檔案管理特點(diǎn)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理特點(diǎn)范文

1林業(yè)科技檔案的主要特點(diǎn)

1．1專業(yè)性

科技檔案與其他檔案的最根本區(qū)別在于它產(chǎn)生、形成于科技活動中，而科技活動是分專業(yè)進(jìn)行的，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，專業(yè)性的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的重要依據(jù)之一［1］。林業(yè)科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業(yè)特點(diǎn)。以咸寧林科院為例，在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時(shí)，歸檔材料就含有調(diào)查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)；如潛山森林公園規(guī)劃建設(shè)工程項(xiàng)目就包括建筑施工圖、工程預(yù)算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個(gè)方面、多個(gè)專業(yè)的內(nèi)容。

1．2成套性

林業(yè)科技項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、調(diào)查研究、規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程施工、竣工驗(yàn)收整個(gè)過程中都體現(xiàn)了成套性的特點(diǎn)，即圍繞著一個(gè)獨(dú)立的科研項(xiàng)目或課題形成，每一項(xiàng)都是相互關(guān)聯(lián)，密切聯(lián)系，記錄了完整的科研項(xiàng)目活動。

1．3階段性

由于有的林業(yè)科研項(xiàng)目周期長，可以根據(jù)項(xiàng)目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段進(jìn)行歸檔，每完成一個(gè)階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補(bǔ)充到該科研項(xiàng)目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學(xué)、有序。

1．4保密性

林業(yè)科技檔案是廣大林業(yè)科技人員在科學(xué)試驗(yàn)、生產(chǎn)實(shí)踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業(yè)建設(shè)真實(shí)記錄，在某些方面具有專屬性和獨(dú)創(chuàng)性，屬于國家和單位的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)范疇，必須得到尊重和保護(hù)，要加強(qiáng)對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業(yè)科技檔案的內(nèi)容，適當(dāng)調(diào)整保密范圍和密級，確保林業(yè)科技檔案與科技資源的安全。

2林業(yè)科技檔案管理存在的問題

2．1檔案管理模式傳統(tǒng)

林業(yè)科技檔案是林業(yè)生產(chǎn)活動的記錄和憑證，又是林業(yè)生產(chǎn)活動必要的參考和依據(jù)，在林業(yè)生產(chǎn)活動中具有重要作用［2］，但長期以來，由于受傳統(tǒng)模式的影響，林業(yè)科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多林業(yè)科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計(jì)算機(jī)，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴(yán)重影響科技檔案管理水平。

2．2科技人員存檔意識淡薄

部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄，只重視科學(xué)實(shí)踐活動和科技成果論文的發(fā)表，輕視檔案資料的收集，沒有認(rèn)識到林業(yè)科技檔案是林業(yè)科技項(xiàng)目建設(shè)工作中的重要組成部分，是項(xiàng)目驗(yàn)收的重要依據(jù)，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。

2．3管理人員專業(yè)水平不強(qiáng)

檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業(yè)科技單位，檔案管理工作人員身兼數(shù)職，沒有時(shí)間、沒有精力去學(xué)習(xí)更多專業(yè)知識或進(jìn)行專門培訓(xùn)以此提升自己的專業(yè)技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項(xiàng)目具體過程中，對科研項(xiàng)目本身缺乏基本了解和認(rèn)知，僅憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分類，導(dǎo)致歸檔不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了林業(yè)科技檔案收集質(zhì)量。

2．4檔案管理規(guī)范化程度不高

有的林業(yè)科研單位對林業(yè)科技檔案管理認(rèn)識不足，對科技檔案資源運(yùn)用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設(shè)投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。

2．5檔案管理體系不完善

盡管很多林業(yè)單位設(shè)立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業(yè)科技檔案統(tǒng)一管理方面，由于我國還沒有建立統(tǒng)一的林業(yè)檔案規(guī)章制度，各類林業(yè)資料往往沒有統(tǒng)一由林業(yè)科技檔案管理部門或管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，造成林業(yè)科技檔案不健全、不完全、不集中問題。

3林業(yè)科技檔案管理的基本規(guī)范

3．1明確歸檔范圍

林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，必須保證林業(yè)科技檔案整理的規(guī)范化程度，切實(shí)遵循林業(yè)科技檔案以課題成套進(jìn)行歸檔的特點(diǎn)。一般按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報(bào)告、技術(shù)考察及調(diào)研報(bào)告、課題論證報(bào)告、科研課題研究計(jì)劃和協(xié)議書、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗(yàn)分析報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告，專利申請的有關(guān)文件；設(shè)計(jì)文件、圖紙、重要的往來技術(shù)文件、課題鑒定申請書、工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵(lì)、申報(bào)材料及審批材料、獲獎證書、推廣應(yīng)用經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的證明；推廣應(yīng)用方案，技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同，協(xié)議書，成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)，成果宣傳報(bào)道等等。

3．2確定歸檔時(shí)間

歸檔時(shí)間的確定直接影響到歸檔文件的質(zhì)量，決定著歸檔工作能否正常進(jìn)行。歸檔時(shí)間應(yīng)根據(jù)林業(yè)科技活動的規(guī)律和科技文件的形成特點(diǎn)來確定。對于周期較長的林業(yè)科研項(xiàng)目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段進(jìn)行歸檔，每完成一個(gè)階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補(bǔ)充到該科研項(xiàng)目檔案中去。對于活動周期不太長的林業(yè)科研項(xiàng)目，可在該項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行歸檔。此外，有的林業(yè)科研項(xiàng)目不僅周期長，而且由若干子項(xiàng)目、子課題組成，這些子項(xiàng)目、子課題一般相對獨(dú)立，可在每個(gè)子項(xiàng)結(jié)束后對該子項(xiàng)進(jìn)行歸檔。為便于記憶簡易分為：按階段歸檔；在一項(xiàng)科技活動結(jié)束后歸檔；按子項(xiàng)歸檔；按年度歸檔；隨時(shí)歸檔。

3．3劃定保管期限

林業(yè)科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的應(yīng)該永久保存；凡是在一定時(shí)期內(nèi)，具有利用價(jià)值的可以定期30年保存；凡是在較短時(shí)期內(nèi)，具有利用價(jià)值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長。

3．4注重日常管理

在林業(yè)科技檔案中新技術(shù)、新品種、知識產(chǎn)權(quán)和種質(zhì)資源都具有非常高的經(jīng)濟(jì)和社會價(jià)值，作為存儲這些信息的載體—林業(yè)科技檔案的管理就顯得尤為關(guān)鍵。因此，在日常管理中要嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法及其《實(shí)施辦法》等法律規(guī)章，建立健全檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、移交和檔案人員崗位責(zé)任制等等，以嚴(yán)格的制度管人管事。

4強(qiáng)化林業(yè)科技檔案管理的對策措施

4．1強(qiáng)化認(rèn)識

作為林業(yè)工作部門要充分認(rèn)識到林業(yè)科技檔案管理工作是林業(yè)工作的重要組成部分，是推動林業(yè)科技進(jìn)步的必要資源；是發(fā)展林業(yè)經(jīng)濟(jì)、創(chuàng)造林業(yè)效益的基礎(chǔ)工作。特別是基層科研單位領(lǐng)導(dǎo)，要重視檔案管理工作，將所需經(jīng)費(fèi)列入單位年度財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算，加大資金投入，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的硬件設(shè)施設(shè)備，建立利于檔案內(nèi)網(wǎng)在線查詢的信息化管理系統(tǒng)。另外，林業(yè)科技檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，檔案管理人員要強(qiáng)化認(rèn)識，與時(shí)俱進(jìn)，除了學(xué)習(xí)檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識外，還需要補(bǔ)充林業(yè)科技專業(yè)知識，不斷提高綜合管理水平。同時(shí)，有關(guān)單位應(yīng)及時(shí)組織檔案管理人員參加林業(yè)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，抓好專業(yè)技術(shù)教育。只有這樣，林業(yè)科技檔案管理才會科學(xué)、規(guī)范、有序，檔案信息化管理水平才會得到有效提高，檔案開發(fā)利用才會便捷有效。

4．2完善制度

林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用，離不開檔案管理制度的保障，相關(guān)林業(yè)科技單位應(yīng)以國家有關(guān)檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合本單位實(shí)際，按照林業(yè)科技檔案管理規(guī)范和社會發(fā)展需要，建立健全相關(guān)制度，從根本上提高林業(yè)科技檔案管理正規(guī)化建設(shè)水平。

