電子檔案管理方法精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理方法范文

關(guān)鍵詞:電子檔案；信息；安全保障

隨著社會發(fā)展的進(jìn)步，如今檔案管理也進(jìn)入了信息化的時代。傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)檔案已經(jīng)落后，新型的數(shù)字媒體類信息存檔已經(jīng)廣泛存在于社會當(dāng)中。信息數(shù)字媒體一體化，并且儲存密度大。便于接收，接收速率快，這些都是將檔案進(jìn)行數(shù)字化媒體轉(zhuǎn)換存儲的優(yōu)點(diǎn)，并且電子檔案，易于傳送與收納儲存。不過由此也產(chǎn)生一些隱患。數(shù)據(jù)容易被黑客攻擊更改，若硬盤丟失，還將造成很大的難以承擔(dān)的后果。電子檔案使用是未來社會，檔案儲存的必經(jīng)之路。因此在電子檔案發(fā)展的初期，就應(yīng)當(dāng)建立合理的規(guī)章制度來規(guī)范管理。

1影響電子檔案信息安全的主要因素

1．1自然因素

自然因素可分為兩大類。一類為外界環(huán)境對于載體的影響;一類為載體自身的隨時間的老化。一般來說自然環(huán)境對于載體的傷害是不可修復(fù)的。并且載體自身的材料所限，在使用一定年限過后需要更換儲存工具。這一切都是自然因素所帶來的。電子檔案信息管理的問題。

1．2技術(shù)因素

在電子檔案信息安全管理當(dāng)中。技術(shù)因素是至關(guān)重要的因素。首先一份檔案安全管理，便是重中之重。它能夠保障用戶在使用時，信息的合法性與安全性。還必須保證不受外來黑客病毒的影響使信息的內(nèi)容未被更改。其次，隨著時代的變遷信息技術(shù)的發(fā)展會，與時俱進(jìn)，新舊版本的數(shù)字媒體的不兼容會導(dǎo)致信息的缺失遺漏，甚至損壞等現(xiàn)象。

1．3管理因素

有了技術(shù)支持對于信息管理的安全保障。在電子檔案的存儲當(dāng)中，信息管理扮演著“大腦”的角色。在電子信息管理當(dāng)中組織者和管理者共同完成的工作才是信息儲存的基石工作，對于技術(shù)的提升，這些都是組織者和管理者的一種手段。只有科學(xué)的進(jìn)行電子檔案制度的規(guī)范改革，才能保證電子檔案的信息安全。

1．4人的因素

自然因素，技術(shù)因素等都是不可控的因素，而管理因素和人為因素機(jī)，均由人為操作。因此在電子檔案存儲安全因素當(dāng)中，人為因素占著較大的比重。在電子檔案信息安全中，管理人員對于檔案的重視程度以及技術(shù)設(shè)備的安全等級的了解程度都會產(chǎn)生影響。如果一個了解電子檔案安全制度的管理人員心懷不軌，那么將造成巨大的破壞。因此在電子檔案信息管理當(dāng)中，人為因素是最為脆弱的一環(huán)。對于管理人員挑選應(yīng)當(dāng)再三斟酌。不過，研究人員對于電子檔案信息技術(shù)的提升與了解創(chuàng)新對于信息安全也會產(chǎn)生一些良好的作用。

2電子檔案管理改進(jìn)創(chuàng)新對策

2．1制定電子檔案管理規(guī)范

對于電子檔案的建立以及保存之中，還存在著許多環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)都存在，這使信息遺失或損壞的風(fēng)險。為將此類風(fēng)險降至最低，應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)的法律法規(guī)來完善相應(yīng)的電子檔案存儲制度，并且對于管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，規(guī)范和測評。還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全制度，來保證電子檔案信息不被病毒和黑客所攻擊。

2．2統(tǒng)一電子檔案管理軟件

將電子檔案存儲管理模式定性要求。制定出相應(yīng)的各個模版。再將模版推廣于應(yīng)用市場。定期開展對于電子檔案存儲的培訓(xùn)工作。聘請相關(guān)的專業(yè)人員進(jìn)行講解指導(dǎo)，讓整個部門和公司的檔案全部統(tǒng)一化便于管理。

2．3提高電子檔案的保存質(zhì)量

電子文件的保存必須注意，“靈魂”和“肉體”的時刻保護(hù)。電子文件的儲存介質(zhì)，容易受到環(huán)境的影響，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的防磁，防潮，防機(jī)械損壞等。是電子文件的肉體，保證良好的健康狀況。對于它的“靈魂”———文件信息。應(yīng)當(dāng)注意防病毒黑客，建立專門的檔案庫，配置專業(yè)的安全防護(hù)技術(shù)性較高的檔案機(jī)房與設(shè)備。還需要注意對于文件信息的及時備份，檢查更新，文件保存檔案軟件的兼容模式等。

2．4加強(qiáng)電子檔案的安全

(1)建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。在電子檔案存儲中備份技術(shù)是一種必不可少的安全手段。這樣的話在面對電子病毒風(fēng)暴時，可有效地安全儲存。以面對不同的隱藏風(fēng)險。(2)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。加強(qiáng)對于檔案庫的入口保密工作，多重驗證方式及防火墻等，均可實現(xiàn)保護(hù)作用，以此確保檔案庫的監(jiān)督秩序。(3)對重要文件采用“雙重“歸檔法。對于一些重要文件采取雙存法:紙質(zhì)，電子同存。例如簽署類文件等也能保證以后的真實有效性。部分紙質(zhì)文件(例如:發(fā)票)需原件保存，但電子也可備用。

2．5提高檔案工作人員素質(zhì)

