人力資源人事檔案管理精選(九篇)
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第1篇：人力資源人事檔案管理范文
關(guān)鍵詞:人力資源管理;人事檔案;人才開發(fā);人事檔案數(shù)據(jù)庫
人力資源管理是指對人力資源進(jìn)行有效開發(fā)、合理配置、充分利用和科學(xué)管理的制度、法令、程序和方法的總和。它包括人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關(guān)系管理六大模塊。其中也涵蓋了人事檔案的管理。人事檔案作為人力資源管理工作的重要內(nèi)容，兩者缺一不可、相互促進(jìn)。人事檔案為人力資源管理提供信息，人力資源管理工作也對人事檔案管理提出了新的要求。
一、人力資源管理中人事檔案的重要性
人事檔案在人力資源管理過程中的作用不可小覷，它是甄別人才、選用人才的重要科學(xué)依據(jù)。一個與時俱進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng)能促進(jìn)人力資源的開發(fā)和利用。人事檔案管理需要適應(yīng)現(xiàn)代化的管理，積極拓展其職能，為人力資源開發(fā)提供服務(wù)。
(一)協(xié)助發(fā)揮人力資源功能的最大化
人事檔案全面記錄一個人的履歷和才能表現(xiàn)，人事檔案具有歷史憑證價值與參考價值，能幫助組織尋找“千里馬”。人事檔案可以全方位的展示一個人的發(fā)展過程，也能夠預(yù)測其未來的發(fā)展方向，幫助我們及時發(fā)現(xiàn)有用的人力、避免丟失有才能的人才。依據(jù)人事檔案提供的這些信息能夠幫助我們更好地甄選人才，運用人才。物盡其用、人盡其才。最大限度的發(fā)揮人才的潛能。
(二)促進(jìn)人力資源配置的最優(yōu)化
利用個人的人事檔案能夠進(jìn)一步了解人員的有關(guān)信息，進(jìn)而能夠?qū)ζ溥M(jìn)行科學(xué)有效的管理，根據(jù)每個人的能力和特色，進(jìn)行合理的資源配置，“因事而擇人，因人以治事”。把人才配置到最適合的崗位上去，充分發(fā)揮其才能，促進(jìn)各部門、各地區(qū)合理有序的人才流動。這樣一定程度上避免了人才流失和結(jié)構(gòu)性失業(yè)。能夠迅速、合理的配置人力資源，使人力資源配置的效果達(dá)到最優(yōu)。
(三)實現(xiàn)人力資源規(guī)劃的科學(xué)化
人事檔案為人力資源管理提供了最基本的信息，它儲存了個人全部的信息，是管理核心“人”的過去經(jīng)歷和未來發(fā)展的真實寫照。影響人力資源規(guī)劃的主要是內(nèi)因，所以在做出人力資源規(guī)劃之前必須嚴(yán)格分析人事檔案是否適應(yīng)組織內(nèi)部人力資源的發(fā)展和新要求，實現(xiàn)人力資源規(guī)劃的科學(xué)化。
二、人事檔案管理中存在的問題剖析
(一)人事檔案管理制度缺乏創(chuàng)新性
現(xiàn)階段，我國人事檔案管理的制度，從檔案的收錄、甄別、歸類、入檔、檢索等環(huán)節(jié)相對滯后，需要查備的檔案不能有效、準(zhǔn)確的提取，不能真實、完整地反映一個人的歷史全貌。人事檔案管理中，對于不符合時代要求的規(guī)章、制度，必須要革新，及時根據(jù)新形勢改革檔案管理制度。最重要的是建立科學(xué)、規(guī)范的人事檔案管理制度。同時要不斷的豐富和完善檔案信息，使得人事檔案工作更加制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。為人力資源管理工作更好地服務(wù)。
(二)人事檔案管理缺乏連續(xù)性
流動人員斷檔現(xiàn)象嚴(yán)重。隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有緊跟上步伐。雖然造成這種現(xiàn)象的原因是多方面的，但是總的來說還是缺少統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。一個完整的人事檔案數(shù)據(jù)庫能夠讓讓人事檔案的管理能夠跟隨個人自由流動、更新，而不會造成斷檔、空擋的現(xiàn)象。只有將檔案各人、各時期、各地方形成的有關(guān)德能勤績廉的所有材料都集中統(tǒng)一形成整體的信息資源，才能保證其得到充分的開發(fā)和利用。
(三)人事檔案管理的缺乏信息化
信息時代里，電子計算機(jī)在檔案信息化管理中的作用越來越大，其重要以收集信息、傳遞查閱為主要功能，是一種現(xiàn)代化的管理手段。部分單位和地區(qū)已經(jīng)嘗試使用電子檔案，但是由于軟硬件的更新跟不上，也很難取得較好的成效。另外，檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，導(dǎo)致信息輸入錯誤、檔案歸類不準(zhǔn)確、搜索結(jié)果混亂等問題。這種計算機(jī)信息系統(tǒng)并不健全，也不能夠正確地發(fā)揮其在人事檔案管理中應(yīng)有的用處。人事檔案只有建立一個系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范的電子信息系統(tǒng)，才能夠更好地開發(fā)人事檔案信息資源，才能更好地為人力資源管理效力。
三、人力資源管理對人事檔案發(fā)展的新要求
(一)創(chuàng)新現(xiàn)代人力資源管理理論
人力資源檔案管理應(yīng)具有鮮明的時代特色。首先，人力資源檔案管理緩解了知識經(jīng)濟(jì)時代國家和社會對人力資源信息的巨大需求和傳統(tǒng)的人事檔案管理之間的矛盾。它是對傳統(tǒng)檔案的充實和完善，是對現(xiàn)有相關(guān)檔案集成。所以我們要創(chuàng)新觀念，以改革的精神、發(fā)展的眼光審視人事檔案中存在的“人才壁壘”、個人缺乏個人合理的檔案信息知情權(quán)等問題。通過改革管理體制、改善管理服務(wù)方式和擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，來適應(yīng)現(xiàn)階段我國人力資源管理中對人才的迫切需要。
(二)加快人事檔案管理信息化建設(shè)
對人事檔案實行計算機(jī)信息化管理，這是一項革新、更是一項突破。在信息高速傳遞的時代，人事檔案的管理對信息技術(shù)極其依賴。只有通過信息技術(shù)，才能使得產(chǎn)生于不同機(jī)構(gòu)、不同測評標(biāo)準(zhǔn)的信息實現(xiàn)融合。在美國已有80%左右的人事檔案實現(xiàn)了信息化管理。結(jié)合我國當(dāng)前的新形勢，我們應(yīng)該加快檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以借鑒先進(jìn)地區(qū)、典型案例。優(yōu)先建設(shè)現(xiàn)有館藏目錄數(shù)據(jù)庫和部分檔案數(shù)據(jù)庫。帶動加快檔案信息資源數(shù)字化步伐。同時要加強(qiáng)對不斷加入的新信息的管理，參照電子政務(wù)、電子商務(wù)的先進(jìn)經(jīng)驗，最大化的利用電子政務(wù)的平臺來推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。如今社會已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，我們可以充分利用電子信息，可以把不需要保密的人事檔案信息實現(xiàn)共享，提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的人力資源檔案信息服務(wù)。
(三)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式
人事檔案的管理，不僅要“有重點、保準(zhǔn)確”，更要全面、完整、實時更新，確保人事檔案能夠全面準(zhǔn)確地反映個人的材料，成為人才的“信息庫”。人事檔案管理者的工作應(yīng)該實現(xiàn)從檔案的實體管理向?qū)n案內(nèi)容的開發(fā)利用的轉(zhuǎn)變，發(fā)掘傳統(tǒng)實體檔案的深層次價值，把“資料庫”變成“人才庫”。在人事檔案的管理上，現(xiàn)代人事檔案管理具有明顯的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的特點。它又是在我國人事制度改革進(jìn)一步，每個人正在由“單位人”變成了“社會人”，人才流動范圍不斷擴(kuò)大、頻率不斷增加的背景下提出的。在管理上，應(yīng)該具備社會化和集中化的趨勢。最后結(jié)合我國建設(shè)服務(wù)型政府和法制社會的背景，在人事檔案的管理上，應(yīng)采取開放式。爭天下者必先爭人，“人”是一個國家的核心競爭力，隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息時代的到來，科學(xué)有效的人力資源管理機(jī)制的重要性不言而喻。人事檔案管理和現(xiàn)代人力資源管理是一個完整統(tǒng)一的有機(jī)體。一個健全的人力資源管理機(jī)制里必然包括一個完整的人事檔案管理體系。合理利用我們手中的人事檔案，做到知人善用，促進(jìn)人力資源管理工作不斷提升和進(jìn)步，進(jìn)而提高整體的核心競爭力。
