公司檔案管理辦法精選(九篇)

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第1篇：公司檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：會計檔案；鑒定；銷毀；新方法

為了更加規(guī)范的進行檔案管理工作，讓其可以在服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮出更好的作用，國家檔案局以及財政部聯(lián)合對已經(jīng)實施的原《會計檔案管理辦法》進行了重新修訂。并且新修訂的《會計檔案管理辦法》已經(jīng)于2016年1月1日開始實施。在此管理辦法中，把會計憑證和會計賬簿的保管期限從15年延長到了30年。這就給各單位帶來了一個難題，那就是：之前保管期限為15年的會計檔案要如何進行處理？是保持現(xiàn)狀還是要重新對它們進行整理？尤其是那些已經(jīng)到了15年保管期限的會計檔案是要立即鑒定銷毀，還是要當做30年期限繼續(xù)保存？下面我們就進行詳細的分析探討。

一、會計檔案工作的作用及特點

會計檔案是在整個經(jīng)濟管理活動中所形成的。會計檔案不但能夠為各種經(jīng)濟決策提供有益的信息，還在保護國家財產(chǎn)和維護財經(jīng)紀律方面有著不可或缺的作用，所以，做好會計檔案管理工作的意義就顯得十分重要。而從實際的職能來看，會計的工作主要是通過會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算材料來完成的，它所形成的檔案是連續(xù)記錄、緊密相連、密不可分的一組材料。這種特點，就已經(jīng)決定了會計檔案在整理和鑒定工作中的特殊性。

二、新舊兩種標準銜接工作中存在的漏洞

新的《會計檔案管理辦法》在具體的實施過程中可能遇到很多問題，而國家檔案局的相關(guān)工作人員就針對這些問題，在《中國檔案》上發(fā)表了《會計檔案管理辦法》修訂內(nèi)容要點解讀的文章，在文章中對于新辦法中的修訂內(nèi)容進行了解釋和說明，但是有一些問題解讀的還不算透徹和全面。例如在會計檔案保管期限的新舊標準的銜接方面，在《中國檔案》發(fā)表的關(guān)于《會計檔案管理辦法》修訂內(nèi)容的要點解讀的文章中提到了三種情況：

第一，按照原來的《會計檔案管理辦法》標準，已到了保管期限，同時也經(jīng)過鑒定但還沒有對其進行銷毀的會計檔案，要按照新的《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀；

第二，根據(jù)舊的標準要求，已經(jīng)到了保管期限，但是還沒有進行鑒定的會計檔案，要按照新的《會計檔案管理辦法》要求進行鑒定和銷毀；

第三，對還沒有到舊的管理標準規(guī)定的最低保管期限的會計檔案，要按照新實行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定的最低保管期限重新進行保管期限的劃分。這三種情況從整體上來看似乎覺得已經(jīng)很全面，可是檔案整理這一環(huán)節(jié)卻被忽視掉，也就是說，已經(jīng)整理完畢的會計檔案還應(yīng)不應(yīng)該按照新的標準進行期限的重新整理。實際上，我們可以把2016年以前就已經(jīng)整理好的會計檔案保持現(xiàn)狀，只要按照新的管理辦法進行管理就可以，而還沒有整理好的，按照新的管理辦法規(guī)定進行管理歸檔。盡管新的管理辦法是是從2016年1月1日才開始實施，可是在這之前就已經(jīng)形成的會計檔案，而且還沒有鑒定的，都要按30年保管期限來處理。

三、如何鑒定會計檔案是保存還是銷毀

會計檔案的鑒定工作是會計管理工作中的重要環(huán)節(jié)之一。在進行會計檔案鑒定工作時，會計檔案的鑒定人員必須要考慮到保管期限已滿的會計檔案，對于本單位或者對于社會的意義和作用，把那些沒有保存價值的檔案要及時銷毀。究竟哪些會計憑證應(yīng)該銷毀，不需要保存呢？在新的《會計檔案管理辦法》的第十九條就提出：“保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。”根據(jù)這條規(guī)定要求，單位如果沒有債權(quán)債務(wù)未處理，或者沒有其他沒有處理完的事項，根據(jù)新的管理辦法規(guī)定，在對會計檔案進行鑒定手續(xù)以后，可以全部銷毀，但是這樣很有可能會把對于實際工作具有參考價值的會計憑證銷毀掉。因此，為了避免這種情況發(fā)生，在進行會計檔案保管期限的鑒定工作時，不僅要把會計憑證中債權(quán)債務(wù)還沒有了解的，以及其他未了解事項的提取出來，還要把涉及到個人、財產(chǎn)等相關(guān)的會計憑證取出。通常以下幾方面的會計憑證具有保留價值，需要繼續(xù)保存：

第一，例如像公司在征地時產(chǎn)生的費用或固定資產(chǎn)采購發(fā)票，收罰款性的票據(jù)值得保留；

第二，關(guān)于財產(chǎn)產(chǎn)權(quán)方面的會計憑證，例如：涉及到房產(chǎn)、林、地的產(chǎn)權(quán)購買及轉(zhuǎn)讓的契據(jù)、證券和債券及股權(quán)的原始憑證、單位之間的付款憑證、和單位重大經(jīng)濟事項相關(guān)的會計憑證等；

第三，工資、補貼及社保等費用憑證，例如：職工的工資表、轉(zhuǎn)正定級的審批表、工資轉(zhuǎn)移單、由于員工被辭退或者開除及辭退等一次性解決的付款憑證、發(fā)生重大事故的一次性理賠付款憑證、企業(yè)繳納社保的發(fā)票及花名冊、單位對于特殊工種員工下發(fā)的補貼等。

四、結(jié)語

會計檔案保管期限已滿后的積存問題，是檔案管理工作中的一個難點，這不僅會使人力、物力、財力等方面造成很大的浪費，同時還不利于對于已經(jīng)到達保管期限的檔案管理工作的順利進行，所以我國的財政部和國家檔案局要對此引起高度重視。在未來的工作中，我們只有對檔案的鑒定規(guī)范制度不斷地完善與更新，并且要通過新方法，切實可行的措施來進行工作，只有這樣，才可以保證保管期限已滿的會計檔案的鑒定工作達到規(guī)范化。

參考文獻：

[1] 王素花.淺析新形式下會計檔案的管理[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊）.2014（04）.

[2] 張秀芹.淺談會計檔案的功能與管理[J].黑龍江史志.2014（15）.

