公司檔案管理細則精選(九篇)

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第1篇：公司檔案管理細則范文

關(guān)鍵詞：電力工程 項目委托管理 工程檔案管理

中圖分類號：C271 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2011）01-217-01

隨著項目管理變得越來越普及，為探索提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟效益的途徑，提高企業(yè)在全行業(yè)的競爭力，中電投電力工程有限公司率先在電力行業(yè)實行項目委托管理制試點，取得了令行業(yè)矚目的成果。其中，在工程檔案管理方面實現(xiàn)了其管理目標，從確定目標到實現(xiàn)目標，涉及項目立項、可研、初步設(shè)計、核準、采購、施工安裝、監(jiān)理、調(diào)試、性能驗收和竣工達標環(huán)節(jié)等復雜的各個系統(tǒng)交叉管理的過程記錄文件。為整個項目目標的實現(xiàn)提供了軟管理的保障。在國家規(guī)定質(zhì)量終身制，誰建的誰負責，工程檔案的可追溯性和可鑒定性在竣工驗收時所起到的定論作用不言而喻。工程檔案管理工作與工程建設(shè)是如此的一致性和相輔相成，促使項目管理者把追逐管理的目標定格在了管理好工程檔案這個軟管理環(huán)節(jié)。

電力工程參建單位多，建設(shè)工期長，形成的工程檔案數(shù)量大，內(nèi)容龐雜，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度，要確保項目工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)就要特別重視檔案的過程收集與集累，將項目檔案管理從末端前移，把檔案工作從一個工作環(huán)節(jié)擴展為貫穿始終的全過程控制的記錄體系，將項目檔案工作和項目建設(shè)一樣納入項目管理程序，與項目建設(shè)的各階段同步進行，從項目開工前就應籌劃檔案管理，直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接全程控制的記錄體系。實踐證明，抓好工程項目檔案管理與工程建設(shè)管理的“三同步”，就可以實現(xiàn)工程檔案完整、準確、系統(tǒng)化。

以河南某兩個大型電力基建項目為例，實踐中，為了實現(xiàn)電力工程項目委托管理階段的工程檔案管理工作統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范整理，安全保管和有效利用的目標，作為項目建設(shè)階段的管理方從項目開始就著手對工程檔案管理進行了策劃，組建了有效的管理團隊，機構(gòu)編制隸屬工程部，借鑒國際國內(nèi)先進的管理經(jīng)驗，根據(jù)項目的具體特點編制了相應的工程檔案管理實施細則，對檔案管理人員進行了相關(guān)的培訓。實踐證明，這些舉措從機構(gòu)、人員配備和管理制度上為實現(xiàn)項目工程檔案管理目標做了充分準備。

實踐中，項目管理方與項目參建方實施了項目合同制。例如，與項目公司（兩大發(fā)電有限公司）簽訂了項目委托管理合同，與設(shè)計、安裝、監(jiān)理、調(diào)試等單位簽訂了相關(guān)的委托合同。以合同制來約束各方的職責和利益關(guān)系，其中，就約定了合同主體與相對方在工程檔案管理方面的職責和相互關(guān)系，明確合同各方的職責。例如，委托管理合同中約定，項目公司職責：（1）負責前期文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、工程管理性文件（征地文件）的收集整理及其歸檔工作。（2）負責工程竣工驗收交接文件收集、整理及其歸檔工作。（3）負責考核期運行資料的收集整理及歸檔工作。委托管理合同中還約定工程管理公司職責：（1）認真履行管理范圍內(nèi)檔案工作的統(tǒng)一組織和管理的職能，負責對項目部各職能部門以及參建各方檔案工作的指導、監(jiān)督、檢查和驗收工作；（2）負責制定《項目竣工檔案管理實施細則》，提供統(tǒng)一標準的檔案裝具和管理設(shè)施；（3）負責工程管理性文件（包括招投標文件、合同、協(xié)議、來往文件、會議紀要）、工程未完工項目文件的收集整理歸檔工作；4、負責按管理合同的要求向項目公司移交竣工檔案資料。設(shè)計合同中約定設(shè)計單位的職責：（1）負責按工程建設(shè)要求，及時提供工程設(shè)計文件并編制施工圖總清冊；（2）負責按設(shè)計合同要求提供設(shè)計文件的歸檔資料；（3）負責對匯總的設(shè)計變更文件進行最終審核。保證其完整、準確編制竣工圖；施工合同中約定施工單位職責：（1）建立單位工程總清冊，并按細則要求編制單位工程竣工檔案；（2）負責自購材料的資料收集整理工作；（3）每臺機組移交前，及時整理完整、準確的設(shè)計變更單和與設(shè)計變更有關(guān)的工程聯(lián)系單等有關(guān)編制竣工圖的依據(jù)，在機組移交試生產(chǎn)后一周內(nèi)提交工程管理公司項目工程管理部，由工程管理部和檔案資料室共同組織有關(guān)單位審核，匯總后及時移交設(shè)計單位編制竣工圖；設(shè)備材料代管理方職責：負責設(shè)備技術(shù)文件的收集整理工作。

實踐中，項目管理方制定了一整套科學、合理、適用和操作性強完善的工程檔案管理細則，從機構(gòu)、人員、培訓措施到領(lǐng)導管理體系、職責分工等行政職能層面和對檔案的收集整理、分類組卷等等業(yè)務(wù)職能層面進行了分項規(guī)范。實踐證明，制定完善的項目檔案管理制度，是實現(xiàn)項目檔案管理目標的保障，使各參建單位在收集和編制竣工檔案時做到有章可循、標準統(tǒng)一、職責分明。

實踐中，項目管理方的檔案主管編制了管理方內(nèi)部各有關(guān)部門的歸檔范圍、歸檔時間以及歸檔的質(zhì)量要求，定期對文件的產(chǎn)生和收集、檔案編制工作進行檢查、指導。項目管理方通過這種內(nèi)部的職責分工和過程控制，首先做出了表率作用，各個職能部門在實施作業(yè)的過程中把好了每一個重要的文件收集、編制和歸檔節(jié)點，形成了能夠起表率作用和行為標準的工程檔案卷冊，完成了既定目標。以此為標準，約束和引導整個項目參建單位過程文件的收集歸檔管理。實踐證明，項目管理與引導作用是項目參與單位檔案管理規(guī)范化的保證。