參考文獻(xiàn):
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［2］徐紅，張曉芳，《檔案數(shù)字化建設(shè)芻議》，科技信息2008版
第2篇：人力資源人事檔案管理范文
關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；人力資源管理；作用
一、人力資源管理與人事檔案管理
1．1人力資源管理
所謂人力資源管理是指在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，通過科學(xué)方法的運用，以人力資源戰(zhàn)略和規(guī)劃分析為基礎(chǔ)，對企業(yè)的人力資源進(jìn)行配置、考核、規(guī)范等工作，以實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)和員工的價值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓(xùn)與開發(fā)、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。
1．2人事檔案管理
人事檔案是在人事活動中形成，主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況，其內(nèi)容可以反映一個人的經(jīng)歷和品行，并以個人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實體管理主要包含檔案的收集、鑒定等，人事檔案的管理工作是對人事檔案的實體管理，并對人事檔案信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)睦煤烷_發(fā)。
1．3人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系
人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯(lián)系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進(jìn)人力資源管理活動的順利開展，通常情況下，企業(yè)可以通過人事檔案來查找員工的具體資料，了解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料，是承載員工各項信息的載體，人力資源管理的各項活動也是人事檔案內(nèi)容的主要來源，兩者之間是相互依賴的關(guān)系。
二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用
人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進(jìn)行分析。
2．1提高企業(yè)內(nèi)外部員工的整體質(zhì)量
企業(yè)內(nèi)部的人力資源招聘工作主要包含了內(nèi)部招聘和外部招聘兩個方面，內(nèi)部招聘主要是從企業(yè)內(nèi)部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會和高校招聘企業(yè)需要的人才。但是在企業(yè)內(nèi)部員工招聘中，經(jīng)常會出現(xiàn)企業(yè)員工不管應(yīng)聘人員的專業(yè)和資質(zhì)，隨意招聘自己老鄉(xiāng)和校友的情況，這在很大程度上降低了企業(yè)員工的整體素質(zhì)，影響了企業(yè)的內(nèi)部管理。但是企業(yè)通過人事檔案管理工作，可以對員工的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區(qū)和高校相關(guān)的員工，以保障企業(yè)員工的質(zhì)量。除此之外，在實施企業(yè)內(nèi)部招聘時，企業(yè)還應(yīng)該分析員工的檔案資料，以為內(nèi)部員工的選拔提供重要依據(jù)。
2．2幫助企業(yè)進(jìn)行人力資源規(guī)劃
人事檔案中包含了企業(yè)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)、人才水平以及人才數(shù)量等方面的信息資料，通過人事檔案的整理工作，可以為企業(yè)分類企業(yè)人才，幫助企業(yè)了解人類資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門對企業(yè)內(nèi)部員工退休和流動情況的分析，可以讓企業(yè)人力資源管理工作及時把握企業(yè)的人才流動情況，以為企業(yè)的未來發(fā)展提供重要的參考信息。由此可見，人事檔案管理工作可以幫助企業(yè)更好的規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部人力資源，促進(jìn)企業(yè)未來更好的發(fā)展。
2．3幫助企業(yè)更針對性的實施培訓(xùn)
員工培訓(xùn)是企業(yè)內(nèi)部運行的重要組成部分，企業(yè)要想讓員工培訓(xùn)獲得所需的效果，就必須了解每個員工的工作需要，以提高員工培訓(xùn)的針對性。為此，通過人事檔案管理工作，企業(yè)可以了解每個員工的教育背景、年齡等，對于年輕的企業(yè)員工，企業(yè)可以對其進(jìn)行新知識的培訓(xùn)，對于年齡較大的員工，對知識培訓(xùn)的抵觸情緒較大，對此，企業(yè)可以對其進(jìn)行健康保健培訓(xùn)，以充分調(diào)動他們的工作積極性。
2．4促進(jìn)企業(yè)跨地域文化管理
企業(yè)員工來自不同的地域，會給企業(yè)帶來不同的地域文化，為此，在企業(yè)管理中，企業(yè)應(yīng)該注意了解和分析每個員工的地域文化，促進(jìn)企業(yè)跨地域文化的管理，幫助企業(yè)員工之間相互了解，避免出現(xiàn)文化沖突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經(jīng)歷和籍貫等進(jìn)行分類，相關(guān)工作人員可以對每個員工的文化特質(zhì)進(jìn)行分析，并對員工在未來工作中可能遇到的沖突問題進(jìn)行預(yù)測，提出解決方案。比如，企業(yè)可以安排不同文化背景的員工進(jìn)行溝通合作，讓他們在工作中加強(qiáng)溝通，促進(jìn)員工與員工之間的合作，提高企業(yè)的內(nèi)部凝聚力。
2．5對員工采取有針對性的激勵手段
員工的檔案內(nèi)容，可以幫助企業(yè)人力資源管理工作者詳細(xì)了解每個企業(yè)員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現(xiàn)的需求。也就是說，每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業(yè)來說，只有通過對員工檔案資料的詳細(xì)分析，才能了解每個員工的現(xiàn)實需要，以更有針對性的采取各種激勵手段，激發(fā)員工的工作熱情。
3.結(jié)語
人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價值主要體現(xiàn)在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過對檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門更好的實施人力管理工作，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部員工的工作積極性。為此，在未來的企業(yè)發(fā)展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，并通過利用各類先進(jìn)的信息技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行科學(xué)的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學(xué)，以更好的促進(jìn)企業(yè)的人力資源管理工作。(作者單位:國網(wǎng)北京市電力公司綜合服務(wù)中心)
參考文獻(xiàn):
［1］張海濱．從中日人事檔案管理的比較看我國人事檔案管理的前景［J］．山西財經(jīng)大學(xué)學(xué)報．2011(S4)
