合同管理標(biāo)準(zhǔn)流程精選(九篇)

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第1篇：合同管理標(biāo)準(zhǔn)流程范文

關(guān)鍵詞：城市軌道交通；長沙地鐵；合同管理體系；建設(shè)實踐

城市軌道交通工程作為重大民生工程，具有規(guī)模體量大、建設(shè)周期長、涉及專業(yè)廣、參與單位多、合同數(shù)量大、合同風(fēng)險高等不同于一般工程建設(shè)項目的特點(diǎn)，同時決定了其合同管理的周期長、難度大的特點(diǎn)。科學(xué)規(guī)劃合同管理體系、扎實推進(jìn)合同管理體系建設(shè)工作、積極推動合同管理體系在實踐中的運(yùn)用，成為規(guī)范對外經(jīng)濟(jì)行為、提高合同管理效率、防控各類風(fēng)險、提升合同管理水平的舉措。

1合同管理體系建設(shè)成果

長沙市軌道交通集團(tuán)有限公司（以下簡稱長沙地鐵）在合同管理體系建成之前，存在以下幾方面問題：（1）合同工作流程不明晰，主要體現(xiàn)為部門職能分工不清、部門之間信息溝通不暢、監(jiān)督管控不到位等；（2）合同簽訂行為不規(guī)范，主要體現(xiàn)為起草依據(jù)不充分、合同資料缺失、審查會簽流程缺失、事后補(bǔ)合同等；（3）合同簽訂效率不高，主要體現(xiàn)為合同文本不規(guī)范、合同條款不完備、合同用語不嚴(yán)謹(jǐn)、審查會簽時間長等；（4）合同執(zhí)行管控不到位，主要體現(xiàn)為不按合同履約、對違約行為未按合同執(zhí)行、變更管理不全面、對索賠工作不重視等。面對上述問題，長沙地鐵從2015年開始著手合同管理體系架構(gòu)研究和建設(shè)工作，提出了分階段實施合同管理體系建設(shè)的工作思路。第一階段建設(shè)從合同管理的源頭入手，通過出臺制度規(guī)范合同簽訂流程、編發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化合同規(guī)范文本、開發(fā)和推廣使用軟件管控合同簽訂行為。歷時5年時間，到2019年完成第一階段建設(shè)工作，構(gòu)建了以合同管理制度體系和標(biāo)準(zhǔn)化合同體系為基礎(chǔ)、合約工作管理軟件為抓手的“兩基礎(chǔ)、一抓手”的合同管理體系，實現(xiàn)了合同簽訂流程有規(guī)矩、合同簽訂管控有手段、合同文本有標(biāo)準(zhǔn)，以及合同簽訂管理由“人管人”向“制度管人”的重大轉(zhuǎn)變。

1.1出臺合同管理制度

規(guī)章制度作為法律法規(guī)的延續(xù)，是企業(yè)各項工作流程的執(zhí)行依據(jù)。為此，長沙地鐵明確了“體系建設(shè)從制度編發(fā)著手，制度編發(fā)以合同管理辦法先行”的工作思路。2015年，長沙地鐵制定并下發(fā)了《合同管理辦法》，明確規(guī)范了合同工作的職責(zé)分工，合同起草、審查、簽訂、歸檔、履約，標(biāo)準(zhǔn)化合同的編制、修訂、監(jiān)督及責(zé)任的基本原則和具體要求；規(guī)定所有項目在組織公開招標(biāo)、內(nèi)部競爭性談判及直接委托談判之前應(yīng)確定合同主要條款，并完成合同的起草、審查；規(guī)定合同重大變更、轉(zhuǎn)讓或終止應(yīng)由項目發(fā)起部門（子公司）報集團(tuán)公司總經(jīng)理、董事長批準(zhǔn)同意后方可實施。2018年，長沙地鐵在遵循“依法依規(guī)、集體決策、規(guī)范程序、提高效率、卡控關(guān)鍵、嚴(yán)防風(fēng)險”基本原則的前提下，積極創(chuàng)新管理思路，創(chuàng)新提出并采用了“可根據(jù)項目實際情況自主選擇工作流程”的模式，制定并下發(fā)了《直接委托項目管理辦法》，其在精簡和優(yōu)化直接委托程序的同時，系統(tǒng)規(guī)范了從項目立項、確定單位、控制價審定到合同談判、結(jié)果確認(rèn)、合同簽訂、資料歸檔全過程的工作流程，大幅度提高了直接委托項目的工作效率，有效預(yù)防了直接委托項目的廉政風(fēng)險。截至2019年，長沙地鐵陸續(xù)制定并了《合同起草大綱》《委托建設(shè)項目內(nèi)部工作流程》《標(biāo)準(zhǔn)化合同管理辦法》《工程建設(shè)用地只用不征協(xié)議起草指南》等管理制度，建成了以《合同管理辦法》為主線的合同管理制度體系，實現(xiàn)了長沙軌道的合同管理制度化、合同工作流程化。

1.2構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化合同體系

在推進(jìn)合同管理制度體系建設(shè)的同時，長沙地鐵同步著手標(biāo)準(zhǔn)化合同體系建設(shè)。以“合同管理工作回頭看”為契機(jī)，通過對2016年全年及2017年上半年總計一年半以來簽訂的合同進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、科學(xué)分析，按照“區(qū)分輕重緩急，優(yōu)先對工程影響大、簽訂合同數(shù)量大的合同類型”的原則制訂了詳細(xì)可行的工作方案，明確了時間節(jié)點(diǎn)、職責(zé)分工、編審流程，于2017年9月全面提速標(biāo)準(zhǔn)化合同體系建設(shè)工作，至2018年9月基本建成由建設(shè)版塊、運(yùn)營板塊、經(jīng)營版塊、通用版塊四大版塊組成的標(biāo)準(zhǔn)化合同體系，實現(xiàn)了合同體系的結(jié)構(gòu)化、合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化、合同起草行為的規(guī)范化，進(jìn)一步提高了合同起草的效率，有效防控了合同風(fēng)險和廉政風(fēng)險。

1.3開發(fā)合約工作管理軟件

2016年長沙市軌道交通建設(shè)進(jìn)入快速發(fā)展階段，合同管理的復(fù)雜度增加，工作量急速增長，人工模式難以滿足日益增長的工作需求。為此，長沙地鐵于2016年底啟動合約工作管理軟件的開發(fā)工作，于2018年10月1日上線試運(yùn)行。2019年5月5日，基于系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、功能模塊滿足需要、各級用戶熟悉掌握系統(tǒng)操作，合約工作管理軟件正式上線運(yùn)行，實現(xiàn)了利用信息化手段推行標(biāo)準(zhǔn)化合同使用和集中管控合同簽訂行為，降低了辦公成本、提高了工作效率、打造了預(yù)防腐敗的有力抓手。

2合同管理體系運(yùn)用效果

合同管理體系第一階段建設(shè)工作完成后，長沙地鐵以合同管理制度體系和標(biāo)準(zhǔn)化合同體系為基礎(chǔ)、以合約工作管理軟件為抓手，實現(xiàn)了合同簽訂工作的集中管控，有效地防控了合同簽訂環(huán)節(jié)風(fēng)險、提高了合同簽訂效率。合同起草部門使用合約工作管理軟件按照系統(tǒng)設(shè)置流程依次起草合同、發(fā)起審查和會簽審批、定稿編號、打印輸出。在起草合同時，起草部門按照“集團(tuán)了標(biāo)準(zhǔn)化合同的，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化合同起草合同；集團(tuán)未標(biāo)準(zhǔn)化合同的，應(yīng)參照國家或行業(yè)制定的合同示范文本起草合同；既無集團(tuán)公司下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)化合同、又無國家或行業(yè)制定的合同示范文本的，由合同起草部門依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)自行起草”規(guī)定執(zhí)行，優(yōu)先使用標(biāo)準(zhǔn)化合同起草合同。在合同審查過程中，審查部門緊緊抓住“是否立項”“流程入口是否正確”“是否采用標(biāo)準(zhǔn)化合同”三個關(guān)鍵點(diǎn)，從源頭上杜絕了合同起草不合規(guī)的行為。在審查環(huán)節(jié)，合同審查部門經(jīng)辦人員對工作進(jìn)度一目了然，合同起草人與審查人可建立快速有效的溝通。由于采用了標(biāo)準(zhǔn)化合同起草合同，合同審查工作量大幅下降，節(jié)約了合同起草部門及審查部門的時間與精力。合同會簽審批前，合同起草人發(fā)起會簽資料復(fù)核，經(jīng)集團(tuán)合約部復(fù)核確定會簽資料完整后，合同方可進(jìn)入會簽審批環(huán)節(jié)。合同經(jīng)系統(tǒng)編號后，系統(tǒng)自動生成防偽水印，合同起草人通過正文信息頁面打印含防偽水印的合同文本（合同文本必須經(jīng)由系統(tǒng)線上打印才會輸出含防偽水印的合同文本，在系統(tǒng)上導(dǎo)出、下載或另存為的合同文本不含防偽水?。⒁源税姹緸槟副景春贤s定份數(shù)進(jìn)行復(fù)印、裝訂/膠裝。

3合同管理體系未來的建設(shè)與發(fā)展方向

結(jié)合長沙地鐵改革轉(zhuǎn)型要求，下一步應(yīng)重點(diǎn)從以下幾個方面推進(jìn)合同管理體系第二階段建設(shè)工作，形成合同管理“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分類運(yùn)行、全面監(jiān)督、高效運(yùn)轉(zhuǎn)”工作機(jī)制，真正實現(xiàn)“用制度管權(quán)、按制度辦事、靠制度管人”。

