檔案管理概念精選(九篇)

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第1篇：檔案管理概念范文

論文關(guān)鍵詞：檔案管理,物理管理,邏輯管理

一、檔案物理管理及邏輯管理的概念

物理管理，由形見(jiàn)意，指事物的表象。就是說(shuō)按照手工管理的方式，以檔案的物質(zhì)介質(zhì)為管理對(duì)象，制造和使用實(shí)際可觸碰到的物質(zhì)性工具的管理活動(dòng)，比如消毒柜、計(jì)算機(jī)、檔案柜等一系列的物質(zhì)工具。

邏輯，體現(xiàn)的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規(guī)律。人們?cè)趯?duì)外圍的認(rèn)識(shí)過(guò)程中，借助于概念化的東西，進(jìn)行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學(xué)的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質(zhì)，認(rèn)識(shí)現(xiàn)實(shí)的結(jié)果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎(chǔ)上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內(nèi)容性的東西對(duì)對(duì)象或者為著手點(diǎn)，來(lái)進(jìn)行對(duì)檔案的管理工作。

二、檔案物理管理與邏輯管理特點(diǎn)的區(qū)別比較

（一）管理對(duì)象

在管理對(duì)象上，檔案物理管理的對(duì)象是檔案的物質(zhì)載體本身，而邏輯管理的對(duì)象則是檔案的內(nèi)容即承載的信息。雖然管理的對(duì)象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個(gè)部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。

在物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位的時(shí)代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開(kāi)的，比較典型的是《檔案管理學(xué)》與《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》等。傳統(tǒng)《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》的基本內(nèi)容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護(hù)方法、檔案文件損壞的生物因素及防護(hù)方法、檔案文件的修復(fù)技術(shù)、檔案文件的照相復(fù)制、檔案館的建筑和設(shè)備、技術(shù)圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學(xué)》則以“實(shí)體管理”為主要線索展開(kāi)。

電子檔案產(chǎn)生之后，邏輯管理就占據(jù)了檔案管理中的主導(dǎo)地位。雖然檔案的物質(zhì)介質(zhì)還是存在且在未來(lái)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里將繼續(xù)存在，但地位卻明顯的不如物理管理時(shí)期了。邏輯檔案管理時(shí)期，檔案管理的主要思想和理論來(lái)源于檔案的內(nèi)容和它的內(nèi)部信息。

（二）勞動(dòng)特征

不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動(dòng)，它們都主要屬于腦力勞動(dòng)的范疇。但在具體表現(xiàn)上有所不同：

由于管理對(duì)象是實(shí)際的物質(zhì)介質(zhì)，所以檔案的物理管理過(guò)程中，除了必要的腦力勞動(dòng)外，管理人員也不得不進(jìn)行一些與體力勞動(dòng)有關(guān)的活動(dòng)。也正是因?yàn)樘幱谶@樣的時(shí)代，以及人們思維方式的固化，使這時(shí)期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動(dòng)部門(mén)，而忽略了在腦力勞動(dòng)在管理活動(dòng)中的支配地位，甚至想當(dāng)然的把檔案管理工作歸結(jié)為簡(jiǎn)單的倉(cāng)庫(kù)管理類工作。但隨著科學(xué)的發(fā)展，人類思想的進(jìn)步，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，這樣的想法是錯(cuò)誤的，物理管理也應(yīng)該是一種科學(xué)化的管理，傳統(tǒng)檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)的發(fā)展，就是最好的佐證。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，腦力勞動(dòng)在檔案管理工作中突出地位越來(lái)越得到廣泛認(rèn)可。由于管理對(duì)象是檔案的內(nèi)容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時(shí)代，人們?cè)跈n案管理活動(dòng)中的腦力勞動(dòng)，慢慢地轉(zhuǎn)換成了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的勞動(dòng)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的程序勞動(dòng)，是一種高級(jí)的腦力勞動(dòng)，是人類腦力勞動(dòng)的發(fā)展與延伸。

（三）方法特征

在電子檔案產(chǎn)生之前，檔案管理——無(wú)論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機(jī)等等，但傳統(tǒng)檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產(chǎn)生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現(xiàn)為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變?yōu)橥耆詣?dòng)化的計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計(jì)算機(jī)→檔案。

（四）思維特征

物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點(diǎn)，邏輯管理具有抽象思維的思維特點(diǎn)。形象思維解決的是管理過(guò)程中的三維空間問(wèn)題，抽象思維解決的是管理過(guò)程中的信息內(nèi)涵及時(shí)間問(wèn)題。

在物理管理中，人們?cè)诠芾磉^(guò)程當(dāng)中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應(yīng)的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內(nèi)容等。

在物理管理時(shí)代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導(dǎo)地位的管理時(shí)期，人們?cè)谙氲侥承┬畔?nèi)容時(shí)，不會(huì)像在物理管理中那樣第一時(shí)間聯(lián)想到的是庫(kù)房號(hào)或者案卷號(hào)等，而跳過(guò)了載體這一環(huán)節(jié)，腦袋中直接浮現(xiàn)出某某文件名或者具體的信息內(nèi)容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態(tài)中查找并調(diào)閱想到的東西。

（五）哲學(xué)特征

檔案物理管理針對(duì)的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的物質(zhì)世界；檔案的邏輯管理針對(duì)的是一個(gè)由概念組成的信息內(nèi)容世界。虛擬檔案管理哲學(xué)對(duì)傳統(tǒng)實(shí)態(tài)檔案管理哲學(xué)的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對(duì)現(xiàn)實(shí)物理管理的超越的基礎(chǔ)上的。

三、結(jié)束語(yǔ)

在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內(nèi)容的兩個(gè)基本方面，或稱為矛盾的兩個(gè)方面。矛盾的這兩個(gè)方面誰(shuí)具有主導(dǎo)地位，誰(shuí)就規(guī)定了檔案管理工作的時(shí)代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出一邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱之為物理管理時(shí)代；而當(dāng)檔案信息在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出以邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱之為邏輯管理時(shí)代。

在以往的檔案形式中，無(wú)論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡(jiǎn)策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質(zhì)性的信息被非本質(zhì)的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨(dú)立與自由，在物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的矛盾關(guān)系統(tǒng)一體中，物質(zhì)載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當(dāng)時(shí)物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位，決定了人類社會(huì)的檔案管理首先經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的物理管理時(shí)代。

參考文獻(xiàn)

[1] 丁海斌. 論檔案的邏輯管理[J]. 檔案管理. 2013（03）

第2篇：檔案管理概念范文

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；學(xué)校檔案；模式

一、學(xué)校進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.檔案管理的信息化是時(shí)展的必然趨勢(shì)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，社會(huì)生活的方方面面，都已經(jīng)無(wú)法離開(kāi)計(jì)算機(jī)的幫助。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在教育領(lǐng)域，具體表現(xiàn)為多媒體的應(yīng)用，電化教學(xué)，以及檔案的信息化管理，這已經(jīng)成為時(shí)展的必須趨勢(shì)。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得到前所未有的發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的本質(zhì)，誰(shuí)能夠把握事物發(fā)展的趨勢(shì)，并采取積極有效的手段去適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，誰(shuí)就能夠在未來(lái)的發(fā)展中取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，所以學(xué)校必須要加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，以適應(yīng)時(shí)展的需求。

