采購檔案管理辦法精選(九篇)
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第1篇：采購檔案管理辦法范文
1 電力基建工程檔案管理重要性
1.1 檔案管理的歷史性
在電力工程的基建檔案中基本涵蓋了工程項目內(nèi)的所有資料，是為生產(chǎn)建設(shè)提供不斷發(fā)展動力的重要基礎(chǔ)，因此對電力工程基建檔案進行規(guī)范、標準化的管理模式具備了歷史性。因此在基建檔案管理過程中的每一個環(huán)節(jié)都要仔細、負責，以保證任何一個細節(jié)不被遺漏，從而實現(xiàn)科學(xué)合理的規(guī)范化[1]、標準化電力工程基建檔案管理模式。
1.2 檔案管理的穩(wěn)定性
電力工程的基建檔案中記錄了基建工程項目的全部施工過程，因此為電力企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展、供電能力提供了穩(wěn)定、可靠的文字資料，企業(yè)管理者可通過這些資料加強對企業(yè)的管理力度，同時也是制定科學(xué)化、規(guī)范化企業(yè)管理制度的重要參考，因此在對電力工程基建檔案管理模式進行規(guī)范化、標準化的設(shè)計過程中，要貫徹真實、有效的根本原則，才能保證電力工程基建檔案管理模式的穩(wěn)定性。
1.3 檔案管理的珍貴性
電力工程中的基建檔案是基建工程中的重要原始資料，因此其具備了極高珍貴性。其中囊括了基建工程全部過程的歷史，只有通過制定規(guī)范化、標準化的管理模式才能實現(xiàn)對基建檔案的妥善保管，從而提升電力企業(yè)的綜合管理水平。
2 規(guī)范化、標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應(yīng)用策略
隨著我國電力事業(yè)的飛速發(fā)展，電力基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作逐步完善，因此要對電力工程基建檔案實施規(guī)范化、標準化的管理模式才能進一步提升我國電力企業(yè)的綜合市場競爭力。為了能夠解決當下電力基建工程檔案管理模式中的一些問題，可通過以下幾個步驟來實施對電力基建工程檔案的規(guī)范化、標準化管理。
2.1 基建工程項目施工前期文件方面的管理辦法
在電力基建工程前期中的文件中主要包括研究階段、申報工程階段等過程所產(chǎn)生的重要文件，這些文件是確保施工過程合法進行的重要文字依據(jù)，同時也是確保后期基建工程項目順利施工的重要因素[2]，因此要加強對電力基建工程前期各類文件的管理力度。在資料收集、管理過程中由于經(jīng)手人員較多、用時較長等問題，因此要求相關(guān)管理人員要具備較高的責任心、耐心、素質(zhì)。同時檔案管理人員還要及時掌握電力基建工程項目的施工進度，依據(jù)施工過程中產(chǎn)生文件的時間對資料進行有序、妥善的管理手段，如發(fā)現(xiàn)問題要及時解決、上報，從而實現(xiàn)對電力基建工程前期文件的規(guī)范化、標準化管理措施。
2.2 招投標階段檔案方面的管理辦法
在電力基建工程項目的招投標階段，由于其參與招標、投標的企業(yè)過多，因此對基建工程檔案管理工作造成了一定阻礙。在這個階段中要進行歸檔的文件種類極多，其中主要包括：招標文件、投?宋募?、中標文件、澄清文件、平分文件等，如果檔案管理人員沒有對其進行分門別類的妥善管理，便會出現(xiàn)簽字不規(guī)范、資料收集不完善等問題，從而對后期電力基建工程的施工造成影響。因此在招投標階段要想有效提升對基建工程檔案的妥善保管，便要實施科學(xué)、合理的管理手段。檔案管理人員要全程參與到招投標過程中，并對企業(yè)自身的情況充分了解，對涉及到基建工程項目的相關(guān)資料要充分掌握，尤其針對招投標過程中的各個細節(jié)例如文件簽字、功能表等要對其進行有序的管理，還要注意簽字、功能表等細節(jié)的操作規(guī)范。如果檔案管理人員由于特殊原因并未能參與到招投標的過程當中，在活動結(jié)束之后要積極聯(lián)系相關(guān)部門并進行檔案資料移交工作，并對其進行登記、分類、歸檔等操作。
2.3 施工設(shè)備資料方面的管理辦法
在對電力基建工程施工設(shè)備方面資料進行管理過程中，要求檔案管理人員首先要加強與施工設(shè)備采購部門的溝通，并充分了解工程所用設(shè)備的生產(chǎn)商情況、設(shè)備參數(shù)數(shù)據(jù)，要編制出設(shè)備采購的臺帳，同時要將施工設(shè)備的訂購合同妥善保管。另一方面，在施工設(shè)備進場之前的檢測工作中，檔案管理人員也要參與其中，并收集相關(guān)有關(guān)施工設(shè)備的檢測資料，之后對資料分類、等級、歸檔，實現(xiàn)在施工設(shè)備采購過程中所產(chǎn)生文件的規(guī)范化、標準化管理策略。
2.4 施工材料合同的管理辦法
施工材料是決定電力基建工程施工質(zhì)量的重要因素，因此檔案管理人員在對相關(guān)資料進行管理的時候，首先要與施工材料采購部門進行溝通，并掌握施工材料的采購、運輸、進場檢驗的全部過程，對于施工材料的采購合同、運輸物流單、檢驗報告等相關(guān)文件要進行仔細核對、分類、收集、歸檔。同時還要對施工材料相關(guān)合同中的蓋章進行確認，要保證蓋章是否符合相關(guān)規(guī)定以及合同內(nèi)容中有無錯誤、遺漏現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問題要及時修改、糾正。只有加強對施工材料方面文件的規(guī)范化、標準化管理力度才能提升電力基建工程項目的整體施工質(zhì)量，并有效節(jié)約電力企業(yè)的施工成本，為電力企業(yè)全方位綜合發(fā)展提供有效助力。
2.5 施工資料、安裝文件的管理辦法
要利用規(guī)范化、標準化的管理手段對基建工程中的施工資料、安裝文件進行妥善管理，從而保證在電力基建工程竣工后能夠?qū)ο嚓P(guān)文件順利移交。檔案管理人員要想對施工材料、安裝文件進行有效管理，便要做好一定的檔案資料累積工作，要與相關(guān)部門密切配合來進行相關(guān)資料的收集、強化、記錄等工作，并協(xié)助相關(guān)管理部門制定科學(xué)、完善的管理制度。另一方面，檔案管理人員要在這個過程中發(fā)揮出監(jiān)管職能，要對電力基建工程項目中的監(jiān)理[3]、施工企業(yè)材料管理、施工質(zhì)量管理等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)不合理的管理情況要及時制止并糾正，才能實現(xiàn)對電力基建工程項目檔案的規(guī)范化、標準化管理。
第2篇：采購檔案管理辦法范文
中圖分類號：TE09 文獻標識碼：A
我國的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國的能源結(jié)構(gòu)極不平衡，因此發(fā)展煤制油和煤化工項目是我國能源儲備戰(zhàn)略的核心內(nèi)容之一。神華集團公司踐行的具有自主知識產(chǎn)權(quán)的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領(lǐng)先的核心技術(shù)和規(guī)模最大的工業(yè)化示范裝置，逐步在全國范圍內(nèi)推廣。
由于煤化工建設(shè)項目具有投資大、工期緊、項目復(fù)雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業(yè)、多專業(yè)的特點，每個項目產(chǎn)生的檔案都在2萬卷以上，幾十萬張圖紙，電子文件50萬條之多。為保證工程建設(shè)的順利建設(shè)，嚴格監(jiān)控文件流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)項目檔案的順利歸檔移交，神華集團探索了符合新型煤化工行業(yè)的項目檔案業(yè)務(wù)手冊和項目檔案分類標準，并在項目建設(shè)中加以應(yīng)用，有效地支撐了神華煤化工項目建設(shè)、生產(chǎn)管理與運營、科技創(chuàng)新、技術(shù)升級和改造工作，也為探索和創(chuàng)新整個行業(yè)項目檔案管理體系，保證煤化工行業(yè)檔案管理的科學(xué)化、標準化、規(guī)范化有重要的指導(dǎo)作用，并填補了國內(nèi)本行業(yè)的檔案管理空白。
一、項目檔案創(chuàng)新管理的總體特點
根據(jù)國家檔案局《國家重大建設(shè)工程建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規(guī)定，神華集團在多項現(xiàn)代煤化工工程建設(shè)中，探索和總結(jié)出的項目檔案創(chuàng)新管理科研成果，總體有以下特點：
（一）分類標準填補行業(yè)空白
按照“項目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”分類原則，在國內(nèi)率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標準”，填補了國內(nèi)新型煤化工行業(yè)基建檔案的分類標準的空白。
（二）流程化的管理方式
在國內(nèi)率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點說明，實現(xiàn)項目各主體“傻瓜式”、“標準化”的操作，填補了國內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。
（三）統(tǒng)一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業(yè)標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設(shè)形成的3500多個（種）歸檔文件統(tǒng)一對應(yīng)到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化。
（四）規(guī)范文件編碼
構(gòu)建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執(zhí)行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現(xiàn)了文件編號和檔號對應(yīng)。
（五）實時同步歸檔
通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節(jié)點追蹤”的方法，實現(xiàn)項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時間節(jié)點，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進行預(yù)歸檔。
（六）電子一體化管理
定制開發(fā)“項目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實現(xiàn)電子文件“收集――歸檔”一體化。
