檔案資料安全管理精選(九篇)
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第1篇：檔案資料安全管理范文
第一，檔案網(wǎng)絡(luò)信息部門要建立一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。維護(hù)檔案信息安全的網(wǎng)絡(luò)部門環(huán)境是十分重要的，要對該部門網(wǎng)絡(luò)信息的查詢始端和終端以及移動(dòng)端設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)的檢查，并做好保護(hù)工作。第二，建立起安全可靠的檔案信息傳輸通道。檔案信息在傳送的過程中很容易被竊取，因此我們加強(qiáng)檔案資料信息傳輸過程的保密措施，以防不法分子竊取檔案信息，從而造成不必要的損失。第三，要嚴(yán)格限制用戶的訪問權(quán)限。用戶在申請?jiān)L問權(quán)限時(shí)，檔案管理部門要驗(yàn)證用戶的身份信息，保證用戶只能訪問授權(quán)的內(nèi)容，不能訪問受限制的內(nèi)容。第四，完善密碼和密碼設(shè)備的協(xié)調(diào)機(jī)制。所有用戶密碼以及密碼設(shè)備都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并且要把每個(gè)用戶的密碼與密碼設(shè)備對應(yīng)起來，確保準(zhǔn)確。第五，創(chuàng)造綜合管理檔案信息的工作環(huán)境。這個(gè)要求就是將全部用戶的檔案信息集中到一起進(jìn)行管理。這樣不僅方便管理檔案信息，還能保護(hù)檔案信息，防止檔案資料損壞或者是丟失。
2檔案網(wǎng)絡(luò)信息保障體系建設(shè)的內(nèi)容
檔案網(wǎng)絡(luò)信息保障體系建設(shè)的主要內(nèi)容有物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、應(yīng)用安全、用戶安全和安全管理六個(gè)方面。物理安全是預(yù)先對需要加密的檔案信息進(jìn)行分類，依據(jù)檔案資料的保密程度進(jìn)行分等級的加密，將加密好的檔案資料儲存到?jīng)]有電磁影響的檔案室中，對存儲檔案資料的設(shè)備要安裝監(jiān)控系統(tǒng)，并設(shè)專人進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)上報(bào)。此外，由于電子設(shè)備對電磁比較敏感，所以，要特別注意電子設(shè)備所在檔案室的檢查和維護(hù)。物理安全保障體系是比較常見的一種保障方法，應(yīng)用的范圍較廣，可以保障檔案資料儲存的安全。網(wǎng)絡(luò)安全主要是對電子設(shè)備進(jìn)行加密，無論是檔案資料的存儲設(shè)備還是檔案資料的傳輸設(shè)備都需要進(jìn)行加密，要為每一個(gè)設(shè)備終端和服務(wù)器安裝密碼機(jī)，并不定時(shí)的修改密碼。在選取存儲設(shè)備和加密設(shè)備時(shí)，要選擇具有行業(yè)信譽(yù)的品牌，或者是上級管理機(jī)構(gòu)規(guī)定的品牌，不可選擇質(zhì)量較差的設(shè)備。此外，相關(guān)管理部門要科學(xué)的規(guī)劃和分配檔案管理機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)地址，最好與普通網(wǎng)絡(luò)用戶相區(qū)別開。系統(tǒng)安全是對存儲檔案資料的電子設(shè)備的操作系統(tǒng)進(jìn)行保護(hù)，操作系統(tǒng)對于電子設(shè)備來說是非常重要的，操作系統(tǒng)的好壞不僅直接影響著電子設(shè)備運(yùn)行速度的快慢，還影響著操作人員學(xué)習(xí)的難易。人性化的操作系統(tǒng)不僅可以減小操作人員學(xué)習(xí)的時(shí)間和勞動(dòng)強(qiáng)度，還可以提高工作效率。對于加密程度較高的檔案資料信息，先進(jìn)的系統(tǒng)是可以進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控的，并對檔案信息資料儲存和傳遞過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行反饋，由此可見，系統(tǒng)安全對于檔案資料信息化建設(shè)的重要性，所以，在選擇電子設(shè)備的操作系統(tǒng)時(shí)要格外注意，最好選擇比較先進(jìn)的系統(tǒng)，對于有特殊要求的檔案資料存儲設(shè)備，可以依據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)。應(yīng)用安全的建設(shè)主要是對檔案的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行保護(hù)，由于檔案資料的加密程度不同，所以對于加密文件和不加密文件可以分開管理。在進(jìn)行檔案加密程度分類時(shí)，要仔細(xì)認(rèn)真，不要弄錯(cuò)檔案資料的類別。要保障應(yīng)用系統(tǒng)的安全，及時(shí)對檔案資料進(jìn)行備份，防止因特殊情況造成檔案資料的丟失。此外，要確定檔案資料的瀏覽權(quán)限，對于保密級別較高或嚴(yán)格保密的資料要加強(qiáng)保護(hù)的力度，保障檔案信息的安全。用戶安全是為了保護(hù)用戶信息安全而建立的，用戶是檔案資料信息化建設(shè)的服務(wù)對象，保障用戶的網(wǎng)絡(luò)安全是十分必要的。用戶在選擇殺毒軟件時(shí)，要選擇適當(dāng)?shù)臍⒍痉烙到y(tǒng)，最好是可以實(shí)時(shí)更新補(bǔ)丁和修復(fù)系統(tǒng)漏洞的殺毒系統(tǒng)，當(dāng)有病毒攻擊時(shí)，可以保護(hù)用戶的電子設(shè)備和檔案信息的安全。此外，用戶最好不要隨意改變已經(jīng)設(shè)立好的網(wǎng)絡(luò)地址，特別是經(jīng)過檔案管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)證的網(wǎng)址，在進(jìn)入應(yīng)用系統(tǒng)前，一定要按照系統(tǒng)的提示進(jìn)行驗(yàn)證，保障檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)客戶端的安全。安全管理是在監(jiān)控檔案信息安全的基礎(chǔ)上，建立一個(gè)完善的檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障系統(tǒng)。完善安全管理應(yīng)當(dāng)做到以下幾個(gè)方面：首先要建立規(guī)范的管理規(guī)章制度，現(xiàn)階段我國的檔案管理制度還不是很完善，有些政策無法落實(shí)到位，無法規(guī)范檔案管理者的行為，因此，要加大規(guī)章制度建設(shè)的力度，對于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全管理可以通過建立保障系統(tǒng)運(yùn)作制度、用戶認(rèn)證制度、安全操作制度、程序規(guī)范制度等具體的制度來實(shí)現(xiàn)；其次要設(shè)立一個(gè)健全的組織機(jī)構(gòu)，設(shè)置一個(gè)專門的工作人員實(shí)時(shí)掌控檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全工作，具體的部門要由專業(yè)能力的工作人員進(jìn)行管理，各個(gè)部門的工作人員要及時(shí)進(jìn)行工作交流；最后要設(shè)立一個(gè)完善的安全保障體系，在檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障或者檔案信息安全受到威脅的時(shí)候，有能力和方法來處理各種突況。此外，還可以增設(shè)一些安全配套設(shè)施，保障安全管理工作的順利進(jìn)行。
3檔案網(wǎng)絡(luò)信息保障體系建設(shè)的具體方法
第2篇：檔案資料安全管理范文
Abstract： Because the technology is more complex， the number of participation units is more， and there is a large number of engineering and technical documents， so there are a large number of file data in the construction of water conservancy projects. Thereby， it is important to increase the safety awareness of records management in water conservancy construction and strengthen its security management. In order to achieve the file security management of water conservancy projects， the units should strengthen leadership， perfect the system， establish security awareness， do well the training and publicity and education work for file manager， implement the responsibility system for file security， clear responsibility， develop safety emergency plan， and ready to respond to the emergencies may occur， and also should strengthen the safety management of records storage， in particular， to strengthen information security management， and eliminate security risks from all aspects of reproduction， transmission and use process to resolutely put an end to all kinds of file security incidents.
