檔案管理的優(yōu)勢精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的優(yōu)勢范文

[關鍵詞]檔案；數(shù)字化管理；優(yōu)勢；問題

中圖分類號：G256 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）05-0320-01

引言：隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案部門對數(shù)字化管理的重視程度有很大的提升。但是在實施檔案數(shù)字化管理的過程中還存在一些問題，影響檔案管理的準確性。

一、檔案數(shù)字化管理

在對檔案數(shù)字化管理進行深入研究中，了解到這種檔案管理方式能夠彌補傳統(tǒng)檔案管理上存在的不足，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉化成信息化檔案，不僅僅能夠提升管理的便利性，還能保證檔案安全性和嚴密性，減少檔案泄密現(xiàn)象，維護單位整體利益。而且現(xiàn)在各個行業(yè)實施的檔案數(shù)字化管理還具備分散性和多元性的特點，能夠將檔案以數(shù)據(jù)的方式儲存在互聯(lián)網(wǎng)中，保證資源共享的實施，有效提升檔案的使用效率。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

傳統(tǒng)檔案大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，這種檔案不僅保管困難，其自身安全性也比較低。而且不同檔案在儲存過程中還要進行檔案立卷處理，很多行業(yè)在進行檔案立卷時，自身具備的檔案材料較為零散，而且檔案管理人員對這些零散的材料并不能做出準確的判斷，這些情況會使得檔案立卷質(zhì)量下降，影響單位檔案立卷制度的全面落實。

而目前各個行業(yè)實施的檔案數(shù)字化管理能夠有效解決上述問題，并且檔案數(shù)字化管理受到時間和空間限制較小，能夠降低檔案查閱時間。對于檔案數(shù)字化管理來說，在進行檔案查詢時，可以按照檔案編碼在互聯(lián)網(wǎng)上找到相關檔案，在節(jié)省檔案查詢時間的同時，也降低了檔案管理人員的工作難度。對于機密性檔案還可以通過互聯(lián)網(wǎng)對檔案進行加密處理，在沒有密碼前提下，無關人員不能對加密檔案進行查閱，這從很大程度上保證了檔案文件的安全性和嚴密性。

另外傳統(tǒng)檔案還會受到保存期的限制，如果需要查詢時間較長的檔案，需要經(jīng)過很多程序才能查詢相應檔案。而信息化檔案并不會受到保存期的限制，查詢相關歷史性檔案只需要利用計算機檢索功能，其能夠有效減少檔案查詢消耗的時間，提升檔案查詢的便利性。在查詢檔案時，計算機回到檔案進行深化處理，有效提升檔案質(zhì)量和全面性。

三、檔案數(shù)字化管理的弊端

（一）電子文件的不安全因素，影響對他的長期保存電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出性優(yōu)點，但在利用安全方面，電子文件利用的安全和保密工作更加難以控制，電子文件采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，有些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得更困難。

（二）檔案信息沒有被充分利用。由于一些檔案管理人員對于電子化檔案以及數(shù)字化管理的認識不夠全面，且在技術方面也存在一定的不足之處，導致這些管理員仍然使用原有的管理理念與模式對檔案進行管理，檔案的搜索與使用工作沒有通過計算機進行處理，仍然依靠人工，很多管理者只是將工作的重心放在了一部分可見的檔案管理上，并沒有意識到網(wǎng)絡中眾多檔案資源所存在的價值，致使檔案信息資源的利用率較低。與此同時，檔案管理人員對于計算機的利用也存在一定的局限性，一些管理人員只是使用計算機對檔案文字進行錄入和編輯，并沒有將數(shù)字化管理的功能全部開發(fā)出來，浪費了大量的人力與物力。

（三）檔案存儲的載體存在一定的束縛性。使用數(shù)字化模式對檔案進行管理，就需要將所有紙質(zhì)檔案電子化，并會將電子檔案存放在固定的硬件儲存器之中，這就直接增加了硬件設備的重要性，但硬件的儲存容量畢竟有限，且升級換代速度極高，一旦需要對存儲的載體進行更換時，原有的一些文件很容易會出現(xiàn)讀取限制、軟件不兼容等問題的出現(xiàn)，造成管理部門不得不使用大量的時間與資金對原有的設備與軟件進行保存。而且電子檔案的數(shù)據(jù)一旦受到病毒的入侵，很容易造成數(shù)據(jù)丟失等后果，對檔案中信息的安全性造成了極大的影響。

（四）辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)不兼容。目前部分城市各部門應用的管理軟件都不相同，如人事部應用中國石油人力資源管理系統(tǒng)，財務部門財務資產(chǎn)管理系統(tǒng)，以及機關部室使用OA辦公平臺等，各自為政，按照自己部門的特點開發(fā)及使用。檔案部門使用的檔案信息管理系統(tǒng)，則是按照檔案現(xiàn)代化管理標準設計的。由于這些管理系統(tǒng)設計單位不同，軟件環(huán)境差異較大，形成的數(shù)據(jù)難以轉換，無法進行各科室形成的電子檔案文件直接歸檔。歸檔文件、數(shù)據(jù)的收集和錄入還停留在原始管理水平上。

四、實施數(shù)字化檔案管理的策略

（一）與多部門進行聯(lián)合，保證信息共享的有效實施檔

案管理部門要與相關部門之間進行有效的聯(lián)合，建立健全的檔案管理系統(tǒng)，要對檔案管理進行總體設計和檔案整理以及光盤備份等一系列的工作，并要統(tǒng)一各部門的計算機管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)檔案無法讀取的情況發(fā)生。而且，各部門要制定明確的規(guī)章制度，對于每天的重要信息都要進行文字錄入，并上傳到檔案管理系統(tǒng)之中，系統(tǒng)可以使用雙服務器與光盤雙備份等等，提升檔案的管理效率與安全性，并要對檔案查看的權限進行密碼設置，提升資源共享的安全水平。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

針對企事業(yè)單位中辦公自動化系統(tǒng)和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現(xiàn)現(xiàn)有的財務系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、人事管理等系統(tǒng)的無縫集成。針對電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的而問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存。以及根據(jù)數(shù)字檔案的特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規(guī)章制度。

其中最為關鍵的是電子檔案安全管理制度。檔案作一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。他既包括硬件的安全管理也包括軟件的安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體質(zhì)量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。對于存儲電子文檔的設備和磁介質(zhì)要派專人負責管理，確保電子檔案不會因為溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)能力，實施高效管理

數(shù)字化檔案管理并不是單一對檔案進行電子化處理，同時還要建立自動立卷等快捷管理系統(tǒng)，這就對管理人員的專業(yè)能力提出了新的要求，不僅需要管理人員具有良好的信息分辨能力，能夠準確對檔案信息進行整理、分類，同時還要掌握較好的計算機使用技術，使其能夠靈活對計算機進行操作。相關部門要對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，加強他們對于數(shù)字化管理的意識與信息保密意識，并提升他們的電腦操作水平，使其能夠為檔案數(shù)字化管理模式的順利開展提供一定的助益。

五、結束語

目前，我國在檔案數(shù)字化管理的道路上仍然處于技術開發(fā)階段，在不斷摸索的道路中，如何解決電子文件安全問題，實現(xiàn)信息共享，建設完整的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)仍然是行I發(fā)展的重要目標。

參考文獻

[1] 楊中營.構建檔案數(shù)字化地方標準體系[J].中國檔案.2014（03）.