檔案管理的電子數(shù)字媒體化，是檔案管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展前進(jìn)的一次。不過，需要面對的問題也是相當(dāng)之多。因此對于管理人員的要求也必須提高。合格的管理人員應(yīng)當(dāng)熟練的掌握計算機(jī)技術(shù)，并且大致了解自己所管理的電子檔案的內(nèi)容信息。運(yùn)營單位應(yīng)當(dāng)對管理人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，避免權(quán)力過大導(dǎo)致檔案出錯。單位在引進(jìn)管理人員是應(yīng)當(dāng)同時注意他們應(yīng)當(dāng)是計算機(jī)使用技術(shù)與管理檔案技術(shù)的兼?zhèn)洹？v觀全局，檔案管理的工作者應(yīng)該與時具進(jìn)，隨時學(xué)習(xí)，吸納新型的檔案存儲技術(shù)，確保檔案存儲與時代的腳步一同前進(jìn)。并且應(yīng)當(dāng)不斷地開發(fā)針對性的方案去處理不同的檔案存儲，來面對日新月異的發(fā)展社會。檔案存儲是一項重要的工作，可以說之便是“史書”因此應(yīng)當(dāng)給予相當(dāng)?shù)闹匾暋?/p>

參考文獻(xiàn):

［1］李衛(wèi)育．推進(jìn)城建檔案館數(shù)字化建設(shè)打造城市建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫［J］．城建檔案，2013(03)．

第2篇：電子檔案管理方法范文

[關(guān)鍵詞]單位；檔案管理；現(xiàn)代化；電子化 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 

[中圖分類號]G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結(jié)合當(dāng)前時展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。 

1 檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性 

檔案中詳細(xì)記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務(wù)。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設(shè)備上將電子檔案抽調(diào)出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應(yīng)功能鍵從而選擇信息，有效實現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應(yīng)用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準(zhǔn)確性。最后還能隨時進(jìn)行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。 

2 我國單位檔案管理中的弊端 

我國當(dāng)前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導(dǎo)致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風(fēng)險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設(shè)備發(fā)生故障將直接導(dǎo)致檔案信息丟失，給單位帶來嚴(yán)重?fù)p失。從這一點(diǎn)上來看，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強(qiáng)化工作人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。 

以上重點(diǎn)分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術(shù)問題。一些單位不能與時俱進(jìn)，電子存儲設(shè)備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機(jī)應(yīng)用中，沒有及時更新軟件，也會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強(qiáng)電子檔案的設(shè)備管理，及時更新相應(yīng)設(shè)備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。 

3 單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略 

信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工具之一，基于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進(jìn)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。 

3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng) 

檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及學(xué)習(xí)能力具有差異，在培訓(xùn)及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓(xùn)工作，嚴(yán)格遵循學(xué)以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會，提高工作人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時在工作人員技能培訓(xùn)中，要最大化地學(xué)習(xí)新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導(dǎo)工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對于單位來講，則需要實現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關(guān)責(zé)任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓(xùn)力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認(rèn)識到電子檔案的重要性，掌握相應(yīng)管理技能，促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展。 

檔案管理工作不僅涉及管理的專業(yè)知識，還涉及很多其他學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)以及心理學(xué)等知識，因此，在培訓(xùn)過程中不僅要重視對工作人員的管理專業(yè)知識培訓(xùn)，還要注重對其他學(xué)科知識的攝取，促進(jìn)其知識面的更新。另外，新形勢下培訓(xùn)的重點(diǎn)應(yīng)該是加強(qiáng)工作人員科技知識學(xué)習(xí)。隨著計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，對工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運(yùn)用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強(qiáng)培訓(xùn)，為檔案管理工作提供保障。 

3.2 通過計算機(jī)管理檔案資料庫房 

在檔案資料管理中，可以加大計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機(jī)技術(shù)在庫房資料管理中的應(yīng)用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。 

3.3 實現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化 

在信息化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時也增加了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專業(yè)性較強(qiáng)，對于工作人員來講需要具備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應(yīng)的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動強(qiáng)度大，加之檔案數(shù)量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應(yīng)用計算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時間。其信息化和智能化的特點(diǎn)，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，使整個檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進(jìn)資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使手工錄入和查詢均實現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。 

3.4 構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 

在檔案管理工作中，想要有效實現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進(jìn)程中，管理技術(shù)的動態(tài)化發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。 

4 結(jié) 語 

單位需要對自身的檔案管理方式進(jìn)行不斷優(yōu)化，以滿足時展需求，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎(chǔ)。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供參考。 

主要參考文獻(xiàn) 

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[5]沈彥.企業(yè)檔案電子化管理存在的問題和解決方法[J].企業(yè)導(dǎo)報，2010（3）. 

第3篇：電子檔案管理方法范文

一、傳統(tǒng)檔案管理方法的缺陷分析

在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方法多運(yùn)用手工操作的方式進(jìn)行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時，無法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價值不能充分地發(fā)揮。同時，在檔案借閱利用過程中，容易出現(xiàn)檔案材料丟失的問題，給檔案的管理工作帶來了困難。傳統(tǒng)檔案管理方法主要存在著三方面的問題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當(dāng)前的檔案資料多為紙質(zhì)檔案材料，在傳統(tǒng)檔案管理方法下，由于歸檔的不及時，檔案在傳送與借閱的過程中，未進(jìn)行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價值降低。第二，檔案管理程序較為復(fù)雜。在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進(jìn)行事先的登記與身份認(rèn)證，并在進(jìn)行集體匯集之后，再對其進(jìn)行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復(fù)雜。第三，檔案資料利用受時間與空間限制，實效性不高。傳統(tǒng)檔案管理方法是一種紙質(zhì)化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過程中，存在著一定的滯后性，影響相關(guān)工作的正常開展。

二、檔案管理方法現(xiàn)代化解析

在信息時代的今天，要注重運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，充分發(fā)揮檔案信息的作用，發(fā)揮檔案信息資源的價值，促進(jìn)各項工作的有序開展?？茖W(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，為實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化的現(xiàn)代檔案管理方法提供了技術(shù)條件，現(xiàn)代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢發(fā)展，使檔案管理工作有效開展：

（一）虛擬化檔案管理方法，實現(xiàn)檔案資源共享

虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式轉(zhuǎn)變成無紙化檔案管理方式，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用，并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的管理。并運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，通過檔案信息數(shù)據(jù)庫訪問，進(jìn)行檔案信息的查詢與利用?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)的普及與發(fā)展，為虛擬化的檔案管理方法的實現(xiàn)提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過館際互借與網(wǎng)絡(luò)互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時，將檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，利于檔案信息資源共享的實現(xiàn)，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優(yōu)勢，在檔案管理中，可結(jié)合實際加以推廣運(yùn)用。

