(yè)對檔案資源的需求已由過去的單一需求轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案，現(xiàn)行文件、圖紙、實物等檢索的綜合需求。這就給傳統(tǒng)的檔案管理提出了挑戰(zhàn)，實現(xiàn)由傳統(tǒng)的檔案管理方式向現(xiàn)代信息化管理方式轉(zhuǎn)變已經(jīng)刻不容緩。探索檔案管理的新思路、新方法，推進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源采集自動化、存儲數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)人性化，是遵循檔案自身發(fā)展規(guī)律，提高服務(wù)效率和質(zhì)量的必然選擇。

一、企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)點

1.檔案管理的自動化和檔案實體管理的簡化。一方面通過檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)許多管理過程的自動化，包括歸檔、存儲、鑒定、統(tǒng)計分析，另一方面可以簡化檔案實體的管理，如立卷、實體分類等。

2.檔案實體得到保護。首先是代替原件提供利用防止了對實體檔案的損害。其次以電子的方式傳承歷史。因為不管保護措施如何完善，實體檔案的載體的壽命總是有限的，如果將珍貴的歷史檔案數(shù)字化，且格式選擇得當(dāng)，檔案信息就會永久存在。

3.促進服務(wù)水平的提高。檔案管理系統(tǒng)具有很強的數(shù)據(jù)處理能力，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)的一次輸入、多次輸出，可以從多個角度查檢檔案，有助于滿足用戶多元化的檢索需求。信息化條件下查詢效率的提高不僅表現(xiàn)在檢索時間的縮短，更表現(xiàn)在查全率和查準(zhǔn)率的提高上，越是跨時空、大規(guī)模、綜合性的查找，這種優(yōu)越性表現(xiàn)越明顯。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息服務(wù)的主動性能夠更好地得以發(fā)揮，不但可以將開放檔案全部，可以將檔案信息以文字、圖像、音頻、視頻等多種形式予以展現(xiàn)，利用者可用的信息內(nèi)容更為全面、立體，獲取服務(wù)的手段、途徑更為多樣化。

二、企業(yè)檔案信息化存在的問題

部分企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識不足，重視不夠；檔案信息化建設(shè)的資金投入不足，存量檔案數(shù)字化水平較低，增量電子檔案管理不規(guī)范，系統(tǒng)建設(shè)分散，檔案信息資源孤島現(xiàn)象比較突出，難以適應(yīng)系統(tǒng)集成、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的需要；檔案信息化建設(shè)人才隊伍匱乏。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

（一）企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步。企業(yè)檔案工作規(guī)定（DA/42-2009）指出 “企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求?！庇捎陔娮游募母袷揭蠛驮獢?shù)據(jù)采集等有賴于系統(tǒng)的設(shè)計，而系統(tǒng)的設(shè)計是在文件生成前進行的。這就要求在文件生成前的系統(tǒng)設(shè)計中，把檔案管理的各項需求嵌入系統(tǒng)中，使電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案后滿足檔案管理的需要。因此要求企業(yè)檔案管理部門應(yīng)加強與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

（二）加強檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。檔案信息化過程遭遇到的操作規(guī)程問題需要通過標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來解決，以普及優(yōu)秀的檔案管理實踐經(jīng)驗，統(tǒng)一管理方法，減少低水平重復(fù)，保證檔案信息與實體的安全，促進信息共享和交換。企業(yè)檔案部門應(yīng)積極組織貫徹落實國家檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章，比如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》等。企業(yè)也可以結(jié)合自身檔案信息化建設(shè)的實際情況，制定相關(guān)企業(yè)電子文件、電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范及其實施細(xì)則，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)共享。

（三）以資源建設(shè)為核心，建設(shè)豐富的檔案信息資源體系。在信息時代，信息已成為社會的核心資源和戰(zhàn)略資源。誰擁有信息，誰就可以在時展中運籌帷幄，占據(jù)主動。檔案承載著豐富的信息資源。數(shù)字檔案信息資源是企業(yè)檔案信息化的立身之本。沒有信息資源，信息化無從談起。數(shù)字檔案信息資源按信息加工程度分為目錄信息和原文信息。計算機系統(tǒng)中的檔案目錄可以由人工輸入形成，也可以通過捕獲電子文件形成過程中的元數(shù)據(jù)而自動生成。檔案原文信息可以通過檔案數(shù)字化加工形成，也可以由企業(yè)各信息系統(tǒng)中生成，比如公文管理系統(tǒng)，合同管理系統(tǒng)，設(shè)備管理系統(tǒng)等。構(gòu)建檔案信息資源體系，可以通過建立完備的檔案目錄和存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化得以實現(xiàn)。為了確保檔案信息資源的真實性、可用性和規(guī)范性，企業(yè)要充分發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的引領(lǐng)和支撐作用，不斷規(guī)范和優(yōu)化工作流程。

