檔案管理的基本知識(shí)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的基本知識(shí)范文

[關(guān)鍵詞]檔案管理;人員素質(zhì);對(duì)策;新形勢(shì)

隨著改革發(fā)展的不斷深入和信息技術(shù)的不斷革新,檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用日益突出,檔案管理專(zhuān)業(yè)化、技術(shù)化不斷增強(qiáng),這就要求檔案管理人員具備更新、更高、更強(qiáng)的能力和素質(zhì)。

一、檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

檔案管理工作的突出特點(diǎn)是技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富、分工更專(zhuān)業(yè)。技術(shù)更先進(jìn)集中體現(xiàn)在檔案管理中普遍采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),極大地提高了檔案管理的效率和效果;內(nèi)容更豐富主要是由于知識(shí)爆炸時(shí)代衍生出更多的信息,許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內(nèi);分工更專(zhuān)業(yè)意味著檔案管理作為一門(mén)專(zhuān)業(yè)化管理工作,已經(jīng)在眾多單位中得到重視和普及。然而,的檔案管理也必然伴隨著其自身固有的缺陷和弱點(diǎn),即保真、保密、保存、保讀取等難題。

二、檔案管理人員基本素質(zhì)

1.檔案專(zhuān)業(yè)工作人員的政治素質(zhì)。檔案專(zhuān)業(yè)工作人員必須具備社會(huì)上各類(lèi)專(zhuān)業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì),即堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,熱愛(ài)黨,熱愛(ài)社會(huì)主義,熱愛(ài)祖國(guó)和人民,堅(jiān)決執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律和各項(xiàng)方針政策,講道德,守紀(jì)律,不為名,不為利,不計(jì)較個(gè)人利益,有獻(xiàn)身精神。由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性,因此,檔案專(zhuān)業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國(guó)家秘密的政治素質(zhì)。同時(shí),檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求檔案專(zhuān)業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。

2.檔案專(zhuān)業(yè)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。檔案專(zhuān)業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作,熱愛(ài)檔案事業(yè),有較強(qiáng)的事業(yè)心,懂得文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專(zhuān)業(yè)基本知識(shí),熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策,熟悉上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定,熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作;能把檔案專(zhuān)業(yè)法規(guī)、政策和檔案專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)以及其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際,熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

3.檔案專(zhuān)業(yè)工作人員的知識(shí)素質(zhì)。檔案工作人員必須具有中等以上文化水平,除了掌握檔案學(xué)基本知識(shí)以外,還要掌握與自己所從事的專(zhuān)業(yè)工作相近的其他專(zhuān)業(yè)知識(shí),例如,檔案管理人員應(yīng)該掌握一定的歷史知識(shí)、古漢語(yǔ)知識(shí)和與檔案內(nèi)容有關(guān)的其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)或與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí);檔案行政管理人員應(yīng)該掌握一定的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)等知識(shí)。只有掌握具備了相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),才能更好地從事檔案工作。

對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人員的素質(zhì)要求是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的。目前,我國(guó)有著龐大的檔案工作人員隊(duì)伍,其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和觀念上,不能運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具,缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí),這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。因此,如何提高檔案工作者的綜合素質(zhì)已成為我們要解決的重要課題。

三、檔案管理人員素質(zhì)提升

檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升,這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn),也是實(shí)踐中的難點(diǎn),提升檔案管理人員素質(zhì)具體需要從以下幾個(gè)方面著手。

1.營(yíng)造良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍。以往檔案管理工作中最突出的問(wèn)題就是缺乏競(jìng)爭(zhēng),檔案管理部門(mén)與單位其他部門(mén)之間沒(méi)有對(duì)比,檔案管理部門(mén)內(nèi)部人員之間沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng),這極大地制約了檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。因此,必須營(yíng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍。首先,單位要改變對(duì)檔案管理部門(mén)的認(rèn)識(shí),樹(shù)立“檔案管理也能出效益”的理念,將其置于與其他部門(mén)同等重要的地位;其次,部門(mén)內(nèi)部要建立以“競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)”為核心的文化氛圍,引導(dǎo)檔案管理人員的思想行為;最后,要制定一系列相關(guān)的政策和措施,落實(shí)和保障競(jìng)爭(zhēng)理念的實(shí)施。

2.建立完善的激勵(lì)體系。理論上,激勵(lì)包含正激勵(lì)和負(fù)激勵(lì)兩個(gè)方面,即獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。實(shí)踐中,激勵(lì)機(jī)制的運(yùn)行可以極大地促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)能力的提高。

(1)獎(jiǎng)勵(lì)措施。針對(duì)檔案管理工作人員的表現(xiàn),可以制定一系列的獎(jiǎng)勵(lì)措施。例如,對(duì)作出創(chuàng)新貢獻(xiàn)、業(yè)務(wù)能力突出等相關(guān)人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)可采取物質(zhì)和精神相結(jié)合的方式,并充分利用提拔晉升、發(fā)放獎(jiǎng)金、精神鼓勵(lì)等具體方法。

(2)懲罰措施。建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系,對(duì)工作不思進(jìn)取、成績(jī)落后的檔案管理人員采取待崗培訓(xùn)、停職停薪、辭退等處罰措施,切實(shí)改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快?！钡腻e(cuò)誤思想。

3.健全考核評(píng)估制度。激勵(lì)機(jī)制的實(shí)施必須以公開(kāi)、公平、客觀的考核評(píng)估結(jié)果作為依據(jù),這就要求健全考核評(píng)估制度。

(1)制定考核標(biāo)準(zhǔn)?？己藰?biāo)準(zhǔn)從意識(shí)、能力、精神三個(gè)方面考慮,評(píng)價(jià)內(nèi)容細(xì)化為服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率、創(chuàng)新成果、安全保密、業(yè)務(wù)操作、管理水平、學(xué)習(xí)成效、工作作風(fēng)等多個(gè)項(xiàng)目,廣泛征求群眾意見(jiàn),設(shè)立相應(yīng)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行定量和定性評(píng)分。

(2)客觀的考核。考核過(guò)程中,可以考慮采取360度考核策略,即從服務(wù)對(duì)象、領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理內(nèi)部員工、其他部門(mén)員工多個(gè)角度進(jìn)行測(cè)評(píng),確保評(píng)估結(jié)果的公正、客觀和公平。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑,在培訓(xùn)方面:第一,促進(jìn)培訓(xùn)的經(jīng)?；?、制度化。實(shí)踐中,許多單位對(duì)于檔案管理人員缺乏培訓(xùn),或采取隨機(jī)培訓(xùn)的方式,這實(shí)際上不利于檔案管理人員素質(zhì)的提高?？梢钥紤]將培訓(xùn)工作納入單位發(fā)展規(guī)劃或年度工作計(jì)劃,有針對(duì)性地開(kāi)展培訓(xùn)工作,確保實(shí)效。第二,培訓(xùn)方式多樣化。以往大多采取聽(tīng)報(bào)告、講座的方式,內(nèi)容枯燥無(wú)味,應(yīng)用性不強(qiáng)。如果能夠結(jié)合參觀訪(fǎng)問(wèn)、實(shí)習(xí)交流等多種形式,培訓(xùn)的效果將會(huì)更加突出。第三,及時(shí)檢驗(yàn)培訓(xùn)成果。以往都是重視培訓(xùn)組織,輕視效果檢查,這難以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性,因此,必須建立培訓(xùn)后的考試、考察制度,及時(shí)鞏固培訓(xùn)成果。

第2篇：檔案管理的基本知識(shí)范文

一、檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)

