企業(yè)檔案管理精選(九篇)

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第1篇：企業(yè)檔案管理范文

關(guān)鍵詞:私營(yíng)企業(yè);檔案管理

中圖分類號(hào):F208 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B文章編號(hào):1009-9166(2010)017(C)-0252-01

檔案是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)全面反映的真實(shí)記錄。對(duì)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層而言,檔案是他們了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況和調(diào)整企業(yè)戰(zhàn)略的重要依據(jù);同時(shí)檔案也是社會(huì)各界了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的重要依據(jù)。強(qiáng)化企業(yè)檔案管理對(duì)提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力,促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展有著不容忽視的作用。因此,企業(yè)全方位、多角度入手,強(qiáng)化檔案管理。

一、強(qiáng)化管理意識(shí)

科技發(fā)展帶動(dòng)行業(yè)革命,隨著企業(yè)檔案管理手段的革新,為了適應(yīng)全新的管理模式,企業(yè)檔案管理部門必須解放思想,采取積極有效的措施,提升全體員工的檔案意識(shí):首先通過大力對(duì)檔案管理正面和負(fù)面案例的對(duì)比宣傳,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí),增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視。其次是要通過各種形式的培訓(xùn),使領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理的重要性、基本內(nèi)容、注意事項(xiàng)。

二、完善管理機(jī)制

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分之一。企業(yè)要想取得長(zhǎng)足的發(fā)展,完善企業(yè)檔案管理的機(jī)制勢(shì)在必行。首先,要為檔案管理創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件,加大資金的投入,從硬件設(shè)施上給予足夠的支持;其次,要依照相關(guān)的法律法規(guī)建立檔案,堅(jiān)決貫徹執(zhí)行《檔案法》,將檔案管理制度落到實(shí)處,改變傳統(tǒng)檔案管理中分散管理,多處存放的模式,將公司的一切檔案集中統(tǒng)一管理。再次,是要從實(shí)際出發(fā),制定合理的檔案工作發(fā)展計(jì)劃,并按一定步驟,逐步實(shí)施。結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際,將檔案管理工作的重點(diǎn)放在如何利用檔案信息為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)上。最后,建立健全激勵(lì)機(jī)制,全面調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性,將檔案管理的成效與工作人員的薪資、提干、評(píng)優(yōu)等掛鉤。

三、更新管理手段

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理的手段也是日新月異,同時(shí),市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈漸激烈,也使企業(yè)對(duì)檔案信息的需求不斷增加。在信息時(shí)代,為了給企業(yè)發(fā)展提供更新、更全、更準(zhǔn)的檔案信息,檔案管理部門必須加快檔案管理的信息化進(jìn)程,大膽采用各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段,做好企業(yè)發(fā)展的“信息參謀”。

四、樹立信息服務(wù)理念

隨著社會(huì)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,信息用戶對(duì)信息服務(wù)也有了越來越高的要求。因此,企業(yè)檔案管理人員必須樹立起主動(dòng)服務(wù)的理念,積極利用技術(shù)手段,歸納總結(jié),將信息資源的及其相關(guān)的信息轉(zhuǎn)變、制作成信息產(chǎn)品。信息服務(wù)具體來說需要檔案管理部門做好以下幾點(diǎn):一是要充分考慮客戶的信息利用需求,為客戶建立專門的信息服務(wù)平臺(tái),使用戶的信息使用更加簡(jiǎn)單,便捷;二是要對(duì)收集的檔案信息進(jìn)行歸納整理,進(jìn)行深加工,制作成簡(jiǎn)單易查的信息庫,使領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門可以快速、準(zhǔn)確的查找相關(guān)信息;三是要加快遠(yuǎn)程信息系統(tǒng)的建設(shè),為有需求的用戶提供遠(yuǎn)程信息服務(wù)。

五、加強(qiáng)人員培訓(xùn)

無論什么工作,它的操作者都是人,就企業(yè)檔案管理而言,企業(yè)檔案管理人員的工作能力和綜合素質(zhì)直接影響著企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量水平。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該把提高員工綜合素質(zhì)和工作能力當(dāng)成重點(diǎn)任務(wù)來抓。為了完成這一目標(biāo),企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)力度:首先,企業(yè)可以在檔案管理部門舉辦專門檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,使員工掌握檔案管理工作中的各種辦公設(shè)備和相關(guān)的辦公軟件應(yīng)用;其次,組織檔案管理人員與友好企業(yè)的同行進(jìn)行業(yè)務(wù)上的經(jīng)驗(yàn)交流,互通有無;再次,鼓勵(lì)檔案管理人員自學(xué),企業(yè)出資為檔案管理人員配置相應(yīng)的行業(yè)書籍、軟件,為檔案管理人員的自學(xué)提供便利;最后,定期對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行考核,將考核結(jié)果列為員工加薪、升職的重要考察因素,刺激檔案管理人員提升自我的業(yè)務(wù)水平。

總之,檔案是企業(yè)的“信息參謀”,企業(yè)檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定企業(yè)發(fā)展計(jì)劃的正確性,關(guān)系著社會(huì)各界對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果認(rèn)識(shí)的真實(shí)性。一個(gè)成功的企業(yè),離不開成功的企業(yè)檔案管理,檔案工作要跟上時(shí)代的發(fā)展,要努力為企業(yè)的發(fā)展提供信息支持。

作者單位:四川省華芝房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司

作者簡(jiǎn)介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,職稱:館員,學(xué)歷:大專,研究方向:檔案管理。

參考文獻(xiàn):

第2篇：企業(yè)檔案管理范文

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具有重要參考價(jià)值的文件資料。企業(yè)檔案工作最終目的都是最大限度發(fā)揮檔案信息，以更好為企業(yè)服務(wù)。本文主要探討現(xiàn)代企業(yè)所需要的檔案管理模式，為各企業(yè)的發(fā)展提供可行性意見。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 檔案管理 檔案管理模式

