采購檔案管理的重要性精選(九篇)
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第1篇：采購檔案管理的重要性范文
關鍵詞：醫(yī)療設備 合同檔案 管理
中圖分類號：C939 文獻標識碼：A
醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為醫(yī)院檔案工作中的一項重要內容。
隨著許多高新技術醫(yī)療設備的引進，醫(yī)療服務質量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學、規(guī)范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經濟活動，真實地記錄了醫(yī)療設備購置的歷史，在整個醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。
（一）現(xiàn)實憑證作用
分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據(jù)憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律后果[1]。醫(yī)療設備合同檔案是處理醫(yī)療設備糾紛的依據(jù)。醫(yī)療設備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問題，如：技術資料的丟失、購買后質量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設備或配件、經濟效益發(fā)揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據(jù)醫(yī)療設備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據(jù)，也是醫(yī)院內部協(xié)調的憑據(jù)。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。
（二）轉化參考作用
合同檔案可以為醫(yī)院再次購置同品牌同型號醫(yī)療設備及領導決策提供歷史依據(jù)，將合同檔案轉化為重要的經濟信息，從而降低設備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經常能遇到供應商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據(jù)，使醫(yī)院在采購過程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價格購置需要的設備。
（三）潛在預備作用
當醫(yī)療設備突然出現(xiàn)故障時，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫(yī)療設備招標采購時，我們會依據(jù)設備的情況，在合同中訂立相關的補充條款，例如重要零配件的價格、相關的服務、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。
二、合同檔案管理中存在的風險
（一）合同的規(guī)范化
合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實的經濟活動或買賣過程中起到憑證作用?，F(xiàn)在的醫(yī)療設備購置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設備采購合同時可能會存在的問題。
（二）檔案資料收集的完整性
對于醫(yī)院醫(yī)療設備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設備采購的合同檔案管理包括：醫(yī)療設備的申請、審批，采購的調研論證，設備招標參數(shù)及與招標有關的一切資料，采購合同，驗收單，技術資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規(guī)醫(yī)療設備合同和零星采購設備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒有將醫(yī)療設備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實際的管理范圍外，也導致了醫(yī)療設備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質的不同，各種檔案在辦理的時候經過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。
（三）缺乏專職檔案管理人員
基于醫(yī)療設備合同檔案的復雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫(yī)療設備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。
（四）檔案管理信息化程度低
目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質文件的保存已經跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。
三、關于醫(yī)療設備合同檔案管理的幾點建議
（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設備合同檔案管理
將醫(yī)療設備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設備合同檔案的特殊性，使它在整個醫(yī)院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫(yī)療設備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
除此之外，制定完善的醫(yī)療設備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設備合同的合理、合法及實現(xiàn)合同集中管理，才能實現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發(fā)生。
（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時
通過對合同檔案形式與內容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權益[3]。醫(yī)療設備合同檔案需要了解醫(yī)療設備的相關政策法規(guī)，收集相關的資質證明材料，以保證購買醫(yī)療設備的合法性、合理性。基本醫(yī)療設備資料有醫(yī)療器械注冊證、供應商及生產商的資質、授權，特殊醫(yī)療設備還需提供計量證明、壓力證明等相關資質，這是醫(yī)療設備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據(jù)和參考。此外，檔案管理員應當加強與相關職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來看待醫(yī)療設備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。
（三）運用信息化手段管理醫(yī)療設備合同檔案
運用信息技術科學地管理醫(yī)療設備合同檔案，實現(xiàn)醫(yī)療設備合同檔案數(shù)據(jù)采集自動化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統(tǒng)，是針對合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質資料，更便于查詢、統(tǒng)計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫(yī)療設備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。
合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是
醫(yī)院管理中的一項重要內容，是維護醫(yī)院合法權益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經營決策提供依據(jù)，有利于促進醫(yī)院的發(fā)展。隨著經濟生產和人們生活對醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現(xiàn)高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎。當前，新的時代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機遇?？傊?，機遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發(fā)，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。
參考文獻：
[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機電兵船檔案，2015（5）：49- 51.
[2] 吳鵬舉.醫(yī)院合同檔案的建立與管理探析[J].管理觀察，2014（31）：55- 56.
第2篇：采購檔案管理的重要性范文
關鍵詞 漁業(yè)檔案管理；作用；問題；建議
