電子化檔案管理精選(九篇)

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第1篇：電子化檔案管理范文

[關(guān)鍵詞]招投標(biāo)業(yè)務(wù)，電子化檔案，檔案管理

中圖分類號：F284 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）03-0332-01

一、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案管理當(dāng)中存在的問題分析

傳統(tǒng)的招投標(biāo)業(yè)務(wù)檔案管理以紙質(zhì)為主，無論是保存還是借閱管理都存在著諸多不便，加之許多單位對檔案管理工作的重視程度都不夠，使相當(dāng)數(shù)量的檔案管理環(huán)境完全達(dá)不到要求，導(dǎo)致檔案霉變、蟲蛀甚至是丟失。目前，招投標(biāo)檔案管理主要存在以下幾個方面的問題。第一，管理水平相對而言不高，如多為手工整理，隨意堆放，導(dǎo)致借閱和查詢都非常有困難；檔案檔號的編排不規(guī)范；檔案管理的制度以及人員配備都不齊全。第二，檔案量大和管理的力度不匹配，招投標(biāo)大量進(jìn)行，尤其是招標(biāo)機(jī)構(gòu)內(nèi)更是大量囤積資料，使得檔案管理成為嚴(yán)重的工作負(fù)擔(dān)，長達(dá)十幾年的保存期更是給相當(dāng)數(shù)量的機(jī)構(gòu)帶來極大的管理負(fù)擔(dān)。第三，完整性上達(dá)不到要求，歸檔的檔案本應(yīng)完整記錄整個項(xiàng)目在招投標(biāo)活動當(dāng)中的記錄，但是實(shí)際當(dāng)中是很難做到完整的，尤其是在傳統(tǒng)的模式下時，基本上是完全不可能將所有的文件都一并入庫的。

二、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案管理的必要性分析

傳統(tǒng)檔案工作當(dāng)中以紙質(zhì)文件為主要對象，在文件形成之后進(jìn)行必要的立卷和歸檔，已經(jīng)形成完整的工作流程、管理制度和工作方法，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)以及電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案管理成為檔案管理急需適應(yīng)和應(yīng)用的一種新模式。在電子檔案當(dāng)中，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保存以外，還會有海量的電子文檔、照片以及視頻等，納入到檔案管理范圍之內(nèi)，但是發(fā)展到目前為止，總體上仍然套用的傳統(tǒng)檔案管理模式。

電子檔案是由招投標(biāo)業(yè)務(wù)階段所形成的全部電子文件所組成，記錄的是全部業(yè)務(wù)工作的歷史記錄，包括文字和聲像等，這樣一些材料是后續(xù)的監(jiān)督檢查當(dāng)中不可獲取的資料，通過對檔案資料的審查和了解，才能夠最大程度地還原當(dāng)時招投標(biāo)的真實(shí)過程。電子檔案依靠于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有很多優(yōu)勢，如能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的傳輸和海量儲存、資源的高效共享、攜帶和查閱等，這些都是傳統(tǒng)檔案管理模式完全無法實(shí)現(xiàn)的。l展到目前為止，全國范圍內(nèi)都在進(jìn)行電子招投標(biāo)的推廣和使用，電子化檔案管理的實(shí)現(xiàn)也將開始成為體現(xiàn)招投標(biāo)電子化水平的重要標(biāo)志。

三、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案的管理措施分析

1.規(guī)范保存年限

在招投標(biāo)活動中，會涉及到較多方面的單位和人員，如招標(biāo)單位、投標(biāo)單位、招標(biāo)單位、行業(yè)主管部門或者是政府服務(wù)部門以及監(jiān)督機(jī)構(gòu)等，招投標(biāo)業(yè)務(wù)首先就是會形成較多的檔案類文件，其次就是針對于同一內(nèi)容往往所形成的資料和需要存檔的文件也是不盡相同的，這就意味著，在實(shí)際管理工作當(dāng)中是不可能將形成的所有文件全部都存檔起來的。加之資料保存期方面的規(guī)定，更使招標(biāo)單位或者是交易服務(wù)單位等交易量大的單位不可能將全部資料都保存起來，針對于此，在進(jìn)行檔案管理時要嚴(yán)格按照歸檔范圍和保存年限來進(jìn)行控制與保存管理。

2.電子檔案的管理要點(diǎn)

電子化的管理方式對于檔案管理工作而言是非常有利的，一是儲存量大，二是查詢快速簡便，三是便于規(guī)范管理。但是在管理過程當(dāng)中需要注意以下幾點(diǎn)。第一，考慮到電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)當(dāng)中的流程都是在網(wǎng)上進(jìn)行，包括業(yè)務(wù)審批和備案、網(wǎng)上投標(biāo)報名和網(wǎng)絡(luò)投標(biāo)、評委的抽取與開評中標(biāo)等，在對電子檔案進(jìn)行管理時，有必要選擇上述一些關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)來進(jìn)行資料的整理與收集，同時保證資料文件的真實(shí)可靠性，這些都是非常重要的。第二，電子文件信息的儲存于保護(hù)。電子檔案的優(yōu)勢較多，但也并不是完全沒有缺陷，首要的就是考慮到電子信息與載體可分離所導(dǎo)致的文件信息可能被盜竊、修改甚至是刪除和銷毀等。發(fā)展到目前為止，電子信息的保護(hù)措施已涉及到較多方面，如防火墻、數(shù)字印章、數(shù)據(jù)加密或者是存取權(quán)限的控制等，但是要保護(hù)電子信息不受損害仍然是一個任重道遠(yuǎn)的過程。第三，要考慮到歸檔后電子檔案載體介質(zhì)的壽命問題，需要對檔案保存期未滿而介質(zhì)保存期將至的電子文件進(jìn)行必要的復(fù)制和備份。

3.電子檔案的文件識別問題

科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展使得無論是電腦軟件還是電腦硬件技術(shù)都不斷的提升和創(chuàng)新，而作為歷史見證的電子檔案很重要的一點(diǎn)就是要隨時能夠被調(diào)閱和識別，這一點(diǎn)對于招投標(biāo)業(yè)務(wù)的電子檔案而言是非常關(guān)鍵的，也可以認(rèn)為就是招投標(biāo)電子檔案的特殊之處所在。電子檔案的文件識別問題主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是應(yīng)用軟件更新，導(dǎo)致低版本的文件無法兼容和被識別，另一方面是硬件和新的計(jì)算機(jī)配置不兼容，無法讀取儲存高達(dá)十年以上的軟盤文件。

四、結(jié)語

電子化的招投標(biāo)是必然的趨勢，電子化檔案管理也是電子化招投標(biāo)不可或缺和忽視的組成部分，也就是檔案管理學(xué)領(lǐng)域內(nèi)需要拓展研究的部分。針對于此，建立完善的電子檔案管理制度，對電子檔案完整性、安全性和可用性的保障都是非常有效的，對于電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)的發(fā)展水平同樣有著促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 程亮宏，黃玉英.淺議建設(shè)工程招投標(biāo)電子檔案的科學(xué)管理[J].寧夏黨校學(xué)報，2009（3）：125-126.

