電子檔案管理管理辦法精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理管理辦法范文

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 電子會(huì)計(jì)檔案 銷毀 保管期限

一、會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作勞動(dòng)成果的載體，是既往的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)事實(shí)的記錄和反映。通常，會(huì)計(jì)檔案包括記賬憑證（含原始憑證）、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他資料等會(huì)計(jì)核算資料。規(guī)范和強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的管理，可以發(fā)揮如下作用：

（一）再現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)

會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的載體，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)通過原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表的順序記錄和流轉(zhuǎn)，使得經(jīng)濟(jì)活動(dòng)在會(huì)計(jì)檔案中得以展現(xiàn)。通過查閱會(huì)計(jì)檔案，有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人士能夠清楚了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈。

（二）檢查守法情況

任何一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)法》、相應(yīng)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度的框架內(nèi)完成處理，會(huì)計(jì)檔案就是會(huì)計(jì)主體處理過去業(yè)務(wù)的載體。通過查閱會(huì)計(jì)檔案，能夠發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)主體是否遵紀(jì)守法、是否弄虛作假。

（三）提供經(jīng)濟(jì)參考

財(cái)務(wù)保告和會(huì)計(jì)賬簿等會(huì)計(jì)檔案含有大量的歷史財(cái)務(wù)信息，通過查閱會(huì)計(jì)檔案，不僅可以評價(jià)過去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的效率和效果，更可以為下年度乃至未來的經(jīng)濟(jì)預(yù)測和財(cái)務(wù)決策提供翔實(shí)的數(shù)字依據(jù)和參考。

二、會(huì)計(jì)檔案管理辦法

1984年，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》頒布。1998年，第一次修訂（下文簡稱舊辦法）。2014年，第二次修訂。最終2015年12月11日頒布了最新修訂稿（下文簡稱新辦法），并自2016年1月1日起正式施行。新辦法有以下亮點(diǎn)：

（一）增加電子檔案，擴(kuò)大會(huì)計(jì)檔案的范圍

新辦法第三條重新定義了會(huì)計(jì)檔案，寬泛的界定會(huì)計(jì)檔案的范圍，在會(huì)計(jì)檔案的范圍中加入了電子會(huì)計(jì)檔案，通過電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的檔案都可以成為會(huì)計(jì)檔案。這次的范圍不僅包括原有的紙版會(huì)計(jì)檔案，還新增了電子會(huì)計(jì)檔案。新辦法規(guī)定可以利用電腦、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息手段去管理會(huì)計(jì)檔案，也對加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理做出明確要求。明確電子會(huì)計(jì)檔案的管理是新辦法的重點(diǎn)內(nèi)容，是為更好服務(wù)企業(yè)、服務(wù)日益蓬勃的互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)提供的政策支持。與舊辦法相比，新辦法對會(huì)計(jì)檔案的定義更為寬泛。

（二）簡化銷毀程序，弱化會(huì)計(jì)檔案的出境管理

新辦法第十八條規(guī)定：經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)按照程序銷毀。保管期限屆滿的會(huì)計(jì)檔案在銷毀時(shí)，需要相關(guān)部門共同負(fù)責(zé)，除了單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊上簽字外，會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人也需要在銷毀清冊上簽字。此外，新辦法中還刪除財(cái)政部門和審計(jì)部門派員監(jiān)銷的程序。

會(huì)計(jì)檔案的銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，而監(jiān)銷又是其中重要的制度安排。新辦法不再將銷毀的責(zé)任集中于單位負(fù)責(zé)人，規(guī)定經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案經(jīng)相關(guān)人員簽署意見后可以銷毀。此外，新辦法明確會(huì)計(jì)檔案銷毀屬于單位內(nèi)部事務(wù)，只需單位內(nèi)部檔案管理、會(huì)計(jì)部門以及信息部門監(jiān)銷即可，無需外部機(jī)構(gòu)參與。

（三）統(tǒng)一保管期限，充分發(fā)揮使用價(jià)值

新辦法第十四條規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案仍舊包括永久和定期兩類保管期限，但是將其中的定期保管期限從原來的3年、5年、10年、15年和25年五種統(tǒng)一調(diào)整為10年和30年兩種，同時(shí)臨時(shí)保管期限也從一年變更為三年。

在此之前，國家檔案局已經(jīng)將企業(yè)的管理類檔案和機(jī)關(guān)的文書類檔案的定期保管期限調(diào)整為10年和30年。一般民事訴訟的最長時(shí)效為20年，作為重要證據(jù)的會(huì)計(jì)檔案如果保管期限短于10年或20年，就會(huì)失去意義。因此，為充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的使用價(jià)值，同時(shí)方便企業(yè)管理會(huì)計(jì)檔案，新辦法調(diào)整會(huì)計(jì)檔案的保管期限為10年和30年。

三、應(yīng)對會(huì)計(jì)檔案管理新規(guī)的思路

會(huì)計(jì)檔案不僅反映既往的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，更能為企業(yè)未來的經(jīng)營提供預(yù)測和決策參考。但很多企業(yè)負(fù)責(zé)人認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只是過去會(huì)計(jì)工作的結(jié)果，從而忽略、輕視會(huì)計(jì)檔案的重要作用，制度完善、管理規(guī)范以及人員配備等方面認(rèn)識(shí)不足、投入不足，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理處于非常尷尬的地位。2016年，新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法正式實(shí)施，第一次明確電子會(huì)計(jì)檔案的合法地位，這給企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理帶來更高的要求。

為應(yīng)對會(huì)計(jì)檔案的管理新規(guī)，提高會(huì)計(jì)檔案的使用效果，發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的積極作用，企業(yè)可以從以下方面入手：

（一）提高認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)重視

首先企業(yè)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人要統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案，尤其是電子會(huì)計(jì)檔案的重要性，只有做到這一點(diǎn)，后續(xù)的政策支持、人員配備、日常管理等才有完善的可能和進(jìn)步的空間。其次，選調(diào)具備職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力、熱愛檔案保管工作的會(huì)計(jì)檔案保管人員，定期整理會(huì)計(jì)檔案，為會(huì)計(jì)檔案的保管和使用提供技術(shù)保障。

（二）各方出面，共同培訓(xùn)

新辦法界定了電子會(huì)計(jì)檔案的地位，這不僅增加了會(huì)計(jì)檔案的范圍，更為電子會(huì)計(jì)檔案的存在提供法規(guī)保障，為電子會(huì)計(jì)檔案的迅猛發(fā)展提供廣闊空間。財(cái)會(huì)部門、檔案管理部門、信息部門及其他相關(guān)部門要共同參與，學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，深刻體會(huì)電子會(huì)計(jì)檔案的重要地位和作用；其次，信息部門可以給財(cái)會(huì)部門、檔案管理部門經(jīng)常內(nèi)訓(xùn)，培訓(xùn)經(jīng)辦人員處理、保存、管理電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范性和嚴(yán)格性，以確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全管理。

（三）定期更新，維護(hù)安全

電子會(huì)計(jì)檔案不僅包括以光盤、磁盤以及其他形式存在的會(huì)計(jì)檔案備份文件，還包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案，比如財(cái)務(wù)軟件的備份文件等。這對計(jì)算機(jī)的硬件存儲(chǔ)空間、財(cái)務(wù)軟件的維護(hù)升級、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全等提出更高的要求，企業(yè)應(yīng)該優(yōu)先保障電子會(huì)計(jì)檔案管理的需求，配備專業(yè)技術(shù)人員，定期檢查、維護(hù)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]《中華人民共和國檔案法》1996年

[2]《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》1998年、2016年

第2篇：電子檔案管理管理辦法范文

1 對城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章特征的分析

1.1 立法時(shí)間分析。通過對華東地區(qū)9個(gè)較大的市以及上海市（直轄市）等10個(gè)城市（以下簡稱華東地區(qū)10個(gè)城市）的調(diào)查，共獲得地方性行政法規(guī)2部，地方性行政規(guī)章10部。12部規(guī)范性法文件展示了近30年10個(gè)城市城建檔案管理立法工作的基本成就。華東地區(qū)10個(gè)城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)和規(guī)章及其生效時(shí)間，見表1。

表1 華東地區(qū)10個(gè)城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章及其生效時(shí)間[2] ～ [13]

調(diào)查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、寧波等8個(gè)城市先后頒布了相關(guān)法規(guī)和規(guī)章，開始依法管理城建檔案工作的進(jìn)程。為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展和城建檔案管理工作的需要，自2000年以來，華東地區(qū)10個(gè)城市相繼出臺(tái)了新的地方性法規(guī)和規(guī)章用于規(guī)范和指導(dǎo)本市城建檔案管理工作。例如，徐州市2004年出臺(tái)了新的規(guī)范性法文件對原有規(guī)定進(jìn)行更新，2011年又出臺(tái)新的規(guī)章對2004年的規(guī)定進(jìn)一步進(jìn)行了補(bǔ)充和完善，這是距今最新的城建檔案管理規(guī)章之一，在體現(xiàn)地域特色和時(shí)間特色方面具有代表性。

1.2 立法地域分析。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，各地城建檔案管理立法規(guī)模不一，法規(guī)規(guī)章頒布與修改時(shí)間差異較大，非發(fā)達(dá)城市和內(nèi)陸城市立法步伐更快，這與各個(gè)城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展水平和城市規(guī)模并非完全一致，它更多體現(xiàn)的是區(qū)域差異，尤其是當(dāng)?shù)卣⑷舜笾匾暢潭鹊牟煌鶐淼挠绊?。例如，淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和《淄博市城市建設(shè)檔案管理辦法》和《合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法》之后不久，又以市政府的名義制定和了《淄博市城市建設(shè)檔案管理實(shí)施辦法》、《〈合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步提高了規(guī)章的可操作性。

1.3 立法技術(shù)分析

1.3.1 整體架構(gòu)分析。華東地區(qū)10個(gè)城市的12部城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，其整體框架主要有兩種：分章節(jié)論述和按條款列舉。其中，7部為分章節(jié)論述，5部為按條款列舉。分章節(jié)進(jìn)行論述的文件均分為總則、附則兩部分，內(nèi)容主要包括城建檔案的管理與利用、歸檔范圍、移送與接收及法律責(zé)任等模塊?？梢?，各個(gè)城市城建檔案管理立法的重點(diǎn)主要集中在城建文件的歸檔、城建檔案的管理與利用以及法律責(zé)任等幾個(gè)方面。

