檔案管理基礎(chǔ)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理基礎(chǔ)范文

關(guān)鍵詞：檔案管理 基礎(chǔ)管理 現(xiàn)代檔案管理 作用

隨著社會不斷發(fā)展，檔案在人們的日常生活中所起的作用越來越重要，相關(guān)部門也加強了對檔案管理的重視。而隨著科學(xué)技術(shù)不斷擴展，檔案在管理中也得到了高新技術(shù)的幫助。而即便如此，在現(xiàn)階段的社會發(fā)展過程中，檔案管理仍然存在著許多不容忽視的問題。這就要求相關(guān)部門必須加強對檔案管理工作的重視，及時針對存在于其中的問題選擇有效的手段進行解決。

一、目前我國檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題

從整體上分析，我國目前檔案館多為綜合性的檔案館，如同老圖書館一樣，內(nèi)容十分繁雜混亂，并且不同的檔案之間存在著極長一段時間跨度。并且一直以來，我國檔案館都采用的是封閉式的管理。并且管理最根本的目的是保證檔案材料的安全不丟失，并不針對檔案內(nèi)容進行任何不同程度的處理。這樣就導(dǎo)致了現(xiàn)階段檔案質(zhì)量差，多數(shù)內(nèi)容均為毫無作用的文本信息。

因此，目前在我國檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題主要可以表現(xiàn)為這樣幾點：第一，檔案在入庫管理的過程中，缺乏統(tǒng)一的號碼標示，許多檔案存在著多卷的情況，極容易造成檔案丟失；第二，檔案名稱不規(guī)范，檔案的標題包含的內(nèi)容過少，導(dǎo)致許多有用的信息都被忽略而造成信息的丟失；第三，檔案缺乏必要的目錄頁，導(dǎo)致許多有用內(nèi)容無法被利用起來，從而造成信息的無用化；第四，檔案內(nèi)缺乏必要的頁碼，丟失也無從下手去尋找；第五，檔案的存儲十分混亂，不同對象的檔案保存在同一個檔案架上，增加了檔案在尋找過程中的困難；第六，檔案不規(guī)范，許多檔案所必需的內(nèi)容沒有被保存下來，反而留在檔案中幾張毫無作用的紙張，還有許多檔案保存的內(nèi)容過多，一個檔案卷有著幾百張材料等等問題。

這些問題都是在長期的整理、查找和保存過程中所表現(xiàn)出來的突出問題。并且從這方面來看，盡管我國已經(jīng)開始在檔案館中采用高新技術(shù)來進行檔案的保護，但這些問題仍然使得我國現(xiàn)階段的檔案管理不具有保證現(xiàn)代信息管理運行的條件。

二、針對目前存在于檔案管理基礎(chǔ)工作中問題的對策

要想提高檔案管理基礎(chǔ)工作的工作水平，就必須針對目前混亂無需的檔案管理工作采取符合規(guī)范和標準的工作方式進行管理，尤其是在檔案的收集、整理、保存等關(guān)鍵環(huán)節(jié)都需要采用科學(xué)的方法進行工作。

（一）全面整理基本檔案

要采用現(xiàn)代信息管理方式來管理檔案，就必須要針對所有檔案進行全面的普及檢查。根據(jù)檔案的關(guān)鍵內(nèi)容進行分析整理，取其精華，去其糟粕。將有價值的內(nèi)容保留下來，去掉其中毫無作用的信息，從而強化檔案的規(guī)范化程度，保證檔案在信息錄入時工作效率的提高以及在信息普查時的信息有用率。

（二）針對檔案重新進行號碼排序

檔案因為混亂無序，導(dǎo)致增加了檔案尋找工作的困難程度。因此，這就要求我們重新針對檔案進行號碼編排，不同內(nèi)容角度分配成不同的號碼，遵循圖書保管等方法進行管理。另外，針對那些缺少頁碼、缺少目錄甚至缺少檔案關(guān)鍵內(nèi)容標題的檔案進行重新的加工整理。根據(jù)現(xiàn)有的檔案頁碼進行號碼編排，增添目錄，根據(jù)檔案內(nèi)容進行標題制訂等，保證檔案更加規(guī)范。優(yōu)化檔案不僅可以提高工作效率，簡化工作手續(xù)，還能幫助加快信息化管理方式的普及速度。

（三）規(guī)范檔案著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。但是由于各個檔案館的條件存在差異，再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求，所以各個檔案館在國家統(tǒng)一的規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合自己的實際情況根據(jù)制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

（四）統(tǒng)一分類編號

這就要求我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，而后根據(jù)不同的內(nèi)容制訂不同的要求規(guī)范。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

四、結(jié)束語

在信息高度發(fā)展的今天，必須要加強檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。而且我們在信息化的過程中，必須要根據(jù)檔案本身的特點，選擇使用于他的信息管理和收集方式。這就需要我們盡可能的利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強檔案管理的軟件開發(fā)，加快檔案電子化的進程。同時，還要提高檔案管理人員的信息化程度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷加強不同環(huán)節(jié)之間的溝通和交流，促進工作人員接受現(xiàn)代化管理檔案的程度。只有這樣，才能推動檔案管理的現(xiàn)代化和科技化，從而做好檔案管理工作，提高工作效率，普及檔案管理工作。