中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2015）08-0309-02
Abstract Described the application of archives management in fisheries production，quality control of fishery products and fisheries economic operation，pointed out the current situation and problems of fisheries management，put forward recommendations of fisheries archives management，so as to provide references.
Key words fisheries archives management；role；problems；recommendations
隨著傳統(tǒng)漁業(yè)向現(xiàn)代漁業(yè)發(fā)展，檔案管理在現(xiàn)代漁業(yè)生產中的重要性日益突顯，本文就檔案管理在現(xiàn)代漁業(yè)生產中的應用進行探討。
1 檔案管理在漁業(yè)生產中的作用
1.1 檔案管理在選種選育中的應用
1.1.1 引種馴化。通過廣泛的天然魚類資源調查，根據(jù)養(yǎng)殖目的要求有選擇性地進行品種試養(yǎng)，確定其是否有養(yǎng)殖價值。這種方法可以較快地培育新品種。在調查中，要對天然魚類各品種進行系統(tǒng)資料記錄整理，包括魚種名稱、數(shù)量、來源地、水體水溫情況、生態(tài)情況、氣候條件等內容。在試養(yǎng)殖中，也要做好資料記錄整理，包括魚種名稱、數(shù)量、來源地、水體水溫情況、飼養(yǎng)管理情況、生長發(fā)育情況等內容。
1.1.2 選育提高。在魚類生長發(fā)育各階段，選擇優(yōu)良性狀個體，淘汰劣質個體，避免近親引起的退化現(xiàn)象。這就需要有原品種完整的遺傳系譜檔案，包括個體編號、出生日期、來源、譜系、生長發(fā)育、繁殖、圖片等。
1.1.3 雜交培育。選用2種不同魚類進行雜交，利用雜交優(yōu)勢產生所需的新品種。在雜交遺傳培育過程中，要詳細做好相關性狀的數(shù)據(jù)記錄及資料收集保存。
1.2 檔案管理在魚料研究中的應用
漁業(yè)養(yǎng)殖的規(guī)?；?、集約化發(fā)展，在一定程度上促進了魚用飼料的研究和工廠化生產，檔案管理在魚料研究中有重要作用。
1.2.1 魚料原料品種情況調查。魚料在養(yǎng)殖生產中占50%以上成本。因此，對魚料原料品種情況的調查了解、檢測分析、記錄存檔顯得十分重要，這是確保配合魚料生產質量的基礎工作。如果沒有各原料品種的基礎檔案，比如含水量、粗蛋白質、能量、維生素等成分的分析檔案管理，就不可能研究出科學合理的魚料配方，就無法滿足魚類生長發(fā)育的需要，甚至造成魚料營養(yǎng)浪費[1-2]。
1.2.2 魚料原料或添加劑的采購與使用。魚料原料或添加劑生產供應方必須備有各種魚料原料或添加劑的質量清單檔案。魚料原料或添加劑采購方在采購各種魚料原料或添加劑時，必須向原料方索取相關質量清單，同時采樣檢測是否符合質量清單標注的指標，確認后方可采購，這樣才能確保采購的魚料原料或添加劑的質量與使用安全。
1.2.3 配合飼料。配合飼料是根據(jù)各魚類品種不同生長階段的營養(yǎng)需要，在充分了解掌握魚料原料成分的基礎上，經過科學合理搭配而成的全營養(yǎng)魚料，這一過程離不開建立或查閱相關檔案。
1.3 檔案管理在魚料生產、銷售與使用中的應用
每生產一批魚料都必須建立有營養(yǎng)成分比例、生產日期、保質期、添加有保健藥物的休藥期、使用說明等檔案。銷售過程中必須建立有進出庫時間和數(shù)量、保質期、客戶名稱地址等檔案。使用過程中必須建立有采購日期、保質期、使用數(shù)量和效果等檔案。
1.4 檔案管理在魚病防控中的應用
1.4.1 規(guī)模養(yǎng)魚場備案管理。漁業(yè)管理部門應當對規(guī)模養(yǎng)魚場進行備案登記管理，登記內容包括養(yǎng)殖場名稱、地點、業(yè)主姓名、魚類名稱、養(yǎng)殖面積、投放魚苗數(shù)量、產量等，并建立紙質文檔和電子文檔備查。
1.4.2 防疫檔案。漁業(yè)疫病防控機構應當建立養(yǎng)魚場防疫檔案，內容包括養(yǎng)魚場名稱、地址、魚類名稱及數(shù)量、預防藥品名稱、投藥方法、投藥日期、休藥期、處方人及投藥人姓名等。
1.4.3 疫病監(jiān)測檔案。包括流行病學資料、魚病監(jiān)測技術標準、規(guī)程、程序等相關資料。
1.4.4 疾病治療檔案。疾病治療檔案包括病魚所在池塘編號、臨床癥狀、實驗室檢測報告、確診病名，用藥名稱、用藥量、給藥方法、用藥時間、休藥期，治療效果以及處方人、用藥人姓名等。
1.4.5 病死魚處理檔案。包括魚死亡時間及原因、處理方式（深埋、焚燒、煮沸、化學處理、微生物處理等）、處理時間、負責人員等。
1.5 檔案管理在生產管理中的應用
建立完善的生產管理檔案，有利于規(guī)范管理及進行成本核算。
1.5.1 引種。建立品種、來源、規(guī)格、數(shù)量、健康情況等檔案。
1.5.2 生產檔案管理。養(yǎng)魚場應當建立養(yǎng)殖檔案，包括品種、來源、養(yǎng)殖數(shù)量、繁殖情況和進出場數(shù)量日期等檔案。
1.5.3 投入品管理和使用檔案。建立魚料、添加劑和藥物采購的來源、名稱、數(shù)量、入庫時間、領用名稱和時間、使用對象和用量、經手人等有關情況。
1.5.4 發(fā)展養(yǎng)魚戶檔案。包括農戶姓名、所在鄉(xiāng)村屯地址，品種名稱、數(shù)量、投放魚苗規(guī)格及日期，領用魚料和用藥情況，產量等。
1.5.5 產品銷售檔案。包括產品產地、業(yè)主名稱、養(yǎng)殖時間、用藥情況、產品數(shù)量、客戶名稱地址、銷售日期人、運輸車輛牌號等[3-4]。
2 檔案管理在漁業(yè)產品質量監(jiān)管中的作用
建立和完善質量監(jiān)管檔案，有利于確保產品質量安全及其可追溯。
2.1 生產環(huán)節(jié)質量監(jiān)管檔案
包括引種來源，魚料、藥品等的采購與使用，防治情況，休藥期情況，銷售情況；崗位責任制及責任人；技術操作規(guī)程等等。
2.2 運輸環(huán)節(jié)質量監(jiān)管檔案
包括裝載地點，運輸數(shù)量，卸載地點、時間，運輸車輛號牌，運輸人。
2.3 加工和銷售環(huán)節(jié)質量監(jiān)管檔案
包括來源、數(shù)量、時間、用藥情況，檢疫情況，加工過程記錄，包裝儲藏記錄；銷售數(shù)量、時間、產品規(guī)格、客戶等。
3 檔案管理在漁業(yè)經濟運行分析中的作用
通過信息檔案留存分析，可以了解某一時期漁業(yè)發(fā)展動態(tài)、特點，從而預測某一階段發(fā)展趨勢，為政府提供決策依據(jù)，為生產者提供指導服務。
3.1 價格、銷售信息
包括市場價格動態(tài)信息、銷售動態(tài)信息等情況。
3.2 各類魚養(yǎng)殖面積
包括魚苗需求變化情況、養(yǎng)殖面積動態(tài)等。
3.3 各類魚產量
包括養(yǎng)殖、加工生產量及同比環(huán)比，與全國或相關省比較分析情況。
3.4 產值和增加值
包括各品種的產值和增加值及同比環(huán)比，與全國或相關省比較分析情況等。
4 漁業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
4.1 重生產輕檔案管理
不管是傳統(tǒng)漁業(yè)生產，還是現(xiàn)代漁業(yè)生產，絕大多數(shù)養(yǎng)殖業(yè)主根本沒有檔案管理的概念，只注重如何擴大生產和銷售。由于缺乏檔案的管理，在成本效益、工作效率、開源節(jié)流等管理方面無從下手。隨著我國傳統(tǒng)漁業(yè)向現(xiàn)代漁業(yè)發(fā)展，特別是規(guī)?；?、標準化、健康養(yǎng)殖的不斷發(fā)展，漁業(yè)生產的檔案管理工作逐步擺上了議事日程，但重生產輕檔案管理的現(xiàn)象依然普遍存在，無論是漁業(yè)監(jiān)管部門還是養(yǎng)殖業(yè)主，絕大多數(shù)未建立相應檔案，即使建立有檔案，也存在較多的缺、漏項現(xiàn)象，記錄、整理、歸檔、保存不完整。由于各環(huán)節(jié)缺乏檔案管理，一旦發(fā)生事件時，無檔可查、無法追根溯源，嚴重者失信于消費者、失信于社會，最終損害自己的利益。
4.2 缺乏有效約束機制
漁業(yè)生產的檔案管理仍然是以業(yè)主自愿施行為原則，加上檔案管理是一項繁雜工作，需要一定有人力成本支出，由于缺乏有效約束機制，業(yè)主自然不愿開展此項工作，即便開展了檔案管理工作也是應付了事。
5 漁業(yè)檔案管理的建議
5.1 加大培訓宣傳力度
加大對漁業(yè)檔案管理重要性的輿論宣傳力度，營造漁業(yè)行業(yè)重視檔案管理的氛圍，加強對涉及檔案管理的相關人員進行系統(tǒng)檔案管理的業(yè)務培訓，提高對檔案管理重要性的認識和檔案管理的水平。
5.2 建立監(jiān)管約束機制
辦理漁業(yè)相關許可、審批事項、相關證照時，必須強調相關檔案的完整性，否則，不予審批；在申報和審批漁業(yè)相關項目時，將檔案管理作為項目管理要求；將檔案管理作為檢查驗收項目的重要內容。
5.3 強化服務立法
制定漁業(yè)生產各環(huán)節(jié)的檔案管理技術規(guī)范；將檔案管理納入漁業(yè)相關法規(guī)規(guī)定內容。
6 參考文獻
[1] 王夢娉.漁業(yè)船舶技術檔案管理存在問題及對策[J].檔案與建設，2014（4）：86-87.
[2] 陶衛(wèi)忠，張良.海域使用權檔案管理初探[J].海洋開發(fā)與管理，2008（C00）：45-47.