［2］張?zhí)m月．檔案工作中的知識管理分析［J］．河南職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報．2010(02)
［3］羅劍麗．人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考［J］．科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)．2009(35)
第3篇：人力資源人事檔案管理范文
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；人力資源管理；作用
人力資源管理是一種管理員工關(guān)系的戰(zhàn)略方法,它強(qiáng)調(diào)開發(fā)員工的潛能對獲取持續(xù)競爭優(yōu)勢有至關(guān)重要的作用。人力資源管理是以“人”為中心,高層管理人員應(yīng)盡可能地培育并保持最佳員工隊伍,最大限度地實現(xiàn)個人目標(biāo)和組織目標(biāo)的有機(jī)統(tǒng)一,使組織成長與個人能力發(fā)展相適應(yīng)。
人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的,記錄和反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn),以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù),是國家檔案的重要組成部分。
由此可見,人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體,人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用,互相促進(jìn),人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展,而人事檔案的科學(xué)化管理,又會推動人力資源的開發(fā)。
1 人事檔案管理對人力資源開發(fā)的促進(jìn)作用
1.1 有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力
人事檔案全面記錄了員工的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程,通過檔案可以了解員工的過去,掌握現(xiàn)在,從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?及時發(fā)現(xiàn)人才,避免壓制人才,埋沒人才;依據(jù)人事檔案提供的信息,可以使各類人才揚(yáng)長避短,各司其職,最大限度地發(fā)揮人才效力。
1.2 促進(jìn)人力資源的合理配置
利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息,從而對其進(jìn)行科學(xué)管理,根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點,在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置,因事而擇人,因人以治事,把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位,充分發(fā)揮人才的特長,促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動,避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生,為企事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。
1.3 有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化
影響人力資源需求的因素主要來自組織內(nèi)部,有效的人事檔案對分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展要求,制定科學(xué)的人力資源計劃起著重要作用,脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預(yù)測必然是盲目的。
2 人事檔案管理不足對人力資源開發(fā)的負(fù)面作用
人力資源管理隨著時代的發(fā)展出現(xiàn)了新的趨勢(最好用簡潔的字眼概括地指出是什么“新趨勢”,如流動性、電子化,而目前人事檔案管理存在的不足,已經(jīng)不能適應(yīng)人力資源發(fā)展的需求,并對其發(fā)展產(chǎn)生了負(fù)面影響,主要表現(xiàn)在以下方面:
2.1 檔案材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置
真實性是檔案的基本特性,沒有真實性,人事檔案也就失去了利用價值,失真現(xiàn)象削弱了人事檔案的嚴(yán)肅性。我們在工作中發(fā)現(xiàn)有的檔案材料中年齡越填越小,學(xué)歷越填越高,工齡越填越長,有的檔案材料甚至出現(xiàn)涂改痕跡。這些情況的出現(xiàn),使檔案喪失了真實性、權(quán)威性、嚴(yán)肅性,使得人力資源計劃中的配置計劃、退休解聘計劃、補(bǔ)充計劃不能正確制定,必將對當(dāng)前配置及未來人力資源的供求造成負(fù)面影響,從而有可能使組織錯過發(fā)展機(jī)遇。
2.2 檔案材料內(nèi)容簡單雷同,降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價值
人事檔案是一個人在社會實踐活動中成長的真實寫照,本應(yīng)全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌,使考察者在翻閱檔案時能夠一目了然,如見其人。然而,如今人事檔案材料單一,內(nèi)容抽象,鑒定、考察材料中套話、空話多,體現(xiàn)不出個性特色,失去真正意義上的參考價值,進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔,挫傷了員工的積極性,導(dǎo)致組織蒙受不必要的損失。
2.3 個人檔案材料分散、缺失,破壞了人事檔案的整體性,降低了人力資源的效力
人事檔案歸檔過程應(yīng)是一個前后銜接、有機(jī)統(tǒng)一的整體,但長期以來,由于宣傳力度不夠,個人不夠重視,致使檔案材料分散、缺失。如由于工作調(diào)動,致使一部分材料滯留在原單位;學(xué)生參加工作,檔案留在學(xué)校;取得學(xué)歷文憑,學(xué)歷材料存放在自己手里,等等。現(xiàn)階段人才流動性大,各單位為引進(jìn)高素質(zhì)人才,采取一系列措施吸引人才,包括為引進(jìn)人才重新建檔。棄檔、重新建檔現(xiàn)象,破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一,降低了人力資源的效力。
2.4 人事檔案管理手段落后,制約了人力資源的開發(fā)
現(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理科學(xué)化,及時有效地提供各種信息,為人力資源管理提供服務(wù)。但現(xiàn)階段人事檔案管理仍處于傳統(tǒng)的管理模式,以手工操作、檢索為主,管理人員滿足于看攤守點,缺乏創(chuàng)新精神和競爭意識,無法為人力資源開發(fā)提供有效的服務(wù)。
3 改進(jìn)人事檔案管理,為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)
人事檔案管理必須要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求,積極拓展管理職能,使人事檔案工作真正適應(yīng)人力資源管理的新要求,為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。
3.1 切實提高檔案管理人員的素質(zhì)
在知識經(jīng)濟(jì)時代,隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高,舊有的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實到檔案管理部門的同時,要注重對現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn),全面提高檔案管理人員的素質(zhì),使他們能夠適應(yīng)新形勢下的新要求;要讓他們端正思想,擺正位置,增強(qiáng)服務(wù)意識,改變過去坐等上門的被動服務(wù)方式,積極主動地與各部門溝通協(xié)作,及時有效地提供各種信息,更好地為人力資源管理服務(wù),為高層決策服務(wù)。檔案管理人員要肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任,提高全民檔案意識,形成人人關(guān)心檔案的局面。