4．3加強(qiáng)應(yīng)用

林業(yè)科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發(fā)利用其信息資源的潛在價(jià)值，服務(wù)于現(xiàn)代林業(yè)建設(shè)與林業(yè)科技發(fā)展，服務(wù)于國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。林業(yè)科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學(xué)化程度、提高工作效率。林業(yè)科研人員要主動挖掘本地區(qū)林業(yè)科技發(fā)展特點(diǎn)，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務(wù)范圍、深入開展送科技下鄉(xiāng)活動，將實(shí)用的致富信息送到林農(nóng)手中，為林業(yè)生產(chǎn)提供可靠依據(jù)。檔案管理人員要根據(jù)科學(xué)研究的實(shí)際，圍繞特定課題及時(shí)地、連續(xù)地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻(xiàn)資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務(wù)，使研究者及時(shí)獲得攻克難關(guān)的資料，避免重復(fù)勞動，充分發(fā)揮好服務(wù)保障作用，使課題研究人員不斷充實(shí)、修正、完善自己的研究內(nèi)容和方法。

4．4實(shí)現(xiàn)信息化管理

檔案信息化建設(shè)是目前林業(yè)科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設(shè)作為信息化建設(shè)的重要組成部分進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)與單位信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理工作人員要緊跟社會發(fā)展潮流，從收集完整齊全、真實(shí)可靠的檔案信息著手，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用到林業(yè)科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)實(shí)施一體化管理。

4．5建設(shè)相對穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍

林業(yè)科技檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，檔案管理人員的頻繁調(diào)動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益考慮，必須抓緊抓實(shí)做好檔案管理人員的穩(wěn)定工作，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，充分調(diào)動從事檔案工作的積極性、創(chuàng)造性。同時(shí)要根據(jù)林業(yè)科技工作的特點(diǎn)和需求，不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一批有專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，安排相對固定的人員管理林業(yè)科技檔案，以保證檔案管理工作的延續(xù)性，從而促進(jìn)林業(yè)科技檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

4．6完善檔案管理體系

第2篇：檔案管理特點(diǎn)范文

關(guān)鍵詞:高校財(cái)務(wù)檔案 特點(diǎn) 改進(jìn)措施

中圖分類號:G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2010)03-118-01

近年來,隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,辦學(xué)層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發(fā)展。當(dāng)前,加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè),提高綜合管理水平成了高校健康、持續(xù)發(fā)展主要內(nèi)容,其中,加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理是一個(gè)重要的方面。本文介紹了高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn),當(dāng)前管理中存在的問題,探討改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的幾個(gè)措施。

一、高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

1.高校的財(cái)務(wù)檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個(gè)重要方面。

2.財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門歸集,一般是先在財(cái)務(wù)部門保存1~2年以后,才移交到學(xué)校綜合檔案室。這就涉及到財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時(shí)間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時(shí)間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。

3.在高校財(cái)務(wù)實(shí)務(wù)中,財(cái)務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容:一方面是會計(jì)核算的專業(yè)材料,比如會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、工資津貼發(fā)放表、銀行存款對賬單及其余額調(diào)節(jié)表,以及會計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財(cái)務(wù)收入票據(jù)類,比如行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)(學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù))、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù),以及校內(nèi)收據(jù)等。這兩方面的財(cái)務(wù)檔案構(gòu)成了高校財(cái)務(wù)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的收入和支出情況,完整地反映高校財(cái)務(wù)狀況。

4.隨著高校財(cái)務(wù)會計(jì)電算化的普及,會計(jì)檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式,歷年的會計(jì)數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。

二、高校財(cái)務(wù)檔案管理的當(dāng)前狀況

1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財(cái)務(wù)檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄,連接當(dāng)前業(yè)務(wù),并作為未來財(cái)務(wù)預(yù)算的重要依據(jù),是財(cái)務(wù)管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是,作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員,在意識上普遍地對財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不足、重視不夠,在高校財(cái)務(wù)工作人員少、工作繁雜的情況下,對財(cái)務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。

2.財(cái)務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)?！稌?jì)法》規(guī)定,出納人員不得兼任會計(jì)檔案管理。目前,高校財(cái)務(wù)部門普遍沒有安排專職人員管理財(cái)務(wù)檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個(gè)財(cái)務(wù)人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時(shí)其他相關(guān)的財(cái)務(wù)人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制的實(shí)施,防止經(jīng)濟(jì)犯罪都有不利的影響。

3.財(cái)務(wù)檔案沒有專門的庫房。高校財(cái)務(wù)檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財(cái)務(wù)辦公室,有的財(cái)務(wù)資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財(cái)務(wù)人員隨意查閱。有的財(cái)務(wù)部門因辦公條件有限,存放財(cái)務(wù)檔案的地方其他人員也可以隨意進(jìn)出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠(yuǎn),缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性。

三、改進(jìn)高校財(cái)務(wù)檔案管理的措施

1.增強(qiáng)管理意識,加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理。高校檔案管理是提高內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標(biāo)志之一。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高認(rèn)識,把檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,高度重視財(cái)務(wù)檔案工作,明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),根據(jù)高校規(guī)模明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)有關(guān)文書工作,處理文件的收發(fā)、整理、歸檔,并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。

2.建立和完善檔案管理制度。當(dāng)前,高校財(cái)務(wù)部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn),財(cái)務(wù)部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理制度,比如:綜合性的規(guī)章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛(wèi)制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責(zé)任制等,從根本上加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的管理環(huán)境和制度建設(shè),以保障財(cái)務(wù)檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。

3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的庫房建設(shè)。財(cái)務(wù)部門是高校的一個(gè)行政服務(wù)窗口,財(cái)務(wù)辦公室可以說是一個(gè)公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應(yīng)該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴(yán)密的措施。因此,加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案庫房建設(shè)是高校硬件建設(shè)的一個(gè)重要方面。

4.加強(qiáng)專職人員的配備。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大,各種科研經(jīng)費(fèi)的增多,會計(jì)核算和崗位設(shè)置的規(guī)范,會計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的普遍應(yīng)用,相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案資料數(shù)量日益龐大,由會計(jì)人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設(shè)的發(fā)展要求。應(yīng)該安排專職人員進(jìn)行管理,負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常管理,會計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的日常維護(hù),以及財(cái)務(wù)部門的日常查賬工作,確保財(cái)務(wù)檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規(guī)范性。

5.加強(qiáng)會計(jì)電子檔案的管理。會計(jì)電算化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)日常要進(jìn)行備份保存,財(cái)務(wù)系統(tǒng)要進(jìn)行日常維護(hù)和及時(shí)升級,年終形成會計(jì)電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上。根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙備份,備份時(shí)注明形成檔案的時(shí)間和操作人員的姓名,并貼上寫保護(hù)封簽,存放在兩個(gè)不同的地方,防止意外事故發(fā)生引起整個(gè)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的毀滅與不可恢復(fù)性。同時(shí),保存電子檔案的位置要遠(yuǎn)離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計(jì)檔案丟失,造成無法挽回的損失。

6.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。財(cái)務(wù)工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全保密性,要求財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)高,業(yè)務(wù)能力強(qiáng),并且保持人員的相對穩(wěn)定。一方面,要求淡泊名利并充分認(rèn)識財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性,具有腳踏實(shí)地、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng);另一方面,不僅要熟悉財(cái)務(wù)部門的職責(zé),會計(jì)檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時(shí)事政策、財(cái)政稅務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的電腦操作等。所以,提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),要進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在提高理論知識的同時(shí),注重實(shí)際工作能力的培養(yǎng),多提供學(xué)習(xí)先進(jìn)的機(jī)會,多提供創(chuàng)新實(shí)踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。

總之,財(cái)務(wù)檔案管理是加強(qiáng)高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個(gè)方面,在高校的教學(xué)評估中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以,根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn),改進(jìn)管理現(xiàn)狀,才能從根本上保證財(cái)務(wù)檔案的安全和完整。

參考文獻(xiàn):

1.財(cái)政部,國家檔案局.會計(jì)檔案管理辦法[Z],1998

2.李建周.如何加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理[J].科技信息,2009(1)

第3篇：檔案管理特點(diǎn)范文

關(guān)鍵詞 新時(shí)期 土地檔案 檔案管理

隨著新時(shí)期社會主義市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，土地管理正日益成為一種重要的國家宏觀調(diào)控手段，而土地檔案管理正是土地管理中的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。土地管理檔案是土地管理機(jī)關(guān)日?；顒雍凸ぷ鞒晒恼鎸?shí)記載，也是保證全面科學(xué)高效利用土地資源的重要資本，下面著重闡述新時(shí)期土地檔案及其管理工作的特點(diǎn)和關(guān)鍵之處。

1 新時(shí)期土地檔案管理工作特點(diǎn)

首先，新時(shí)期土地檔案信息與其他類別檔案相比數(shù)量更大，種類更多。從國家到省、市、縣，再到鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層的各級土地檔案管理部門在土地管理工作中時(shí)時(shí)刻刻都產(chǎn)生大量的土地管理資料，尤其是地籍管理工作，因?yàn)榈丶芾砉ぷ髦械耐恋乩矛F(xiàn)狀調(diào)查、城鎮(zhèn)地籍調(diào)查、登記發(fā)證等等環(huán)節(jié)涉及面廣、信息量大，關(guān)系到所有城鎮(zhèn)、農(nóng)村的千家萬戶，這所有的檔案資料常常一個(gè)縣就多達(dá)幾千卷甚至上萬卷，且其載體的種類繁多，基本有文字、圖表、影像等等。