第3篇：采購檔案管理的重要性范文
【關鍵詞】采供血機構；儀器設備；檔案管理
采供血機構作為為臨床提供安全血液的單位，儀器設備在采供血過程中起到相當重要的作用，它是保障血液質量的基本條件，因此做好儀器設備管理已成為采供血機構管理的重要內容，而儀器設備檔案管理是設備管理的基礎環(huán)節(jié)，其管理水平的好壞，將直接影響到血液質量，技術水平和社會和諧，并且防止國有資產的無意流失。
一、建立采供血機構儀器設備檔案的重要意義
采供血機構儀器設備檔案材料包括儀器設備的采購環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)、維修過程、開發(fā)環(huán)節(jié)等各個環(huán)節(jié)中形成的以紙質載體為主的材料。
從儀器設備檔案的特點來看，采供血機構儀器設備尤其是用于各項檢驗、制備分離、血液儲存的儀器設備不僅型號復雜，而且大多數(shù)屬于最新科技研究應用的精密儀器，涉及學科門類多，功能多，不僅硬件結構復雜，而且使用具有多種用途功能的軟件，操作為高度自動化，這些設備的隨機紙質文件較多，包含儀器設備的功能介紹、用法用途等。
從儀器設備檔案的內容來看，有關儀器設備采購的資料包括采購標書、中標通知書、合同、安裝圖紙、合格證書、隨機說明書和光盤、設備確認報告等。有關儀器設備到貨的資料：設備調試、驗收報告和記錄等。有關儀器設備使用的材料：設備的各種使用制度、維修與保養(yǎng)、使用記錄報告等。以上所有這些材料越詳細越好，這樣才方便查找。
隨著科學技術的進步和發(fā)展，采供血機構儀器設備不僅數(shù)量上越來越多，而且在規(guī)模上也是越來越大，技術含量也越來越高，如何管好用好儀器設備，提高其使用效率，減少設備故障，就必須建立齊全的設備檔案，并加之有效地管理，讓它貫穿整個設備管理工作中，這也是《采供血機構質量管理規(guī)范》的要求。因此，儀器設備檔案管理是采供血機構的重要組成部分，是管好設備的基本條件和依據(jù)，是保證儀器完好率、延長設備使用年限的有力措施，是維修保養(yǎng)的必備材料。所以，認清建立儀器設備檔案的重要性，對設備的正常運轉，充分發(fā)揮其經濟效益起著至關重要的作用。
二、加強采供血機構儀器設備檔案管理的力度
（一）首先檔案管理人員思想上要充分重視。要管理好檔案，首先需要樹立正確的檔案管理觀念，制定詳細的儀器設備管理制度，真正把儀器設備檔案管理工作落到實處。領導要重視，要有檔案管理意識，把儀器設備檔案管理工作提到日程上，領導要在各方面給予大力支持，為科學管理提供有力保障。并且在日常的工作中，要多詢問、多了解工作的進展情況，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并給予指導和糾正，保證檔案管理工作良好運轉，只有這樣，才能服務好采供血機構的采供血工作。
（二）設備科與檔案室要充分配合好。儀器設備檔案的收集是一個長期工作，需要工作人員細致、認真、負責，付出大量的勞動，這就要求站領導穩(wěn)定好隊伍，調動儀器設備檔案管理人員的積極性。設備科要協(xié)助檔案室做好儀器設備的檔案收集管理工作，儀器設備，一旦到貨，設備科就要及時通知檔案室派人來收集檔案資料，一直到該儀器設備的報廢、拆除或者調出，都要根據(jù)工作需要適時與檔案室取得聯(lián)系，完整地收集儀器設備的檔案資料。同時，妥善保管處理好這些檔案資料，使其使用方便，保存完整。
第4篇：采購檔案管理的重要性范文
（中鐵二十三局集團有限公司第二工程公司，黑龍江齊齊哈爾161000）
摘要：物資管理已經成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，直接影響企業(yè)的成本控制和利潤空間。文中指出了當前我國企業(yè)物資管理中存在的不足之處，并提出相關建議，旨在更好地促進物資管理的優(yōu)化，節(jié)約成本，保證企業(yè)的經濟效益。
關鍵詞 ：企業(yè)；物資管理；重視
中圖分類號：F275 文獻標志碼：A 文章編號：1000-8775（2015）04-0094-02
收稿日期：2015－01－20
作者簡介：翟長寶（1970-），男，漢族，黑龍岡人，經濟師，主要研究方向為企業(yè)物資管理。
一、引言
隨著社會主義市場經濟的發(fā)展，企業(yè)面臨的競爭壓力也越來越大。物資管理在企業(yè)管理中占據(jù)重要的作用和地位，直接影響著企業(yè)整體的經濟效益，是企業(yè)正常運營的基礎和保障。因此應該加強對物資管理的重視程度，提高工作人員專業(yè)素質和技術水平，規(guī)范物資管理，進一步提升企業(yè)的盈利能力和競爭力。
二、當前企業(yè)物資管理中存在的問題
（一）管理層對物資管理不夠重視，認識不足
實際工作中，大部分企業(yè)管理層沒有認識到物資管理對企業(yè)的重要意義，對物資管理工作不夠重視，特權思想嚴重，甚至存在暗箱操作。企業(yè)內部物資管理不僅沒有按照國家法律法規(guī)貫徹執(zhí)行相關規(guī)定，企業(yè)內部規(guī)章制度也不健全，無論是人才配備還是物資管理技術手段都無法適應現(xiàn)代市場發(fā)展的要求。同時管理者對物資管理概念認識不清，簡單地將物資管理定位在采購、庫存管理狹隘的范圍，也將物資管理與其他部門割裂開來，物資管理不規(guī)范、不嚴謹、更不科學，傳統(tǒng)的物資管理理念和工作模式勢必會限制企業(yè)物資管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
主觀認識不足，對物資管理的重要性了解不夠，規(guī)章制度不健全，特權思想嚴重，對國家規(guī)定執(zhí)行不力，管理手段落后，管理人員管理意識淡薄，甚至存在暗箱操作、幕后交易等腐敗現(xiàn)象，管理人員的素質有待提高。
（二）物資檔案管理工作不規(guī)范、不科學
隨著信息網(wǎng)路化、辦公自動化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的物資檔案管理模式已不能滿足現(xiàn)代物資管理的要求。物質檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標準，僅僅局限于收藏資料，在歸集分類整理方面力度不夠，也缺乏具體明確的依據(jù)。此外，有些企業(yè)沒有設立獨立的物資檔案管理部門，檔案保管設施落后、簡陋，加之保管人員素質不高，不夠專業(yè)，造成物資資料缺失、毀損，完整度和準確性都不高。
（三）物資管理人員素質有待提高
目前我國大部分企業(yè)由于對物資管理不夠重視，在相應的人才配備方面也不完善。部分物資管理工作人員缺乏專業(yè)的知識和技能，對相關的法律、采購、儲備等方面的知識掌握不充分，缺乏相關的工作經驗，企業(yè)在對員工培訓、再教育方面貫徹力度不夠，這也導致物資管理人員工作能力低下，當物資發(fā)生變化時無法進行專業(yè)分析和解決，物資管理意識不強，遠遠不能滿足物資管理的工作要求。在實際工作中，有些物資管理人員職業(yè)道德水平不高，工作不嚴謹，為了謀求私利，在領導者示意下鉆漏洞，粉飾、隱匿、篡改物資資料，貪污、受賄現(xiàn)象頻發(fā)，在很大程度上損害了企業(yè)的利益。
（四）物資采購重視程度不夠