關(guān)鍵詞： 水利工程檔案；安全管理
Key words： hydraulic engineering files；security management
中圖分類號：TU714 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）14-0169-02
0 引言
檔案安全管理，是對檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，使其處于安全狀態(tài)。在水利工程建設(shè)中由于技術(shù)較復(fù)雜，參建單位較多，交叉往來的工程技術(shù)文件數(shù)量龐大，產(chǎn)生了大量的檔案資料，因此提高水利工程建設(shè)中檔案管理的安全意識，加強(qiáng)水利工程檔案的安全管理，具有重要意義。
1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，為做好檔案工作提供堅(jiān)強(qiáng)保證，強(qiáng)化措施，充分認(rèn)識檔案工作在的重要地位和作用，切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，把檔案管理工作為一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓，把推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展作為重要職責(zé)，加大對檔案工作的支持力度，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更為良好的條件，提供更為有力的保障。進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理，促進(jìn)檔案管理水平上一新的臺階，對檔案管理人員及相關(guān)人員提出檔案安全管理要求，牢固樹立安全管理意識，認(rèn)真抓好檔案工作的落實(shí)。
1.1 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，做好宣傳教育 水利工程建設(shè)中的檔案管理客觀上對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案管理工作人員，專業(yè)知識和技能應(yīng)該更全面。不僅要懂文書檔案，還要懂工程技術(shù)檔案，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。因此，為達(dá)到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障，另外還要做好檔案安全管理的宣傳教育工作，不斷增強(qiáng)檔案安全管理意識。
1.2 實(shí)行檔案安全責(zé)任制，責(zé)任到人 認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》及檔案管理規(guī)章制度，將檔案安全工作列入議事日程和工作計(jì)劃，確保檔案安全管理工作責(zé)任的落實(shí)，及時(shí)的對水利工程建設(shè)中的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔工作，嚴(yán)格審批制度，對于借閱的檔案進(jìn)行登記。制定檔案管理安全責(zé)任制，明確責(zé)任，明確各部門分管檔案工作的責(zé)任人，把檔案安全管理納入績效考核指標(biāo)，檔案資料歸檔和安全管理一并進(jìn)行考核。
1.3 制定安全應(yīng)急處置預(yù)案，加強(qiáng)應(yīng)對措施 建立健全檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案。根據(jù)實(shí)際情況，制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案并加以不斷完善，隨時(shí)應(yīng)對可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件。
2 加強(qiáng)檔案庫房的安全管理
檔案庫房確定明確責(zé)任人，負(fù)責(zé)庫房安全工作，嚴(yán)格按照國家檔案局的《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》要求，堅(jiān)持貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染及照明管理和檔案保管狀況方面工作。庫房布局合理，檔案排列有序，柜子的排列避免陽光直射，并保持通風(fēng)良好，加強(qiáng)檔案庫房的技術(shù)管理，達(dá)到檔案存儲要求的溫濕度，即：溫度控制在14℃-24℃，相對濕度45%-60%，配備溫濕度自動(dòng)記錄儀器，掌握檔案室內(nèi)溫濕度變化情況，對檔案室定期進(jìn)行清潔，使檔案室清潔衛(wèi)生，配備消防器材，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。定期進(jìn)行檔案庫房進(jìn)行安全檢查，做好檢查記錄，要不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護(hù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理設(shè)備，防止檔案的損壞，發(fā)現(xiàn)問題或存在的安全隱患應(yīng)即使向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取相應(yīng)的處理措施。
3 加強(qiáng)電子檔案的安全管理
隨著社會信息化建設(shè)的快速發(fā)展，電子檔案越來越多，電子文件以紙質(zhì)文件無法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動(dòng)，充分體現(xiàn)出信息利用的價(jià)值。但在現(xiàn)階段電子文件也有其技術(shù)上所不可避免的缺點(diǎn)，即其安全性如何來保障，文檔的安全成為信息安全的最核心內(nèi)容，因此要特別注重加強(qiáng)電子檔案的安全管理，確保電子檔案的安全性和保密性，做好電子文檔的復(fù)制、傳輸和使用工作，確保檔案不丟失、不遺漏，在電子文檔安全防護(hù)領(lǐng)域，利用電子文檔加密技術(shù)對文檔進(jìn)行管理，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及操作系統(tǒng)的安全管理，及時(shí)對電子檔案使用的軟件進(jìn)行升級，在加強(qiáng)檔案實(shí)體安全的同時(shí)，要確保檔案信息內(nèi)容的安全，自覺做好檔案安全保密工作，消除安全隱患，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生。
安全保管好檔案是檔案部門重要的責(zé)任，決不能有絲毫麻痹。確保檔案資料的安全是檔案部門的重要職責(zé)。水利工程檔案全面具體的記錄了工程建設(shè)的全部過程，不僅為工程建成后日常運(yùn)行管理提供有效依據(jù)，還為以后的水利施工建設(shè)積累了寶貴的參考資料，是重要的史料資源，因此要做好水利工程建設(shè)中的檔案安全管理工作，確保每一份檔案的安全，堅(jiān)決杜絕泄密事件的發(fā)生。切實(shí)做好水利工程檔案的安全保管工作，使水利工程檔案更好的為水利建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]宋延玲.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國西部科技，2011（06）.
第3篇：檔案資料安全管理范文
關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化 信息安全
對于檔案管理工作來說，檔案安全是根本，確保檔案實(shí)體、檔案信息的安全性是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)[1]。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，工程企業(yè)出現(xiàn)了越來越多的電子檔案，越來越多的紙質(zhì)檔案也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息存儲于計(jì)算機(jī)中，一方面，檔案數(shù)字化、信息化是順應(yīng)時(shí)代的要求；另一方面，檔案的數(shù)字化、信息化引發(fā)的安全問題日益突出，同時(shí)傳統(tǒng)的檔案管理模式自身固有的漏洞和安全隱患，在一定程度上直接威脅到實(shí)體檔案的安全?；谶@一嚴(yán)峻問題，本文提出建立和完善工程檔案安全體系顯得十分重要。
1 工程檔案安全管理工作中存在的問題
1.1 實(shí)體檔案安全管理工作中存在的問題
毋庸諱言，長期以來，由于工程企業(yè)中部分員工檔案安全意識淡薄，歸檔手續(xù)不完備，工作人員對檔案查閱利用監(jiān)管不力，防范措施不到位等多種原因已經(jīng)造成工程聲像檔案收集缺位、藍(lán)圖時(shí)有丟失、檔案人為損毀等事故，實(shí)體檔案安全方面存在的各種隱患不容忽視。
①檔案類型收集重此薄彼，對檔案實(shí)體安全構(gòu)成嚴(yán)重影響。近年來，在工程企業(yè)中，普遍存在檔案門類歸檔不全，以及厚此薄彼的現(xiàn)象。
一方面，機(jī)關(guān)文書檔案、會計(jì)檔案，專業(yè)室設(shè)計(jì)圖紙（底圖、藍(lán)圖）的歸檔工作受到歸檔部門的重視注重，對于聲像檔案、設(shè)備檔案、照片檔案的收集整理歸檔等遭到不同程度的忽視。在多數(shù)情況下，這部分檔案都留在經(jīng)辦人員的手中，隨著經(jīng)辦人員的變動(dòng)而無人收管，要么不知去向，要么處于零散狀態(tài)，進(jìn)而在一定程度上造成檔案嚴(yán)重流失[2]。
另一方面，檔案內(nèi)容歸檔不完整，缺乏成套性和系統(tǒng)性。
②歸檔手續(xù)不完備，檔案原始追溯性得不到保障。長期以來，由于工程企業(yè)缺乏歸檔范圍確認(rèn)制和歸檔范圍備案審批制的檔案收集工作運(yùn)行機(jī)制，導(dǎo)致很多歸檔部門歸檔手續(xù)不完備，以參字號圖紙資料歸檔為例，很多時(shí)候歸檔人員從現(xiàn)場帶回的檔案資料，拿到檔案室歸檔時(shí)，既沒有歸檔移交清單也沒有檔案交接文據(jù)，這種情況在傳統(tǒng)的檔案管理模式中時(shí)有出現(xiàn)，導(dǎo)致檔案原始追溯性得不到保障，同時(shí)，也給檔案管理人員的工作帶來很大的不便。