第2篇：公司檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】規(guī)范化；專業(yè)化；真實、準確、完整；經(jīng)濟資源集體采集利用

《會計法》明確規(guī)定：“國家機關(guān)、社會團體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位），須依照本法辦理會計事務(wù)?！备鲉挝槐仨氁婪ㄔO(shè)置會計賬簿，并保證其真實、完整。會計機構(gòu)、會計人員依照本法規(guī)定進行會計核算、實行會計監(jiān)督。會計機構(gòu)、會計人員依法真實、完整地辦理了會計事務(wù)，也就是說，會計人員生產(chǎn)出合格“產(chǎn)品”了。那么，如何把這一合格“產(chǎn)品”—即會計檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會計檔案管理規(guī)范化和管理專業(yè)化結(jié)合統(tǒng)一方面進行探討。

財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對會計檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規(guī)范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進行管理，也沒有配備兼職人員進行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴重違反了會計檔案管理辦法。

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，會計工作越來越重要。會計記錄的經(jīng)濟活動信息都歸集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各級政府經(jīng)濟信息統(tǒng)計基礎(chǔ)性資料，是微觀和宏觀經(jīng)濟規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負責人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會計檔案是經(jīng)濟活動綜合的反映。

1.會計檔案管理的專業(yè)化

會計檔案管理的專業(yè)化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業(yè)化的隊伍承擔管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業(yè)化工作水平。

縣團級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務(wù)量大的，應(yīng)配備專職會計檔案管理人員。事業(yè)單位會計檔案管理人員應(yīng)給出編制。國有大型企業(yè)配備專職會計檔案管理人員，應(yīng)從會計人員選拔產(chǎn)生。縣團級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務(wù)量比較小的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。只有專業(yè)化，才能規(guī)范化。專業(yè)化是會計檔案管理規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。只有專業(yè)化和規(guī)范化有機結(jié)合，才能達到會計檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。

一個單位內(nèi)部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機構(gòu)或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內(nèi)部還有不同的行業(yè)，會計核算、會計監(jiān)督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經(jīng)濟信息資源永久沉淀，得不到及時開發(fā)和利用。

無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業(yè)人員進行專業(yè)化知識的培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面上要增強對會計檔案管理工作的重要性認識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經(jīng)濟利益；第二，給予一定的物質(zhì)、經(jīng)濟支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業(yè)化水平的重要指標之一；第三，對檔案管理人員提供培訓(xùn)的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業(yè)性質(zhì)較強的會計檔案的管理缺乏一定的認識，所以對管理人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)，既有利于提高會計檔案的信息質(zhì)量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發(fā)與使用。

2.會計檔案管理的規(guī)范化

《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴禁毀損，散失和泄密?！泵鞔_了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發(fā)利用。一定時期經(jīng)濟信息資源及時采集利用，可能會對經(jīng)濟社會有極大地推動作用和促進作用；過了保管期限，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，經(jīng)濟和社會工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，原經(jīng)濟信息資源開發(fā)利用價值也就隨之終結(jié)。及時開發(fā)利用會計檔案信息資源是關(guān)鍵，把握時代脈搏，需要不斷學習型人才，才能有效開發(fā)利用會計檔案經(jīng)濟信息資源。從開發(fā)利用角度看，也需要會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化。

會計檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進行建設(shè)?！稌嫏n案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設(shè)的基本原則，在此基礎(chǔ)上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發(fā)和鑒定銷毀形成規(guī)章制度。實施的細則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進行制度建設(shè)，即建立起銷毀制度。

會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化的統(tǒng)一，著重加大對會計檔案管理規(guī)范化檢查的力度。對各單位會計檔案是否建檔和歸檔，依據(jù)《會計檔案管理辦法》進行一次大檢查，對沒有按《會計檔案管理辦法》管理會計檔案的單位進行整頓，限期改正；經(jīng)過整頓，仍沒有按管理制度執(zhí)行的，給予處罰。同時應(yīng)把會計檔案管理規(guī)范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規(guī)范化、專業(yè)化、經(jīng)?；Ｊ褂枚喾N手段和措施，促進各單位會計檔案管理升級，：開展會計檔案管理創(chuàng)先爭優(yōu)活動；會計檔案管理知識有獎?chuàng)尨鹳惢顒?；開展會計檔案管理學術(shù)活動等等。依法促使本單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性、合法性負責。

第3篇：公司檔案管理辦法范文

[關(guān)鍵詞]供水管線檔案 存在問題 對策

中圖分類號： TU990.3 文獻標識碼： A 文章編號：

隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，城市“地下戰(zhàn)爭”也更加激烈。參加“地下戰(zhàn)爭”的供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、工業(yè)等部門越來越重視事態(tài)的發(fā)展。但從整體上看，由于地下檔案管理工作起步較晚，無論是法規(guī)建設(shè)還是實際運作，與地面建筑檔案的管理相比有很大的差距。擔負著城區(qū)人民生活用水和生產(chǎn)用水的供水企業(yè)來說，如何做好城市地下管線檔案的管理與利用工作，值得我們探討。本文以個人的體驗，談點粗淺的看法。

一、供水管線檔案管理現(xiàn)狀

城市供水管線是城市人民的“生命線”、“經(jīng)濟線”。因此，搞好供水管線工程建設(shè)與維護具有重要的社會意義和經(jīng)濟意義。城市供水管線在生產(chǎn)建設(shè)中形成，它是一項隱弊工程，遍布整個城市，是城市的神經(jīng)和血管。做好供水檔案的管理，對供水管線的擴建與維護具有事半功倍的效果。在多年的檔案工作中發(fā)現(xiàn)，供水管線檔案管理存在以下幾點問題：

1、缺乏對地下管線檔案重要性的認識。在供水行業(yè)中，只重視生產(chǎn)指標、經(jīng)濟效益，看不到地下管網(wǎng)檔案是關(guān)系城市規(guī)劃、建設(shè)、科學管理的重要依據(jù)，看不到今后給子孫后代留下多大的麻煩，從而造成機構(gòu)職責不清，技術(shù)人員對自己的職責不負責任，有關(guān)部門把關(guān)不嚴，檔案收集不全，給今后的發(fā)展和維護留下了隱患。

2、地下管線檔案管理力度不夠。2005年1月國家了《城市地下管線工程檔案管理辦法》。由于建設(shè)主管部門監(jiān)督不夠，檔案管理部門對貫徹落實《城市地下管線工程檔案管理辦法》重要性的認識不足，造成地下管線的設(shè)計、施工、管理制度不健全，隨意設(shè)計，隨意施工，檔案達不到質(zhì)量，不符合要求，建設(shè)單位敷衍了事，檔案收集管理部門將錯就錯，地下管網(wǎng)檔案質(zhì)量形不成權(quán)威、上不了檔次。

3、地下管網(wǎng)檔案不齊全。由于管網(wǎng)管理部門不及時補充新設(shè)、撤換的地下管道竣工圖，缺少準確的走向、平面布置和豎向標高的管網(wǎng)系統(tǒng)現(xiàn)狀圖。地下管網(wǎng)新建、改建、維護、搶修都很頻繁，由于缺少準確的管網(wǎng)現(xiàn)狀圖，到時只能憑記憶、憑當事人尋找，既耽誤時間又造成經(jīng)濟損失。

4、地下管網(wǎng)檔案管理工作滯后。供水企業(yè)在經(jīng)濟發(fā)展上都制定嚴格的目標責任制和獎懲措施，但對地下管線檔案的管理不提出應(yīng)有的要求，更缺少檢查與督促。從而造成檔案部門及時收集不到管網(wǎng)檔案，也不好把關(guān)檔案的質(zhì)量。