物資采購是物資管理的重要組成部分，不僅關系著企業(yè)物資質量的高低，也影響著企業(yè)的成本控制和經濟利潤。但是目前大部分企業(yè)對物資采購管理并沒有引起足夠的重視，主要表現(xiàn)在物資采購準備不充分，采購計劃制定不科學，主觀隨意性較大，采購質量不達標，吃回扣現(xiàn)象不斷，直接影響了企業(yè)的日常經營管理。物資采購價格隨市場需求變化而變化，一旦采購價格制定不合理，可能會增加采購成本，加大企業(yè)成本控制的難度，給企業(yè)造成經濟損失。此外，物資采購信息獲取不足，對市場的靈敏度不高，也不利于管理決策的科學化、合理化。
三、企業(yè)加強物資管理的相應措施
（一）加強對物資管理的重視程度，樹立正確的管理理念
現(xiàn)代化物資管理要求運用先進的物資管理技術手段，對企業(yè)物資采購、儲運、庫存管理等方面進行合理組織、計劃和控制。加強物資管理，合理協(xié)調物資在各個生產環(huán)節(jié)的配置管理，有利于資源優(yōu)化配置，進一步加強企業(yè)成本控制，不斷提升企業(yè)的經濟效益。管理者應該充分認識到物資管理的重要性，努力學習物資管理相關管理理念和法律法規(guī)，樹立現(xiàn)代化、整體性的物資管理意識。此外，還應該認識到物資管理貫徹于企業(yè)的方方面面，需要全體員工的共同參與，也需要各個部門的共同配合和協(xié)調，管理者應該以加強物資管理質量為中心，從整體上不斷完善物資管理體系，加大物資管理宣傳力度，為加強物資管理營造良好的內部氛圍。
（二）規(guī)范物資檔案管理，提高信息質量
物資管理以有效的物質信息為基礎，物資檔案管理關系到各個工作流程，資料保管的越全面，越明晰，越有利于進行問題溯源，能夠更為集中、真實地反映企業(yè)物資管理工作的實際情況，也有利于加強內部監(jiān)督，規(guī)范上至領導層，下至員工整體的工作作風，促進物資管理水平的不斷提高。具體而言，首先應該根據(jù)國家物資檔案管理的相關政策規(guī)定在物資資料的收集、分類、保管立卷等方面制定明確的工作標準和業(yè)務流程指導書，公示物資檔案管理崗位職責，使權責明晰，規(guī)范員工工作態(tài)度。其次，信息是物資管理的重要支撐，應該在企業(yè)內部建立一個高效、共享的物資檔案管理信息平臺，提供高效的信息檢索和查閱，方便、快捷地輔助企業(yè)物資管理活動。最后（下轉98頁）（上接94頁）應該將物資檔案管理工作內容以指標的形式來體現(xiàn)，將物資檔案管理的完整度、歸檔率和準確度納入考核范圍，制定科學的評價體系，引入高素質的復合型人才，為物資管理提供更為全面、準確和有價值的信息。
（三）加強物資管理人員人才選拔和再教育，提高素質水平
物資管理是一項長期復雜的工作，需要配備良好的專業(yè)素質、法律知識、職業(yè)道德和計算機技術水平的綜合型人才。因此，在實際工作中，就人員選拔、培養(yǎng)、職位升遷、獎懲等方面的規(guī)章制度都要明確、具體，由粗放管理向精細化管理方向過渡，提高人力資源管理水平。具體而言，應該嚴格人才選拔標準，擇優(yōu)錄取。構建后期人員培養(yǎng)的長效機制，加強對物資管理工作人員的培訓和繼續(xù)教育，定期舉行專題講座，分層次、分類加強培訓，宣傳學習現(xiàn)代物資管理知識和最新的法律法規(guī)，強化員工對電腦計算程序、辦公自動化、信息網(wǎng)絡化的物資管理控制技術，尤其是對自動化物資管理系統(tǒng)即MIS的學習和掌握，促進物資管理信息化、高效化，節(jié)約管理成本。建立健全激勵制度，公示規(guī)范的行為幅度、行為導向，對于優(yōu)秀的員工給予相應的物質獎勵和精神獎勵，充分調動員工的積極性和主動性，不斷提升整體的員工素質和技能水平，為物資管理提供有力的人力資源保障。
（四）精細管理物資采購，加大重視程度
在物資采購之前，將物資招標采購的信息和資料進行統(tǒng)計、匯總和數(shù)據(jù)分析，充分了解市場行情，明確采購標準和權限，全面公開采購信息，根據(jù)企業(yè)實際情況選擇相應的信用狀況較好、技術水平和管理水平較高的供應商，認真審核采購物資的數(shù)量、質量、品種、價格、規(guī)格等基礎信息。選擇公開招標的采購方式，有利于限制采購過程中的“自由裁量權”，規(guī)范采購行為。落實內部責任制度，輔以激勵機制和監(jiān)督機制，加強對相關工作人員在物資采購平臺操作、采購知識、項目管理、職業(yè)道德、法律法規(guī)等方面的培訓和繼續(xù)教育，鼓勵員工參加相關的職業(yè)資格考試，鼓勵研發(fā)物資招標采購平臺等信息系統(tǒng)，增強員工的權責意識和危機意識，嚴厲懲處牟取私利、損害集體利益的行為，引導員工樹立正確的人生觀、價值觀、道德觀，提高相關工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，進一步推進物資管理工作的優(yōu)化。此外，企業(yè)應該修訂和完善物資采購規(guī)章制度，尤其是要進一步明確物資采購預算、招標方式和標準、供應管理等方面的具體規(guī)定和相關信息，進一步統(tǒng)一對物資采購的思想認識，按照規(guī)定的程序，有條不紊的進行物資采購管理，及時進行匯總分析物資采購信息和資料，為進一步強化物資采購管理奠定基礎。
四、結論
物資管理直接影響著企業(yè)的物資質量和整體經濟效益，樹立正確的物資管理意識，加強對物資管理工作人員能力的培養(yǎng)，科學制定采購計劃，強化物資采購管理，不斷提高物資管理水平和效率，對于增加企業(yè)經濟效益和保證企業(yè)長期穩(wěn)定健康發(fā)展具有重要意義。
參考文獻：
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第5篇：采購檔案管理的重要性范文
檔案作為企業(yè)全部活動的真實記錄和原始憑證，是企業(yè)重要的信息資源，尤其在石油石化工程設計企業(yè)向EPC工程總承包轉型的過程中，檔案的原始依據(jù)性、真實可靠性、現(xiàn)實實用性、成套專業(yè)性等特征更加突出。一方面，近年來，石油石化工程設計企業(yè)不斷開拓EPC業(yè)務市場，在EPC項目管理上積累了不少經驗，但是，對EPC項目檔案管理的認識基本上是一片空白。另一方面，在現(xiàn)實工作中，工程設計企業(yè)檔案室因人員調換退休頻繁、管理軟件落后、專業(yè)知識欠缺等因素導致在EPC檔案管理上同樣處于一片空白，嚴重影響EPC總承包模式下檔案管理工作的開展。
2、EPC檔案管理對工程設計企業(yè)發(fā)展的重要意義
2.1 是EPC業(yè)務發(fā)展的需要。EPC工程檔案是工程設計企業(yè)的重要資源，是工程設計企業(yè)檔案的重要組成部分，它對工程項目的順利進行，對總承包企業(yè)權益的保障，對EPC業(yè)務的發(fā)展都具有重要意義。隨著社會信息化的發(fā)展，EPC工程檔案作為工程總承包項目管理的重要信息資源，在EPC項目建設和市場競爭中將會發(fā)揮越來越重要的作用[1]。要促進工程設計企業(yè)EPC業(yè)務的發(fā)展，就一定要做好EPC檔案的管理。