3.2 建立健全合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動中,對于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度,必須進(jìn)行改革,及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上要做到及時、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真,確保材料的真實性;在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確,裝訂整齊;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事,確保檔案材料安全可靠;在別人查閱、傳閱檔案時,要熱情服務(wù)而又不失原則,注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關(guān)部門聯(lián)系,及時更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切,都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。
第4篇：人力資源人事檔案管理范文
人力資源管理人員每天需要面對大量的人員基本信息管理、崗位凋換、薪資管理等，如果采用傳統(tǒng)的管理方式，不僅浪費時間和精力，繁雜的工作也會導(dǎo)致效率低下和錯誤率高。因此，在信息化的今天，再使用傳統(tǒng)的人力資源管理方式，很明顯已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的需要。為了適應(yīng)現(xiàn)代化對人力資源管理提相互的新要求，提高人力資源管理的效率，減少重復(fù)勞動，實現(xiàn)資源共享和信息溝通，必須通過計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和計算機(jī)信息技術(shù)的不斷提升，計算機(jī)在實際中的應(yīng)用越來越廣泛，對于提高管理效率，降低企業(yè)運行成本具有重要價值，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理工作的一個重要工具。
二、人事檔案管理工作對人力資源信息管理的影響
人事檔案是企業(yè)勞動、組織、人力資源等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史的全面的考察職工的依據(jù)。
人力資源管理強(qiáng)調(diào)通過人力資源管理策略及措施與組織文化的配適，能夠使企業(yè)達(dá)到良好的財務(wù)績效。人事檔案管理工作之于組織人力資源信息管理，就如同個人特質(zhì)之于個人的影響，不但對內(nèi)會影響組織的各項人力資源管理活動，也會影響組織應(yīng)對環(huán)境變化時所采取的人力資源戰(zhàn)略。人事檔案管理工作在人力資源信息管理中的作用發(fā)揮，體現(xiàn)在可以增加人力資源管理工作的效率與效能，建立競爭優(yōu)勢，增強(qiáng)組織優(yōu)勢，確保組織從戰(zhàn)略性觀點來從事人力資源管理。
三、對企業(yè)人事檔案管理主管部門的建議
1.配合人力資源部門需求，加強(qiáng)考核并落實人事檔案管理工作
檔案管理主管部門應(yīng)協(xié)助組織人力資源部門確實根據(jù)檔案管理規(guī)范辦理人事檔案管理工作，構(gòu)建檔案管理評鑒機(jī)制，辦理檔案管理倡導(dǎo)、觀摩、學(xué)術(shù)交流及培訓(xùn);并加強(qiáng)督導(dǎo)考核，落實檔案管理績效。此外，對于檔案政策的修定，應(yīng)適時調(diào)整不合規(guī)定的法規(guī)及作業(yè)規(guī)定，并與各組織的檔案管理人員建立雙向溝通的渠道，廣納建言，以擬定相關(guān)配套措施，方能落實執(zhí)行。
2.經(jīng)費編列的爭取與投入及強(qiáng)化人力資源信息管理
一是在經(jīng)費編列方面。檔案管理制度要構(gòu)建完善，必須要有充裕的人力及經(jīng)費。然而在組織資源分配不均的情況下，由于檔案管理工作在組織內(nèi)是往往屬于不被重視的業(yè)務(wù)的緣故，因此大部份組織的檔案管理部門都缺乏充裕的經(jīng)費來購置相關(guān)設(shè)備以提升行政效率，因而在沉重的工作負(fù)荷量下，很多檔案管理人員都面臨極大的心理負(fù)擔(dān)，業(yè)務(wù)推展成效也不佳。所以組織除了需編列特定經(jīng)費外，高層主管部門應(yīng)給予實質(zhì)上的支持，例如協(xié)助經(jīng)費有限的檔案管理部門建立電子化辦公體系。當(dāng)前建立信息庫與人事檔案對接尤為重要，將檔案信息錄入信息庫，擴(kuò)大信息庫存儲項日、范圍，建立完善的電子人事檔案。
二是在人力資源方面。日前人事檔案管理部門普遍有人力不足的現(xiàn)象，因此想要強(qiáng)化檔案管理的人力資源，除應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)外，并應(yīng)針對專長，進(jìn)而全面調(diào)查，重新調(diào)配崗位，從而適才適所的進(jìn)行人力凋整互相支持，這樣才能有助于績效的提升。
3.加強(qiáng)人事檔案管理的倡導(dǎo)
日前，不同組織在推動人事檔案管理政策時，若遇到組織管理者不重視，再加上人力資源部門的不配合，經(jīng)常會使得人事檔案管理的業(yè)務(wù)推動受到阻礙。因此高層主管人員應(yīng)加強(qiáng)灌輸正確檔案觀念，利用書面公文、倡導(dǎo)文件或召開研討會，向人力資源主管及員工加強(qiáng)倡導(dǎo)，以多方倡導(dǎo)人事檔案管理的相關(guān)措施及流程，這樣人事檔案管理人員才能順利推進(jìn)業(yè)務(wù)，進(jìn)而建立健全的人事檔案管理制度，切實提供有效的人力資源管理信息。
四、對企業(yè)人事檔案管理人員的建議
1.充實專業(yè)技能，展現(xiàn)績效
把握任何學(xué)習(xí)進(jìn)修機(jī)會，吸收新知，以提升本職學(xué)能，尤其檔案運用信息科技已是建立電子化工作環(huán)境不可避免的要求，因此檔案管理人員應(yīng)多加強(qiáng)計算機(jī)信息能力的訓(xùn)練，從而確保能夠以專業(yè)知識及敬業(yè)精神獲取更高的肯定與尊重。
第5篇：人力資源人事檔案管理范文
一、人事檔案管理工作存在的問題分析
（一）開發(fā)檔案的程度較低。
就目前情況來看，我國人事檔案管理工作中的突出問題是開發(fā)檔案的程度較低。管理檔案的相關(guān)工作人員在觀念上仍然體現(xiàn)出重藏輕用的基本特征。在整理收集檔案資料后，并沒有用于選拔與培養(yǎng)人才，人事檔案在培養(yǎng)人才方面的投入較少，人事檔案本身具備的作用并沒有發(fā)揮出來。同時，一些企業(yè)在設(shè)立人事部門的時候，很多工作人員都處于身兼數(shù)職的狀態(tài)，對于人事檔案的整理、統(tǒng)計以及分類等工作不夠重視，并不利于工作質(zhì)量的提升。
（二）缺乏規(guī)范、完備的檔案資料。
檔案材料缺乏完備性和規(guī)范性是人事檔案管理工作中存在的另一個問題。就實際情況來看，目前的檔案材料還存在著較為分散、內(nèi)容雷同簡單等問題，甚至一些檔案材料存在虛假以及抄襲的狀況。除此之外，很多的檔案材料涉及到的主要內(nèi)容為政治歷史相關(guān)材料，能夠體現(xiàn)專業(yè)業(yè)績和個人特長方面的材料缺乏，在考核鑒定能力的材料中，個人自我表演的語言占多數(shù)，缺乏實質(zhì)性的內(nèi)容體現(xiàn)。
（三）管理人事檔案的水平較低。
我國一些企業(yè)和單位工作人員的人事檔案一般都是交由我國的人事勞動相關(guān)部門進(jìn)行管理，并沒有設(shè)置專業(yè)的人員對檔案進(jìn)行整理和分類，這種情況直接造成了一些人事檔案相關(guān)材料缺乏定期的整理與統(tǒng)計，而檔案管理部門使用的設(shè)備也比較落后，在材料的收集過程中沒有進(jìn)行專業(yè)的分析與鑒定，很多材料缺乏一定的真實性，加上整理檔案的工作人員并非專業(yè)人員，很多檔案經(jīng)整理以后仍然體現(xiàn)出無序凌亂的狀態(tài)，同時還有可能出現(xiàn)檔案泄密等問題，嚴(yán)重影響人事檔案管理工作整體水平的提升。
二、人事檔案管理的有效措施
（一）完善人事檔案管理相關(guān)制度。