第2篇：檔案管理的優(yōu)勢范文

內(nèi)容摘要：人事檔案管理作為國有企業(yè)人力資源管理的主要方法，受到了越來越多的重視。然而，我國國有企業(yè)人事檔案管理方面還存在很多不足，需要進一步發(fā)展與完善。本文對此進行了探討。

關鍵詞：國有企業(yè) 人事檔案管理

國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題

國有企業(yè)人事檔案管理制度還比較落后，檔案管理意識不強。國有企業(yè)普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品銷售、樹立企業(yè)形象上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這就導致了國有企業(yè)人事檔案管理工作不健全，缺乏科學性、先進性，利用率低，且仍有很多國有企業(yè)的人事檔案管理還停留在經(jīng)營管理和手工階段，制約著人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。

國有企業(yè)人事檔案內(nèi)容陳舊、簡單。目前，有不少國有企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，已不適應新形勢的發(fā)展。檔案記載的個人歷史材料較多，現(xiàn)實材料不全。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，會影響到國企員工的正常晉升與輪換。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料，而反映員工工作業(yè)績的材料卻沒有收集進來，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整、統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。隨著我國社會主義人才市場的完善，國有企業(yè)的用人機制更加靈活，短期招聘、勞務用工的情況紛紛出現(xiàn)，國有企業(yè)往往忽視這些人員的檔案材料管理。

國有企業(yè)人事檔案管理不適應新時期的發(fā)展要求。在數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息共享的社會中，國有企業(yè)人事檔案的管理手段明顯落后，不適應現(xiàn)代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性，導致人力資源的配置以及未來人力資源的供求缺乏有效依據(jù)。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉遞到新單位。有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當成普通郵件寄送，不通過機要交通轉遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個人工作的發(fā)展，也不利于國有企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理。

國有企業(yè)人事檔案管理的改革和發(fā)展

（一）對國有企業(yè)人事檔案進行信息化管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。國有企業(yè)人事檔案部門要努力創(chuàng)造條件，實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化，促進檔案信息的開發(fā)，提高人事檔案的利用價值和工作效率。將國有企業(yè)的職工的檔案信息輸入電腦分類管理，建立人力資源的電子網(wǎng)絡以及優(yōu)秀人才庫，利用計算機對人事檔案進行信息儲存，對于正式職工、短期聘用人員、勞務人員等分別進行編號并且管理，從而方便查找。

（二）對國有企業(yè)人事檔案進行動態(tài)管理

在人事檔案的收集上要及時、完整；在人事檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”的原則；人事檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；人事檔案的借閱應注意人事檔案的安全；人事檔案的更新應及時、準確、全面，尤其應注意對人事檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。建立企業(yè)的優(yōu)秀人才庫，對于各類具有專業(yè)技能證書及資質(zhì)的職工，分類錄入到優(yōu)秀人才庫中，這樣使國有企業(yè)在選拔和任用員工的時候，更高效便捷，從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。

（三）電子文件的整理與歸檔工作

做好電子文件的整理歸檔是提供企業(yè)人事檔案管理水平的需要。電子文件的出現(xiàn)，特別是企業(yè)信息網(wǎng)絡的應用，對企業(yè)檔案工作的影響不僅僅是信息載體的變化，更是一次觀念的轉變和管理模式的變革，也是提高企業(yè)檔案管理水平，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息效用的極好機遇。電子文件的運用，將沖破檔案工作與文件處理工作的界限，使文檔一體化管理進程加快。文件從形成到歸檔均可以利用計算機網(wǎng)絡進行，大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益。

（四）加強對國有企業(yè)人事管理人員的培訓

要實現(xiàn)人事檔案的信息化、電子化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化、電子化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理者和者的角色轉換，要提供人事檔案管理人員的計算機應用能力，用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。

第3篇：檔案管理的優(yōu)勢范文

[關鍵詞]檔案管理；高校；推進

檔案的形成需依據(jù)兩個關鍵的決定因素，即某人參與社會活動且同時伴有原始記錄的生成。無論是對于我國國家機構、單位或社會團體，還是對于個人，我們每天都在參與社會活動，與自己活動相關的語言、圖像甚至聲音作為原始記錄成為個人檔案形成的主要內(nèi)容。近年來，隨著檔案工作在高校日常管理工作中的地位不斷上升，高校檔案管理水平與質(zhì)量直接影響了辦學，為此，工作進展中出現(xiàn)的一系列問題應得到管理者的重視，從而為有效推進檔案管理工作的進程探討出相適應的方法。

1.高校檔案管理工作的重要意義

據(jù)有關文獻指出，高校的教學、管理以及科學研究均為檔案形成的條件，這三項活動對高校檔案管理工作的發(fā)展具有尤為深遠的現(xiàn)實意義。此三項活動為高校檔案管理工作的持續(xù)進行奠定了基礎，在其影響之下，高校的教學研究有數(shù)據(jù)可依，且為教學改革提供必要依據(jù)，因此，高校檔案的形成離不開教學、管理及科學研究。

基于高校檔案管理能為編史修志提供符合實際的材料，為教學評估與評價提供原始數(shù)據(jù)，為教職員工宣傳教學教育提供有力素材，因此，高校檔案管理的正常運作是高校教學教育得以持續(xù)發(fā)展的先決條件，具有促進作用。回顧性分析，隨著我國進入法治社會后，社會制度得意進步與發(fā)展，人們的法制意識及觀念得到加強，人們?yōu)榻鉀Q問題不再使用隨意且無科學依據(jù)的處理手段，漸漸養(yǎng)成依據(jù)規(guī)章制度辦事、解決社會問題的良好觀念。對于高校而言，檔案真實反映高校教學研究與依法治理學校，為教職員工定期商討辦學治理提供依據(jù)，對工作的進行具有查看并考究的價值，意義十分巨大。檔案就好比如會計憑證，具有權威性、真實性，為高校教學建設、科學研究、教學質(zhì)量評估與評價、師生管理等各個管理項目的開展提供參考數(shù)據(jù)。高校檔案管理工作是否得以正常運轉，需同時滿足：高校所有項目的管理工作中產(chǎn)生的有關文件需符合實際，文件的建立需規(guī)范，內(nèi)容需真實，這是檔案形成的最基本要求。高質(zhì)量的高校管理工作是高成效檔案管理質(zhì)量的主要保障，檔案管理工作的不斷優(yōu)化，能加快高校管理工作進程，提升辦學水平與質(zhì)量。學生檔案作為高校檔案管理工作中的一部分，為學生畢業(yè)走向社會尋找工作提供原始數(shù)據(jù)信息，是最言簡意賅的自我介紹，能在短時間內(nèi)讓面試單位抓住個人信息的要點，為盡快做出擇員奠定基礎。

2.我國高校檔案管理工作普遍存在的問題

隨著我國高校檔案管理工作發(fā)展迅速，規(guī)模不斷擴大，進而獲取了卓有成效的效益。展望我國高校檔案管理的發(fā)展趨勢，因其接受西方先進管理理念的沖擊，發(fā)展進程日新月異，在高校各項管理工作中都充分體現(xiàn)了自己巨大的影響力，但同時也出現(xiàn)了一些限制發(fā)展的問題。經(jīng)我國高校檔案管理工作研究者多年來的探討，總結出幾個尤為突出的問題，即：高校沒有重視檔案管理工作、管理手段缺乏創(chuàng)新且應用信息利用率有礙于提高、管理人員的管理素質(zhì)與水平仍有待于提高、檔案缺乏宣傳與開放力度。

2.1高校忽視了檔案管理工作

因各高校辦學目標、辦學歷程、辦學理念等不盡相同，導致我國全國高校的檔案管理工作尚未全面形成統(tǒng)一，部分高校沒有重視檔案管理工作，管理缺乏科學的理念與實踐行動，因長期持有檔案管理不屬于經(jīng)濟效益類的工作、形式上好壞對學校的經(jīng)濟指標沒有任何影響的錯誤管理理念，管理者并沒有正確認識檔案管理工作的重要性，缺乏管理意識。因高校管理者對檔案管理工作缺乏應有的意識，導致高校的教學教育、科學研究以及編史修志難以發(fā)展，其相關影響因素可以歸結為管理者管理檔案工作較為懶散、檔案數(shù)據(jù)流失嚴重致使信息不全、收集的材料過于片面、統(tǒng)計數(shù)據(jù)缺乏必要的精準度。

2.2管理手段缺乏創(chuàng)新及信息殘缺

我國經(jīng)濟發(fā)展提高了高校辦學構建的能力，運用于檔案管理工作中的方法與技術呈現(xiàn)多元化，且不斷進步。目前，我國高校已普遍利用計算機技術對檔案管理工作進行作業(yè)，大大降低了管理者的工作強度，進而提高效率。雖然我國早已實現(xiàn)了人機一體化檔案管理的工作局面，但因我國利用網(wǎng)絡技術檔案管理的起步相對于西方國家較晚，與國外先進的管理技術進行比較，仍有待于完善并提高。我國大部分高校的檔案管理工作處于落后的境況之中，工作運作機理采用計算機管理系統(tǒng)對檔案進行分析、采用計算機的運行機制對檔案文件進行編制，但用于檔案數(shù)據(jù)管理的文庫多以條目數(shù)據(jù)管理庫為主，缺少照片、光盤、縮微及錄音等全文數(shù)據(jù)庫。此外，多媒體數(shù)據(jù)庫僅僅占應用文庫中的較小使用空間，使高校檔案形式過于單一，缺乏聲像檔案，為高校處理并利用檔案加大了難度[1]。新世紀下，我國的現(xiàn)代技術尚且落后于西方國家，難以實現(xiàn)高校檔案管理者工作的諸多需求，因而制約了高校教學教育事業(yè)的發(fā)展進程。