第一，檔案專(zhuān)業(yè)工作人員的政治素質(zhì)。

檔案專(zhuān)業(yè)工作人員必須具備社會(huì)上各類(lèi)專(zhuān)業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，熱愛(ài)黨，熱愛(ài)社會(huì)主義，熱愛(ài)祖國(guó)和人民，堅(jiān)決執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律和各項(xiàng)方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計(jì)較個(gè)人利益，有獻(xiàn)身精神。由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，因此，檔案專(zhuān)業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國(guó)家秘密的政治素質(zhì)。同時(shí)，檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求檔案專(zhuān)業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。

第二，檔案專(zhuān)業(yè)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

檔案專(zhuān)業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛(ài)檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)，熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專(zhuān)業(yè)法規(guī)、政策和檔案專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)以及其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

第三，過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能。

檔案管理人員是儲(chǔ)備知識(shí)、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁，因此，企業(yè)檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識(shí)外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，從而保證企業(yè)檔案管理水平的提高。

二、影響檔案工作者綜合素質(zhì)提高的幾種因素

目前，我國(guó)檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍在文化程度、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，計(jì)算機(jī)及外語(yǔ)水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展。這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。究其根源。首先，有的單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)比較薄弱，對(duì)檔案工作還沒(méi)有給予足夠的重視，從而也未能認(rèn)識(shí)到提高檔案人員素質(zhì)的重要性。有的單位領(lǐng)導(dǎo)只注重專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)而忽視了檔案人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對(duì)檔案人員的培訓(xùn)教育沒(méi)能納入計(jì)劃、沒(méi)能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后。其次，部分檔案工作者對(duì)于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識(shí)不足，或者滿(mǎn)足于自己已掌握的知識(shí)，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實(shí)際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動(dòng)力，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力來(lái)整合提高新的技能。

三、提高檔案工作者素質(zhì)

面對(duì)新時(shí)期檔案工作的需要，檔案管理人員應(yīng)如何提高自身素質(zhì)，本人認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面做起。

第一，愛(ài)崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。

做好檔案管理工作，愛(ài)崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德是前提。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。

職業(yè)道德是同人們的職業(yè)活動(dòng)緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準(zhǔn)則和道德規(guī)范。檔案工作作為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，毫無(wú)疑問(wèn)也必須有自身的職業(yè)道德要求。檔案事業(yè)的發(fā)展要求檔案工作人員各方面素質(zhì)的全面提高，而職業(yè)道德素質(zhì)的提高應(yīng)擺在突出的位置。因?yàn)闆](méi)有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，再好的發(fā)展機(jī)遇也會(huì)錯(cuò)過(guò)，再好的發(fā)展條件也會(huì)喪失，再好的業(yè)務(wù)能力也不能很好地發(fā)揮作用。

第二，依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)。

做好檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，是新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的迫切要求。根據(jù)新形勢(shì)的需要，我局對(duì)已有的檔案制度進(jìn)行了修訂，使檔案制度能更加完善。我們的制度包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、文書(shū)檔案分類(lèi)編號(hào)辦法等等。在平時(shí)的工作中，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作做到有章可循，按制度辦事。

第三，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。

第3篇：檔案管理的基本知識(shí)范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理;人員素質(zhì);提高

檔案人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識(shí)、技能及各種基本素養(yǎng)等的總和。概括地說(shuō)就是從事檔案工作必須具備的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問(wèn)題的基本能力等。檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對(duì)檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無(wú)可替代的作用。

1.檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)

1.1檔案專(zhuān)業(yè)工作人員的政治素質(zhì)

檔案專(zhuān)業(yè)工作人員必須具備社會(huì)上各類(lèi)專(zhuān)業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，熱愛(ài)黨，熱愛(ài)社會(huì)主義，熱愛(ài)祖國(guó)和人民，堅(jiān)決執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律和各項(xiàng)方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計(jì)較個(gè)人利益，有獻(xiàn)身精神。由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，因此，檔案專(zhuān)業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國(guó)家秘密的政治素質(zhì)。同時(shí)，檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求檔案專(zhuān)業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。

1.2檔案專(zhuān)業(yè)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案專(zhuān)業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛(ài)檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)，熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專(zhuān)業(yè)法規(guī)、政策和檔案專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)以及其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

1.3過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能

檔案管理人員是儲(chǔ)備知識(shí)、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁，因此，企業(yè)檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識(shí)外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，從而保證企業(yè)檔案管理水平的提高。

2.影響檔案工作者綜合素質(zhì)提高的幾種因素

目前，我國(guó)檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍在文化程度、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，計(jì)算機(jī)及外語(yǔ)水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展。這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。究其根源。首先，有的單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)比較薄弱，對(duì)檔案工作還沒(méi)有給予足夠的重視，從而也未能認(rèn)識(shí)到提高檔案人員素質(zhì)的重要性。有的單位領(lǐng)導(dǎo)只注重專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)而忽視了檔案人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對(duì)檔案人員的培訓(xùn)教育沒(méi)能納入計(jì)劃、沒(méi)能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后。其次，部分檔案工作者對(duì)于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識(shí)不足，或者滿(mǎn)足于自己已掌握的知識(shí)，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實(shí)際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動(dòng)力，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力來(lái)整合提高新的技能。

3.提高檔案工作者素質(zhì)

面對(duì)新時(shí)期檔案工作的需要，檔案管理人員應(yīng)如何提高自身素質(zhì)，本人認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面做起。

3.1愛(ài)崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德

做好檔案管理工作，愛(ài)崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德是前提。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。

職業(yè)道德是同人們的職業(yè)活動(dòng)緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準(zhǔn)則和道德規(guī)范。檔案工作作為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，毫無(wú)疑問(wèn)也必須有自身的職業(yè)道德要求。檔案事業(yè)的發(fā)展要求檔案工作人員各方面素質(zhì)的全面提高，而職業(yè)道德素質(zhì)的提高應(yīng)擺在突出的位置。因?yàn)闆](méi)有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，再好的發(fā)展機(jī)遇也會(huì)錯(cuò)過(guò)，再好的發(fā)展條件也會(huì)喪失，再好的業(yè)務(wù)能力也不能很好地發(fā)揮作用。

3.2依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)

做好檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，是新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的迫切要求。根據(jù)新形勢(shì)的需要，我局對(duì)已有的檔案制度進(jìn)行了修訂，使檔案制度能更加完善。我們的制度包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、文書(shū)檔案分類(lèi)編號(hào)辦法等等。在平時(shí)的工作中，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作做到有章可循，按制度辦事。在市檔案局的歷年檢查考核中，市公路局檔案工作完全符合規(guī)范化管理的要求，成績(jī)一直名列前茅。并經(jīng)檔案綜合管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考評(píng)小組評(píng)審，達(dá)“省一級(jí)”檔案綜合管理單位。受到市檔案局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)。

3.3強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平

做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員從一開(kāi)始就要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。過(guò)去，檔案管理被人為地限定在檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、利用等方面。檔案事業(yè)只有順應(yīng)時(shí)代要求，遵循“為人民服務(wù)、為社會(huì)主義服務(wù)”的宗旨，立足社會(huì)、服務(wù)于社會(huì)的各個(gè)階層，服務(wù)于廣大百姓，才能蒸蒸日上。

3.4加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)

第4篇：檔案管理的基本知識(shí)范文

關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院?！∪耸聶n案　檔案管理

高校人事檔案管理是高效發(fā)展的重要部分，高等職業(yè)院校主要以培養(yǎng)技能性人才為辦學(xué)宗旨，以加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，深化校企合作、產(chǎn)學(xué)結(jié)合為人才培養(yǎng)模式，在這個(gè)過(guò)程實(shí)施中，師資隊(duì)伍建設(shè)是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)中充當(dāng)著最基礎(chǔ)的信息源頭作用。但是，在我國(guó)，高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規(guī)范不一，下面我就高等職業(yè)院校關(guān)于人事檔案管理工作的有效性機(jī)制談幾點(diǎn)自己的建議。