③利用機(jī)制不健全，實(shí)體檔案安全受到嚴(yán)重威脅。由于工程企業(yè)中部分員工檔案安全意識不強(qiáng)，加上檔案工作人員有時(shí)疏忽大意，監(jiān)管不力，造成檔案信息損毀、丟失事件時(shí)有發(fā)生。例如，藍(lán)圖被設(shè)計(jì)人員帶到現(xiàn)場后，忘記帶回公司，造成遺失；有的檔案借出好幾年都不見歸還，雖然部分企業(yè)檔案管理部門每三個(gè)月就會下發(fā)一次催還通知，但經(jīng)常有借閱人常年出差在外，所以催還通知對他們也起不到約束作用，進(jìn)而在一定程度上使得檔案實(shí)體脫離了監(jiān)督與管理，進(jìn)一步造成檔案在歸還時(shí)出現(xiàn)破損，但是，沒有得到及時(shí)的修復(fù)。
1.2 電子檔案安全管理工作中存在的問題
電子檔案與紙質(zhì)檔案具有截然不同的性質(zhì)，一方面，電子檔案的信息與載體彼此分離，其內(nèi)容存儲的位置不固定，往往可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)載體上，但是內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，共享能力比較強(qiáng)大，進(jìn)而增加了安全隱患。另一方面，電子文件從形成到利用，各個(gè)環(huán)節(jié)都有發(fā)生信息更改、丟失的可能性，直接威脅著檔案信息的安全。
①電子檔案傳輸過程的信息安全問題。以筆者所在公司為例，目前，電子檔案傳輸?shù)男问街饕袃煞N：
一種是利用磁盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行傳輸，傳輸前電子圖檔管理人員先根據(jù)利用者的需求，將電子檔案復(fù)制到存儲介質(zhì)上，由利用者將其送達(dá)到目的地（例如：設(shè)計(jì)人員將刻好的光盤送到現(xiàn)場給業(yè)主）。
另一種方式是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸（例如，設(shè)計(jì)圖紙電子版存檔就是采用局域網(wǎng)傳輸），與紙質(zhì)檔案相比，網(wǎng)絡(luò)傳輸具有一定的優(yōu)越性，地理、人力等因素對于檔案傳輸不再有任何限制，其傳輸速度也令紙質(zhì)檔案難以企及。但問題是，技術(shù)本身就是一把雙刃劍，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案資料時(shí)，數(shù)據(jù)信息容易被他人竊取，對于不宜公開的檔案來說，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸時(shí)需要給予高度關(guān)注[3]。
②電子檔案整理、歸檔過程的信息安全問題。從2000年至今的十二年間，筆者所在公司電子圖歸檔一直使用《電子圖檔管理系統(tǒng)》。不可否認(rèn)，在十年前，這套電子圖檔系統(tǒng)曾經(jīng)為公司檔案信息化建設(shè)進(jìn)程做出了巨大的貢獻(xiàn)，但是，在圖檔軟件日新月異、更新?lián)Q代迅速的今天，這套系統(tǒng)無疑已經(jīng)不再適用公司檔案信息化發(fā)展的步伐，甚至成了阻礙。
電子文件對設(shè)備及軟件運(yùn)行環(huán)境有較強(qiáng)的依賴性，加之?dāng)?shù)據(jù)類型、文件格式的多樣化，文件很可能在經(jīng)過修改、保存、載體轉(zhuǎn)換等信息處理之后，在歸檔檢查時(shí)出現(xiàn)問題。在公司圖檔管理工作中，我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)檔案管理部門使用的字型文件與設(shè)計(jì)人員所使用的字型文件存在差異，驗(yàn)收時(shí)就會出現(xiàn)圖形顯示正常，文字顯示卻發(fā)生錯(cuò)位、變形，甚至出現(xiàn)亂碼、空白[4]。
③電子檔案保管和利用過程的信息安全問題。由于檔案經(jīng)費(fèi)投入有限，部分工程企業(yè)檔案室防磁柜等設(shè)備一直都沒有得到有效的解決。存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上的電子檔案都只是存放在普通的檔案柜中，柜、架及庫房溫濕度均未達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，也達(dá)不到避光、防塵、防變形的要求。但問題是，電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響，不達(dá)標(biāo)的保管條件，很可能導(dǎo)致存儲介質(zhì)失效。
電子檔案在給我們的工作帶來便利的同時(shí)，也存在著一個(gè)突出的問題，就是信息的安全性時(shí)刻受到威脅。雖然大部分工程企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)建立了專門的電子檔案管理制度，包括借閱審批制度、多套備份制度等，但電子檔案借閱出去后，缺乏后續(xù)的安全監(jiān)控手段，很可能造成信息泄露，電子信息被復(fù)制和更改現(xiàn)象出現(xiàn)，存在安全隱患。
2 建立檔案安全體系的措施
2.1 加強(qiáng)檔案安全宣傳教育，提高全員檔案安全意識
在檔案管理過程中，通過對檔案安全加大宣傳教育的力度，幫助檔案管理人員樹立檔案安全意識，尤其是檔案安全事關(guān)全局、公司，甚至黨和國家的根本利益。在日常工作中，充分意識到檔案安全是檔案工作的生命線，同時(shí)也是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
2.2 積極爭取領(lǐng)導(dǎo)重視支持，建立健全檔案安全制度
在開展檔案工作的過程中，檔案安全是重點(diǎn)，需要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，在企業(yè)安全管理發(fā)展規(guī)劃中，將建設(shè)檔案安全體系工作納入其中，同時(shí)明確各部門的職責(zé)，并與問責(zé)制建立聯(lián)系，做到獎(jiǎng)懲分明，進(jìn)而在一定程度上形成上下貫通的檔案安全工作體系[5]。進(jìn)一步建立和完善，并全面貫徹落實(shí)企業(yè)節(jié)假日安全值班、安全消防管理等各項(xiàng)安全制度，形成用制度規(guī)范、按制度辦事、靠制度約束的檔案安全管理機(jī)制[6]。
2.3 強(qiáng)化檔案收集整理，加速紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程
收集是檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)，要確保檔案的安全完整，就必須做好收集整理工作?！吨袊吞烊粴饧瘓F(tuán)公司檔案管理手冊》前言規(guī)定“歸檔范圍確認(rèn)制與備案審批制，既是對實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也是收集工作的創(chuàng)新發(fā)展，為文件材料的歸檔齊全提供了制度保證?！边@就要求，一方面，各歸檔部門應(yīng)根據(jù)本部門的實(shí)際情況，制定出一個(gè)按組織機(jī)構(gòu)或人員職能分工的、全面而又有明確針對性的歸檔范圍，并切實(shí)執(zhí)行這種歸檔范圍，以確保文件資料的齊全完整，整理規(guī)范。另一方面，檔案部門要做到嚴(yán)格監(jiān)督和檢查歸檔部門提供的檔案資料是否齊全、完整，要提高檔案材料的收準(zhǔn)率和收全率，避免某一門類的檔案材料短缺。
近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷深入，以信息化帶動(dòng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，促進(jìn)管理水平和服務(wù)能力的提升，更好地為工程企業(yè)設(shè)計(jì)人員利用檔案提供服務(wù)，已成為檔案部門可持續(xù)發(fā)展的新目標(biāo)。這就要求我們必須加速紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，例如：將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目錄轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)讀的電子檔案目錄、將紙質(zhì)版的榮譽(yù)獲獎(jiǎng)證書、審批表、貢獻(xiàn)人員長名單等進(jìn)行掃描等。
2.4 規(guī)范檔案利用機(jī)制，強(qiáng)化檔案安全管理程序
檔案管理工作有其獨(dú)特專業(yè)特點(diǎn)和不可替代性，同時(shí)它又是一項(xiàng)具管理性、服務(wù)性、政治性、科學(xué)性和文化性為一體的一項(xiàng)重要工作，對檔案資料進(jìn)行保管和利用，進(jìn)而在一定程度上確保檔案信息的安全性，對于檔案管理部門來說，這是其最基本的任務(wù)。
對檔案資料利用機(jī)制進(jìn)行規(guī)范，制定并認(rèn)真落實(shí)涵蓋整個(gè)利用過程的檔案管理規(guī)定、檔案查/借閱管理制度、檔案室目標(biāo)責(zé)任制、首問負(fù)責(zé)制及保密、庫房管理規(guī)定等一整套管理制度。做好檔案資料的保管、保密工作，對工程檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，明確分工，完善考核標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)加強(qiáng)利用過程的檔案安全管理，嚴(yán)抓借閱審批制度，離退休、借調(diào)人員離開公司前必須將所借檔案歸還完畢才能辦理相關(guān)手續(xù)。切實(shí)加強(qiáng)檔案整理調(diào)閱過程監(jiān)控，認(rèn)真做好檔案出入庫核查登記工作；配備檔案安全保管庫架，防磁柜等，加強(qiáng)電子檔案和重要珍貴檔案的保管力度。
2.5 加強(qiáng)信息化過程管理，確保檔案信息安全保密
在新的歷史時(shí)期，對于工程企業(yè)檔案部門來說，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，同時(shí)也是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路[7]。因此，對檔案加強(qiáng)信息化管理，這是建設(shè)檔案安全體系的一項(xiàng)重要內(nèi)容。我們要全面貫徹并嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案局、集團(tuán)公司有關(guān)“非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)，認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保信息化過程中的檔案信息安全保密。