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，信息資源作為無形資產(chǎn)，有著極其重要的價(jià)值。企業(yè)檔案作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，記錄著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況、生產(chǎn)技術(shù)等，檔案管理工作影響著企業(yè)管理工作的高效發(fā)展，因此，需要選擇一種合理的檔案管理模式，服務(wù)企業(yè)。

一、企業(yè)檔案管理模式多元化發(fā)展

（一）企業(yè)管理模式

1.檔案分散管理模式。一些小微企業(yè)和部分民營(yíng)企業(yè)，因其人員和財(cái)力的有限性，成立專門的檔案相關(guān)部門有一定的困難，所以就把檔案分散，不集中在一起，也就是根據(jù)檔案的來源，由企業(yè)各個(gè)部門管理各自的檔案。例如，財(cái)務(wù)部門保存會(huì)計(jì)檔案，生產(chǎn)技術(shù)部門保存科技檔案，人事部門保存人事檔案。這種模式雖然有了明確的分工，但是缺少系統(tǒng)的規(guī)劃，容易在不同類別檔案的管理方面出現(xiàn)空白或交叉管理的情況，使檔案資源得不到共享，無法確保檔案的安全性，發(fā)揮不了檔案信息的有效利用價(jià)值。

2.檔案集中統(tǒng)一管理模式。一些中小型企業(yè)會(huì)設(shè)立專門的檔案管理部門，由檔案部門對(duì)本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。在統(tǒng)一的檔案管理制度下，對(duì)檔案進(jìn)行集中管理。從理論上講，不管何種類型的企業(yè)，均可以應(yīng)用此種管理模式，但從具體實(shí)施中也會(huì)遇到一些問題，例如企業(yè)規(guī)模的大小、企業(yè)管理體制的差別、企業(yè)技術(shù)水平高低，會(huì)導(dǎo)致集中統(tǒng)一管理的程度不同。這種管理模式可以確保檔案信息資源的安全性和完整性，使其信息資源能得到充分的利用。

3.集中統(tǒng)一與分散管理相結(jié)合的模式。大中型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)由于資金雄厚，部門多，檔案材料多樣化，所以可以成立一個(gè)專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門或中心，檔案中心也可設(shè)立相關(guān)的分部門，其中心重點(diǎn)保管產(chǎn)品營(yíng)銷、科研項(xiàng)目、行政管理等檔案，分室主要保管員工檔案、設(shè)備檔案等其他檔案。企業(yè)集團(tuán)除了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理外，還進(jìn)行資本運(yùn)作，國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)的開拓，以及技術(shù)合作與交流。企業(yè)集團(tuán)具有多層次的組織結(jié)構(gòu)，因此，檔案的管理不但要針對(duì)集團(tuán)內(nèi)部，還要包括各成員單位?？偣颈９苜Y產(chǎn)運(yùn)作相關(guān)的檔案，各子公司分別保管本單位形成的檔案。這種模式不僅體現(xiàn)了檔案管理的靈活性，也提高了相關(guān)部門對(duì)檔案管理的意識(shí)。

4.圖、情、檔一體化管理模式。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)體制的轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案管理模式也需不斷創(chuàng)新。在當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，企業(yè)想要長(zhǎng)久發(fā)展，需要快速準(zhǔn)確地掌握大量信息資源，建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案信息資源管理系統(tǒng)，結(jié)合自身情況，進(jìn)行資源整合，使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。已經(jīng)有部分企業(yè)初步嘗試了圖書、情報(bào)、檔案一體化管理模式，鑒于大部分企業(yè)所掌握的信息資源有限，實(shí)現(xiàn)這種模式還有一定差距。

（二）社會(huì)管理模式

1.企業(yè)檔案協(xié)會(huì)。一般來講，企業(yè)檔案協(xié)會(huì)是各企業(yè)自愿聯(lián)合形成的協(xié)作組織，是全國(guó)或地方性的檔案專業(yè)團(tuán)體。企業(yè)檔案協(xié)會(huì)應(yīng)作為企業(yè)文化的一部分，它可以加強(qiáng)企業(yè)檔案工作者之間的合作，例如通過舉辦全國(guó)企業(yè)檔案年會(huì)、論壇等多種形式的交流活動(dòng)來進(jìn)行業(yè)務(wù)交流和學(xué)術(shù)研究，也可以向檔案管理機(jī)關(guān)和檔案館提供咨詢建議。檔案行政管理部門也應(yīng)以行業(yè)協(xié)會(huì)為依托，去約束和引導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作。

2.檔案中介機(jī)構(gòu)。檔案中介機(jī)構(gòu)是按照一定的業(yè)務(wù)規(guī)則或者程序委托人提供中介服務(wù)，并收取相應(yīng)費(fèi)用的組織。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)要跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，會(huì)將檔案相關(guān)工作交給專門的機(jī)構(gòu)去管理，企業(yè)不需要成立自己的檔案部門及配備相應(yīng)的管理人員，從而減少運(yùn)營(yíng)成本，從而使企業(yè)有更多的時(shí)間和精力去進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。檔案中介機(jī)構(gòu)以其特有的社會(huì)服務(wù)功能在檔案管理部門與個(gè)人、企業(yè)間提供服務(wù)，是一個(gè)具有監(jiān)督、溝通、協(xié)調(diào)作用的法人組織，具有中介性、服務(wù)性、營(yíng)利性、自律性的特點(diǎn)。