一、關(guān)于人事檔案管理工作

人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作和生活等經(jīng)歷的相關(guān)情況的原始記錄。它準(zhǔn)確、真實(shí)地呈現(xiàn)了高校教職工德、才、能、績(jī)各方面的表現(xiàn),能反映出他們的工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經(jīng)歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優(yōu)劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱(chēng)評(píng)審等,關(guān)系到學(xué)校教學(xué)水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養(yǎng)的質(zhì)量水平和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施。人事檔案管理工作,雖然內(nèi)容比較復(fù)雜,但總體來(lái)說(shuō),主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞與利用等環(huán)節(jié)。在工作對(duì)象上,它既要與紙質(zhì)材料打交道,又要服務(wù)于教職工；在工作屬性上,它既有主動(dòng)性,要從學(xué)校各個(gè)部門(mén)收集原始材料,又有被動(dòng)性,要服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統(tǒng)性的一面,大部分時(shí)間要按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類(lèi)和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn),引入現(xiàn)代化的管理。

二、目前高等職業(yè)院校人事檔案管理工作有效性機(jī)制分析

1.學(xué)校應(yīng)重視人事檔案工作。

高等職業(yè)院校的人事檔案工作往往不能引起學(xué)校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒(méi)有動(dòng)力和積極性，平時(shí)所做的工作也只是應(yīng)付一下上級(jí)部門(mén)的檢查。要么是學(xué)校在人員配置上不科學(xué)，導(dǎo)致沒(méi)有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學(xué)校在招生的同時(shí)也在引進(jìn)新的師資隊(duì)伍，這些新來(lái)的教職工檔案的管理也是一項(xiàng)龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、管理，這就要求學(xué)校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項(xiàng)工作中來(lái)，但是由于很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來(lái)說(shuō)比較缺少。特別是專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，即使有些學(xué)校設(shè)置專(zhuān)職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，往往沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)。長(zhǎng)期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無(wú)聞的應(yīng)付上級(jí)部門(mén)的檢查的工作狀態(tài)。

2.配備專(zhuān)業(yè)的人事檔案工作人員。

部分高等職業(yè)院校因?qū)θ耸聶n案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導(dǎo)致人事檔案管理機(jī)構(gòu)人員配備不足，或者沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不能清楚的了解自己的工作職責(zé)，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學(xué)校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門(mén)的教職工兼任此項(xiàng)工作，導(dǎo)致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專(zhuān)業(yè)化是導(dǎo)致各高等職業(yè)院校人事檔案工作不規(guī)范，沒(méi)起色的一個(gè)重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認(rèn)為應(yīng)該根據(jù)學(xué)校人事檔案管理的實(shí)際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應(yīng)該是具有檔案管理專(zhuān)業(yè)背景的。另外，在平時(shí)的工作中加強(qiáng)人事檔案工作的業(yè)務(wù)能力提高，安排專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，隨時(shí)補(bǔ)充和更新人事檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和其他知識(shí)，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，專(zhuān)業(yè)填寫(xiě)相關(guān)材料，及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)檔材料，規(guī)范用紙規(guī)格和書(shū)寫(xiě)工具，熟悉裝訂順序等專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

3.完善人事檔案管理的制度。

高等職業(yè)他院校的人事檔案種類(lèi)繁多，內(nèi)容容量大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前信息化為主流的工作形態(tài)，因此，在檔案管理方面，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的引進(jìn)信息化技術(shù)，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時(shí)性，也可以增強(qiáng)干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運(yùn)行。高等職業(yè)院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術(shù)管理方面，大部分學(xué)校都還沒(méi)有建立建立健全此項(xiàng)制度，大多數(shù)是采取的手工制作目錄，紙質(zhì)存檔保留的這種紙質(zhì)化管理模式。為此，我認(rèn)為高等職業(yè)院校應(yīng)重視此項(xiàng)工作對(duì)整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)的重要意義，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)來(lái)管理教職工的人事檔案，使得高等職業(yè)院校的人事檔案能夠通過(guò)信息化系統(tǒng)進(jìn)行人事信息的查詢(xún)和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進(jìn)此項(xiàng)工作順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。

4.營(yíng)造良好人事檔案管理工作氛圍。

學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)人事檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)編寫(xiě)一些宣傳手冊(cè)，這宣傳手冊(cè)要通俗易懂的把檔案的基本知識(shí)編寫(xiě)進(jìn)去，分發(fā)給各個(gè)部門(mén)及教職工，讓大家通過(guò)這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)，形成一個(gè)全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個(gè)教職工參與到檔案管理工作中來(lái)，自覺(jué)的收集材料，規(guī)范的填寫(xiě)材料，適時(shí)的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過(guò)建立人事檔案管理網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)站及時(shí)對(duì)人事檔案管理的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個(gè)穩(wěn)定發(fā)展的良好氛圍。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳乃鴻.高校檔案管理應(yīng)用6S管理模式研究[J].科學(xué)管理,2015,(19).

第5篇：檔案管理的基本知識(shí)范文

摘 要 檔案的作用還是普遍存在的，檔案對(duì)于企業(yè)管理有著舉足輕重的作用，完善、有效的檔案資源能極好地促進(jìn)企業(yè)資源的開(kāi)發(fā)，可以提供各種有價(jià)值的信息。對(duì)于油田單位而言，檔案管理成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作規(guī)范性管理的基礎(chǔ)與前提。作為企業(yè)管理工作者，必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中具有基礎(chǔ)性作用和保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性。關(guān)鍵詞 油田 檔案 管理 重要性

一、油田基層單位檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的有機(jī)組成部分，一個(gè)企業(yè)從它創(chuàng)立之初就不斷地積累著企業(yè)檔案，企業(yè)的文化思想忠實(shí)可靠地記錄在企業(yè)的全部檔案之中。它不但記錄著企業(yè)產(chǎn)生、發(fā)展和企業(yè)文化建設(shè)的歷史，它還能為企業(yè)文化建設(shè)提供依據(jù)和參考。每個(gè)基層單位的檔案管理對(duì)于單位的生產(chǎn)、發(fā)展有著相當(dāng)深遠(yuǎn)的影響，單位文化建設(shè)離不開(kāi)檔案，沒(méi)有檔案，文化建設(shè)就難以持久，就沒(méi)有生命力。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理在單位文化建設(shè)中將發(fā)揮越來(lái)越大的作用。

二、做好油田檔案管理的方法

（一）規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)首要做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作

檔案是一種重要信息資源，檔案管理工作作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

（二）增強(qiáng)做好檔案工作的自覺(jué)性，積極拓展檔案信息資源

在規(guī)范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源，這是當(dāng)前檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)。通過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)和考察外地先進(jìn)檔案館，系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識(shí)，以及如何對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、立卷、歸檔、利用等管理程序，對(duì)檔案管理的各項(xiàng)具體工作也有了進(jìn)一步的了解和把握，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，明確了日后管理檔案工作的發(fā)展方向。

要將檔案管理工作做細(xì)做實(shí)，首先要制定一個(gè)工作計(jì)劃安排收集資料、歸檔工作具體時(shí)間，定時(shí)向各科室各部門(mén)收集相關(guān)文件，盡可能齊全完整，并要做到隨收隨歸，方便平時(shí)查找，提高工作效率和檔案資料的質(zhì)量。同時(shí)，要著力完善檔案類(lèi)目的編排和存放工作，從細(xì)處做起，保護(hù)好檔案和便于今后利用檔案，為解決企業(yè)發(fā)展所需各項(xiàng)問(wèn)題發(fā)揮余力。

