電子合同檔案管理精選(九篇)
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第1篇：電子合同檔案管理范文
關(guān)鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研
【分類號】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設(shè)周期長、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個憑據(jù)作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業(yè)性強，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動人事合同等；
2合同檔案管理現(xiàn)狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關(guān)部門審查會簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財務(wù)意見、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見及其修改稿件和會議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。
2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產(chǎn)生的國產(chǎn)化、科研技改合同；實業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開發(fā)、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對于過程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發(fā)利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門立卷制。
由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產(chǎn)生誰收集，誰負(fù)責(zé)誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責(zé)。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關(guān)系的審計材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁數(shù)。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。
在公司內(nèi)部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時可通過培訓(xùn)對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進行規(guī)范。進一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過內(nèi)部溝通交流，為下步實現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。
4.4加快合同檔案信息化建設(shè)
公司目前已開發(fā)運用合同管理系統(tǒng)用以對合同執(zhí)行情況進行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發(fā)。
通過對合同信息進行著錄，根據(jù)各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應(yīng)部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統(tǒng)平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領(lǐng)導(dǎo)層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。
第2篇：電子合同檔案管理范文
(一)合同管理中部門間流轉(zhuǎn)的效率低下
一份經(jīng)濟合同從簽定到付款完結(jié)，會涉及到業(yè)務(wù)、紀(jì)檢、法務(wù)、行政、財務(wù)等多部門，需要逐級審批。顯而易見，在傳統(tǒng)合同管理模式下，部門間審批流轉(zhuǎn)的效率很低。
(二)部門間流轉(zhuǎn)的規(guī)范性控制不夠
在紙質(zhì)合同流轉(zhuǎn)過程中，原先需要多部門審批的，由于管理不到位，存在該審批未審批的情況，加大了合同支付風(fēng)險。
(三)合同的分類、檢索以及信息匯總功能較弱
由于醫(yī)院合同數(shù)量多、類型雜以及執(zhí)行周期長等諸多原因，導(dǎo)致傳統(tǒng)合同管理模式下，普遍存在文檔管理較散亂、不統(tǒng)一，合同信息匯總困難等問題，特點是分期付款或后期質(zhì)保金支付類的長周期合同，合同檢索都會遇到困難。
二、電子化合同管理流程模型
(一)合同文本模版的規(guī)范性
根據(jù)合同的類型，由法務(wù)人員擬定不同的合同文本模版，[1]從條款應(yīng)用的完備性、內(nèi)容周嚴(yán)性、規(guī)定具體性進行把握，可以加快合同簽訂的效率，保證合同的嚴(yán)謹(jǐn)。
(二)各部門審核通過的強制性
作為一項突出優(yōu)勢，電子化合同從程序上對審核流程進行限定，即只有所有部門審核通過后才能夠進入付款程序，這樣有效避免了未規(guī)范化審核的合同直接進行了付款，大大降低了支付風(fēng)險。下圖是財務(wù)部門的合同管理操作界面，只有完成所有審核的合同才能進入財務(wù)人員的操作界面。
(三)建立電子化合同臺帳，合同流轉(zhuǎn)清晰明了
合同電子化臺帳是對合同基礎(chǔ)信息的逐項錄入，生成合同基本信息數(shù)據(jù)表。根據(jù)合同名稱、編號，可以查詢到所需的信息，這樣合同的當(dāng)前流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、合同進度以及付款期限一目了然，大大提高了財務(wù)付款環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性。
(四)建立起規(guī)范的電子化檔案管理模式
通過全過程封閉式電子化管理，對合同執(zhí)行科室，合同主體資格相關(guān)內(nèi)容，合同期限，合同金額，付款計劃等內(nèi)容進行電子登記，存入合同電子稿，確保合同檔案內(nèi)容齊全，增強合同行為可追溯性，合同檔案內(nèi)容可以實時追蹤，隨著合同種類、數(shù)量大幅度增加，電子化檔案管理具有傳統(tǒng)合同檔案管理無可比擬的優(yōu)勢。
三、通過合同查詢、統(tǒng)計功能，建立起預(yù)算資金使用的監(jiān)管功能
第3篇：電子合同檔案管理范文
鐵路工程項目在合同管理標(biāo)準(zhǔn)化過程中應(yīng)嚴(yán)格按照合同管理制度動態(tài)化、合同分類清晰化、合同成本目標(biāo)化、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化、合同檔案管理部門化、過程化、常態(tài)化、合同管理相關(guān)崗位互控化的原則進行管理。
一、合同管理制度動態(tài)化
