檔案室設(shè)計要求精選(九篇)

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第1篇：檔案室設(shè)計要求范文

醫(yī)院綜合檔案室建設(shè)是做好醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)，如何建設(shè)成能夠涵蓋石家莊市第四醫(yī)院三個院區(qū)文書、基建、設(shè)備、科技、榮譽(yù)等多方面檔案信息的綜合檔案室，充分發(fā)揮檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化作用，是新時期石家莊市四院綜合檔案管理工作急需解決的問題。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案室面積受限。石家莊市第四醫(yī)院始建于1956年，是河北省唯一的三級甲等婦產(chǎn)醫(yī)院，年門診量80萬人次，住院量3.6萬余人次，年分娩近2萬人次，遙居河北省各醫(yī)療機(jī)構(gòu)之首，是省會最具影響力的品牌醫(yī)院之一。但由于醫(yī)院地處市中心，占地面積不足12畝，建筑面積2.68萬平方米，檔案室規(guī)劃面積較小，發(fā)展空間受限。

2.醫(yī)院檔案用房不固定。隨著醫(yī)院各項業(yè)務(wù)的發(fā)展，特別是二胎政策的放開，醫(yī)院門診及住院人次與日聚增，為了保障醫(yī)療業(yè)務(wù)用房，行政用房全部改造為醫(yī)療用房，檔案室隨之遷移，同時由于檔案資料不斷增加，檔案室管理難度增加，服務(wù)水平受影響。

3.檔案室信息化設(shè)備不完善。各院區(qū)檔案室分散，檔案室設(shè)施較簡陋，雖然醫(yī)院很重視此項工作，不斷加大資金投入，持續(xù)改進(jìn)檔案室設(shè)備設(shè)施，但終因環(huán)境受限，科技、設(shè)備等檔案不得就近單設(shè)檔案室管理，增加人力物力，事倍功辦，檔案室綜合服務(wù)能力和水平受到制約，檔案綜合管理缺乏深入研究的基礎(chǔ)環(huán)境。

二、對檔案管理存在的問題及分析

1.檔案管理重視程度不高。由于綜合檔案管理工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，醫(yī)院普遍存在重視臨床病例的檔案管理，而忽視綜合檔案管理現(xiàn)象，主要表現(xiàn)：一是在年度目標(biāo)管理工作中沒有將綜合檔案納入醫(yī)院管理體系中；二是醫(yī)院投入到綜合檔案管理的資源不足，現(xiàn)代化設(shè)備配備不足，檔案庫房普遍存在布局不合理。

2.檔案管理執(zhí)行權(quán)限界定不清。我院檔案管理工作還處于相對獨(dú)立的管理狀態(tài)，沒有形成共同管理的工作架構(gòu)，如設(shè)立綜合檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、收集鑒定小組、銷毀鑒定小組等，以致除檔案部門以外的管理人員對檔案管理權(quán)力執(zhí)行的內(nèi)容、范圍界定不清。

3.檔案管理制度有待健全。目前我院部分檔案資料散落在各職能部門各自保管為主，醫(yī)院只制定了院內(nèi)規(guī)章制度，沒有明確的檔案管理辦法和未形成系統(tǒng)化的綜合檔案分類編號方案，管理較分散。首先，由于檔案管理工作沒有切合實際具體化，職能部門對本部門的檔案管理職責(zé)理解不清晰。其次，沒有規(guī)范綜合檔案收集標(biāo)準(zhǔn)和范圍，許多本應(yīng)納入管理的檔案得不到完整的保存，甚至在人員崗位變動時，由于工作交接不清至檔案資源流失。最后，沒有統(tǒng)一的檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)，職能部門只是根據(jù)各自的理解和使用習(xí)慣對檔案資料進(jìn)行簡單整理，造成醫(yī)院檔案目錄不統(tǒng)一，查找困難。

4.檔案工作效率低。首先，檔案工作與個人年度工作目標(biāo)責(zé)任考核、工資等不掛鉤，人員積極性差，尤其是職能部門檔案兼職工作人員對綜合檔案管理工資制度和知識關(guān)心程度不夠。其次，檔案管理人員未及時掌握檔案管理的新知識，綜合管理仍沿用傳統(tǒng)方法，造成收集的檔案資料可利用率低，檔案查閱時間長等問題。

三、解決辦法及措施

2016年5月，在市政府的大力支持下，石家莊市四院新院區(qū)已完成主體建設(shè)，新院區(qū)總建筑面積128000平方米，規(guī)劃、設(shè)計及建設(shè)省市一流的科學(xué)化、現(xiàn)代化的綜合檔案室已列為醫(yī)院重點(diǎn)工作計劃。因此，針對目前醫(yī)院綜合檔案建設(shè)及檔案管理工作現(xiàn)狀，筆者作了以下幾點(diǎn)思考：

1.完善綜合檔案管理組織架構(gòu)。要建立綜合檔案管理辦公室，根據(jù)醫(yī)院管理架構(gòu)建立由各職能部門共同組成的檔案管理組織，列出檔案組織的不同職權(quán)，明確考核量化標(biāo)準(zhǔn)，逐級逐人落實，確保檔案各項規(guī)章制度執(zhí)行順暢。建議成立“綜合檔案室建設(shè)項目攻堅小組”，由院長任組長，由院辦室、設(shè)備處、基建辦、科教處等處室主任為成員，重點(diǎn)研究綜合檔案室的建設(shè)項目，把檔案的收集、保管、移交、利用等集中管理起來，指導(dǎo)、督促各部門按時、按質(zhì)、按量移交檔案資料。

2.提高綜合檔案管理意識。要采取各種方法增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識。首先，加大宣傳力度，通過舉辦各項活動提高醫(yī)院員工對檔案工作配合度和支持度；其次，主動為醫(yī)院決策層提供有價值的檔案數(shù)據(jù)，加深醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認(rèn)識；最后，建立檔案管理獎懲制度，將檔案管理工作與檔案管理專、兼職人員的年度考核成績掛鉤，提高相關(guān)人員對待檔案工作的熱誠度。

3.健全完善綜合檔案管理制度。首先，醫(yī)院要根據(jù)自身實際，有針對性的制定一套健全醫(yī)院綜合檔案管理分工辦法，明確職能部門的檔案管理職責(zé)、權(quán)限和移交流程等；其次，醫(yī)院要形成完善的綜合檔案工作手冊，詳細(xì)列明各門類檔案定義、收集范圍、目錄標(biāo)準(zhǔn)、保管期限，方便職能部門區(qū)分檔案資料，保證醫(yī)院的歷史能在檔案中得到真實、全面的記錄和延續(xù)。

4.強(qiáng)化綜合檔案室軟、硬件配備。組織參觀學(xué)習(xí)國內(nèi)先進(jìn)檔案室建設(shè)與管理經(jīng)驗，并結(jié)合醫(yī)院多院區(qū)一體化管理的實際情況，研究制定綜合檔案室建設(shè)方案，按照《國家二級檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《石家莊市單位機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)的一般要求》，確定綜合檔案室選址、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理設(shè)計檔案室。同時爭取上級相關(guān)部門支持，加大資金投入。按照現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化硬件及軟件設(shè)備設(shè)施的配備，確保綜合檔案室可容納三個院區(qū)檔案保管、檢索、利用，實現(xiàn)三個院區(qū)檔案信息資源共享。同時，加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，做好檔案知識培訓(xùn)及崗位練兵工作，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保崗位職責(zé)清晰。

5.加強(qiáng)綜合檔案電子化建設(shè)力度。電子檔案是新時期檔案建設(shè)的重要內(nèi)容，醫(yī)院在利用好電子檔案的同時嚴(yán)格按照電子檔案管理規(guī)定，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度，首先，要按電子檔案歸檔要求，既快制定電子文件歸檔制度和辦法，明確電子檔案管理要求，規(guī)范電子檔案移交要素及格式；其次，利用現(xiàn)代化技術(shù)達(dá)到電子檔案可認(rèn)證的目標(biāo)，例如二維碼技術(shù)、電子印章等，確保電子檔案唯一性、真實性；最后，按音頻、圖像等區(qū)分電子文件存儲載體，并按年份集中備份，確保檔案保管質(zhì)量。