實踐中，項目管理方的檔案主管加強了與各參建單位的溝通協(xié)調(diào)力度和檢查過程管理，對參建單位的檔案主管進行業(yè)務(wù)培訓，統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準。兩個項目成立由發(fā)電有限公司（項目公司）、項目管理方（工程公司）及主要參建單位領(lǐng)導組成的項目竣工檔案管理領(lǐng)導小組，負責領(lǐng)導和協(xié)調(diào)竣工檔案管理工作；組織檢查組，對竣工檔案資料管理情況進行監(jiān)督檢查，領(lǐng)導和組織竣工檔案預審及竣工檔案移交工作。項目管理方（工程公司）工程部具體負責竣工檔案工作，建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，不定期地組織監(jiān)理公司及工程公司的技術(shù)人員對各參建單位的過程資料進行了檢查評比，保證了檔案的真實性、完整性和及時性，做到了移交精品工程的同時移交高標準的工程檔案。在項目所有參建方的檔案管理過程統(tǒng)一采用了PAP工程管理系統(tǒng)軟件并多次對各參建單位的檔案管理人員進行了檔案專業(yè)知識及PAP檔案資料管理模塊使用的培訓，既減少了協(xié)調(diào)的頻率，又提高了管理效率。規(guī)范化的電子文檔提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現(xiàn)了在參建單位之間資源共享，也對檔案編研工作起到了快速整合作用。管理過程中還嚴把案卷質(zhì)量關(guān)，按照對原件、抄件、供應商資質(zhì)報審附件、質(zhì)量驗評文件、工程技術(shù)記錄表式等的歸檔要求，對施工、監(jiān)理、設(shè)計、調(diào)試等單位的檔案組卷情況進行了嚴格的過程檢查，實踐證明，采用先進的管理模式、有效控制案卷質(zhì)量、遵循合理化的組卷原則，大大強化了項目管理各方的檔案管理，其結(jié)果使得工程檔案更加標準化、規(guī)范化，統(tǒng)一化。

通過以上的行政和業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)，項目管理方組織各個參建方完成了約定的168小時后三個月期限內(nèi)的基建工程檔案的整體移交，實現(xiàn)了項目工程檔案全方位的管理和既定目標（完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范）的實現(xiàn)。以此為契機，管理方將此兩個項目管理中的檔案控制經(jīng)驗經(jīng)過系統(tǒng)的梳理總結(jié)，形成完整的理論與實踐相結(jié)合的項目委托管理工程檔案管理手冊并在項目實施過程中與企業(yè)內(nèi)部的各個在建項目交流完善，不斷擴大應用項目范圍，造就了企業(yè)各個參建項目管理的檔案控制風險，最終實現(xiàn)了企業(yè)項目管理和經(jīng)濟效益的雙贏。

第2篇：公司檔案管理細則范文

為完善公司的管理體系，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，促進全公司的持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強公司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟效益服務(wù)，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實際，制定本辦法。

一、總則

1.目的：為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《科學技術(shù)檔案工作條例》，特制定本辦法。

2.適用范圍：本辦法適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料。

二、檔案整理及分類標準

公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。主要分為文書檔案、基建工程檔案、儀器設(shè)備檔案、財務(wù)人事檔案、函等類型：

1.公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記、公司章程、股東名簿、組織規(guī)程及辦事細則等方面的文件材料；

2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；

3.行政類文件：政府機關(guān)核準文件，本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復。

4.黨團工青婦方面的文件；

5.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；

6.勞動工資、人事、技術(shù)職稱審批、獎懲、法律事務(wù)管理方面的文件材料；

7.經(jīng)營管理方面的文件材料；

8.儀器、設(shè)備方面的文件材料；

9.基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工方面的文件材料；

10.聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。

11.電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

12.其它具有利用和保存價值的文件材料。

三、檔案管理歸檔工作

1.設(shè)立檔案管理員，隸屬總經(jīng)理辦公室，對公司內(nèi)的檔案資料實行統(tǒng)一管理。

2.各部門設(shè)立二級(兼職)檔案員，二級（兼職）檔案檔案員對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。

3.總經(jīng)理辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監(jiān)督。

4.人事檔案、財務(wù)檔案分別由人力資源部、財務(wù)部設(shè)專人配合總經(jīng)理辦公室檔案管理員進行管理。

5.歸檔各部門應于次年2月底前，將整理好的檔案移交公司檔案室。

6.歸檔范圍及管理：

（1）各類資質(zhì)文件、規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由總經(jīng)理辦公室負責歸檔。

（2）涉及到的有關(guān)工程資料、項目合同、工程圖紙等與工程施工有關(guān)的資料由匯新環(huán)?？萍加邢薰矩撠熣砑皻w檔，并按規(guī)定及時向檔案室移交。

（3）各類證件：如營業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機構(gòu)代碼證正、副本由總經(jīng)理辦公室負責歸檔。如IC卡、貸款卡；國稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開戶許可證等及各類財務(wù)憑證、帳薄、報表等均由財務(wù)部負責歸檔。

(4)涉及黨團青工婦等各種文件材料，由黨群辦公室負責歸檔。

（5）凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規(guī)定進行整理、保管。

四、文書檔案歸檔基本要求

1.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復）無缺頁、破損現(xiàn)象。即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

2.在歸檔的文件材料中，每份文件的正件（原件）與附件（復印件、掃描件）分別立在一起，文電應合一歸檔。

3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

4.下發(fā)文件要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔。重要文件如部門需用可進行復印。

6.工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由公司檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6. 庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7.與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。

2.凡到公司檔案室查閱檔案者，要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室。

3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料。

4.對于違反保密規(guī)定，泄露公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。

2.凡借閱檔案，復印、抄寫檔案資料者，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)董事長或總經(jīng)理同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借或復印檔案資料給他人。

4.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

5.借閱檔案時，不得刪改、涂寫、拆損案卷，閱后要及時歸還。

八、檔案銷毀制度

1.檔案是企業(yè)的寶貴財富，是企業(yè)的真實歷史記錄，檔案的銷毀，必須嚴格執(zhí)行國家有關(guān)規(guī)定。

2.對已超過保存期限的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，相關(guān)利害關(guān)系部門需對上報銷毀的檔案進行全面，認真的鑒定，并寫出書面報告，提出存毀意見上報主管領(lǐng)導審定。

第3篇：公司檔案管理細則范文

一、2014年工作總結(jié)

(一)認真學習，提高業(yè)務(wù)工作水平

認真學習了公司的《經(jīng)紀業(yè)務(wù)公文處理細則》、《零售經(jīng)紀模塊業(yè)務(wù)及管理事項審批權(quán)限一覽表》等各項行政制度。積極參加公司組織的各項業(yè)務(wù)培訓，并把所學的知識靈活運用到實際工作中，提高了公文檔案管理水平，為自己做好本職工作打下堅實的基礎(chǔ)。

(二)努力工作，完成各項工作任務(wù)

忠實履行崗位職責，認真負責電子流程審批分發(fā)工作，包括統(tǒng)一接收各營業(yè)部向公司各業(yè)務(wù)主管部門報送的各類公文材料；督導營業(yè)部上報公文的流轉(zhuǎn)，及時、主動掌握各部室承辦公文的情況；負責本部門公文的歸檔，配合經(jīng)紀業(yè)務(wù)綜合室執(zhí)行公文流轉(zhuǎn)及管理工作。全年，共完成66家營業(yè)部的報批審核工作，最后將約5000多件的報批資料進行認真細致整理，按照公司檔案管理要求進行歸擋，以便日后查閱使用。積極協(xié)助經(jīng)紀業(yè)務(wù)部門一些大型活動的組織，較好地完成了2014年應屆畢業(yè)大學生見面會、經(jīng)紀業(yè)務(wù)各項會議等各項活動的協(xié)助任務(wù)。

二、2015年工作展望

(一)加強對行政推廣崗相關(guān)的各項行政制度的學習，積極參加招商局檔案管理培訓等培訓課程，進一步提高自身的業(yè)務(wù)能力，更好地指導本職工作的開展。