參考文獻：

[1]張艷霞.試論現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用[J].科技經(jīng)濟市場，2014（9）：101-102

第2篇：檔案管理基礎(chǔ)范文

檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用主要體現(xiàn)如下：

（一）有利于檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。狹義的檔案業(yè)務(wù)包含搜集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用共8個環(huán)節(jié)，在千頭萬緒的檔案基礎(chǔ)工作中，檔案管理基礎(chǔ)工作主要解決“收”“管”“用”3個問題，也即收得齊全、管得科學(xué)、用著方便這3個問題。良好的檔案基礎(chǔ)管理工作相當(dāng)于打好了現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，有利于檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。例如，對于檔案管理要求較高的醫(yī)藥監(jiān)管行業(yè)，相關(guān)的檔案中就包含了豐富的藥品質(zhì)量監(jiān)管情況，通過對案卷的價值鑒定、編制、立卷、排列，進行系統(tǒng)化的整合，并通過現(xiàn)代管理方法，建立良好的存放位置目錄、索引、指南，能夠更好地推進檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化，為醫(yī)藥監(jiān)管行業(yè)發(fā)展提供更好的信息服務(wù)。

（二）有利于反應(yīng)檔案文件的真實性和完整性。作為企事業(yè)單位各類活動的重要體現(xiàn)和記錄，檔案內(nèi)容具有重要性、獨特性、時效性和真實性等特征因素，檔案管理就是為了更加準確地為用戶提供有價值的檔案。例如，對于新的科研成果，科技檔案包含了與該成果相關(guān)的圖紙、圖表、文檔、計算數(shù)據(jù)、證書、相關(guān)聲像資料等，具備了良好的真實性和完整性，能夠通過檔案來再現(xiàn)科研成果的進度，提供真實的典型材料和第一手資料，為此后的二次技術(shù)開發(fā)和研究打下基礎(chǔ)。

（三）有利于保證檔案檢索的唯一性和可擴展性。檔案檢索的唯一性主要是通過檔案的分類和編號來實現(xiàn)的，按照檔案實體分類的從屬和層次關(guān)系，來進行檔號的編制。對檔案實行包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、類別號、項目號、件號、頁號、張?zhí)柕仍趦?nèi)的編號，一方面能夠使得編號對象具有唯一性，方便日后查找，另一方面保持適當(dāng)?shù)倪f增容量，確保檔案的可擴展性，與檔案的館藏需求相適應(yīng)。

（四）有利于保證檔案檢索的查全率和查準率。隨著計算機技術(shù)的不斷普及，計算機檢索技術(shù)的發(fā)展給檔案檢索工具帶來巨大的便利，起到良好的交流和管理作用。根據(jù)檔案檢索工具的編制解析圖，可以按照體例、載體、功能等進行分類，提供各類目錄、卡片、索引等，滿足檔案使用者的檢索要求，保證檔案檢索的查全率和查準率。

二、我國目前檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱環(huán)節(jié)分析

基于檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用，隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，對檔案工作的需求也日益提升。與此同時，面臨檔案基礎(chǔ)工作的繁雜、量大、類別眾多等難點，我國檔案管理基礎(chǔ)工作還存在著一些共性的薄弱環(huán)節(jié)。分析我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，加強檔案管理基礎(chǔ)工作，積極推進檔案管理的現(xiàn)代化，是我國檔案管理基礎(chǔ)工作建設(shè)的重要任務(wù)。

（一）檔案管理工作不規(guī)范。檔案的檔號是進行檔案基礎(chǔ)工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業(yè)基礎(chǔ)不扎實等原因，往往導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號、出現(xiàn)一卷多冊等情況、檔號的命名不規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關(guān)檔案的及時查找；檔案標題不能準確全面地反映檔案基本內(nèi)容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內(nèi)目錄和索引，僅靠標題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細，很多案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴重。

（二）檔案管理流程不明確。良好的檔案基礎(chǔ)管理離不開明確的檔案管理流程支持，以機關(guān)檔案管理工作為例，其常見的檔案程序流程如下：檔案收集—檔案整理—國家檔案全宗—區(qū)分檔案全宗—檔號編制—人物全宗—分類法的選擇—全宗內(nèi)檔案的分類—檔案價值鑒定—檔案的銷毀—檔案的保管與管理—檢索工具的編制—檔案的編研工作—檔案的提供利用服務(wù)—檔案的著錄與標引。以上幾個步驟在檔案基礎(chǔ)工作中缺一不可，是將零散的、需要條理化的檔案通過分類、組合、編目、整理等方法，使之體系化的過程。然而，我國目前檔案管理工作流程尚有待完善，往往存在僅重視某幾個環(huán)節(jié)，檔案管理工作不夠深入的情況。

（三）檔案管理現(xiàn)代化程度不高。文/廖虹檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用檔案工作目前，我國企業(yè)檔案還沒有完全具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計算機信息技術(shù)在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應(yīng)用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準確、全面查找。

三、提升我國目前檔案管理基礎(chǔ)工作的措施

（一）加強檔案管理工作。首先，從組織上加強檔案管理工作建設(shè)，明確專門的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并定期進行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機構(gòu)，配備具備良好專業(yè)知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責(zé)，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并建立相關(guān)的獎懲和考核制度。