第2篇：檔案室設(shè)計要求范文

南京市住建委以電子政務(wù)的全面建設(shè)與深入應(yīng)用為契機(jī)，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為一項系統(tǒng)工程，全盤考慮，統(tǒng)一部署，既重系統(tǒng)開發(fā)又重檔案信息資源基礎(chǔ)建設(shè)，既重建設(shè)成果又重利用效果，探索了一條電子政務(wù)日益縱深的新形勢下政府部門民生檔案資源管理與利用的新途徑。

建設(shè)背景

近年來，隨著南京市城鄉(xiāng)建設(shè)的突飛猛進(jìn)和房地產(chǎn)市場的蓬勃發(fā)展，隨著大部制改革和行政職能的優(yōu)化整合，南京市住建委承擔(dān)了統(tǒng)籌城鄉(xiāng)建設(shè)、落實住房保障和推進(jìn)建筑及房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的重要職責(zé)，積累了大量行政文書檔案及城建、住房保障、房產(chǎn)等民生檔案資料，檔案年累積量達(dá)20余萬件，住建委檔案管理的工作與任務(wù)日益繁重。而隨著信息化技術(shù)在南京住建委辦行政辦公及業(yè)務(wù)審批等領(lǐng)域的不斷滲入，工作人員對檔案信息利用的時間、空間和手段等觀念也發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，利用者越來越要求不受時間和空間的限制而快速獲取所需要的檔案信息。

建立數(shù)字檔案室正是改變過去“原始保管，手工檢索，上門利用”的落后局面，使工作人員可以足不出戶就能從網(wǎng)上利用檔案，是實現(xiàn)檔案信息資源高度共享的有效途徑之一，是實現(xiàn)住建委檔案信息資源共享的必然要求?！笆晃濉币詠?，南京市住建委不斷加大信息化資金投入，大力開展“數(shù)字房產(chǎn)”、“數(shù)字城建”建設(shè)，建成了全委共享共用的0脅公自動化平臺和電子政務(wù)綜合平臺，實現(xiàn)了住建委機(jī)關(guān)及33家委屬事業(yè)單位行政公文、業(yè)務(wù)流程審批的網(wǎng)上電子化運(yùn)轉(zhuǎn)，實現(xiàn)了單位部門及相關(guān)業(yè)務(wù)間的協(xié)同辦公，為數(shù)字檔案室的建設(shè)提供了必要的基礎(chǔ)平臺和數(shù)據(jù)支撐。

技術(shù)路線

南京市住建委數(shù)字檔案室基于前端控制的建設(shè)理念，秉承文檔一體、館室一體的宗旨，將數(shù)字檔案室的建設(shè)納入到南京市住建委電子政務(wù)規(guī)劃及建設(shè)的總體格局之中，把數(shù)字檔案室作為全委電子政務(wù)建設(shè)中一個必不可少的數(shù)據(jù)歸集利用環(huán)節(jié)，緊密圍繞檔案資源整合與共享、異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)信息管理、檔案信息規(guī)范與安全、檔案信息化技術(shù)應(yīng)用等問題開展，以確保數(shù)字檔案室的可持續(xù)擴(kuò)展及應(yīng)用，同時，數(shù)字檔案室全方位考慮南京市住建系統(tǒng)行政及業(yè)務(wù)檔案管理及利用等多方面需求，借助文檔管理的最新技術(shù)和概念，充分發(fā)揮住建委自動化辦公的軟硬件優(yōu)勢，有效整合全委各類散落的檔案信息資源，建成了南京市住建委統(tǒng)一的行政業(yè)務(wù)檔案管理平臺。

1　技術(shù)架構(gòu)

為便于與OA平臺、各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)實現(xiàn)無縫集成，充分保護(hù)住建委現(xiàn)有信息化建設(shè)投資，數(shù)字檔案室完全基于B／S模式及業(yè)界領(lǐng)先的J2E E架構(gòu)，采用了JAVA、JSP、Servlet、Web Service、XML等編程技術(shù)，技術(shù)模式非常易于系統(tǒng)升級和向今后的先進(jìn)技術(shù)實現(xiàn)遷移。

整個數(shù)字檔案室參照MVC進(jìn)行設(shè)計，將存儲層、數(shù)據(jù)邏輯層、業(yè)務(wù)層、表現(xiàn)層分離，不僅在功能上容易擴(kuò)充，在系統(tǒng)實施時也可以根據(jù)用戶的實際情況進(jìn)行靈活部署，技術(shù)架構(gòu)圖示如圖1。

2　應(yīng)用架構(gòu)

數(shù)字檔案室應(yīng)用架構(gòu)通用靈活，可滿足不同層面各類管理及使用人員的需求，圖示如圖2。

3　異構(gòu)數(shù)據(jù)整合

數(shù)字檔案室通過Web Service標(biāo)準(zhǔn)接口對非結(jié)構(gòu)化檔案信息及來自不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的異構(gòu)數(shù)據(jù)庫檔案資源進(jìn)行整合，將住建委機(jī)關(guān)及33家委屬事業(yè)單位的各類行政辦公檔案、業(yè)務(wù)審批檔案、多媒體檔案、實物檔案等全部納入統(tǒng)一管理，實現(xiàn)了各類檔案信息資源整合及異構(gòu)分布式檔案數(shù)據(jù)的管理如圖3。

4　插件式開發(fā)模式

數(shù)字檔案室采用組件插拔式開發(fā)模式，可根據(jù)用戶要求進(jìn)行定制掛接，增加或減少功能模塊時只需進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐渲眉纯?，不需對系統(tǒng)程序進(jìn)行任何調(diào)整。組件插拔式開發(fā)模式使整個數(shù)字檔案室成為一個開放平臺，當(dāng)增加新的業(yè)務(wù)功能時，只需對新增功能進(jìn)行測試，新增模塊的運(yùn)行不會影響到系統(tǒng)其他模塊，使開發(fā)周期大大縮短。插件式開發(fā)模式示意圖如圖4所示。

5　安全保障體系

為確保數(shù)字檔案信息的安全，建立了住建委數(shù)字檔案N,g安全保障體系，通過權(quán)限控制、加密存儲、網(wǎng)絡(luò)控制等實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的使用、存儲及傳輸安全的有效控制，同時，系統(tǒng)可通過日志管理、在線監(jiān)控、介質(zhì)預(yù)警等技術(shù)手段充分保障對檔案調(diào)閱人員的有效監(jiān)管。系統(tǒng)安全保障體系如圖5所示。

6　CA身份認(rèn)證

根據(jù)南京市政府辦公廳2009年《關(guān)于加快我市網(wǎng)絡(luò)信任體系建設(shè)的實施意見的通知》精神，為確保網(wǎng)絡(luò)和信息安全，有效避免密碼篡改及惡意攻擊等行為，南京市住建委數(shù)字檔案管理平臺于2009年12月正式啟用了CA身份認(rèn)證，實現(xiàn)了數(shù)字檔案管理平臺與江蘇省電子政務(wù)CA認(rèn)證中心的對接，有效加強(qiáng)了檔案室使用人員的安全控制，避免了密碼篡改及惡意攻擊等行為。CA身份認(rèn)證示意圖如圖6所示。

7　全文檢索引擎

數(shù)字檔案室內(nèi)置全文檢索引擎，以Unicode編碼為索引核心，具有多國語言處理能力，通過信息索引相關(guān)算法，將異質(zhì)信息源進(jìn)行整合，對非結(jié)構(gòu)化文件、結(jié)構(gòu)與半結(jié)構(gòu)化的信息提供快速檢索服務(wù)，全文檢索引擎支持詞索引、同義詞檢索、中英文容錯等特性，支持HTM、HTML、TXT,DOC、PDK PPT,XLS、WPS等格式文件的全文檢索。

成果與成效

數(shù)字檔案室自2007年實施上線以來，運(yùn)行正常，各使用部門反映良好，所取得的各項階段性成果也得到了各級部門領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和肯定：數(shù)字檔案室有效整合了原有散落在各單位部門的檔案資料，提供了便捷高效的數(shù)字檔案查詢利用平臺，切實提高了查檔效率和檔案管理人員的服務(wù)水平與質(zhì)量；大大降低了檔案信息的維護(hù)成本，保證了檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、有效性和安全性；檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用擴(kuò)大和豐富了檔案管理的范圍與界限，使檔案管理系統(tǒng)逐漸發(fā)展成為南京市住建委電子政務(wù)綜合平臺的數(shù)據(jù)存儲中心，使全委的電子政務(wù)向全面縱深發(fā)展更近了一步。