綜上所述，供水行業(yè)地下管網(wǎng)檔案管理存在的問題十分嚴重。針對以上存在的問題，我認為應(yīng)采取如下對策。

二、對策

第一、提高對地下管網(wǎng)檔案的重要性的認識。提高公司領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)職工對地下管網(wǎng)檔案的重要性的認識，尤其對生產(chǎn)第一線的技術(shù)人員加強宣傳。檔案人員通過技術(shù)人員查閱檔案的機會宣傳管線檔案的作用，又可以在公司內(nèi)部發(fā)行的刊物上刊登檔案利用效果的典型實例發(fā)往各部門、科室，有力地宣傳地下管網(wǎng)檔案的重要性和必要性。

第二、建立地下管線檔案管理協(xié)調(diào)機制。為避免各種管線事故的發(fā)生，確保各項建設(shè)的健康、快速發(fā)展，各級建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門要以對歷史負責、對子孫后代負責的態(tài)度，從規(guī)劃、設(shè)計開始嚴格把關(guān)，認真履行監(jiān)管職責，避免發(fā)生“地下戰(zhàn)爭”爆發(fā)。供水企業(yè)在管線檔案的移交中，根據(jù)《檔案法》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》和檔案移交的有關(guān)規(guī)定，制定必要的把經(jīng)濟手段與行政手段相結(jié)合，而且以行政手段為主、經(jīng)濟手段為輔的歸檔制度，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，落實地下管線檔案管理的部門如審批、設(shè)計、施工等部門，最好與檔案部門簽訂地下管線檔案管理目標責任書，新建、擴建、改建管線工程要預(yù)先向檔案部門交工程計劃表，使檔案部門在收集中做到心中有數(shù)，不致于被動。

第4篇：公司檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：會計檔案；科學管理；財會部門

中圖分類號：G273；F233文獻標志碼：A文章編號：1673-291X(2009)08-0172－03

會計檔案是指機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規(guī)定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內(nèi)容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在各項事業(yè)中的重要作用。

1會計檔案的特點及作用

1.1 會計檔案的特點

會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現(xiàn)如下：

（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。

（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。

（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

1.2會計檔案的作用

會計檔案作為一種經(jīng)濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟活動和經(jīng)營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計數(shù)據(jù)，而會計數(shù)據(jù)也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中也有相當一部分來源于財務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經(jīng)濟、社會的發(fā)展，經(jīng)濟活動更加多樣化和復(fù)雜化，會計檔案則保留了全部經(jīng)濟活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構(gòu)和企事業(yè)單位及時、準確、全面地提供高質(zhì)量的會計信息。

2會計檔案科學管理工作中存在的問題

2.1 對會計檔案管理工作的重要性認識不夠

有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作缺乏充分的認識，只注重內(nèi)部財務(wù)項目的實施，認為只要出具了財務(wù)報告，提出了財務(wù)意見，作出了財務(wù)決定，該財務(wù)項目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓(xùn)與學習。不少單位重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，存在會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規(guī)定的。

2.2 會計檔案管理制度不夠健全

有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業(yè)經(jīng)營機制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場經(jīng)濟體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.3 會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

會計檔案不規(guī)范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規(guī)范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。

2.4會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進一步提高

就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會計檔案管理工作的對策

3.1 統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識

各單位要加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會計機構(gòu)中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作?！稌嫏n案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機關(guān)，社會團體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個體工商戶和其他組織。應(yīng)當依照本辦法管理會計檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

3.2 制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度

要做好財務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務(wù)檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。

3.3 規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。

3.4 加強會計檔案人員知識培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權(quán)力；其次，會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應(yīng)具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓(xùn)學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

4結(jié)語

在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進而對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

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Problem in the accountant file science management work and its resolving counterplan

LIN Ceng

(Soil Fertilizer Institute,Fujian Agriculture Academy of Science, Fuzhou 350013, China)

第5篇：公司檔案管理辦法范文

會計基礎(chǔ)工作在整個會計核算中,是數(shù)據(jù)最原始的積累,是核算的開始、結(jié)束,沒有嚴格的規(guī)范化管理,勢必影響整個核算流程,因此,漣鋼財務(wù)部制訂了《漣鋼會計基礎(chǔ)工作規(guī)范細則》、《ERP會計業(yè)務(wù)操作細則》、《漣鋼會計檔案管理制度》、《漣鋼財務(wù)部會計憑證管理辦法》、《會計報表編制及要求》、《票據(jù)管理辦法》、《內(nèi)部結(jié)算管理辦法》、《資金收付內(nèi)部控制制度》等一系列規(guī)章制度,強化基礎(chǔ)工作管理,建立《財務(wù)檢查考核辦法》,由會計科實施定期與不定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施,將錯誤消滅在萌芽中。

2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費用歸口管理

漣鋼在2003年實施ERP,會計核算由二級成功轉(zhuǎn)換為一級核算,原來成本費用劃分到二級單位控制。實施ERP后,統(tǒng)一由財務(wù)部各科室分類控制管理,駐二級單位財務(wù)人員制作憑證必須由相應(yīng)主管科室審核,各主管科室將成本費用細分工落實到人。成本類由成本預(yù)算科審核控制,費用類由費用科歸口控制,福利、工資、資金等由會計科匯總審核。做到成本費用專人?？瓶刂乒芾?。實施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產(chǎn)成本較年度目標計劃降低22706萬元,在同行業(yè)排名21名。

3統(tǒng)一采購付款,加強明細帳管理

漣鋼實施ERP前,采購付款是由駐采購部財務(wù)科、駐進出口部財務(wù)科根據(jù)所在單位計劃付款。有的供應(yīng)商在幾個部門都有業(yè)務(wù),既是供應(yīng)商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應(yīng)商,供應(yīng)商又欠公司銷售貨款,浪費資金資源。實施ERP后,在系統(tǒng)內(nèi)將信息資源共享,同一客戶應(yīng)收應(yīng)付款抵減,隨時可查客戶余額情況。在實際操作中,根據(jù)財務(wù)部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計劃統(tǒng)一審核支付,避免重復(fù)或應(yīng)抵減銷售貨款款項支付,相應(yīng)節(jié)約了資金資源和財務(wù)費用,財務(wù)費用1~2月較年目標計劃節(jié)約2189萬元。應(yīng)收應(yīng)付明細帳由銷售結(jié)算科、采購結(jié)算科專門管理,賬目清晰,差錯率為0。

4規(guī)范憑證制作、傳遞,保障原始單據(jù)

完整、真實漣鋼在ERP系統(tǒng)中,會計人員按崗位職責給予權(quán)限,由專人負責管理,嚴格規(guī)定憑證摘要、科目設(shè)置、附件說明等,使系統(tǒng)按照憑證科目歸集成本費用、應(yīng)收應(yīng)付明細帳,確保明細帳與總帳相符。漣鋼財務(wù)部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎(chǔ),因此根據(jù)《漣鋼財務(wù)部會計憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規(guī)范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時間浪費。由于會計憑證號是系統(tǒng)內(nèi)自動連貫生成,憑證匯集需各個科室協(xié)助完成,漣鋼財務(wù)部實際操作是:付款憑證由會計人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現(xiàn)收現(xiàn)付憑證由資金科銀行核算會計整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會計裝訂成冊。避免了原始單據(jù)丟失、憑證缺號,保障原始單據(jù)完整、真實。