再者，土地檔案的時(shí)間跨度范圍廣且內(nèi)容變更頻率高。土地管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其中相當(dāng)一部分土地工作的工作周期時(shí)間比較長，這就使得記載這一系列工作活動的檔案的時(shí)間跨度變得很大。此外由于受自然和人為因素的影響，土地的數(shù)量、用途、所屬等性征也經(jīng)常變化，而檔案的編輯也必須全程動態(tài)跟蹤管理，這就使其變更頻率高。

最后，土地檔案的效益明顯且其利用價(jià)值高。土地檔案提供關(guān)于土地資源的各種資料，包括土地需求預(yù)測、土地現(xiàn)狀分析等等，這些信息都是政府部分用來及時(shí)調(diào)整土地政策的直接和根本依據(jù)。此外這些檔案資料還可以輔助政府部門協(xié)調(diào)各用地部門之間的關(guān)系，進(jìn)而制定各種用地和配置方案，知道實(shí)現(xiàn)科學(xué)用地，合理用地，為國民經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造最好的環(huán)境。

2 新時(shí)期土地檔案管理工作對策

土地檔案的重要作用不可否認(rèn)，那么對于土地檔案的管理工作自然也非常重要，只有不斷的學(xué)習(xí)掌握新的有效的土地管理方法，才能適應(yīng)新時(shí)期快速發(fā)展的社會主義市場經(jīng)濟(jì)的需要，進(jìn)而更好的服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)社會、服務(wù)人民。

首先，隨著時(shí)代的變遷和社會的發(fā)展，我們要轉(zhuǎn)變觀點(diǎn)，重視規(guī)范的管理制度和各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)踐表明，在土地資源的管理工作中，土地檔案管理工作屬于一項(xiàng)幕后工作，因此容易引起一些部門甚至一些領(lǐng)導(dǎo)職員的輕視，最起碼是不重視，進(jìn)而不愿意在檔案管理工作上多投資。但是實(shí)際上土地檔案具有相當(dāng)大的價(jià)值，其價(jià)值無法用金錢來進(jìn)行衡量，我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，充分意識到土地檔案管理工作是整個(gè)社會土地事業(yè)工作中的重要組成部分，要充分意識到土地檔案的重要價(jià)值所在。我們應(yīng)該加大土地檔案管理工作上的投資力度，為新時(shí)期實(shí)現(xiàn)對土地檔案進(jìn)行信息化管理創(chuàng)造必備的基本的軟硬件設(shè)施和條件，提高這方面工作的水平、層次和效率。這里還有一點(diǎn)我們要轉(zhuǎn)變并逐漸要重視的是在對土地檔案實(shí)施信息化管理時(shí)我們需要建立統(tǒng)一的規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣有利于管理制度更加有序和高效，但是到目前為止我們在這方面工作上做的還很少。

其次，在土地檔案管理工作中，我們需要重視提高土地檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。這里最有效也是最直接的方法就是培養(yǎng)專業(yè)的土地檔案管理人才，只有提高了直接從事土地檔案管理事業(yè)的工作人員的水平層次，土地管理工作的層次才能得到大幅度的提高。若沒有高素質(zhì)的專業(yè)土地檔案管理人才，先進(jìn)的土地檔案管理理念和土地檔案管理技術(shù)就無法運(yùn)行，那么優(yōu)質(zhì)的土地檔案管理服務(wù)就無法提高，也就沒有辦法保證土地檔案管理的質(zhì)量。因此要充分的調(diào)動起土地檔案管理工作人員的積極性，培養(yǎng)出一大批專業(yè)的土地檔案管理人才，為良好的土地檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，更好的輔助國家土地事業(yè)的發(fā)展。

為了更好的滿足新時(shí)期的各項(xiàng)要求，我們在土地檔案管理工作的手段上要大力推廣使用土地檔案的信息化管理并且大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)在土地檔案管理工作中的運(yùn)用。21世紀(jì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都追求高效，信息化便是追求高效的有效方法之一，所以作為土地工作重要組成部分的土地檔案管理工作自然要實(shí)現(xiàn)信息化。具體的是當(dāng)前要將土地檔案與土地信息系統(tǒng)結(jié)合起來，把各種土地檔案已數(shù)據(jù)庫的形式分門別類的納入到信息系統(tǒng)中，這其中包括地籍信息，用地信息，監(jiān)察信息等等，實(shí)現(xiàn)土地檔案的各種載體如文本、影像、圖表的統(tǒng)一管理，這樣可以從根本上解決土地檔案服務(wù)的實(shí)效問題。除了大大提高土地檔案管理工作的效率外，實(shí)現(xiàn)土地檔案管理的信息化管理還可以從根本上杜絕工作人員在土地檔案管理工作過程中隨意涂改、修改等行為的發(fā)生，并且還可以盡可能大的延長檔案材料的保存期限。

最后，在土地檔案管理工作中，我們要穩(wěn)定土地檔案員隊(duì)伍，加大土地檔案管理工作的宣傳力度，同時(shí)進(jìn)一步規(guī)范檔案的交接工作。土地檔案對于整個(gè)社會的土地工作具有非常重要的作用，且各個(gè)地方，各級政府重點(diǎn)負(fù)責(zé)的土地工作有所不同，為了盡可能保證土地檔案管理工作的有序穩(wěn)定進(jìn)行，穩(wěn)定的檔案員隊(duì)伍是必要的保證，這就要求我們做到盡可能穩(wěn)定檔案員隊(duì)伍人員和結(jié)構(gòu)。

再者，如上述中所提到的土地檔案管理工作容易受到忽視，所以我們要加大土地檔案管理工作的宣傳，尤其要加大對土地檔案的利用價(jià)值的宣傳，宣傳通過土地檔案可以解決糾紛，排除險(xiǎn)情，解決房屋修建等實(shí)力，介紹土地檔案的重要以及土地檔案管理工作的必要性。另外，在土地檔案管理中盡量穩(wěn)定檔案員隊(duì)伍的同時(shí)，我們還要做好檔案交接的規(guī)范，各級土地檔案管理部門負(fù)責(zé)人在檔案人員調(diào)動或離職時(shí)要在各方面把好關(guān)，先辦理工作交接手續(xù)，再辦理調(diào)動手續(xù)，切實(shí)把檔案交接工作列入土地檔案管理工作的單位工作制度中，列入土地檔案管理有關(guān)工作人員的崗位職責(zé)中。

只有通過對新時(shí)期土地檔案信息各種理論特點(diǎn)的充分全面的把握，透徹理解土地檔案的重要性和關(guān)鍵之處，并與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)實(shí)際情況積極尋求高效、先進(jìn)的管理辦法和管理理念，才能夠切實(shí)做好土地檔案管理工作。只有切實(shí)做好土地檔案管理工作，才能夠保證社會主義國土事業(yè)的穩(wěn)定順利開展，保證各級政府部門工作的順利進(jìn)行，保證社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李慧玲.GIS技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].軟件導(dǎo)刊，2011，10：13-14

第4篇：檔案管理特點(diǎn)范文

一、分析檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)

首先，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化使檔案的載體呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)的普及加速了現(xiàn)代檔案管理工作辦公自動化的發(fā)展，使得檔案的形式載體除了文字外，還有集合了圖像、影像、聲音、文字于一體的多媒體信息。在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的形勢下，電子計(jì)算機(jī)等技術(shù)是完成現(xiàn)代檔案內(nèi)容信息管理的重要媒介。其次，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化使檔案的收集工作呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)。檔案的收集工作在檔案館中具有重要的意義，決定著檔案館藏是否具有價(jià)值，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)用為檔案的收集工作開創(chuàng)了新的方式方法，檔案管理工作人員可以運(yùn)動多媒體、網(wǎng)絡(luò)，快速地收集電子檔案，提高檔案收集工作的效率，最大限度豐富檔案館館藏。再次，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化還能加快檔案服務(wù)工作的網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理部門可創(chuàng)建主題檢索系統(tǒng)，以供需要進(jìn)行查詢的人們通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)瀏覽，足不出戶就能夠查閱到所需要的檔案信息，而不需要親自來到檔案館查詢，節(jié)省了人們的時(shí)間，有效提高其利用的效率。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的途徑