2.3檔案管理者專業(yè)素質(zhì)低下

因檔案管理屬于專業(yè)層次、技術層次都相對于較高的政策性工作，對管理者的專業(yè)素質(zhì)要求極高。為使管理者能掌控這項工作，首先要求管理者具有正確的工作態(tài)度及良好的心理素質(zhì)，同時應具備良好的思想道德修養(yǎng)及專業(yè)素質(zhì)。因大部分高校對檔案管理工作缺乏應有的關注力度，致使其沒有重視管理者的培訓、再教育等項目活動，所以檔案管理人員的專業(yè)水平往往不高，從而影響了檔案管理質(zhì)量[2]。尤其是我國處于新世紀階段時，因高校普遍利用計算機系統(tǒng)對檔案管理工作進行統(tǒng)一作業(yè)，檔案管理者習慣于人機一體化的工作模式，致使其在工作過程中缺乏與人交流，從而影響了檔案潛在作用的發(fā)揮。

3.有效管理措施

3.1檔案信息化建設

我國早已步入信息化高科技時代，隨著計算機與網(wǎng)絡的進步與發(fā)展，近年來數(shù)字化拓寬了上升空間，為高校檔案管理工作者高效率完成作業(yè)奠定了基礎，其在高校管理工作中具有舉足輕重的作用。目前，信息化技術在我國高校檔案管理工作中已得到廣泛使用與推廣，管理者應用于工作中的方法得到了改進，不斷與國際接軌[3]。因科學技術的進步能帶動社會的發(fā)展，進而也影響了高校檔案管理工作的進程，高校應充分利用我國信息化高端技術的優(yōu)勢對檔案進行有效且科學、合理的管理，借助信息化時代為檔案管理提供各種切實可行的技術全面提高管理工作的水平與質(zhì)量?，F(xiàn)階段應用于檔案管理工作中的信息化技術呈現(xiàn)多元化，例如，為完善檔案管理儲存工作，高?？杉哟笤O備的投入力度，利用網(wǎng)絡與監(jiān)控技術相結合的信息化技術對已整理好的檔案進行保管；利用信息化時代的數(shù)字化、光線技術提高檔案的傳播速度。

基于高校檔案管理具有整體統(tǒng)一的特性，要求高校檔案管理者首先是單機單一管理，其后是連貫管理，利用網(wǎng)絡覆蓋面寬廣的特點對單機管理進行整合，依次對檔案卷宗、檔案文件目錄、檔案全文信息進行整合管理，統(tǒng)一采用網(wǎng)絡進行管理。

3.2提高檔案信息資源開發(fā)力度

經(jīng)檔案管理研究人員總結，提高檔案信息資源開發(fā)力度需滿足于以下兩點：（1）檔案信息資源是否完整能決定能否為高校各管理項目的開發(fā)與投入使用奠定基礎，因而，檔案管理者應著重于信息資源的開發(fā)，合理的控制開展力度與進程，為高校上層階級利用檔案材料提供有力保障。研究證實，檔案存放館與檔案立卷部門應相互協(xié)調(diào)工作，明確各自的工作責任并堅守職責，杜絕一切對檔案立卷與儲存造成影響的因素，降低檔案信息資源出現(xiàn)不完整的機率，從而為確保檔案的完整性提供保障，為高校實施各項管理項目提供依據(jù)[4]。例如，高校定期進行教學教育評估與評價工作離不開對檔案信息的查閱，學校上層決策者利用檔案分析即將實施的管理項目是否與檔案中記載的相類似的項目存在共同點，以便于及時進行修整，研討出具有創(chuàng)新性的管理項目。（2）為實現(xiàn)檔案管理面向可持續(xù)方向進行發(fā)展，檔案管理者采用編寫與每一期、每一屆檔案相對應的參考資料進行劃分類別，為使用者帶來便捷，避免重復查閱，從而提高上層階級的查閱速率。

4.結語

以上論述，高校檔案管理作為學校重要的工作內(nèi)容之一，應不斷總結管理過程中預期將出現(xiàn)的問題，對問題進行分析，為解決相關問題提供切實有效的對策。充分利用目前高新信息化技術，對檔案管理工作實行信息化建設，實現(xiàn)檔案管理與時俱進的發(fā)展局面。

參考文獻：

[1]周波.淺談高校檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技信息，2010，03（11）：105-106.

[2]饒素華.高校檔案工作存在的問題與對策[J].云南檔案，2010，15（09）：156-157.

第4篇：檔案管理的優(yōu)勢范文

國有企業(yè)是保障國民經(jīng)濟發(fā)展的基礎，更是我國小康社會建設的主要力量，保障國有企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展至關重要。檔案管理工作是國有企業(yè)經(jīng)營管理中的重點內(nèi)容，某種程度上來說甚至影響著企業(yè)的長治久安，強化國有企業(yè)檔案管理勢在必行。隨著經(jīng)濟的快速，國有企業(yè)規(guī)模不斷擴張，信息資源和檔案材料越來越多，且信息量越來越大，這給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能適應時代需要?；谥R管理背景下的檔案管理模式，將知識管理理念和方法融入了企業(yè)檔案管理工作中，有效提高了企業(yè)檔案管理質(zhì)量，使檔案價值得到了實現(xiàn)，為國有企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理提供了參考和依據(jù)。

一、檔案管理的職能

企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營活動中形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，我國古代就已經(jīng)有了檔案管理的習慣，早在商周時期就已存在官方檔案管理機構。檔案除了本身使用價值外，更能夠為企業(yè)管理提供科學依據(jù)。另一方面，企業(yè)檔案更是國有企業(yè)發(fā)展歷史的真賃實據(jù)，有一定法律效用，具有自然性與客觀性，是令人信服的歷史證據(jù)，這對于揭示國有企業(yè)內(nèi)部犯罪起著非常重要的作用。同時檔案作為歷史記錄，也為國有企業(yè)生產(chǎn)研究工作提供了參考。國有企業(yè)在經(jīng)濟發(fā)展中起著重要作用，是公有經(jīng)濟的核心力量，我國經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展離不開國有企業(yè)。通過前文分析不難看出檔案管理對國有企業(yè)的必要性，國有企業(yè)想要持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展下去，必須提高對檔案管理工作的重視，毫無疑問企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理中占據(jù)著重要位置。企業(yè)檔案中包含了企業(yè)經(jīng)營活動中形成的資料、文件、照片、錄像、光盤等各種載體的檔案，這些企業(yè)檔案對國有企業(yè)經(jīng)營、管理有著深遠影響，是分析國有企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀的重要資料，這些檔案中記錄了國有企業(yè)發(fā)展、經(jīng)營業(yè)績與發(fā)展狀況，這些檔案是國有企業(yè)的寶貴財富。然而，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，經(jīng)濟轉型已逐步完成，客觀上推動了國有企業(yè)的深化與改革，這對國有企業(yè)的檔案管理工作提出了新的要求。