（七）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。
（八）檔案量化考核
制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質(zhì)量、歸檔進度等幾十項考核內(nèi)容進行分值量化打分，按權(quán)重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項目文件歸檔進度和質(zhì)量。
二、項目檔案創(chuàng)新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類標準體系的建立
從2002年煤制油、煤化工項目研發(fā)、建設(shè)開始，神華集團在充分借鑒《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國檔發(fā)〔1991〕20號）《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（國檔發(fā)〔2004〕40號）中石化《石油化工工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH3503/T-2001）《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）等標準規(guī)范的基礎(chǔ)上，開展了一系列行之有效的檔案分類標準的研究工作。
建立了文件管理體系。從2004年開始，制訂了煤制油、煤化工的《項目前期和工程設(shè)計基礎(chǔ)資料管理規(guī)定》《工程技術(shù)文件出版管理規(guī)定》《商務(wù)文件控制及管理辦法》《采購文件管理規(guī)定》《工程設(shè)計文件管理規(guī)定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個文件控制性規(guī)定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對項目建設(shè)、企業(yè)管理進行了多輪修改，目前已至第三版，以適應(yīng)項目建設(shè)、公司檔案管理的發(fā)展需要。
建立了檔案管理制度體系。2009年根據(jù)項目建設(shè)的具體特點和經(jīng)驗總結(jié)，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規(guī)則》《基建檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項目檔案管理規(guī)定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規(guī)定》《財務(wù)與審計檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類規(guī)則。在分類方法的選定方面，為保持檔號編制的一致性，在除了基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類之外，對于其他大類的二級類目是以文件形成的“年度”來定義，其總體分類方法按照“時間――問題/機構(gòu)-――保管期限”制定的，強調(diào)了歸檔文件的時效性，以便于歸檔管理和利用。
基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類按照：“項目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”的方式分類。其中，專業(yè)性不強的前期、綜合管理類按照是以“文件內(nèi)容和性質(zhì)”逐級細分；對于專業(yè)性強的技術(shù)類文件則以“裝置（或單位工程）和專業(yè)”綜合考慮進行劃分。
上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對于最為復(fù)雜的基建、設(shè)備檔案，在充分研究分析、權(quán)衡后，將其分為四級類目進行劃定；其他大類全部按照三級類目進行劃定。這樣，既滿足了實踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩(wěn)定性。在分類表的編制方面：
第一，各級類目基本按照“問題兼顧機構(gòu)”原則進行分類編制，避免類目交叉的情況出現(xiàn)。
第二，由于分類表不可能列舉所有文件內(nèi)容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號確定了文件卷內(nèi)的基本順序。如果出現(xiàn)表中非列入內(nèi)容，則可以將文件序號順延即可，見圖1。
第三，為了立卷和利用方便，并結(jié)合分類的一致性，將“基本建設(shè)類”中的“科研項目類”文件劃入科學(xué)研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設(shè)類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關(guān)類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。
第四，為了便于使用，結(jié)合分類統(tǒng)一性，將類目編碼設(shè)定為2位數(shù)字（項目代碼為字母，案卷號為3位數(shù)字）；在各大類中的三級類目、四級類目中，每類開始都設(shè)置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實物類檔案。
第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經(jīng)對文件基本排列順序劃定，沒有特殊情況不予改變。
第六，設(shè)定案卷在庫房中的排列方式。原則上，基本建設(shè)和科研項目類采用“項目――裝置――文件大類（二級類目）――案卷序號”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號”排列存放。
第七，對基建檔案類目增加項目代號?？紤]到基建、設(shè)備儀器類檔案中，文件類型往往復(fù)雜且數(shù)量龐大，結(jié)合實際工作經(jīng)驗，增加基建檔案類目的項目代號，以便于利用。同時，為減少檔號層次，將項目代碼作為建設(shè)期的臨時性符號處理，不作為檔號的一個正式類目級來考慮定義，加以括號，見圖2 。
（二）流程化的實時歸檔方式
在國內(nèi)率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點說明，實現(xiàn)項目各主體“傻瓜式”“標準化”的操作，填補了國內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。
通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節(jié)點追蹤”的方法，實現(xiàn)項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時間節(jié)點，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進行預(yù)歸檔。
對較復(fù)雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：
第一，施工管理部負責制定施工文件成冊表，并各項記錄的格式文本；各項目組負責審查施工文件所使用記錄表格的規(guī)范性、內(nèi)容的真實性以及簽署是否完備，并根據(jù)施工節(jié)點，及時組織進行質(zhì)量驗收，并履行相關(guān)的簽署手續(xù)，確保施工文件的及時歸檔。
第二，各項目組要審查承包商、監(jiān)理單位施工過程照片的歸檔情況。施工文件（含監(jiān)理文件）的形成要按照公司的統(tǒng)一格式，按照施工文件成冊表進行組卷，其內(nèi)容包括施工記錄，質(zhì)量驗收記錄，檢測、試驗報告，消防報驗、材料報驗、監(jiān)理文件等。
第三，承包商、施工單位要有專人負責進行文件的統(tǒng)一編號，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍、紅色等）。
第四，施工文件的收集、積累要對文件數(shù)量、原件、簽署等有效性進行檢查、核對，在施工記錄文件進行報驗時，要加蓋“原件”章，在報驗返回時收集原件。經(jīng)檢查合格后，進行接收并做好登記臺賬。
第五，監(jiān)理單位、項目組要及時做好相應(yīng)的報驗簽證工作，以確保施工記錄文件流轉(zhuǎn)及時、真實、有效。
第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項或冬季施工撤場前）并辦理報驗簽證后，移交存放在項目檔案室一份原件，如因各項檢查需查閱施工文件時，一律在項目檔案室進行查閱；在完成分部工程質(zhì)量驗收并辦理報驗簽證后，承包商、施工單位要及時進行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項目檔案室；在裝置中交一個月內(nèi)，完成綜合卷、消防報驗、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續(xù)，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺賬，見圖3、表1。
（三）統(tǒng)一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業(yè)標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設(shè)形成的3500多個（種）歸檔文件統(tǒng)一對應(yīng)到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化，見表2。
（四）規(guī)范文件編碼
構(gòu)建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執(zhí)行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現(xiàn)了文件編號和檔號的對應(yīng)。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業(yè)（S1）第101份工程聯(lián)絡(luò)單（L）。
施工記錄冊代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業(yè)的施工記錄冊（專業(yè)代碼同上綜合冊）。
文件類別：工程聯(lián)絡(luò)單為L；記錄（非報審）為J；設(shè)計變更為B；（設(shè)計變更由設(shè)計院編號；如果設(shè)計院沒有編碼的，執(zhí)行此編碼）。
承包商代碼：不限于三位。
單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T、A。
子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據(jù)實際情況，用數(shù)字依次排列表示，其中子單位、子分部若無，用0代替。