（一）更新觀念

實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，首先檔案管理工作人員需要更新觀念，關(guān)注現(xiàn)今社會的形勢及其迸發(fā)出來的新問題，將檔案管理工作與社會活動緊密地結(jié)合起來，構(gòu)建開放型檔案工作。不斷學(xué)習(xí)并加強(qiáng)自身的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、科技化意識，努力學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)管理知識，加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)度及效率。同時(shí)不斷強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，提升自身現(xiàn)代信息技術(shù)，管理技術(shù)的熟練度，努力使自己成為既精通檔案管理業(yè)務(wù)知識，又熟悉計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。其次，檔案管理工作人員還需改變以往的被動、消極性檔案管理服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)思想，與時(shí)俱進(jìn)，主動去思考、聯(lián)系、實(shí)踐。樹立現(xiàn)代的服務(wù)理念，突破傳統(tǒng)服務(wù)思想，開啟新的思路。勇于接受檔案管理新思想、新方法、新技術(shù)，擴(kuò)大檔案服務(wù)的范圍，可通過了解用戶需求的方法，確定檔案服務(wù)的方向，以解決用戶的現(xiàn)實(shí)需求為己任。通過研究近年來現(xiàn)行文件利用情況，并將其分類規(guī)整，總結(jié)出其規(guī)律性，采取多樣化的途徑，為用戶提供檔案服務(wù)。

（二）抓好信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)，包括數(shù)字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲、保管、保護(hù)，檢索、傳遞、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀等全過程，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫能有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的儲存、分類、檢索、查詢和使用，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，在很大程度上提高信息利用率。信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要加強(qiáng)對檔案網(wǎng)站的建設(shè)，確保網(wǎng)站系統(tǒng)存儲的檔案信息資料內(nèi)容豐富，否則難以滿足利用者的各種利用要求，并注意要及時(shí)更新網(wǎng)站，補(bǔ)充信息內(nèi)容。還有在設(shè)計(jì)網(wǎng)頁界面時(shí)要從利用者的角度出發(fā)，做到字體清晰、一目了然。進(jìn)一步深化檔案檢索工作，為利用者提供高效的信息服務(wù)。實(shí)現(xiàn)文檔一體化，將檔案管理與文件管理整合到一個(gè)管理系統(tǒng)之中，進(jìn)行文件生命周期的全過程的統(tǒng)一控制和管理，文檔一體化使文件與檔案之間不再界限分明，同時(shí)由于文檔一體化能清晰記錄并反映電子文件形成和辦理的全部動態(tài)過程及相關(guān)的背景信息，能確保電子文件的原始性與可靠性得到認(rèn)證。最后，信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)還需及時(shí)進(jìn)行設(shè)備的更新?lián)Q代，計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能是實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的重要條件。

（三）強(qiáng)化對電子文件的收集與歸檔工作

第5篇：檔案管理特點(diǎn)范文

【關(guān)鍵詞】 電算化會計(jì)檔案； 特點(diǎn)； 注意問題

電算化會計(jì)檔案指存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來的書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。會計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)，以及會計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會計(jì)資料。電算化會計(jì)檔案治理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會計(jì)檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

一、電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn)

與傳統(tǒng)的會計(jì)檔案相比，電算化會計(jì)檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

一是電算化會計(jì)檔案比傳統(tǒng)會計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表外，主要是指電算化會計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。

二是電算化會計(jì)檔案較傳統(tǒng)會計(jì)檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存儲在軟盤、光盤等存儲介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存儲介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲有效期等因素的影響很大，如果保存不當(dāng)容易遭到破壞。

三是電算化會計(jì)檔案較傳統(tǒng)會計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。

四是電算化會計(jì)檔案的使用和會計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。

五是電算化會計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時(shí)方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對管理和決策提供較好的支持。

二、電算化會計(jì)檔案包含的內(nèi)容

（一）機(jī)制會計(jì)檔案

包括從會計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

（二）機(jī)讀會計(jì)檔案

包括以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式與計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)和會計(jì)數(shù)據(jù)庫。

（三）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案

包括計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號；會計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

三、對電算化會計(jì)檔案生成的管理控制

（一）機(jī)制會計(jì)檔案生成的管理控制

1.機(jī)制會計(jì)憑證類生成的管理控制。會計(jì)電算化操作員向會計(jì)電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，首先應(yīng)認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時(shí)做到科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無誤。審核記賬員（由復(fù)核人員兼任）應(yīng)在計(jì)算機(jī)屏幕上直接對系統(tǒng)內(nèi)的記賬憑證一張一張進(jìn)行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時(shí)，復(fù)核機(jī)制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機(jī)制記賬憑證除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計(jì)主管（兼任會計(jì)電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會計(jì)檔案保管。

機(jī)制記賬憑證的編號應(yīng)由計(jì)算機(jī)自動順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。編號間斷時(shí)，應(yīng)在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關(guān)人員簽章?，F(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

2.機(jī)制會計(jì)賬簿類生成的管理控制?，F(xiàn)金日記賬每天在計(jì)算機(jī)內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計(jì)主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應(yīng)每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計(jì)主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。

總賬、其他明細(xì)賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計(jì)主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年1月末應(yīng)全部完成此項(xiàng)工作。當(dāng)然，也要根據(jù)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿。

3.機(jī)制財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類生成的管理控制。企業(yè)的會計(jì)報(bào)表和部分財(cái)務(wù)分析結(jié)果由會計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，但要求向有關(guān)各方提供的財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)符合《企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告條例》的規(guī)定。企業(yè)在有必要向有關(guān)各方同時(shí)提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告時(shí)，兩者數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)完全一致。此外，由會計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會計(jì)資料發(fā)生缺損時(shí)，應(yīng)補(bǔ)充打印，并同樣需要有關(guān)會計(jì)人員簽章。

（二）機(jī)讀會計(jì)檔案生成的管理控制

機(jī)讀會計(jì)檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，通過會計(jì)數(shù)據(jù)備份的方式生成。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會計(jì)檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但發(fā)展方向是以方便、可靠而經(jīng)濟(jì)的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)?！稌?jì)電算化工作規(guī)范》已經(jīng)允許在征得同級財(cái)政部門同意后，企業(yè)采用磁性介質(zhì)等存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計(jì)賬簿（總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會計(jì)檔案管理辦法》第12條也規(guī)定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案”。

目前，大多數(shù)會計(jì)電算化軟件主要支持計(jì)算機(jī)硬盤及軟盤備份。備份次數(shù)應(yīng)視企業(yè)會計(jì)業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應(yīng)少于兩次。每次除在本機(jī)硬盤備份外，同時(shí)還應(yīng)制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環(huán)。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結(jié)賬前做第二次備份時(shí)要啟用一套空白軟盤以防備份失敗。

對使用中的會計(jì)電算化軟件進(jìn)行修改、版本升級或計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備更換時(shí)，為保證會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，也應(yīng)事前制作軟盤備份，因?yàn)闀?jì)電算化系統(tǒng)不僅存有當(dāng)期的會計(jì)數(shù)據(jù)，而且存有以前年度的歷史會計(jì)數(shù)據(jù)，硬盤數(shù)據(jù)備份也保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)。系統(tǒng)管理員應(yīng)在現(xiàn)場全程監(jiān)督，事后還應(yīng)核查確認(rèn)會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和完整。升級前的舊版本的會計(jì)電算化軟件系統(tǒng)不應(yīng)刪除，而應(yīng)存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)。

盡管軟盤在會計(jì)數(shù)據(jù)備份中廣為使用，但是并非最佳選擇。《會計(jì)電算化工作規(guī)范》中建議，“大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計(jì)檔案”?，F(xiàn)在很多企業(yè)使用存儲量大、價(jià)格逐步下調(diào)的光盤備份會計(jì)數(shù)據(jù)，而一些大型企業(yè)則有必要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)備份與傳輸系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)異地實(shí)時(shí)備份，以確保會計(jì)數(shù)據(jù)不會丟失。會計(jì)數(shù)據(jù)備份有一個(gè)致命的缺陷：按規(guī)定，會計(jì)資料經(jīng)有關(guān)人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標(biāo)簽上手工簽章根本不能保證會計(jì)電子數(shù)據(jù)不被人為刪改，也就不能保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完善以及使用該備份進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)后會計(jì)信息的正確性。因此，采取加密碼的“數(shù)字簽名”才是有效的解決方法。

四、電算化會計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題

鑒于電算化會計(jì)檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計(jì)檔案的特點(diǎn)，在電算化會計(jì)檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問題：

（一）要特別注意對電算化會計(jì)檔案中軟件文檔的管理

這些軟件文檔是進(jìn)行會計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼，同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。

（二）電算化會計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞

在管理時(shí)應(yīng)注意如下問題：一是在選用保存會計(jì)檔案的存儲介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存儲介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計(jì)檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果；二是對存放在存儲介質(zhì)上的會計(jì)檔案應(yīng)寫好“保護(hù)”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；三是對存放往年會計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)，各種備份軟盤均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時(shí)間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識，以便查找；四是對使用時(shí)間較長的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；五是對硬盤上的會計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會計(jì)電算化操作員應(yīng)及時(shí)制作數(shù)據(jù)備份；六是需要對備份磁盤進(jìn)行操作而又可能危及該磁盤的完整性時(shí)，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