第2篇：電子化檔案管理范文

一、文書檔案管理信息的電子化優(yōu)點(diǎn)

1.使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們在進(jìn)行檔案管理的時候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2.提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，不免會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費(fèi)時費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

3.電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

4.信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲時間長，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。

二、文書檔案管理信息的電子化缺點(diǎn)

1.檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

2.網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

3.電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。

4.文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

三、解決措施

第3篇：電子化檔案管理范文

〔關(guān)鍵詞〕人員技術(shù)檔案管理；電子化

〔中圖分類號〕R197.3〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕A〔文章編號〕1002-2376（2016）03-0097-03

實(shí)驗(yàn)室專業(yè)人員技術(shù)檔案是實(shí)驗(yàn)室的技術(shù)性檔案資料的重要組成部分，專業(yè)人員技術(shù)檔案包含了實(shí)驗(yàn)室人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、所受培訓(xùn)、工作業(yè)績、科研成果等各個方面，是實(shí)驗(yàn)室人員整體情況的最直觀、最真實(shí)的綜合體現(xiàn)。人員技術(shù)檔案不僅反映了實(shí)驗(yàn)室人員個人的技術(shù)能力，也是一個實(shí)驗(yàn)室技術(shù)能力的體現(xiàn)。實(shí)驗(yàn)室建立完善、有效的專業(yè)人員技術(shù)檔案，是對實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可準(zhǔn)則規(guī)定的遵守，在實(shí)驗(yàn)室評審和認(rèn)可機(jī)構(gòu)對實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可的過程中是不可或缺的證明材料。同時，完善且便于查詢的專業(yè)人員技術(shù)檔案可以提高質(zhì)量工作的管理效率，對質(zhì)量管理體系的持續(xù)有效運(yùn)行也發(fā)揮重要的作用。想要獲得完善且便于查詢的專業(yè)人員技術(shù)檔案，加強(qiáng)專業(yè)人員自身對專業(yè)人員技術(shù)檔案的認(rèn)識，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)從以下方面著手。

1完善的制度

專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理不能僅僅依靠簡單的收集，保證不遺失。還需要完善的制度，依靠專業(yè)的檔案管理技術(shù)，建立檔案管理的制度。專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理應(yīng)設(shè)立歸口部門，配有專職或兼職的人員負(fù)責(zé)，規(guī)定職責(zé)，建立人員技術(shù)檔案管理制度和相關(guān)的程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書，做到職責(zé)明確，有章可循。實(shí)驗(yàn)室的人員技術(shù)檔案管理的歸口部門一般為質(zhì)量部或人力資源部，收集部門為科技管理相關(guān)部門、質(zhì)量部和人力資源部等，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)在質(zhì)量管理手冊中明確各部門的職責(zé)，并配套編寫相關(guān)的程序文件。特別是對專業(yè)人員技術(shù)檔案本身如歸檔范圍、留存期限以及保存要求等做出詳盡的規(guī)定。

2完善的內(nèi)容

CNAS-CL01:2006《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》5.2.5條款：“實(shí)驗(yàn)室應(yīng)保留所有技術(shù)人員（包括簽約人員）的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)的記錄，并包含授權(quán)和/或能力確認(rèn)的日期。這些信息應(yīng)易于獲取?！备鶕?jù)文件要求，人員技術(shù)檔案至少包含專業(yè)人員的教育背景（如學(xué)歷、學(xué)位證明）、工作經(jīng)歷（如職稱證明、證明專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)的記錄或能力確認(rèn)證明）、培訓(xùn)、考核證明資料、授權(quán)和資格確認(rèn)以及取得的證書、技術(shù)水平證明材料等內(nèi)容。

2.1教育背景

CNAS的各領(lǐng)域應(yīng)用說明對專業(yè)人員的教育背景提出了相應(yīng)的要求，表1以醫(yī)療器械檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室為例，列舉了醫(yī)療器械檢驗(yàn)領(lǐng)域涉及的應(yīng)用說明中對專業(yè)人員的教育背景及工作經(jīng)驗(yàn)要求。當(dāng)然，實(shí)驗(yàn)室人員在工作中進(jìn)行了繼續(xù)教育，也應(yīng)及時將繼續(xù)教育的學(xué)歷學(xué)位證書等證明材料歸入專業(yè)技術(shù)人員的檔案中。

2.2工作經(jīng)歷資料

實(shí)驗(yàn)室人員在進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室工作前具有其他工作背景，如果之前的工作經(jīng)歷與本實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)有工作相關(guān)時，實(shí)驗(yàn)室在建立人員技術(shù)檔案時應(yīng)收取之前的證明資料，如工作履歷、聘書、職稱證書等。這些證明材料可以證明專業(yè)人員的相關(guān)工作時間，彌補(bǔ)教育背景的不足。在特殊崗位授權(quán)時，專業(yè)人員技術(shù)檔案可以起到關(guān)鍵的查詢作用。

2.3培訓(xùn)證明資料

實(shí)驗(yàn)室的專業(yè)技術(shù)人員在專業(yè)相關(guān)工作期間，為維持或增強(qiáng)技術(shù)能力，必須接受符合崗位要求的培訓(xùn)，獲得相應(yīng)的培訓(xùn)證書或者上崗證書。以醫(yī)療器械檢驗(yàn)領(lǐng)域?qū)嶒?yàn)室為例，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)取得的上崗證書，見表2。需要注意的是，很多培訓(xùn)證書是有有效期的，需要對人員資質(zhì)進(jìn)行維持。另外有一些內(nèi)部培訓(xùn)，是沒有證書的，證明材料為單位的培訓(xùn)記錄表。