沒有規(guī)矩不成方圓。任何一個機構(gòu)都要有自己的管理制度。制度的建立是基礎(chǔ)，制度的執(zhí)行是關(guān)鍵。制度的建立不是一件一勞永逸的事情，項目管理機構(gòu)建立之初的制度隨著管理工作的推進，管理范圍和形勢的變化，很多制度已經(jīng)成為工作的制約和瓶頸。所謂不破不立，對原有制度的修訂和改進是一個永遠(yuǎn)都沒有止境的工作。比如項目管理機構(gòu)建立之初的合同內(nèi)審制度一般是比較粗糙的，審核部門少，在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)很多人不知情，對合同的順利履行有一定的影響，于是內(nèi)部審批制度就改成所有部門負(fù)責(zé)人都參與的人人皆知的制度，但在這一制度的執(zhí)行過程中又發(fā)現(xiàn)這樣的內(nèi)審制度有著主次不清的毛病。目前內(nèi)審制度經(jīng)過調(diào)整已經(jīng)變得主次分明、合理有效了。舉這樣一個例子，只是說明合同管理制度化，不只是包含對既有制度的執(zhí)行，還應(yīng)該包含對制度的修正。即合同管理制度動態(tài)化。
二、合同分類清晰化
項目管理機構(gòu)管理的項目種類多，既有地方項目，又有更新改造項目又有國家鐵路建設(shè)項目，還有保密項目。這給合同管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。經(jīng)手的各類合同既要符合國家的法律、地方法規(guī)、行業(yè)的規(guī)章，又要符合鐵道部和鐵路局相關(guān)規(guī)定，這就需要吃透大量法規(guī)和路局文件，才能做到拿到一個合同就知道從哪里下手辦理。項目管理機構(gòu)須針對本項目常見的合同整理出一套細(xì)化的合同辦理思路，拿到任何一個合同，就把它放到這個框架中，也就是對合同進行分類，按類辦理。
對合同的清晰分類看似是合同管理中不值得一提的小事，但卻直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同審計等工作帶來壞的影響，必須引起足夠重視。
三、合同成本目標(biāo)化
項目管理機構(gòu)投資控制的任務(wù)很重。由于工期長、經(jīng)濟形勢變化快，鑒修概算批復(fù)期的物價指數(shù)、人工成本等影響合同成本的因素在項目中相關(guān)合同實際簽訂時會有較大的變化，當(dāng)然這種變化有時是對成本控制有利的，但大多數(shù)時候是不利的。這就對合同簽訂的成本控制提出了較高的要求：不超概算為基本目標(biāo)，能有所降造、合同成本最小化是最終目標(biāo)。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，項目管理機構(gòu)在合同管理中以合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化為原則，為這一目標(biāo)的實現(xiàn)提供了很好的保證。
四、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化
項目管理機構(gòu)須形成較為合理的合同簽訂過程管理程序。由于項目管理機構(gòu)簽訂的合同大多數(shù)具有較多的專業(yè)元素，這就決定了專業(yè)工程師（包括物資）在合同簽訂中的主導(dǎo)地位，這并不是說專業(yè)工程師就是萬能的，由于合同主管和財務(wù)主管部門人員位于合同簽訂過程的下游，在多年的工作中積累了大量經(jīng)驗，因此，合同簽訂前的合同洽商，由承辦人與合同相對方進行聯(lián)絡(luò)、溝通、洽商，計財部等其他部門在概預(yù)算情況、類似合同文本提供等方面配合合同承辦部門的工作。如需要組織洽商會議的，由經(jīng)辦人組織。洽商前由合同經(jīng)辦人將合同概況、合同談判進展、談判難點、擬談判內(nèi)容、談判原則等告知主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)參加洽商人員，洽商后由合同經(jīng)辦人將合同談判內(nèi)容和進展、結(jié)果形成合同談判登記記錄，作為合同檔案的一部分。
這樣的機制保證了合同一直處于有人主管的狀態(tài)中，因為合同后期的履行和監(jiān)管主要是由主管工程師負(fù)責(zé)的，由于各相關(guān)部門人員都參與了合同的簽訂洽商，熟知合同的技術(shù)要求、驗工、付款等條款，從而使合同執(zhí)行過程各部門之間的磨合和協(xié)調(diào)過程提前，從而最大程度減少了合同執(zhí)行成本。
這樣的機制又保證了合同成本的可控。所謂三個臭皮匠頂一個諸葛亮。主管工程師在技術(shù)上是有優(yōu)勢的，對合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相關(guān)價格依據(jù)，但在價格談判上可能缺少相應(yīng)技巧，因此項目管理機構(gòu)的價格談判就分為三個層次：主管工程師層次；合同洽商會議層次；項目負(fù)責(zé)人層次。一個合同經(jīng)過這樣三個層次的把控，經(jīng)過多幾個人的慧眼識別，就能很好發(fā)現(xiàn)對方報價中隱藏的陷阱，才能從根本上降低成本，最大限度實現(xiàn)合同成本控制目標(biāo)。
五、合同檔案管理部門化、過程化、常態(tài)化
毫無疑問，合同簽訂過程至關(guān)重要，但中國人常說蓋棺定論，可見結(jié)局也同樣不可小視。法律工作尤其重視證據(jù)，而合同管理中的檔案管理工作就是一個收集證據(jù)的過程。項目管理機構(gòu)要非常重視合同檔案的歸集、整理工作。合同承辦人按項目管理機構(gòu)合同管理部門要求跟蹤合同履行結(jié)束前相關(guān)情況，并圍繞合同收集、管理和保管合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同結(jié)束各個環(huán)節(jié)形成的合同相關(guān)資料。原則上在合同履行結(jié)束后十日內(nèi)將上述資料歸檔、裝訂成冊并形成資料清單送交合同管理員；合同管理員在合同簽訂履行過程中也及時收集合同審查、簽訂過程中散落在各處的相關(guān)資料、如果參加合同洽商，也要及時協(xié)助經(jīng)辦人做好會議記錄登記整理工作，一邊形成完備的合同檔案。
合同檔案管理不能等到合同履行完畢了再去收集資料，那時已經(jīng)為時過晚，所以檔案管理的過程化、常態(tài)化非常重要，洽商記錄不過夜，合同簽訂登記表填制不過夜。
另外，項目管理機構(gòu)還要對已經(jīng)簽訂的合同建立合同檔案路徑管理目錄。在檔案路徑管理目錄的指引下，就能順藤摸瓜，找到存放在綜合部、物資、工程、安質(zhì)、財務(wù)部門的批準(zhǔn)文件、相關(guān)招投標(biāo)資料、圖紙、驗工計價、財務(wù)付款憑證等資料。
對于比較重要的合同文件資料，可建立掃描版的電子檔案，以便于使用。
六、合同管理相關(guān)崗位互控化
第4篇：電子合同檔案管理范文
一、網(wǎng)絡(luò)檔案管理存在的弊端
（一）管理人員思想上不夠重視
隨著信息化的不斷發(fā)展，越來越多的檔案被存放至互聯(lián)網(wǎng)上。這些檔案不僅是個人信息的檔案，還包括一些工程或是國家級別的安全信息問題。因此檔案面臨的安全威脅級別并不低，并且隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，這種威脅已經(jīng)呈現(xiàn)出頻繁并且向著更高技術(shù)性的趨勢發(fā)展。然而，在這種狀況下，檔案部門的管理人員在安全管理這一方面的重視程度仍舊不足，只關(guān)心檔案有沒有適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求進行了電子化，仍不去加強對這些電子檔案的安全管理。
（二）傳輸手段的不安全
檔案的收集與管理是為了讓人們能夠更好的利用檔案，而不是說在收集之后就置之不管。因此檔案是要經(jīng)常被移出與收錄的。在交接過程中，傳輸方式主要是以軟件為主。目前我國使用最為廣泛的傳輸軟件無非就是MSN與騰訊QQ，這類軟件雖然會在數(shù)據(jù)傳輸時進行加密認(rèn)證，但認(rèn)證級別并不高，一些技術(shù)較強的黑客能夠輕易將數(shù)據(jù)截獲，讀取之后再釋放，讓檔案傳輸雙方都無法察覺。