2.2 是做好EPC項目的需要。EPC工程檔案是EPC項目在立項、審批、招投標、設計、采購、施工、監(jiān)理以及竣工驗收全過程活動的真實記錄，項目文件材料收集是否完整、準確，不僅關系到工程建設的正常開展，同時也對日后生產管理、工程維護和改建、擴建起著舉足輕重的作用。EPC項目檔案驗收是EPC項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。因此，加強EPC檔案管理工作，不僅有利于工程總承包企業(yè)提高工程質量、加快工程建設，也能滿足建設單位對工程檔案管理的需要。工程設計企業(yè)要做好EPC項目，讓業(yè)主滿意，就必須重視EPC工程檔案的管理。
3、工程設計企業(yè)EPC檔案管理現(xiàn)狀
以筆者所在單位為例，近年來，我公司緊緊圍繞“做大做強EPC業(yè)務，推動公司向以EPC業(yè)務為主體的工程公司轉型”的戰(zhàn)略目標，不斷開拓EPC工程總承包市場，在工程總承包項目管理上積累了一些經驗。但是，EPC檔案管理卻嚴重滯后，影響了總承包業(yè)務的健康、快速發(fā)展。
3.1 EPC項目管理中檔案管理缺位。近兩年，我公司不斷開拓EPC業(yè)務市場，經過學中干、干中學，EPC業(yè)務走過了初級階段，正在由小變大、由弱變強，已經具備了平行開展8-10個大中型EPC項目的管理能力，在工程總承包項目管理上積累了不少經驗。但是，對EPC項目檔案管理的認識基本上是一片空白。
3.2 EPC檔案管理流程、標準、制度缺失。EPC檔案管理是目前我公司面臨的一個新課題，一直以來沒有系統(tǒng)的標準可遵循，也沒有成熟的經驗可參考。由于EPC項目大多周期長，涉及單位、環(huán)節(jié)多，產生的文件材料種類繁多、內容繁雜、數(shù)量浩大；工程設計、設備采購、施工安裝、監(jiān)理、竣工等各段階文件資料時序交錯[2]，給EPC檔案收集及管理帶來了很大的困難。據(jù)筆者搜集到的網(wǎng)絡資料顯示，近年來，各大工程設計單位也在積極探索EPC檔案的管理模式和方法。一些兄弟公司經過多年探索，進行了EPC檔案管理的實踐，積累了不少經驗。但就整個工程設計行業(yè)來說，缺少EPC檔案管理的流程、標準和制度一直困擾著EPC檔案管理工作的開展，阻礙了EPC檔案信息的交流和共享。
3.3 對EPC檔案管理認識不足。在目前工作中，很多工程設計企業(yè)的檔案室雖然對勘測設計檔案的管理經驗豐富，但對EPC項目文件和檔案的形成規(guī)律、歸檔范圍、案卷整理要求等問題心中無底，對EPC項目工程文件的歸檔流程更是一片空白。檔案室雖然想把EPC項目檔案管理起來，卻不知道如何開展工作，心有余而力不足。據(jù)筆者了解，很多工程設計單位沒有將EPC檔案的管理納入到日常檔案管理中，檔案部門也沒有直接介入EPC總承包檔案的管理，EPC項目部的成員中也沒有專職檔案管理員。這種現(xiàn)象的長期存在，很容易造成文件材料收集、整理工作滯后，文件材料流失，從而導致文件材料的系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性、準確性難以保證。
3.4 EPC檔案管理人才短缺
由于EPC工程總承包項目一般規(guī)模大、技術含量高、業(yè)主要求嚴格，在立項、審批、招投標、勘察、設計、設備采購、施工安裝、監(jiān)理及竣工驗收等各階段形成的文件材料種類繁多、內容繁雜、數(shù)量浩大，如果沒有專業(yè)的檔案管理人員，很難將檔案收集、管理好。目前，這種既懂檔案專業(yè)知識，又熟悉工程項目管理的檔案管理人才在工程設計企業(yè)極為短缺，可以說“一將難求”。我公司目前的情況是，檔案管理人員熟悉勘測設計檔案的管理，但不了解EPC項目管理和EPC檔案的形成和特點；項目部兼職資料員熟悉項目管理和工程建設情況，但檔案專業(yè)知識相對貧乏，檔案意識薄弱。從目前我公司EPC項目發(fā)展的情況來看，EPC檔案管理人才的短缺，將會影響到EPC檔案管理工作的開展，影響到EPC項目的順利完成。
4、EPC檔案工作的努力方向
鑒于工程設計企業(yè)EPC檔案管理的現(xiàn)狀，我們要以各單位實際中標的EPC項目的實際需要為基點，通過加強檔案管理人員的培訓及調研學習兄弟單位EPC檔案管理經驗，并結合各單位檔案管理和EPC業(yè)務的特點，制定出適合本單位自己的EPC項目文件材料的歸檔流程。
4.1 加強檔案管理人員的培訓。檔案管理人員是做好EPC檔案管理的關鍵，應加大對檔案管理人員的培訓力度，使他們熟悉有關EPC檔案管理的法規(guī)、標準， 了解項目管理的特點，掌握文件材料收集、整理的方法，為制定出符合本單位EPC項目實際需要，符合檔案法規(guī)、標準的EPC項目文件材料歸檔流程打下堅實的理論基礎。還應特別加強對項目部、各分包商兼職資料員（檔案員）的培訓，提高檔案管理水平。
4.2 檔案室要主動介入EPC項目。要在實踐中摸索出EPC檔案的管理模式和方法，就要求檔案室要主動介入到EPC項目中，及時深入到工地現(xiàn)場對文件材料的收集、整理進行監(jiān)督和指導。
4.3 成立“竣工資料工作組”。根據(jù)《中國石油天然氣股份有限公司建設項目檔案管理規(guī)定》（2010版），項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。EPC檔案竣工資料的合格與否直接關系到EPC項目的竣工驗收，所以工程設計總承包項目組要成立“竣工資料工作組”，組長由分管檔案的領導擔任，檔案室人員參與指導，項目經理、施工經理、監(jiān)理等都是組員?！翱⒐べY料工作組”的成立，將為EPC檔案管理提供執(zhí)行保障。
4.4 加強與有經驗的兄弟單位和有關國家檔案管理部門的溝通和聯(lián)系。在目前情況下，工程設計企業(yè)檔案管理人員應加強與有經驗的兄弟單位和有關國家檔案管理部門的溝通和聯(lián)系。在可能的情況下，爭取有關國家檔案管理部門對EPC檔案管理的指導，避免在收集、整理過程中走彎路，為制定科學合理的EPC項目文件材料歸檔流程提供權威的、專業(yè)的指導。
第6篇：采購檔案管理的重要性范文
摘要目的：對醫(yī)院現(xiàn)行的醫(yī)療設備檔案管理制度進行分析，找出其中存在的問題與不足之處，加以改進。方法：從采購、建檔、使用、維修等方面健全醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理制度。結果：在改進了醫(yī)療設備檔案管理制度后，醫(yī)療設備的使用、運轉以及對院方醫(yī)療設備的管理等情況較改進之前都有所提高。結論：積極發(fā)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療設備管理制度的不足并加以改善，對醫(yī)療設備的管理和醫(yī)院醫(yī)療工作的順利進行都有所保障，值得提倡。
關鍵詞醫(yī)療設備 檔案管理 體會
近年來，隨著醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)務工作者的素質也在逐步提高，為了適應高水平的醫(yī)療工作，許多高精尖的醫(yī)療設備也逐步應用于醫(yī)療工作中。許多原始老舊的醫(yī)療設備逐步被新的高科技醫(yī)療設備所替代，這在疾病的診療過程中起到了很大作用，不僅提高了診斷的準確率，而且在工作效率上也有較大幅度改善。完善的醫(yī)療設備管理制度可以保障醫(yī)療設備在各科室的合理分配和使用，可以有效提高醫(yī)療設備的運轉，有助于醫(yī)療工作的順利進行，故而，建立科學、完整、系統(tǒng)的醫(yī)療設備管理制度就顯得極其重要。