2.4授權(quán)和資格確認(rèn)

本部分包含了專業(yè)人員上崗授權(quán)和持續(xù)授權(quán)的證明材料。CNAS-CL01：2006中5.2.5規(guī)定：“實(shí)驗(yàn)室管理者應(yīng)對特定人員進(jìn)行授權(quán)，”特定人員包括：樣品管理人員、抽樣人員、檢測和校準(zhǔn)人員、報告簽發(fā)人員、特定設(shè)備操作人員以及提出意見和解釋的人員等等。這些人員的授權(quán)文件也應(yīng)保存在人員技術(shù)檔案中。由于實(shí)驗(yàn)室人員工作經(jīng)歷的增加，實(shí)驗(yàn)室能力范圍不斷的擴(kuò)充，專業(yè)技術(shù)人員的人才流通等因素，專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)能力也是每年都在變化中的，如何維護(hù)專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)與資格確認(rèn)，是專業(yè)人員技術(shù)檔案管理的一大難點(diǎn)。很多實(shí)驗(yàn)室采取建立專業(yè)技術(shù)人員的年度授權(quán)書的形式，雖符合CNAS對實(shí)驗(yàn)室評審的要求，但并不利于個人技術(shù)檔案的查詢，因此電子表1醫(yī)療器械檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室人員教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)要求分析化的授權(quán)書即成為了必要的補(bǔ)充手段。

2.5科研成果

實(shí)驗(yàn)室人員的科研成果如科研項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)編寫、文章發(fā)表等也是專業(yè)技術(shù)人員的能力表達(dá)方式中不可或缺的部分。其證明材料也是最難收集的，需要依靠專業(yè)人員本身的意識和實(shí)驗(yàn)室各個相關(guān)部門的配合。

3有效的實(shí)施

目前，專業(yè)人員技術(shù)檔案收集的渠道主要分為實(shí)時收集和集中收集兩種方式。實(shí)時收集指個人日常取得的有關(guān)專業(yè)技術(shù)證明和業(yè)績成果材料，如學(xué)歷證書、資格證書、論文、專著、科研及培訓(xùn)教育形成的材料等，及時收集。這需要技術(shù)檔案管理人員的細(xì)心與耐心。集中收集指集中在年終考核后一次性收集。這需要部門間的配合。經(jīng)過多年的摸索，很多實(shí)驗(yàn)室都建立了自己的收集模式。以我實(shí)驗(yàn)室為例，專業(yè)人員入職后，人力資源部即會將人員的教育背景資料、工作相關(guān)資料轉(zhuǎn)到質(zhì)量部進(jìn)行預(yù)建檔，待專業(yè)人員完成室內(nèi)考核轉(zhuǎn)正后，正式建立該人員的技術(shù)檔案，并集中收集該人員自入職到轉(zhuǎn)正期間的培訓(xùn)、能力授權(quán)等相關(guān)資料歸入專業(yè)技術(shù)人員檔案中。然后轉(zhuǎn)入實(shí)時收集的模式，隨時根據(jù)人員情況更新完善人員技術(shù)檔案。在建立和收集過程引入人員技術(shù)檔案的電子化管理，將技術(shù)檔案編寫電子目錄并將證明材料電子化作為附件上傳，方便統(tǒng)籌規(guī)劃專業(yè)人員的繼續(xù)教育、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，專業(yè)技術(shù)人員也可以實(shí)時掌握自身的技術(shù)檔案情況。專業(yè)技術(shù)人員離職后，人員技術(shù)檔案轉(zhuǎn)回人力資源部與人事檔案合并歸檔。當(dāng)然，每個實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況不一樣，只要保證可以收集到技術(shù)人員完整的技術(shù)相關(guān)證明資料的運(yùn)轉(zhuǎn)模式都是可以被接收的。

4存在的問題

專業(yè)技術(shù)人員對技術(shù)檔案認(rèn)識不足。專業(yè)人員技術(shù)檔案是一個不斷變化的有機(jī)體，它伴隨著專業(yè)技術(shù)人員的職稱晉升、績效成果、培訓(xùn)教育、科研及、年度考核等個人工作能力及業(yè)務(wù)水平的整個過程，不斷產(chǎn)生的證明材料，在這些證明材料不斷補(bǔ)充的過程中，包含了該專業(yè)人員的多方面多層次的發(fā)展。長期以來，部分專業(yè)技術(shù)人員對技術(shù)檔案認(rèn)識不足，檔案意識比較薄弱，將個人的技術(shù)材料自己保留，不提交歸檔，致使檔案收集歸檔欠缺完整性或造成遺失。給個人查詢以及單位統(tǒng)籌職工能力發(fā)展帶來了困難。檔案管理人員專業(yè)知識薄弱。檔案管理的工作是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，但很多單位專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理人員為兼職，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)正規(guī)培訓(xùn)，專業(yè)知識薄弱，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，很難專心鉆研檔案管理的相關(guān)知識，簡單的將檔案管理工作等同于保管材料，只有人員職稱晉升、評優(yōu)等需要才查查資料，認(rèn)為只要檔案不遺失就可以了，這勢必會造成檔案資料收集不齊全、分類不規(guī)范的弊端。檔案的查詢。專業(yè)人員技術(shù)檔案的保存一般為按入職順序，每人一檔，檔案中按材料的自然順序收錄進(jìn)檔案。以前的查詢僅能依靠翻閱紙質(zhì)檔案，但這個方法有很多弊端，如查詢不方便，僅能夠縱向查詢一個人的檔案，不能夠橫向查詢單位整體的人員檔案情況，還有紙質(zhì)檔案常常翻閱會增加破損、遺失率。

5解決問題的對策與方法

第4篇：電子化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事；檔案管理；電子化建設(shè)