（三）管理人員自身能力不達(dá)標(biāo)
電子檔案數(shù)量龐大，涉及到的范圍也越來越廣，網(wǎng)絡(luò)中對檔案的管理人員在一開始接受培訓(xùn)合格后上崗，在當(dāng)時的條件下是能夠保障檔案安全的。但是由于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，在短短幾年的時間內(nèi)就深入到生活學(xué)習(xí)的各個角落，因此檔案在管理技術(shù)上也要隨之提高。但是，由于思想上的局限性，檔案管理工作者往往會疏于對自身能力的提高，對計算機網(wǎng)絡(luò)并不能有效了解，為管理工作帶來弊端。
二、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理與加密的措施
（一）做好電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理
在資料收集的過程中，紙質(zhì)文件是必不可少的。紙質(zhì)檔案相當(dāng)于一份證明的“原件”，而這類原件的電子化就是將其掃描之后的文件形式。對于一份檔案來說，若是需要經(jīng)常性的被查閱或是移交，這個過程中檔案比較容易受到損壞或是遺失。因此檔案若是要進行轉(zhuǎn)移，可以使用電子檔案。同時，對于紙質(zhì)原件也應(yīng)該妥善保存，盡管已經(jīng)有了電子檔案，但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全，一旦電子檔案遭到破壞就難以恢復(fù)。因此紙質(zhì)檔案一來可以提供原件，二來能夠保障電子檔案遭到損壞之后能夠及時彌補。
（二）合理選擇文件格式
檔案的電子化有多種格式可以選擇，對于不同用途的檔案應(yīng)該選擇不同的格式來保存。對于檔案管理部門而言，每年都應(yīng)該對電子檔案進行至少一次的讀取，保證其有效性。在發(fā)現(xiàn)文件損壞或是無法讀取的情況時，應(yīng)該及時與檔案建設(shè)部門聯(lián)系，保障檔案的完整性。
對于一些需要編輯的文件，像是人事檔案或是工作檔案，可以采用word格式進行存儲，以便于在檔案信息需要更新時能夠方便的進行修改；對于一些像是工程的管理材料檔案或是合同等檔案，可以使用pdf格式來存儲，這種圖片文件的格式更有利于檔案的安全保存。
（三）制定健全的法律法規(guī)
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境需要有效的制度去完善，對于一項信息系統(tǒng)，其政策法規(guī)是對運行中各項機制有機整合的標(biāo)準(zhǔn)，也是網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)的原則。完善法律法規(guī)的建設(shè)首先就是要建立好一個管理目標(biāo)，要求能夠有效反映當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特點，并根據(jù)現(xiàn)有法規(guī)的漏洞來進行優(yōu)化。
完善的規(guī)定不僅是針對網(wǎng)絡(luò)安全管理而言的，也還要加強對信息人才、信息技術(shù)以及信息投資的培養(yǎng)。網(wǎng)絡(luò)是一個開放性的環(huán)境，應(yīng)該具備綜合性較強管理條文。在信息安全方面，管理者要提出行之有效的安全管理條例，每個網(wǎng)絡(luò)中的成員都應(yīng)遵守，這樣才能共同構(gòu)建一個安全和諧的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。
（四）做好檔案保密工作
在網(wǎng)絡(luò)中，一些檔案是可以供人們?yōu)g覽的，例如人事檔案、個人簡歷等，而一些檔案是不能夠任意下載的，就像是工程或是國家檔案。按照我國《保密法》及其實施細(xì)則，對檔案的管理應(yīng)該要分為保密檔案與非保密檔案。并且像是具有保密年限的檔案，一旦時間到了就應(yīng)馬上解密，供人們?yōu)g覽。對檔案的保密程度劃分要嚴(yán)密，過于貴重的保密應(yīng)慎重入網(wǎng)。按照保密程度的不同，采取的安全協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)也不一樣。
（五）完善檔案保密技術(shù)
1、對稱型加密技術(shù)
使用單獨的密鑰對文件進行加密，在解密時也運用同一密鑰。這種保密方法的計算量比較小，系統(tǒng)響應(yīng)速度快，比較適合一般檔案的管理。
2、不對稱加密技術(shù)
不對稱加密使用的是公共秘鑰，需要傳輸雙方用公密與私密結(jié)合來完成。這種方式適合于分布式系統(tǒng)中的加密，在使用過程中，應(yīng)注意密鑰的妥善保存。
3、不可逆加密
這種加密技術(shù)指的是數(shù)據(jù)一旦被加密，就無法進行解密，只有在輸入相同數(shù)據(jù)并且經(jīng)過相同加密算法之后才能夠得到相同的加密數(shù)據(jù)。這種技術(shù)適用于數(shù)據(jù)量不大的情況，例如合同檔案或是工程招標(biāo)投標(biāo)檔案。
三、結(jié)語
信息化的發(fā)展為我國檔案管理事業(yè)帶來了新的基于與挑戰(zhàn)，在利用電子化與信息化的同時，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理應(yīng)該注意其安全性，加強對電子檔案的管理與保密工作，保障檔案信息的有效性。
第5篇：電子合同檔案管理范文
提出如下意見，農(nóng)業(yè)部、國家檔案局下發(fā)了關(guān)于加強農(nóng)村土地承包檔案管理工作的意見》農(nóng)經(jīng)發(fā)〔〕12號）以下簡稱《意見》現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你并結(jié)合我市農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)頒證（以下簡稱農(nóng)村土地確權(quán)頒證）檔案管理工作實際。請一并貫徹執(zhí)行。
一、規(guī)范農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案整理工作,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
主要集中在各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)行政主管部門、各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）各行政村（社區(qū)）各地要按照不同檔案門類進行準(zhǔn)確區(qū)分，農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的大量文件材料。對農(nóng)村土地確權(quán)頒證業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料，應(yīng)當(dāng)納入專門檔案管理；對各種會議材料、計劃總結(jié)、統(tǒng)計匯總等檔案材料，應(yīng)當(dāng)納入文書檔案管理；對電子聲像類檔案材料，應(yīng)當(dāng)納入電子檔案、聲像檔案管理。
一）文書檔案類文件材料
包括機構(gòu)成立、意見、方案、指導(dǎo)性通知、計劃、總結(jié)、簡報、會議記錄、規(guī)劃、報告、檢查記錄、統(tǒng)計匯總等文件材料。1.歸檔范圍。各區(qū)縣（自治縣）人民政府、各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的文件材料。
分為永久和定期，2.保管期限。按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》國家檔案局令第8號）要求。定期一般分為30年和10年。