3.企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)。企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)是一個(gè)能夠進(jìn)行獨(dú)立核算的社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，是針對(duì)于檔案相關(guān)工作而設(shè)立的，并收取相應(yīng)費(fèi)用來維護(hù)機(jī)構(gòu)自身的運(yùn)營(yíng)。對(duì)于有些規(guī)模較小或者不具備保管條件的企業(yè)，其檔案可由托管機(jī)構(gòu)來保管。在進(jìn)行托管前，雙方要簽訂合同，會(huì)明確合同雙方的義務(wù)或違約責(zé)任，因此檔案信息資源不會(huì)泄露，企業(yè)檔案的安全性得到提高。檔案托管機(jī)構(gòu)還能夠提供更深層次的服務(wù)，如，對(duì)檔案的鑒定管理、企業(yè)內(nèi)部文件的收集及數(shù)字化處理等。

二、企業(yè)檔案管理模式發(fā)展趨勢(shì)

（一）管理形式的轉(zhuǎn)變

企I檔案管理最初是一種實(shí)體管理，當(dāng)前已經(jīng)轉(zhuǎn)為信息管理。顧名思義，實(shí)體管理就是對(duì)實(shí)際存在的檔案實(shí)體進(jìn)行管理，其目的是使檔案管理有序化。在企業(yè)開始建立檔案時(shí)的管理要求是保證檔案的系統(tǒng)性和安全性，是企業(yè)日常工作的組成部分。社會(huì)信息化發(fā)展，各企業(yè)也在不斷摸索中轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)體制，信息的價(jià)值已逐漸體現(xiàn)出來，各企業(yè)檔案相關(guān)工作部門意識(shí)到信息資源的價(jià)值，于是檔案實(shí)體管理開始轉(zhuǎn)向以信息開發(fā)利用為目的的信息管理，以更好指導(dǎo)檔案管理工作。

（二）管理方式的轉(zhuǎn)變

企業(yè)檔案在管理方式已呈現(xiàn)規(guī)?；?，思想觀念已經(jīng)轉(zhuǎn)變，管理目標(biāo)已走向知識(shí)化和信息化。檔案管理方式具有管理的社會(huì)化特點(diǎn)，開始向檔案員和用戶的管理轉(zhuǎn)變，能夠優(yōu)化資源配置，節(jié)省人力物力，獲得更大經(jīng)濟(jì)效益，符合“精而全”的要求。

三、結(jié)語

本文對(duì)當(dāng)前企業(yè)管理模式是一種現(xiàn)象的研究，各企業(yè)可根據(jù)自身情況，來選擇適合自身發(fā)展的檔案管理模式，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)：

第3篇：企業(yè)檔案管理范文

1 企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息需求

企業(yè)在創(chuàng)新過程中對(duì)信息需求量很大，只有全面了解企業(yè)的信息需求，檔案部門才能提供具有針對(duì)性、有效、適用的檔案信息服務(wù)。在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新過程中，企業(yè)檔案是一項(xiàng)重要的信息源。檔案是保存和傳承企業(yè)文化的載體，因此，開發(fā)利用檔案信息資源可以達(dá)到弘揚(yáng)傳播企業(yè)文化的目的。檔案只有轉(zhuǎn)化為信息，建立起多層次、多種類、跨系統(tǒng)的檔案信息資源庫，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

2 企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理模式落后

目前很多企業(yè)檔案部門在管理上還處在對(duì)檔案實(shí)體的收集、整理、保管利用的初級(jí)階段，還沒有進(jìn)入對(duì)科技檔案進(jìn)行數(shù)字信息化管理的高級(jí)階段，因此多年來企業(yè)科技檔案管理停滯不前，關(guān)鍵在于沒有認(rèn)識(shí)到科技檔案信息化管理的重要性、必要性和緊迫性。在現(xiàn)代數(shù)字信息化時(shí)代，科技檔案的類別、內(nèi)容、載體、信息等將不斷增加，在當(dāng)前社會(huì)，科技檔案的數(shù)字信息化管理模式必將取代傳統(tǒng)的科技檔案實(shí)體管理模式。

2.2 服務(wù)手段滯后

企業(yè)檔案部門很難采購(gòu)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)碼設(shè)備，只能對(duì)科技檔案案卷、專題目錄進(jìn)行簡(jiǎn)單編輯整理，不能運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進(jìn)行科技成果轉(zhuǎn)讓和信息交流，因而對(duì)科技檔案信息資源的開發(fā)利用較低。

2.3 服務(wù)方式被動(dòng)

以往企業(yè)檔案部門通常懷著按部就班的心態(tài)，坐等上門，被動(dòng)的等待有人將檔案資料送來，因此其服務(wù)內(nèi)容比較單一，一定程度上，限制了其所服務(wù)的范圍，服務(wù)方式也顯得較為單一，同時(shí)，與外界缺乏溝通與交流，所服務(wù)的對(duì)象僅僅局限于在企業(yè)內(nèi)部借閱和復(fù)制。

2.4 專職人員稀缺

很多企業(yè)在發(fā)展壯大到一定程度時(shí)，為了節(jié)省成本，不得不在企業(yè)內(nèi)部采取全面深化改革措施。裁員成為企業(yè)改革中通常的做法，而其中一些非必要部門譬如檔案部門往往首當(dāng)其沖，各大企業(yè)裁員大軍中，專職檔案工作人員最先被大量裁員精簡(jiǎn)，因此企業(yè)檔案管理人員通常情況下由本單位的辦公室文案人員或者后勤人員進(jìn)行兼職，由于其本身工作就很繁瑣，加之沒有接受過檔案管理方面的專業(yè)訓(xùn)練，在面對(duì)科技檔案的具體工作時(shí)，常常顯得力不從心，只能對(duì)日常文件資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集整理工作，很難應(yīng)對(duì)科技檔案信息的精細(xì)化工作。