（二）強(qiáng)化計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

現(xiàn)階段，信息技術(shù)快速發(fā)展，計算機(jī)局域網(wǎng)得到廣泛的應(yīng)用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數(shù)檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯(lián)網(wǎng)的接入，從而使檔案管理出現(xiàn)了檔案文件與網(wǎng)絡(luò)隔離的現(xiàn)象。但在當(dāng)前時代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語音識別技術(shù)的廣泛應(yīng)用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可對檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M(jìn)行認(rèn)定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法，可實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜?、速度快，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法是實現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。

（三）運(yùn)用數(shù)字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性

數(shù)字化的檔案管理方法主要是指通過現(xiàn)代電子技術(shù)（如掃描儀以及計算機(jī)等）的運(yùn)用，實現(xiàn)檔案資料從紙質(zhì)化到電子文檔的轉(zhuǎn)變檔案管理方式?，F(xiàn)代數(shù)碼影像技術(shù)以及縮微攝影技術(shù)（在縮微品上將紙質(zhì)文件制作成電子文件）的全面發(fā)展，從而為實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化提供了技術(shù)支撐。運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行管理，在使用檔案資料時，可通過計算機(jī)進(jìn)行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的時空限制，可有效提高檔案資料利用的實效性，同時還利于緩解檔案保存中產(chǎn)生的庫容壓力。尤其是將現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、數(shù)碼影像技術(shù)與縮微技術(shù)進(jìn)行結(jié)合運(yùn)用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問題，復(fù)原照片全貌，利于圖像檔案信息的長期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開展。

（四）實現(xiàn)智能化的管理方法，提升其信息服務(wù)功能

隨著科學(xué)技術(shù)的更新，檔案信息資源的載體實現(xiàn)了多元化發(fā)展，除了膠卷、圖片以及紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現(xiàn)，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來的語音識別技術(shù)的開發(fā)，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運(yùn)用，能夠使計算機(jī)自動接收所有檔案信息，并根據(jù)計算機(jī)設(shè)定與編制的程序?qū)n案信息進(jìn)行自動分類與歸檔，克服傳統(tǒng)手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價值的展現(xiàn)，從而全面提升檔案信息的服務(wù)功能。

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足信息時代下檔案信息利用的要求，運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，實現(xiàn)檔案管理的虛擬化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化已成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學(xué)知識，實現(xiàn)從保管員到知識提供者的角色轉(zhuǎn)變，全面提升檔案管理水平，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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第4篇：電子檔案管理方法范文

摘 要 隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案成為了一種重要的檔案類別?？紤]到電子檔案自身特點(diǎn)，要想提高電子檔案管理的實效性，就要立足電子檔案管理實際，從管理理念、管理模式和人員培訓(xùn)等方面入手，確保電子檔案管理取得積極效果。

關(guān)鍵詞 電子檔案 管理理念 實效性

一、前言

隨著電子檔案資料的增多，如何提高電子檔案管理質(zhì)量，成為了檔案管理的重要內(nèi)容?；陔娮訖n案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義?；谶@一特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優(yōu)化管理模式和提高管理人員素質(zhì)入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。

二、電子檔案管理過程中，應(yīng)不斷創(chuàng)新管理理念

對于電子檔案管理而言，由于電子檔案是一種全新的檔案形式，不但在檔案保管方式和檔案形式上與傳統(tǒng)檔案不同，在其他管理方面也存在較大的差別，為了最大程度的滿足檔案管理需要，提高電子檔案管理的實效性，在電子檔案管理過程中應(yīng)積極更新管理理念，具體應(yīng)從以下幾個方面入手：

（一）電子檔案管理應(yīng)認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)

在電子檔案管理中，只有認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)，才能保證電子檔案管理工作得到有效開展。結(jié)合電子檔案的應(yīng)用和管理實際，電子檔案具有存儲空間小、存儲信息量大以及管理過程簡單等特點(diǎn)，在實際管理中對保管條件要求不高。

（二）電子檔案管理應(yīng)把握正確的檔案管理原則

考慮到電子檔案管理的實際難度以及電子檔案的自身特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，只有掌握正確的檔案管理原則，才能提高檔案管理實效。為此，電子檔案管理應(yīng)把握高效性、全面性和準(zhǔn)確性原則，保證電子檔案管理取得積極效果。

（三）電子檔案管理應(yīng)善于利用現(xiàn)代化的管理手段

基于電子檔案的自身特點(diǎn)，以及電子檔案對管理手段的需求，在電子檔案管理中只有積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，才能提高電子檔案管理的整體效果。為此，我們應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的實際需求，合理選擇電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理手段。

三、電子檔案管理過程中，應(yīng)優(yōu)管理模式

（一）電子檔案管理應(yīng)合理優(yōu)化管理模式

由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案有著較大差別，在具體的管理模式上，電子檔案與傳統(tǒng)檔案存在必然差異?；谶@一認(rèn)識，電子檔案應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，改革現(xiàn)有檔案管理模式，使其滿足電子檔案管理需要。

（二）電子檔案管理應(yīng)積極創(chuàng)新管理方法

電子檔管理過程中，采用電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理方法，已經(jīng)成為了電子檔案管理的重要選擇?；陔娮訖n案快速發(fā)展的特點(diǎn)，創(chuàng)新電子檔案的管理方法，并積極采用現(xiàn)代化信息化管理手段，構(gòu)建健全完善的檔案管理體系，對電子檔案管理而言具有重要意義。

（三）電子檔案管理應(yīng)提高管理模式的針對性

在電子檔案管理中，考慮到電子檔案的特殊性及其自身特點(diǎn)，電子檔案在管理模式優(yōu)化中必須要做到根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)選擇管理模式，并達(dá)到突出電子檔案管理目的和提高電子檔案管理水平的目的。因此，提高管理模式的針對性是十分必要的。