以“件”為單位，3.整理要求。各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)行政主管部門、各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）整理這部分文件材料時應(yīng)納入機關(guān)文書檔案統(tǒng)一整理歸檔。按照《市機關(guān)歸檔文件整理實施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕34號）進行整理。
按《市村級檔案管理辦法》規(guī)定，各行政村（社區(qū)）整理這部分文件材料時。統(tǒng)一納入村級文書檔案的經(jīng)濟發(fā)展類”按照《市文書立卷與案卷構(gòu)成的一般要求》或《市機關(guān)歸檔文件整理實施細(xì)則》要求，以“卷”或“件”為單位進行整理。
二）農(nóng)村土地確權(quán)頒證專門檔案類文件材料
1.歸檔范圍。農(nóng)村土地確權(quán)頒證材料包括農(nóng)村土地確權(quán)頒證入戶核實（匯總）表、國土“二調(diào)”面積核實表、田（土）面積丈量記錄表、現(xiàn)場勘界確認(rèn)材料、承包土地空間位置圖、農(nóng)戶委托書、承包土地確認(rèn)面積公示表、農(nóng)戶簽字確認(rèn)的承包地塊及面積分?jǐn)偙?、農(nóng)戶土地承包經(jīng)營權(quán)證登記簿、土地承包經(jīng)營權(quán)證書登記表、新證領(lǐng)取表、原證注銷登記表、公告材料；土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)登記臺賬；農(nóng)村土地確權(quán)頒證人員花名冊、集體經(jīng)濟組織成員討論形成的承包面積確認(rèn)落實方案、村民代表會議決議、會議記錄；補充完善的土地承包（流轉(zhuǎn)）合同、依法調(diào)整承包土地方案、注銷（變更）土地承包經(jīng)營權(quán)申請、登記材料；其他方式承包申請頒發(fā)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)證書申請、登記等材料；其他農(nóng)村土地確權(quán)頒證專門檔案材料。
2.保管期限。農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案永久保管。
此次農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作結(jié)束后，3.整理要求。各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)行政主管部門在農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案作為自身全宗內(nèi)一種專門檔案保管。農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)證登記簿一式二份。必須移交區(qū)縣國家綜合檔案館保存一份，農(nóng)業(yè)行政主管部門用作日常登記管理留存一份。
應(yīng)以各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）為獨立全宗單位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）級的農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案。集中統(tǒng)一整理，參照《市機關(guān)歸檔文件整理實施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕34號）要求，以“件”為單位進行整理。一般以每戶形成的且能按戶分開的所有文件材料作一件，用線或不銹鋼釘裝訂，同一全宗內(nèi)以行政村（社區(qū)）順序依次排列，同一行政村（社區(qū)）中按村民小組順序依次排列并從1開始編制順序號，加蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄，裝入文書檔案盒保管。各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）形成及整理農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案時，可根據(jù)需要一式數(shù)套。
村（社區(qū)）級農(nóng)村土地確權(quán)頒證專門檔案參照上述方法整理。
三）電子檔案、聲像檔案類文件材料
農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的電子、聲像檔案的歸檔整理按照國家和市相關(guān)要求執(zhí)行。其中電子檔案按照《市電子文件歸檔與管理細(xì)則》執(zhí)行；照片檔案按照《市照片檔案收集整理實施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕36號）執(zhí)行；聲像檔案按照《市檔案局關(guān)于進一步加強聲像檔案管理的通知》渝檔發(fā)〔〕43號）執(zhí)行。
請按《意見》要求，原缺失二輪承包方案、合同、申請書、臺賬等補充完善材料。分類歸檔。
二、做好農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案移交和利用工作,強化服務(wù)。
要按照農(nóng)業(yè)部、國家檔案局《意見》要求，各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)、檔案行政主管部門。切實加強對本轄區(qū)農(nóng)村土地承包檔案管理工作的指導(dǎo)和服務(wù)，充分抓住本次開展農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作的有利時機，認(rèn)真做好相關(guān)管理工作，全面規(guī)范完善農(nóng)村土地承包檔案。
第6篇：電子合同檔案管理范文
我國在海外開展工程承包業(yè)務(wù)的主體大多為國內(nèi)企業(yè)，但在這一前提下又包含著多種業(yè)務(wù)開展方式。主要有：以國內(nèi)企業(yè)為主體、在國外成立分支公司并申請當(dāng)?shù)仄髽I(yè)資質(zhì)開展業(yè)務(wù)（這也是目前最主要的一種方式），以技術(shù)合作形式開展業(yè)務(wù)、以項目組為主體單獨開展業(yè)務(wù)、與當(dāng)?shù)仄髽I(yè)或者外企合作開展業(yè)務(wù)、以勞務(wù)公司國際勞務(wù)大分包的形式以及與國內(nèi)在海外開展其他國際業(yè)務(wù)的公司合作等。
二、多元化經(jīng)營條件下海外工程檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
在多元格局背景下，由于工程特點、業(yè)主情況、當(dāng)?shù)卣叻ㄒ?guī)等不盡相同，其對檔案管理工作的要求也不一樣，海外工程檔案管理遇到了前所未有的新情況、新問題。
1．多元化特點要求對原有檔案管理方法必須進行相應(yīng)調(diào)整
多元背景下不同類型的工程對檔案管理工作的要求各不相同。比如經(jīng)濟援助工程、使領(lǐng)館工程的檔案管理不僅要符合一般工程檔案管理的特點，同時還要符合我國商務(wù)部、外交部門對工程檔案管理的特殊要求。再如，工業(yè)建筑及安裝、道路橋梁等不同類型的工程在檔案的管理方面都有著各自的特殊要求。另外，在國際工程承包檔案管理中，不同的國家和地區(qū)執(zhí)行的工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及檔案留存的種類和標(biāo)準(zhǔn)也不一樣。比如，執(zhí)行FIDIC合同的國家要求FIDIC系列合同文件都要作為合同檔案妥善保存，而援外項目和使領(lǐng)館項目則以國內(nèi)工程承包合同為基礎(chǔ)依據(jù)。凡此種種，無不提出對原來檔案管理方法進行相應(yīng)調(diào)整的迫切需求。