1.3.2 立法目的、立法依據(jù)分析。12部地方性法規(guī)和規(guī)章均在總則的第一、第二條對城建檔案管理立法的目的做了相似的描述，即“為了加強(qiáng)對城建檔案的管理，規(guī)范城建檔案的收集、整理和保管工作，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，制定《管理辦法》或《實(shí)施細(xì)則》”。

各地城建檔案管理立法多以《中華人民共和國檔案法》、國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》及省級城建檔案管理辦法為依據(jù)，制定市級城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，踐行了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，體現(xiàn)了一定的地方特色。

1.3.3 立法內(nèi)容分析。（1） 共性。第一，各市法規(guī)和規(guī)章對城建檔案的定義差異不大，均是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。第二，各市的城建檔案由相應(yīng)地區(qū)市級城建檔案館接收保管，城建檔案管理工作的主管單位均為城市規(guī)劃或建設(shè)行政主管部門，業(yè)務(wù)上受同級檔案行政管理部門指導(dǎo)。第三，對建設(shè)工程的竣工圖都有極為嚴(yán)格的要求，必須有完善的竣工圖，不完整或缺失的都要根據(jù)相關(guān)規(guī)定由相應(yīng)部門補(bǔ)繪并歸檔。第四，文件的實(shí)施范圍描述方式分為兩種：“在本市行政區(qū)域內(nèi)形成、管理、利用城建檔案的單位和個(gè)人”或“本市行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案形成、收集、整理、保管、利用等管理活動(dòng)”。（2）特色。特色之一，實(shí)行兩套制歸檔?！赌暇┦谐鞘薪ㄔO(shè)檔案管理辦法》第十七條、《〈合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》等法律條文中均涉及“建設(shè)工程檔案不得少于兩套，城建檔案館（室）、建設(shè)單位各保存一套”，該規(guī)定在一定程度上為城建檔案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建檔案利用逐漸受到重視。如《蘇州市城市建設(shè)檔案管理辦法》第七條規(guī)定“城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理”，第三十二條規(guī)定“城建檔案館應(yīng)定期公布開放檔案目錄，并簡化利用手續(xù)，為利用者提供方便。我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的城建檔案”，體現(xiàn)出文件制定者先進(jìn)的服務(wù)思想和立法理念。特色之三，建立城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)?！逗戏适谐鞘薪ㄔO(shè)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“建立以市、縣城建檔案館（室）為中心，以城建檔案形成單位的檔案館（室）為基礎(chǔ)的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)”，先由形成單位予以歸檔管理，然后根據(jù)相關(guān)規(guī)定，將檔案移交給城建檔案館（室），二者有機(jī)銜接，這將從根源上避免城建檔案外流和管理不善等問題的發(fā)生。特色之四，城建檔案業(yè)務(wù)工作與行政管理活動(dòng)緊密結(jié)合?！缎熘菔谐鞘薪ㄔO(shè)檔案管理辦法》在第五條、第九至第十一條規(guī)定檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)隸屬于規(guī)劃（建設(shè)）行政主管部門，詳細(xì)闡述了城建檔案工作者參加城市建設(shè)工程的竣工驗(yàn)收、審核和城建檔案館（室）接收長期、永久保存的城市建設(shè)竣工檔案等內(nèi)容。

2 對城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章中存在問題的分析

2.1 罰款數(shù)額差異大，裁量階次少。有些法規(guī)和規(guī)章對于法律責(zé)任和獎(jiǎng)懲的內(nèi)容存在表述含糊、標(biāo)準(zhǔn)不夠明確的情況。如涉及處罰金額，有的規(guī)定1萬至10萬元，有的規(guī)定2000元，還有的規(guī)定執(zhí)法部門可以采取自主裁量。法規(guī)和規(guī)章確定的罰款數(shù)額的巨大差別、罰款裁量階次的過少和不加約束的行政裁量權(quán)限的授予，無疑增加了執(zhí)法的隨意性，當(dāng)國有單位、國有組織和國有企業(yè)以及黨政機(jī)關(guān)出現(xiàn)問題時(shí)，懲罰措施往往不易落到實(shí)處。

2.2 城建檔案管理立法工作跟不上城市建設(shè)發(fā)展的步伐。具體體現(xiàn)在：一是地方性法規(guī)規(guī)章多，全國統(tǒng)一的法規(guī)規(guī)章少。隨著《行政許可法》的出臺(tái)和完善，地方性法規(guī)和規(guī)章的規(guī)范力度變得越來越弱。二是地方性規(guī)章多，由人大通過的地方性法規(guī)少。從選樣調(diào)查的對象看，地方性法規(guī)有2部，只占總量的17%，明顯偏低。三是一些城市法規(guī)和規(guī)章的修改周期過長，修法工作進(jìn)展緩慢。從10個(gè)城市的現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章看，最早的修訂于2001年，最晚的修訂于2011年，之間相差10年。還有幾部修訂于2002年，距今也有12年之久。四是城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設(shè)主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間存在一些矛盾之處，且缺乏有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，影響了城建檔案工作的順利開展。

2.3 對電子文件歸檔和電子檔案管理的要求有所缺失。信息時(shí)代的到來使得電子文件激增，文檔一體化催生城建檔案館對電子文件歸檔和電子檔案管理的需求。在華東地區(qū)的10個(gè)城市中，只有徐州市在2011年出臺(tái)的《徐州市城市建設(shè)檔案管理辦法》中對電子文件歸檔有所涉及。該《辦法》第八條“要求建設(shè)工程項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)同時(shí)報(bào)送紙質(zhì)和電子竣工檔案，檔案必須符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T20328―2001）和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法規(guī)和規(guī)章對此均無相關(guān)的規(guī)定和要求。

2.4 法規(guī)和規(guī)章的地方特色不夠十分突出。12部地方性法規(guī)和規(guī)章，普遍存在結(jié)構(gòu)相似、內(nèi)容相近甚至雷同的現(xiàn)象，未能突出體現(xiàn)各個(gè)城市的地方特色?？v觀華東地區(qū)10個(gè)城市，有的以交通建設(shè)為主，有的以歷史建筑出名，各地產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)各不相同，城市建設(shè)規(guī)模不一，經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展水平具有一定的差別，立法內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)在部分條款中用于展示自己獨(dú)特的風(fēng)貌和建設(shè)實(shí)際。

3 完善城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章的建議

城建檔案管理立法工作要實(shí)事求是，以城市建設(shè)的基本需要和社會(huì)發(fā)展的最新需求為出發(fā)點(diǎn)，加快相關(guān)法規(guī)和規(guī)章的廢、改、立進(jìn)程，確立城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設(shè)主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間的協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)化解二者存在的矛盾和沖突。在立法的過程中，應(yīng)當(dāng)充分調(diào)動(dòng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)人員和專家學(xué)者的積極性，充分汲取他們的建設(shè)性意見和建議，以彌補(bǔ)現(xiàn)有法規(guī)和規(guī)章中存在的不足，從而更好地發(fā)揮地方性法規(guī)和規(guī)章應(yīng)有的作用。

第3篇：電子檔案管理管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】 高校;會(huì)計(jì)電算化;檔案管理

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料,具有不可再生的特點(diǎn),它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)工作責(zé)任和進(jìn)行績效評價(jià)的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測經(jīng)費(fèi)開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時(shí)都必須借助會(huì)計(jì)檔案記載的各種信息,會(huì)計(jì)檔案是高校必不可少的經(jīng)濟(jì)信息資源,具有極為重要的經(jīng)濟(jì)意義的法律意義。會(huì)計(jì)電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時(shí),不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個(gè)新課題,需要不斷深入地研究和總結(jié)。

一、高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題

(一)會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整

目前大部分高校雖已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化,但由于對會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,而沒有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會(huì)計(jì)軟件的升級,而原有的會(huì)計(jì)軟件及資料卻未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔,隨著時(shí)間的推移,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。會(huì)計(jì)電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會(huì)計(jì)電算化檔案的利用,更無法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案的改革發(fā)展。

(二)會(huì)計(jì)電算化檔案自身存在的問題

1.機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會(huì)計(jì)主管等,但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會(huì)計(jì)憑證,內(nèi)容不完整,責(zé)任不明確。

2.備份打印輸出不及時(shí)。有些高校不及時(shí)對會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ),沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的會(huì)計(jì)電算化檔案保護(hù)措施;沒有選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,沒有實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏專門人員

會(huì)計(jì)電算化檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn),對檔案的管理不夠重視, 有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時(shí)忙于應(yīng)付, 檔案意識(shí)滯后。個(gè)別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財(cái)務(wù)部門的同志自己查閱會(huì)計(jì)檔案,有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱,既不符合會(huì)計(jì)檔案管理的要求,也無法滿足高校對會(huì)計(jì)檔案的信息需求。

(四)會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度有待完善

目前,國家關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個(gè)文件,僅對會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求而談,未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及,會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容增多了,對環(huán)境的要求提高了,而很多高校沒有認(rèn)識(shí)到這些變化,認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化,沒有及時(shí)修訂學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員的崗位職責(zé),也沒有及時(shí)采取相應(yīng)的保障措施來改善會(huì)計(jì)電算化檔案的保管環(huán)境等,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的要求。

二、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對策

(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)

各類檔案設(shè)備的購建,專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案

管理制度的出臺(tái),都離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此,會(huì)計(jì)人員一方面要大力宣傳國家的財(cái)經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強(qiáng)大家的會(huì)計(jì)電算化檔案管理意識(shí);另一方面,積極主動(dòng)地爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí),將會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經(jīng)費(fèi)投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級軟件,確保會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行。

(二)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作,計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對會(huì)計(jì)檔案管理工作者提出新的更高的要求,會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會(huì)計(jì)檔案的關(guān)鍵,針對目前高等學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)中,缺乏既懂檔案管理知識(shí)又精通財(cái)會(huì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才,不能適應(yīng)新形勢下會(huì)計(jì)檔案管理工作需要的情況,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng),進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù),不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

(三)建立和健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理的制度體系

國家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會(huì)計(jì)電算化檔案管理辦法,以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制,在方法上指導(dǎo)各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作,是做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理的保障。財(cái)政部、國家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為,目前高校可根據(jù)財(cái)政部的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等管理規(guī)章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會(huì)計(jì)電算化檔案的管理制度體系,保證會(huì)計(jì)電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度:

1.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的定期備份制度。會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,并設(shè)立備份登記簿,登記備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表,應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份,交會(huì)計(jì)檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),盡量少采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

2.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化檔案,包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲(chǔ)介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號(hào),同時(shí)標(biāo)注與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對應(yīng)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報(bào)表應(yīng)定期打印輸出,并由記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會(huì)計(jì)檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放在兩個(gè)建筑物內(nèi),即對所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份,每份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,并貼上寫保護(hù),貼上封簽,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、刻錄的光盤等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報(bào)表等紙介質(zhì)檔案,按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等的簽章才能存檔保管,以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下,可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子檔案的檔號(hào)及保存地址,以相互對照利用。

4.建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。每次調(diào)閱,必須有檔案管理人員在場監(jiān)督,根據(jù)調(diào)閱權(quán)限,在調(diào)閱登記簿中詳細(xì)登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會(huì)計(jì)檔案借出。本院教職工來調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。外單位人員來調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,必須持有單位正式介紹信,經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性前提下,使會(huì)計(jì)電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制

度。針對會(huì)計(jì)電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點(diǎn),在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意:對硬盤上的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù);要有用戶設(shè)別控制管理;要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理,監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,防止越權(quán)使用。對于普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會(huì)計(jì)電算化檔案,由檔案保管人員會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號(hào)、數(shù)量、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時(shí),由單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和上級主管部門派員監(jiān)銷,并將實(shí)際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊進(jìn)行準(zhǔn)確核對。銷毀后,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案,均不得銷毀。

7.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的立卷制度?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定,各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進(jìn)行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性,沒有國家政策的調(diào)整,一般不予變更。

8.建立會(huì)計(jì)電算化各管理崗位責(zé)任制度。主要內(nèi)容包括:根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn);各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會(huì)計(jì)電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

9.建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負(fù)責(zé)制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會(huì)計(jì)電算化檔案移交制度。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時(shí),要按移交清冊逐項(xiàng)移交,接替人員要逐項(xiàng)核對點(diǎn)收,交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應(yīng)當(dāng)一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。

隨著高校會(huì)計(jì)電算化的不斷深入,高校應(yīng)充分重視會(huì)計(jì)電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題?？梢岳脮?huì)計(jì)電算化檔案的數(shù)據(jù)信息,設(shè)計(jì)和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng),以充分實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化檔案的再利用。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用,更好地為決策服務(wù)的保證。

【主要參考文獻(xiàn)】

[1] 財(cái)政部,國家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法.1998.

[2] 財(cái)政部.會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范.1996.

第4篇：電子檔案管理管理辦法范文

農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案是農(nóng)村信用社歷年各項(xiàng)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)的完整記錄及核算依據(jù)，是農(nóng)村信用社成長發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)部門資金活動(dòng)的重要資料，在一定時(shí)期內(nèi)起著會(huì)計(jì)檢查和事后查考的重要作用。但是目前農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理中存在著立檔與保管不規(guī)范等一系列問題，嚴(yán)重制約了農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)管理水平和資源利用，因而建立科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理方法，夯實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)工作顯得尤為必要。

一、當(dāng)前農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理中存在的主要問題：

1、重視會(huì)計(jì)檔案的日常歸檔管理，輕視會(huì)計(jì)檔案的管理制度建設(shè)。目前，農(nóng)村信用社的會(huì)計(jì)檔案管理制度主要執(zhí)行財(cái)政部財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和中國人民銀行銀發(fā)[20xx]374號(hào)《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并沒有建立一套適合各單位自身的會(huì)計(jì)檔案管理制度的實(shí)施細(xì)則，沒有統(tǒng)一管理會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)。許多農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案都已分類造冊，但部分會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證之類檔案仍無法編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，只有按年度分的檔案流水號(hào)，而且沒有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時(shí)，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，目前還沒有及時(shí)制定相應(yīng)的管理辦法，多數(shù)應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，造成了會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整。

2、重視有形會(huì)計(jì)資料歸檔，輕視無形會(huì)計(jì)檔案管理。近年來，農(nóng)村信用社電子化建設(shè)日新月異，會(huì)計(jì)電算化逐步融入農(nóng)村信用社各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。雖然實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，由計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)資料仍然按規(guī)定定期形成了較為系統(tǒng)、完整的書面資料，并納入了會(huì)計(jì)檔案管理之中，但是對會(huì)計(jì)軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇，由此造成此類會(huì)計(jì)檔案的缺項(xiàng)，其后果是在很大程度上影響了會(huì)計(jì)檔案的正常使用及科學(xué)利用的效率，從而使會(huì)計(jì)電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會(huì)計(jì)報(bào)表等簡單而單一的功能階段，未能發(fā)揮其更為強(qiáng)大的其他功能。以農(nóng)村信用社儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)為例，每個(gè)網(wǎng)點(diǎn)每年跟儲(chǔ)蓄有關(guān)的業(yè)務(wù)憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，其過程和耗費(fèi)的精力可想而知，而如果將相關(guān)電子數(shù)據(jù)一并歸檔，當(dāng)然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會(huì)非常迅速、方便，但就目前現(xiàn)狀來看，這方面的工作確實(shí)做得不夠。同時(shí)，由于農(nóng)村信用社點(diǎn)多面廣，尤其是多級法人結(jié)構(gòu)的特殊性，使得農(nóng)村信用社電子化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，開發(fā)利用的會(huì)計(jì)軟件五花八門，數(shù)據(jù)間的不兼容性使得各級機(jī)構(gòu)對淘汰或更新了的應(yīng)用程序和軟件疏于管理，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢必導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)，給今后的會(huì)計(jì)核算工作造成一定的損失。

3、重視本單位會(huì)計(jì)檔案管理，輕視下屬機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理。按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但在實(shí)際工作中，由于大多數(shù)農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)部門兼管，部分會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)管理人員對會(huì)計(jì)檔案及時(shí)、按期歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足，至使下屬機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案不能及時(shí)催收、歸檔到位，即使下級機(jī)構(gòu)上交會(huì)計(jì)檔案，所移交的會(huì)計(jì)檔案也未得到與本單位會(huì)計(jì)檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對所有會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效管理。

4、重視會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的交接,忽視會(huì)計(jì)檔案的移交。會(huì)計(jì)檔案的移交本應(yīng)是會(huì)計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)合并等業(yè)務(wù)交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在實(shí)際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網(wǎng)點(diǎn)會(huì)計(jì)人員辦理業(yè)務(wù)交接時(shí)，往往只辦業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交接，而對會(huì)計(jì)檔案要么未辦交接，要么象征性的以會(huì)計(jì)檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會(huì)計(jì)人員對網(wǎng)點(diǎn)合并的會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)不清、責(zé)任不明，造成所移交的會(huì)計(jì)檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會(huì)計(jì)檔案遺失而無從追責(zé)。

5、重視對會(huì)計(jì)檔案的收集、存放管理，忽視對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定、及時(shí)的銷毀工作。會(huì)計(jì)檔案管理既包括全面、完整的收集，科學(xué)的整理保管階段，也包括后期的科學(xué)鑒定與及時(shí)銷毀階段。不同類型的會(huì)計(jì)檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經(jīng)超過保管期限且無保管必要的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期鑒定與銷毀。由于金融行業(yè)的特殊性，農(nóng)村信用社經(jīng)濟(jì)活動(dòng)十分頻繁，會(huì)計(jì)檔案形成數(shù)量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實(shí)際工作中，農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關(guān)各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費(fèi)。

二、規(guī)范農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議

1、加快制訂科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理辦法并組織實(shí)施，確保會(huì)計(jì)檔案管理有 章可依、職責(zé)分明。農(nóng)村信用社財(cái)務(wù)部門要結(jié)合農(nóng)村信用社的特點(diǎn)和實(shí)際情況，按照財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理要求。會(huì)計(jì)檔案操作規(guī)程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制訂出會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，并將會(huì)計(jì)電子化系統(tǒng)開發(fā)、修改和使用的數(shù)據(jù)、程序資料通過磁介質(zhì)收錄保管，每年翻錄一次，實(shí)行雙備份異地分別保管，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。

2、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度，確保會(huì)計(jì)檔案歸檔及時(shí)、保管完整、銷毀有序。首先，對原有會(huì)計(jì)檔案各級財(cái)務(wù)部門要集中組織人員進(jìn)行全面清理，通過搜集補(bǔ)救一批、規(guī)范整改一批、集中銷毀一批，保證現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案完整、規(guī)范，使新增會(huì)計(jì)檔案有科學(xué)管理的起點(diǎn)。其次，財(cái)務(wù)部門要抓好會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)撤并時(shí)會(huì)計(jì)檔案的移交工作，會(huì)計(jì)檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對，會(huì)計(jì)檔案交接不清的會(huì)計(jì)人員不得離開工作崗位，對清理過程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會(huì)計(jì)檔案，必須責(zé)令當(dāng)事人回原單位查明原因，避免責(zé)任不清，人浮于事，造成會(huì)計(jì)檔案的遺失。再次，要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密，并定期檢查會(huì)計(jì)檔案，及時(shí)對破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理，對超過保管期限且無保管必要的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)組織銷毀。

3、加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。無論多么好的制度、多么先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，都要靠人來執(zhí)行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質(zhì)、能力發(fā)揮著巨大的作用。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

4、加大會(huì)計(jì)檔案管理硬件投入，提高會(huì)計(jì)檔案利用效率。存放會(huì)計(jì)檔案的場所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級財(cái)務(wù)部門要及時(shí)為會(huì)計(jì)檔案保管提供有利條件。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，特別是運(yùn)用會(huì)計(jì)電子化建設(shè)生成的數(shù)據(jù)，建立會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息，方便職工隨時(shí)對會(huì)計(jì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，實(shí)現(xiàn)資源共享，只有這樣，會(huì)計(jì)檔案利用工作才會(huì)躍上一個(gè)新的臺(tái)階。

第5篇：電子檔案管理管理辦法范文

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民；社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理

