干部檔案數(shù)字化管理精選(九篇)

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第1篇：干部檔案數(shù)字化管理范文

（一）業(yè)務(wù)流程分析

1、信息的數(shù)字化：信息的數(shù)字化主要包括兩個方面，一是現(xiàn)有館藏檔案信息的數(shù)字化，包括檔案整理、掃描、圖文信息編輯和目錄信息錄入等；二是現(xiàn)有業(yè)務(wù)執(zhí)行的信息化，包括辦公自動化，如通過掃描儀等形成數(shù)字文檔，以及按照格式規(guī)范通過信息平臺直接上傳、錄入檔案信息。2、信息的規(guī)范整合：信息的規(guī)范整合首先需要有規(guī)范的格式規(guī)定；根據(jù)規(guī)范格式，各部門業(yè)務(wù)人員上傳、錄入檔案信息后，平臺自動將檔案信息進(jìn)行歸類存檔，形成方便查詢、統(tǒng)計(jì)的信息庫；專門的檔案管理人員可對檔案信息進(jìn)行查詢、瀏覽，對部分不符合規(guī)范的信息進(jìn)行整理。3、信息的存儲：檔案處理人員在檔案管理人員進(jìn)行信息的初審和整理后，進(jìn)一步進(jìn)行信息的審核和修改，在確認(rèn)無誤后，添加入庫信息，如存放地址等。4、信息的管理：檔案庫信息的管理包括基本信息修改、借閱、轉(zhuǎn)檔、銷毀等內(nèi)容，這些管理業(yè)務(wù)是交叉進(jìn)行的，沒有特定的流程，操作的對象也是統(tǒng)一存儲格式的檔案數(shù)據(jù)，但對于不同門類的檔案數(shù)據(jù)而言，其檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)格式和屬性有所區(qū)別，平臺需考慮各檔案門類數(shù)據(jù)庫之間的信息集成，以及本階段與檔案服務(wù)利用階段檔案信息的一致性。5、信息的利用：檔案利用的操作對象是部分可以提取出來使用的檔案材料，其目的是面向各業(yè)務(wù)部門和各干部，方便各部門和干部的檔案信息借閱、查詢，檔案管理的相關(guān)信息，共享部分檔案信息內(nèi)容，檔案信息消除等等。

（二）功能需求調(diào)研

對平臺功能需求進(jìn)行調(diào)研，調(diào)研對象包括以上五個階段中涉及的用戶：1、在信息的數(shù)字化階段：主要是各業(yè)務(wù)部門管理人員，其主要需求依次為：提供簡潔、友好的用戶操作界面，清晰的圖文格式規(guī)范，詳細(xì)的操作說明，方便快捷的查詢功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。2、在信息的規(guī)范整理階段：主要面向?qū)＜媛殭n案管理人員，其需求依次為：提供自動化的檔案信息歸類（根據(jù)需求確定類別）功能，提供自動化的檔案信息格式檢查功能，檔案管理公告功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。3、在信息的存儲階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：檔案信息批量審核功能，方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計(jì)功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。4、在信息的管理階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計(jì)功能，部分類別檔案信息的開放共享設(shè)置功能，檔案信息的借閱記錄與時間統(tǒng)計(jì)功能（類似圖書館借閱），用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。5、在信息的利用階段：主要面向各業(yè)務(wù)部門和各類干部，其需求依次為：檔案管理公告與查看功能，可借閱檔案查詢功能，在線續(xù)借功能等。從以上五個環(huán)節(jié)的功能需求調(diào)研不難看出，檔案的數(shù)字化上傳，檔案的自動歸類與格式檢查，檔案的查詢、修改與統(tǒng)計(jì)，檔案的開放設(shè)置與共享，檔案的借閱是最為核心的五類功能。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念

其一，是要實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化。通過原有信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，辦公自動化，信息化平臺錄入等來實(shí)現(xiàn)。其二，是要實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范化。通過平臺的格式檢查，信息的流程審核與修改，最終實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范化。其三，是要實(shí)現(xiàn)信息的集成化。通過平臺的固定類別信息上傳，自動歸類，最終實(shí)現(xiàn)不同類別檔案信息的集成。集成有兩條主線：一是不同類別信息的集成，如干部信息根據(jù)行政類進(jìn)行集成，供查詢和統(tǒng)計(jì)；二是根據(jù)各個干部進(jìn)行信息的集成。其四，是要實(shí)現(xiàn)信息資源共享與利用的最大化。通過干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公開的個人信息跨部門、跨類別的查詢或借閱，實(shí)現(xiàn)最大范圍的數(shù)字化共享，提高檔案信息的利用率。

（二）系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)想

第2篇：干部檔案數(shù)字化管理范文

摘要：為加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該從提高檔案意識、建立保障檔案數(shù)字化的制度、要進(jìn)一步推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案意識；制度；網(wǎng)絡(luò)；數(shù)據(jù)庫

隨著社會的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時俱進(jìn)，緊跟時代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

1要進(jìn)一步提高檔案意識

檔案管理部門應(yīng)該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)取得長足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報(bào)送、收集、管理的長效機(jī)制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。

2要加大經(jīng)費(fèi)投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件

煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理是重中之重，提高經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，努力進(jìn)行檔案信息的研編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價(jià)值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取領(lǐng)導(dǎo)在資金上，政策上的支持。

3建立保障檔案數(shù)字化的制度

在煤炭企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化的進(jìn)程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進(jìn)行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學(xué)性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

4要積極推動網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作

當(dāng)前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實(shí)現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要?dú)w檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計(jì)算機(jī)輸入工作。檔案館只需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。

5檔案的數(shù)字化先要保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作

煤炭企業(yè)的檔案部門主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務(wù)，但是將館藏檔案在短時期內(nèi)迅速全面地?cái)?shù)字化是不現(xiàn)實(shí)的，因此對保存檔案的數(shù)字化要保證重點(diǎn)、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的記錄資料、一些重點(diǎn)的經(jīng)營策略等，應(yīng)該對那些對當(dāng)前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理有重要參考價(jià)值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進(jìn)行數(shù)字化。對企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展有重要指導(dǎo)意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。

6建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機(jī)密，檔案的數(shù)字化應(yīng)抓住幾方面的重點(diǎn)。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責(zé)任人、形成的時間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計(jì)算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計(jì)算機(jī)檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報(bào)表，將各部門要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級的要求和使用情況，及時、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。

7建立檔案網(wǎng)站

第3篇：干部檔案數(shù)字化管理范文

關(guān)鍵詞：高校；圖書檔案；數(shù)字化建設(shè)

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）28-0199-03

圖書檔案是在圖書管理工作中形成的一項(xiàng)專門檔案，對于保護(hù)圖書、合理開發(fā)利用及有效配置圖書檔案資源具有現(xiàn)實(shí)意義和作用。既是圖書管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，也是高校檔案系統(tǒng)中的一個要素，同時也是學(xué)校數(shù)字信息系統(tǒng)的重要組成部分。如何建設(shè)科學(xué)合理、實(shí)用方便的圖書檔案數(shù)字化系統(tǒng)，加強(qiáng)對圖書檔案的管理和利用，提高圖書管理工作效率和工作質(zhì)量，是高校圖書檔案適應(yīng)數(shù)字信息化所面臨的一個重要課題，

一、高校圖書檔案管理的現(xiàn)狀

1.圖書檔案涉及的范圍、種類和數(shù)量急劇增加。目前，高校圖書檔案是以文本檔案為主，并有部分電子數(shù)據(jù)檔案，隨著圖書管理工作的快速發(fā)展，圖書檔案的服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，大量的圖書資源均需要?dú)w檔，且檔案形式繁多，有紙質(zhì)圖書、數(shù)字圖書、課件、音像、影像等，每年歸檔數(shù)量達(dá)數(shù)十萬卷，日趨增長的圖書檔案數(shù)量與存放空間的矛盾日益突出，傳統(tǒng)的圖書檔案管理方式與圖書管理工作對相關(guān)信息需求的矛盾逐漸顯現(xiàn)。

2.圖書檔案的利用頻率和數(shù)量日趨增長。隨著高校招生規(guī)模的快速發(fā)展，與圖書有關(guān)的業(yè)務(wù)，特別是數(shù)字化圖書資源，其利用率日趨增長，據(jù)高校各年度圖書檔案利用情況統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，前來咨詢、查詢、調(diào)閱、下載數(shù)字圖書檔案的人次、卷次逐年增加，復(fù)制圖書、期刊等數(shù)字化檔案資料的數(shù)量也在快速增長。

3.圖書檔案應(yīng)用的范圍和覆蓋面不斷擴(kuò)大。長期以來，圖書檔案管理工作的重點(diǎn)是服務(wù)于高校的學(xué)生和教職工，以及為高校相關(guān)部門的科研服務(wù)等，隨著高校教學(xué)改革和發(fā)展的需要，圖書管理工作的范圍也不斷延伸，圖書檔案的利用范圍和覆蓋面也不斷擴(kuò)大。特別是近年來，圖書檔案資源不僅為本校學(xué)生和教職工服務(wù)，也逐漸向其他高校學(xué)生提供服務(wù)，甚至延伸到相鄰社區(qū)，更多的為社會以及家庭個人服務(wù)，如我校的“學(xué)習(xí)在線”，主要面向社區(qū)的廣大人群提供必要的學(xué)習(xí)等信息檔案資源。