3.1健全合同管理組織體系

按照縱、橫兩個維度完善合同管理組織體系，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建由各層次的管理機(jī)構(gòu)組成的全方位合同管理體系?？v向維度為在集團(tuán)總部、各子公司分別設(shè)立合同管理部門；橫向維度為在縱向維度設(shè)立的合同管理部門中再細(xì)分為合同管理小組，根據(jù)合同的性質(zhì)、類別進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而使合同管理機(jī)構(gòu)覆蓋到每個層次、每個方面，對合同的立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、糾紛處理等履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。

3.2建立合同管理人員體系

通過對外公開招聘、內(nèi)部選拔等方式，培養(yǎng)一支懂法律、懂經(jīng)營、會管理的合同管理隊伍。加強(qiáng)對合同管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟練掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的專業(yè)知識水平和實踐技能。建立合同管理人員的崗位責(zé)任制、競爭上崗機(jī)制。建立合同管理激勵機(jī)制，對提出合理化建議、避免重大損失或是給企業(yè)爭取額外經(jīng)濟(jì)效益的人員予以獎勵，激發(fā)和提高合同管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性。

3.3建立合同管理運(yùn)行體系

建立合同管理執(zhí)行監(jiān)管和評價考核制度，把合同管理的內(nèi)容和主要指標(biāo)納入集團(tuán)目標(biāo)考核中，定期開展合同管理大檢查，對合同管理情況進(jìn)行監(jiān)管，對發(fā)現(xiàn)的問題及時糾正，不斷總結(jié)合同管理的經(jīng)驗和成效。建立科學(xué)合理、切實可行的合同管理運(yùn)行機(jī)制，通過制度來規(guī)范、協(xié)調(diào)各方的工作，合同管理機(jī)構(gòu)和其他部門之間協(xié)調(diào)配合形成合力，使合同的簽訂、履行和爭議處理都處于有效的控制狀態(tài)。3.4建立企業(yè)信用評價體系建立對參建單位的信用評價體系，通過對參建單位合同管理水平、合同履約能力、合同履約狀況和企業(yè)合同信譽(yù)度等方面進(jìn)行量化、細(xì)化的綜合評價考核，把信用好、履約率高的企業(yè)列入白名單，把信用能力不理想的企業(yè)列入黑名單，在后續(xù)項目合作中進(jìn)行運(yùn)用，提升防范合同風(fēng)險的能力。

第2篇：合同管理標(biāo)準(zhǔn)流程范文

【關(guān)鍵詞】信息化管理，工程項目，合同實施

一、工程項目市場合同信息化的現(xiàn)狀

在現(xiàn)代化工程項目管理中，企業(yè)越來越強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的集成，在工程項目中界面具有十分廣泛的意義，項目的各類系統(tǒng)，如目標(biāo)系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)、行為系統(tǒng)、組織系統(tǒng)等，他們的系統(tǒng)單元之間，以及系統(tǒng)與項目質(zhì)量、項目進(jìn)度、材料供應(yīng)、工程安全、外部環(huán)境之間都存在著復(fù)雜的界面。

然而，我們可以從不同的角度分析看看：

（一）項目的各類組織系統(tǒng)之間以及項目整個系統(tǒng)與外界環(huán)境系統(tǒng)之間存在復(fù)雜的管理界面。例如，政府主管部門、項目管理組織、承包商、材料供應(yīng)商等項目參建單位之間的工作往來形成了復(fù)雜的管理流程界面。

（二）在工程項目生命周期的各階段之間的管理流程界面。建設(shè)項目自可行性研究至設(shè)計、設(shè)計到施工、施工到驗收，在這些界面的兩側(cè)的管理環(huán)境及參與單位都有著顯著的不同從而導(dǎo)致管理流程的差異，這些差異造成不同的工作、人員行為以及控制方針，從而形成了項目管理實施過程之間的管理流程界面。

（三）各管理子系統(tǒng)之間的職能管理流程界面。在建設(shè)項目的管理中，項目管理的各個職能以及各個管理部門在項目過程中形成一定的關(guān)系，互相依賴、互相影響，由于各子系統(tǒng)的功能不同、目標(biāo)不同，按其職能可將項目管理系統(tǒng)分解為進(jìn)度管理子系統(tǒng)、成本（投資）管理子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、合同管理子系統(tǒng)等，從而各個子系統(tǒng)之間構(gòu)成復(fù)雜的職能管理流程界面。

二、影響企業(yè)工程項目信息化的因素

（一）合同文件管理模塊：收集、整理合同管理工作中形成的有關(guān)資料以及其他一些與合同管理密切相關(guān)的資料，進(jìn)行合同文件的檢索、查詢、合同數(shù)據(jù)的輸入、修改等。其涉及的數(shù)據(jù)有：建設(shè)工程合同協(xié)議條款，建設(shè)工程合同條件，洽談、變更、明確雙方權(quán)利和義務(wù)的紀(jì)要、協(xié)議，招標(biāo)工程中標(biāo)通知書，投標(biāo)書，招標(biāo)文件，工程量清單，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和其他有關(guān)資料，技術(shù)要求等。

（二）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進(jìn)行檢索，以便監(jiān)督合同的履行和合同的實現(xiàn)。合同條款檢索可分為無條件檢索和有條件檢索，無條件檢索是按合同條款的自然順序進(jìn)行檢索；有條件檢索是按使用者所選擇的條件進(jìn)行檢索查詢。選擇條件可分為：條款檢索、條款項檢索和主題詞檢索。

（三）合同管理模塊：它主要涉及的數(shù)據(jù)是在工程建設(shè)中，關(guān)于工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度等方面的信息。它分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊：主要是對工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度等方面信息進(jìn)行分析和實施動態(tài)管理，將合同實施結(jié)果與合同計劃目標(biāo)對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調(diào)整合同實施計劃。合同變更管理子模塊：對工程施工過程中經(jīng)常發(fā)生的合同變更，可自動生成變更清單，計算變更費(fèi)用，生成變更詳情表，計算變更凈值，以及變更與原合同的對照表，并及時反映變更后的總投資變化情況。合同索賠管理子模塊：主要包括索賠證據(jù)管理，索賠鑒別管理，索賠計算管理，索賠文件管理及有關(guān)數(shù)據(jù)庫的管理等，為管理人員提供有關(guān)收集、查詢、加工、更新有關(guān)索賠的各類工程數(shù)據(jù)的服務(wù)，提供索賠意向通知書，索賠報告，進(jìn)行索賠計算等。

三、如何強(qiáng)化信息化管理建設(shè)

（一）合同在建設(shè)項目管理過程中正在發(fā)揮越來越重要的作用，具體來講，合同在建設(shè)項目管理過程中的地位和作用主要體現(xiàn)在如下三個方面：

1、合同是建設(shè)項目管理的核心。任何一個建設(shè)項目的實施，都是通過簽訂一系列的承發(fā)包合同來實現(xiàn)的。通過對承包內(nèi)容、范圍、價款、工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等合同條款的制訂和履行，業(yè)主和承包商可以在合同環(huán)境下調(diào)控建設(shè)項目的運(yùn)行狀態(tài)。通過對合同管理目標(biāo)責(zé)任的分解，可以規(guī)范項目管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部職能，緊密圍繞合同條款開展項目管理工作。

2、施工合同是承發(fā)包雙方履行義務(wù)、享有權(quán)利的法律基礎(chǔ)。為保證建設(shè)項目的順利實施，通過明確承發(fā)包雙方的職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)，可以合理分?jǐn)偝邪l(fā)包雙方的責(zé)任風(fēng)險，建設(shè)工程合同通常界定了承發(fā)包雙方基本的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。

如發(fā)包方必須按時支付工程進(jìn)度款，及時參加隱蔽工程驗收和中間驗收，及時組織工程竣工驗收和辦理竣工結(jié)算等。承包方則必須按施工圖紙和批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計組織施工，向業(yè)主提供符合約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的建筑產(chǎn)品等。

3、合同是處理建設(shè)項目實施過程中各種爭執(zhí)和糾紛的法律證據(jù)。建設(shè)項目由于建設(shè)周期長、合同金額大、參建單位眾多和項目之間接口復(fù)雜等特點(diǎn)。在合同履行過程中，業(yè)主與承包商之間、不同承包商之間、承包商與分包商之間以及業(yè)主與材料供應(yīng)商之間不可避免地產(chǎn)生各種爭執(zhí)和糾紛。而調(diào)處這些爭執(zhí)和糾紛的主要尺度和依據(jù)應(yīng)是承發(fā)包雙方在合同中事先做出的各種約定和承諾，如合同的索賠與反索賠條款、不可抗力條款、合同價款調(diào)整變更條款等等。。

（二）大型建設(shè)項目合同管理流程的構(gòu)建步驟

1、為了保證建設(shè)項目合同管理的成功實施，必須建立一套高效的管理流程體系，而一個理想的流程體系結(jié)構(gòu)應(yīng)該滿足以下兩個條件；（1）流程同步，指流程應(yīng)具備在質(zhì)量、數(shù)量、時間等方面準(zhǔn)確滿足建設(shè)項目合同目標(biāo)實現(xiàn)的能力。（2）流程高效，是用總的流程成本來計算，理想水平是用盡可能低的成本來保證項目信息流程、資金流、物資流的運(yùn)轉(zhuǎn)。