本文主要對我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行探討，并提出建議。

1 我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作現(xiàn)狀及問題

夷陵區(qū)2011年7月被國務(wù)院批準(zhǔn)為全國第三批城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)試點(diǎn)縣，截止目前，全區(qū)已有26萬多人參保，其中享受養(yǎng)老待遇的有6.5萬人，待遇社會(huì)化發(fā)放率100%。我區(qū)啟動(dòng)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)試點(diǎn)工作以來，在努力抓好城鄉(xiāng)居民參保擴(kuò)面的同時(shí)，也注重做好參保人員業(yè)務(wù)檔案的整理歸檔工作，從基礎(chǔ)工作做起，加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理。我區(qū)強(qiáng)化參保資料審核，確保信息錄入準(zhǔn)確完整，對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)紙質(zhì)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行科學(xué)化分類、標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)、規(guī)范化裝訂，2012年8月份為積極配合我區(qū)城鄉(xiāng)居保信息管理系統(tǒng)的上線，更好地發(fā)揮電子檔案信息資源的作用，我局要求所有參保人填報(bào)的紙質(zhì)檔案資料條目與湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)電子信息管理系統(tǒng)條目相吻合，確保居保電子信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入不缺項(xiàng)。經(jīng)辦人員嚴(yán)審核，細(xì)錄入，做到合格一批錄入一批，錄入一批管理一批，對資料殘缺不全的，嚴(yán)格進(jìn)行補(bǔ)缺補(bǔ)差，確保了紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整性和正確性。一年多來，我區(qū)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作有了長足的發(fā)展，取得了可喜成績，但在工作實(shí)踐過程中，也發(fā)現(xiàn)了一些業(yè)務(wù)檔案管理工作方面的困難和問題，主要有以下幾個(gè)突出問題。

（一）缺乏規(guī)范統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度

隨著我區(qū)城鄉(xiāng)居民參保人數(shù)的逐漸增多以及社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區(qū)特點(diǎn)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，從一定程度上減除廣大城鄉(xiāng)居民的后顧之憂。目前，我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度安排本身的缺失使居保檔案管理缺乏有效的法律法規(guī)依據(jù)。因缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，我區(qū)各級居保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)往往按照《湖北省城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)檔案管理辦法》來管理檔案，個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心甚至沒有真正在檔案管理中落實(shí)，致使居保檔案管理政策環(huán)境較差。例如有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心一些參保人檔案填寫不規(guī)范，姓名和身份信息等數(shù)據(jù)填寫不準(zhǔn)確，導(dǎo)致人員數(shù)據(jù)導(dǎo)入不了省居保電子信息管理系統(tǒng)，還有大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)紙質(zhì)檔案為16K紙，而省居保檔案管理辦法要求紙質(zhì)檔案是A4紙等等。我區(qū)居保檔案管理制度的不規(guī)范導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案內(nèi)容不能完全真實(shí)地反映整個(gè)參保過程，導(dǎo)致一些糾紛，影響了城鄉(xiāng)居民參保的信心，也損害了政府的誠信度。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與業(yè)務(wù)檔案管理工作的要求尚有很大差距

目前，我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)局作為負(fù)責(zé)全區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的集中保管機(jī)構(gòu)，雖然設(shè)置了"退管股"來負(fù)責(zé)居保業(yè)務(wù)檔案的管理，但受我局辦公場地和經(jīng)費(fèi)的制約，我局還沒有專門的檔案室來保管居保業(yè)務(wù)檔案。根據(jù)《湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的要求，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)設(shè)置規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)檔案專用庫房，能夠容納和接受全部居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。庫房內(nèi)應(yīng)配置溫濕度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、滅火器、吸塵器等設(shè)施設(shè)備，并配備專用的鐵制檔案柜或者密集架，辦公室、庫房、查閱室按要求分設(shè)，以確保檔案的安全[1]。而目前我局業(yè)務(wù)檔案庫房和業(yè)務(wù)人員辦公室并沒有分開，去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等設(shè)施設(shè)備更是缺乏，檔案庫房、辦公區(qū)、查閱室與業(yè)務(wù)檔案管理工作的要求還有一定距離。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心作為檔案資料的歸集上報(bào)機(jī)構(gòu)，雖然對檔案室沒有明確的要求，但要有合格的檔案柜或檔案架，不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料隨意存放，受條件的制約，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)部分檔案沒有裝訂成盒，檔案裝訂也沒有做到一人一盒，在檔案保管設(shè)施方面無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。我區(qū)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施無法與現(xiàn)代農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作發(fā)展需要相適應(yīng)，進(jìn)而影響了我區(qū)居保工作的有效落實(shí)。

（三）業(yè)務(wù)檔案管理人員檔案管理專業(yè)知識(shí)有待提高

受人員編制短缺、工作任務(wù)較重等實(shí)際情況的制約，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心兼職檔案員的配備及檔案管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)方面還有欠缺，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)有檔案管理人員大多沒有檔案管理相關(guān)專業(yè)學(xué)歷，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能，其綜合素質(zhì)仍有待提高[2]。同時(shí)，業(yè)務(wù)檔案管理人員從事檔案管理工作時(shí)間短，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠全面，尚不能完全適應(yīng)檔案工作的需要，影響了我區(qū)檔案工作的深入開展。

2 對規(guī)范我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作問題的一些建議

（一）規(guī)范制度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理

為了讓各項(xiàng)工作能順利展開，確保居保檔案管理的范圍化和標(biāo)準(zhǔn)化，在實(shí)際工作中做到有章可循，我們要根據(jù)工作實(shí)際和工作特點(diǎn)，迅速制定出《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理辦法》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案立卷歸檔程序及注意事項(xiàng)》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案安全保密制度》等制度，對養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案立卷歸檔的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、保管和利用要做出明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求，細(xì)化工作職責(zé)，簡化操作流程，從制度上確保檔案管理工作的順利開展。目前我區(qū)檔案制度建設(shè)正在有序進(jìn)行，各種檔案制度有望年底出臺(tái)。構(gòu)建完善的、符合我區(qū)實(shí)情的城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，也是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心的期盼，通過完善的管理制度來管理和約束工作人員的行為，明確檔案管理工作職責(zé)，使檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作面對全區(qū)202個(gè)行政村（居委會(huì)）和25萬人參保群體，面廣、人多、工作量大，我們還要加強(qiáng)檔案工作的組織管理，建立分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員崗位責(zé)任制，建立健全業(yè)務(wù)檔案工作流程，加強(qiáng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。區(qū)居保局要負(fù)責(zé)全區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、考核、歸檔和保管，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心具體負(fù)責(zé)本轄區(qū)、村居保檔案材料的形成、收集、整理和上報(bào)工作。在實(shí)際工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心應(yīng)協(xié)助區(qū)居保局做好紙質(zhì)檔案相關(guān)材料的歸集上報(bào)和電子檔案信息錄入等基礎(chǔ)工作，村（社區(qū)）應(yīng)建立參保人員基礎(chǔ)信息臺(tái)帳并妥善保存。區(qū)人社局應(yīng)加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，將養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理納入年度目標(biāo)任務(wù)、工作計(jì)劃，建立健全城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作制度，把養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案材料形成、收集、整理、歸檔和保管等各項(xiàng)工作納入各有關(guān)部門和人員工作職責(zé)范圍，做到制度健全、措施到位、責(zé)任落實(shí)，年初有安排、年底有考核。全面提升養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理能力和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)居保檔案管理的制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）改善條件，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

針對我區(qū)城鄉(xiāng)居保檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的情況，確保我區(qū)居保檔案整理工作的順利進(jìn)行，區(qū)財(cái)政部門要積極籌集資金，加大資金投入力度，按照省一級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，專門建立居保檔案室。安裝檔案密集架或檔案柜，配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、滅火器、吸塵器、窗簾等設(shè)施設(shè)備，必須做到防火、防盜、防磁、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防鼠，不斷改善檔案管理?xiàng)l件，從"經(jīng)費(fèi)上"確保養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作持續(xù)、健康發(fā)展。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)居保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要從保障檔案管理基礎(chǔ)用房、設(shè)備和人員等方面加強(qiáng)居保業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。辦公室、庫房、查閱室要按要求分設(shè)，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、辦公軟件和業(yè)務(wù)軟件等現(xiàn)代化管理設(shè)備，推動(dòng)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求。通過不斷加強(qiáng)軟硬件設(shè)施，提高我區(qū)的檔案管理水平。只有通過加大資金投入，逐步完善居保業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)我區(qū)居保業(yè)務(wù)檔案管理地長遠(yuǎn)發(fā)展。

（三） 加強(qiáng)培訓(xùn)，確保檔案管理服務(wù)水平

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理涉及參保人員信息從收集、分類、整理、歸檔、裝訂成冊，到檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充更正、保管、鑒定、利用的全過程，這就需要現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用和高素質(zhì)的檔案人才管理隊(duì)伍，需要具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員。我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)局負(fù)責(zé)全區(qū)居保檔案的收集、整理和保管工作，目前并沒有專業(yè)的檔案管理人員，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心檔案管理人員的水平也是參差不齊，因此我局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心的檔案人員管理隊(duì)伍急切需要專門教育、培訓(xùn)。我區(qū)各級居保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)積極加強(qiáng)與上級業(yè)務(wù)主管部門及當(dāng)?shù)貦n案部門的聯(lián)系，主動(dòng)爭取業(yè)務(wù)上的協(xié)助和指導(dǎo)。一方面要組織大家學(xué)習(xí)《檔案法》《湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理辦法》等文件法規(guī)，另一方面，要采用請進(jìn)來的辦法學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的動(dòng)手能力?？裳垯n案局的專業(yè)人員對我區(qū)的專兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，提高大家的檔案意識(shí)，掌握如何分類、歸檔、管理等一系列方法。對檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保工作人員能夠按照"干凈整潔、統(tǒng)一規(guī)范、查找方便"的基本要求，盡職盡責(zé)做好基礎(chǔ)資料的整理歸檔工作和檔案的保管、保密工作，提高我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平。

我們要根據(jù)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作的需要，開展對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，例如舉辦居保檔案整理培訓(xùn)班、召開檔案整理工作現(xiàn)場會(huì)，通過現(xiàn)場講解、實(shí)物操作等方式，提高培訓(xùn)效果，使其適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案工作的需要。在做好檔案入庫的同時(shí)，各級居保業(yè)務(wù)檔案管理人員還要提高檔案服務(wù)水平，認(rèn)真接待業(yè)務(wù)檔案查詢?nèi)藛T，做到耐心解答，及時(shí)、準(zhǔn)確。通過定期參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以進(jìn)一步提高全區(qū)居保檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