二、當(dāng)前圖書檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

為了適應(yīng)形勢的發(fā)展，高校圖書管理部門加大了對圖書檔案管理的力度，并采取了一系列措施，推進(jìn)圖書檔案的信息化管理，但仍然不能滿足社會各方面對圖書檔案信息的需求，依然存在著一些亟待解決的問題。

1.傳統(tǒng)的圖書檔案管理理念，難以滿足信息化的發(fā)展需求。傳統(tǒng)的“重存檔、輕利用”圖書檔案管理理念依然根深蒂固，部分領(lǐng)導(dǎo)的圖書檔案管理意識薄弱，認(rèn)為圖書檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而且占用學(xué)校的人力、物力、財(cái)力等資源，往往忽視圖書檔案管理的社會價(jià)值和作用，尤其是圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)，不但需要硬件、軟件的投入，還需要專業(yè)人才和資金的投入。因此，擯棄“重存檔、輕利用”的檔案管理理念，重視圖書檔案的社會價(jià)值和作用，才能轉(zhuǎn)變觀念，推動圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)，滿足信息化發(fā)展的需求。

2.建設(shè)管理資金不足，導(dǎo)致硬件設(shè)施和軟件資源等基礎(chǔ)設(shè)施欠缺。圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)需要一定的建設(shè)管理資金，建設(shè)相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，包括符合要求的建筑設(shè)施、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備以及配套的軟件資源等。目前高校圖書檔案管理數(shù)字化建設(shè)設(shè)施因經(jīng)費(fèi)問題差距較大，軟件資源的開發(fā)和應(yīng)用相對滯后，尤其是圖書檔案管理軟件不能滿足數(shù)字化管理的需要，目前的一些管理軟件僅僅是對紙質(zhì)圖書檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理，忽略了圖書檔案歸檔過程的自動化以及系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)的共享等功能，這些因素都給圖書檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了一定困難；基礎(chǔ)設(shè)施的不配套以及傳統(tǒng)的圖書檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)圖書檔案管理信息化需求。因此，高校圖書部門應(yīng)改變觀念，加大對圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，購置相應(yīng)的高性能服務(wù)器和計(jì)算機(jī)終端設(shè)備，開發(fā)與之相適應(yīng)的圖書檔案信息化管理軟件，充分利用圖書檔案資源信息為高校師生服務(wù)、為社會服務(wù)。

3.圖書檔案開發(fā)利用率不高。多年來，高校圖書管理部門在工作中建立了大量的圖書檔案資料，除了本校師生的需求外，社會人群對圖書檔案信息的需求也急劇增加，但高校圖書管理部門普遍存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，很重視圖書檔案歸檔立卷工作，造成圖書檔案長期存放不動，變成了“死檔案”，實(shí)際工作中也不注重圖書檔案的開發(fā)利用，缺乏“死檔案”變“活檔案”的主動服務(wù)意識。檔案的價(jià)值就在于充分利用，我們圖書檔案管理工作的目標(biāo)也在于利用，如果不能充分利用圖書檔案的信息資源，為社會大眾服務(wù)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，那么圖書檔案也就失去了存在的價(jià)值。

4.圖書檔案的管理干部和專業(yè)技術(shù)人員的素質(zhì)有待提高。圖書檔案的管理面廣、量大，涉及到高校圖書管理部門和其他相關(guān)部門，具有系統(tǒng)性和專業(yè)性，圖書檔案工作人員不僅要具有一定的圖書管理知識還應(yīng)具備檔案專業(yè)技術(shù)知識，以及相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理能力，掌握數(shù)字化信息的存儲、檢索技術(shù)，對圖書檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行有效地管理。但是，高?，F(xiàn)有的圖書檔案管理干部和專業(yè)技術(shù)人員缺乏，與師生對圖書檔案資源信息化的需求不相適應(yīng)，已不能適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要。既懂管理又懂技術(shù)的干部和一專多能的專業(yè)技術(shù)人員更是缺乏，這些因素制約了圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展。

三、圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的原則

高校圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)對學(xué)校的資源建設(shè)和發(fā)展具有重要作用。快捷、方便、高效地利用圖書檔案為師生的學(xué)習(xí)和科研工作尤為緊迫，新形勢下傳統(tǒng)的圖書檔案管理方式已經(jīng)不能滿足信息社會條件下圖書檔案的管理要求，圖書檔案的快速更新、資源共享、快捷檢索等管理方式，都要求我們改變圖書檔案管理模式，借助現(xiàn)代信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。

高校圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)根據(jù)各地區(qū)高校總體發(fā)展規(guī)劃和圖書管理的實(shí)際需要，堅(jiān)持以下原則。

1.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則。高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化原則，這是實(shí)現(xiàn)圖書檔案服務(wù)自動化和信息共享網(wǎng)絡(luò)化的前提。圖書檔案數(shù)量、種類繁多，在數(shù)字化建設(shè)過程中存在著一系列數(shù)字化資源的數(shù)據(jù)存儲標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范問題，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的頒布實(shí)施，為圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范從技術(shù)和管理層面提供了具體的指導(dǎo)，如：它規(guī)定紙質(zhì)檔案采用黑白模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲、采用彩色模式掃描的圖像文件，一般采用JPEG格式存儲提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式等。除圖像存儲格式外，掃描的色彩模式、分辨率以及數(shù)據(jù)庫模式等，圖書檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范應(yīng)貫穿于圖書檔案數(shù)字化建設(shè)管理的全過程，如案卷目錄的標(biāo)引格式標(biāo)準(zhǔn)、著錄項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)、目錄與圖像的鏈接技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)傳輸、共享模式標(biāo)準(zhǔn)等，從而規(guī)范圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)，確保圖書檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，全面提升圖書檔案的數(shù)字化管理水平。

2.開放共享原則。高校圖書檔案數(shù)字化的目標(biāo)之一是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供給需要的師生，使圖書檔案信息資源數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享，以滿足師生和社會對圖書檔案利用的需求。樹立服務(wù)意識，充分利用圖書檔案的完整性、長效性，為師生服務(wù)、為高校的科研服務(wù)；在圖書檔案數(shù)字化過程中，做好圖書檔案的梳理、鑒別工作，除需要保密的檔案外，能夠?qū)熒蜕鐣_放的檔案做好解密、降密工作，對形成的圖書檔案數(shù)字化資源及時上傳到相關(guān)網(wǎng)站并適時更新，真正做到向師生和社會開放，通過局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)省校和市校、縣校甚至是鄉(xiāng)鎮(zhèn)成教中心的圖書檔案信息資源共享；在門戶網(wǎng)站建立方便快捷的查詢、下載系統(tǒng)，方便師生和社會公眾足不出戶查詢、復(fù)制圖書檔案信息資源等。

3.安全可靠原則。高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期性、持續(xù)性的基礎(chǔ)工作，大量的數(shù)字圖書信息資料如果泄密或滅失、毀損，則可能對圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理工作帶來無可挽回的損失，因此，在數(shù)字化建設(shè)過程中，不但要考慮到檔案資料的保密要求，而且要考慮其安全性和可靠性需要。一是硬件設(shè)備設(shè)施的安全可靠，如建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的圖書檔案存儲建筑和設(shè)施、購置高性能且能滿足需要的服務(wù)器以及網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備、數(shù)據(jù)信息傳輸、存儲設(shè)備等；二是相關(guān)軟件的安全可靠，根據(jù)高校圖書管理部門的實(shí)際需要，購置或者開發(fā)相應(yīng)的軟件管理系統(tǒng)；三是數(shù)字化信息管理的安全可靠，如檔案信息資源的自動備份管理、網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境、操作人員權(quán)限授予和遠(yuǎn)程訪問、圖書檔案信息保密級別、數(shù)據(jù)庫之間的鏈接和數(shù)據(jù)交換等安全防范體系，從而建立健全相關(guān)的安全可靠性控制機(jī)制，保證檔案信息數(shù)字化建設(shè)安全可靠運(yùn)行，滿足師生和社會的各種需要。

4.成本效益原則。數(shù)字化建設(shè)使得圖書檔案信息的收集、歸檔、存儲和查詢變得更加高效、方便和快捷，這是高校圖書管理部門對檔案信息數(shù)字化管理和建設(shè)的趨勢，而且需要投入相應(yīng)的財(cái)力、物力和人力，高校圖書管理部門在數(shù)字化建設(shè)過程中應(yīng)該堅(jiān)持成本效益的原則，既要保證數(shù)字化建設(shè)成功運(yùn)行，該投入的資金要有保障，也要考慮到建設(shè)成本，統(tǒng)籌規(guī)劃，避免浪費(fèi)，做到經(jīng)濟(jì)適用、滿足需要；在兼顧成本的同時，堅(jiān)持效益優(yōu)先，圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)最終目的還是為了師生學(xué)習(xí)、研究的需要，向信息需求者提供服務(wù)，體現(xiàn)圖書檔案的存在價(jià)值，在保障圖書檔案滿足管理、需要和社會需求，充分發(fā)揮其社會效益的基礎(chǔ)上，兼顧圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益和成本，實(shí)現(xiàn)效益最大化。