四、電子檔案管理過程中，應(yīng)提高管理人員素質(zhì)

電子檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著較大區(qū)別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)水平喝素質(zhì)。基于這一認(rèn)識，電子檔案管理要想提高實效性，就要不斷提高管理人員素質(zhì)，具體應(yīng)從以下幾個方面入手：

（一）增加對檔案管理人員培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能

在電子檔案管理過程中，檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理效果有著直接影響?；谶@一現(xiàn)實需要，電子檔案管理應(yīng)增加對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技能，使檔案管理人員的整體素質(zhì)得到全面提升，最終滿足電子檔案管理需要。

（二）正確分析電子檔案特點(diǎn)，提高技能培訓(xùn)的針對性

在檔案管理人員技能培訓(xùn)中，只有正確分析電子檔案的特點(diǎn)，并根據(jù)電子檔案管理的實際需求進(jìn)行技能培訓(xùn)，才能確保電子檔案管理取得實效。因此，在具體的培訓(xùn)中，應(yīng)突出管理手段的應(yīng)用以及管理理念的更新。

（三）根據(jù)電子檔案的管理需求，對檔案管理人員的正日素質(zhì)進(jìn)行合理評價

基于檔案管理人員對電子檔案管理的重要性，在電子檔案管理過程中，應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的特點(diǎn)和需求對檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行合理評價，對不能滿足慣例需求的管理人員進(jìn)行相應(yīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

五、結(jié)論

通過本文的分析可知，基于電子檔案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義?；谶@一特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優(yōu)化管理模式和提高管理人員素質(zhì)入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李明麗.淺談企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新[J].安徽科技，2014.08.

第5篇：電子檔案管理方法范文

1新時期電子商務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

正如同志所說：“檔案是人類活動的真實記錄，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，電子商務(wù)檔案管理智能化事業(yè)是一項典型的功在當(dāng)代利在千秋的可持續(xù)性發(fā)展的事業(yè)”。目前電子商務(wù)檔案管理朝著智能化發(fā)展的過程中存在著或多或少的問題，這會直接導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展受到阻礙。由此可見可見，在新形勢下加強(qiáng)電子商務(wù)檔案管理工作十分重要，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子商務(wù)檔案管理工作也需要逐步的完善，因此加強(qiáng)電子商務(wù)檔案智能化管理工作是我們當(dāng)前所面臨的一項緊迫任務(wù)。

2目前電子商務(wù)檔案智能化管理的特征

首先，與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，電子商務(wù)檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀看見的，都是以光盤、U盤、硬盤等方法進(jìn)行存儲的，因此其網(wǎng)絡(luò)性、虛擬性程度較高，電子商務(wù)的活動中信息存儲和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網(wǎng)銀、淘寶等廣泛應(yīng)用，都不需要開出具體的紙質(zhì)的票據(jù)。換言之，電子商務(wù)中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務(wù)檔案管理并不能夠通過肉眼來定位，也不需要管理人員對檔案進(jìn)行管理和抄寫，都是通過人工計算機(jī)智能模式來完成的，因此其存儲形式、信息數(shù)字化程度都不同，這就導(dǎo)致了電子商務(wù)檔案管理具有繁瑣性、復(fù)雜性。最后，電子商務(wù)檔案管理具有集體性、系統(tǒng)性。電子商務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)信息不僅集中于一種文字或者數(shù)字上，而是能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的信息儲存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。

3提高電子商務(wù)檔案管理智能化水平的有效策略

一方面，電子商務(wù)檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格按照國家下發(fā)的相關(guān)文件進(jìn)行合理有效的歸檔，電子商務(wù)行業(yè)必須重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務(wù)檔案管理工作作為行業(yè)發(fā)展重中之重，這樣不但能提高電子商務(wù)檔案管理工作水平，同時還能確保其朝著智能化趨勢發(fā)展。因此在企業(yè)進(jìn)行電子商務(wù)的過程中，電子商務(wù)行業(yè)要為企業(yè)與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業(yè)通過智能化管理方法，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。從而提高企業(yè)的競爭力，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的最大化。另一方面，當(dāng)前改革開放政策不斷深入，這就要求電子商務(wù)檔案管理也要與時代接軌，改變過去單一老化的檔案管理模式，做到與時俱進(jìn)。在實踐的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上實踐，朝著智能化趨勢發(fā)展。電子行業(yè)必須及時變革電子商務(wù)檔案管理方式，轉(zhuǎn)變管理模式建立完善科學(xué)有效的管理體系，促進(jìn)電子商務(wù)檔案管理的建設(shè)。運(yùn)用智能化存儲數(shù)據(jù)，滿足不同的客戶要求，將電子商務(wù)檔案所帶來的社會效益和潛在的經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮到最大化，從根本上完善電子商務(wù)檔案管理制度。在新時期下電子商務(wù)檔案管理工作是電子商務(wù)行業(yè)重要組成部分，它對今后企業(yè)和行業(yè)發(fā)展具有十分深遠(yuǎn)的影響。因此電子商務(wù)行業(yè)要加快進(jìn)行電子商務(wù)檔案管理工作的改革、重視提高電子商務(wù)檔案管理工作的水平和效率、提升工作人員的計算機(jī)水平和整體服務(wù)素質(zhì)，使電子商務(wù)檔案管理工作，真正發(fā)揮積極作用。

4結(jié)束語

第6篇：電子檔案管理方法范文

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)，電子文書，檔案管理系統(tǒng)，架構(gòu)研究

 

文書檔案管理作為電力企業(yè)MIS系統(tǒng)的重要組成部分，在企業(yè)信息化建設(shè)中起著很關(guān)鍵的作用。隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的啟用，電子文件日益成為企業(yè)文件的主導(dǎo)形式，這就對檔案管理提出了新的要求，即如何利用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、積累、整理、形成檔案，開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業(yè)服務(wù)。為此，就需要一套文件、檔案一體化的計算機(jī)管理系統(tǒng)。文件、檔案一體化的計算機(jī)管理系統(tǒng)是指將文件處理和檔案管理兩個管理系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起的管理系統(tǒng)。目前電力企業(yè)的文書檔案管理電子化已經(jīng)得到一定的發(fā)展，但管理上還不夠規(guī)范。為此，需要在進(jìn)一步實現(xiàn)文書檔案管理電子化的同時，加強(qiáng)管理的規(guī)范化工作。