2．多元化特點要求對原有檔案管理制度必須進行改革完善
各公司檔案管理制度是檔案管理的基本依據(jù)，但從我們所接觸和了解的情況看，大多施工企業(yè)雖制定了比較健全的檔案管理制度，但以國內(nèi)工程為背景出臺的管理制度對于多元背景下海外工程檔案的管理有許多不適應(yīng)的地方。有的公司雖然建立了自己的工程檔案管理制度，但其中專門針對海外工程檔案管理的條款并不多，并且不能適用多元化的要求。因此，海外施工企業(yè)調(diào)整現(xiàn)有檔案管理制度就顯得尤為迫切
3．多元化特點要求必須加強海外工程檔案管理隊伍建設(shè)
海外工程檔案管理存在的另一個突出問題是檔案管理人員的數(shù)量需求和專業(yè)素質(zhì)難以適應(yīng)檔案工作需要。境外項目大多實行崗位輪換制度，從而導(dǎo)致檔案管理人員的不穩(wěn)定，同時還普遍存在檔案管理人員配備明顯不足、專業(yè)水平低下的情況。以中國甘肅國際經(jīng)濟技術(shù)合作總公司為例，目前在海外16個國家有各種大小在建項目70多個。據(jù)統(tǒng)計，在這70多個項目中配有專兼職檔案管理員的只有11個，包括中國駐印度和埃塞俄比亞使領(lǐng)館項目，中國政府援建加納職校項目以及華隴公司承建的加納高等法院和國會大廈項目，安哥拉公司承建的TPA一期項目和國家培訓(xùn)學(xué)院項目等。而其余項目的檔案管理人員要么職責(zé)不清晰、要么沒有配備專兼職檔案管理人員，這種現(xiàn)狀勢必嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展。配有專兼職檔案管理人員的項目，其共同特點是重大項目，并且承接項目的公司實力強，人員充足、管理規(guī)范。
4．多元化特點要求海外工程檔案管理人員必須提高外語水平
在多元化背景下，海外工程檔案管理工作還受到語言問題的明顯影響。一般而言，作為工程企業(yè)，有限的翻譯人員多被安排在經(jīng)營崗位，主要參與投標(biāo)資料翻譯以及談判等工作。檔案管理人員一般由其他業(yè)務(wù)人員兼任，而這些業(yè)務(wù)人員的外語水平相對較低。檔案管理人員的語言障礙也會對檔案的分類、整理、歸檔等造成明顯影響。如在非洲開展業(yè)務(wù)，會涉及英語、法語、葡語、西班牙語等多種語言，而甘肅建投國外公司目前葡語專業(yè)人員僅有1名。復(fù)雜的語言情況和中方人員不相稱的外語水平，也明顯制約著檔案管理工作的順利開展和檔案管理水平的提高。
5．多元化特點要求必須處理好紙質(zhì)檔案的收集歸檔與歸國保管問題
多元化背景下，各公司在海外開展業(yè)務(wù)的點多面廣，在海外設(shè)立的分支機構(gòu)種類多樣，機構(gòu)的性質(zhì)、規(guī)模不同，其檔案管理水平也參差不齊。有的境外機構(gòu)管理水平低，存在檔案收集范圍不清晰、收集流程不明確等問題，由此導(dǎo)致檔案管理分散和部分檔案流失等嚴(yán)重問題。在甘肅建投目前檔案室保管的資料當(dāng)中，只有部分較為重要的技術(shù)資料，而涉及工程項目的規(guī)劃許可證、施工許可證、本工程測量成果表以及施工現(xiàn)場形成的機械安全備案表、材料設(shè)備出廠質(zhì)量合格證書、施工日志等資料，均不齊全或者純粹沒有。另外，由于路途遙遠(yuǎn)，許多重要的紙質(zhì)檔案資料歸國保管也存在種種困難。
三、多元化經(jīng)營條件下加強海外工程檔案管理的對策
1．充分認(rèn)識海外工程檔案管理工作的重要性
海外工程檔案真實記錄了企業(yè)海外經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動的全過程，對企業(yè)當(dāng)前和今后工作都有著重要的憑證和參考作用，也是企業(yè)規(guī)避風(fēng)險的重要依據(jù)。海外工程管理關(guān)乎國家形象和企業(yè)利益，從施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面到一線員工，都要充分認(rèn)識檔案的重要性。海外工程檔案管理工作應(yīng)貫穿于項目的投標(biāo)、報價到竣工驗收的全過程。因此，在各項技術(shù)業(yè)務(wù)開展的同時，應(yīng)及時完成檔案資料的收集歸檔工作。
2．重視海外工程檔案管理人員配備和責(zé)任落實
海外施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)海外施工隊伍的實力，配備專（兼）職檔案管理人員并保持相對穩(wěn)定，在國外成立公司或者人員相對充足的施工單位更應(yīng)如此。對于技術(shù)組或者項目組等人員較少的施工機構(gòu)，則應(yīng)酌情配備兼職檔案管理人員，將檔案管理列入相關(guān)人員的職責(zé)范圍，并積極開展檔案管理人員尤其是兼職檔案管理人員的培訓(xùn)。同時，各海外工程機構(gòu)要嚴(yán)格落實檔案管理責(zé)任制，健全和完善相應(yīng)的考核機制，重點項目可考慮與項目經(jīng)理簽訂檔案管理目標(biāo)責(zé)任書。另外，對于檔案管理工作中的失職瀆職行為，要實行嚴(yán)格的責(zé)任追究制度。
3．根據(jù)多元化業(yè)務(wù)特點對海外工程檔案進行科學(xué)分類
多元化背景下的海外工程檔案管理必須有所側(cè)重，要根據(jù)多元化的業(yè)務(wù)特點科學(xué)合理地區(qū)分核心檔案與一般檔案，并根據(jù)不同業(yè)主的要求、工程來源和種類等特點區(qū)分檔案資料的重要程度，針對不同情況采取不同的檔案收集歸檔和保管措施，制定明確、簡便、實用的文件材料分類制度。同時，要建立健全規(guī)范但不失靈活的檔案管理制度，即在堅持檔案管理基本原則和基本要求的前提下，根據(jù)多元化業(yè)務(wù)特點制定不同的管理辦法，建立科學(xué)適用的檔案管理制度，提高檔案管理制度的針對性和可操作性。
4．充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)做好海外工程檔案工作
計算機網(wǎng)絡(luò)和電子技術(shù)的發(fā)展，給檔案管理帶來革命性變化。多元業(yè)務(wù)背景下海外工程檔案管理面臨的實際問題，要求我們重視計算機網(wǎng)絡(luò)及電子技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。首先，要借助計算機做好電子版海外工程檔案的保管工作，以提高檔案管理和利用的效率。其次，要借助網(wǎng)絡(luò)傳輸，將檔案的電子版或掃描件通過網(wǎng)絡(luò)傳回總部，避免紙質(zhì)檔案運輸?shù)睦щy。最后，要建立各公司和各項目的電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高海外工程檔案的現(xiàn)代化管理水平。
四、小結(jié)
第7篇：電子合同檔案管理范文
Abstract:The electric power designs in the archive office electrical power system construction the capital stock storehouse. This article mainly obtained from the analysis electric power design file's characteristic, to elaborate in the present our country electric power design records management existed the question, and on strengthened the records management to put forward some proposals.