2、大型建設(shè)項目合同管理流程的控制。大型建設(shè)項目合同管理流程控制是利用現(xiàn)代工程項目管理相關(guān)學(xué)科知識和技術(shù)方法，通過對影響建設(shè)項目合同管理的目標(biāo)的因素進(jìn)行識別、建設(shè)環(huán)境進(jìn)行分析，對工程項目建設(shè)合同管理的目標(biāo)控制的原則、原理、方法及措施做出全面的系統(tǒng)規(guī)劃，進(jìn)而對建設(shè)行為狀態(tài)實行跟蹤控制和組織協(xié)調(diào)，從而保證對建設(shè)項目管理職能的履行，最終實現(xiàn)工程項目的建設(shè)目標(biāo)。

第3篇：合同管理標(biāo)準(zhǔn)流程范文

傳統(tǒng)合同管理模式往往因人為的因素，可以在合同審查過程不太在意審批流程，可能會因為市場經(jīng)濟(jì)條件下一些項目工程要求完成時間比較緊急，項目承攬單位為了爭時間，搶速度，許多合同審查上跨越流程。這種得不到事前完全法律風(fēng)險審查的合同必然會出現(xiàn)諸多法律風(fēng)險問題。也只有建立了合同管理信息化系統(tǒng)，固化合同管理的業(yè)務(wù)流程，才可能明確各層級合同管理的權(quán)責(zé)，合同管理業(yè)務(wù)流程固化后，公司、項目合同管理的職責(zé)權(quán)限更清晰，人為的因素減少了，各部門根據(jù)角色確定的權(quán)限，按照規(guī)定處理自己的業(yè)務(wù)，能真正地實現(xiàn)管理上的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，合同審查的流程更為清晰，也徹底杜絕了項目先履行后補(bǔ)簽合同的現(xiàn)象。

二、合同管理信息化可以實現(xiàn)工程項目合同管理處于實時監(jiān)控狀態(tài)。

傳統(tǒng)合同管理模式往往僅關(guān)注事前審查程序是否完善，合同簽訂前的法律風(fēng)險，對合同履行過程中、后的管理無人跟蹤和監(jiān)控。建立合同管理信息化系統(tǒng)，可為項目實現(xiàn)事前、事中、事后，全面、動態(tài)監(jiān)管合同，例如事前審批職能明確，固化各環(huán)節(jié)審查風(fēng)險點(diǎn)，對合同中涉及法律問題的如工期、價款及支付方式、違約金、履約保證金、爭議管轄法院的選擇等，都有明確的約定和要求。“事中”實時監(jiān)控合同履行狀態(tài)，合同額是合約人員填入，通過開發(fā)設(shè)計使系統(tǒng)自動提醒每一合同履行節(jié)點(diǎn)，實時自動收集進(jìn)入系統(tǒng)的合同資料、完善合同資料歸檔工作，“事后”與訴訟、仲裁等專項法律事務(wù)系統(tǒng)銜接、實現(xiàn)聯(lián)運(yùn)管理。

三、合同管理信息化，可以實現(xiàn)開發(fā)、成本、施工、材料、財務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)動管理。

傳統(tǒng)合同管理模式由于只注重事前合同文本審批，缺乏多角度業(yè)務(wù)審查以及事中與事后監(jiān)管手段，導(dǎo)致項目實際成本與計劃成本，資金支出與收入，貨物的入庫與出庫等履行情況未能及時反映到相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。而合同管理信息化系統(tǒng)可以成為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要互聯(lián)通道，如投資管理系統(tǒng)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)，兩者作為合同管理的前端管理流程，與合同管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，從投資和招標(biāo)立項、合同審批到合同正式成立、履行，全流程監(jiān)控企業(yè)投資、招標(biāo)行為的法律風(fēng)險，同時為項目成本、財務(wù)、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動。通過每個合同履行節(jié)點(diǎn)，分析出項目計劃成本的實際成本情況，成本的對比也可通過系統(tǒng)實時進(jìn)行，隨時查看項目成本的控制情況。每個合同的財務(wù)數(shù)據(jù)也可直接采集，并復(fù)核產(chǎn)生的財務(wù)憑證，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)保持一致，達(dá)到財務(wù)數(shù)據(jù)的高度統(tǒng)一，每個合同應(yīng)付款及賬款可以迅速地反應(yīng)出來，企業(yè)債權(quán)、債務(wù)更明晰，及早發(fā)現(xiàn)資金缺口，及時應(yīng)對，這樣我們可以避免許多不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛。

四、合同管理信息化可以提高合同審查、審批效率，節(jié)約管理成本。

傳統(tǒng)合同管理模式中一個合同從審批到簽訂，最少都要二、三天時間，項目合同如今雖然也可通過網(wǎng)絡(luò)郵件傳輸，消除了物理距離的限制，但在合同審批中各職能部門的風(fēng)險審查難以溝通，一些合同中發(fā)現(xiàn)的問題重復(fù)提出。而進(jìn)行了合同管理信息化后，這些問題都可以解決，合同信息化利用信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，不僅提高了傳輸速度，有效節(jié)約時間，同時，文本實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，實現(xiàn)了部門聯(lián)動，減少了部門審查核對時間，提高了工作效率。通過信息系統(tǒng)，相關(guān)業(yè)務(wù)人員可以從大量的信息收集、文件制作、資料整理等事務(wù)中解放出來，將大部分時間投入到專業(yè)分析等業(yè)務(wù)工作中，將進(jìn)一步優(yōu)化管理，節(jié)約管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。

五、合同管理信息化能夠科學(xué)高效管理合同數(shù)據(jù)，及時反映項目經(jīng)營狀況。

傳統(tǒng)合同管理模式中由于缺少一個系統(tǒng)的信息化管理手段的支持，很難及時真實反饋相關(guān)數(shù)據(jù)，也無法通過數(shù)據(jù)反映企業(yè)經(jīng)營管理中一些真實狀況。通過合同管理信息化系統(tǒng)，可以科學(xué)高效地管理合同信息數(shù)據(jù)。項目合同中每個系統(tǒng)都要有預(yù)警數(shù)據(jù)線，項目成本超出報警、項目超付款報警、項目欠付款數(shù)額達(dá)一定比例報警等等，這些信息數(shù)據(jù)多角度反映項目合同管理情況，從而及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警法律風(fēng)險，能預(yù)知風(fēng)險，及早制定對策，出現(xiàn)糾紛時盡早介入，努力化解矛盾。從而使合同管理信息化在防范經(jīng)營風(fēng)險中發(fā)揮著重大的作用。

六、結(jié)語

第4篇：合同管理標(biāo)準(zhǔn)流程范文

1石油工程企業(yè)現(xiàn)在合同管理中存在的問題

石油工程企業(yè)業(yè)務(wù)涉及業(yè)務(wù)范圍廣，點(diǎn)多線長，雖然已加大了合同管理力度，但仍存在審查、簽訂、審批等不規(guī)范、不科學(xué)、不嚴(yán)格的問題，履行合同缺少應(yīng)有的約束，甚至有些處于放任狀態(tài)。（1）合同簽訂不規(guī)范，隨意，簽訂條款對公司不利。①簽訂合同隨意。目前，仍存在合同起草不規(guī)范，無專人擬定，專業(yè)的部門和管理人員不參與的問題，出現(xiàn)問題時便會出現(xiàn)“我不知道”“我說過的”“我告訴 過…”“我們說好了的”這些無理無據(jù)的情況。②合同內(nèi)容不科學(xué)不完善，存在違約責(zé)任條款無約定或約定含糊、質(zhì)量要求不具體無法罪責(zé)、文字表述有異意的情況，例如：外包施工內(nèi)合同，合同中僅約定2年內(nèi)完成工期，無具體約定到某個時間段需要完成的工作量，也沒有違約需要承擔(dān)的責(zé)任，導(dǎo)致公司在處理糾紛時陷入麻煩，非常被動。（2）合同管理效率低、無人執(zhí)行和跟進(jìn)，合同變成格式性的東西，無實際約束、保護(hù)的意義。如一些石油工程企業(yè)簽訂的一些工程外包類合同，簽完便完，執(zhí)行到哪一步也無人追責(zé)，執(zhí)行、追蹤無統(tǒng)一管理，經(jīng)常出現(xiàn)合同履行階段執(zhí)行無序，沒人監(jiān)督、辦事效率低的情況。（3）無系統(tǒng)的存檔管理規(guī)定。石油工程施工項目時間一般會比較長，不是三五天就可以解決的，但因為管理的隨意性和辦公地點(diǎn)的移動性，沒有系統(tǒng)的檔案管理規(guī)定，有時候甚至導(dǎo)致一兩年后發(fā)生糾紛，需要參照合同，卻發(fā)現(xiàn)合同找不到的情況。（4）合同經(jīng)辦人及履約人員意識薄弱，總覺得就口頭約定便好，在合同履行過程中的一些問題解釋、答復(fù)及合同補(bǔ)充或變更條款中口頭交流便完事，無任何書面公函交流和約定，無從保護(hù)公司的利益，從而造成了一些不必要的糾紛和損失。