（四）加強檔案人員培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)。企業(yè)檔案管理人員在推進企業(yè)檔案信息化進程中具有舉足輕重的作用，他們的創(chuàng)新精神、管理理念影響著企業(yè)檔案管理效率和水平。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理。因此企業(yè)對檔案人員培訓(xùn)時，不僅僅局限于檔案管理業(yè)務(wù)專業(yè)，還要強化計算機應(yīng)用知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識的培訓(xùn)，建立以管理型人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點、高科技專門人才為骨干的檔案隊伍體系，滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需要。

（五）優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，開創(chuàng)檔案管理新局面。檔案管理系統(tǒng)是用來管理檔案信息資源的計算機系統(tǒng)，包括部分硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與管理的任務(wù)包括計算機、服務(wù)器、交換機、路由器、防火墻等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的部署，軟件平臺的選型，存儲介質(zhì)和存儲方案的明確，備份、災(zāi)難恢復(fù)、認(rèn)證等安全保護技術(shù)的確定等。其中，最重要的是檔案管理軟件的開發(fā)與維護，其功能好壞直接關(guān)系檔案資源管理的質(zhì)量。企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)遵循模塊設(shè)計、分層實現(xiàn)、循序漸進的原則，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)其他信息系統(tǒng)相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。筆者所在單位是中石化27家檔案管理信息系統(tǒng)推廣單位之一，所采用的檔案管理系統(tǒng)是中國石化推廣實施的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)在完成流程設(shè)計、系統(tǒng)配置、系統(tǒng)測試，用戶培訓(xùn)和數(shù)據(jù)預(yù)導(dǎo)入及系統(tǒng)模擬運行、數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作之后正式上線運行。上線后的檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了以下功能：

1. 遵照國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并結(jié)合企業(yè)檔案管理實際，在系統(tǒng)中創(chuàng)建了檔案分類、管理應(yīng)用視圖，相關(guān)報表，檔案館視圖建設(shè)，并完成了規(guī)范數(shù)據(jù)的遷移工作。

2.統(tǒng)一了企業(yè)檔案管理的收集、整理、歸檔等工作流程，規(guī)范了企業(yè)檔案管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)及著錄標(biāo)準(zhǔn)。

3.建立了基于AD域統(tǒng)一身份驗證體系，規(guī)范的建立了檔案管理系統(tǒng)用戶并按照工作職能分類了相關(guān)權(quán)限。

4.提供了檔案資源在線利用服務(wù)。

5.完成了與合同管理系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)的集成工作。

中石化檔案管理系統(tǒng)的上線確保了歸檔電子文件真實、完整、可用和安全，進一步提升了企業(yè)檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理水平，為建立中國石化統(tǒng)一檔案信息資源管理系統(tǒng)奠定了基礎(chǔ)。

（六）合理安排信息化進程，穩(wěn)步推進信息化建設(shè)。在檔案信息化的建設(shè)過程中，企業(yè)要立足全局與長遠，做好檔案信息化頂層設(shè)計。企業(yè)檔案管理部門要根據(jù)自身的特點和經(jīng)濟條件做出準(zhǔn)確的選擇，合理安排檔案信息化進程，從現(xiàn)實需要和自身條件出發(fā)，有重點、分批次進行檔案信息化工作。

檔案信息化建設(shè)是從目錄檢索、全文檢索到社會化開發(fā)、知識化管理、輔助決策支持的信息資源的開發(fā)利用的過程 ，是一個不斷發(fā)展、循序漸進的過程。所以檔案信息化的發(fā)展不是一蹴而就的，數(shù)字檔案館的發(fā)展還需要大量的資金和技術(shù)人才的支持，只有在不斷爭取資金技術(shù)支持的條件下，抓好基礎(chǔ)性建設(shè)，穩(wěn)扎穩(wěn)打，分階段分步驟地展開，才能逐漸形成具有完備數(shù)據(jù)的信息中心，更好的為企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

參考文獻：[1]《中央企業(yè)檔案職業(yè)技能競賽培訓(xùn)教材工作理論與實務(wù)讀本》

第9篇：檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文

物業(yè)檔案是在物業(yè)管理活動中形成的,反映物業(yè)狀況、業(yè)主和住戶變遷以及物業(yè)服務(wù)企業(yè)管理、服務(wù)、經(jīng)營活動情況,具有查考利用價值的不同載體和形式的歷史記錄。它是小區(qū)物業(yè)管理基本狀況的綜合反映,是開展物業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù),一般歸業(yè)主所有。