（五）電子一體化管理
定制開發(fā)“項目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實現(xiàn)電子文件“收集-歸檔”一體化。見圖4。
（六）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。
（七）量化考核檔案工作
制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質(zhì)量、歸檔進度等幾十項考核內(nèi)容進行分值量化打分考核，按權(quán)重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項目文件歸檔進度和質(zhì)量。
例如：對承包商監(jiān)理單位的考核打分表格，見表3。
三、項目檔案創(chuàng)新創(chuàng)新管理的實施效果
神華集團的煤制油、煤化工檔案分類標準已在神華直接液化項目、神華包頭煤制烯烴項目、神華829（間接液化項目）項目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術(shù)）項目、神華寧煤MTP項目都得到了充分的應(yīng)用，為項目建設(shè)、企業(yè)日常管理工作提供了強有力的支撐作用，為企業(yè)提供了便捷、高效的信息管理平臺。其主要應(yīng)用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原創(chuàng)性的檔案管理新模式，保證了投資達300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個國家級重點建設(shè)項目的檔案專項分別于2009年和2012年順利通過國家檔案局的驗收，并列為檔案管理推廣項目。
第二，2010年，神華煤直接液化項目的檔案管理成果獲得煤炭協(xié)會管理創(chuàng)新二等獎。
第三，2011年，神華829間接液化項目、天然氣制氫項目通過檔案專項驗收。
第四，投資500億元的神華寧煤MTP項目都得到了充分的應(yīng)用，國家檔案局正式驗收并予以肯定。
第五，2012年“30萬噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質(zhì)封存技術(shù)開發(fā)及示范CCS”項目檔案通過驗收。
第六，2013年《百萬噸級直接液化項目關(guān)鍵技術(shù)示范項目》通過科技部鑒定。
第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門為本單位申請的132項專利、在13個國家申請“神華一種煤直接液化技術(shù)”專利金獎和煤炭工業(yè)協(xié)會科學(xué)技術(shù)特等獎，成功提供了檔案利用服務(wù)。
第八，中煤集團公司的煤制油煤化工項目也大力應(yīng)用本《手冊》進行檔案管理工作。
第九，該項目的應(yīng)用，為本行業(yè)本公司節(jié)省了100多萬的培訓(xùn)費用，為項目建設(shè)提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項目順利建設(shè)和生產(chǎn)正常運行提供強大的保障。
第十，為國家對項目的審計提供了有力的憑證作用。
第3篇：采購檔案管理辦法范文
一，招投標檔案管理面臨的實際問題
我們通過實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前我國企業(yè)的招投標檔案管理依然存在著以下幾個方面的問題。
問題一：招投標檔案的數(shù)量龐大，給企業(yè)造成嚴重的管理負擔。目前企業(yè)主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標法實施條例》(以下簡稱《實施條例》)的五十六條所規(guī)定的“招標人或者其委托的招標機構(gòu)應(yīng)當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”之要求，來確定本企業(yè)的招投標檔案的保管期限。由于每個項目所形成的招投標歸檔文件資料較多，尤其是那些未中標單位的標書數(shù)量很多，加之缺乏細化的保管期限劃分，已經(jīng)給許多企業(yè)的檔案庫房造成了巨大的壓力。如果不能及時地解決這一問題，必然會給企業(yè)帶來沉重的管理負擔，增加企業(yè)的檔案管理成本，影響企業(yè)的經(jīng)營效益。
問題二：招投標檔案的完整性不夠。一般來說，招投標檔案應(yīng)該是每個招投標項目活動的完整的、系統(tǒng)的歷史記錄，是企業(yè)圍繞著招投標項目的準備、開標、評標和中標等一系列業(yè)務(wù)活動形成的各種有保存價值文件材料構(gòu)成的有機體系。但是，從目前一些企業(yè)的招投標檔案管理的實際情況看，不完整的問題還是比較嚴重的。
問題三：招投標檔案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。據(jù)筆者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些企業(yè)的招投標檔案管理依然延續(xù)較落后的手工管理模式，缺乏必要的檢索工具，隨意存放現(xiàn)象嚴重。所以，在查找利用時，只能憑管理人員的記憶，在庫房里翻找。
問題四：招投標檔案的管理規(guī)范和管理制度不健全。從調(diào)查的企業(yè)情況來看，招投標檔案的管理基本上是無相關(guān)的制度可循，管理人員一般只是憑經(jīng)驗在管理。這種情形的存在，在一定程度上表明企業(yè)的檔案管理制度建設(shè)還存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。
二、招投標檔案管理問題的成因分析
1 法規(guī)制度規(guī)定的模糊性和粗放性
我國招投標檔案管理的直接法律和法規(guī)依據(jù)就是《中華人民共和國招投標法》(以下簡稱《招投標法》)和《實施條例》，但這兩個法律法規(guī)文件對招投標檔案的管理所提出的要求和具體規(guī)定都比較粗放和模糊，甚至在這兩個法律法規(guī)文件中都沒有出現(xiàn)“招投標檔案”的字樣。這可以在一定程度上表明這兩個法律法規(guī)文件的制定者的“檔案管理意識”是比較淡薄的?！墩型稑朔ā分皇窃诘诙藯l中提到“招標人收到投標文件后，應(yīng)當簽收保存，不得開啟”；在第三十六條中提到“開標過程應(yīng)當記錄，并存檔備查”?！秾嵤l例》也只是在第三十三條中規(guī)定“招標人應(yīng)當如實記載投標文件的送達時間和密封情況，由接收人簽字并存檔備查”，在第五十六條中規(guī)定“[存檔及書面報告]招標人或者其委托的招標機構(gòu)應(yīng)當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”。這樣的規(guī)定，只是給招投標檔案的管理提供了一個非常模糊的框架，并且存在著較大的主觀隨意性。
企業(yè)在招標過程中形成的文件資料不一定都具有保存價值，所以沒有必要也沒有可能保存所有的文件資料，否則就會陷入“有文必檔”所造成的檔案管理“陷阱”，大大增加企業(yè)的檔案管理成本，降低企業(yè)檔案管理的效益。按照一個招標項目至少有三方參與的法律規(guī)定，企業(yè)要為保存所有沒有中標單位提交的“投標書”負擔高額的管理費用，十五年以上的保管期限的規(guī)定，也會使企業(yè)難以克服檔案庫房空間不足的實際問題。同時，數(shù)量龐大的“招投標檔案”也會使企業(yè)難以用相同的成本投入來切實提高企業(yè)檔案的管理質(zhì)量，招投標檔案的信息化管理水平的提高，更會變得舉步維艱。因此，這種粗放式的法律法規(guī)規(guī)定，是必須加以改變的現(xiàn)實，否則將會給有關(guān)企業(yè)造成更為嚴重的問題。
2 招標業(yè)務(wù)工作流程中關(guān)鍵性節(jié)點缺乏控制、歸檔范圍不清
就目前而言，一些企業(yè)的招標項目檔案之所以存在“掛一漏萬”的問題，就是因為它們沒有明確的全程管理思想，沒有把握住招投標過程中的關(guān)鍵性“節(jié)點”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存價值的招投標過程文檔沒能及時“捕獲”，并最終造成招標項目檔案不齊全、不完整的不良后果。另外，一些企業(yè)缺乏對招標項目歸檔文件范圍的必要制度規(guī)定，也是造成招投標檔案完整性受損的重要原因。如果一個企業(yè)在開展招標活動中注意把握好招標活動過程的關(guān)鍵點，如登記、預(yù)審、開標、評標和中標等“節(jié)點”，注意做好相關(guān)文件資料的備案管理，確保招投標歸檔文件資料齊全、系統(tǒng)和完整的控制目標，還是可以順利實現(xiàn)的。
3 招投標檔案管理缺乏必要的理論支持和指導(dǎo)
在目前的檔案學(xué)應(yīng)用理論研究成果中，我們只能零星地找到一些研究招投標檔案管理的文章，而且多數(shù)都是業(yè)務(wù)經(jīng)驗介紹層次的研究成果，很難對目前的國家政策制定和相關(guān)法律法規(guī)及管理制度的完善產(chǎn)生實質(zhì)性的推動作用。有鑒于此，我國企業(yè)的招投標檔案管理失范也就不奇怪了。缺乏科學(xué)檔案管理理論指導(dǎo)的實踐，包括法律法規(guī)、標準制度的建設(shè)，都會是相對盲目的。為此，強化檔案管理理論的建設(shè)，充實能夠指導(dǎo)企業(yè)招投標檔案管理方面的思想內(nèi)容，是我國檔案學(xué)研究者必須直面的一個現(xiàn)實性問題。
4 缺乏成本控制意識，信息化管理水平低
成本／收益比，是每個企業(yè)在經(jīng)營管理活動中都必須要考慮到的一個非常實際的問題。如果沿用現(xiàn)在的招投標檔案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就無疑會給企業(yè)造成較大的管理壓力，如若長期持續(xù)下去，也會造成有關(guān)企業(yè)管理積極性的下降，粗會最終損害國家利益、企業(yè)利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理規(guī)定，以及落后的文檔管理理念和制度要求，不僅會造成招投標檔案管理的整體質(zhì)量下降，而且也會給目后的招投標檔案資源的開發(fā)利用帶來不良影響。
基于上述認識，筆者認為目前必須采取切實的改進策略，積極行動起來，才能真正找到解決問題的出路。各有關(guān)企業(yè)與其采取消極觀望的態(tài)度和被動的行動方案，毋寧率先變革，積極探索招投標檔案的科學(xué)、合理、有效的管理方式，并努力通過自身的管理實踐加以驗證。
三、解決招投標檔案管理問題的基本對策建議
通過研究和分析目前現(xiàn)有的成功經(jīng)驗和有關(guān)新的政策和規(guī)定，我們提出以下幾個方面的解決問題的對策和建議，供企業(yè)在管理招投標檔案的實踐中參考。
1 治標不如治本，國家有關(guān)部門應(yīng)當立即著手修訂《實施辦法》，通過總結(jié)各部門和地區(qū)比較成功的經(jīng)驗、規(guī)定和做法，