1.電子文書檔案與紙制檔案的關(guān)系

在目前電子文書檔案還不具備法律效力的時候，必須保證電子文書檔案管理與紙制檔案管理的有機(jī)結(jié)合。在通過紙制檔案管理，保證法律效力的同時，通過電子文書檔案管理，實現(xiàn)管理的電子化和自動化，方便查詢和借閱。

2.實現(xiàn)文書檔案管理電子化規(guī)范化的好處

1）可以輕松的實現(xiàn)對檔案目錄信息的管理。。與文件處理系統(tǒng)連接后，檔案目錄信息可由計算自動生成，只需要管理人員進(jìn)行少量的調(diào)整工作，最大化的降低了檔案管理人員的工作量。

2）可以實現(xiàn)檔案全文存儲與檢索。在檔案管理系統(tǒng)中存有文件的全文，不僅能實現(xiàn)檔案目錄檢索，還能實現(xiàn)檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強(qiáng)而有力的基礎(chǔ)。另外在檔案全文存儲的基礎(chǔ)上，還可以實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳遞。

3）可以實現(xiàn)多媒體檔案信息的集中統(tǒng)一管理。多樣化的檔案信息，需要集中統(tǒng)一的管理。使用計算機(jī)管理檔案，不僅可對目錄、全文信息進(jìn)行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態(tài)圖像、動態(tài)影象、聲音等多種形態(tài)的檔案信息集中統(tǒng)一管理。

4）可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機(jī)輔助管理。檔案業(yè)務(wù)工作，是指檔案管理的各個環(huán)節(jié)工作內(nèi)容?？梢岳糜嬎銠C(jī)輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標(biāo)引、檔案銷毀前的價值鑒定等，還可以利用計算機(jī)收集和掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理信息及動態(tài)變化情況，并進(jìn)行具體分析，對提高檔案管理工作效率和增強(qiáng)預(yù)測能力會起到非常重要的作用。例如，利用計算機(jī)對檔案基本情況的統(tǒng)計和檔案借閱歸還的管理，可以隨時掌握檔案機(jī)構(gòu)、人員知識結(jié)構(gòu)、館藏、借閱、歸還、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等基本情況及變化情況。

綜上所述，實現(xiàn)檔案管理電子化規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動強(qiáng)度，降低管理成本。實現(xiàn)檔案管理的電子化，通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時隨地的進(jìn)行檔案檢索、借閱，亦可進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作。實現(xiàn)電子借閱不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

3.實施原則

系統(tǒng)實現(xiàn)過程應(yīng)遵循以下技術(shù)原則：

3.1 開放性

基于業(yè)界開放式標(biāo)準(zhǔn)，并為未來的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.2規(guī)范性

系統(tǒng)要符合中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DAT/22－2000）《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》及集團(tuán)公司制定的檔案管理辦法。

3.3靈活性與可擴(kuò)展性

方便擴(kuò)展設(shè)備容量和提升設(shè)備性能，具備支持業(yè)務(wù)處理的靈活配置、業(yè)務(wù)功能的重組與更新的靈活性。

3.4安全可靠性

提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴(yán)格的安全可靠性管理措施。

3.5先進(jìn)性和前瞻性

采用先進(jìn)成熟的設(shè)備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進(jìn)性，保證投資的有效性和延續(xù)性。

4.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下特點(diǎn)

4.1安全性

因為是網(wǎng)上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統(tǒng)必須確保只有經(jīng)過授權(quán)、認(rèn)證的用戶才能使用本系統(tǒng)，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權(quán)限的檔案的內(nèi)容，超過用戶查閱權(quán)限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內(nèi)容，經(jīng)過授權(quán)流程后，方能查閱檔案內(nèi)容。絕密文件，系統(tǒng)不提供網(wǎng)上檢索、查閱功能，用戶可以在網(wǎng)上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點(diǎn)和時間由機(jī)要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統(tǒng)的主要使用者并不是計算機(jī)專業(yè)人員，因此，系統(tǒng)的用戶界面必須確保盡可能的友好，方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應(yīng)該提供統(tǒng)一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉(zhuǎn)換的次數(shù)，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統(tǒng)應(yīng)提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統(tǒng)還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學(xué)習(xí)時間和誤操作的機(jī)會。。

4.4和紙質(zhì)文檔管理充分結(jié)合

在現(xiàn)行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護(hù)。紙制檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠運(yùn)行；減輕系統(tǒng)維護(hù)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率；實時掌握各級節(jié)點(diǎn)系統(tǒng)資源的利用情況，為升級擴(kuò)容提供數(shù)據(jù)依據(jù)。系統(tǒng)管理主要包括：主機(jī)系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫管理、應(yīng)用系統(tǒng)管理、安全管理等。而且要支持集團(tuán)公司的系統(tǒng)管理能夠與各省的系統(tǒng)管理實現(xiàn)互聯(lián)，即可實現(xiàn)部分垂直管理。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王萍,宋雪雁.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].清華大學(xué)出版社

[2]馬永飛主編.文書與檔案管理基礎(chǔ).高等教育出版社,2002,12.

[3]馮惠玲,張輯哲.檔案學(xué)概論(第二版).中國人民大學(xué)出版社,2006 ,11.