一、我院醫(yī)療設備的現(xiàn)狀
截止2016年6月，我院建檔在案的醫(yī)療設備共計500余臺，總價值約8550萬人民幣，我們將這些醫(yī)療設備分為5萬元以下、5-10萬元、10-20萬元、20-50萬元、50萬元以上五類。利用現(xiàn)代化電子信息技術將這些設備編號并且建立基本檔案。
二、醫(yī)療設備檔案的基本內容
對于醫(yī)療設備檔案的管理，要制定科學完善的管理制度。首先，將所有設備按照用途分類，并且每種用途下按照設備名稱編號歸類，并建立電子檔案。再由各個科室負責管理設備的工作人員將各科室所有設備匯總，按照每種設備名稱將其編號分類，建立電子檔案。電子檔案的大致內容包括：①采購前資料：采購申請表、設備考察報告、設備的合格生產證書以及采購批復文件；②采購時資料：采購申請表、采購記錄、投標文件、采購合同、免稅單、進出口許可證、提貨單、發(fā)票、驗收報告、設備配置清單、使用說明書、保修卡、線路圖、合格證書等；③設備運行時資料：使用說明書、操作記錄、維修故障記錄、清查檢驗記錄；④報廢資料：報廢申請單、資產報廢鑒定書、批復文件。
三、專人管理制度
我院設備眾多，在管理方面應多加注意。我院將各個科室設備指定相關專、兼職人員進行專門管理，包括設備引進時對該設備編號建檔，保存基本信息、分配科室、找專業(yè)人員安裝調試、后期維修、到時報廢、定期清查設備數(shù)量功能等。這樣可以保證對各個科室設備的信息采集掌握以及使用管理的完整性，同時也為診療工作正常運行起到了保障作用。
四、維修報廢制度
所有的設備都有嚴格的使用年限，在這期間，若設備出現(xiàn)問題，需找專業(yè)人員進行維修，各個科室負責人應將設備故障問題告知醫(yī)學裝備部設備運行維修組，建檔保存。若到達該設備使用年限設備還在使用，應當嚴格遵守報廢制度，上報醫(yī)學裝備及物資供應部，根據(jù)需要引進新設備并且取消報廢設備的電子檔案，保證所有設備在安全可操作范圍內正常運行，確保診療效果的準確性。
五、定期清查制度
對各個科室的設備要進行定期清查。包括清查設備數(shù)量、定期請專業(yè)人員維護保養(yǎng)、清查使用中出現(xiàn)的問題以及解決方法、清查登記使用過程中的優(yōu)缺點等，并及時完善設備的檔案，方便管理的同時也保證設備正常運轉。
六、完善醫(yī)療醫(yī)療設備檔案管理制度
①加強院方與各個科室對醫(yī)療設備檔案管理重要性的認識，從申購考察直到設備報廢，都要建立一套科學、完整、規(guī)范的管理體系，明確各部門以及相關責任人的職能，保證各個環(huán)節(jié)能夠順利進行；②加強在醫(yī)療設備檔案管理方面工作人員的專業(yè)技能培訓，建立責任人制度。各個科室責任人掌握其主管科室的所有設備，保證醫(yī)療設備正常運行的基礎上，同時保障醫(yī)療設備的維修、保養(yǎng)、報廢等工作，以確保醫(yī)院診療工作的順利進行；③對各個科室設備進行定期清查，記錄各種醫(yī)療設備的數(shù)量、社會效益、經濟效益、使用時間、報廢時間等情況，靈活調動各科室醫(yī)療設備，避免同一科室因重復引進醫(yī)療設備而造成醫(yī)療設備的閑置與資源浪費，同時也要避免其他需要該設備的科室因缺少而重復引進；④醫(yī)務人員在操作使用醫(yī)療設備的過程中，要嚴格按照操作要求與流程進行操作，若操作中設備出現(xiàn)故障，及時按程序上報聯(lián)系相關責任人，及時維修，盡可能使設備在最短時間內恢復使用；⑤相關責任人應該具有專業(yè)素養(yǎng)，在工作中也要具備責任心，對自己的工作認真負責，充分發(fā)揮自己的專業(yè)知識與職能；⑥要不斷完善電子檔案系統(tǒng)，建立專業(yè)的檔案管理制度，不僅可以為相關管理工作帶來極大的便利，同時又可以節(jié)省工作時間、提高工作效率，達到事半功倍的效果。
七、體會
過去都是手寫的醫(yī)療設備檔案，時間久遠便不易保存，并且紙質檔案易破損丟失，搬運、查閱都不方便，會對醫(yī)療設備的管理帶來一些不必要的麻煩，隨著醫(yī)院現(xiàn)代化程度的逐步提高，醫(yī)療水平也在同步提升，現(xiàn)如今，全部改用電子檔案，方便快捷且資料保存完整，調閱查詢也相當方便。醫(yī)療設備在醫(yī)院工作的運行中，有著舉足輕重的作用，如何管理運用好這些高精尖的醫(yī)療設備、提高利用率在很大程度上都取決于醫(yī)療設備檔案的管理。其管理水平的好壞，直接影響到醫(yī)院的診療質量和水平。所以在舊設備出現(xiàn)故障或者報廢以及引進新設備后，都應及時完整地建立檔案，完善相關資料，隨時掌握全院醫(yī)療設備的運行動態(tài)。利用電子檔案的方便快捷，可有效協(xié)調醫(yī)療設備在各個科室的運轉及保證正常使用。并且只有真正落實制度、落實責任、落實服務，才能做到醫(yī)療設備檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化、科學化、完整化與智能化，才能更好地為現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展所服務。
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第7篇：采購檔案管理的重要性范文
[關鍵詞] 信息技術；醫(yī)院；人事檔案管理；策略
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 100
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）21- 0192- 01
醫(yī)院人事檔案的主要功能是對個人進行全面的、多角度的、歷史性的考察資料匯總，是對個人重要事件、資料的記錄和保存，是人們生活和工作不可或缺的重要記錄憑證，是醫(yī)院進行績效工資改革、人才培養(yǎng)、工作調整的重要依據(jù)和參考。隨著我國新型醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的實施以及我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的數(shù)量和規(guī)模均在不斷擴大，這也給醫(yī)院人事管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院人事檔案管理利用信息化技術進行人事管理工作的改革和創(chuàng)新，可以減少人力資源的消耗，大幅度降低工作難度，提高工作效率。
1 利用信息技術加強醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義
1.1 有利于提高醫(yī)院管理水平
醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，利用信息化技術加強醫(yī)院人事檔案管理有利于醫(yī)院領導快捷的了解醫(yī)院、科室的發(fā)展情況，從而快速有效的做出科學決策。
1.2 有利于發(fā)現(xiàn)人才