3 企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新

3.1 創(chuàng)新思想觀念

檔案部門在一家企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，其思想觀念一定程度上影響著一家企業(yè)對(duì)未來市場(chǎng)的判斷與決策，因此檔案部門一定要具備高瞻遠(yuǎn)矚的創(chuàng)新型思維，與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，要有組織有規(guī)劃的有條不紊地進(jìn)行科技檔案信息化建設(shè)。企業(yè)要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)也納入年度財(cái)務(wù)預(yù)算的范圍，適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)投入，配置高性能電腦、同時(shí)激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼像機(jī)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、大型數(shù)據(jù)庫、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等設(shè)施設(shè)備也是必不可少的，以此來解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等根本性問題。

3.2 創(chuàng)新組織機(jī)構(gòu)

創(chuàng)新檔案組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，要從企業(yè)抓起，首先要建立專門的檔案室，并配齊經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案工作人員，根據(jù)實(shí)際情況完善既有的檔案規(guī)章制度，真正切實(shí)重點(diǎn)抓好科技檔案管理工作。同時(shí)要積極大力引進(jìn)檔案信息化管理相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才，以擴(kuò)充檔案人員隊(duì)伍建設(shè)；其次檔案人員要注重專業(yè)知識(shí)的積累，企業(yè)要對(duì)檔案人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力方面培訓(xùn)，使其能熟練掌握計(jì)算機(jī)方面的基本知識(shí)，不斷提升自己的電腦網(wǎng)絡(luò)操作技能，提高檔案人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)水平，從而使科技檔案管理手段向技術(shù)型，創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變。

3.3 創(chuàng)新管理模式

在管理體制上，企業(yè)科技檔案工作要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的模式。建立層次分明，高效，緊湊的管理模式，企業(yè)檔案部門對(duì)本單位履行宏觀領(lǐng)導(dǎo)和管理職能，對(duì)所屬單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和建設(shè)性指導(dǎo)，從而避免科技檔案因?yàn)橛袉为?dú)部門或個(gè)人的疏忽或者責(zé)任心的缺少，導(dǎo)致重要檔案的丟失，造成不可挽回的損失，確?？萍紮n案完整、準(zhǔn)確和齊全，是創(chuàng)新性管理模式的基本目標(biāo)。在管理機(jī)制上，要把管理模式的創(chuàng)新，放在一個(gè)重要位置，形成一個(gè)理念，同時(shí)營(yíng)造要時(shí)刻追求理念創(chuàng)新，管理創(chuàng)新的環(huán)境，自上而下，實(shí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)、總工程師分管、檔案部門和技術(shù)部門齊抓共管的機(jī)制，形成多級(jí)梯度分層管理，堅(jiān)持不懈持之以恒，真正抓好落實(shí)好管理創(chuàng)新這個(gè)理念。

企業(yè)要對(duì)科技檔案信息化建設(shè)工作大力支持，大膽革新管理方式。要應(yīng)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，整合科技檔案信息資源，實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的科技檔案管理方式，從而提供高質(zhì)量服務(wù)。逐步實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案實(shí)體的數(shù)字化、現(xiàn)代化信息管理的科學(xué)高效的檔案管理方式。

3.4 創(chuàng)新管理方法

建立現(xiàn)代化數(shù)字網(wǎng)絡(luò)信息化的科技檔案管理中心。一是要選擇合適的企業(yè)檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫、與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊都要符合檔案信息化建設(shè)的要求。二要做好科技檔案案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護(hù)工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實(shí)現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步建成母子（分）公司等兩級(jí)科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺(tái)，形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。

3.5 創(chuàng)新服務(wù)方式

第4篇：企業(yè)檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】電子檔案 保存 維護(hù) 維護(hù) 管理對(duì)策

信息化的時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及,企業(yè)信息數(shù)字化、辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展,電子檔案已經(jīng)成為企業(yè)檔案工作中必須要面臨的工作問題，并且在實(shí)際工作中產(chǎn)生的各種問題和難點(diǎn)也必須面對(duì)，需要在企業(yè)中得以合理運(yùn)用。

根據(jù)多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，在此著重探討分析企業(yè)電子檔案管理工作中出現(xiàn)的問題以及一些處理方法，拋磚引玉，和檔案管理工作的同仁們共同探討。

一、企業(yè)電子檔案管理中出現(xiàn)的問題

（一）電子文件原始資料的保存

目前,在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件,已是辦公常事。往往文件一旦定稿打印后,作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對(duì)電子文件沒有采取保護(hù)措施,隨意對(duì)其進(jìn)行刪改,不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非,失去了歸檔保存的意義。

（二）電子檔案的完整性難維護(hù)

電子檔案材料的多樣性、結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性,儲(chǔ)存方式的互換性,容易造成信息缺損。當(dāng)前,電子檔案儲(chǔ)存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。這些媒介材料的化學(xué)性質(zhì)不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng),容易造成電子檔案信息丟失，使電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障,直接影響信息再現(xiàn)。

（三）信息安全與保密問題

電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性,造成電子檔案與載體的可分離,使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性,使電腦病毒和蓄意破壞的電腦黑客對(duì)檔案存放載體形成威脅,載體一旦被電腦病毒感染或被黑客闖入,就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失,甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。

（四）電子檔案的接收格式問題

由于電子檔案的應(yīng)用尚沒有全國(guó)范圍內(nèi)普及,檔案文件在轉(zhuǎn)手移交過程中,會(huì)出現(xiàn)因兩部門存儲(chǔ)檔案方式不同,使用軟件不同,而使電子檔案在轉(zhuǎn)交過程中出現(xiàn)困難。

（五）電子檔案的長(zhǎng)期可讀性難實(shí)現(xiàn)