（二）提升檔案基礎(chǔ)工作的專業(yè)性。首先，針對可能存在的缺少目錄號、一卷多冊、檔案標題不準確、案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，進行案卷的全面普查，糾正由于歷史久遠、缺少維護等原因造成的錯誤，對所存檔案的基本狀況進行調(diào)研（種類、內(nèi)容、保存價值、數(shù)量、整理和保管等），并結(jié)合具體情況，按照重要性由強到弱的順序，逐一核對和普查，并制訂相應(yīng)的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、銷毀等規(guī)范措施，剔除可能存在的無用文件，提升檔案基礎(chǔ)管理工作的專業(yè)性。其次，進一步完善檔案工作的設(shè)施設(shè)備，確保檔案基礎(chǔ)管理工作的“三個用房”：檔案庫房、辦公用房、閱覽及陳列室，以及“三個用具”：檔案裝具、保護設(shè)備、技術(shù)設(shè)備。從設(shè)施上保證檔案基礎(chǔ)管理工作的順利開展。此外，還應(yīng)積極對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提升他們的檔案管理技能，積極推行入館（室）檔案的標準化齊全，保證檔案歸檔和進館檔案的完整，并積極維護全宗和全宗群的完善性。對檔案工作實施監(jiān)督、指導(dǎo)與控制，通過專業(yè)化知識的傳授，幫助檔案管理工作者做好收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用工作。

第3篇：檔案管理基礎(chǔ)范文

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢

哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢？芽總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。

二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

二、實行標準化、規(guī)范化，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。

（一）全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

（四）規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率，題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

第4篇：檔案管理基礎(chǔ)范文

關(guān)鍵詞：城建檔案；基礎(chǔ)性工程；存在問題；對策分析

引言

城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它作為城市建設(shè)的真實記錄和歷史憑證，是城市規(guī)劃管理和城市建設(shè)工作的重要組成部分。隨著城市化進程的加快和城市化水平的提升，城建檔案作為城市建設(shè)的重要信息資源，在城市建設(shè)活動中發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，一定要努力做好城建檔案的管理工作，更好地為城市建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。

一、城建檔案管理的重要性

檔案管理，也稱之為檔案工作。其管理的對象是檔案，是檔案館直接對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供運用服務(wù)的各項工作的總稱，也是檔案事業(yè)最基本的組成部分。城建檔案管理在經(jīng)濟建設(shè)和各項社會事業(yè)中的作用越來越大，日益受到大家的關(guān)注。作為城建檔案在進行社會管理，提供公共服務(wù)、保障城市生產(chǎn)生活秩序，維護城市安全，應(yīng)對城市突發(fā)事件工作中發(fā)揮著重要作用。對城建檔案進行科學(xué)管理是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理的一項基礎(chǔ)性工作，是建設(shè)行政主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù)。城建檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理過程中形成的，它既是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的依據(jù)，又是科研工作的信息資源。開發(fā)城建信息資源，為城市建設(shè)服務(wù)，是城建檔案的根本宗旨。提升城建檔案的科學(xué)管理，是城建檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

二、城建檔案管理基礎(chǔ)性工作中存在的問題

（一）、檔案資料不全

在實際的檔案管理中發(fā)現(xiàn)，部分檔案資料不全，也有部分檔案資料無法得到有效利用。在城建檔案館最開始出現(xiàn)時，城建檔案相關(guān)工作人員對工作沒有足夠重視，這使得檔案收集困難、管理方式不夠完善等問題頻繁出現(xiàn)。檔案建設(shè)管理部門工作被動也導(dǎo)致入庫檔案資料不夠完整，檔案質(zhì)量沒有太多有效保證。城建檔案館的內(nèi)容不全面、結(jié)構(gòu)不合理這樣的問題給城市檔案利用帶來許多麻煩。

（二）、檔案管理的法規(guī)、制度執(zhí)行力度不夠

檔案管理工作雖然不直接產(chǎn)生各項經(jīng)濟、社會利益等，但是檔案的內(nèi)容與國家的經(jīng)濟、政治、社會、文化等各方面發(fā)展有著密切的聯(lián)系，因而檔案管理工作是一項十分重要和嚴謹?shù)墓ぷ?。為保證其順利開展，國家一般都會制定相應(yīng)的法律、規(guī)定、制度等予以保證和制約。我國城建檔案管理的相關(guān)法規(guī)、制度的制定工作雖起步較晚，但發(fā)展到現(xiàn)在，各省、市基本都已出臺了相關(guān)規(guī)章辦法。法規(guī)、制度的執(zhí)行情況直接決定了其價值的實現(xiàn)情況，法規(guī)制度執(zhí)行不力，直接影響到城建檔案管理工作的順利開展。

（三）、城建檔案信息化建設(shè)滯后

目前，城建檔案信息化管理水平普遍不高，還有待進一步提升，主要表現(xiàn)在：有的地區(qū)計算機管理城建檔案只達到目錄級，還沒有達到文件級，管理對對象還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案；個別地區(qū)還沒有安裝城建檔案管理系統(tǒng)軟件；館藏存量檔案數(shù)字化進程緩慢；全市城建檔案目錄中心建設(shè)步伐緩慢；城建檔案信息化人才支撐，檔案信息化建設(shè)設(shè)備投入不足；數(shù)字檔案還未實現(xiàn)通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、查詢等等問題。