5.協(xié)調(diào)統(tǒng)一原則。高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在圖書管理的日常管理工作中，形成了種類繁多、形式各異、數(shù)量巨大的圖書檔案，涉及到各職能部門以及相關(guān)的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員；數(shù)字化建設(shè)需要相應(yīng)的人力、物力和財(cái)力，包括管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的調(diào)配、硬件設(shè)備的采購、軟件系統(tǒng)的開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)信息資源的利用等；省校圖書管理部門與市、縣校圖書管理部門相關(guān)資源的整合，如圖書檔案管理信息系統(tǒng)與系統(tǒng)軟件數(shù)據(jù)的相互鏈接、轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)圖書信息共享使用。因此，圖書檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立相應(yīng)的宏觀調(diào)控機(jī)制和管理協(xié)調(diào)機(jī)制，各職能部門和相關(guān)人員做到分工協(xié)作、相互配合、協(xié)調(diào)一致，積極參與數(shù)字化建設(shè)，全面提升圖書檔案數(shù)字化管理水平。

四、圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的探索

數(shù)字化和信息化是當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢，傳統(tǒng)的圖書檔案管理已難以適應(yīng)圖書管理工作，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和應(yīng)用，徹底改變了圖書檔案管理模式，極大地提高了圖書管理的效率，因此，必須多角度、全方位考慮圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)工作。

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理。制定相應(yīng)的圖書檔案管理制度，如圖書檔案的立卷管理、歸檔管理、安全保密管理、查詢調(diào)閱、存儲備份、鑒定銷毀等一系列管理制度；以及圖書檔案工作人員管理制度，如圖書檔案人員崗位職責(zé)、考核監(jiān)督管理辦法、檔案管理量化考核指標(biāo)等；規(guī)范圖書檔案流程管理，從圖書初始信息獲取、上報(bào)、審批、紙質(zhì)檔案的歸檔；與此同時，檔案的數(shù)字化信息的導(dǎo)入、網(wǎng)上審批流轉(zhuǎn)、歸檔同步進(jìn)行，以提高工作效率，規(guī)范檔案管理。

2.明確數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，統(tǒng)籌安排數(shù)字化檔案進(jìn)程。高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的目的是通過提供數(shù)字化圖書檔案信息為師生和社會實(shí)踐服務(wù)，長期以來形成的圖書檔案如何合理利用、充分發(fā)揮其使用價(jià)值，需要從廣大師生和社會公眾需要的角度對圖書檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行投入產(chǎn)出效益分析，分輕重緩急、統(tǒng)籌安排。首先，對經(jīng)過甄別、鑒定的具有重要保存價(jià)值的瀕危圖書檔案進(jìn)行數(shù)字化；二是對需要永久保存的圖書檔案進(jìn)行數(shù)字化；三是對利用、咨詢頻率較高的圖書檔案進(jìn)行數(shù)字化；四是對具有地方特色的、珍貴的圖書檔案進(jìn)行數(shù)字化，有目的、有重點(diǎn)地推進(jìn)圖書檔案的數(shù)字化工作，加快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。

3.樹立服務(wù)意識、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，發(fā)揮圖書檔案的使用價(jià)值。傳統(tǒng)的圖書檔案管理是“重保管、輕利用”，圖書檔案信息處于被動利用狀態(tài)，咨詢、利用率不高，實(shí)現(xiàn)圖書檔案數(shù)字化信息管理后，從根本上改變了檔案信息的利用方式，社會公眾利用圖書檔案信息變得更加方便、快捷。圖書檔案管理部門和管理人員應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，改變服務(wù)意識和觀念，從被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)；根據(jù)不同用戶的特點(diǎn)，開發(fā)用戶需求導(dǎo)向的數(shù)字信息資源，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將圖書檔案資源信息以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息進(jìn)行查詢、篩選、整合在線推送到用戶終端；對圖書檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，整合不同類型、不同載體的數(shù)字化資源，為實(shí)現(xiàn)圖書的優(yōu)化配置提供信息依據(jù)，提高圖書檔案利用率和使用價(jià)值。

4.建立風(fēng)險(xiǎn)安全控制機(jī)制。圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)需要持續(xù)的資金投入、相關(guān)人員的調(diào)配以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化資源的保障，在此過程中，因政策、人員變動、資金安排等因素，會產(chǎn)生一定的風(fēng)險(xiǎn)，如：組織管理人員或?qū)I(yè)技術(shù)人員的變動導(dǎo)致軟件系統(tǒng)開發(fā)的中斷；資金預(yù)算不足或超支導(dǎo)致相關(guān)硬件購置不能如期舉行；的圖書檔案資源在數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換過程中的泄密風(fēng)險(xiǎn)；圖書檔案數(shù)字化資源在查詢下載、網(wǎng)絡(luò)共享和在線傳播等可能產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)等。因此，必須分別建立安全風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，如協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)、政府采購、技術(shù)保障等部門共同論證項(xiàng)目資金預(yù)算，保障數(shù)字化建設(shè)的持續(xù)性運(yùn)行；通過確定相關(guān)協(xié)議、合同、購買版權(quán)資源等，控制知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。為了保障圖書檔案資源網(wǎng)絡(luò)信息安全，必須采取相應(yīng)的安全管理控制措施，如權(quán)限管理，對管理人員和訪問用戶，根據(jù)不同級別賦予相應(yīng)的管理權(quán)限和訪問權(quán)限，從而在后臺和前端降低圖書檔案資源信息安全風(fēng)險(xiǎn)，此外，結(jié)合身份證識別技術(shù)和信息加密技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的控制。

五、結(jié)語

在信息社會條件下，圖書檔案已經(jīng)步入信息網(wǎng)絡(luò)化、存儲數(shù)字化和服務(wù)自動化時代。但是，高校圖書管理部門在圖書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，往往各自為政，從局部管理需求出發(fā)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，忽略了圖書檔案為社會服務(wù)的功能以及數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)共享、開放便捷等特征以及網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)、安全因素等，因此，各地圖書管理部門應(yīng)根據(jù)圖書的總體規(guī)劃以及各地圖書管理的實(shí)際情況和需要，統(tǒng)籌兼顧，快捷高效地實(shí)現(xiàn)圖書檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

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[4]陳瑞萍.土地檔案管理中的信息化建設(shè)[J].科技傳播，2012，（3）.

第4篇：干部檔案數(shù)字化管理范文

一、人事檔案數(shù)字化的意義

1.減少查詢時間，提高工作效率

傳統(tǒng)的干部檔案查閱，基本上都是先根據(jù)姓名查看檔案號，再根據(jù)檔案號調(diào)出檔案，然后手工翻閱，如果要查詢一本比較厚的干部檔案，查閱人員需要花費(fèi)很長時間。而數(shù)字化電子檔案只需要在計(jì)算機(jī)的人事系統(tǒng)上輸入姓名直接查詢并按所需查閱內(nèi)容點(diǎn)擊查閱，只需要幾秒鐘就能調(diào)閱一本檔案。實(shí)現(xiàn)了快速查詢和檢索，使干部檔案得到了充分的開發(fā)與利用。

2.節(jié)約干部檔案的管理成本

過去，要提高檔案的利用率，通常都是用增加檔案人員和辦公費(fèi)來實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致檔案的管理成本大幅增加。而數(shù)字化電子檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了紙質(zhì)檔案信息在保護(hù)或修復(fù)過程中所需的人力、設(shè)備與耗材的費(fèi)用，避免了人員的浪費(fèi)，也節(jié)省了庫房硬件環(huán)境所需的費(fèi)用，極大地降低了檔案的管理成本。

3.有利于對檔案原件的保護(hù)

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，既方便了利用，也減少了翻閱對紙質(zhì)檔案的傷害，保護(hù)了檔案的原件，避免紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，使檔案能長期或永久保存，有效地保證了檔案的完整和安全，延長了檔案材料的壽命。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的途徑

1.通過醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)，建立完善的干部信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集流程管理。

一是統(tǒng)一字段的設(shè)置。求職者在填報(bào)求職信息的過程中，通過系統(tǒng)設(shè)置的列表框、復(fù)選框等方式，對字符類較統(tǒng)一的項(xiàng)目作屬性限制，避免錄入過程中出現(xiàn)差錯，如身份證號碼、出生年月、性別、籍貫、簡歷時間等，同時也通過眾多的數(shù)據(jù)驗(yàn)證程序，驗(yàn)證輸入數(shù)據(jù)的合法性，數(shù)據(jù)庫表字段的設(shè)置也會設(shè)置一些限制，如果誤差太大，也一樣會在提交過程中提示無法執(zhí)行，從而促使求職者檢驗(yàn)并更正數(shù)據(jù)。提高數(shù)據(jù)精確度。