總之，工程檔案安全體系建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，隨著信息化進(jìn)程的不斷深入，影響檔案安全的因素會越來越復(fù)雜。目前各工程企業(yè)檔案安全管理工作中雖然還存在很多問題，但我們相信，在各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，經(jīng)過檔案工作者不懈努力，工程檔案的壽命一定能夠最大限度地延長，進(jìn)而在一定程度上確保了工程檔案實(shí)體與電子檔案信息的安全性，為工程檔案的長期安全保管和快速有效提供利用做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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第4篇：檔案資料安全管理范文
1 測繪檔案作用
“測繪檔案”是在大地測量和地圖繪制活動(dòng)中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。按照使用性質(zhì)不同，測繪檔案一般分為基本測繪檔案、專業(yè)測繪檔案、特業(yè)測繪檔案和現(xiàn)勢參考檔案。新時(shí)期國家對地質(zhì)資源開發(fā)與利用進(jìn)行布局，號召各地區(qū)建立信息化檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料與處理的一體化，解決傳統(tǒng)數(shù)據(jù)資源利用存在的不足。
2 虛擬庫房系統(tǒng)研發(fā)技術(shù)
2.1 虛擬庫房
“虛擬庫房”是建立于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及通信平臺的“數(shù)據(jù)倉庫”，利用通信網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)設(shè)備實(shí)現(xiàn)處理，在不同時(shí)間、區(qū)域、狀態(tài)下，對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行24h收錄與處理，提高了檔案資料管理與控制效率，為測繪資料虛擬化操作提供技術(shù)支撐。為了更好地開發(fā)檔案資料價(jià)值，利用虛擬庫房管理系統(tǒng)具有多功能特點(diǎn)，滿足了不同類型地質(zhì)資料的開發(fā)需求。
2.2 技術(shù)要點(diǎn)
2.2.1 數(shù)據(jù)技術(shù)
虛擬庫房管理是結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的新平臺，為向內(nèi)部機(jī)關(guān)提供專項(xiàng)服務(wù)模式，確保信息系統(tǒng)及信息處理達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。檔案管理系統(tǒng)的最外層網(wǎng)絡(luò)是最易受到攻擊，因此應(yīng)該對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保護(hù)，不僅要保護(hù)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而且網(wǎng)絡(luò)鏈路與節(jié)點(diǎn)也必須加強(qiáng)防護(hù)。在虛擬技術(shù)引導(dǎo)下，檔案資料收集可從變換、編碼、增強(qiáng)、描述等方面體現(xiàn)出來，為圖像模型控制提供技術(shù)化平臺。
2.2.2 安全技術(shù)
近年來，國內(nèi)測繪業(yè)快速發(fā)展，對檔案資料收集項(xiàng)目提出更高要求，必須嚴(yán)格控制收集風(fēng)險(xiǎn)。虛擬在檔案資料收集系統(tǒng)中，與安全管理系統(tǒng)交互并協(xié)助控制管理檔案資料收集。利用信息技術(shù)作為轉(zhuǎn)型機(jī)制，從多個(gè)角度實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化建設(shè)，解決傳統(tǒng)收集模式存在的不足。例如，虛擬庫房要通過信息的確認(rèn)進(jìn)入系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測發(fā)出的數(shù)據(jù)是否具有安全隱患和泄露風(fēng)險(xiǎn)。
2.2.3 定位技?g
虛擬庫房管理是測繪信息化發(fā)展趨勢，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺構(gòu)建新型測繪模式，提高社會公共事件處理效率?！靶畔⒒笔菣n案管理科技轉(zhuǎn)型趨勢，利用信息技術(shù)構(gòu)建現(xiàn)代化收集系統(tǒng)，從檔案資料收集、分析、處理、調(diào)控等方面展開研究，進(jìn)一步落實(shí)檔案資料資源開發(fā)方案，實(shí)現(xiàn)檔案管理操作數(shù)字化?；诟呖萍计脚_指導(dǎo)下，檔案資料檔案管理方向更加精細(xì)化，從優(yōu)質(zhì)測繪角度進(jìn)行綜合轉(zhuǎn)型，為收集信號傳輸與控制提供技術(shù)指導(dǎo)。
3 測繪檔案虛擬庫房系統(tǒng)功能布局
3.1 案卷管理子系統(tǒng)
結(jié)合虛擬庫房管理系統(tǒng)中對收集項(xiàng)目的要求，需從總體規(guī)劃、平面布局、管線布置、綠化布局等方面，提出用地準(zhǔn)則檔案資料建設(shè)的具體對策，為測繪區(qū)檔案資料開發(fā)項(xiàng)目施工提供借鑒性指導(dǎo)。主要功能：①案卷的管理。包括案卷的新增、審查、修改、刪除功能。②文件的管理。包括文件的建立、修改、刪除、文件內(nèi)容的錄入、案卷與文件的綁定等功能。
3.2 編目整理子系統(tǒng)
檔案資料收集是檔案資料測繪中急需解決的，采用數(shù)據(jù)安全防護(hù)是抵制數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的有效方式。信息技術(shù)可以對檔案資料區(qū)綜合收集，掌握區(qū)域測繪布局情況，對檔案資料資源開發(fā)與利用給予指導(dǎo)，減小人工開發(fā)檔案資料的操作難度。主要功能：①編目導(dǎo)入。按照一定的格式將其他編目導(dǎo)入到系統(tǒng)中的功能。②編目管理功能。具有類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、生成排列序號和備考表，重排序、打印輸出等功能。
3.3 檢索查詢子系統(tǒng)
設(shè)定信息檢索與查詢平臺，可以對檔案資料區(qū)域進(jìn)行全方位定位處理，提高資源開發(fā)與技術(shù)利用模式，促進(jìn)區(qū)資源利用與建設(shè)的高效率發(fā)展。主要功能：①檢索查詢功能。具有系統(tǒng)內(nèi)置檢索項(xiàng)（題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、主題詞、分類號等）和用戶自定義檢索項(xiàng)進(jìn)行檢索功能。②查詢結(jié)果管理功能。系統(tǒng)對查詢結(jié)果提供多種格式顯示、排序、轉(zhuǎn)存、屏幕抓圖、打印等功能。
3.4 借閱管理子系統(tǒng)
借閱與查詢平臺是虛擬庫房主要構(gòu)成部分，向用戶提供可操控模型平臺，無需實(shí)物操作前提下完成圖像設(shè)計(jì)。檔案資料收集采用的虛擬模型具有精確化特性，避免正式操作中產(chǎn)生錯(cuò)誤，提高測繪圖像的處理質(zhì)量。主要功能包括：①臺賬管理功能。系統(tǒng)包括本地/網(wǎng)上借閱登記、歸還、續(xù)借等功能。②報(bào)警功能。當(dāng)借閱到期時(shí)，系統(tǒng)提供自動(dòng)提醒功能。
第5篇：檔案資料安全管理范文
血站業(yè)務(wù)檔案的管理，是做到血液可追溯性的有力保障，也是在血液官司訴訟中，維護(hù)血站利益的有效證據(jù)，因此，與獻(xiàn)血者檔案有關(guān)的業(yè)務(wù)檔案管理，是血站檔案管理的重點(diǎn)工作，應(yīng)不斷加以完善。
1獻(xiàn)血者的檔案管理是血液質(zhì)量安全的保障
血液工作性質(zhì)和血站工作流程環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)決定了血站在血液質(zhì)量安全方面不容出現(xiàn)任何問題。獻(xiàn)血者檔案作為血站整個(gè)大質(zhì)量系統(tǒng)中的最起始階段，是關(guān)系血液全面質(zhì)量管理成敗的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。
11獻(xiàn)血信息的真實(shí)記錄血站是一個(gè)對法制性要求較高的單位，隨著人們法律知識不斷充實(shí)和自我保護(hù)意識的增強(qiáng)，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施，獻(xiàn)血者檔案必將成為分辨涉血各方責(zé)任的依據(jù)之一。獻(xiàn)血者檔案中各項(xiàng)紀(jì)錄的原始真實(shí)、完備可查作為一個(gè)歷史的記載與見證具有長期甚至永久性的保存價(jià)值。
12兌現(xiàn)獻(xiàn)血優(yōu)惠政策時(shí)的依據(jù)根據(jù)《獻(xiàn)血法》對獻(xiàn)血者獎(jiǎng)勵(lì)的有關(guān)規(guī)定，我市中心血站制定了如下返還政策：本人自獻(xiàn)血之日起，5年內(nèi)3倍量免費(fèi)用血，5年后等量用血；直系親屬自獻(xiàn)血之日起，三個(gè)月后等量免費(fèi)用血。用血時(shí)以獻(xiàn)血證、身份證及獻(xiàn)血檔案等信息為憑據(jù)。
2獻(xiàn)血者檔案材料歸檔范圍
無償獻(xiàn)血的整個(gè)流程，以我市血站為例，包括外采科、成分科、檢驗(yàn)科、儲、發(fā)血科5個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)科室。應(yīng)歸檔的獻(xiàn)血者檔案材料包括：無償獻(xiàn)血健康征詢表（包括獻(xiàn)血者姓名、地點(diǎn)、工作單位等基本情況）、采血記錄、檢驗(yàn)記錄、成分制備記錄、出入庫記錄、用血記錄、各環(huán)節(jié)質(zhì)控等。
3獻(xiàn)血者檔案的安全管理措施
31數(shù)據(jù)信息形成的安全管理血液數(shù)據(jù)的正確采集是保障獻(xiàn)血者檔案安全的前提。血站檔案信息具有環(huán)環(huán)相扣、分散處理、信息共享的特點(diǎn)，這就要求血站工作人員必須首先要在本部門形成的檔案資料上簽字，以示負(fù)責(zé)，并保證各個(gè)環(huán)節(jié)可追溯，確保數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確。
