檔案管理基本流程精選(九篇)
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第1篇：檔案管理基本流程范文
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案登記；著錄；檔案借閱與歸還
中圖分類號：TP393
文獻標識碼：A
文章編號：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關(guān)單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關(guān)的各種文書類型越來越多，版本的文書數(shù)量也越來越大，傳統(tǒng)的文書工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時代的需求，很難滿足當前社會快速發(fā)展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作?，F(xiàn)代科學技術(shù)的快速發(fā)展，計算機已經(jīng)在社會的各個領(lǐng)域、各個行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過計算機科學技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設(shè)計并開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)來加快各個企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業(yè)單位辦公效率來說具有非常重要的現(xiàn)實意義。
2.文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用
就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，開展科學系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來實現(xiàn)嚴格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。
第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對檔案管理的作用。
第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學的管理辦法彌補了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對檔案管理缺乏專業(yè)意識，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)以嚴格的業(yè)務(wù)流程為導向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來實現(xiàn)對文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。
3.文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計
文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實現(xiàn)的功能點，進而開發(fā)出對應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。
首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)中，首先要實現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進行下發(fā)與傳輸，所以要實現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來進行操作。當然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來實現(xiàn)對檔案的等級工作。同時，在系統(tǒng)中需要添加針對檔案的內(nèi)容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內(nèi)容進行修改和更正。
其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系y要實現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。
基于上述考慮，在設(shè)計文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。
如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個最為基本的功能。
3.1文書檔案管理模塊
文書檔案管理模塊是實現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設(shè)計和實現(xiàn)以下功能點來實現(xiàn)文書檔案管理工作。
1）檔案登記：系統(tǒng)實現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對發(fā)文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。
2）檔案掃描錄人：該功能主要是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。
3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。
4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來將文書檔案進行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。
5）文件歸檔：主要實現(xiàn)是文書檔案的文件級著錄檔案創(chuàng)建，從而實現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。
6）檔案變更：主要是對文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實際的業(yè)務(wù)需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。
7）年鑒銷毀：針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進行數(shù)據(jù)備份的功能，針對檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。
3.2文書檔案借閱與歸還
文書檔案借閱與歸還功能主要是實現(xiàn)其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。
1）網(wǎng)上查詢：為了實現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據(jù)其狀態(tài)進行預訂或延遲操作。
2）網(wǎng)上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應(yīng)的檔案未被預訂或借出，就可以在網(wǎng)上進行預訂。
3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態(tài)進行操作，文書人員可以根據(jù)實際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態(tài)。
在此，對文書檔案的借閱狀態(tài)進行設(shè)計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來實現(xiàn)對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。
3.3綜合查詢
綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統(tǒng)計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。
3.4系統(tǒng)設(shè)定
系統(tǒng)設(shè)定主要是對借閱人的管理以及文檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。