第6篇：電子檔案管理管理辦法范文

［關(guān)鍵詞］稅務(wù)；電子檔案；管理；信息化

當(dāng)前納稅人的生產(chǎn)經(jīng)營方式呈現(xiàn)多樣化特征，稅務(wù)部門的稅收征管工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的稅務(wù)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)需求，稅務(wù)檔案工作者必須探索出一套新型的檔案管理方法，而利用信息化技術(shù)進(jìn)行稅務(wù)檔案管理是今后稅務(wù)檔案管理工作的必然趨勢。然而稅務(wù)部門間的程序缺乏聯(lián)系，難以做到信息共享，這給稅務(wù)檔案的收集、整理帶來了困難。

1 稅務(wù)電子檔案管理的特點(diǎn)及意義

電子檔案管理是指利用數(shù)字信息化的形式進(jìn)行電子文件的記錄。它相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，具有連續(xù)不斷復(fù)制的特性。電子檔案管理操作較為方便，電子文件在形成檔案之前，可以被任意修改、增刪，并且不會(huì)留下任何痕跡，從而保證了檔案頁面始終保持良好的整潔度和標(biāo)準(zhǔn)性。電子檔案是依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成的，它可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行快速的多方位組合。電子檔案克服了紙質(zhì)文件需要分類整理的弊端，它根據(jù)用戶的不同需求進(jìn)行自由組合分類，并且突破了紙質(zhì)檔案的時(shí)空限制，檢索查詢也更加方便快捷。此外，電子檔案占據(jù)的空間很少，解決了無限增長的紙質(zhì)檔案文件與有限空間之間的矛盾，提高了檔案管理工作的效率。把電子檔案管理方法應(yīng)用到稅務(wù)檔案管理工作中，有效減輕了稅務(wù)檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，促進(jìn)了稅務(wù)檔案信息的流通與共享，使稅務(wù)檔案的收集、整理、建檔、服務(wù)一體化，同時(shí)也解決了征納雙方信息不對稱的問題。稅務(wù)部門還能及時(shí)掌握稅源動(dòng)態(tài)，為稅收計(jì)劃的制訂提供可靠依據(jù)，提高納稅人的滿意度和稅法遵從度，降低了國家稅收流失和征納成本，從而使稅收檔案資源充分發(fā)揮出了其應(yīng)有的價(jià)值。

2 稅務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

雖然近幾年來電子檔案已廣泛應(yīng)用于我國各級稅務(wù)機(jī)關(guān)之中，但是其效果并不理想。具體工作過程中出現(xiàn)的許多問題也阻礙了電子檔案在稅務(wù)部門中的應(yīng)用效率。因此，必須總結(jié)稅務(wù)電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并進(jìn)行認(rèn)真分析、探討，找出相應(yīng)的對策和方法，切實(shí)讓稅務(wù)檔案在稅收工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.1 稅務(wù)電子檔案管理設(shè)施尚不完善

稅務(wù)機(jī)關(guān)要想有效管理電子檔案就必須有過硬的硬件配置和良好的軟件系統(tǒng)支持。但是由于經(jīng)費(fèi)和技術(shù)的限制，我國多數(shù)基層稅務(wù)部門稅務(wù)檔案設(shè)施還比較落后。電子檔案管理所需的相關(guān)設(shè)備和檔案管理軟件不足，現(xiàn)有的電腦、掃描儀等設(shè)備落后陳舊、功能不能滿足目前電子檔案管理的需求。這些都使稅務(wù)檔案數(shù)字化與稅收征管信息化建設(shè)脫節(jié)，嚴(yán)重影響了稅務(wù)檔案管理的性能。

2.2 稅務(wù)電子檔案的安全措施不到位

在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全保密措施是第一位的。在稅務(wù)電子檔案管理工作中，保證電子檔案的信息安全和保密性，是提升稅務(wù)電子檔案管理有效性及科學(xué)性的重要保證。當(dāng)前稅務(wù)電子檔案的數(shù)字化建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)安全措施還不到位。稅務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)有被黑客攻擊和病毒侵襲的隱患。我國許多稅務(wù)部門電子檔案的使用尚在初級階段，電子檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)滯后，如果受到黑客攻擊和病毒感染，檔案信息和數(shù)據(jù)就會(huì)丟失，并給稅收征管工作帶來重大損失。因此，必須盡快完善電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做好安全保密工作。

3 稅務(wù)電子檔案管理改進(jìn)對策

3.1 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)信息化技術(shù)研究

當(dāng)前總局的“金稅三期”工程已經(jīng)在全國各級稅務(wù)部門試點(diǎn)推行，這進(jìn)一步完善了稅收征管數(shù)字化管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，有助于對系統(tǒng)的流暢性和安全性進(jìn)一步改進(jìn)、提升。此外，在對稅務(wù)檔案的六大系統(tǒng)模塊管理、應(yīng)用的基礎(chǔ)上，要把每個(gè)模塊功能加以細(xì)化，加強(qiáng)高拍儀采集、高速掃描、本地上傳等功能建設(shè)，使納稅人的業(yè)務(wù)辦理更加快捷方便。為了讓電子檔案的資源價(jià)值得以充分利用，稅務(wù)部門還要拓展檔案應(yīng)用模塊，把稅務(wù)電子書、檔案統(tǒng)計(jì)查詢、電子文件展示等納入檔案應(yīng)用模塊中，做到檔案資源共享，為需求者提供咨詢、查閱服務(wù)。另外，稅務(wù)部門要提高稅務(wù)檔案工作人員對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平，努力使稅務(wù)檔案管理人員做到既懂計(jì)算機(jī)又精通稅收知識(shí)，成為稅務(wù)電子檔案管理的復(fù)合型人才。稅務(wù)部門還要對計(jì)算機(jī)專業(yè)人才加強(qiáng)稅收專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使其能夠更好地從事計(jì)算機(jī)的開發(fā)管理工作。要加強(qiáng)對稅收干部進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化信息數(shù)字化技術(shù)在稅務(wù)檔案管理工作中的應(yīng)用。要協(xié)同相關(guān)技術(shù)部門加強(qiáng)信息化技術(shù)的相關(guān)研究，解決稅務(wù)檔案管理工作中存在的存儲(chǔ)與壓縮以及保密性、長期保存等技術(shù)問題，切實(shí)做好稅務(wù)電子檔案管理工作。

3.2 規(guī)范稅務(wù)電子檔案管理，建立有效的稅務(wù)檔案管理模式

國家稅務(wù)總局應(yīng)該制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、切實(shí)可行的辦公自動(dòng)化流程，并根據(jù)當(dāng)前各稅務(wù)部門的工作軟件實(shí)際情況，開發(fā)出能夠綜合各項(xiàng)稅務(wù)工作的應(yīng)用程序，使稅務(wù)電子檔案管理工作更加規(guī)范，提高稅務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率。稅務(wù)部門要在規(guī)范和統(tǒng)一的征管流程下，依照數(shù)據(jù)一致、一次錄入、平臺(tái)統(tǒng)一、信息共享的原則，在保證行政管理信息和稅收業(yè)務(wù)積累不受影響的情況下，在同一省內(nèi)努力實(shí)現(xiàn)稅務(wù)系統(tǒng)軟件開發(fā)的規(guī)范性、系統(tǒng)性、兼容性與全面性。另外，稅務(wù)部門要依照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國稅收征收管理法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》以及各省的稅收征管及檔案管理辦法，構(gòu)建稅務(wù)部門的電子檔案管理模式，制定出適合稅務(wù)部門自身實(shí)際情況的稅務(wù)電子檔案管理辦法。此外，稅務(wù)部門應(yīng)該完善稅務(wù)電子檔案管理的考核制度，讓稅務(wù)電子檔案管理有法可依、有章可循，規(guī)范稅務(wù)檔案管理人員的工作行為，提升檔案管理人員的工作積極性。要確立電子檔案管理負(fù)責(zé)人，由其負(fù)責(zé)電子檔案校驗(yàn)、監(jiān)督工作，并對工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)處理。同時(shí)，要完善電子檔案管理的考核制度，結(jié)合稅務(wù)系統(tǒng)的績效考核模式，明確檔案管理責(zé)任制，對電子檔案的采集、整理、歸檔、開發(fā)有明確的獎(jiǎng)懲考核指標(biāo)，激勵(lì)檔案管理工作者不斷提高工作積極性，提升自身綜合素質(zhì)。

3.3 完善稅務(wù)檔案安全系統(tǒng)，重視電子檔案信息的保密工作

在電子檔案管理過程中，檔案信息與載體是可以分開的，這就造成電子檔案文件信息隨時(shí)都可能被更改、盜取，甚至有被毀壞的危險(xiǎn)。因此，保護(hù)電子檔案資源信息的安全，是電子檔案管理人員的重要工作。當(dāng)前能夠保護(hù)電子檔案資源信息數(shù)據(jù)安全的主要是防火墻和病毒查殺系統(tǒng)。它采用了數(shù)據(jù)加密法和存取權(quán)限控制法，以及數(shù)字時(shí)間印章法、數(shù)字水印法等安全保障措施。其中數(shù)字水印法是利用特殊技術(shù)把作者自己設(shè)置的花紋、印鑒等標(biāo)志隱藏到電子檔案文件中，在檔案數(shù)據(jù)被復(fù)制、拷貝時(shí)，這些標(biāo)志無法復(fù)制，這就保證了文件信息的唯一性。數(shù)字加密法是按照一定的加密變換規(guī)律，對沒有加密的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，讓它成為無法識(shí)別的難讀數(shù)據(jù)，以此來保護(hù)電子檔案不被竊取。數(shù)字時(shí)間印章保證了電子檔案信息的原始性和真實(shí)性不會(huì)受到破壞。如果已經(jīng)歸檔的文件信息被刪除或修改，該文件在網(wǎng)上登記或生成的時(shí)間不可改變。然而一切安全保護(hù)措施都是相對而言的，當(dāng)前的電子文件保密技術(shù)和解密技術(shù)都在不斷地升級和發(fā)展。所以，電子檔案管理的保密工作，是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，任何時(shí)間都不能有半點(diǎn)松懈。另外，一些脫機(jī)方式保存的光盤對歸檔電子文件的長期保存條件要求較高。在保存光盤過程中，需要注意控制溫度和濕度，以防光盤氧化。4 結(jié)語電子檔案大大方便了群眾的生活，提高了稅務(wù)部門的工作效率。然而，稅務(wù)電子檔案管理存在著稅務(wù)電子檔案管理設(shè)施尚不完善，稅務(wù)電子檔案的安全措施不到位等問題，需要稅務(wù)部門加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范稅務(wù)電子檔案管理，建立有效的稅務(wù)檔案管理模式，完善稅務(wù)檔案安全系統(tǒng)，從而使稅務(wù)電子檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

主要參考文獻(xiàn)

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［2］侯春花 . 淺談檔案電子化管理和保存［J］. 科技資訊 ,2015(23).