一、根據(jù)物業(yè)管理特點完善檔案內(nèi)容

物業(yè)檔案的形式多樣,主要有檔、圖、卡、冊、表。“檔”是指在物業(yè)管理活動中形成的各類文字材料,包括早期介入文件、接管驗收文件、委托管理合同副本、租賃合同副本、業(yè)主和住戶來訪記錄等,是物業(yè)檔案的主要組成部分。“圖”是指根據(jù)實際需要繪制的房屋分幢平面圖、房屋分戶平面圖、房屋分層分間平面圖、屋內(nèi)線路圖、管道走向圖、井下水道位置圖等?！翱ā笔侵父鶕?jù)需要制作的內(nèi)容濃縮、檢索方便的各類卡片,包括設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等?！皟浴笔侵笧榱嗽黾有畔⑷萘?提高管理效率而建立的業(yè)主繳費手冊、綠化管理手冊等?！氨怼笔侵阜课蒡炇召|(zhì)量登記表、業(yè)主情況登記表、房屋裝修申請表等。物業(yè)檔案管理狀況是考察評定物業(yè)服務(wù)企業(yè)資質(zhì)情況的依據(jù),是檢驗小區(qū)物業(yè)管理水平的標(biāo)志,所以加強物業(yè)檔案管理至關(guān)重要。

二、建立健全物業(yè)檔案管理制度體系

物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《公司法》、《合同法》、《物業(yè)管理條例》等有關(guān)法律法規(guī)來制定物業(yè)檔案規(guī)章制度,使其覆蓋物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、移交、日常保管、提供利用等各個環(huán)節(jié),以制度的形式對其具體操作行為作為規(guī)范。在此基礎(chǔ)上要狠抓落實,明確責(zé)任,依法管理,確保物業(yè)檔案各項管理制度的執(zhí)行力度和執(zhí)行效果,做到有章可循、有法必依,使物業(yè)檔案管理逐步變成自覺的行動,逐步進入制度化軌道。

三、加強物業(yè)檔案流轉(zhuǎn)的規(guī)范性

物業(yè)檔案是某一區(qū)域物業(yè)管理的原始記錄,具有從屬性與唯一性,其產(chǎn)權(quán)屬于全體業(yè)主共同所有。但其使用保管權(quán)卻時常異動:小區(qū)建成后,在辦理物業(yè)承接驗收手續(xù)時,由小區(qū)建設(shè)單位向小區(qū)物業(yè)服務(wù)企業(yè)進行相關(guān)檔案的移交,包括竣工總平面圖,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料,設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術(shù)資料,物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件以及物業(yè)管理所必須的其他資料;物業(yè)服務(wù)企業(yè)在受聘管理的期限內(nèi),對物業(yè)檔案負(fù)有形成、收集、歸檔和妥善保管的職責(zé);并應(yīng)在物業(yè)服務(wù)合同終止時將上述資料移交給業(yè)主委員會;物業(yè)服務(wù)企業(yè)變更后,業(yè)主委員會再將物業(yè)檔案移交給新的物業(yè)服務(wù)企業(yè),原物業(yè)管理單位也應(yīng)該將物業(yè)開發(fā)建設(shè)的文件材料和在物業(yè)管理中形成的維修養(yǎng)護、更新改造的物業(yè)檔案材料向新的物業(yè)管理單位移交。移交時,雙方要查驗移交檔案的數(shù)量及質(zhì)量,并履行簽字蓋章等相關(guān)移交手續(xù),確保物業(yè)檔案的來源清楚,去向明確。

四、注重物業(yè)檔案在物業(yè)管理中作用的實現(xiàn)

在物業(yè)管理中,物業(yè)服務(wù)企業(yè)在為小區(qū)居民服務(wù)的過程中形成了大量的動態(tài)檔案,包括各種交費、報修、維修記錄,業(yè)主出租情況記錄,、投訴及解決辦法記錄,參與街道、社區(qū)居委會活動記錄,冬季、雨季以及重大節(jié)假日進行安全檢查的記錄,對房屋共用部位和公共設(shè)施進行日常管理和維修養(yǎng)護的記錄,對違反規(guī)劃私搭亂建和擅自改變房屋用途等行為的記錄等。這些物業(yè)檔案系統(tǒng)而翔實地記錄著物業(yè)管理各方面的情況和數(shù)據(jù),其準(zhǔn)確性和真實性遠遠超過通過社會問卷調(diào)查得來的結(jié)果。因此,物業(yè)檔案就成為物業(yè)管理研究素材的基本來源,是物業(yè)服務(wù)企業(yè)開展物業(yè)管理、提供物業(yè)服務(wù)、處理突發(fā)事件、解決物業(yè)糾紛的重要依據(jù)。通過物業(yè)檔案,物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以全面地了解業(yè)主(或住戶)的情況與需求,從而為業(yè)主(或住戶)提供各種有針對性的服務(wù)和開展適當(dāng)?shù)慕?jīng)營活動。例如,當(dāng)從檔案中了解到住戶大部分是工作繁忙的高收入階層時,可以提供清潔家居、代洗衣服、汽車清洗養(yǎng)護等服務(wù);而如果住戶中老年人較多,則可開設(shè)“老年人活動室”等場所。

五、加強物業(yè)檔案管理中現(xiàn)代化手段的應(yīng)用