在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，要依據(jù)社會發(fā)展的實際狀況和形勢不斷完善人事檔案管理相關(guān)制度。在收集檔案材料時應(yīng)做到完整、及時，鑒別檔案的時候應(yīng)遵循一定的原則，用科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待檔案整理工作。人力資源管理相關(guān)部門也應(yīng)該重視工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，采取一定的獎懲措施使得人事檔案管理人員能夠提升工作的積極性。
（二）完善人事檔案的分類系統(tǒng)。
在收集人事檔案相關(guān)材料的時候，必須及時更新并補(bǔ)充動態(tài)信息，對檔案資料定期進(jìn)行鑒定，對于沒有保留價值的材料要及時剔除。人事檔案能夠?qū)€人的歷史與現(xiàn)實進(jìn)行真實的反映，同時也應(yīng)體現(xiàn)出個人的思想狀況、政治面貌以及綜合能力、興趣愛好等。完善人事檔案的分類系統(tǒng)能夠全方位地描述一個人的基本狀況，有效地推動人力資源管理工作的順利展開和進(jìn)行。
（三）提升人事檔案管理工作的科學(xué)性。
要想更好地提升人事檔案管理工作的科學(xué)性，就必須從管理手段、管理理念等方面不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，合理運用計算機(jī)相關(guān)技術(shù)，將人事信息錄入，建立起數(shù)據(jù)庫，使得檔案管理工作的難度降低，提升檢索的效率，人力資源管理部門也可以通過一定的分類手段對人才進(jìn)行分別管理，有效地提升管理工作的質(zhì)量和水平。
（四）提升管理人員的素質(zhì)和水平。
提升檔案管理人員的素質(zhì)和水平是推動企業(yè)的檔案工作順利發(fā)展的要求。企業(yè)在聘用檔案管理人才的時候，要注重對其進(jìn)行文化業(yè)務(wù)方面的知識培養(yǎng)，同時也應(yīng)對其專業(yè)技能進(jìn)行訓(xùn)練，提升其本身的合作意識和服務(wù)意識，加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)，使得檔案管理相關(guān)人員自身的綜合素質(zhì)得以全面提升。
三、結(jié)束語
第6篇：人力資源人事檔案管理范文
在目前社會中，人事檔案仍是個人信息的主要載體，它是對任何一個公民的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會關(guān)系和思想言行方面的文字記錄，而在企業(yè)中人力資源管理中的重要工作之一就是檔案管理，隨著企業(yè)結(jié)構(gòu)的多元化和市場經(jīng)濟(jì)下對適合的人才的渴望不斷增加。因此，完善的人事檔案管理工作才能夠有效完成的基礎(chǔ)人力資源可以將檔案作為企業(yè)對工作需要和員工能力綜合匹配的用具，對于企業(yè)的結(jié)構(gòu)改革和中層員工的選拔，員工的定向培養(yǎng)等都具有非常重要的參考價值。
一、人事檔案管理對人力資源管理的意義
1、防止人才埋沒
目前企業(yè)能夠依靠的手段就是通過人事檔案，來了解人才過去的受教育情況，工作經(jīng)歷以及現(xiàn)在的生活狀況，來考慮今其后是否適合企業(yè)工作。因此，一份真實有效的人事檔案能才能幫助企業(yè)得到人才真正的信息，才能幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才，了解人才，留住需要的人才，以及防止內(nèi)部人員的埋沒。
2、妥當(dāng)調(diào)配人力資源
有效的人事檔案管理可以讓企業(yè)更加合理的安排員工，在對每個員工都有了深入性了解的基礎(chǔ)上，對員工暗器能力進(jìn)行合理安排?？茖W(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理可以在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行準(zhǔn)確的人才配置，還能完成人力資源的信息共享，依據(jù)不同員工的特長充分發(fā)揮人才的相對優(yōu)勢，促進(jìn)人才在各個部門都能夠有良好的工作氛圍，從而推動企業(yè)的快速發(fā)展。
3、制定人力資源計劃
對于人才資源需求最大的區(qū)域一般都是數(shù)是來自于企業(yè)內(nèi)部，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治鋈肆Y源檔案有助于企業(yè)對人才需求進(jìn)行及時了解，最終對人才資源計劃予以合理制定。只有在科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墨@取人事檔案的基礎(chǔ)上，才能為人力資源需求做出更為準(zhǔn)確、有效并且科學(xué)的預(yù)測。
二、人事檔案管理對人力資源管理的影響
1、得不到有價值的人力資源信息
目前企業(yè)中的人事檔案中的材料大多過于陳舊，大多事以員工的歷史的記錄為主，因此，企業(yè)很少會重新翻閱，而是不斷更新新的資料，很少能夠了解到員工近期的個人狀況，以至于人力資源管理部門無法從這些庫存檔案中發(fā)現(xiàn)能夠反映員工狀況，進(jìn)步過程的有效資料，導(dǎo)致企業(yè)在需要內(nèi)部分配、提升的階段，不能得到可靠的依據(jù)。
2、阻礙對人力資源的配置
首先，真實性是人事檔案的最基本的特性，現(xiàn)在社會企業(yè)中由于個人信息的不真實以致企事業(yè)單位用人失誤的現(xiàn)象頻繁發(fā)生，殺之不絕，這些不真實的信息將會使得人事部門無法對職工進(jìn)行正確的評估，進(jìn)而無法對企業(yè)的人力資源計劃中涉及到的人員配置、員工升職和離退休計劃等進(jìn)行正確的擬定，更對企業(yè)當(dāng)前及未來的人力資源需求預(yù)測帶來負(fù)面影響，使企業(yè)與其真正需要的人才失之交臂。
3、大幅度降低人力資源管理部門的工作效率
首先，由于人事檔案中的材料過于陳舊，而新放進(jìn)去的材料也是一些程式化的記錄文件，能夠真正的反映當(dāng)事人最新動態(tài)情況的材料是相當(dāng)少的，因此人力資源管理部門要想從這些繁多且復(fù)雜的人事檔案中獲取對企業(yè)有價值的信息，需要做很多方面的刪減和調(diào)查工作，這無疑會增加人力資源部門的不必要工作量。而傳統(tǒng)的人事檔案大都采用紙質(zhì)檔案的管理模式為主，但是伴隨企業(yè)職工流動性的上升，同事也為人力資源管理部門翻查人事檔案的過程帶來很大難度，浪費了大量的人力物力，直至導(dǎo)致人力資源部門管理的效率低下。
三、提高人事檔案管理的方案
1、提高負(fù)責(zé)檔案管理的人員素質(zhì)
做任何工作，首先都需要員工的認(rèn)真、負(fù)責(zé)，人事檔案管理工作更是如此，為了對企業(yè)每一位員工更好的負(fù)責(zé)，這個崗位的擔(dān)子只會更重，因此提高企業(yè)所有負(fù)責(zé)人事檔案管理人員的素質(zhì)勢在必行，在人事崗位也要設(shè)定適合的提升、淘汰責(zé)任制，定期進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，不光要提高員工的專業(yè)知識、技能，提高他們的職業(yè)道德水準(zhǔn)、責(zé)任心，培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)精神才是重中之重，打破人事崗位是閑職的思維理念，提高員工的服務(wù)意識，才能真正的對企業(yè)每位員工負(fù)責(zé)。
2、加強(qiáng)人事檔案的真實性
第7篇：人力資源人事檔案管理范文
關(guān)鍵詞：人力資源；人事檔案；管理；優(yōu)化
當(dāng)前時代市場競爭日益激烈，企業(yè)想要實現(xiàn)自身的發(fā)展，歸根結(jié)底還是要將動力落在人這一重要資源元素之上。只有企業(yè)環(huán)境中人的發(fā)展，才能推動企業(yè)的發(fā)展，也才能有效塑造企業(yè)的核心競爭力，因此人力資源管理工作的核心，也正在于此。人事檔案管理和人力資源管理從職能層面看是一個有機(jī)的整體，二者相輔相成共同發(fā)展。一直以來，人事檔案工作都承擔(dān)著為人力資源管理提供必要依據(jù)的重要職責(zé)，并且成為企業(yè)環(huán)境中知識管理的重要支柱。但是在新的時代環(huán)境之下，人事檔案并未實現(xiàn)有效的與時俱進(jìn)，也因此成為企業(yè)管理工作體系中的短板。
一、當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析
現(xiàn)階段，人事檔案管理工作相對而言存在諸多不足，這些不足通常并非人事檔案管理工作自身的退化，而更多表現(xiàn)為不能保持與企業(yè)整體環(huán)境共同進(jìn)步。尤其是在人力資源管理的視域之下，這種不足就顯得尤為突出，而同時也必須承認(rèn)，正是這種不足，成為推動人事檔案管理工作縱深發(fā)展的重要力量?？傮w而言，有如下幾個方面問題，成為人事檔案管理工作領(lǐng)域，阻礙人力資源工作深入的突出表現(xiàn)。