利用信息化技術能夠詳細記錄醫(yī)院各級工作人員的學習情況、工作業(yè)績情況、學術科研情況，能夠快速比對、查詢，有利于全方位的進行數(shù)據(jù)分析，獲取醫(yī)院各級人員的準確資料，為醫(yī)院人才的培養(yǎng)和發(fā)掘提供有力支撐。
1.3 有利于提高醫(yī)院人事管理人員的業(yè)務效率
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大和人事管理的內容越來越廣泛，醫(yī)院人事管理工作者的勞動量大且瑣碎，利用信息化技術進行人事檔案管理能夠實現(xiàn)快速更新補充數(shù)據(jù)，快速查詢，顯著提高了工作效率。
2 新時期醫(yī)院人事檔案管理遇到的問題
人事檔案管理在醫(yī)院里屬于非業(yè)務部門，并不能直接對院外提供服務，故在長期的醫(yī)院人事檔案管理過程中，主要存在以下問題：①重視程度不夠。一些醫(yī)院領導認為醫(yī)院的主要業(yè)務是對外開展醫(yī)療服務，而人事管理屬于輔的工作，只要在醫(yī)院的日常工作中兼顧就可以了；②資料陳舊不完善。由于信息化技術應用于醫(yī)院人事檔案管理的時間還不長，一些早期反應醫(yī)院工作人員業(yè)務能力、工作績效等材料仍舊是紙質版的材料，尚未完成電子化處理；③醫(yī)院員工對人事檔案管理工作認識不足。各科室或個人不能主動積極上報各種學習、進修、培訓等材料，認為和人事管理工作沒關系；④人事檔案管理方式和手段落后。由于醫(yī)院人事檔案管理工作相對缺乏專業(yè)的技術人才進行科研創(chuàng)新，造成人事檔案管理的方式和手段落后，不能隨著信息化技術的發(fā)展而發(fā)展；⑤人事檔案管理工作者缺乏主動服務意識。很多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院常常將人事檔案管理作為行政管理的一個內容，而不能充分利用人事檔案管理的資料進行人才的培養(yǎng)和業(yè)務水平的提高。
3 改革創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的重要性
隨著我國社會經濟的不斷發(fā)展以及信息化技術的迅猛進步，改革創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理是社會發(fā)展的必然要求，也是檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的內在要求。新時期，如何充分利用現(xiàn)代化的信息技術，利用人事檔案管理的政策，制定有效的辦法引導和鼓勵人才進行業(yè)務創(chuàng)新，提高工作績效是新時期重要的研究課題。從一定程度上講，規(guī)范和有效的人事檔案管理可以促進醫(yī)院整體管理水平的提高，可以促進醫(yī)院醫(yī)療水平的提高和服務能力的提高。
4 信息技術在醫(yī)院人事管理中的改革與創(chuàng)新策略
4.1 提高認識、統(tǒng)籌規(guī)劃，創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理理念
加強人事檔案工作的知識宣傳，使醫(yī)院全體職工從思想上充分人事醫(yī)院人事檔案管理的重要性，從檔案管理理念著手，加強醫(yī)院領導對于檔案管理的重視，積極學習和應用信息化人事檔案管理工作的內在知識和要求，做好醫(yī)院人事檔案管理的基礎性資料收集、匯總、分析工作，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源配置、科技檔案在推動醫(yī)院發(fā)展方面的作用。對醫(yī)院人事檔案管理工作給予配套資金，對檔案管理科室、儲藏室陳舊的設備進行更新，保證檔案管理改革工作能夠順利推進。同時，醫(yī)院要改善員工的工資待遇，改善員工的工作環(huán)境，充分調動醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性，加快促進醫(yī)院檔案管理的信息化。
4.2 健全檔案信息化管理系統(tǒng)，有所側重，重點突出
人事檔案管理所收集的資料全面，包含范圍廣，但要所側重的對有關資料進行重點收集，匯總，分析，動態(tài)管理醫(yī)院人事檔案，可以提高員工的工作效率。針對醫(yī)院的規(guī)模和實際需要，采購具有較強實用性的人事檔案管理軟件；引進專業(yè)的電子化技術，對較早的紙質版檔案材料進行電子化處理。
第8篇：采購檔案管理的重要性范文
關鍵詞：網(wǎng)絡；高校；實驗室
中圖分類號：TP399
在加強高校實驗室管理體系的同時，對高校教學質量和學科研究工作有著舉足輕重作用的學校實驗室檔案的管理，應該放到其核心地位。高科技信息網(wǎng)絡高速發(fā)展的今天，科技和社會發(fā)生的巨大變化給實驗室檔案管理到來了新的困難，同時這也是革新實驗室檔案管理理念的一個重要機遇。我們要珍惜這次千載難逢的機會，建立網(wǎng)絡環(huán)境下的實驗室檔案有效管理的新理念，做到學校實驗室科學管理，為師生創(chuàng)造更好的學習環(huán)境。
1 高校實驗室檔案所包含內容
1.1 學科教學與研究方面，主要包含進行實驗操作所需的教材、老師在實驗室對學生實踐實驗時的記錄、學生實驗時的成績整理、對學生實驗結果分析的相關材料、學?？茖W研究計劃申請等等。這些都是師生實驗所需教材及其實驗成果的點滴記錄，是學校師生對教學成績做出總結時的重要材料。
1.2 實驗所需儀器設備，主要包含實驗設備采購的資料，其中有對實驗設備進行采購時所作計劃、報告及其采購時的合同；對設備儀器安裝時的記錄，包括合格證、調配設置等；書面材料包括實驗儀器所帶說明書、安裝圖、保修卡等等；還有賠償備注，即是學校師生以及科研人員在使用實驗儀器過程中造成損壞以后的賠償備注等等。這些都是對實驗室內部儀器的管理。
1.3 實驗室管理隊伍檔案主要有，長期在實驗室工作的志愿的個人簡歷、工作匯總等各種記錄；對每個工作職員的升職考察記錄以及工作過程中的獎勵、懲罰的記錄；對新晉實驗室管理人員的專業(yè)知識技能的培訓和考核情況。這一部分是關于實驗室工作人員的資料記錄，科學有效的管理是提高實驗室管理的核心。
1.4 關于實驗室建設的檔案，基本內容是對國家法律條文、有管理有關的法律法規(guī)的實施具體辦法；進入實驗室所要遵守的基本規(guī)章制度；對于實驗室的規(guī)劃、建設與總結；實驗室日常工作表；實驗室所有的設施平面顯示等材料。這一部分是實驗室順利運行的保障。
2 實驗室檔案設備管理在高校中的作用
2.1 根據(jù)學校實驗室檔案我們可以對實驗設備儀器進行科學合理的配置。實驗設備是實驗教學的保障，沒有實驗儀器實驗教學就無從談起，所以實驗室檔案對實驗器材的記錄是高校實驗室的重要材料之一。學校對實驗室所投入的人力、物力以及財力都是有限的，如何對有限的額資源作好充分利用是十分重要的。
在對實驗儀器進行采購時，我們需要專業(yè)人員對儀器進行檢查、記錄，確定哪些是我們需要的，要有選擇性的購置。除了這些我們還要選擇比較合理的生產廠家，這對以后在實驗過程中造成儀器損壞時的維修工作也有很大方便。同樣的設備不同的廠家，會產生質量、功能上的高低之分。對實驗儀器存檔，有助于我們正確的使用，還可以避免盲目采購設備，適當節(jié)約資金。