總之，財(cái)務(wù)電算化管理信息系統(tǒng)是企業(yè)基礎(chǔ)性的管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理的重點(diǎn)，是企業(yè)管理信息化的核心，是企業(yè)特別是各級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的焦點(diǎn)。電算化是以會計(jì)檔案管理、經(jīng)營控制、經(jīng)營決策為目的，與計(jì)算機(jī)技術(shù)良好的融合，掌握企業(yè)控制和管理活動所需信息數(shù)據(jù)應(yīng)用流程，充分利用計(jì)算機(jī)快速提供信息能力和會計(jì)信息加工效率，為企業(yè)經(jīng)營控制和管理決策提供滿意的服務(wù)。

第6篇：檔案管理特點(diǎn)范文

關(guān)鍵詞壓力容器；檔案；管理；收集

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

引言：壓力容器是生產(chǎn)和生活中廣泛使用的一種有爆炸危險(xiǎn)的特種承壓設(shè)備，因?yàn)槿萜魇窃谟袎毫Φ臈l件下工作的，工作介質(zhì)大多是屬于易燃、易爆、有毒的，如果有損壞或泄露出來，一旦發(fā)生事故不僅使容器本身受到破壞，還可能誘發(fā)一連串惡性事故。壓力容器檔案是壓力容器設(shè)計(jì)、制造、安裝、檢驗(yàn)、使用等過程中形成的歸檔保存?zhèn)洳榈挠袃r(jià)值的圖紙、圖表、文字材料、照片、錄像、縮微膠片、光盤等科技文件材料。壓力容器檔案是作為科技檔案的一種，既有科技檔案的普遍特征，更具有壓力容器檔案自身的特殊性。本文對壓力容器檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，提出了壓力容器檔案收集的范圍和措施，為壓力容器檔案管理提供了較為具體的管理思路。

一、壓力容器檔案的特點(diǎn)

壓力容器檔案主要形成于石油化工、能源工業(yè)和壓力容器監(jiān)察單位，它記述和反映了壓力容器設(shè)計(jì)、制造、安裝、使用、檢驗(yàn)、修理、改造的全過程，是全部活動過程的直接記錄，具有一般科技檔案的特性。如專業(yè)性強(qiáng)，具體體現(xiàn)在壓力容器檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域和壓力容器檔案的內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的專業(yè)性特點(diǎn)；如現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)，壓力容器檔案歸檔后，不僅具有查考作用，而且繼續(xù)發(fā)揮著其現(xiàn)行效用，與壓力容器相關(guān)的科研生產(chǎn)活動緊密聯(lián)系，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值。同時(shí)，壓力容器檔案作為科技檔案的一種，它的形成過程又有自己的特點(diǎn):

1.規(guī)范性強(qiáng)。中國壓力容器體系有以GB150《鋼制壓力容器》為代表的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和以《壓力容器安全技術(shù)監(jiān)察規(guī)程》為代表的安全監(jiān)察法規(guī)組成。壓力容器設(shè)計(jì)、制造、安裝、使用、檢驗(yàn)、修理和改造的全過程都同時(shí)執(zhí)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全監(jiān)察法規(guī)，二者相輔相成，構(gòu)成中國壓力容器標(biāo)準(zhǔn)的完整體系，確保壓力容器產(chǎn)品的安全。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全監(jiān)察法規(guī)是強(qiáng)制性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)，具有法律效用。壓力容器的設(shè)計(jì)、制造、安裝、使用、檢驗(yàn)、修理、改造單位都要經(jīng)過安全監(jiān)察部門的批準(zhǔn)，遵照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程進(jìn)行。可見，壓力容器檔案的形成過程和內(nèi)容都具有較強(qiáng)的規(guī)范性。

2.連續(xù)性強(qiáng)。為了保證壓力容器的安全運(yùn)行，國家勞動總局《壓力容器安全監(jiān)察規(guī)程》中指出，容器的定期檢驗(yàn)，分為外部檢查，內(nèi)外部檢驗(yàn)和全面檢驗(yàn)。檢驗(yàn)周期應(yīng)根據(jù)容器的技術(shù)狀況和使用條件，由使用單位自行確定，但每年至少進(jìn)行一次外部檢查，每三年至少進(jìn)行一次內(nèi)外部檢驗(yàn)。每六年至少進(jìn)行一次全面檢驗(yàn)。這樣一來, 在壓力容器使用過程中，會不斷的有檢驗(yàn)報(bào)告、檢修方案、檢修資料補(bǔ)充到每臺壓力容器的技術(shù)檔案中去。因此在壓力容器使用過程中, 檔案的形成是具有連續(xù)性的。

3、動態(tài)性強(qiáng)。壓力容器檔案既可以作為基建檔案的組成部分，也可以作為獨(dú)立的設(shè)備檔案存在。不論以何種形式劃分，其內(nèi)容構(gòu)成是動態(tài)發(fā)展的。首先是壓力容器的物質(zhì)形式，設(shè)備安裝前與安裝使用后，其對應(yīng)的檔案不斷增加；其次是壓力容器的價(jià)值形式動態(tài)變化，如購置、維修、更新、折舊等，隨著設(shè)備的價(jià)值形式變化，其檔案資料也相應(yīng)變化。

二、壓力容器檔案的收集

壓力容器檔案的收集主要是基層檔案管理部門，依據(jù)歸檔制度的有關(guān)規(guī)定，接收本單位的具有保存價(jià)值的、經(jīng)過系統(tǒng)整理的壓力容器文件。收集工作主要分為兩個(gè)階段: 第一階段是壓力容器設(shè)計(jì)、施工、安裝竣工檔案的收集, 第二階段是壓力容器投產(chǎn)使用后的檢驗(yàn)、修理、改造、使用過程中資料的收集。

（一）、收集的主要范圍

外購壓力容器的檔案主要包括3個(gè)部分：一是設(shè)備購置文件。包括購置設(shè)備的招投標(biāo)文件、訂購協(xié)議合同等；二是隨機(jī)文件。包括壓力容器圖冊、使用說明書，容器質(zhì)量證明書，配件目錄，安裝技術(shù)條件書或規(guī)程等；三是容器安裝、使用、維修、改造、檢驗(yàn)等過程中形成的文件。如壓力容器安裝技術(shù)交底及審查記錄、安裝過程質(zhì)量控制記錄、容器清掃封閉記錄、防腐隔熱工程檢查記錄、容器耐壓試驗(yàn)及氣密性試驗(yàn)記錄、容器基礎(chǔ)沉降觀測記錄、安全附件檢查記錄、容器安裝后外觀質(zhì)量檢查記錄，容器檢驗(yàn)記錄，容器維修方案及鑒定資料等。

自制壓力容器的檔案除了容器在安裝、使用、維修、改造、檢驗(yàn)等過程中形成的文件外，還應(yīng)包括設(shè)計(jì)、研制、試驗(yàn)、制造過程中形成的資料，主要有設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)條件審查記錄、設(shè)計(jì)評審記錄、圖紙審查記錄、過程計(jì)算書、壓力容器藍(lán)圖及底圖、設(shè)備鑒定書等。

（二）、收集的措施

1、按照歸檔制度和質(zhì)量控制要求接收壓力容器文件歸檔，明確和疏通壓力容器收集渠道，做到定向定內(nèi)容進(jìn)行收集。

2、將壓力容器檔案歸檔要求提在工程開工前、提在工程階段驗(yàn)收時(shí)、提在做竣工檔案前, 注重強(qiáng)調(diào)文件材料的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的統(tǒng)一性。

雖然壓力容器設(shè)計(jì)、施工安裝、檢修單位都是經(jīng)過有關(guān)部門審核批準(zhǔn)的具有一定水平的單位，都有收集竣工檔案的經(jīng)驗(yàn)，但整個(gè)工程實(shí)施是由多個(gè)單位共同完成的。例如北京市液化石油氣公司南郊灌瓶廠改造工程。工程總體設(shè)計(jì)由中國石油天然氣總公司規(guī)劃設(shè)計(jì)院承擔(dān)，改造后的南郊灌瓶廠按生產(chǎn)區(qū)、生產(chǎn)輔助區(qū)、生活辦公區(qū)布置。生產(chǎn)區(qū)設(shè)置400m³球形儲罐三臺。總之全廠共設(shè)建筑單體20個(gè)、構(gòu)筑物6個(gè),總建筑面積8764ln。每個(gè)單位在對文件材料的具體要求和理解上存在著差異, 會給文件材料造成直接的影響, 針對這一情況，對工程檔案要特別強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的統(tǒng)一。在工程開工之前、在階段性工程驗(yàn)收時(shí)、在做竣工檔案之前, 業(yè)主應(yīng)會同基建質(zhì)控人員一起召開施工單位負(fù)責(zé)人、檔案整理人員對接會,對形成檔案的紙張大小、字跡要求、如何分類、組卷、整理等有關(guān)問題都要一一說明, 明確分工, 記錄在案, 將詳細(xì)的、統(tǒng)一的歸檔范圍、歸檔要求, 分發(fā)到每一個(gè)施工單位, 使文件材料的形成者便于遵循和操作。