2.能夠提高檔案的信息質(zhì)量，更好的為決策提供基礎(chǔ)。學(xué)校事業(yè)的發(fā)展是基于領(lǐng)導(dǎo)干部的管理與決策，面對(duì)機(jī)遇或者挑戰(zhàn)，決策正確，管理得當(dāng)，政令通暢，就能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的平穩(wěn)、健康的發(fā)展，使學(xué)校的各項(xiàng)工作都能夠走在同行業(yè)的前列；反之，錯(cuò)誤的決策，會(huì)制約學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，甚至?xí)寣W(xué)校蒙受重要的經(jīng)濟(jì)損失，而這些決策的制定又是基于學(xué)校內(nèi)部所產(chǎn)生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項(xiàng)重要依據(jù)。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)正確決策，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.使檔案管理的工作效率大幅度提高。學(xué)校在教學(xué)、科學(xué)研究以及日常管理的過(guò)程中，會(huì)形成大量有著重要保存價(jià)值的文件檔案、教務(wù)檔案、教學(xué)檔案以及學(xué)籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統(tǒng)的管理方式，可利用的價(jià)值十分有限，當(dāng)對(duì)這些檔案進(jìn)行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開(kāi)放，從傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)入現(xiàn)代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現(xiàn)出檔案在推動(dòng)教育事業(yè)發(fā)展方面的重大意義。

二、學(xué)校檔案管理信息化的途徑

檔案管理信息化是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門(mén)協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工作，本文從以下幾方面對(duì)如何實(shí)施這一工作進(jìn)行簡(jiǎn)要的闡述。

1.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的提高。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件雜亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案管理信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首先要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2.檔案原件的準(zhǔn)備工作。從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，信息化管理在學(xué)校檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個(gè)方面。要實(shí)現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對(duì)檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：

1）依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個(gè)信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個(gè)對(duì)文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程稱作著錄。著錄是信息輸入計(jì)算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤(pán)、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。2）通過(guò)對(duì)檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達(dá)出來(lái)。這樣一個(gè)用主題詞來(lái)標(biāo)識(shí)文件或案卷的主題內(nèi)容的過(guò)程稱為主題標(biāo)引。檔案檢索的全過(guò)程包括檔案信息的存貯和檢索兩個(gè)方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來(lái)查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時(shí)，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來(lái)，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個(gè)概念標(biāo)識(shí)出來(lái)。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時(shí)，檔案檢索人員也應(yīng)首先對(duì)檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來(lái)，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。

3.有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是檔案管理信息化的核心和基礎(chǔ)，是這項(xiàng)工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立 “活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。

4. 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量微機(jī)應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理標(biāo)志。其優(yōu)點(diǎn)是：1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書(shū)檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值文件的優(yōu)勢(shì)，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問(wèn)題。另外，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作時(shí)效。2）微機(jī)管理一是有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡(jiǎn)便，準(zhǔn)確率高。隨機(jī)存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時(shí)修改一下檔案目錄便及時(shí)解決遺漏問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。3）微機(jī)管理更有利于文檔的保密。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其它無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文檔保密的要求。

三、小結(jié)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，對(duì)學(xué)校檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統(tǒng)的檔案管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉(zhuǎn)變，在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙培.論加強(qiáng)檔案管理與信息化建設(shè)[J].供電企業(yè)管理，2010，（06）.

第3篇：檔案管理概念范文

關(guān)鍵詞：信息化檔案建設(shè) 概念 重要性 建設(shè)過(guò)程 現(xiàn)在 辦法

引言：在進(jìn)入人類信息化的社會(huì)以后，檔案管理對(duì)人們認(rèn)識(shí)和了解客觀世界，對(duì)傳承古老的人類文明，對(duì)發(fā)展經(jīng)濟(jì)和創(chuàng)新科技，具有著不可替代的作用與價(jià)值。因此，加快檔案管理工作融入信息化社會(huì)的步伐，把檔案管理信息化納入人類社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理部門(mén)的重要任務(wù)和戰(zhàn)略之舉。

一、檔案管理信息化建設(shè)的概念

所謂檔案管理信息化，是指檔案管理從面向紙質(zhì)檔案實(shí)體保管的模式，向數(shù)字化信息存儲(chǔ)模式過(guò)渡和轉(zhuǎn)變的過(guò)程。主要形式要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字信息化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)信息化檔案的收發(fā)、存儲(chǔ)和查詢的一體化模式；要實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，而這必將是檔案管理模式的新革命。在管理檔案中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，對(duì)檔案原有信息類資源進(jìn)行處理、計(jì)算、轉(zhuǎn)化和存儲(chǔ)管理并為檔案信息的查詢和使用提供信息化的服務(wù)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化的過(guò)程會(huì)是一個(gè)長(zhǎng)期快速的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地更新現(xiàn)代信息技術(shù)、信息設(shè)備，充分運(yùn)用科學(xué)的現(xiàn)代化技術(shù)手段，極大地提高檔案的管理、利用的現(xiàn)代信息化水平。

二、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在電子信息化技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，發(fā)展和建設(shè)檔案管理的信息化已然成為一條迫切且必然的選擇之路，辦公自動(dòng)化和辦公的無(wú)紙化等事物的發(fā)展和出現(xiàn)，使檔案的產(chǎn)生方式發(fā)生了巨大的變化，例如我們的辦公OA系統(tǒng)已將文件的起草、簽發(fā)、傳遞、歸檔等運(yùn)作流程在計(jì)算機(jī)終端和網(wǎng)絡(luò)通訊線路中進(jìn)行，這樣迫使檔案必須以計(jì)算機(jī)別的語(yǔ)言為主要存在形態(tài)，以計(jì)算機(jī)的計(jì)算為處理手段，以網(wǎng)絡(luò)的傳輸為傳遞方式，以存儲(chǔ)器的識(shí)別為儲(chǔ)存方式。電子信息化的檔案與傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案的建立、儲(chǔ)存和查詢方式具有很大的差異。這種差異預(yù)示著檔案管理工作者會(huì)面對(duì)更多的計(jì)算機(jī)讀取、傳遞、存儲(chǔ)的電子檔案。檔案信息的內(nèi)容，會(huì)更直接、準(zhǔn)確無(wú)誤的被查詢到。檔案管理的信息化為檔案管理部門(mén)大量節(jié)省存儲(chǔ)空間，更環(huán)保，檢索更加方便快捷，且準(zhǔn)確性大大提高，不但節(jié)省了大量的人工查詢時(shí)間和實(shí)體檔案的存儲(chǔ)物質(zhì)和空間，對(duì)環(huán)境保護(hù)也起到了一定的積極作用。由此看來(lái)，對(duì)于任何一個(gè)單位來(lái)說(shuō)能夠提供有價(jià)值的系統(tǒng)性、真實(shí)性電子檔案信息，就標(biāo)志著這個(gè)單位已邁入了檔案管理信息化的新領(lǐng)域。