2加強(qiáng)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的辦法

合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理必須是全過程的、系統(tǒng)的、動態(tài)的，從洽談、草擬、簽訂、生效、執(zhí)行，直到該合同失效為止，所以要求企業(yè)不僅要重視簽訂前的管理，更加要重視簽訂后的管理，如合同執(zhí)行、修改、變更與補(bǔ)充等。筆者認(rèn)為應(yīng)該從企業(yè)的實際情況出發(fā)，從四個階段（合同準(zhǔn)備簽訂階段管理、合同簽訂階段、合同履行階段與合同履行后糾紛階段）建立完善的合同標(biāo)準(zhǔn)化管理運(yùn)行機(jī)制。要制定合同標(biāo)準(zhǔn)管理流程，管理制度明確各部門職責(zé)和權(quán)限，并通過流程和制度來約束各部門以保障標(biāo)準(zhǔn)化合同管理。（1）專業(yè)的律師及專業(yè)管理部門人員共同起草和過目。合同是有專業(yè)的合同法對其進(jìn)行要求和約束的，企業(yè)律師和專業(yè)管理部門都有其專長，所謂專業(yè)的人做專業(yè)的事情，讓他們起草合同，才能充分發(fā)揮其作用，才能從源頭開始保證合同質(zhì)量。（2）建立合同評審流程及審核制度，在合同簽訂前需對簽約的另一方的主體資格、信用、履行能力等進(jìn)行資信調(diào)查。然后在簽訂的過程中根據(jù)不同合同類型和涉及的金額內(nèi)容，給予不同人員的評審權(quán)限，例如：在請購合同中，多少金額以內(nèi)部門經(jīng)理審批、多少金額總經(jīng)理審批，采購部經(jīng)理的職責(zé)和權(quán)限又是什么。建立合同評審流程，依據(jù)法律風(fēng)險管理體系和合同審核要點(diǎn)，明確各個環(huán)節(jié)每個部門（承辦部門、財務(wù)部、法律部與采購部等）的審核要點(diǎn)。（3）擬定對外的合同統(tǒng)一規(guī)范合同范本，對于固定的部門所簽訂的常態(tài)合同（如采購、人事、外包等）多用框架合同，減少出錯率，擬定人員根據(jù)各業(yè)務(wù)內(nèi)容、各部門的不同需求，制作不同版本的框架合同，以供使用，并定期更新、修改、完善現(xiàn)有版本，以使合同條款達(dá)到最優(yōu)。（4）制定嚴(yán)格的合同檔案管理制度，專人專崗進(jìn)行合同檔案管理，所有合同須進(jìn)行歸檔，電子掃描件和紙件合同均需分類、編號進(jìn)行統(tǒng)一加密管理，根據(jù)不同合同的情況，保證合同一式三份，對方一份，公司兩份以上，一份給予檔案管理部門存檔使用，一份給予合同承辦部門，所有合同調(diào)取、查閱均需有固定的審批流程，合同的失效銷毀也應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一申請，在監(jiān)督部門監(jiān)督下執(zhí)行。（5）改變、強(qiáng)化合同執(zhí)行人員的合同管理觀念。通過培訓(xùn)、講解等方式影響合同執(zhí)行人員，讓他們明白，在對外交流中（如施工過程中、人事糾紛中）出現(xiàn)的所有問題都必須索要正規(guī)的書面手續(xù)（溝通函、確認(rèn)函、說明書等），而且凡是對企業(yè)有利的，都需要按照規(guī)定的方式進(jìn)行記錄、簽字證明，以便企業(yè)在維權(quán)工作中占據(jù)有利地位。

3企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性

企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)發(fā)展的保障，不及可以防范風(fēng)險、降低成本、維護(hù)合法利益，是公司經(jīng)營管理成敗的重要因素，還可以提高企業(yè)工作效率，提升企業(yè)形象，提升員工的素質(zhì)和積極性，為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)價值。（1）進(jìn)行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以避免或減少由于合同糾紛帶來的企業(yè)損失，并且可以有效地防范和化解經(jīng)營風(fēng)險，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程更加順利，從而達(dá)到規(guī)避企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險的目的。（2）通過建立完善的合同管理體制和制度，可以降低溝通成本。石油施工類企業(yè)是個龐大的整體，涉及的合同不只是企業(yè)外部合同，還有企業(yè)內(nèi)部合同。合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，可以保證各項業(yè)務(wù)活動內(nèi)容、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序、完成時間等用標(biāo)準(zhǔn)化形式加以確定，不僅可以加強(qiáng)管理的有效性，還可使企業(yè)內(nèi)外相互協(xié)調(diào)和約束，為企業(yè)的生產(chǎn)方式、供應(yīng)管理等先進(jìn)管理模式創(chuàng)造條件。（3）通過標(biāo)準(zhǔn)化提升員工工作效率。合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，一方面可以提供固定的程序讓員工遵循，避免每簽訂一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情況；另一方面，給予員工一定的自由，在遵循工作規(guī)范的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新創(chuàng)意，鼓勵員工去發(fā)現(xiàn)問題，改善現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)合同，吸納員工的好建議。這種方式可以讓員工有很高的成就感，使其工作態(tài)度變得積極，愿意與企業(yè)共同成長。（4）通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升企業(yè)形象。標(biāo)準(zhǔn)的合同管理能使與企業(yè)接觸的人感到企業(yè)的規(guī)范和秩序，以及企業(yè)員工在工作中嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有助于企業(yè)企業(yè)樹立良好的商業(yè)信用及形象。

4結(jié)語

現(xiàn)在社會是法律社會，不論企業(yè)性質(zhì)、行業(yè)如何，企業(yè)都需要通過合同來開展銷售、采購、工程等系列經(jīng)濟(jì)活動。為了保護(hù)自身的合法利益，企業(yè)也需要通過企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化來提高合同管理的水平。當(dāng)前，企業(yè)合同管理已不再是簡單的委托、承諾、簽約，而是一種全過程、全方位的科學(xué)管理手段。在簽訂標(biāo)準(zhǔn)化的合同的過程中，企業(yè)首先需要對市場及合作方進(jìn)行調(diào)查、預(yù)測，然后再協(xié)商溝通、簽訂，最后執(zhí)行、監(jiān)督檢查、處理合同的各項爭議及糾紛。只有合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)才能全面地履行合同條約，才能合理地規(guī)避和防范企業(yè)經(jīng)營中的風(fēng)險，維護(hù)良好的企業(yè)信譽(yù)，保證按部就班地實現(xiàn)預(yù)定的施工計劃，不斷地提高企業(yè)經(jīng)營管理水平，避免經(jīng)濟(jì)糾紛，進(jìn)而使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

作者:牛蕩 單位:中石化華北石油工程有限公司

參考文獻(xiàn):

［1］張繼昆,孫林.企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化探討［J］.石油工業(yè)技術(shù)監(jiān)督,2001(1).

［2］閔小軍.淺談合同文本標(biāo)準(zhǔn)化［J］.中國管理信息化,2013(4).

第5篇：合同管理標(biāo)準(zhǔn)流程范文

關(guān)鍵詞：建筑工程；管理；風(fēng)險防范；控制措施

1合同風(fēng)險的具體表現(xiàn)形式

按照合同管理的性質(zhì),可將合同管理風(fēng)險分為可控風(fēng)險和不可控風(fēng)險、內(nèi)部管理風(fēng)險和外部環(huán)境風(fēng)險、直接管理風(fēng)險和間接管理風(fēng)險等。

1.1 可控風(fēng)險和不可控風(fēng)險

按照風(fēng)險防范控制的等級劃分,合同管理風(fēng)險可分為可控風(fēng)險和不可控風(fēng)險?？煽仫L(fēng)險是在合同管理過程中,通過實施規(guī)范化的流程管理,進(jìn)行信用風(fēng)險評價、履約風(fēng)險評估、合同爭議解決、合同解除管理等,最大限度地規(guī)避或降低風(fēng)險。不可控風(fēng)險是指由于受宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政治、政策、法律以及自然災(zāi)害事故等因素影響,造成合同不能正常簽訂、履行。

1.2內(nèi)部管理風(fēng)險和外部環(huán)境風(fēng)險

合同管理的主觀風(fēng)險受內(nèi)部和外部主觀因素的影響,很多是可以規(guī)避的。內(nèi)部管理風(fēng)險是由于合同管理制度不健全、流程管理不規(guī)范、監(jiān)督不到位、人員素質(zhì)較低等因素,造成在合同簽訂、履行、變更或轉(zhuǎn)移、解除過程中存在風(fēng)險,這種風(fēng)險可導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營決策失誤或帶來巨大損失。外部環(huán)境風(fēng)險是由于合同對方信用等級較低、不正當(dāng)競爭以及財務(wù)狀況不佳等因素,造成的蓄意欺詐或違約導(dǎo)致合同管理風(fēng)險。

1.3 直接管理風(fēng)險和間接管理風(fēng)險

合同管理的風(fēng)險可分為直接管理風(fēng)險和間接管理風(fēng)險。直接管理風(fēng)險是企業(yè)自身在直接參與合同管理全過程中,由于在合同評審、履約、變更或轉(zhuǎn)移方面存在管理不規(guī)范、制度機(jī)制不健全、監(jiān)督不到位等因素,給合同管理帶來的直接風(fēng)險。

間接管理風(fēng)險是企業(yè)自身在間接參與合同管理的全過程中,由于合同中的聯(lián)合體成員、分包方及第三方等多方面原因,造成合同的履約、變更或轉(zhuǎn)移、終止等方面存在的管理風(fēng)險。

2合同管理風(fēng)險的成因分析

合同管理風(fēng)險貫穿于合同的簽訂、履行、變更或轉(zhuǎn)移、終止等各個環(huán)節(jié)。導(dǎo)致合同管理風(fēng)險的主要原因可分為以下方面：