電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)字形式存儲(chǔ)于各種載體上的,但由于電子檔案形成單位的不同習(xí)慣,所應(yīng)用軟件、媒體不同,對(duì)同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式都不盡相同。電子檔案在以后的利用中,必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。而互不兼容的電子計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的電子檔案,在電子檔案利用時(shí)對(duì)信息的交換、顯示會(huì)造成很大困難,導(dǎo)致電子檔案打不開或無法顯示而失去可讀性。即使是互相兼容的電子計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的電子檔案,隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟硬件技術(shù)的不斷升級(jí),數(shù)字壓縮、解讀等技術(shù)的不斷更新?lián)Q代,電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的先進(jìn)技術(shù),在未來利用電子檔案時(shí)往往是時(shí)過境遷,新技術(shù)已經(jīng)不認(rèn)識(shí)老技術(shù)了。所以,將最初形成的電子檔案原始軟盤、光盤等原件載體保存起來,也并不意味著載體實(shí)物上的電子信息能完整無損地、源遠(yuǎn)流長(zhǎng)地被利用下去。

二、企業(yè)電子檔案管理的對(duì)策

（一）電子檔案管理的原則

企業(yè)電子檔案管理要秉承規(guī)范性、可靠性、高效率的原則。規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則,也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)?？煽啃詥栴}，除了采取各種技術(shù)措施、國(guó)家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外,文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中,要嚴(yán)格制度、堵塞漏洞,不僅要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效,還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程,建立必要的備份等,以防止信息的丟失和失真,維護(hù)電子檔案的可靠性。而高效率，應(yīng)在充分研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定,是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵，而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng),是檔案信息電子化工程的助推器。

（二）規(guī)范電子文檔一體化管理模式

電子文件管理系統(tǒng)的文件管理功能是由電子文檔管理軟件預(yù)先內(nèi)設(shè)的元數(shù)據(jù)需求確定的,所以說電子文檔管理要落實(shí)到以軟件為核心的解決方案上,制定相關(guān)元數(shù)據(jù)規(guī)范,自覺創(chuàng)建對(duì)軟件功能進(jìn)行規(guī)范的平臺(tái)。以此為指導(dǎo),研制有利于電子文檔一體化管理的通用元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),建立電子文檔一體化管理相關(guān)的配套標(biāo)準(zhǔn)體系,顯得非常必要。解決電子檔案管理的難題,涉及宏觀政策、信息管理、相關(guān)法規(guī)以及系統(tǒng)設(shè)計(jì)等問題。除考慮到電子公文歸檔的需求外,還必須顧及電子文件核心流程層和特定流程層流轉(zhuǎn)的諸多問題,這是一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng)。而標(biāo)準(zhǔn)又是與時(shí)俱進(jìn)的,需要不斷更新和升級(jí),不能永遠(yuǎn)停滯在一個(gè)水平上。因而,僅局限于某一個(gè)行業(yè)、某一個(gè)學(xué)科或某一個(gè)部門研究遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)需求。而無政府盲目競(jìng)爭(zhēng),自由創(chuàng)建信息孤島,重復(fù)設(shè)計(jì)、各自為政、五花八門、互不兼容也是不行的。要解決電子檔案管理難的問題,與世界電子文檔一體化接軌,就必須建立一個(gè)頂級(jí)一元化技術(shù)權(quán)威機(jī)制,統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)諸多相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)合攻關(guān),統(tǒng)一全國(guó)的電子文檔一體化管理模式,規(guī)范電子文檔一體化管理系統(tǒng)軟件開發(fā),以保障電子文檔一體化管理的需求,已成為解決電子檔案管理難的明顯發(fā)展趨勢(shì)。

（三）采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施

信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前,為防止檔案信息被竊取、刪除和修改,防止網(wǎng)絡(luò)??黑客的進(jìn)入,常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案?jìng)浞荨C(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠,確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密,防范對(duì)電子文件的非法訪問和隨意刪改,都具有很好的效果。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。

（四）電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理要加強(qiáng)

軟件管理上,要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備,對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞,對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí),搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上,要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境,強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù),有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施,確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

第5篇：企業(yè)檔案管理范文

1 檔案記憶觀的基本屬性

檔案記憶觀作為基于對(duì)檔案基本屬性，社會(huì)記憶屬性的本質(zhì)性認(rèn)識(shí)近年來受到檔案界的重視和探討。以社會(huì)記憶理論為根本出發(fā)點(diǎn)，從傳承、控制和建構(gòu)的角度對(duì)社會(huì)記憶的體制與性能進(jìn)行分析就是檔案的記憶研究，目的是從創(chuàng)建和保護(hù)社會(huì)記憶的角度，使有關(guān)工作人員的積極作用得到充分的發(fā)揮，對(duì)社會(huì)記憶的全面創(chuàng)建，我們可以從以下幾點(diǎn)分析其旨趣所在：

首先，從社會(huì)記憶的角度對(duì)檔案這一形態(tài)給予肯定和了解，從國(guó)家與社會(huì)記憶的角度分析檔案所特有的價(jià)值與意義；

其次，從構(gòu)建和保護(hù)社會(huì)記憶的角度對(duì)檔案的作用給予肯定和了解，以社會(huì)的不斷變化和發(fā)展為背景，使檔案的價(jià)值和使命得以實(shí)現(xiàn)；

再次，深度挖掘和創(chuàng)新有關(guān)理論，從理論的角度，創(chuàng)建具有解釋作用的框架拓展系統(tǒng)，同時(shí)也為“城市記憶工程”、“世界記憶工程”、“數(shù)字記憶工程”等這些有關(guān)檔案領(lǐng)域記憶保護(hù)、保存活動(dòng)尋找理論依據(jù)。

2 檔案部門的職能定位

根據(jù)檔案記憶觀的有關(guān)理論，檔案館的意義除了具備文件庫的作用之外，還兼具知識(shí)庫和記憶庫的作用。有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)記憶的保存必須從企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過程必須能夠從其檔案館中得到體現(xiàn)，是企業(yè)的整個(gè)發(fā)展歷史能夠?yàn)楹笕怂A(yù)覽和學(xué)習(xí)了解。