[4]中華人民共和國環(huán)境保護(hù)法，1989年12月26日中華人民共和國主席令第22號

[5]火電行業(yè)二氧化硫排放交易項目工作簡報第I期，國家環(huán)境保護(hù)總局環(huán)境規(guī)劃院，2008年1月10日

第7篇：電子檔案管理方法范文

1.電子化的檔案載體

傳統(tǒng)的人事檔案管理資料主要為紙質(zhì)的載體，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時間、精力考慮如何存儲和保管人事檔案資料，紙質(zhì)化的檔案載體需要耗費(fèi)很大的存儲空間。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前人事檔案資料已經(jīng)可以用電子化的方式實現(xiàn)。檔案管理人員只要使用使用計算計，就能完成電子化文檔的處理工作，只要擁有大容量硬盤，就能存儲海量的人事檔案資料。

2.數(shù)據(jù)化的檔案管理

如果人們需要一份人事檔案資料，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時間在檔案的分類中查找。隨著信息化的發(fā)展，人們可以使用數(shù)據(jù)化的方法管理電子人事檔案資料。人們可以預(yù)先制作一套管理模板，然后輕松的為電子人事檔案添加分類標(biāo)簽，需要人事檔案資料時，人們只要輸入查找命令，只花一、兩秒鐘的時間人們就查找到需要的資料。

3.分級化的查閱方式

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)或部門均有屬于自己的門戶網(wǎng)站，人們可以進(jìn)入門戶網(wǎng)站查閱自己需要的人事檔案資料。然而，這些人事檔案資料根據(jù)保密的程度具有分級性。比如說非企業(yè)或該部門的人員只能查閱已經(jīng)對外開放的人事檔案資料；企業(yè)人員可以根據(jù)自己的權(quán)限查閱一些較為保密的資料；企業(yè)單位或負(fù)責(zé)人可以查閱非常機(jī)密的人事檔案管理資料。

4.網(wǎng)絡(luò)化的共享平臺

在信息化的時間，人事檔案資料已經(jīng)成為展現(xiàn)部門或企業(yè)實力的一種途徑；也成為企業(yè)或部門里人與人之間相互了解的一種途徑；同時也成為人們熟悉自己工作環(huán)境的一種途徑。人事檔案資料已經(jīng)成為一種可供共享的資料，這種共享性給企業(yè)或部門工作的開展帶來很多便利。

二、信息化的人事檔案管理模式的革新

1.革新封閉性的服務(wù)對象

舊時代的人事檔案，一般應(yīng)某個單位、某個組織的需求而建立，它服務(wù)的對象為這個單位或這個組織的人，這種服務(wù)的對象影響人事檔案的記錄范圍，即該人事檔案記錄的主要是與這個單位與組織有關(guān)的事。信息化的人事檔案的共享性要求人事檔案管理人員必須全方面的記錄人事檔案資料，這種人事檔案資料比過去的資料具有更多的價值。

2.革新單一性的資料來源

舊時代的人事檔案資料，一般由人事檔案相關(guān)的當(dāng)事人自行填寫，或由管理人事部門的工作人員填寫。由于個人因素，這使人事檔案管理資料可能會出現(xiàn)偏差。在信息化時代，檔案管理人員可用多種渠道采集檔案資料，使用新的檔案采集模式，能使人事檔案資料更全面。

3.革新指定性的查閱人群

舊的人事檔案資料由檔案管理人員專門保管，只有指定的人群才能夠向檔案管理人員要求調(diào)閱人事檔案。因為查閱的人群范圍有限，所以舊的人事檔案管理模式的利用率較低。在信息化的人事檔案管理模式里，人們可以在自己權(quán)限的范圍內(nèi)自主的查閱人事檔案管理資料，獲得自己需要的信息。

4.革新被動性的管理方法

舊的人事檔案的管理方法為由人事檔案管理人員采集和管理人事檔案資料，日后，檔案管理人員會根據(jù)企業(yè)或組織活動的開展補(bǔ)充和更新資料，這種管理方法非常的被動。在信息化的時代，人們要求檔案管理人員優(yōu)化人事檔案資料，使這些資料能位部門或企業(yè)創(chuàng)造更多的價值，人們的需求使檔案管理人員必須主動的思考如何才能做好人事檔案管理工作。

三、信息化的人事檔案模式表現(xiàn)的形式

1.社會性的服務(wù)對象

過去的人事檔案管理模式以封閉的方式為企業(yè)或部門提供資源服務(wù)。然而信息化的技術(shù)共享性的特點(diǎn)，使人事檔案資料成為一種推動企業(yè)或部門工作的重要資源，人們從人事檔案資料能了解到企業(yè)或部門工作的情況。這使人事檔案管理要以整個社會成員為對象提供服務(wù)。廣泛的服務(wù)對象是大人事檔案管理的方向。

2.廣泛性的資料來源

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們可以從多種渠道得到各種信息，這就使人事檔案資料的來源變得多元化。人事檔案的管理人員可以從人們的記錄、相關(guān)部門的紀(jì)錄、網(wǎng)絡(luò)渠道、其它社會渠道得到人事檔案資料，檔案管理人員需要全面的收集這類資料，并合理的篩選與整理，才能使人事檔案資料具有更多價值。

3.多樣性的查閱人群

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們會根據(jù)自己的需要查閱人事檔案管理資料。比如一部分企業(yè)或部門外的人員為了了解企業(yè)或部門的運(yùn)作情況，需要查閱人事檔案資料；企業(yè)或部門的人力資源管理部門為了作好人力資源的配置，需要查閱人事檔案資料；部門或企業(yè)的工作人員在工作時，有時需要負(fù)責(zé)某項工作的人員與自己配合，他們也需要查閱人事檔案資料。多樣性的查閱人群要求人事檔案資料更真實、更全面。

4.開放性的管理方法

由于過去人事檔案管理模式的封閉性，使人事檔案的管理由檔案管理人員說了算，他們得不到有效的建議和幫助。隨著人事檔案共享化，人們在使用人事檔案資料時能夠了解到人事檔案管理現(xiàn)有的弊端，他們能給人事檔案管理人員更多建議，人事檔案人員能根據(jù)諸多意見改變管理方法，使人事檔案管理的水平進(jìn)一步提高。