二、基于知識管理的檔案管理模式

知識管理是指運用管理手段對組織中的資訊與知識進行分享、評價、整合、記錄、傳遞、更新、應用、創(chuàng)新，以實現(xiàn)知識價值，提升企業(yè)核心競爭力。二十一世紀新時代背景下，企業(yè)發(fā)展越來越依賴企業(yè)自身所擁有的知識質(zhì)量，企業(yè)所擁有的知識能蛭企業(yè)在市場競爭中創(chuàng)造優(yōu)勢，增強企業(yè)競爭實力。檔案管理與知識管理存在著許多共性，二者之間密切聯(lián)系。檔案管理對象是文件、檔案、資料。知識管理的對象是知識，而檔案作為一種顯性知識，是企業(yè)知識的重要組成部分，因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在一定程度上的重疊。另一方面，除管理對象存在重疊外，二者管理目的也有著異曲同工之妙，檔案管理目的是：保護檔案安全，避免檔案流失或損壞，升華檔案使用價值，發(fā)揮檔案職能。知識管理目的同樣是保護知識，實現(xiàn)企業(yè)知識的價值，提升企業(yè)技術含量，提升企業(yè)市場核心競爭力。不難看出，檔案管理和知識管理目的都是為了滿足用戶對知識和檔案的使用需求，只是二者管理范圍有所不同。管理形式上檔案管理和知識管理也極為相似，都是對管理對象的搜集、加工、利用。但二者管理手段上卻存在一定差異，傳統(tǒng)檔案管理依然停留在手動管理階段，知識管理已全面融入了計算機技術和信息技術，基本實現(xiàn)了知識管理智能化、網(wǎng)絡化，管理效率和管理質(zhì)量大大被提高，使知識管理職能得到了強化。新時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式也無法適應現(xiàn)代檔案管理需求，檔案管理和知識管理的有機融合給企業(yè)檔案管理工作帶來了新的轉機，使得企業(yè)檔案管理不論在管理理念上，還是管理形式上，或是管理手段上都發(fā)著了變化?；谥R管理的檔案管理模式中，雖管理對象依然是文件、檔案、資料。但在管理理念上卻從被動管理轉變?yōu)榱酥鲃庸芾恚瑱n案管理過程中更加注重檔案知識功能的發(fā)揮。管理手段也將加強對計算機技術的應用。管理形式上也將轉變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理?；谥R管理的企業(yè)檔案管理模式是知識管理和檔案管理的結合，不僅有效將二者優(yōu)點融合了起來，更擺脫了傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足。這對于企業(yè)檔案價值的提升有著很大幫助，更推動了企業(yè)檔案管理工作發(fā)展。

三、知識經(jīng)濟時代下的國有企業(yè)檔案管理模式的構建

基于知識管理的檔案管理模式是將二者的管理理論、方法、理念進行融合，并運用到檔案管理工作中，實現(xiàn)國有企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。想要實現(xiàn)這種全新企業(yè)檔案管理模式的構建，首先國有企業(yè)應轉變檔案管理觀念，摒棄傳統(tǒng)檔案管理的老思路、老模式，積極運用知識管理理論，提高對企業(yè)檔案管理工作的重視，正確認識檔案管理對國有企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要意義，完善檔案管理制度，保障國有企業(yè)檔案管理工作有效落實，提高企業(yè)檔案管理有效性，充分利用制度的硬性約束，來規(guī)范國有企業(yè)檔案管理工作，增強檔案管理人員責任心，避免檔案管理工作出現(xiàn)混亂或遺漏。另一方面，應加強對檔案管理人員的培訓，通過學習、交流等多種學習方式，提高管理人員綜合素質(zhì)，強化其專業(yè)技能和理論知識。另外，應加大投資力度，引進先進設備，提高企業(yè)檔案管理信息化水平，為檔案管理工作創(chuàng)造有利條件，實現(xiàn)檔案管理信息化，通過信息技術提高檔案利用價值和利用率，擺脫”重保管輕利用”的企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，真正發(fā)揮檔案管理職能，促進國有企業(yè)發(fā)展，為國有企業(yè)發(fā)展奠定基礎?；谥R管理背景下的企業(yè)檔案管理，是一種全新管理模式，是國有企業(yè)檔案管理工作改革創(chuàng)新的主要途徑，知識管理融入國有企業(yè)檔案管理中勢在必行。

四、全面加強檔案管理人才建設

（一）營造人盡其用，人盡其才的工作氛圍

優(yōu)秀人才更多地看重單位的發(fā)展前景和個人自身價值的實現(xiàn)。因此，企業(yè)必須加強長期發(fā)展規(guī)劃，緊跟時代步伐，明確戰(zhàn)略目標，讓人才看到希望，感受到企業(yè)的未來，在使用中幫助檔案管理人才最大限度實現(xiàn)自我價值。企業(yè)要大力宣傳并努力營造尊重人才的良好氛圍。要開展勞動競賽、班組對抗賽為載體，通過評選創(chuàng)先爭優(yōu)流動紅旗單位、崗位服務之星，選樹先進典型，并在科研立項，學術交流，進修培訓，晉升職稱，獎勵成果等方面優(yōu)先考慮有貢獻人員，給予其檔案人員晉升優(yōu)惠政策，為檔案管理人才實現(xiàn)自我價值創(chuàng)造條件

（二）以人為本，建立績效考核激勵機制

構建科學先進的激勵機制，對于提高檔案人才隊伍的工作積極性、主動性、創(chuàng)造性是極其重要的。沒有一套健全的激勵措施，沒有獎罰分明，工作績效的提高將只能是企業(yè)管理者的一廂情愿。只有建立一套科學有效的人才考核體系，加強績效管理，嚴格公正地進行績效考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，促進檔案管理績效的提升，才是其根本的目的。

（三）搭建人才成長平臺，推動團隊梯次建設

要開展導師帶徒。導師帶徒是最傳統(tǒng)的、歷史最悠久的一種在職培訓方式。它的優(yōu)點，首先在于師傅傳授的是與具體工作直接有關的知識和技能，能夠幫助徒弟盡快適應崗位，提高工作效率，減少缺乏針對性和脫離工作需要等其他培訓形式難以避免的弊端。通過言傳身教，有效提高檔案管理人員的實踐能力和責任心。

第5篇：檔案管理的優(yōu)勢范文

關鍵詞：新時期；檔案管理；檔案意識；檔案責任意識

中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）23-0156-02

檔案一方面發(fā)揮具有通常意義上的文獻引介功用，另一方面也潛在的具有“公正”歷史的能力，檔案作為信息資源，在開發(fā)利用中實現(xiàn)了它應有的價值。作為檔案管理工作者，要想保持并發(fā)揮檔案應有價值功用，應該樹立最基本的檔案意識、檔案保密意識、檔案法律意識、檔案責任意識和檔案服務意識，為整個社會的發(fā)展盡自己應有之力。

一、檔案意識

檔案客觀且生動地印記了人類社會各方面的實踐活動，比如政治活動、經(jīng)濟商業(yè)活動、軍事行動、文化發(fā)展、教育改革、科學研究成果等。在日常生活中，我們很容易地把機關的公文檔案、人事檔案以及涉及國家和企業(yè)的商業(yè)秘密的成文文獻作為我們意識中的檔案，雖然沒有錯誤，但是亦非全部的正確，因為真正的檔案涉及面十分的廣泛。舉個學校的檔案例子，在學校里，學校的檔案涉及行政人員、教學（這是比較大的一塊兒）、學校的調(diào)查研究、基礎設施規(guī)劃與建設、財政預算、學生學籍、圖書資料、學校外向交流及其學報編輯與出版等等。

毫無疑問，增強檔案意識，有利于搞好檔案工作，較強的檔案意識，不僅能夠樹立相關人員的歷史擔當意識，而且對于我們的日常生活、工作都產(chǎn)生很大的推動作用。我們的教師會在編寫教案（講義）時不自覺地就會頭腦清醒，認真負責；我們的學生在寫畢業(yè)論文時就會嚴謹、細致地搞好文獻搜集、開題報告及論文的創(chuàng)作；我們的圖書管理人員就會認真歸類整理圖書、報刊資料，不致使其破損或丟失；我們的會計工作人員就會認真地做好賬目報表，保證不會有什么紕漏；我們的工程規(guī)劃人員就會精益求精，多方驗證，而使規(guī)劃圖紙科學、完整；我們的公職人員在執(zhí)行公務的活動中就會秉公辦事，不，不貪贓枉法，本著對人民負責，對歷史負責的決心，認真、廉明地做好本職工作。社會各階層檔案人員在工作中認真履行自己的任務，就會做到保質(zhì)、保量、保時，不唯上、不唯親，只為歷史的純潔、客觀。在工作中，認真地對待各種矛盾和困難，集思廣益；在執(zhí)行過程中，認真組織和開展各項工作，科學發(fā)展；在檢查考核時，堅持依法、依規(guī)考對，進而保證相關人員堅強的檔案意識。