二是細(xì)化個人信息模塊。在個人信息模塊設(shè)置上，根據(jù)干部檔案的十大類的分類要求進(jìn)行設(shè)置，求職者在錄入信息時，特別在個人履歷、資格證書、獲獎情況、科研成果、學(xué)術(shù)論文、在校學(xué)生工作任職情況、家庭情況、證書圖片上傳中必須進(jìn)行細(xì)化填寫，以便于入職后的人事檔案系統(tǒng)的豐富與建立。

三是多媒體技術(shù)的運(yùn)用。計(jì)算機(jī)的多媒體技術(shù)為招聘工作提供了豐富多彩，效用優(yōu)良的媒質(zhì)，以多媒體記錄招聘人員信息，以其信息量大、高密度存儲、便于使用等諸多優(yōu)點(diǎn)，成為我院招聘工作中一大亮點(diǎn)，為醫(yī)院選拔人才提供了可視、可讀的信息，擺脫了以往記錄個人材料單一的紙質(zhì)文字記載，利用多媒體信息技術(shù)生動全面記錄各專業(yè)考生網(wǎng)上視頻面試信息、考場面試視頻信息和音頻信息，面試官評語及評分，臨床科室考核情況、心理測試分析、專業(yè)理論及英語考核、體檢情況、招聘考核小組意見及錄用批示等材料，針對檔案實(shí)體情況，制定合適的處理方案，如紙質(zhì)、照片等材料，通過高速掃描儀進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、壓縮、儲存等數(shù)字化處理，成為各錄用人員統(tǒng)一的數(shù)字化檔案信息，最大限度地將檔案實(shí)體上所負(fù)載的信息保留下來，準(zhǔn)確、完整、真實(shí)記載各類人才原始的檔案資料。

四是整合人員數(shù)據(jù)，醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)行無縫對接，建立入職人員電子檔案。

2.建立審查監(jiān)督機(jī)制

在干部電子檔案收集的過程中，注意把好“三關(guān)”：一是審查關(guān)，人事科和人事檔案室嚴(yán)格履行審查手續(xù)，從電子檔案材料形成開始就把真實(shí)性、合法性和實(shí)用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標(biāo)準(zhǔn)。二是程序關(guān)，人事電子檔案形成涉及多個部門和環(huán)節(jié)，既有組織形成的材料，也有個人提供的材料，嚴(yán)格遵守個人上傳證件材料與個人檔案記錄一致的原則，忠于真實(shí)，杜絕弄虛作假。建立個人誠信記錄及職業(yè)信用記錄，使之成為個人職業(yè)生涯的信用資本。三是處罰關(guān)，嚴(yán)肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對偽造檔案，篡改檔案等行為給予嚴(yán)厲的制裁。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的成效

1.為“知人”“善任”提供全面的材料

由于電子檔案中記錄的是干部的個人履歷情況、誠信狀況、干部在錄用、考核、專業(yè)技能、專業(yè)資格、科研成果、晉升、培訓(xùn)教育、獎懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄，改變了以往人事檔案內(nèi)容單一的模式，注重反映一個人的個性特征，通過對入職人員績效以及信譽(yù)做出的評估，建立員工翔實(shí)的個人職業(yè)信用檔案，為單位選拔人才提供詳盡的材料，為個人職業(yè)生涯規(guī)劃的設(shè)計(jì)、穩(wěn)定干部隊(duì)伍提供有效的數(shù)據(jù)分析。

2.個別材料向個人公開增加透明度

通過人事檔案管理信息服務(wù)平臺，輸入職工姓名及工號和密碼，實(shí)現(xiàn)人事檔案遠(yuǎn)程化查找和利用。把人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續(xù)保密外其他一些非保密信息向個人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，對這些信息個人只有查閱權(quán)利而沒有修改權(quán)利。在一定范圍內(nèi)開放檔案，保證職工對檔案的知情權(quán)，便于檔案的利用，促進(jìn)檔案的完整、真實(shí)和透明。人事檔案信息部分向個人開放，不僅方便了職工對檔案的利用，而且增強(qiáng)了公眾的檔案意識，對人事檔案工作也起到了監(jiān)督的作用，使人事檔案更好地為公眾服務(wù)。

3.減少對紙質(zhì)檔案的傷害

通過掃描儀把紙質(zhì)的原始檔案中利用頻率高、利用價(jià)值高的檔案材料傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，形成個人檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，有效保護(hù)紙張載體和字跡，利用部門或上級領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)需要進(jìn)行查閱、打印、摘錄，避免反復(fù)調(diào)用原件，更好地保護(hù)實(shí)體檔案。

4.數(shù)據(jù)共享，達(dá)到資源的有效利用

通過建立人事檔案管理信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)多個平臺進(jìn)行訪問，為不同部門提供各類人員基本信息的共享。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不僅可以支持人事管理部門的管理，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務(wù)和人才選拔工作提供幫助，為人事部門科學(xué)的決策提供準(zhǔn)確信息，更方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的人員信息，有利于人才的挑選，通過實(shí)時服務(wù)，提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。

5.實(shí)現(xiàn)人性化管理，提高工作效率。

第5篇：干部檔案數(shù)字化管理范文

現(xiàn)今，伴隨計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，并成為推動社會發(fā)展的一個重要推力。而社會信息化發(fā)展進(jìn)程的逐步加快，也為檔案數(shù)字化管理提供了平臺與空間。以醫(yī)院綜合檔案管理為例，數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，就對有效保存檔案資源、簡化檔案調(diào)閱程度、提高檔案利用共享率等發(fā)揮著不可忽視的作用。故在醫(yī)院綜合檔案管理中，全面展開數(shù)字化管理，很有必要。對此，文章就醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：

醫(yī)院；綜合檔案；數(shù)字化管理

對于任何一家醫(yī)院，其檔案均是由醫(yī)院內(nèi)部各部門、各組織與個人自醫(yī)院成立到現(xiàn)在的各項(xiàng)活動中，對那些有較大保存價(jià)值的資料借助文字、圖表等載體加以保存的一種記錄。它不僅可為醫(yī)院日常各項(xiàng)管理工作的展開提供一定參考，而且也是醫(yī)院制定發(fā)展戰(zhàn)略、展開各類診療活動的一個重要憑證，是領(lǐng)導(dǎo)制定決策，并對醫(yī)務(wù)人員行為加以規(guī)范的一個重要依據(jù)[1]。而伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各種現(xiàn)代化信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案管理中，并發(fā)揮著重要的作用。由此，數(shù)字化檔案管理日漸成為檔案管理今后發(fā)展的一個重要發(fā)展。當(dāng)然醫(yī)院綜合檔案管理也不例外，必然也需逐步展開檔案的數(shù)字化管理，以此來更好地順應(yīng)今后醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的方向，從整體上提升檔案管理水平與檔案服務(wù)利用效益。下文，筆者就醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)作一簡要分析。

一、強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，構(gòu)建專門數(shù)據(jù)庫

在醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理過程中，各種檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提所在。為此，管理人員必須做好醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，積極構(gòu)建各類專門檔案數(shù)據(jù)庫，用以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化管理。第一，結(jié)合醫(yī)院綜合檔案實(shí)際情況，利用著錄標(biāo)引，將醫(yī)院各類文書方案的檔號、分類號與題名、形成時間以及主題詞等信息及時錄入到計(jì)算機(jī)中，構(gòu)建醫(yī)院“綜合檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫”，便于檔案利用者借助計(jì)算機(jī)快速檢索檔案信息，提高檔案信息利用率[2]。第二，建立“科技檔案數(shù)據(jù)庫”。在檔案數(shù)字化管理中，科技檔案數(shù)據(jù)庫，必須能夠真實(shí)、完整地錄入醫(yī)院日常各項(xiàng)科研課題的申報(bào)、簽訂與技術(shù)總結(jié)、評審報(bào)告等活動全過程，并具體根據(jù)科技檔案情況，設(shè)置不同專題，進(jìn)而為醫(yī)務(wù)人員科研活動提供指導(dǎo)服務(wù)。第三，構(gòu)建人力資源數(shù)據(jù)庫。檔案管理員需及時把醫(yī)院干部與職工的基本信息錄入到“人力資源數(shù)據(jù)庫”中，以真實(shí)反映醫(yī)院人力資源狀況，并編輯好科研、學(xué)歷等子集，以真實(shí)反映不同人員不同時期的成長情況，為醫(yī)院干部提拔提供有利依據(jù)。第四，構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫。檔案管理員需及時將醫(yī)院各類設(shè)備型號、隨機(jī)材料與設(shè)備維修、報(bào)廢等信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，便于決策者優(yōu)化配置醫(yī)療資源，保證醫(yī)院各類醫(yī)療設(shè)備的有序運(yùn)行。第五，構(gòu)建會計(jì)電子檔案數(shù)據(jù)庫。通過對醫(yī)院歷年會計(jì)初始化工作與日常會計(jì)核算業(yè)務(wù)的整理，形成醫(yī)院“會計(jì)電子檔案數(shù)據(jù)庫”，并對這些電子檔案進(jìn)行分類處理，從而為醫(yī)院決策者制定各項(xiàng)財(cái)務(wù)計(jì)劃與財(cái)務(wù)預(yù)測提供真實(shí)的數(shù)據(jù)，以此來保證計(jì)劃的可行性與有效性[3]。