三、加強城建檔案管理基礎(chǔ)性工作的對策

（一）、以先進的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，打造出色的管理團隊

先進的信息技術(shù)能夠促進城建檔案管理工作的系統(tǒng)化，引進信息技術(shù)就需要進一步實現(xiàn)信息化操作，而信息化操作需要工作人員強化學(xué)習(xí)，利用科學(xué)的設(shè)計來保障城建管理能夠產(chǎn)生最大的效益。引入先進的信息技術(shù)只是一個基礎(chǔ)工作，最重要的還是在此基礎(chǔ)上打造出色的管理團隊。打造出色的管理團隊需要從兩方面著手，一是引進專業(yè)技術(shù)強的優(yōu)秀人才，二是對部門管理人員進行定期的培訓(xùn)。引進專業(yè)技術(shù)強的優(yōu)秀人才可以通過各大高校相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生進行人才選拔，以此保障選拔人才的質(zhì)量。對部門管理人員進行培訓(xùn)需要注重管理人員各方面的潛質(zhì)，以此確保他們在工作中能發(fā)揮出最大的作用。

（二）、做好基層管理工作

檔案工作者在工作當(dāng)中首先就是要妥善管理檔案，管理質(zhì)量直接會影響到檔案的使用質(zhì)量，它起到了重要的紐帶作用，它也是基礎(chǔ)工作中最為重要的成果，在工作中要轉(zhuǎn)變以往保守的重視管理但是輕視利用的觀念，主動為檔案信息的使用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，按照檔案管理的相關(guān)原則來說，應(yīng)該充分的考慮到當(dāng)?shù)氐臋n案工作實際，制定一個切實可行的措施，這樣才能真正的做好檔案的整合和管理工作，為日后檔案信息的使用也奠定了良好的基礎(chǔ)，在實際的工作中，對相關(guān)環(huán)節(jié)必須認真的落實，還要以最積極的態(tài)度來面對自己的日常工作，同時還要對室內(nèi)的溫度進行有效的控制，不能讓紙張受潮，否則就很容易出現(xiàn)變形的現(xiàn)象，這對長期保管紙質(zhì)檔案是非常不利的，所以一定要在指定的地點進行閱覽，還要制定相應(yīng)的借閱制度，這樣才能保證其合理的利用。

（三）、開展數(shù)字化建設(shè)工作

城建檔案包含了巨大信息，為了使這些信息服務(wù)于城市管理、為領(lǐng)導(dǎo)層提供決策參考，實現(xiàn)城建檔案價值的最大化，開展數(shù)字化建設(shè)，用有效手段優(yōu)化、整合這些信息是不可缺少的。我市城建檔案館為在推動城市發(fā)展中占一席之地，經(jīng)過多次探討、調(diào)研后決定開展數(shù)字化建設(shè)工作。一方面通過招標采購一套硬件設(shè)備及城建檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)架自己的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，制定標準化管理制度，建立規(guī)范的城建檔案信息中心。另一方面，開展館藏檔案的數(shù)字化工作。數(shù)字化的信息是建設(shè)的基礎(chǔ)，主要從兩個方面來收集數(shù)字化的信息：一是對已接收進館檔案，由我館組織進行數(shù)字化。二是對未接收進館的檔案要求移交單位按照行業(yè)標準數(shù)字化后，我館對其進行接收管理，從源頭上解決檔案數(shù)字化問題。

（四）、提高檔案人員的素質(zhì)

檔案管理的相關(guān)工作人員要主動借助各種網(wǎng)絡(luò)信息工具并加強學(xué)習(xí)，通過網(wǎng)絡(luò)、圖書館等多種渠道搜集檔案管理的相關(guān)資料，轉(zhuǎn)變管理思想，結(jié)合成功案例，逐步提升自身的管理水平，通過培訓(xùn)的方式提升檔案管理人員能力和素質(zhì)，在培訓(xùn)過程中，要具有針對性和目的性，緊密結(jié)合相關(guān)檔案管理人員的實際情況分門別類地進行，從而保障培訓(xùn)效果，全面提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，為檔案管理部門和企業(yè)提供必要的管理人才。

結(jié)束語

總之，以依法治檔、科學(xué)管檔為主題，提高全社會檔案意識，加強檔案干部隊伍建設(shè)，完善城建檔案工作體制、夯實城建檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、提升城建檔案工作服務(wù)能力，為我市城建檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展做出積極貢獻。這樣著力做好城建檔案管理工作，才能適應(yīng)新時期城建檔案管理工作模式，實現(xiàn)高效、快速、科學(xué)發(fā)展，創(chuàng)造和諧健康的工作環(huán)境，又快又好推動城建檔案工作的全面發(fā)展。

參考文獻

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[2] 林艷.城建檔案管理工作中法律意識的凸顯[J].城建檔案，2011，12：37-38.