(二)嚴格按照規(guī)范的審批流程.審批事項的各個環(huán)節(jié)把好關(guān)，認真做好審批工作。在保證不出現(xiàn)差錯的前提下，提高審核效率，并做到受理,審核,決定,轉(zhuǎn)出,送達都有真實,準確,完整的記錄。

第4篇：公司檔案管理細則范文

在當前我國人員的管理模式仍處于一個基于檔案管理為基礎(chǔ)和核心的前提下，人事檔案仍是一個人身份和經(jīng)歷的見證。人事管理工作仍是一個單位人事工作的重點。作為一個管轄十二家子公司的大中型企業(yè)的人事工作者，筆者從事多年的人事檔案管理工作，深知人事檔案管理工作對一個企業(yè)人事工作的重要性，甚至對每一個被管理對象來說都是至關(guān)重要的，下面筆者僅就自己對人事檔案管理工作的認識、存在的問題及對策談幾點看法：

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。作為人事檔案管理的對象，人事檔案有著區(qū)別于普通檔案的特殊性，它是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備考察的文字、表格及其他形式的歷史記錄，是全面考察了解正確選拔人才的一個重要依據(jù)。

(一)人事檔案是一個人成長的重要見證。是跟隨人一生的資源

人事檔案記錄著一個人從學習到工作直至死亡的全部過程，是人員流轉(zhuǎn)、待遇薪酬、干部提拔、榮譽獎懲的重要見證，可以說是關(guān)乎一個人命運的“生死簿”。筆者就曾碰到過下屬單位的一名退休職工，是上個世紀五六十年代年被市委市政府評定的市級勞模，由于職業(yè)生涯中單位調(diào)換了多次，最初評定的基礎(chǔ)信息表已經(jīng)丟失。如果想重新找回記錄非常困難。我就和幾個同事一起查歷年的勞模榮譽冊，根據(jù)勞模榮譽冊對照檔案查個人的工資調(diào)整變化(因為以前是勞模待遇相應在工資上有所增加)，終于找到了調(diào)資表，找到了“歷史見證”。人事檔案在人員流轉(zhuǎn)時候尤為重要。一般來說，用人單位在接受一個人時候會認真審閱人事檔案。看看有無污點和瑕疵，找找個人發(fā)展的特長和優(yōu)點。如果檔案管理不慎，丟掉或者弄錯個人信息，那么對個人的影響很大。因此人事檔案是事關(guān)一個人命運的大事，不允許有絲毫的大意和馬虎。

(二)人事檔案是干部選拔任用、人事調(diào)整的重要依據(jù)

作為人事工作者，要遵循基本的職業(yè)道德，尤其是在涉及干部選拔任用、領(lǐng)導咨詢意見時候。要根據(jù)人事檔案對一個人的綜合表現(xiàn)作客觀的評價，否則就有悖人事勞資工作者的職業(yè)素養(yǎng)。筆者遇到過這樣一種情況，在干部公示中有個擬提拔干部其參加工作時間按其年齡推算還不足14周歲。公示的時候，就有很多職工反映懷疑信息的真實性。為了解決職工心中的疑惑，我們專程到該職工原單位調(diào)查取證，證實確有其事，才消除了誤會。如果我們?nèi)耸鹿ぷ髡卟皇菍嵤虑笫堑匕凑諜n案加強管理。就會對干部任用的威信度和公信度帶來影響，進而影響到企業(yè)領(lǐng)導的權(quán)威。

(三)人事檔案更是個人聯(lián)系社會的真實反映

每個人都是社會的產(chǎn)物，都會或多或少與社會形成各種各樣的社會聯(lián)系，會編織一張社會關(guān)系網(wǎng)。而人事檔案就是這張關(guān)系網(wǎng)的記載。記錄了一個人從上小學、中學、甚至是大學、直至每個單位、每個崗位，是一個人聯(lián)系社會的真實反映。如果檔案丟失。就意味著人們找不到存在的證明。

二、人事檔案管理主要存在的問題

(一)人事檔案管理重視程度不夠

相當一部分人認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因此忽視人事檔案管理工作。最終形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。有些工作者利用職務(wù)之便。隨意篡改檔案，給人事管理和單位造成較大的負面影響：有的對人員的自然情況以及工作現(xiàn)狀不能了然于心。工作稀里糊涂。以致影響到員工的崗位調(diào)整和薪酬的變化等。有的領(lǐng)導涉及具體人具體事的時候沒有原則性。人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。

(二)人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度，建立了制度也存在執(zhí)行不嚴格現(xiàn)象，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準確，人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。

(三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于機構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動。接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

三、做好新時期的人事檔案管理工作

(一)重視人事檔案管理工作

各級領(lǐng)導要把人事檔案管理工作作為一項重要工作，在人力物力上給予高度重視，要設(shè)專人負責，有專門的檔案室，上現(xiàn)代化的檔案管理項目，確保人事檔案管理工作跟得上時展的步伐。

(二)加強人事檔案管理人員隊伍建設(shè)

首先，人事檔案管理工作者要樹立干一行愛一行的愛崗敬業(yè)精神，本著對工作、對檔案涉及的每個對象負責的精神從事相關(guān)的工作。其次，要有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。“不能多一點也不能少一點”，一定要本著忠于事實的原則，把設(shè)計到個人的該歸檔材料的全部歸檔。每一年做一次檔案的重新完善和檢查工作。再次要有組織紀律性。人事檔案管理工作者要有一定的組織紀律性和原則感。嚴格檔案查閱登記制度，嚴格建檔備案制度，確保每個人檔案的真實性。

(三)提高人事檔案管理工作水平

首先，進一步完善各項檔案管理制度，狠抓落實。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案整理工作細則，使人事檔案的整理更加科學、全面、完整。其次，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備。

(四)注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

第5篇：公司檔案管理細則范文

關(guān)鍵詞：干部檔案 現(xiàn)狀分析 發(fā)展設(shè)想

干部檔案是歷史地全面得考察了解和正確使用干部的重要依據(jù)，是我集團公司檔案的重要組成部分。干部檔案與干部工作、干部人事制度改革精密相連，更與每名干部個人的成長和發(fā)展息息相關(guān)。

一、干部檔案的含義

（一）干部檔案的概念

干部檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)和選拔、任用干部等工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是干部檔案的重要組成部分。

（二）干部檔案的作用

1、干部檔案是維護干部合法權(quán)利的可靠憑證。最高人民法院對民事訴訟中不同證據(jù)證明力大小作出了規(guī)定，具體的排序為：無證檔案大于其他證據(jù)，原始證據(jù)大于傳來證據(jù)，直接證據(jù)大于間接證據(jù)。由此可見，干部檔案具有可靠地證據(jù)作用，是澄清相關(guān)問題，維護個人權(quán)益的法律憑證。

2、干部檔案對干部人事工作有監(jiān)督把關(guān)的作用。干部檔案大多是組織人事部門形成的，涉及干部任免、考核、考察和獎勵等方方面面情況。通過干部檔案能發(fā)現(xiàn)干部人事工作是不是正確執(zhí)行黨的路線方針政策，是不是符合上級主管部門規(guī)定的工作程序，干部人事工作人員是不否嚴謹認真等問題。因此干部檔案檔案成為檢查干部工作質(zhì)量和開展巡視工作、進行廉政教育的主要依據(jù)。