2.1 外部環(huán)境方面

外部環(huán)境因素是導(dǎo)致合同管理風(fēng)險的客觀因素,主要涉及經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化、政策和法律法規(guī)調(diào)整、自然災(zāi)害事故等不可控因素。經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化因素受國際經(jīng)濟(jì)全球一體化、市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展和政治、社會形勢等影響較大,只能提前進(jìn)行預(yù)測和進(jìn)行必要的風(fēng)險規(guī)避。政策和法律法規(guī)調(diào)整因素主要是國家根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展形勢,對宏觀經(jīng)濟(jì)政策、財政政策、貨幣政策和現(xiàn)行法律法規(guī)的適當(dāng)調(diào)整,調(diào)整的內(nèi)容、時限、幅度可在一定范圍內(nèi)搜集和預(yù)測,相對經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化風(fēng)險可控程度高。自然災(zāi)害事故因素偶然性較強(qiáng),很難提前進(jìn)行預(yù)測,在合同簽訂和履行中,可通過風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁等進(jìn)行分擔(dān)。

2.2 風(fēng)險防范與控制方面

風(fēng)險防范與控制意識因素是導(dǎo)致合同管理風(fēng)險的主觀因素,主要涉及對合同的風(fēng)險意識、法律意識、責(zé)任意識等因素。風(fēng)險意識因素是對合同隱含的風(fēng)險認(rèn)識和重視程度不夠,缺少必要的風(fēng)險防范與控制措施。如在合同中經(jīng)常出現(xiàn)責(zé)權(quán)利不平衡,罰責(zé)不對等的情況,使承包方在苛刻的條件下,被動地承受質(zhì)量、付款、索賠等方面的諸多風(fēng)險。法律意識因素是在合同的簽訂和履行全過程中,對現(xiàn)行的法律法規(guī)掌握不深，重視程度不夠,對合同條款未做仔細(xì)推敲,未按現(xiàn)行政策和法律法規(guī)簽訂和履行合同,不能有效地規(guī)避合同法律風(fēng)險。例如:一些建筑工程在開工后再補(bǔ)簽合同,存在較大風(fēng)險。責(zé)任意識因素是對合同管理風(fēng)險防范與控制的認(rèn)識程度不高、責(zé)任意識淡薄,造成風(fēng)險防范與控制措施失靈,給合同管理帶來風(fēng)險。

2．3合同管理制度方面

合同管理制度方面是導(dǎo)致合同管理風(fēng)險的關(guān)鍵因素,主要涉及合同評審制度、成本核定制度、工程款支付制度、結(jié)算管理制度等因素。合同評審制度因素是各部門在合同評審中未按評審程序、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、時限等進(jìn)行評審,致使合同不能正常簽訂或存在履約風(fēng)險。成本核定制度因素是未按成本核定制度進(jìn)行成本分析、核定,造成經(jīng)營風(fēng)險。工程款支付制度因素是一些單位未按合同條件支付工程款或隨意挪用工程款,對各類分包/分供合同的付款不能加以有效控制,導(dǎo)致合同履行存在風(fēng)險。結(jié)算制度因素是由于結(jié)算制度不完善,不能及時對已竣工項目進(jìn)行結(jié)算；對以往項目不能及時進(jìn)行清理、核查數(shù)據(jù)；監(jiān)督管理工作不到位等,導(dǎo)致結(jié)算不能順利進(jìn)行,合同履約不能圓滿完成。

2.4人員素質(zhì)方面

人員素質(zhì)方面是導(dǎo)致合同管理風(fēng)險的重要因素,主要涉及人員的知識結(jié)構(gòu)、能力水平等因素。知識結(jié)構(gòu)因素是合同管理人員由于知識結(jié)構(gòu)單一或?qū)?jīng)濟(jì)社會變化的敏銳性不強(qiáng),缺乏對國際國內(nèi)經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化、政策和法律法規(guī)等的準(zhǔn)確分析、預(yù)測,造成合同在簽訂和履約過程中存在一定風(fēng)險。能力水平因素是合同管理人員未能發(fā)現(xiàn)合同中條款不合理的風(fēng)險；發(fā)現(xiàn)問題,但未提出合理性改進(jìn)意見的風(fēng)險；起草合同人員未采納合同審核人員提出的合理化建議的風(fēng)險等,致使合同管理過程中存在風(fēng)險。

3合同風(fēng)險管理與具體控制措施

在合同管理的實踐中,建立健全合同管理風(fēng)險防范與控制體系可以有效降低合同風(fēng)險、提高經(jīng)濟(jì)效益和實現(xiàn)科學(xué)化、制度化管理。合同管理風(fēng)險防范與控制體系可分為合同流程管理體系、合同文本體系、信用評價體系、風(fēng)險預(yù)警體系、信息化管理體系、人才培養(yǎng)體系等內(nèi)容。

3.1建立健全流程管理體系

合同流程管理一般由合同調(diào)研、策劃、談判、擬定合同文本、審核、簽訂、履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、存檔等環(huán)節(jié)構(gòu)成。明確流程管理各個環(huán)節(jié)的責(zé)任主體、目標(biāo)任務(wù)和工作措施,確保每個環(huán)節(jié)有制度、有落實是合同管理的重要內(nèi)容。實施對合同的全過程監(jiān)管,就要在合同的準(zhǔn)備階段、簽署階段、履行階段和履行后管理階段,指定專人進(jìn)行監(jiān)管,開展綜合評價,以確保簽約合同主體合法、內(nèi)容合法、合同表示真實、條款完備、表述規(guī)范、簽訂手續(xù)和形式完備,能有效防范與控制合同風(fēng)險,實現(xiàn)合同流程管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2建立健全合同文本體系

合同文本風(fēng)險是指合同條款不合理的風(fēng)險。主要表現(xiàn)在合同條款存在的不合理、不完整、不嚴(yán)密；合同內(nèi)容違反法律法規(guī)等方面?？刂骑L(fēng)險的主要方法是嚴(yán)格執(zhí)行評審制度。因此,要根據(jù)國家規(guī)范化合同示范文本,綜合考慮合同的類型、管理方式等不同要素,建立本單位的合同標(biāo)準(zhǔn)文本體系。并密切關(guān)注國內(nèi)外有關(guān)合同文本的發(fā)展變化,進(jìn)一步理順管理體制。同時,拓展思路,及時補(bǔ)充完善合同文本體系,力求與生產(chǎn)實際緊密結(jié)合,使合同管理與投標(biāo)報價、成本核定和結(jié)算管理有機(jī)結(jié)合在一起,最大限度地發(fā)揮合同管理的作用。

3.3 建立健全信用評價體系

建立健全信用評價體系是使合同雙方增強(qiáng)互信、加強(qiáng)合作、確保合同簽訂和履行順利進(jìn)行的平臺。為此,應(yīng)建立并完善分級信用等級制度,對合同當(dāng)事人的組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)營現(xiàn)狀、財務(wù)狀況等情況進(jìn)行信用評價,劃分等級,建立合同對象的商業(yè)信用檔案等,并納入日常動態(tài)管理。在合同簽訂和履行的過程中,對于信用良好的單位可給予優(yōu)先考慮,反之,則從嚴(yán)掌握。

3.4 建立健全風(fēng)險預(yù)警體系

實施合同管理全過程風(fēng)險預(yù)警是降低合同風(fēng)險的有效途徑。為此,應(yīng)建立并完善風(fēng)險評估制度,通過對合同對象的信用等級進(jìn)行分析,在合同的簽訂、履行等全過程分階段進(jìn)行風(fēng)險評估,以及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險隱患,并實行分級分類預(yù)警,果斷采取積極有效的應(yīng)對措施。要建立信息會商制度,通過對合同管理過程中的風(fēng)險評估,對發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險隱患,會同有關(guān)部門進(jìn)行集體會商,研究防范和控制措施。在實踐中,對各單位合同中潛在的風(fēng)險、條款的合理性以及收益情況進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)的評判,特別是對所報收益過低、甚至是虧損的項目,應(yīng)要求其找出問題的根源和風(fēng)險之所在,提出有效的解決辦法,并上報詳細(xì)的報告,對如何化解風(fēng)險進(jìn)行詳細(xì)說明,以最大限度地預(yù)防和減少風(fēng)險。要建立風(fēng)險跟蹤制度,對發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險隱患,在合同管理的過程中,要實時跟蹤、反饋和預(yù)警,努力降低合同風(fēng)險。

3.5建立健全信息化管理體系

建立健全信息化管理體系是有效控制成本、降低風(fēng)險、提高效率的重要手段。信息化管理體系可包括業(yè)主信息管理、總(分)包合同管理、項目制造成本核定管理、項目施工預(yù)算管理、項目結(jié)算管理、項目成本風(fēng)險管理等內(nèi)容,可通過互聯(lián)網(wǎng)或單位內(nèi)部局域網(wǎng)實現(xiàn)各單位的互聯(lián)互通,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時更新,全面掌握合同管理的全過程。信息化管理體系的推廣實施,在一定程度上能夠解決執(zhí)行力差、管理人為因素大的問題,能夠有效實現(xiàn)過程管理控制,適時反映合同管理狀況,最終達(dá)到對合同管理過程加以控制的目的。