32數(shù)據(jù)信息錄入查詢的安全管理加強(qiáng)對信息錄入人員的計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，使其熟練信息數(shù)據(jù)的錄入；利用條形碼讀出速度快、準(zhǔn)確可靠的特點(diǎn)，用條形碼技術(shù)進(jìn)行管理；實(shí)行“誰操作、誰錄入、誰負(fù)責(zé)”的工作原則；由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)專職管理人員設(shè)定各部門用戶終端的使用權(quán)限，并實(shí)行用戶密碼管理，各部門用戶終端不得越權(quán)登錄、修改或查詢，以確保數(shù)據(jù)錄入和查詢的準(zhǔn)確、安全。
33檔案保存的安全管理①做好紙質(zhì)檔案管理。把好收集關(guān)，抓好整理立卷和及時(shí)歸檔工作。原則上由檔案形成部門負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，并由立卷人在每卷檔案后簽字，以便日后的責(zé)任追溯。然后按照單位的規(guī)定，按時(shí)移交檔案室，進(jìn)行統(tǒng)一管理。②做好電子檔案管理。每名獻(xiàn)血者從進(jìn)入血站獻(xiàn)血的第一個(gè)環(huán)節(jié)開始，都賦予一個(gè)獻(xiàn)血條碼，之后的所有信息都由終端機(jī)錄入，時(shí)時(shí)存入總服務(wù)器。為保障電子檔案的安全，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理人員按照《質(zhì)量手冊》的相關(guān)要求，每周將服務(wù)器中存放的數(shù)據(jù)拷貝到其他電腦里，每月對拷貝出的數(shù)據(jù)進(jìn)行光盤刻錄備份，以防計(jì)算機(jī)病毒侵襲及系統(tǒng)故障時(shí)造成數(shù)據(jù)丟失。③做好檔案資料的保密管理。對一些記錄有個(gè)人隱私的文檔或含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理，紙類檔案要專職負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，計(jì)算機(jī)文檔要進(jìn)行加密處理。
第6篇：檔案資料安全管理范文
1 自來水總公司檔案管理的現(xiàn)狀
廣東潮州自來水總公司主要經(jīng)營供水業(yè)務(wù)，是一家典型的國有中型企業(yè)，承擔(dān)著為市區(qū)居民供給自來水的重要任務(wù)，為潮州經(jīng)濟(jì)的跨越式發(fā)展提供了供水保障。自1971年以來，潮州市自來水總公司已經(jīng)下屬設(shè)有三家自來水廠，全市日供水能力由原來的29萬噸增加到44萬噸，有效地解決夏季用水高峰期市區(qū)供水緊張的問題，不過由于業(yè)務(wù)量巨大，要求自來水總公司能對自己的業(yè)務(wù)有效地管理，因此自來水總公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時(shí)核查所記錄的公司業(yè)務(wù)。公司檔案立卷的主要內(nèi)容一般包括：第一，上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的相應(yīng)的法規(guī)命令、指示決定、決議通知、任免計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)年報(bào)表、預(yù)決算方案以及其它規(guī)章制度等；第二，公司給上級部門的請示報(bào)告、工作計(jì)劃和對下級部門的批復(fù)；第三，公司同相應(yīng)單位的業(yè)務(wù)來往信件、協(xié)議合同等；第四，公司黨政會議的實(shí)時(shí)記錄、紀(jì)要、決定以及相應(yīng)的規(guī)章制度；第五，公司制定的計(jì)劃方案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算記錄以及工作總結(jié)；第六，公司各種專業(yè)會議的記錄、文件、會議總結(jié)紀(jì)要以及相應(yīng)的與會材料；第七，其它具有信息價(jià)值的公司材料。當(dāng)前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設(shè)的加快，公司檔案信息逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，引入了計(jì)算機(jī)檢索，工作效率大幅度提升。
2 自來水總公司檔案管理存在的問題
2.1 檔案資料信息不全面
檔案資料必須做到嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范和準(zhǔn)確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業(yè)務(wù)記錄填寫準(zhǔn)確度低，原始文書檔案的數(shù)據(jù)有很多缺失，檔案資料信息很不全面。
2.2 檔案管理信息化程度低且缺少統(tǒng)一管理
自來水總公司業(yè)務(wù)范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負(fù)責(zé)的地下管網(wǎng)信息、設(shè)備信息、用戶信息，為公司業(yè)務(wù)的順利展開提供準(zhǔn)確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務(wù)水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統(tǒng)計(jì)利用過程出現(xiàn)步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設(shè)計(jì)圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，公司下屬的分公司之間的檔案缺乏統(tǒng)一管理，許多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態(tài)，公司需要對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，形成生產(chǎn)、運(yùn)行、收費(fèi)以及用戶服務(wù)一體的專業(yè)系統(tǒng)。
3 加強(qiáng)自來水總公司檔案管理的創(chuàng)新策略
3.1 重視自來水總公司檔案管理
自來水總公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實(shí)現(xiàn)責(zé)任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務(wù)劃分、有合理的責(zé)任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設(shè)備要及時(shí)更新?lián)Q代，配備掃描儀、計(jì)算機(jī)、防磁柜等先進(jìn)的管理設(shè)備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時(shí)更新?lián)Q代，引入先進(jìn)的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優(yōu)質(zhì)紙等。
3.2 提高檔案管理信息化水平
信息化時(shí)代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水總公司檔案管理系統(tǒng)要引入先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，設(shè)計(jì)思路先進(jìn)、管理功能齊全、管理性能穩(wěn)定、管理界面友好、管理操作方便，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機(jī)電設(shè)備設(shè)立相應(yīng)的電子檔案，其運(yùn)行中的各個(gè)參數(shù)都能通過電子檔案實(shí)時(shí)查詢核對，公司對該設(shè)備的運(yùn)行情況就有全面的了解。
3.3 提高檔案管理的使用效率
隨著城市供水規(guī)模的不斷擴(kuò)大，自來水總公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規(guī)模擴(kuò)大再生產(chǎn)提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設(shè)計(jì)檔案資料，這些可靠的技術(shù)參數(shù)檔案能為再次供水工程的施工設(shè)計(jì)提供準(zhǔn)確參考，從而節(jié)約設(shè)計(jì)工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。
第7篇：檔案資料安全管理范文
關(guān)鍵詞：地鐵工程檔案 信息化 管理
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在現(xiàn)代社會發(fā)展中作用越來越突出，已經(jīng)成為衡量社會發(fā)展的重要標(biāo)志。信息化發(fā)展要求地鐵實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，地鐵工程檔案管理的信息化是適應(yīng)地鐵信息化發(fā)展而建立起來的，是地鐵網(wǎng)絡(luò)化管理的必然選擇。建立地鐵工程檔案信息化管理，不僅能夠減少對人力物力資源的浪費(fèi)，也能夠提高工作效率。
1.地鐵工程檔案信息化的概述
