檔案管理辦法細(xì)則精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理辦法細(xì)則主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：檔案管理辦法細(xì)則范文
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 管理辦法 變革內(nèi)容
中圖分類號(hào)：F233；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）11-0079-01
為規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，財(cái)政部和國(guó)家檔案局于1984年6月1日聯(lián)合了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)預(yù)字【1984】85號(hào)）；1998年財(cái)政部下發(fā)《關(guān)于印發(fā)的通知》（財(cái)會(huì)字【1998】32號(hào)）；于1999年1月1日起施行該辦法。這對(duì)各行政事業(yè)單位及其他經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)地發(fā)展有依有據(jù)，起到了積極的作用。2015年12月11日，財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并從2016年1月1日起施行。
一、新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施的意義
就高校而言，舊的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已無法適應(yīng)新形式的需要，主要表現(xiàn)在：1.各高校的會(huì)計(jì)信息已大量使用會(huì)計(jì)電算化管理，沒有明確而又統(tǒng)一、規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案管理辦法，使電子會(huì)計(jì)檔案管理多樣化。2.各高校由于題科研經(jīng)費(fèi)的不斷增加，會(huì)計(jì)核算量也隨之大增。近些年會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量逐年遞增，憑證柜、檔案盒等會(huì)計(jì)檔案的管理成本也隨之不斷增加。3.國(guó)家有關(guān)部門根據(jù)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的新形式的需要，對(duì)會(huì)計(jì)法規(guī)、法律不斷進(jìn)行充實(shí)、更新、調(diào)整；原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已不完全適應(yīng)會(huì)計(jì)法規(guī)、法律的調(diào)整變化。
所以更新舊的會(huì)計(jì)檔案的管理辦法，適應(yīng)改革的需要，出臺(tái)新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法更是當(dāng)務(wù)之急。新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力。實(shí)現(xiàn)電子化管理；倡導(dǎo)綠色、低碳的電子介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案，旨在推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)新的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢(shì)下，以適應(yīng)改革發(fā)展的需要，優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更上一層樓。
二、新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》創(chuàng)新及變革部分內(nèi)容
1.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，細(xì)化了會(huì)計(jì)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)規(guī)定，完善了會(huì)計(jì)檔案的概念和范圍，增加了電子會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)規(guī)定。第八條對(duì)電子檔案管理有了新規(guī)定，是重大變革，未來電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔，實(shí)現(xiàn)電子化管理。第十二條增加了對(duì)接收電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)定，要求單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)必須對(duì)其的準(zhǔn)確性、安全性、完整性等進(jìn)行檢測(cè)，符合要求才能接收。將電子會(huì)計(jì)檔案納入了會(huì)計(jì)檔案管理的范圍，填補(bǔ)了以往會(huì)計(jì)檔案管理無電子檔案的空白，增加電子檔案這部分內(nèi)容，有利于推動(dòng)互連網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展。
2.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，允許符合條件的會(huì)計(jì)檔案不再打印，沒有一味地要求所有的會(huì)計(jì)檔案都必須打印成冊(cè)。這樣做既節(jié)約了會(huì)計(jì)憑證的整理成本和管理成本，又符合國(guó)家綠色環(huán)保低碳生活的倡導(dǎo)。
3.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，確立了會(huì)計(jì)檔案的法律地位，其中第三條增加了 “包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案”的規(guī)定，有利于推動(dòng)電子會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的挖掘和發(fā)展，為政府決策和管理提供便捷有用的會(huì)計(jì)信息。
4.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間及會(huì)計(jì)檔案的保管期限。第十四條將會(huì)計(jì)檔案的保管期限調(diào)整為10年、30年兩類，第十六條對(duì)會(huì)計(jì)檔案銷毀進(jìn)行了修改“形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書”。完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序，增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)。即根據(jù)實(shí)際鑒定結(jié)果銷毀或繼續(xù)保存。到了保管期限的會(huì)計(jì)憑證，經(jīng)過鑒定沒有利用價(jià)值便可銷毀；有利用價(jià)值繼續(xù)保留。十七條“會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行”。十八條增加“由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷”。銷毀程序嚴(yán)格由相關(guān)部門互相監(jiān)督，疏而不漏。
5.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)一步落實(shí)了基層單位管理會(huì)計(jì)檔案的具體職責(zé)。在第五條里增加了規(guī)定：“單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案”；第六條刪除了原來的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》里，會(huì)計(jì)憑證中的匯總憑證與其他會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿中的輔助賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告中的“包括會(huì)計(jì)報(bào)表附表、附注及文中說明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。增加了半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，納稅申報(bào)表與會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書，這是對(duì)會(huì)計(jì)檔案范圍的界定。
6.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十三條增加了需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的憑證有關(guān)的規(guī)定，更加切合實(shí)際，易于操作；二十四條對(duì)會(huì)計(jì)檔案的交接上也增加了“特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交” 充實(shí)了會(huì)計(jì)檔案交接內(nèi)容。
7.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十七條，二十九條等對(duì)會(huì)計(jì)檔案有其他要求，明確了對(duì)違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人由“縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門”進(jìn)行處罰。明確了不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶，其會(huì)計(jì)檔案的管理也應(yīng)參照本辦法。新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》適用范圍很廣。
三、新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》不完善之點(diǎn)滴
1.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》檔案的保管期限全部延后，其將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿及會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等均延期保管15年。在高校，超期保管的會(huì)計(jì)檔案，占據(jù)儲(chǔ)存空間太大，浪費(fèi)經(jīng)濟(jì)資源比較嚴(yán)重。各高校財(cái)務(wù)處的會(huì)計(jì)憑證年年遞增，學(xué)校的檔案室儲(chǔ)存空間很有限，只有部分的空間是儲(chǔ)存會(huì)計(jì)檔案的，其他檔案柜無法容放會(huì)計(jì)憑證。高校各單位按人員配置辦公室，根本沒有多余的儲(chǔ)存空間，存放檔案。只好放在財(cái)務(wù)處的辦公室或檔案室一部分；放不下的檔案另找存放地點(diǎn)。為了檔案規(guī)范化管理，年年買憑證柜、檔案盒等既增加了檔案管理的成本，因存放地點(diǎn)的分散，查找檔案也不太方便。所以筆者認(rèn)為，只要不牽扯到未結(jié)債權(quán)債務(wù)的憑證，還是按保管期為十五年，就可銷毀。一來可以節(jié)約檔案管理成本，二來也可騰出一些存儲(chǔ)空間，放置新憑證，加速周轉(zhuǎn)，便于查找，提高工作效率。
第2篇：檔案管理辦法細(xì)則范文
[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)；檔案管理；事業(yè)單位
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）08-0209-01
1 會(huì)計(jì)檔案的分類