二、檔案保密意識

檔案中還有一些是涉及國家、企業(yè)及個人的秘密檔案，它對維護各方的切身利益承擔著重大的政治責任及歷史責任。當下處于全球化的背景下，世界各個國家都在為自身的發(fā)展而奮勇直追，如果一個國家文檔保密工作很到位，那么這個國家就能在全球化過程中占領先機，反之，如果一個國家的檔案機密保護得不到位，那么這個國家就會在發(fā)展的過程中步步受制于他國，很難在世界之林立穩(wěn)腳跟。在相對和平發(fā)展的年代與國度，檔案的保密實質(zhì)上就是保一國之安寧、之團結、之興旺、之和諧。作為接觸秘密檔案最集中的檔案管理部門的工作人員，其肩負的社會責任和重擔，與其自身及國家來說都是不言而喻的，他們肩負著不同于一般的工作人員所擔負的責任。在一定程度上，檔案管理工作人員的保密意識強弱直接影響著檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)與劣，因此我們的檔案管理人員不僅要認真地工作，而且還要增強自己的檔案責任心、檔案事業(yè)心，以此來增強檔案的保密意識。同時，在業(yè)余之外的閑暇活動中，還時刻對自己知道的檔案秘密提高警惕，對套話者做到緘口不提。所以，不管檔案人員身居何處，對于機密的文檔都要做到守口如瓶，以防紕漏橫生，進而避免意外泄密事件發(fā)生到自身。檔案管理人員的保密意識對于維護檔案的完整與安全有著重要的作用，故而他們必須要有較強的保密意識，檔案保密意識的強與弱直接影響了檔案保密工作質(zhì)量的好與差。

鑒于上述，筆者認為應該從以下幾方面工作中做好檔案的保密工作。首先，從檔案的承載設施來看，國家需要根據(jù)既有規(guī)定加大檔案庫房設施的新建工作，合理使用檔案的庫房。當然，庫房設施應當居于相對合適的場域，另外要加固庫房門窗，提升防腐、防盜等水平。應該將檔案存儲庫房與其他類似場所區(qū)別開來，要指派專業(yè)、合格的人員進行嚴格的管理與規(guī)范的保存。絕密檔案作為特殊的文件，涉及了一個黨派、一個國家、一個企業(yè)及個人的核心利益，它決定著黨派、國家、企業(yè)及個人的全方位的利益，直接關系著其生死存亡，所以嚴格加強對秘密檔案的保存意義甚大。有鑒于此，筆者以為，相關管理人員在管理過程中，應該把絕密的檔案作為特級重點保存對象，進行全面的保管；同時，科學嚴謹?shù)臍w類不同時期的歷史檔案，依據(jù)相關管理原則，做到弄清管理期限、管理方法及其他各方面的原則，它不僅是一個國家的豐富文化，我們還能吸取其寶貴的經(jīng)驗，以鑒后人。另外，還要采取制度化的保密意識。工作中做到實事求是，依據(jù)檔案自身的不同特點，采用不同的保密制度與管理措施，進而達到檔案管理保密意識工作的制度化目的。

三、檔案法律意識

《中華人民共和國檔案法》是我國檔案事業(yè)發(fā)展的根本性指導法律，是社會各級檔案管理人員加強檔案管理事業(yè)的根本依據(jù)，它為廣大的檔案管理部門進行具體的檔案管理工作指明了方向，提供了法律的基礎。

社會的急劇發(fā)展和變化要求檔案管理事業(yè)也應適應時代的需要進行改革。筆者以為，檔案管理人員首先應轉變傳統(tǒng)觀念。必須意識到檔案管理要實現(xiàn)法制化的歷史性改革和轉變，所以必須在觀念上進行改變。其次，檔案管理人員應當努力學習《中華人民共和國檔案法》，做到用法律指導我們的思想與行動，實際中真正做到依法辦事，對于無視法律的人員進行依法處理。當然，依據(jù)法律管理檔案重點在人，檔案管理人員素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理工作質(zhì)量與水平。所以，培養(yǎng)并提升檔案管理人員的法律意識是非常重要的。另外，學會運用檔案法律。檔案行政管理機關是國家行政執(zhí)法部門，它的主要職能是依法管理檔案工作。若要發(fā)揮好這一職能，必須做到執(zhí)法必嚴。所以，檔案行政管理工作部門首先要增強法律意識，為其他部門正常的、有序的開展檔案管理工作樹立一個典型，發(fā)揮示范榜樣作用。

筆者認為，培養(yǎng)并加強檔案管理人員的法律意識，必須集中地組織檔案從業(yè)者認真地學習《檔案法》及相關法規(guī)。唯此，才能夠做到以法律法規(guī)來指導檔案的具體管理工作，當然，這也是為了適應國際經(jīng)濟、文化的全球化的新挑戰(zhàn)。檔案從業(yè)人員應該認真學習有關法律知識，并且運用新法規(guī)調(diào)整檔案管理工作，這樣才能使檔案管理工作為社會各方面發(fā)展服務貢獻自己的力量。

四、檔案責任意識

信息化的發(fā)展為檔案管理發(fā)展提供了新的思維要求，因為檔案信息化是一個綜合性極強的復雜且系統(tǒng)的工程，它不僅需要上級主管領導的特別重視。作為檔案管理人員也需要不斷更新理念，認真研究并探索檔案管理的基本規(guī)律。合理運用現(xiàn)代信息技術，發(fā)揮自身優(yōu)勢，整合各方面的智慧與力量，實現(xiàn)檔案信息化建設向更廣領域進發(fā)。

我們要想具備很強的檔案責任意識，就應加強基本的理論知識研究，提升專業(yè)理論水平和素養(yǎng)。檔案從業(yè)人員必須不斷提升專業(yè)素養(yǎng)，開拓創(chuàng)新，提前進入管理程序，做到全方位參與到信息化建設之中，并將自身有機地融入到其中，使檔案管理工作與各工作流程有序、合理的銜接起來，進而實現(xiàn)對各類型文件信息正常運行的適時監(jiān)控。檔案從業(yè)人員業(yè)要積極地參與到國際質(zhì)量認證體系的貫標活動中去，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，積極主動地配合操作人員，建立并完善檔案信息化系統(tǒng)。同時還應該積極主動地掌握各類相關的信息，及時地設計出合理化的、高水平的分析報告，供決策管理者分析和借鑒。

另外，要堅持以市場為導向，深入挖掘各種新的檔案信息點，轉變觀念，多渠道開辟檔案信息資源渠道。所以，必須對新出現(xiàn)的檔案信息要特別予以重視，適當?shù)財U大檔案信息的搜索領域，只要是與檔案關系密切的各種信息資料，都應當及時的注意收集整理。同時，檔案的收集整理也要充分地利用現(xiàn)代科技信息手段，進而拓展收集信息的深度和廣度，檔案管理核心也要轉向自身形成的材料及其有直接關系的信息資料。

五、檔案服務意識

隨著現(xiàn)代科技的深入發(fā)展，信息網(wǎng)絡環(huán)境也日趨完善，這必將改變傳統(tǒng)的檔案服務工作的方式，進而帶來服務領域的技術性革命，最終實現(xiàn)了檔案價值利用服務內(nèi)涵的升華，檔案作為信息資源的價值得以切實且充分的體現(xiàn)。如何使檔案服務工作做到與時俱進，進而充分發(fā)揮檔案信息資源在社會各領域應有的價值，實現(xiàn)檔案從業(yè)人員自身的價值，確實是一項迫在眉睫的問題。

檔案從業(yè)人員要徹底轉變傳統(tǒng)的服務方式，拓展服務價值的意向范圍，深入發(fā)掘檔案信息中所蘊藏的社會多方位的價值，并能夠及時地、主動地提供給所需者，進而發(fā)揮其應有的作用。這就要求檔案從業(yè)人員改進既有的服務模式，積極主動地參與社會活動中去，為社會各界提供滿意的服務。