三、檔案管理信息化建設(shè)的建設(shè)過(guò)程

檔案管理信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)、檔案信息資源的建設(shè)、規(guī)范制度的建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和管理人才的建設(shè)等方面。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施備的建設(shè)：主要包括服務(wù)器、終端計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、介質(zhì)儲(chǔ)存器、操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件等，其中是以終端計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為核心，以服務(wù)器、介質(zhì)存儲(chǔ)器為存儲(chǔ)手段，以網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)等作為傳遞信息和查閱信息的紐帶。

（二）檔案信息資源的建設(shè)：一是原有檔案的數(shù)字信息化；二是收集和接收各種形式的電子檔案后集成整合到統(tǒng)一的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)中，從而建立生成更豐富更強(qiáng)大的電子檔案信息。

（三）規(guī)范制度的建設(shè)：能夠保障檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有序健康的發(fā)展。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)：能夠?yàn)闄n案管理信息提供建立、發(fā)展的平臺(tái)。

（五）管理人才的建設(shè)：能夠?yàn)闄n案管理信息化提供技術(shù)支持。

四、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和解決辦法

（一）檔案管理信息化的現(xiàn)狀：1、電子化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范、制度不夠完善；2、電子化檔案管理還不能夠完全的與電子政務(wù)對(duì)接，融入度較低；3、檔案電子信息資源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理體制的問(wèn)題，檔案管理存在橫向溝通不暢，規(guī)范制度不能統(tǒng)一，從而造成檔案信息的共享和交流的難度增大。4、對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，使檔案信息化缺乏良好的信息化建設(shè)的推動(dòng)力和發(fā)展環(huán)境。5、無(wú)法建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范制度，造成檔案管理信息化發(fā)展的腳步緩慢甚至停滯。6、從事檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)存在“老化”、“過(guò)時(shí)”的現(xiàn)象，沒(méi)有先進(jìn)的信息化管理知識(shí)和意識(shí)。7、軟件應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用技術(shù)的開(kāi)發(fā)相對(duì)較薄弱，原有的工作基礎(chǔ)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代信息化的要求。8、數(shù)據(jù)保護(hù)意識(shí)不夠，存在信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）解決辦法：1、利用現(xiàn)代的管理手段和先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，要加強(qiáng)組織和領(lǐng)導(dǎo)，提高專業(yè)認(rèn)識(shí)，加大資金投入，增配軟、硬件設(shè)備，引進(jìn)和培養(yǎng)先進(jìn)的信息化建設(shè)人才和技術(shù)手段。2、提高對(duì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)的意識(shí)，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。建立一支具有合理分工、科學(xué)結(jié)構(gòu)、素質(zhì)強(qiáng)硬的檔案管理隊(duì)伍。3、建立健全規(guī)范的檔案管理制度。4、解決好電子檔案的安全保存問(wèn)題。

檔案管理的信息化建設(shè)給予新時(shí)期檔案管理工作嶄新的形式與內(nèi)容，為檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù)，不可能一步到位，所以要逐步實(shí)施，抓住重點(diǎn)，講求時(shí)效，不斷持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

1.檔案管理學(xué)陳智為中國(guó)人民大學(xué)出版社

2.檔案管理學(xué)原理王向明上海大學(xué)出版社

3.檔案學(xué)研究進(jìn)展王新才武漢大學(xué)出版社

4.《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》馮惠玲等著中國(guó)人民大學(xué)出版社

第4篇：檔案管理概念范文

[關(guān)鍵詞]檔案　管理　計(jì)算機(jī)　應(yīng)用　技術(shù)

1　檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢(shì)分析

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理不同文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，購(gòu)買(mǎi)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行檔案管理的綜合化管理。

2　做好檔案原件的準(zhǔn)備工作

從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，電子計(jì)算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個(gè)方面。要實(shí)現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對(duì)檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：

2.1　依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個(gè)信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個(gè)對(duì)文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程稱作著錄。著錄是信息輸入計(jì)算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤(pán)、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。

2.2　通過(guò)對(duì)檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達(dá)出來(lái)。這樣一個(gè)用主題詞來(lái)標(biāo)識(shí)文件或案卷的主題內(nèi)容的過(guò)程稱為主題標(biāo)引。

檔案檢索的全過(guò)程包括檔案信息的存貯和檢索兩個(gè)方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來(lái)查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時(shí)，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來(lái)，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個(gè)概念標(biāo)識(shí)出來(lái)。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時(shí)，檔案檢索人員也應(yīng)首先對(duì)檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來(lái)，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見(jiàn)，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個(gè)過(guò)程以及標(biāo)引人員和檢索人員雙方思想的橋梁，

對(duì)檔案文件進(jìn)行主題標(biāo)引，必須依據(jù)統(tǒng)一的檔案主題標(biāo)引規(guī)則進(jìn)行，它是個(gè)需要花費(fèi)大量勞動(dòng)、付出很多時(shí)間的工程。因此，必須在引進(jìn)計(jì)算機(jī)前著手這方面工作，否則，計(jì)算機(jī)將因等待輸入數(shù)據(jù)而無(wú)法順利運(yùn)行。

3　搞好檔案管理計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人才的準(zhǔn)備

面對(duì)計(jì)算機(jī)二次開(kāi)發(fā)的艱巨任務(wù)，我們必須擁有雄厚的技術(shù)力量，必須擁有既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又通計(jì)算機(jī)專業(yè)的“兩棲人才”。目前，有不少企業(yè)把整個(gè)檔案計(jì)算機(jī)的應(yīng)用工作，從系統(tǒng)設(shè)計(jì)到系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，從數(shù)據(jù)輸入到提供利用全都交給計(jì)算機(jī)研究部門(mén)去辦，其結(jié)果很可能是檔案與計(jì)算機(jī)銜接松弛，系統(tǒng)缺乏實(shí)用性。退一步說(shuō)，即便系統(tǒng)是成功的，仍然有一個(gè)維護(hù)和使用的問(wèn)題。檔案人員如果自己不懂計(jì)算機(jī)，那么計(jì)算機(jī)的應(yīng)用就永遠(yuǎn)是個(gè)零。因此，必須首先作好檔案部門(mén)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的準(zhǔn)備，它包括：

3.1　應(yīng)用軟件人員的準(zhǔn)備檔案管理應(yīng)選擇有一定數(shù)字和邏輯思維能力的工作人員，進(jìn)行計(jì)算機(jī)原理及應(yīng)用軟件方面的培訓(xùn)，使他們學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)高級(jí)語(yǔ)言，學(xué)會(huì)操作和使用機(jī)器，學(xué)會(huì)設(shè)計(jì)和上機(jī)實(shí)現(xiàn)一個(gè)完整的系統(tǒng)，能夠把應(yīng)用系統(tǒng)或與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員接零的任務(wù)知識(shí)很好地銜接。

3.2　主題標(biāo)引人員的準(zhǔn)備檔案管理應(yīng)選擇有一定語(yǔ)言文字能力的檔案工作者，學(xué)習(xí)和研究檔案主題標(biāo)引的方法和原則，使他們懂得主題標(biāo)引的基本原理，了解主題詞的性質(zhì)和選詞原則，學(xué)會(huì)使用漢語(yǔ)主題詞表，學(xué)會(huì)依據(jù)檔案主題標(biāo)引規(guī)則，正確分析主題內(nèi)容，正確選擇主題詞標(biāo)識(shí)，學(xué)會(huì)如何進(jìn)行主題詞的組配，學(xué)會(huì)特殊情況的特殊處理等，通過(guò)學(xué)習(xí)，能夠勝任檔案主題標(biāo)引和參與漢語(yǔ)主題詞表管理的工作。