會(huì)計(jì)檔案主要記錄與單位業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)相關(guān)的重要資料、各種收據(jù)和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證以及財(cái)務(wù)相關(guān)報(bào)告。主要有以下幾類。
（1）會(huì)計(jì)憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會(huì)計(jì)憑證。
（2）會(huì)計(jì)賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細(xì)賬目、總賬目、固定資產(chǎn)卡以及其他會(huì)計(jì)賬簿。
（3）財(cái)務(wù)報(bào)告類：年度、季度和月度的財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附注、附表和相關(guān)文字說明等。
（4）其他類：銀行對(duì)賬單、銀行款項(xiàng)調(diào)節(jié)表、會(huì)計(jì)檔案流向清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案注銷清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案托管清冊(cè)以及其他需要留檔的會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料。
2 當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題
2.1 電子數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用不廣
隨著會(huì)計(jì)電算化的推進(jìn)，大部分事業(yè)單位都放棄了舊式手工紙質(zhì)記賬方式，而采用電算化進(jìn)行會(huì)計(jì)工作，給會(huì)計(jì)核算工作帶了諸多便利。財(cái)政部門專門頒布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，進(jìn)一步明確了會(huì)計(jì)電算化的重要性，并詳細(xì)定義了電算化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，規(guī)范了電算化會(huì)計(jì)檔案的管理防護(hù)工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細(xì)節(jié)，養(yǎng)成備注雙份重要會(huì)計(jì)檔案的自主意識(shí)，以備查證。但是，目前仍有很多單位因?yàn)殡娮釉O(shè)備和工作人員自身問題等各種原因，忽視電子數(shù)據(jù)備份的重要性，只是把計(jì)算機(jī)打印的賬本和憑單等歸納到會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)備份，一旦電腦出現(xiàn)故障就可能造成備份數(shù)據(jù)丟失，或者財(cái)務(wù)軟件更新后未保存原有數(shù)據(jù)，致使電子數(shù)據(jù)無法查閱。
2.2 部門預(yù)算方法新形勢(shì)的要求
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》于1999年1月1日實(shí)施，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，其中的部分規(guī)定已無法適應(yīng)新形勢(shì)需求。2002年，我國(guó)已經(jīng)開始全面實(shí)行部門預(yù)算，所有事業(yè)單位都實(shí)行了編制部門預(yù)算方法，這種部門預(yù)算方法在事業(yè)單位中得到廣泛接受和實(shí)施，并取得良好反響。部門預(yù)算方法統(tǒng)一和規(guī)范了編制預(yù)算辦法，使財(cái)政保障的程度顯著升高，有效促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)事業(yè)的和諧發(fā)展。在事業(yè)單位實(shí)行部門預(yù)算方法時(shí)，進(jìn)行的“二上二下”編程會(huì)產(chǎn)生一系列對(duì)應(yīng)的輸出表，是部門預(yù)算的相關(guān)細(xì)則業(yè)務(wù)材料，在會(huì)計(jì)工作中的意義重大，有著較強(qiáng)的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無法對(duì)財(cái)務(wù)情況進(jìn)行準(zhǔn)確、有效地分析利用。
2.3 會(huì)計(jì)檔案管理工作主管部門不明確
很多企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業(yè)規(guī)則。在實(shí)際會(huì)計(jì)工作中，主管部門很少關(guān)注《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)也沒有將會(huì)計(jì)檔案人員包括在內(nèi)，會(huì)計(jì)檔案管理處于無人管束的境地。企業(yè)的會(huì)計(jì)工作很受重視，每年都會(huì)投入資金對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這些培訓(xùn)雖然偶爾會(huì)涉及會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容，但大都偏重于理論方面，缺乏實(shí)踐指導(dǎo)意義。這導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規(guī)范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細(xì)，使得會(huì)計(jì)檔案管理的處于混亂狀態(tài)。
2.4 單位財(cái)務(wù)部門和檔案部門職責(zé)不明確
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫且由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管?！焙芏鄦挝浑m然設(shè)立了檔案機(jī)構(gòu)單位，但是會(huì)計(jì)檔案仍然由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行保存，由于檔案機(jī)構(gòu)處理的檔案比較繁多，很難及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔和整理，會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。
3 如何解決會(huì)計(jì)檔案管理問題
3.1 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的管理
會(huì)計(jì)的信息化程度越來越高，電子檔案比紙質(zhì)檔案有更多的優(yōu)勢(shì)，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結(jié)束，還應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》的要求，對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，根據(jù)檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)。載有會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的光盤和磁盤應(yīng)該放在防潮防磁的容器里。
3.2 修訂會(huì)計(jì)管理辦法的規(guī)范操作制度
應(yīng)該擴(kuò)大對(duì)賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對(duì)賬單，部門預(yù)算表也應(yīng)該納入會(huì)計(jì)檔案中，使會(huì)計(jì)檔案起到還原企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和組織活動(dòng)歷史畫面的作用。
3.3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)
人才是企業(yè)發(fā)展的源動(dòng)力，對(duì)于會(huì)計(jì)部門也是如此。財(cái)政部門和檔案部門應(yīng)定期對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動(dòng)、編寫目錄等具體操作，把會(huì)計(jì)檔案管理納入企業(yè)日常工作檢查中。
主要參考文獻(xiàn)
第3篇：檔案管理辦法細(xì)則范文
【關(guān)鍵詞】高職院校；新校區(qū)；建筑檔案；規(guī)范管理
近幾年來，不少高職院校隨著高職教育的發(fā)展和招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，都先后開展了新校區(qū)建設(shè)。有的已全部建成投入使用，有的分期建設(shè)竣工部分已投入使用，還有的處于在建或待建設(shè)中。新校區(qū)建筑檔案是整個(gè)新校區(qū)建筑工程建設(shè)中的原始資料，也是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收、交付使用的必要材料，還是日后對(duì)建筑工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證。但在新校區(qū)建筑檔案管理上暴露出的問題逾來逾多，有的不僅給新校區(qū)建筑及其附屬設(shè)施的使用、維護(hù)與修繕帶來較大困難，而且還形成一些安全隱患，甚至給學(xué)校造成較大經(jīng)濟(jì)損失?，F(xiàn)以四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱：四川職院）新校區(qū)建筑檔案管理為例，分析研究存在的問題及原因，思考其對(duì)策，對(duì)進(jìn)一步規(guī)范高職院校新校區(qū)建筑檔案管理，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、高職院校新校區(qū)建筑檔案管理中的主要問題
（一）給排水系統(tǒng)檔案嚴(yán)重缺失
四川職院新校區(qū)規(guī)劃面積1100畝，建設(shè)工程從2004年開始逐步立項(xiàng)，分三期完成。第一期建設(shè)工程于2005年8月啟動(dòng)，至2007年上年主要完成教學(xué)大樓三座、圖書信息大樓、學(xué)生宿舍八棟和第一學(xué)生食堂、（汽車、機(jī)械和建筑）三個(gè)實(shí)訓(xùn)中心及其基本道路網(wǎng)管工程。第二期建設(shè)工程相繼于2008、2009年完成了教學(xué)樓兩座、學(xué)生宿舍三棟和第二學(xué)生食堂、行政大樓、培訓(xùn)大樓、校醫(yī)院大樓、風(fēng)雨操場(chǎng)、田徑運(yùn)動(dòng)場(chǎng)地及其附屬設(shè)施等建筑工程。部分建筑項(xiàng)目投入使用后，不到三年時(shí)間，給排水系統(tǒng)出現(xiàn)多處泄漏。有關(guān)管理部門對(duì)其實(shí)施維修需要的新校區(qū)建筑工程給排水系統(tǒng)圖紙資料學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)未搜集存檔，從工程指揮部及相關(guān)管理者手里也沒找到，從而使尋找泄漏源（管道）十分困難，不能分管道施工及時(shí)堵漏，只好待暑假師生離校后統(tǒng)一停供水檢修。有的地方由于長(zhǎng)時(shí)間泄漏，以致道路積水、路面濕滑，發(fā)生多起師生通行過路跌倒受傷的安全事故。在暑假學(xué)校基本沒有用水的情況下，每天泄漏自來水?dāng)?shù)千噸，粗略估計(jì)供水系統(tǒng)泄漏給學(xué)校造成近百萬元的經(jīng)濟(jì)損失?？梢?，加強(qiáng)高職院校新校區(qū)給排水系統(tǒng)建筑檔案管理是非常必要的。
（二）工程建筑檔案管理不規(guī)范