二、干部檔案發(fā)展的現(xiàn)狀研究

（一）干部檔案的發(fā)展現(xiàn)狀

2013年3月集團公司向13個控股公司下發(fā)了《關(guān)于報送人力資源工作情況的通知》，從收集的報告看集團系統(tǒng)干部人事檔案管理大致有一下三種類型：

1、干部檔案單位管理型：秦龍公司、匯森煤業(yè)、清水川能源、金泰氯堿、水電公司、自然博物館檔案由辦公室指定專人管理，并對所屬公司檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查， 其中，匯森煤業(yè)公司總部、秦龍公司完成了主管以上員工的人事檔案審核整理工作；自然博物館建立了全員電子檔案信息庫并完成了檔案審核，工作基本實現(xiàn)了規(guī)范化。

2、干部檔案委托管理型：華山創(chuàng)業(yè)公司、西部證券、金泰恒業(yè)、燃機熱電、西部證券等公司將員工檔案委托到人才交流中心管理。其中西部證券公司由于在全國分支機構(gòu)較多，為了規(guī)范人事檔案管理制訂了《西部證券股份有限公司員工檔案管理辦法》，明確了員工人事檔案通過人事的方式進行管理，公司與各業(yè)務(wù)所在地人才交流中心建立了關(guān)系，通過人才交流中心辦理職稱評審等相關(guān)業(yè)務(wù)。金泰恒業(yè)公司建立了員工工作檔案紙質(zhì)版和電子檔案，并安排專人保管和整理；員工人事檔案，由公司委托西安市人才中心進行管理。

3、干部檔案部分自主部分單位管理型。金信實業(yè)公司、人民大廈公司員工分為兩部分，一部分為業(yè)主管理公司人員，這部分人員檔案由公司自管；兩個公司下屬的酒店系委托外方酒店管理公司經(jīng)營管理，酒店員工屬于市場化招聘人員，酒店為入職工作員工建立工作檔案，員工以往檔案不調(diào)入酒店管理，員工在酒店工作的人事檔案信息屬于酒店私有信息，員工離職時不能調(diào)出。

（二）干部檔案發(fā)展的現(xiàn)存問題

1、部分單位對干部檔案工作不夠重視，沒有按規(guī)定配足專職管理人員長期依靠借調(diào)或者返聘人員開展工作。

2、未定期對人事檔案管理專業(yè)技術(shù)人員培訓。部分企業(yè)在檔案管理人員崗位進行調(diào)整后，未及時進行培訓，導致新入職人員不了解檔案管理流程，不知道如何收集材料，不懂如何認真審核接收資料，導致有些信息不準，手續(xù)不全，內(nèi)容不實的信息歸入檔案。

3、檔案材料收集不完整。大多數(shù)兼職人員無暇全面收集干部應歸檔干部資料，尤其是檔案托管人才交流中心的單位，干部檔案材料不及時報送歸檔，新入職干部檔案調(diào)入不及時，發(fā)現(xiàn)問題滯后，有干部檔案出現(xiàn)人擋分離現(xiàn)象。在干部考察任用時，無法通過干部檔案全面了解干部的成長經(jīng)歷和各方面的情況，不能依靠檔案記載和現(xiàn)實考察做綜合分析并作出比較全面準確的評價，干部檔案作為了解干部的重要依據(jù)的作用發(fā)揮不明顯。

三、干部檔案的發(fā)展設(shè)想

（一）加強檔案專業(yè)技術(shù)人員的培訓

2013年8月15日，集團公司組織控股公司參加了陜西省委組織部召開的全省干部人事檔案工作培訓會議，對部分控股公司人力資源部相關(guān)領(lǐng)導及專管人員進行了檔案理論、檔案制度、檔案審核及信息化管理培訓。

（二）配足并培養(yǎng)管擋干部隊伍

凡是干部配備比較充足、培養(yǎng)和管理機制比較健全的公司，干部檔案工作管理做都較好，因此，建議各單位人事部門的新進人員，首先安排做干部檔案工作，經(jīng)過一段時間歷練之后，再輪換去從事干部人事工作，這樣有利于他們熟悉組織人事工作的全過程。有了干部檔案管理方面的經(jīng)歷，對他們將來考察干部中，能主動在形成材料時把好審核關(guān)，形成的材料就會更規(guī)范、更嚴謹。這樣既給管擋人員一個好的職業(yè)規(guī)劃，又能使檔案管理工作吸引更多人才，推進檔案管理工作。

（三）制定公司干部檔案任前審核制度和干部任職公示信息審核制度

一是按照省委組織部要求繼續(xù)嚴格執(zhí)行干部檔案任前審核制度和責任追究制度，制定實施細則，真正將通知精神落到實處，切實做到發(fā)現(xiàn)干部信息有異議的要立刻進行查核，在沒有核準之前一律不得公示，也不得任職。另一個是審核把關(guān)不嚴造成公示星系不準確的要追究有關(guān)人員責任，要通過嚴格把關(guān)，形成各方面高度重視檔案工作的良好氛圍。要把檔案管理工作列入集團公司年度考核內(nèi)容。

四、結(jié)論

干部檔案規(guī)范化建設(shè)對合理任用干部，推動人事制度改革具有重要意義，但是國內(nèi)目前干部檔案管理尚不完善，干部檔案管理規(guī)范化的道路依舊任重道遠，需要深入了解發(fā)展現(xiàn)狀以提出解決方案，推動干部檔案規(guī)范化管理。

參考文獻：

第6篇：公司檔案管理細則范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；固定資產(chǎn)；制度建設(shè)

中圖分類號：C913.3 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）08-0143-02

固定資產(chǎn)投資項目是以擴大研發(fā)生產(chǎn)能力為目的而進行的技術(shù)改造基本建設(shè)工程，以及設(shè)備儀器更新與升級換代等建設(shè)項目。固定資產(chǎn)投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指伴隨整個項目建設(shè)流程（立項論證審批、可行性研究，勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工，采購、安裝、驗收等活動）而產(chǎn)生的一系列具有歸檔保存價值的文字材料、圖紙、照片、實物、聲像資料等，是對項目的完整、系統(tǒng)、客觀、準確的記錄，對項目建設(shè)和后續(xù)維修維護與改擴建具有重要的參考價值，也是項目后評價的主要材料依據(jù)。做好項目檔案管理對于總結(jié)投資效果、提升國有資產(chǎn)經(jīng)營能力甚至反腐倡廉具有重大意義。

“十五”以來，伴隨著國民經(jīng)濟的高速發(fā)展和國防建設(shè)的迫切需求，國家大幅度增加了國防科技工業(yè)部門的固定資產(chǎn)投資支持力度，建設(shè)單位項目管理任務(wù)大幅度提升，并且由于建設(shè)項目中新技術(shù)的應用，對應檔案管理復雜度和難度也不斷提高，一度普遍出現(xiàn)了項目檔案資料收集不完整、內(nèi)容不完善、保存不合格、使用不規(guī)范等問題。