3、嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)。（1）同土建工程連在一起的壓力容器檔案的收集。石油、冶金、化工等行業(yè)或企業(yè)的各種大型壓力容器的檔案，這些容器往往同該項(xiàng)目的土建工程連在一起，可同相應(yīng)的基建檔案一樣，在基本建設(shè)工程竣工驗(yàn)收階段一并進(jìn)行收集。（2）自制設(shè)備檔案的收集，可以借鑒機(jī)械產(chǎn)品檔案的收集經(jīng)驗(yàn)，抓住設(shè)備鑒定這個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，集中做好有關(guān)科技文件的歸檔收集工作。（3）外購壓力容器的收集，應(yīng)抓住兩個(gè)環(huán)節(jié)：設(shè)備開箱驗(yàn)收，及時(shí)清點(diǎn)和收集隨機(jī)科技文件，可有效防止隨機(jī)文件的散失與損壞；設(shè)備安裝、調(diào)試完畢后，設(shè)備精度檢驗(yàn)記錄、安裝驗(yàn)收記錄、性能檢查與運(yùn)行記錄、安裝竣工圖、移交使用記錄等集中進(jìn)行收集。

4、掌握壓力容器運(yùn)行周期與檢驗(yàn)周期，定期收集壓力容器運(yùn)行后陸續(xù)增加的資料。在容器使用過程中，將陸續(xù)形成一些使用規(guī)范、維修、更新、改造等方面的科技文件。容器定期檢驗(yàn)或維修時(shí)，根據(jù)運(yùn)行周期，抓住定期檢驗(yàn)或維修等環(huán)節(jié)，及時(shí)收集相應(yīng)形成的科技文件，以保證容器檔案的完整與準(zhǔn)確。

三、壓力容器檔案的分類、組卷與排架

壓力容器按不同的要求, 有多種分類。按照壓力容器的設(shè)計(jì)壓力可以分為低壓、中壓、高壓和超高壓四個(gè)壓力等級, 也可以按壓力容器在生產(chǎn)工藝過程中的作用原理分為反應(yīng)壓力容器、換熱壓力容器、分離壓力容器、儲存壓力容器。無論以什么方法分類, 都要考慮本單位生產(chǎn)、管理活動的特點(diǎn), 遵循自然形成規(guī)律, 從客觀實(shí)際出發(fā), 既要按其內(nèi)容、性質(zhì)、特點(diǎn)和相互之間的聯(lián)系分門別類, 使其形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的、不同等級的分類標(biāo)準(zhǔn), 也要保證其相對穩(wěn)定, 又要有發(fā)展的空間,同一單位內(nèi)部分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)一致。

壓力容器檔案組卷主要是階段組卷法, 每一臺壓力容器按照設(shè)計(jì)、制造、施工安裝、使用中檢驗(yàn)、檢修等工作階段, 分別組成保管單位。

組卷后的壓力容器一般按照流水排架法，即完全按照壓力容器接收歸檔的先后順序（登記號）排列案卷的方法。流水排架法的優(yōu)點(diǎn)是上架后不需預(yù)留位置，能較充分的利用柜架設(shè)施。另外，壓力容器的底圖一般干燥易脆易折，因此嚴(yán)禁折疊，應(yīng)當(dāng)平放或者卷放，應(yīng)保證不撕、不折、不受擠壓，盡量減少磨損的條件下保管。藍(lán)圖采取折疊組卷保存的方法，以“手風(fēng)琴”式，折疊成A4圖紙幅面大小，折疊時(shí)右下角的標(biāo)題欄應(yīng)露出以便于查閱，如需要裝訂，左邊應(yīng)空出裝訂線。

結(jié)束語

壓力容器檔案的管理對其安全管理意義非常重大，它可對每臺壓力容器的設(shè)計(jì)單位、制造單位、使用單位、投產(chǎn)年、月、名稱、類別、竣工圖、外觀和內(nèi)部照片、歷次檢修方案、安全評定分析、原始檢測數(shù)據(jù)和歷次檢修檢測數(shù)據(jù)、排版圖、附件閥門、管線儀表、噴淋的安裝更換時(shí)間和單位、所屬案卷的檔案號進(jìn)行查詢，它還可以自動統(tǒng)計(jì)到期應(yīng)檢驗(yàn)的壓力容器的編號、數(shù)量、所在單位，這對保證壓力容器的安全運(yùn)行、保障社會安定有著非?，F(xiàn)實(shí)的意義。

參考文獻(xiàn)

1.王傳宇，張斌.《科技檔案管理學(xué)》.中國人民大學(xué)出版社.2009

第7篇：檔案管理特點(diǎn)范文

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；電子檔案；面臨問題；管理 ；措施

隨著我國信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)越來越廣泛地被應(yīng)用于人類社會活動的方方面面，使得無紙化辦公成為現(xiàn)實(shí)，電子文件被廣泛地認(rèn)識和應(yīng)用，并產(chǎn)生了大量電子檔案，這就給檔案管理工作提出了一個(gè)新的課題。檔案管理如何適應(yīng)信息化時(shí)代的步伐，做到與時(shí)俱進(jìn)不斷創(chuàng)新發(fā)展，已成為當(dāng)前檔案工作者需要不斷加以關(guān)注和研究解決的新問題。只有對此有深刻的認(rèn)識并對做好電子檔案管理工作進(jìn)行分析、探討，才能真正做好電子檔案的管理工作

一、電子檔案的特點(diǎn)

（一）方式多樣化 操作方便，簡單易行

傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作人員非常辛苦且工作效率又低，因?yàn)槭軅鹘y(tǒng)歸檔方法的限制，存檔過程既麻煩又不便于整理，存儲起來占有大量的儲存空間。查閱檢索難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計(jì)算機(jī)方便快捷的方法，及時(shí)將有保存價(jià)值的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載體上記錄下來，轉(zhuǎn)化為電子檔案操作上，保存電子文件既方便又省時(shí)省力。

（二）存儲容量大，節(jié)省庫房存儲空間。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫房和裝具來進(jìn)行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案裝具和庫房空間，降低保管成本。

（三）檢索快捷，提高檔案利用率。

利用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復(fù)制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)中，儲存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫是檔案部門與辦公業(yè)務(wù)部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查找并選擇檔案信息，并可方便地復(fù)制，存儲也方便快捷。

二、電子檔案的優(yōu)越性

基于電子檔案的特點(diǎn)，電子檔案具有以下幾方面的獨(dú)特優(yōu)越性 ：

（一）減輕檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，提高工作效率。

在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效。 也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（二）電子檔案的微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。

傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔。可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。

（三）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，過去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。盡管查閱者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。顯然，這是不能較好地保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而在提高利用效率的同時(shí)也保證了文件的保密性。

（四）電子檔案的微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。

檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。然而傳統(tǒng)的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，顯然立卷人對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強(qiáng)的主觀性，立卷標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的利用價(jià)值。

三、電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開工作。

（一）規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失

電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

（二）加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識

電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊仨毺岣唠娮游募闹谱髡吆凸芾砣藛T的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。 、

（三）建立“雙套制”模式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對重要信息的完整保存。

（四） 應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理。

首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

（五）要推動檔案信息化建設(shè)，把收集的檔案數(shù)字化。

第8篇：檔案管理特點(diǎn)范文

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；電子檔案；管理

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展信息時(shí)代的到來，現(xiàn)代通訊技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已滲透到各個(gè)領(lǐng)域，建設(shè)工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢。在實(shí)際工作中，運(yùn)用現(xiàn)代電子技術(shù)能大大提高人們的工作效率和工作質(zhì)量，促使檔案管理的根本性變革，因此，實(shí)際工作中建設(shè)工程電子文件是建設(shè)工程電子檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，充分認(rèn)識工程電子文件的特點(diǎn)對于我們做好建設(shè)工程電子文件管理工作，維護(hù)工程電子檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，都是十分必要的。

1建設(shè)工程電子檔案的特點(diǎn)

建設(shè)工程電子文件是指在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。建設(shè)工程電子檔案是指按照規(guī)程編制、經(jīng)過驗(yàn)收合格并歸檔的電子文件的集合。建設(shè)工程電子檔案是檔案的一種，具有檔案的一般特性，即原始記錄性。同時(shí)，又具有不同于其他檔案的特性，即專業(yè)性、成套性等，根據(jù)房屋建筑工程電子檔案的特點(diǎn)，歸納起來有“七性”。