第一，新校區(qū)工程建筑檔案無人專門管理。1988年國(guó)家檔案局和計(jì)委聯(lián)合頒發(fā)了《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔聯(lián)發(fā)[1988]4號(hào)）第七條規(guī)定“建設(shè)單位、工程總承包單位、工程現(xiàn)場(chǎng)指揮機(jī)構(gòu)、施工單位、勘察設(shè)計(jì)單位必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料?！彼拇氃鹤?005年成立新校區(qū)建設(shè)工程指揮部以來，至今既未明確相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管新校區(qū)建筑檔案工作，也沒有配備專人負(fù)責(zé)建筑檔案管理，更沒有委托學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)委派人員兼職管理新校區(qū)建筑檔案。盡管近兩年要求新校區(qū)建設(shè)工程資料管理員兼管建筑檔案，但僅有的一個(gè)資料員，經(jīng)辦與管理新項(xiàng)目報(bào)批資料、在建項(xiàng)目使用資料、工程竣工驗(yàn)收資料等都深感力不從心，更無暇顧及建筑檔案的搜集整理立卷歸檔工作?？梢?，新校區(qū)工程建筑檔案始終處于無專人管理狀態(tài)。
第二，新校區(qū)已竣工項(xiàng)目文件資料歸檔不及時(shí)，檔案欠完整。根據(jù)國(guó)家《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》（國(guó)家建設(shè)部令第136號(hào)）《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（建標(biāo)[2002]8號(hào)）的要求，凡是與新校區(qū)建筑工程有關(guān)的重要活動(dòng)、記載新校區(qū)建筑工程主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲象材料等形式與載體的文件材料，均應(yīng)搜集齊全，整理立卷后歸檔。主要包括以下內(nèi)容：一是綜合類文件。包括立項(xiàng)文件；建設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件；招投標(biāo)文件；開工審批文件；財(cái)務(wù)文件；監(jiān)理文件；施工文件；相關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件、審計(jì)報(bào)告及有關(guān)聲像資料。二是土建工程及水、電、防雷、設(shè)備安裝工程施工文件。包括圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底等記錄；原材料、零部件、混凝土、砂漿等配合比例的測(cè)試報(bào)告及出廠質(zhì)量合格證明；隱蔽工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件、工程質(zhì)量事故記錄及處理文件、施工技術(shù)總結(jié)等。三是竣工驗(yàn)收文件。包括供水、排水、燃?xì)?、熱力、電力、電訊等地下管線工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖，地下管線竣工測(cè)量成果及其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）；工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程全部竣工圖紙；消防安全、衛(wèi)生防疫及環(huán)境保護(hù)方面符合要求的驗(yàn)收文件等。
四川職院新校區(qū)建設(shè)一期工程全部投入使用近六年；二期工程除藝術(shù)大樓在建外，竣工建筑項(xiàng)目已投入使用近兩年了，新校區(qū)已竣工建筑項(xiàng)目既沒有按照《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部令第90號(hào)）的要求，在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案；也沒有及時(shí)移送學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。據(jù)走訪調(diào)查新校區(qū)建設(shè)指揮部相關(guān)管理人員，從已投入使用的建筑項(xiàng)目的文件資料上看，檔案資料缺失情況也相當(dāng)嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，地下管線的施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖，地下管線竣工測(cè)量圖，基本上沒有搜集歸檔。其二，在建筑工程立項(xiàng)審批文件資料中，相當(dāng)部分工程項(xiàng)目沒有原件，多數(shù)都是復(fù)印件，有的項(xiàng)目甚至連立項(xiàng)審批文件的復(fù)印件都沒有。其三，建筑工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收文件不完整，有的建筑項(xiàng)目盡管已投入使用，但至今也沒有竣工驗(yàn)收文件。其四，從已搜集起來的建筑施工文件來看，破損、殘缺、污染、字跡模糊等情況也比較突出，有的已失去檔案保存價(jià)值。
二、高職院校新校區(qū)建筑檔案管理不規(guī)范的原因分析
（一）建筑檔案管理法規(guī)意識(shí)淡薄
為了規(guī)范建筑工程項(xiàng)目檔案管理，國(guó)務(wù)院相關(guān)部委先后頒布了《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)。但在高職院校的新校區(qū)建設(shè)過程中，一些主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人、管理者，片面強(qiáng)調(diào)建設(shè)工程的工期、進(jìn)度，忽視建設(shè)工程檔案管理法律法規(guī)的嚴(yán)肅性，“重工程建設(shè)、輕檔案管理”現(xiàn)象不是少數(shù)，以致建筑工程檔案管理成了新校區(qū)建設(shè)中的一個(gè)十分薄弱的環(huán)節(jié)，帶來許多遺留問題。
（二）建筑檔案管理制度不健全
高職院校新校區(qū)建筑檔案管理不規(guī)范的重要原因，就是管理制度不健全。四川職院在執(zhí)行國(guó)家及相關(guān)部委頒發(fā)的“基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理”法規(guī)方面，沒有形成系統(tǒng)的符合學(xué)校實(shí)際的實(shí)施細(xì)則。新校區(qū)工程建設(shè)開始后，僅僅以“新校區(qū)建設(shè)指揮部辦公室”的名義制訂了《新校區(qū)建設(shè)檔案管理辦法細(xì)則》在內(nèi)部試行，且內(nèi)容尚不全面，如，既未明確規(guī)定新校區(qū)建設(shè)工程檔案資料管理機(jī)構(gòu)及管理人員的配備、新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法，也沒有就學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)如何協(xié)同新校區(qū)建設(shè)指揮部做好建筑檔案管理作出相應(yīng)規(guī)定，以致新校區(qū)建筑檔案管理長(zhǎng)期處于“各自為陣”、“單打一”的局面。
（三）建筑工程竣工驗(yàn)收不規(guī)范
按照國(guó)家計(jì)委《建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工驗(yàn)收辦法》（計(jì)建設(shè)[1990]1215號(hào)）的要求，凡新建的基本建設(shè)項(xiàng)目（工程），按批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件所規(guī)定的內(nèi)容建成，符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，必須及時(shí)組織竣工驗(yàn)收，辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù)。且以批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)或擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)、施工圖和設(shè)備技術(shù)說明書以及現(xiàn)行施工技術(shù)驗(yàn)收規(guī)范以及主管部門（公司）有關(guān)審批、修改、調(diào)整文件等為驗(yàn)收依據(jù)。國(guó)家檔案局關(guān)于《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》也指出，凡新建的基本建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工驗(yàn)收工作均應(yīng)包括對(duì)檔案的驗(yàn)收。然而，四川職院新校區(qū)建筑工程有相當(dāng)部分建筑項(xiàng)目未進(jìn)行竣工驗(yàn)收就投入使用了，有的建筑項(xiàng)目雖然進(jìn)行了竣工驗(yàn)收，但驗(yàn)收程序不規(guī)范、過程很簡(jiǎn)單，未將建筑工程“檔案驗(yàn)收”列入竣工驗(yàn)收議程，從而導(dǎo)致新校區(qū)建設(shè)檔案資料不能及時(shí)完整歸檔。
三、規(guī)范高職院校新校區(qū)建筑檔案管理的對(duì)策思考
（一）加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，做到依法辦事
目前，在高職院校新校區(qū)建設(shè)蓬勃開展的背景下，學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)高度重視相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，深入開展法紀(jì)教育，增強(qiáng)法制意識(shí)。在新校區(qū)建設(shè)工程的主管領(lǐng)導(dǎo)及管理人員、高職院校檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理隊(duì)伍中，切實(shí)加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)教育，引導(dǎo)大家明確認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)依法管理的自覺性，嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的建筑工程檔案資料管理法律法規(guī)管理檔案資料，是規(guī)范高職院校建筑工程檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。
（二）建立健全規(guī)章制度，堅(jiān)持獎(jiǎng)懲逗硬
依法管好高職院校新校區(qū)建筑工程檔案資料，就應(yīng)建立健全相關(guān)的管理規(guī)章制度，做到獎(jiǎng)懲逗硬。一要根據(jù)國(guó)家相關(guān)部委頒布的法律法規(guī)要求，結(jié)合高職院校新校區(qū)建設(shè)實(shí)際，制訂科學(xué)系統(tǒng)的建筑工程檔案資料管理細(xì)則。從而，明確檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員的配備及相互協(xié)作要求；明確建筑檔案管理相關(guān)負(fù)責(zé)人、管理人的職責(zé)職權(quán)；明確建筑檔案管理工作目標(biāo)、操作規(guī)程及具體要求；建立健全檔案管理獎(jiǎng)懲辦法。二要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，獎(jiǎng)懲逗硬。高職院校新校區(qū)建筑檔案管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人與管理者，應(yīng)遵紀(jì)守法，嚴(yán)格按規(guī)程操作，各司其職、各盡其責(zé)，做好檔案管理工作。若有法不依、違法不究，先進(jìn)不獎(jiǎng)勵(lì)、落后沒懲罰，檔案管理工作就很難規(guī)范，更無法上水平。
（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理水平
