高效辦公方法精選(九篇)

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第1篇：高效辦公方法范文

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營(yíng)管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無(wú)法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對(duì)資料進(jìn)行整理、對(duì)會(huì)議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級(jí)部門(mén)及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對(duì)多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮?，F(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對(duì)工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見(jiàn)微知著，并在動(dòng)態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對(duì)辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對(duì)文件進(jìn)行保密管理，不對(duì)任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見(jiàn)，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動(dòng)地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識(shí)，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場(chǎng)和態(tài)度，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。

二、 辦公室檔案管理存在的共性問(wèn)題

（一）歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會(huì)收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒(méi)有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無(wú)法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會(huì)影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會(huì)因此出現(xiàn)一定問(wèn)題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡(jiǎn)單地對(duì)文檔進(jìn)行整理、編號(hào)后保存，而不具備對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問(wèn)題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會(huì)出現(xiàn)新的問(wèn)題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專(zhuān)門(mén)的辦公室檔案管理部門(mén)與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對(duì)、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。

督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門(mén)。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過(guò)職業(yè)培訓(xùn)班參加專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，提升對(duì)檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識(shí)崗位工作及職業(yè)要求，針對(duì)自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動(dòng)，靈活應(yīng)變，在動(dòng)態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對(duì)當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問(wèn)題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號(hào)制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫(kù)中對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開(kāi)發(fā)，2015（12）.

第2篇：高效辦公方法范文

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院；班主任；大學(xué)生

一、低年級(jí)醫(yī)學(xué)生班主任要以加強(qiáng)自身修養(yǎng)為前提

班主任要樹(shù)立自己的威信，首先要為人師表，做堂堂正正的管理者，培養(yǎng)優(yōu)秀的大學(xué)生。更要切實(shí)從學(xué)生的角度關(guān)懷學(xué)生，為學(xué)生解決實(shí)際困難，獲得學(xué)生的信任。要有真才實(shí)學(xué)，班主任本身的科研和教學(xué)工作要扎實(shí)，這樣的班主任才能讓學(xué)生信服。要塑造自身的人格魅力，這是需持之以恒的過(guò)程，具有端正的品行和文明大方的言談舉止，同時(shí)在處理問(wèn)題時(shí)公正沉著，才會(huì)使學(xué)生以班主任為楷模，凝聚在班主任周?chē)?/p>

二、低年級(jí)醫(yī)學(xué)生班主任要以提高醫(yī)學(xué)學(xué)習(xí)興趣為輔助

班主任大多數(shù)都是醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)的教師，要利用低年級(jí)醫(yī)學(xué)生熱愛(ài)醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)，樹(shù)立起一種為人民生活幸福而刻苦學(xué)醫(yī)的使命感，熱愛(ài)醫(yī)學(xué)，甘愿為醫(yī)學(xué)事業(yè)獻(xiàn)身的責(zé)任感。低年級(jí)醫(yī)學(xué)生，剛從中學(xué)生“脫胎換骨”而來(lái)，絕大多數(shù)對(duì)醫(yī)學(xué)知識(shí)一知半解或一無(wú)所知，也有的同學(xué)因本身不是自愿學(xué)醫(yī)的，曾對(duì)本系一年級(jí)的醫(yī)學(xué)生作調(diào)查，數(shù)據(jù)結(jié)果說(shuō)明沒(méi)有自愿報(bào)讀醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)的同學(xué)比例較大，因而他們對(duì)醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)還缺乏一種興趣。因此，班主任必須注意教育學(xué)生，培養(yǎng)低年級(jí)同學(xué)熱愛(ài)醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)，幫助他們培養(yǎng)對(duì)醫(yī)學(xué)的興趣。所以，班主任在做思想工作時(shí)，必須注意培養(yǎng)他們熱愛(ài)醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)。只有熱愛(ài)醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)，才能調(diào)動(dòng)自覺(jué)學(xué)醫(yī)的積極性，真正地掌握醫(yī)學(xué)的基本知識(shí)、基本理論和基本技能，并且不斷改進(jìn)學(xué)習(xí)方法，扎扎實(shí)實(shí)地學(xué)習(xí)，從而達(dá)到去解除病人的痛苦以及為人類(lèi)的健康服務(wù)。關(guān)心學(xué)生的實(shí)際困難，幫助解決生活中的各種困難，又要嚴(yán)格要求他們，把他們培養(yǎng)成合格的醫(yī)務(wù)工作者，要培養(yǎng)他們熱愛(ài)勞動(dòng)，養(yǎng)成遵紀(jì)守法的習(xí)慣。因此，我們一定要重視教育醫(yī)學(xué)生們遵紀(jì)守法，使他們?cè)谧呱瞎ぷ鲘徫磺熬宛B(yǎng)成良好的行為品德。

三、低年級(jí)醫(yī)學(xué)生班主任要深入低年級(jí)醫(yī)學(xué)生生活是關(guān)鍵

低年級(jí)學(xué)生是剛剛離開(kāi)家庭、跨進(jìn)校門(mén)不久的學(xué)生，班主任作為學(xué)校派出來(lái)指導(dǎo)他們的導(dǎo)師，既要對(duì)他們更多的關(guān)心，又要對(duì)他們提出嚴(yán)格要求；既要幫助他們盡快去掉依賴性，學(xué)會(huì)獨(dú)立生活，又要督促他們遵守紀(jì)律，遵守學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度。班主任要學(xué)會(huì)“兩手”都要抓的辦法，既要了解班主任始終要以培養(yǎng)醫(yī)學(xué)生全心全意為人民服務(wù)的思想作為一切工作的基礎(chǔ)，各種方式的思想政治教育工作，都應(yīng)圍繞這個(gè)基礎(chǔ)進(jìn)行。醫(yī)學(xué)是同人類(lèi)生命打交道的科學(xué)，醫(yī)學(xué)工作的目的就是為了人類(lèi)的健康，使病人減去痛苦，早日康復(fù)。班主任在做醫(yī)學(xué)生的思想政治工作，嚴(yán)格管理醫(yī)學(xué)生時(shí)，特別要注意循循善誘，注重幫助他們確立全心全意為人民服務(wù)的思想，幫助他們明確醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)是把人的生命和健康作為研究對(duì)象的，學(xué)習(xí)醫(yī)學(xué)就是為了人民的健康，就是要全心全意為病人服務(wù)。如果沒(méi)有全心全意為人民服務(wù)的思想，沒(méi)有優(yōu)良的道德品質(zhì)，就談不上關(guān)心和體貼病人的痛苦，談不上獻(xiàn)身于醫(yī)學(xué)。

四、建立良好的班風(fēng)是重點(diǎn)

班風(fēng)是指一個(gè)班級(jí)的精神面貌，它是一種氛圍、一種無(wú)形的力量。抓好學(xué)風(fēng)建設(shè)，學(xué)生以學(xué)為主，一個(gè)班學(xué)習(xí)搞好了，會(huì)帶動(dòng)其他各方面的發(fā)展，所以學(xué)風(fēng)建設(shè)是班風(fēng)建設(shè)的主題。由于兼職班主任具有專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，在學(xué)風(fēng)建設(shè)方面一定要發(fā)揮積極的作用。學(xué)風(fēng)建設(shè)應(yīng)以鞏固專(zhuān)業(yè)思想為主線，充分激發(fā)學(xué)生的主觀能動(dòng)性，確立學(xué)習(xí)的最佳目標(biāo)，建立切實(shí)可行的互助和激勵(lì)機(jī)制，提升全班整體學(xué)習(xí)的能力和水平。一個(gè)班主任在接管一個(gè)低年級(jí)新班的時(shí)候，第一次班會(huì)上就應(yīng)提出如勤奮、求實(shí)等班風(fēng)描述，在班會(huì)上進(jìn)行討論，然后正式，并在每次班會(huì)上以不同的形式重申，亦可以提議讓學(xué)生在筆記或者教材上標(biāo)記相關(guān)班風(fēng)，這樣不但可起到時(shí)時(shí)提醒的作用，還可讓同學(xué)們感覺(jué)到他們是具有相同標(biāo)記的班級(jí)團(tuán)體成員，以此提升凝聚力。班主任要了解低年級(jí)醫(yī)學(xué)生的思想政治情況。和其他學(xué)生一樣，經(jīng)歷了從中學(xué)到大學(xué)的變化，生活和學(xué)習(xí)會(huì)產(chǎn)生各種不適應(yīng)。表現(xiàn)為：生活上，他們未能擺脫中學(xué)生依賴于家庭和老師的模式，不能很好地獨(dú)立生活；學(xué)習(xí)上，自學(xué)能力較差，同大學(xué)老師的授課模式之間存在著予盾；思想上，隨著接觸到的多樣化意識(shí)形態(tài)，也使他們產(chǎn)生多種困惑和心理不平衡。多次聽(tīng)到低年級(jí)醫(yī)學(xué)生拋出這樣的怨言，老師上課速度太快了，這么多的內(nèi)容怎么學(xué)才能完成，第二天又如此。其實(shí)，老師在課堂上講的速度并不是很快，而是只點(diǎn)出了綱要，提出主要的思路和基礎(chǔ)知識(shí)，讓學(xué)生們?cè)谧詫W(xué)時(shí)能較快地掌握知識(shí)。隨著大學(xué)的生活豐富化，圖書(shū)視野開(kāi)拓了，低年級(jí)的醫(yī)學(xué)生接觸的思想意識(shí)形態(tài)會(huì)越來(lái)越多，這時(shí)侯，他們還缺乏判斷哪種意識(shí)形態(tài)具科學(xué)性，同時(shí)，對(duì)中學(xué)時(shí)期已學(xué)習(xí)的理論還未深入地理解。一旦當(dāng)他們看到的意識(shí)形態(tài)與相抵觸時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生了困惑，如果失去正確引導(dǎo)，他們就會(huì)失衡，甚至懷疑的科學(xué)性。作為班主任，在工作中就必須充分了解低年級(jí)醫(yī)學(xué)生們這些實(shí)際情況。然后有針對(duì)性地進(jìn)行教育，誘導(dǎo)學(xué)生健康成長(zhǎng)，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行思想政治教育，與政治輔導(dǎo)員和馬列課教師相配合，共同幫助學(xué)生確立的科學(xué)的人生觀和世界觀，養(yǎng)成良好的思想品德素質(zhì)，幫助學(xué)生們提高分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力，促進(jìn)學(xué)生們健康成才。

總之，班主任加強(qiáng)對(duì)低年級(jí)醫(yī)學(xué)生的思想政治工作，是可以大有作為的，具有其特殊作用的。從低年級(jí)起就把工作做好做扎實(shí)了，也就為培養(yǎng)合格的醫(yī)務(wù)人才打下了良好的基礎(chǔ)。

第3篇：高效辦公方法范文

關(guān)鍵詞：機(jī)房；虛擬化；維護(hù)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2015）02-0035-02

1 當(dāng)前學(xué)校計(jì)算機(jī)機(jī)房管理中存在的普遍性問(wèn)題

1）教學(xué)系統(tǒng)缺乏穩(wěn)定性：一是當(dāng)前的操作系統(tǒng)都存在著一個(gè)通病，即在連續(xù)工作一段時(shí)間后，會(huì)產(chǎn)生大量的垃圾文件和碎片文件，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度變慢和容易死機(jī)；二是由于學(xué)生在上機(jī)時(shí)存在誤操作、軟件Bug等問(wèn)題而造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定；三是不可預(yù)見(jiàn)的計(jì)算機(jī)病毒的傳播破壞容易對(duì)操作系統(tǒng)帶來(lái)致命打擊。