檔案部門擁有著豐富的信息資源，這是其一大優(yōu)勢，而相關檔案管理部門不僅是資源的管理者，更是檔案信息資源的整理者、研究者和傳揚者。檔案從業(yè)人員要開發(fā)這些資源為社會服務，這是其做好本職工作的最有成果性的證明和見證。對檔案進行編輯和研究是高效地開發(fā)檔案信息資源的重要手段，能夠對利用者的需求提供適時且足量的服務，那是編研者的價值的自我實現(xiàn)的最佳途徑。另外，檔案從業(yè)人員也要在服務的質(zhì)量、層次、水平上加以提升，借助現(xiàn)代化的技術手段，對相關檔案信息進行高效的搜集、整理和創(chuàng)新研究。特別是能夠主動地參與到社會各單位、各部門、各階段的工作中去，利用既有的檔案信息資源，為社會各界提供準確的、豐富的檔案資料及文件匯編，貢獻力量。

當然，僅僅加強在檔案從業(yè)人員、檔案管理人員方面的管理工作還是不全面的，作為相關檔案領導也應該增強其自身的檔案意識，深化對檔案工作的領導，也能夠把檔案工作作為一項重要的工作來抓，并且真正從思想觀念上重視檔案管理工作，要在管理經(jīng)費、培訓人員方面給予大力的支持。對檔案管理的工作要有長遠的發(fā)展規(guī)劃方案，要肯借助于新興的科學技術，切實解決現(xiàn)實中存在的矛盾和問題。相信，在領導的重視下，檔案管理工作在新的歷史時期一定會有一個質(zhì)的突破性的發(fā)展。

參考文獻：

第6篇：檔案管理的優(yōu)勢范文

1.醫(yī)院檔案實行計算機管理現(xiàn)狀

隨著計算機發(fā)展的推進，計算機在醫(yī)院檔案管理中逐漸推廣應用，功能由單一向多方面、多媒體的網(wǎng)絡化系統(tǒng)發(fā)展，醫(yī)院檔案管理逐漸現(xiàn)代化，使得醫(yī)院檔案信息資源的管理更加高效，同時實現(xiàn)了資源共享，然而醫(yī)院檔案在計算機管理方面仍然存在較多問題，無法適應形勢發(fā)展，主要體現(xiàn)在以下幾點：

（1）規(guī)章制度不完善，隨著現(xiàn)代醫(yī)學的發(fā)展，新的醫(yī)療手段與醫(yī)療技術在臨床不斷使用，傳統(tǒng)檔案管理制度尚不完善，導致很多有價值的科研成果不能被有效運用。一些信息雖然歸入檔案，然而文字資料內(nèi)容重點不突出，文字資料與圖表資料明顯不符，資料漏錄等均會導致資源的浪費。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理較為繁瑣，資料檢索較為復雜，因此當需要查閱資料時難度較大。

（2）工作人員管理檔案意識不明確，醫(yī)院作為醫(yī)療中心，掌握著大量的資料，如：病歷、病理切片、X光膠片、藥物臨床試驗記錄等等，這些資料既可為患者提供治療依據(jù)，也可為醫(yī)務工作者提供教學、科研數(shù)據(jù)。而醫(yī)院大部分醫(yī)務人員及個別領導并不能認識到檔案工作的重要性，忽視檔案工作的必要性，導致檔案資源開發(fā)缺乏，檔案不能為教學、醫(yī)療及科研服務。

（3）醫(yī)院檔案管理方面存在較大差異，醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，導致傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理硬件設施、思想觀念等無法適應新形勢的發(fā)展。一些非可再生醫(yī)療檔案，科研價值巨大，且數(shù)量較大，逐年遞增，檔案管理一旦出現(xiàn)問題會對醫(yī)院造成無法挽回的損失。而一些管理人員在工作中，由于工作負擔重、程序繁雜、工作量大等因素未及時準確將檔案輸入，導致檔案資源開發(fā)利用無法實現(xiàn)。

（4）國內(nèi)醫(yī)院檔案計算機管理應用水平相對較低，目前一些較為先進的醫(yī)院雖然配備了多媒體、計算機等設備，然而僅用于簡單的檢索管理、目錄輸入，而在對軟件操作時，僅根據(jù)自身觀念、習慣等進行操作，醫(yī)院檔案資料無法發(fā)揮真正的作用。

（5）目前國內(nèi)檔案軟件開發(fā)較為落后，雖然有一些比較成熟的檔案信息管理軟件，然而不同系統(tǒng)、行業(yè)、區(qū)域之間存在較大差別，軟件開發(fā)在通用性、實用性等方面存在較大缺陷。

2.醫(yī)院檔案實行計算機有利條件

現(xiàn)代化市場經(jīng)濟、建設等發(fā)展，對醫(yī)院的各項工作均提出了更高的要求，為滿足醫(yī)院管理工作的需要，醫(yī)院檔案部門必須實現(xiàn)及時、快速、準確的提供豐富、詳實的檔案信息。隨著社會水平及科學技術的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理處于良好的外部環(huán)境中，辦公、管理自動化程度亦隨之提高，加快了醫(yī)院檔案管理的工作效益及質(zhì)量的提高。計算機管理下可實現(xiàn)對檔案的自動分類標引、輸入、著錄等，具有較高的時效性及實用性，因此只要醫(yī)院上級領導足夠的重視，計算機設備配備即可實現(xiàn)。近年來隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院面臨競爭力增加，多實行目標管理，這就要求其在檔案管理中建立近期、長遠的奮斗目標，建立詳細的計劃、具體內(nèi)容及落實措施，醫(yī)院要實現(xiàn)全面管理，就必須了解檔案管理現(xiàn)狀，實現(xiàn)檔案管理的標準化及規(guī)范化，為醫(yī)院檔案計算機管理提供了有利條件。醫(yī)院計算機管理是聯(lián)系各科室的重要體系，通過檔案信息與其他信息的橫向與縱向交流，將醫(yī)院檔案信息及時準確反應，從而促進醫(yī)院的發(fā)展，計算機的這個優(yōu)勢保證了其資源來源。

3.醫(yī)院檔案實行計算機管理存在的問題

隨著醫(yī)院檔案計算機管理的推進發(fā)展，檔案管理計算機獲得了較大成就，然而仍然存在較大的問題及困難，主要有以下幾點：

（1）檔案管理人員不能重視計算機管理檔案的重要性，目標不明確，對于檔案管理的目的，需要解決的問題等均不明確，僅流于形式。計算機檔案管理工作人員多為兼職或非專業(yè)人員，計算機知識不熟練，技術掌握缺乏深度，導致在操作中難度較大。

（2）醫(yī)院檔案管理面臨較多的難題，作為信息社會產(chǎn)物，計算機管理檔案載體資料包括軟磁盤、光盤、磁帶等，而文件種類包括數(shù)據(jù)庫字處理文件、數(shù)據(jù)庫文件、圖像文件、表格文件等管理難度較大，具體管理措施及方法缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一，導致計算機管理方案的廣泛應用。

（3）計算機管理的技術保護難度較大，計算機管理檔案載體主要為磁性介質(zhì)，對存放環(huán)境要求較高，磁性介質(zhì)性能不穩(wěn)定、壽命較短，從而為文件保護要求更高。而黑客入侵、計算機病毒、計算機軟件故障等均是醫(yī)院檔案管理需要思考的重要問題。

4.結束語

醫(yī)院檔案實行計算機管理已經(jīng)取得了一定的成就，然而仍然存在一些問題，因此相關工作人員要充分發(fā)揮醫(yī)院計算機管理優(yōu)勢，重視法規(guī)建設，提高外語應用能力及計算機軟硬件，規(guī)范檔案業(yè)務規(guī)范管理，促進醫(yī)院計算機檔案管理的發(fā)展。

參考文獻：

[1]周桁.醫(yī)院檔案計算機管理之我見[J].中國實用醫(yī)藥，2007，02（02）：124-125

第7篇：檔案管理的優(yōu)勢范文

所謂人事檔案管理工作，實際上就是收集檔案、整理檔案、保管檔案、鑒定檔案，為其提供系列性的活動。從目前發(fā)展來看，我國在人事檔案管理工作中，需要根據(jù)相關工作部門的政策要求，在認識檔案中記錄工作經(jīng)歷、思想品德情況、個人工作能力、個人今生情況等等，對人力資源的開發(fā)以及管理工作具有非常重要的作用。從近些年的發(fā)展來看，隨著我國不斷加大人事制度方面的改革，人才流動也愈加頻繁，但是事業(yè)單位在人事檔案管理工作中普遍存在著一些問題面臨非常大的挑戰(zhàn)。