二、采用技術(shù)防護(hù)措施，保證檔案管理安全

醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，雖然在很大程度上提升了檔案管理水平，但數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，也在一定程度上增加了電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。為此，積極采取技術(shù)防護(hù)措施，確保檔案管理的安全，是全面實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的重要保障。首先，需嚴(yán)抓電子信息存儲載體，尤其是磁性載體的安全防護(hù)。為此，在醫(yī)院綜合檔案管理中，管理人員必須做好檔案異質(zhì)與異地備份工作，尤其是對那些需長久存儲的電子文件，需將其備份到耐久性較好的載體上，做到“一式三套”，并做到定期復(fù)制，以免信息丟失，提高電子檔案管理水平[4]。同時，對于磁盤、光盤等電子文件載體，也需將其存放在防磁裝具中，并定期檢測、拷貝，以確保檔案信息的完整性。其次，確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。醫(yī)院可將其內(nèi)部網(wǎng)同一切外網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，充分應(yīng)用DRM技術(shù)對其訪問權(quán)加以控制，并進(jìn)行加密處理，以此來確保數(shù)據(jù)的安全與共享。同時，檔案管理技術(shù)人員還需做好對電腦病毒的防控工作，以免因網(wǎng)絡(luò)病毒侵?jǐn)_而影響到電子檔案管理。如盡量安裝可靠性比較強(qiáng)的防火墻，定期更換殺毒軟件，定期進(jìn)行病毒檢測，以此來確保電子檔案信息的安全性。最后，在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化、電子化管理的同時，還需做到電子檔案同紙質(zhì)檔案的并軌管理工作，保證兩種檔案載體的一致性。

三、完善檔案管理機(jī)制，明確分級管理

健全管理機(jī)制的構(gòu)建，是確保醫(yī)院綜合檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要條件。為此，管理員需不斷完善其管理機(jī)制，實(shí)施分級管理，以進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作。首先，建立健全的管理機(jī)制，以確保電子檔案的真實(shí)性。一般來講，電子檔案在其形成、處理和歸檔、保存等各環(huán)節(jié)，均有可能出現(xiàn)信息刪改或丟失等情況，故在積極引進(jìn)各類信息安全技術(shù)的同時，醫(yī)院檔案管理部門還需制定出對應(yīng)管理制度，以確保各項(xiàng)信息安全技術(shù)作用的充分發(fā)揮，進(jìn)而在實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理基礎(chǔ)上確保檔案信息的安全性與完整性[5]。如采用法規(guī)形式對醫(yī)院電子檔案保管和利用標(biāo)準(zhǔn)加以明確，確保各檔案管理員工作能夠有法可依，有章可循。同時，為保證醫(yī)院相關(guān)檔案管理部門能依照規(guī)定做好對各類檔案的管理工作，其管理制度還需以立法形式來確認(rèn)，以確保制度的有效性與合法性。其次，制定合理的檔案數(shù)字化管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。其一，制定一系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，把醫(yī)院相關(guān)紙質(zhì)檔案有效轉(zhuǎn)為電子檔案，并在結(jié)合醫(yī)院實(shí)際的情況下，制定出迎合本院檔案管理工作的《電子文件管理辦法》，進(jìn)而對電子檔案形成、收集與鑒定等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)加以明確，使之在檔案形成初期就做到科學(xué)、規(guī)范管理；其二，形成健全的檔案信息價(jià)值評估標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息技術(shù)路線與相關(guān)責(zé)任制度，以此來確保各項(xiàng)檔案管理機(jī)制落實(shí)的有效性與連續(xù)性，從整體上對醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化管理工作加以規(guī)范[6]；其三，積極引導(dǎo)、鼓勵醫(yī)院檔案管理員自電子檔案產(chǎn)生支出起就嚴(yán)格遵照相關(guān)規(guī)章制度落實(shí)監(jiān)督指導(dǎo)職能；同時，把電子檔案鑒定、保存與利用等管理內(nèi)容納入到醫(yī)院檔案信息集成系統(tǒng)中，并對系統(tǒng)設(shè)計(jì)與操作加以熟悉，以充分發(fā)揮出醫(yī)院檔案信息接收管理平臺的作用，實(shí)現(xiàn)對電子檔案信息的實(shí)時性、可靠性與有效性的有效控制。

總而言之，緊隨互聯(lián)網(wǎng)的普及信息化建設(shè)腳步的加快，其帶來的便利已深入到現(xiàn)實(shí)生活的方方面面，不僅有效改善了人們的生活，而且還為社會的有序發(fā)展提供了有利的信息交流平臺。以醫(yī)院綜合檔案管理工作為例，數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，就大大提升了醫(yī)院檔案管理的水平與質(zhì)量，保證了各類檔案信息的完整性與真實(shí)性，并充分發(fā)揮出了各類檔案的服務(wù)利用效應(yīng)，從而為醫(yī)院的有序發(fā)展提供了有利的保障。

作者：武蕾 單位：河南省駐馬店市中心醫(yī)院

參考文獻(xiàn)：

[1]郭琰.信息化環(huán)境中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用[J].生物技術(shù)世界,2014,（12）:250.

[2]李彥鈞.綜合檔案的數(shù)字化管理、開發(fā)與利用——以天津市中醫(yī)藥研究院附屬醫(yī)院為例[J].黑龍江檔案,2014,（06）:36.

[3]黃桂敏.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的可行性探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,）（13）:91-92.

[4]劉喜珍.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用和體會[J].城建檔案,2015,（09）:23-25.

第6篇：干部檔案數(shù)字化管理范文

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化；檔案管理；必要性

隨著社會的日趨進(jìn)步，我國的檔案事業(yè)也隨之發(fā)展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復(fù)雜，浪費(fèi)了很多的人力物力以及存儲空間，而且不可避免的是紙質(zhì)的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術(shù)革命的到來，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使檔案領(lǐng)域進(jìn)入電子時代。全國檔案信息化建設(shè)正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設(shè)注入了新的活力，加快了檔案進(jìn)入信息社會的腳步。檔案信息化是在加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化管理基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)最大限度的開發(fā)利用已開放檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。

一、檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求

檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益

社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使機(jī)關(guān)落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

（二）提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理能夠使資料及時歸檔，盡快提供利用。以人事檔案管理為例最有說服力，由于其管理對象繁多，且具有很強(qiáng)的流動性，如職工人數(shù)、退休、調(diào)動等，要想正確統(tǒng)計(jì)，動態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。出于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。

二、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的主要困難

由于檔案數(shù)字化管理在我國還屬于新興事物，并且在目前我國生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對落后的條件下，數(shù)字化檔案管理還存在著各種問題，主要有以下四個方面。

（一）資源浪費(fèi)

電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在—些單位的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、不同類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

（二）電子文件歸檔困難

辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據(jù)了解，目前很多大型企業(yè)都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄入造成了一定的困難。

（三）管理的長期保存有困難

電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)易丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

（四）數(shù)字化檔案的利用率不高

雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，仍延續(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計(jì)算機(jī)僅限于文字錄入、編輯和打印，成為名副其實(shí)的“高檔打印機(jī)”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力、物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。

三、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理需要注重把握的環(huán)節(jié)

（一）建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共亨

檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案管理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各大型機(jī)關(guān)、企業(yè)日常工作中，每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采取雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳，達(dá)到資源共享的目的。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

針對電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立個通道，將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲載體的質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。軟件方面，要通過采用多級權(quán)限、密碼管理、多層結(jié)構(gòu)、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

（三）建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平

人才是檔案信息數(shù)字化的保證，科技人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，這對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者除了掌握檔案基礎(chǔ)理論知識和檔案管理知識外，還應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)知識。檔案管理部門一方面要積極引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識的專門人才；另一方面要加大對現(xiàn)有檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的提高，舉辦各種信息技術(shù)培訓(xùn)班，為檔案工作者綜合素質(zhì)的提高創(chuàng)造條件。盡快建立管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點(diǎn)，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍體系，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，牽涉到技術(shù)、政策、法律、管理等方方面面，許多問題需要深入探索研究。我們必須抓住國家信息化建設(shè)和“加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作”的契機(jī)，創(chuàng)新工作機(jī)制，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，推動檔案事業(yè)的新發(fā)展。

參考文件：

[1]陳勇.論電子政務(wù)系統(tǒng)中的電子公文管理[J].辦公自動化。2006（9）.

[2]呂元智.數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)管理研究[D].武漢大學(xué)，2004.

[3]李曙光.電子政務(wù)信息保障問題研究[D].湘潭大學(xué)，2004.