2）維護(hù)工作壓力有增無(wú)減：學(xué)校計(jì)算機(jī)的數(shù)量少則上百臺(tái)，多則上千臺(tái)，而機(jī)房管理員往往只配備1-2人，這些管理人員中，大部分還是已然有教學(xué)任務(wù)的，有些甚至還同時(shí)兼任班主任。而在計(jì)算機(jī)機(jī)房維護(hù)中，時(shí)常需要進(jìn)行軟件安裝、升級(jí)，系統(tǒng)維護(hù)、更新等。特別是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，許多考試都已實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，各個(gè)考試平臺(tái)的特性不盡相同，這更大大增加了計(jì)算機(jī)房的維護(hù)難度和強(qiáng)度。

3）數(shù)據(jù)和系統(tǒng)安全形勢(shì)依然嚴(yán)峻：數(shù)據(jù)和系統(tǒng)安全方面主要有如下幾個(gè)方面：一是來(lái)自軟件自身的漏洞。當(dāng)前的操作系統(tǒng)中無(wú)論還著名的Windows、Linux，或者是自行開(kāi)發(fā)的專(zhuān)用系統(tǒng)，都不可避免的存在或多或少的漏洞，這些漏洞都可能成為病毒的尋找對(duì)象。二是來(lái)自內(nèi)外部的惡意攻擊。為了滿足一體化教學(xué)需要，現(xiàn)在機(jī)房幾乎都與外部internet連接，這樣就會(huì)大大增加計(jì)算機(jī)被攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，特別是現(xiàn)在幾乎都是寬帶網(wǎng)絡(luò)，也給攻擊帶來(lái)了很大便利。三是來(lái)自機(jī)房環(huán)境的隱患。機(jī)房的環(huán)境的灰塵、溫度、濕度以及靜電等，都會(huì)給計(jì)算機(jī)安全帶來(lái)一定的影響，尤其是當(dāng)前的部分學(xué)生不懂愛(ài)惜，經(jīng)常會(huì)將食品袋往機(jī)柜里塞，導(dǎo)致線路被老鼠咬斷等，也使得數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的安全面臨很大的挑戰(zhàn)。

4）系統(tǒng)架構(gòu)缺乏靈活性：隨著信息化的發(fā)展，對(duì)學(xué)校的教學(xué)平臺(tái)會(huì)提出更多更高的應(yīng)用更新需求，這就勢(shì)必導(dǎo)致系統(tǒng)和軟件的頻繁更新，況且更新是需要逐臺(tái)逐個(gè)進(jìn)行，這需要非常多的時(shí)間和精力。其次，在多教學(xué)環(huán)境方面，一臺(tái)電腦通常需要安裝多個(gè)操作系統(tǒng)，這就很可能會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的不兼容等，從而導(dǎo)致系統(tǒng)的不穩(wěn)定甚至是崩潰。

5）集中管理與個(gè)性化教學(xué)沖突：不同的課程對(duì)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的需求是不相同，特別是軟件的不斷更新。多教學(xué)任務(wù)、個(gè)性化教學(xué)也要求不同系統(tǒng)環(huán)境的快速切換，不可能在每個(gè)老師上課前再部署各種系統(tǒng)教學(xué)環(huán)境。以往的如還原卡、系統(tǒng)管理軟件、網(wǎng)絡(luò)Ghost都不能很好滿足每個(gè)課程的需求。

2 Phantosys幻影桌面虛擬化平臺(tái)應(yīng)用在計(jì)算機(jī)機(jī)房管理中的實(shí)現(xiàn)

Phantosys能夠在保證桌面運(yùn)行速度、效能、軟硬件兼容性以及用戶體驗(yàn)和習(xí)慣的前提下，確保桌面運(yùn)行的效果和傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)沒(méi)有任何差異，有效的提升了對(duì)機(jī)房管理效率，且具有更高的靈活性、業(yè)務(wù)彈性，使得資源利用率、數(shù)據(jù)保護(hù)能力和安全方面大大提高、同時(shí)還能大幅降低資金成本的投入。

2.1 服務(wù)器端軟件及客戶機(jī)端軟件安裝

1）先對(duì)Server硬盤(pán)進(jìn)行分區(qū)、格式化，務(wù)必確保是NTFS格式。安裝Windows Server系統(tǒng)和硬件驅(qū)動(dòng)、防病毒軟件等。

2）安裝Phantosys Server端硬件驅(qū)動(dòng)及Phantosys License USB Key設(shè)備驅(qū)動(dòng)。

3）安裝Phantosys Server端軟件。運(yùn)行Phantosys安裝光盤(pán)上的安裝程序，按提示進(jìn)行主服務(wù)器的安裝，完成后進(jìn)行運(yùn)行設(shè)置。

4）客戶端安裝。在安裝客戶端前要確認(rèn)以下幾個(gè)問(wèn)題：（1）、確認(rèn)軟件的版本是否對(duì)應(yīng)；（2）、確認(rèn)客戶端PXE網(wǎng)絡(luò)啟動(dòng)功能正常；（3）、確認(rèn)服務(wù)器與客戶機(jī)之間網(wǎng)絡(luò)連接正常；（4）、客戶端系統(tǒng)盤(pán)必須為第一分區(qū)，且為NTFS格式。在客戶機(jī)端Phantosys Client端程序。

2.2 設(shè)置模版客戶端

1）新增計(jì)算機(jī)。完成安裝客戶后，將Phantosys Server開(kāi)啟。然后再將安裝好的操作系統(tǒng)和Phantosys客戶端軟件的客戶端接入網(wǎng)絡(luò)并開(kāi)機(jī)，在Phantosys Server的控制臺(tái)在“計(jì)算機(jī)”選項(xiàng)卡位置，為該客戶機(jī)建立一個(gè)對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)名稱(chēng)。

2）將新增的計(jì)算機(jī)添加到ROOT節(jié)點(diǎn)。初次設(shè)置Server還必須將剛建立的模版客戶端對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)添加到目標(biāo)系統(tǒng)盤(pán)群集文件的ROOT節(jié)點(diǎn)下。說(shuō)明一點(diǎn)，需確保這臺(tái)模版客戶端的計(jì)算機(jī)節(jié)點(diǎn)的“復(fù)原模式”為“手機(jī)”，并且“本地硬盤(pán)緩存功能”為“否”，只有這樣才能保證之后進(jìn)行的上傳操作不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。

2.3 上傳模板操作系統(tǒng)

1）分區(qū)格式化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)盤(pán)。在開(kāi)戶Phantosys模板客戶端雙擊操作系統(tǒng)托盤(pán)里的Phantosys的圖標(biāo)，打開(kāi)Phantosys客戶端程序，選擇需要上傳操作系統(tǒng)的目的群集文件，按系統(tǒng)提示安裝完新找到的硬件驅(qū)動(dòng)程序。

2）上傳客戶端操作系統(tǒng)。點(diǎn)擊上傳按鈕，點(diǎn)擊創(chuàng)建的分區(qū)所分配盤(pán)符，選擇上傳方式，確定后即開(kāi)始上傳本地硬盤(pán)的操作系統(tǒng)到系統(tǒng)盤(pán)群集文件的節(jié)點(diǎn)上。正常關(guān)閉這臺(tái)模版客戶端，回到Phantosys Server上，在模版客戶端的計(jì)算機(jī)節(jié)點(diǎn)上生成一個(gè)新的群組節(jié)點(diǎn)，即可將其派送給其它客戶端使用。

3 Phantosys幻影桌面虛擬化平臺(tái)應(yīng)用在計(jì)算機(jī)機(jī)房管理中的效果

筆者在工作單位的 7個(gè)機(jī)房進(jìn)行Phantosys系統(tǒng)的部署，取得了理想的效果。

1）工作效率大大提高：每個(gè)機(jī)房的系統(tǒng)安裝、調(diào)試、管理、維護(hù)、升級(jí)都是機(jī)房管理員在服務(wù)器上統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)，客戶端不需要做管理、維護(hù)工作，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)管理員單點(diǎn)控制整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，和不同系統(tǒng)的快速布署，從而大大節(jié)省系統(tǒng)的部署時(shí)間，降低人力資源費(fèi)用和管理成本，真正提高管理工作的效率。

2）教學(xué)環(huán)境隨需部署即時(shí)得到：隨著教學(xué)對(duì)系統(tǒng)的不同要求，特別是無(wú)紙化考試、社會(huì)化考試環(huán)境的要求，需要不同的系統(tǒng)環(huán)境，有些需要XP，有些需要Win7，有些需要Linux系統(tǒng)。我們?cè)?個(gè)機(jī)房布署Phantosys系統(tǒng)后，利用Phantosys的多鏡像多節(jié)點(diǎn)功能，很好的建立了彈性靈活的教學(xué)系統(tǒng)環(huán)境，不僅能夠有效提升教學(xué)效果、節(jié)省系統(tǒng)配置時(shí)間，電腦在重啟后可方便切換到不同的桌面應(yīng)用環(huán)境中。

3）實(shí)現(xiàn)機(jī)房系統(tǒng)快速恢復(fù)：計(jì)算機(jī)經(jīng)過(guò)使用經(jīng)過(guò)Phantosys 桌面虛擬化系統(tǒng)改造后，可以利用系統(tǒng)強(qiáng)大的災(zāi)難快速恢復(fù)功能，進(jìn)行系統(tǒng)還原，機(jī)房客戶端如遇到中毒、系統(tǒng)文件損壞時(shí)只需要在服務(wù)器復(fù)原節(jié)點(diǎn)即可，用戶只需要重新開(kāi)機(jī)就可恢復(fù)到安全干凈的健康環(huán)境。

4）利用率資源大大提高：鑒于系統(tǒng)的兼容性考慮，目前大多數(shù)學(xué)校的教學(xué)機(jī)房都是單一環(huán)境，因此每個(gè)機(jī)房的軟件和應(yīng)用環(huán)境安裝都被相對(duì)固定，導(dǎo)致設(shè)備資源不能充分共享，也給機(jī)房排課管理帶來(lái)很大的不便，一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。通過(guò)桌面虛擬化后，極大的改善了這種情況。如：以筆者工作單位為例，在改造前，每位專(zhuān)業(yè)老師的上機(jī)率僅為33.3%，即按每周18課時(shí)算，只能安排6周左右的上機(jī)時(shí)間。而改造后，在不增加設(shè)備的情況下，上機(jī)率可達(dá)到60%以上，增加了近一倍。

4 總結(jié)與探討

Phantosys作為一款高效的資源管理系統(tǒng)，重新定義了一個(gè)新的桌面虛擬化架構(gòu)概念，所帶來(lái)的效益是顯著的。對(duì)學(xué)校而言，它使得計(jì)算機(jī)資源的充分共享變得更為現(xiàn)實(shí)。對(duì)于管理員而言，它極大的降低了機(jī)房的管理難度，壓縮了維護(hù)時(shí)間。對(duì)于學(xué)生而言，它使得學(xué)生在上課時(shí)，可以接觸到更多的軟件，有利于學(xué)生使用多種工具去解決學(xué)習(xí)任務(wù)中遇到的問(wèn)題。

然而，再華麗的衣裳也有瑕疵。隨著Phantosys的推廣，其存在的一些不足也會(huì)顯現(xiàn)出來(lái)。如：有報(bào)道指出，使用Phantosys似乎會(huì)使得系統(tǒng)容易藍(lán)屏，但是否真的和Phantosys有關(guān)以及其導(dǎo)致藍(lán)屏的原因目前尚未有明確的定論，需要在今后的實(shí)踐中進(jìn)一步探討。

參考文獻(xiàn)：

[1] 姜濤. 技工院校計(jì)算機(jī)實(shí)訓(xùn)室管理探析[J].現(xiàn)代企業(yè)教育， 2011（11）：78.