地鐵工程檔案貫穿與整個(gè)地鐵施工過程，從項(xiàng)目開始到項(xiàng)目結(jié)束，在這中間產(chǎn)生的各種有價(jià)值的、應(yīng)該實(shí)現(xiàn)歸檔的、具有保存意義的文件資料。在地鐵工程中，資料的歸檔的范圍很廣泛，包括項(xiàng)目的規(guī)劃報(bào)建、項(xiàng)目招標(biāo)、土地建設(shè)施工、各種機(jī)電的安裝和維修、軌道的安裝及工程設(shè)備的安裝、設(shè)備的購買、對工程的驗(yàn)收，工程監(jiān)理等。工程檔案管理在工程驗(yàn)收和工程維修方面發(fā)揮著重要作用，是工程日后進(jìn)行查閱的重要資料憑證。工程檔案管理有利于加強(qiáng)工程質(zhì)量控制、追究質(zhì)量責(zé)任，并且在工程的維修、擴(kuò)建方面有重要的引導(dǎo)和參考價(jià)值，對整個(gè)工程的建設(shè)和完善都發(fā)揮著重要作用。工程檔案管理信息化是通過計(jì)算機(jī)完成的，使檔案信息具有再次參考的價(jià)值。工程檔案管理信息化將檔案資料由紙質(zhì)形式變?yōu)槲C(jī)軟件的形式，這一過程的實(shí)現(xiàn)，主要是對檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步的搜集，對資料進(jìn)行一定的篩選并進(jìn)行不同程度的加工而完成的。工程檔案管理信息化的建立能夠提高工程的質(zhì)量和效率，檔案信息化的建立和完善也可以加快檔案資料數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，使檔案信息的接收、檔案信息的傳遞和存儲融為一體，使檔案信息資源的共享成為可能；傳統(tǒng)檔案信息處理的手工模式，使得整個(gè)檔案的編寫花費(fèi)時(shí)間過長，在最后的檢索階段也不能實(shí)現(xiàn)快捷性，這在一定程度上影響了信息的時(shí)效性。工程檔案管理信息化，通過計(jì)算機(jī)方便快捷的完成對檔案的加工處理及檢索利用，提高了工程檔案信息的時(shí)效性；工程檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化后，可以實(shí)現(xiàn)對其文本的多次復(fù)制，方便其他部門的使用，同時(shí)信息化還有利于提高經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理實(shí)行信息化后，能夠有效提高檔案信息處理加工的經(jīng)濟(jì)效率，原因在于信息的充分利用能夠有效的節(jié)約經(jīng)費(fèi)。
2.加強(qiáng)地鐵工程檔案信息化管理的策略
2.1豐富檔案信息資源，加強(qiáng)地鐵工程檔案管理
在建立地鐵工程檔案管理的過程中，要首先明確工程檔案管理的工作流程，充分利用信息資源，因?yàn)闄n案信息資源建設(shè)的好壞直接影響檔案信息化管理的水平，是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。一是要實(shí)現(xiàn)電子文件的準(zhǔn)確、可靠，電子文件要與紙質(zhì)文獻(xiàn)同時(shí)進(jìn)行，并嚴(yán)格按照紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行建檔。在確保電子文件可靠性的同時(shí)，還要加強(qiáng)地鐵工程檔案電子文件的監(jiān)督指導(dǎo)，只有確保電子文件在制定過程的準(zhǔn)確性、在文件鑒定和文件歸檔過程中的完整性，才能保證文件的真實(shí)性、資料信息的有效性，才能真正為地鐵工程建設(shè)提供可靠依據(jù)。地鐵工程管理部門有利的領(lǐng)導(dǎo)也是加強(qiáng)工程檔案建設(shè)的重要措施，為了確保電子文件在資源上的可靠和準(zhǔn)確性，可以建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使整個(gè)工程的建設(shè)連成一個(gè)整體，使地鐵施工各部門進(jìn)一步了解電子文件，并實(shí)現(xiàn)對于電子文件的重視。二是實(shí)現(xiàn)電子文檔歸檔，電子文件應(yīng)當(dāng)同紙質(zhì)文檔同時(shí)歸檔，同時(shí)，電子文件還應(yīng)該加入到檔案數(shù)據(jù)庫和本機(jī)數(shù)據(jù)庫中，使工作人員在查閱的過程中，更加便捷，節(jié)約時(shí)間提高效率，充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)越性。三是要想充分發(fā)揮信息的積極作用，努力實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，同時(shí)還要加強(qiáng)件數(shù)據(jù)庫的建立，將數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合，為檔案的信息管理帶來便利，并進(jìn)一步提高儲存的安全性。為了更加方便電子數(shù)據(jù)的查找，還要積極建立和完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫，使計(jì)算機(jī)檔案目錄與檔案資料一起進(jìn)行歸檔。地鐵工程建設(shè)復(fù)雜，涉及到城市、線網(wǎng)、交通、消防、安全等各個(gè)方面，檔案范圍廣闊、數(shù)據(jù)繁多，因此可以在地鐵工程信息化過程中要建立檔案目錄中心，為檔案的數(shù)字化做準(zhǔn)備。四是為了充分實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，應(yīng)該制定地鐵工程檔案管理手冊和錄入、修訂、考核、管理等工作流程，使信息化建設(shè)建設(shè)有“依”管理有“據(jù)”，保證信息資源的充分利用。五是加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建立，只有建立了完善的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施才能有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息化，同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)也需要穩(wěn)定的基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)做后盾。建立穩(wěn)定、可靠的局域網(wǎng)，配備掃描機(jī)、打印機(jī)等，完善計(jì)算機(jī)設(shè)備，保證網(wǎng)絡(luò)中的每臺計(jì)算機(jī)都能夠快速、便捷的查詢文獻(xiàn)資料，提高檔案利用率。規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)軟件，能夠更加方便的實(shí)現(xiàn)地鐵電子檔案資料的查閱和瀏覽，因此，可以通過電子檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的建立來進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源的利用。
2.2健全信息管理制度，加強(qiáng)地鐵工程檔案管理
傳統(tǒng)的檔案管理制度主要是適應(yīng)于紙質(zhì)檔案管理，要想進(jìn)一步跟上信息化的步伐，完善地鐵工程檔案，就要建立新的地鐵工程檔案管理制度。為了確保工程檔案資料的有效、準(zhǔn)確性，就要對工程過程中產(chǎn)生的各種工程文件資料進(jìn)行及時(shí)的記錄、整理。建立各種管理措施，使文件的接受、采集、保管等環(huán)節(jié)得到進(jìn)一步的完善，使電子檔案在移交的過程中能夠得到完整的保護(hù)，使資料在過程中得到充分利用。還要建立操作技術(shù)管理制度，使操作技術(shù)規(guī)范化，檔案信息化處理要建立在規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)之上。網(wǎng)絡(luò)化的建立都要以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)為前提，只有按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建才有可能實(shí)現(xiàn)操作的規(guī)范化，地鐵檔案信息化的建立也要有一個(gè)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能保證地鐵工程檔案建立的可靠性、有效性。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，可以建立統(tǒng)一的檔案管理制度，為信息的輸入和輸出、工程項(xiàng)目的進(jìn)一步管理、規(guī)范做好基礎(chǔ)。要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的安全，就要加強(qiáng)檔案安全管理，完善檔案安全管理體系。進(jìn)一步監(jiān)督電子文件歸檔工作，實(shí)現(xiàn)文件資料的真實(shí)性；為了確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，還要努力實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，為檔案數(shù)據(jù)安全提供有利的環(huán)境；為了實(shí)現(xiàn)地鐵檔案數(shù)據(jù)庫的安全，可以加強(qiáng)對地鐵內(nèi)部局域網(wǎng)的管理，同時(shí)還要嚴(yán)格控制外網(wǎng)，對兩者實(shí)行嚴(yán)格的分離。在實(shí)現(xiàn)設(shè)施安全管理的同時(shí)，檔案信息化安全還要提高工作人員信息安全意識，同時(shí)防止人為的信息外露。為了實(shí)現(xiàn)人員的安全管理，在檔案的管理中要嚴(yán)格遵守法律規(guī)范，執(zhí)行《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，切實(shí)做好安全保密工作。
2.3提升檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)地鐵工程檔案管理