2.1 擴(kuò)大搜索范圍，豐富館藏資源

在征集與收集等有關(guān)檔案管理工作中，以當(dāng)前已有的方法進(jìn)行歸檔之后，還要將包括歷史檔案在內(nèi)的重要理性資料做出選取，尤其是與企業(yè)重大決策有關(guān)的資料必須進(jìn)館收藏。賦予檔案館以真實(shí)性和全面性，將企業(yè)利益作為重點(diǎn)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展與變化做完整詳細(xì)的記錄。

2.2 從數(shù)字化向智能化轉(zhuǎn)變

在數(shù)量方面，當(dāng)前的檔案資料越來越多，對(duì)許多大中型企業(yè)而言，其在數(shù)據(jù)庫方面已經(jīng)十分成熟，在收集、編制和查閱有關(guān)檔案以及對(duì)檔案進(jìn)行管理方面的效率都非常高，對(duì)圖書和檔案的中的有關(guān)信息的管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化，然后，有關(guān)機(jī)構(gòu)在對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理方面還有待提升，以原始的信息檔案為基礎(chǔ)，在具體需求的引導(dǎo)下，深度挖掘有關(guān)專題數(shù)據(jù)，為用戶及領(lǐng)導(dǎo)決策提供更詳盡、快捷的高效的智能化服務(wù)，這不僅是一種操作方式上的變化，而是一種觀念上的突破。

3 企業(yè)檔案管理的重要性

在企業(yè)有關(guān)組織記憶的構(gòu)建方面，企業(yè)檔案其基礎(chǔ)性作用。根據(jù)記憶主體的不同，其種類主要包括個(gè)人記憶和集體記憶兩種，哈布瓦赫的觀點(diǎn)是：集體記憶的數(shù)量與社會(huì)中群體的數(shù)量是相對(duì)應(yīng)的。從社會(huì)的角度而言，包括宗教、家庭、企事業(yè)單位以及社會(huì)階級(jí)等形式在內(nèi)的有關(guān)群體性組織都擁有各自的集體記憶，其中的成員受此類記憶的控制，對(duì)他們的過去和未來都形成一定的影響。集體記憶是組織記憶的根源所在，當(dāng)前生活中，企業(yè)在生產(chǎn)、服務(wù)和流通等領(lǐng)域中都是互相獨(dú)立的，而組織記憶則真是的體現(xiàn)和記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展和生存。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、研發(fā)、經(jīng)營(yíng)以及管理等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的記錄，是企業(yè)組織記憶塑造、構(gòu)建、傳承、維護(hù)的重要工具和內(nèi)容。今天的企業(yè)檔案管理工作，解讀著昨天的組織記憶，同時(shí)又構(gòu)建著明天的組織記憶。

首先，從構(gòu)建與傳承企業(yè)組織記憶的角度分析，企業(yè)檔案的優(yōu)勢(shì)非常明顯。某些媒介與載體是傳承并存在記憶的基礎(chǔ)，而企業(yè)檔案恰恰就起著這一基礎(chǔ)性的作用?？导{頓指出：社會(huì)對(duì)其記憶的維持和傳播主要靠實(shí)踐來完成，他將社會(huì)實(shí)踐的種類劃分成兩部分，一部分是體化實(shí)踐，一部分是刻寫實(shí)踐，對(duì)身體的依賴是這兩者之間的主要差異，其中前者對(duì)人體的依賴比較大，而后者傳遞和存儲(chǔ)實(shí)踐的方式則可以完全與人體相分開，而后者對(duì)前者而言，主要起補(bǔ)充作用。

其次，從傳承與創(chuàng)建企業(yè)組織記憶的角度，企業(yè)檔案本身的品質(zhì)非常優(yōu)良。謝倫伯格的經(jīng)典著作《現(xiàn)代檔案技術(shù)和原則》中的觀點(diǎn)是：“檔案的本質(zhì)不是搜集”，其排列的最終順序是通過自然的流轉(zhuǎn)和沉淀之后而形成的，是由生長(zhǎng)而來的。企業(yè)的具體活動(dòng)導(dǎo)致企業(yè)檔案的生成，其記錄內(nèi)容并不簡(jiǎn)單，是不同的目的與活動(dòng)通過練習(xí)之后形成的，這種組合和聯(lián)系有助于相對(duì)客觀、完整的反映企業(yè)過去，為我們理解企業(yè)組織記憶提供了事實(shí)、關(guān)聯(lián)、依據(jù)和理性。

4 檔案記憶觀視野下的新型企業(yè)檔案服務(wù)管理

企業(yè)經(jīng)過生產(chǎn)、研發(fā)、管理和經(jīng)營(yíng)等各種活動(dòng)，將就價(jià)值的信息保存下來并記錄就是企業(yè)檔案，對(duì)企業(yè)創(chuàng)建、傳承、塑造和維護(hù)企業(yè)組織具有重要的作用。當(dāng)前，企業(yè)檔案的有關(guān)工作是過去的組織記憶的一種解讀，也是對(duì)未來的組織記憶的一種創(chuàng)建。

4.1 企業(yè)檔案應(yīng)把握現(xiàn)階段企業(yè)活動(dòng)脈絡(luò)