第7篇：干部檔案數(shù)字化管理范文

關(guān)鍵詞： 高校；檔案工作；現(xiàn)代化

中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-4311（2012）04-0252-010引言

綜合檔案工作是學(xué)校檔案管理工作中最重要的部分，完善的檔案管理對學(xué)校歷史資料的保存將起到至關(guān)重要的作用。學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和對外交流等重大活動，只有齊全、完整的歸檔、存檔，才能確保過程的完成；否則，學(xué)校就會遺漏自己的歷史，也不能為未來的發(fā)展和決策提供準(zhǔn)確的參考。隨著高校管理的現(xiàn)代化，檔案管理工作也必須順應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需求，加快檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，有效地保護(hù)、開發(fā)利用檔案信息資源，促進(jìn)檔案事業(yè)與其他各項(xiàng)事業(yè)全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為高等學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

1高校檔案工作現(xiàn)代化的目標(biāo)

1.1 高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化包括檔案工作業(yè)務(wù)范圍的規(guī)范化、檔案術(shù)語的標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案工作技術(shù)與設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)化等一系列內(nèi)容，它是檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)部分，可利于各單位檔案工作者的學(xué)術(shù)和業(yè)務(wù)交流，同時提高工作效率。

1.2 檔案工作管理現(xiàn)代化①思想現(xiàn)代化。強(qiáng)化服務(wù)意識，拓展服務(wù)領(lǐng)域，主動提供資料和服務(wù)，提高檔案利用率，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。②管理方法規(guī)范化、科學(xué)化。建立統(tǒng)一的、科學(xué)的、規(guī)范的技術(shù)方法，使檔案管理工作的水平得到切實(shí)地提高。

1.3 檔案技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化①采用先進(jìn)的庫房設(shè)備、自動化管理的技術(shù)和設(shè)備等，用現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備儲存、保護(hù)、利用檔案。②運(yùn)用現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的高密存貯，最常見的包括計(jì)算機(jī)輸出縮微技術(shù)，快速掃描技術(shù)，光盤存貯技術(shù)，全息超縮微技術(shù)，應(yīng)用普通縮微攝像技術(shù)等。③運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的登記、統(tǒng)計(jì)和庫存管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化，將檔案的編目與檢索，檔案部門的行政管理等都實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化。

1.4 檔案工作人員的專業(yè)化檔案工作人員要具有較高的科學(xué)文化水平和職業(yè)素質(zhì)，熱愛并適合從事該崗位的工作，能夠主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和方法，以應(yīng)對信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用對檔案工作提出的挑戰(zhàn)。

2實(shí)現(xiàn)高校檔案工作現(xiàn)代化的措施

2.1 制定總體規(guī)劃制定出切實(shí)可行的檔案管理工作的現(xiàn)代化規(guī)劃，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提。檔案人員要對實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的長期和近期任務(wù)做到心中有數(shù)，減少因目標(biāo)不清而造成的人才、物力的浪費(fèi)，保證每一環(huán)節(jié)的效益。

2.2 增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識 長期以來，人們一直認(rèn)為實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化就是配置先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，而忽視了科學(xué)管理的重要性。必須充分認(rèn)識到只有科學(xué)管理才能做到信息靈通、決策準(zhǔn)確、規(guī)程合理、工作效率高、內(nèi)外職能協(xié)調(diào)，節(jié)省人力、物力和財(cái)力。要不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，加強(qiáng)交流，制訂出一系列科學(xué)的、統(tǒng)一的規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，用科學(xué)的管理方法來規(guī)范檔案工作。

2.3 解放思想，強(qiáng)化服務(wù)意識進(jìn)一步提高對做好新時期檔案工作重要性的認(rèn)識，明確檔案工作是黨和國家事業(yè)的重要組成部分，也是全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、統(tǒng)籌經(jīng)濟(jì)社會協(xié)調(diào)發(fā)展、建設(shè)社會主義和諧社會的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。學(xué)校各級檔案部門要解放思想，不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量。改變過去“重管輕用”、“重量輕質(zhì)”的陳舊觀念，打破“你來我查”的被動局面，主動提供資料和服務(wù)，提高檔案利用率，積極為各級領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為廣大師生群眾服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

2.4 加強(qiáng)檔案收集、整理工作，進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)步伐

首先是實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。為了給高校創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，更好地為利用者提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，我們可以實(shí)現(xiàn)非保密檔案信息資源的社會共享和網(wǎng)上利用，要在檔案室相關(guān)網(wǎng)站上建立檔案信息網(wǎng)頁，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程在線查詢。其次，是檔案的數(shù)字化。為了實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，我們要建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，研究制定檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)劃。一是實(shí)現(xiàn)檔案進(jìn)館前的數(shù)字化。收集和接收其他各種形式的電子文件及其生成環(huán)境，把電子檔案連同相應(yīng)的紙質(zhì)檔案一并列入檔案部門的接收范圍。妥善做好電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔、保密等方面工作，按照文檔管理一體化的要求和國家有關(guān)檔案信息化技術(shù)規(guī)范的規(guī)定，將文檔進(jìn)行分門別類的規(guī)范化管理，另一方面，校園網(wǎng)上直接接收電子文件，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)文件材料網(wǎng)上傳遞、存儲、立卷、歸檔等功能，依托校園網(wǎng)，進(jìn)行文檔一體化建設(shè)。二是對原有館藏檔案的數(shù)字化。通過手工錄入、直接掃描、縮微膠片轉(zhuǎn)換等手段，使這些信息合并到現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫中。在對館藏檔案資源進(jìn)行分級鑒定、有序整理的基礎(chǔ)上，把紙質(zhì)檔案、膠片、照片等信息進(jìn)行數(shù)字化處理。第三，做好檔案工作必須做好檔案管理的業(yè)務(wù)工作，為滿足當(dāng)前利用需求和實(shí)現(xiàn)自動化管理，達(dá)到收集完整、整理有序、系統(tǒng)準(zhǔn)確、保管安全的目標(biāo)，我們要首先做好檔案管理的業(yè)務(wù)工作，任何組織或個人不得把職務(wù)范圍內(nèi)形成的文件材料據(jù)為已有，各部門要高度重視檔案資源建設(shè)，嚴(yán)格文件材料歸檔制度。各部門應(yīng)當(dāng)按規(guī)定要求及時向檔案室移交檔案，不得分散保存，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的檔案管理，檔案室要著眼社會需求，改善館藏結(jié)構(gòu)，拓寬接收和征集范圍?？傊?，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化與社會信息化的同步協(xié)調(diào)發(fā)展，我們就要使檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)、辦公自動化建設(shè)同步實(shí)施，不斷提高檔案信息化水平，將檔案信息化工作納入學(xué)校信息化建設(shè)。

2.5 要注重培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才檔案管理技術(shù)越先進(jìn)，對檔案專業(yè)干部的素質(zhì)要求就越高。要搞好檔案建設(shè)，必須要有一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，要實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，必須扎實(shí)認(rèn)真地開展檔案干部隊(duì)伍建設(shè)。要從政治、工作、生活上關(guān)心支持檔案干部，根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，適當(dāng)增加檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)崗位設(shè)置結(jié)構(gòu)比例。要堅(jiān)持以人為本、牢固樹立人才資源是第一資源的思想，以人才資源開發(fā)推動檔案工作發(fā)展，進(jìn)一步優(yōu)化檔案干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，積極選調(diào)專門人才和優(yōu)秀年輕干部充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，把檔案人員的培訓(xùn)提高納入專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的整體規(guī)劃，建立良性的隊(duì)伍和吐舊納新機(jī)制，努力建設(shè)一支政治強(qiáng)、觀念新，業(yè)務(wù)精、作風(fēng)實(shí)的檔案工作隊(duì)伍，不斷推動檔案事業(yè)更好地向前發(fā)展。高校教學(xué)改革發(fā)展離不開檔案工作，高校檔案部門要努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代檔案事業(yè)體系。把檔案的管理和利用與高校教學(xué)、科研結(jié)合起來，抓住機(jī)遇，加快發(fā)展，建立健全檔案工作現(xiàn)代化系統(tǒng)，更好地為高校改革和建設(shè)服務(wù)，在促進(jìn)高等教育發(fā)展中發(fā)揮積極作用。

第8篇：干部檔案數(shù)字化管理范文

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，盡快全面完成檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。我們要將檔案工作納入了主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的崗位責(zé)任制，落實(shí)了職責(zé)范圍，從而為檔案工作的規(guī)范、有序開展提供了保證。要充分認(rèn)識檔案工作對行業(yè)改革發(fā)展的重要作用，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入本單位的工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，確保開展檔案工作所需人員、經(jīng)費(fèi)的落實(shí)，為行業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展提供人才支撐和物質(zhì)保證。其次，強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)建設(shè)?；A(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)?；A(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)水平的高低也是檔案館考評定級的主要條件。做好檔案年度立卷接續(xù)工作，徹底消除室藏積存零散檔案未整理現(xiàn)象，及時糾正檔案整理質(zhì)量問題。要提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