3.3　全體檔案工作者，無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)還是具體工作人員，都應(yīng)積極進(jìn)行計(jì)算機(jī)掃盲

檔案工作者是信息工作者，在當(dāng)今的信息社會(huì)中不懂信息的現(xiàn)代化處理，必定寸步難行。因此，應(yīng)當(dāng)通過(guò)舉辦各種講座、分期分批培訓(xùn)以及通過(guò)自學(xué)等多種形式，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用的水平和能力，適應(yīng)檔案管理新形勢(shì)的需要。

第5篇：檔案管理概念范文

關(guān)鍵詞:檔案管理;知識(shí)管理;概念;關(guān)系;相互作用

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，知識(shí)管理和檔案管理發(fā)生了密切的聯(lián)系，社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策者和引導(dǎo)者明確提出把知識(shí)管理的基本理念和方法全面系統(tǒng)的應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，人們也開(kāi)始逐漸意識(shí)到知識(shí)管理和檔案管理從有所區(qū)別，到相互影響，最后有機(jī)融合，形成內(nèi)在規(guī)律的邏輯關(guān)系。

一、檔案管理與知識(shí)管理的概念

知識(shí)管理是以知識(shí)為核心的管理，圍繞著知識(shí)和與知識(shí)有關(guān)的一系列生產(chǎn)社會(huì)活動(dòng)。而知識(shí)是通過(guò)學(xué)習(xí)、實(shí)踐或者探索所獲得的認(rèn)識(shí)、判斷或技能，在人類社會(huì)當(dāng)中，知識(shí)已成為一種重要資源，久而久之人們認(rèn)識(shí)到知識(shí)的稀缺和可靠，開(kāi)始追逐知識(shí)的獲取，最終演化成一門(mén)知識(shí)學(xué)科，于是知識(shí)管理作為一種最新的管理意識(shí)和形式，經(jīng)歷了多年的積累和發(fā)展，它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，在企業(yè)管理中知識(shí)管理是一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案管理亦稱檔案工作，是直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對(duì)已經(jīng)收集、整理后的材料存入庫(kù)房形成的檔案進(jìn)行日常的管理工作。檔案管理作為一項(xiàng)管理工作，主要環(huán)節(jié)在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和為檔案利用者提供服務(wù)。在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中，眾多企事業(yè)單位實(shí)際經(jīng)營(yíng)活動(dòng)就是采取和使用企業(yè)管理進(jìn)行日常工作安排和產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而檔案管理作為一項(xiàng)企業(yè)管理的重要內(nèi)容，逐漸得到?jīng)Q策者和領(lǐng)導(dǎo)者的重視，對(duì)于檔案管理本身來(lái)講，除了對(duì)檔案實(shí)體的管理以外，還有對(duì)檔案內(nèi)在信息的管理，在某種程度上來(lái)說(shuō)，實(shí)際上是對(duì)一種知識(shí)的使用價(jià)值的有效管理，因此檔案管理和知識(shí)管理二者很難割裂開(kāi)來(lái)。

二、檔案管理與知識(shí)管理異同關(guān)系

(一)檔案管理與知識(shí)管理的相同之處

1．二者的管理對(duì)象檔案管理的對(duì)象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說(shuō)檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識(shí)的表現(xiàn)形式，同屬于知識(shí)管理的范疇。知識(shí)管理的對(duì)象則主要是知識(shí)，而知識(shí)的組成部分為顯性知識(shí)和隱形知識(shí)，顯性知識(shí)主要是通過(guò)外部獲取的方式得到的，如圖書(shū)、報(bào)紙期刊等有形知識(shí)，而隱形知識(shí)是側(cè)重于無(wú)法用文字描述和表達(dá)的知識(shí)，更多的是以思想、經(jīng)驗(yàn)為代表的無(wú)實(shí)物形態(tài)的知識(shí)。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識(shí)范疇內(nèi)，知識(shí)管理的管理對(duì)象包含了檔案管理的管理對(duì)象。2．二者的管理目的檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準(zhǔn)、更快速的服務(wù)，側(cè)重滿足利用者的需求;而知識(shí)管理的管理目的是盡可能的實(shí)行知識(shí)的價(jià)值，為知識(shí)管理者提高知識(shí)理論體系，指導(dǎo)其作出正確的決策和判斷?？梢哉f(shuō)二者在最終終端管理工作的達(dá)成都是為了滿足使用者需求實(shí)現(xiàn)管理的價(jià)值，二者出發(fā)點(diǎn)相近。3．二者的管理流程不管是傳統(tǒng)檔案管理模式還是現(xiàn)代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類統(tǒng)計(jì)、利用的過(guò)程，而知識(shí)管理的流程主要是知識(shí)產(chǎn)生、收集、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用，可以看出在某幾個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案管理和知識(shí)管理的管理流程基本類似。4．二者的管理技術(shù)隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，各行各業(yè)也都隨之與其相結(jié)合，可以說(shuō)在管理技術(shù)和手段上，新一代現(xiàn)代化檔案管理和知識(shí)管理都紛紛以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)支撐和傳播媒介，二者技術(shù)手段相同。

(二)檔案管理與知識(shí)管理的不同之處

1．范圍大小檔案管理管理范圍主要是檔案實(shí)體和信息管理，而知識(shí)管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識(shí)與隱形知識(shí)，可以說(shuō)檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識(shí)，而不具備隱形知識(shí)，知識(shí)管理二者皆備。2．重視利用程度在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，檔案管理一直受決策者和領(lǐng)導(dǎo)者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因?yàn)闄n案管理人員知識(shí)管理認(rèn)知較低導(dǎo)致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程加快，情況有所好轉(zhuǎn)，但是知識(shí)管理從出現(xiàn)至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。3．機(jī)制體系完善度正是由于二者的重視程度差異較大，知識(shí)管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統(tǒng)有效的管理機(jī)制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認(rèn)知問(wèn)題導(dǎo)致人員參與程度低，長(zhǎng)期處于體系不完整、機(jī)制不完備的狀況。

三、檔案管理與知識(shí)管理的相互作用

(一)知識(shí)管理提升檔案管理

正是由于傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏高水平的知識(shí)管理介入，現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理工作需要知識(shí)管理的作用。知識(shí)管理通過(guò)其自身先進(jìn)的理念來(lái)推動(dòng)檔案管理工作，提高管理人員和執(zhí)行人員的認(rèn)知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識(shí)深化，形成檔案管理的知識(shí)及管理體系。同時(shí)隨著知識(shí)管理的不斷深入，數(shù)字信息技術(shù)的引進(jìn)也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。