首先，人事檔案的發(fā)展更多是一種傳承，這種傳承的狀態(tài)決定了人事檔案管理工作仍然圍繞管理與控制而展開，這對于當(dāng)前組織環(huán)境而言明顯已經(jīng)不再適用。人事檔案的管理工作目前更多僅僅是負(fù)責(zé)檔案的保管，以一種被動的姿態(tài)實現(xiàn)檔案的接收，而對于檔案的利用并沒有加以重視。但是當(dāng)前企業(yè)環(huán)境中，檔案作為一種重要的資料，其自身的價值只有在不斷的利用過程中才能體現(xiàn)出來，但是當(dāng)前人事檔案并沒有實現(xiàn)其應(yīng)有的價值，更多體現(xiàn)出一種“只進(jìn)不出”的特征。
其次，人事檔案管理工作沒有與人力資源管理體系保持一致。人力資源管理工作一方面以組織的利益作為中心，另一個方面將人自身的發(fā)展視為重要的目標(biāo)進(jìn)行推動，而人事檔案管理工作通常表現(xiàn)為僅服務(wù)組織需要，而對于人自身的發(fā)展需要保持一種相對的漠視態(tài)度，從而對于人的發(fā)展沒有發(fā)揮應(yīng)用的推動作用。
最后，從機(jī)構(gòu)的設(shè)置角度看，負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的部門相對而言比較獨立，與其他相關(guān)人力資源部門以及工作人員的聯(lián)系并不緊密。這種狀況同樣來源于對傳統(tǒng)的傳承，但是卻會因此造成人事檔案管理工作與企業(yè)管理工作體系的脫節(jié)，進(jìn)一步影響到檔案本身的價值發(fā)揮。
二、切實推動人事檔案管理工作發(fā)展
一直以來認(rèn)識檔案都是企業(yè)管理工作中不容忽視的重要元素，其價值的深入發(fā)揮，直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展與人的發(fā)展，因此必須給予充分的重視。在這樣的思路之下，有如下兩個方面的工作亟待引起關(guān)注：
（一）建立開放人事檔案體系
只有開放的態(tài)度，才能推動人事檔案管理工作發(fā)展，也才能發(fā)揮人事檔案自身的價值。對于開放而言，首先應(yīng)當(dāng)從檔案信息的收錄方面保持開放。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作通常僅僅包括比較少的信息，諸如培訓(xùn)以及崗位變動，以及重大處分和獎勵等才會記錄在內(nèi)。但是當(dāng)前社會環(huán)境之下，組織環(huán)境中的員工無論是學(xué)習(xí)還是工作，都會更加具有主動意識，對應(yīng)的檔案信息也應(yīng)當(dāng)保持開放態(tài)度積極將相關(guān)信息納入到檔案體系中來，唯有如此才能通過檔案實現(xiàn)對于一個人的盡量完整的反映，也只有這樣的檔案才是具有積極價值的檔案體系。其次，從應(yīng)用的角度看，人事檔案管理工作一直都將檔案信息放置于相對閉塞的環(huán)境中，只有少部分管理人員可以看到。這種狀態(tài)一方面失去了對于檔案信息以及相關(guān)工作的監(jiān)督，更為重要的在于無法在實際的工作過程中有效發(fā)揮檔案的價值。在當(dāng)前信息環(huán)境之下，應(yīng)當(dāng)視檔案信息的敏感程度適當(dāng)開放，便于相關(guān)工作人員以及檔案主人查詢，一方面實現(xiàn)相關(guān)信息準(zhǔn)確程度的提升，另一個方面也能夠有效體現(xiàn)其應(yīng)有價值。
（二）建立完整完善的人事檔案管理體系
對于檔案管理工作的進(jìn)一步完善，是人事檔案管理工作的必然發(fā)展方向，在這一層面同樣存在兩個方面的主要問題。其一在于需要讓人事檔案管理工作與人力資源管理工作保持高度的契合狀態(tài)，協(xié)同發(fā)揮作用；其二則在于需要以科學(xué)的眼光看待人事檔案管理工作的發(fā)展，使其符合事物發(fā)展的一般規(guī)律，從而幫助實現(xiàn)檔案的自身價值。對于前者而言，應(yīng)當(dāng)從企業(yè)發(fā)展的角度明確人力資源管理工作的價值和整體發(fā)展目標(biāo)，并且以此作為指導(dǎo)人事檔案管理工作深入開展的重要武器。而對于后者，則需要以科學(xué)的發(fā)展觀看待人事檔案管理工作，以發(fā)展的態(tài)度看待當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域的形勢，結(jié)合社會和組織的發(fā)展，進(jìn)一步落實人事檔案未來的發(fā)展方向，避免出現(xiàn)發(fā)展過程中的偏差。
三、結(jié)論
人事檔案管理工作對于企業(yè)而言，有著不容忽視和替代的價值，只有深入分析其現(xiàn)有狀況，并且以科學(xué)的眼光看待其發(fā)展，才能找到人事檔案管理工作的方向，才能推動其實現(xiàn)發(fā)展。實際工作中，只有不斷發(fā)現(xiàn)認(rèn)識檔案管理工作中存在的不足和問題，并且切實提出對應(yīng)的建議和措施，注意加以落實，積極收集反饋信息，才有可能獲取到良好的效果。
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第8篇：人力資源人事檔案管理范文
【關(guān)鍵詞】人事檔案；人力資源管理
人事檔案是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動中形成，真實記載和反映個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實際等內(nèi)容，以備日后查考的文件材料。人事檔案管理工作是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，隨著用工管理法制化進(jìn)程的深入，人事檔案的作用愈發(fā)突出，既有效保證了職工的合法權(quán)益，也維護(hù)了企業(yè)人力資源工作的正常秩序。
一、人事檔案工作的重要性
人事檔案是組織人事部門選人用人、人才流動、職稱評聘、薪酬調(diào)整、工作研究的重要依據(jù)，并且影響員工提拔、退休等個人利益，涉及隊伍穩(wěn)定。由于檔案具有原始紀(jì)錄性和不可再生性，所以它的真實性和完整性，決定了人事檔案的憑證作用和法律效應(yīng)。
人事檔案工作是實施“人才興企”戰(zhàn)略的必要條件。由于人事檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)能夠從人事檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，便于企業(yè)做出準(zhǔn)確的人才規(guī)劃。
人事檔案工作是干部選拔和任用的重要基礎(chǔ)。近年來，隨著人事分配制度改革的不斷深入，“德”“能”“勤”“績”作為干部選拔和任用的重要依據(jù)，人事檔案可以提供可靠有效的鑒定材料，為管理者提供準(zhǔn)確的信息和數(shù)據(jù)。
人事檔案工作關(guān)系到職工切身利益的真實依據(jù)。人事檔案關(guān)系到薪酬調(diào)整、職稱評定、評定退休年齡等有關(guān)職工切實利益的大事。人事檔案管理部門可以根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料、申報職稱等等。
如果檔案填制不真實、完整、及時、規(guī)范，就會影響檔案的效力，增加后期檔案管理中的整改、追索工作量。由于觀念問題，一些企業(yè)和職工對檔案工作的重要性程度認(rèn)識不夠，由于歷史原因，一些人事檔案還存在缺失、不規(guī)范等現(xiàn)象，所以加強(qiáng)人事檔案管理，重視并支持檔案管理員工作，是提高人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、科學(xué)化水平的有效途徑。
二、人事檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）認(rèn)識不到位。一是有些企業(yè)對人事檔案工作的認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是簡單的收集、整理等事務(wù)性工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失、不泄密就行，所以投入的財力、物力、人力較少，領(lǐng)導(dǎo)干部更是很少關(guān)心和過問。二是職工對個人檔案不重視，往往在用的時候想起它，不用的時候就不聞不問，不妥善保管和繳存。還有人認(rèn)為檔案管理與己無關(guān)，在填制個人履歷等歸檔材料時不夠認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，憑印象填寫，甚至只顧眼前利益，隨意編造，孰料結(jié)果往往就被用作以后的憑證和參考。