截至目前，數(shù)字檔案室已歸檔案資料已達(dá)165萬余件，各部門07年以來業(yè)務(wù)檔案巳及時歸檔并進(jìn)行了規(guī)范整理，機(jī)關(guān)05年以來行政檔案已歸檔入庫并進(jìn)行了規(guī)范整理，委屬單位08年以來行政檔案已歸檔入庫并基本整理完畢。數(shù)字檔案室應(yīng)用成效如下：

1　實現(xiàn)了“文檔一體，館室一體”

數(shù)字檔案室與OA辦公自動化系統(tǒng)及住建委各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫集成，使行政及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可自動歸檔，實現(xiàn)了文檔一體，且可對已歸檔的行政文書及業(yè)務(wù)檔案資料依照現(xiàn)行檔案管理、著錄、移交規(guī)范進(jìn)行整理并形成報送數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交，實現(xiàn)了館室一體。

2　實現(xiàn)了檔案資源的整合與共享

有效整合了原有散落在各單位部門的檔案資料，建立了涵蓋住建委行政辦公、城建、房地產(chǎn)市場、房屋拆遷、物業(yè)管理、房屋安全鑒定、住房保障、白蟻防治管理、公房管理、危舊房改造等各類檔案的專題目錄數(shù)據(jù)庫，并將與住建委有關(guān)的各類音頻、影像、實物等檔案資料統(tǒng)一納入數(shù)字化管理，實現(xiàn)了行政辦公、業(yè)務(wù)、實物等各類檔案資源的整合與共享。

3　實現(xiàn)了異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)信息的管理

數(shù)字檔案室通過標(biāo)準(zhǔn)接口的方式對各類非結(jié)構(gòu)化檔案信息和來自不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的異構(gòu)數(shù)據(jù)庫檔案信息進(jìn)行整合，納入統(tǒng)一管理，實現(xiàn)了各單位部門對其所分管各類檔案資料從生成、采集、加工、利用，到歸檔、整理、編目、借閱、鑒定、銷毀等整個生命周期的管理。

4　確保了檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范與安全

數(shù)字檔案室符合國家檔案局、江蘇省檔案局及南京市檔案局各項規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，并通過各種技術(shù)手段建立了住建委數(shù)字檔案信息安全保障體系，保證了檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、有效性和安全性，擴(kuò)大了檔案管理的范圍，實現(xiàn)了對檔案數(shù)據(jù)的使用、存儲及傳輸安全的有效控制及監(jiān)管。

5　促進(jìn)了政府政務(wù)信息的公開

數(shù)字檔案室實時接收來自辦公平臺及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的大量第一手的新鮮檔案資料，工作人員足不出戶便可調(diào)閱相關(guān)檔案資料，改變了原有手工被動的查檔方式，為及時公開與公布涉及城建及房產(chǎn)等民生信息奠定了堅實的基礎(chǔ)，政府工作人員可隨時調(diào)閱相關(guān)檔案卷宗，群眾百姓也可依據(jù)依申請公開目錄查閱所需檔案資料，切實做到了信息公開、有據(jù)可查。

創(chuàng)新點(diǎn)

1　前端控制，全程自動化管理

數(shù)字檔案室將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于檔案系統(tǒng)設(shè)計、運(yùn)行全過程，采用業(yè)界主流的技術(shù)架構(gòu)與軟件技術(shù)，實現(xiàn)了數(shù)字檔案室與OA平臺、電子政務(wù)平臺及其他各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的無縫集成，使檔案工作超前介人行政公文及業(yè)務(wù)信息的形成階段，變被動為主動，實現(xiàn)了電子文件與電子檔案的全程自動化管理。

2　用戶分級，全生命周期管理

數(shù)字檔案室分別面向普通用戶、檔案管理人員及系統(tǒng)管理人員提供多層面的、全方位操作平臺，面向普通用戶提供方便的檔案信息檢索利用平臺，面向檔案管理人員提供檔案信息整理編研平臺，面向系統(tǒng)管理人員提供維護(hù)監(jiān)管與權(quán)限控制的平臺。數(shù)字檔案室靈活便捷，可根據(jù)不同用戶的操作習(xí)慣定制相應(yīng)的操作界面，大大減輕了不同層次檔案管理及利用人員的工作量，實現(xiàn)了檔案信息從收集、整理、利用、監(jiān)管等全生命周期的數(shù)字化管理。

3　安全靈活，建立強(qiáng)大保障體系

數(shù)字檔案室通過集成全文檢索、加密存儲、cA身份認(rèn)證、授權(quán)控制、文件控制、日志跟蹤、在線監(jiān)控等先進(jìn)的信息化技術(shù)，使數(shù)字檔案的安全性與靈活性提升到一個新的層次，建立了數(shù)字檔案信息的強(qiáng)大安全保障體系，充分確保了數(shù)字化檔案資料的安全和保密要求，實現(xiàn)了對檔案信息利用、存儲及傳輸?shù)挠行О踩刂啤?/p>

4　文檔館室一體，永久真實保存

數(shù)字檔案室以電子政務(wù)的縱深應(yīng)用為依托，在確保與傳統(tǒng)檔案管理模式的有機(jī)銜接下，充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)了“文檔一體，館室一體”，檔案目錄與檔案內(nèi)容可隨時查詢與移交，且移交后原檔案產(chǎn)生部門仍可在數(shù)字檔案室中隨時調(diào)閱其所有電子檔案資料，突破了傳統(tǒng)檔案管理的模式，實現(xiàn)了海量電子檔案信息的集中管理及電子檔案的永久真實保存，探索了一條新形勢下政府部門民生檔案信息管理與利用的途徑與方法，為檔案信息的深度開發(fā)利用及政務(wù)公開奠定了良好的基礎(chǔ)。

問題與展望

經(jīng)過近年來的探索與實踐，南京市住建委的數(shù)字檔案室建設(shè)雖然取得一定的成績，但在建設(shè)及應(yīng)用過程中仍然遇到諸多問題與困惑，傳統(tǒng)體制的慣性及前瞻性規(guī)范制度的缺失都為數(shù)字檔案室的進(jìn)一步深化與擴(kuò)展帶來了―定阻力。

1　進(jìn)一步提升與其他信息系統(tǒng)的集成度

數(shù)字檔案室建設(shè)及應(yīng)用水準(zhǔn)有賴于O.A辦公系統(tǒng)及其他各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息化程度，數(shù)字檔案室的持久的生命力亦源于各類信息系統(tǒng)實時不斷的數(shù)據(jù)支撐，如何進(jìn)一步提升數(shù)字檔案室與各類信息化應(yīng)用系統(tǒng)的集成度是今后檔案信息化的重點(diǎn)，在今后的信息化建設(shè)過程中，務(wù)必要將各類新建信息系統(tǒng)與數(shù)字檔案室有機(jī)融合確保數(shù)字檔案室成為有源之活水。

2　繼續(xù)拓展深化民生檔案資源的開發(fā)利用

民生檔案信息的采集與管理最終目的是為了更好地服務(wù)社會與公眾，雖然南京市住建委數(shù)字檔案室建設(shè)取得了初步成效，但目前數(shù)字檔案信息的使用與利用仍主要集中在單位內(nèi)部，并沒有真正擴(kuò)大到社會與公眾，在數(shù)字檔案深度綜合開發(fā)利用方面尚有較大提升空間，今后的工作中，要不斷拓展深化檔案資源的開發(fā)利用，使各類域建及房產(chǎn)民生檔案資源充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

第3篇：檔案室設(shè)計要求范文

[關(guān)鍵詞]綜合檔案管理；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)素質(zhì)；現(xiàn)代化管理

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善和發(fā)展，人們的檔案意識也不斷增強(qiáng)，對檔案工作的地位和作用的認(rèn)識也逐漸深入，對綜合檔案室的檔案工作也提出了更新更高的要求。各級綜合檔案室要隨著檔案工作的不斷發(fā)展，切實做好綜合檔案室的建設(shè)工作。

一、加強(qiáng)對綜合檔案室工作的領(lǐng)導(dǎo)