(二)檔案管理推動(dòng)知識(shí)管理

檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開(kāi)展，有助于知識(shí)的沉淀和積累，形成的知識(shí)理論體系將培養(yǎng)出新一代管理人才，對(duì)知識(shí)的傳播與交流都起到了推動(dòng)作用，并在此過(guò)程中，知識(shí)管理可以得到深挖，通過(guò)新一輪的理解和完善，知識(shí)管理體系會(huì)更為深化和系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn):

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［3］劉影．檔案管理與知識(shí)管理的相似性［J］．黑龍江史志，2012，07:30-31．

［4］張?zhí)m月．檔案工作中的知識(shí)管理分析［J］．河南職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，02:235-237．

第6篇：檔案管理概念范文

[關(guān)鍵詞] 本體系統(tǒng)模型 城建檔案 信息系統(tǒng)

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

一、引言

本體，作為一種能在語(yǔ)義和知識(shí)層次上描述信息系統(tǒng)的概念模型的建模工具，迅速成為信息系統(tǒng)與人工智能領(lǐng)域的一個(gè)研究熱點(diǎn)，并在許多領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，如知識(shí)工程，軟件復(fù)用，信息系統(tǒng)間異構(gòu)信息處理，自然語(yǔ)言理解等。特別是在信息檢索領(lǐng)域，本體提供了一種對(duì)信息和知識(shí)進(jìn)行規(guī)范化描述和建模方法，在構(gòu)建智能化的檢索系統(tǒng)、構(gòu)建語(yǔ)義等方面具有重要的意義。

二、本體的基本知識(shí)

2.1本體的定義

本體是由Neches與Fikes在1991年提出的，是領(lǐng)域術(shù)語(yǔ)及其關(guān)系的外在形式化表示，術(shù)語(yǔ)及其聯(lián)系是現(xiàn)實(shí)世界的提取。本體作為一種服務(wù)方式作用于領(lǐng)域知識(shí)的抽取、描述、傳遞與共享。本體能使智能更加清晰地理解相關(guān)的元素、關(guān)系以及概念，使知識(shí)表示更加合理與方便，幫助人們作出更恰當(dāng)?shù)倪x擇。

2.2基于本體的信息檢索的基本原理

本體是把現(xiàn)實(shí)世界中的某個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域抽象成一組概念及概念間的關(guān)系。在傳統(tǒng)信息檢索技術(shù)中融入本體,既能夠發(fā)揮概念信息檢索的優(yōu)勢(shì),又可以克服概念信息檢索的局限性,即它不能對(duì)概念關(guān)系進(jìn)行處理。由于本體能夠?qū)Ω拍铌P(guān)系進(jìn)行處理,并通過(guò)概念之間的關(guān)系來(lái)表達(dá)概念語(yǔ)義,所以檢索的查全率和查準(zhǔn)率會(huì)得到提高。基于本體的個(gè)性化信息檢索是對(duì)需求集合和信息集合進(jìn)行了匹配與選擇,并在其中加入了本體的元素。

三、本體在城建檔案信息管理系統(tǒng)的中的應(yīng)用

利用本體理論指導(dǎo)并開(kāi)發(fā)城建檔案信息管理系統(tǒng)，目的是使城建檔案管理的過(guò)程信息化、現(xiàn)代化，以適應(yīng)當(dāng)前工作的需要。城建檔案信息管理系統(tǒng)是以城建檔案為核心，以館藏檔案資源為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體，用本體理論來(lái)建立檔案信息的檢索模型，將現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案查詢服務(wù)方式相融合。它不僅做到了統(tǒng)一、完整，而且還具有容量大、速度快等特點(diǎn)，還能夠做到較為準(zhǔn)確的查詢，充分開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源、提高了工作效率和管理水平。

3.1本體知識(shí)在城建檔案信息檢索中的應(yīng)用

由于城建檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)量大且復(fù)雜繁瑣，為減少數(shù)據(jù)檢索時(shí)間，提高數(shù)據(jù)的匹配效率，故引入本體知識(shí)來(lái)改善檢索的效率。信息檢索過(guò)程涉及 3個(gè)方面: 用戶任務(wù) (用戶需求 )、文獻(xiàn)的邏輯表示 (文檔替代物 )、相關(guān)性判斷。為了提高系統(tǒng)的響應(yīng)速度，信息檢索系統(tǒng)一般不直接進(jìn)行用戶需求和文檔的相關(guān)性分析，而是使用表現(xiàn)形式既簡(jiǎn)單又相似的需求替代物和文檔替代物進(jìn)行相關(guān)性匹配 。

文檔替代物，如關(guān)鍵詞向量，可以通過(guò)人工標(biāo)引或者自動(dòng)標(biāo)引獲得，生成之后一般不再更新；需求替代物，如查詢表達(dá)式，一般由用戶或者檢索系統(tǒng)輔助構(gòu)造而成。文檔替代物是檔案的元數(shù)據(jù)，文檔類的替代物是文檔類的元數(shù)據(jù)。從檢索效率的角度來(lái)看 , 標(biāo)引能顯著提高全文數(shù)據(jù)庫(kù)的查全率和查準(zhǔn)率，并能縮短檢索時(shí)間。檢索結(jié)果可以是題名、知識(shí)、概念含義水平上的信息或全文等多種形式。城建檔案文本標(biāo)引工作至少應(yīng)該包含主題標(biāo)引和實(shí)體關(guān)系標(biāo)引兩個(gè)方面 , 因?yàn)槲谋緝?nèi)部既包含主題信息，又包含實(shí)體關(guān)系信息，這是兩類不同類型的信息，文本信息檢索系統(tǒng)應(yīng)該提供這兩類信息的檢索入口。

到目前為止，主題標(biāo)引技術(shù)已經(jīng)比較成熟 , 被廣泛用于信息檢索系統(tǒng)之中，實(shí)體關(guān)系標(biāo)引技術(shù)還需進(jìn)一步完善。

城建檔案信息檢索引入本體技術(shù)的一個(gè)重要目的是變關(guān)鍵詞 (或者主題詞 ) 匹配為基于語(yǔ)義的匹配，使系統(tǒng)在查全率和查準(zhǔn)率上有更好的保證。然而，現(xiàn)有的基于本體的信息檢索系統(tǒng)在標(biāo)引過(guò)程中對(duì)本體的利用過(guò)于簡(jiǎn)單，只是借助于領(lǐng)域本體，判斷文檔所屬的領(lǐng)域，對(duì)文檔按領(lǐng)域進(jìn)行分類。領(lǐng)域本體能否在標(biāo)引過(guò)程中發(fā)揮更多的作用，有沒(méi)有必

要對(duì)標(biāo)引功能進(jìn)行相應(yīng)的改造，例如，使用本體描述檔案文檔，用本體作為檔案文檔的替代物，這些都有待繼續(xù)進(jìn)行研究。

在標(biāo)引過(guò)程中，本體技術(shù)可以發(fā)揮更多的作用。但是，應(yīng)該將領(lǐng)域本體分為兩類：一類是反映特定領(lǐng)域內(nèi)概念之間關(guān)系的本體，簡(jiǎn)稱概念關(guān)系本體；一類是反映特定領(lǐng)域內(nèi)實(shí)體之間關(guān)系的本體，簡(jiǎn)稱實(shí)體關(guān)系本體。這兩類領(lǐng)域本體的作用不同。