［3］王雪琴 . 淺談檔案電子化管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)［J］. 檔案天地 ,2010(8).

第7篇：電子檔案管理管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高等院校學(xué)歷檔案檔案管理

學(xué)歷檔案是隨著學(xué)生畢業(yè)由高校轉(zhuǎn)遞至各大用人單位的，是用人單位核定工資、評定職稱的重要依據(jù)，用人單位作為學(xué)歷檔案的接收與使用方，對學(xué)歷檔案具有真實(shí)客觀的評價(jià)基礎(chǔ)。從用人單位看，目前從高校轉(zhuǎn)來的學(xué)歷檔案存在不少問題亟待解決，針對這些問題，站在用人單位的角度，筆者認(rèn)為：一方面，有必要將關(guān)口前移，探尋根源，從行政管理和信息化建設(shè)角度找到突破性方法；另一方面，建立“學(xué)生電子檔案”并推廣至用人單位。

一、學(xué)歷檔案存在的主要問題

學(xué)歷檔案存在的主要問題有五個(gè)：

（一）學(xué)歷檔案失真

部分學(xué)歷材料失真，如：因?yàn)樯龑W(xué)或就業(yè)的需要，對某學(xué)科成績篡改過甚至對整份成績單進(jìn)行篡改；授予學(xué)位和畢業(yè)學(xué)歷等方面存在造假現(xiàn)象。比如，我們曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)沒有獲得學(xué)士學(xué)位的學(xué)生檔案中出現(xiàn)學(xué)位材料或把登記表中“不授予學(xué)士學(xué)位”標(biāo)記中的“不”字刮掉的情況；還有的學(xué)生大專和大本的入學(xué)時(shí)間相同，大本材料造假。在職學(xué)習(xí)材料的情況更為嚴(yán)重：有些干部初始學(xué)歷為本科畢業(yè)，卻在晉升職務(wù)、申報(bào)職稱之前突然提交了其他省份高校的博士研究生學(xué)歷、學(xué)位材料……這些虛假學(xué)歷材料已不能真實(shí)反映干部本身的學(xué)歷和水平。

（二）學(xué)歷檔案短缺

一方面是學(xué)歷檔案中缺少部分必要材料，2012年中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院干部檔案自查工作中發(fā)現(xiàn)，有八成左右的干部檔案中缺少學(xué)生登記表，三成左右的檔案中缺少畢業(yè)生登記表和授予學(xué)位的材料；另一方面是某份檔案缺少相關(guān)要素，如缺少意見、蓋章、本人簽字和時(shí)間等。

（三）學(xué)歷檔案無序

學(xué)歷檔案的整理沒有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，如：一些檔案排列無序，隨便裝在檔案袋中；一些檔案沒有規(guī)范的卷內(nèi)目錄；一些檔案沒有系統(tǒng)的編頁。從中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院近些年來接收的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案情況看，九成以上的學(xué)生檔案未進(jìn)行過規(guī)范的整理裝訂，通常是一摞沒有經(jīng)過鑒別、分類、剪裁、裝訂的散材料。一些轉(zhuǎn)遞次數(shù)較多的學(xué)生檔案會(huì)出現(xiàn)檔案套疊的現(xiàn)象，即一個(gè)檔案袋套一個(gè)未開封的檔案袋和一摞散材料，未開封的檔案袋里再套另一個(gè)未開封的檔案袋和一摞散材料。

（四）檔案分裝失誤

在學(xué)歷檔案的整理中，由于粗心或者其他原因分裝錯(cuò)誤，導(dǎo)致某份學(xué)歷檔案的材料裝在另一份中甚至導(dǎo)致丟失。特別是同姓同名、同音異字的兩個(gè)人的材料更容易混淆，而此種情況暴露出來時(shí)經(jīng)常是該干部已經(jīng)畢業(yè)若干年后，失誤已經(jīng)難以彌補(bǔ)。

（五）人檔分離或轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、規(guī)范

由于目前就業(yè)形式多樣，除了一些進(jìn)入國家機(jī)構(gòu)或事業(yè)單位的學(xué)生，還有很多學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)單位為私企等單位，這些單位并不具有人事檔案的權(quán)限，導(dǎo)致人檔分離，很多學(xué)生沒有檔案意識(shí)，把學(xué)歷檔案棄之不顧，當(dāng)需要檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)無從查找；還有一些學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)校沒有及時(shí)把檔案轉(zhuǎn)遞至用人單位，或者轉(zhuǎn)遞的途徑不規(guī)范，如由學(xué)生本人攜帶檔案至用人單位。

二、問題成因與根源追溯

（一）高校檔案工作的特點(diǎn)是主因

學(xué)生檔案存在的問題很大一部分原因是由高校檔案工作的特點(diǎn)決定的，歸納有五：一是擴(kuò)招導(dǎo)致學(xué)生檔案大幅增加，相應(yīng)工作量成倍增長；二是招生渠道不同及學(xué)生來源不同導(dǎo)致學(xué)生檔案日益復(fù)雜化；三是碩博學(xué)歷人才比例快速增加，這些人學(xué)習(xí)經(jīng)歷豐富，其中不乏工作經(jīng)歷，檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)較多，形成的檔案不規(guī)范；四是在職教育渠道繁多，但是管理水平卻參差不齊，教育部門又缺乏監(jiān)督指導(dǎo)，直接導(dǎo)致形成的檔案材料千差萬別；五是學(xué)生檔案具有暫時(shí)性、流動(dòng)性的特點(diǎn)，高校檔案管理人員普遍認(rèn)為保管時(shí)間較短，不必花費(fèi)過多時(shí)間管理，從而導(dǎo)致檔案材料散落、排放無序。

（二）學(xué)生檔案管理辦法不詳盡且缺少相應(yīng)的監(jiān)管措施

教育部曾于2008年頒布最新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），但全文針對學(xué)生檔案管理的內(nèi)容卻非常少，缺乏對學(xué)生類檔案工作的指導(dǎo)性，不詳盡、缺乏統(tǒng)一性的要求，使得目前各個(gè)學(xué)校的學(xué)歷材料歸檔要求不同，不齊備、手續(xù)不完善。另一方面教育部針對各學(xué)校檔案管理的落實(shí)情況監(jiān)管不夠，遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)其制定《辦法》的既定目標(biāo)。

（三）學(xué)歷證書網(wǎng)上查詢共享程度不夠

目前教育部在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)網(wǎng)站開通了學(xué)歷證書電子注冊網(wǎng)上查詢，但是并未給各組織人事部門建立專門的網(wǎng)上信息免費(fèi)共享渠道，致使學(xué)歷公開透明力度大打折扣，公眾監(jiān)督與制約機(jī)制難以形成。

（四）高校檔案管理人員配備不足，素養(yǎng)不夠

高校檔案管理人員數(shù)量不足是較為普遍的現(xiàn)象，學(xué)生檔案數(shù)量龐大，進(jìn)出檔頻繁，使得檔案管理工作任務(wù)繁重，現(xiàn)有人員數(shù)量只能完成最基本的分裝工作。素養(yǎng)不夠主要體現(xiàn)在專業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心以及對信息技術(shù)的掌握不足等方面，而這些恰恰直接影響了學(xué)生檔案的質(zhì)量，從而延伸至學(xué)生檔案的有效利用方面。

三、建議與改進(jìn)設(shè)想

（一）規(guī)范辦學(xué)秩序，從源頭上杜絕學(xué)歷材料造假教育部每年對具有招生資格的院校有明確的審核和公布，違規(guī)招生的單位國家均不予承認(rèn)其頒發(fā)的畢業(yè)證書。在教育部徹底清理并停止不具備辦學(xué)資格的學(xué)校擅自辦學(xué)、擅自頒發(fā)學(xué)歷證書行為的同時(shí)，檔案工作人員應(yīng)熟練掌握要領(lǐng)，學(xué)會(huì)鑒別不具備辦學(xué)資質(zhì)學(xué)校頒發(fā)的畢業(yè)證書的能力。

（二）制定管理辦法，從細(xì)節(jié)上規(guī)范學(xué)歷檔案管理

教育部應(yīng)制訂專門的學(xué)生檔案管理辦法，增強(qiáng)辦法的可操作性、指導(dǎo)性，各學(xué)校也應(yīng)該根據(jù)本校學(xué)生檔案的特點(diǎn)，制定出適合本校的學(xué)歷檔案管理措施，特別要注重完善現(xiàn)有學(xué)歷檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，使高校學(xué)歷檔案更加規(guī)范化，如：規(guī)范學(xué)歷檔案的裝訂順序、卷內(nèi)目錄和編頁；完善必要的簽字、蓋章手續(xù)；材料形成時(shí)間要準(zhǔn)確，填寫要規(guī)范等；與此同時(shí)，還應(yīng)保證學(xué)歷檔案的真實(shí)性、完整性；保持轉(zhuǎn)遞渠道的暢通；確保檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確、及時(shí)。

（三）通過聘用檔案專業(yè)人員和培訓(xùn)、自學(xué)等措施提高高校檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)

一方面，高校應(yīng)盡量聘用檔案專業(yè)畢業(yè)的人員開展學(xué)歷檔案管理工作；另一方面，對現(xiàn)有檔案人員應(yīng)定期開展職業(yè)培訓(xùn)，提升其檔案素養(yǎng)和對新技術(shù)、新趨勢的掌握和認(rèn)識(shí)；第三，檔案人員也應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新技能，使自己滿足行業(yè)發(fā)展的需要。

（四）教育部應(yīng)有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制并跟用人單位形成良好的溝通機(jī)制