（三）自覺(jué)提高業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的新要求

努力提高自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度，這是新形勢(shì)下檔案管理工作的基本要求。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。如何能學(xué)以致用，是當(dāng)前應(yīng)該面對(duì)和解決的首要問(wèn)題，也是日后檔案管理工作的重中之重。作為單位的專(zhuān)職檔案工作人員，一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的

（四）建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化開(kāi)展

檔案信息是一種無(wú)形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作規(guī)范化的實(shí)施開(kāi)展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門(mén)或人員；二是建立健全公司檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對(duì)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全；三是辦公室檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。而要將檔案管理工作納入企業(yè)管理程序，納入企業(yè)各部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。

三、對(duì)油田基層單位檔案管理的建議

（一）加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

要發(fā)展單位的檔案事業(yè)，必須加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，建立一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的人才隊(duì)伍，才能使檔案工作更好地為本單位各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。尤其是工作在油田前線(xiàn)的綜合管理人員更需要進(jìn)行檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，才能更好地勝任他們的檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)基層單位與相關(guān)單位檔案管理的橫向聯(lián)合和資源共享

建立一個(gè)完整的信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。同時(shí)可以建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各部門(mén)充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾，更好地滿(mǎn)足單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要。

（三）加強(qiáng)檔案信息的后期利用和學(xué)習(xí)

檔案資源是每個(gè)單位十分寶貴的一筆財(cái)富，加強(qiáng)它的后期利用可以更好地保持檔案工作的生命力與可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，把其中有價(jià)值的部分作為新員工進(jìn)入單位的一堂學(xué)習(xí)課不失為一個(gè)很好的辦法。相信在公司、基層單位、檔案管理工作者三方的共同努力下，會(huì)將檔案信息資源變的更有活力，更賦生機(jī)，真正地為油田生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

第6篇：檔案管理的基本知識(shí)范文

（一）在思想上缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。近些年來(lái)，基層電大的檔案管理人員包括部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在這樣一些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)：所謂的檔案工作就是將相關(guān)材料進(jìn)行登記、保管的瑣碎工作，不具有技術(shù)性和科學(xué)性，相對(duì)于教學(xué)、教務(wù)管理等工作來(lái)講，只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的不能再簡(jiǎn)單的工作，檔案管理工作既不能給電大創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，也不能帶來(lái)社會(huì)效益。只要“看好攤”，不弄丟材料，不造成內(nèi)容泄密，能查檔就行了。不重視檔案工作的思想充分體現(xiàn)了一部分人對(duì)檔案工作缺乏了解，加上基層電大的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作也是很少督促，致使檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。（二）檔案資料收集、整理、移交工作不規(guī)范?；鶎与姶蠊ぷ鳂I(yè)務(wù)多，許多部門(mén)、班主任在工作中往往只重視業(yè)務(wù)質(zhì)量，文書(shū)檔案資料的歸檔、存檔意識(shí)不強(qiáng)。比如大多數(shù)班主任對(duì)帶班資料、教學(xué)管理資料不夠重視，不愿意歸檔，當(dāng)多年后因?qū)W生學(xué)歷認(rèn)證時(shí)卻難以找到相關(guān)佐證資料。年終檔案工作人員整理文書(shū)檔案時(shí)，常常出現(xiàn)資料、文件的附件找不到的情況，導(dǎo)致該份文件無(wú)法歸檔。（三）檔案借閱制度落實(shí)不嚴(yán)格。檔案室雖然制定了查借閱、移交等多項(xiàng)制度，但這些管理制度并沒(méi)能?chē)?yán)格執(zhí)行，在違反制度造成檔案資料丟失時(shí)不能及時(shí)追究責(zé)任。還有，檔案借閱管理制度的執(zhí)行不夠嚴(yán)格，致使有些借出檔案不能在規(guī)定期限內(nèi)歸還；借閱人和借閱檔案資料信息填寫(xiě)不詳細(xì)，遺失檔案后不能及時(shí)追查檔案，甚至沒(méi)有任何信息能證明材料、檔案的去向；更為嚴(yán)重的是，出現(xiàn)私下轉(zhuǎn)借、無(wú)借閱手續(xù)等現(xiàn)象。（四）檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)不高，檔案管理水平低下，檔案管理手段相對(duì)落后?；鶎与姶蟠蟛糠謾n案管理人員人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，對(duì)檔案工作的重要性、管理檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不是很精通，各種檔案收集、整理的意識(shí)淡薄。而且，大多數(shù)基層電大的檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理工作精力投入有限，在日常的檔案管理工作中，常常是只將材料放入檔案盒，沒(méi)能及時(shí)整理歸檔，從而嚴(yán)重影響了基層電大的檔案管理水平。（五）檔案室相關(guān)設(shè)施不齊全、不配套，導(dǎo)致檔案保存存在諸多問(wèn)題。個(gè)別基層電大沒(méi)有固定的檔案室，有的電大有檔案室，但檔案室基本上都設(shè)置在偏僻或者是閑置多年的房間，房間面積小、潮濕等不利條件會(huì)引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，直接影響檔案的美觀整潔及完整。（六）檔案管理現(xiàn)代化水平不高。隨著計(jì)算機(jī)以及多媒體信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的手段和方式發(fā)生了改天換地的變化，從以往的全是紙質(zhì)檔案，逐漸向朝電子檔案、紙質(zhì)檔案共同存在的方向發(fā)展，有些基層電大在檔案管理的現(xiàn)代化方面的工作仍然不能趕上時(shí)代要求，沒(méi)有購(gòu)買(mǎi)、引進(jìn)檔案管理中必須使用的現(xiàn)代化的管理軟件，這種現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

二、基層電大檔案管理工作的對(duì)策

（一）基層電大要提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理的優(yōu)或劣，往往取決于檔案管理工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。身為檔案管理人員，不僅要熟悉、掌握檔案工作的相關(guān)環(huán)節(jié)和基本要求，更要努力掌握檔案管理的原則和方法，提高工作效率，要通過(guò)崗位培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案管理的基本知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技巧，多學(xué)習(xí)檔案管理理論，通過(guò)實(shí)踐來(lái)提升檔案管理水平?；鶎与姶髾n案管理人員要積極探索與電大實(shí)際相結(jié)合的檔案管理手段和模式，讓檔案工作適應(yīng)學(xué)校、學(xué)生、社會(huì)的要求，為開(kāi)放教育的進(jìn)一步發(fā)展做好服務(wù)。（二）基層電大要健全檔案管理的相關(guān)制度。檔案的管理工作繁瑣而且涉及學(xué)生、老師的切身利益，如果工作不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)將導(dǎo)致非常嚴(yán)重的后果。因此，必須建立相關(guān)的制度來(lái)保證各項(xiàng)工作的完成。建立、健全檔案管理制度必須滿(mǎn)足以下要求：第一，所建立的規(guī)章制度要與電大的實(shí)際相結(jié)合。第二，制度的操作性必須強(qiáng)。制度的建立應(yīng)該實(shí)用、簡(jiǎn)便容易操作，從而可以更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，制定制度應(yīng)體現(xiàn)多面性。建立的制度不僅能約束領(lǐng)導(dǎo)又能規(guī)范一般職工。第四，建立的制度在執(zhí)行時(shí)必須嚴(yán)肅。既然是制度、規(guī)章，就必須要求檔案管理人員、領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生嚴(yán)格遵守，在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有錯(cuò)必糾、有錯(cuò)必罰，要充分體現(xiàn)制度的嚴(yán)肅性。（三）要采用現(xiàn)代化管理手段來(lái)進(jìn)行基層電大的檔案管理工作。利用計(jì)算機(jī)、多媒體進(jìn)行檔案管理是當(dāng)今檔案管理的一大趨勢(shì)，要盡可能地運(yùn)用計(jì)算機(jī)、多媒體等新手段，逐步提升基層電大的檔案管理質(zhì)量和水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。（四）要強(qiáng)化基層電大管理人員的服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。基層電大檔案管理人員在工作中必須要樹(shù)立檔案工作就是服務(wù)工作的觀念。要把增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)作為工作的出發(fā)點(diǎn)和動(dòng)力。要明確服務(wù)對(duì)象，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量。（五）基層電大要不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。一是要不定期開(kāi)展檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，努力提高基層電大檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)水平，檔案管理的工作人員本身要不斷學(xué)習(xí)，以此來(lái)提高自身素質(zhì)；二是要培養(yǎng)基層電大檔案管理人員的愛(ài)崗敬業(yè)精神。通過(guò)國(guó)家法律法規(guī)政策的學(xué)習(xí)，使檔案管理人員具有高度的責(zé)任心、嚴(yán)明的政治紀(jì)律,以及愛(ài)崗敬業(yè)、樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，在做好檔案收集和保管工作的同時(shí)，為老師、學(xué)生提供最優(yōu)質(zhì)的、最方便的檔案服務(wù)；三是要充實(shí)檔案管理工作隊(duì)伍。除檔案室配足專(zhuān)職人員外，各業(yè)務(wù)科室也要選配一名兼職檔案人員，定期搞好資料的收集、整理、歸檔、移送工作。