二、人事檔案管理工作存在的問題

（一）從事人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不理想。我國目前人事檔案管理人員普遍存在著理論知識不足、文化知識不理想的問題。部分人事檔案管理工作人員仍然堅持傳統(tǒng)管理理念，與社會實際需求相脫節(jié)，缺乏創(chuàng)新性管理，實際的管理效果并不是非常理想。人事檔案的管理工作非常瑣碎并且連續(xù)性非常強，如果不能夠投入非常大的人力和精力，那么實際的管理效果并不會非常理想。由于體制改革的影響促使事業(yè)單位編制不斷減少，人事工作部門兼任了人事檔案管理工作，但是由于管理工作人員缺乏專業(yè)性，缺乏認識檔案收集的專業(yè)意識，使得一部分檔案并沒有及時歸檔，職業(yè)檔案存在著一定的缺失?？傊鐣?jīng)濟的日漸發(fā)展促使人員流動性日漸加強，因此，檔案管理工作人員也存在著較為頻繁的調(diào)換，人事檔案管理效率受到了阻礙，實際的管理效果并不是非常理想。

（二）人事檔案管理工作信息化不理想?？茖W技術日漸發(fā)展促使事業(yè)單位普遍采用信息化人事檔案管理系統(tǒng)，信息化水平不斷提升。從目前人事檔案管理工作來看，部分事業(yè)單位仍然沒有使用較為先進的管理手段，大部分單位仍然沿用傳統(tǒng)人事檔案管理方式，手工操作式的人事檔案管理花費巨大的時間和精力，實際的檔案保管并不是非常理想，工作效率不高。在調(diào)取人事檔案的過程中，管理工作人員需要花費大量的時間和精力來進行審核以及調(diào)取，缺乏時效性并且人事檔案更新速度也并不是非常理想。

三、人事檔案管理和利用對策

（一）提升人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。事業(yè)單位在實際工作過程中，需要重視人才管理工作，加大人事檔案管理工作力度，認識到工作的業(yè)務性、政策性以及保密性等，提升實際的管理工作效率。國家人事管理制度日漸發(fā)展促使社會工作日漸深入，人事檔案管理工作部門迫切需要高素質(zhì)、復合型人才。在人才招聘過程中，需要挑選工作作風更加正派并且具有工作責任心的工作人員，這樣才能夠真正做到嚴守秘密，工作更加誠懇。此外，認識檔案管理工作工作人員需要重視自我完善，不斷學習，提升自我。相關主管工作部門需要認識到人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的重要作用，定期性開展業(yè)務知識方面的培訓工作，鼓勵工作人員更好、更加及時把握先進人事檔案管理知識以及人事檔案管理工作經(jīng)驗，使得人事檔案管理工作與社會發(fā)展需求相配合，提升事業(yè)單位人事檔案管理利用效率。

（二）重視人事檔案管理工作的信息化。經(jīng)濟社會的日漸發(fā)展促使科學技術的不斷進步，信息化則成為社會發(fā)展的重要發(fā)展趨勢，這也就為事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了更高的要求?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作成為了社會發(fā)展的趨勢要求，同時也是符合人事工作制度改革以及發(fā)展需求，對促進社會主義現(xiàn)代化發(fā)展具有非常重要的作用，因此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作需要符合檔案信息發(fā)展需求。作為人才信息發(fā)展的重要資源庫，需要更加合理利用人事檔案信息庫，盡可能發(fā)揮信息化重要作用，充分利用現(xiàn)代化技術手段，提升人事檔案管理方面的實效性，促進人事檔案管理工作的現(xiàn)代化以及信息化?？傊?，為了能夠提升事業(yè)單位人事檔案管理工作效率，需要重視應用信息化管理方式，堅持紙質(zhì)檔案管理工作與計算機無紙化人事檔案管理相結合的方式，提升人事檔案管理有效性。在人事檔案管理工作過程中，需要充分利用計算機互聯(lián)網(wǎng)技術，創(chuàng)新人事檔案管理工作，借助網(wǎng)絡可以有效共享不屬于保險范圍的相關認識檔案信息，為社會提供更加高效、更加優(yōu)質(zhì)的人事服務，提升工作便捷性，同時提升人事檔案管理利用有效性。

（三）完善人事檔案管理工作效率。在人事檔案管理工作過程中，完善人事檔案管理工作制度非常的重要，符合管理工作部門。相關管理工作部門需要完善相關管理制度，明確人事檔案管理工作人員工作職責，同時還需要詳細規(guī)定檔案核對、檔案保管以及檔案查閱等，人事檔案管理工作人員需要明確自身肩負的重要責任，規(guī)范各項工作制度，定期性核對人事檔案，保證檔案號碼與檔案名冊保持一致性，進而及時的發(fā)現(xiàn)問題并且有效的解決問題。此外，在人事檔案管理工作過程中，需要嚴格的執(zhí)行相關保密制度，為檔案安全性以及準確性提供保障。此外，還需要針對檔案目錄、檔案樣式以及檔案規(guī)格等方面進行嚴格規(guī)定，提升人事檔案一致性，為人事檔案的流轉提供保障。需要不斷規(guī)范查檔工作，需要保障單位簽授同意書，并且填寫檔案借閱的審批表，嚴禁出現(xiàn)私自銷毀以及私自保存等問題，同時也嚴禁避免出現(xiàn)人事檔案轉遞的問題，也就是說，人事檔案必須通過機要渠道來進行傳遞，嚴禁出現(xiàn)郵寄或者是自帶，提升人事檔案管理規(guī)范性，構建更加完善的認識檔案管理工作制度。

第8篇：檔案管理的優(yōu)勢范文

（一）人事檔案管理工作的管理懈怠

由于一些高職院校對人事檔案管理工作缺乏應有的科學認識，造成從管理者到具體工作的員工對此不夠重視。人事檔案管理工作很難做出顯著的成績，工作考核方式不明確，不能引導員工的積極性，這樣的狀況使得員工的工作懈怠，員工不重視對自身專業(yè)能力和水平的提高，人事檔案管理的辦公設施難以得到更新，缺乏建立完善的管理制度，該項管理工作處于低水平狀態(tài)，這就是被動的應對管理模式，急需要在改革中進行創(chuàng)新管理模式。有的高職院校人事檔案管理部門缺乏專業(yè)性工作人員，這樣難以滿足該項工作對專業(yè)能力和業(yè)務素質(zhì)的要求。這就需要對該部門的人員進行專業(yè)素質(zhì)培訓。在人事檔案管理的硬件方面也十分匱乏，需要建立檔案管理的相應的配套設施，增添打印機、掃描儀等專業(yè)設備。

（二）人事檔案管理工作滿意度較低

當前，隨著社會對技能人才的急切需求，高職院校得到了迅速發(fā)展。對于新的發(fā)展形勢，如“人檔分離”，高職院校的人事制度也進行了改革。而長期以來形成的人事檔案管理舊的管理理念一直阻礙著人事檔案的管理服務。此外，一些院校的檔案管理技術手段十分落后，仍舊采用手工技術，不能進行現(xiàn)代化的信息化的技術應用。與此同時，由于高職院校的發(fā)展迫切需要檔案管理對師資的學歷、教學能力和科研水平進行反映，但是，很多人事檔案仍舊收集整理的是政治面貌、職務變動等信息，缺乏人事檔案工作的個性化和創(chuàng)新，造成人檔案失去了院校遴選人才的價值。在面臨著高職院校師資力量的迅速擴大的局面，原有的人事檔案管理觀念和技術手段遠遠不能滿足于高職院校發(fā)展的需要。

二、應用心理學原理與方法改善人事檔案管理工作水平

（一）心理學原理與方法

通過運用心理學相關概念和方法，把握高職院校人事檔案管理工作人員的心理規(guī)律、心理機制，給予他們?nèi)宋年P懷、心理疏導等，提高自我效能感，使其獲得積極的正面的情緒，人事檔案管理工作價值的自我實現(xiàn)激勵和引導著工作人員不斷改善和提高工作水平。改善該項工作人員的心理狀態(tài)，不斷挖掘他們的工作潛力，激發(fā)人的正向建設性積極力量和內(nèi)在的優(yōu)秀品質(zhì)，使員工自身和工作都能夠獲得積極的進步。高職院校的領導應重視人事檔案管理工作，加強該部門員工的樂觀、積極等正性情緒的培養(yǎng)，通過積極情緒因素來改善員工的身心和工作狀態(tài)，從而帶動整個部門的工作效果。因此，應用心理學原理與方法改善人事檔案管理工作水平具有重要的意義和良好的效果。