第2篇：檔案管理基本流程范文
【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”；醫(yī)院；檔案管理；特點：問題；對策
1“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理特點
1.1便捷化查找檔案
在“互聯(lián)網(wǎng)+”體系下建立檔案管理工作流程，主要是借助計算機科學信息技術(shù)，將零散的信息進行整合處理，形成電子檔案文件，其中涉及醫(yī)務(wù)信息、護理信息、網(wǎng)絡(luò)信息以及人事信息等[1]。借助數(shù)字化檔案能在醫(yī)院各個科室之間建立資源數(shù)據(jù)共享的管理體系，有效整合并建構(gòu)搜索引擎，維護檔案資料的應(yīng)用效率。
1.2全面收集檔案
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院檔案管理要對各項業(yè)務(wù)、行政工作中的文件、影像等資料信息進行集中收集。在醫(yī)院檔案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分關(guān)鍵，是提升檔案使用價值的根本，能在節(jié)約存儲空間的基礎(chǔ)上，確保信息處理和甄別工作更加有效。需要注意的是，在科學技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院利用計算機科學信息技術(shù)就能對檔案進行電子化管理，維護其全面性、流動性以及機密性，也為及時優(yōu)化信息記錄和信息管控效率奠定基礎(chǔ)。也就是說，借助電子化信息處理工作能夠在節(jié)約人力資源成本的同時，確保信息的全面性。
1.3管理服務(wù)的多元化
借助“互聯(lián)網(wǎng)+”模式能有效建立全過程化信息收集機制，在查找檔案信息的同時，確保能提高檔案工作的服務(wù)職能和應(yīng)用綜合價值[2]。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)管理體系構(gòu)建信息處理平臺，確保信息收集、信息歸納以及分類工作的完整性，也為資料存儲和檔案管控提供保障，有效借助信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)線上線下資源共享管理，為充分提高檔案資源價值性奠定了堅實基礎(chǔ)。
2“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理存在的問題
盡管醫(yī)院已經(jīng)認識到“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理工作的重要性，但是在具體執(zhí)行體系建立的過程中依舊存在一些亟待解決的問題，需要引起相關(guān)部門的高度關(guān)注[3]。第一，檔案管理理念的滯后性。信息技術(shù)在不斷發(fā)展，但是，由于醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作人員依舊存在觀念落后的問題，所以還存在利用傳統(tǒng)方式和理念進行檔案管理的現(xiàn)象，管理工作沒有得到改善，就算是將檔案信息收錄在電腦中，也僅僅只是更換了數(shù)據(jù)的存儲位置，沒有對其進行數(shù)據(jù)化處理和電子信息庫的應(yīng)用，數(shù)據(jù)依舊無法發(fā)揮其實際價值，也不能對醫(yī)院檔案管理工作的全面優(yōu)化提供保障。第二，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)用完整度缺失，在醫(yī)院內(nèi)應(yīng)用電子化產(chǎn)品對于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備資源有著較高的要求，但是，因為多數(shù)醫(yī)院更加關(guān)注醫(yī)療業(yè)務(wù)，往往對檔案管理工作較為忽視，就會造成自身管理模式不能完全順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的問題出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置不足、存儲功能欠缺、分析合理性不足、醫(yī)院信息檔案提取滯后等現(xiàn)象較為明顯，使得醫(yī)院人員管理和檔案管控工作效率難以得到有效提升，都會對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展造成制約。第三，管理人員綜合素質(zhì)較低。在醫(yī)院檔案管理部門，多數(shù)工作人員的年齡較高，對于新技術(shù)和信息處理操作流程的認知度不足，加之自身專業(yè)能力和理論水平受到限制，就會出現(xiàn)實踐操作較差的問題?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院檔案管理專業(yè)化人才數(shù)量不足，技術(shù)水平和操作體系不能滿足實際需求，就會導致發(fā)展模式落實不到位。另外，因為檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)較低，創(chuàng)新意識不足，就造成患者檔案管理和醫(yī)生檔案管控體系不能發(fā)揮其時效性，間接造成了“看病難”“看病貴”等醫(yī)療問題[4]。
3“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理的路徑
3.1優(yōu)化管理意識
在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理觀念滯后是較為關(guān)鍵的問題，需要引起醫(yī)院管理層的高度關(guān)注，管理層要在集中優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)體系的基礎(chǔ)上，對醫(yī)院自身檔案管理工作給予一定的重視，確保能推動醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新水平[5]。第一，領(lǐng)導部門要認識到“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理體系對于醫(yī)院全面化管理的重要性，從而建立常態(tài)化管理監(jiān)督機制，確保檔案管理工作能被納入到日常工作體系中，一定程度上制定檔案管理的常態(tài)化運維機制。第二，相關(guān)人員要結(jié)合醫(yī)院的實際情況和發(fā)展目標制定檔案管理規(guī)章制度，并且定期開展相應(yīng)的督查工作，有效在檢查中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，提高檔案管理工作的常態(tài)化水平。針對整改流程要進行實時監(jiān)督和管理，保證監(jiān)管流程更加貼合醫(yī)院的發(fā)展需求。第三，醫(yī)院要組織內(nèi)部檔案管理人員參與常規(guī)化培訓，不僅要提升其檔案管理專業(yè)知識，也要優(yōu)化其崗位意識，合理性明確檔案管理部門中各個管理人員、科室部門的職責和任務(wù)。最重要的是，要確保管理人員能對相關(guān)檔案法律知識予以了解，利用定期考核和獎懲機制提高其工作積極性，形成良好的管理氛圍。第四，在信息化管理工作體系建立的過程中，檔案管理體系要將人員培訓項目、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備購置項目和信息安全防護項目等進行聯(lián)合管理，建構(gòu)一體化監(jiān)督管理體系，維護管控流程的完整性[6]。與此同時，醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)領(lǐng)導也要將其納入到醫(yī)院基礎(chǔ)性預算體系內(nèi)，確保能從根本上提升管理工作的節(jié)本水平和工作效率，維護管理流程的合理性。
3.2完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施