3.6 建立健全人才培養(yǎng)體系

加強(qiáng)人才培養(yǎng)體系建設(shè)是確保合同有效管理的重要前提。為此,應(yīng)建立并完善專業(yè)人員選拔任用機(jī)制,堅持公開、公平、公正的原則,并建立專業(yè)人員考核機(jī)制,對合同管理人員的專業(yè)知識、責(zé)任意識、風(fēng)險防范與控制能力、合同履約情況等進(jìn)行科學(xué)有效的考核,逐步提高專業(yè)人員的綜合素質(zhì),并在整個管理系統(tǒng),營造重視合同管理、尊重人才的氛圍,為合同管理的有效實施提供人才保障。

第6篇：合同管理標(biāo)準(zhǔn)流程范文

一、煤炭企業(yè)合同風(fēng)險管控的現(xiàn)狀

根據(jù)管理職能劃分，合同管理也就是對合同從簽訂到履約全過程，進(jìn)行計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制的過程，是實現(xiàn)合同目的的全部活動。風(fēng)險是不確定性的直接體現(xiàn)，是偏差發(fā)生概率的直接后果，合同風(fēng)險則是在合同管理的全過程，存在的與合同預(yù)期的偏差的可能。煤炭企業(yè)在在運(yùn)營過程中，所涉及的合同種類繁多，主要包括買賣合同、施工合同、承攬合同、技術(shù)合同、租賃合同、運(yùn)輸合同等，其中銷售合同占最大比例。由于設(shè)計的合同種類較多，雖然已經(jīng)形成了一定的規(guī)模和管控體系，但仍然存在這著一定的問題，影響著合同風(fēng)險管理，這些問題主要體現(xiàn)在一下幾點(diǎn)：

1.認(rèn)識不足

從管理學(xué)上控制的角度講，控制包括事前控制、事中控制、事后控制，在我國煤炭企業(yè)中普遍存在的問題就是事后控制，前饋控制較少或者說前饋控制根本不存在。主要原因是風(fēng)險控制認(rèn)識不足，具體來說，就是首先在合同簽訂階段，簽訂人對于合同風(fēng)險認(rèn)識不全面，認(rèn)為合同簽訂風(fēng)險是法律顧問的責(zé)任，其次在合同的審批階段，合同的審批者把關(guān)不嚴(yán)，只關(guān)心合同的技術(shù)條款和商務(wù)條款本身，沒有過多考慮隱藏的法律風(fēng)險，最后在執(zhí)行階段，基本不存在對合同執(zhí)行情況的監(jiān)督，常常發(fā)生合同履行不全面或者履行拖期的情況；在合同執(zhí)行完畢后，沒有對合同進(jìn)行完整的評估，沒有對風(fēng)險進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)。

2.流程不連續(xù)

合同是具有完整的生命周期的，各個工作流程之間是緊密聯(lián)系、順序發(fā)生的，但是目前煤炭公司并沒有完全的按照合同生命周期對合同進(jìn)行管理，很多時候割裂了合同各個階段之間的聯(lián)系，造成了合同風(fēng)險的放大。合同的風(fēng)險分為橫向風(fēng)險和縱向風(fēng)險兩個方面，對于合同的橫向風(fēng)險，在合同談判階段，以技改合同為例，技術(shù)部門只關(guān)心合同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)，商務(wù)談判部門只關(guān)心合同的價格、付款條件、質(zhì)量保證和售后服務(wù)等，技術(shù)部門和商務(wù)部門缺少必要的交流和溝通，各自為政。對于合同管理的縱向風(fēng)險，就是在合同簽訂階段和合同執(zhí)行階段脫節(jié)。

3.管理不及時

這個問題具體表現(xiàn)就是指風(fēng)險管理往往只存在于合同風(fēng)險即將發(fā)生或者合同風(fēng)險發(fā)生后，才進(jìn)行風(fēng)險管理切入，在其他的合同生命周期階段，合同風(fēng)險管理的關(guān)注較少，甚至根本就沒有關(guān)注。

4.合同履行缺乏評價

這個問題具體表現(xiàn)就是合同履行完成后，對于合同的履行效果，公司目前沒有完整的評價原則和評價辦法，沒有問責(zé)機(jī)制。合同是否按期履行、標(biāo)的物是否如數(shù)保質(zhì)履行、合同過程是否存在糾紛、為什么存在糾紛等等問題無人過問、無人考核，這是就造成了合同風(fēng)險管理控制無從下手的根本原因。

二、煤炭企業(yè)合同風(fēng)險管控體系建設(shè)

1.體系架構(gòu)

要對合同進(jìn)行風(fēng)險防控，就應(yīng)該重新梳理合同管理流程，重點(diǎn)是明確合同的業(yè)務(wù)流程管理，在梳理業(yè)務(wù)流程的前提下明確每一個流程上的潛在風(fēng)險，進(jìn)行風(fēng)險控制。因此，構(gòu)建合同風(fēng)險管理體系，就需要按照合同生命周期，將風(fēng)險管理貫穿于合同管理全過程，在合同的每一個環(huán)節(jié)上都做好潛在風(fēng)險預(yù)防與潛在風(fēng)險防控策略。

首先瑟吉?dú)W合同管理者及承辦人管理，也就是對承辦合同的人員及相關(guān)人員進(jìn)行資格管理，其次讓合同的相關(guān)部門有效的參與合同管理，防止一個或幾個部門避免因合同某個方面不了解而導(dǎo)致的不必要的損失和潛在的風(fēng)險。第三、合同授權(quán)應(yīng)該有正式的授權(quán)文本，在授權(quán)書中還要明確授權(quán)范圍、代表權(quán)限和有效期限，第四，在合同履約過程中，應(yīng)該及時跟蹤合同進(jìn)度，判斷可能出現(xiàn)的違約行為，并就預(yù)期的違約行為做出相應(yīng)的反應(yīng)；第五，在合同履行后，需要對合同對方進(jìn)行履約能力進(jìn)行綜合評估，分析本次履約狀況，對存在的問題和已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險進(jìn)行評價，建立對方的合同信用指數(shù)，作為后續(xù)能否簽訂合同或者作為后續(xù)合同簽訂的一個必要條件。

另外還要注意，合同章必須專章專用，并且專人管理；合同的附件等要妥善保存；建立健全合同風(fēng)險管理的支撐體系，主要包括合同管理信息系統(tǒng)、合同管理證據(jù)、教育培訓(xùn)體系、合同制度管理體系等。

2.建立完善的制度保障

健全的企業(yè)合同管理制度是防范企業(yè)法律風(fēng)險的必要措施，同時還是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營行為規(guī)范開展的一道防線，并且使合同管理工作有據(jù)可依。有章可循的有效手段，煤炭企業(yè)的合同管理制度應(yīng)該在我國合同法、相關(guān)條款的基礎(chǔ)上，按照合同文本管理和客戶資信等級管理，以及合同風(fēng)險預(yù)警管理等幾個重點(diǎn)環(huán)節(jié)，結(jié)合從合同洽談，直至合同終止的整個生命周期來制定，并要在其中加入檢查考核和責(zé)任追究條款，使企業(yè)合同管理工作從事前"事中到事后全程受控。

3.加強(qiáng)監(jiān)督

動態(tài)監(jiān)督與定期監(jiān)督檢查相結(jié)合，制定風(fēng)險管控監(jiān)督檢查考核辦法。 定期或不定期對煤炭企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)或部門進(jìn)行動態(tài)全覆蓋監(jiān)督檢查。運(yùn)用監(jiān)督檢查，在檢查中及時發(fā)現(xiàn)的問題，及時總結(jié)、分析和解決，并尋找原因，吸教訓(xùn)，還要對經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險管控情況進(jìn)行了通報。通過檢查#全面推動經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險管控的有序、穩(wěn)定、健康發(fā)展，同時提升煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險管控能力。

4.全程跟蹤管理

首先合同簽訂前要全面了解對方的情況，比如資信程度、履行能力，做到知己知彼，確保企業(yè)利益不受到損失，其次，預(yù)審需要由審計人員根據(jù)簽訂合同項目進(jìn)行全面審查，確保合同符合國家標(biāo)準(zhǔn)，為下一步談判簽訂合同夯實基礎(chǔ)；第三，重視洽談環(huán)節(jié)！從各方面做好談判前的準(zhǔn)備工作，爭取主動，保證所簽合同的質(zhì)量。第四，建立信息反饋制度！合同簽訂后，按項目進(jìn)行分類管理，按照履行時間順序建立臺帳，對當(dāng)事人在合同已到履行期限而未按合同規(guī)定履行義務(wù)的"合同管理人員可以及時與對方交涉，以保證業(yè)權(quán)利的實現(xiàn)。

第7篇：合同管理標(biāo)準(zhǔn)流程范文

一直以來，@@@@合同管理嚴(yán)格按照公司《合同管理辦法》相關(guān)要求執(zhí)行，在遵守國家法律、政策的基礎(chǔ)上，始終堅持平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t，自2008年以來，連續(xù)獲得第十、十一屆重合同守信用企業(yè)獲譽(yù)稱號。為促使合同管理工作進(jìn)一步向規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化方面邁進(jìn)，現(xiàn)將@@@@合同管理自查報告簡單匯報如下：