[2] 陳洪波.計(jì)算機(jī)管理技術(shù)分析與研究[J].山東工業(yè)技術(shù)， 2015（3）：170.

第4篇：高效辦公方法范文

關(guān)鍵詞： 高校 班主任 柔性管理

一、引言

隨著社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，“以人為本”的民主化觀念深入人心，以及高校素質(zhì)教育和個(gè)性化教育的推進(jìn)，都呼吁在學(xué)生管理中引入柔性管理方法。班主任是學(xué)生工作中最基層的管理者，如何使用恰到好處的柔性管理方法，發(fā)揮學(xué)生的積極性和主動(dòng)性，使他們自我激勵(lì)、自我管理，從而健康、全面地成長(zhǎng)，具有重要的意義。

二、柔性管理的內(nèi)涵

（一）柔性管理的含義

柔性管理概念源于企業(yè)管理，是相對(duì)于剛性管理而言的，是把組織意志變?yōu)槿藗冏杂X(jué)行為的一種“以人為中心”的管理［1］。對(duì)大學(xué)生采取柔性管理方法，即依據(jù)高校內(nèi)部共同價(jià)值觀和文化、精神氛圍進(jìn)行的人格化管理，通過(guò)非強(qiáng)制性方式，在學(xué)生心目中產(chǎn)生一種潛在的說(shuō)服力，從而把社會(huì)、家庭、高校對(duì)學(xué)生的期望變?yōu)閷W(xué)生的個(gè)人自覺(jué)行動(dòng)［2］。

（二）柔性管理的特性

柔性管理強(qiáng)調(diào)以人為本，尊重人的價(jià)值和尊嚴(yán)，強(qiáng)調(diào)依據(jù)人的心理和行為規(guī)律，通過(guò)精神激勵(lì)、溝通暗示等人性化方法，激發(fā)人內(nèi)在的潛力，調(diào)動(dòng)其自我管理、自我約束的自覺(jué)能力，達(dá)到高效管理的目的。因此，柔性管理具備以下特性：一是內(nèi)驅(qū)性，指依靠?jī)?nèi)心深處激發(fā)的主動(dòng)性；二是情感性，指通過(guò)發(fā)揮情感的凝聚功能、柔性力量；三是持久性，指柔性管理發(fā)揮的效力深刻穩(wěn)定。

三、班主任工作中采用柔性管理方法的必要性

（一）新時(shí)期民主化、人本化學(xué)校管理理念發(fā)展的選擇。

隨著社會(huì)文明的發(fā)展及民主政治建設(shè)的不斷推進(jìn)，人們要求民主、平等的呼聲越來(lái)越高。作為具有高學(xué)歷、高素質(zhì)的大學(xué)生群體，民主意識(shí)更強(qiáng)，更有被尊重、被肯定的心理需求。另外，近年來(lái)高等教育的大眾化發(fā)展趨勢(shì)和收費(fèi)制度的改革，一方面造成其精英教育功能退化，使得精英教育中尊崇意志統(tǒng)一、大學(xué)生絕對(duì)服從的現(xiàn)象弱化，另一方面還使大學(xué)生主體意識(shí)加強(qiáng)［3］，逐漸形成學(xué)校為其服務(wù)的觀念。柔性管理方法符合這些趨勢(shì)的要求，是契合當(dāng)前學(xué)校民主化、人本化管理理念的最佳選擇。

（二）滿足素質(zhì)教育、個(gè)性化教育需要。

素質(zhì)教育著眼于受教育者及社會(huì)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的要求，促進(jìn)人的全面、自由、個(gè)性化發(fā)展。近年來(lái)，素質(zhì)教育在全社會(huì)廣泛推進(jìn)，高校作為高素質(zhì)人才的培育場(chǎng)所，得到國(guó)家教委、教育專(zhuān)家的普遍關(guān)注。另外，社會(huì)對(duì)人才的要求更趨于多元化，對(duì)那些能充分展示個(gè)性和才能的人才倍加重視。以上因素，都決定了在高校學(xué)生管理中，需要實(shí)施柔性管理，充分調(diào)動(dòng)學(xué)生自我管理的積極性，給予每位學(xué)生充分發(fā)展個(gè)性的空間。班主任作為大學(xué)生最親切的老師和朋友，在日常工作中更應(yīng)把握柔性原則，獲得最佳效果。

（三）由新時(shí)期大學(xué)生的自身特點(diǎn)所決定。

當(dāng)代大學(xué)生絕大多數(shù)出生于上世紀(jì)80年代，是典型的“80后”，并且其中很多是獨(dú)生子女。一方面，他們文化素質(zhì)比較高，具有較強(qiáng)的獨(dú)立自主意識(shí)，并具備強(qiáng)烈競(jìng)爭(zhēng)精神，實(shí)現(xiàn)自我、得到肯定的意愿十分強(qiáng)烈。另一方面，他們性格較孤傲、固執(zhí)，會(huì)有逆反心理，而長(zhǎng)期以自我為中心也導(dǎo)致其缺乏集體主義精神。大學(xué)生的這些個(gè)性特點(diǎn)，要求班主任在工作中采取柔性管理方式，動(dòng)之以情、曉之以理，注重溝通藝術(shù)，誠(chéng)心相待，有利于獲得學(xué)生的認(rèn)同和配合，才能取得良好的效果。

（四）配合剛性管理的需要。

長(zhǎng)期以來(lái)，高校實(shí)行剛性管理，在達(dá)到規(guī)范化、制度化管理目的外，也抑制了大學(xué)生自我管理、自我激勵(lì)的積極性，還壓抑了大學(xué)生的個(gè)性自由化發(fā)展。柔性管理與剛性管理相輔相成，是剛性管理必要的補(bǔ)充和完善。班主任在工作中，適時(shí)使用靈活性的柔性管理方法，有利于彌補(bǔ)剛性管理的不足。

四、新時(shí)期班主任工作中采用柔性管理方法的途徑

（一）班主任應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)。

1.注重自身素質(zhì)的全方面提高。

在教育中，身教往往重于言教。班主任作為最貼近學(xué)生學(xué)習(xí)生活的老師，必須重視自身形象的完善。一方面要注意加強(qiáng)文化素質(zhì)培養(yǎng)，豐富自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，吸取哲學(xué)、藝術(shù)中的精髓，不斷擴(kuò)展視野，更好地服務(wù)于學(xué)生。另一方面要時(shí)時(shí)加強(qiáng)責(zé)任心、敬業(yè)精神的培養(yǎng)，熱愛(ài)工作、踏實(shí)進(jìn)取、勇于創(chuàng)新等都能塑造良好的為人師表的人格形象，提升人格魅力，這樣才能使學(xué)生產(chǎn)生敬佩感、信賴感，從而達(dá)到育人的目的。

2.抓緊教育理論和教育方法的更新。

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步和西方教育理念的實(shí)時(shí)交流，我國(guó)國(guó)內(nèi)傳統(tǒng)的教育理念和方法都在更新中。班主任應(yīng)注重學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等各方面知識(shí)，了解最新教育理論和方法，博采眾長(zhǎng)，更好地管理班級(jí)和學(xué)生。

（二）班級(jí)建設(shè)中多元的柔性管理方法

1.培養(yǎng)和諧溫馨的班級(jí)氛圍，增強(qiáng)班級(jí)凝聚力。

（1）培養(yǎng)學(xué)生間親切、互助的友情。學(xué)生們來(lái)自五湖四海，個(gè)性差異性大，應(yīng)盡全力讓全班同學(xué)融入新集體，充滿凝聚力。在日常學(xué)習(xí)生活中，通過(guò)召開(kāi)宿舍內(nèi)討論會(huì)，舉辦班級(jí)征文、節(jié)日草坪晚會(huì)等給予同學(xué)們溝通思想、發(fā)揮特長(zhǎng)的平臺(tái)，加深彼此認(rèn)識(shí)；開(kāi)展豐富的課外文化活動(dòng)，如班級(jí)間、年級(jí)間的籃球足球友誼賽，加強(qiáng)全班共同拼搏的凝聚力。

（2）建立平等互信的師生關(guān)系。班主任要用心真誠(chéng)，善于溝通。通過(guò)平等的對(duì)話和交流，了解學(xué)生所思所想，并尊重其建議和意見(jiàn)，這樣有利于獲得學(xué)生的理解和支持，實(shí)現(xiàn)管理高效化。具體可以通過(guò)班級(jí)群QQ、群發(fā)E-mail、飛信等，還可以多參加班級(jí)集體活動(dòng)，與學(xué)生打成一片，共同分享激動(dòng)和喜悅，拉近心靈距離。

2.營(yíng)造公正公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，樹(shù)立積極向上的班風(fēng)班貌。

（1）鼓勵(lì)能力強(qiáng)、熱心腸、喜鍛煉的同學(xué)。班主任要具備一雙慧眼，將有潛力的同學(xué)挖掘出來(lái)，并鼓勵(lì)他們?cè)趥€(gè)人發(fā)展、院系活動(dòng)、擔(dān)任班干等方面發(fā)揮積極作用，給其他同學(xué)樹(shù)立榜樣，給班級(jí)注入活力。

（2）重視班干部的推舉和選拔，做到公開(kāi)、公平、公正?？梢韵炔扇W(xué)生自薦、推薦等方式，了解競(jìng)選者的具體情況；再召開(kāi)班會(huì)，讓競(jìng)選者發(fā)表演說(shuō)，表明今后的工作思路和設(shè)想；最后通過(guò)學(xué)生投票選舉，任命班干部。

（3）將學(xué)生放在主體地位。在平時(shí)，時(shí)時(shí)注意培養(yǎng)學(xué)生的主人翁意識(shí)和責(zé)任感，營(yíng)造自我鍛煉、自我管理、自我激勵(lì)、自我完善的環(huán)境，鼓勵(lì)學(xué)生共同參與管理、參與決策。

（三）針對(duì)不同學(xué)生采取不同的柔性管理方式

1.合理利用班干部。

班干部既是受教育者，又是教育管理的基層組織實(shí)施者［4］。他們是班集體的中堅(jiān)力量，是各項(xiàng)工作的具體組織領(lǐng)導(dǎo)者，更是班主任進(jìn)行教育管理的助手和依靠。因此，班主任在調(diào)動(dòng)班干部積極性、發(fā)揮班干部骨干作用時(shí)，需要注意以下幾點(diǎn)：首先，給予班干部充分的信任和相應(yīng)權(quán)力。在落實(shí)工作時(shí)，放手讓班干部打點(diǎn)，而不是包辦或下命令，這有利于調(diào)動(dòng)其積極主動(dòng)性，使其在同學(xué)中樹(shù)立威信的同時(shí)，得到挑戰(zhàn)和鍛煉。其次，根據(jù)班干部的各自特點(diǎn)給予指點(diǎn)引導(dǎo)，或在其遇到困難時(shí)給予及時(shí)幫助，這都利于班干部快速成長(zhǎng)。比如有的班干部雷厲風(fēng)行的作風(fēng)可能導(dǎo)致同學(xué)關(guān)系緊張，需要提醒其靈活變通；有的班干部工作認(rèn)真細(xì)致但效率偏低，需教他改進(jìn)方法，等等。最后，注意在班干部隊(duì)伍中樹(shù)立團(tuán)結(jié)一心的風(fēng)氣，積極了解每位班干部的思想動(dòng)態(tài)，消除班干部之間的誤會(huì)，使隊(duì)伍具備緊密凝聚力。

2.后進(jìn)生的管理。

班主任對(duì)后進(jìn)生進(jìn)行管理和幫助時(shí)，要了解其個(gè)性特點(diǎn)，采取最適宜的方法才能事半功倍。

（1）注意肯定成績(jī)和優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)代大學(xué)生有強(qiáng)烈的被肯定、被認(rèn)可的心理需求，班主任在指出后進(jìn)生的不足之前，應(yīng)對(duì)他的成績(jī)和優(yōu)點(diǎn)表示誠(chéng)懇的肯定，才能使其感到滿足和安慰，進(jìn)而接受批評(píng)教育。