為了順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下的管理趨勢，醫(yī)院要整合網(wǎng)絡(luò)設(shè)施管控工作流程，積極建立健全統(tǒng)籌性較好的監(jiān)督機制，確保能依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展具體的工作，從而有效了解工作的進度和實踐要求[7]。一方面，醫(yī)院要加大管理力度和資金投入力度，確保能建立醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的專項部門，及時進行設(shè)備設(shè)施的引進和改善，對一些陳舊的設(shè)備予以及時更換，以保證檔案數(shù)字化管理工作的完整程度貼合實際需求。另一方面，臨時領(lǐng)導部門要強化對檔案管理工作的重視程度，確保能結(jié)合醫(yī)院實際需求進行網(wǎng)絡(luò)設(shè)施架構(gòu)體系的處理，落實具體的實施方案，維護設(shè)計檔案信息管理工作的流程。并且，要聘請或者是培養(yǎng)專業(yè)工作人員對網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件設(shè)施等進行應(yīng)用性管理和創(chuàng)新性升級改革，從而順應(yīng)時展要求，提高醫(yī)院檔案管理工作的基本水平[8]。
3.3優(yōu)化管理水平
對于醫(yī)院檔案管理項目而言，管理人員的綜合素質(zhì)和管理機制較為關(guān)鍵，也就是說，醫(yī)院檔案管理體系和信息資源結(jié)構(gòu)受到限制，只有及時更新要求才能有效提升管理工作的基本效率。因此，醫(yī)院要在“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下積極建構(gòu)資源為本、依法治檔的管理準則，確保能向患者和醫(yī)生提供有價值且具有實時更新優(yōu)勢的檔案，維護醫(yī)療服務(wù)需求[9]。在醫(yī)院檔案中，檔案資源和信息資源較多，要建立健全互聯(lián)網(wǎng)+檔案的管控平臺，確保管理流程和管理效果能滿足實際需求，也為信息檔案共享體系和遠程體系維護提供保障，為提高服務(wù)工作的實時性和便捷化程度奠定基礎(chǔ)[10]。醫(yī)院檔案管理工作要將提高服務(wù)水平作為管理根本，借助信息系統(tǒng)技術(shù)建設(shè)醫(yī)院檔案控制平臺體系，為患者設(shè)置專門的檔案“身份證”，一定程度上將信息化記錄和常規(guī)化健康管理結(jié)合在一起，保證就醫(yī)診斷單元、體檢過程以及轉(zhuǎn)診等基礎(chǔ)信息都能得到及時的收錄和處理，維護“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理的整體效果[11]。例如，在“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理控制工作中，從架構(gòu)體系層面對其進行分析，要將患者電子健康檔案作為基礎(chǔ)，一方面整合醫(yī)院科室信息，另一方面對信息進行收集和整理，從而形成健康體檢信息、電子病歷信息、婦保信息、計劃免疫信息以及藥品管理信息等模塊，從而保證電子檔案的完整性，也為后續(xù)提供良好的醫(yī)療服務(wù)奠定基礎(chǔ)。若是從檔案實際操作的層面進行分析，則要借助計算機技術(shù)對患者信息、醫(yī)生信息等進行檔案平臺的監(jiān)督和處理，對醫(yī)療記錄予以有效管理，確保能解決看病難的問題[12-13]。
第3篇：檔案管理基本流程范文
關(guān)鍵詞：社會保險檔案 數(shù)字化管理
1 我國社保檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 參保人數(shù)激增。以2010年末為例，全國參加城鎮(zhèn)職工基本養(yǎng)老保險的人數(shù)為25707萬人，比2009年末增加了2157萬人。其中，農(nóng)民工參保人數(shù)為3284萬人，比上年末增加了637萬人。參保人數(shù)的迅速增長，必然導致社會保險檔案的迅速增長，這也就對社會保險檔案高效科學規(guī)范的管理提出了更高的要求。
1.2 社會保險改革不斷深化。近年來，為適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，我國社會保險制度頻繁改革。如2010年，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險實現(xiàn)跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)，2011年，企業(yè)繳納險種在養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險的基礎(chǔ)上，新增了工傷和生育險。這些政策改革為社會保障事業(yè)的發(fā)展營造了更為廣闊的空間，提供了難得的機遇。
1.3 社保檔案管理機構(gòu)分散。具體而言：養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等基本保障檔案由社保中心負責管理；社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、低保等由民政局負責管理；個人商業(yè)保險由商業(yè)保險公司負責管理。管理機構(gòu)的分散，既造成了政出多門、資源浪費的局面，又為社保檔案的管理使用造成了諸多不便，同時還使得整個社保體系出現(xiàn)了許多漏洞。于是，就有人開始利用這些漏洞來謀求個人私利，“社?！比怂劳龆ｋU金照領(lǐng)等現(xiàn)象的頻繁發(fā)生也就不足為奇了。
1.4 社保檔案管理工作的考核指標不健全。社保檔案數(shù)量巨大，管理工作繁瑣，而目前我國既無統(tǒng)一的管理辦法和操作流程又無硬性的考核指標，使得負責檔案管理的工作人員無所適從，也使得許多工作人員放松了要求，工作標準低，管理不規(guī)范。同時，負責社保檔案管理的各個部門各行其是，各自分別構(gòu)建管理系統(tǒng)，各管理系統(tǒng)采用的標準和技術(shù)架構(gòu)不統(tǒng)一，使得社?；拘畔o法共用，只能采用共享或交換的形式。這也為社保檔案的統(tǒng)一管理使用設(shè)置了人為障礙。
1.5 社會保險的經(jīng)辦效率不高。當今社會，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及，人們已經(jīng)習慣于足不出戶在網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理體系手續(xù)復雜冗繁、辦理效率低下，人們對簡化申報手續(xù)、提供便捷高效的網(wǎng)上申報社保業(yè)務(wù)的呼聲越來越高。因此，在確保數(shù)據(jù)準確完全的基礎(chǔ)上，簡化申報手續(xù)，豐富申報途徑，提升經(jīng)辦效率，已刻不容緩。
2 我國社保檔案管理系統(tǒng)存在的問題
2.1 管理體制不規(guī)范。目前，我國社保檔案管理工作還沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，管理機構(gòu)不健全，專職人員配額少，歸檔范圍不明確，管理標準不規(guī)范等諸多問題，已經(jīng)嚴重影響了我國社保檔案的管理質(zhì)量。
2.2 存檔場所隱患多。受辦公場地和經(jīng)費等問題的限制，許多地區(qū)的社保經(jīng)辦機構(gòu)沒有固定的檔案存放場所或存放場所條件簡陋，社保檔案存在諸多潛在的不安全因素。
2.3 管理標準不科學。當前執(zhí)行的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》是1992年制定的，其諸多規(guī)定如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要。在新的統(tǒng)一的管理標準尚未制訂的情況下，各地只能各行其是制訂地方標準，以致社保檔案的管理方法在各地截然不同，不同專業(yè)類別的管理規(guī)范也是千差萬別。
3 社保檔案管理工作的發(fā)展方向
3.1 全面推行數(shù)字化檔案管理體系。在傳統(tǒng)的社保申報辦理過程中會出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，既不便保存，又浪費空間，查詢起來也繁瑣。如果將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，既節(jié)約資源、利于保存、方便查詢，又能極大的提高經(jīng)辦效率。
3.2 對社保檔案進行分類管理。根據(jù)不同門類的社保檔案，遵循文件的形成規(guī)律，按照各自的形成類型、存檔價值等，分別確定各自的歸檔管理方法，實行分類管理，既方便儲存、利于查詢，又可有效防止檔案的丟失與缺漏。