（二）抓好館庫建設(shè)、健全實(shí)體管理。檔案館是國家檔案事業(yè)的主體，也是文化強(qiáng)國建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。建立健全了各項(xiàng)檔案管理制度和管理網(wǎng)絡(luò)，設(shè)置了專門庫房，初步實(shí)現(xiàn)了三室分離，較好地滿足了檔案管理的需要。嚴(yán)格按照《檔案庫房管理制度》、《檔案員工作職責(zé)制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案借閱制度》等相關(guān)制度，將檔案保管工作落實(shí)到人，切實(shí)加強(qiáng)對檔案保管保護(hù)等規(guī)章制度的落實(shí)。對檔案館設(shè)施設(shè)備進(jìn)行全面檢查，做到防火、防盜、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲等八防措施，確保檔案保管安全，做好溫濕度記錄，庫房整潔，無安全隱患。另外，對檔案庫房配備設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、電源電線等進(jìn)行了完好率檢查，并對案卷的數(shù)量、質(zhì)量、霉變情況進(jìn)行檢查，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理安全責(zé)任制。

（三）加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)。當(dāng)前，檔案事業(yè)發(fā)展處于關(guān)鍵時期，大量的新情況、新問題需要我們?nèi)ヌ接?，去解決，在這種新形勢、新任務(wù)面前，加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)尤為重要。因此，我們要提高其政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。強(qiáng)化檔案培訓(xùn)。開展多角度、多方位、多層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，強(qiáng)化檔案管理人員的基本功訓(xùn)練。同時，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高工作水平。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)基本知識，做到精益求精；虛心學(xué)習(xí)發(fā)達(dá)地區(qū)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和好的做法，做到相得益彰；以開拓創(chuàng)新的精神探索適應(yīng)新形勢新任務(wù)需要的檔案工作的新舉措，做到與時俱進(jìn)。檔案管理人員要學(xué)習(xí)與掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等，運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)管理檔案，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展跟上當(dāng)今時代的節(jié)拍。

二、不斷促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

（一）在思想上提高認(rèn)識。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，社會各方面對檔案的需求加大，需要我們檔案干部及時適應(yīng)新形勢發(fā)展的客觀要求，進(jìn)一步提高政治理論和業(yè)務(wù)水平、增強(qiáng)現(xiàn)代化意識、提高自身綜合素質(zhì)。因此，在現(xiàn)代的信息化社會里，檔案館要想提高整體素質(zhì)和服務(wù)水平，就必須進(jìn)行綜合治理和整體改革。檔案館綜合素質(zhì)及服務(wù)水平的提高需要提高檔案館領(lǐng)導(dǎo)的綜合素質(zhì)，從事檔案管理人員檔案的管理水平、檔案館的軟硬件設(shè)施設(shè)備的管理操控能力及館藏檔案資源收集開發(fā)整理利用的能力。同時，要在心中構(gòu)筑堅(jiān)固的思想防線。檔案安全體系建設(shè)作為系統(tǒng)工程，在首先提高認(rèn)識的同時，還必須要做到執(zhí)著認(rèn)真、堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，要有盯住不放、抓住不松的精神。特別是在檔案管理中的基礎(chǔ)建設(shè)過程中，更來不得半點(diǎn)的馬虎。要樹立“安全第一”的思想，強(qiáng)化責(zé)任與防范意識，確保檔案數(shù)字化工作的安全性、保密性。并要求大家督促各單位在檔案數(shù)字化過程中健全制度、查堵漏洞、杜絕隱患，確保檔案安全萬無一失。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。檔案數(shù)字化是檔案資源信息化的基礎(chǔ)，也是分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的重要環(huán)節(jié)。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)是：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立數(shù)字化系統(tǒng)就是利用數(shù)字化技術(shù)手段，將紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等不同載體的模擬檔案信息轉(zhuǎn)換成電子信息，形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可利用和共享的各類檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會共享。積極開展編研工作。檔案編研工作要“立足館藏，服務(wù)社會”，最大限度挖掘館藏檔案信息資源，緊緊圍繞黨和政府的需要、群眾的需要和社會需要，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為社會服務(wù)。加強(qiáng)電子文件歸檔管理。加強(qiáng)對本地區(qū)機(jī)關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位的電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。選擇有條件的單位進(jìn)行電子文件歸檔管理的試點(diǎn)工作，及時總結(jié)、推廣經(jīng)驗(yàn)，引導(dǎo)、規(guī)范機(jī)關(guān)電子文件的歸檔管理。逐步實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。

第9篇：干部檔案數(shù)字化管理范文

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；文化藝術(shù)檔案；數(shù)字化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對信息進(jìn)行處理和共享變得方便快捷。檔案是各種實(shí)踐活動、研究成果的第一手材料，是人類社會的寶貴財(cái)富和重要的歷史文化遺產(chǎn)。隨著社會文明程度的提升，文化藝術(shù)檔案深入社會生活各個方面，對國家和社會的發(fā)展產(chǎn)生重要影響。因此，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，將文化藝術(shù)檔案數(shù)字化納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展總體格局中，推動檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，成為檔案管理機(jī)構(gòu)重點(diǎn)研究的課題。檔案數(shù)字化作為檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢，文中從文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容和重要性入手，介紹檔案數(shù)字化建設(shè)的總體格局和主要功能，以期為檔案管理信息化建設(shè)提供重要參考。

1文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

一個國家或地區(qū)信息資源開發(fā)利用程度，是判斷該地區(qū)經(jīng)濟(jì)、文化、科技發(fā)展水平的重要標(biāo)志。檔案信息化作為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)滿足時展要求。文化藝術(shù)檔案就是文化藝術(shù)機(jī)構(gòu)或工作者在實(shí)施藝術(shù)創(chuàng)作、演出、教育及社會文化工作形成的，記錄具有保存意義的各類文字、聲像、實(shí)物等不同載體的珍貴內(nèi)容，是我國寶貴的文化遺傳。傳統(tǒng)藝術(shù)檔案主要以紙質(zhì)、聲像和實(shí)物記錄等為載體，存在檔案信息利用率低、保存檔案容易受損、信息共享困難等問題。隨著多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)的普及應(yīng)用，傳統(tǒng)的存儲方式和載體有所改變，借助計(jì)算機(jī)實(shí)施各類藝術(shù)創(chuàng)作和教學(xué)活動等方法如雨后春筍蓬勃發(fā)展，載體的形式及存儲空間產(chǎn)生一定的變化。如何讓文化藝術(shù)檔案資源發(fā)揮最大應(yīng)用價(jià)值，有效管理新型電子檔案信息，促使這些檔案為藝術(shù)工作提供信息服務(wù)，成為建設(shè)數(shù)字化檔案重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。

2檔案數(shù)字化的內(nèi)涵及建設(shè)內(nèi)容

2.1檔案數(shù)字化的概念

數(shù)字化是指采用0和1兩位數(shù)字進(jìn)行編碼，從而表達(dá)相關(guān)信息的綜合性技術(shù)。檔案數(shù)字化換言之是指檔案信息化，使用數(shù)據(jù)庫、高速掃描等技術(shù)將聲像、紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)介質(zhì)或已歸檔的電子檔案進(jìn)行管理，其系統(tǒng)組成具有明顯序列的檔案信息庫。什么是檔案數(shù)字化？楊公之編制的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書認(rèn)為在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，檔案管理活動中采用現(xiàn)代信息技術(shù)，合理管理、處理檔案信息資源。換言之：檔案數(shù)字化是指采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，遵循現(xiàn)代管理學(xué)理念，開展一系列涉及多個學(xué)科知識交叉使用的工作模式，充分挖掘文化藝術(shù)檔案的信息，提升檔案現(xiàn)代化管理水平和效果。實(shí)施數(shù)字化處理后，文化藝術(shù)檔案能有效提升計(jì)算機(jī)檢索速度，改善檔案庫過于緊張的情況。同時，數(shù)字化檔案能降低頻繁使用檔案原件導(dǎo)致材料磨損的情況，有效豐富信息資源的內(nèi)容及數(shù)量，加大檔案信息資源的利用效率。

2.2文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容包含兩個層次①

目錄數(shù)字化；②檔案全文數(shù)字化。檔案目錄主要作用是規(guī)范檔案著錄標(biāo)引，并合理設(shè)計(jì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。檔案數(shù)字化根據(jù)掃描錄入方式，并為其設(shè)計(jì)合理的目錄索引或采用光學(xué)字符技術(shù)判別存儲信息的內(nèi)容。進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)中，根據(jù)檔案自身特點(diǎn)和檔實(shí)際情況，建設(shè)數(shù)字化檔案主要包括以下內(nèi)容：

1）整理數(shù)字化檔案資源是指采用數(shù)字技術(shù)把館藏中各種檔案信息和接收歸檔的電子檔案，也是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。具體途徑如下：①開發(fā)并匯集檔案館原有的紙質(zhì)檔案為三次文獻(xiàn)信息，借助數(shù)字化方式輸入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中；②借助數(shù)字照相、掃描等技術(shù)對原檔案實(shí)施數(shù)字化處理；③進(jìn)行辦公自動化建設(shè)過程中組成規(guī)范的電子文件。