第8篇：電子檔案管理方法范文

一、社保檔案管理機(jī)制創(chuàng)新的必要性

進(jìn)入新世紀(jì)后，我國社會保障制度很快步入了走上了改革之路，養(yǎng)老保險社會化管理與服務(wù)進(jìn)程不斷加快，社保覆蓋群體、面積也不斷擴(kuò)大。數(shù)據(jù)調(diào)查現(xiàn)實，2015年全國參加基本養(yǎng)老保險人數(shù)為85833萬人，國養(yǎng)老保險參保人數(shù)高達(dá)8.58億。社會參保人數(shù)不斷上升，使得社保檔案數(shù)量急劇增多，社保檔案管理工作的難度不斷加大。傳統(tǒng)的社保檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展要求，創(chuàng)新社會檔案管理機(jī)制刻不容緩。與此同時，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，各企事業(yè)單位紛紛走進(jìn)市場，嚴(yán)峻的競爭壓力，多樣化的自主創(chuàng)業(yè)渠道，使人才流動頻率也隨之加快。參保人員跨地區(qū)流動、異地就醫(yī)、異地養(yǎng)老的情況大量出現(xiàn)，社保檔案變動更加頻繁，社保檔案的利用率也越來越高。依靠傳統(tǒng)的分散式檔案管理方法，很難再為參保人員提供快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。這些，都要求社保檔案管理單位順應(yīng)社會發(fā)展要求，創(chuàng)新社保檔案管理機(jī)制。

二、創(chuàng)新社保檔案管理機(jī)制的建議

（一）提高服務(wù)意識

社保檔案管理工作的最終目的是資政惠民，為民服務(wù)。因此，在“以人為本”的工作理念指導(dǎo)下，社保檔案管理單位要提高社保檔案管理與服務(wù)意識，主動出擊，深入企事業(yè)單位開展調(diào)研，針對企事業(yè)單位養(yǎng)老、醫(yī)療和失業(yè)保險檔案特點(diǎn)，了解社保相關(guān)業(yè)務(wù)、職能分工、工作流程等社保檔案形成工作的規(guī)律。找出社保檔案形成過程中普遍存在的問題，如許多單位由于經(jīng)費(fèi)和人手不足，都沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，社保檔案基礎(chǔ)薄弱，檔案管理松懈。然后，找出解決相關(guān)問題的辦法，培育相關(guān)的專職人員，提高社保檔案管理整體水平。在此基礎(chǔ)上，與各部門展開座談，深入探討社保檔案形成中需要注意的問題，如原始資料收集與管理方法，檔案利用問題等，并就相關(guān)問題的解決措施與企事業(yè)單位達(dá)成協(xié)議，共建社保檔案共享平臺，完善社保檔案，使企事業(yè)單位提高檔案管理意識，理清思路，明確方向，爭取為參保人員提供優(yōu)質(zhì)而完善的服務(wù)。

（二）完善管理章程，規(guī)范檔案管理

社保檔案管理工作的順利實施，需要建立在檔案管理章程完善的基礎(chǔ)上。近年來，在社會保障管理方面，我國政府對社保事業(yè)進(jìn)行了綜合規(guī)劃，同時成立了國家社會保障委員會，由其負(fù)責(zé)社保領(lǐng)導(dǎo)、決策和發(fā)展規(guī)劃工作，社會保障管理制度也日漸完善。但是，社保檔案管理始終是社保管理實務(wù)中極其薄弱的一環(huán)。這就要求有關(guān)部門進(jìn)一步完善社保檔案管理章程，規(guī)范社保檔案管理制度，根據(jù)社保人群特點(diǎn)建立對應(yīng)的社保檔案管理體系，明確社保檔案管理工作程序，構(gòu)建科學(xué)的社保檔案組織框架，避免在同一業(yè)務(wù)上造成資源浪費(fèi)。如省市檔案檔案局可在調(diào)研論證的基礎(chǔ)上，出臺社保檔案管理辦法，就社保檔案管理體制、經(jīng)費(fèi)、適用范圍、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保管利用等作出明確規(guī)定，要求各級檔案部門嚴(yán)格按照管理章程來辦事，以確保社保檔案管理工作的規(guī)范性。

（三）利用信息技術(shù)提高檔案管理水平

第9篇：電子檔案管理方法范文

關(guān)鍵詞：電子檔案；安全保管；問題；對策

對于在目前社會上使用的檔案在很大程度上是屬于電子檔案，這種電子檔案在管理和收納上與傳統(tǒng)檔案相比較還存在很大的優(yōu)勢，但是在對電子檔案進(jìn)行管理的過程中還經(jīng)常會發(fā)生安全問題，這些安全問題對電子檔案自身保密性產(chǎn)生的影響是非常大，針對于這一點(diǎn)就需要對電子檔案保管中出現(xiàn)的安全問題進(jìn)行全面分析，并根據(jù)分析結(jié)果提出有效解決措施。

1 電子檔案信息安全管理面臨的問題

在對現(xiàn)在社會上實施的電子檔案進(jìn)行研究的時候，了解到其和傳統(tǒng)檔案相比較自身存在的優(yōu)點(diǎn)非常多，不僅僅能夠提高整理和收納的效率，對于減少查詢檔案過程中消耗的時間也起到非常重要的作用。但是在對電子檔案進(jìn)行安全保管分析的時候，發(fā)現(xiàn)電子檔案在保管的時候經(jīng)常發(fā)出現(xiàn)安全問題，這些安全問題對檔案自身安全性和完整性產(chǎn)生的影響都是非常大的，針對于此，就應(yīng)該在進(jìn)行電子檔案保管的時候，對其自身涉及的保管方法進(jìn)行有效分析，并對其中存在的安全問題進(jìn)行合理的解決。

1.1 電子檔案安全管理不符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)

在目前實施的電子檔案對于促使我國社會發(fā)展起到非常重要的作用。但是在進(jìn)行電子檔案管理的時候還經(jīng)常出現(xiàn)一些安全問題，在對這些安全問題進(jìn)行研究的時候，發(fā)現(xiàn)發(fā)生這些安全問題的主要原因在于制定的安全管理標(biāo)準(zhǔn)不符合相應(yīng)檔案管理要求。這主要是因為我國目前檔案信息管理工作的發(fā)展時間還不是很長，其內(nèi)部涉及的安全不管理制度并沒有達(dá)到完善的地步。加上現(xiàn)在社會上電子檔案不斷發(fā)展，對其制定有效的管理方案就顯得非常重要。但是目前各個檔案管理部門對這一制度的重視程度還有很大的不足，這就導(dǎo)致電子檔案在進(jìn)行管理的時候經(jīng)常會出現(xiàn)安全問題。