第5篇：檔案管理基礎(chǔ)范文

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學(xué)的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢，總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3、結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地（下轉(zhuǎn)70頁）（上接68頁）點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作

不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄、對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

第6篇：檔案管理基礎(chǔ)范文

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案資料的管理對于像尤溪這樣的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為活躍的海西地區(qū)來說非常重要。目前，尤溪縣有15個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，約42萬人。2009年尤溪縣建設(shè)四大規(guī)劃分別有城東新區(qū)建設(shè)、大儒名城建設(shè)、水東大橋、高速公路，隨之出現(xiàn)大量基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目工程檔案。但是在迅猛發(fā)展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的背后，出現(xiàn)了一個值得關(guān)注的問題，也是我們在實際工作中發(fā)現(xiàn)的問題，那就是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期材料缺失嚴重。

一、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理的現(xiàn)狀與面臨的挑戰(zhàn)

城市建設(shè)的快速發(fā)展給基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理工作帶來機遇的同時也面臨了許多挑戰(zhàn)，如何加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的管理與整理，保證其完整、準確、系統(tǒng)，得到妥善保管和有效利用，杜絕隱患是建設(shè)和管理單位必須引起關(guān)注的重要問題。

解決好這個問題的關(guān)鍵還是要發(fā)現(xiàn)目前面臨的問題：

1　城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案形成條件不足。從目前尤溪的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案的狀況來看，主要是存在著重建設(shè)，輕檔案，對工程檔案缺乏足夠的重視，使得工程檔案資料不規(guī)范、齊全，甚至出現(xiàn)造假現(xiàn)象，同時檔案管理人員大多沒有參加專業(yè)知識訓(xùn)練，管理水平低，服務(wù)意識差，工作往往處于被動應(yīng)付狀態(tài)，從而大大影響了工程檔案的質(zhì)量。另外由于建設(shè)單位對基礎(chǔ)設(shè)施檔案的不重視，造成檔案管理機制不健全，即使有也沒有一定的協(xié)調(diào)力度。同時由于缺乏一套完整的管理體系和現(xiàn)代化信息管理機制，使得工程檔案管理落后，缺乏對工程建設(shè)的約束，造成國有資產(chǎn)的流落失。

2　城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案制度不規(guī)范?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案工作嚴重滯后的主要原因是：工程建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者對檔案法制和工程檔案規(guī)律認識模糊，對工程檔案管理重視不夠、組織協(xié)調(diào)軟弱無力，檔案工作沒有納入工程建設(shè)整體規(guī)劃，城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案制度不規(guī)范，無法做到工程檔案與工程建設(shè)同步進行。

3　城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理過程中政府管理缺位。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案為使用、維護、改建、擴建提供準確、真實、可靠的依據(jù)。目前在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中政府作為主導(dǎo)方存在著一定的工作缺陷?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的項目，是一個看得見，摸得著，實實在在，工程參建各方一致努力，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心，社會各界關(guān)注，而項目檔案，只是一個“軟件”，往往被忽視，出現(xiàn)了重建設(shè)輕檔案。要使基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目各階段、各部門、各單位形成的項目檔案規(guī)范、準確、齊全收集，進行管理科學(xué)，當(dāng)?shù)卣疅o統(tǒng)一協(xié)調(diào)，依法制定、健全一整套行之有效的規(guī)章制度。

二、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理存在問題的原因分析

1　對城建檔案的重要性認識不足。少數(shù)建設(shè)單位重建設(shè)、輕檔案的思想占據(jù)了一定的位置，只重視工程建設(shè)，輕視檔案建立，一直以來在工程建設(shè)當(dāng)中注重工程施工進度，輕視文件資料的管理，從根本上講并沒有把檔案管理提到正常工作范圍，更沒有建立一套規(guī)范的管理機制；

2　檔案管理自身特點因素?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案工作作為國家檔案事業(yè)一個重要組成部分，由其自身的特點決定了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理的利用具有區(qū)別于其他檔案的特點。如何進一步做好檔案文件的收集、開發(fā)利用工作，使這一寶貴的資源在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)各項活動和工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用是一項值得關(guān)注和重視的問題。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案內(nèi)容繁雜、數(shù)量大、種類多、涉及部門多、綜合性強，能夠較為全面反映基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)各項工作及活動情況，因此檔案的利用率較高。

3　基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的復(fù)雜性。城市基礎(chǔ)設(shè)施“瓶頸”制約仍然存在，設(shè)施總量和人均指標還不能適應(yīng)城市發(fā)展的需要，并且城市基礎(chǔ)設(shè)施大部分處于低標準運行狀態(tài)，失修失養(yǎng)嚴重。城市建設(shè)仍然不能按照市場運行機制進行，城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投融資未能形成良性循環(huán)機制。城市建設(shè)條塊分割、分散建設(shè)現(xiàn)象仍然存在，建設(shè)管理體制不能適應(yīng)社會化城市所要求的社會化大生產(chǎn)的需要。部分工程不按規(guī)定程序辦事，繞開城建檔案館的監(jiān)督。