檔案管理工作屬于企業(yè)及事業(yè)單位工作之中十分重要的組成部分，其中，人事檔案記錄了人才流動情況，記錄人員工作履歷，學(xué)業(yè)以及和人才相關(guān)的內(nèi)容，這些信息對于事業(yè)單位進(jìn)行人事調(diào)動，以及員工職位升遷工作都有重要意義。因此，本文從檔案管理的角度，分析檔案管理工作存在的問題，并且在此基礎(chǔ)上探索未來的事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理電子化建設(shè)有效路徑。

一、事業(yè)單位中人事檔案管理存在的問題

(一)檔案管理電子化程度低

檔案的電子化管理不僅能夠簡化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，但是現(xiàn)階段大部分行政事業(yè)單位并沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，這類問題主要集中表現(xiàn)在檔案管理軟件以及硬件設(shè)施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，還需要事業(yè)單位其他部門的主動配合以及相關(guān)軟硬件配套設(shè)施的支持，只有獲得相應(yīng)的設(shè)施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開展。但是目前很多行政事業(yè)單位缺乏對檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時對于檔案管理的建設(shè)工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業(yè)單位并沒有針對檔案電子化管理建設(shè)工作建立獨(dú)立的部門管理體系，用于檔案建設(shè)的資金無法支持正常的建設(shè)工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業(yè)單位并沒有將資金的使用效率發(fā)揮到最大，這些問題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設(shè)發(fā)展效果。

(二)檔案電子化管理工作人員不足

任何集體要想實(shí)現(xiàn)長久的發(fā)展都離不開相關(guān)人才的支持，同樣事業(yè)單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業(yè)單位內(nèi)部不僅缺少對檔案電子化工作的資金支持更缺少相關(guān)的專業(yè)人才儲備，缺乏具備理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)檔案管理人才。現(xiàn)階段很多事業(yè)單位內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創(chuàng)新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業(yè)單位中并沒有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業(yè)的檔案管理知識，更缺乏專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作上認(rèn)識不足，這樣無疑降低了檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。因此，檔案管理人才的缺乏已經(jīng)成為制約事業(yè)單位檔案電子化管理工作的關(guān)鍵因素。

(三)檔案資源開發(fā)與利用不足

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子化管理工作涉及的范圍也越來越廣泛。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權(quán)限并且對單位內(nèi)部員工的相關(guān)資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導(dǎo)向，檔案管理工作的流動性需求也隨之明顯提升?，F(xiàn)階段要想破解檔案管理工作的流動性需求就必須要加快推進(jìn)檔案管理電子化建設(shè)工作，以此提高對檔案資源的利用效率。然而根據(jù)目前事業(yè)單位發(fā)展的普遍情況來看，在電子化建設(shè)過程中往往會出現(xiàn)難以滿足檔案管理工作流動性需求的問題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質(zhì)量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設(shè)

事業(yè)單位在人事檔案管理的過程中，需要注重電子化的建設(shè)，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個方面進(jìn)行了分析：

(一)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設(shè)速度

事業(yè)單位要想加快檔案管理的建設(shè)工作就必須要提高對檔案管理系統(tǒng)的重視，對此單位內(nèi)部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當(dāng)前檔案管理工作的主要建設(shè)方向，重視檔案管理工作的針對性和具體性建設(shè)內(nèi)容。事業(yè)單位要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，加快檔案管理系統(tǒng)的智能化和先進(jìn)化建設(shè)，提高系統(tǒng)和檔案管理工作的融合度。另外事業(yè)單位還要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，防止人員信息的泄露。

(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設(shè)

為了確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位必須要重視檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)對電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內(nèi)部各方人員對軟硬件設(shè)施建設(shè)的支持，提高檔案管理電子化設(shè)備的配備水平。同時，單位內(nèi)部還要安排專門的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，推動檔案管理部門的層次化以及細(xì)致化建設(shè)，規(guī)范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設(shè)工作的資金能夠用在實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有價值，從整體上提高檔案管理工作的實(shí)力。

(三)引進(jìn)檔案管理電子化專業(yè)人才

根據(jù)目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題，吸收和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才已經(jīng)成為目前提高檔案管理工作質(zhì)量的重要手段之一。對此事業(yè)單位內(nèi)部要建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，對檔案管理人員進(jìn)行定期和不定期的培訓(xùn)，還要建立相應(yīng)的考核制度，考查其相關(guān)的專業(yè)知識和實(shí)踐技能。另外事業(yè)單位還可以通過人才引進(jìn)的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，在事業(yè)單位的人事檔案管理之中存在諸多問題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開發(fā)與利用不足。因此，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設(shè)速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設(shè)以及引進(jìn)檔案管理電子化專業(yè)人才。

參考文獻(xiàn)：

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[4]王靜.淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(17):81-82.

第5篇：電子化檔案管理范文

一、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

二、檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、推行檔案電子化管理的幾點(diǎn)建議

當(dāng)今世界已步入信息化的時代，檔案工作也必然要進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段，以數(shù)字化采集技術(shù)為手段，以檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為依托，向檔案電子化管理發(fā)展將是必然趨勢。要加強(qiáng)檔案的電子化管理，首先要提高認(rèn)識，增強(qiáng)做好電子檔案管理的責(zé)任感和緊迫感，站在歷史文獻(xiàn)的高度看待電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，借鑒正式文件管理的方式和方法，全面提高電子檔案管理的質(zhì)量和效果。

1、積極培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人員。一是要吸納專業(yè)人才充實(shí)干部隊(duì)伍，如計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對與檔案管理工作有關(guān)人員，進(jìn)行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識、計(jì)算機(jī)知識、數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

2、及時做好硬件設(shè)備的更新維護(hù)。由于計(jì)算機(jī)不斷地升級、更新、換代，對所有的電子檔案來講，它在形成時所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過時的技術(shù)，這是科技進(jìn)步所帶來的必然結(jié)果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復(fù)制”，以適應(yīng)新的“生存環(huán)境”而不被“淘汰”。同時，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)力加以轉(zhuǎn)換，防止新技術(shù)不能處理舊問題情況的發(fā)生。

3、建立電子檔案管理制度。建議由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整。

第6篇：電子化檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案信息電子化安全管理

1 檔案信息電子化安全管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進(jìn)程。

1.2 在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.4 檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化安全管理了。

2 檔案信息電子化安全管理的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

3 檔案信息電子化安全管理的益處

所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館 室藏檔案資料 紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：