近幾年來，高職教育事業(yè)的快速發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理機(jī)構(gòu)和人員，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)高職院校發(fā)展的要求。如四川職院現(xiàn)有的檔案信息科設(shè)置在學(xué)校辦公室，目前有科長(zhǎng)一人，管理員二人（其中一人將在本學(xué)期結(jié)束前退休）。他們要協(xié)調(diào)管理好涉及全校13000多學(xué)生，近800名教職工的基本建設(shè)、黨政管理、教學(xué)科研、人事財(cái)務(wù)等10多種類型的檔案資料是十分困難的。因而，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，努力提高管理水平，是非常必要的。一方面應(yīng)按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》關(guān)于“全日制在校生規(guī)模在1萬人以上”的高校，要設(shè)置“檔案館和綜合檔案室”的要求，建立和完善學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)，結(jié)合基本建設(shè)、黨政管理、學(xué)生管理、教學(xué)科研、人事財(cái)務(wù)等主要檔案類型的實(shí)際需要，配齊配足檔案管理人員。二要切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能。應(yīng)通過業(yè)余函授、網(wǎng)絡(luò)教育等方式開展檔案專業(yè)的學(xué)歷教育，提高學(xué)歷層次。采取“短期培訓(xùn)”、“集中學(xué)習(xí)”或“以老帶新”的形式，開展建筑檔案管理等方面的分類專項(xiàng)培訓(xùn)，使高職院校檔案管理者的綜合素質(zhì)主動(dòng)適應(yīng)新的要求和新的需要。
（四）規(guī)范建筑工程竣工驗(yàn)收，重視檔案驗(yàn)收
建筑工程的竣工驗(yàn)收，是全面考核建設(shè)工作，檢查是否符合設(shè)計(jì)要求和工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，也是及時(shí)搜集、驗(yàn)收建筑項(xiàng)目（工程）立項(xiàng)文件、監(jiān)理資料、設(shè)計(jì)施工圖紙等檔案資料的必要環(huán)節(jié)。如前所述，有的高職院校在新校區(qū)建筑工程竣工后，僅僅“急于交付使用，不急竣工驗(yàn)收”甚至“未經(jīng)竣工驗(yàn)收，就投入使用”，有的“講工程質(zhì)量驗(yàn)收，不講建筑檔案驗(yàn)收”。針對(duì)這些違反國(guó)家《建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工驗(yàn)收辦法》和《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》的情況，高職院校規(guī)范新校區(qū)建筑檔案管理，首先應(yīng)依法規(guī)范工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，按法規(guī)要求、操作規(guī)程，嚴(yán)格進(jìn)行建筑工程竣工驗(yàn)收。其次應(yīng)高度重視建筑工程檔案驗(yàn)收，并將其作為建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要內(nèi)容，納入竣工驗(yàn)收程序或議程，做細(xì)做好。應(yīng)嚴(yán)格要求建設(shè)工程的有關(guān)方面及時(shí)備齊備好文件數(shù)據(jù)檔案資料，缺少的檔案資料，應(yīng)限期補(bǔ)齊，不合規(guī)范的，要限定時(shí)間修改完善達(dá)到要求，否則不得通過竣工驗(yàn)收。
參考文獻(xiàn)：
[1] 熊珊珊.高校基建檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2008，（5）.
[2] 秦書凰.做好新校區(qū)基建檔案管理的四項(xiàng)措施[J].四川檔案，2007，（2）.
[3] 江佩珊.新校區(qū)項(xiàng)目工程檔案管理探討[J]. 廣東水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，（2）.
第4篇：檔案管理辦法細(xì)則范文
關(guān)鍵詞: 工程項(xiàng)目資料管理 對(duì)策
Abstract: This paper introduces the existing problems in the management of completion data archiving, and combined with the completion data in file be keenly aware of, take targeted measures, and strive to compliance, authenticity, accuracy, timeliness and normative, and effectively improve the efficiency of data archiving.
Keywords: engineering project information management .
中圖分類號(hào)：TU8文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
建筑工程竣工資料在當(dāng)今社會(huì)越來越被重視，主要體現(xiàn)在如下
幾方面：（1）保護(hù)國(guó)家利益和公共利益，（2）保證業(yè)主的合法權(quán)益，（3）保證建筑的維修和系統(tǒng)維護(hù)等。然而，工程資料在工程管理中又常常被人們忽略，以至于工程資料歸檔存在諸多問題。
一、資料歸檔收集中存在的問題
（一）在某科研辦公用房項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，恰逢行業(yè)單位重組、工程跨度時(shí)間長(zhǎng)，工程項(xiàng)目人員變動(dòng)大，資料收集困難等問題。
（二）由于空間和時(shí)間的關(guān)系，涉及項(xiàng)目的重要文件，由于疏于資料的管理和客觀原因，原始文件缺失和工程資料驗(yàn)收簽證不全，部分資料沒有按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果工程結(jié)束了，無當(dāng)事人簽字確認(rèn)。
（三）收集的前期資料、施工原始資料都存在書寫不規(guī)范，各種顏色的筆記都有，甚至有的簽字不利于檔案資料的長(zhǎng)期保存，格式和紙張不統(tǒng)一，文件頁面的設(shè)置不等，給資料收集整理和組卷工作帶來一定難度。
（四）設(shè)計(jì)單位在出施工圖紙時(shí)，本身存在一些設(shè)計(jì)質(zhì)量問題，在圖紙蓋章方面偷工減料，沒有考慮建設(shè)、施工單位在工程資料收集、整理、歸檔管理方面會(huì)帶來弊端。
（五）施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范，如：有些重要的審批文件的匯簽、施工圖會(huì)審、技術(shù)核定單、隱蔽工程、質(zhì)量保證資料、交工技術(shù)文件、竣工報(bào)告和建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理及相關(guān)單位辦理工程移交生產(chǎn)的簽字手續(xù)等資料，有簽署意見欄目沒有簽署意見、隨意涂改或用簡(jiǎn)易貼，這樣即降低了原始資料的可信度，又降低了歸檔資料的使用價(jià)值。
（六）在施工過程中，由于資料的管理工作的疏忽，致使資料在清理、收集、整理，完善、組卷、立卷的過程中遇到了很多的困難和問題。
二、資料歸檔管理對(duì)策
（一）建立健全資料管理制度
建設(shè)單位在工程建設(shè)立項(xiàng)時(shí)，首先應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，明確各單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任清楚。在項(xiàng)目開始時(shí)制定出適合本工程特點(diǎn)的竣工資料所要求的藍(lán)本，便于各參見施工單位在工程資料整理過程中有據(jù)可依，操作方便；從而避免資料格式的多樣性和不規(guī)范；為保證歸檔資料內(nèi)容的統(tǒng)一、準(zhǔn)確、真實(shí)打下基礎(chǔ)。
（二）做好工程前期報(bào)建和工程管理報(bào)審制度
項(xiàng)目立項(xiàng)后，首先要做好工程前期報(bào)建和預(yù)審查制度，按要求建設(shè)方應(yīng)將工程施工圖報(bào)送有審圖資質(zhì)的審查中心審查，確定符合要求后，再通知施工單位在工程中使用。同時(shí)，各方資料管理人員還應(yīng)熟悉和掌握工程施工要求和進(jìn)度、增強(qiáng)資料收集中的可行性、目的性，為工程竣工后檔案編制工作奠定了一個(gè)良好的開端。
（三）建立資料人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，提高資料人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。
工程資料管理人員即要了解、熟悉、掌握《檔案法》、《工程檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章制度、及時(shí)做好工程前期資料、施工圖紙及各類資料的收集外；還要了解工程施工檔案資料的歸檔范圍、具體時(shí)間，施工過程中資料的收集情況及施工中收集資料遇到的困難，從而想辦法解決突發(fā)事件中出現(xiàn)的各種技術(shù)問題；確保施工歸檔資料的符合性、完整性、準(zhǔn)確性。
在資料收集中，面對(duì)不同的資料人員，還必須采取多層次、全方位的集中、分散、短期、座談或?qū)ｎ}講座等各種形式培訓(xùn)，將基本理論與實(shí)際技能、創(chuàng)新能力與實(shí)際操作能力、管理理念與先進(jìn)方法等有機(jī)結(jié)合起來；幫助資料管理人員掌握現(xiàn)代化的資料管理知識(shí)，更好地為生產(chǎn)實(shí)際服務(wù)。
（四）完善竣工文件資料的整理與編制
完整的竣工資料不僅應(yīng)從工程項(xiàng)目立項(xiàng)做起，而且工程項(xiàng)目資料專職管理人員，還要負(fù)責(zé)對(duì)各施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督。按照項(xiàng)目管理辦法，編制竣工資料做到“三同時(shí)”和 “三同步”，將資料管理貫穿于工程施工的全過程。例如：工程資料整理分類：
1.將資料按《建筑工程質(zhì)量驗(yàn)收評(píng)定依據(jù)》和《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》中的工程分項(xiàng)劃分，對(duì)資料進(jìn)行收集、整理、分類，并按建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的手段、方法，將在原有資料的基礎(chǔ)上逐步依次細(xì)化到最小的分項(xiàng)工程。
2.在整理已收集的資料時(shí)，按檔案資料歸檔要求由大類到小類、逐類旁通、梳理排序，在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積累方法，使思路更清晰，條理更明確，對(duì)后續(xù)工作的開展起到積極的作用。
3.對(duì)廠家提供的設(shè)備，除要有合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說明書、圖紙等多種內(nèi)容之外，還要根據(jù)資料各自特點(diǎn)，結(jié)合檔案管理辦法做到分門別類的收集、整理、分類。
（五）做好歸檔資料組卷、立卷
1.根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的要求，結(jié)合西南油氣田公司《檔案管理實(shí)施辦法及各類檔案管理細(xì)則》，針對(duì)歸檔資料在整理組卷過程中，大小型號(hào)不同圖紙的折疊、文件的排序、案卷的排列等實(shí)質(zhì)性的問題，采取應(yīng)對(duì)的有效措施。
如一：圖紙的折疊過程中，除已有的多種成熟方法外，還應(yīng)從中總結(jié)出適合于自己操作方便的小竅門，這樣，即便捷、更省時(shí)。