地鐵工程檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，這就需要打破以前傳統(tǒng)的管理方式，在管理中加強(qiáng)信息技術(shù)要求，不管是檔案信息的搜集、接收、整理還是歸檔，都需要工作人員具有較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)。要想實(shí)現(xiàn)高水平的檔案信息化，檔案人員應(yīng)該充分實(shí)現(xiàn)檔案知識與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)兩者的優(yōu)化組合，充分體現(xiàn)檔案信息化的優(yōu)勢。在檔案信息化的管理中，管理人員應(yīng)該具備網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)技術(shù)，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，防止檔案信息外泄，同時(shí)防止外界惡意的黑客攻擊，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全。工程檔案信息化還需要培養(yǎng)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、數(shù)據(jù)庫分析和軟件開發(fā)等方面的人才，實(shí)現(xiàn)檔案在管理、檢索中的信息化。要想改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，還需要加強(qiáng)建設(shè)工程檔案信息化管理培訓(xùn)，為檔案信息化培養(yǎng)高素質(zhì)人才，不僅實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有員工的培養(yǎng)，還可以從外引進(jìn)檔案信息化管理方面的人才，優(yōu)化管理人員的知識結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)人員內(nèi)部的互相學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高管理水平。地鐵工程檔案管理部門還要加強(qiáng)對地鐵公司一些專業(yè)部門的培訓(xùn)力度，實(shí)現(xiàn)一些二級單位檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，使他們增強(qiáng)檔案管理理論和技能以及地鐵工程建設(shè)的相關(guān)知識，同時(shí)也要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)地鐵工程檔案知識與計(jì)算機(jī)知識的融合。同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)檔案管理人員理論與實(shí)踐相結(jié)合，經(jīng)常帶領(lǐng)他們到地鐵施工現(xiàn)場，進(jìn)行一些實(shí)踐知識的講解，幫助他們理解檔案管理中的一些理論知識，使其在工程檔案檢查中具有獨(dú)立判斷的能力，真正履行其職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的有效管理。在提高知識能力的同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案人員的工作責(zé)任感，增強(qiáng)檔案信息的保密性，在信息的搜集、整理過程中認(rèn)真負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整、有效。在培養(yǎng)、引進(jìn)人才的同時(shí)，還要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的交流，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)互補(bǔ)，彌補(bǔ)自身知識的不足，共同探討工作規(guī)律，實(shí)現(xiàn)信息化管理的不斷創(chuàng)新。
3.總結(jié)
在我國城市建設(shè)在急速發(fā)展，城市規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，地鐵成為城市化建設(shè)的重要標(biāo)志，地鐵工程檔案管理是保證地鐵質(zhì)量，進(jìn)行日后地鐵修改、整頓的重要依據(jù)。隨著信息化的發(fā)展，地鐵工程檔案管理也在不斷與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢，它不僅具有節(jié)省人力、物力資源的優(yōu)勢，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查閱的快速、便捷，更有利于檔案信息的儲存，加強(qiáng)地鐵檔案信息化建設(shè)，提高電子文件的歸檔質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，是信息時(shí)代檔案現(xiàn)代化管理的需要。
參考文獻(xiàn)：
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第8篇：檔案資料安全管理范文
在以往的傳統(tǒng)環(huán)境下開展高校檔案管理工作主要是以人工為主，自動(dòng)化水平較低來開展檔案管理工作的，在高校檔案管理工作開展過程中，由于其管理人員素質(zhì)、環(huán)境等多方面的因素影響，造成了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作效率非常低，因此，在檔案工作開展過程中，正確的認(rèn)識檔案工作存在的不足，并且充分的重視檔案管理工作對于高校發(fā)展建設(shè)的重要性認(rèn)識，進(jìn)一步提高當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校的檔案管理工作開展效率。
1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下高校檔案工作開展提出了更高的要求
隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸在各行各業(yè)得到了廣泛的發(fā)展和利用，這些信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，使得檔案管理工作和檔案信息資源發(fā)生了很大的變化，其管理工作的開展和服務(wù)工作的開展都發(fā)生了很大的差異。
第一，檔案信息資源的數(shù)字化。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，現(xiàn)代信息技術(shù)不斷的滲透到高校檔案信息資源的管理工作開展過程中，現(xiàn)代信息技術(shù)使得高校檔案信息資源內(nèi)容也發(fā)生了很大的分離，形成了以數(shù)字編碼形式存在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可以被用戶廣泛的利用。那么信息化技術(shù)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了資源的網(wǎng)絡(luò)共享，用戶可以隨時(shí)隨地獲取想要的信息資源，同時(shí)對于紙質(zhì)保存可能丟失信息資源的情況也進(jìn)行了很大程度的轉(zhuǎn)變，使得信息資源和電子信息檔案完全解決了這樣的問題，提高了資源的利用效率和保存效率。
第二，檔案工作開展的自動(dòng)化和智能化，高校通過建立相應(yīng)的信息網(wǎng)絡(luò)平臺，使得電子文件在完成其相應(yīng)的建設(shè)工作后，就可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，各個(gè)部門之間也可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，同時(shí)在檔案資料整理完成后，可以在第一時(shí)間及時(shí)的傳給檔案管理部門，檔案管理部門也可以對檔案資料進(jìn)行及時(shí)的保存，提高了檔案工作效率，便于將其進(jìn)行分類整理和歸檔，并且能夠及時(shí)的將有關(guān)的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行，供人們使用。
第三，檔案資料實(shí)現(xiàn)從保存到利用的轉(zhuǎn)變。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是一個(gè)公開的環(huán)境，能夠促進(jìn)外部交流的深入，高校檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)拈_設(shè)，一方面能夠保證本校的師生及時(shí)的獲取有關(guān)的檔案信息，同時(shí)各個(gè)高校之間也可以進(jìn)行檔案資料數(shù)據(jù)的共享，使得人們能夠通過上網(wǎng)進(jìn)行資料查詢，從而獲取自己所需要的資料，提供了資料使用的受益面，同時(shí)在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，有關(guān)技術(shù)人員也進(jìn)行了不斷的技術(shù)更新和創(chuàng)新發(fā)展，對其各類數(shù)據(jù)庫也不斷的完善。
2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案工作優(yōu)化途徑探析
第一，檔案資料的信息化基礎(chǔ)建設(shè)和發(fā)展。高校檔案工作在開展過程中，必須要加強(qiáng)對高校檔案部門的設(shè)備投入，在管理工作開展過程中，高校一定要充分的重視和認(rèn)識到高校檔案工作開展過程中必須要加大經(jīng)費(fèi)的投入，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)備系統(tǒng)，提高硬件系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展水平。那么檔案資源的信息化是促進(jìn)檔案管理工作順利開展的重要基礎(chǔ)，在檔案管理工作開展過程中，一方面要重視傳統(tǒng)的一些紙質(zhì)的檔案資料的管理工作開展，同時(shí)也需要重視對電子資源的保存，通過將電子文件直接轉(zhuǎn)化形成電子檔案，從而整合各類檔案信息資源，根據(jù)我校的實(shí)際情況設(shè)置分類，方便及時(shí)的獲取有用的資料和信息數(shù)據(jù)。
第二，搭建完善的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫是高校資源綜合的一個(gè)重要組成部分，數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合，能夠?qū)Ω咝n案的各類資源和數(shù)據(jù)信息等進(jìn)行分類整理，形成一個(gè)完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，然后做好各類工作的開展和實(shí)施，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，滿足人們的廣泛需求。
第三，不斷開發(fā)和完善信息檢索系統(tǒng)。以往的高校信息檢索系統(tǒng)是不完善的，檢索系統(tǒng)內(nèi)所收藏的各類資源和數(shù)據(jù)信息和實(shí)際的資料存在較大的差異，那么在高校檢索過程中，要不斷的完善檢索系統(tǒng)信息，對其檢索系統(tǒng)進(jìn)行合理的推算和編制，在檢索過程中，需要進(jìn)行及時(shí)的用戶定制檢索，提供多種類型的檢索途徑，然后幫助用戶能夠應(yīng)用簡單的檢索信息進(jìn)行準(zhǔn)確的檢索，用最簡單的方式獲取最有效的檢索內(nèi)容，提高檢索效率。在檢索過程中，需要對其檢索系統(tǒng)內(nèi)所收藏的各類資源和數(shù)據(jù)信息和實(shí)際的資料存在的差異及時(shí)的進(jìn)行更新和彌補(bǔ)，使得兩者能夠保持一致。