進一步明確規(guī)定各種招投標檔案的保管期限。目前，我國中央和地方又陸續(xù)出臺了一些與招投標檔案管理相關(guān)的政策、行政規(guī)章，其中的一些規(guī)定可以作為我們進行《實施辦法》修訂工作的重要依據(jù)。例如，《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》中所規(guī)定的國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目招投標文件歸檔范圍和保管期限，就比較明確具體。該文件規(guī)定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年，評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年；中標的投標文件(正本)的保管期限為永久；未中標的投標文件，終驗后保存2年。政府采購文件保存10年。再如，《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》規(guī)定的水利工程建設(shè)項目招投標文件材料歸檔范圍與保管期限為：招標文件、招標修改文件、招標補遺及答疑文件長期保存，投標書、資質(zhì)資料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標澄清文件、修正文件保存期限為永久；開標、評標會議文件及中標通知書長期保存?！豆饭こ炭⒐の募牧狭⒕須w檔管理辦法》規(guī)定“招標、投標、租賃文件：由建設(shè)單位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投標檔案管理辦法》規(guī)定：“大型基礎(chǔ)設(shè)施、市政工程、公共建筑和市級以上重點工程的招投標檔案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投標檔案保管至工程竣工后三年。未中標單位的投標文件保管期限為半年(自開標之日起計算)”?！逗笔〗ㄔO(shè)工程招投標交易檔案管理辦法》規(guī)定：“招投標檔案管理人員應(yīng)遵守國家《保密法》，合理劃分招投標檔案密級和保管期限。原則上一般工程招投標檔案應(yīng)保存五年，重大工程項目招投標檔案應(yīng)保存五至十年，投標文件副本可保存半年至一年時間”。還有揚州市、寧波市、河北省、遼寧省等地都在投標檔案管理辦法中做了相應(yīng)的規(guī)定。
根據(jù)上述有關(guān)規(guī)定的精神，企業(yè)的招投標檔案的保管期限可以做如下劃分規(guī)定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年；評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年，中標的投標文件(正本)的保管期限為永久，未中標的投標文件，可保存6個月到2年。
2 梳理招投標工作的業(yè)務(wù)流程，明確招投標檔案的形成節(jié)點，實現(xiàn)對招投標檔案的全程控制。各有關(guān)企業(yè)可以根據(jù)自己的招標工作的業(yè)務(wù)活動特點，認真梳理招標工作的業(yè)務(wù)工作流程，明確招投標檔案形成的重要節(jié)點，標明各節(jié)點需要形成的文件種類，并實行全程管理控制，確保招投標文件資料的有序形成、積累和歸檔，避免缺失和失控，維護每個項目尤其是重大招標項目檔案的完整性。
第4篇：采購檔案管理辦法范文
【關(guān)鍵詞】建筑工程 招投標檔案 管理
建筑工程招投標檔案是指在房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、材料和設(shè)備采購招標投標活動中形成的文件和材料的原件，是由各級建設(shè)行政主管部門負責監(jiān)督和指導(dǎo)的建筑工程招投標工作的重要組成部分。建筑工程招投標檔案管理水平，直接關(guān)系到城市建設(shè)工程的前期、中期和后期管理水平，是城市建設(shè)部門整體管理能力和科學(xué)管理水平的重要標志，在工程監(jiān)管、審計、責任追究等諸多方面起到不可替代的作用。進人信息時代，建筑工程招投標檔案管理工作也在其影響下得到快速發(fā)展。建筑工程招投標檔案作為城建檔案重要內(nèi)容，是開發(fā)利用城建檔案信息資源的基地。建筑工程招投標檔案應(yīng)該明確在城建檔案中的定位。因此，建筑工程招投標檔案在城市建設(shè)檔案信息管理與服務(wù)中就顯得更為重要。
一、建筑工程招投標檔案管理存在的問題與原因
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，建筑工程招投標檔案信息有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點，但也不可避免地存在一些缺陷和不足。因此，我們應(yīng)該清醒地認識到建筑工程招投標檔案信息管理和服務(wù)中存在的缺陷，在其建設(shè)中還存在著諸多的問題需亟待深入研究和解決。
1、建筑工程招投標檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。條件較好的地區(qū)與系統(tǒng)、規(guī)格較高的單位，具有技術(shù)、資金、人力等優(yōu)勢，而經(jīng)濟相對落后的地區(qū)、規(guī)格略低的單位，既無充足的資金，又缺乏從事建筑工程招投標檔案信息化建設(shè)的優(yōu)秀技術(shù)人才，信息化建設(shè)困難重重，步履維艱。這種信息化建設(shè)的不平衡造成了建筑工程招投標檔案信息管理和利用的不平衡。出現(xiàn)了建筑工程招投標檔案僅處于內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)管理過程，對于電子文件管理、電子檔案管理還存在較大缺陷，更沒有真正實現(xiàn)跨部門、跨機構(gòu)、跨行業(yè)之間的建筑工程招投標信息資源運用。
2、建筑工程招投標檔案信息技術(shù)落后。建筑工程招投標檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)城建檔案信息資源的共享要求。
3、沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范。沒有形成建筑工程招投標檔案數(shù)字資源庫集群，不能實現(xiàn)通過高速網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)互操作技術(shù)，將數(shù)字資源庫集群連接起來，沒有建立檔案信息的數(shù)據(jù)倉庫與交換中心，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享集成服務(wù)。因此，不能更好地為城市建設(shè)服務(wù)。
4、建筑工程招投標檔案數(shù)字信息管理存在不安全因素。安全問題是計算機網(wǎng)絡(luò)世界的難題，也是建筑工程招投標檔案信息管理和服務(wù)的重大難題之一。主要來源于計算機病毒、計算機黑客、惡意破壞和摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置、人為或偶然事故造成的威脅，使數(shù)字建筑工程招投標檔案信息管理和服務(wù)顯得十分“脆弱”。
二、加強建筑工程招投標檔案管理的建議與對策
1、建立、完善和實施全國統(tǒng)一的建筑工程招投標檔案管理辦法。我國已經(jīng)頒布并實施了《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國檔案法》，各省結(jié)合實際，制定和實施了建筑工程招投標檔案管理辦法。實踐中，我國各省仍然執(zhí)行的是不同的建筑工程招投標檔案管理辦法，不同程度地限制了信息資源的利用和共享，不利于管理和監(jiān)督，同時影響了建筑工程招投標檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理，制約了我國建筑工程招投標檔案整體管理水平。
2、建設(shè)和完善建筑工程招投標檔案信息系統(tǒng)。由于各城市的經(jīng)濟技術(shù)發(fā)展不平衡， 建筑工程招投標檔案管理水平及信息化發(fā)展狀況也不相同，因此不同規(guī)模的城市根據(jù)各自的實力，分步實施，逐步建設(shè)和完善建筑工程招投標檔案信息系統(tǒng)，以達到建筑工程招投標檔案信息管理和利用。
3、加強對建筑工程招投標檔案信息化工作以及電子文件管理的評估指標體系和規(guī)范標準的研究工作，完善建筑工程招投標檔案法規(guī)體系。面向計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的標準直接采用國際標準或國家標準，加快標準體系的形成和提高標準化程度。
4、加強網(wǎng)絡(luò)安全軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和高可靠性的數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)。
5、建立完整的檔案歸檔目錄要求。建設(shè)工程招投標檔案管理內(nèi)容應(yīng)該包括：報建手續(xù)（計劃、土地、規(guī)劃等）、業(yè)主委托書、邀請招標審批表、文件、招標工作報告（招標公告、購買標書登記表、開標記錄表、招標工作方案、補充文件、評標標準和辦法、評委抽取表、評標報告、評標結(jié)果的確認、關(guān)于確定中標人的函、中標通知書、業(yè)主評價）、投標人的投標文件、合同備案以及其它需要歸檔的文件資料。這些必須存檔的資料，在管理中將發(fā)揮著積極的作用。如有缺失，會給管理帶來無法估量的影響。因此，歸檔的招投標檔案應(yīng)當齊全完整、整理規(guī)范、真實的反應(yīng)招投標活動過程中的全部內(nèi)容。
6、規(guī)范檔案收集、歸檔、管理和利用的程序和要求。招投標檔案管理工作必須在各級建設(shè)行政主管部門負責監(jiān)督和指導(dǎo)下進行。工程招標實行委托的，由招標機構(gòu)負責招投標檔案原始記錄的收集、整理、建檔和移交工作。建設(shè)單位自行招標的工程項目，由建設(shè)單位負責完成。招投標活動形成的案卷，建設(shè)單位自行招標一式二套，建設(shè)單位、招投標監(jiān)督管理部門各一套。實行委托招標的一式三套，建設(shè)單位、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等階段的招投標檔案應(yīng)當分別組卷。
7、嚴格建筑工程招投標檔案管理時限要求。收集建筑工程招投標歸檔資料有其實效性，工作人員必須按照相關(guān)要求及時處理。按照要求，實行委托招標工程，或者經(jīng)批準建設(shè)單位自行組織招標的工程，招標機構(gòu)或者建設(shè)單位應(yīng)當在中標通知書發(fā)出之日起15日內(nèi)將招標過程的全部檔案材料報送招投標監(jiān)督管理部門。檔案管理工作人員在收集建筑工程招投標歸檔資料時，應(yīng)變“被動”為“主動”，本著對工作負責的態(tài)度，積極主動收集資料，及時登記，認真做好檔案材料的立卷、分類、歸檔和集中管理工作。對于大型基礎(chǔ)設(shè)施、市政工程的招投標檔案保管至工程竣工后五年；其他建筑工程招投標檔案保管至工程竣工后三年；未中標單位的投標文件保管期限為開標之后半年。保管期滿，經(jīng)檔案保管人員鑒定，保管單位領(lǐng)導(dǎo)批準，登記照冊后銷毀。