5利用計算機信息系統(tǒng),規(guī)范報表

在現(xiàn)代企業(yè)中,以計算機為中心,加強信息溝通,已成為規(guī)范會計基礎(chǔ)工作的重要手段。會計報表是會計核算工作最終總報告,是企業(yè)經(jīng)營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據(jù)。漣鋼下屬11個子公司,在合并報表中占有重要地位,財務(wù)部會計科利用計算機區(qū)域信息網(wǎng)絡(luò),規(guī)范子公司報表格式、報出時間,使數(shù)據(jù)信息共享,加快報表報出時間,提高合并報表數(shù)據(jù)準確率,為領(lǐng)導(dǎo)決策贏得時間。

第6篇：公司檔案管理辦法范文

省林業(yè)廳：

根據(jù)省林業(yè)廳《關(guān)于開展xx年xx國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)林業(yè)項目綜合檢查的通知》要求，我們組織人員對全市xx年xx農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目和資金使用管理情況進行了認真自查。我市xx年xx承擔的國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)林業(yè)項目是棲霞市優(yōu)質(zhì)核桃示范基地項目，按照《國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門項目管理辦法》，經(jīng)現(xiàn)場察看和審查資料，認為該項目檔案資料齊全，手續(xù)完備，已全額完成投資計劃并按照相關(guān)要求完成建設(shè)任務(wù)。現(xiàn)將自查情況報告如下：

一、項目基本情況

xx年年8月，按照《國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門項目管理辦法》和《國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門項目管理辦法林業(yè)項目實施細則》要求，聘請山東省林業(yè)監(jiān)測規(guī)劃院編制《棲霞市優(yōu)質(zhì)核桃示范項目可行性研究報告》。xx年年6月，省林業(yè)局、財政廳下發(fā)《關(guān)于下達xx年xx國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)林業(yè)生態(tài)示范和名優(yōu)經(jīng)濟林等示范項目計劃的通知》，批復(fù)該項目總投資360.0萬元，其中，中央資金120.0萬元;地方配套財政60.0萬元，其中省級財政配套54.0萬元，市級財政6.0萬元;企業(yè)自籌180.0萬元。項目規(guī)劃建設(shè)核桃基地1000畝，栽植優(yōu)良核桃5.6萬株，修整道路3.5km、灌渠2km等。xx年年8月，省林業(yè)廳下發(fā)《關(guān)于棲霞市國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)優(yōu)質(zhì)核桃示范項目實施方案的批復(fù)》，同意該項目按照實施方案進行建設(shè)。

二、方案實施情況

1、項目前期工作情況。嚴格按照程序進行項目立項申報，申報文件、項目建議書、項目可行性研究報告和項目實施計劃、方案完善齊全。項目獲得批復(fù)后，項目單位立即按照《國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門項目管理辦法》，組建項目領(lǐng)導(dǎo)小組，確定項目負責人，落實技術(shù)負責人、項目財務(wù)負責人、項目苗木負責人和檔案管理部門，為項目開展奠定堅實基礎(chǔ)。

2、項目實施及計劃完成情況。因項目建設(shè)所在地基層政府換屆影響了項目區(qū)租賃土地的調(diào)整，該項目直至xx年年3月正式開始建設(shè)，4月底完成計劃任務(wù)，栽植優(yōu)質(zhì)核桃1000畝。配套生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括建設(shè)護林房2座24㎡;建設(shè)生產(chǎn)道路

5千米;建設(shè)泵房一座，并安裝必要供水設(shè)施，鋪設(shè)輸水管道3618米，建出水口60個;架設(shè)輸電設(shè)備1套，輸電線路1000千米;建項目標志標識牌1座;購置小型農(nóng)機具5套等。

三、資金使用管理情況

該項目各級財政資金180萬元全部到位，企業(yè)自籌資金180萬元也全部到位。資金使用和管理中，按照

專戶儲存、專賬核算、專人管理、專款專用

原則，設(shè)立資金專戶，嚴格執(zhí)行縣級報賬制，確保項目建設(shè)資金?？顚Ｓ茫瑘詻Q杜絕擠占挪用等違規(guī)違紀行為發(fā)生。責任單位按工程進度及時向財政部門提出撥款申請，財政部門依據(jù)監(jiān)理公司出具工程質(zhì)量鑒定證明等有關(guān)資料，對款項進行審核和撥付。

四、項目制度執(zhí)行情況

按照《國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門項目管理辦法》要求，棲霞市林業(yè)局制定了《棲霞市林業(yè)局項目管理暫行辦法》，嚴格實行法人責任制、檔案管理制、招投標制、合同制、施工監(jiān)理制，切實確保項目扎實開展。xx年年3月1日，項目招標公告。3月21日開標，經(jīng)評標專家評審，項目由煙臺凱源水利建設(shè)工程有限公司中標。3月28日，棲霞市林業(yè)局與煙臺凱源水利建設(shè)工程有限公司簽訂建設(shè)合同。由于棲霞市為國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)縣，監(jiān)理單位由市財政統(tǒng)一組織，最終確定煙臺建特水利建筑設(shè)計咨詢有限公司負責該項目的監(jiān)理工作，并于3月28日簽訂監(jiān)理合同。

五、項目建成后期情況

1、嚴格落實責任。項目建成后，棲霞市林業(yè)局技術(shù)人員多次深入現(xiàn)場，與監(jiān)理公司工作人員一起對照設(shè)計圖、施工圖逐項檢查施工情況，對不完全按照施工圖施工的部分，提出意見并督促其補充完善竣工圖紙;對沒有設(shè)立標示牌的，督促其盡快設(shè)立標識牌，確保項目按規(guī)劃方案進行。

第7篇：公司檔案管理辦法范文

［摘 要］我國中小企業(yè)發(fā)展迅速,在國民經(jīng)濟中起著重要作用,許多中小企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了會計信息化,會計檔案的產(chǎn)生與保管發(fā)生了根本性變化,但是檔案管理卻仍然滯后。中小企業(yè)需要結(jié)合自身特點,改變思想觀念,完善檔案管理制度以及硬件設(shè)施建設(shè),提高檔案管理水平,讓會計檔案更好地為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

［關(guān)鍵詞］ERP；中小企業(yè)；會計檔案；管理

［中圖分類號］F230［文獻標識碼］A［文章編號］1005-6432（2011）39-0071-02

隨著會計信息化在我國的不斷普及、推廣,現(xiàn)在很多企業(yè)包括中小型企業(yè)都已不同程度地運用了企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resource Planning,ERP)系統(tǒng),利用信息技術(shù)對資源合理調(diào)配，改善業(yè)務(wù)流程,不斷提高企業(yè)競爭力。隨著現(xiàn)代技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,但由于對會計檔案的重要性缺乏正確的認識,以及人才的匱乏等原因,一些已實施了ERP系統(tǒng)的中小型企業(yè)仍然沿用原來的手工會計方式的會計檔案管理制度,這必然造成原有的管理制度不能適應(yīng)會計信息化管理的需要,同時也制約了中小企業(yè)會計信息化作用與效率的發(fā)揮。