第四，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高檔案信息的安全性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給當(dāng)前高校的發(fā)展帶來很大的促進(jìn)作用，但是與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的不安全因素也給高校檔案管理工作的開展帶來很大的安全管理隱患，在高校檔案管理工作開展過程中，我們需要正確的認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可能引發(fā)的管理問題和管理漏洞，及時(shí)對管理工作的開展給予必要的支持和鼓勵(lì)，充分的發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作開展的優(yōu)勢，能夠提高其防護(hù)監(jiān)督技術(shù)，避免造成檔案管理工作的漏洞。
在工作過程中，需要制定嚴(yán)格的法律法規(guī)，結(jié)合高校的發(fā)展情況，制定有關(guān)的安全管理制度，并且形成一套嚴(yán)格的監(jiān)督措施來保障高校檔案管理工作的順利開展，可以通過安裝一些殺毒軟件、數(shù)據(jù)系統(tǒng)加密技術(shù)處理等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案工作的安全性能，在登陸系統(tǒng)的過程中，采用實(shí)名制的身份認(rèn)證方式，這樣也能夠有效的避免造成信息資源被侵害。
第五，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是一項(xiàng)新型的發(fā)展技術(shù)，在服務(wù)工作開展過程中，需要及時(shí)了解用戶的需求和滿意度，將自己的意見及時(shí)的反饋給高校檔案部門，進(jìn)一步促進(jìn)高校檔案工作的順利開展，針對其存在的問題及時(shí)的進(jìn)行更新和服務(wù)方式創(chuàng)新，探索新的服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)造網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高效率的檔案工作。
第9篇：檔案資料安全管理范文
摘要：檔案信息化的蓬勃發(fā)展為檔案管理工作中的保密工作帶來全新課題。本文作者結(jié)合自身的工作和學(xué)習(xí)體會，對檔案信息化條件的保密工作做了幾點(diǎn)有益的探討。
關(guān)鍵詞：檔案信息化；保密工作；防范措施；管理制度
縱觀當(dāng)代檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，檔案管理工作在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的推動(dòng)下，在短短的半個(gè)世紀(jì)中，經(jīng)歷了蓬勃發(fā)展的四個(gè)階段：最初的手工作業(yè)---檔案管理自動(dòng)化---檔案管理現(xiàn)代化---檔案信息化。特別是進(jìn)入二十一世紀(jì)后,國家在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的同時(shí)，開始并加大了檔案信息化建設(shè)的步伐，將逐步建立適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)需要的科學(xué)的檔案管理工作。檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息社會化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。在很短的時(shí)間內(nèi)，檔案信息化所帶來的提高利用率，節(jié)約成本、擴(kuò)大檔案的影響等益處便顯現(xiàn)出來。但檔案的信息化是一把“雙刃劍”， 隨著國際互聯(lián)網(wǎng)和許多局域網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，在方便大眾的同時(shí)，檔案的保密工作是每一位檔案管理人員所面臨的新的課題。那么如何在信息化條件下既要做好檔案資料的保密工作，又能方便快捷的使用呢？本人就這一課題結(jié)合本職工作談一點(diǎn)粗淺的體會。
一、大力加強(qiáng)檔案保密工作的宣傳力度
加強(qiáng)保密工作的宣傳是能讓檔案使用者在使用檔案的時(shí)候知曉檔案法規(guī)，明確法律責(zé)任與違法行為界限等，要讓每一位使用者懂得什么事情該做和什么事情不該做，通過對檔案法制的深入學(xué)習(xí)與輿論宣傳，強(qiáng)化保密意識，增強(qiáng)全員的保密法制觀念，這樣將大大減少失泄密的發(fā)生。
二、對檔案管理人員的保密意識應(yīng)常抓不懈
檔案管理人員本身既是檔案資料的保管員，又是保密員和監(jiān)督員，特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任。所以，對檔案管理人員保密意識的培養(yǎng)要要持之以恒，時(shí)刻警惕，常抓不懈，使其具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，使其對保密工作形成一種條件反射，深深地印在其思想和行動(dòng)中，要時(shí)刻防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。要時(shí)時(shí)刻刻把保守檔案信息的安全和秘密作為自己神圣的職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。
三、加強(qiáng)檔案資料的軟、硬件建設(shè)，在網(wǎng)上建設(shè)起一道堅(jiān)固無形的“保密墻”
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息資源共享、遠(yuǎn)程查詢利用成為了現(xiàn)實(shí)。與此同時(shí)電子信息通過網(wǎng)上泄露而造成是米現(xiàn)象越來越多，如何保障電子檔案不被病毒侵入或黑客攻擊等已經(jīng)成為一個(gè)十分重要的問題。
1.加強(qiáng)檔案信息化工作的軟、硬件建設(shè)
電子檔案管理信息化建設(shè)所利用主機(jī)服務(wù)器、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。傳統(tǒng)的檔案管理工作只需考慮加強(qiáng)檔案資料存放場送的適宜條件，在檔案信息化的時(shí)代，檔案的存儲和利用是計(jì)算機(jī)來完成的，而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是由許多部分組成，每個(gè)小的失誤都會造成不可挽回的損失，如錄入錯(cuò)誤；密級不清、誤刪操作，人員軟、硬件知識貧乏、硬件設(shè)備中的芯片和資料硬盤易被損壞，突然地?cái)嚯?、機(jī)房的建設(shè)不到位等等。
再者，計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的破壞行為會以各種方式和途徑攻擊計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫以及硬件設(shè)備，從而造成電子文檔的破壞或系統(tǒng)的癱瘓。所以經(jīng)常安裝最新的防病毒和黑客軟件，關(guān)注網(wǎng)上最新技術(shù)的發(fā)展，把這方面的損失降到最低。
2.所需采用的防范措施
在采取的防范措施中，有許多單位為節(jié)約成本和開支，降低建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和所采取的防范措施，從而為檔案的安全性帶來隱患。
一是采用備份技術(shù)。電子文件的備份工作可以從硬件級備份、軟件級備份、人工級備份三個(gè)層次入手，這種多層次的綜合應(yīng)用才能達(dá)到理想的備份目的。
二是運(yùn)用“防火墻”技術(shù)。當(dāng)今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶認(rèn)證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問用戶、被訪問者資源等進(jìn)行訪問控制規(guī)則設(shè)置，保證通過網(wǎng)絡(luò)邊界的會話層得到一定的控制。
三網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)。在發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)入侵行為時(shí)通過報(bào)警、阻斷等措施為電子檔案管理系統(tǒng)提供保護(hù)。它的目的是通過對網(wǎng)絡(luò)侵入者的檢測，彌補(bǔ)防火墻等邊界安全軟件的不足，及時(shí)發(fā)現(xiàn)黑客攻擊的跡象，避免病毒或黑客入侵內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
四是網(wǎng)關(guān)病毒防御體系。當(dāng)今病毒傳播主要依賴于Internet網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網(wǎng)關(guān)病毒防御體系。對出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查找殺毒，阻截來自Internet的文件病毒入侵網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部，同時(shí)阻截來自Internet的黑客對應(yīng)用服務(wù)器群的入侵和破壞；阻截來自Internet的病毒對終端操作系統(tǒng)的侵入；阻截病毒的互相傳播，徹底將病毒阻隔在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)之外。
五是在存放電子檔案場所加裝監(jiān)控系統(tǒng)。這樣可有效的防止無關(guān)人員進(jìn)入場所，也可監(jiān)督檔案管理人員日常的檔案保管工作。
四、加強(qiáng)檔案信息化中的管理制度
除制定檔案保密制度、檔案庫房管理制度、機(jī)房管理制度、上機(jī)操作查閱檔案制度等制度外，為了確保電子檔案的安全性，我們還必須建立一套完整的電子檔案管理規(guī)章制度來加強(qiáng)管理。我們不僅要對電子文件制作者的職責(zé)嚴(yán)格規(guī)范，還要對利用者的利用行為實(shí)施有效的監(jiān)控，以此避免某些非法操作帶來不必要的損失。