在新的時(shí)代背景下，基層電大應(yīng)當(dāng)客觀的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，從而緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流，積極探索解決檔案管理工作中存在問(wèn)題的策略，不斷建立健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開(kāi)展配備相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，并加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)而促使檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，提升檔案管理水平，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序開(kāi)展。

作者:劉玉華 單位:遼寧廣播電視大學(xué)東港學(xué)院

【參考文獻(xiàn)】

第7篇：檔案管理的基本知識(shí)范文

1.1 提高辦公檔案的健全性

在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會(huì)丟失或者損壞，需要進(jìn)行雙份保存，即紙質(zhì)保存與電子保存。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，通常僅僅只會(huì)采用紙質(zhì)保存方法。當(dāng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)時(shí)間過(guò)久時(shí)，就有可能導(dǎo)致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現(xiàn)象。而采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度則具有更強(qiáng)的管理優(yōu)勢(shì)，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會(huì)導(dǎo)致檔案字跡模糊，是一種先進(jìn)的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平。

1.2 提高查找效率

采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時(shí)間。企業(yè)所需要保存的檔案數(shù)量較為龐大，在傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費(fèi)大量的時(shí)間與經(jīng)歷進(jìn)行尋找。而現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以通過(guò)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在辦公檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行搜索，極大的降低了尋找檔案的時(shí)間。不僅如此，還能對(duì)企業(yè)的辦公檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類(lèi)，按照不同類(lèi)型的辦公檔案進(jìn)行存放?，F(xiàn)代化辦公檔案管理模式是一種優(yōu)質(zhì)管理模式，值得推廣。

1.3 現(xiàn)代化辦公檔案管理更具規(guī)范化

現(xiàn)代化辦公檔案管理管理基礎(chǔ)就是規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，基于這兩項(xiàng)原則再對(duì)辦公檔案進(jìn)行進(jìn)一步的分類(lèi)與歸納。而傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，整理難度較大。而采用現(xiàn)代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設(shè)立規(guī)范化管理模式，按照不同標(biāo)準(zhǔn)將辦公檔案進(jìn)行整理。而在現(xiàn)代化辦公檔案管理工作中，當(dāng)檔案需要轉(zhuǎn)移時(shí)，需要選擇適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)移方法，如U盤(pán)、硬盤(pán)等方法。為了辦公檔案不混亂，在進(jìn)行辦公檔案管理時(shí)，必須設(shè)立相應(yīng)的管理規(guī)范，避免出現(xiàn)交叉狀況。

2 辦公檔案現(xiàn)代化管理的重要性

現(xiàn)代社會(huì)不論是生活還是生產(chǎn)節(jié)奏都明顯加快，而企業(yè)辦公檔案管理效率的提升是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。為了滿(mǎn)足企業(yè)需求，符合企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏，現(xiàn)代化辦公檔案管理制度起到了至關(guān)重要的作用。就目前而言，現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，現(xiàn)代化管理技術(shù)可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與管理觀念加快行業(yè)的發(fā)展。而現(xiàn)代化辦公檔案管理的進(jìn)步，是企業(yè)辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統(tǒng)的辦公檔案管理面貌，呈現(xiàn)出一副新的管理容貌。采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個(gè)新的領(lǐng)域。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內(nèi)容僅僅是將企業(yè)的相關(guān)辦公文件進(jìn)行保存，而在現(xiàn)代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業(yè)文件的保存問(wèn)題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業(yè)所需要的檔案，對(duì)企業(yè)過(guò)去的發(fā)展做出相應(yīng)總結(jié)，幫助企業(yè)更上一層樓。

3 ?k公檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

在當(dāng)前進(jìn)行辦公檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)時(shí)，我們首先要知道現(xiàn)代化所蘊(yùn)含的內(nèi)容是什么，只有明白我們所要達(dá)到的目標(biāo)，我們才能更好的去實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理現(xiàn)代化。總的來(lái)說(shuō)，它包括以下幾個(gè)內(nèi)容：1.檔案技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化。當(dāng)前檔案工作中的知識(shí)含量和技術(shù)含量比以前大為增加，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在文件檔案工作的全過(guò)程中得到應(yīng)用，如文件制作技術(shù)、信息存取與傳輸技術(shù)、文件檢測(cè)與保護(hù)技術(shù)等。這些現(xiàn)代化的技術(shù)都需要現(xiàn)代化的設(shè)備來(lái)完成。2.檔案工作組織和管理的科學(xué)化?？茖W(xué)的組織管理與現(xiàn)代科學(xué)管理技術(shù)的采用具有密切的關(guān)系，現(xiàn)代技術(shù)要以科學(xué)的組織管理為基礎(chǔ)，同時(shí)也為提高科學(xué)管理水平提供了手段?？茖W(xué)的組織管理包括建立合理的文件檔案管理組織和工作流程兩個(gè)方面。3.檔案管理業(yè)務(wù)與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化的基本目的是使檔案管理和信息資源共享中必要的通用性、互換性得以實(shí)現(xiàn)，提高各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中的質(zhì)量和效率。檔案工作中需制訂和執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)主要包括有關(guān)技術(shù)和有關(guān)管理業(yè)務(wù)等方面的標(biāo)準(zhǔn)。4.檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)化。目前，“專(zhuān)業(yè)化”的含義不僅是指檔案人員要掌握檔案專(zhuān)業(yè)方面的基本知識(shí)，也應(yīng)具備多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代仆、科學(xué)仆的管理理點(diǎn)和管理特點(diǎn)等。

4 辦公檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)用

4.1 充分實(shí)現(xiàn)辦公檔案現(xiàn)代化

選擇現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以充分體現(xiàn)出辦公檔案的現(xiàn)代化。首先，應(yīng)當(dāng)以現(xiàn)代科學(xué)理論為核心，辦公檔案工作人員在組織工作時(shí)，需要根據(jù)企業(yè)自身的特色，對(duì)企業(yè)辦公檔案進(jìn)行規(guī)律性、規(guī)范性的整理。想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)化的管理方法，不僅僅需要結(jié)合現(xiàn)代科技設(shè)備，還需要將現(xiàn)代化辦公檔案管理理念進(jìn)行充分的宣傳，讓現(xiàn)代化辦公檔案管理理念充分溶于員工的心中。將現(xiàn)代化管理理念應(yīng)用于辦公檔案管理系統(tǒng)中，對(duì)于企業(yè)辦公檔案的發(fā)展具有歷史性意義，能夠顯著提升辦公檔案的管理效果，提高工作效率。