一、嚴(yán)格審查，履約到位

目前@@@@合同種類繁多，數(shù)量大，主要涉及到工程、設(shè)備安裝、設(shè)備采購、承包、運(yùn)輸以及勞務(wù)合同等。根據(jù)公司《合同管理辦法》，@@@@按照重大合同、重要合同和一般合同的分類特點(diǎn)進(jìn)行嚴(yán)格管理。今年以來已經(jīng)完成簽訂的合同60余份（不包含未回收部分），標(biāo)的額達(dá)1000萬余元。面對合同類型多，標(biāo)的額大，履行周期長等特點(diǎn)，從維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益出發(fā)，凡是涉及到@@@@的重大經(jīng)濟(jì)合同均由業(yè)務(wù)部門參與洽談、起草，并報公司研究確定，最終由公司審批簽訂，杜絕了在合同、信用工作中可能發(fā)生的職責(zé)不清，職權(quán)不明的問題。在合同招投標(biāo)過程中，合同條款按照標(biāo)段特點(diǎn)進(jìn)行專項設(shè)臵，在招標(biāo)結(jié)束后，再根據(jù)中標(biāo)人在投標(biāo)階段的 - 1 -

各種承諾和方案特點(diǎn)全部寫進(jìn)行合同條款中，并且在合同談判前做好市場調(diào)查工作，做到嚴(yán)把法人資格關(guān)、個人身份關(guān)、合同條款關(guān)、履約能力關(guān)、資信等級關(guān)、擔(dān)保能力關(guān)。由于@@@@重視合同在經(jīng)濟(jì)工作中的重要性,在履行合同方面爭取了主動性,至今沒有發(fā)生一起合同、信用事故，未出現(xiàn)一筆合同糾紛，做到了合同、信用管理工作“零失誤”。

二、完善建設(shè)，提高水平

@@@@編制完成《@@@@合同管理辦法》、《@@@@經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定實施細(xì)則》、《@@@@合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程指導(dǎo)書》，根據(jù)公司合同管理實際運(yùn)行需要，結(jié)合公司的行業(yè)特點(diǎn)多次進(jìn)行修改、討論，確定了@@@@合同全面管理、全程控制、分工協(xié)作的原則，完善了各類合同的簽訂、審批、履行、變更和解除等流程，對合同基礎(chǔ)管理、合同責(zé)任等合同的日常管理工作和責(zé)罰也作了詳細(xì)的規(guī)定。另外為使合同管理做到了有人負(fù)責(zé)、有據(jù)可查，@@@@設(shè)立了合同管理員，主要負(fù)責(zé)合同保管、分發(fā)、統(tǒng)計和歸檔的工作。同時重視建立健全合同臺賬工作，注意保持合同檔案的完整性（合同檔案包括招投標(biāo)文件到合同文本、重要的會議紀(jì)要等與合同相關(guān)資料），按時更新合同履行情況，以便能及時、準(zhǔn)確地提供統(tǒng)計數(shù)據(jù)和有關(guān)資料，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。

三、規(guī)范管理，杜絕風(fēng)險

按照公司《合同管理辦法》，@@@@進(jìn)一步規(guī)范了合同管理工作，所有合同條款、簽訂手續(xù)和形式均由簽訂部門管理，并確保程序合法，杜絕了不完善和不合法的合同的出現(xiàn)；依法檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同中出現(xiàn)的問題，會同合同承辦人員辦理有關(guān)合同文書，建立合同檔案，有效制止了不符合法律、行政法規(guī)規(guī)定的合同行為；在對外- 2 -

簽訂合同時一律使用合同示范文本，針對不同的合同類型，根據(jù)公司編寫的常用合同文本,完善的合同文本的運(yùn)用，結(jié)合簽訂審批流程、授權(quán)委托制度的推行，使得合同的簽訂及履行走上了規(guī)范化的軌道，極大地降低了合同的法律風(fēng)險。

第8篇：合同管理標(biāo)準(zhǔn)流程范文

關(guān)鍵字：房地產(chǎn)企業(yè)，合同管理

Abstract: the contract management in real estate enterprise management plays a very important role, this paper analyzes the real estate enterprise contract management and existing problems, and according to the characteristics of real estate enterprise contract management proposes management methods.

Key word: real estate enterprise, contract management

中圖分類號：C29文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。房地產(chǎn)開發(fā)就是通過企業(yè)投入資金購買土地，經(jīng)過專業(yè)人員策劃、設(shè)計、實施和銷售獲得投資利潤的過程；目前，絕大多數(shù)房地產(chǎn)公司沒有勘察、設(shè)計、施工等能力，很大部分的工作必須通過合同形式委托其他企業(yè)實施；所以，房地產(chǎn)企業(yè)的合同及合同管理則顯得尤為重要，甚至決定企業(yè)的經(jīng)營成敗。因此，房地產(chǎn)企業(yè)必須十分重視合同管理。

一、房地產(chǎn)企業(yè)合同管理存在的問題

1、缺乏合約意識。

我國曾長期處于計劃經(jīng)濟(jì)時代，市場經(jīng)濟(jì)的中“依合同辦事”的原則未能真正深入人心。市場經(jīng)濟(jì)就是法治經(jīng)濟(jì)，在商業(yè)領(lǐng)域合同即是法，在建設(shè)工程中貫徹法治理念，實施“合同之治，契約之理”是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制條件的唯一選擇。然而遺憾的是，人情為大合同為小的現(xiàn)象仍然十分普遍，合同的作用在合同簽訂完成之后往往就已經(jīng)結(jié)束了。在遇到問題時，很少有人會去對應(yīng)合同，去判斷屬于何種合同事件，按照合同應(yīng)當(dāng)如何處理。往往依據(jù)經(jīng)驗、依據(jù)習(xí)慣處理，靠人情做文章。認(rèn)為搬出合同就是攤牌、就是撕破面孔、就是要打官司了。因此，不愿意傷和氣。

2、合同很難嚴(yán)格履行

我國目前工程管理、合同管理整體水平不高，無論是房地產(chǎn)公司、還是施工單位都很難嚴(yán)格履行合同，常常雙方都有違約行為。如房地產(chǎn)公司工程款不及時支付、施工單位工作質(zhì)量有缺陷、工期延誤等。由于各種因素的考慮，雙方最后還是采取協(xié)商解決的辦法。

3、合同管理制度不健全或流于形式。

中小型房地產(chǎn)企業(yè)普遍缺少相應(yīng)的管理制度或是管理制度存在漏洞。在合同訂立、履行過程中，缺乏有效的審查、控制；經(jīng)常造成合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)、合同條款不完整，有缺陷、有漏洞。

大型房地產(chǎn)企業(yè)雖然制度健全；但也存在一些制度流程不合理了，執(zhí)行流于形式等現(xiàn)象發(fā)生。

4、缺少綜合專業(yè)素質(zhì)高的合同管理人才

在我國的房地產(chǎn)企業(yè)中，具備工程、法律、成本等專業(yè)知識的復(fù)合型合同管理人才不多，大部分合同管理人員僅具備成本專業(yè)方面的知識，缺乏工程管理及法律方面的專業(yè)知識及相應(yīng)的實踐經(jīng)驗，難以對合同進(jìn)行有效的管理。

二、房地產(chǎn)企業(yè)合同管理特點(diǎn)

1、合同管理的時間跨度大。

房地產(chǎn)開發(fā)具有建設(shè)周期長的特點(diǎn)。項目從拿地至竣工交付小業(yè)主所經(jīng)歷的時間長達(dá)數(shù)年，其對應(yīng)的合同同樣具有履行時間長的特點(diǎn)。

2、合同管理內(nèi)容的多樣性。

房地產(chǎn)開發(fā)所涉及的合同包括土地出讓、資金借貸、勘察設(shè)計、施工、物資采購、監(jiān)理、銷售等類型，這些合同的內(nèi)容、形式各不相同。每種類型的合同往往又會簽訂數(shù)個以上的合同。如施工類合同包括土方合同、樁基合同、總包合同、門窗合同等。

3.合同管理的經(jīng)濟(jì)效益明顯。

房地產(chǎn)開發(fā)投資大，合同價格高，使合同管理的經(jīng)濟(jì)效益明顯。合同管理得好，可使房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)節(jié)約大量的資金。

4、合同管理受外界影響大，風(fēng)險大；

由于房地產(chǎn)開發(fā)周期長，涉及面廣，受外界環(huán)境的影響大，如經(jīng)濟(jì)條件、社會條件、法律和自然條件的變化等。這些因素房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)難以預(yù)測，不能控制，但都會妨礙合同的正常實施，造成經(jīng)濟(jì)損失。如：受國家房地產(chǎn)宏觀調(diào)控的影響，部分房地產(chǎn)企業(yè)采取放緩開發(fā)進(jìn)度的措施，這務(wù)必影響合同的正常履行。

5、合同管理涉及部門、人員多

合同管理在企業(yè)內(nèi)部幾乎涉及各個部門、人員。在外部涉及到勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、銀行、監(jiān)理單位、購房者及政府相關(guān)部門等。

三、房地產(chǎn)企業(yè)合同管理方法

1、增強(qiáng)合約意識

合約意識是一個企業(yè)管理水平高低的重要體現(xiàn)，嚴(yán)格實施“合同之治，契約之理”。出現(xiàn)糾紛時，依據(jù)合同辦事，而不是通過人情辦事。這就要求做到在簽訂合同時，在合同條款中須認(rèn)真推敲和詳細(xì)約定，做到“有言在先”、“丑話說在前面”，以保證合同的全面履行；另外，房地產(chǎn)企業(yè)在簽訂合同時，也應(yīng)適當(dāng)考慮承包人的權(quán)利與義務(wù)對等，而不能利用自身的強(qiáng)勢地位把一些明顯不合理的要求強(qiáng)加于對方。