1 ERP環(huán)境下會計檔案的特點

ERP系統(tǒng)的實施,使企業(yè)會計工作的方式、流程等發(fā)生了一系列的變化,由此產(chǎn)生的會計檔案也有了一些新的特點。

1.1 會計檔案的范圍更廣

根據(jù)財政部、國家檔案局財會字(1998)32號文件,1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定,采用電子計算機進行會計核算的單位,不僅要有電子會計數(shù)據(jù),而且應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體,既包括傳統(tǒng)意義上的會計檔案,還包括電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其存儲在計算機硬盤中、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的全套文檔資料,擴大了會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域。

1.2 會計檔案的處理效率更高

電子會計檔案的載體是磁盤和光盤等磁性介質(zhì),具有占用空間小、調(diào)用速度快、查閱方便等優(yōu)點；另外對會計檔案進行預(yù)測、核算和分析等數(shù)據(jù)深加工處理時,可直接利用電子檔案、利用計算機的功能完成信息加工程序,縮短了檔案編研利用的加工時間,提高了利用效率,還可以保證數(shù)據(jù)的真實性、準確性,節(jié)省人力、物力、時間。

1.3 會計檔案的技術(shù)要求更高

會計檔案的保管不僅有作為會計資料信息載體的紙張,而且包含磁性介質(zhì)或光盤,磁性介質(zhì)對環(huán)境依賴性較強,既要防水、防火、防潮、防磁，還要防止被人惡意篡改。電子檔案被修改后不易留下痕跡,難以使數(shù)據(jù)恢復(fù)原狀,這樣就使會計數(shù)據(jù)失真。因此要加強數(shù)據(jù)安全管理,否則可能會造成很大的損失。

2 中小企業(yè)會計檔案管理的現(xiàn)狀

中小企業(yè)在國民經(jīng)濟中占有十分重要的地位。目前,全國工商注冊登記的中小企業(yè)占全部注冊企業(yè)總數(shù)的99%。中小企業(yè)工業(yè)總產(chǎn)值、銷售收入、實現(xiàn)利稅分別占總量的60%、57%和40%。特別是當前,中小企業(yè)在確保國民經(jīng)濟適度增長、緩解就業(yè)壓力、實現(xiàn)科教興國、優(yōu)化經(jīng)濟結(jié)構(gòu)等方面,均發(fā)揮著越來越重要的作用。

在全球信息化時代,利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理企業(yè),提升競爭力是中小企業(yè)的必然選擇。但是在信息化推進的過程中,很多企業(yè)卻不注重會計檔案管理的現(xiàn)代化,使得會計檔案對于經(jīng)濟發(fā)展的推動作用不能得以發(fā)揮。

2.1 單位領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案的認識不足

從我國當前實際看,中小企業(yè)以私營、個體居多,企業(yè)的投資者同時就是經(jīng)營者,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)集權(quán)現(xiàn)象嚴重，所以領(lǐng)導(dǎo)對于一個問題的看法往往成為事情成敗的決定因素。而很多中小企業(yè)管理者由于文化水平、見解的限制,僅僅將電算化看成記賬、算賬、報賬的工具,而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會計分析、預(yù)測、決策等功能,從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。認為電算化會計檔案工作單一、管理簡單,無須為此投入人力、物力,造成會計檔案管理不規(guī)范，更難于保證電子會計檔案的安全。

2.2 會計檔案管理制度滯后

目前,我國會計檔案管理方面的法律法規(guī)僅有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容及不具備法律效應(yīng)的《會計檔案管理辦法》，管理對象也僅限于傳統(tǒng)手工會計產(chǎn)生會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案資料,而對單位實施會計信息化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的磁介質(zhì)的會計檔案沒有相應(yīng)的管理辦法,各企業(yè)往往根據(jù)自己的情況來制定相應(yīng)的檔案管理辦法,但也造成了目前很多中小企業(yè)無法可依、無章可循、管理混亂或者無管理狀態(tài)。

2.3 硬件設(shè)施條件落后

其一,《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計算機進行會計核算的單位應(yīng)當保存打印出紙質(zhì)會計檔案。但多數(shù)中小企業(yè)沒有配備激光打印機或噴墨打印機,會計憑證多由針式打印機打印,色帶的墨汁濃度不夠,易褪色,打印出的紙質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的至少15年的保存期限。

其二,按照國家檔案局規(guī)定庫房的溫度應(yīng)保持在15℃～25℃、相對濕度保持在45%～60%為宜,否則容易損壞電子檔案,但多數(shù)中小企業(yè)無法達到這個要求。

其三,未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,或者進行了備份,但備用盤與存儲盤未分開保管,一旦出現(xiàn)被盜、泄密、損害等情況,無法補救。

2.4 檔案管理人員欠缺專業(yè)知識

中小型企業(yè)經(jīng)營活動單一,經(jīng)營規(guī)模小,人員配置往往一人身兼兩職甚至身兼數(shù)職,檔案管理往往沒有專人負責,而兼職的檔案管理人員往往缺乏會計檔案管理知識,電子檔案管理意識薄弱,導(dǎo)致不能及時按規(guī)定將財務(wù)系統(tǒng)中的會計資料備份到外存儲器中保存,或不能正確進行電子文檔的備份和檢查,造成會計資料的假備份,出現(xiàn)磁盤上的標簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計資料,影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3 加強中小企業(yè)會計檔案管理的措施

對于中小企業(yè)的檔案管理,我們不能要求它們像大公司那樣建立完善的管理制度和控制程序,要根據(jù)中小企業(yè)自身的特點,針對企業(yè)的薄弱環(huán)節(jié),區(qū)分輕重緩急,逐步建立和完善會計檔案管理制度。

3.1 思想上要重視

思想決定行動。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好電算化會計檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵；會計人員的職業(yè)道德和勝任能力決定了會計檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化的進程。所以一方面要加強中小企業(yè)管理階層對會計檔案重要性的認識,提高他們規(guī)范、利用會計檔案的意識；另一方面必須做好人員選拔和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,提高檔案管理人員的素質(zhì),逐步推動會計電算化檔案管理由簡單型向智能型轉(zhuǎn)變,由單一管理型向多效用型轉(zhuǎn)變。

3.2 制度上要適用

(1)備份制度。電算化會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。同時,由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復(fù)制,以防止會計信息損壞。

(2)歸檔制度。會計信息化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

(3)保管制度。根據(jù)國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。對磁性介質(zhì)會計檔案應(yīng)以只讀形式保管,做雙份備份,并且分兩個地點存放。防止磁盤損壞、丟失數(shù)據(jù),防止人為因素破壞。