如二：文件的排序，除按重要程度或時(shí)間順序排列之外，還要想辦法解決多個(gè)內(nèi)容相近文件處理的方法；對(duì)密不可分的文件資料，除按檔案資料的要求外，還要想辦法解決不同上級(jí)的請(qǐng)示及批復(fù)怎么處理才妥當(dāng)?shù)葐栴}，并為以后資料查詢提供思路清晰、查找方便的檔案。
（六）加強(qiáng)施工過程控制，保證竣工資料真實(shí)有效
無論建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位的各級(jí)工程管理人員、都要切實(shí)加強(qiáng)責(zé)任心，做到前期報(bào)建、工程施工與資料收集、整理完整同步進(jìn)行，避免先完成施工任務(wù)，再后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，資料管理人員也要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各施工單位資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查；為歸檔資料組卷、立卷工作做好前期準(zhǔn)備工作。
三、結(jié)束語
房屋建筑即是企業(yè)的一種有形固定資產(chǎn)、巨大財(cái)富，歸檔資料更是企業(yè)有效維護(hù)自身合法權(quán)益不受任何損害的體現(xiàn)，只有充分認(rèn)識(shí)到歸檔資料的重要性，才能避免若干年后因建筑的維修和系統(tǒng)維護(hù)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)，為需要資料查詢的人員提供有力依據(jù)。
參考文獻(xiàn)：
1、行業(yè)《檔案管理實(shí)施辦法及各類檔案管理細(xì)則》，2006年7月。
第5篇：檔案管理辦法細(xì)則范文
轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)管理方式提升會(huì)計(jì)工作水平研究
目前，會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問題如下：
一是有的會(huì)計(jì)核算中心沒有或未及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案，不符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。
二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。
針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：
一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
二要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
三要讓財(cái)政部門與檔案部門共同加大對(duì)新會(huì)計(jì)管理體制下形成的會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管。結(jié)合實(shí)際，聯(lián)合制定包含新會(huì)計(jì)體制下會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容的《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對(duì)會(huì)計(jì)工作整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
第6篇：檔案管理辦法細(xì)則范文
【關(guān)鍵詞】 高校 會(huì)計(jì)檔案 管理
引言
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案就是高校建設(shè)、教學(xué)、科研過程中經(jīng)濟(jì)事務(wù)的主要載體。本文就高校會(huì)計(jì)檔案的管理工作談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。
1. 高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題
1.1檔案保管不規(guī)范
按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但是，在實(shí)際工作中，許多高校的財(cái)務(wù)部門，不能按要求將會(huì)計(jì)檔案及時(shí)移交檔案管理部門，原因主要有兩方面：一是財(cái)務(wù)部門人員不足，沒有專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財(cái)務(wù)部門為了自己使用方便，不愿意將會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)等會(huì)計(jì)檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。
1.2管理程序不合理
會(huì)計(jì)檔案管理程序不合理，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要是檔案交接前沒有充分的準(zhǔn)備工作；移交點(diǎn)收不規(guī)范；沒有專人監(jiān)督，或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責(zé)；交接后的事項(xiàng)辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序?qū)徟?；檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門未共同派人員監(jiān)銷。銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替。
1.3檔案資料不齊全
會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)帳薄類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。許多高校在收集會(huì)計(jì)資料時(shí)，往往將財(cái)務(wù)報(bào)表類中的上級(jí)有關(guān)文件、財(cái)務(wù)制度財(cái)務(wù)活動(dòng)分析等仍然沒有歸檔，特別是電算化會(huì)計(jì)下的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等磁介質(zhì)重要資料，沒有按會(huì)計(jì)檔案的要求歸檔保存。高校普及會(huì)計(jì)電算化已有十年的歷史，對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，目前還沒有制定相應(yīng)的管理辦法，未將其納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇。不少學(xué)校只存放紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，對(duì)會(huì)計(jì)電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒有及時(shí)備份、拷貝和歸檔。由此導(dǎo)致了電算會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的正常使用，例如，進(jìn)行軟件的變更或升級(jí)時(shí)，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，將導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取。
1.4管理制度不完善
除《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則。這使得高校會(huì)計(jì)檔案工作在本行業(yè)上缺少針對(duì)性。同樣，不同高校內(nèi)部也存在著千差萬別。尤其，在涉及校園一卡通、國(guó)庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書合同等會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據(jù)可依，無章可循。
2. 提升高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效策略
2.1明確會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍
對(duì)會(huì)計(jì)文件資料內(nèi)容進(jìn)行分析，屬于歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，二級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)資料、設(shè)備管理部門和房產(chǎn)管理部門建立的固定資產(chǎn)卡片，也屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，應(yīng)收集、整理、立卷，并按規(guī)定移交檔案管理部門歸檔保管。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的高校，從會(huì)計(jì)檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發(fā)，不僅要將打印紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等立卷歸案，也應(yīng)將電算會(huì)計(jì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息電子數(shù)據(jù)、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進(jìn)行備份，用光盤存儲(chǔ)保管，與紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案資料一并歸檔。
2.2嚴(yán)格執(zhí)行管理程序
按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)間、內(nèi)容、程序要求來推進(jìn)工作的順利進(jìn)展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時(shí)、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行；檔案交接前做好充分的準(zhǔn)備工作；移交時(shí)認(rèn)真點(diǎn)收；專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項(xiàng)等。銷毀程序按照程序?qū)徟鷪?zhí)行；造冊(cè)登記；未了事項(xiàng)另行立卷；檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派人員監(jiān)銷；銷毀徹底，防止泄密等。
2.3完善檔案管理制度
建立健全高校會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。同時(shí)，將校園一卡通、國(guó)庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書合同等方面的會(huì)計(jì)檔案管理納入學(xué)校檔案工作的總體。要使高校會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化，必須制定高校會(huì)計(jì)檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案保管制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案保密制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案移交與銷毀制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循。
參考文獻(xiàn)：
[1] 金桂英.淺談當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理凸現(xiàn)的問題及對(duì)策.經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息[J].2008.20.