3.3 統(tǒng)一社保管理規(guī)范標準。建立全國統(tǒng)一的社保檔案管理體系，規(guī)范檔案管理標準，強化社保檔案的監(jiān)控和管理，提高社保信息的安全性，建立全國統(tǒng)一的社保信息網(wǎng)絡(luò)查詢接口，既可方便公民查詢個人社保信息，又可提高社保及檔案管理工作的透明度，這對于推進社保事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和完善是大有裨益的。
3.4 規(guī)范社保檔案管理機構(gòu)。如設(shè)立全國社保檔案管理中心，擬訂社保檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度、操作流程、改革規(guī)劃等，統(tǒng)一社保檔案的管理標準和規(guī)范，結(jié)束社保檔案管理在各地各行其是、管理混亂的局面。同時，在各地設(shè)置分支機構(gòu)負責公民社保檔案內(nèi)容的增加和更新，并定期送交全國社保檔案管理中心統(tǒng)一保管。
參考文獻：
[1]吳倩倩.高校圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理新探[J].價值工程，2012（22）.
第4篇：檔案管理基本流程范文
從水利工程管理單位檔案管理的流程來看，水利工程技術(shù)檔案一般分為收集、整理和歸檔，水利工程項目實施過程對信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是計算機和網(wǎng)絡(luò)廣泛運用，更多的技術(shù)文件從項目實施計劃表、項目開工審批、項目驗收、項目決算、項目歸檔等都直接在電腦上操作，無紙化辦公出現(xiàn)的電子文件、圖像文件、圖形文件等，傳統(tǒng)的水利技術(shù)檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足當前形勢的需求，對工程技術(shù)檔案的管理提出了更高的要求。
目前，水利工程技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀是：
（一）技術(shù)紙質(zhì)檔案完善。從江蘇省水利工程管理單位檔案管理的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，水利工程技術(shù)紙質(zhì)檔案比較完善，這得益于工程基本建設(shè)程序的規(guī)范化程度，工程竣工驗收必須先驗收工程技術(shù)檔案，使得工程技術(shù)檔案的齊全、完整。
（二）信息化管理起步?，F(xiàn)在江蘇省的水利工程管理單位檔案管理普遍使用了檔案管理系統(tǒng)，一般是由江蘇省檔案局或是地級市檔案局開發(fā)的兩種，其中也有技術(shù)檔案管理的相關(guān)應(yīng)用。
（三）信息化建設(shè)意識初具。由于檔案紙質(zhì)件的完善和信息化管理軟件的完善，現(xiàn)在水利工程管理單位所聘用的檔案管理人員都以高學歷、精通計算機應(yīng)用的年輕人為主，已經(jīng)初步具備一些檔案信息化建設(shè)的意識。
二、水利工程技術(shù)檔案信息化管理過程中發(fā)現(xiàn)的主要問題
目前，水利工程內(nèi)部技術(shù)檔案信息化建設(shè)開始使用計算機開展檔案信息的存放、檢索，增加了檔案利用的查找效率和準確度，但是依然出現(xiàn)了一些需要解決的問題：
（一）水利檔案管理信息化管理意識不強。長期以來，水利工程建設(shè)、管理部門一直比較注重工程技術(shù)紙質(zhì)檔案的管理，而在新形勢下，對技術(shù)檔案信息化管理工作從未進行過專門、系統(tǒng)研究，無論從檔案形成的流程，還是從檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)，都缺乏最基本信息化管理意識。
（二）水利檔案管理信息化流程不完整。當前，水利技術(shù)檔案管理信息化管理的流程都不完善，一方面，水利技術(shù)檔案形成的環(huán)節(jié)只是部分實現(xiàn)了信息化，而不是整個流程；另一方面，水利技術(shù)檔案的資料只是個別實現(xiàn)了信息化，而不是全部資料，這造成檔案信息化整個流程的不完整。
（三）檔案信息化系統(tǒng)兼容性不高。水利工程技術(shù)檔案的內(nèi)容涵蓋了工程研究、設(shè)計、招投標、審查、施工、竣工驗收、備案、監(jiān)理等各個環(huán)節(jié)，涉及的專業(yè)、部門眾多，這造成每個專業(yè)、每個部門所采用的軟件和系統(tǒng)都不一樣，檔案信息化系統(tǒng)難以兼容這么多的軟件形成的資料，缺乏統(tǒng)一的標準。
（四）檔案信息化管理應(yīng)用不多。雖然當前檔案管理系統(tǒng)中涵蓋了部分技術(shù)檔案管理功能，但是由于技術(shù)檔案管理功能的單一和應(yīng)用不便，還僅能提供簡單檢索和查找，在技術(shù)檔案的調(diào)檔和圖紙查閱中，還不能提供完整的資料信息，這也造成技術(shù)檔案應(yīng)用時往往還是查找紙質(zhì)圖紙和技術(shù)資料。
三、水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)完善的幾點建議
技術(shù)檔案信息化建設(shè)的主要作用在于：確定技術(shù)檔案信息化管理的規(guī)則、開發(fā)檔案管理應(yīng)用軟件，注重電子文件檔案的管理，確保電子文件、電子檔案的完整、齊備、規(guī)范，有效利用區(qū)域網(wǎng)絡(luò)和全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)。
（一）水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)要實現(xiàn)系統(tǒng)化要以檔案行業(yè)管理部門為主，推動水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)的系統(tǒng)化建設(shè)，在深入調(diào)研可研、規(guī)劃、設(shè)計、招投標、施工、驗收、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理等每個部門的軟件應(yīng)用情況，從檔案管理和應(yīng)用便捷、高效的角度出發(fā)，對檔案管理軟件特別是水利工程技術(shù)檔案的形成、整理、存檔、查閱、應(yīng)用等功能進行系統(tǒng)化整合，促進整個流程的系統(tǒng)化。
第5篇：檔案管理基本流程范文
一、電子檔案管理在銀行檔案管理中存在的問題
根據(jù)分析與調(diào)查，因為受到相關(guān)因素的影響，銀行檔案保管的期限劃分與自身的特點存在問題，兩者并不匹配，導致不合理保管?樂亍F渲性諳喙匚南字斜礱鰨?有權(quán)機關(guān)查詢、凍結(jié)，掛失登記以及補發(fā)憑單收據(jù)等均需要永久保管，但是很多情況下，有權(quán)機關(guān)的查詢書并沒有與財務(wù)處理相互掛鉤，僅僅只能將其作為銀行履行查詢業(yè)務(wù)的物件或者證據(jù)，所以從銀行的實際情況分析是不具備長期保存價值的。另掛失登記或者單據(jù)補發(fā)憑證屬于會計憑證，其保管的時間為15年，所以無法做到永久保管；貸款或者存款的開銷戶記錄以及申請表，按照相關(guān)規(guī)定要求，則需要裝訂流轉(zhuǎn)，尤其在保管期限上存在雙重標準，所謂，在此發(fā)展背景下，為進一步緩解其矛盾，銀行會采取傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理相互結(jié)合的方式，雖然可以保障檔案內(nèi)容的有效性，但是在一定程度上卻為銀行人員增加了工作量。
二、電子檔案管理在銀行檔案管理應(yīng)用
（一）可降低銀行檔案管理的強度
從銀行檔案管理全局出發(fā)可以清楚的認識到電子檔案管理在與傳統(tǒng)檔案管理的對比中，不僅可以減少書面書寫，減少錯誤量，并且還可緩解存儲分類的難度，所以在保管方面具有非常大的優(yōu)勢，尤其在無關(guān)檔案銷毀方面優(yōu)勢更加明顯。從另外一個角度分析，為保證檔案查閱的方便性，會計檔案往往會依據(jù)業(yè)務(wù)類型加以整理與存放，但是因為管理體制不同，所以容易造成混亂，所以說混裝修訂雖然可以提高了檔案的保存年限，但是卻無法提高保存質(zhì)量。
（二）符合會計電算化的要求