三、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理解決問題的對策分析

1　加強組織領(lǐng)導(dǎo)。要成立行政執(zhí)法工作領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負責(zé)城市基礎(chǔ)設(shè)施前期檔案管理工作。在收集整理材料階段，要求基礎(chǔ)設(shè)施施工部門先出圖再施工，以保證紙質(zhì)資料的完整，做到有物進行某項建筑維修、改建時，事先通知檔案室，檔案窒接到通知后，著手準備基礎(chǔ)設(shè)施項目的檔案資料，以最快、最有效的方式向維修基礎(chǔ)設(shè)施部門提供準確、完整的檔案資料。工程施工階段，對工程技術(shù)資料實行“動態(tài)管理”。由于在施工期間，會產(chǎn)生大量的施工、設(shè)備安裝及各種試驗活動的原始記錄，還有驗收、隱蔽工程記錄、變更和設(shè)計通知單等文件材料，這期間文件收集是難點，我們必須走出檔案館，深入到工地，主動與主管基礎(chǔ)設(shè)施領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，了解施工的進展，充分掌握基礎(chǔ)設(shè)施檔案形成的自然規(guī)律，認真地分析和研究文件材料，抓好文件資料的收集工作?？⒐で半A段，為把基礎(chǔ)設(shè)施檔案資料存在的主要問題解決在竣工前，防止因缺少資料而影響到工程的驗收和今后的交付使用，我們必須做好竣工圖紙和資料的初步驗收和整理工作，并逐一登記，對于不完整或不系統(tǒng)的部分及時補充，以便于歸檔文件的完整、準確、真實性，有利于工程的竣工驗收。工程驗收階段，建設(shè)單位要有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料，檔案行政部門應(yīng)積極配合基礎(chǔ)設(shè)施工程管理部門，齊抓共管，嚴格把關(guān)。

2　健全前期檔案資料的管理制度。理順目標，明確職責(zé)，保持各環(huán)節(jié)的有效銜接，是做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案工作的基本保障。理順管理機制，變檔案一級管理為檔案室、項目管理部兩級管理，這樣可以較好地解決管理機制差的問題。在每個工程項目管理部設(shè)立專職檔案員，負責(zé)該

項工程的檔案工作，將工程檔案的編制職責(zé)交到項目管理部，并且要求檔案工作與工程項目的建設(shè)同步進行。加強管理必須抓住收集齊全，材料系統(tǒng)這兩個環(huán)節(jié)。保持歸檔件的完整性是檔案系統(tǒng)的前提，也是最重要的工作環(huán)節(jié)。城市建設(shè)檔案來源分散，形成周期長，同時內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大，給做好收集工作帶來很大的困難。同時要注重特殊形式的文件材料的收集?，F(xiàn)行的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外，還會產(chǎn)生許多照片、電子文件等，這些特殊的文件材料也反映了市政建設(shè)的過程，是工程項目檔案不可缺少的組成部分，在收集時不能疏忽遺漏。

3　注重檔案信息資源的開發(fā)。以人為本，維護服務(wù)對象的根本利益。城建前期檔案管理工作的各個方面，各個環(huán)節(jié)都必須堅持以人為本。市場經(jīng)濟的確立與社會的日益信息化，檔案用戶需求逐漸向個性化和多樣化發(fā)展，檔案館對社會的服務(wù)理念和方式將會發(fā)生根本性變化，檔案館服務(wù)的重點將向社會大眾轉(zhuǎn)化，人性化、以人為本的服務(wù)將占據(jù)主導(dǎo)地位。檔案館要把握提供檔案信息個性化服務(wù)作為一個重要發(fā)展方向。開發(fā)城建檔案信息資源，為社會各方面需要服務(wù)。改變傳統(tǒng)“重藏輕用”和“被動服務(wù)”的觀念，積極主動地開發(fā)城建基礎(chǔ)設(shè)施前期檔案信息資源已迫在眉睫。避免局限于對原始材料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和摹本事實的簡單羅列和堆砌，努力在知識含量高、帶評述性的注釋、按語、序言等編研材料方面多下功夫，充分利用所掌握的城建檔案信息資源研究當(dāng)前城市基礎(chǔ)高州建設(shè)和社會經(jīng)濟發(fā)展中某些現(xiàn)實問題，為建設(shè)決策提供有效依據(jù)，為城市文化消費提供養(yǎng)分。

第7篇：檔案管理基礎(chǔ)范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新；醫(yī)院建設(shè)

去年，隨著時代的發(fā)展變化，我國進入世界貿(mào)易(WTO)組織，醫(yī)院干部人事檔案工作的要求和服務(wù)方式要求越來越高，特別是如何充分發(fā)揮醫(yī)護人員檔案的服務(wù)效率，實現(xiàn)人才檔案工作現(xiàn)代化，成為醫(yī)院人事檔案工作的中心問題，為了使醫(yī)院人才檔案工作適應(yīng)我國進入世界貿(mào)易界的需求，我想談?wù)勧t(yī)院人才檔案管理上實施創(chuàng)新工作機制的幾點體會。

1人才檔案管理是新時代的新產(chǎn)物

我們醫(yī)院一慣實行干部檔案集中管理體制，現(xiàn)在隨著干部人事制度的改革和對“人才 ” 這個概念的重新定義，醫(yī)院檔案的管理也已打破了這種身份的界限，與新形勢發(fā)展的干部人才工作相適應(yīng)并逐漸形成人才檔案體系。即按照建設(shè)人才隊伍的要求，個人檔案由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一管理(機構(gòu)名稱可以改為人才信息科）。醫(yī)院人才隊伍的檔案集中管理有利于實現(xiàn)人才檔案信息現(xiàn)代化，科學(xué)化，和規(guī)范化，有利于市場人才信息的科學(xué)分析和研究。能夠即時為組織上用人提供可靠資料，為領(lǐng)導(dǎo)做決策提供有效重要依據(jù)。

2建立醫(yī)護技術(shù)人員年度考核制度檔案

我們從改革開放以來就創(chuàng)立了全院醫(yī)護人員工作年度考核制度。每年底對醫(yī)護人員進行年度考核并留檔案?？己顺煽冏鳛樵u比優(yōu)秀干部的一項指標。