首先，教育部應(yīng)建立監(jiān)督檢查工作組，形成監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對高校學(xué)生檔案管理的定期監(jiān)督檢查，促進(jìn)并提高各高校對學(xué)歷檔案管理工作的重視程度。與此同時(shí)，教育部應(yīng)跟用人單位形成良好的溝通機(jī)制，了解用人單位在接收和利用學(xué)歷檔案的過程中發(fā)現(xiàn)的問題，積累的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，如總結(jié)分享各種鑒別檔案材料的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對可疑材料，及時(shí)前往調(diào)查，守住學(xué)歷材料進(jìn)入干部檔案的最后關(guān)口，杜絕假履歷、假學(xué)歷的發(fā)生，一經(jīng)查實(shí)造假應(yīng)嚴(yán)肅懲罰，切實(shí)維護(hù)學(xué)歷材料真實(shí)性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

（五）強(qiáng)化電子注冊，提供并推廣網(wǎng)上查詢學(xué)生學(xué)歷認(rèn)定

強(qiáng)化要求高校學(xué)歷證書電子注冊工作，根據(jù)《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，符合資質(zhì)的各高校應(yīng)將本校全日制、成人以及自考的畢業(yè)生學(xué)歷信息進(jìn)行電子注冊，嚴(yán)厲打擊學(xué)歷造假行為。教育部門應(yīng)與各組織人事部門之間建立溝通渠道，對符合資質(zhì)的各組織人事部門提供免費(fèi)注冊資格，提供網(wǎng)上信息查詢，推廣學(xué)歷認(rèn)定查詢，整治學(xué)歷造假現(xiàn)象，規(guī)范教育渠道，嚴(yán)把學(xué)歷教育的出口。

（六）建立學(xué)生電子檔案并利用信息技術(shù)管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和OA系統(tǒng)的普及，現(xiàn)在產(chǎn)生的學(xué)生檔案越來越多是電子文件形式，應(yīng)該建立電子檔案，一方面有利于查閱利用，另一方面以后也不用再次數(shù)字化，可以節(jié)約人力、物力、財(cái)力。筆者認(rèn)為建立學(xué)生電子檔案應(yīng)注意幾個(gè)問題：

1.規(guī)范工作，關(guān)注細(xì)節(jié)

在建立學(xué)生電子檔案時(shí)工作人員應(yīng)善于運(yùn)用信息技術(shù)的優(yōu)勢，從細(xì)節(jié)處強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化。檔案原始材料的產(chǎn)生、收集、篩選、整理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)如有一個(gè)細(xì)節(jié)出現(xiàn)問題都可能影響檔案，使學(xué)生利益受損。電子檔案的建立，并不是摒棄學(xué)生的紙質(zhì)檔案，而是把紙質(zhì)檔案作為原始材料，作為對電子檔案的補(bǔ)充和備份，若對電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質(zhì)檔案，并作為最后的依據(jù)。

2.高校學(xué)生電子檔案的保管維護(hù)

學(xué)生電子檔案作為一種電子數(shù)據(jù)除了需要注意物理安全性外，還要注意設(shè)置檔案的只讀性，即維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性和完整性，避免發(fā)生人為誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。同時(shí)還應(yīng)注意進(jìn)行定期檢測和異地備份、更換密碼等措施以保證檔案的可讀性和安全性。

3.高校學(xué)生電子檔案的傳遞

檔案傳遞的形式采用郵寄紙質(zhì)檔案的同時(shí)將電子檔案封裝打包發(fā)送至用人單位，實(shí)現(xiàn)電子檔案功能的延伸，如果由教育部門牽頭開發(fā)高校電子檔案系統(tǒng)平臺(tái)的話，不僅各高校統(tǒng)一使用，而且延伸至各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)高校與用人單位之間報(bào)送、接收電子個(gè)人檔案的無縫鏈接。

綜上所述，學(xué)歷檔案在人才晉升提拔勞資方面發(fā)揮著非常重要的作用，只有加強(qiáng)多部門協(xié)作，開發(fā)利用高科技手段，才能更加地充分發(fā)揮各類學(xué)歷教育的根本作用，提高全民素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)國之路。

參考文獻(xiàn)：

[1]薛立英.人事檔案工作管理的現(xiàn)狀及幾點(diǎn)思考[J].山西檔案，2010，S1（13）：60.

[2]教育部.等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定[S].教學(xué)〔2001〕4號(hào).

第8篇：電子檔案管理管理辦法范文

20xx年安徽省鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理辦法

第一條 為加強(qiáng)和健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，科學(xué)開發(fā)利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息資源，更好地為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村工作和農(nóng)民服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》及有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、人大、政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及其所屬部門(單位)在工作過程中直接形成的，具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、音像、電子、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是國家檔案資源的重要組成部分。

第三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。

第四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，依法履行檔案工作職責(zé)，將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作納入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，為科學(xué)發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作提供必要的保障條件，創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全保管和有效利用。

第五條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)設(shè)立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，主管全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，集中保管并科學(xué)開發(fā)利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)形成的各種門類和載體的檔案。有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)宜建立融管理檔案、現(xiàn)行文件、圖書、資料等于一體的檔案信息中心。

第六條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)當(dāng)確定專人負(fù)責(zé)檔案工作并保持相對穩(wěn)定。檔案工作人員應(yīng)具備大專以上文化程度，并經(jīng)過縣級以上檔案行政管理部門業(yè)務(wù)培訓(xùn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬部門(單位)、村(居)民委員會(huì)應(yīng)當(dāng)確定人員負(fù)責(zé)檔案工作。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府應(yīng)當(dāng)對在檔案工作中做出顯著成績的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第七條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)及其人員應(yīng)依法履行下列職責(zé)：

(一)宣傳、貫徹、執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)章制度;

(二)制定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作計(jì)劃，并組織實(shí)施;

(三)監(jiān)督、指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬部門(包括企事業(yè)單位)及村(居)民委員會(huì)檔案工作;

(四)收集、整理鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)歸檔文件材料;

(五)接收并集中統(tǒng)一管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，按規(guī)定移交檔案;

(六)開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)各方面利用提供服務(wù);

(七)接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，及時(shí)報(bào)送鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作基本情況及檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)。

第八條 確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案安全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)配置適宜安全保存檔案的專門庫房、規(guī)范統(tǒng)一的檔案裝具，配備防火、防盜、防霉、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等必要設(shè)施設(shè)備，定期檢查檔案的保管狀況，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的實(shí)體安全和信息安全。

第九條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)科學(xué)整合檔案信息資源，加強(qiáng)檔案工作公共服務(wù)功能建設(shè)。因地制宜開展政府(務(wù))信息公開查閱或現(xiàn)行文件利用服務(wù);利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建信息共享平臺(tái)，為農(nóng)民群眾提供綜合信息服務(wù)。逐步把鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)成為保管鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的基地，社會(huì)各方面利用檔案的中心，政府(務(wù))信息公開的重要場所，農(nóng)民群眾獲取信息的服務(wù)窗口。

第十條 每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)為一個(gè)獨(dú)立的立檔單位，所形成的檔案為一個(gè)全宗，鄉(xiāng)鎮(zhèn)名稱即為全宗名稱。

第十一條 縣(市、區(qū))主管機(jī)關(guān)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立的直屬機(jī)構(gòu)形成的檔案，根據(jù)檔案聯(lián)系的緊密程度，并經(jīng)縣(市、區(qū))檔案行政管理部門同意，可歸鄉(xiāng)鎮(zhèn)全宗或縣(市、區(qū))主管機(jī)關(guān)全宗，但前后必須保持一致。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬企業(yè)、事業(yè)單位能夠構(gòu)成立檔單位的，其檔案可以獨(dú)立構(gòu)成全宗，自行管理;不具備安全保管條件的，可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)代管或寄存。不能構(gòu)成立檔單位的，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。

暫不具備安全保管條件的村(居)民委員會(huì)的檔案，經(jīng)規(guī)范整理后，可交由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)代管或寄存。

第十二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)根據(jù)國家檔案行政管理部門的規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)縣級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。凡應(yīng)歸檔的文件材料均應(yīng)歸檔保存，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有。

第十三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案應(yīng)分類整理歸檔。總體要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)形成的文書檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》的要求整理歸檔。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)形成的會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、科研、專業(yè)(門)檔案、音像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案，按國家有關(guān)規(guī)定整理(立卷)歸檔。

第十四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件材料應(yīng)及時(shí)歸檔。其中，文書檔案應(yīng)隨辦隨歸，最遲應(yīng)在下一年度3月底前完成歸檔任務(wù)。其他門類和載體檔案的歸檔時(shí)間，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十五條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、準(zhǔn)確，所使用的載體、書寫材料和裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

第十六條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)根據(jù)規(guī)定，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)和有關(guān)職能部門的人員共同組成鑒定小組，定期開展檔案鑒定工作。對到期或過期檔案認(rèn)真審查，提出處理意見，寫出鑒定報(bào)告。對確無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后按程序銷毀，嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。鑒定報(bào)告和銷毀清冊報(bào)縣級檔案行政管理部門備案。

第十七條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定進(jìn)行移交：

(一)鄉(xiāng)鎮(zhèn)保管的檔案，按照《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定，定期向縣級國家綜合檔案館移交;

(二)鄉(xiāng)鎮(zhèn)職能部門形成且歸屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)全宗管理的檔案，在本部門保管一年后向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)移交。上級主管部門有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定;

(三)被撤銷或合并的鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向縣級國家綜合檔案館移交;

(四)鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬的被撤銷企業(yè)、事業(yè)單位的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)移交;

(五)被撤銷或合并的行政村的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

第十八條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極主動(dòng)做好檔案資源提供利用工作。編制系統(tǒng)、規(guī)范的檔案檢索工具，建立健全檔案利用制度，簡化利用手續(xù)，多形式開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件。

第十九條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的利用和公布，應(yīng)當(dāng)按國家規(guī)定的程序和辦法進(jìn)行。應(yīng)當(dāng)遵守國家保密規(guī)定，不得損害國家、集體或者個(gè)人的合法權(quán)益;涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的，必須遵守法律、法規(guī)有關(guān)保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的規(guī)定。

第二十條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將檔案工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息化總體規(guī)劃，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，規(guī)范電子文件的歸檔與管理，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理和服務(wù)水平。

第二十一條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)建立檔案工作責(zé)任追究制度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)。

第二十二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作中有違反《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》等法律、法規(guī)的行為，造成檔案損失的，依法追究責(zé)任。

第9篇：電子檔案管理管理辦法范文

一、實(shí)行“五位一體”應(yīng)用前檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔過程監(jiān)管缺位