8、加強城建檔案信息化人才隊伍建設(shè)。招投標檔案應(yīng)當設(shè)專人保管，檔案管理工作人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，保證招投標檔案的完整、準確與安全。因此，必須注重對檔案工作人員進行崗位培訓(xùn)與繼續(xù)教育工作，著重培養(yǎng)信息技術(shù)性的復(fù)合型人才。建立發(fā)揮人才作用。留住人才的有效機制。
參考文獻：
第5篇：采購檔案管理辦法范文
【關(guān)鍵詞】 高校； 會計； 檔案管理
中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）09-0123-02
會計法是以處理會計事務(wù)的各種經(jīng)濟關(guān)系為對象。以此為核心，各級會計組織需對各類社會組織的經(jīng)濟活動和財務(wù)收支進行分析、檢查等經(jīng)濟管理活動。高校作為立國之本的教育服務(wù)業(yè)，需加強貫徹十精神，切實有效履行國家賦予的重要社會責任，評價高校社會責任履行的效果，會計監(jiān)督必不可少，會計檔案管理作為這項工作的重要依據(jù)，亦顯得尤為重要。
一、會計檔案真實是推進法制化管理的基礎(chǔ)
任何一個經(jīng)濟組織和團體都離不開經(jīng)濟活動和經(jīng)濟責任的考核，而會計系統(tǒng)是這一歷史使命的直接承擔者，會計系統(tǒng)加工形成的報表的信息資料將成為重要的歷史檔案資料留作高校運營管理等重要歷史事件核查的重要依據(jù)，而會計資料檔案的真實性、完整性和可靠性是重要基礎(chǔ)。
（一）會計檔案質(zhì)量決定了高校的考核質(zhì)量
會計資料是高校會計檔案的重要構(gòu)成部分，而會計資料一般是指高校會計人員根據(jù)法定程序加工而成的會計信息。這些會計資料為報表使用者展現(xiàn)了高校的財務(wù)狀況和各項預(yù)算資金運用的合規(guī)性?，F(xiàn)代社會中，高校會計信息的使用者已延伸至各層級的政府主管部門與監(jiān)管機構(gòu)，直接影響國家宏觀經(jīng)濟調(diào)控與教育體制改革與發(fā)展秩序。高校運營管理是否踐行了法制化軌道，在其會計檔案中必將有明確體現(xiàn)，是上級機關(guān)事后考評的依據(jù)。低質(zhì)量的會計資料不可能作出客觀、高質(zhì)量的高?？冃Э己恕?/p>
（二）會計檔案質(zhì)量提供了教育產(chǎn)業(yè)反腐的利器
會計的基本職能是通過核算行使財務(wù)監(jiān)督職能，需以高校實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)為對象，以真實完整的會計資料檔案為依據(jù)，對高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項進行的檢查與控制，實現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督職能，并為外部監(jiān)督機構(gòu)提供真實的高校會計資料進行檢查鑒定，以便對高校運營管理與會計管理的評價。近年來高校搬遷及其他基建工作中查處出來的腐敗案件，以及違規(guī)挪用教學(xué)科研經(jīng)費等貪污案件，無一不是從會計檔案中找出端倪，無一不需要會計資料作為有力證據(jù)。
（三）會計檔案合規(guī)管理實現(xiàn)了管理手段的提升
我國《會計法》在立法宗旨和修訂內(nèi)容上，均對確保會計資料質(zhì)量、規(guī)范會計管理作出了明確的法律要求，表明《會計法》的根本任務(wù)就是規(guī)范會計活動，力求會計資料完整可靠，為提高高校運營管理和財務(wù)管理效率及穩(wěn)定財經(jīng)秩序保駕護航。會計電算化系統(tǒng)的廣泛運用，在一定程度上也杜絕了手工賬務(wù)處理的隨意行為，對業(yè)務(wù)流程進行了規(guī)范。為此，電子會計檔案的管理也顯得尤為重要。
二、會計檔案管理的局限與挑戰(zhàn)
會計資料檔案的真實完整性高度依賴于信息加工處理過程的可靠性，挑戰(zhàn)會計檔案資料真實性的主要影響因素包括會計制度體系的科學(xué)性、內(nèi)控體系的嚴密性和技術(shù)支持平臺的安全性。
（一）會計制度規(guī)范體系仍不夠細致
當前體現(xiàn)國家宏觀調(diào)控政策意圖與市場管理目標的高校會計管理體制還處于改革調(diào)整過程中，所執(zhí)行的會計制度相對企業(yè)會計準則的資產(chǎn)組等概念而言完備性不足，對于高校自行采購的零星設(shè)備核算并未強制要求按項目進行歸類核算，各高校容易從自身利益出發(fā)在法律框架范圍內(nèi)偏離法規(guī)主旨來謀求套取預(yù)算收入等的局部利益，通過將同一個較大項目的采購活動規(guī)避在政府統(tǒng)一采購系統(tǒng)之外，化整為零，讓事后監(jiān)督無法將業(yè)務(wù)的真實面貌還原，給監(jiān)管帶來一定困難。在一定程度上誘發(fā)了會計資料造假，導(dǎo)致留存的會計檔案可靠性和完整性不足。而電算化手段引入會計工作之后，高校在修訂自身會計檔案管理制度等方面不夠及時，會計電算化檔案保管只注重數(shù)據(jù)的保管而忽視數(shù)據(jù)環(huán)境（軟件系統(tǒng)和硬件環(huán)境）的管理，甚至因疏于管理導(dǎo)致會計檔案的自然損壞甚至人為破壞，形成會計資料信息失真的潛在風險。
（二）利益驅(qū)動導(dǎo)致造假，內(nèi)控措施不到位
當前市場上銷售的企業(yè)會計電算化軟件在基本界面上能夠防范操作人員的舞弊行為，但出于特殊需要的高校部分會計管理軟件，則可能通過自行開發(fā)實現(xiàn)，雖然操作界面并不出現(xiàn)后臺數(shù)據(jù)管理窗口，但可通過快捷組合熱鍵開啟這類隱藏數(shù)據(jù)管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考慮，試圖利用電算化會計系的隱藏數(shù)據(jù)管理窗口來操縱謀求局部利益，試圖給小集體帶來額外的經(jīng)濟收益，被修改過的會計系統(tǒng)所披露的會計信息體現(xiàn)了其自身利益最優(yōu)的結(jié)果，不能反映高校預(yù)算執(zhí)行的實際效果，屬于有動機地操縱會計系統(tǒng)生成了虛假信息，降低了會計資料檔案的真實性和可靠性。
（三）會計支持系統(tǒng)的安全性仍留隱患
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)越來越多地滲透到人們工作與生活的方方面面，各高校已經(jīng)推行了會計電算化核算管理，使得防控會計舞弊更為隱蔽，查處難度被加大，會計檔案真實性受到挑戰(zhàn)。除了一些單機版會計電算化軟件會隱藏快捷熱鍵開啟的數(shù)據(jù)管理窗口可供隱蔽修改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)外，基于自建服務(wù)器使用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化系統(tǒng)，也可以與軟件提供商的售后服務(wù)人員通過軟件維護途徑直接在服務(wù)器上篡改相關(guān)數(shù)據(jù)，操作手段更為隱蔽，這些行為的專門立法尚未引起重視。此外，基于網(wǎng)絡(luò)的會計電算化信息系統(tǒng)還存在著諸多安全隱患，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的開放性，易被病毒攻擊等不利因素依然存在。若不強化系統(tǒng)控制，電算化會計帶來的危害和損失將遠高于手工會計系統(tǒng)。
三、多角度創(chuàng)新會計檔案管理模式
會計檔案管理的日趨規(guī)范是一項系統(tǒng)工程，需要高校管理層高度重視，并有效做好管理制度建設(shè)、管理技術(shù)手段升級和從業(yè)人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。
（一）制度建設(shè)上實施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級管理
要緊緊圍繞國家財政部及檔案局在2011年聯(lián)合下發(fā)的會計檔案的管理辦法征求意見稿開展檔案管理工作，建立統(tǒng)一而明確的會計檔案管理工作制度，即會計檔案管理需實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的模式。建議進一步細化、同級財政部分作為統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)主體，將高校電算化條件下的會計檔案管理實行權(quán)限分離，軟件的正常核算操作由高校自行管理，而數(shù)據(jù)的后臺維護則由上級主管部門統(tǒng)一采購和付費，一旦發(fā)現(xiàn)協(xié)助高校違規(guī)篡改數(shù)據(jù)行為，將解除服務(wù)合同，并向公安機關(guān)報案，加大其違規(guī)成本。
（二）技術(shù)手段上采用未來通用的報表格式
會計文件和相關(guān)法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。我國正著手開始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴展商業(yè)報告語言）各項準備和試運行工作。這一技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)傳遞數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)服務(wù)器存在于高校本地，可統(tǒng)一建立在同級或上級財政管理部門，杜絕后臺進入服務(wù)器修改數(shù)據(jù)庫的可能。同時，采用這一獨立而開放的國際標準語言后，可對信息進行分類并加上標簽，就使得這些信息在經(jīng)濟組織內(nèi)部和外部能夠更加方便有效地對財務(wù)信息進行自動搜尋與使用。隨著會計報告范圍的延伸，也能促使改變當前單一的通用財務(wù)報告模式轉(zhuǎn)向更豐富多樣的交互財務(wù)報告模式，為會計信息需求者更加高效利用會計資料檔案提供便利。
（三）從業(yè)準入上持續(xù)提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)
要實現(xiàn)會計檔案管理工作的連續(xù)性和有效性，會計檔案管理人員不僅需具備優(yōu)秀的職業(yè)道德素質(zhì)，也要具備一定的會計從業(yè)知識，對會計基本流程和要素具有職業(yè)敏感性。不能把會計檔案管理當成普通圖書管理員的角色，不僅要在崗位準入上和工作中能切實堅持履行職責，遵守各項法規(guī)，模范履行會計檔案管理工作中的各項規(guī)章制度，保持廉潔與公正，還要加強對審計業(yè)務(wù)、計算機、網(wǎng)絡(luò)安全、會計電算化等信息技術(shù)的學(xué)習與培訓(xùn)，加大檔案管理者對前臺財務(wù)核算人員的后期監(jiān)督與約束作用。