關(guān)鍵詞：電力設(shè)計 檔案管理 數(shù)字信息化
key words:Electric power design Records management Digital informationization
電力設(shè)計檔案是電力系統(tǒng)建設(shè)的重要資源庫和無形資產(chǎn)，它是指在電力工程建設(shè)過程中的工程開工竣工報告、用電環(huán)網(wǎng)引接、變壓器施工容量、勘察設(shè)計合同、設(shè)計變更等檔案資料。這些檔案能為工程的竣工驗收、交付使用、維護管理、改建擴建和解決經(jīng)濟糾紛提供重要的依據(jù)。因此，做好電力設(shè)計檔案管理在電力工程建設(shè)中具有十分重大的意義。
一、電力設(shè)計檔案的特點
1. 工程設(shè)計種類多。隨著電力工程的發(fā)展，其種類在不斷的增加。除了常見的水力發(fā)電站、火力發(fā)電站、變電站和輸送線路工程設(shè)計外，越來越多的電力工程設(shè)計單位涉足核電常規(guī)島、風(fēng)力發(fā)電站、環(huán)境評估、工程監(jiān)理等多個方面。與此同時，所產(chǎn)生的設(shè)計檔案種類和數(shù)量也都隨之增加，呈現(xiàn)出多樣性特點。
2. 涉及專業(yè)面廣，專業(yè)性強。除了機務(wù)、電氣、熱工自動化、采暖通風(fēng)、輸變電外等以外，還涉及建筑結(jié)構(gòu)、計算機技術(shù)、巖土工程、水文氣象、環(huán)境工程、技術(shù)經(jīng)濟等多個專業(yè)。
3. 工程檔案管理形式多樣。隨著市場變化的需要，電力工程設(shè)計院所充當(dāng)不僅是一個工程設(shè)計者的角色，還經(jīng)常會充當(dāng)業(yè)務(wù)工程師、合作伙伴或是技術(shù)咨詢師等角色。
二、現(xiàn)階段電力設(shè)計檔案管理中存在的問題
1.管理體系的不健全。檔案管理工作具有管理性、科學(xué)性的特點，需要一套科學(xué)、完整、可操作性強的管理規(guī)章制度。但是目前很多的工程設(shè)計院卻對檔案管理的重視程度不夠，忽視檔案資料的形成和整理，管理的手段扔停留在經(jīng)驗管理和手工操作。并且在工程設(shè)計書或是大綱中也沒有明確的規(guī)定不同工程項目的歸檔范圍，對不歸檔或是歸檔不及時的現(xiàn)象也沒有指定相應(yīng)的獎懲制度。
2.檔案管理不及時、不準(zhǔn)確。電力設(shè)計工程檔案的歸檔應(yīng)該始終貫穿于工程項目的整個過程。但是在實際操作中，往往都是等整個項目完成以后才進行整理歸檔。一方面會造成檔案管理工作的滯后，另一方面，可能會導(dǎo)致資料遺失或是漏掉，造成檔案資料的不準(zhǔn)確、不規(guī)范。
3.檔案管理工作中數(shù)字信息化程度不高。隨著信息技術(shù)和辦公自動化技術(shù)的不斷發(fā)展，電力工程設(shè)計的成品越來越多的采用電子文檔的形式，電子文檔的歸檔也隨之增多。但是目前檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)仍處在探索和發(fā)展的階段。信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)CAD/CAM方面的建設(shè)還比較滯后。并且在保存下來的設(shè)計檔案中還含有大量紙質(zhì)的原始底圖、專題圖、各種地形圖、相關(guān)文獻資料。這些紙質(zhì)的材料都還沒有經(jīng)過數(shù)字化的處理，無法在需要的時候為人們提供準(zhǔn)確快捷、全面直觀的服務(wù)。
三、關(guān)于加強檔案管理的建議。
1.健全電力設(shè)計檔案管理機制。為了加強檔案的管理，國家制定并頒布了一系列相關(guān)的法律法規(guī)，如《檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》等。電力工程設(shè)計單位可以參考這些法律法規(guī)并結(jié)合單位自身的發(fā)展水平和實際需要，建立和健全有關(guān)電力設(shè)計檔案管理制度和實施規(guī)范。利用約束機制、激勵機制和監(jiān)督機制有效的進行檔案管理。并且要著重落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。
2.加快推進數(shù)字信息化進程。電力設(shè)計檔案數(shù)字信息化不僅包括信息資源的有序整理和開發(fā)利用、數(shù)據(jù)庫的建立、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和人才隊伍的建設(shè)，而且還包含著為做好以上各項工作制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。要加快推進數(shù)字信息化進程，首先要制定出相關(guān)的章程，詳細(xì)的規(guī)定出在數(shù)字化建設(shè)中每一項工作的操作、管理方法。要做好電力檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)工作，包括：修復(fù)受損的檔案、對沒有加工的檔案進行補充，然后進行統(tǒng)一的掃描和數(shù)字化入庫。利用現(xiàn)有的較為成熟的軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立文件、檔案和文檔交換三方面安全與管理體系。并且實行統(tǒng)一登錄和用戶權(quán)限管理，用戶隨時隨地都可以方便快捷的查找所需的檔案資料。
3.加強檔案管理人員隊伍的建設(shè)。定期的組織設(shè)計檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，使他們在認(rèn)識檔案管理工作重要性、增強責(zé)任心的同時，掌握設(shè)計檔案在接受和整理方面的質(zhì)量要求及竣工圖紙的編制方法。要特別加強相關(guān)人員的信息數(shù)字化培訓(xùn)，保證高質(zhì)量的進行電力設(shè)計檔案信息的收集、開發(fā)和傳遞。同時由于電力設(shè)計檔案管理所涉及的專業(yè)面廣、專業(yè)性強，因此也要主要計算機、外語等其他相關(guān)專業(yè)的人才，實現(xiàn)其他專業(yè)人才同檔案管理專業(yè)人才的知識互補，為更好的進行檔案管理工作服務(wù)。
電力設(shè)計檔案管理工作是一項綜合性的工作、涉及到信息化、系統(tǒng)論等諸多領(lǐng)域的知識。隨著電力設(shè)計業(yè)務(wù)的不斷拓展，開展有效的檔案管理工作也會不斷面臨新的問題和挑戰(zhàn)，這需要檔案管理人員在實際工作中不斷的探索和解決。
參考文獻：
[1] 謝品賢. 淺談科技檔案信息在電力設(shè)計中的重要作用[J]. 山東電力技術(shù),2001, (02)
第8篇：電子合同檔案管理范文
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；現(xiàn)代化；檔案管理；措施
1 電力企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容
目前我國的電力企業(yè)檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補充不及時、檔案順序混亂、資料流失等。下文列出了三點電企檔案管理工作的主要內(nèi)容，列出該內(nèi)容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內(nèi)容，并有針對性地進行檔案管理工作。
1.1 電力企業(yè)資料案卷
我國企業(yè)文書立卷的有關(guān)規(guī)定指出，各個企業(yè)必須及時對本企業(yè)在某一時期產(chǎn)生的文書資源進行整理，并將其組成規(guī)范的案卷。案卷一方面能夠反映企業(yè)的成長歷史、真實反映企業(yè)的社會面貌，另一方面有利于國家的監(jiān)督和管理。
1.2 定期歸檔
出于最大程度地實現(xiàn)企業(yè)檔案的功能和方便電力企業(yè)的各部門工作人員使用檔案資源這兩點目的，電力企業(yè)檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進行采集，標(biāo)上注明。再者對重要內(nèi)容進行重點管理。最后對檔案進行系統(tǒng)化分類安置，進行一一歸檔。
1.3 對檔案的保護
很多電力企業(yè)由于歷史久遠(yuǎn)，檔案會隨著時間變化而發(fā)生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業(yè)檔案進行管理，保證企業(yè)檔案的長久性和有效性。
2 對電力檔案安全風(fēng)險的評估
2.1 在部門內(nèi)建立專門的評估小組
高度重視電力檔案安全風(fēng)險的評估工作，為了認(rèn)真落電力實檔案安全工作的進行，應(yīng)該進行必要的監(jiān)督，要在部門之內(nèi)建立專門的評估小組，小組成員要嚴(yán)格挑選，每一個組員的責(zé)任意識都需要達(dá)到非常高的水平，保證對電力檔案進行安全風(fēng)險評估工作的時候認(rèn)真負(fù)責(zé)，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個細(xì)節(jié)都安排好，每一個人的責(zé)任都落實。