各級行政部門要根據(jù)《檔案法》等有關(guān)文件，認(rèn)真貫徹執(zhí)行中央和國務(wù)院關(guān)于檔案工作的方針、政策和制度，用戰(zhàn)略的眼光和現(xiàn)代管理的觀念，制定符合檔案管理工作的法律法規(guī)，以便統(tǒng)一遵循。各個系統(tǒng)、行業(yè)都要遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，制定適合本行業(yè)檔案形成的特點(diǎn)，內(nèi)容成分，制定本部門檔案管理的保管期限表。加強(qiáng)檔案工作的宣傳，使廣大的人民群眾真正認(rèn)識到檔案工作的意義和作用，從中發(fā)揮檔案應(yīng)有的效用。積極支持檔案部門工作，促進(jìn)和提高綜合檔案室建設(shè)工作。各級各類檔案室的工作都離不開領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和幫助，為檔案部門解決一些必備設(shè)備和用品，以便順利地開展檔案工作。

二、檔案管理人員應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，作為一名檔案工作者，必須熟知與檔案工作密切的專業(yè)理論知識。

首先，要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)，掌握檔案專業(yè)知識是做好檔案工作的前提。隨著檔案工作的不斷改進(jìn)和提高，檔案學(xué)科的知識也在進(jìn)一步的探索和擴(kuò)展，同時要掌握相關(guān)學(xué)科的知識，如電子計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，現(xiàn)代化管理離不開計算機(jī)，檔案室工作正在朝著現(xiàn)代化管理方向發(fā)展，所以要求我們檔案工作者要全面掌握與檔案學(xué)科相關(guān)的專業(yè)知識。

其次，要有堅定的政治信念。檔案工作者必須具有良好的政治素質(zhì)，必須有堅定的政治信念。要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，恪守檔案工作紀(jì)律，貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密。要熱愛自己所從事的檔案工作，有高度的責(zé)任心，有濃厚的學(xué)習(xí)與工作興趣，要樹立全心全意為人民服務(wù)思想，甘當(dāng)默默無聞的奉獻(xiàn)者，任勞任怨、愛崗敬業(yè)、埋頭苦干、盡心盡責(zé)地做好檔案工作。

最后，要樹立信息意識。在信息化社會，檔案作為信息資源的組成部分，檔案工作者應(yīng)增強(qiáng)對其信息性的認(rèn)識程度，提高辨別水平和處理能力，增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。還要樹立市場意識，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，找準(zhǔn)位置，發(fā)揮作用，根據(jù)信息市場的需求，優(yōu)化服務(wù)措施，提高服務(wù)質(zhì)量，積極開發(fā)檔案信息，主動與市場經(jīng)濟(jì)接軌，以直接或間接的方式參與為市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。檔案部門只有樹立起良好的社會服務(wù)意識才能最有效地提高社會的檔案意識，檔案的價值才有可能最大限度地發(fā)揮其作用。

三、加強(qiáng)檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和現(xiàn)代化管理

綜合檔案室建設(shè)工作應(yīng)有一定物質(zhì)條件作保證，各個機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，要投入資金為檔案部門購置一些必要的設(shè)備，有利于開展檔案工作，檔案室的庫房建設(shè)應(yīng)列入各個單位基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，以保證檔案的完整與安全。檔案事業(yè)發(fā)展要與社會發(fā)展同步，與辦公自動化水平的提高相協(xié)調(diào)，檔案工作在信息化時代的發(fā)展必須依靠現(xiàn)代科技。

電子計算機(jī)具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數(shù)據(jù)。因此，檔案工作的檔案資料統(tǒng)計、庫存管理、編目與檢索及檔案系統(tǒng)的行政管理均可以運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，實現(xiàn)微機(jī)化管理。當(dāng)前，在這方面還存在很大差距，計算機(jī)管理系統(tǒng)功能實現(xiàn)的目標(biāo)運(yùn)行機(jī)制還只限于檔案室內(nèi)部的案卷級和文件級的編制、統(tǒng)計與檢索等基礎(chǔ)性管理上，系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計單一，缺乏綜合處理技術(shù)能力。隨著歸檔數(shù)量的增加，檔案利用量也將成倍增長，必須加快檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化進(jìn)程。逐步運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)檔案的高密存儲，以節(jié)省儲存空間、保護(hù)原件、方便傳遞和運(yùn)用。根據(jù)各種檔案的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的庫房設(shè)備和檔案保護(hù)技術(shù)以維持檔案的完整、安全并延長其壽命。

四、要完善檔案管理制度和措施

建立健全檔案管理的規(guī)章制度是搞好檔案工作的重要保證。根據(jù)國家檔案局有關(guān)文件材料歸檔的要求，結(jié)合本部門檔案形成的規(guī)律，特別要充分認(rèn)識科技檔案的重要性，逐步形成嚴(yán)格的立卷歸檔制度，如科技檔案、科研檔案。保護(hù)科研成果，是各個課題組的研究工作是否有自主的知識產(chǎn)權(quán)、是否有專利保護(hù)、是否侵犯了他人的權(quán)利都可在科技檔案中得以驗證。

科技檔案完整的保存，即在維護(hù)本部門的知識產(chǎn)權(quán)中發(fā)揮了作用，更對科研項目負(fù)責(zé)人和參加者有重要意義，根據(jù)本單位的實際情況，借鑒先進(jìn)的管理方法，制定檔案工作規(guī)范、檔案分類編目方法、歸檔范圍及辦法、保管期限、收集、借閱等管理規(guī)章制度，逐步加以完善。這些規(guī)章制度將有效地提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案工作效率，有力地推動檔案工作的發(fā)展。

五、檔案的收集與歸檔

管理好檔案的重要環(huán)節(jié)是收集檔案。檔案的收集工作是提供利用工作的基礎(chǔ)，檔案的收集工作就是按照有關(guān)規(guī)定，通過接收制度和專門收集辦法，把分散在各科室和個人手中及散失在社會等其他地方的檔案，集中統(tǒng)一到綜合檔案室。

第4篇：檔案室設(shè)計要求范文

【關(guān)鍵詞】管理；檔案；業(yè)務(wù)

我國地（州、市）、縣（市、區(qū)）級城鄉(xiāng)建設(shè)工作機(jī)構(gòu)承擔(dān)著城鄉(xiāng)建設(shè)任務(wù)，在開展城鄉(xiāng)設(shè)計、樓房建筑、拆遷安置、管網(wǎng)、道路、園林、河渠等工程建設(shè)中，形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。從新疆博爾塔拉蒙古自治州博樂市來看，各級城建部門對這部分本應(yīng)構(gòu)成城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案主體的檔案采取的管理模式各不相同，有的是采用科存檔案館（室）存目錄，有的則分散在科室，或由固定人員管理，或分散在個人手中。

一、城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案兩級管理的原則

城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案兩級管理是指在城建單位檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將城建單位形成的技術(shù)檔案分為館級、科級兩級管理。

（一）將城建單位業(yè)務(wù)檔案納入館級檔案工作管理體系。同其他門類的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)接受館級檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由館級檔案室負(fù)責(zé)具體組織實施。

（二）將業(yè)務(wù)檔案分為館科兩級。對業(yè)務(wù)活動中形成的大量城鄉(xiāng)設(shè)計、建筑、管網(wǎng)、道路、園林、河渠等工程檔案分別為館級業(yè)務(wù)檔案和科級業(yè)務(wù)檔案兩個層次。

（三）館級業(yè)務(wù)檔案管理。凡劃歸的館級管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，定期向館檔案室歸檔，交由館檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

（四）科級業(yè)務(wù)檔案管理。凡劃歸為科級管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，并負(fù)責(zé)保管和提供利用。

二、館科兩級檔案范圍的確定

館級動物防疫業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍。在確定館級業(yè)務(wù)檔案的范圍時，應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對檔案進(jìn)行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價值且保管期限長的材料確定為館級檔案，以確保館存業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動及工作水平?？傮w來看，館級業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個方面：1.業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書、技術(shù)報告、編制說明及驗證報告等。2.年度或跨年度的城鄉(xiāng)設(shè)計、樓房建筑、拆遷安置、管網(wǎng)、道路、園林、河渠等工程建設(shè)等。3.年度或跨年度的總結(jié)城鄉(xiāng)設(shè)計、樓房建筑、拆遷安置、管網(wǎng)、道路、園林、河渠等工程建設(shè)分析。4.樓房建筑、拆遷安置、管網(wǎng)、道路、園林、河渠等工程建設(shè)調(diào)查處理的有關(guān)材料包括調(diào)查報告及現(xiàn)場調(diào)查記錄及有關(guān)的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。