（二）改善人事檔案管理的心理學路徑

首先，要重視檔案管理人員心理狀態(tài)。高職院校的領導者要給予該部門員工更多的人文關懷，讓員工能夠在動態(tài)開放的環(huán)境中，得到尊重、關注以及欣賞的積極情緒，這樣才能讓員工充分發(fā)揮自身的工作能力，讓員工體驗到工作的充實和幸福，員工才能夠可持續(xù)性地進行檔案管理工作。要加強人事檔案管理的制度化和規(guī)范化建設，為該部門員工提供進修和培訓的機會，舉辦人事檔案管理的教研和交流活動，讓員工分享到其他人的成功工作經(jīng)驗，提高自我效能感，使得他們能夠獲得工作上的滿足感和成就感。正是通過關心檔案管理人員心理狀態(tài)，采取情感化管理方式，才能實現(xiàn)人事檔案管理的以人為本理念。

其次，提高檔案管理人員樂觀積極的工作特質(zhì)。從員工個體的角度，要培養(yǎng)樂觀積極的工作特質(zhì)，這樣才能真正實現(xiàn)自我價值，富有工作上的創(chuàng)造力，員工易于采取積極方式來更好地完成人事檔案管理工作，抵抗特殊工作性質(zhì)帶來的壓力。這樣的工作效果反過來也促使員工獲得積極反饋，員工更加熱愛人事檔案管理工作，對此項工作投入更多的精力和熱情，獲得事業(yè)發(fā)展的動力。與此同時，高職院校應加強績效考核，引導員工通過工作努力來獲得院校領導的認可和獎勵。

最后，提高檔案管理人員的專業(yè)能力，使其獲得工作的認同感。由于檔案管理需要團隊分工與協(xié)作，通過提高自身的專業(yè)能力，增強員工的自信，獲得其他同事的認可，這樣有助于提高人事檔案管理部門整體的工作水平。要重視對員工職業(yè)技能如信息技術、檔案業(yè)務的培養(yǎng)，提高員工的責任感和服務意識，得到領導、教師的贊揚，這樣也增強了檔案管理人員對此項工作的自我認同感，才能以最佳工作效率進行工作。

三、結論

第9篇：檔案管理的優(yōu)勢范文

1、財政檔案的科學管理能夠提供豐富的信息資源

當前我們正處于一個信息含量日新月異、技術手段飛速發(fā)展的時代，誰能夠掌握更多更新的信息，誰就能夠掌握競爭的先機。而財政檔案作為一種經(jīng)濟信息，如實記錄了財政管理過程、國家發(fā)展歷史和各種經(jīng)濟動態(tài)，對做好當前的經(jīng)濟工作有重要的指導作用。

2、財政檔案的科學管理是制定國家經(jīng)濟政策的重要依據(jù)

每隔五年，我國都要制定和一個五年計劃，這是有關于國家經(jīng)濟發(fā)展和社會民生的頭等大事，是對我國經(jīng)濟政策的權威性解讀。在制定計劃之前，首要進行的工作就是對國家在規(guī)定時期內(nèi)的經(jīng)濟狀況、財政管理過程進行研究，明確中國的經(jīng)濟現(xiàn)狀，總結經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律，而承擔這一重要任務的載體就是財政檔案，通過解讀和分析財政檔案，能夠了解到各部門對國家經(jīng)濟政策的執(zhí)行情況、各級單位的財政實況、國家財政經(jīng)費在各部門的運行使用狀況等等，這些第一手的真實信息，能夠準確的衡量國家的財政狀況和社會的經(jīng)濟發(fā)展水平，從而為制定出更符合中國經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律的經(jīng)濟政策奠定基礎。

二、現(xiàn)階段我國財政檔案不符合科學管理的問題

1、硬件設施不符合工作要求

在我國的大部分財政部門的檔案管理工作中，由于領導重視程度不夠，經(jīng)費較少，辦公設備都比較落后，例如計算機配備不齊全，影印機、碎紙機等機器設施缺乏，用于存放和管理檔案的空間不夠，沒有用于進行監(jiān)管的儀器設備，工作室潮濕，應急設施缺乏等等，這些實際問題都會影響檔案管理工作的正常運轉。

2、財政檔案管理程序和制度不完善

當前我國各地方財政局的檔案管理大多是采用本單位的自有模式，沒有一套詳細的規(guī)范程序，在實際的管理過程中，存有很多工作誤差，例如檔案的采集、借閱、整理制度不完善，執(zhí)行不到位，工作人員的積極性不高，沒有按照規(guī)定程序進行操作，工作制度陳舊，不能符合當前的實際要求，檔案中的信息不真實不完整，缺乏參考性等，這些管理漏洞不利于檔案的整理和研究工作，尤其對國家經(jīng)濟政策的制定產(chǎn)生一定的偏差。

3、財政檔案工作人員素質(zhì)不能實現(xiàn)科學管理目標

財政檔案的管理工作受到的重視較少，因此人員配備和工作素質(zhì)都不夠完善，專業(yè)的管理人員較少，甚至有的部門財政管理工作是由其他崗位人員兼任，這容易使檔案管理工作出現(xiàn)斷檔，針對科學管理工作的上崗學習和技能培訓基本沒有，對財政檔案科學管理的研究和投入不足，這些因素都會影響檔案的科學管理。

4、財政檔案管理的信息化建設水平低

當前是信息化全面發(fā)展的時代，對檔案管理同樣提出了要求，但與其他部門工作的信息化水平相比，檔案管理工作的信息化建設比較落后，例如對檔案信息化利用的開發(fā)程度不夠，沒有實現(xiàn)同系統(tǒng)不同層級之間、不同系統(tǒng)的職能單位之間對檔案信息的交流和借鑒，電子檔案的錄入所占比例不高，大部分還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，不便于管理和查閱，檔案信息管理系統(tǒng)的研究和使用與工作實際有差距，不能滿足工作需求。

三、實現(xiàn)財政檔案科學管理的有效路徑

1、提高對財政檔案管理的重視程度和經(jīng)費投入

領導必須重視財政檔案的管理工作，將財政管理工作納入單位的重要工作事項來布置和研究，要積極配備先進的機器設備，加大對財政檔案管理工作的資金投入力度，提高經(jīng)費的使用效率，要對檔案管理的空間、環(huán)境、應急設施等，按照規(guī)定要求進行完善，確保檔案管理工作的硬件設施到位，要加強對檔案的網(wǎng)絡和信息監(jiān)控，保證檔案的信息嚴密。

2、完善財政檔案管理制度，建立長效機制

各級財政部門應當根據(jù)本單位的實際狀況，制定出科學的檔案管理制度，對制度的貫徹落實進行嚴格要求，要采取規(guī)范化的操作流程，要對原有的工作程序進行檢查，減少工作中的拖沓環(huán)節(jié)，對不符合規(guī)定的操作行為要進行嚴格禁止，確保制度執(zhí)行到位，并要求各業(yè)務部門對檔案收集工作予以重視，檔案管理人員要對檔案的真實性和完整性進行檢查和整理，各單位要采取適當?shù)莫剳蜋C制，激發(fā)工作人員的工作熱情，提高責任感，切實提升工作質(zhì)量和工作效能。

3、提升財政檔案管理工作人員技能水平

財政檔案的作用發(fā)揮，很大程度上取決于管理人員的工作能力，因此必須對檔案管理人員的素質(zhì)進行全面優(yōu)化，要積極配備具有專業(yè)知識、符合工作要求的崗位人員，開展具有針對性的檔案管理強化訓練，落實上崗培訓制度，定期聘請上級單位的檔案專業(yè)管理人員進行授課，積極組織檔案管理工作的研討會和交流活動，與相關單位進行財政檔案管理工作研究等，以提升人員素質(zhì)來強化檔案管理工作的整體水平。

4、提升財政檔案管理的信息化建設水平