3.1 可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館 室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

3.2 縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3.3 檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

3.4 檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

3.5 檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

4 檔案信息電子化安全管理的拓展服務(wù)領(lǐng)域

4.1 信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因?yàn)闄n案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

第7篇：電子化檔案管理范文

地名檔案是指在地名管理工作中形成的記載各個地理實(shí)體的標(biāo)準(zhǔn)名稱及與其相關(guān)的圖文聲影像等信息材料。它是國家民政系統(tǒng)的一種專門檔案，也是國家檔案的重要組成部分。地名檔案以地名調(diào)查、編研、科學(xué)研究、開發(fā)利用等為主要內(nèi)容，從不同角度以不同形式直接而全面地記載了地名的社會現(xiàn)象、語言現(xiàn)象、歷史現(xiàn)象、地理現(xiàn)象以及地名的空間分布情況等。

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公自動化水平的不斷提高以及電子信息化產(chǎn)品的不斷增多，社會上出現(xiàn)了大量的電子化地名檔案信息資料。地名檔案電子化建設(shè)不僅是信息時展的客觀要求，也是地名檔案信息化管理工作的必然選擇。地名檔案電子化管理主要是采用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)手段，以地名檔案資源為管理對象，運(yùn)用檔案管理學(xué)最新理論，開展地名檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。收集環(huán)節(jié)主要是將紙質(zhì)資料和電子資料統(tǒng)一制作目錄，核對后歸檔。整理環(huán)節(jié)是依托計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)，標(biāo)明柜號、編號、序列號等檔案電子信息，通過建立數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)圖形化管理。保管環(huán)節(jié)主要是采用常規(guī)保存，在搬運(yùn)、移送資料時，做好電子信息登記、備注，以便日后跟蹤查詢。開發(fā)和利用應(yīng)屬同一環(huán)節(jié)，根據(jù)實(shí)際應(yīng)用開發(fā)。

地名檔案電子化管理打破了傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化、傳輸?shù)燃夹g(shù)手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件、圖片、音像及圖形等的數(shù)字化信息，并充分利用數(shù)字識別和分級存儲等高科技手段將有關(guān)電子檔案信息存儲在光盤、磁帶、數(shù)據(jù)庫等各種大容量存儲介質(zhì)上，同時可將有關(guān)數(shù)字地名信息到局域網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)等傳播媒介上，滿足廣大使用者通過各種便捷的查詢手段快速檢索和應(yīng)用到所需要的地名電子檔案資料，從而實(shí)現(xiàn)地名檔案信息電子化的管理與應(yīng)用。地名檔案電子化的管理不僅打破了利用上的時間、空間限制，而且能夠通過網(wǎng)絡(luò)使地名檔案信息進(jìn)行異地傳輸和利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)地名檔案資源的共享，還便于通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速檢索與利用，促進(jìn)各種高科技技術(shù)在地名檔案管理中的應(yīng)用，進(jìn)而推動地名檔案信息資源的綜合開發(fā)利用。地名檔案電子化可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，使地名檔案網(wǎng)站成為檔案宣傳和檔案信息服務(wù)的社會窗口，通過不斷豐富地名檔案網(wǎng)站的內(nèi)容，為社會各界提供網(wǎng)上搜索和利用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮地名檔案信息資源服務(wù)社會的作用。

二、地名檔案電子化管理的要點(diǎn)

1.電子地名檔案信息的采集

現(xiàn)有地名檔案多半是紙質(zhì)檔案，占用儲存空間大、紙張易受潮老化、不便長久保存，為了提高地名檔案的存儲和管理效率，地名檔案采用電子化管理是適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時展的要求。電子地名檔案信息主要有三種來源：傳統(tǒng)檔案的電子化、從業(yè)務(wù)部門接受的電子文件和網(wǎng)絡(luò)上具有檔案價值的相關(guān)信息資源等。地名檔案工作者應(yīng)與城建部門建立密切友好的合作關(guān)系，及時了解城市總體規(guī)劃，做好記載和信息采集工作。信息數(shù)據(jù)包括文本、圖形、圖像、影像、聲音等形式文件，主要記載地名名稱、漢語拼音、來歷、變革、具體方位、行政轄屬、功能、歷史事件等信息。對地名檔案進(jìn)行電子化時，要根據(jù)電子化的不同原因（利用、復(fù)制或保存等）選擇不同的技術(shù)。電子檔案管理部門應(yīng)和信息形成者簽訂協(xié)議，對移交信息的格式、范圍等作出規(guī)定。

2.電子地名檔案信息的處理

地名檔案的管理具有動態(tài)性，隨著城市化和現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，不斷出現(xiàn)新的地名信息，同時一些地名也在不斷的消失，地名檔案管理工作人員需要隨時更新地名檔案內(nèi)容，并對這些內(nèi)容的真實(shí)性、完整性進(jìn)行鑒定與保存。地名檔案管理工作人員在處理消失的地名時，應(yīng)將其檔案從行政區(qū)域地名類別中列出，作為歷史地名單獨(dú)存放，以備查考，對于原存放檔案的位置及編號，可以用新地名編號來補(bǔ)充。對那些更新的地名應(yīng)將其原檔案材料與新的地名材料一起歸檔，并在備注表上寫明更名原因與時間，這樣便于查找和利用。

3.電子地名檔案信息的查詢

地名檔案管理電子化的核心是應(yīng)用計(jì)算機(jī)，對地名檔案進(jìn)行組卷、編目、分類，代替部分手工管理的程序。電子地名檔案具有多種查詢途徑、強(qiáng)大的檢索功能，能根據(jù)檢索項(xiàng)提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化;能根據(jù)用戶需要設(shè)置檢索類別，如目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等;能對查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印輸出等技術(shù)處理。

4.電子地名檔案信息的

電子地名檔案信息的是面向有針對性需求的服務(wù)對象。電子地名檔案管理部門可以通過多種方式進(jìn)行信息，包括：對各立檔單位及相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供文件傳輸、檢索和利用等;對大眾用戶提供網(wǎng)上查詢和搜索等。