（二）組織不健全。檔案形成涉及多個職能部門，原始材料制作需要自下而上多個環(huán)節(jié)審核把關(guān)，而目前不少企業(yè)只設(shè)置一名兼職檔案員，協(xié)調(diào)管理職能發(fā)揮受到一定的限制。并且，兼職檔案管理員往往身兼數(shù)職，多數(shù)也沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性認(rèn)識不夠，對檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不太熟悉，造成一些歸檔的材料不夠真實、準(zhǔn)確和規(guī)范。
（三）制度不完善。由于重視程度不夠，有些企業(yè)的檔案管理制度建設(shè)尚不完善，造成職責(zé)不明確、流程不清晰、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等現(xiàn)象，在檔案移交時往往產(chǎn)生了較多的整改工作量。一是材料形成部門審核把關(guān)不嚴(yán)格，只按時收集上報，不對材料質(zhì)量負(fù)責(zé)，更不注意核對材料的準(zhǔn)確性，審核任務(wù)全部落在單位兼職檔案管理員身上，工作繁重，并且容易出差錯和遺漏。二是材料形成部門忙于本專業(yè)工作，內(nèi)部檔案移交過程中經(jīng)常存在滯留不報的現(xiàn)象，一旦管檔崗位人員變化較多，檔案材料交接不嚴(yán)密，往往造成檔案丟失。三是不嚴(yán)格落實檔案材料的制作要求，材料有涂改、填寫不完整、印章不清晰等現(xiàn)象較多，還有些材料因為沒有留足頁邊距，不得已進(jìn)行裁剪和粘貼，既費工費時，也影響了檔案的質(zhì)量。
（四）問題漸突出。由于歷史性原因，個別檔案不全、缺失給職工利益和單位工作造成了一定的后果。例如，因人事檔案缺失，影響了職工退休手續(xù)的辦理。有些人招工表、入伍表等重要原始材料缺失，檔案里出生時間、入職時間填寫隨意，補(bǔ)充材料不能相互佐證，就不能及時辦理退休手續(xù)；因檔案不齊全，影響員工福利待遇。實施職工休假療養(yǎng)補(bǔ)貼發(fā)放工作時，有些人勞動合同等檔案材料不齊全，最早的參加工作時間無法認(rèn)定，還有人檔案不連續(xù)，形成工齡間斷，需要查找補(bǔ)充材料，影響了休假補(bǔ)貼的發(fā)放；因存檔不及時，影響了員工身份的認(rèn)定。有些人的學(xué)籍檔案不及時上交歸檔，甚至丟失，學(xué)歷身份就或遭質(zhì)疑，雖有畢業(yè)證，但增添了補(bǔ)檔、調(diào)檔的麻煩。日常生活中，職工常被索取各種證明，但若檔案材料（電子檔案）沒有相關(guān)信息，就很難證明個人情況，影響了個人的工作和生活。
三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作措施
為提高企業(yè)檔案質(zhì)量，守好檔案管理的每一道關(guān)口，并形成檔案管理工作的協(xié)作聯(lián)動合力，需要進(jìn)一步培養(yǎng)全員檔案意識，培訓(xùn)管檔人員檔案管理知識技能，創(chuàng)新管理方法，完善管理制度，考核落實管理責(zé)任。
（一）加強(qiáng)宣傳教育，提高檔案意識。采取多種措施，加大宣傳力度，提高全員檔案認(rèn)知程度，增強(qiáng)檔案重要性的認(rèn)識。一要利用內(nèi)部刊物、宣傳欄等渠道，向職工宣傳有關(guān)人事檔案知識和典型案例，為職工做好咨詢服務(wù)，使其認(rèn)識到人事檔案并非可有可無，入檔材料不可馬虎對待，樹立“尊重檔案就是尊重歷史”的思想觀念。二要利用專題講座、培訓(xùn)班等方式，加強(qiáng)單位管檔人員的檔案管理知識培訓(xùn)，加強(qiáng)管檔人員責(zé)任心和事業(yè)心教育，提高人事檔案管理人員的政策水平和業(yè)務(wù)能力。檔案工作瑣碎平凡，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予重視和支持，檔案管理員要耐得住寂寞，守得住職業(yè)操守，樹立“服務(wù)當(dāng)代、造福后人”的崇高理想。三要積極向領(lǐng)導(dǎo)宣傳人事檔案在選人用人、維護(hù)穩(wěn)定等方面的價值，認(rèn)識人事檔案在人力資源工作中的基礎(chǔ)作用，了解人事檔案的社會效用，從而爭取領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能順利開展工作。
（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，提高檔案質(zhì)量。首先，要健全單位內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確分工責(zé)任。人事檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，材料形成部門要指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集、分類和審核，并要保持人員的相對穩(wěn)定，形成分類負(fù)責(zé)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、集中驗收的管理格局。第二，要完善檔案管理培訓(xùn)制度。管檔人員和人力資源工作者要定期學(xué)習(xí)人事檔案管理辦法、人事檔案材料收集歸檔規(guī)定、人事檔案整理工作細(xì)則及新的技術(shù)知識，熟練掌握檔案制作、填寫、收集標(biāo)準(zhǔn)，針對形成特定人事檔案的階段性工作，做到先培訓(xùn)、后工作，向其詳細(xì)講解材料填制要求，減少差錯。第三，要建立人事檔案的驗收考核制度。重點考核人事檔案的及時性和準(zhǔn)確率，根據(jù)考核結(jié)果，年終給予考核獎勵。
（三）加強(qiáng)日常管理，提高工作水平。第一，檔案管理人員要不斷改進(jìn)工作方式方法，及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)，把真實可靠的材料收入人事檔案，對不符合歸檔要求的材料要及時進(jìn)行處理，對缺少的重要內(nèi)容按上級要求給予查補(bǔ)，維護(hù)人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。第二，要切實做好材料交接歸檔工作，做到及時歸檔，應(yīng)存盡存，避免檔案的損毀丟失。要規(guī)范單位檔案驗收交接流程，按要求填寫《人事檔案材料移交登記表》一式兩份，履行移交手續(xù)。特別是管檔人員更及時要做到無縫對接，交接手續(xù)留存書面記錄。第三，要妥善辦理離職人員的檔案轉(zhuǎn)移。根據(jù)《勞動合同法》的規(guī)定，職工解除或終止勞動合同后，應(yīng)在15天內(nèi)辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，并填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。
（四）加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)，提高服務(wù)水平。一要完善檔案管理設(shè)施，配置專用文件柜和辦公機(jī)具，各種歸檔材料集中匯繳后，檔案管理部門集中保管，集中審核，以免泄密或丟失。具備條件的單位應(yīng)建立內(nèi)部檔案庫房，人事檔案存入檔案庫。檔案庫建立歸集立卷制度、檔案查閱制度、保管保密制度，方便單位查閱和職工使用，有效發(fā)揮人事檔案使用價值。二要加快人事檔案工作信息化進(jìn)程，加快建設(shè)電子檔案系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，切實提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，為領(lǐng)導(dǎo)決策準(zhǔn)確提供人員數(shù)據(jù)支持，為職工及時、快捷提供人事信息服務(wù)。
隨著人事檔案重要性的日益凸顯，企業(yè)管檔部門應(yīng)切實加強(qiáng)檔案管理工作，增強(qiáng)工作責(zé)任心，強(qiáng)化檔案形成質(zhì)量，創(chuàng)新管理體制，重視檔案資料的開發(fā)利用，為人力資源工作建設(shè)和企業(yè)持續(xù)有效和諧發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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[3]陸偉鋒，田紅敏.人事檔案管理與人力資源開發(fā)芻議.企業(yè)經(jīng)濟(jì)，2003，（5）.