第7篇：檔案管理辦法細(xì)則范文
1健全制度,落實(shí)責(zé)任制
健全管理制度,實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,貫徹執(zhí)行國(guó)家《檔案法》,樹立全員責(zé)任意識(shí)和法制意識(shí),制定完善可行的檔案管理規(guī)章制度,是保證檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效措施。作物科學(xué)所在項(xiàng)目實(shí)施過程中,嚴(yán)格執(zhí)行《中央級(jí)科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專項(xiàng)資金管理辦法》、《農(nóng)業(yè)部科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專項(xiàng)資金管理實(shí)施細(xì)則》、《農(nóng)業(yè)部科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專項(xiàng)資金儀器設(shè)備項(xiàng)目驗(yàn)收辦法(試行)》、《中國(guó)農(nóng)科院修繕購(gòu)置專項(xiàng)資金管理辦法》、《中國(guó)農(nóng)科院修繕購(gòu)置專項(xiàng)資金檔案管理辦法(試行)》。同時(shí),結(jié)合自身的實(shí)際情況制定了該所的《中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物科學(xué)研究所中央級(jí)科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專項(xiàng)管理辦法》、《中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物科學(xué)研究所中央級(jí)科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專項(xiàng)資金管理辦法》、《作物科學(xué)研究所儀器設(shè)備檔案管理辦法》,并根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的具體情況制定符合項(xiàng)目實(shí)際的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃和儀器設(shè)備采購(gòu)方案。在項(xiàng)目管理方面,堅(jiān)持項(xiàng)目法人責(zé)任制、招投標(biāo)制、監(jiān)理制、合同制管理。為了保證項(xiàng)目的順利實(shí)施,根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組和實(shí)施小組。領(lǐng)導(dǎo)小組為項(xiàng)目的決策機(jī)構(gòu),組長(zhǎng)由法人代表擔(dān)任,所領(lǐng)導(dǎo)班子成員和相關(guān)專家為領(lǐng)導(dǎo)小組成員,主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施方案制定、項(xiàng)目招投標(biāo)和人、財(cái)、物協(xié)調(diào)及項(xiàng)目驗(yàn)收等重要事項(xiàng)決定。儀器設(shè)備實(shí)施小組組長(zhǎng)由熟悉儀器設(shè)備的專家擔(dān)任,成員由綜合辦公室和相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)設(shè)備具體采購(gòu)事宜。檔案管理實(shí)施小組組長(zhǎng)由分管條件建設(shè)工作的辦公室副主任擔(dān)任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)項(xiàng)目執(zhí)行過程中檔案資料的收集整理。財(cái)務(wù)管理實(shí)施小組組長(zhǎng)由主管財(cái)務(wù)的所長(zhǎng)擔(dān)任,成員由計(jì)財(cái)處和設(shè)備小組相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)管理。
在檔案管理方面,采取領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)總責(zé)、檔案組長(zhǎng)督察審查、實(shí)施小組落實(shí)、專職檔案員指導(dǎo)的四級(jí)分級(jí)負(fù)責(zé)制,從而落實(shí)檔案管理體系。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)總體執(zhí)行情況監(jiān)督檢查,協(xié)調(diào)管理。檔案小組組長(zhǎng),負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期報(bào)批階段形成的檔案資料的收集整理,在項(xiàng)目實(shí)施中對(duì)儀器小組檔案資料收集整理工作進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督檢查,對(duì)整個(gè)項(xiàng)目形成檔案資料的完整性審查,負(fù)責(zé)與招標(biāo)單位聯(lián)系落實(shí)收集檔案資料,其在項(xiàng)目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設(shè)備小組,負(fù)責(zé)儀器設(shè)備采購(gòu)過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調(diào)試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負(fù)責(zé)檔案資料的組卷、分類、編號(hào)的指導(dǎo)檢查和完整性復(fù)合及裝訂、檢索等?？傊?只有健全管理制度,責(zé)任落實(shí)到人,才能使檔案資料的負(fù)責(zé)人、技術(shù)和管理人員明確各自的職責(zé),樹立責(zé)任心和法制意識(shí),從管理制度上保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),做到項(xiàng)目檔案管理工作有法可依,有章可循。
2注重收集,資料完整化
在實(shí)際工作中,該所總結(jié)了儀器設(shè)備采購(gòu)的基本流程,即實(shí)施方案批復(fù)后,制定設(shè)備采購(gòu)、招標(biāo)方案,申請(qǐng)?jiān)O(shè)備進(jìn)口財(cái)政審批,委托中介公司進(jìn)行儀器招標(biāo),簽訂儀器設(shè)備采購(gòu)合同,進(jìn)口設(shè)備辦理進(jìn)口免稅,機(jī)電審批自動(dòng)進(jìn)口許可,進(jìn)口報(bào)關(guān)法檢,到貨安裝調(diào)試驗(yàn)收,資料收集檔案整理,項(xiàng)目驗(yàn)收。屬于政府直采設(shè)備,簽訂政府采購(gòu)協(xié)議,電子驗(yàn)收單,項(xiàng)目驗(yàn)收。國(guó)產(chǎn)設(shè)備公開招標(biāo)后簽訂合同,直接到貨安裝驗(yàn)收。根據(jù)上述基本流程,在項(xiàng)目實(shí)施的不同階段,形成不同材料,責(zé)任落實(shí)到各相關(guān)單位人員,其中,招標(biāo)單位檔案管理機(jī)構(gòu)針對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目配備專人負(fù)責(zé)收集、反饋項(xiàng)目資料。項(xiàng)目實(shí)施管理單位按照檔案管理要求,設(shè)備落實(shí)到課題組,設(shè)置兼職檔案員,指定專人負(fù)責(zé)。進(jìn)而抓好項(xiàng)目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準(zhǔn)確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項(xiàng)目實(shí)施前對(duì)新參與項(xiàng)目的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項(xiàng)目實(shí)施中能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案資料的收集整理工作。同時(shí)將招標(biāo)單位項(xiàng)目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執(zhí)行的一部分。在資料收集過程中實(shí)行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設(shè)備采購(gòu)進(jìn)程同步;檔案收集工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,納入項(xiàng)目有關(guān)人員的職責(zé)范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓(xùn),參加設(shè)備開箱驗(yàn)收,參加設(shè)備安裝調(diào)試,參加項(xiàng)目驗(yàn)收活動(dòng)。