電算化是時展的一個趨勢，但是從當前的發(fā)展趨勢分析電子檔案在電算化背景下應(yīng)用受到限制。因為受到多年工作的影響，銀行工作過分關(guān)注紙質(zhì)檔案，采取電子檔案管理明顯存在缺陷，諸多工作人員不適應(yīng)，還有部分銀行在發(fā)展過程中沒有嚴格按照實際的發(fā)展情況進行規(guī)定與要求，僅僅在某一部分實施電子檔案管理，這種情況下電子檔案無法真正發(fā)揮其自身的作用與價值，無法擴大自身的應(yīng)用范圍。
（三）在銀行中的應(yīng)用
在當前科學技術(shù)的不斷發(fā)展下，傳統(tǒng)檔案在銀行中的保管已經(jīng)與現(xiàn)實呈現(xiàn)出不均衡現(xiàn)象，如此一來則會對財務(wù)資源配置形成影響與壓力。其中在銀行會計檔案管理中，其基本目的不僅要維護銀行自身的利益，更為主要的是滿足內(nèi)外查詢的要求。通過對相關(guān)法律環(huán)境的探究，現(xiàn)在所保留的紙質(zhì)憑證只有債權(quán)債務(wù)關(guān)系的相關(guān)資料，尤其在銀行高度電子化的發(fā)展背景下，其它的資料與內(nèi)容采取電子歸檔能夠滿足基本的查詢要求，從而符合保管的規(guī)章制度。然而根據(jù)分析與研究，當前銀行還存有一部分紙質(zhì)檔案，尤其在業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展下，紙質(zhì)檔案的數(shù)量越來越多，造成壓力。然而采取電子檔案管理，便可緩解這一現(xiàn)象，減少庫存壓力。
三、電子檔案管理在銀行檔案管理發(fā)展
從屬性分析在當前發(fā)展趨勢下，電子檔案管理成為了銀行檔案管理的關(guān)鍵所在，并且在新時期，全新檔案管理理念提出之后促使銀行檔案管理要求逐漸與業(yè)務(wù)流程相互融合，不僅將中間環(huán)節(jié)加以簡化，并且也明確了操作流程，減少各項成本，在此發(fā)展背景下，銀行檔案管理中電子檔案管理在未來的發(fā)展需要從以下三點出發(fā)：其一是需要進一步明確檔案管理的重要性，銀行的業(yè)務(wù)部門在推出業(yè)務(wù)的時候需要與部門相互溝通與交流，比如涉及到會計資料的則要與會計部門相互溝通，并界定其保管期限。其二是業(yè)務(wù)部門在對各項資料進行歸檔的時候需要從現(xiàn)實出發(fā)，對其正確性以及必要性進行分析與探究，將明細列出，對歸檔范圍加以明確，從而減少歸檔的數(shù)量。比如前臺生成的各類業(yè)務(wù)資料，需要嚴格按照資料名稱進行歸納與整理，分析哪一部分內(nèi)容不需要進行歸檔，哪一部分資料需要保管，還有一點是電子數(shù)據(jù)需要滿足實際的情況，避免發(fā)生重復歸檔的現(xiàn)象。其三是需要在滿足會計核算基礎(chǔ)下，要采取系統(tǒng)優(yōu)化的方式選擇節(jié)點，在檔案入庫之前要對資料進行分期限裝訂，或者依據(jù)實際的情況制定完善的規(guī)范與要求，減少銀行后期的檔案管理工作量，并簡化檔案的分揀工作，提高檔案管理效率與質(zhì)量。
第6篇：檔案管理基本流程范文
關(guān)鍵詞：檔案利用；中國石油檔案管理系統(tǒng)；檔案搜索；檔案借閱；檔案報表；檔案編研
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)21-5049-02
Research on Records Using in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing
檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。因此檔案利用模塊，是電子檔案管理系統(tǒng)中最重要的模塊之一，直接衡量著檔案管理系統(tǒng)的使用價值。開發(fā)一個好的檔案利用模塊，使檔案管理系統(tǒng)不僅滿足了用戶查詢搜索、借閱等功能，從長遠角度看，將成為一個內(nèi)容非常豐富的知識平臺和社會資源。項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發(fā)了中國石油檔案管理系統(tǒng)。本文主要介紹系統(tǒng)中的檔案利用模塊。
1 總體功能結(jié)構(gòu)圖
檔案利用是用戶利用檔案資源進行工作，也就是各部門、各單位使用檔案的過程。包括檔案的搜索、借閱、報表、編研四個子模塊。如圖1。
2 各個子模塊功能
2.1 搜索
系統(tǒng)不僅可以利用檔案名、檔號、類別、歸檔單位、歸檔日期等項結(jié)合進行高級搜索，還支持全文搜索。
2.2 借閱
系統(tǒng)除了可以借閱實體檔案以外，還支持電子檔案的在線借閱。電子檔案的借出和歸還都是由系統(tǒng)自動完成，無需用戶手動操作。包括我的借閱、借閱審批、借閱辦理等標簽頁。圖2是檔案的借閱/歸還流程圖。
2.2.1 我的借閱
用于實現(xiàn)用戶的檔案借閱以及個人借閱管理的功能，是用戶自己的工作區(qū)。
包括我的借閱單、未歸還檔案和已歸還檔案三個標簽頁。
1）我的借閱單：保存在借閱列表中，但沒有上交審批的借閱檔案；
2）未歸還檔案：已通過審批借出，但未歸還的借閱檔案；
3）已歸還檔案：用戶曾今借閱過，并已歸還給檔案館的檔案。
2.2.2 借閱審批
是對用戶提交需借閱檔案的審核過程。
審批部門包括用戶本單位、歸檔單位、檔案部門和指定的業(yè)務(wù)主管部門。系統(tǒng)規(guī)定了三種審批流程：
1）借閱無密級檔案或借閱本部門有密級檔案，如圖3；
2）跨部門借閱有密級檔案（歸檔部門是一般情況），如圖4；
3）跨部門借閱有密級檔案（歸檔部門為空或歸檔部門和檔案保管部門是同一部門），如圖5；
2.2.3 借閱辦理
是由檔案館用戶進行管理，主要管理檔案的登記、借出、歸還、催還、借閱查詢等操作。
2.3 報表模塊
固定報表模板有檔基表、人員基本情況統(tǒng)計表、檔案利用統(tǒng)計表、歷年各類檔案庫存統(tǒng)計表、檔案庫藏情況統(tǒng)計表等。系統(tǒng)還支持自定義報表模板，檔案工作人員可以根據(jù)自己的需求定義報表的行和列。
2.4 編研模塊
編研模塊是為編研人員提供的一個討論平臺，其中包括編研編寫、匯編、參與等工作。
檔案編研的流程是：檔案管理部門人員填報“新建編研課題” 檔案管理部門領(lǐng)導審核 檔案編研。標簽頁包括待審批編研、進行中編研和已完成編研三部分。編研模塊的流程圖如圖6。
3 結(jié)束語
中國石油檔案管理系統(tǒng)目前已在中石油多家下屬單位上線。其中的檔案利用模塊以其強大的搜索功能、嚴密的借閱審批流程、方便快捷的電子檔案在線借閱、靈活的報表模板自定義功能以及高效的在線編研平臺，贏得了廣大單位用戶的好評。
參考文獻：
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第7篇：檔案管理基本流程范文
目前各大高校學生檔案管理是一件非常繁瑣的事情，但同時檔案對于每一名學生也是極為重要的，所以傳統(tǒng)的人工管理檔案的方法已經(jīng)不能夠準確快速完成學生檔案管理的工作，本文針對各高校普遍面臨的問題采用了學生檔案管理的信息化實現(xiàn)，保證學生檔案的管理信息化、快速化，方便各高校管理人員使用。文章通過需求分析和業(yè)務(wù)分析得出實現(xiàn)的方案，并進行了相應(yīng)子模塊的設(shè)計。
【關(guān)鍵詞】信息化管理 學生檔案 模塊化
1 系統(tǒng)需求分析
目前高校作為一個巨大的集科研教學功能于一身的平臺，高校的科學研究活動和日常教學活動內(nèi)容來源于社會，同時又將這些成果服務(wù)于社會，高校具有廣泛的事物以及專業(yè)性，因此，高校檔案更新速度快，并且涉及到的內(nèi)容非常多。高校的學生檔案管理信息系統(tǒng)還有一些需求，他們是非功能性的。
首先是系統(tǒng)的可擴展性，因為高校檔案館的檔案信息主要來源于學生處和教務(wù)處，這些部門的數(shù)據(jù)信息格式。所以，高校檔案信息系統(tǒng)需要提供多種轉(zhuǎn)換方法來適應(yīng)這些不同的檔案數(shù)據(jù)格式，可擴展性對獲取元數(shù)據(jù)來說是必須的；其次是系統(tǒng)的易用性，檔案信息系統(tǒng)的對象是檔案館的管理人員和用戶，系統(tǒng)必須為管理人員和用戶提供便利的用戶界面，確保系統(tǒng)操作簡單易用性。
2 業(yè)務(wù)分析
根據(jù)高校檔案館不斷出現(xiàn)的新需求以及日常的流程，并且學習其他較好的MIS的技術(shù)功能結(jié)構(gòu)以及現(xiàn)金的解決方案，總結(jié)出高校MIS能夠?qū)崿F(xiàn)的關(guān)鍵功能與模塊，包括業(yè)務(wù)表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)管理層以及應(yīng)用基礎(chǔ)三個層次 。