企業(yè)在不同階段的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)出現(xiàn)種種變革，企業(yè)更要不斷的完善自身的發(fā)展戰(zhàn)略，轉(zhuǎn)變管理理念，調(diào)整經(jīng)營(yíng)方向，才能立足于激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。當(dāng)前，收集檔案的關(guān)鍵就在于對(duì)目前活動(dòng)的有關(guān)資料的選取，換句話說，開展此類工作的關(guān)鍵在于不同階段的企業(yè)活動(dòng)。當(dāng)前中國(guó)在檔案收集方面存在的主要問題就是發(fā)展不夠成熟，許多企業(yè)依據(jù)其制動(dòng)的有關(guān)收集范圍來進(jìn)行文檔的收集，然后只收集在此范圍內(nèi)的，對(duì)范圍外的工作缺乏重視，最常見的就是企業(yè)發(fā)生的重要性突發(fā)案件，這對(duì)企業(yè)的組織記憶具有重要作用，但是由于這些內(nèi)容不在其制定的收集范圍之內(nèi)，最終導(dǎo)致丟失。工作規(guī)范對(duì)企業(yè)檔案管理工作非常關(guān)鍵，但是要想使其作用得到充分發(fā)揮還需要時(shí)間的配合才行，所以，對(duì)當(dāng)前有關(guān)檔案的收集工作而言，當(dāng)前企業(yè)的活動(dòng)經(jīng)絡(luò)是其全面與否的關(guān)鍵，并且，這對(duì)組織記憶的構(gòu)建也具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

4.2 企業(yè)檔案應(yīng)保證記憶完整性

4.2.1、制定完善的檔案標(biāo)準(zhǔn)。從檔案管理者的角度來講，對(duì)有關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要予以提升，對(duì)有關(guān)責(zé)任人予以明確，對(duì)有關(guān)人員的工作職責(zé)予以明確，是有關(guān)體制的意義完善，根據(jù)《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案法》等有關(guān)政策的規(guī)定，從企業(yè)對(duì)不同規(guī)章體系以及有關(guān)具體工作的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)管理檔案的具體要求來形成、整理和收集檔案，并且在歸檔的范圍、收發(fā)保密文件、文件保存時(shí)間、銷毀等等不同的環(huán)節(jié)對(duì)有關(guān)工作進(jìn)行明文規(guī)定。并且針對(duì)鑒定工作，有關(guān)部門還要積極的進(jìn)行研究，使鑒定工作更加的準(zhǔn)確，降低確實(shí)社會(huì)記憶的可能性，對(duì)有關(guān)工作人員在觀念和思想上要加強(qiáng)重視。建立健全檔案管理規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。完善的制度和標(biāo)準(zhǔn)是確保記憶完整性的基礎(chǔ)。

4.2.2、數(shù)字檔案的收集與管理。 當(dāng)前，記憶是否完整直接受企業(yè)手機(jī)數(shù)字方面資源的檔案有直接關(guān)系。隨著全球經(jīng)濟(jì)的一體化進(jìn)程不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息不斷進(jìn)步，在企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展方面，信息化起著重要的作用，并且還影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益與競(jìng)爭(zhēng)能力。企業(yè)從自動(dòng)化生產(chǎn)到內(nèi)部管理方面都與計(jì)算機(jī)息息相關(guān)，并且隨著電子商務(wù)的發(fā)展，信息化的影響越來越大，隨之而來的是在生產(chǎn)、銷售和經(jīng)營(yíng)等環(huán)節(jié)中增加的大量數(shù)字化信息，這對(duì)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常起著決定性的作用，當(dāng)前企業(yè)經(jīng)營(yíng)的現(xiàn)狀也主要通過數(shù)字化信息流體現(xiàn)出來。分散在不同系統(tǒng)、不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的關(guān)鍵數(shù)字化信息，如果得不到及時(shí)的沉淀，一旦流失，必然造成企業(yè)組織記憶的殘缺。因此，在企業(yè)檔案收集工作中，應(yīng)該及時(shí)控制有保存價(jià)值的數(shù)字文檔信息。

當(dāng)前越來越多的企業(yè)開始重視對(duì)與知識(shí)有關(guān)的平臺(tái)和中心的建設(shè)，從智力方面支持企業(yè)發(fā)展，但是，當(dāng)前的大部分關(guān)鍵性信息與知識(shí)的狀態(tài)以“游離”為主，缺乏系統(tǒng)性，使得信息的作用和價(jià)值不能得到充分發(fā)揮，流失嚴(yán)重；又如，據(jù)調(diào)查，郵件系統(tǒng)是目前很多企業(yè)，尤其是大中型企業(yè)開展管理活動(dòng)的重要平臺(tái)，而郵件系統(tǒng)中的郵件多處于失控狀態(tài)，即便是非常重要的郵件也鮮有在企業(yè)檔案的歸檔范圍之中。因此，要確保企業(yè)組織記憶的完整性，必須對(duì)各種類型的數(shù)字文檔信息進(jìn)行合理的收集和管理。

4.3 企業(yè)檔案應(yīng)不斷豐富檔案的利用服務(wù)

人類對(duì)身份的認(rèn)同以記憶為基礎(chǔ)，企業(yè)內(nèi)部員工被認(rèn)同的關(guān)鍵在于企業(yè)組織記憶。而這對(duì)員工的歸屬感和自豪感具有重要的意義，對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有積極意義。而員工通過傳承和激活組織記憶等來認(rèn)同企業(yè)。美國(guó)的著名學(xué)者保羅?康納頓指出，原始的外來資料幫助人類恢復(fù)記憶，這其中檔案的價(jià)值尤其重要，集體記憶中需要追溯和保存的主要內(nèi)容與檔案中記錄的社群、民族和個(gè)體等有極大的關(guān)聯(lián)性。由此可見，檔案對(duì)集體記憶其中間性作用，對(duì)記憶具有激活的作用，但是，釋放記憶功能單靠檔案館中被動(dòng)存放的資料是無法實(shí)現(xiàn)的，只有充分的利用檔案才能使其價(jià)值得到發(fā)揮，對(duì)企業(yè)的組織記憶才能進(jìn)行有效的激活。