1.1專業(yè)性

任何一項(xiàng)科技生產(chǎn)活動都是在一定的專業(yè)范圍內(nèi)進(jìn)行的，建設(shè)工程檔案涉及的專業(yè)技術(shù)活動包括了工程勘察、設(shè)計(jì)、施工等專業(yè)，涉及到工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘探、測繪、水文、土建施工、設(shè)備及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工、設(shè)備管理等。房屋建筑工程竣工電子檔案也涉及多個(gè)專業(yè)，包括地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑設(shè)備安裝等專業(yè)。每個(gè)專業(yè)及其施工、竣工過程中形成的電子文件是特定專業(yè)技術(shù)活動的成果，具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。由于CAD設(shè)計(jì)軟件在各專業(yè)的使用中不統(tǒng)一，因此，電子文件在歸檔時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮各專業(yè)的特點(diǎn)。

1.2成套性

建設(shè)工程檔案形成于整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，貫穿從設(shè)計(jì)、施工到竣工的所有專業(yè)技術(shù)活動，反映了建設(shè)項(xiàng)目從調(diào)研、可行性評估、審批、計(jì)劃、勘測、施工、竣工等專業(yè)的內(nèi)容，其檔案記載反映了建設(shè)項(xiàng)目活動的全部過程和成果。房屋建筑工程電子檔案是按照獨(dú)立工程項(xiàng)目組成的一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的電子檔案，它包括建設(shè)項(xiàng)目各專業(yè)在施工、竣工過程中形成的圖紙、表格、文件材料等。

1.3階段性

以工程建設(shè)項(xiàng)目為單位進(jìn)行施工，有一定的基本程序，分為施工組織設(shè)計(jì)、變更設(shè)計(jì)、工程施工、工程試驗(yàn)、竣工驗(yàn)收等階段。每一階段都形成大量的電子文件，它們之間既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的階段區(qū)分。階段性的特點(diǎn)要求歸檔時(shí)必須與紙質(zhì)檔案一樣進(jìn)行整理分類。

1.4動態(tài)性

工程從開工、建設(shè)、驗(yàn)收，一直處于動態(tài)之中。在施工過程中經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)，需要對施工設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，以適應(yīng)施工要求。這種修改的動態(tài)性要求紙質(zhì)文件與電子文件的修改同時(shí)進(jìn)行，做到圖物相符，才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性。

1.5依賴性

建設(shè)項(xiàng)目電子文件與其他電子文件一樣是計(jì)算機(jī)生成和讀取且用數(shù)字代碼記錄信息的，其歸檔和形成的電子檔案也同樣依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件，由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”，將無法對電子文件進(jìn)行傳遞和管理。

1.6分離性

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性使得對信息的修改十分容易，而且修改之后不顯示任何改動過的痕跡。同紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的顯著特點(diǎn)是：內(nèi)容與載體可分離，易于修改、復(fù)制且不具備直觀性，易于偽造仿制以至真假難辨。因此，歸檔的電子文件要做特殊技術(shù)處理，以確保其憑證效力。

1.7壽命的不確定性

與紙質(zhì)檔案不同，電子文件的載體脆弱、不穩(wěn)定，信息載體依賴于一定的硬件和軟件技術(shù)，一旦該技術(shù)過時(shí)，數(shù)字載體信息就無法讀出，其壽命也無法保證。因此，電子檔案保護(hù)技術(shù)和措施尤為重要，檔案人員應(yīng)針對其特點(diǎn)，結(jié)合紙質(zhì)檔案的管理方法，對電子檔案采取必要的保護(hù)措施。

2工程電子檔案的歸檔要求

2.1歸檔時(shí)間

建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程電子文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對其歸檔文件資料的內(nèi)容及質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保文件的齊全完整。工程建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收備案后三個(gè)月內(nèi)，將竣工紙質(zhì)文件和電子文件一并向各級檔案部門移交，并附有電子文件目錄及說明。

2.2歸檔范圍

建設(shè)工程電子文件歸檔范圍，應(yīng)依據(jù)紙質(zhì)工程文件的歸檔內(nèi)容，整理與紙質(zhì)檔案完全一致的電子檔案。一是文本文件，包括重要的可行性研究報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、沉降評估咨詢報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告等；二是CAD圖樣文件，包括全套施工設(shè)計(jì)圖紙文件、變更設(shè)計(jì)、竣工形成的圖紙文件及掃描后的圖片等；三是各種檢測文件，包括產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，原材料、質(zhì)檢站的各項(xiàng)檢驗(yàn)檢測報(bào)告等；四是各類表格文件，包括分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、隱蔽工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。

2.3歸檔方式

可分為網(wǎng)上和介質(zhì)移交。網(wǎng)上移交是指有條件的地方在移交單位開通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的前提下，工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向檔案部門傳輸電子文件；介質(zhì)移交不通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，歸檔時(shí)將電子文件拷貝后刻錄在光盤上移交給檔案部門。

3工程電子檔案的管理

建設(shè)工程電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比其易損性大，在保管上要求更加嚴(yán)格，為此應(yīng)注意以下六點(diǎn)：

3.1電子檔案的介質(zhì)要求

電子檔案應(yīng)使用較高質(zhì)量的光盤作為存儲介質(zhì)，質(zhì)量不好的存儲介質(zhì)可能影響甚至危害電子檔案信息的安全，作為長期保存的工程項(xiàng)目電子檔案的存貯介質(zhì)應(yīng)選擇高質(zhì)量的CD銅質(zhì)光盤。銅質(zhì)光盤的保存期為80 a以上，一般光盤的保存期僅為7 a左右。銅質(zhì)CD盤可以在任何硬件和軟件中通用且存貯費(fèi)用低、容量大、壽命長、讀取速度快。

轉(zhuǎn)貼于

3.2控制好溫濕度

不要讓光盤接觸熱源，光盤的盤基主要成分是聚碳酸脂，在接觸熱源后，會同塑料一樣發(fā)生變形。為防止不適宜的溫濕度對光盤載體的危害，一般要求環(huán)境溫度在17～20 °C左右，

濕度在35%～45%左右。高溫、潮濕的環(huán)境會影響光盤的性能和壽命。

3.3防止光盤損傷

要對光盤的反射層加強(qiáng)保護(hù)，如果反射層損傷，激光無法反射到光驅(qū)的光敏探頭，信息也就無法讀入計(jì)算機(jī)。

3.4專柜保管

光盤裸露在空氣中或陽光，會導(dǎo)致光盤逐漸老化，反射層的鋁也會在空氣中氧化，縮短光盤的使用壽命。因此，光盤片應(yīng)存放在具有防潮、防磁、防靜電等功能的防磁柜中。

3.5日常管理要注意操作方法

管理人員不能用手直接觸摸光、磁性介質(zhì)，應(yīng)戴手套操作，輕拿輕放。

3.6信息安全至關(guān)重要

信息技術(shù)條件下，信息的共享性、開放性決定了檔案信息安全的脆弱性。因此，必須采取有利措施，加強(qiáng)對電子檔案信息安全的管理，確保檔案信息系統(tǒng)的絕對安全。

4需要注意的幾點(diǎn)問題

（1）對建設(shè)工程竣工電子文件進(jìn)行歸檔管理是當(dāng)務(wù)之急，各勘察、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工、建設(shè)單位應(yīng)將電子版工程文件及時(shí)保存下來，以便充分發(fā)揮其在檢索、利用、傳輸、存貯等方面具有的特殊作用。

（2）檔案部門應(yīng)提高檔案數(shù)字化管理能力，將庫存的大量重要的需永久保存的紙質(zhì)工程項(xiàng)目竣工檔案，有選擇地進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換為電子文件。

（3）針對建設(shè)工程電子文件多種來源的現(xiàn)狀，要統(tǒng)一歸檔渠道，利用建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)對建設(shè)工程電子文件的前端控制和全程管理，保證建設(shè)工程電子文件的真實(shí)性、完整性與長期可讀性。

（4）在把握證實(shí)電子文件的憑證之前，計(jì)算機(jī)生成的電子文件要及時(shí)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件脫機(jī)保存，防止機(jī)型變化后不能使用的后顧之憂。實(shí)行“雙軌制”，紙質(zhì)檔案和電子檔案必須同時(shí)并存。

（5）電子檔案最終保存在光盤中，所有電子文件必須刻盤保存（一次寫入型光盤CD－R），檔案人員需對其編號、排列加以整理。

（6）各級檔案部門的職能應(yīng)從重保管輕利用的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾曢_發(fā)利用信息上來，工作重點(diǎn)是將檔案中的信息通過檔案人員開發(fā)挖掘出來，及時(shí)在網(wǎng)上提供利用，更好地體現(xiàn)檔案的價(jià)值。