5.電子地名檔案信息的安全

隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，電子地名檔案信息的載體種類越來越多，這就對檔案的安全保護(hù)措施提出了較高的要求。電子地名檔案信息的安全包括硬、軟件系統(tǒng)的安全，網(wǎng)絡(luò)安全，信息安全和用戶利用的安全等。運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)成果對電子檔案信息進(jìn)行預(yù)防性和治理性安全保護(hù)是一種有效的措施，在有限的權(quán)限范圍內(nèi)讀取和下載電子地名檔案，保證檔案信息不被濫用。

6.電子地名檔案信息的保存

傳統(tǒng)地名檔案的基本功能是收集具有保存利用價值的檔案，存儲、開發(fā)并提供利用。在傳統(tǒng)環(huán)境下，紙質(zhì)地名檔案的長久保存并不是檔案管理工作人員面臨的最突出的問題。而在電子環(huán)境下，地名檔案信息對于硬軟件的存儲媒介具有極大的依賴性，但在高科技技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今社會，硬軟件更新?lián)Q代的速度又非?？?，常出現(xiàn)當(dāng)前的硬軟件無法讀取之前的電子信息;另外，硬軟件之間又存在著一定程度上的不兼容技術(shù)問題，一個系統(tǒng)產(chǎn)生的電子信息卻無法在別的系統(tǒng)中顯示。因此，電子地名檔案信息的長久保存成了電子地名檔案管理工作人員面臨的一個突出的問題。

三、地名檔案電子化管理的發(fā)展趨勢

1.電子地名檔案的歸檔系統(tǒng)建設(shè)與管理

利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)研究成果，收集地名數(shù)據(jù)庫信息，通過信息系統(tǒng)建設(shè)，將電子地名文件在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸、整理、歸檔與提取運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)電子地名資源與多媒體的鏈接，信息的共享。地名檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際需要公開必要的地名信息，集中向社會提供利用，運(yùn)用用戶身份認(rèn)證、電子簽名等技術(shù)手段，保障電子地名信息的真實(shí)性、完整性和長期可用性。

2.電子地名檔案統(tǒng)一的管理與服務(wù)平臺建設(shè)

電子地名檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是相輔相成的兩個方面，設(shè)計(jì)一套統(tǒng)一的電子地名檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，包括電子地名檔案形成的標(biāo)準(zhǔn)、電子地名檔案存儲與歸檔的標(biāo)準(zhǔn)以及電子地名檔案利用的標(biāo)準(zhǔn)等，從而增強(qiáng)電子地名檔案服務(wù)平臺的管理能力，提高網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的能力， 提高服務(wù)管理的現(xiàn)代化水平。

3.電子地名檔案資源規(guī)范使用的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

地名檔案管理部門有責(zé)任有義務(wù)整合轄區(qū)內(nèi)的地名資源，根據(jù)《地名信息分類編碼》、《地名信息基本術(shù)語》等標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合當(dāng)?shù)氐孛芾淼囊?guī)范，利用多種形式通過多種渠道向社會廣大群眾宣傳地名使用規(guī)范，面向社會提供集中的咨詢和查詢服務(wù)。

4.電子地名檔案的編研和信息資源的開發(fā)利用能力建設(shè)

大量地名檔案的電子化處理和管理信息系統(tǒng)功能的完善，為電子地名檔案的編研創(chuàng)造了良好條件。充分利用搜索引擎技術(shù)，可以有效建立與主題、內(nèi)容關(guān)聯(lián)的信息聚合，這將大幅提高電子地名檔案的可用性;通過深度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，能夠從電子地名檔案中提取出大量有價值的信息資源。

5.電子地名檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

第8篇：電子化檔案管理范文

1 電子檔案管理的作用

電子檔案可以實(shí)現(xiàn)智能化管理，自動實(shí)現(xiàn)用戶對于檔案信息的提取與開發(fā)。在管理過程中信息技術(shù)取代了大量的純勞動，檔案管理內(nèi)部人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁跈n案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優(yōu)勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺提供便捷的檔案服務(wù)模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。

1.1 管理電子化

在過去的管理方式下，檔案管理機(jī)構(gòu)一般只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理耗費(fèi)人力物力財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，現(xiàn)代檔案的處理對象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化作業(yè)，這種管理模式真實(shí)性高，保存時間長，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。

1.2 資源擴(kuò)展智能化

往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因?yàn)樽罱K用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個成本的很大比例，而當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會有更多的資源去實(shí)現(xiàn)檔案管理的擴(kuò)展以及技術(shù)上的開發(fā)，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設(shè)節(jié)約型社會。因此，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)資源的擴(kuò)展和進(jìn)一步的開發(fā)。

2 從操作內(nèi)容分析電子檔案管理的優(yōu)勢

2.1 真實(shí)性

相對于電子檔案，傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性和原始性更容易得到保障，這主要是因?yàn)槠鋬r值審定十分嚴(yán)格，一旦其價值審核成功，其形式和內(nèi)容基本就不再變化，之后只要保管得當(dāng)，基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進(jìn)行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導(dǎo)致了電子檔案的原始性和真實(shí)性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉(zhuǎn)化過程中，也極容易因?yàn)椴僮魇д`而導(dǎo)致信息失真。

2.2 操作性

傳統(tǒng)檔案相對于電子檔案管理操作更為復(fù)雜，因?yàn)槠渖婕暗降墓ぷ鞫际怯扇斯ね瓿?，工作龐大而耗時。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進(jìn)行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時，電子檔案管理比傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)性更強(qiáng)，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)技能，還要能夠熟練使用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件。

3 從操作環(huán)節(jié)分析電子檔案管理的優(yōu)勢

3.1 鑒別整理

傳統(tǒng)檔案的文件材料在歸檔之前要進(jìn)行價值鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的資格審查，以此判明其保管期限和價值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進(jìn)行價值復(fù)審。由于其鑒別過程的嚴(yán)格，從而導(dǎo)致了檔案的質(zhì)量和價值都比較高，相應(yīng)的，相比于電子檔案，數(shù)量會比較少。電子檔案在進(jìn)行歸檔之前，其價值會從電子文檔的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進(jìn)行判斷，電子文檔的應(yīng)用性范圍、技術(shù)狀況、可讀性、真實(shí)性都對其有直接影響，所以相比于傳統(tǒng)文檔，電子文檔在進(jìn)行價值判斷時還要進(jìn)行技術(shù)分析，以此來保證文檔的安全和準(zhǔn)確。電子文檔主要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會比傳統(tǒng)文檔高，但電子檔案的信息質(zhì)量卻不如傳統(tǒng)檔案。