業(yè)務(wù)表現(xiàn)層的內(nèi)容包括兩個方面，其一是服務(wù)申請入口，其二是檔案館的門戶網(wǎng)站，設(shè)計的目標是檔案館的現(xiàn)有客戶群和將來將成為客戶群的潛在客戶群。在這里，服務(wù)申請入口的功能是用戶通過互聯(lián)網(wǎng)填寫個人信息，申請檔案服務(wù)以及查閱申請服務(wù)的進展程度，從而更加方便用戶。檔案館門戶非常重要，它是系統(tǒng)讓外界熟知的重要通道。檔案館門為用戶提供檔案館管理流程、宣傳文件以及辦事指南，并且還提示用戶如何鏈接到服務(wù)申請入口。
業(yè)務(wù)管理層內(nèi)容包括兩個模塊，其一是服務(wù)過程管理模塊，其二是檔案信息管理模塊。前者的功能是檔案館的管理人員的流程管理，內(nèi)容有用戶審核、用戶繳費、用戶調(diào)檔、信息錄入/修改、信息校對、打印信息、通知用戶取件、用戶取件登記等流程。后者的功能是管理高校學生的所有檔案信息，它組成了檔案館永久檔案的一部分。檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要源于紙質(zhì)的學生檔案以及從教務(wù)處獲取的數(shù)據(jù)庫文件，的得到這些數(shù)據(jù)之后，管理人員導入這些數(shù)據(jù)、數(shù)字化處理和加工學生檔案，如此來滿足用戶不同情況的信息檢索、信息查詢或者是信息打印等需要。
應(yīng)用基礎(chǔ)層次的內(nèi)容包括三個方面，其一是權(quán)限管理模塊，其二是日志服務(wù)模塊，其三是信息統(tǒng)計模塊。權(quán)限管理的功能是保證不同級別的用戶擁有不同程度的操作權(quán)限。日志服務(wù)模塊的功能是追蹤用戶在系統(tǒng)內(nèi)的所有操作行為與記錄。信息統(tǒng)計模塊的功能是對客戶需求、檔案館管理人員工作量、服務(wù)質(zhì)量與數(shù)量以及費用收取等信息進行統(tǒng)計，作為檔案館其他工作的參考內(nèi)容。
3 系統(tǒng)的總體設(shè)計
本章首先針對特定的設(shè)計目標和需求目標，總體設(shè)計了檔案信息管理系統(tǒng)，同時分為功能相異的字模塊，具體描述了其中關(guān)鍵模塊的功能，剖析了系統(tǒng)中的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，最終得出檔案信息管理系統(tǒng)的總體框架，同時定義了系統(tǒng)各個子模塊的功能以及數(shù)據(jù)庫模式。然后重點分析如何設(shè)計和實現(xiàn)貴州商業(yè)高等?？茖W校學生檔案信息管理系統(tǒng)服務(wù)流程管理模塊。在體系結(jié)構(gòu)方面，使用的架構(gòu)是MVC，在實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理層方面，利用的模式是傳統(tǒng)的C/S，有效達到學生檔案信息管理系統(tǒng)的功能。以下介紹的是模塊的開發(fā)框架。檔案服務(wù)工作步驟包含申清、審核、繳費、調(diào)檔、錄入/修改、校對、打印、通知取件、取件、后臺。流程的目標是為了檔案館的社會公共服務(wù)功能特別是檔案服務(wù)、檔案交流而設(shè)定。涉及服務(wù)工作流程的角色依照任務(wù)和空間的不同，服務(wù)流程劃分為客戶、超級管理員、借貸專員、錄入專員和打印專員。系統(tǒng)的用戶管理模塊是門戶模塊，用戶登陸用戶管理模塊之后才可以訪問檔案信息管理系統(tǒng)。
4 系統(tǒng)詳細設(shè)計
學生檔案信息管理系統(tǒng)就是為了解決這種事件的前后排序關(guān)系，以滿足客戶需求。初步設(shè)計的系統(tǒng)構(gòu)架包括4個部分，分別是最底層的windows操作系統(tǒng)，中間層的服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫，業(yè)務(wù)管理層和業(yè)務(wù)表現(xiàn)層。其中中間層的服務(wù)器包括IBM，BEA WebLogic，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)SQL。業(yè)務(wù)管理層面向檔案館的管理人員，包括服務(wù)過程管理和學生檔案管理兩個模塊。過程管理模塊用于對學生檔案服務(wù)工作的全程管理，包括數(shù)據(jù)導入、審核、繳費、調(diào)檔、校對、打印等。學生檔案管理模塊的作用主要是對學生檔案信息的增加、刪除、修改、查找等。
學校檔案管理基本功能圖如圖1所示。
5 系統(tǒng)總結(jié)
通過系統(tǒng)的基本功能的設(shè)計，可以完成系統(tǒng)的主要需求。滿足高校學生檔案管理的基本功能，極大的減少了學生檔案管理的工作強度，并且在系統(tǒng)的設(shè)計中加入了權(quán)限的管理可以對學生檔案的管理起到了保密的作用。
參考文獻
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作者簡介
池磊（1986-），男，河北省石家莊市人。助理工程師，大學本科學歷。研究方向為計算機科學與技術(shù)。
姚軍（1981-），男，河北省石家莊市人。大學本科學歷?，F(xiàn)為石家莊職業(yè)技術(shù)學院現(xiàn)代教育技術(shù)中心助教。研究方向為軟硬件開發(fā)及網(wǎng)絡(luò)維護。
崔成（1982-），男，河北省棗強縣人。助教，碩士研究生學歷。研究方向為軟硬件開發(fā)及網(wǎng)絡(luò)維護。
作者單位
1.河北科技大學教務(wù)處 河北省石家莊市 050018
第8篇：檔案管理基本流程范文
關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化;加工;管理
檔案現(xiàn)代化管理是國家電網(wǎng)公司建設(shè)“一強三優(yōu)”現(xiàn)代化公司的基本要求,也是國家電網(wǎng)公
司實施“SG186”工程的重要部分。檔案數(shù)字化是指利用計算機、掃描、數(shù)字攝影、數(shù)據(jù)庫、多媒體、存儲等高新技術(shù),把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,實現(xiàn)資源共享。這也是辦公自動化和檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的需要。
1檔案管理現(xiàn)代化的定義及內(nèi)容
檔案管理現(xiàn)代化就是指運用現(xiàn)代化管理理論、思想、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案和檔案工作實行科學管理，提高工作效率和效益，以適應(yīng)社會政治、經(jīng)濟、文化科學、技術(shù)發(fā)展對檔案的需求。檔案管理現(xiàn)代化主要包括以下內(nèi)容：實現(xiàn)檔案的標準化、規(guī)范化管理。按照國家標準對檔案進行分類、組卷、著錄、標引，保證歸檔文件齊全、完整、分類科學合理，卷內(nèi)文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應(yīng)應(yīng)用微機管理檔案的需要；實現(xiàn)檔案管理科學化、高效化和系統(tǒng)化；加強對檔案人員的專業(yè)培訓和管理，使之掌握先進的檔案管理技術(shù)手段和知識，不斷引入競爭機制，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，建立一支適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化要求的檔案干部隊伍。
2協(xié)同辦公與檔案管理系統(tǒng)的銜接為歷史檔案數(shù)字化提供了保障
協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的建設(shè),為做好歷史檔案的數(shù)字化奠定了基礎(chǔ)。
1)檔案數(shù)據(jù)加工后,轉(zhuǎn)移到檔案信息管理平臺,檔案目錄進入管理系統(tǒng)中。
2)檔案掃描后,可直接在目錄下掛接電子文件。
3)在系統(tǒng)中對遷移的歷史數(shù)據(jù)進行信息補充與完善,為用戶查閱、借閱等做鋪墊。
4)在系統(tǒng)中對用戶進行權(quán)限、檔案類型及角色配置。
5)對遷移的數(shù)據(jù)進行項目配置,如文書檔案配置年度、工程檔案配置工程項目等。
6)協(xié)同辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件,在基本信息填寫后直接歸檔。