三、兩級管理的實施

（一）建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)。兩級管理是通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)層層的管理而實現(xiàn)有序的實施。因此，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)是檔案兩級管理的組織保障。建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)即在館一級設(shè)立由主管館長牽頭、各科主任參加的全館檔案工作管理委員會，負(fù)責(zé)全館包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，并協(xié)調(diào)解決在實行兩級管理中的各種困難。館綜合檔案室則依據(jù)館檔案管理委員對業(yè)務(wù)檔案的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度，除管理館級業(yè)務(wù)檔案外，還要對科級業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。各科設(shè)兼職檔案員，在館檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行館級業(yè)務(wù)檔案的歸檔及科級業(yè)務(wù)檔案的管理。這樣的檔案工作網(wǎng)絡(luò)使業(yè)務(wù)檔案由無序變?yōu)橛行虻毓芾怼?/p>

（二）建立切合實際的城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案管理制度。對種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定動物防疫業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時，館檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實際的各科館級和科級業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務(wù)檔案也要同館級業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確?？萍墮n案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分。第三，嚴(yán)格科級檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據(jù)為已有。

（三）加強(qiáng)對兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)。各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務(wù)，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容，進(jìn)行學(xué)分評定，以提高他們學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導(dǎo)科室立卷和編目。

（四）推行責(zé)任制，加強(qiáng)考核。各級檔案館在推行工作目標(biāo)責(zé)任制時，應(yīng)將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也明確列入管理中，制定相應(yīng)的考核指標(biāo)，定期對各科進(jìn)行考核，與績效獎掛鉤，這是確保兩級管理實施的十分重要的措施。此外，應(yīng)將城鄉(xiāng)設(shè)計、建筑、管網(wǎng)、道路、園林、河渠工程等業(yè)務(wù)材料的歸檔列入全館業(yè)務(wù)人員年終考核評分標(biāo)準(zhǔn)中，從而真正確保業(yè)務(wù)檔案的收集歸檔。

綜上所述，將城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案實行兩級管理，是檔案館貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要，隨著城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案管理實踐的發(fā)展，它將會更加完善，一定會為各級檔案館業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮重要作用。

【參考文獻(xiàn)】

第5篇：檔案室設(shè)計要求范文

1 領(lǐng)導(dǎo)高度重視，組織機(jī)構(gòu)健全

安陽市農(nóng)村公路管理處自1990年建處以來，一直臨時租賃辦公處所，未設(shè)綜合檔案室。2000年底搬入安陽市開發(fā)區(qū)交通大廈后，領(lǐng)導(dǎo)把檔案管理工作作為基礎(chǔ)工作納入了重要議事日程，擺在了重要地位，明確一名副處長親自主抓，開展檔案上等級活動。成立了處檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組；上等級后又專門明確一名辦公室副主任為檔案室主任，從事具體的檔案管理工作。隨后，各基層單位也都相應(yīng)成立了檔案管理機(jī)構(gòu)和組織；并在檔案資料比較集中的科室都確定了一名兼職檔案聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)本科室檔案資料的收集、整理，保證檔案資料及時、準(zhǔn)確、齊全地上交和收集。2001年檔案達(dá)標(biāo)上等級，成立了集文書、會計、科技等多種門類于一體的綜合性檔案室，獲得檔案管理科技事業(yè)省級先進(jìn)單位。目前，河南省安陽市農(nóng)村公路管理處檔案室面積50平方米，檔案完整率98%，查準(zhǔn)率100%。據(jù)不完全統(tǒng)計，僅2001年至今，我處檔案室接待檔案查閱人員1800余人次，借閱原始資料3000余件，使檔案資料得到有效的開發(fā)利用，有力地配合安陽市農(nóng)村公路建設(shè)。

2 完善檔案制度，提高管理手段

檔案資料門類眾多，紛雜繁瑣，涉及面廣，千頭萬緒，為了對檔案室資料實施科學(xué)、有效管理，自2001年起先后制定了《文書檔案管理規(guī)定》、《會計檔案管理規(guī)定》、《檔案保密制度》、《檔案利用借閱制度》等制度，并編制了《借閱登記》、《檔案目錄》、《保密文件目錄》、《收發(fā)文登記》等檢索工具。并將一系列收集、整理、立卷、歸檔制度及借閱辦法，制作成版面上墻，匯編成冊，對各門類、各載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理，并納入目標(biāo)考核，加大管理力度，使檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

3 利用檔案資料，服務(wù)公路建設(shè)

檔案利用是我們工作中永恒的主題，在安陽市農(nóng)村公路建、養(yǎng)、管理中，各級領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和在繁忙的公路工程建設(shè)過程中發(fā)揮越來越重要的作用。在公路設(shè)計、養(yǎng)護(hù)計劃制訂、資金劃撥、土地交接等方面提供了數(shù)據(jù)和依據(jù)，避免了失誤和糾紛。

3.1 檔案資料是公路發(fā)展的縮影。近年來，安陽市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)堅持“統(tǒng)籌規(guī)劃，分級負(fù)責(zé)；因地制宜，分類指導(dǎo)；建養(yǎng)并重，協(xié)調(diào)發(fā)展”的工作方針，實現(xiàn)了全市農(nóng)村公路的又好又快發(fā)展。截至2013年底，安陽農(nóng)村公路總里程達(dá)到7376.409公里，其中縣道546.457公里，鄉(xiāng)道2250.935公里，村道4573.422公里， 專用公路5.595公里，實現(xiàn)了鄉(xiāng)鄉(xiāng)通二級或三級路，所有行政村通水泥（油）路，全市已形成干支銜接、縱橫交錯、四通八達(dá)的農(nóng)村公路網(wǎng)絡(luò)。在安陽市農(nóng)村公路建、養(yǎng)、管活動中，形成了大量具有保存價值的文字、圖紙、聲像制品等重要資料，真實地反映了安陽市農(nóng)村公路建設(shè)取得的巨大成就。我們編制了農(nóng)村公路發(fā)展概況，并為省公路局和市交通局編史提供了大量翔實的原始資料，受到河南省公路管理局的通報表彰；編研出版了《路之歌――蓬勃發(fā)展的安陽農(nóng)村公路》、《安陽農(nóng)村公路圖集》等書籍和大量的反映農(nóng)村公路建設(shè)成就的電視專題片，在社會上引起了廣泛的好評。

3.2 檔案對公路建設(shè)起著指導(dǎo)、監(jiān)督和保證作用。安陽市農(nóng)村公路檔案資料對安陽市農(nóng)村公路的規(guī)劃、管理以及新、改、擴(kuò)建工程等都起著非常重要的指導(dǎo)、監(jiān)督和保證作用。例如，在2007年河南省安陽市3270個行政村全部實現(xiàn)“村村通”過程中，檔案資料為安陽農(nóng)村公路建設(shè)實現(xiàn)大發(fā)展，為安陽農(nóng)村公路贏得“民心工程”、“惠民工程”等贊譽(yù)。

第6篇：檔案室設(shè)計要求范文

近年來,為了適應(yīng)我國深化改革的需要,檔案工作一直在探討檔案資料的優(yōu)化管理問題。衛(wèi)生事業(yè)單位在檔案的管理形式上,采取集中一個單位各個職能部門不同門類,不同載體的檔案為一室的綜合管理方法,是值得提倡與推行的一種比較完善的管理形式,是衛(wèi)生事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的必然趨勢。衛(wèi)生事業(yè)單位為什么要實行檔案綜合管理?其優(yōu)越性和必要是什么?一個單位在綜合檔案室的建設(shè)過程中會遇到什么問題?怎樣才能盡快實現(xiàn)綜合管理?談一下自己的看法:

1 衛(wèi)生事業(yè)單位實行檔案的綜合管理是檔案工作的原則和性質(zhì)所決定的,也是為了更好地貫徹《檔案法》的需要

我國機(jī)關(guān)檔案管理的原則要求是“集中統(tǒng)一管理檔案”,實行綜合管理后,檔案室將各個職能部門各種門類,各種載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,是對我國檔案工作管理原則在具體工作中的貫徹和體現(xiàn)。1987年公布的《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷的檔案材料,必須按規(guī)定定期向本單位檔按結(jié)構(gòu)和檔案工作人員移交、集中管理,任何人不得拒為己有”。從《檔案法》的規(guī)定中可以看出,檔案室管理的不只是文書檔案,它還應(yīng)包括一個單位的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科研等活動中形成的全部檔案。因此,它的管理形式不應(yīng)當(dāng)是孤立的,分散的,而應(yīng)當(dāng)是集中的,衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案產(chǎn)生于單位的政治經(jīng)濟(jì),文化科研等活動,如:黨政工團(tuán)組織在日常工作中形成的文書檔案,財務(wù)部門產(chǎn)生的會計檔案,基本建設(shè)中的基建檔案,衛(wèi)生科研工作者產(chǎn)生的科技檔案以及各種活動中形成的錄音,錄象,照片等特殊載體的檔案。這些檔案材料真實地記錄了一個單位政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科研活動的歷史真面貌,只有集中起來實行綜合管理,才能維護(hù)單位歷史真面貌。