3.2 存貯

傳統(tǒng)文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統(tǒng)檔案需要消耗大量的資源，因?yàn)樵谶^程中需要持續(xù)性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應(yīng)用的困難程度也隨之增加。電子檔案內(nèi)容的表現(xiàn)形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進(jìn)行呈現(xiàn)，從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達(dá)。而且電子檔案的儲存載體都具有容納信息量大、所需存儲空間小、記錄速度快、存儲密度大的特點(diǎn)。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數(shù)據(jù)的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統(tǒng)檔案管理比電子檔案管理更有有優(yōu)勢，傳統(tǒng)檔案更改流程繁雜，且會留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。

4 信息技術(shù)在電子檔案管理中的改進(jìn)

4.1 提高電子檔案信息的安全性

將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質(zhì)中，或運(yùn)用數(shù)據(jù)庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行存儲、查找、調(diào)用與管理，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化可視化，促進(jìn)檔案信息的集成化管理，從而達(dá)到方便存儲的目標(biāo)，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因?yàn)楹芏鄼n案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴(yán)重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機(jī)構(gòu)除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設(shè)計(jì)可靠性實(shí)施性強(qiáng)的安全協(xié)議阻止黑客進(jìn)攻和非法訪問，運(yùn)用相關(guān)的法律法規(guī)保證電子檔案的安全。

4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率

目前信息技術(shù)應(yīng)用下的電子檔案管理，更重視數(shù)據(jù)庫的建立，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫找尋檔案，但是對于大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部的紙質(zhì)檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計(jì)算機(jī)技術(shù)覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質(zhì)檔案存儲之地可以采用現(xiàn)有的圖書館館藏圖書的管理制度，對各個紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼分類并貼上條形碼，從而對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的信息，這樣也方便對紙質(zhì)檔案的查找、使用和管理，降低差錯率。

第9篇：電子化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；電子信息化

電子信息化管理是指借助計(jì)算機(jī)設(shè)備及其軟件系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行管理。通過將不同類型的文書檔案存儲于數(shù)據(jù)庫，賦予不同人員查閱權(quán)限，建立基于電子信息化管理系統(tǒng)的文書檔案自動收集、記錄和存儲的管理系統(tǒng)，可為文書檔案信息查詢提供可靠保障。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理模式相比，文書檔案電子信息化管理不受時空限制，存儲所需空間更小，有利于提高管理效率，降低管理成本。近年來，隨著OA辦公系統(tǒng)的日益普及，電子信息化管理發(fā)展迅速，文書檔案管理模式發(fā)生了很大變革。通過探索新思路、樹立新理念、掌握新方法，有利于進(jìn)一步提升文書檔案電子信息化管理的能力和水平，促進(jìn)新時代文書檔案管理體系更加完善、科學(xué)。

1文書檔案電子信息化管理的意義

1.1管理效率顯著提升。文書檔案電子信息化管理依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以及數(shù)據(jù)庫管理平臺，實(shí)現(xiàn)文書檔案生成、歸檔、管理的自動化，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，文書檔案電子信息化管理無需手工對紙質(zhì)文檔進(jìn)行操作，在檔案信息化管理系統(tǒng)中進(jìn)行即可，極大地提升了文書檔案管理的效率和效果。1.2信息共享越發(fā)便捷。文書檔案電子信息化管理，基于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)及設(shè)備，對原本紙質(zhì)的文書檔案進(jìn)行了電子化文獻(xiàn)信息轉(zhuǎn)化，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，電子文獻(xiàn)信息可以通過“關(guān)鍵詞”等形式進(jìn)行檢索、查閱，且可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，突破了文書檔案管理的時空界限，實(shí)現(xiàn)文書檔案電子信息的跨系統(tǒng)、跨區(qū)域共享。1.3電子文件保存穩(wěn)定。紙質(zhì)文書檔案管理受高溫、高濕、氧化劑等外部環(huán)境影響，保存壽命難以與電子文件模式下的電子文件管理相比。隨著電子信息技術(shù)的換代更新升級，在存儲、讀取電子文件信息時，可根據(jù)系統(tǒng)兼容要求和光盤、磁盤、U盤等不同電子載體特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)電子信息的實(shí)時存儲、傳輸和讀取，具有較強(qiáng)的安全穩(wěn)定性。1.4文件傳遞速度更快傳統(tǒng)管理模式下，文書檔案的傳遞速度主要依靠郵政系統(tǒng)、機(jī)要郵寄等形式，文件傳輸受距離長短影響較大，給檔案存檔、檢索以及利用等造成極大不便。隨著計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，文書檔案電子信息化管理可借助網(wǎng)絡(luò)渠道，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸，極大地提升了文書檔案傳遞的效率。

2文書檔案電子信息化管理的原則

隨著計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的深入運(yùn)用，文書檔案管理的方法、范圍以及手段均發(fā)生了很大變化，也深刻地影響著文書檔案管理的形態(tài)。為使文書檔案電子信息化管理更好地適應(yīng)社會發(fā)展現(xiàn)狀及要求，應(yīng)堅(jiān)持三個原則。2.1規(guī)范性。所謂規(guī)范性，是指文書檔案進(jìn)行電子化管理應(yīng)從文書起草、收集、整理、鑒定、保存、利用等全生命周期進(jìn)行規(guī)范化。應(yīng)根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等國家相關(guān)規(guī)定，從電子文件的格式、電子文件管理軟件、電子文件收集、整理標(biāo)準(zhǔn)等方面，建立規(guī)范、相對固定的管理模式，確保文書檔案電子信息化符合規(guī)范的流程和要求。2.2效益性。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，應(yīng)把握效益性原則，即文書檔案電子信息化管理應(yīng)立足文書檔案管理現(xiàn)狀，積極主動地適應(yīng)新的管理模式對于文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求，始終堅(jiān)持效益優(yōu)先的原則，更好地將新的管理模式和管理機(jī)制運(yùn)用于文書檔案管理中，求效益，重服務(wù)，更好地發(fā)揮文書檔案在體現(xiàn)社會主義巨大政治優(yōu)勢、滿足經(jīng)濟(jì)建設(shè)及社會發(fā)展實(shí)際需要中的作用。2.3安全性。電子信息化管理模式下，文書檔案管理所面臨的形式和要求均出現(xiàn)了巨大變化，安全性成為文書檔案信息化建設(shè)必不可少的考量因素。應(yīng)根據(jù)文書檔案載體、形態(tài)等發(fā)生的這種變化，采取切實(shí)有效措施，確保電子檔案信息的安全、保密。一方面，電子文件主要是由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成，并且隨著電子設(shè)備系統(tǒng)的更新升級，電子文件的存儲環(huán)境發(fā)生深刻變化，電子文件管理要積極適應(yīng)這一變化，確保電子文書檔案長期可用。另一方面，應(yīng)確保電子文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)軟件系統(tǒng)的安全性。電子文書檔案通過辦公OA等軟件系統(tǒng)行文、收集、管理和歸檔，應(yīng)防止網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的黑客、病毒等構(gòu)成的電子文書檔案管理系統(tǒng)的安全威脅，積極構(gòu)建新的檔案安全存儲、管理和利用網(wǎng)絡(luò)平臺，強(qiáng)化安全防護(hù)措施，確保電子文書檔案安全。