第9篇：檔案管理特點(diǎn)范文

【關(guān)鍵字】房地產(chǎn)權(quán)屬；檔案；規(guī)范化管理

1 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特點(diǎn)

1.1 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的動態(tài)性和歷史延續(xù)性

房屋的新建、拆除、翻改、擴(kuò)建、滅失日趨頻繁，土地分割、合并等房地產(chǎn)變更又不可避免，因而房地產(chǎn)權(quán)屬處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的延續(xù)性和動態(tài)性。

1.2 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的真實(shí)性

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是產(chǎn)權(quán)沿革的歷史記錄，這種記錄必須與實(shí)際相符，記載的產(chǎn)權(quán)人、產(chǎn)權(quán)范圍必須清楚，才能在產(chǎn)權(quán)審核和排解產(chǎn)權(quán)糾紛中起到憑證和查考作用。

1.3 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的完整性

1.3.1 房地結(jié)合?！冻鞘蟹课輽?quán)屬登記管理辦法》第六條規(guī)定，房屋權(quán)屬登記應(yīng)當(dāng)遵循房屋的所有權(quán)和該房屋占用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)權(quán)利主體一致的原則。

1.3.2 圖檔結(jié)合。房屋產(chǎn)權(quán)圖上的產(chǎn)權(quán)界限和房屋墻界結(jié)合起來判斷，能反映墻的歸屬，防止產(chǎn)權(quán)糾紛。只有圖檔結(jié)合才能把產(chǎn)權(quán)真正反映清楚。

1.4 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的價(jià)值性

房地產(chǎn)屬于不動產(chǎn)，價(jià)值高，在單位和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中占有重要的地位。因此，產(chǎn)權(quán)檔案屬于財(cái)產(chǎn)檔案，含金量高。產(chǎn)權(quán)檔案的有無、保管的好壞、記載的是否準(zhǔn)確全面，將關(guān)系到產(chǎn)權(quán)人的經(jīng)濟(jì)利益，將對產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)生巨大影響。

1.5 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的法律性

由記載房屋所有權(quán)歸屬的憑證材料組成的產(chǎn)權(quán)檔案具有法律效力，是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。

1.6 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的地域性和局部性

由于房地產(chǎn)受地理環(huán)境的影響，所以其分布在全國不同的省、區(qū)或同一城市中的不同地域，而且分布的狀態(tài)并不呈現(xiàn)出整體狀態(tài)，而經(jīng)常是局部分布狀態(tài)。所以房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息也反映出地域性和局部性的特點(diǎn)。

1.7 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的權(quán)威性

由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案具有的特點(diǎn)形成了社會及機(jī)關(guān)內(nèi)部工作對其利用的權(quán)威性。

2 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理中面臨的問題

2.1 收集方式單一

近年來，房地產(chǎn)越來越多地參與到各種經(jīng)濟(jì)活動中，如企業(yè)改制、資產(chǎn)重組、房產(chǎn)買賣、交換、繼承、抵押等，每當(dāng)有涉及房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的活動發(fā)生時(shí)，都會產(chǎn)生相應(yīng)的產(chǎn)權(quán)文件資料。這些文件材料是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案必需的組成部分，其重要程度與業(yè)已歸檔部分相當(dāng)。而實(shí)際情況是，由于產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)量與日俱增，房產(chǎn)權(quán)屬變動越來越頻繁，許多檔案人員沒有時(shí)間和精力去收集權(quán)屬檔案，只是機(jī)械地接收登記部門移交的檔案，以至于許多該歸檔的產(chǎn)權(quán)檔案未能及時(shí)歸檔。

2.2 接收制度不健全

房屋產(chǎn)權(quán)檔案有其特殊性，它以權(quán)屬登記檔案為主體，除此之外，還應(yīng)包括測繪交易、拆遷、調(diào)產(chǎn)以及在處理房地產(chǎn)糾紛活動中形成的有關(guān)文件。而這些材料分屬于同一房地產(chǎn)管理部門的各職能部門。由于缺乏檔案接收制度，這些部門在產(chǎn)權(quán)檔案形成后，往往留在本部門使用，即使移交給產(chǎn)權(quán)檔案管理部門，在時(shí)間上也往往嚴(yán)重滯后了。

2.3 對特殊載體的產(chǎn)權(quán)檔案不夠重視

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)權(quán)檔案除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以外，還包括錄音、影像、磁盤、光盤等載體的檔案。這些材料是產(chǎn)權(quán)檔案的重要組成部分，同時(shí)也在實(shí)際工作中起著不可替代的作用。但在實(shí)際工作中，產(chǎn)權(quán)檔案管理部門對這些特殊載體的檔案收集不力，使這些檔案不僅沒有得到特殊的管理，甚至沒有被當(dāng)作檔案來保管；產(chǎn)權(quán)檔案管理人員由于沒有管理這類檔案的經(jīng)驗(yàn)，也不愿意接管；再者，檔案庫房達(dá)不到管理特殊載體檔案的要求，即使這些檔案集中到檔案管理部門，也得不到更好的管理。由此導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)檔案在內(nèi)容上不夠完整，在載體上不夠豐富。

3 加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案規(guī)范化管理應(yīng)采取的有效方法

3.1 規(guī)范房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集范圍，保證文件材料的齊全完整

全面、準(zhǔn)確是有效發(fā)揮房地產(chǎn)權(quán)屬檔案作用的基礎(chǔ)和前提，只有全面，才能滿足用戶需要，只有準(zhǔn)確，才能保障利用價(jià)值。因此，必須規(guī)范檔案資料收集整理工作。首先，應(yīng)確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的完整，按照《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》的規(guī)定，將下列五個(gè)方面的文件材料歸入房地產(chǎn)權(quán)屬檔案：（1）房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記確權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項(xiàng)權(quán)利等有關(guān)部門的證明文件。（2）房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖，房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等。（3）房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料。（4）反映和記載房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料。（5）其他有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬的文件材料等等。其次應(yīng)確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的真實(shí)。房地產(chǎn)權(quán)屬管理部門應(yīng)做好檔案資料的前期控制工作，在辦理房屋權(quán)屬登記時(shí)，就要把好文件材料的審核關(guān)，保證“手續(xù)齊全，文件材料齊全，真實(shí)、合法”，并現(xiàn)場查勘，認(rèn)真核定，確保無誤；檔案管理部門應(yīng)把好歸檔關(guān)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對歸檔的各種房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的，不予歸檔；檔案管理部門還要掌握房地產(chǎn)權(quán)屬情況，及時(shí)補(bǔ)充有關(guān)部門材料，保持房地產(chǎn)權(quán)屬檔案與房地產(chǎn)權(quán)屬現(xiàn)狀的一致。房地產(chǎn)權(quán)屬登記部門和檔案管理部門應(yīng)建立責(zé)任制，按照分工各負(fù)其責(zé)，確保檔案資料的客觀、真實(shí)，為檔案利用奠定基礎(chǔ)。

3.2 加大檔案現(xiàn)代化管理力度，提高現(xiàn)代化管理水平

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理部門，作為社會信息業(yè)的組成部分，必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。首先普及使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化。應(yīng)充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)輸人、存貯和輸出信息，從一般的業(yè)務(wù)管理到檔案的檢索、編目、編研等方面廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)，提高檔案資源管理的效率，提高檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，使計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)越性得以更充分的發(fā)揮。其次，在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案計(jì)算機(jī)檢索中采用現(xiàn)代通信技術(shù)，將檔案檢索由成批檢索、聯(lián)機(jī)檢索發(fā)展為聯(lián)網(wǎng)檢索，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，更加方便快捷地為利用者服務(wù)。

3.3 深入實(shí)際，了解檔案利用者的需求

不了解檔案利用對象的服務(wù)是盲目的，而盲目的服務(wù)是難以取得預(yù)期效果的。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的開發(fā)利用工作不只是將檔案信息開發(fā)出來、傳遞出去就完成了，其實(shí)際效果才是最重要的。因此，檔案管理部門必須了解利用者的信息需求和利用特點(diǎn)，以便取得最佳的開發(fā)利用效果。首先應(yīng)開展預(yù)測工作，充分了解檔案利用者的需求?？梢酝ㄟ^調(diào)查預(yù)測法了解城建、規(guī)劃、房改、司法、房地產(chǎn)登記部門、房地產(chǎn)市場、物業(yè)管理公司及廣大市民對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息需求的內(nèi)容、利用特點(diǎn)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。其次，針對不同需求對象，搞好開發(fā)利用。在調(diào)查預(yù)測的基礎(chǔ)上，本著既要開發(fā)又要保密的原則，針對服務(wù)需要，開展多種方式的開發(fā)利用。如借閱型、證明型、報(bào)道型、編研型、咨詢型、宣傳型、網(wǎng)絡(luò)型、技術(shù)型、開發(fā)利用等等，滿足不同部門和各個(gè)方面利用者的需要。