4.2 加強(qiáng)對(duì)辦公檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)

現(xiàn)代化辦公檔案管理的實(shí)施，離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人才的建設(shè)。在選擇辦公檔案管理人員時(shí)，需要綜合多方面進(jìn)行思考與選擇。首先，進(jìn)行辦公檔案管理的工作人員必須具有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，能夠熟練的操作現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，并且具有科學(xué)、合理的管理觀念。其次，應(yīng)當(dāng)盡量選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員。由于現(xiàn)代化辦公檔案管理工作與傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作內(nèi)容相差較遠(yuǎn)，除了需要將檔案進(jìn)行保存外，還需要具有分析與統(tǒng)計(jì)的能力。而經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員，能夠更加合理的將辦公檔案資料進(jìn)行分析與整理，能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)在過(guò)程發(fā)展中的不足之處，盡早解決，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。最后，應(yīng)當(dāng)定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。在這個(gè)信息化快速發(fā)展的時(shí)代，現(xiàn)代化管理具有較快的發(fā)展速度。為了能夠獲得最新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期設(shè)立現(xiàn)代化管理技術(shù)培訓(xùn)，避免工作人員出現(xiàn)滯后的狀況。只有保證了現(xiàn)代化辦公檔案管理人員具有專(zhuān)業(yè)的管理技術(shù)水平，才能保障辦公檔案工作獲得更好的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步。

4.3 加大對(duì)現(xiàn)代化辦公檔案管理的投入力度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)辦公檔案現(xiàn)代化管理的重視度，加大對(duì)其的投入力度。不論是財(cái)力還是物力，為了能夠更好的完成現(xiàn)代化辦公檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)全方位的加大投入力度。通過(guò)完善現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公檔案管理的建設(shè)，才能確保辦公檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，同時(shí)還能夠?yàn)槠髽I(yè)指引正確的前進(jìn)方向，讓企業(yè)能夠朝著健康的方向發(fā)展。

第8篇：檔案管理的基本知識(shí)范文

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀；會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)；計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案

Abstract: Original accounting records management can no longer satisfied with the status quo, using paper computer management accounting information and computerized digital data, can greatly improve the level of the school accounting data management, and for the future to provide fast, convenient use of services, an important part of the schools computerized accounting applications, is also an integral part of the school financial records management main content.

Keywords: financial records management status quo; characteristics of the accounting files; computer management accounting files

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104（2012）

學(xué)校會(huì)計(jì)工作從手工記賬改為采用會(huì)計(jì)電算化記賬已經(jīng)10年有余，“辦公無(wú)紙化”的口號(hào)也已經(jīng)喊了很多年，但在實(shí)際會(huì)計(jì)工作中，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案的特殊性，紙質(zhì)資料并沒(méi)有比手工記賬時(shí)代減少，特別是近些年，學(xué)校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)逐漸多樣化業(yè)務(wù)量也隨著教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，成幾何形增長(zhǎng)，加之教育系統(tǒng)采用國(guó)庫(kù)集中支付后，連年支付政策和記賬科目的不斷變化，會(huì)計(jì)檔案有逐年增多的趨勢(shì)，除了傳統(tǒng)意識(shí)上的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料外，更新的“新型”會(huì)計(jì)檔案不斷出現(xiàn)。原有的會(huì)計(jì)檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)狀，采用計(jì)算機(jī)管理紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料和電算化數(shù)字資料，可以大大提高學(xué)校會(huì)計(jì)資料管理的水平，并為今后提供快捷、方便的利用服務(wù)，是學(xué)校會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用中的重要環(huán)節(jié)，也是當(dāng)前學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理中不可或缺的主要內(nèi)容。

1. 目前學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 儲(chǔ)存環(huán)境欠妥

早期電算化會(huì)計(jì)生成的是電子輸出檔案，即通過(guò)打印輸出的紙質(zhì)憑證、賬簿和報(bào)表。較早的針式打印機(jī)色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟(jì)條件限制，經(jīng)日曬、風(fēng)化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。

1.2 早期軟件、程序存留不利以及運(yùn)行程序版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期DOS系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運(yùn)行環(huán)境已不復(fù)存在，現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設(shè)。

1.3 老化機(jī)器的淘汰以及機(jī)器設(shè)備的快速更新，造成了新、舊運(yùn)行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機(jī)上運(yùn)行的win3、win95等，已難在現(xiàn)今機(jī)器上順暢運(yùn)行。

1.4 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步，會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，學(xué)?；径紝?shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)室記賬電腦中，即便是定期向上級(jí)主管部門(mén)移交，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

1.5 學(xué)校實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，學(xué)校記賬電腦中的數(shù)據(jù)連年累計(jì)增多，日常缺乏對(duì)記賬電腦的維護(hù)和更新，記賬電腦運(yùn)行速度逐漸變慢的情況普遍，一旦記賬電腦出現(xiàn)病毒入侵，或?yàn)?zāi)害性事件發(fā)生，硬盤(pán)中多年的會(huì)計(jì)數(shù)字資料難以恢復(fù)，破壞了會(huì)計(jì)資料的連貫性，也給以后的查閱工作帶來(lái)麻煩。

1.6 現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)，會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，學(xué)校會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，更沒(méi)有利用計(jì)算管理檔案的意識(shí)。各學(xué)校普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各學(xué)校制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中，基本是“傳幫帶”的工作模式。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒(méi)有邀請(qǐng)檔案專(zhuān)業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫(xiě)不全，裝訂不整齊，有的分類(lèi)、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上利用計(jì)算機(jī)科學(xué)管理。

隨著教育系統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化的不斷發(fā)展，學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案的形式和數(shù)目日漸增多，更多替代了原有傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案的功能和效用，財(cái)務(wù)電子檔案的管理也應(yīng)得到應(yīng)有重視。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)在學(xué)校財(cái)務(wù)管理的需求，利用計(jì)算機(jī)管理傳統(tǒng)紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案和新型的數(shù)字型財(cái)務(wù)檔案，將成為學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展方向。

2.用計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

2.1 運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，而且還包含存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的數(shù)據(jù)及其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)。即會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)管理的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。

2.2 傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)“新型”檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)中才可以使用，才具有生命力。即會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱需要一定的軟、硬件環(huán)境。

2.3 運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案的載體，不光是通過(guò)打印機(jī)等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張資料，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。即會(huì)計(jì)檔案的保管不僅是紙質(zhì)資料，而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。

2.4 運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案具有易遭損壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)又受計(jì)算機(jī)的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，即對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的安全性、完整性要求更高。

2.5 實(shí)行運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間越長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會(huì)計(jì)檔案工作更需要科學(xué)地管理。

2.6 運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案，要求從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專(zhuān)門(mén)方法，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)，而對(duì)系統(tǒng)安全性，則更因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)本身的原因而提高，同時(shí)也對(duì)個(gè)人安全操作使用提出了新的需要。

3. 學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作如何運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理

學(xué)校為了更有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī)快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，為學(xué)校教育教學(xué)工作提供所需的會(huì)計(jì)信息。我們必須分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作，利用計(jì)算機(jī)使會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)代化。

3.1 會(huì)計(jì)檔案的收集。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案，收集是指定期 (如一個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束)，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，使之形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件編號(hào)保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。

除了備份之外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類(lèi)型等；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類(lèi)型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱(chēng)、版本號(hào)；財(cái)務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護(hù)公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)。