【參考文獻】
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[2] 魏黎.會計檔案質(zhì)量控制的基本途徑[J].黑龍江檔案，2009（4）.
第6篇：采購檔案管理辦法范文
1.1施工進度
施工進度是農(nóng)網(wǎng)工程的核心工作之一，在施工過程中，一些監(jiān)理單位并未嚴格按照項目的進度計劃把握施工進度，檢查施工質(zhì)量，也沒有對施工單位的工作質(zhì)量進行有效的督促。這樣做，就會使得工程質(zhì)量存在一定的風險。未設(shè)置有針對性的保障措施，就會對農(nóng)村生活、工作用電構(gòu)成較大的安全威脅。
1.2檔案管理
農(nóng)網(wǎng)工程的檔案管理工作是農(nóng)網(wǎng)工程管理的重要組成部分，但它經(jīng)常被忽略。相關(guān)工作人員也并未按照檔案管理辦法進行科學(xué)、合理的檔案管理，檔案填寫人和提交人不明確。另外，存放工程項目的文件時沒有分類，沒有專人負責存放相關(guān)資料，進而使得農(nóng)網(wǎng)工程的相關(guān)文件丟失。
2改進舉措
2.1加強對施工安全的管理
強化對施工現(xiàn)場的安全管理，注重施工過程的安全管理，規(guī)范農(nóng)網(wǎng)工程的作業(yè)環(huán)境，保證工作的有效銜接。管理人員要使用嚴格的監(jiān)控手段來管理農(nóng)網(wǎng)工程的安全，這樣才能順利地完成農(nóng)網(wǎng)工程建設(shè)。工程完成后，所有的施工單位都要對此次工程作全面的安全總結(jié)，并認真分析施工過程中存在的問題，總結(jié)可行的安全管理措施，提出較好的指導(dǎo)建議，以期為下一個工程施工提供借鑒。
2.2科學(xué)管理招投標工作
在農(nóng)網(wǎng)工程管理之中，要嚴格把控一些特殊材料和重點設(shè)備的質(zhì)量，確保其質(zhì)量合格，能夠運用到實際的工程建設(shè)中。在招投標和采購的過程中，應(yīng)提前進行市場調(diào)研，確保供應(yīng)商所提供貨物的質(zhì)量，采取擇優(yōu)確定的方法。在集中招投標期間，要全面審核供應(yīng)商，重點查看中標企業(yè)提供的產(chǎn)品與實際招標的內(nèi)容是否相符，了解其是否為原廠生產(chǎn)，主要參數(shù)是不是真正符合電網(wǎng)線路的要求。而一些平時容易被忽視的設(shè)備、材料，在農(nóng)網(wǎng)工程建設(shè)中也有非常重要的作用。因此，只有在日常工作之中嚴把質(zhì)量關(guān)，才能有效解決農(nóng)網(wǎng)工程管理工作中存在的問題。
2.3動態(tài)管理農(nóng)網(wǎng)工程質(zhì)量
對農(nóng)網(wǎng)工程質(zhì)量的管理以動態(tài)管理為主，對工程進行事前、事中、事后管理。事前管理的目的是做到防患于未然，做好工程項目預(yù)測和質(zhì)量管控工作，認真分析工程施工中的不可預(yù)見因素，并制訂科學(xué)的預(yù)控措施。事中管理即對工程施工過程的管理。在此過程中要有效監(jiān)督和控制影響農(nóng)網(wǎng)工程質(zhì)量的各類因素，監(jiān)理應(yīng)切實履行自身職責，發(fā)揮其監(jiān)管責任，全面監(jiān)督和控制工程質(zhì)量。事后控制即農(nóng)網(wǎng)工程現(xiàn)場施工后，收集和整理現(xiàn)場的資料，并全面核定與其相關(guān)的基礎(chǔ)資料，為核算工作奠定良好的基礎(chǔ)。此外，應(yīng)嚴格按照國家和行業(yè)規(guī)定驗收農(nóng)網(wǎng)工程。工程驗收應(yīng)嚴格遵循“三級自檢”的原則，即監(jiān)理初檢、階段驗收和竣工驗收。驗收報告應(yīng)由相關(guān)部門人員簽字確認，如果發(fā)現(xiàn)其中存在問題，要及時下發(fā)整改通知書，及時消除農(nóng)網(wǎng)工程建設(shè)中遺留的問題，將農(nóng)網(wǎng)工程質(zhì)量管理工作真正落到實處。
2.4對檔案資料的管理
貫徹實施檔案管理辦法，始終堅持“工程立項與檔案整理同步”的原則，有序地開展工程檔案資料建檔工作。在此過程中，要明確各種檔案的填寫人和提交人，嚴格遵循管理要求，分類存放資質(zhì)文件、上級文件、合同文件、技術(shù)文件和與每一個工程項目相關(guān)的文件。一個工程設(shè)立一個檔案，并設(shè)置專人管理與工程相關(guān)的專業(yè)資料，確保工程項目的設(shè)計文件、有關(guān)圖紙和施工合同等資料齊全、完備。
3結(jié)束語
第7篇：采購檔案管理辦法范文
一、統(tǒng)一部署，建立檔案管理機制
為了汲取在工程建設(shè)中曾經(jīng)出現(xiàn)的歸檔不全、散失嚴重的歷史教訓(xùn)，公司在組建項目管理部時，就統(tǒng)籌考慮將檔案管理納入項目管理職責范圍，在綜合部設(shè)立檔案工作組，指定一名副部長專門負責檔案工作，配備數(shù)名專職檔案管理員，提前介入，全程參與，不僅管理建設(shè)單位檔案，還對所有參建單位的檔案形成資源管理進行指導(dǎo)和監(jiān)督。
二、建章立制，規(guī)范檔案管理流程
編制信息與文檔管理程序文件。項目啟動后，檔案工作組編制了《信息與文檔管理程序文件》，從總體上提出了文檔管理計劃，具體明確了責任主體該做什么，如何做，確保文件流轉(zhuǎn)環(huán)環(huán)相扣，在保證文件有效使用的前提下，防止文件散失，使檔案的形成具有可追溯性。
編制項目歸檔文件資源體系。檔案工作組研究了項目工程檔案的構(gòu)成，從總體上把握檔案架構(gòu)，以項目建設(shè)過程為總體脈絡(luò)，將項目檔案分為前期準備、設(shè)計、施工、試生產(chǎn)、竣工驗收等階段檔案，并對每一階段將要產(chǎn)生的文件進行分類，開列文件“菜單”，進而編制了《項目歸檔文件資源體系》，通過貫徹學(xué)習該體系，改變了檔案管理人員和工程技術(shù)人員在收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)的茫然不知所措。
編制隨機資料管理規(guī)定。檔案工作組編制了《設(shè)備隨機文件收集、歸檔管理辦法》，明確了設(shè)備隨機資料的管理責任分工，確定了設(shè)備隨機文件的歸檔范圍，對設(shè)備隨機文件的分發(fā)與借閱作出了規(guī)定，同時提供了整理歸檔方法。
制定案卷歸檔整理規(guī)范。隨著工程交工，文件資料歸檔進入倒計時，檔案工作組按照國家和行業(yè)標準制定《項目案卷歸檔整理規(guī)范》，側(cè)重于操作環(huán)節(jié)，為檔案工作人員提供具體可操作的方法流程。
三、培訓(xùn)交流，提高員工素質(zhì)能力
培養(yǎng)全員檔案意識。檔案工作組利用各種會議，見縫插針，強勢宣傳檔案法律法規(guī)，用檔案的實際利用價值體現(xiàn)強調(diào)檔案管理的重要意義，用反面案例現(xiàn)身說法，強調(diào)檔案缺失造成的嚴重后果，提高工程建設(shè)者的檔案意識，養(yǎng)成注重收集整理資料文件的習慣，為檔案管理工作營造了廣泛的群眾基礎(chǔ)和來源基礎(chǔ)。
加強技能培訓(xùn)和技術(shù)交流。檔案管理人員的工程專業(yè)知識儲備不足使其管理行為受到制約，為了拓寬檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)，增強對工程建設(shè)的感性認識，工作組聘請專業(yè)技術(shù)人員授課，從宏觀層面講述項目的形成和總體布局，介紹概略的工藝流程和土建安裝基本知識，還鼓勵檔案員經(jīng)常下現(xiàn)場實地觀察，克服了他們對工程建設(shè)的生疏感，提振搞好工作的信息。
四、分門別類，抓住管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)
（一）項目前期檔案管理。由于立項之前沒有項目部統(tǒng)一管理，經(jīng)辦單位多，經(jīng)辦人員習慣于將文件留在手上，若等到工程竣工再來收集整理將存在極大的散失風險。作為建設(shè)單位不能將眼睛只盯著各承包單位，還要注重自身形成文件的歸檔，防止出現(xiàn)檔案管理的“燈下黑”，企業(yè)要早做準備，要求經(jīng)辦單位隨辦隨歸。
（二）設(shè)計文件管理。檔案工作組應(yīng)要求各方設(shè)置文檔單點聯(lián)系人（DCC），所有圖紙文件經(jīng)由一人辦理交接手續(xù)，把好進出口關(guān)，做好登記臺賬，保持工作的延續(xù)性，避免因錯亂出現(xiàn)無謂的糾紛。工程竣工圖是具有法律效力的圖紙文件，必須如實反映現(xiàn)場實際。現(xiàn)代檔案管理理論要求檔案專項驗收不僅是對檔案形式的驗收，還注重對內(nèi)容的檢查，竣工圖除了要求設(shè)計資質(zhì)章、竣工圖章要齊全，簽字要到位外，確保圖紙歸檔合格。
（三）交工技術(shù)文件管理。工程建設(shè)期間，施工單位必須按照《石油化工建設(shè)工程項目交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH/T3503-2007）等標準正確選用表格，記錄準確翔實，簽字蓋章齊全，編制移交交工技術(shù)文件，要做到卷冊類別清晰，層次分明；對于電力、交通、港務(wù)等獨立系統(tǒng)工程，要求施工單位提供相關(guān)行業(yè)標準，并按其行業(yè)標準編制移交交工技術(shù)文件。
（四）設(shè)備隨機資料管理。設(shè)備抵達現(xiàn)場后，項目部組織供應(yīng)商、施工、監(jiān)理開箱共檢，普通設(shè)備由采購部門逐一登記保管，整體移交歸檔；重要設(shè)備則由檔案工作組直接接收管理。設(shè)備隨機資料版面大小不一，樣式繁多，內(nèi)容龐雜，檔案工作組要做好分類，保證資料一臺一檔，內(nèi)容完整。
第8篇：采購檔案管理辦法范文
關(guān)鍵詞：基層央行；集中采購；思考
中圖分類號：F832，31
文獻標識碼：A
文章編號：1003-9031(2009)08-0077-04
一、引言
2003年1月1日我國頒布了《采購法》，人民銀行總行于2004年9月10日制定下發(fā)了《中國人民銀行集中采購管理試行辦法》(以下簡稱“管理辦法”)，基層央行隨后也相應(yīng)制定了集中采購實施細則和操作規(guī)程，這對于加強人民銀行集中采購管理、規(guī)范集中采購行為提供了制度保證。特別是近年來，上級行加大對下級行的審計檢查和執(zhí)法監(jiān)察力度，有效地促進了基層央行集中采購制度的不斷完善，提高了資金使用效益，一定程度上從源頭遏制了采購過程中的錢權(quán)交易和商業(yè)賄賂等腐敗行為，基層央行集中采購工作得到了不同程度的加強和提高。但是，日前在對基層央行進行執(zhí)法監(jiān)察中發(fā)現(xiàn)，實際操作過程中仍然存在一些不容忽視的問題，需要高度重視和采取對策加以解決。本文從基層央行采購工作的現(xiàn)狀分析入手，總結(jié)出當前其存在的主要問題，并提出了幾點提高基層央行集中采購工作規(guī)范化水平的建議。