（2）保護(hù)后進(jìn)生的自尊心，并注意批評(píng)的藝術(shù)。當(dāng)代大學(xué)生自尊心很強(qiáng)，猛烈而直接的批評(píng)往往效果不佳。班主任飽含真心和情感，通過(guò)間接、婉轉(zhuǎn)的語(yǔ)言，對(duì)后進(jìn)生適當(dāng)點(diǎn)撥，效果更好。

（3）加強(qiáng)鼓勵(lì)和引導(dǎo)。后進(jìn)生往往不是由智商、能力問(wèn)題造成，而是由能動(dòng)性未得到合理發(fā)揮或喪失信心所致。班主任對(duì)他們進(jìn)行鼓勵(lì)，循循善誘，有助于幫助其樹(shù)立信心，克服懶惰、自卑等缺點(diǎn)，產(chǎn)生強(qiáng)大的動(dòng)力，逐漸展現(xiàn)新的面貌。

3.關(guān)注貧困生。

高校貧困生是一個(gè)特殊群體。他們一方面比普通學(xué)生更自強(qiáng)獨(dú)立、踏實(shí)勤奮，另一方面心靈更脆弱敏感，自尊心過(guò)強(qiáng)但又有些自卑，語(yǔ)言表達(dá)能力、自我表現(xiàn)能力較弱。在新生入學(xué)后，班主任應(yīng)通過(guò)查看學(xué)生資料，了解這部分學(xué)生的生源地、家庭成員、家庭收入等具體情況。然后通過(guò)拉家常等充滿人情味的方式快速拉近與他們的距離，使他們敞開(kāi)心扉，把班主任當(dāng)親人、當(dāng)朋友，說(shuō)出自己的想法和憂慮。班主任在此基礎(chǔ)上要盡快解決貧困生的困難，使其安心學(xué)習(xí)生活。在四年的工作中，班主任要常與他們溝通思想，交流感情，幫助他們解決思想上、生活上、學(xué)習(xí)上各種問(wèn)題的同時(shí)，還要鼓勵(lì)他們參與各種集體活動(dòng)，加強(qiáng)自我挑戰(zhàn)，這都有利于增強(qiáng)他們的自信心，使他們積極健康成長(zhǎng)。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，班主任通過(guò)加強(qiáng)自身建設(shè)，發(fā)揮人格魅力，并在班級(jí)建設(shè)中采用多元的柔性管理方法，同時(shí)還根據(jù)學(xué)生的各自情況實(shí)施不同的柔性管理，有利于在師生間建立良性互動(dòng)機(jī)制，激發(fā)學(xué)生的積極主動(dòng)性，讓他們?cè)谄降群椭C的環(huán)境中健康、全面、個(gè)性化地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

［1］鄭勇.柔性管理：高校學(xué)生工作的理念與行動(dòng)［J］.江蘇高教，2006，1：86-88.

［2］牛軍科.高校學(xué)生教育和管理中應(yīng)提倡“柔性管理”［J］.內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)（教育科學(xué)版），2004，7：50-52.

第5篇：高效辦公方法范文

關(guān)鍵詞：高校;兼職班主任;工作方法

中圖分類(lèi)號(hào)：G645 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2016）42-0017-02

大學(xué)是人生的一個(gè)特殊階段，是學(xué)生從學(xué)校走向社會(huì)的過(guò)渡時(shí)期，因此大學(xué)生活對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)特別重要，而學(xué)生能否過(guò)好大學(xué)生活，與班主任的管理工作有很大的關(guān)系。國(guó)家教育部發(fā)文《加強(qiáng)高等學(xué)校輔導(dǎo)員班主任隊(duì)伍建設(shè)》中指出：學(xué)生輔導(dǎo)員和班主任是高等教育教師隊(duì)伍的重要組成部分，是高等教育開(kāi)展大學(xué)生思想政治教育的核心力量[1]。為了加強(qiáng)本科生的思想政治教育及專(zhuān)業(yè)發(fā)展，我校要求專(zhuān)任教師擔(dān)任本科班級(jí)的兼職班主任。筆者根據(jù)擔(dān)任兼職班主任期間的工作經(jīng)驗(yàn)以及對(duì)大學(xué)班主任管理工作的看法提出幾點(diǎn)思考。

一、現(xiàn)代大學(xué)兼職班主任的工作特點(diǎn)

我校為加強(qiáng)學(xué)生工作，在專(zhuān)職學(xué)生輔導(dǎo)員的基礎(chǔ)上再選派一批教學(xué)優(yōu)秀、熱愛(ài)學(xué)生工作、具有良好組織管理和思想政治工作能力的專(zhuān)職教師兼任本科班級(jí)的班主任，協(xié)助年級(jí)輔導(dǎo)員管理本科班級(jí)，包括指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)、了解學(xué)生生活、健康、心理狀況、參與學(xué)生課外活動(dòng)等。

1.現(xiàn)代大學(xué)生個(gè)性化強(qiáng)，工作難度大。隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)普及率極高，大學(xué)生獲取信息的途徑從圖書(shū)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)，大數(shù)據(jù)大信息的沖擊洗禮促使現(xiàn)代大學(xué)生的思想活躍，個(gè)性化強(qiáng)。大學(xué)的開(kāi)放式教育使他們喜歡彰顯個(gè)性、標(biāo)新立異，這樣雖然能給班級(jí)帶來(lái)更大的活力，但同時(shí)也更容易形成叛逆，加之當(dāng)前的大學(xué)生多數(shù)為獨(dú)生子女，唯我獨(dú)尊和以自我為中心的個(gè)性特點(diǎn)是班級(jí)矛盾的產(chǎn)生根源，且長(zhǎng)期的養(yǎng)尊處優(yōu)導(dǎo)致學(xué)生在生活自理能力和心理承壓能力方面都比較差，班主任作為班級(jí)的直接管理者既要融合學(xué)生的優(yōu)點(diǎn)增強(qiáng)班級(jí)的凝聚力，又要照顧學(xué)生情緒合理引導(dǎo)，這就給班主任開(kāi)展工作帶來(lái)了較大的難度。

2.外省市生源增加，工作需要更細(xì)微。隨著學(xué)校向綜合研究型大學(xué)的發(fā)展，來(lái)自外省市的生源招收量逐年增加，地域也由湖南逐步擴(kuò)大到全國(guó)各省。外地學(xué)生在語(yǔ)言交流、生活習(xí)慣、氣候環(huán)境以及風(fēng)俗信仰等方面都有一定程度的差異，尤其是學(xué)校每年都招收一定量的和新疆學(xué)生，這些學(xué)生母語(yǔ)并非漢語(yǔ)給他們的生活和學(xué)習(xí)帶來(lái)極大的不便，在融入班級(jí)大集體時(shí)有較大的困難，甚至因?yàn)轱L(fēng)俗習(xí)慣等問(wèn)題造成同學(xué)間的糾紛，這就需要班主任特別關(guān)注這些學(xué)生，工作要做得更細(xì)微。

3.學(xué)生對(duì)新環(huán)境的適應(yīng)能力差。學(xué)生在入學(xué)以前，一般對(duì)大學(xué)的環(huán)境會(huì)有種種美好的憧憬，而當(dāng)他們走入校園，看到校園的環(huán)境與他們想象中的不一樣時(shí)，會(huì)產(chǎn)生種種失落感。到了大學(xué)之后，來(lái)自五湖四海的學(xué)生重新組合成了一個(gè)班集體，因?yàn)榇蟛糠謱W(xué)生原來(lái)在班里可能都是尖子生，而到了大學(xué)的新班級(jí)后，別的同學(xué)與自己學(xué)習(xí)成績(jī)都相差不大，要讓他們認(rèn)識(shí)到這個(gè)事實(shí)并鼓勵(lì)他們努力學(xué)習(xí)，重新發(fā)展。并引導(dǎo)他們處理好競(jìng)爭(zhēng)與合作的關(guān)系，最終形成良好的班風(fēng)，成為一個(gè)團(tuán)結(jié)、奮進(jìn)、向上的班集體。好多大學(xué)生在進(jìn)入大學(xué)以前都是住在家里，而在進(jìn)入大學(xué)之后基本都要面對(duì)住校的問(wèn)題，而住在一個(gè)宿舍的同學(xué)可能在習(xí)慣、性格各方面都有差異，宿舍就像一個(gè)小家庭，這個(gè)家庭的溫馨和諧是最重要的，如果因?yàn)楦鞣N小事矛盾不斷，那么勢(shì)必會(huì)影響他們的學(xué)習(xí)和生活，因此，大學(xué)班主任應(yīng)該引導(dǎo)學(xué)生友愛(ài)、互助、寬容、理解，盡量培養(yǎng)他們?cè)缢缙鸬暮昧?xí)慣，讓他們形成處處為別的同學(xué)考慮的意識(shí)[2]。

二、大學(xué)兼職班主任的主要工作任務(wù)

大學(xué)在每個(gè)年級(jí)配備專(zhuān)職鋪導(dǎo)員的同時(shí)還給每個(gè)班級(jí)安排一名負(fù)責(zé)大學(xué)課程教學(xué)的專(zhuān)職教師擔(dān)任兼職班主任，其目的是在加強(qiáng)思想政治工作的同時(shí)充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)教師的優(yōu)勢(shì)為學(xué)生管理和教學(xué)工作的諸多方面起到積極有效的作用。

1.建立學(xué)生檔案，及時(shí)掌握學(xué)生動(dòng)態(tài)。大學(xué)是個(gè)開(kāi)放性學(xué)習(xí)的場(chǎng)所，班主任工作不僅僅是針對(duì)于學(xué)習(xí)成績(jī)，更重要的是要培養(yǎng)學(xué)生全面發(fā)展的素質(zhì)，要了解學(xué)生只有深入到學(xué)生生活之中，了解學(xué)生心理特點(diǎn)和興趣愛(ài)好，從課堂、班級(jí)活動(dòng)、寢室文化中與學(xué)生多接觸，才能根據(jù)學(xué)生的心理動(dòng)態(tài)針對(duì)性地開(kāi)展工作。學(xué)生信息檔案的建立是開(kāi)展班主任工作的基礎(chǔ)。作為班主任要從新生報(bào)到開(kāi)始積極與他們接觸，我校要求所有兼職班主任參與到迎新工作中，及時(shí)召開(kāi)新生班會(huì)，第一時(shí)間與每一位學(xué)生交談，掌握他們的性格特點(diǎn)，了解家庭狀況，建立完整的班級(jí)學(xué)生檔案。對(duì)特點(diǎn)鮮明和有困難的學(xué)生做得心中有數(shù)，讓學(xué)生能夠抓住機(jī)會(huì)展現(xiàn)的特長(zhǎng)，更好地為班級(jí)服務(wù)。