3.2會(huì)計(jì)檔案的保存。由于計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，將AB兩備份存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。

此外，還應(yīng)注意計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)有了AB份的保存歸檔，因數(shù)據(jù)資料過(guò)多帶來(lái)的記賬電腦速度緩慢時(shí)，就可以考慮采用清楚數(shù)據(jù)的辦法，給記賬電腦“減負(fù)”。

3.3 會(huì)計(jì)檔案的利用。即會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。在長(zhǎng)期開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí)，我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(l)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復(fù)）功能進(jìn)行調(diào)閱即可；(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)版本號(hào)不一致，此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。

3.4 加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員設(shè)立獎(jiǎng)懲措施，獎(jiǎng)勤罰懶，使物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)與相應(yīng)處罰同步，鼓勵(lì)會(huì)計(jì)檔案管理人員積極參與相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，堅(jiān)持崗前培訓(xùn)，合格上崗。通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制的引入，使會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)始終處于動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程，促使會(huì)計(jì)檔案管理人員安于并樂(lè)于從事會(huì)計(jì)檔案管理工作。同時(shí)，檔案部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)要聯(lián)合起來(lái)，組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和本校的會(huì)計(jì)檔案管理制度，使每位會(huì)計(jì)人員認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，保證會(huì)計(jì)檔案歸檔前各項(xiàng)工作的完成質(zhì)量。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的使用要嚴(yán)格借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度，電子會(huì)計(jì)檔案信息未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意嚴(yán)禁拷貝給其他單位或個(gè)人，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)盤(pán)片不得帶出檔案室外。另外，對(duì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案信息的盤(pán)片應(yīng)定期檢查，防止出現(xiàn)人為或自然損壞等問(wèn)題，造成電子會(huì)計(jì)檔案信息的丟失。

第9篇：檔案管理的基本知識(shí)范文

【關(guān)鍵詞】施工企業(yè)；檔案管理；信息化；對(duì)策措施

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，施工企業(yè)數(shù)量日益增加，檔案信息化管理作為企業(yè)管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)施工企業(yè)的決策效率和經(jīng)營(yíng)水平有著重要的影響。施工企業(yè)的檔案管理內(nèi)容十分復(fù)雜，包括聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案和科技檔案等，其中科技檔案的管理任務(wù)是最為艱巨的。傳統(tǒng)的手工管理方式由于具有一定的缺陷性，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前施工企業(yè)檔案信息化管理的要求。因此，如何做好施工企業(yè)檔案信息化管理工作就成為了工程界和檔案部分面臨的難題之一。本文通過(guò)分析檔案信息化管理目前存在的一些問(wèn)題，提出合理的解決方法，以期提高企業(yè)檔案信息化管理的水平。

1.施工企業(yè)檔案息化管理現(xiàn)狀分析

（1）目前施工企業(yè)基本都有資料管理軟件系統(tǒng)，可以完成一些技術(shù)資料的填寫(xiě)和保存功能，而且已輸入了大量的內(nèi)容。施工企業(yè)由于施工作業(yè)的范圍大、專(zhuān)業(yè)多等特點(diǎn)，暫時(shí)無(wú)法形式統(tǒng)一的企業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，存在的問(wèn)題較多。尤其是完成項(xiàng)目工程檔案管理的要求，具有通用性卻無(wú)專(zhuān)業(yè)性，基本不能完成企業(yè)綜合檔案管理的要求。

（2）企業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理方面也有一些檔案管理軟件的應(yīng)用，但基本都是以文書(shū)檔案管理為主，企業(yè)在檔案管理方面的思路也同樣接近用文書(shū)檔案管理的方法和思路來(lái)管理其他類(lèi)別的檔案，尤其是工程檔案。

（3）企業(yè)檔案管理部門(mén)對(duì)于工程檔案“不建檔”。目前很多施工企業(yè)的檔案管理部門(mén)鑒于工程檔案的專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)或庫(kù)房容積以及其他因素對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案不接收或不敢接收。

（4）施工企業(yè)在具體施工工程結(jié)束后按規(guī)定需向建設(shè)單位移交竣工檔案，而企業(yè)承建的項(xiàng)目多，面向的建設(shè)單位多，建設(shè)單位的要求基本不同，加之工程專(zhuān)業(yè)多，對(duì)于建設(shè)工程的文件的分類(lèi)、檔案的分類(lèi)和案卷的組卷方法基本不能統(tǒng)一。

（5）施工企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜。那么實(shí)物檔案移交、管理模式也同樣復(fù)雜，信息化系統(tǒng)的建設(shè)使用會(huì)隨檔案管理的模式、載體類(lèi)型的不同也會(huì)同樣復(fù)雜。

（6）施工企業(yè)檔案多樣化，專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)，所以要求檔案管理部門(mén)人員必須懂工程也需熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，從目前來(lái)看人才很難保障，要想實(shí)現(xiàn)信息化管理難度很大。

（7）檔案編研的面窄同時(shí)難度大。檔案的價(jià)值在于利用。施工企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中需要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行編研，以獲取一些專(zhuān)業(yè)的工藝施工方案以及投標(biāo)經(jīng)營(yíng)信息和企業(yè)內(nèi)部定額修編的資料。但目前施工企業(yè)的實(shí)物檔案的管理方式和管理的思路遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足企業(yè)管理過(guò)程中對(duì)于檔案利用的需求。

（8）目前檔案信息化管理過(guò)程中，電子檔案的接收和歸檔工作主要采用兩種方法：

一是對(duì)原始紙制檔案文件進(jìn)行掃描，要求各單位提交紙制檔案的同時(shí)提供一份掃描件，此方式的優(yōu)點(diǎn)有：

①兼容性好，凡是紙制檔案都能夠掃描成電子文件；

②管理成本較低，基本上是統(tǒng)一的格式；

③易于利用，可以通過(guò)免費(fèi)的軟件打開(kāi)查看。

但同時(shí)也存在一些局限性：掃描形成的電子檔案基本上是圖像格式，丟失了很多電子文件本來(lái)具有的信息；文件一般比較大，占據(jù)較大的存儲(chǔ)空間，而且需要現(xiàn)有紙制檔案，并沒(méi)有減少檔案制作單位的成本，因而會(huì)影響檔案提交單位的積極性。

二是要求提交原始的電子文件，包括DWG、Word、Tiff等各種格式文件。此方式的優(yōu)點(diǎn)是提交成本低廉，能夠很快提交，因?yàn)楦鞣N電子文件都是現(xiàn)成的，而且文件信息全面，不會(huì)丟失任何信息。但這種方式也有缺點(diǎn)：

①不能有效地保證電子文件的真實(shí)性、完整性和可靠性；

②管理和利用成本高，因?yàn)楦鞣N各樣的電子檔案文件需要相應(yīng)軟件的相應(yīng)版本才能打開(kāi)，這樣施工企業(yè)的檔案管理部門(mén)要儲(chǔ)備各種軟件，這顯然是不現(xiàn)實(shí)的；

③這種方式缺乏對(duì)電子文件知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，如設(shè)計(jì)文件是設(shè)計(jì)院的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，設(shè)計(jì)院更愿意提供曬圖而不是DWG文件。

（9）企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式會(huì)多樣化，同時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)很大，如何統(tǒng)一格式并管理大數(shù)據(jù)是目前企業(yè)檔案信息化管理的另一難點(diǎn)。

從目前來(lái)看，要更好地實(shí)現(xiàn)建設(shè)企業(yè)檔案信息化管理，企業(yè)所需的資源還比較困乏，技術(shù)力量還比較薄弱。傳統(tǒng)的手工方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)管理和企業(yè)檔案信息化管理的要求。如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有檔案的數(shù)字化，最終實(shí)現(xiàn)以用戶(hù)為中心、以數(shù)字化信息資源服務(wù)為目的的服務(wù)模式是企業(yè)檔案管理的前景目標(biāo)。