二、基層央行集中采購工作現(xiàn)狀分析
(一)集中采購工作逐步規(guī)范
人民銀行總行《管理辦法》頒發(fā)后，由于沒有經(jīng)驗可借鑒，加之集中采購范圍廣、程序多、專業(yè)性技術(shù)性較強，基層央行集中采購管理工作只能在實踐中不斷規(guī)范和完善。經(jīng)過四年多的摸索，目前基層央行的集中采購工作程序不斷規(guī)范，操作方式逐漸成熟，工作經(jīng)驗日益積累，集中采購工作取得的成效已得到廣大干部職工的認可和好評。一是建立了集中采購規(guī)章制度。目前，基層央行均制定了《集中采購實施細則》，部分還針對集中采購工作制定了集中采購議事制度、基建項目工作流程等，對集中采購組織崗位設(shè)置、崗位分工、崗位職責進行了明確劃分，從制度上規(guī)范了集中采購的組織管理、范圍、程序、驗收、結(jié)算以及信息統(tǒng)計、檔案管理等各個環(huán)節(jié)，使集中采購有章可循。二是設(shè)立了集中采購組織機構(gòu)。包括成立集中采購管理委員會(以下簡稱“管委會”)及集中采購管理辦公室(以下簡稱“采管辦”)，并設(shè)立了評審人員庫。
(二)采購項目細化、限額標準明確
2004年以來，人民銀行總行每年都下達集中采購項目及限額標準，總體來說，納入集中采購的項目呈逐年遞增趨勢，內(nèi)容越來越細化，限額標準更加明確。一是納入項目增多。2004年人民銀行總行集中采購項目只有5項，2005年將“電梯、貨梯”納入集中采購范圍，2006年各分行、營業(yè)管理部、省會(首府)城市中心支行和副省級城市中心支行集中采購項目將“基建工程鋼筋、水泥等建材”納入集中采購范圍，2007年人民銀行總行又將“監(jiān)控報警系統(tǒng)主要設(shè)備”納入集中采購范圍。二是項目內(nèi)容更加細化。2007年對分散采購制定了限額標準。三是適時調(diào)整限額標準。根據(jù)人民銀行的實際情況，總行2006年將除集中采購項目外的單項或批量采購的限額由10萬元提高到50萬元。2007年對“貨梯、辦公家具、公務(wù)用車”明確規(guī)定了金額標準。
(三)采購工作程序周期較長
基層央行于每年年末都將提出下一年度的采購需求，并經(jīng)過逐級審核后向人民銀行總行管委會上報采購計劃，以便于及時掌握各分支行的采購需求量并進行審核。但是，目前采購計劃審核指標下達都在次年的6月份左右，而且《中國人民銀行集中采購工作規(guī)程》(以下簡稱“工作規(guī)程”)規(guī)定“采取公開招標、邀請招標方式采購的，應(yīng)在35個工作日內(nèi)確定中標供應(yīng)商”；《招標投標法》規(guī)定“自招標文件開始發(fā)出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于二十日”。從采購申請立項、論證、計劃、申報、實施和驗收，至少需要近八個月時間，極大地影響了集中采購工作任務(wù)的完成，使一些急需、特殊的需求將無法按時得到滿足。
(四)存在年底采購量“井噴”現(xiàn)象
從目前基層央行集中采購工作情況來看。存在年末特別是十二月份采購量激增的現(xiàn)象。主要是部分基層央行由于多種原因。很難提前半年甚至一年結(jié)合全年業(yè)務(wù)發(fā)展情況，全面考慮、準確估計本年需求，并提供商品質(zhì)量、數(shù)量、金額等完全準確的采購計劃。預(yù)算和采購計劃的準確性難以保證。集中采購預(yù)算編制水平不高。采購計劃編制“頭輕腳重”一方面增加年末集中采購的工作量，另一方面因受到時間、供貨、發(fā)票開具等因素的制約，難以充分體現(xiàn)集中采購的規(guī)模效應(yīng)。
三、當前基層央行集中采購工作中存在的突出問題
(一)集中采購法規(guī)制度尚待明確
集中采購工作是一項新業(yè)務(wù)，無論是法律本身還是配套制度、保障措施等都還不夠健全和完善。經(jīng)過幾年的探索和研究。人民銀行雖然出臺了部分與之配套的采購制度和措施，但在實際操作過程中，還存在法規(guī)和制度上尚不明晰的問題。如《管理辦法》第二十九條“采購機構(gòu)(部門)應(yīng)自覺接受監(jiān)督檢查，如實反映情況，提供有關(guān)資料”，但并未規(guī)定對違反上述的行為處罰。第三十三條處罰內(nèi)容不具體。如違反第三十三條第二款“將應(yīng)集中采購的項目化整為零或采取其他手段規(guī)避集中采購的”，按規(guī)定是“應(yīng)依法追究直接負責的主管人員和其他責任人的經(jīng)濟、行政責任”，實際操作中，具體追究誰，承擔何種經(jīng)濟、行政責任都不明確。首先是經(jīng)濟責任的種類不明確；其次是承擔經(jīng)濟責任的金額不明確；最后是行政責任的種類不明確。
(二)集中采購管理制度執(zhí)行不力
一是基層央行組織機構(gòu)行使職權(quán)不均衡。有的采管會沒有能很好的履行職責，很少有對集中采購管理和監(jiān)督的工作進行記錄，對采購計劃外的臨時急需性以及追加預(yù)算的采購事項，沒有履行審核的職責。有的單位名義上有采管會組織，但在采購管理工作的實際運作中，則是以行長辦公會代替采管會，采管會形同虛設(shè)。二是制度建立不完整。部分基層央行在制度建立方面重視不夠，不同程度的缺少《管理辦法》和《工作規(guī)程》中規(guī)定的應(yīng)建立的6項制度。三是沒有嚴格執(zhí)行總行集中采購項目及限額標準規(guī)定，部分項目未納入集中采購范圍。四是管采未徹底分離，難以有效制約。部分基層央行未嚴格執(zhí)行“財權(quán)與事權(quán)分離、管理與操作職能分離”的內(nèi)部控制制度，導(dǎo)致集中采購各環(huán)節(jié)之間職責不分、權(quán)責義不明，協(xié)調(diào)機制不順，給采購工作帶來了摩擦。這是基層行普遍存在的問題。
(三)采購操作程序存在不規(guī)范現(xiàn)象
一是采購預(yù)算編制不完善。對集中采購工作缺少預(yù)
見性，采購預(yù)算編制過于粗糙，導(dǎo)致臨時性采購需求增加，給規(guī)范集中采購工作帶來了一定難度，而且也容易滋生腐敗問題。二是采購方式選擇不符合規(guī)定。一些應(yīng)該實行公開招標的采購項目，實際卻以邀請、詢價、競爭性談判方式采購。三是公開招投標、邀請招標時采購單位不足規(guī)定數(shù)量，邀請、詢價招標過程簡單。四是合同簽定不夠規(guī)范。
(四)集中采購的監(jiān)督管理不到位
一是采購監(jiān)督機制不夠完善?！豆芾磙k法》對內(nèi)審、紀檢的監(jiān)督檢查職責作了相關(guān)規(guī)定，但這些都是原則性規(guī)定，沒有明確內(nèi)審、紀檢等部門各自的監(jiān)督重點，檢查的方式方法也不明確，缺乏可操作性。二是集中采購監(jiān)管部門參與具體操作環(huán)節(jié)多，從宏觀上進行政策指導(dǎo)和監(jiān)督管理的少。三是集中采購部門與會計、紀檢監(jiān)察、內(nèi)部審計等相關(guān)部門缺乏經(jīng)常的、穩(wěn)定的溝通機制，協(xié)調(diào)配合不夠密切，沒有形成監(jiān)督合力。四是民主監(jiān)督渠道不夠暢通。職工的民主監(jiān)督意識不強。大部分基層央行在集中采購活動中，一般只注重對結(jié)果的公示，而對采購過程和重要環(huán)節(jié)公示的渠道單一、范圍有限，以會議通報形式在中層干部范圍公示為主，一般職工對采購工作知曉程度不高，無法起到監(jiān)督作用。
(五)集中采購檔案管理有待加強
目前，基層央行集中采購程序相對規(guī)范很多，但是對檔案管理工作重視不夠。一是采購檔案歸集不完整，對相關(guān)采購程序性資料收集不齊，不同程度的缺少中標通知書、定標文件、補充合同等資料。二是檔案保管不合規(guī)。采購過程結(jié)束后，集中采購文件未納入全行檔案管理范圍，部分采購資料分散在其它相關(guān)部門的現(xiàn)象依然存在。三是后續(xù)管理不完善。基層央行實際工作中，采購物品入庫后。由倉庫保管人員按照行長辦公會研究的意見，直接通知有關(guān)部門開具領(lǐng)用單領(lǐng)取，而沒有經(jīng)采購單位組織進行驗收，沒有形成驗收報告上報采管會，導(dǎo)致采購檔案管理不完整。
(六)組織機構(gòu)職能缺位
根據(jù)總行規(guī)定，基層央行都成立了采管會、采管辦等組織機構(gòu)，并制定相應(yīng)的規(guī)章制度，規(guī)范采購行為，明確工作職責。但獨立的集中采購職能機構(gòu)尚未建立，成員都是職能部門人員兼職。一方面，難以實現(xiàn)機構(gòu)設(shè)置上“采管”的真正分離；另一方面，由于沒有專職工作人員，在處理業(yè)務(wù)工作與采購工作關(guān)系上難免顧此失彼，實際采購工作中往往會出現(xiàn)拖拉、效率不高的現(xiàn)象。獨立集中采購職能機構(gòu)的缺位，很大程度上制約了集中采購工作的開展。
(七)專業(yè)技術(shù)人才匱乏
集中采購工作是一個貫穿計劃、采購、管理、驗收等各環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工作，在采購過程中，納入集中采購的貨物、工程、服務(wù)等項目批次多、數(shù)量大、種類雜，對采購管理人員在掌握集中采購專業(yè)知識領(lǐng)域的深度和廣度上有一定的要求，但是由于采管會、采管辦、評審庫的人員大多都是兼職，平時又疏于對集中采購知識、政策制度的學(xué)習，專業(yè)能力相對不足。主要表現(xiàn)為：一是集中采購隊伍的政策理論水平、知識水平及專業(yè)管理能力整體上偏低；二是專業(yè)評審人才匱乏，對一些專業(yè)性、技術(shù)性強的采購項目評審把握不準，影響評審工作質(zhì)量。
(八)基礎(chǔ)信息工作薄弱
一是缺少對供應(yīng)商的系統(tǒng)管理和資格審查機制。主要是對供應(yīng)商的信息收集工作不重視，部分基層央行沒有建立“供應(yīng)商信息庫”，對供應(yīng)商產(chǎn)生沒有實地考察，對入圍供應(yīng)商的產(chǎn)生缺乏統(tǒng)一的準入機制，沒有制定對供應(yīng)商評價規(guī)則、標準和辦法，供應(yīng)商產(chǎn)生過程不清晰。二是沒有建立“商品信息庫”，往往是在采購任務(wù)下達后才匆忙查詢，個人主觀隨意性較大，很大程度上影響了采購工作質(zhì)量。三是尚未建立“評審專家?guī)臁??；鶎友胄性趯嶋H采購過程中，對于一些技術(shù)含量較高的產(chǎn)品，每次招投標活動只能臨時邀請一些有關(guān)專業(yè)人員作為評委參與評標，在一定程度上影響了招投標的權(quán)威性，也嚴重影響了集中采購的效率和質(zhì)量。
(九)參與競爭的供應(yīng)商太少
一方面，有的基層央行從維修和售后服務(wù)等角度出發(fā)。不對外地招標公告，使外地的許多客商不知道招標事項，無法參與采購招投標；另一方面，有些外地客商雖然知道集中采購的招標事項，但出于招標規(guī)模、成本費用等多種因素的考慮，不愿參加投標，造成參加競標的單位太少。特別是有的基層央行為了確保集中采購產(chǎn)品的質(zhì)量，對某些物品采取指定品牌的辦法進行招投標，而部分電子設(shè)備類產(chǎn)品的廠家都搞區(qū)域，這就使得外地供應(yīng)商不敢來參與競爭。本地供應(yīng)商則不用競爭就能中標，而其他品牌的相關(guān)經(jīng)營單位都被排除在集中采購之外。另外對于定點采購，主要是確定的定點供應(yīng)商數(shù)量偏少，不利于定點供應(yīng)商之間開展有序競爭，對定點供應(yīng)商的日常監(jiān)管力度不夠，措施、辦法不多，容易使基層央行采購的合法權(quán)益得不到有效保障。