2.開(kāi)辟途徑與學(xué)生進(jìn)行溝通和交流。交流和溝通是班主任與學(xué)生相互了解的關(guān)鍵。大學(xué)的班級(jí)不同于義務(wù)教育的班級(jí)，學(xué)生有更多的自由支配時(shí)間，除了上課，班會(huì)是凝聚班級(jí)和相互交流的機(jī)會(huì)，作為班主任要積極組織和參與到班會(huì)當(dāng)中，與學(xué)生交流學(xué)習(xí)心得，了解班級(jí)發(fā)展現(xiàn)狀，及時(shí)解決班級(jí)出現(xiàn)的問(wèn)題，聽(tīng)取學(xué)生的意見(jiàn)和建議。大學(xué)的課外活動(dòng)和團(tuán)體活動(dòng)開(kāi)展較多，班主任可以以朋友的身份參與到學(xué)生活動(dòng)之中，在活動(dòng)中與學(xué)生相互協(xié)作、共同努力一起見(jiàn)證成功、享受快樂(lè)，從而讓學(xué)生放下戒心愿意與老師交心。同時(shí)建立班級(jí)QQ群對(duì)學(xué)校政策的上傳下達(dá)，組織班干部開(kāi)小會(huì)進(jìn)行班級(jí)日常的匯報(bào)，及時(shí)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)生活近況，掌握他們的思想和心理變化，對(duì)出現(xiàn)困難的學(xué)生進(jìn)行個(gè)別談心幫助他們排憂解難，進(jìn)行正確引導(dǎo)。

3.重點(diǎn)關(guān)注困難學(xué)生和特殊群體。地域差異和城鄉(xiāng)差異造就了一個(gè)班級(jí)中會(huì)存在部分困難學(xué)生和特殊群體。對(duì)于家庭經(jīng)濟(jì)困難的學(xué)生，班主任要樹(shù)立他們的自信心，可以通過(guò)學(xué)校和社會(huì)資源幫助他們獲得勤工儉學(xué)的機(jī)會(huì)，讓他們相信知識(shí)和勤奮可以改變命運(yùn)，同時(shí)合理掌握獎(jiǎng)、助學(xué)金的分配向這部分學(xué)生傾斜;對(duì)于學(xué)習(xí)成績(jī)差的學(xué)生，班主任可以督促班干部進(jìn)行監(jiān)督，以寢室為單位安排幫扶，并通過(guò)與學(xué)生的一對(duì)一談心，找出原因，針對(duì)性地進(jìn)行引導(dǎo);對(duì)于存在某種特殊情況的學(xué)生，班主任應(yīng)該特別關(guān)注，引導(dǎo)他們保持積極樂(lè)觀的心態(tài)，并要求班干部和寢室同學(xué)給予更多的幫助;對(duì)于新疆等少數(shù)民族地區(qū)的學(xué)生，班主任要要求班級(jí)同學(xué)尊重別人的宗教習(xí)慣，平等對(duì)待并幫助他們積極融入到班級(jí)中。

4.加強(qiáng)班級(jí)干部的培養(yǎng)。班級(jí)干部是班主任管理班級(jí)工作的得力助手，對(duì)形成正確的集體輿論和優(yōu)良的班風(fēng)、學(xué)風(fēng)有重要作用[3]。大學(xué)班級(jí)管理中兼職班主任更多地是起到引領(lǐng)作用，真正的管理實(shí)施離不開(kāi)班干部的努力。所以班主任要培養(yǎng)、選拔、建立一支組織能力強(qiáng)、愿意吃苦、樂(lè)于奉獻(xiàn)的班干部隊(duì)伍作為班級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)核心。首先在班干部的選拔過(guò)程中班主任要進(jìn)行監(jiān)督、引導(dǎo)，通過(guò)自主競(jìng)聘結(jié)合學(xué)生的特點(diǎn)合理安排責(zé)任崗位，并對(duì)班級(jí)管理工作進(jìn)行及時(shí)的總結(jié)，獎(jiǎng)懲結(jié)合加強(qiáng)學(xué)生骨干的培養(yǎng)，充分發(fā)揮他們?cè)诎嗉?jí)建設(shè)中的表率作用，從而增強(qiáng)班級(jí)的凝聚力。其次要樹(shù)立平等意識(shí)，處理好學(xué)生干部與學(xué)生的平等關(guān)系，培養(yǎng)他們懂得廣泛征求同學(xué)們的意見(jiàn)和敢于承擔(dān)責(zé)任的意識(shí)。再次，要形成競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，讓所有學(xué)生都有機(jī)會(huì)參與到班級(jí)管理中來(lái)，班干部實(shí)行一年輪換制，每個(gè)任期結(jié)束后都要進(jìn)行述職報(bào)告，肯定成績(jī)并指出不足，同時(shí)鼓勵(lì)能者為先，競(jìng)爭(zhēng)“上崗”，充分調(diào)動(dòng)班級(jí)學(xué)生的積極性，增強(qiáng)班級(jí)的凝聚力。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)代大學(xué)生的培養(yǎng)需要更加切合社會(huì)的實(shí)際需要，作為高等教育工作者，要適應(yīng)時(shí)代的需要，引領(lǐng)學(xué)生在學(xué)好專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)注重個(gè)性發(fā)展，作為大學(xué)班主任必須提高自身的綜合素質(zhì)，找準(zhǔn)角色定位，掌握工作方法，為學(xué)生提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

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Discussion on the Method of Teachers as Part of the Work of Class Adviser in Universities

SONG Zhen-yan，LIU Xiao-dan，LI Ping，CHENG Shao-wu

（College of integrated traditional chinese and western medicine of Hunan university of chinese medicine，Changsha，Hunan 410208，China）

第6篇：高效辦公方法范文

摘 要：圖書(shū)館辦公室起著承上啟下、溝通調(diào)節(jié)的作用，在管理中起著非常重要的作用。本文通過(guò)圖書(shū)館辦公室對(duì)圖書(shū)館的管理所起到的作用，表述了辦公室的重要性；同時(shí)對(duì)傳統(tǒng)圖書(shū)館服務(wù)方法的變革，如何有利于圖書(shū)館的管理服務(wù)進(jìn)行闡述。

中圖分類(lèi)號(hào)：G250 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-1588（2012）03-0092-03

收稿日期：2012-04-09

作者簡(jiǎn)介：相前（1978-），連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館館員。1 前言

傳統(tǒng)圖書(shū)館的管理模式主要是以書(shū)籍的收藏和管理作為重點(diǎn)，相應(yīng)的建筑設(shè)施也是以易收藏、易管理為要求。隨著信息化及網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷加快，當(dāng)代大學(xué)生對(duì)信息的需求和來(lái)源也發(fā)生了很大的變化，館內(nèi)書(shū)籍已無(wú)法滿足學(xué)生對(duì)信息的需求，因此，高校圖書(shū)館必須對(duì)管理模式和服務(wù)方法進(jìn)行變革，擴(kuò)大服務(wù)范圍、及時(shí)更新信息、提高管理和服務(wù)水平，滿足大學(xué)生對(duì)信息和知識(shí)的需求，最大限度地發(fā)揮圖書(shū)館對(duì)學(xué)生教育的作用。而在圖書(shū)館管理服務(wù)的變革中，圖書(shū)館辦公室的作用和服務(wù)方法的變革至關(guān)重要。

2 圖書(shū)館辦公室的作用

高校圖書(shū)館作為構(gòu)成高校教育系統(tǒng)的組成部分，是由多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)組成的圖書(shū)館管理服務(wù)系統(tǒng)，是一個(gè)有機(jī)的整體。而圖書(shū)館辦公室則是負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)各個(gè)層次、各個(gè)方面工作的辦事機(jī)構(gòu)，對(duì)圖書(shū)館的整體起著綜合管理的作用，主要負(fù)責(zé)圖書(shū)館的規(guī)章制度的修訂、進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)館內(nèi)業(yè)務(wù)、接待來(lái)訪參觀、人事管理、圖書(shū)管理和收藏、設(shè)備管理和大量的行政事務(wù)，并且將認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策以及學(xué)校的辦學(xué)任務(wù)，因此，辦公室工作涉及到圖書(shū)館的各個(gè)方面，是保證圖書(shū)館正常運(yùn)行的不可忽視的重要環(huán)節(jié)。

2.1 圖書(shū)館辦公室的綜合管理作用

圖書(shū)館辦公室雖具有一定的專(zhuān)業(yè)性,但區(qū)別于其他各業(yè)務(wù)部門(mén),它不直接承擔(dān)業(yè)務(wù)工作,而是協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)處理圖書(shū)館的全面工作，它的工作范圍廣泛,起著承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)絡(luò)各方的樞紐作用［1］。因其職能與其他部門(mén)不同，涉及的工作不僅包括圖書(shū)館的日常業(yè)務(wù)和行政管理，還包括對(duì)館內(nèi)各個(gè)部門(mén)的組織協(xié)調(diào)工作，不僅要認(rèn)真執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，還要對(duì)來(lái)館的學(xué)生負(fù)責(zé)，其工作具有一定的綜合性。

2.2 圖書(shū)館辦公室的服務(wù)作用

圖書(shū)館辦公室的工作還具有一定的服務(wù)性，對(duì)內(nèi)辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)提供全面、準(zhǔn)確的資料，配合領(lǐng)導(dǎo)完成如接待類(lèi)的工作，為館內(nèi)的工作人員提供后勤保障；對(duì)外辦公室為學(xué)生提供一定的服務(wù)，諸如介紹書(shū)籍、辦理借記工作、提供閱讀環(huán)境等，同時(shí)為外來(lái)讀者辦證以及處理突發(fā)事件。

2.3 圖書(shū)館辦公室的規(guī)范作用

圖書(shū)館辦公室的工作之一就是負(fù)責(zé)全館規(guī)章制度的修訂、宣傳、監(jiān)督執(zhí)行。因此，辦公室對(duì)館內(nèi)的工作制度、工作內(nèi)容、工作程序、工作方法以及相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行了統(tǒng)一的規(guī)定，使館內(nèi)工作能夠有序的進(jìn)行。

2.4 圖書(shū)館辦公室的協(xié)調(diào)作用

圖書(shū)館辦公室因其所處的特殊位置，承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)與工作人員、領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生、工作人員與學(xué)生之間的協(xié)調(diào)任務(wù)，在他們之間起到了橋梁和紐帶的作用。

2.5 圖書(shū)館辦公室的創(chuàng)新作用

處在新的歷史發(fā)展時(shí)期,高校圖書(shū)館改革與發(fā)展的任務(wù)十分繁重。要求辦公室工作人員克服工作簡(jiǎn)單化、程序化,陳舊保守的思想,樹(shù)立創(chuàng)新才能發(fā)展的觀念,積極探索,改革創(chuàng)新,優(yōu)質(zhì)高效地為圖書(shū)館黨政領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持,為各部門(mén)工作的協(xié)調(diào)提供保障,為讀者服務(wù)工作的井然有序提供條件［2］。

3 圖書(shū)館管理和服務(wù)方法的變革

3.1 傳統(tǒng)的高校圖書(shū)館辦公室管理

隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，信息的增長(zhǎng)速度不斷加快，信息來(lái)源也越來(lái)越多，信息的資源開(kāi)始從紙質(zhì)載體向電子、網(wǎng)絡(luò)載體轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)的圖書(shū)館管理模式和服務(wù)方式已達(dá)不到大學(xué)生以及其他讀者的需求，為適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，圖書(shū)館的管理由館內(nèi)向館外延伸，使得高校辦公室的管理模式、服務(wù)模式和理念都發(fā)生了很大的變化。

要完成這種轉(zhuǎn)變，我們必須認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)高校圖書(shū)館辦公室的特點(diǎn)以及不足，才能從根本上完成這種轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)高校圖書(shū)館辦公室具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

3.1.1 服務(wù)的封閉性

高校圖書(shū)館，在長(zhǎng)期的發(fā)展中，致使圖書(shū)館辦公室形成了為特定的區(qū)域、特定的范圍、特定的人群服務(wù)的模式，加上因人員、服務(wù)的有限，使得不能發(fā)揮更大的作用。

3.1.2 服務(wù)的滯后性

圖書(shū)館在發(fā)展過(guò)程中，其管理模式以及體制也是隨著圖書(shū)館的發(fā)展而逐漸確定的，其館內(nèi)工作人員大多是由上級(jí)安排，在最初的發(fā)展中，起到了很大的作用，但是隨著信息化、科技化的發(fā)展，以及圖書(shū)館自身的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室管理服務(wù)模式已不能滿足社會(huì)和學(xué)生對(duì)信息的需求，效率低下，已滯后于圖書(shū)館的發(fā)展。