3文書檔案電子信息化管理存在的主要問題

3.1管理體系不夠完善。隨著辦公OA系統(tǒng)等電子信息化管理系統(tǒng)在日常辦公中的普及，電子文書“雙軌制”管理模式逐漸朝著“單軌制”轉(zhuǎn)變，但從實(shí)際應(yīng)用來看，文書檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)應(yīng)用管理不夠完善，相關(guān)的電子文書檔案收集、存儲、鑒定、利用，以及管理等方面的體系還不夠完善。3.2管理媒介不夠全面。電子信息化系統(tǒng)在后期的運(yùn)行過程中，無論是軟件系統(tǒng)還是硬件設(shè)備均需要長期進(jìn)行同步升級、改造，尤其是隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、云存儲技術(shù)的應(yīng)用，電子信息技術(shù)系統(tǒng)所管理的文書檔案及所要處理的對象不同、要求不同，無論是存儲媒介還是利用媒介等都有待進(jìn)一步完善。3.3管理系統(tǒng)銜接不暢。文書檔案電子信息化管理系統(tǒng)銜接不暢：一是人員銜接不暢，表現(xiàn)在文書起草、管理者與檔案管理者缺乏必要的溝通，歸檔文書常常不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求；二是辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間銜接不暢，電子文書難以直接實(shí)現(xiàn)存儲和歸檔。3.4管理路徑不夠適配。電子信息技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)不同密級文書檔案的即時識別、即時存儲，但從當(dāng)前電子信息化管理現(xiàn)狀來看，電子信息技術(shù)還不具備這一功能，還需要檔案工作者進(jìn)行識別，文書檔案信息分辨還存在精準(zhǔn)性不高等問題。

4文書檔案電子信息化管理的措施

4.1不斷完善管理體系。文書檔案電子信息化管理體系的完善應(yīng)從三個方面入手。4.1.1完善檔案管理制度。根據(jù)《檔案法》《保密法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合文書檔案管理實(shí)際，建立電子文書檔案全生命周期管理各項(xiàng)規(guī)章制度。4.1.2完善檔案管理人員配置。根據(jù)文書檔案電子信息化管理的實(shí)際需要，為檔案管理崗位配置專業(yè)化、復(fù)合型檔案管理人才。4.1.3完善系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。根據(jù)辦公OA系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)際，建立與辦公OA系統(tǒng)相適配的檔案管理接口，保證系統(tǒng)功能的可擴(kuò)展性，滿足后期電子文書檔案信息化升級的實(shí)際需要。4.2及時升級管理媒介。文書檔案電子信息化管理需要借助各種媒介，應(yīng)根據(jù)文書檔案信息化管理實(shí)際需要，及時做好媒介系統(tǒng)升級。一方面，做好文書檔案數(shù)據(jù)庫升級管理?？蛇x用SQLServer架構(gòu)建設(shè)不同保密等級的數(shù)據(jù)庫，并對其進(jìn)行編號，實(shí)現(xiàn)基于不同保密等級的特定數(shù)據(jù)庫管理。另一方面，升級服務(wù)器。針對機(jī)關(guān)企事業(yè)單位文書檔案數(shù)量越來越多，不同文書檔案類型查詢頻率、程序不同，可將虛擬服務(wù)器與物理服務(wù)器相結(jié)合，其中，虛擬服務(wù)器重點(diǎn)處理檢索、查閱頻率高的信息，而物理服務(wù)器則重點(diǎn)做好保密等級高、查閱頻率低的檔案持存儲、檢索和利用。此外，積極應(yīng)用“兩微一端”新媒體平臺做好電子文書檔案的查詢、利用，提升文書檔案電子信息化管理效率。4.3確保管理系統(tǒng)銜接。管理系統(tǒng)的銜接主要包括兩個方面：一是人的銜接。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案工作者應(yīng)增強(qiáng)工作的主動性，提前介入，建立基于文書全生命周期質(zhì)量管理，與文書起草等部門做好對接，提升文書檔案質(zhì)量。二是系統(tǒng)銜接。積極構(gòu)建基于辦公OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相銜接、暢通的檔案管理體制機(jī)制，使文書處理部門利用現(xiàn)代辦公系統(tǒng)和辦公軟件時，充分了解和遵守檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格按照電子信息系統(tǒng)的設(shè)置和要求，做好文書檔案電子化收集、存儲、查詢和利用等項(xiàng)工作。4.4做好管理路徑適配。從文書檔案電子信息系統(tǒng)的運(yùn)行模式、檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)等方面，確保文書檔案電子信息化管理路徑的適配性。一方面，從事文書處理工作人員應(yīng)熟練掌握電子信息系統(tǒng)的操作流程、方法，確保嚴(yán)格按照系統(tǒng)要求管理文書檔案，相關(guān)參數(shù)規(guī)范、科學(xué)。另一方面，檔案從業(yè)者以及文書管理者應(yīng)掌握一定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、檔案理論知識和公文辦理常識等，提升自身綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

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