3.3 硬件上要安全

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光打印機或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具；對磁性介質(zhì)或光盤檔案而言,最重要的是在選用存儲介質(zhì)時,要選用質(zhì)量好、可靠性高的存儲介質(zhì),絕不能選用價廉質(zhì)次的不良介質(zhì),以免因小失大造成不可挽回的檔案損失；鑒于會計信息化檔案載體的物理特性,應(yīng)采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)備份,備份應(yīng)存放在兩個不同的地點,以防止因火災(zāi)等意外情況發(fā)生引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅；對采用磁性介質(zhì)或光盤保存檔案的,尤其是存放往年會計檔案的,還應(yīng)定期進行檢查、復(fù)制,防止由于介質(zhì)的損壞而造成無法挽救的損失。

3.4 運用上要有效

由于檔案管理需要發(fā)生一定的費用,中小企業(yè)因規(guī)模大小不同,在檔案管理上所能承擔的費用也不一樣。只有當檔案管理帶來的收益大于它所發(fā)生的費用成本時,才是企業(yè)管理者所能接受的。

好的會計檔案管理,能夠利用歷年的數(shù)據(jù)對比分析,為單位制訂中長期發(fā)展規(guī)劃及領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。好的會計檔案記載的會計數(shù)據(jù)更具準確性、可靠性和誠實性,使得財務(wù)報告披露的內(nèi)容在深度和廣度上得到了極大擴充,提升企業(yè)的社會信用,從而具有更高的利用價值,為中小企業(yè)帶來更多的機遇。

參考文獻:

［1］馮俊彥.中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及解決措施［J］.中國集體經(jīng)濟,2010(7):61-62.

第8篇：公司檔案管理辦法范文

公司制企業(yè)檔案工作的法律環(huán)境

1987年9月5日通過的《中華人民共和國檔案法》就涵蓋了公司制企業(yè)，現(xiàn)行的《檔案法》第三條規(guī)定：“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)?！薄稇椃ā?、《公司法》、《會計法》、《統(tǒng)計法》、《著作權(quán)法》等法律都有檔案工作的相應(yīng)條款規(guī)定，《檔案法實施辦法》、《民法通則》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《建設(shè)項目(工程)檔案驗收辦法》、《會計檔案管理辦法》、《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》等法規(guī)規(guī)章也有具體的規(guī)定。原則上說，這些規(guī)定同樣適用于股份制企業(yè)。特別是由國有企業(yè)改組為股份制企業(yè)的，國家檔案局、體改委、經(jīng)貿(mào)委、國資局等四部門1998年3月5日制定的《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》作出過明確具體的規(guī)定。如此，檔案工作的一系列標準規(guī)范也適用于股份制企業(yè)。《檔案法》頒布以后，我國檔案工作逐步走上了“依法治檔”的軌道，日益形成了一個以《檔案法》為核心，由若干檔案行政法規(guī)、規(guī)章組成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)的有機體系。同時，對于檔案法規(guī)的研究也日益深化。

股份制企業(yè)檔案是企業(yè)各方股東共同擁有的資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)真實可靠的原始憑證，也是國家檔案的重要組成部分。依法管理股份制企業(yè)檔案是維護股東資產(chǎn)與權(quán)益的重要保障，對于保護企業(yè)商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)和國家秘密都是至關(guān)重要的。在政治、經(jīng)濟體制改革不斷深化的進程中，全社會的檔案法制觀念還比較薄弱，特別是企業(yè)高級管理層、監(jiān)督管理企業(yè)工作的政府部門、應(yīng)聘的中介機構(gòu)等人員的檔案法制觀念與企業(yè)改革發(fā)展的要求還存在著一定的差距。一些股份制企業(yè)建設(shè)項目立項上違規(guī)、經(jīng)營上違法、重組或改制中違紀，為掩蓋其犯罪事實或其他目的，涂改、偽造、損毀檔案，這些現(xiàn)象亟待依法規(guī)范和解決。

股份制企業(yè)當前檔案工作的基本情況

根據(jù)筆者對浙江省內(nèi)外一些股份制工業(yè)企業(yè)檔案工作管理機構(gòu)、檔案人員配備、檔案全宗設(shè)立、檔案移交接收、檔案庫房、裝具配置等方面的考察、調(diào)查和交流情況的統(tǒng)計、分析，與現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)和檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作的基本要求相距甚遠，存在的主要問題表現(xiàn)為如下幾個方面：

一是絕大多數(shù)股份制企業(yè)沒有獨立或明確的檔案管理機構(gòu)和體系，沒有明確的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)。股份公司設(shè)立后，其檔案往往保留在大股東的檔案機構(gòu)繼續(xù)管理，既不在公司層面設(shè)立機構(gòu)、配備人員、分立全宗，也沒有辦理委托大股東管理的協(xié)議、手續(xù)。由于是兩家法人單位，大股東的檔案機構(gòu)在對股份公司檔案的收集、整理、提供利用上缺少法律依據(jù)，對檔案工作的進度、質(zhì)量要求、經(jīng)費保障和管理手段的進步往往難以控制。股份制企業(yè)二級單位的專兼職檔案人員配備力量不足，素質(zhì)和能力的提高也缺少途徑。如果以大股東的身份將股份公司納入到監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的范圍既于法無據(jù)，也會不受歡迎，指揮失靈，在工作程序和相互關(guān)系上分不清義務(wù)和責任。

二是由國有企業(yè)改組為股份制企業(yè)的公司，沒有按照規(guī)定處置檔案。國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置，原則上應(yīng)分類進行：基建技改檔案、設(shè)備儀器檔案隨其實體歸屬；產(chǎn)品、科技(其中含專利、商標、專有技術(shù)等檔案)按有關(guān)政策法規(guī)辦理，沒有規(guī)定的由雙方商定處理；會計檔案按財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》執(zhí)行，生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案由雙方商定，可移交接收方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館。《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》規(guī)定：“國有企業(yè)以其全部資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的，改組后的檔案另立全宗，由股份制企業(yè)管理。國有企業(yè)以部分資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的，進^股份制企業(yè)的部分，其改組前后的檔案分立全宗，由股份制企業(yè)管理，未進^股份制企業(yè)的部分，其檔案由原企業(yè)自行管理?！睂嶋H上，股份制企業(yè)檔案管理秩序混亂的狀況與大股東直接相關(guān)，很多問題還正是大股東造成的。

三是大股東控股的股份制企業(yè)都沒有設(shè)立規(guī)范的檔案全宗。根據(jù)檔案行業(yè)標準(DA／T1－2000)《檔案工作基本術(shù)語》關(guān)于全宗的定義：“一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體”來評估，大多數(shù)企業(yè)的行政管理檔案由大股東檔案機構(gòu)代為收集，單獨進行整理、保管、統(tǒng)計和提供利用的工作，但是與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)、技術(shù)改造等直接相關(guān)的科技檔案并沒有從大股東的原檔案中分離獨立出來，相關(guān)檔案不僅在改制重組上市時未能確定檔案的歸屬和流向，而且在上市之后也不另立全宗，建立全宗卷。若要統(tǒng)計一個股份公司到底有多少檔案，是一筆誰也說不清道不明的糊涂賬。