2 實行綜合管理有利于維護(hù)檔案資料的完整系統(tǒng)與安全

保證檔案資料的完整,系統(tǒng)與安全是檔案工作的原則要求之一,建立綜合檔案室集中統(tǒng)一管理檔案,能很好地保證一個單位全部檔案的完整性,系統(tǒng)性與安全性。因為,在沒有集中管理的單位里,檔案資料多由各部門管理,管理人員多是兼職,由于業(yè)務(wù)生疏,特別是對文書檔案以外的其他檔案的保管利用方面,更是認(rèn)識不清,不夠重視,影響了工作。有的單位基建圖紙,長期堆放在柜頂上,任憑光、塵、氣等對檔案的影響,致使整套圖紙臟破不堪。另有的單位基建圖紙由于沒有專人管理,在向新辦公樓搬遷的過程中,工作人員將這些圖紙當(dāng)作沒有用的廢紙丟棄,后被懂檔案知識的人發(fā)現(xiàn)才將圖紙撿回交辦公室。幾年后這個單位在改建擴(kuò)建施工中,這些圖紙起到了不可估量的作用。

3 科研檔案不實行集中管理會散落在科技人員個人手中,容易造成因工作調(diào)動,退休等原因資料難以收回的現(xiàn)象

如有的專業(yè)人員在退休時不愿主動交出自己的資料,甚至將此作為達(dá)到個人某些愿望的交換

條件,實行綜合管理后檔案室及時收回應(yīng)立卷保存的資料,避免了上述弊端。

4 實行綜合管理還可以保證檔案資料在同一項目中的有機(jī)聯(lián)系

如基本建設(shè)中形成的檔案資料除了設(shè)計圖紙以外還有計劃任務(wù)書,施工合同書,工程預(yù)算書等多種文書材料,在沒有綜合檔案室的情況下會因各自規(guī)檔范圍不同形成兩個流向,既圖紙歸了科技檔案室,文書資料歸了文書檔案室,導(dǎo)致人為地分割了該工程項目的有機(jī)聯(lián)系,影響了完整性與系統(tǒng)性。

5 實行綜合管理有利與提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),有利與檔案資料的開發(fā)與利用

檔案實行了集中管理后,檔案室集中了一個單位的全部檔案,檔案管理人員由兼職變?yōu)閷I(yè),可以提高業(yè)務(wù)素質(zhì),資料由單一為多元,館藏豐富了,在檔案的收集,整理,保管,鑒定,統(tǒng)計,利用和編目等方面都會引起深刻變化,檔案管理的內(nèi)容多了,就迫使工作人員從多方面了解和掌握檔案工作的方針,政策以及科技的管理方法,提高工效率。同時由于明確了服務(wù)方向,端正了服務(wù)態(tài)度,全面熟悉了館藏內(nèi)容,主動了解客觀需求,編制先進(jìn)的檢索工具,有效地揭示館藏內(nèi)容,采取多種形式給單位提供信息,使檔案資料在政治,經(jīng)濟(jì),科研,文化活動中發(fā)揮重要作用。

6 實行綜合管理有利于促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展

一個單位的檔案實行綜合管理與否。在檔案事業(yè)的發(fā)展上有很大不同,在沒有綜合管理的單位里,由于管理人員多是兼職,檔案數(shù)量少,沒有專門的庫房,門類不全,難以為單位的政治,經(jīng)濟(jì),科研等工作提供有效服務(wù),相反在實行了綜合管理的單位,由于配備了專門的庫房和與檔案管理 相適應(yīng)的工作人員,會把檔案工作開展得有聲有色,使人們認(rèn)識到這項工作是單位不可缺少的一部分,從而提高了檔案工作的地位,推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。

第7篇：檔案室設(shè)計要求范文

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建項目檔案；管理

醫(yī)院基建項目檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是反映醫(yī)院基本建設(shè)項目進(jìn)程和醫(yī)院歷史變遷的重要記錄。近些年來，國家、地方對醫(yī)院建設(shè)的投入不斷加大，許多綜合性醫(yī)院門診量、住院人數(shù)不斷增加，原有的病區(qū)規(guī)劃不能滿足現(xiàn)有需求，從而制約了醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，無論是在原址基礎(chǔ)上進(jìn)行改擴(kuò)建，或者選新址重建，基建檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯，基建檔案管理的好壞，直接關(guān)系到醫(yī)院整體建設(shè)的發(fā)展速度、成本投入，甚至建筑物質(zhì)量安全。如何及時、有效、完整、系統(tǒng)的做好基建項目檔案的收集整理工作，迅速為利用者提供服務(wù)，是現(xiàn)代檔案管理工作人員的重要職責(zé)。

1 醫(yī)院基建項目檔案管理存在的問題

醫(yī)院的建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，但是對于基建項目檔案的管理仍然存在不少的問題。

1、基建項目檔案管理重視度不夠，相關(guān)規(guī)章制度或缺乏、或陳舊。許多醫(yī)院早期對于基建檔案的管理與文書檔案的管理一樣，未進(jìn)行區(qū)分。領(lǐng)導(dǎo)對于基建檔案管理的重視度不高，造成基建檔案資料保管缺失、分類不統(tǒng)一，不便于后期的查詢、利用。沒有指定專門的基建檔案管理制度，或者制度過時、陳舊，已經(jīng)不適用于現(xiàn)代基建項目檔案管理，未針對本院的實際情況制定符合本單位發(fā)展建設(shè)規(guī)劃的基建項目檔案分類方案。

2、基建檔案管理人員專業(yè)知識薄弱，缺少培訓(xùn)。一個檔案管理員同時負(fù)責(zé)文書、基建檔案的情況在不少單位都存在，文書檔案管理員參加的固定培訓(xùn)基本都是針對文書檔案管理的內(nèi)容，不涉及基建檔案管理。對于不少文書檔案管理員來講，基建項目檔案管理的概念為零，認(rèn)為按照文書檔案管理即可，對基建項目從立項到竣工的各階段內(nèi)容不熟知，專業(yè)知識薄弱，造成基建檔案收集不完整，查閱不方便、重要圖紙丟失等情況，不利于醫(yī)院未來發(fā)展建設(shè)的需求。

3、基建項目資料存放不統(tǒng)一，資料分散?；椖靠⒐ず螅鶕?jù)項目的實際情況，所有項目資料應(yīng)由基建資料室收集、整理后移交醫(yī)院檔案室統(tǒng)一保管。但有的醫(yī)院基建科不設(shè)專門的基建資料室與資料員，項目施工方對于基建資料的收集、整理重視度不高，造成基建項目資料存放不統(tǒng)一，分散的情況。

4、科室分工不明確，檔案交接混亂。個別醫(yī)院早期不設(shè)基建科，或者由院辦公室同時承擔(dān)基建建設(shè)管理，造成科室分工不明確。同時由于基建項目資料分散，檔案交接過程混亂，甚至個別人員自己保管重要的基建資料，不明確檔案的歸檔重要性。

5、基建項目檔案管理信息化程度低下，甚至沒有。傳統(tǒng)的文書檔案管理軟件不一定不包含基建項目檔案內(nèi)容，即使含有基建項目檔案管理板塊，也不一定適用于不同單位。個別單位還在使用傳統(tǒng)的Office軟件錄入基建項目檔案信息，不便于后期的檔案再利用。