第9篇：人力資源人事檔案管理范文
人事檔案管理工作創(chuàng)新思路
王光麗
國網(wǎng)四川省電力公司眉山供電公司 四川 眉山
摘要：在二十一世紀(jì)的當(dāng)下，現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理發(fā)生了前所未有的新變化，如何構(gòu)建新的人力資源管理體系是當(dāng)下企業(yè)管理者需要思考的問題。本文對我國企業(yè)目前的人事檔案管理進(jìn)行了全面的分析，總結(jié)出我國人事檔案管理不符合新的人力資源管理的具體方面，結(jié)合實際提出了人事檔案管理的創(chuàng)新思路和方向。
關(guān)鍵字：人力資源管理 人事檔案管理 企業(yè)發(fā)展 創(chuàng)新
一、人力資源管理
人力資源管理（human resource management），指用科學(xué)的規(guī)章、制度、程序和方法對人才資源進(jìn)行合理的開發(fā)和有效的配置。它包括人力資源的預(yù)測與規(guī)劃，工作分析與設(shè)計，人員的挑選和錄用，還包括如何調(diào)動工作人員的積極性和思想覺悟等等，貫穿于整個人力資源的全過程。
二、人事檔案管理
1.定義
人事檔案管理是國家機(jī)構(gòu)、企業(yè)單位為了記錄和反映員工的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)，以及個人質(zhì)素而形成的認(rèn)識管理活動，通過建立文字和表格的個人資料，為企業(yè)對員工的考核和聘用提出事實的依據(jù)。
2.我國人事檔案管理存在的缺點與不足
我國傳統(tǒng)的人事檔案管理是在計劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的，這種管理制度和企業(yè)的發(fā)展規(guī)律完全不配合，只是單純的強(qiáng)調(diào)了人事管理本身的管理功能。隨著我國社會主義經(jīng)濟(jì)體制的建立和一步步完善，以往舊的制度已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)了一些人事檔案管理的混亂情況。這些問題的出現(xiàn)，在一定程度上影響了人事檔案對人力資源管理工作的服務(wù)性，成為額待解決的問題?？偨Y(jié)下來，我國企業(yè)人事檔案管理工作目前存在的問題主要表現(xiàn)在一下幾個方面：
1.企業(yè)有的人事檔案與真實有差異
由于人事檔案是作為企業(yè)選拔人才的參考的依據(jù)，所以要求材料具有真實性，如果材料是虛假的，就失去了它原本的利用價值。但是目前人事檔案有的存在虛假的情況，如：有些人的年齡和實際不符，工作經(jīng)歷填寫和實際不符，學(xué)歷程度和實際不符。這些檔案，都將其主人更加優(yōu)化，形成虛假材料。
2.企業(yè)對人事檔案管理投入低
很多企業(yè)對于員工的人事檔案管理沒有足夠的重視，只是一味的收發(fā)檔案材料。對于檔案的管理，缺少統(tǒng)一管理的制度，沒有足夠的經(jīng)費保證管理設(shè)備的更新?lián)Q代，導(dǎo)致出現(xiàn)員工檔案遺失、錯亂等等情況。
3.個人材料分散、存在漏洞
在我國企業(yè)，普遍存在對于員工的個人材料收集不及時、整理歸檔不完全，導(dǎo)致個人的人事檔案不能真實的反映員工的實際情況。有些企業(yè)為了應(yīng)付檢查，臨時拼湊員工的個人檔案，把許多不真實、缺乏實際的內(nèi)容強(qiáng)加到個人檔案之中。
4.很多“棄檔”情況出現(xiàn)
很多就業(yè)者，對于自己的人事檔案認(rèn)識不足，不理不問，直至出現(xiàn)丟失的情況也沒有感到有任何不妥。人們認(rèn)為，對于人事檔案，對于我們沒有特別重要的意義，覺得檔案如果不能帶來美好的生活，或是不能幫助其找到一份好工作的話，有它沒它都一樣。
5.信息化程度低
目前的人事檔案管理，基本還是維持老一套的管理方法，依然完全依托紙質(zhì)檔案的填寫、保存、交接。沒有順應(yīng)時代的發(fā)展，向現(xiàn)代的電子信息技術(shù)發(fā)展，缺乏系統(tǒng)的管理和操作。
三、人事檔案管理和人力資源管理的關(guān)系
1.人力資源的開發(fā)受人事檔案管理的積極作用
人事檔案是為企業(yè)選拔人才的一個參考條件，有利于人力資源管理部門對人才的發(fā)現(xiàn)和挖掘。對于個人的人事檔案，人力資源部門能從中看到其性格品格、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)政績等等要素。以此為據(jù)，可以有針對性的得出該員工應(yīng)該負(fù)責(zé)的部門和培養(yǎng)方向。通過各大企業(yè)在實踐中發(fā)現(xiàn)，真實的人事檔案材料是企業(yè)正確選拔人才和使用人才的客觀依據(jù)。
2.人力資源的開發(fā)受人事檔案管理的消極作用
由于一些個人的檔案存在一些虛假信息，就可能混淆人力資源管理部門的判斷，降低了對人力資源開發(fā)的實際參考價值。有些人事檔案的管理部門沒有及時收集員工的個人資料和工作情況，沒有保存員工一定數(shù)量的資料，使得人事檔案的質(zhì)量下降，不能在人力資源中發(fā)揮出原本應(yīng)該有的實際功效。
四、現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理的新要求
人類已經(jīng)在二十一世紀(jì)，當(dāng)下信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)普及我們生活的各個領(lǐng)域，以往人事檔案管理的方法和理念顯然已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理的要求，為了實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的高效益、高效率，同時也為了能發(fā)揮人事檔案的積極作用，當(dāng)下的人力資源管理對人事檔案的管理提出了新的要求。
1.建立多層次、成體系的考核系統(tǒng)
我國傳統(tǒng)的人事考核和人事任命的方法和程序已經(jīng)落后，現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理要求企業(yè)對員工的考核標(biāo)準(zhǔn)要轉(zhuǎn)向多層次的考核。全面了解員工的情況，不能單一只針對某一方面做出考核和評價。
2.具有獨特的企業(yè)文化
現(xiàn)代企業(yè)為了外塑形象，都要有統(tǒng)一的企業(yè)文化。 企業(yè)文化直接影響員工的世界觀、價值觀和行為習(xí)慣，建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)文化又是轉(zhuǎn)變公司發(fā)展方式的重要內(nèi)容，將優(yōu)秀的企業(yè)品質(zhì)轉(zhuǎn)化為強(qiáng)大的社會影響力和感召力，這就要求企業(yè)的檔案管理也要具有企業(yè)獨有的文化，服務(wù)于企業(yè)的核心價值體系。
3.實現(xiàn)信息化
現(xiàn)在是知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)管理已經(jīng)逐步向信息化的方向發(fā)展。對于認(rèn)識檔案管理，過于的完全紙質(zhì)管理顯然已經(jīng)落后，必須尋找其他的方法跟上現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理步伐。
五、現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展淺析人力資源管理中人事檔案管理工作創(chuàng)新
1.樹立自主意識，增強(qiáng)服務(wù)理念
目前已是經(jīng)濟(jì)時代，對于企業(yè)的人事檔案管理必須樹立新的服務(wù)理念，要變以往被動的服務(wù)方式為主動的服務(wù)方式，主動為企業(yè)人力資源管理提供有效的服務(wù)信息。
2.加強(qiáng)合作意識，尋求部門合作
知識經(jīng)濟(jì)背景的當(dāng)代企業(yè)，各部門是處在一個合作共贏的大環(huán)境之下，任何部門都不能孤立存在，各個部門之間是相互聯(lián)系、相互依存的。對于這種大背景下的人事管理，應(yīng)該講所有部門都納入人力資源之下，各部門通力合作，綜合所有情況形成員工完善的人事檔案。
3.建立健全人事管理系統(tǒng)，充實檔案內(nèi)容
對于人事檔案的管理，在企業(yè)之間應(yīng)該分層次成體系的管理。加強(qiáng)企業(yè)干部、員工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為企業(yè)人力資源工作服務(wù)，遵照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，制定檔案材料收集、材料歸檔、檔案材料鑒別、檔案的保管與保密、保管和銷毀、檔案的借、查閱、檔案的轉(zhuǎn)遞、檔案的檢查核對等制度。對于以往舊的、不和當(dāng)下時代背景的體制應(yīng)該及時的廢除，形成更加制度化、體系化的人事檔案管理體系。
4.動態(tài)管理
將人事檔案管理納入動態(tài)的管理體系之中。對于以往已經(jīng)建立的人事檔案，要注意一定時間內(nèi)的清查、核對人員信息，不斷擴(kuò)寬留檔的范圍。注重人事檔案管理的時效性，及時收集最新變化的資料，不斷更新留檔的信息。便于企業(yè)人力資源管理部門的隨時了解和使用。
5.以信息化為依托的新型人事檔案管理
當(dāng)今的社會，主要是以知識、技術(shù)、信息為關(guān)鍵，在這種環(huán)境下，我們要創(chuàng)新就必須順應(yīng)當(dāng)下知識經(jīng)濟(jì)和信息時代的背景，順應(yīng)當(dāng)下信息化的進(jìn)程。時代的變遷和社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境的改變，使得企業(yè)人事管理不得不適應(yīng)新的變化，不得不朝著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方向發(fā)展。因此，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展人力資源管理中人事檔案管理工作必須實現(xiàn)信息化。
六、結(jié)語
推進(jìn)企業(yè)人事管理的創(chuàng)新，是時代的發(fā)展要求，也是企業(yè)發(fā)展的要求。企業(yè)就必須改變過去那些老舊的、傳統(tǒng)的理念和方法，運用現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合先進(jìn)的企業(yè)管理理念變革企業(yè)人事管理方法，這是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展人力資源管理中人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。
參考文獻(xiàn)：