四是一些股份制企業(yè)的檔案在沒有約束機制狀態(tài)下移交接收困難重重，檔案門類不完整、收集不齊全、程序不規(guī)范。股份公司檔案的形成積累移交放任自流，歸檔范圍、期限無明確規(guī)定，即使有規(guī)定也是一紙對付檢查的空文。某上市公司上市11年來，股東大會、董事會、監(jiān)事會形成的檔案至今尚在董事會秘書手中，會計賬簿、會計報告等重要會計檔案一直由財務(wù)處自行保存，一些部門想不交就不交，想什么時候交就什么時候交，企業(yè)的檔案信息資源既失去控制又不便整理、利用。

五是很多股份制企業(yè)沒有獨立的符合檔案館室建設(shè)標準的檔案庫房。大股東和股份公司的檔案往往集中放置于同一個庫房，特別是沒有獨立全宗的檔案。這些企業(yè)一般由大股東代為管理股份制企業(yè)的檔案，如果沒有協(xié)議，一旦企業(yè)經(jīng)營困難或出現(xiàn)危機，這些涉及企業(yè)商業(yè)秘密、專利、專有技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的檔案信息資源與企業(yè)資產(chǎn)實體就有可能涉及糾紛或訴訟，對大股東和股份制企業(yè)都會帶來不利影響。

對策建議

1　進一步加強和完善企業(yè)檔案法制建設(shè)。股份制是我國經(jīng)濟的重要生力軍之一，股份制企業(yè)特別是國有控股企業(yè)的檔案是國家檔案的重要組成部分，建議國家檔案局和中國證券監(jiān)督管理委員會專門制定針對股份制企業(yè)檔案管理規(guī)定和歸檔辦法，堵塞一些企業(yè)尋找種種借口，拒絕執(zhí)行檔案工作的法規(guī)、規(guī)章，維護檔案法規(guī)、規(guī)章的嚴肅性。

2　檔案行政管理部門要加大對股份制企業(yè)檔案工作監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的力度。積極爭取人大法制部門的支持，進行股份制企業(yè)檔案法執(zhí)行情況的專項檢查；主動與證券監(jiān)管部門加強溝通協(xié)作，聯(lián)合開展年度檔案工作認證和執(zhí)法檢查。檔案行政管理部門要主動履行法定職責，自覺參與對股份制企業(yè)的監(jiān)管工作，從保障企業(yè)歷史記錄的真實性、完整性人手，維護企業(yè)的合法權(quán)益，避免企業(yè)經(jīng)營風險的滋生，保護投資者的合法利益。

3　監(jiān)管部門和中介機構(gòu)要確認企業(yè)檔案信息來源的合法渠道。股份制企業(yè)特別是上市公司、擬上市公司聘請的會計師事務(wù)所、律師事務(wù)所等中介機構(gòu)的審計、審查和監(jiān)管部門的檢查，要通過企業(yè)檔案管理部門實地查證股東大會、董事會、監(jiān)事會的會議記錄、決議，董事長簽名的中報、年報，公司會計檔案等重要歸檔文件材料，防范一些公司董事會秘書和相關(guān)人員長期拒不移交，甚至私自藏匿應(yīng)當歸檔保存的企業(yè)檔案，防止一些公司為申報項目，應(yīng)對檢查或貸款、發(fā)債、發(fā)股等目的而任意偽造，篡改公司文件材料。

4　國有改制企業(yè)的大股東要嚴格按照檔案法規(guī)和行政規(guī)章的規(guī)定，主動為股份制企業(yè)創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境和條件。在企業(yè)改制、重組時要切實按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》的規(guī)定確定檔案的歸屬和流向，該移交的移交，該分立全宗的分立全宗，該辦理委托管理的辦理委托管理。同時要以大股東的身份提議、督促股份制企業(yè)自覺按照國家檔案工作法律、法規(guī)建立健全檔案工作體制，保障企業(yè)檔案信息資源的安全和有效利用。股份公司要按照國家檔案工作法律法規(guī)，建立健全檔案工作機制，董事會要明確董事會秘書履行檔案工作的管理職責。

第9篇：公司檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】轉(zhuǎn)制企業(yè);檔案處置;實踐;思考

廣東省佛山公路工程有限公司是佛山市深化體制改革中于1999年由事業(yè)體制改為國有企業(yè)，2002年底，從國有企業(yè)轉(zhuǎn)制合并為股份制的民營企業(yè)，主管部門由佛山市公路局整體移交到佛山市建設(shè)交通資產(chǎn)經(jīng)營有限公司，2003年初轉(zhuǎn)移到佛山市公盈投資控股有限公司管理。在這一系列改革過程中，檔案管理工作亦隨之而變。

1.轉(zhuǎn)制前規(guī)范的檔案管理

1.1 機關(guān)檔案綜合管理。1998年以前的事業(yè)體制，佛山公路工程公司、佛山市公路局第一工程隊、第二工程隊是佛山市公路局下屬獨立建制的、事業(yè)性質(zhì)的科級單位。檔案管理工作按照佛山市機關(guān)檔案綜合管理制度執(zhí)行。這一時期的檔案，具有庫藏豐富、數(shù)量大、管理規(guī)范的特點。檔案種類包括文書、公路、會計、設(shè)備（儀器）、基建、聲像（照片、錄音、錄像）、實物等各門類檔案，綜合檔案室?guī)觳卦饺f卷。在佛山市公路局的領(lǐng)導(dǎo)和佛山市檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，按照省特級標準進行規(guī)范化管理。佛山市公路局第一工程隊和第二工程隊從1990～1998年連年分別獲得佛山市公路局檔案工作先進單位，并于1995、1997年分別晉升為省特級機關(guān)檔案綜合管理單位。第一工程隊綜合檔案室曾榮獲“一九九一至一九九五年佛山市檔案工作先進集體”和佛山市交通委員會授予的“一九九三年至一九九四年度檔案工作標兵單位”稱號。

1.2企業(yè)檔案管理?！笆罗D(zhuǎn)企”后，即1999～2002年，公司由事業(yè)體制改為國有企業(yè)的時期。根據(jù)佛山市公路局有關(guān)文件精神，正式賦予公司管理第一工程隊、第二工程隊、珠海公司的權(quán)力，并將其分別更名為工程公司第一公司、第二公司、第三公司。為使檔案工作與企業(yè)體制改革相適應(yīng)，制定了與之相適應(yīng)的“企業(yè)檔案分類辦法”等一套企業(yè)檔案管理制度，把新制定的檔案規(guī)章制度貫徹到下屬各分公司中實施，使檔案工作能夠順利地過渡。這一階段，檔案管理模式仍與以往不變，其特點：檔案基礎(chǔ)好，領(lǐng)導(dǎo)較重視，保持一直的優(yōu)良傳統(tǒng)，數(shù)量日益龐大。在佛山市檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，于2002年5月，下屬第一公司（原第一工程隊）順利通過省特級檔案綜合管理的復(fù)檢工作，從而，便檔案管理工作向前邁進。