3.1.3 服務(wù)的被動(dòng)性和單一性

傳統(tǒng)的辦公室服務(wù)大多是被動(dòng)的，其服務(wù)多是在得知上級(jí)任務(wù)、部門(mén)反映、學(xué)生反映之后才開(kāi)始的，具有一定的被動(dòng)性，而且圖書(shū)館辦公室的服務(wù)對(duì)象相對(duì)固定，與校內(nèi)的其他部門(mén)較少來(lái)往，獲取信息的渠道以及方式也僅限于辦公室，因此還具有一定的單一性。

因此對(duì)圖書(shū)館辦公室進(jìn)行變革，主要從管理模式和服務(wù)方法上進(jìn)行變革，才能使圖書(shū)館更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于讀者。

3.2 對(duì)傳統(tǒng)圖書(shū)館辦公室管理的變革

3.2.1 改變服務(wù)理念，提供個(gè)性化服務(wù)

高校圖書(shū)館作為高校信息資源和知識(shí)的存儲(chǔ)地，不僅要儲(chǔ)存好館內(nèi)的書(shū)籍和多媒體資源，要使圖書(shū)館的利用率得到提高，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念和方法。辦公室在做好館內(nèi)文獻(xiàn)借閱、咨詢服務(wù)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同專(zhuān)業(yè)的學(xué)生或?qū)W生的興趣愛(ài)好，提供不同的信息服務(wù)，并且根據(jù)以下信息需求的特點(diǎn)，提供信息服務(wù)：①隨著科技的發(fā)展，信息的載體逐漸多元化，如書(shū)籍、電子、網(wǎng)絡(luò)、聲像光盤(pán)等，已形成了多媒介并存、相互補(bǔ)充的信息資源。②隨著信息資源的不斷增多，讀者對(duì)信息的需求范圍隨著時(shí)間、地域的不同，對(duì)信息的需求范圍也在發(fā)生變化。③隨著信息資源的來(lái)源不斷增多，信息的內(nèi)容也非常豐富，讀者對(duì)信息的需求不僅需要近期的，而且對(duì)回溯性的信息資源也有很大的需求。

因此，高校圖書(shū)館應(yīng)逐漸完善圖書(shū)館的軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)信息資源的集約化，根據(jù)圖書(shū)館資源的豐富性和讀者需求資源的廣泛性，使圖書(shū)館辦公室在管理和服務(wù)上做到有針對(duì)性地開(kāi)展服務(wù)，為讀者提供更好的信息資源。

3.2.2 轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，提供人性化服務(wù)

傳統(tǒng)高校圖書(shū)館辦公室的服務(wù)主要是等待大學(xué)生進(jìn)館借閱圖書(shū)，并且受到人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、體制的限制，使得高校圖書(shū)館辦公室的服務(wù)變得被動(dòng)。因此，應(yīng)采用主動(dòng)的服務(wù)方式，為滿足大學(xué)生和社會(huì)讀者的信息需求，提供全面有效的信息服務(wù)，使圖書(shū)館的效益最大化，并主動(dòng)與其他服務(wù)機(jī)構(gòu)之間形成信息互補(bǔ)的機(jī)制，互通、共享資源，形成社會(huì)化的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)體系，并發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，通過(guò)郵件、傳真等方式，為讀者提供人性化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)。

3.2.3 整合信息資源，提高服務(wù)水平

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校圖書(shū)館面臨著巨大的挑戰(zhàn)，要實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館的價(jià)值，必須以讀者為中心，從讀者的需求出發(fā)，整合信息資源，提高信息利用率，首先辦公室應(yīng)將圖書(shū)館自身所具備的資源，包括書(shū)籍資源、電子資源、視聽(tīng)資源進(jìn)行整合，并將其內(nèi)容進(jìn)行不同層次的劃分，以滿足不同需求的讀者，提高信息資源的有效利用率；其次，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立虛擬圖書(shū)館，并按一定的主體，將不同的資源按類(lèi)進(jìn)行整合，滿足對(duì)不同信息的需求。因此，圖書(shū)館應(yīng)在最短的時(shí)間以最高的效率，通過(guò)采集、收錄、管理、存儲(chǔ)的方式，將信息資源分層次地進(jìn)行整合，方便讀者對(duì)信息的搜索和需求。

3.3 對(duì)傳統(tǒng)圖書(shū)館服務(wù)方法的變革

3.3.1 改善服務(wù)方式，提高服務(wù)效率

高校圖書(shū)館在長(zhǎng)期的發(fā)展中，辦公室對(duì)圖書(shū)館內(nèi)的書(shū)籍文獻(xiàn)主要是通過(guò)手工操作，進(jìn)行登記、分類(lèi)、編目等，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，建立了圖書(shū)館網(wǎng)站，進(jìn)行虛擬圖書(shū)館操作，在網(wǎng)頁(yè)上設(shè)立導(dǎo)航，對(duì)學(xué)科、專(zhuān)業(yè)、主題等進(jìn)行分類(lèi)，利用網(wǎng)絡(luò)檢索，使讀者能夠更快地找到自己想要的信息，并對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行共享建設(shè)，通過(guò)虛擬圖書(shū)館，提高資源的利用率。

3.3.2 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)平臺(tái)

當(dāng)今世界是一個(gè)信息化的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已深入各行各業(yè)，網(wǎng)絡(luò)已是生活中不可或缺的一部分，現(xiàn)代高校圖書(shū)館的服務(wù)平臺(tái)，已是集書(shū)籍、多媒體、網(wǎng)絡(luò)為一體的綜合性系統(tǒng)，對(duì)于高校圖書(shū)館的發(fā)展，必然與網(wǎng)絡(luò)密不可分，因此，圖書(shū)館辦公室應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)信息導(dǎo)航與信息內(nèi)容的開(kāi)發(fā)整理，整合信息化流程，利用網(wǎng)絡(luò)信息的快捷性和方便性提供更好的信息服務(wù)，逐漸向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。將圖書(shū)館的信息資源進(jìn)行整合，建立一個(gè)共同的服務(wù)平臺(tái)，利用圖書(shū)館的先進(jìn)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)數(shù)字化的信息資源，提高信息服務(wù)的效率。

3.3.3 創(chuàng)新管理制度，提高服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)高校圖書(shū)館辦公室的主要職責(zé)是對(duì)圖書(shū)館內(nèi)的信息資源進(jìn)行管理，并盡可能多的將信息資源提供給學(xué)生或讀者，隨著時(shí)代的發(fā)展，學(xué)生或讀者對(duì)信息資源的獲取渠道也越來(lái)越多，但是往往找不到自己想要的資源，因此，高校圖書(shū)館要為學(xué)生或讀者提供及時(shí)、有效、具有針對(duì)性的信息資源，首先必須要對(duì)圖書(shū)館辦公室的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，才能夠解決本領(lǐng)域較為深層次的問(wèn)題。為了達(dá)到更好的服務(wù)效果和效益，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)工作：首先，要了解大學(xué)生或讀者的需求，辦公室可以組織定期調(diào)查。其次，對(duì)有關(guān)的學(xué)科信息資源進(jìn)行搜集和整理，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供導(dǎo)航，方便讀者搜索和提供更全面的資源；再次，對(duì)于建立起來(lái)的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，讓大學(xué)生讀者及相關(guān)的讀者了解信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的使用方法，并開(kāi)設(shè)相應(yīng)的咨詢服務(wù)臺(tái)；最后，加強(qiáng)與學(xué)院的其他院系的合作，并為相關(guān)的院系提供相應(yīng)的學(xué)科資源，提供相應(yīng)的咨詢服務(wù)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。

3.3.4 加強(qiáng)溝通交流，提高工作效率

高校圖書(shū)館的建立，是為了給大學(xué)生或相關(guān)的讀者提供有效的信息服務(wù)，其本質(zhì)就是服務(wù)學(xué)生或讀者，因此，圖書(shū)館辦公室應(yīng)將工作的重心放在服務(wù)學(xué)生上，同時(shí)，為了增加學(xué)生或讀者對(duì)圖書(shū)館的了解，應(yīng)讓學(xué)生或相關(guān)的讀者參與到圖書(shū)館的管理中，因?yàn)樗麄冏盍私庾x者需要什么樣的信息和服務(wù)，因此加強(qiáng)與學(xué)生和相關(guān)讀者的溝通與交流，可以增進(jìn)相互的了解，有利于提高工作效率。并建立相關(guān)的反饋機(jī)制，搜集讀者的需求和建議，對(duì)圖書(shū)館的管理進(jìn)行調(diào)整，提高服務(wù)質(zhì)量，改善服務(wù)內(nèi)容，滿足讀者需求，提高工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

高校圖書(shū)館辦公室的工作是圖書(shū)館管理中的重要組成部分，做好辦公室工作，對(duì)于提高圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量至關(guān)重要，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，圖書(shū)館的管理方法也在不斷變化，只有不斷提高圖書(shū)館的管理水平和改善服務(wù)方法，才能提高圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量，并根據(jù)現(xiàn)代圖書(shū)館的發(fā)展要求，將高校圖書(shū)館建設(shè)成為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的數(shù)字圖書(shū)館。

參考文獻(xiàn)：

［1］ 劉華梅.怎樣做好圖書(shū)館辦公室主任工作［J］.圖書(shū)館建設(shè),1999(3).

［2］ 黃美英.高校圖書(shū)館辦公室管理工作探討［J］.黎明職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2008(3).

第7篇：高效辦公方法范文

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的超速發(fā)展，帶動(dòng)了信息的廣泛交流甚至導(dǎo)致了信息爆炸，“信息時(shí)代”這一詞匯似乎己經(jīng)被普遍接受。因此，無(wú)論是對(duì)于一個(gè)國(guó)家還是對(duì)于一個(gè)企事業(yè)單位，如果要在未來(lái)的社會(huì)中獲得發(fā)展，掌握信息技術(shù)已變成一個(gè)基本要素。

當(dāng)前，許多學(xué)校計(jì)算機(jī)的普及率正在不斷的提高，在一定程度上提高了各部門(mén)的辦公效率。隨著校園計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立，其日常的業(yè)務(wù)、公文管理等信息量不斷膨脹，低效辦公方式與不斷增長(zhǎng)的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾日益尖銳，依靠人工手段及時(shí)對(duì)大量的信息進(jìn)行收集、整理和分析是難以做到的，只有改革傳統(tǒng)的辦公方式，充分利用先進(jìn)的辦公技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)信息管理現(xiàn)代化，才能提高辦公效率以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，為信息的上傳、下達(dá)提供極為生動(dòng)的通信方式。

本文設(shè)計(jì)的信息管理平臺(tái)，主要實(shí)現(xiàn)以下功能：1．信息管理2．郵件管理3．學(xué)生管理4．教師管理5．會(huì)議管理6.通訊錄7.時(shí)間提醒等七個(gè)模塊。此平臺(tái)的搭建能夠?yàn)檩^好的提高高校教學(xué)單位日常的行政辦公效率，具有一定的實(shí)用性。

關(guān)鍵詞：自動(dòng)化；C/S；辦公自動(dòng)化；信息管理現(xiàn)代化；辦公效率

3系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析

3.1辦公自動(dòng)化的概念

辦公自動(dòng)化(OA:OFFICEAUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企事業(yè)單位的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個(gè)企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

雖然諸如Lotus1-2-3和MSOffice系列的許多應(yīng)用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對(duì)個(gè)人辦公而言。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對(duì)方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說(shuō)的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。