為此，原國防科工委、國家檔案局聯(lián)合頒布了《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161 號，以下簡稱《驗收辦法》），提出了項目檔案管理的基本要求，并規(guī)定通過專項檔案檢查驗收，是項目通過竣工驗收的先決條件。中國電子科技集團公司配套制定了《固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收評分細則（試行）》（以下簡稱《評分細則》），通過組織宣傳培訓和交互檢查驗收，進一步落實項目檔案管理工作的具體施實。

通過這些措施，中國電子科技集團各成員單位項目檔案管理水平得到了極大提高。然而在項目檔案檢查驗收工作中也發(fā)現(xiàn)，一些建設(shè)單位由于項目檔案管理制度建設(shè)不完善，導致業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門協(xié)調(diào)困難，對檔案管理工作的提高造成了很大的困擾。下面結(jié)合檔案管理工作實踐，對檔案管理制度建設(shè)過程中的一些常見問題進行具體梳理分析，并提出應對措施建議。

一、檔案制度缺失問題

項目檔案管理工作早期主要的問題，是很多單位缺乏專門的檔案管理制度，沒有項目檔案收集、整理、保管、利用的基本要求，更談不上相應的部門崗位職責要求與分工，主要依靠業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身需要收集和保存積累資料，導致項目檔案管理盲目、混亂，驗收檢查時就會發(fā)現(xiàn)資料收集不齊全、文件內(nèi)容缺失、組卷整理不規(guī)范、檢索調(diào)用困難等基本問題普遍存在，甚至在業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門的職責推諉中造成重要資料的散失。

例如，在一次檔案驗收時，發(fā)現(xiàn)該單位購置的設(shè)備沒有保修卡，驗收專家指出后，檔案管理人員不知情，項目負責人也不知情，最后問采購人員才發(fā)現(xiàn)是在采購人員手中暫存著。進一步的了解得知，采購員正因為是知道保修卡是儀器設(shè)備的重要終身資料，直接影響到設(shè)備運行過程中的維修與維護，也是當設(shè)備發(fā)生故障時與供貨商交涉的重要憑據(jù)。但是，因為沒有相應的檔案管理制度明確規(guī)定必須隨設(shè)備入庫及時歸檔，反倒“不敢隨便放到資料庫里”，而是自己慎重收藏起來了。

這種現(xiàn)象隨著近年來《驗收辦法》和《評分細則》的宣貫落實，已經(jīng)引起了建設(shè)單位的高度重視，基本建立健全了檔案管理制度。在近年來的檔案檢查驗收中可以明顯體現(xiàn)出來，項目檔案的基礎(chǔ)管理和檔案完整性都有了很大進步。

二、檔案制度的可操作性

目前項目檔案管理制度方面的問題，已經(jīng)深入到了制度要求與建設(shè)單位崗位設(shè)置和工作流程建設(shè)相關(guān)的可操作性、與業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門相關(guān)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相關(guān)的執(zhí)行操作嚴謹性等方面，成為制約項目檔案管理質(zhì)量和效率的深層次因素。

以資料的收集整理和案卷歸檔環(huán)節(jié)為例，這是作為素材的文件資料轉(zhuǎn)化為規(guī)范檔案的關(guān)鍵一步，但又恰恰出現(xiàn)在業(yè)務(wù)和管理兩類職能部門的工作界面上，如果管理制度缺乏明確的職責和分工要求，就很容易造成工作的脫節(jié)：業(yè)務(wù)部門可能會覺得我們只需要忠實的收集、提交建設(shè)過程中形成的資料給檔案部門即可；而檔案部門則可能以為自己不懂技術(shù)，所以完備、條理、規(guī)范地組卷是業(yè)務(wù)部門的事，自己只需要做到嚴格記錄、安全保管、提供利用就可以了。比如筆者所在單位，幾年前某固定資產(chǎn)投資項目接近尾聲時，業(yè)務(wù)部門推著小推車把毫無邏輯排列的一堆材料交給了檔案室，而檔案室對于整個項目的情況不了解，無法條理系統(tǒng)地整理這一車雜亂無章的材料。匆忙中兩個部門勉強配合把材料大概進行了整理，結(jié)果檔案驗收時專家指出多處問題。

這個問題的出現(xiàn)是由于管理制度對相應的工作界面規(guī)定模糊造成的，這個矛盾的化解需要結(jié)合單位實際，明確個性化的制度規(guī)定。比如業(yè)務(wù)特色集中、檔案部門崗位配置較弱的單位，就可以采取業(yè)務(wù)部門組卷歸檔、檔案管理部門指導檢查、案卷保存的模式；而業(yè)務(wù)面廣、檔案管理部門崗位配置較強的單位，則可以考慮業(yè)務(wù)部門只需要及時完整收集、提交檔案資料，由檔案部門承擔起準歸檔階段的材料審查、整理、組卷，自行完成歸檔管理。筆者所在單位后來根據(jù)業(yè)務(wù)和崗位特點規(guī)定了一種折中處理方式，由檔案室制訂宣貫歸檔資料要求，各業(yè)務(wù)部門設(shè)立兼職檔案員，以卷為單位收集項目建設(shè)資料，保證文件齊套性和正確性后交付檔案室，檔案室再進行形式審查并負責完成規(guī)范組卷歸檔，既保證了業(yè)務(wù)鏈條的有效銜接，又保證了檔案的準確、完備和系統(tǒng)、規(guī)范，在最近兩次檔案驗收中都以高分通過了驗收。

三、n案制度的完備性

制度是相對靜態(tài)的，但實際工作中面對的情況千變?nèi)f化，需要不斷修訂完備檔案制度。這不僅是需要適應技術(shù)進步帶來的檔案資料形式和內(nèi)容的變化，甚至還要延伸到對建設(shè)項目合作方的制約。例如有些建設(shè)單位與參建單位簽訂合同中，對檔案工作的具體要求沒有專項條款做出明確規(guī)定，導致在建設(shè)項目檔案驗收和項目最終驗收時，有些參建單位或監(jiān)理單位會以相關(guān)工程已結(jié)束為由，不參加、不配合檔案驗收。更大的隱患是，由于沒有從法律上對參建單位的項目檔案管理工作形成有效約束，導致對建設(shè)單位的相關(guān)利益保護的缺失。

筆者所在單位幾年前的一次項目檔案驗收會中，專家發(fā)現(xiàn)基建圖紙與設(shè)計變更通知單對應關(guān)系不明確，要求參建單位到驗收現(xiàn)場解釋，但是參建單位以各種理由推托，遲遲不到現(xiàn)場。在單位不斷催促下，第二天才到會解釋問題，嚴重拖延了驗收會議時間，雖然解釋清楚了問題，但也給項目評價造成了惡劣的影響。為此，筆者單位亡羊補牢，再次修訂完備檔案管理制度，增加了“項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”的條文。建設(shè)單位與參建單位簽訂合同，提前設(shè)立專門條款，明確項目檔案工作的具體要求，建設(shè)單位就變被動為主動，既保證項目建設(shè)利完成，又保證了項目檔案的齊套與完整性。