2 如何做好醫(yī)院基建項目檔案管理工作

1、提高意識，加強(qiáng)對基建項目檔案管理重要性的認(rèn)識。

要想做好基建項目檔案管理工作，首先醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，醫(yī)院成立基建項目領(lǐng)導(dǎo)小組，基建科下設(shè)基建資料室，指定專人負(fù)責(zé)基建項目資料的收集、整理工作。醫(yī)院工程項目資料由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一存檔管理，需要向醫(yī)院有關(guān)部門報送的檔案，由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一報送，資產(chǎn)管理（維修）單位需要利用工程項目資料，可以向醫(yī)院檔案室申領(lǐng)副本或復(fù)制。建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位都應(yīng)將工程項目資料的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，各單位應(yīng)指定專（兼）職檔案管理人員負(fù)責(zé)工程項目資料的收集整理工作。檔案管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)有關(guān)工作，做好對參建單位檔案工作的日常業(yè)務(wù)跟蹤和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)驗收和接收歸檔工程項目資料。醫(yī)院在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程項目資料的套數(shù)、質(zhì)量、費(fèi)用、移交時間和整理要求等項內(nèi)容，設(shè)專門條款加以明確。

2、做好工程項目資料的收集整理工作

2.1工程項目建設(shè)過程中，主辦單位、施工單位、勘察設(shè)計單位、工程監(jiān)理單位、工程質(zhì)量監(jiān)察部門，應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)搞好建設(shè)項目資料的形成、積累、整理、立卷、歸檔和保管工作。屬于醫(yī)院歸檔范圍內(nèi)的工程項目資料，有關(guān)單位應(yīng)按規(guī)定及時整理，經(jīng)項目部工程部門和醫(yī)院運(yùn)營部門審核通過后，移交醫(yī)院檔案室。

2.2工程項目實行總承包的，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的項目資料，交總承包單位匯總、整理。竣工時由總承包單位向主辦單位提交完整、準(zhǔn)確的項目資料。

2.3工程項目由幾個單位分包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的項目資料，交建設(shè)單位匯總、整理，或由建設(shè)單位委托一個承包單位匯總、整理。

2.4項目前期可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)資料、工程管理文件及設(shè)計單位等提交的設(shè)計文件、工程圖紙、圖表等資料，建設(shè)單位有關(guān)部門要在接收后的一個月內(nèi)向檔案室移交一套，以保證項目資料的完整。

2.5凡引進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的建設(shè)項目，要做好有關(guān)技術(shù)資料的收集、整理工作，有關(guān)技術(shù)資料均應(yīng)交由檔案室統(tǒng)一管理。設(shè)備的開箱驗收必須有建設(shè)單位檔案人員參加，項目資料原件由項目部登記后向醫(yī)院檔案室歸檔。

2.6醫(yī)院的工程建設(shè)項目均要執(zhí)行項目資料歸檔質(zhì)量保證金管理辦法。項目資料歸檔質(zhì)量保證金與安全保證金一并由醫(yī)院財務(wù)科按合同金額的3%預(yù)留，待項目資料移交驗收合格，專職檔案管理人員簽字后，由財務(wù)部門配合落實，按醫(yī)院《工程管理辦法》的有關(guān)規(guī)定返還保證金。

3、明確歸檔范圍和質(zhì)量要求

根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》（國家檔案局2006年頒布）、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T/28）和醫(yī)院的有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實際，制定基建項目檔案歸檔細(xì)則，明確歸檔范圍和質(zhì)量要求。歸檔的文件資料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保障生產(chǎn)（使用）、管理、維護(hù)和改擴(kuò)建的需要。工程項目資料的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

4、做好基建項目工程立卷工作

立卷應(yīng)遵循工程項目資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程項目資料應(yīng)按單位工程組卷?？辈?、設(shè)計、施工單位在收齊工程項目資料并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。專業(yè)檔案員根據(jù)項目內(nèi)容進(jìn)行分類，管理性材料排在整個項目首卷，其余材料按照文件性質(zhì)分別組卷。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

5、做好基建項目檔案資源的開發(fā)利用

第8篇：檔案室設(shè)計要求范文

關(guān)鍵詞：檔案；管理；研究

中圖分類號：U673.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 國內(nèi)檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀

在當(dāng)今全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產(chǎn)的價值，也是單位資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)的法律憑證依據(jù)。有效的檔案管理是單位法規(guī)遵從的關(guān)鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發(fā)展服務(wù)、能夠創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的重要工作。在推行現(xiàn)代企業(yè)制度“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)”的環(huán)境下，無論是企業(yè)還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認(rèn)識都在不斷提高，投入也顯著增加。

國家對檔案管理工作的法規(guī)建設(shè)非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，規(guī)定企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。近年來，中船集團(tuán)公司內(nèi)的企事業(yè)單位檔案工作發(fā)展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進(jìn)了檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。

2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題

2.1 基本情況

我院自1974年建院至今已經(jīng)歷了四十多年的發(fā)展，其中組織機(jī)構(gòu)也發(fā)生多次的變化和調(diào)整，但檔案工作基本維持著初創(chuàng)時期的以產(chǎn)品技術(shù)檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機(jī)構(gòu)設(shè)于科技部門下，主要承擔(dān)產(chǎn)品技術(shù)檔案管理工作；公文、財務(wù)、黨群和勞資檔案，則由相應(yīng)的職能部門分管。

2.2 存在的主要問題

分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現(xiàn)為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統(tǒng)一的檔案管理制度和考核機(jī)制；檔案法規(guī)執(zhí)行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區(qū)，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財務(wù)和科技檔案方面開展，而在經(jīng)營、質(zhì)量體系、基本建設(shè)及規(guī)劃、信譽(yù)證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導(dǎo)致部分檔案從產(chǎn)生、收集到管理均在同一部門內(nèi)部運(yùn)行，缺乏監(jiān)管機(jī)制，存在一定的管理風(fēng)險，特別是在文書檔案、財務(wù)檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。

（2）缺乏全院統(tǒng)一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業(yè)務(wù)歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權(quán)限和職責(zé)予以明確，因此缺乏監(jiān)管依據(jù)和管理的權(quán)威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項工作同計劃、同落實。

（3）長期以來，檔案工作沒有系統(tǒng)地納入院總體發(fā)展規(guī)劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發(fā)展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術(shù)要求很難達(dá)到，不利于檔案的長期保管。

3 檔案綜合管理模式的建設(shè)

為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)的深入研究，結(jié)合廣船院實際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設(shè)方案：

3.1 檔案工作組織體系建設(shè)

建設(shè)綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、專業(yè)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和兼職管理員隊伍的建立。同時需要調(diào)動全體員工在檔案工作中的積極性，發(fā)揮主觀能動性作用。

（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領(lǐng)導(dǎo)任主任，相關(guān)部門中層領(lǐng)導(dǎo)和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領(lǐng)導(dǎo)權(quán)和決策權(quán)。

檔案工作委員會的主要職責(zé)包括但不限于：審定本院檔案工作發(fā)展規(guī)劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關(guān)檔案工作的重要事項等。

（2）建立綜合檔案室，對全院科研設(shè)計和管理等各項工作中形成的檔案實行統(tǒng)一管理。根據(jù)我院機(jī)構(gòu)設(shè)置和運(yùn)行的實際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業(yè)務(wù)相對成熟的科技檔案室的基礎(chǔ)上，通過對其職能的擴(kuò)充和硬件條件的適當(dāng)補(bǔ)充，組建成立我院綜合檔案室，實現(xiàn)全院檔案的綜合管理。

2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設(shè)綜合檔案室，把公文、科研、產(chǎn)品、質(zhì)量、財務(wù)、資產(chǎn)、黨群以及實物等檔案納入綜合檔案室統(tǒng)一管理。綜合檔案室檔案業(yè)務(wù)管理范圍涉及全院的各個業(yè)務(wù)部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關(guān)的法規(guī)仍由人事處獨(dú)立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。

（3）建立兼職檔案員系統(tǒng)，目的是為了使我院產(chǎn)品設(shè)計和管理各項工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時要求。兼職檔案員的主要職責(zé)包括：直接參與所在部門或項目的檔案收集和歸檔工作；監(jiān)督檔案制度的落實；承擔(dān)所在部門和項目的歸檔檔案預(yù)組卷工作等。

2015年8月完成了部門兼職檔案員的報備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內(nèi)部培訓(xùn)工作。

（4）調(diào)動全員參與檔案工作，依據(jù)國家檔案法賦予每個員工的檔案工作義務(wù)和責(zé)任，制定相應(yīng)的措施，在企業(yè)內(nèi)部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實全體員工的檔案工作職責(zé)。

本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：

3.2 綜合檔案管理制度體系建設(shè)