辦公自動(dòng)化可以和一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個(gè)按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。

辦公自動(dòng)化還是一個(gè)企業(yè)與整個(gè)世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場(chǎng)行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過(guò)Internet訪問(wèn)你對(duì)外的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息，從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動(dòng)化的推廣，越來(lái)越多的企業(yè)將通過(guò)自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到Internet上，所以這種網(wǎng)上交流的潛力是非常巨大的。

3.2需求分析

對(duì)一個(gè)軟件項(xiàng)目而言，在目標(biāo)確定后，完善的需求分析對(duì)軟件開(kāi)發(fā)的成功是極為重要的。本系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮乃枷雭?lái)完成對(duì)問(wèn)題空間和用戶功能需求的“理解”、“表達(dá)”和“驗(yàn)證”工作，以問(wèn)題空間的對(duì)象為主體和線索來(lái)把握和描述用戶的功能需求，將屬性和方法作為一個(gè)整體來(lái)處理。

第8篇：高效辦公方法范文

關(guān)鍵詞:管理信息系統(tǒng)；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：TN948.61文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

1、引言

21世紀(jì)是一個(gè)高效率、高科技、信息化的時(shí)代，辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)辦公高效率的基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，為辦公信息系統(tǒng)的建設(shè)提供了非常先進(jìn)的技術(shù)手段。當(dāng)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，為能夠全面、準(zhǔn)確地反映在信息社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下辦公自動(dòng)化的時(shí)代特征，對(duì)管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化都提出了新的要求。本文針對(duì)如何通過(guò)完善管理信息系統(tǒng)，使管理辦公自動(dòng)化，提高辦公效率。

辦公自動(dòng)化這一概念的含義是在辦公體系中綜合運(yùn)用現(xiàn)代電子科學(xué)技術(shù)和管理理論，融組織、控制、情報(bào)、通信、協(xié)同工作為一體，實(shí)現(xiàn)辦公信息化，信息采集、傳遞、處理自動(dòng)化和決策方法科學(xué)化。辦公自動(dòng)化（Office Automation,簡(jiǎn)稱(chēng)OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒(méi)有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動(dòng)化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就大都叫OA，即辦公自動(dòng)化。通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說(shuō)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。企業(yè)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化將人從繁瑣、無(wú)序、低序、低端的工作中解放出來(lái)從事核心事務(wù)，整體提高了單位辦事效率和對(duì)信息的可控性，降低辦公成本，提高執(zhí)行力，使管理趨于完善。

2、信息自動(dòng)化管理

傳統(tǒng)的企業(yè)信息系統(tǒng)通常是基于數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)的一個(gè)獨(dú)立系統(tǒng),所以對(duì)于計(jì)算機(jī)操作不是很熟悉的新員工來(lái)說(shuō)培訓(xùn)工作是在所難免的。管理信息系統(tǒng)（Management Information System，簡(jiǎn)稱(chēng)MIS）是一個(gè)以人為主導(dǎo)，利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及其他辦公設(shè)備，進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、儲(chǔ)存、更新和維護(hù)，以企業(yè)戰(zhàn)略競(jìng)優(yōu)、提高效益和效率為目的，支持企業(yè)的高層決策、中層控制、基層運(yùn)作的集成化的人機(jī)系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)油決策支持系統(tǒng)（DSS）、工業(yè)控制系統(tǒng)（CCS）、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）以及數(shù)據(jù)庫(kù)、模型庫(kù)、方法庫(kù)、知識(shí)庫(kù)和與上級(jí)機(jī)關(guān)及外界交換信息的接口組成。

辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)提供信息化手段解決企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)繁瑣的日常事務(wù)處理所造成的人員成本、辦公成本居高不下而辦事效率低下等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各個(gè)崗位上的工作人員的協(xié)同交流，整合單位內(nèi)、外各類(lèi)信息系統(tǒng)和信息資源，實(shí)現(xiàn)通用日常辦公流程的高效管理，同時(shí)用戶通過(guò)系統(tǒng)提供的豐富的流程定制工具，可以迅速搭建起面向具體業(yè)務(wù)的辦公環(huán)境。派得辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)真正實(shí)現(xiàn)了政府及企事業(yè)單位無(wú)紙化、無(wú)距離遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的新概念。

OA辦公系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)有ERP、CRM、HR、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)相融合集成。OA辦公系統(tǒng)有五大特性包括：開(kāi)放性、易用性、健壯性、嚴(yán)密性和實(shí)用性。只有具備開(kāi)放性的OA辦公系統(tǒng)，才能與其他信息化平臺(tái)進(jìn)行整合集成，幫助用戶打破信息孤島、應(yīng)用孤島和資源孤島。如今，大部分組織內(nèi)部人員年齡跨度較大，眾口難調(diào)，只有易用性高的OA辦公系統(tǒng)才能獲得用戶的一致青睞。而OA辦公系統(tǒng)的嚴(yán)密性和健壯性是衡量軟件優(yōu)劣的重要指標(biāo)，也是反映OA軟件廠商實(shí)力差距的重要方面。此外，不實(shí)用的OA辦公系統(tǒng)，無(wú)論看起來(lái)功能多豐富，性價(jià)比多高，都可能造成與企業(yè)和行業(yè)發(fā)展的不配套，無(wú)法達(dá)到提升效率的目的。從萬(wàn)戶OA在諸多用戶中的表現(xiàn)來(lái)看，其在開(kāi)放性、易用性、嚴(yán)密性、健壯性和實(shí)用性上達(dá)到了極致。

3、信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化

信息技術(shù)是研究信息的獲取、傳輸和處理的技術(shù)，由計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、微電子技術(shù)結(jié)合而成，有時(shí)也叫做“現(xiàn)代信息技術(shù)”。也就是說(shuō)信息技術(shù)是延長(zhǎng)人的思維器官處理信息和決策的功能，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，利用現(xiàn)代電子通信技術(shù)從事信息采集、存儲(chǔ)、加工、利用以及相關(guān)產(chǎn)品制造、技術(shù)開(kāi)發(fā)、信息服務(wù)的新學(xué)科。

辦公自動(dòng)化，office automation，簡(jiǎn)稱(chēng)oa，是將現(xiàn)代化辦公和網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來(lái)，結(jié)合在一起的新型的辦公方式，是當(dāng)前比較具有生命力的技術(shù)，是社會(huì)信息化的產(chǎn)物。隨著中國(guó)加入WTO及全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，世界經(jīng)濟(jì)已由工業(yè)化經(jīng)濟(jì)逐步進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代。在信息時(shí)代來(lái)臨之季，各企業(yè)都緊跟時(shí)代的腳步，轉(zhuǎn)變著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式、管理模式，從傳統(tǒng)的人工管理體制，向信息自動(dòng)化管理體制過(guò)渡。與此同時(shí)，企業(yè)的傳統(tǒng)式的辦公管理模式也在逐步向自動(dòng)化辦公管理模式轉(zhuǎn)變。網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)就是在這樣的大背景下應(yīng)運(yùn)而生的。

辦公自動(dòng)化是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來(lái)的一門(mén)綜合性技術(shù)，我國(guó)OA經(jīng)過(guò)80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品。

4、信息自動(dòng)化管理在辦公發(fā)展中的應(yīng)用及特點(diǎn)

對(duì)于辦公室及辦公自動(dòng)化發(fā)展，相信很難有一個(gè)準(zhǔn)確統(tǒng)一的構(gòu)思和描述，所謂智者見(jiàn)智，仁者見(jiàn)仁。但從信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)所見(jiàn)，本人認(rèn)為信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化的發(fā)展具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

4.1辦公的非專(zhuān)業(yè)化

在現(xiàn)在的商務(wù)環(huán)境下，一般的事務(wù)職員也能熟練處理文件，因此辦公環(huán)境需要設(shè)計(jì)完善，使普通用戶可以通過(guò)輸入數(shù)據(jù)和知識(shí)，然后制作出能讀的文件，可以即時(shí)檢索，瞬間向全世界傳送。雖然作出的數(shù)據(jù)和知識(shí)比專(zhuān)家的質(zhì)量會(huì)差，但是數(shù)量卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于專(zhuān)家。如今在互聯(lián)網(wǎng)上的內(nèi)容大約有數(shù)千億頁(yè)，這樣龐大的信息可以通過(guò)檢索高效地選擇。

4.2辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和外延

從辦公性質(zhì)來(lái)看，辦公自動(dòng)化應(yīng)定位于數(shù)字化辦公，應(yīng)該是一信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的，通過(guò)辦公自動(dòng)化，可以優(yōu)化管理組織，提高效率，協(xié)同辦公能力也得到增強(qiáng)。強(qiáng)化決策的一致性。辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)是對(duì)管理的理解和對(duì)信息的積累，技術(shù)只是一種手段，必須熟悉業(yè)務(wù)，對(duì)管理有深刻的理解，才會(huì)發(fā)揮辦公自動(dòng)化的作用。當(dāng)然辦公自動(dòng)化離不開(kāi)軟件，硬件只是一個(gè)壞境保障，數(shù)字化辦公在保障安全性的前提下，進(jìn)行共享信息。 我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)工程建設(shè)逐步完善，對(duì)辦公自動(dòng)化起了一定推動(dòng)作用。

4.3無(wú)限的無(wú)線辦公場(chǎng)所

隨著像Wi-Fi等無(wú)線技術(shù)的發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)的通訊方式迅速在工作領(lǐng)域興起，這些通過(guò)手機(jī)、筆記本電腦等實(shí)現(xiàn)的通訊方式包括電子郵件、即時(shí)通訊、視頻會(huì)議等應(yīng)用得到了一次技術(shù)性的飛躍。封閉辦公室的概念已經(jīng)不復(fù)存在，人們可以在大廳、咖啡館、機(jī)場(chǎng)、賓館甚至于車(chē)上隨時(shí)辦公。

4.4視頻技術(shù)的大量應(yīng)用

未來(lái)辦公室的另一大進(jìn)化是大量視頻技術(shù)的利用，視頻的感性表現(xiàn)力大，所以在重要場(chǎng)合中被使用，隨著視頻技術(shù)和壓縮技術(shù)的發(fā)展，諸如視頻會(huì)議等得到大力推廣。在微軟總部舉行的未來(lái)辦公用品展上推廣之一就是通過(guò)攝像頭全方地看到與會(huì)者參加會(huì)議的情況，甚至還可以看到每一位發(fā)言人的面部表情，并進(jìn)行互動(dòng)式的討論。

5、結(jié)語(yǔ)

一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。OA從最初的以大規(guī)模采用復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備為標(biāo)志的初級(jí)階段，發(fā)展到今天的以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)為標(biāo)志的現(xiàn)階段，對(duì)企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，讓我們看到了未來(lái)辦公室的發(fā)展方向。我們相信，未來(lái)的辦公室能以人為本地不斷進(jìn)化，靈活地組織，能夠?qū)崿F(xiàn)更快的決策。同時(shí)，這種全新的辦公室將會(huì)提供我們更為順暢的工作環(huán)境，創(chuàng)造有個(gè)性而且多樣化的工作方式。