2.2 對學生實驗成果建檔，更有利于對學生學習進行改進。高校的實驗室是對在校大學生的實踐能力做到更好更科學的培養(yǎng)的一個主要場地，對學校實驗室設備及其管理的不斷更新能對學生綜合素質的提高產生很大作用。一個學校的實驗室是本校師生實驗教學努力的成果，我們把這些零碎的成果集合到一起，對每個同學的實驗都要做到詳細記錄并且完好的保存，這些對于學生實踐能力的進步將有巨大的幫助。
2.3 對高校高等學校實驗室建檔案管理對與學校科研工作是十分重要的。一個學校的科研工作狀況是學校綜合水平的代表，而學校實驗所需要的儀器設備的合理配置方法是及其復雜的。對實驗所需設備儀器科學合理管理，對于學校提高教研工作狀況是十分重要的。
3 針對高等學校實驗室管理的對策
對高校實驗室管理這一大部分中，對實驗室檔案的管理是其中的重要部分。一個學校對實驗室檔案的合理管理，是對一個學校綜合實力及其科研實力發(fā)展的衡量，但是目前眾多高校的實驗室檔案管理中都存在很大問題：
3.1 檔案保存意識不夠。目前對于實驗室檔案的管理還沒有充分重視，工作人員專業(yè)知識和技巧不夠，不能對檔案進行科學合理的分類管理。對實驗室的活動記錄不完全，空有書面措施沒有得到實踐，不能及時的上報學校有關實驗室的利用情況，由此致使許多對學校建設有價值的東西不能及時的服務于學校。
3.2 沒有制定規(guī)范的規(guī)章制度對在實驗室的行為進行約束。目前很多學校都沒有制定出學校、院、系的關于學校實驗室檔案管理的制度，而導致對檔案管理沒有制度可依靠。
3.3 對實驗室檔案建設沒有設定專門人員，這也是大多數(shù)高校對實驗室管理普遍存在的問題。分配給學校實驗室的管理人員大多都是非專業(yè)的，沒有足夠的專業(yè)知識，不懂對文獻、檔案、材料的合理分類排放，以至于學校檔案放置雜亂無章。學校需要一些檔案時不能及時找到，會影響學校的整體管理的有效性。
4 對高校實驗室檔案的網(wǎng)絡化管理
第9篇：采購檔案管理的重要性范文
摘要：行政事業(yè)單位在開展經濟活動時，通過財務檔案管理對經濟活動進行真實的記錄和反映。為了更好地做好行政事業(yè)單位財務檔案管理，本文在分析行政事業(yè)單位財務檔案管理意義的基礎上，提出新常態(tài)下行政事業(yè)單位財務檔案管理對策，希望能夠促進行政事業(yè)單位各項工作有序開展。
關鍵詞：行政事業(yè)單位；財務檔案管理；
提高財務管理的核心思路與規(guī)范財務檔案管理，無論是對財務管理者的工作本職，還是對單位發(fā)展來說，都具有相當重要的作用。由于單位發(fā)展的過程中資金流動量較大，通過財務檔案中的會計資料與各項資金數(shù)據(jù)都可以反映出單位發(fā)展的程度。做好財務檔案管理工作就必須加強制度落實，提高有關財務檔案管理的監(jiān)督力度，保證可以高效展開財務檔案管理工作。
一、行政事I單位財務檔案管理的重要意義
1.有利于提升依法治檔水平。在實際的工作開展中，行政事業(yè)單位難免會遇到新問題、新情況，在行政事業(yè)單位工作組成中，財務檔案管理工作是不可或缺的一項，同時也是各項活動和工作開展的基礎條件。加強行政事業(yè)單位的財務檔案管理，按照法律條例來調整并規(guī)范財務檔案管理工作，貫徹執(zhí)行《會計檔案管理辦法》《會計法》《檔案法》等法律法規(guī)，再配上財務運轉機制的完善，對于行政事業(yè)單位的財務檔案管理有著積極作用。
2.提高財政工作效率。財務檔案管理工作是否得當是單位對內部經濟能力掌握情況的主要依據(jù)與憑證。當擁完善的財務檔案管理隊伍之后，有可以保持單位各項經濟業(yè)務財務的完整性與相關數(shù)據(jù)的準確性，從而增強單位經濟發(fā)展的科學性，提高財政工作效率。
3.有利于審計工作順利開展。行政事業(yè)單位財務檔案能夠提供主管部門必要的依據(jù)來進行財務管理及審核。做好行政事業(yè)單位的財務檔案管理工作，建立健全監(jiān)督體系，在滿足檔案資料的準確性、真實性以及完整性要求的同時，也可以讓審計人員在財務檔案調閱之后，了解以往單位財務的真實信息，從而避免在審計工作之中出現(xiàn)斷章取義的情況，這樣也可以及時地發(fā)現(xiàn)亂用、挪用經費等行為，降低單位經濟活動等風險。
4.提供科學決策依據(jù)。在行政事業(yè)單位的各種社會活動之中，財務檔案詳細地記錄了收入和開支，它是對行政事業(yè)單位日常社會活動的客觀反映?，F(xiàn)階段的行政事業(yè)單位正朝著管理水平提高的現(xiàn)代化管理模式前進，加強財務檔案管理，諸如分類歸檔資料、如實記錄資料等，為領導層科學決策提供第一手的資料，服務于今后的計劃制定、預算編制以及問題研究等。
二、新常態(tài)下行政事業(yè)單位開展財務檔案管理的措施
1.強化認識，提高重視。作為行政事業(yè)單位的領導，應明白開展財務檔案管理工作對于其他經濟活動有序地進行有著怎樣的重要性和必要性，明確財務檔案管理工作就是行政事業(yè)單位指導與決策的依據(jù)。同時，注重培養(yǎng)財務人員財務檔案管理意識，創(chuàng)設良好的管理環(huán)境，確保財務檔案管理工作能夠持續(xù)、順利地開展下去。另外，作為管理人員，還應該明白檔案管理意識的嚴格性與嚴謹性要求，發(fā)揮自身監(jiān)督約束作用。
2.加快信息建設，提高效率。當前科學技術不斷發(fā)展不斷發(fā)展，信息不斷數(shù)字化，單位的財務檔案管理工作也應當與現(xiàn)代科學技術相結合，通過完善數(shù)字化檔案系統(tǒng)、構建財務檔案管理的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等方式，提高財務檔案的使用效率，保證數(shù)據(jù)庫的建設與使用，增強財務檔案信息的實用性。在檔案管理的基礎設施建設之中，應該考慮到單位進行經濟活動中，財務工作人員要做好檔案管理和財務管理兩方面的相互協(xié)調，這樣才能夠在信息化建設過程中真實地記錄并反映出財務檔案的管理信息，以便提升行政事業(yè)單位的財務檔案管理效率。
3.加強培訓，提高素養(yǎng)。信息化管理使得行政事業(yè)單位財務檔案管理工作朝著電子檔案的管理模式發(fā)展。為了適應這一要求，行政事業(yè)單位應考慮實際情況，有針對性地培訓檔案管理工作者，提高管理人員的從業(yè)素質，培養(yǎng)一只具備綜合素質與素養(yǎng)的管理隊伍。一是加強職工的財務檔案培訓，讓從事財務檔案管理相關人員擁有學習交流和培訓的機會。通過業(yè)務交流會議、專家講座、專業(yè)課程學習等多種方式來完成培訓，以此提高財務檔案管理人員的專業(yè)水平。二是注重日常管理的操作，結合行政事業(yè)單位的實際要求來開展財務相關工作的操作，使從業(yè)人員熟悉并熟練的使用信息化管理系統(tǒng)，進行專業(yè)的財務檔案管理。
三、結語
總之，行政事業(yè)單位應該認識到財務檔案管理對于行政事業(yè)單位發(fā)展的重要性，研究探索改進財務檔案管理的工作方法，才能不斷適應新常態(tài)下行政事業(yè)單位財務檔案管理的要求，為行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎。
參考文獻：
[1]樊穎丹.新常態(tài)下我國行政事業(yè)單位財務管理存在的問題及對策研究[J].經營管理者，2015（34）：139.