實(shí)體關(guān)系標(biāo)引屬于信息抽取技術(shù)，可視為信息檢索技術(shù)的一個(gè)深化。在標(biāo)引過(guò)程中，實(shí)體關(guān)系本體可以充當(dāng)信息抽取框架。實(shí)體關(guān)系標(biāo)引的過(guò)程可以按以下幾個(gè)步驟進(jìn)行:

1．標(biāo)引系統(tǒng)對(duì)城建檔案進(jìn)行主題標(biāo)引，識(shí)別文本中所包含的主題，并根據(jù)文本主題將文本按照領(lǐng)域進(jìn)行歸類。

2． 利用文本的領(lǐng)域歸屬信息從文本中識(shí)別出命名實(shí)體。

3． 利用信息抽取模板將特定的描述信息與實(shí)體聯(lián)系起來(lái)。

4．在實(shí)體識(shí)別的基礎(chǔ)之上標(biāo)注出實(shí)體之間的關(guān)系。

對(duì)文本信息檢索系統(tǒng)而言，沒(méi)有必要使用本體形式的文檔替代物，因?yàn)槲臋n的多個(gè)主題詞之間的概念關(guān)系比較簡(jiǎn)單。文檔主題詞只是某些概念關(guān)系本體上的幾個(gè)概念節(jié)點(diǎn) ，用標(biāo)引詞向量作為文檔替代物就可以了。

3.2系統(tǒng)流程

圖1城建檔案管理流程圖[4]

3.3模式特色

該系統(tǒng)模式主要有以下特色

1．一切從實(shí)際需要出發(fā)，完全根據(jù)城建檔案館檔案管理工作的實(shí)際需要來(lái)進(jìn)行功能分析、系統(tǒng)架構(gòu)甚至是界面設(shè)計(jì)，檔案館工作人員對(duì)系統(tǒng)的使用不存在過(guò)長(zhǎng)的熟悉時(shí)間。

2．實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的“瘦管理”，用戶無(wú)須過(guò)多的了解SQL Server 2000的使用和管理技術(shù)就可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理。

3．系統(tǒng)采用分布式體系結(jié)構(gòu)（客戶/服務(wù)器（C/S）模式），全部數(shù)據(jù)管理采用開(kāi)放式數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)/接口設(shè)計(jì)，用于數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)交換，方便檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)、功能擴(kuò)充。

4．系統(tǒng)在檔案管理中廣泛采用了報(bào)表技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)用戶編目時(shí)所需的資料文件內(nèi)容的打印功能，提高了工作效率和準(zhǔn)確度。

5．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)圖片和文件的存儲(chǔ)，在方便了檔案文件的管理的同時(shí)也提高了檔案文件的安全性。

6．通過(guò)使用OLE技術(shù)，工作人員可以系統(tǒng)的將處理結(jié)構(gòu)進(jìn)行有自己特色的二次加工。

7．建立電子文件歸檔系統(tǒng)，解決存量檔案的電子化工作，建立了法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系。

第7篇：檔案管理概念范文

以文件為單位組織室藏，是由少數(shù)單位檔案部門(mén)發(fā)起并已產(chǎn)生了一定影響的管理方式。對(duì)于這種管理方式，檔案界各說(shuō)不一，筆者以此文參與對(duì)這個(gè)問(wèn)題的討論。

一、以文件為單位組織室藏消除了傳統(tǒng)的檔案觀念

傳統(tǒng)的檔案觀念，案卷是基本單元。案卷是構(gòu)成全宗的基本單位，案卷特征揭示了卷內(nèi)文件某一共性。它是由卷內(nèi)若干文件、卷內(nèi)文件目錄和備考表組成，以卷（或盒、袋、冊(cè)）構(gòu)成保管單位。該保管單位還應(yīng)具有案卷標(biāo)題、案卷編號(hào)、案卷分類號(hào)、作者、時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)文件份數(shù)等若干標(biāo)識(shí)，形成一個(gè)完整的案卷概念。

而以文件為單位組織室藏，則使?檔案"或"案卷"的基本特征不復(fù)存在。單份歸檔文件作為室藏的基本保管單位，首先使"檔案"這一概念發(fā)生了嬗變。檔案，是"機(jī)關(guān)或企業(yè)等分類保存的文件和材料。"①"是按一定規(guī)律集中保存而形成文件材料的組合…。相對(duì)的系統(tǒng)化、文件的有機(jī)體系才是檔案區(qū)別于文件的本質(zhì)屬性之一。"②這里給檔案所下的定義是：1檔案是由若干份文件按照一定規(guī)律形成的組合體，是文件集合的概念。2檔案與文件相互區(qū)別的本質(zhì)屬性，是文件的系統(tǒng)化和有機(jī)聯(lián)系，而所謂的文件系統(tǒng)化和有機(jī)聯(lián)系，一般是指文件按類別特征、問(wèn)題特征、職能特征等構(gòu)成的相互之間的關(guān)系。沒(méi)有這些特征和相互關(guān)系，只靠文號(hào)聯(lián)系，顯然就是缺乏文件形成規(guī)律的有機(jī)聯(lián)系，也就是從根本上抹煞了檔案與文件的本質(zhì)區(qū)另別。這樣，以單份文件為保管單位，則使"檔案"的概念蕩然無(wú)存。那么，檔案室、檔案管理、檔案管理人員、檔案全宗以及《檔案法》中所述一些基本術(shù)語(yǔ)的概念都失去了本質(zhì)上的意義。皮之不存，毛之焉附﹖

二、以文件為單位組織室藏不適用于科技、聲像等門(mén)類檔案管理

以單份文件組織室藏，從目前狀況分析，僅僅適用于原來(lái)意義上的文書(shū)檔案。文書(shū)檔案中的單份文件，相對(duì)獨(dú)立性很強(qiáng)，或者說(shuō)本來(lái)就是互相獨(dú)立的案卷單元。以其為基本單位組織室藏，只要考慮好如何過(guò)渡，如何檢索即可。而科技檔案則與此相反。某一工程項(xiàng)目、某一產(chǎn)品或某一臺(tái)設(shè)備的檔案，不管是僅有幾份科技文件或幾張圖紙，還是若干案卷，卷內(nèi)文件或圖紙的自然聯(lián)系是不容分割的。它的各種文件、圖紙，仿佛人的肌體，合則生命存在，失則生命喪失。會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和聲像檔案都存在諸如此類的問(wèn)題。會(huì)計(jì)憑證是由若干份憑證以旬或月為單位合訂，組成保管單位的。如果以單份憑證為單位保管，則會(huì)給管理和查找利用帶來(lái)不少的麻煩。人事檔案往往以某個(gè)人為單位組成案卷，如果將某一個(gè)人案卷中的各種材料打亂，單份保管，也是不合情理的。聲像檔案是由某一盤(pán)錄相帶或某一片磁盤(pán)組成自然保管單位的，其上面記述了若干份文件或若干項(xiàng)活動(dòng)，也無(wú)法將它們硬性分開(kāi)單獨(dú)保存。光盤(pán)檔案更是以數(shù)千乃至上萬(wàn)份的文件組成一個(gè)自然保管單位，更是無(wú)法將其中的某一份文件分開(kāi)管理。