許多單位習(xí)慣于把技術(shù)干部的業(yè)務(wù)考核成績檔案單獨保存在技術(shù)管理部門，與人才檔案分開，這是不符合檔案集中統(tǒng)一管理原則，也不符合檔案資源的開發(fā)利用。由于業(yè)務(wù)考核成績檔案和人才檔案分離，不僅增加檔案管理工作人員和實施，也不利于考察干部和人才的合理使用，更無法發(fā)揮人才檔案作為干部工作“信息庫”的職能。因此，建立醫(yī)護技術(shù)人員年度考核制度檔案已逼在眉稍。

3建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案

隨著紀委每年都對領(lǐng)導(dǎo)干部進行廉政建設(shè)情況考核制，我醫(yī)院建立全醫(yī)院醫(yī)護人員醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案，并設(shè)立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)辦公室專門管理，作為年度全面考核成績的一項重要內(nèi)容。這樣既能監(jiān)督人才政治素質(zhì)，又能促進人才素質(zhì)培養(yǎng)教育有利于考核竟爭，全方位了解醫(yī)務(wù)人員人才情況。真正做到檔案對市場開放的有效服務(wù)。轉(zhuǎn)貼于

4形勢逼人，還需完善與創(chuàng)新

我們現(xiàn)在是市場信息，市場經(jīng)濟發(fā)展時代，隨著干部檔案管理逐漸的改革，醫(yī)院人才檔案將會不斷完善和發(fā)展，因此，我們必須更新思想，從發(fā)展經(jīng)濟的角度看待干部檔案工作，看待醫(yī)院人才檔案工作。如（學(xué)位學(xué)歷材料鑒定制度），（人才信息的現(xiàn)代化管理工作制度）等等規(guī)章制度。使我們不論做什么工作都要有章可循，有章可依，減少工作中的主觀性和隨意性，提高醫(yī)院干部檔案工作管理水平，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

5建立醫(yī)護人才電子檔案

隨著我國進入世界貿(mào)易(WTO)組織，醫(yī)院干部人事檔案工作的要求和服務(wù)方式要求越來越高，特別是如何充分發(fā)揮醫(yī)護人員檔案的服務(wù)效率，實現(xiàn)人才檔案工作現(xiàn)代化，建立醫(yī)護人員電子檔案，成為醫(yī)院人事檔案工作的中心問題，為了使醫(yī)院人才檔案工作適應(yīng)我國進入世界貿(mào)易界的需求。與世界衛(wèi)生組織的醫(yī)院人事檔案工作發(fā)生共享。這既有利于衛(wèi)生組織的各級醫(yī)院醫(yī)護人員相互競爭和流通，又有利于衛(wèi)生組織的各級醫(yī)院醫(yī)護人員素質(zhì)的提高。因此，目前，我們醫(yī)院正在有計劃地創(chuàng)建和興起。

第8篇：檔案管理基礎(chǔ)范文

城建檔案資源的基礎(chǔ)管理工作中存在的問題

城建檔案管理工作對于一個城市而言具有極其重大的意義，因此，必須加強對于城建檔案資源基礎(chǔ)管理工作的研究，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題，以便于為城市建設(shè)發(fā)展提供切實有效的信息。城建檔案資源的基礎(chǔ)管理工作中的問題，最為明顯的一個就是檔案館的問題。目前我國城建檔案檔案館普遍存在著檔案資源館藏單一和種類不全的問題。專業(yè)的城建檔案館所藏的檔案往往呈現(xiàn)出數(shù)量眾多、復(fù)雜混亂的問題，這些問題使得檔案館工作人員對于檔案資源的管理和利用落于一種滯后的狀態(tài)，城建檔案資源只是作為一些文字留存在檔案館里，卻不能充分地發(fā)揮其作用。再者，城建檔案基礎(chǔ)管理工作中表現(xiàn)出來的問題，還體現(xiàn)在檔案管理人員對于檔案信息收集的缺乏上。許多建設(shè)單位根本就沒有維護城建檔案管理工作的意識，在實施建設(shè)過程中不注意對于建設(shè)信息的收集整理，一些上交的檔案資源也只是一種比較零散的記錄，很多重要的信息資源都無法涵蓋在內(nèi)。檔案管理工作人員對于這些信息更是無從收集，這就導(dǎo)致了檔案資源管理工作中信息管理的不系統(tǒng)以及使用時信息的缺失問題。此外，檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性也是城建檔案基礎(chǔ)管理工作中不可忽視的一個問題。檔案信息資源是一種信息量大而且紛繁復(fù)雜的事物，檔案管理工作人員在對其進行管理時往往不能夠做到及時有效的整合，而且各個階段的信息資源也不能做到高效的連接，這就使得檔案管理工作處于一種隨意性狀態(tài)，而不能歸于一種協(xié)調(diào)運行的系統(tǒng)中。檔案信息資源由于在進行信息收集、整理、錄入、保管等基礎(chǔ)工作時缺乏系統(tǒng)性的管理及連接，通常就會產(chǎn)生案卷混亂不齊的問題，從而造成使用時的不便。