四、檔案制度執(zhí)行的嚴肅性

檔案管理工作的規(guī)范化，除了完備檔案管理制度作基礎(chǔ)，還需要嚴格的執(zhí)行來落實。沒有到位的執(zhí)行，一些制度就成了虛設(shè)。

實際工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，有些文件材料簽字沒有日期，尾頁有空白項不填寫，領(lǐng)導批示和簽字內(nèi)容不全等等，日后一旦發(fā)生合同糾紛，就有可能因為合同生效日期或成立條件的分歧，使建設(shè)單位成了被動方；一些設(shè)備儀器的購置合同、技術(shù)協(xié)議中也經(jīng)常出現(xiàn)落款簽字處只有責任人簽名而沒有簽署日期的情況，也會給解決糾紛或是責任追溯造成困難，甚至給腐敗留下漏洞；還有一些表格的填寫，簽署流程沒有問題，但是主管領(lǐng)導在審批時只簽姓名，沒有具體意見，不符合審批規(guī)定，也不符合檔案質(zhì)量的要求。這類問題根源在簽署人。單位領(lǐng)導應該在管理過程中，更多關(guān)注各項制度的落實情況，認真執(zhí)行各項制度的具體要求。

因此，檔案制度建設(shè)不僅要根據(jù)檔案部門的實際需要，制訂一系列系統(tǒng)、科學、合理的檔案管理制度，還要在制度的有效執(zhí)行方面下足功夫，才能更有效調(diào)動全員積極性，使檔案管理水平不斷提升。

第7篇：公司檔案管理細則范文

1制訂規(guī)章制度,強化基礎(chǔ)工作管理

會計基礎(chǔ)工作在整個會計核算中,是數(shù)據(jù)最原始的積累,是核算的開始、結(jié)束,沒有嚴格的規(guī)范化管理,勢必影響整個核算流程,因此,漣鋼財務(wù)部制訂了《漣鋼會計基礎(chǔ)工作規(guī)范細則》、《ERP會計業(yè)務(wù)操作細則》、《漣鋼會計檔案管理制度》、《漣鋼財務(wù)部會計憑證管理辦法》、《會計報表編制及要求》、《票據(jù)管理辦法》、《內(nèi)部結(jié)算管理辦法》、《資金收付內(nèi)部控制制度》等一系列規(guī)章制度,強化基礎(chǔ)工作管理,建立《財務(wù)檢查考核辦法》,由會計科實施定期與不定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施,將錯誤消滅在萌芽中。

2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費用歸口管理

漣鋼在2003年實施ERP,會計核算由二級成功轉(zhuǎn)換為一級核算,原來成本費用劃分到二級單位控制。實施ERP后,統(tǒng)一由財務(wù)部各科室分類控制管理,駐二級單位財務(wù)人員制作憑證必須由相應主管科室審核,各主管科室將成本費用細分工落實到人。成本類由成本預算科審核控制,費用類由費用科歸口控制,福利、工資、資金等由會計科匯總審核。做到成本費用專人?？瓶刂乒芾?。實施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產(chǎn)成本較年度目標計劃降低22706萬元,在同行業(yè)排名21名。

3統(tǒng)一采購付款,加強明細帳管理

漣鋼實施ERP前,采購付款是由駐采購部財務(wù)科、駐進出口部財務(wù)科根據(jù)所在單位計劃付款。有的供應商在幾個部門都有業(yè)務(wù),既是供應商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應商,供應商又欠公司銷售貨款,浪費資金資源。實施ERP后,在系統(tǒng)內(nèi)將信息資源共享,同一客戶應收應付款抵減,隨時可查客戶余額情況。在實際操作中,根據(jù)財務(wù)部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計劃統(tǒng)一審核支付,避免重復或應抵減銷售貨款款項支付,相應節(jié)約了資金資源和財務(wù)費用,財務(wù)費用1~2月較年目標計劃節(jié)約2189萬元。應收應付明細帳由銷售結(jié)算科、采購結(jié)算科專門管理,賬目清晰,差錯率為0。

4規(guī)范憑證制作、傳遞,保障原始單據(jù)完整、真實

漣鋼在ERP系統(tǒng)中,會計人員按崗位職責給予權(quán)限,由專人負責管理,嚴格規(guī)定憑證摘要、科目設(shè)置、附件說明等,使系統(tǒng)按照憑證科目歸集成本費用、應收應付明細帳,確保明細帳與總帳相符。漣鋼財務(wù)部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎(chǔ),因此根據(jù)《漣鋼財務(wù)部會計憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規(guī)范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時間浪費。由于會計憑證號是系統(tǒng)內(nèi)自動連貫生成,憑證匯集需各個科室協(xié)助完成,漣鋼財務(wù)部實際操作是:付款憑證由會計人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現(xiàn)收現(xiàn)付憑證由資金科銀行核算會計整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會計裝訂成冊。避免了原始單據(jù)丟失、憑證缺號,保障原始單據(jù)完整、真實。

5利用計算機信息系統(tǒng),規(guī)范報表

在現(xiàn)代企業(yè)中,以計算機為中心,加強信息溝通,已成為規(guī)范會計基礎(chǔ)工作的重要手段。會計報表是會計核算工作最終總報告,是企業(yè)經(jīng)營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據(jù)。漣鋼下屬11個子公司,在合并報表中占有重要地位,財務(wù)部會計科利用計算機區(qū)域信息網(wǎng)絡(luò),規(guī)范子公司報表格式、報出時間,使數(shù)據(jù)信息共享,加快報表報出時間,提高合并報表數(shù)據(jù)準確率,為領(lǐng)導決策贏得時間。

6完善檔案體系,保障會計核算成果真實性、完整性

會計基礎(chǔ)工作貫穿整個核算過程,從原始數(shù)據(jù)、票據(jù)取得到報表報出、檔案歸檔,涉及面非常廣泛,如采購經(jīng)辦人員、銷售人員、班組核算員、成本數(shù)據(jù)獲取人員、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入員、成本費用會計、資金收付會計、報表會計等等,只有明確分工,銜接到位,既分工又合作,才能將會計基礎(chǔ)工作有始有終完成。

第8篇：公司檔案管理細則范文

一、項目檔案管理工作階段與節(jié)點

（一）項目開工前的檔案管理準備

1.配備硬件。建立檔案室，添置檔案柜（架）、滅火器、空調(diào)（或抽濕設(shè)備）等硬件設(shè)施。

2.成立檔案管理機構(gòu)。明確檔案工作分管領(lǐng)導、主管部門、專職檔案管理員，各部門設(shè)兼職檔案員，形成項目檔案的工作架構(gòu)。

3.制定檔案制度。結(jié)合工程項目具體情況，制定操作性強的檔案管理制度。如建設(shè)單位制定《項目檔案管理辦法》、《項目檔案編制實施細則》、《項目檔案管理考核及獎懲辦法》，確定項目檔案、竣工圖編制套數(shù)。各參建單位建立內(nèi)部檔案管理制度。建立統(tǒng)一的單位、分部、分項工程劃分原則和施工用表、填寫規(guī)范及排序要求。[1]