7)紙質(zhì)來文可在協(xié)同辦公系統(tǒng)中收文登記后網(wǎng)上流轉(zhuǎn),填寫文件基本信息等數(shù)據(jù)后歸檔。
3歷史檔案數(shù)字化加工實施要求
3?1準備階段
1)做好現(xiàn)存歷史檔案的現(xiàn)狀分析。包括檔案類型、載體形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等。根據(jù)檔案情況
制定檔案數(shù)字化方案,確定項目需求以及掃描系統(tǒng)的集成解決方案。
2)發(fā)揮輔助設(shè)備功能。重點從檔案數(shù)字化設(shè)備配置計劃的成套性、項目硬軟件的集成性、數(shù)
字化方案與公司檔案需求的適應(yīng)性等方面加以考慮,從實際需要出發(fā)長遠打算,力求確保掃描儀等硬件設(shè)施的配套具有較強的支撐能力和擴展能力。
3?2實施階段
1)檔案數(shù)字化加工。形成電子文件的存儲格式。國家電網(wǎng)公司實施的檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置
有:一是稿本代碼,包括正式、草稿性和非正式電子文件;二是類型代碼,包括底(原始)稿、附件、
發(fā)文稿簽/收文單、正文;三是文件類型,如聲音、數(shù)據(jù)、圖像、超媒體鏈接、程序、文本、影像文件等。對紙質(zhì)載體檔案做數(shù)據(jù)化處理時,根據(jù)現(xiàn)行檔案管理系統(tǒng)設(shè)置的要求選擇相應(yīng)的格式,使用掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件,然后根據(jù)格式要求逐一掛接到相應(yīng)文件目錄下的檔案信息化管理平臺檔案庫中。
2)根據(jù)公司具體情況逐年推進。檔案數(shù)字化受設(shè)備及檔案室人手制約,檔案室要根據(jù)歸檔
文件保管期限、檔案整理規(guī)范進行數(shù)字化,盡量將部分重點檔案、特色檔案、利用率比較高的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化處理,力爭做到數(shù)字化檔案的高價值和高利用率。
3)加強載體質(zhì)量檢查和處理。經(jīng)數(shù)字化加工處理后的檔案要保持原貌,并且字跡清楚不失真,紙質(zhì)文件在擺放時要端正,亮度達到要求。由于查閱,造成文件有破損的須紙面處理后方可進
行掃描。
4)形成資料。為保證每個環(huán)節(jié)的正常進行和順利銜接,需制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表,
如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程記錄》、《掃描圖像質(zhì)檢記錄》、《目錄錄入及校對統(tǒng)計表》、《目錄與圖像檢查對應(yīng)表》等。這些登記表在數(shù)字化加工流程和加工管理過程中起到了重要的保障作用。數(shù)字化加工完成后,應(yīng)及時將登記表整理、匯總、裝訂成冊,并在此基礎(chǔ)上詳細編寫數(shù)字化加工說明,包括全宗號、年代、件數(shù)、總頁數(shù)、目錄代號、案卷總數(shù)、電子數(shù)據(jù)容量、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等等,形成一套完整規(guī)范的資料并保存,它是檔案數(shù)據(jù)有章可循的依據(jù)。
4做好文件材料雙歸制
文件材料雙歸制是保證紙質(zhì)文件歸檔的同時必須有電子文件歸檔,其工作包括:
1)對有歸檔價值的文件,將紙質(zhì)文件按要求掃描為電子文件;
2)對地方來文或有歸檔價值的文件,掃描后進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)進行收文登記,保證文件在協(xié)
同辦公中流轉(zhuǎn);
3)對辦理完畢的紙質(zhì)文件在檔案管理系統(tǒng)中進行添加,并掛接電子文件;
4)新建、擴建、技改、輸變電(基建)竣工工程資料歸檔:
①工程前期文件。從立項開始,工程資料的收集與工程進度同步進行,并在檔案管理系統(tǒng)中
錄入,掃描掛接電子文件。
②施工資料及監(jiān)理資料。根據(jù)現(xiàn)場施工進度及時在單機版管理系統(tǒng)中進行處理,保證工程進
度與資料數(shù)據(jù)化同步。
③非物資及物資招投標文件、廠家設(shè)備資料。招投標單位在提供紙質(zhì)文件的同時提供電子文
件,保證歸檔文件數(shù)字化。
5檔案管理人員怎樣適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求
實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化首先是檔案人員的現(xiàn)代化。它要求檔案管理人員必須具有高尚的職業(yè)道德，掌握先進的科學知識和管理技能。同時還要具備較高的業(yè)務(wù)能力、理論素養(yǎng)和文化修
養(yǎng)。作為一名供電企業(yè)檔案工作者，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)從以下幾方面著手：
（1）認清形勢，調(diào)整心態(tài)，樹立獻身檔案事業(yè)的觀念。要適應(yīng)供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須提高認識，認清供電企業(yè)改革和發(fā)展的方向，認清檔案工作的意義和價值，強化職業(yè)道德，努力開創(chuàng)供電企業(yè)檔案工作新局面。
（2）努力學習現(xiàn)代科學技術(shù)知識，積累駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備，運用現(xiàn)代技術(shù)手段的能力。
（3）廣泛涉獵現(xiàn)代科學文化知識，逐步完善自身的知識結(jié)構(gòu)，努力使自己成為一專多能的復合型高級人才。以適應(yīng)檔案工作日益復雜、變化的需要。
（4）努力提高業(yè)務(wù)水平，在實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)上，積極開發(fā)檔案信息資源，為供電企業(yè)工業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理提供高效的服務(wù)
第9篇：檔案管理基本流程范文
關(guān)鍵詞：監(jiān)理資料管理；需注意的問題
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工程資料是工程管理工作的具體反映，也是國家工程建設(shè)管理部門開展稽查檢查非常重要的手段，參建各方也越來越重視資料管理工作。監(jiān)理機構(gòu)是獨立于建設(shè)單位和施工單位的第三方，監(jiān)理資料是工程在建設(shè)過程中最公正、最直接的反映，特別是在工程建設(shè)過程出現(xiàn)了質(zhì)量分歧、索賠爭議時會發(fā)揮特別重要的作用，所以監(jiān)理資料管理工作更加重要。本文總結(jié)了多年從事監(jiān)理資料管理工作的經(jīng)驗，就平時工作中需要注意的問題進行了簡要論述。
一、制定適合本項目的資料管理制度
工程開工前，監(jiān)理機構(gòu)要制定本項目的檔案管理制度，做好分工，責任到人并設(shè)專人對檔案進行管理。制度的制定不能流于形式，要切實的將機構(gòu)的每位監(jiān)理人員的監(jiān)理資料管理職責分配清楚，明確檔案管理人員日常工作流程，特別是監(jiān)理人員與檔案管理人員接口工作要明確清楚，確保工作銜接順暢，不出現(xiàn)職責空白。在實際工作中，根據(jù)每位監(jiān)理人員崗位職責，將監(jiān)理資料職責以書面形式確定下來，這樣即使監(jiān)理人員發(fā)生變動，但崗位職責是不變的。職責的制定最好結(jié)合資料形成流程，根據(jù)資料形成流程對每個施工控制環(huán)節(jié)的資料做出具體要求，并要向監(jiān)理機構(gòu)每位監(jiān)理人員及施工單位有關(guān)人員在監(jiān)理交底會上進行傳達，統(tǒng)一要求，以使整個工程資料達到規(guī)范化、標準化。
二、配備優(yōu)秀的檔案管理人員