如果在一個(gè)檔案全宗內(nèi)實(shí)行以單份文件為單位組織室藏，其它門(mén)類歸檔材料以案卷為單位組織室藏，必然給檔案的分類、編號(hào)、編目、統(tǒng)計(jì)、保管等項(xiàng)工作帶來(lái)明顯的差別，這種差別是否會(huì)給管理帶來(lái)諸多的不便呢﹖

三、以文件為單位組織室藏不適用于手工管理

歸檔文件的最初登錄形式，是發(fā)文簿或收文簿。根據(jù)手工管理檔案的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)收發(fā)文簿查找歸檔文件，一般是萬(wàn)不得已而為之的事情。這主要是由于這種檢索途徑幾乎是漫無(wú)邊際的查找。文件的六大特征，其中僅有文號(hào)這一線索一般單位的各種收文由于采取按時(shí)間順序混編的方法，此線索則無(wú)。而按發(fā)文文號(hào)查找，只是在所查文件的文號(hào)準(zhǔn)確無(wú)誤的情況下才可以順利查到。如果不清楚所查文件的文號(hào)及準(zhǔn)確的發(fā)文日期時(shí)間長(zhǎng)了，多數(shù)檔案利用者難以提供出這一查找線索，同時(shí)沒(méi)有其它檢索途徑或標(biāo)識(shí)加以配合，那么，只能從文件標(biāo)題中查找，這往往會(huì)將發(fā)文簿從頭翻到尾，其效率極低。在一個(gè)年收文數(shù)千份的機(jī)關(guān)，用此方法查找某一份收文，更如同大海撈針。由于收發(fā)文登記中摻雜了若干不歸檔文件，須有明確標(biāo)識(shí)才可以辨別歸檔和不歸檔文件。如果將歸檔文件加以逐份標(biāo)識(shí)，則增大了管理上的工作量。但是，手工檢索單份歸檔文件，確實(shí)需要重新編制一份歸檔文件目錄。對(duì)于身兼多職的基層檔案管理人員來(lái)說(shuō)，手工編制數(shù)千份歸檔文件目錄，又是一件令人頭痛的煩事，而編制完畢的這份歸檔文件目錄，究竟能提供幾種檢索途徑，能否實(shí)現(xiàn)有效、快速的檢索，都是有待解決的問(wèn)題。

單份文件保管，不甚適宜裝盒。其理由之一是：某一年度若干份文件，是按月裝盒，還是按形成部門(mén)裝盒﹖按月裝盒，可以不打亂文號(hào)，可保持按文號(hào)順序檢索文件這一途徑。但由于每月發(fā)文數(shù)量不均，有的2棧掣鱸路⑽目勺奧緩校械囊桓鱸碌姆⑽囊埃矖3盒。這種裝盒的文件失去了月份特征而無(wú)助于檢索。按發(fā)文部門(mén)將文件裝盒，由于各部門(mén)發(fā)文數(shù)量懸殊較大，也存在著按月份裝盒文件數(shù)量不均引起的問(wèn)題。

此外，按發(fā)文部門(mén)裝盒，打亂了原有的發(fā)文文號(hào)次序，而企業(yè)改革時(shí)期，機(jī)構(gòu)名稱不統(tǒng)一、不規(guī)范、常變動(dòng)，機(jī)構(gòu)重疊或過(guò)度精簡(jiǎn)造成職能界限不清，形成亂發(fā)文現(xiàn)象，在打亂了文號(hào)排序之后，按部門(mén)檢索文件，可能使某些文件極難找到。另外，本單位文件按部門(mén)裝盒可以，相當(dāng)數(shù)量的收文又如何裝盒、如何查找呢﹖理由之二是：沒(méi)有一定特征的文件裝盒，基本上是一種簡(jiǎn)單的文件數(shù)量上的匹配，而任何一種打亂文號(hào)排序的匹配，如果失去了文件間有機(jī)聯(lián)系，都必然會(huì)增加檢索難度。所以，以單份文件組織室藏，一般只適用于文件打捆這一種形式。從便于檢索方面考慮，不如分成發(fā)文、收文，發(fā)文按文號(hào)排序，收文按原發(fā)文單位的文號(hào)由小到大各自排序，然后只做簡(jiǎn)單捆扎放入檔案柜內(nèi)。但是，這一種方法由于不存在文件間有機(jī)聯(lián)系，同樣使檢索變得繁瑣。而繁瑣的檢索方式，在成年累月、來(lái)回倒去的翻找中，必然加大文件的磨損程度，不利于文件的保護(hù)。采用木架保存的文件，失去卷盒的保護(hù)，使得灰塵和不相適宜的溫濕度、光照，毫無(wú)障礙地穿透文件，必定引起文件過(guò)早老化。

不同期限的文件混存在一起，不利于永久保存的文件得到一個(gè)適宜的環(huán)境，而按"三條鞭"分開(kāi)期限保存文件，使一年的若干種類、若干份文件分成三捆，查找難度倍增。

四、應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理改革采取正確的態(tài)度

以單份文件為保管單位組織室藏，無(wú)疑是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式的重大改革。而檔案工作改革，又是自身發(fā)展的要求。從發(fā)展的觀念看問(wèn)題，這一改革方式還是有著一定生命力的。它表現(xiàn)為：在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案中推行以單份文件組織室藏，適用于計(jì)算機(jī)管理。使用計(jì)算機(jī)管理歸檔文件最好是全文錄入、全文檢索，文件的檢索、利用、復(fù)制一般地可脫離原件，原件采用何種管理方式，對(duì)于檢索便利與否影響甚微。

由于單份文件存在著自然的相對(duì)獨(dú)立性，可以允許我們將傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式進(jìn)行改革，推廣計(jì)算機(jī)單份歸檔文件的管理，還可以與文件中心的管理體制改革相呼應(yīng)，以現(xiàn)代化的文件管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。而其它門(mén)類檔案能否適用于單份文件保管，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)查研究和反復(fù)論證，不宜在推行單份文件為保管單位這一方式中搞"一刀切"，而應(yīng)視具體條件具備與否適時(shí)酌情而定。

第8篇：檔案管理概念范文

隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和深入，醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)取得了極大的進(jìn)步。醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革使得醫(yī)院管理向著現(xiàn)代化的進(jìn)程不斷的加速，結(jié)合現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理已經(jīng)成為了一種必然的趨勢(shì)。但是醫(yī)院的檔案管理依然存在著一些問(wèn)題。為了解決醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題，需要對(duì)醫(yī)院檔案管理的環(huán)境、系統(tǒng)以及服務(wù)等各方面進(jìn)行創(chuàng)新，從而使其更好的服務(wù)于醫(yī)療、科研和教學(xué)等工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案； 創(chuàng)新； 水平； 管理

【中圖分類號(hào)】

R181.3+2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1002-3763（2014）08-0303-02