四、基層央行進一步完善集中采購工作的幾點建議
(一)以健全制度體系為重點，保證集中采購工作規(guī)范運行
健全的制度是防范各類違規(guī)行為或腐敗現(xiàn)象發(fā)生的“天然屏障”，集中采購工作能否規(guī)范運行并達到效益最大化，關(guān)鍵是要建立健全和認真落實各項集中采購制度。一是要對現(xiàn)有制度進行梳理?；鶎友胄幸鶕?jù)國家有關(guān)法規(guī)和人民銀行總分行的制度辦法要求，結(jié)合本行實際。及時修訂和完善采購管理實施細則和操作規(guī)程。努力提高制度的完整性、規(guī)范性、適用性和可操作性。只有完善了制度，才能以制度來規(guī)范人的行為，也才能切實有效防范各類風險和案件的發(fā)生。二是要進一步完善組織架構(gòu)?；鶎友胄袘?yīng)建立獨立的集中采購部門，改變目前采管不分的狀況，使管理機構(gòu)與執(zhí)行機構(gòu)、財權(quán)與事權(quán)相分離：管理者、執(zhí)行者、使用者相分離；招標人、評標人、使用人相分離；采購、驗收、付款相分離。使組織機構(gòu)之間、參與采購活動的人員之間既要相互協(xié)作，又要相互制約，以分解權(quán)利，從源頭上切斷商業(yè)賄賂的觸角，壓縮和減少權(quán)利尋租空間。三是要建立監(jiān)督檢查機制，明確各監(jiān)督部門監(jiān)督職責、監(jiān)督內(nèi)容和監(jiān)督重點、監(jiān)督方式方法和要求，使監(jiān)督工作具有針對性，形成制度化、規(guī)范化。四是要優(yōu)化集中采購方式。根據(jù)基層央行采購工作特點實行“抓大放小”的采購模式，對基建維修、批量辦公設(shè)備等金額較大、易出現(xiàn)腐敗行為的采購項目，應(yīng)嚴格實施集中采購。而對于采購數(shù)量少、金額小、時間要求緊的采購項目可以靈活選取采購方式，可采取協(xié)議供貨采購或分散采購方式，這樣，既可以縮短采購時間和提高工作效率，又可以減少采購成本支出，提高資金使用效益。同時，政府采購中心推出的協(xié)議供貨、定點采購和二次報價等采購方式，是比較便捷的集中采購組織方式，對基層央行有一定的適用性，建議納入人民銀行集中采購方式中，并制定相應(yīng)的操作程序。五是要統(tǒng)一制定集中采購文件標準格式文本，對五種采購方式文件的編制內(nèi)容進行統(tǒng)一規(guī)范，做到招標(談判)文件、評標(談判)報告、采購合同文本、驗收意見書等采購文件格式統(tǒng)一、內(nèi)容全面，達到以規(guī)范促安全的管理目標。六是要盡快建立集中采購區(qū)域性信
息網(wǎng)路系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)集中采購信息資源共享。
(二)以加強思想教育為依托，增強采購人員拒腐防變意識
集中采購的工作人員，無論是作為管理層的領(lǐng)導(dǎo)者還是最終執(zhí)行者的基層操作人員，若風險防范觀念淡薄、防范意識較差，就極易形成風險隱患，因此需要強化教育，筑牢思想道德防線。一方面要加強正面教育，深入開展黨紀法規(guī)教育、理想信念教育、職業(yè)道德、紀律作風等教育，引導(dǎo)采購人員牢固樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，增強法紀意識，做到自覺依法行政。另一方面，要開展警示教育，從發(fā)生在采購領(lǐng)域的各類案件中吸取教訓(xùn)，以案說紀、以案普法，做到警鐘常鳴，使采購人員嚴于律己，自覺遵守有關(guān)廉潔自律的規(guī)定，切實杜絕集中采購中的腐敗行為。
(三)以加強監(jiān)督管理為保障，堵塞商業(yè)賄賂的產(chǎn)生渠道
集中采購是一項涉錢管物的重要工作，規(guī)范集中采購工作，就是要建立集中采購長效監(jiān)督制約機制，形成一整套內(nèi)外結(jié)合、全方位、多層次、科學(xué)有效的監(jiān)督制約機制。監(jiān)督制約機制主要包括內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督而言，首先是建立和完善采購工作的考核和問責制度。將采購工作的監(jiān)督檢查結(jié)果與年度目標考核、人員評先爭優(yōu)掛鉤，對集中采購活動中的違規(guī)違紀和不廉潔行為要嚴肅處理，落實責任追究。其次是加強監(jiān)督檢查，內(nèi)審部門對集中采購工作事中事后要開展專項審計，把對本單位集中采購的檢查納入年度工作計劃，實行一年一審，對集中采購人員履職情況進行評價，將檢查結(jié)果與部門和個人考核掛鉤。紀檢部門要加強對集中采購的全程監(jiān)督，重視群眾和采購中投訴反映的問題，采取專項執(zhí)法監(jiān)察形式定期對集中采購工作進行全面的檢查，防止集中采購領(lǐng)域違法、違紀和違規(guī)行為的發(fā)生。外部監(jiān)督而言，主要是公開集中采購信息。充分利用內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、公示欄、行務(wù)公開系統(tǒng)、職代會、職工大會、工作通訊、報刊等形式，不斷拓寬集中采購的民主監(jiān)督渠道和范圍，廣泛接受社會和職工的監(jiān)督。通過內(nèi)外部監(jiān)督，達到對某一項目在采購執(zhí)行的事前、事中、事后進行全方位、多層次的監(jiān)督，將容易誘發(fā)商業(yè)賄賂等腐敗問題消除在萌芽狀態(tài)，徹底杜絕暗箱操作和腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，使集中采購成為名副其實的“陽光工程”。
第9篇：采購檔案管理辦法范文
一、醫(yī)療設(shè)備檔案在設(shè)備管理中的重要性
醫(yī)療設(shè)備管理的內(nèi)容包括了設(shè)備運動全過程的管理,而設(shè)備運動的過程存在兩種運動形態(tài):一種是設(shè)備的物質(zhì)運動形態(tài),包括設(shè)備的選購、驗收、建檔、安裝、調(diào)試、使用、維修等;二是設(shè)備的價值運動形態(tài),包括設(shè)備的資金來源、經(jīng)費預(yù)算、財務(wù)管理、經(jīng)濟效益等。對設(shè)備物質(zhì)運動形態(tài)的管理叫設(shè)備的技術(shù)管理,對設(shè)備價值運動形態(tài)管理叫設(shè)備經(jīng)濟管理。
在實際工作中這兩種管理交替穿行,相互制約,相互促進,且需通過醫(yī)院設(shè)備主管部門的采購、供應(yīng)、管理、維修等四方面工作協(xié)調(diào)完成。實際上醫(yī)療設(shè)備管理工作就是為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防工作提供最恰當?shù)募夹g(shù)裝備,使之處于良好的工作狀態(tài),產(chǎn)生應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。完善的設(shè)備技術(shù)檔案是搞好醫(yī)療設(shè)備管理工作的重要保障。醫(yī)療設(shè)備檔案必須詳細記錄設(shè)備的各種技術(shù)指標和性能以及運轉(zhuǎn)情況及質(zhì)量狀況,便于查詢使用,為更好地使用管理設(shè)備提供第一手資料。
完整的醫(yī)療設(shè)備檔案對于全面了解設(shè)備的性能,特別是使用和維護該設(shè)備具有重要意義。醫(yī)療設(shè)備檔案的建立對于各項制度的落實起到監(jiān)督和促進作用。使用者按檔案記載的操作規(guī)程操作,一旦違反操作規(guī)程造成事故,便于追究責任,從而督促使用人員加強責任心,實施規(guī)范化操作。
醫(yī)療設(shè)備檔案管理是對有關(guān)資料的采集、整理、統(tǒng)計、分析及保存的過程，是醫(yī)療衛(wèi)生單位管理工作中不可忽視的一部分,搞好醫(yī)療設(shè)備檔案管理對加速醫(yī)療衛(wèi)生單位醫(yī)療設(shè)備建設(shè)與發(fā)展具有積極作用。
二、檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容
購買資料:如購買審批文件、可行性論證報告、招標文件、商檢證明、訂貨合同書、進口許可證、海關(guān)報關(guān)單、安裝調(diào)試驗收報告、裝箱清單、合格證、發(fā)票復(fù)印件等。技術(shù)資料:如設(shè)備樣本、使用說明、操作手冊、維修線路圖等。
管理資料:如設(shè)備登記表、維修登記表、技術(shù)狀況鑒定、設(shè)備流動證、檢修、保養(yǎng)記錄和報廢表及聲像圖片資料。報廢設(shè)備審批手續(xù)及技術(shù)人員鑒定記錄等。
三、檔案管理業(yè)務(wù)
醫(yī)療設(shè)備檔案是國家檔案的一個組成部分,是提高醫(yī)院工作效率、醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平的重要保證。規(guī)范妥善地保管資料,可最大限度地利用檔案資料,為設(shè)備使用、維修、維護及更新?lián)Q代提供可靠數(shù)據(jù)，最大限度發(fā)揮檔案資料在設(shè)備管理中的作用,同時也為臨床診斷提供可靠依據(jù)。
四、規(guī)范檔案管理的措施
收集有關(guān)醫(yī)療設(shè)備發(fā)展現(xiàn)狀、產(chǎn)品動態(tài)的信息。隨著醫(yī)療技術(shù)飛速發(fā)展,高科技新型診查治療儀器日益增多,設(shè)備更新周期日益縮短,這就要求醫(yī)療設(shè)備管理人員必須及時了解,收集國內(nèi)外有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展現(xiàn)狀和產(chǎn)品動態(tài),并對收集到的資料進行整理存檔便于閱讀,為計劃引進設(shè)備及設(shè)備的維護提供相關(guān)資料。
全面、系統(tǒng)、規(guī)范地為每一個儀器設(shè)備建立檔案。為了保證檔案的完整性,必須充分利用多渠道獲取各種資料,無論是一般性資料還是技術(shù)性資料。資料的獲取要涵蓋設(shè)備引進的全過程,包括引進前的論證考察階段、定貨談判階段、開箱驗收階段及設(shè)備使用階段。當把每一件儀器設(shè)備的所有資料收集齊全后,應(yīng)立即進行整理編排,歸為一卷,然后根據(jù)設(shè)備的分類情況,建立相應(yīng)的編碼檢索。所有資料均要集中保存并定期整理、統(tǒng)計、分析。
各項規(guī)章制度的建立是檔案工作有序進行的前提保證。根據(jù)《檔案法》及一系列有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)及醫(yī)院工作的特點,建立《醫(yī)院工作制度》及《醫(yī)院各類人員職責》等規(guī)章制度,使職責范圍的有關(guān)人員在崗位責任制中,有章可循。