（二）項目施工過程中的檔案管理

1.根據(jù)廣東檔案局、廣東省交通運輸檔案信息管理中心相關(guān)文件要求編制上報《重大建設(shè)項目檔案工作規(guī)劃》和《廣東省重大建設(shè)項目檔案管理登記表》、《交通建設(shè)項目檔案管理登記表一》。確定項目檔案軟件，及時進行檔案軟件安裝、調(diào)試和項目檔案編制、檔案軟件培訓。

2.按照檔案工作總體規(guī)劃來部署管理實施工作。對竣工文檔編制進行動態(tài)指導、檢查，分階段規(guī)范技術(shù)管理文件和工程實體資料的質(zhì)量，將檔案管理工作納入工程質(zhì)量管理體系中加以督導，提出檔案工作管理目標，同時做好檔案的信息化管理工作，定期對檔案工作完成進度和質(zhì)量進行考核，將考核結(jié)果予以通報，對出現(xiàn)的問題落實整改到位。

3.已經(jīng)完成的檔案要進行及時收集、整理和歸檔。杜絕拖沓和散漫造成檔案丟失、散落。例如工程結(jié)束了而資料還散落在工地或者施工人員手中，這種現(xiàn)象就是檔案工作的嚴重失職。監(jiān)理單位檔案管理部門的重要職責就是將檔案資料與工程進展進行同步管控，這是一個重要節(jié)點。

4.做好項目檔案預立卷工作。預立卷工作做得不完善會導致檔案工作返工，給檔案管理造成混亂和資源浪費。預立卷工作除施工、監(jiān)理文件外還包括業(yè)主前期文件歸檔鑒定、整理等工作。

5.重視對工程施工關(guān)鍵工序、關(guān)鍵節(jié)點的現(xiàn)場拍照，重視竣工圖的編制，并根據(jù)工程進度及時編制竣工圖。

（三）項目交工驗收至通車階段的檔案管理

1.對已形成的文件材料全面開展預立卷工作。施工單位須將系統(tǒng)化整理的項目檔案（含電子版）連同案卷目錄和編制說明提交監(jiān)理單位審核。

2.監(jiān)理單位對施工單位項目檔案、案卷目錄的完整性、準確性和系統(tǒng)性進行檢查審核并形成項目檔案質(zhì)量審核評價報告，提交建設(shè)單位。

3.建設(shè)單位組織專家審核監(jiān)理單位和施工單位提交的項目檔案，并形成自檢報告，同時，作為交工驗收備案文件向初步設(shè)計審批單位進行備案。

4.建設(shè)單位邀請上級主管部門和專家進行項目交工驗收階段檔案專項審查，根據(jù)審查后的書面評價，對不合格的檔案應要求整改，確保檔案的完整性和準確性。

5.督促開展交工驗收文件的收集、整理、歸檔工作。

（四）項目通車至檔案專項驗收的檔案管理

1.除竣工資料以及少量未完成的檔案外，其余各類檔案應完成符合驗收和移交標準的組卷和編目。

2.各參建單位對各自檔案形成文件的組卷和編目進行自檢，按變更批復情況修改完善竣工圖，確?？⒐D和工程實際情況保持一致；業(yè)主組織對檔案進行移交工作，防治人員流動后檔案的擠壓，重點監(jiān)控竣工圖的質(zhì)量是否達標。

3.建設(shè)單位對經(jīng)系統(tǒng)化整理和排列的所有案卷匯總、編制總目錄（含電子版）及項目檔案整理情況說明。[2]

4.項目檔案具備檔案專項驗收條件后，建設(shè)單位以公文形式向上級公司提出檔案專項驗收申請（符合《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》粵檔發(fā)[2006]32號文驗收條件），并組織項目檔案專項驗收。

（五）項目檔案移交階段

工程全部完工交付使用并經(jīng)過缺陷責任保修期和竣工驗收后，應完成后續(xù)文件的整理組卷。建設(shè)單位于項目通過竣工驗收后三個月內(nèi)，將項目檔案原件（含電子版）正式移交營運管理公司及其他單位。

二、公路建設(shè)項目檔案管理要點

（一）構(gòu)建檔案管理機構(gòu)

公路工程建設(shè)項目工期從幾年到十幾年不等，時間長、任務(wù)重、人員龐雜、分項眾多，設(shè)立一個專職檔案管理機構(gòu)相當重要，同時配備具有專業(yè)技術(shù)能力的專職檔案管理人員和兼職檔案人員，及時收集散亂的資料、文件、數(shù)據(jù)等，然后將這些海量的信息加以規(guī)范整理，采用科技手段進行歸檔，保證項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。

（二）明確建設(shè)單位和參建單位的合同關(guān)系，設(shè)立檔案管理專用經(jīng)費，將檔案管理等納入工程施工管理體系中，與工程款合并進行收支審核管理工作，并實施檔案管理工作的獎懲機制，對按照要求完成檔案管理工作的單位給予一定獎勵，對檔案工作做得不好，沒有完成檔案管理工作的單位給予懲罰。檔案管理專用經(jīng)費管理及獎懲目的是強制參建單位做好檔案收集、整理、歸檔工作。[3]

（三）制定檔案管理工作的目標和階段控制。從本文所舉的廣東某公路建設(shè)項目檔案管理要點和流程來看，檔案管理工作伴隨著工程項目的特點，也是一個長期復雜的工作。因此，制定檔案工作的總體規(guī)劃和分項管理計劃是實現(xiàn)工程檔案工作圓滿完成的保證。目的是強化建設(shè)項目檔案管理工作程序與質(zhì)量控制，保證檔案管理與工程進展同步開展，形成符合工程實際的檔案管理體系。