要創(chuàng)建優(yōu)秀項目監(jiān)理部，配備一個業(yè)務(wù)精煉、思想意識和責任心強的檔案管理人員顯得尤為重要。作為一個檔案管理人員首先要熟悉國家、行業(yè)及公司制定的相關(guān)法律、法規(guī)、制度等，另外必須要熟悉施工流程，所以檔案管理人員最佳的人選是從施工現(xiàn)場經(jīng)過鍛煉，而且思想認識、責任心強的人員。通過多年的經(jīng)驗，本文認為監(jiān)理檔案管理人員的定位有兩個階段：第一階段要求檔案管理人員要熟悉掌握各個項目檔案職責規(guī)定，對檔案的處理流程清晰，能夠及時提供相應(yīng)的文件即為合格；第二階段的要求較高，不僅要能夠具備第一階段的基本要求，還要對檔案進行初步審核，對施工單位上報的檔案提出自己的見解；具備編寫監(jiān)理文件、報表的水平；對于歸檔文件的審核、批復、執(zhí)行等情況清楚明了，能夠及時對提出的檔案管理問題進行解答，對工程現(xiàn)場形成的監(jiān)理、施工文件填寫中發(fā)生的問題清楚解決。
三、開工前監(jiān)理資料管理工作中需注意的事項
1、注意相關(guān)資質(zhì)文件的搜集與審核。監(jiān)理機構(gòu)發(fā)出進場通知，施工單位入駐現(xiàn)場后，檔案管理人員應(yīng)依據(jù)本工程的合同文件及時將收集施工單位進場人員資質(zhì)，并將現(xiàn)場人員與投標文件或合同文件對應(yīng)，審核施工單位是否按照合同要求切實履行自己的承諾。
2、制定各種記錄的填寫規(guī)定。針對本項目部，制定適合本工程的原始記錄，包括旁站記錄、監(jiān)理日志、日記及周月年報等表格，并對各種記錄的填寫明確做出規(guī)定，對來往文件的格式也進行詳細的規(guī)定，也有利于檔案管理工作的開展。雖然監(jiān)理規(guī)范中對資料基本工作和基本表格做出了基本規(guī)定，但在每個工程實施過程中還有很多需要具體細化的東西，例如各單位簡稱的確定、資料流程過程中各方使用表格的要求、記錄之間填寫簽字職責的明確等等，這樣將避免資料在形成過程中產(chǎn)生混亂。
3、注意監(jiān)理日記、監(jiān)理日志填寫分工要做出明確規(guī)定
無論監(jiān)理日志是作為監(jiān)理機構(gòu)的工作記錄，還是作為一個施工標段的工作記錄，或作為每位監(jiān)理人員的工作記錄，監(jiān)理機構(gòu)都應(yīng)在駐場后做出明確要求，確定好，每份監(jiān)理日志記錄的范圍，以方便今后歸檔保存，避免記錄混亂。例如：如工程規(guī)模比較大、專業(yè)比較多，建議按照施工分標或單位工程記錄；如工程規(guī)模比較小，建議一個監(jiān)理機構(gòu)只記錄一份監(jiān)理日志便可，同時要確定每份監(jiān)理日志的填寫人員。
4、建議最好將檢測計劃進行分解
水利工程開工前，都會制定一份抽樣檢測計劃，這是對工程抽樣檢測數(shù)量最基本的要求。隨著工程的開展，監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)制定專人按照檢測計劃對工程涉及的原材料、中間產(chǎn)品等進行抽樣檢測，特別是混凝土試塊的檢測，是見證混凝土質(zhì)量的重要依據(jù)。根據(jù)多年的施工經(jīng)驗，隨著工程的逐步展開，工作量逐步增多，檢測人員如果只注重數(shù)量，不注意抽檢部位的劃分，往往在工程完工進行評定時發(fā)生抽樣檢測數(shù)據(jù)過于集中，不能反映工程建設(shè)過程的事件，造成統(tǒng)計數(shù)據(jù)偏差比較大，特別是混凝土試塊完工后都會對試塊保證率和離差系數(shù)有具體要求，如果不注意，將難以保證混凝土質(zhì)量的評定。所以在工程施工前，監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)對抽檢計劃進行進一步分解，盡量將抽檢數(shù)量分解均勻，使之能夠代表工程質(zhì)量控制過程。
四、施工期間監(jiān)理資料管理工作中需注意的事項
1、檔案管理是一件枯燥而又繁瑣的事情，在施工期間尤為體現(xiàn)，不但要對各項工程開展的形象進度了如指掌，而且對往常所收集整理的資料也要定時整理盤查，如定期檢查各單位、分部工程的開工手續(xù)是否齊全，申報和批復時間、意見是否合理，是否存在漏報現(xiàn)象；針對現(xiàn)場日志、記錄的填寫除了要求規(guī)范、定期檢查。
2、文件承辦也是施工期間尤為重要的一個環(huán)節(jié)，無論是上級機關(guān)來文還是承包人上報文件，作為檔案管理人員必須第一時間進行收發(fā)登記，并對文件的內(nèi)容詳細了解，在總監(jiān)批示后轉(zhuǎn)相關(guān)人員進行傳閱，如有必要應(yīng)復印下發(fā)，并對文件要求落實的內(nèi)容進行跟蹤，確保文件第一時間相關(guān)責任人能夠及時了解，有利于工程現(xiàn)場監(jiān)理控制?？此剖且粋€小小的環(huán)節(jié)，但是關(guān)系重大，也體現(xiàn)了一個項目監(jiān)理部程序化管理的水平。
3、對施工單位形成的檔案資料進行定期的審查，這項工作基本在監(jiān)理合同中都會明確注明，及時沒有注明，監(jiān)理也有義務(wù)和權(quán)力檢查承包人施工過程中形成的各種檔案資料。經(jīng)常檢查也會減免驗收時的返工率，大大的提高驗收效率。尤其是開工前期，此項工作應(yīng)經(jīng)常開展。
4、做好影像資料搜集工作。目前各項目均配有數(shù)碼相機，在工程中也進行了應(yīng)用，但大部分拍攝的是現(xiàn)場存在問題的照片，很少能夠找到監(jiān)理人員的影子，不能體現(xiàn)現(xiàn)場監(jiān)理的工作。在將來寫材料的時候?qū)且患茴^痛的事，這就要求檔案管理人員經(jīng)常下工地，對現(xiàn)場監(jiān)理人員的工作進行影像記錄，工程現(xiàn)場如有條件也要進行監(jiān)理人員現(xiàn)場檢查、驗收等情況的影像資料搜集，以便今后使用。
五、分部工程驗收檔案整理工作中需注意的事項
分部工程驗收階段的檔案整理是一個關(guān)鍵階段，不論從資料的完整性還是資料質(zhì)量都要求滿足規(guī)程、規(guī)范和歸檔的要求（除組卷、專頂外）。這個階段的資料整理要求對驗收分部工程前期、實施階段及試驗、評定資料進行系統(tǒng)的整理。
1、再次檢查開工手續(xù)是否齊全，各種專項技術(shù)方案的批復是否完善，如有不完善的應(yīng)及時進行處理。
2、對現(xiàn)場形成的監(jiān)理記錄文件進行系統(tǒng)整理，例如監(jiān)理日志、監(jiān)理現(xiàn)場檢查記錄表（包括鋼筋、模板、驗坡、驗基槽等檢查記錄）、旁站值班記錄、工程現(xiàn)場書面指示等，雖然在平常的資料搜集和檢查中包括該部分，但在分部驗收階段必須系統(tǒng)的按照分部工程統(tǒng)一歸檔。監(jiān)理日志可能包含的內(nèi)容比較廣，只摘取該驗收分部工程實施階段的即可，其他資料必須按照分部工程整理歸檔。
3、試驗資料的整理。該工作在開工前就應(yīng)由專業(yè)的試驗工程師或現(xiàn)場監(jiān)理工程師統(tǒng)籌安排，根據(jù)檢測計劃制定現(xiàn)場可執(zhí)行操作的詳細檢測實施計劃，避免出現(xiàn)某一分部工程檢測資料超過計劃，而另一個分部工程檢測沒有數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。到分部驗收階段主要對試驗資料進行分類、統(tǒng)計、并對混凝土及砂漿進行質(zhì)量評定，也是判定該分部工程質(zhì)量合格和優(yōu)良的重要指標。另外還要對施工單位形成的試驗檢測資料進行檢查核對，避免出現(xiàn)施工單位自檢于監(jiān)理抽檢不相符的情況。
4、制定合理的驗收計劃。分部工程驗收前，由施工單位向監(jiān)理單位提出驗收申請，監(jiān)理機構(gòu)針對該申請核實施工、監(jiān)理資料是否齊全，滿足驗收要求，對施工現(xiàn)場進行檢查，是否存在質(zhì)量缺陷或質(zhì)量問題，如發(fā)生是否處理完成并有完整的備案。應(yīng)形成監(jiān)理工作報告、施工管理工作報告和驗收簽證書，檔案管理人員必須認真核對各個報告及簽證中的格式和具體數(shù)據(jù)，做到真實準確。驗收通過后驗收組成員在驗收簽證書上簽字通過，如有遺留問題也應(yīng)在簽證書中注明，落實責任單位，并在單位工程驗收前必須落實完成。
總之施工過程中檔案管理人員要對形成的檔案經(jīng)常翻閱，對于未閉合的資料及時進行跟蹤，督促監(jiān)理工程師和施工單位及時落實，總監(jiān)理工程師也要賦予檔案管理人員一定的工作權(quán)限，以便檔案管理工作更好的開展。另外一個工程的監(jiān)理檔案管理人員一定要固定，不要輕易進行調(diào)崗和替換，即使調(diào)替也要講交接工作落實到位，避免將來發(fā)生問題無法解決。
參考文獻：