在資料收集分類方面,根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度,將檔案資料分為前期資料、安裝調(diào)試驗(yàn)收階段形成的資料和項(xiàng)目驗(yàn)收階段形成的資料。前期資料包括:申報(bào)書、項(xiàng)目批復(fù)文件、實(shí)施方案、預(yù)算批復(fù)文件、進(jìn)口產(chǎn)品審批文件、會(huì)議紀(jì)要、來往函件等;招標(biāo)合同、招標(biāo)公告、技術(shù)指標(biāo)、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、購(gòu)置合同、自動(dòng)進(jìn)口許可證(商務(wù)部機(jī)電辦)、免稅證明、報(bào)關(guān)單等;政府采購(gòu)供貨協(xié)議、電子驗(yàn)收單等。安裝驗(yàn)收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質(zhì)量保證書、設(shè)備認(rèn)證、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)、配件目錄、安裝調(diào)試報(bào)告、大型設(shè)備試運(yùn)行報(bào)告、測(cè)試記錄、培訓(xùn)確認(rèn)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告證明、技術(shù)及質(zhì)量上的異議處理結(jié)果、開箱驗(yàn)收記錄、軟件、光盤等。項(xiàng)目驗(yàn)收階段包括:財(cái)務(wù)決算專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。特別提醒,項(xiàng)目前期管理文件缺失后不易補(bǔ)齊,注意收集。項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生調(diào)整和變更,研討論證材料及領(lǐng)導(dǎo)班子決策等會(huì)議及時(shí)寫紀(jì)要及時(shí)做保存。
3分類整理,歸存精細(xì)化
項(xiàng)目完成后,首先要求儀器設(shè)備小組的檔案管理人員對(duì)收集的文件、資料等進(jìn)行簡(jiǎn)單分類、整理后交檔案小組組長(zhǎng)審查;檔案組長(zhǎng)對(duì)資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復(fù)核把關(guān);專職檔案員按照項(xiàng)目檔案管理規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真復(fù)審提出整改意見,并指導(dǎo)項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行整改。項(xiàng)目檔案管理人員在所專職檔案員的指導(dǎo)下做好以下5方面的工作:
3•1清理文件資料
從立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、設(shè)備到貨、安裝調(diào)試、驗(yàn)收等全過程形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表和光盤等各種載體的文件材料進(jìn)行清理、剔除重復(fù)后,分類組卷。
3•2排序分類整理
排序原則是:遵循文件的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,按照文件材料性質(zhì)區(qū)分不同價(jià)值,調(diào)整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時(shí)間順序排列,批復(fù)在前,請(qǐng)示在后,批轉(zhuǎn)在前,報(bào)告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后,紙質(zhì)性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請(qǐng)示、批復(fù),招標(biāo)文件資料,投標(biāo)文件資料,評(píng)標(biāo)文件資料,項(xiàng)目驗(yàn)收資料,設(shè)備按單機(jī)分類組卷,說明書單獨(dú)組卷,采購(gòu)合同、裝箱單、安裝調(diào)試報(bào)告等單獨(dú)組卷。整理,根據(jù)國(guó)家檔案管理要求結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號(hào)方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點(diǎn)卷內(nèi)文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性,對(duì)不符合要求的檔案資料,及時(shí)糾正、補(bǔ)齊。
3•3文件質(zhì)量要求
原件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確;已破損的文件應(yīng)予修整;字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)A4幅面;說明書遵循原貌。
3•4頁碼編寫
按自然頁數(shù)編寫頁碼,凡有文字的頁面均要編碼,頁碼編寫位置在裝訂線的另一側(cè)右下角,用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫,避免空號(hào)和重號(hào)。
3•5編寫目錄擬寫標(biāo)題
按文件題名編寫卷內(nèi)目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,沒有題名的材料要根據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題后再編寫目錄。擬寫案卷標(biāo)題時(shí),將該卷的主要文件內(nèi)容概括提煉,使其綜合反映卷內(nèi)內(nèi)容。案卷編號(hào)依據(jù)檔案管理規(guī)范進(jìn)行,最后填寫備考表。項(xiàng)目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對(duì)檔案資料的分類、立卷、卷內(nèi)目錄及備考表等進(jìn)行全面復(fù)核無誤后,填寫封皮內(nèi)容,打印案卷封面,裝訂成冊(cè),編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。
4檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)
4•1領(lǐng)導(dǎo)重視,建立健全檔案管理體系
俗話說,搞好搞不好關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo),任何工作只要領(lǐng)導(dǎo)重視,認(rèn)真去抓去管,做好督促檢查,同時(shí)明確各個(gè)階段的管理人員,落實(shí)好分工和崗位責(zé)任制,確保每個(gè)環(huán)節(jié)不出漏洞,檔案工作抓出成效。
4•2抓好崗前培訓(xùn),資料收集“三勤”
在項(xiàng)目實(shí)施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓(xùn),要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個(gè)環(huán)節(jié)收集哪些資料,以及如何進(jìn)行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實(shí)有效的有力對(duì)策。
4•3制定收集檔案資料的保證措施
在簽訂招標(biāo)、儀器設(shè)備的采購(gòu)合同時(shí),既要在合同條款中明確對(duì)方提交的檔案資料范圍、質(zhì)量水平和移交時(shí)間,又要明確違約責(zé)任,以保證檔案資料的真實(shí)完整。
第8篇：檔案管理辦法細(xì)則范文
一、高速公路工程檔案管理特點(diǎn)和作用
公路工程檔案是指在公路建設(shè)、管理、養(yǎng)護(hù)等工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。包含從提出項(xiàng)目建議、可行性研究、規(guī)劃設(shè)計(jì)、地點(diǎn)選擇、材料準(zhǔn)備、工程施工、工程竣工等各階段形成的文件，記錄著工程項(xiàng)目的全過程。由于工程項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、參建單位多、材料的形成涉及到政府審批、科研設(shè)計(jì)、施工單位建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢部門評(píng)定以及原材料供應(yīng)，決定檔案材料的收集面廣、量大、種類較多。按科學(xué)的方法對(duì)這些文件資料的收集、整理、編制和規(guī)范，一方面為日后的養(yǎng)護(hù)和擴(kuò)建、改建提供及時(shí)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)性資料；另一方面，綜合各方面對(duì)高速公路運(yùn)營(yíng)后的評(píng)價(jià)，經(jīng)研究整理后及時(shí)反饋給有關(guān)部門，幫助他們優(yōu)化設(shè)計(jì)和施工方案，節(jié)約投資，促進(jìn)高速公路的發(fā)展。
二、高速公路工程監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀
高速公路工程監(jiān)理檔案能夠如實(shí)反映監(jiān)理工程師在建設(shè)項(xiàng)目管理中的作用、監(jiān)理工作是否到位、監(jiān)理工程師處理問題的方法是否公平合理等，從而作為衡量監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量高低的標(biāo)準(zhǔn)之一，并在確定監(jiān)理活動(dòng)效果的同時(shí)，體現(xiàn)監(jiān)理工作的價(jià)值。在高速公路工程監(jiān)理項(xiàng)目管理評(píng)估中，工程監(jiān)理檔案也是最重要的基礎(chǔ)資料。顯然，監(jiān)理檔案管理意義重大，這就要求監(jiān)理單位對(duì)檔案管理工作予以充分重視，實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理與工程建設(shè)同步。高速公路工程監(jiān)理檔案管理中存在的問題：（1）沒有將公路工程資料的收集工作列入議事日程，工程施工過程中沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理服務(wù)工作，造成工程檔案資料難以及時(shí)完整歸檔；（2）檔案的真實(shí)可靠性問題；（3）檔案的及時(shí)有效性問題等。