2.2 制定合理的評估標(biāo)準(zhǔn)
在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標(biāo)準(zhǔn)，才能保證評估工作科學(xué)與合理的進行，在制定評估標(biāo)準(zhǔn)的時候要依據(jù)我國法律和行業(yè)要求，比如在制定電力行業(yè)的檔案保管安全的時候就按照電力管理檔案安全管理原則來進行制定，電力檔案資料的保護和保管，對環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)備都有嚴(yán)格的要求，所以想要構(gòu)建良好的檔案安全體系，就必須依據(jù)我國法律和法規(guī)制定合理的措施，以達(dá)到保護檔案的目的和要求來進行評估。
2.3 加強對保證評估工作的監(jiān)督，以確保工作的順利進行
明確評估的目的和方式，按照要求嚴(yán)格進行評估，對建設(shè)電力檔案館的必備要求進行評估，并且比對現(xiàn)實，以便知曉電力檔案管理中的缺點，對電力檔案安全體系的優(yōu)化和完善是十分有效的。
3 加強電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理
如何才能讓檔案管理與時代同步？相信許多的電力企業(yè)想知道這個問題的答案。下面我們結(jié)合現(xiàn)代化需求，提出四點優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理的措施。
3.1 優(yōu)化檔案管理人員隊伍
其一，電力企業(yè)檔案管理工作人員的管理觀念意識在一定程度上影響著企業(yè)檔案管理局面，因此要想實現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，首先要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識。尤其是在人事制度化管理的電力企業(yè)現(xiàn)狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創(chuàng)新意識能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業(yè)可以通過會議形式定期對企業(yè)檔案管理人員進行新知識傳遞，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識。或者通過活動的形式宣傳創(chuàng)新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時的宣傳和培訓(xùn)，提高檔案人員的創(chuàng)新意識。
其二，一群高素質(zhì)的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案進行專業(yè)、誠實管理。因此提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)也是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要步驟。電力企業(yè)可以在公司內(nèi)部制定相關(guān)獎罰制度，通過獎罰制度提高檔案人員的工作態(tài)度和責(zé)任意識，訓(xùn)練他們的樂觀、堅強意志，提高其工作的熱情，增加工作動力，從而提高他們的思想道德品質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。
其三，檔案人員的工作能力也是決定企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的主要因素之一。因此，強化檔案人員的工作技能是優(yōu)化檔案管理人員隊伍的另一項重要工作。比如時常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設(shè)置管理情況?；蛘哌M行定期的檔案人員技能培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量。
3.2 運用科技對企業(yè)檔案進行信息化管理
其一，檔案的資源網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)條件。因此電力企業(yè)應(yīng)該使用網(wǎng)絡(luò)對各個部門的檔案資源進行分類登錄，并對管理流程進行重組，使得企業(yè)資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業(yè)績考核記錄的網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)，可以在民主、公開的條件下，用網(wǎng)絡(luò)編程各個部門以及各個崗位員工的工作任務(wù)，同時記錄員工的工作業(yè)績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責(zé)，還方便企業(yè)監(jiān)督考核員工的工作狀況。
其二，新形勢下的電力企業(yè)檔案管理必須以科技理念指導(dǎo)思想，只有這樣才能最大限度開發(fā)利用企業(yè)檔案資源，使其檔案資源服務(wù)于企業(yè)的一切生產(chǎn)和發(fā)展，促進企業(yè)的經(jīng)濟效益。因此，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)善于運用科技比如網(wǎng)絡(luò)計算機等科技設(shè)備，對企業(yè)的檔案進行有效長期管理。
3.3 通過合同的形式強化電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理
在當(dāng)前這個法制社會體制下，合同是一項重要的、具有強制法律約束的，并且用于保障個人和單位的合法權(quán)益的有效形式。同時，合同是當(dāng)今電力企業(yè)行業(yè)約束和明確雙方責(zé)任和義務(wù)的現(xiàn)代化依據(jù)和手段。因此電力企業(yè)在與其他單位進行工程建設(shè)合作或者其他工作合作時，應(yīng)當(dāng)結(jié)合法律以及企業(yè)的經(jīng)濟利益，簽訂相關(guān)的合同，并到相關(guān)的權(quán)威部門進行蓋章和確立，以保障其項目的相關(guān)檔案的統(tǒng)一性、權(quán)威性和準(zhǔn)確性。同時，電力企業(yè)還應(yīng)通過經(jīng)濟手段對兩者之間的義務(wù)、責(zé)任、利益進行明確規(guī)定，通過經(jīng)濟促進合同的有效履行。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該與企業(yè)內(nèi)部的合同檔案管理工作人員進行勞動合同權(quán)利義務(wù)的簽訂，使其在法律的強制約束下，認(rèn)真、用心、盡職盡責(zé)保證合同的安全，從而保障公司整體效益。
3.4 加大投資，切實保護電力企業(yè)檔案資源
遵照國家相關(guān)檔案保護的規(guī)定對企業(yè)機密檔案進行保護。首先，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大財力的投入，增加防竊、防寒、防災(zāi)、防毒蟲等等這些保護設(shè)備，避免意外事故造成企業(yè)檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業(yè)必須采取加密保護舉措，比如設(shè)置專門的安置地點、加防護鎖、身份證驗證、進行檔案備份、法律保護、設(shè)置多層密碼等措施進行加強保護。除此之外，電力企業(yè)還應(yīng)當(dāng)重點落實好檔案中牽連到企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)和企業(yè)機密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學(xué)管理保護方法或者實行電子科技監(jiān)督技術(shù)，以杜絕機密向外泄露的情況發(fā)生，保障企業(yè)檔案系統(tǒng)的安全。
4 結(jié)束語
一方面，一個電力企業(yè)只有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，才能加強企業(yè)管理人員的管理，從而提高企業(yè)工作效率。另一方面，一個電力企業(yè)必須結(jié)合時代需求、運用新技術(shù)、更新管理理念，才能實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，促進企業(yè)又快又穩(wěn)發(fā)展。
參考文獻
[1]段虹.淺談電力企業(yè)檔案管理如何與時俱進[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010，06：175-177.