第9篇：公司檔案管理細則范文

高河礦井工程項目檔案管理存在的問題

(1)參建單位多，建設(shè)周期長，形成項目文件歸檔不齊全。一是高河礦井項目正式開工以后，建設(shè)單位，多個施工和監(jiān)理單位進場，檔案管理主體因建設(shè)主體，參建單位的不同，呈現(xiàn)多元態(tài)勢，造成檔案來源復雜，管理難度大。二是建設(shè)項目周期長，高河項目從2003年開始籌備建設(shè)，2006年正式開工，2011年進合試運轉(zhuǎn)階段，從勘查、申報、審批到竣工驗收前后近10年時間，文件收集跨度時間長，中間多有變更，給檔案收集造成很大困難。三是檔案工作沒有與項目建設(shè)同步管理，建設(shè)單位建設(shè)期間各項批復文件和各專業(yè)技術(shù)資料，大多集中在各個責任部門;各施工單位只重視工程進度，平時不注重整理工程資料，驗收前突擊收集整理，缺少建設(shè)單位、監(jiān)理單位把關(guān)。(2)礦井工程項目檔案整理規(guī)范不統(tǒng)一，部分規(guī)范陳舊，在實際運用中指導性有限。高河礦井項目竣工資料存在遵循國家標準《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328－2001和檔案行業(yè)標準《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28－2002兩個標準，管理規(guī)范的不統(tǒng)一這就給項目審計、質(zhì)量評定、竣工驗收帶來隱患。在這兩個標準的基礎(chǔ)上，同時依據(jù)高河項目合同文件要求，采用以下煤炭行業(yè)及山西省標準:①礦建工程高河礦井項目礦建單位工程施工文件依照《煤炭建設(shè)工程質(zhì)量技術(shù)資料管理規(guī)定與評級辦法》(煤規(guī)字1999第34號文)、《煤礦井巷工程質(zhì)量檢驗評定標準》MT5009－94編制。②土建工程高河礦井項目土建單位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工質(zhì)量驗收規(guī)程》DBJ04－214－2003編制。③安裝工程高河礦井項目礦井設(shè)備安裝文件按照《煤礦安裝工程質(zhì)量檢驗評定標準》MT5010－95編制單位工程竣工資料，其他設(shè)備安裝文件依據(jù)其行業(yè)標準規(guī)范編制。有的規(guī)范都已經(jīng)執(zhí)行將近20年了，早已經(jīng)不適應現(xiàn)在的煤礦項目建設(shè)實際情況了，礦建工程和安裝工程的規(guī)范中就缺少監(jiān)理單位整理項目檔案的規(guī)范，必定給監(jiān)理單位，施工單位在整理項目檔案資料時造成文件材料不齊全和檔案管理不完善的問題。(3)檔案工作人員素質(zhì)良莠不齊，人員流動性大。在高河礦井項目檔案管理過程中涉及合作公司總工辦檔案管理人員，合作公司相關(guān)工程責任部門管理人員，監(jiān)理單位人員和施工單位人員。高河礦井項目屬新建項目，各相關(guān)人員沒有經(jīng)驗可借鑒，在項目檔案工作中走過不少彎路。很多檔案管理人員是臨時抽調(diào)人員，這些人沒有參加過檔案專業(yè)知識培訓，對檔案管理規(guī)范不熟悉，不能做到科學整理，歸檔和立卷，這就造成單位工程竣工資料質(zhì)量低，影響了項目檔案的整理驗收。高河礦井項目由于建設(shè)周期長，監(jiān)理單位和施工單位由于各自單位的原因，很多檔案管理人員流動性很大，很多人員工作一段時間，對檔案各項業(yè)務(wù)相對熟悉之后都被調(diào)離高河項目，新?lián)Q的人員又得重新開始熟悉檔案各方面的專業(yè)知識，這給檔案工作帶來很大的不穩(wěn)定性。

針對高河礦井工程項目檔案管理存在的問題采取的措施

(1)超前介入。為保證工程檔案工作與工程建設(shè)同步，在工程建設(shè)過程中，檔案人員自始至終參加工程建設(shè)全過程管理，努力做到提前介入，全程控制。在項目前期文件的管理上，檔案室與各工程管理部門共同梳理工作線索，劃定相關(guān)部門歸檔責任，歸檔范圍，各類文件歸檔的時間，使檔案管理的有關(guān)規(guī)定能夠緊密結(jié)合各職能部門管理工作實際，準確反映管理工作流程，在前期文件的收集上，堅持“早介入”、“早檢查”、“早動手”，緊緊跟蹤前期工作的進展，指導相關(guān)部門及時歸檔，同時做到隨時歸檔隨時整理，具備成卷條件的馬上歸檔組卷，并隨時根據(jù)后續(xù)資料補充調(diào)整，保證工程竣工時前期文件的齊全、完整。(2)納入合同管理。我公司在與設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位簽訂的合同或協(xié)議中列入了檔案工作的內(nèi)容，采取預留5%相應工程款對其進行約束，采取工程完工檔案移交不及時或未移交按相應條款進行處罰。并對工程檔案的移交時間、整理質(zhì)量和項目竣工圖的編制責任、編制質(zhì)量和移交套數(shù)等，作了具體規(guī)定。(3)納入建設(shè)單位、工程監(jiān)理、設(shè)計單位及質(zhì)量監(jiān)督全程控制。公司要求項目竣工圖需經(jīng)監(jiān)理單位監(jiān)理人員審核，履行簽字手續(xù);項目驗收前，監(jiān)理單位需出具書面意見，要對檔案收集、整理歸檔等情況進行評價，質(zhì)監(jiān)站要對每個單位工程進行質(zhì)量認證。通過各方人員的嚴格把關(guān)和審查，確保了歸檔資料符合程序標準和要求。(4)納入經(jīng)濟責任制管理。按照每一實體工程造價5%的比例，預留檔案資料保證金，規(guī)定凡檔案資料不齊全的，扣除保證金;檔案工作與工程建設(shè)不同步的，不組織工程中間驗收、不進行月度工程結(jié)算;竣工工程資料不按要求歸檔或歸檔不符合要求的，停止該單位在礦井所有工程款的支付。經(jīng)濟手段的制約，有力地推動和促進了項目檔案的收集歸檔工作，從而有效地保障歸檔文件資料及時性。(5)實行動態(tài)跟蹤監(jiān)管。在礦井建設(shè)過程中，公司專職檔案人員經(jīng)常到各責任部門和施工現(xiàn)場檢查工程檔案，督促、指導各施工單位在施工過程中形成的檔案資料，現(xiàn)場進行答疑解惑，保證資料的齊全、完整;公司檔案人員參加月末驗收和單位工程竣工驗收和工程資料例會，積極監(jiān)督項目檔案工作，確保工程檔案與工程實體同步進行。(6)嚴格驗收程序。在單位工程竣工后，本公司嚴格執(zhí)行竣工驗收管理規(guī)定，確保項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、安全性。在組織每個單位工程竣工驗收時，均由潞安集團驗收組和我單位工程部門、計劃、財務(wù)等成員，以及設(shè)計單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位成員一同參加、一同把關(guān)，不論工程還是檔案實行“一票否決”制，竣工驗收報告中無檔案人員簽字，就不能通過驗收、結(jié)算，直至工程和檔案均符合標準要求才能通過驗收。施工單位移交檔案均要經(jīng)過監(jiān)理、分管部門、質(zhì)檢站、檔案人員進行多方審查，確保歸檔檔案符合程序和要求。(7)嚴把檔案移交關(guān)。本項目工程在嚴格執(zhí)行竣工驗收程序和規(guī)定的同時，檔案人員嚴把工程檔案移交關(guān)。專業(yè)檔案人員系統(tǒng)地對每個工程檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性逐項進行認真檢查。檢查每個單位工程開工前的人員資質(zhì)、管理制度等工程管理資料;檢查施工組織設(shè)計、圖紙會審、技術(shù)交底等工程技術(shù)資料;檢查設(shè)備、購配件等材料質(zhì)量出廠證明文件等質(zhì)量控制資料;檢查工程施工中測量、隱蔽、焊接等施工記錄資料;檢查分部分項檢驗批等工程驗收資料;檢查各類安全和主要功能各類檢驗、測試、系統(tǒng)運轉(zhuǎn)等核檢資料;檢查工程驗收質(zhì)量評定等竣工驗收資料;檢查監(jiān)理公司規(guī)則、細則、制度、報驗、造價控制等監(jiān)理資料;檢查竣工圖是否符合程序和歸檔要求等。檔案人員嚴格的把關(guān)，保證了項目檔案的歸案質(zhì)量。

本文作者：鄭超徐蘇云工作單位：潞安集團