2.轉(zhuǎn)制后檔案的處置工作

2002年底，公司從國有企業(yè)轉(zhuǎn)為股份制的民營企業(yè)。轉(zhuǎn)制后，為了做好轉(zhuǎn)制前檔案的處置工作，根據(jù)佛山市政府辦公室《國有企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》、市公盈投資控股有限公司《關(guān)于做好國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中的檔案處置工作的通知》的文件精神，有計劃、有組織地開展各項落實工作。

2.1轉(zhuǎn)制前檔案處置的具體計劃。公司綜合檔案室主管按照市公盈公司《轉(zhuǎn)發(fā)廣東省國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作規(guī)程的通知》及檔案處置工作的時限要求，結(jié)合公司轉(zhuǎn)制合并后檔案庫藏大、種類多的實際情況，迅速做好轉(zhuǎn)制前檔案處置工作具體詳細的計劃，并由辦公室上交公司董事長批閱。公司董事長十分重視這項上級下達的任務(wù)，馬上批示分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)閱處。這樣，使檔案處置工作有計劃、有組織、按步驟地推進。

2.2召開檔案處置工作專題會議。參加會議的人員：公司分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)――黨委書記，分管工程質(zhì)量的副總經(jīng)理，分管財務(wù)會計的副總經(jīng)理，檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)――辦公室主任，綜合檔案室主管，人事檔案管理員，會計檔案管理員，下屬原各分公司的檔案員，及經(jīng)營部、財務(wù)部、工程部、機材部等各部門負責人共20人。

2.3組建檔案處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司黨委書記、分管財務(wù)會計的副總經(jīng)理、辦公室主任、綜合檔案室主管、及各部門檔案資料員共9人組成。

2.4具體各項任務(wù)的落實。

2.4.1按計劃完成轉(zhuǎn)制前（界定為2002年度）原各分公司各類未歸檔的檔案（包括文書、科技、會計、基建、設(shè)備儀器、特殊載體等檔案）。

2.4.2統(tǒng)計出各種載體檔案共13340（卷、件、盒）。其中，文書檔案1427卷，公路檔案1522卷，會計檔案10010卷（冊），其他載體檔案共381卷（件、冊）。

2.4.3對超過保管期限的檔案進行鑒定、統(tǒng)計，匯總已超過保管期限的會計檔案合計2165卷（冊），其中，下屬第一公司（原第一工程隊）849卷（冊），第二公司（原第二工程隊）1316卷（冊）。列出檔案銷毀清冊，并經(jīng)過上級檔案主管部門市公盈投資控股有限公司審批后，在檔案銷毀手續(xù)完備的情況下，將這批共2165卷（冊）、重1.05噸已超過保管期限的會計檔案運到佛山市華峰紙頁有限公司進行銷毀。

2.5按期簽訂檔案代管協(xié)議。

經(jīng)過共同的努力，公司與佛山市公盈投資控股公司簽訂了《轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案處置協(xié)議書》。把廣東省佛山公路工程公司（轉(zhuǎn)制前）屬國有企業(yè)的各種載體檔案共11175（卷、件、盒），委托廣東省佛山公路工程有限公司代管，并簽訂委托代管協(xié)議及移交接收文據(jù)。同時，向市公盈公司移交了代管檔案案卷目錄共7本（文書、科技、會計、基建、設(shè)備儀器、特殊載體、已故人員檔案）。

就這樣，按期、完滿、完成了佛山市、國資委、公盈公司布置的轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案處置工作的任務(wù)，得到上級檔案主管部門的肯定和表揚。

3.股份制企業(yè)的檔案工作的思考

3.1轉(zhuǎn)制后檔案歸檔問題。

由于有限公司由佛山公路工程公司本部、第一、二、三公司轉(zhuǎn)制后合并而成，管理機制從事業(yè)單位改為國有企業(yè)、從國有企業(yè)轉(zhuǎn)為股份制的民營企業(yè)，不斷變化，從而帶來了檔案工作的復(fù)雜性。為了合理地區(qū)別轉(zhuǎn)制前、后不同性質(zhì)的檔案，按照檔案自然形成規(guī)律的特點，提出將公司轉(zhuǎn)制合并后的檔案以有限公司為歸檔單位、重新獨立編號的建議，向上級檔案主管部門征詢請示，得到市公盈公司《關(guān)于佛山公路工程有限公司檔案管理問題的復(fù)函》后，確定了公司轉(zhuǎn)制后（即2003年度以后）的檔案，以有限公司為獨立歸檔單位、重新編號，歸檔編號按審批后的分類方案執(zhí)行。從而，解決了轉(zhuǎn)制后檔案歸檔關(guān)鍵性的問題。

3.2延續(xù)規(guī)范化管理。

3.2.1為了規(guī)范公司轉(zhuǎn)制、合并后的檔案歸檔工作，根據(jù)國家檔案局及上級檔案部門有關(guān)企業(yè)檔案分類、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限規(guī)定等文件精神，重新制定一套切合實際的企業(yè)檔案管理辦法。如：制定有限公司企業(yè)檔案分類辦法、文件材料歸檔范圍和企業(yè)管理類檔案保管期限的規(guī)定等，使檔案分類、歸檔范圍界定、保管期限的劃分，都有統(tǒng)一的標準，便于今后檔案綜合管理和標準化、規(guī)范化管理。

3.2.2完善檔案組織管理。由于轉(zhuǎn)制期間人員流動較大，必須及時調(diào)整補充檔案資料員，不斷完善檔案組織機構(gòu)，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案鑒定小組的責任。轉(zhuǎn)制后對已到保管期限的檔案，需由公司檔案鑒定小組鑒定，經(jīng)公司法人代表批準后進行監(jiān)督銷毀。

3.2.3落實綜合檔案管理的崗位職責。綜合檔案室依照其職責，負責對全公司各種載體檔案的管理。除了做好企業(yè)管理類、工程建設(shè)類、會計檔案等的歸檔、利用、統(tǒng)計、銷毀及日常管理工作外，在新形勢、新體制下，積極開展檔案編研工作，對檔案信息資源進行深層次的加工，為企業(yè)發(fā)展提供全方位的檔案信息。

3.3提取檔案精華，服務(wù)于企業(yè)。

具有國家公路工程施工總承包壹級資質(zhì)的佛山公路工程有限公司，公路與橋梁施工檔案，是企業(yè)生存、發(fā)展的憑證和依據(jù)。因此，應(yīng)該從轉(zhuǎn)制前各種檔案中提取有利用價值的歷史資料、生產(chǎn)數(shù)據(jù)。可以通過復(fù)印、掃描、借出原件等方法，提取工程競標中必須具備的工程業(yè)績、人員資質(zhì)、固定資產(chǎn)三方面的資料。如：從公路檔案中提取工程簡介、工程合同、竣工驗收文書；從文書檔案中提取人事任免、職稱資格及聘任文件；機械設(shè)備（儀器）、房產(chǎn)檔案中提取固定資產(chǎn)證明材料；從實物檔案中提取獎勵等歷史榮譽證；從會計檔案中提取工程結(jié)算、企業(yè)盈利數(shù)據(jù)等。提取檔案的精華，使檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策、為企業(yè)的施工建設(shè)服務(wù)。