三、工程檔案管理優(yōu)化措施
1、設(shè)置專家資料監(jiān)理員。按照《建設(shè)工程檔案工作常用文件》的規(guī)定，總監(jiān)理工程師應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理部全部檔案資料的管理，其具體工作是：（1）負(fù)責(zé)收集工程準(zhǔn)備階段建設(shè)單位形成的應(yīng)向監(jiān)理單位提供的相關(guān)文件、資料，如工程建設(shè)審批文件、建設(shè)工程施工合同等；（2）收集、整理本項(xiàng)目監(jiān)理部形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)以及監(jiān)理工作會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、文件、指令等；按月匯總、整理各專業(yè)監(jiān)理工程師在工程的進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)控制中形成的各種簽證見證記錄、報(bào)驗(yàn)審批資料等；（3）對(duì)各專業(yè)監(jiān)理文件、資料的形成、積累、組卷和歸檔進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理部檔案資料的保管、借閱工作；（4）督促施工單位做好工程檔案的形成、收集、積累、整理和移交工作，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和要求編制工程檔案；（5）在項(xiàng)目總監(jiān)指導(dǎo)下，按照《檔案法》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法》、GB/T11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)定，編制監(jiān)理檔案，并負(fù)責(zé)向建設(shè)單位和本單位檔案部門移交。
第9篇：檔案管理辦法細(xì)則范文
1.設(shè)立了健全的社會(huì)保險(xiǎn)體系，但是管理不完善。大部分鐵路企業(yè)都為自已的員工繳納五險(xiǎn)一金，設(shè)立有社保處或社保中心等管理部門，部分險(xiǎn)種還有自己的經(jīng)辦中心，配備有專兼職管理人員。效益好的企業(yè)還設(shè)有企業(yè)補(bǔ)充醫(yī)療保險(xiǎn)和企業(yè)年金，為本企業(yè)全體在冊(cè)人員參保。但是有些企業(yè)只有最基本的管理制度，沒有實(shí)施細(xì)則和考核措施，導(dǎo)致部分單位存在不及時(shí)繳納社?；鸬那闆r。也有漏交和少交現(xiàn)象。有些基層單位多險(xiǎn)種合并由一人管理，或者兼職兼崗來管理，這些人員往往崗位不固定，又缺乏必要的社會(huì)保險(xiǎn)管理專業(yè)知識(shí)，工作任務(wù)繁多，管理不細(xì)致，基礎(chǔ)工作不扎實(shí)。從而導(dǎo)致企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)管理水平不高、社會(huì)保險(xiǎn)作用發(fā)揮不明顯。
2.社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理基礎(chǔ)薄弱。社會(huì)保險(xiǎn)檔案在社會(huì)保險(xiǎn)各項(xiàng)工作中起著至關(guān)重要的作用，是參保職工今后享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇時(shí)的有效依據(jù)，直接關(guān)系到參保職工的切身利益?？墒菍?duì)社會(huì)保險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)是一個(gè)不斷提高的過程。前期的管理中考慮不周，沒有建立統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，對(duì)檔案管理的內(nèi)容、格式、標(biāo)準(zhǔn)、年限及交接均沒有明確規(guī)定，只是通過實(shí)踐摸索，不斷總結(jié)積累，邊做邊改，造成檔案材料管理良莠不齊，流于形式，基本由管理者的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德決定。這給職工查詢和了解自己社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)、變更、待遇支付信息帶來極大的不便，引起部分職工思想上有情緒，影響鐵路的安全生產(chǎn)，完全不適應(yīng)鐵路社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)日益發(fā)展的需要。
3．社保政策宣傳渠道少。社保政策均通過企業(yè)內(nèi)部文件形式公布，文件的傳閱范圍很小。又由于鐵路企業(yè)點(diǎn)多線長(zhǎng)，班制繁多，居住分散，工作流動(dòng)性大，所以不具備集中學(xué)習(xí)文件的條件，有些重要的文件，會(huì)采取記名傳達(dá)的方式，但是鐵路企業(yè)上班時(shí)間有嚴(yán)格的工作規(guī)范，下班時(shí)間要求你回家休息，班組多利用班前會(huì)議傳達(dá)文件，時(shí)間有限，匆匆而過，職工多半記不住，沒印象，好政策用不上。
二、加強(qiáng)鐵路社保管理的幾項(xiàng)措施
1．重視社會(huì)保險(xiǎn)管理工作，建立健全管理體制。積極爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)管理工作的重視與支持，加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)管理工作的投入，本著對(duì)職工負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)的態(tài)度，建立健全管理體制和工作規(guī)范。設(shè)立獨(dú)立的社會(huì)保險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦中心，配備專職工作人員，制定完整的社會(huì)保險(xiǎn)管理制度和工作流程規(guī)范，要求各單位嚴(yán)格遵守社會(huì)保險(xiǎn)法律義務(wù)，按規(guī)定及時(shí)足額為職工繳納各種社會(huì)保險(xiǎn)基金。管好用好職工的“養(yǎng)老錢”、“救命錢”，使他們老有所養(yǎng)，病有所醫(yī)，失有所保，傷有所療，保證勞動(dòng)者在年老、失業(yè)、工傷、患病時(shí)的基本生活沒有太大的影響，同時(shí)也降低企業(yè)自身的風(fēng)險(xiǎn)。
2．加強(qiáng)社保系統(tǒng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)經(jīng)辦能力。社保工作具有很強(qiáng)的政策性和專業(yè)性，事關(guān)每個(gè)職工的切身利益。如職工買房，子女就學(xué)等均需社保證明，養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育直接享受待遇。應(yīng)配備一支全面掌握社保管理知識(shí)，具有良好的專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，精通信息化管理手段，實(shí)施人性化服務(wù)管理的高素質(zhì)專業(yè)人員。每年定期加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，逐步更新知識(shí)，對(duì)工作中出現(xiàn)的新問題、新情況進(jìn)行研究和探討，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決好問題，做到愛心獻(xiàn)職工、熱心講政策，關(guān)心在細(xì)處，服務(wù)有誠(chéng)心。
3．重視社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作。根據(jù)鐵路社會(huì)保險(xiǎn)工作的特點(diǎn)和管理機(jī)制，制定適合鐵路職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理特點(diǎn)的業(yè)務(wù)規(guī)范和管理辦法。特別是社會(huì)保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍、保管期限的劃分和整理要詳細(xì)規(guī)定，嚴(yán)格統(tǒng)一。由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案的價(jià)值特征是以憑證價(jià)值，維護(hù)個(gè)人權(quán)益為主，其保管期限宜劃分為永久、長(zhǎng)期和短期。積極探索社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理。于每年年底將本年度參保單位、參保個(gè)人、繳費(fèi)、支付、變更、清算等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件，刻錄到光盤上，形成本年度電子檔案，進(jìn)行歸檔。職工調(diào)轉(zhuǎn)及主管社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的人員變更時(shí)，應(yīng)借鑒職工人事檔案管理辦法，進(jìn)行職工個(gè)人社會(huì)保險(xiǎn)檔案的登記轉(zhuǎn)遞工作，單位社會(huì)保險(xiǎn)檔案的移交工作。徹底改變社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料遺失，管理無序狀態(tài)。