2.對(duì)策措施

2.1 在借鑒前述兩種電子檔案的接收和歸檔方法各自?xún)?yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，電子檔案文件格式必須統(tǒng)一。文件格式統(tǒng)一須考慮以下問(wèn)題：

①兼容各種格式的電子文件。工程項(xiàng)目包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)，在每一個(gè)環(huán)節(jié)都可能使用各種不同的應(yīng)用軟件。

②必須保證了電子檔案的有效性、原始性和不可更改性。

③矢量?jī)?nèi)容清晰、真實(shí)、美觀，并支持全文檢索。

④必須降低電子檔案生成成本。

⑤文件本身與著錄信息、元數(shù)據(jù)信息需渾然一體。

⑥易于存儲(chǔ)、管理、分享利用。

⑦提供全文批注、標(biāo)注功能。

⑧可接收各種掃描文件。目前有些批文是多部門(mén)蓋章，沒(méi)有電子文件；有些設(shè)計(jì)院還不提供電子文件。這部分內(nèi)容，可以通過(guò)掃描文件進(jìn)入到本系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)進(jìn)行保真壓縮處理，保證各種支持不同手段的電子文件獲取方式。

⑨良好的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)措施。要求各相關(guān)單位提交電子文件，可能會(huì)引起各單位知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)方面的顧慮，可根據(jù)生成者的設(shè)置達(dá)到只能查看使用，不能被再次修改、復(fù)制等其他方式的利用，達(dá)到保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的目的，從而降低收集電子檔案的難度。

⑩支持技術(shù)認(rèn)證機(jī)制。要求支持?jǐn)?shù)字簽名，使用數(shù)字簽名被多種操作系統(tǒng)和硬件平臺(tái)支持。數(shù)字簽名的全部信息完全包含，包括簽名日期、摘要算法、簽名算法、簽名值、證書(shū)信息等。數(shù)字簽名必須視覺(jué)呈現(xiàn)。呈現(xiàn)數(shù)字簽名的電子印章、手寫(xiě)簽名等必須自包含。因此，建議電子檔案的格式選擇PDF文件格式。

2.2 企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理的要求和目標(biāo)

施工企業(yè)承建工程項(xiàng)目部需根據(jù)企業(yè)檔案管理部門(mén)、城建檔案管理部門(mén)和建設(shè)單位竣工檔案管理部門(mén)的要求實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工程文件錄入、分類(lèi)、著錄、電子化及工程竣工檔案資料的編制。

工程建設(shè)中的現(xiàn)場(chǎng)文件、資料、竣工檔案信息化管理要求達(dá)到以下目標(biāo)：

①實(shí)現(xiàn)工程現(xiàn)場(chǎng)文件、資料管理的規(guī)范化管理，將工程規(guī)范和工程劃分（WBS）、工程表格直接掛鉤，簡(jiǎn)化施工、監(jiān)理單位工程資料表格的填報(bào)程序，提高工程現(xiàn)場(chǎng)資料填寫(xiě)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，節(jié)約管理時(shí)間。

②建立一個(gè)較完整的現(xiàn)場(chǎng)文件和資料的管理體系，將現(xiàn)場(chǎng)資料的產(chǎn)生和工程進(jìn)度計(jì)劃及文件檢查結(jié)合起來(lái)，采用事前計(jì)劃，事中控制，事后檢查的方式進(jìn)行管理，形成一套現(xiàn)場(chǎng)文件、資料填報(bào)、審批、檢查的信息化系統(tǒng)，指導(dǎo)和控制現(xiàn)場(chǎng)文件的形成。

③使用文件、資料的自動(dòng)編制和自動(dòng)導(dǎo)入系統(tǒng)，達(dá)到工程竣工檔案的自動(dòng)編制，保證編制的規(guī)范和準(zhǔn)確，提高竣工檔案的編制效率，減少竣工驗(yàn)收階段文件歸檔工作量，大大縮短竣工檔案的編制時(shí)間。

④在以上的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)工程文件、資料的網(wǎng)絡(luò)化審批和計(jì)算機(jī)智能化審查，提高文件、資料審查的準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性，提高資料、文件的審查效率并能及時(shí)對(duì)工程過(guò)程中資料數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。

⑤在項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收完成后通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)移交給城建檔案管理部門(mén)和施工企業(yè)檔案管理部門(mén)。

2.3 企業(yè)檔案信息化管理的要求

企業(yè)上下應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，采用一致軟件，實(shí)現(xiàn)多室一體化，多項(xiàng)目一體化，有利于促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理和服務(wù)的進(jìn)程。

①加強(qiáng)培訓(xùn)。根據(jù)建筑企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況，有針對(duì)性的進(jìn)行計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)、操作的培訓(xùn)。同時(shí)根據(jù)建筑企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，有針對(duì)性的進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)基本知識(shí)和檔案信息化知識(shí)培訓(xùn)。加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化軟件系統(tǒng)維護(hù)人員培訓(xùn)，包含：數(shù)據(jù)管理，各業(yè)務(wù)模塊使用權(quán)限的控制，以及意外事故的處理等。

②檔案移交、管理分類(lèi)方案的確立。集團(tuán)公司檔案管理部門(mén)對(duì)工程項(xiàng)目竣工檔案的形成、收集整理及移交形成一套規(guī)范。對(duì)企業(yè)和企業(yè)分、子公司的檔案的分類(lèi)、文件的分類(lèi)、組卷規(guī)則，以及檔案的管理模式要有統(tǒng)一的要求。3、業(yè)務(wù)管理規(guī)定和檔案管理制度的建立。企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)檔案管理和信息化管理方面的制度建立，加強(qiáng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檢查、提交管理辦法和業(yè)務(wù)銜接的要求。

2.4 企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)需求特點(diǎn)

根據(jù)建筑企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，軟件系統(tǒng)的選擇或開(kāi)發(fā)目標(biāo)和原則，結(jié)合不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，整體方案宜采用C/S（客戶(hù)端/服務(wù)器）加B/S的混合模式體系結(jié)構(gòu)來(lái)滿(mǎn)足目前和以后的業(yè)務(wù)需求。C/S結(jié)構(gòu)具有執(zhí)行速度快、使用維護(hù)方便等優(yōu)點(diǎn)。檔案管理部門(mén)采用C/S（客戶(hù)端/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)運(yùn)行模式。檢索系統(tǒng)采用目前流行的B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式，整個(gè)系統(tǒng)在邏輯上分為三層，第一層為表示層，提供用戶(hù)和系統(tǒng)之間的交互；第二層是應(yīng)用服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)具體的業(yè)務(wù)邏輯；第三層是數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、訪(fǎng)問(wèn)及其優(yōu)化。根據(jù)檔案數(shù)字化管理將來(lái)開(kāi)發(fā)的信息系統(tǒng)要求，系統(tǒng)應(yīng)可以提供XML標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)庫(kù)也可以遷移到其他數(shù)據(jù)庫(kù)上。

3.結(jié)語(yǔ)

施工企業(yè)檔案信息化管理水平?jīng)Q定了企業(yè)的管理效率和未來(lái)的發(fā)展。因此，檔案管理人員必須重視企業(yè)檔案信息化管理工作，結(jié)合企業(yè)檔案的特點(diǎn)，在實(shí)踐中不斷豐富檔案信息化管理的技術(shù)知識(shí)。同時(shí)采取合理的方法解決好當(dāng)前檔案管理信息化存在的問(wèn)題，以此提高檔案信息化管理水平，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：