制度建設(shè)是開展綜合檔案管理的基石，我院現(xiàn)有的檔案管理制度是由各個分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關(guān)規(guī)定》、《文書、檔案管理規(guī)則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據(jù)，尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下的、完整的管理制度體系。而現(xiàn)有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不相適應(yīng)的問題，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本院的實際情況進(jìn)行全面的修改和完善。

2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規(guī)范》兩份文件，規(guī)定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責(zé)任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據(jù)制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規(guī)定了我院各層級檔案工作的責(zé)任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎懲措施；《廣船院檔案工作規(guī)范》則依據(jù)DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，并結(jié)合我院各項業(yè)務(wù)開展的實際情況制定，《規(guī)范》首先規(guī)定了黨群工作、行政、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備、會計、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責(zé)任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)流程作出了詳細(xì)規(guī)定，對文件收集責(zé)任部門與檔案管理部門在檔案工作各個環(huán)節(jié)中所承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行了細(xì)致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責(zé)任等情況的發(fā)生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規(guī)范》同時對檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備等工作提出了具體要求。

3.3 綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我院根據(jù)綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應(yīng)的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時對溫濕度控制、安全警報監(jiān)控等設(shè)施進(jìn)行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。

4 結(jié)論

當(dāng)今，檔案的知識資產(chǎn)和信息資源屬性已逐步被大家認(rèn)識，質(zhì)量體系審核時有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發(fā)生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發(fā)展記錄，沒有了企業(yè)的知識資產(chǎn)和信息資源。一個單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應(yīng)了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發(fā)展的需要，目前我院已經(jīng)按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。

參考文獻(xiàn)

第9篇：檔案室設(shè)計要求范文

一、城建檔案是做好規(guī)劃和設(shè)計的基礎(chǔ)和依據(jù)

基層單位建設(shè)的整體規(guī)劃是對本單位各種要素、現(xiàn)狀、基本特點(diǎn)和發(fā)展趨勢的全面、綜合、科學(xué)、長遠(yuǎn)的預(yù)測和構(gòu)想，而建設(shè)規(guī)劃方案的形成又離不開城建檔案的依據(jù)和信息支撐。有了城建檔案提供的可靠依據(jù)做基礎(chǔ)，才能夠在短時間內(nèi)順利完成規(guī)劃、設(shè)計等各項工作。同時，城建檔案也是建設(shè)、施工的前提依據(jù)。

例如，該院為解決百姓手術(shù)難、住院難問題。2006年，經(jīng)過籌劃，決定投資2.6億元籌建一座外科病房樓，占地1950平方米，建筑面積36010平方米，地上22層，地下2層，總高92米，設(shè)置床位634張。

但該院地處市中心繁華地帶，發(fā)展空間極其有限。在設(shè)計初期，設(shè)計人員考慮到只能在拆除醫(yī)院原有的食堂、職工宿舍樓、地下防空洞（建于50年代，構(gòu)造特殊，后又改建為地下旅館）等建筑的基礎(chǔ)上才能建設(shè)。而這幾座建筑物與新建外科病房樓相臨只有不足16米的距離，要挖掘到地下30多米的地基其難度是可以想象的。施工人員更是發(fā)愁，怎樣施工，才能保證四周樓房不受影響，保證地下管線不被損壞，保證相關(guān)人員及施工人員的安全。

如何在這樣狹小、復(fù)雜的環(huán)境中打好工程的基礎(chǔ)，使之能夠承受如此之高的建筑，且四周臨近的樓房又不受影響是設(shè)計決策的關(guān)鍵。而這就要求必須有原始的建筑物檔案，包括地上、地下的管網(wǎng)圖、結(jié)構(gòu)圖等作為憑證和參考，否則就無法準(zhǔn)確設(shè)計和施工。如不精心設(shè)計、精心施工，極易造成樓垮人傷的惡性事件，造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失和不良的政治后果。同時，如施工中不慎使四周建筑物的地下管網(wǎng)受損，則會造成醫(yī)院正在進(jìn)行的醫(yī)療診治及手術(shù)工作的癱瘓。如正在透析的病人（平均每天50人）一旦發(fā)生停電停水，將會造成重大群體性事故發(fā)生，導(dǎo)致病人生命瀕危。再如正在手術(shù)的病人（平均每天60例臺）下不了手術(shù)臺，將會造成重大醫(yī)療責(zé)任事故。外加周圍有老干部病房樓、行政樓、家屬樓等樓群建筑，涉及到復(fù)雜交錯的地下管網(wǎng)（電纜、上下水管道、暖氣管道、醫(yī)用氧氣管道等），必須有上述城建檔案資料作為依據(jù)，方可進(jìn)行可行性論證、設(shè)計和施工。為此，院領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成院檔案室全體人員全力以赴，盡快收集、整理了全院的所有基本建設(shè)檔案，并保證在第一時間為外科病房樓的設(shè)計、施工提供相關(guān)圖紙及資料，使之成為規(guī)劃、設(shè)計和施工的科學(xué)依據(jù)、參考和保障。

二、城建檔案是做好建筑物建設(shè)、施工、管理和維護(hù)的保證和依據(jù)

隨著城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，建筑物的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程也不斷加快。一個建筑物不但有地上地下的建筑結(jié)構(gòu)，更重要的是地下電纜、給排水、天然氣、通訊網(wǎng)絡(luò)、人防工程等各項工程管網(wǎng)密集如織。在這種情況下，要對整個建筑設(shè)施進(jìn)行科學(xué)有效地施工、管理和維護(hù)，就必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的城建檔案為依據(jù)。而在面對自然災(zāi)害、工程事故和一些突發(fā)性事件中，城建檔案所提供的保證和可靠依據(jù)，一直發(fā)揮著不可替代的重要作用。

2007年6月18日（正值周日），外科病房樓建設(shè)施工方因打樁、挖掘地基，不慎把地下的排水管挖斷，致使老干部樓和病房樓斷水，也使正在施工的地基大量積水。院檔案室人員立即到崗，迅速將相關(guān)的外管網(wǎng)線圖紙查找出來，提供給基建科。施工單位以此為依據(jù)，以最快的速度查清了管網(wǎng)的標(biāo)高、走向和精確位置，及時接通了管線，保障了供水。同時，快速恢復(fù)了施工，既節(jié)省了時間，又保障了工期。

8月，施工方不慎又將地下電纜挖斷，造成全院各處室用電全部中斷。醫(yī)院一方面啟動雙回路電路供電，先解燃眉之急；另一方面，院檔案室立即查找出全部與新建樓相臨的樓宇之間的地下電網(wǎng)分布圖，經(jīng)過仔細(xì)查找、核對、分析，找出了原因，并立即制訂了修復(fù)方案并加以實施。以使在以后的施工過程中，不再發(fā)生類似情況，以保障施工的進(jìn)度不受影響。

僅就這一個新建的外科病房樓而言，在歷時四年半的規(guī)劃設(shè)計、施工建設(shè)、安全管理、竣工驗收等過程中，相關(guān)人員多次到院檔案室查找、借閱室藏的城建檔案資料，累計達(dá)258人次，利用檔案6669張次，節(jié)省可計算的建設(shè)資金近500萬元，使外科病房樓這一民生工程如期完工并投入使用。

而對這項工程的成功建設(shè)起到保障作用的，是該院檔案室人員及時準(zhǔn)確地為設(shè)計人員、施工單位提供了原始的基建檔案圖紙及相關(guān)資料，為工程的設(shè)計、施工提供了科學(xué)的依據(jù)和保障。為工程的建設(shè)節(jié)省了時間、人力、物力和財力，為該工程打造省內(nèi)優(yōu)質(zhì)安全文明工程、榮獲中國建筑工程“魯班獎”立下了“汗馬功勞”。在此，城建檔案發(fā)揮了關(guān)鍵性、決定性的重要作用。

由此可見，城建檔案對基層單位基礎(chǔ)建設(shè)的作用是依據(jù)性的、保障性的。同時，在一些時候也是關(guān)鍵性的、決定性的。有了它，會使復(fù)雜的、困難的事情變得簡單、容易；有了它，會使長時間久拖未決的事情變得短期內(nèi)迎刃而解；有了它更會使工作變得高效、快捷。因此，做好城建檔案工作不僅要認(rèn)識到它的重要作用，還要注重到它的形成特點(diǎn)。從把握作用著眼，把握特點(diǎn)入手，注意平時對本單位城建檔案的收集與整理。因為：