醫(yī)院的檔案管理能夠真實(shí)的反映醫(yī)院的實(shí)踐活動(dòng)，是醫(yī)院在發(fā)展的過(guò)程中積累下來(lái)的寶貴財(cái)富，主要以文件材料的形式存在于醫(yī)院專門(mén)的檔案管理系統(tǒng)中。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院的檔案信息資源的管理，不僅對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和現(xiàn)代化建設(shè)極為重要，而且對(duì)記錄醫(yī)院的發(fā)展歷史有著重要的意義。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和深化，及時(shí)的抓住醫(yī)院發(fā)展的機(jī)遇，做好醫(yī)院的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值，從而提高醫(yī)院的整體發(fā)展水平。

1 醫(yī)院檔案管理的概念及加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義

1.1 醫(yī)院檔案管理的概念：

醫(yī)院檔案管理是指在醫(yī)院的業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)和醫(yī)療技術(shù)發(fā)展工作中形成的重要的資料的記載，不僅是對(duì)醫(yī)院改革和發(fā)展歷程的真實(shí)回顧，也是對(duì)醫(yī)院的業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)回顧。

1.2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義：

在醫(yī)院的整個(gè)管理體系中，檔案管理占據(jù)著重要的地位，檔案管理承載著醫(yī)院大量的實(shí)踐活動(dòng)和科研成果，具有很強(qiáng)的資證作用。對(duì)醫(yī)院的檔案內(nèi)容進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，能夠?yàn)獒t(yī)院的管理和發(fā)展提供重要的信息價(jià)值和工具價(jià)值。完整準(zhǔn)確的檔案信息更加為提高醫(yī)療服務(wù)和科研以及教學(xué)工作的開(kāi)展等提供了便利，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理對(duì)提高醫(yī)院的醫(yī)療水平有著重要的作用。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的主要問(wèn)題

2.1 檔案認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足：

醫(yī)院的很多工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理無(wú)關(guān)緊要，醫(yī)院發(fā)展最重要的還是要不斷地提高業(yè)務(wù)水平。其中以醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部為例，他們對(duì)醫(yī)院的檔案管理意識(shí)較為淡薄，認(rèn)為檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中無(wú)關(guān)緊要。這顯然是對(duì)檔案管理在醫(yī)院工作的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足，因此醫(yī)院的檔案信息資源利用率低。

2.2 檔案管理制度不健全，對(duì)其檢查監(jiān)督?jīng)]有落實(shí)：

目前為止許多的醫(yī)院檔案管理制度并不完善，檔案管理十分的滯后?，F(xiàn)實(shí)中許多的醫(yī)院管理中，大多數(shù)醫(yī)院會(huì)按照衛(wèi)生部門(mén)的要求制定適合本院的較為健全的管理制度和工作人員的相關(guān)工作職責(zé)，但是其中涉及到檔案管理的制度和職責(zé)很少。反映出的是目前的醫(yī)院檔案管理還沒(méi)有建立一套完整的科學(xué)和統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。而且更為嚴(yán)重的是沒(méi)有將醫(yī)院的檔案管理納入到醫(yī)院的管理目標(biāo)考核的范圍內(nèi)。

2.3 檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊：

目前，醫(yī)院的檔案管理人員大多屬于兼職人員，不具備專業(yè)的檔案管理技術(shù)，而且素質(zhì)表現(xiàn)普遍較低，在理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)等方面也是參差不齊，離著現(xiàn)代化科學(xué)管理的目標(biāo)還有很大的差距。檔案管理人員的數(shù)量缺乏，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)的熟知度較低，學(xué)歷不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理以及現(xiàn)代化知識(shí)缺乏等都不利于醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，而且有可能會(huì)阻礙檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)提高檔案管理水平有著重要的意義，只有將檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)水平納入到醫(yī)院的培訓(xùn)發(fā)展計(jì)劃和要求中，才能使檔案管理人員的思想觀念和管理水平跟上時(shí)代的步伐，使其為醫(yī)療衛(wèi)生、科研和教學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。

2.4 檔案管理水平不高，檔案資源利用率較低：

檔案管理水平不高主要表現(xiàn)為：傳統(tǒng)的手工記錄和整理方式，效率低而且信息整理不完整和不準(zhǔn)確。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中也應(yīng)該應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檢索信息時(shí)才能更加的迅速、便捷和準(zhǔn)確。但是傳統(tǒng)的手工記錄和整理的方式，在進(jìn)行信息檢索時(shí)很費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案資源利用效率較低。

3 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理，提高檔案工作水平

3.1 管理環(huán)境創(chuàng)新：

管理環(huán)境的創(chuàng)新需要做到以下兩點(diǎn)：

3.1.1 更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念的現(xiàn)代化： 樹(shù)立正確的現(xiàn)代化檔案管理理念能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案資源的有效利用和科研以及教學(xué)的創(chuàng)新發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了電子檔案。為此檔案管理人員應(yīng)該更加努力的去學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，學(xué)習(xí)新的管理理念，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的手工型的檔案管理方式向現(xiàn)代化的檔案管理轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)。為此，一方面檔案管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)新的管理理念，提高自身素質(zhì)和檔案管理水平；另一方面，廣大的醫(yī)務(wù)人員也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)，重視對(duì)檔案管理人員的技能和理念的培訓(xùn)。

3.1.2 加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)的現(xiàn)代化：

傳統(tǒng)的檔案管理屬于純手工型，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，很難滿足現(xiàn)代化的醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要。為此，在現(xiàn)代化管理理念的影響下，應(yīng)該為醫(yī)院的檔案管理投入必要的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，利用現(xiàn)代科技的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和自動(dòng)化管理。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中安裝統(tǒng)一的軟件，并且對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案管理的水平。

3.2 管理制度創(chuàng)新：

建立完善的規(guī)章制度，規(guī)范管理。建立完善的規(guī)章制度能夠減少檔案管理的隨意性，從而保證檔案管理的健康和可持續(xù)性的發(fā)展。比如制定電子檔案、零散文件的收集歸檔制度；對(duì)檔案管理工作的職責(zé)范圍進(jìn)行明確，檔案管理兼職人員的責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人等，可以有效的規(guī)范檔案管理工作。

3.3 服務(wù)工作的創(chuàng)新：

醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展的最終目的是利用和挖掘其中的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的轉(zhuǎn)變。為此，醫(yī)院檔案部門(mén)應(yīng)該提高工作的主動(dòng)性和積極性，拓寬服務(wù)范圍，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域。利用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，及時(shí)完整的收集和整理各給信息，豐富醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化。

實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，一方面創(chuàng)新檔案信息加工服務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案的歷史和經(jīng)濟(jì)等主題性需求越來(lái)越多。檔案工作部門(mén)應(yīng)該根據(jù)利用者的不同需求，對(duì)已經(jīng)占有的檔案資源進(jìn)行加工和組合，從而使檔案信息資源更加的完備和充實(shí)；另一方面創(chuàng)新提供現(xiàn)行文件的閱讀服務(wù)。檔案館建立現(xiàn)行的文件閱讀服務(wù)能夠有效的推動(dòng)檔案資源的共享。

4 總結(jié)

隨著計(jì)算技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化已經(jīng)成為了一種必然趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代化的管理環(huán)境。只有創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，從而更好的為醫(yī)療、科研和教學(xué)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 王金鳳.醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新之我見(jiàn)[J].科技風(fēng)，2014，15（8）：104-105.

第9篇：檔案管理概念范文

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見(jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。