第9篇：電子合同檔案管理范文
關(guān)鍵詞：農(nóng)場檔案;經(jīng)濟建設(shè);作用
改革開放以來，特別是“十一五”以來，引龍河農(nóng)場的檔案工作圍繞農(nóng)場的發(fā)展、建設(shè)工作，積極主動地提供檔案信息服務(wù)，取得了顯著的效益。加強檔案歸納整理和保存完整的歷史，檔案工作服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬，由主要為農(nóng)場黨政和行政部門提供服務(wù)逐漸向為為百姓、為社會各界的全方位服務(wù)，以人為本的理念日益深入；加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高管理水平，使農(nóng)場檔案工作進一步規(guī)范，檔案管理水平大幅度提高；加強檔案資源建設(shè)，積極開展收集、征集工作，不斷擴大檔案資料的收集范圍，開展了經(jīng)濟建設(shè)的各階段檔案、經(jīng)濟社會發(fā)展、名人檔案、民族特色檔案、歷史檔案等不同門類和紙質(zhì)、電子、聲像、照片、實物等各種載體的檔案資料的征集和采集工作，檔案的數(shù)量和門類均有大幅提高；加強檔案資料編研工作，提高檔案開發(fā)利用水平，圍繞農(nóng)場中心工作，積極主動做好服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和部門工作提供參考。
我們都知道，檔案是社會主義核心價值體系物化的載體，是重要的信息資源，是不可再生的。農(nóng)場檔案信息是國家信息資源的重要組成部分。國家信息資源大部分源自于各級黨委、政府，而黨政信息也大部分保存在各級檔案館和各單位的檔案室，各級檔案館是相應(yīng)部門信息的保管基地。正因為如此，《政府信息公開條例》中明確規(guī)定，“各級人民政府應(yīng)當(dāng)在國家檔案館設(shè)置政府信息查閱場所”。同時，檔案又是大到一個國家，具體到一個單位的重要資產(chǎn)，因為它是人類社會經(jīng)濟、政治、文化、軍事、科技等各方面發(fā)展的一個縮影。檔案也是社會的保險閥，因為它和我們每一個人息息相關(guān)。因此，盡管我們只是一個單一個體的農(nóng)場，但是，我們的工作，就是讓每一個單一的個體農(nóng)場連成覆蓋整體黑龍江省農(nóng)墾系統(tǒng)并能體現(xiàn)出真實歷史原貌的整體性，因而，其意思十分重大，我們要在建立的檔案網(wǎng)絡(luò)中，對農(nóng)墾的發(fā)展做出應(yīng)有的服務(wù)。
近年來，引龍河農(nóng)場著力加強檔案信息資源建設(shè)。一是充分利用各部門收藏單位保存的反映農(nóng)場農(nóng)業(yè)深刻變化的原始材料，并廣泛收集、歸檔反映農(nóng)場的文學(xué)作品、宣傳報道材料和照片、錄音、錄像、實物等資料，建立健全了專題檔案資料。二是堅持以人為本，按照利農(nóng)便民的原則，建立了職工土地承包合同檔案，凡十年期土地承包合同的檔案一戶一檔，并利用微機實行動態(tài)管理。三是狠抓農(nóng)場新農(nóng)村建設(shè)各工作領(lǐng)域的建檔工作，并根據(jù)上級檔案管理模式改革的要求，堅持和強化集中統(tǒng)一管理原則，全面整合了農(nóng)場檔案資源。通過向社會各界提供招商引資、房屋拆遷、勞動保險、優(yōu)撫待遇、土地征用、離退休待遇等各個方面的已公開現(xiàn)行文件和到期應(yīng)開放檔案，滿足了廣大人民群眾查閱檔案文件的迫切需求，使“紅頭文件”走出了機關(guān)，貼近了百姓，服務(wù)了百姓，架起了聯(lián)系黨和政府與人民群眾的橋梁，發(fā)揮出了檔案在推進黨務(wù)公開、政府信息公開工作中的作用，同時也大大提升了檔案部門服務(wù)社會的功能。
為了更好地發(fā)揮檔案工作記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的作用，目前，我們正在通過開展檔案行政審批便民服務(wù)、機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理、“檔案資源建設(shè)年”等一系列活動，抓緊著手建立并完善“覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和檔案安全體系”，使檔案館真正成為“檔案安全保管的基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心和電子文件中心”。
我們都知道，檔案是一個國家歷史文化遺產(chǎn)的重要組成部分，也是人類的共同記憶。一個富有遠(yuǎn)見的民族應(yīng)該對檔案起敬畏之心，起到震撼心靈的作用。而農(nóng)場檔案的積累、保存和有效利用，則需要機關(guān)、團體、單位和個人的共同努力，并且積極利用這些檔案，讓其在農(nóng)場經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮重要作用。正是在這樣的背景下，引龍河農(nóng)場黨政各級組織十分重視檔案工作，設(shè)置專業(yè)檔案管理人員，并積極參加上級業(yè)務(wù)部門舉辦的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。進一步修訂、完善了村檔案工作規(guī)章制度，先后制定了《引龍河農(nóng)場檔案管理辦法》、《引龍河農(nóng)場檔案分類方案、歸檔范圍及保管期限》、《引龍河農(nóng)場檔案工作基本標(biāo)準(zhǔn)》和歸檔文件整理制度、檔案庫房管理制度、檔案調(diào)閱利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制等。為確保村檔案資料能夠長期有序流傳、保存下去，還建立了《引龍河農(nóng)場干部離任檔案交接制度》。規(guī)章制度的建立和完善，保證了村檔案工作有章可循，有力地促進了村檔案管理和服務(wù)常態(tài)化、規(guī)范化。
同時，農(nóng)場借助各種宣傳優(yōu)勢，使社會各界更加了解檔案和檔案工作，更好地履行保護檔案的法定義務(wù)。同時，也使檔案部門更好地了解社會各方面對檔案工作的要求和檔案利用的需求，以此推動檔案工作，不斷提升服務(wù)大局、服務(wù)社會、服務(wù)人民群眾的水平。