2、建立并完善合同管理制度

建立符合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略的合同管理制度。對合同簽訂之前的調(diào)研和準(zhǔn)備、合同簽訂的協(xié)商和談判、合同執(zhí)行過程和執(zhí)行后的評估全流程依法有序的進(jìn)行管理。合同管理制度建立后，并不是一勞永逸；在合同管理的過程中，要及時發(fā)現(xiàn)、分析并修訂合同管理制度中不合理的地方。

3、培養(yǎng)或引進(jìn)高素質(zhì)的合同管理人才

合同管理是高智力的、全局的，同時有是專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)的極為復(fù)雜的管理工作。要保證企業(yè)合同管理的成功，企業(yè)就必須有一批從事合同管理方面的高素質(zhì)人才。企業(yè)可依照合同管理人員應(yīng)具有的素質(zhì)條件，選擇本企業(yè)優(yōu)秀人才擔(dān)任合同管理人員，也可以通過公開考評和競爭招聘方式選拔人員。在使用過程中堅持優(yōu)勝劣汰的原則，把優(yōu)秀人才放在這個崗位上。

4、建立標(biāo)準(zhǔn)化合同

制定出符合公司實際情況的標(biāo)準(zhǔn)化合同可以在合同訂立、修改和審批的等環(huán)節(jié)節(jié)約大量的時間和精力，加速了合同的簽訂速度，降低了項目合同的風(fēng)險，提高合同管理的效率。

在合同標(biāo)準(zhǔn)化的具體實施上，我們應(yīng)采用2\8原則，房地產(chǎn)項目中20%的合同往往占據(jù)了80%的成本支出，凡事抓重點(diǎn)和主干，我們將這20%的重點(diǎn)合同和其他一些必要性合同進(jìn)行各自分類和同類合同比較分析，參照本公司的特點(diǎn)和行業(yè)特點(diǎn)，研究制定出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)合同格式和框架，并以此生成一個標(biāo)準(zhǔn)合同模板。

四、結(jié)束語

房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)認(rèn)真分析本企業(yè)合同管理中存在的問題，改變固有的合同管理思維；結(jié)合公司的特點(diǎn)并運(yùn)用科學(xué)的合同管理方法，逐步建立一套行之有效的合同管理模式；以便降低企業(yè)經(jīng)營管理過程中的合同風(fēng)險，為企業(yè)的盈利及可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。

參考文獻(xiàn)

1、李少艾.合同標(biāo)準(zhǔn)化讓成本管控游刃有余.明源地產(chǎn)，2009年10月.

第9篇：合同管理標(biāo)準(zhǔn)流程范文

關(guān)鍵詞 合同管理企業(yè)

中國加入世貿(mào)組織的十年是中國的政治、經(jīng)濟(jì)、文化全面向世界開放的十年。市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展帶動法制環(huán)境同時發(fā)生重大而又深刻的變革,同時法制改革又進(jìn)一步保證了市場經(jīng)濟(jì)的有序持續(xù)發(fā)展。特別是《物權(quán)法》《合同法》的頒布、修訂為自然人,法人之間及其他組織的公平交易提供了合法依據(jù)。為此,合同作為各項交易活動開展的事前事中事后契約越發(fā)受到各個企業(yè)、公司決策層的重視。我將從以下兩個方面淺談一下合同在現(xiàn)代企業(yè)中的運(yùn)用及管理。

一、現(xiàn)代大型企業(yè)合同管理過程中存在的突出矛盾

(一)合同簽訂前期必要的簽訂依據(jù)與審批方法問題

合同簽訂后容易發(fā)生合同主體不當(dāng),違反法律法規(guī)簽訂無效合同,合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴},因此,如何建立前期審核程序與審批機(jī)制,使各部門在相應(yīng)的權(quán)限及分工下審閱、處理合同也是當(dāng)前大型企業(yè)所面對首要問題。

(二)合同審核簽訂的組織機(jī)構(gòu)與審核效率的矛盾

大型企業(yè)部門多、人員多,權(quán)限職能體系較為龐雜,為了保證做好合同簽署前資信、權(quán)屬、立項依據(jù)等問題,必須先確定各個合同審核簽訂的組織機(jī)構(gòu)權(quán)限與職能,但因參與人員多,仍存在如何加快合同速度,提高辦事效率的矛盾。

(三)原有OA系統(tǒng)無法滿足現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展要求

原有OA系統(tǒng)因權(quán)限及流程設(shè)置方面功能單一,無法適應(yīng)合同審批的權(quán)限及流程變化的多樣性和復(fù)雜性,特別是無法根據(jù)合同類型或費(fèi)用類型將要審批合同送至擁有該權(quán)限的工作人員崗位上去,因此,急需重新設(shè)立信息系統(tǒng)以管理相關(guān)工作人員權(quán)限和職能。

(四)合同履約結(jié)算階段的控制問題往往不受重視

合同簽訂后的履約工作往往不受重視,這表現(xiàn)為:1.因合同履行外部情況發(fā)生變化,應(yīng)變更合同的沒有及時變更或合同變更后因怕麻煩僅僅達(dá)成口頭協(xié)議而未及時簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議;2.合同履行無牽頭部門,導(dǎo)致合同約定的權(quán)利義務(wù)因各種原因無法及時實現(xiàn),且未保留相應(yīng)證據(jù)。

二、解決企業(yè)合同管理中存在問題的對策

我認(rèn)為在面對合同管理的問題上需要加強(qiáng)以下幾個方面的控制:

(一)成立合同管理組織機(jī)構(gòu)

各大型企業(yè)公司一般以部門為單位負(fù)責(zé)相應(yīng)管理實務(wù),當(dāng)這種機(jī)構(gòu)設(shè)置往往會因過于強(qiáng)調(diào)本部門利益而弱化部門間的協(xié)作關(guān)系,從而造成資源浪費(fèi)和效率低下。必須使每項工作項目化運(yùn)作,從建立縱向的合同組織結(jié)構(gòu)入手,明確每項工作從立項、招投標(biāo)、證件審核、合同文本的確立、授權(quán)書的下達(dá)、合同簽訂、合同履約到最終的合同關(guān)閉等環(huán)節(jié)的崗位人員配備,明確部門權(quán)責(zé),有條不紊,實現(xiàn)合同管理流程化:

1.建立主辦部門主辦人負(fù)責(zé)制

要求主辦部門主辦人對合同項目的前期談判及對合同他方資質(zhì)、誠信調(diào)查的可靠性負(fù)責(zé),對及時、完整的將本部門經(jīng)審批且已簽訂完畢的合同,報備等工作負(fù)責(zé),并有義務(wù)對合同履行中出現(xiàn)的任何問題上報公司,避免我方違約。

2.合同管理部門的職責(zé)

設(shè)立專人負(fù)責(zé)公司的合同管理事務(wù)。賦予其職責(zé)為:負(fù)責(zé)審核合同中的法律條款及整個合同內(nèi)容的合法性合規(guī)性;負(fù)責(zé)審核合同管理制度的制定及機(jī)構(gòu)人員的落實情況;負(fù)責(zé)監(jiān)督合同全過程管理的運(yùn)作情況;負(fù)責(zé)監(jiān)督合同簽約人負(fù)責(zé)制、重大合同履行報告制度的實施情況;負(fù)責(zé)檢查對方當(dāng)事人的資信、資質(zhì)審查情況。凡合同主體不合格,不具備履行能力及信譽(yù)較差的,合同內(nèi)容和條款違反法律法規(guī)的,合同管理部門有權(quán)予以否決;負(fù)責(zé)公司的合同管理,包括合同登記履約臺帳管理、審批手續(xù)、專用章保管及使用、合同備案以及保密工作等合同管理的基礎(chǔ)工作情況;負(fù)責(zé)并將日常問題記錄形成檢查表,應(yīng)用檢查表法考核全公司范圍合同管理工作。

(二)建立合同管理信息系統(tǒng)

通過建立以上主辦部門主辦人與合同管理部門相結(jié)合的二級合同辦理監(jiān)督機(jī)制可以實現(xiàn)合同的全過程管理,從而極大的降低合同履行風(fēng)險,但仍需要建立一套合同管理信息系統(tǒng)來高效實現(xiàn)以上權(quán)限及職責(zé)。合同管理系統(tǒng)應(yīng)至少實現(xiàn)以下幾點(diǎn):

1.界面簡潔,操作方便。由于各級管理人員流動性較大,容易造成今天培訓(xùn)完畢,明天該工作人員調(diào)離原崗位的情況。必須保證合同上報的界面思路清晰,與其他上報單據(jù)存在共同性,以盡快讓操作人員上手,不至于耽誤工作。

2.較大的附件上傳空間。合同不僅僅是合同文本的審核,其對方的相關(guān)經(jīng)營證照及履約能力調(diào)查是制定合同文本的最佳參考依據(jù),因此需要合同主辦部門上傳對方資信證件原件的掃描件,方可實現(xiàn)合同簽署前期的盡職調(diào)查工作。

3.擁有合同管理臺帳查詢功能。合同管理系統(tǒng)必須實現(xiàn)合同管理臺帳的查詢功能,并保證系統(tǒng)臺帳與手工臺帳賬賬相符。

4.零活可編輯的流程制定。由于現(xiàn)階段的合同類型無法實現(xiàn)完全符合標(biāo)準(zhǔn)文本的要求,容易造成事無人管的局面。因此,零活的權(quán)限流程設(shè)置是保證工作順利進(jìn)行的前提。但要注意權(quán)限調(diào)整工作與合同管理工作的操作不應(yīng)由同一人擔(dān)任。