參考文獻(xiàn)：

[1] 辦公自動(dòng)化概論[M]北京清華大學(xué)出版社，2004 8

[2] 辦公自動(dòng)化技術(shù)與設(shè)備[M]西安西安電子科技大學(xué)出版，2006 4

第9篇：高效辦公方法范文

1．問(wèn)題的提出

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應(yīng)用在全球范圍內(nèi)日益普及，當(dāng)今社會(huì)正快速向信息化社會(huì)前進(jìn)，信息系統(tǒng)的作用也越來(lái)越大。各級(jí)政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢(shì)，加快了信息化的步伐，建立了高質(zhì)量、高效率的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強(qiáng)了競(jìng)爭(zhēng)力。與此同時(shí)，越來(lái)越多的中小企業(yè)為了適應(yīng)信息革命的要求，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，正打算或正在建立符合企業(yè)特色的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。但是，這些中小企業(yè)由于自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計(jì)算機(jī)軟、硬件配置較差，而且員工的素質(zhì)也參差不齊，同時(shí)，其經(jīng)濟(jì)實(shí)力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進(jìn)行大量投資建設(shè)信息系統(tǒng)。那么，中小企業(yè)應(yīng)如何建設(shè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)？本文以采用一種結(jié)合C/S和Web的方式開(kāi)發(fā)的中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例討論辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

2.用戶需求分析

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立，需要進(jìn)行用戶需求調(diào)查與分析，以確定系統(tǒng)目標(biāo)，這是系統(tǒng)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

中小企業(yè)需要規(guī)模相對(duì)較小，但其在功能上對(duì)系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過(guò)收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實(shí)現(xiàn)諸如請(qǐng)假申請(qǐng)、物品申領(lǐng)審批過(guò)程；員工管理個(gè)人日程安排，各種圖書(shū)資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務(wù)方面的業(yè)務(wù)管理功能。即完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。

在軟、硬件方面對(duì)系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)信息化水平比較低，軟硬件配置較差；而且資金實(shí)力并不雄厚。所以其對(duì)硬件的配置要求是盡可能的低，對(duì)軟件配置的要求則是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應(yīng)用系統(tǒng)，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學(xué)會(huì)使用應(yīng)用系統(tǒng)。

在開(kāi)發(fā)方式上對(duì)系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限，應(yīng)著重考慮投入/產(chǎn)出比問(wèn)題。一般商業(yè)軟件是無(wú)法滿足上面的要求，而從基礎(chǔ)語(yǔ)言開(kāi)始開(kāi)發(fā)成本高、周期長(zhǎng)，更不現(xiàn)實(shí)；因此利用現(xiàn)有軟件進(jìn)行改進(jìn)，即二次開(kāi)發(fā)，通過(guò)對(duì)幾個(gè)商業(yè)化軟件功能進(jìn)行修改、增刪和開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)建立具有自身個(gè)性的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。即通過(guò)系統(tǒng)集成的方法來(lái)將各個(gè)功能集成為一個(gè)整體發(fā)揮作用。即通過(guò)兩次開(kāi)發(fā)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)降低成本、節(jié)約開(kāi)支、提高效率。

3.系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1系統(tǒng)基本目標(biāo)

3.1.1實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化

絕大多數(shù)中小企業(yè)由于辦公自動(dòng)化起步較慢，大多數(shù)還停留在使用沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)和MSOffice系列應(yīng)用軟件來(lái)提高個(gè)人辦公效率，沒(méi)有從根本上改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，中小企業(yè)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化。即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作；同時(shí)又能實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)；從而提高效率，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝、不斷發(fā)展壯大。

3.1.2管理多種數(shù)據(jù)類(lèi)型

中小企業(yè)規(guī)模較小，但其辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)所包括的范圍應(yīng)該是整個(gè)日常辦公和部分企業(yè)業(yè)務(wù)。因此，其數(shù)據(jù)量相對(duì)大企業(yè)、大公司雖然比較少，但是其數(shù)據(jù)類(lèi)型并不會(huì)比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務(wù)辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，有些中小企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)涉及大量的圖形數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)既有規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)又有不規(guī)范的、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，中小企業(yè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)就是要科學(xué)地管理這些各種類(lèi)型的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的"無(wú)縫"聯(lián)接，保障數(shù)據(jù)的一致性和安全性。

3.1.3系統(tǒng)設(shè)計(jì)的先進(jìn)性

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)在開(kāi)發(fā)出來(lái)時(shí)在技術(shù)上應(yīng)具有一定的先進(jìn)性，代表當(dāng)時(shí)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的先進(jìn)水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時(shí)間內(nèi)，不會(huì)因技術(shù)的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整，并且能夠跟隨著逐步的升級(jí)而保持整個(gè)系統(tǒng)的先進(jìn)性。同時(shí)要求系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件要求不能太高，運(yùn)行速度要快。因?yàn)橹行∑髽I(yè)從經(jīng)濟(jì)實(shí)力上無(wú)法大量投資去購(gòu)置高檔硬件、軟件，短時(shí)間內(nèi)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí)；另外，大多數(shù)中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模經(jīng)常變化、人員經(jīng)常流動(dòng)。系統(tǒng)應(yīng)能夠適應(yīng)企業(yè)的不斷變化，應(yīng)具有可擴(kuò)展性、易升級(jí)性和開(kāi)放性。

3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中，基于Web技術(shù)的開(kāi)發(fā)方式正以其特有的跨平臺(tái)、統(tǒng)一美觀的界面、簡(jiǎn)單的操作、開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)容易升級(jí)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)間較短，成本較低越來(lái)越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)娜秉c(diǎn)。而這正是基于C/S結(jié)構(gòu)的開(kāi)發(fā)方式的優(yōu)點(diǎn)所在。

本實(shí)例以某一地產(chǎn)策劃公司自動(dòng)化系統(tǒng)為例。本系統(tǒng)主要有二個(gè)方面的內(nèi)容：一是日常事務(wù)管理；二是業(yè)務(wù)事務(wù)管理，針對(duì)公司核心業(yè)務(wù)是地產(chǎn)策劃，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行運(yùn)作。而在業(yè)務(wù)事務(wù)中要涉及大量圖形數(shù)據(jù)（如地形圖和規(guī)劃圖等）。因此本系統(tǒng)開(kāi)發(fā)采用一種結(jié)合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠(yuǎn)程通訊的業(yè)務(wù)，而C/S結(jié)構(gòu)可以在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)特別功能和大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(如圖形數(shù)據(jù))傳輸。

服務(wù)器以WindowsNT為操作系統(tǒng)，Oracle、SQLServer或MSAccess為數(shù)據(jù)庫(kù)，Exchange作為郵件存儲(chǔ)提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實(shí)現(xiàn)Web。

客戶端以Windows98/95為平臺(tái)，用Outlook進(jìn)行郵件接受、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)瀏覽，MSProject進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃，Word進(jìn)行文檔編輯，AutoCAD進(jìn)行地圖編輯瀏覽。

首先，確定以Exchange為基礎(chǔ)建立C/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，并輔以IIS?？蛻魴C(jī)上采用Outlook為基礎(chǔ)平臺(tái)軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網(wǎng)頁(yè)瀏覽窗口實(shí)現(xiàn)了二者的無(wú)縫聯(lián)接。然后在Outlook基礎(chǔ)上對(duì)其它程序進(jìn)行控制，并構(gòu)造各程序數(shù)據(jù)的流通橋梁；最后各部分?jǐn)?shù)據(jù)盡量存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)各種類(lèi)型數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步集成。如圖1：

圖1系統(tǒng)集成結(jié)構(gòu)圖

圖1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

①通過(guò)VBA6利用OLE、API等技術(shù)對(duì)客戶端多個(gè)應(yīng)用程序進(jìn)行集成形成自己的系統(tǒng)；

②Outlook通過(guò)瀏覽窗口訪問(wèn)WebServer并通過(guò)它訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)；

③Outlook通過(guò)ExchangeServer進(jìn)行郵件發(fā)送和接收；

④Word訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)中的文檔；

⑤MSProject通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享；

⑥AutoCAD訪問(wèn)共享圖形數(shù)據(jù)。

3.3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

中小企業(yè)雖然員工較少、規(guī)模較小，其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時(shí)還包括部分業(yè)務(wù)辦公功能。

本實(shí)例在充分進(jìn)行用戶需求分析的基礎(chǔ)上把系統(tǒng)劃分為八個(gè)子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書(shū)管理、公告板和電子郵件，業(yè)務(wù)事務(wù)則為項(xiàng)目管理，另外還包括系統(tǒng)維護(hù)。如圖2：

圖2

.行政管理功能。公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會(huì)議管理、用餐管理、傳真管理、復(fù)印管理，用車(chē)管理等。

.人事管理功能。公司人事方面的各種功能，包括員工調(diào)動(dòng)管理、晉升管理、培訓(xùn)管理，客戶信息管理等。

.文檔管理功能。包括各種檔案管理、各種業(yè)務(wù)信息管理和圖書(shū)管理等。

.工作管理功能。包括員工個(gè)人日志、個(gè)人工作報(bào)表和員工考核等。

.電子郵箱功能。包括收發(fā)企業(yè)內(nèi)部電子郵件等。

.公告板功能。企業(yè)內(nèi)部的論壇和通知等。

.項(xiàng)目管理功能。與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的功能。包括項(xiàng)目小組成員選擇，項(xiàng)目情況查詢和項(xiàng)目成果監(jiān)控等。

.系統(tǒng)維護(hù)功能。包括用戶基本信息維護(hù)、權(quán)限管理和重要數(shù)據(jù)的安全性的維護(hù)。

由于本系統(tǒng)是采用Web和C/S相結(jié)合方式開(kāi)發(fā)的。因此在功能模塊的使用上則相對(duì)較靈活，可以針對(duì)員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務(wù)提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經(jīng)理；客戶信息管理功能則只提供給人事經(jīng)理和總經(jīng)理；而項(xiàng)目管理功能則提供給經(jīng)常參與項(xiàng)目運(yùn)作的項(xiàng)目小組成員，而行政經(jīng)理和人事經(jīng)理則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應(yīng)用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權(quán)操作。正好適應(yīng)了中小企業(yè)員工流動(dòng)性大、員工的職位變化快的特點(diǎn)。

本系統(tǒng)在有30多名員工的該地產(chǎn)策劃公司運(yùn)行良好，使公司的運(yùn)作完全規(guī)范化和制度化。簡(jiǎn)潔明了的登錄界面增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性；特別是行政管理子系統(tǒng)中的用餐管理、考勤管理和用車(chē)管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系統(tǒng)的個(gè)人日志、工作報(bào)表和員工考核功能既有利于員工提高工作效率，又有利于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行全面而準(zhǔn)確的考核；項(xiàng)目管理子系統(tǒng)則對(duì)企業(yè)核心業(yè)務(wù)是以項(xiàng)目以單位的地產(chǎn)策劃進(jìn)行了規(guī)范化管理；而特色功能內(nèi)部電子郵件功能和公告板功能增進(jìn)了員工之間的交流與合作，活躍了企業(yè)的文化氛圍。

5.結(jié)束語(yǔ)

本文通過(guò)一個(gè)采用Web技術(shù)和C/S結(jié)合方式開(kāi)發(fā)的中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)例分析了中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。采用這種方式既發(fā)揮了Web技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使信息流轉(zhuǎn)、信息、查詢和維護(hù)更加方便；系統(tǒng)的功能擴(kuò)展和規(guī)模擴(kuò)展更加便利；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)速度更快、開(kāi)發(fā)成本更低；又發(fā)揮了C／S結(jié)構(gòu)有利于大數(shù)據(jù)量（如圖形數(shù)據(jù)）的傳輸?shù)膬?yōu)點(diǎn)。這種開(kāi)發(fā)方式更加貼近中小企業(yè)的實(shí)際需求，也符合中小企業(yè)的實(shí)際情況。既滿足中小企業(yè)對(duì)日常辦公的需要，又滿足其對(duì)業(yè)務(wù)辦公的部分需求。另外，采用這種開(kāi)發(fā)方式充分考慮了投入／產(chǎn)出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開(kāi)發(fā)方式開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有良好的擴(kuò)充升級(jí)功能，能夠適應(yīng)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需要。

參考資料

(1)鄺孔武、王曉敏編著，信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì),北京：清華大學(xué)出版社，1999