1.2 電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)型和統(tǒng)一性還存在問題

對電子檔案進(jìn)行管理往往是依靠計算機(jī)系統(tǒng)的，但是在進(jìn)行電子檔案管理過程中選取的計算機(jī)系統(tǒng)與檔案管理需求并不能做到完全銜接，也就是說現(xiàn)在社會上使用的計算機(jī)系統(tǒng)并不能完全進(jìn)行電子檔案管理，其中還存在一定統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)型問題，這樣對各個區(qū)域和各個單位之間的檔案信息共享產(chǎn)生非常嚴(yán)重的影響。

1.3 檔案管理人員并沒有進(jìn)行有效培訓(xùn)

盡管電子檔案管理在很大程度上是通過計算機(jī)進(jìn)行的，但是在這個過程中還需要檔案管理人員對計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行有效控制，這就需要對檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，保證電子檔案能夠得到良好的管理。但是對現(xiàn)在進(jìn)行電子檔案管理的人員進(jìn)行全面分析中，了解到電子檔案管理人員自身素質(zhì)并不符合社會發(fā)展需求，其根本原因在于電子檔案管理人員對計算機(jī)系統(tǒng)的了解還有很大不足，這就導(dǎo)致在進(jìn)行電子檔案管理的過程中受到非常多的阻礙。另外，我國各個區(qū)域的電子檔案體系也存在一定差異，檔案管理人員在對不同區(qū)域的電子檔案進(jìn)行管理的時候經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。針對于這一點(diǎn)就要采取有效的技術(shù)方法提升檔案管理人員自身綜合素質(zhì)，借以保證子檔案管理更好的進(jìn)行。

2 加強(qiáng)電子檔案信息安全管理的有效策略探究

2.1 構(gòu)建科學(xué)有效的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范

科學(xué)有效的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范是電子檔案信息實現(xiàn)安全管理的前提?；陔娮訖n案，需確定標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范分為多個環(huán)節(jié)，且這些環(huán)節(jié)需要充分遵循循序漸進(jìn)的原則，比如：電子文件的形成積累整理鑒定歸檔；又如：電子文件的分類排序存儲。其中，在電子文件的積累中，需要明確收集的范圍、收集積累的要求等；在電子文件的歸檔中，需要對歸檔的范圍、時間及檢測等內(nèi)容充分把握。另外，在電子穩(wěn)健歸檔之后，還需要進(jìn)行電子檔案的移交與保管，以相關(guān)規(guī)定為依據(jù)進(jìn)而將歸檔后的電子文件移交至檔案館等檔案保管部門，使電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)集中保管，以此充分體現(xiàn)出電子檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性。

2.2 建立完善的維護(hù)電子文件真實及安全的法律法規(guī)

為了規(guī)避檔案信息被更改或者出現(xiàn)丟失等情況，建立完善的維護(hù)電子文件真實及安全的法律法規(guī)便顯得尤為重要。首先，在現(xiàn)有的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上對立法信息資源進(jìn)行整合，以循序漸進(jìn)的方式，逐步構(gòu)建以《電子文件法》為核心的電子文件法律法規(guī)體系，以此為電子文件真實及安全的維護(hù)起到推波助瀾的作用。其次，文件與檔案在立法上要形成一致性，做到兩者之間不盲目立法，以此為文檔一體化工作的順利開展起到幫助作用。再則，需確立電子文件的法律地位，制定有效的電子文件管理法律法規(guī)，并強(qiáng)化宏觀指導(dǎo)，以此為電子文件單獨(dú)立法提供基礎(chǔ)依據(jù)。最后，檔案管理科部門應(yīng)跟各個部門進(jìn)行密切合作，這些部門包括了：法律部門、信息部門以及技術(shù)部門等。對電子文件的特殊性質(zhì)進(jìn)行充分考慮，借鑒西方一些發(fā)達(dá)國家相關(guān)的具有完善性質(zhì)的法律法規(guī)，進(jìn)一步構(gòu)建符合我國國情的電子文件法規(guī)體系，為檔案部門工作的順利開展起到全面性的幫助。

2.3 提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

提升檔案管理人員的整體素質(zhì)對于檔案工作而言，是非常有必要的。做好這方面的工作，需要從兩方面著手：一方面，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，努力提升檔案管理人員的文化程度及專業(yè)化知識水平，并且在培訓(xùn)過程中將計算機(jī)應(yīng)用作為重點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容，以此讓每一位檔案管理人員都具備高水準(zhǔn)的計算機(jī)應(yīng)用能力。另一方面，檔案管理人員在日常工作中，不但需要努力學(xué)習(xí)理論知識，還需要以實踐作為檔案工作的絕對支撐點(diǎn)，擅于總結(jié)經(jīng)驗，在工作中激發(fā)出高度的積極性，既要熟悉檔案業(yè)務(wù)，又要會操作并設(shè)計程序。另外，檔案管理人員需要充分融入到檔案編程工作當(dāng)中去。

結(jié)束語

綜上所述可以了解到在目前社會上進(jìn)行的電子檔案管理在安全上還存在一些問題，其根本原因在于構(gòu)建電子檔案體系的過程中并沒有對檔案整體需求進(jìn)行全面考慮。對于在進(jìn)行電子檔案安全管理中出現(xiàn)的問題來說，其不僅僅影響電子檔案管理的順利性，對電子檔案自身安全性和準(zhǔn)確性產(chǎn)生的影響也很大。針對于這一點(diǎn)就要在進(jìn)行電子檔案管理的時候，對其自身涉及的管理方法進(jìn)行全面研究，并根據(jù)研究結(jié)果提出有效解決措施，促使我國電子檔案管理的安全性和準(zhǔn)確性得到進(jìn)一步提升。

參考文獻(xiàn)

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