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作要與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交要與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。受傳統(tǒng)機(jī)制、慣性思維及工作習(xí)慣等因素影響，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍不明確，各施工單位和設(shè)計(jì)、監(jiān)理等部門在施工生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的交叉檔案，由于職責(zé)分工不規(guī)范，無人收集和整理，項(xiàng)目檔案歸檔過程中監(jiān)督部門不檢查檔案的完整和準(zhǔn)確，造成監(jiān)管缺位，出現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案丟失，歸檔的質(zhì)量不規(guī)范，檔案不齊全、不完整。

2.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔前指導(dǎo)監(jiān)督不到位

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案在勘察設(shè)計(jì)、施工過程及竣工驗(yàn)收整個(gè)過程產(chǎn)生的文件、施工記錄、竣工文件在歸檔前，檔案管理員對建設(shè)項(xiàng)目施工程度和進(jìn)度不了解，檔案歸檔前的指導(dǎo)工作做不到位，造成檔案收集材料不及時(shí)，工作積級性不高，檔案丟失和損壞檔案，這些問題直接影響和制約了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔。

3.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔文件材料不規(guī)范

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔文件材料環(huán)節(jié)做的不規(guī)范，沒有做到非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔，外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢語譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出題名和目錄后歸檔。歸檔文件材料一般一式一份，重要的利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)，具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，沒有完全做到制作紙質(zhì)文件或縮微膠卷同時(shí)歸檔。

二、推動(dòng)“五位一體”檔案管理的主要做法

1.進(jìn)一步完善電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系

（1）電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、層層負(fù)責(zé)的原則，建立自上而下的分級管理體系，遵循“誰形成，誰負(fù)責(zé)”，“誰生成，誰整理”的原則，完成各自職責(zé)范圍項(xiàng)目檔案的整理、歸檔。

（2）建立健全項(xiàng)目檔案管理組織機(jī)構(gòu)，明確管理職責(zé)，統(tǒng)一要求，將項(xiàng)目檔案工作納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及工作人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制中，采取有效措施，抓好組織落實(shí)，按照項(xiàng)目文件形成的先后順序和項(xiàng)目建設(shè)階段性完成情況，做好項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。

2.深化電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔過程管控

進(jìn)行職責(zé)范圍內(nèi)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管控。電網(wǎng)建設(shè)前期材料由前期人員進(jìn)行收集、整理；電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件及概預(yù)算由設(shè)計(jì)單位進(jìn)行收集、整理；電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目施工文件由施工單位進(jìn)行收集整理組卷；電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過程中形成的文件材料由建設(shè)管理部門組織、協(xié)調(diào)收集整理組卷工作，并負(fù)責(zé)檔案的移交歸檔工作；檔案管理員負(fù)責(zé)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督、z查和指導(dǎo)工作，負(fù)責(zé)組織、協(xié)助組織或參加重大建設(shè)項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收和達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、工程創(chuàng)優(yōu)檔案管理的檢查考核工作。深化電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔過程管控，使電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案形成的各個(gè)環(huán)節(jié)管理，監(jiān)督、指導(dǎo)到位，保證項(xiàng)目檔案在歸檔達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求（見圖一）。

3.嚴(yán)格審核電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理員嚴(yán)格按照項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量要求，審核歸檔文件材料的字跡清晰，圖標(biāo)整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；書寫字跡應(yīng)符合耐久性要求，不能用易褪色的書寫材料書寫、繪制；歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件、正本；各種原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)保書、出廠試驗(yàn)報(bào)告、復(fù)測報(bào)告齊全完整；項(xiàng)目檔案在檔案信息管理系統(tǒng)上進(jìn)行檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接，設(shè)計(jì)院移交的電子版竣工圖應(yīng)為PDF或GWF格式；電子文件整理時(shí)應(yīng)寫明電子文件的載體類型，載體上標(biāo)簽應(yīng)注明載體序號(hào)、檔號(hào)、保管期限、密級、存入日期等，在移交紙質(zhì)文件的同時(shí)應(yīng)移交同步形成的電子、音像材料。歸檔的電子文件應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)等。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)“五位一體”常態(tài)運(yùn)轉(zhuǎn)

（1）開展電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案專業(yè)培訓(xùn)，全面掌握檔案的相關(guān)理論知識(shí)，現(xiàn)場指導(dǎo)參建單位專兼職檔案員進(jìn)行收集、分類、組卷、編目、裝盒、貼脊背等工作，召集各縣公司及參建單位專兼職檔案員集中培訓(xùn)檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提升項(xiàng)目檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接和操作能力，加快項(xiàng)目檔案的歸檔時(shí)間，促進(jìn)項(xiàng)目檔案歸檔的常態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（2）將《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》《電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理流程手冊》裝訂成小冊子，分發(fā)給公司兼職檔案員及項(xiàng)目參建單位，做為隨身查閱工具，方便查詢職責(zé)內(nèi)容、歸檔范圍、保管期限、收集整理規(guī)則及檔案管理流程，方便收集和整理工程項(xiàng)目檔案材料過程中達(dá)到收集齊全、分類準(zhǔn)確、編目正確、排序合理等要求。

三、應(yīng)用“五位一體”檔案管理實(shí)例分析

實(shí)例一：電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔齊全完整，為公司新建、改擴(kuò)建工程提供有效利用。

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔作用是為企業(yè)的發(fā)展及時(shí)提供信息，為公司安全生產(chǎn)建設(shè)提供有效依據(jù)。邯鄲地區(qū)的邯鋼企業(yè)升級建設(shè)了一個(gè)邯鋼新區(qū)，邯鋼新區(qū)的負(fù)荷將達(dá)400-450兆瓦，以前的220kV夏莊變電站已不能滿足邯鋼新區(qū)用電需求，直接影響用戶的安全用電，國網(wǎng)邯鄲供電公司決定對220kV夏莊站進(jìn)行整站改造重建。改造重建需要依據(jù)原設(shè)備的相關(guān)數(shù)據(jù)，由于原設(shè)備處在運(yùn)行狀態(tài)，很多勘察設(shè)計(jì)工作無法在帶電情況下進(jìn)行，而將設(shè)備實(shí)施停電將影響鋼鐵企業(yè)供電可靠性。為保證項(xiàng)目前期設(shè)計(jì)勘察的安全性、可研報(bào)告的準(zhǔn)確性，各部門技術(shù)人員到公司檔案室對相關(guān)數(shù)據(jù)和依據(jù)進(jìn)行借查閱，由于檔案實(shí)施“五位一體”的深化應(yīng)用，保證了220kV夏莊站的一期工程、后期擴(kuò)建工程的全部檔案齊全，完整，先后提供了76卷3385張竣工圖、施工記錄1012份。大大縮短了勘察設(shè)計(jì)周期，節(jié)約了工程費(fèi)用，保證了安全供電，提高了工作效率，為公司新建、改擴(kuò)建工程提供有效利用。

實(shí)例二：印制小冊子發(fā)揮學(xué)習(xí)作用，提高檔案管理水平。

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案專業(yè)性強(qiáng)、收集整理歸檔過程繁雜多變，在理論知識(shí)常規(guī)培訓(xùn)和實(shí)際操作基礎(chǔ)上，為便于專業(yè)管理人員加強(qiáng)職責(zé)和流程的認(rèn)識(shí)，將《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理流程手冊》裝訂成小冊子做為培訓(xùn)教材，發(fā)放給公司兼職檔案員和項(xiàng)目參建單位，做為隨身工具，有利于專業(yè)管理人員的快速記憶，提高培訓(xùn)效率。也可用于自學(xué)和培訓(xùn)后的定期復(fù)習(xí)，便于對專業(yè)工作內(nèi)容的系統(tǒng)了解和對具體的工作業(yè)務(wù)的全面掌握，解Q了實(shí)際工作中遇到遺忘和記憶不清的情況，專業(yè)管理人員翻閱小冊子，即可迅速查閱相關(guān)管理工作的職責(zé)、整理、歸檔及流程等內(nèi)容要求，確保項(xiàng)目檔案順利、高效的規(guī)范性歸檔。特別是對新上崗人員能夠很快進(jìn)入工作角色，順利完成檔案材料整理歸檔工作，起到很大的幫助和指導(dǎo)作用。

實(shí)例三：電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案編制規(guī)范，為創(chuàng)“國網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

《國家電網(wǎng)公司輸變電工程優(yōu)質(zhì)工程評定管理辦法》是以工程項(xiàng)目為對象進(jìn)行的輸變電工程達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)進(jìn)行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容之一是檔案管理。近幾年國家電網(wǎng)公司進(jìn)行了輸變電優(yōu)質(zhì)工程評定，國網(wǎng)邯鄲供電公司在220kV雞澤、呂莊、館陶變電站擴(kuò)建工作中，推進(jìn)“五位一體”管理機(jī)制，對驗(yàn)收的項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類、組卷、編目、裝盒、貼脊背、錄入、掛接，做到分類準(zhǔn)確，組卷合理、案卷封面、案卷脊背，卷內(nèi)目錄、備考表等規(guī)范編制，按照國家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了自查和復(fù)查，公司的220kV雞澤站、呂莊站、館陶站擴(kuò)建三項(xiàng)工程均達(dá)到了國網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程標(biāo)準(zhǔn)，被命名為國網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程。項(xiàng)目檔案規(guī)范編制，為電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程創(chuàng)“國網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、應(yīng)用“五位一體”檔案管理工作成效

1.實(shí)施“五位一體”，項(xiàng)目檔案歸檔管理規(guī)范為公司創(chuàng)造更高效益

通過電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程管理部門的密切配合，組織實(shí)施“五位一體”，保持“五位一體”與實(shí)際工作的聯(lián)系，做到電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收的規(guī)范化流程管理，工程項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段都有執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，保證了項(xiàng)目檔案的歸檔管理，維護(hù)了項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。檔案歸檔管理規(guī)范是檔案提供利用的先決條件，是檔案提供利用創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保障。在近年農(nóng)網(wǎng)改造升級改造時(shí)，通過檔案信息管理系統(tǒng)為其提供了35kV主變壓器廠家資料，35kV線路工程的技術(shù)記錄和電氣及桿塔竣工圖，加快了農(nóng)網(wǎng)改造的進(jìn)度，為工程規(guī)劃設(shè)計(jì)提供齊全完整的文件，為新型農(nóng)村電網(wǎng)的安全供電提供了保障，為社會(huì)創(chuàng)造了不可估量的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2.完善了項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，提高檔案信息化建設(shè)水平