2）建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫主要功能是存儲、維護(hù)、處理檔案信息，該數(shù)據(jù)庫主要包括文件管理、檔案管理和數(shù)字目錄中心等管理系統(tǒng)。建立數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)就是在互聯(lián)網(wǎng)上、傳遞數(shù)字化檔案信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個地區(qū)的檔案館與國際互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)連接，確保各個區(qū)域的使用者均能查詢所需的檔案信息。用戶借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，能夠遠(yuǎn)距離檢索網(wǎng)上開發(fā)的國內(nèi)或國外的數(shù)字化檔案資源。

3檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容

3.1提高檔案管理人員素質(zhì)水平

檔案數(shù)字化建設(shè)需要依靠大量高素質(zhì)創(chuàng)新型人才，隨著一系列高新技術(shù)的快速應(yīng)用和推廣，必須創(chuàng)建一種高素質(zhì)、分工合理的檔案管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理員的管理水平直接影響整個檔案數(shù)字化建設(shè)成敗，檔案數(shù)字化建設(shè)涉及計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)，管理人員必須熟練將上述技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。因此，文化藝術(shù)檔案檔案工作人員必須做到以下幾點(diǎn)：

1）熟練利用各項(xiàng)信息工具。文化藝術(shù)檔案管理人員要重視自身的自我完善，掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)理論和運(yùn)用技能，確保自己能熟練運(yùn)用各類現(xiàn)代化信息工具，為更好地管理、利用檔案信息打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2）準(zhǔn)確鑒定檔案信息的有效性。作為文化藝術(shù)檔案管理人員，必須將有價(jià)值的信息及時傳遞給檔案利用者，這也是用戶評判評價(jià)檔案機(jī)構(gòu)信息服務(wù)的主要標(biāo)準(zhǔn)。信息化環(huán)境下，檔案信息具有份量大，內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)，檔案工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的鑒定評估能力，準(zhǔn)確判斷、鑒選并分析檔案信息，從而為利用者篩選出有利用價(jià)值的內(nèi)容，為其提供最佳的服務(wù)。同時，檔案管理人員要具有較強(qiáng)的信息捕捉能力，不但要快速、及時獲取檔案館存儲的信息為利用者服務(wù)，而且也充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢引導(dǎo)利用者獲取大量檔案信息。③具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。檔案工作不僅服務(wù)性較強(qiáng)，也是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣的工作，這要求管理人員要具有嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案管理人員要明確各種檔案保管期限、分類立卷、匯編等內(nèi)容，確保各個環(huán)節(jié)準(zhǔn)確無誤的落實(shí)到位。

3.2建立檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的“交通法規(guī)”，文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)中必須依賴各類法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的支持，根據(jù)國家檔案部門制定統(tǒng)一、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定管理目標(biāo)，確保各類案卷的完整化，檢索更加方便。推行檔案館規(guī)范化管理應(yīng)加強(qiáng)檔案管理者和領(lǐng)導(dǎo)干部的法律意識，提升檔案管理工作的科技含量。

1）規(guī)范檔案信息著錄

檔案著錄主要由著錄原則、項(xiàng)目、文字、來源、主要規(guī)則、標(biāo)識符號等內(nèi)容，檔案著錄是創(chuàng)建檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的第一步。借助著錄把文件的內(nèi)容和形式完整記錄下來，組成數(shù)據(jù)條目并將其錄入計(jì)算機(jī)，組建規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫。著錄必須遵循統(tǒng)一規(guī)范的原則，防止發(fā)生同一事物或同一人物出現(xiàn)不同名稱，不同的事物或人物卻存在同一名稱等問題，使得同一檢索條目前后不一致的情況，嚴(yán)重影響檔案檢索的效果。

2）檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息一般采用硬盤進(jìn)行存儲，隨著檔案數(shù)量的增多，為確保檔案信息的安全，必須采用統(tǒng)一的存儲載體。如果以光盤為主要存儲內(nèi)容，必須將光盤當(dāng)做檔案信息保存載體展開研究，并制定一系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

3）選擇合理的軟件開發(fā)技術(shù)

檔案數(shù)字化建設(shè)就要采用計(jì)算機(jī)對傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及管理信息實(shí)施輔助管理。一個規(guī)范的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件，應(yīng)具有收集、編目、鑒定、檢索、開發(fā)利用等管理能力，這并非簡單的模擬手工作業(yè)，而要依據(jù)檔案管理的各個業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的工作模式。因此，管理人員必須時時更新已有的檔案信息管理系統(tǒng)，把原有的數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)入新的信息平臺中并投入使用，為高度共享檔案資源打下良好的基礎(chǔ)。

4文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)方案

4.1項(xiàng)目建設(shè)總體原則

在數(shù)字化檔案管理建設(shè)小組領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一規(guī)劃并建立數(shù)字化檔案管理平臺，創(chuàng)建包含紙質(zhì)檔案、電子文檔為一體的綜合性檔案管理平臺。本次建設(shè)以內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行為基礎(chǔ)，創(chuàng)建小批量紙質(zhì)檔案智能歸檔管理、分級管理把紙質(zhì)文檔、辦公系統(tǒng)文檔歸納為一期管理目標(biāo)。借助已有的網(wǎng)絡(luò)、信息資源和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，加強(qiáng)各種互聯(lián)網(wǎng)的互動，實(shí)現(xiàn)資源共享。

4.2系統(tǒng)總體框架

文化藝術(shù)檔案管理系統(tǒng)主要包括檔案數(shù)據(jù)庫、檔案分級共享管理系統(tǒng)、安全保障及應(yīng)用系統(tǒng)組成。

1）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中要嚴(yán)格按照國家及檔案管理系統(tǒng)制定的相關(guān)制度和規(guī)范，對詞匯、表格、數(shù)據(jù)等進(jìn)行有效管理。數(shù)據(jù)庫能夠存儲綜合的檔案數(shù)據(jù)信息，管理對象主要由科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫可以執(zhí)行檔案的所有管理環(huán)節(jié)，并兼容各類不同介質(zhì)的檔案，如：電子檔案、圖片、光盤、紙質(zhì)檔案等。目前，市場上常用的數(shù)據(jù)庫包括Oracle、DB2、Sy⁃base等，依據(jù)檔案已有的庫存及10年內(nèi)增長情況綜合分析，選擇MSSQLServer200版本即可滿足建設(shè)需求。標(biāo)準(zhǔn)檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)置在該機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)中心，運(yùn)用原有的SQLserver2005數(shù)據(jù)庫軟件，與新時期檔案管理各項(xiàng)要求相互結(jié)合，組建檔案信息資源中心和數(shù)據(jù)接口中心，從而實(shí)現(xiàn)日常文化藝術(shù)類文件歸檔、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不僅滿足檔案數(shù)據(jù)條目和原文存儲數(shù)百萬條以上的要求，也不會因數(shù)據(jù)冗余導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫運(yùn)行緩慢，完全滿足文化藝術(shù)檔案館發(fā)展要求。

2）建設(shè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)置在檔案館專網(wǎng)中，借助C/S與B/S相互結(jié)合的方法進(jìn)行開發(fā)。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP開發(fā)平臺，可以與主流服務(wù)設(shè)置無縫集成，達(dá)到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人員前期分析紙質(zhì)檔案信息、加密和自動入庫，有效解決歷史檔案信息和紙質(zhì)檔案存在的管理問題。B/S模式為所有訪問檔案的的人提供身份認(rèn)證平臺，訪問者通過瀏覽器完成歷史檔案的查詢、瀏覽等操作。

3）建設(shè)分級共享管理系統(tǒng)

檔案分級共享隸屬于系統(tǒng)內(nèi)部權(quán)限控制范疇，主要用來識別訪問者身份，合理分配相應(yīng)的訪問范圍、下載控制等等。安全保障系統(tǒng)是保障檔案管理系統(tǒng)可以正常、合理使用而設(shè)計(jì)的操作規(guī)范。任何人在具體操作過程中，系統(tǒng)可以自動記錄詳細(xì)的操作步驟，主要由復(fù)制內(nèi)容、打印內(nèi)容等信息，防止出現(xiàn)違規(guī)使用和惡意攻擊的情況出現(xiàn)。為保障文化藝術(shù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的連續(xù)性，該系統(tǒng)開發(fā)主要借助主流的開發(fā)技術(shù)，使用.net和SQL數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操控。

5結(jié)束語

總之，檔案數(shù)字化建設(shè)是指充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段，對數(shù)字檔案信息進(jìn)行合理的控制和管理，成為國際檔案信息管理發(fā)展的必然趨勢，符合當(dāng)今社會發(fā)展對檔案管理工作的要求。文中以檔案數(shù)字化為研究依據(jù)，設(shè)計(jì)文化藝術(shù)檔案的總體框架及主要管理系統(tǒng)，以期為檔案數(shù)字化建設(shè)做出重要參考。

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