完善城建檔案資源基礎(chǔ)管理工作的措施

第9篇：檔案管理基礎(chǔ)范文

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案；作用；有效管理

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理以及其它各項活動中形成的對醫(yī)院和社會具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。它伴隨著醫(yī)院的建立、發(fā)展日漸積累和豐富，對醫(yī)院回顧歷史、規(guī)劃未來、指導(dǎo)當(dāng)前工作具有重要意義。

一、醫(yī)院檔案的重要作用

其一，具有憑證作用。醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院在各個時期、各種活動中以文字、語言、圖像等方式形成的信息材料，是醫(yī)院過去工作和歷史情況的客觀記錄，是歷史的真憑實證。其二，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒和重要依據(jù)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)進行重大決策時，不僅需要政策依據(jù)，而且還要深入研究本院的現(xiàn)狀、歷史等各方面的狀況，檔案信息則在此方面提供了寶貴的資料。其三，教化育人，促進院史建設(shè)。院史是一所醫(yī)院文化形成的源泉，檔案工作對醫(yī)院文化建設(shè)最直接、最有效的方式就是建立院史館和進行各項展覽。通過院史檔案，有助于職工了解醫(yī)院的歷史，認識醫(yī)院取得的成就，培養(yǎng)廣大職工的榮譽感，增強醫(yī)院的凝聚力。其四，是醫(yī)院開展各項日常工作的重要基礎(chǔ)。如人事檔案是醫(yī)院人才隊伍現(xiàn)狀的重要記錄，又是醫(yī)院人才隊伍建設(shè)的重要依據(jù)，據(jù)此可以根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展有預(yù)見性地制訂醫(yī)院各方面人才的培養(yǎng)及引進計劃，以保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展；設(shè)備檔案則為設(shè)備合理及高效使用、維修、保養(yǎng)提供依據(jù)，為計劃引進設(shè)備及合理選型提供科學(xué)依據(jù)，為醫(yī)療設(shè)備效益分析提供資料，進而為設(shè)備的科學(xué)管理提供依據(jù)；財務(wù)檔案可提供真實可靠的會計信息，對醫(yī)院的正常運行、醫(yī)療秩序的確立有著直接的影響；醫(yī)療檔案對于認定醫(yī)療事故責(zé)任，有效解決醫(yī)患糾紛，維護相關(guān)各方正當(dāng)權(quán)益具有重要的證據(jù)作用等等。

二、加強醫(yī)院檔案有效管理的關(guān)鍵舉措

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，這是檔案工作發(fā)展的保障。檔案工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，其能否得到長足發(fā)展，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持與推動。為此，醫(yī)院檔案部門應(yīng)當(dāng)抓住各種有利時機，利用各種渠道和采取多種方式，加強對檔案工作的宣傳，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和干部職工真正認識到檔案工作在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的重要地位和作用，提高對檔案工作的關(guān)注度，從而自覺自愿地重視和支持該項工作。醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理所需硬件設(shè)施投入，從人、財、物力上保障檔案管理工作的順利開展。并配備政治思想好、業(yè)務(wù)技術(shù)強、綜合素質(zhì)強的管理人員，選派細心、耐心、有責(zé)任心的人員負責(zé)這項工作，從而保障檔案管理質(zhì)量。（2）健全醫(yī)院檔案管理制度。制度是管理的基礎(chǔ)，只有建立科學(xué)的管理制度，　才能使檔案管理在實際工作中有法可依，有章可循。醫(yī)院檔案部門應(yīng)根據(jù)醫(yī)院實際情況和相關(guān)法律法規(guī)制定一套科學(xué)、完整、合理、系統(tǒng)、可行的檔案管理制度，全面規(guī)范醫(yī)院檔案的收集、整理、保密、保管、歸檔、利用、編目鑒定、銷毀、統(tǒng)計檢索、庫房管理、提供利用等，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法，對檔案進行規(guī)范化管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。制度建立后切忌一勞永逸，應(yīng)注意制度的不斷完善，以增強其適用性，提高其執(zhí)行效果。（3）加強醫(yī)院檔案管理人員的自身建設(shè)。檔案管理是一門綜合性的學(xué)科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學(xué)方面的知識，還要具備計算機應(yīng)用、復(fù)印等技術(shù)方面的知識。檔案管理工作還是一項服務(wù)性很強的工作，是為醫(yī)院的全面建設(shè)事業(yè)服務(wù)的，它要求醫(yī)院檔案工作人員具有強烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感，嚴肅認真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。為此，醫(yī)院檔案人員要不斷地學(xué)習(xí)獲取知識，其途徑主要有學(xué)校正規(guī)教育、各種形式的后續(xù)教育以及自學(xué)等。同時，要加強政治思想教育和職業(yè)道德教育，使醫(yī)院檔案人員成為業(yè)務(wù)素質(zhì)全面、政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)過硬的高素質(zhì)人才。（4）重視醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的效益。檔案管理的最終目的就是提供利用，目前，多數(shù)醫(yī)院所提供的信息都是原始的、沒有經(jīng)過編輯加工的，利用率較低，發(fā)揮的作用有限，檔案信息資源的開發(fā)程度明顯滯后。為此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，尤其要積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以更好地滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高醫(yī)院檔案的利用率，充分發(fā)揮其綜合效益。

參 考 文 獻

[1]樓俏菡．淺談醫(yī)療檔案的現(xiàn)狀與管理[J]．黑龍江史志．2009（15）