利用是管理的檔案的中級(jí)目的，是檔案為廣大人民提供服務(wù)，國(guó)家檔案局在建設(shè)“三個(gè)體系”的方案中對(duì)此也有設(shè)略。企業(yè)檔案在具體的工作中有許多種利用方式，其中發(fā)揮價(jià)值最為明顯的就是其情報(bào)價(jià)值與憑證價(jià)值。在傳承和激活企業(yè)組織記憶的過程中，有關(guān)工作人員必須更加系統(tǒng)、深入的整合檔案資源，以生動(dòng)形象、易于接受的方式，主動(dòng)將組織記憶呈現(xiàn)給企業(yè)員工，在潛移默化中實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織記憶的激活與傳承。

第6篇：企業(yè)檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】 企業(yè)檔案管理；現(xiàn)代化；問題；對(duì)策

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速進(jìn)步及發(fā)展，單位對(duì)于檔案管理工作越來越重視，雖然各個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)取得了一定成績(jī)，單位的檔案管理工作雖然也有了一定的提升，但由于運(yùn)行機(jī)制、基礎(chǔ)設(shè)備、人員素質(zhì)等方面的不足，這些都是造成檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的障礙。目前大部分企業(yè)和檔案部門的檔案管理工作，都還是以手寫登記為主，效率低，準(zhǔn)確性不高，不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的需要。

一、檔案管理存在的問題

1、運(yùn)行體制不健全

目前由于檔案管理體制正在處于不斷完善和健全過程中，因此檔案管理機(jī)構(gòu)并不能很好的去行使自身的職權(quán)，其次檔案管理部門無規(guī)范可以操作，工作中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、步驟，目的不明確等等充分說明機(jī)制不健全等等問題。目前基礎(chǔ)單位檔案管理工作與一二級(jí)單位的檔案管理工作存在較大差距，因此應(yīng)該重點(diǎn)考慮不斷完善運(yùn)行體質(zhì)。

2、技術(shù)設(shè)備并沒有得到應(yīng)有的發(fā)揮

目前檔案管理還是以紙質(zhì)檔案為主要載體，還沒有把電子信息的存儲(chǔ)技術(shù)廣泛用于檔案管理工作。大部分企業(yè)單位檔案管理的計(jì)算機(jī)，僅僅是用來做檔案檢索工作，由于檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，因此設(shè)備的利用率不是很高。例如部分科技和會(huì)計(jì)檔案依然是手工檢索。而且系統(tǒng)操作平臺(tái)收錄的項(xiàng)目也有差別以及目錄格式也不一樣，有些并沒有按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行設(shè)置，從而造成許多不兼容，為檔案管理現(xiàn)代化的規(guī)范與統(tǒng)一造成困難。

3、檔案管理意識(shí)薄弱

要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化關(guān)鍵是人的問題，只有在思想上重視，實(shí)踐中認(rèn)真落實(shí)，這才是對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主觀條件的落實(shí)。檔案管理工作不僅僅是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。而且具有重大的政治意義，因?yàn)闄n案管理本身就是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作，要求我們?cè)谒枷肷蠈?duì)檔案管理高度重視。但是現(xiàn)階段很多機(jī)關(guān)、單位、企業(yè)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化并沒有認(rèn)真落實(shí)，有些單位對(duì)于其資金投入不夠，設(shè)備落后；有些單位有先進(jìn)的設(shè)備但對(duì)其利用率并不高，使得設(shè)備閑置成了一種擺設(shè)。

4、檔案管理隊(duì)伍薄弱

檔案管理人員的自身素質(zhì)是檔案管理工作的基礎(chǔ)問題?，F(xiàn)階段，要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化專業(yè)的、現(xiàn)代化的管理隊(duì)伍不可缺少，這就要求工作人員在具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)、堅(jiān)實(shí)的檔案業(yè)務(wù)理論和實(shí)踐功底的基礎(chǔ)上拓寬視野不斷創(chuàng)新。只有檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，這樣才能在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中發(fā)揮應(yīng)有作用。目前從筆者了解的情況來看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，不能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需求。

二、提高檔案管理現(xiàn)代化的措施

1、加強(qiáng)管理促使規(guī)范化發(fā)展

隨著我國(guó)現(xiàn)代化的發(fā)展，企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的要求越來越高，管理工作的矛盾也逐漸的顯現(xiàn)出來，實(shí)踐證明，檔案管理的現(xiàn)代化是解決問題的必經(jīng)之路和發(fā)展方向?，F(xiàn)代化的發(fā)展更要求我們做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，例如人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)及檔案管理專業(yè)設(shè)備的系統(tǒng)升級(jí)等等。檔案管理的規(guī)范是檔案管理工作的基礎(chǔ)，使檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行，對(duì)于企業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程具有現(xiàn)實(shí)意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。

2、檔案管理要系統(tǒng)化

系統(tǒng)化是指采用一定的方式，對(duì)已經(jīng)制定頒布的規(guī)范性文件或者流程進(jìn)行歸類、整理或加工，使其集中起來作有系統(tǒng)的排列，以便于使用的活動(dòng)。管理要系統(tǒng)化就是要以系統(tǒng)的觀點(diǎn)和方法去管理檔案的工作。要用系統(tǒng)分析方法來對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，就要求我們對(duì)于檔案系統(tǒng)的管理問題進(jìn)行細(xì)致、全面的分析，并從研究中出發(fā)，尋找實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方案。

3、實(shí)現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神。檔案管理工作人員在除了具備以上要求外還應(yīng)該：

第一，具備充分的更新觀念。對(duì)于從事檔案管理的工作人員來說，一定要正確的認(rèn)識(shí)檔案工作在企業(yè)改革中占據(jù)的地位和發(fā)揮的作用。在服務(wù)上一定要從管理型逐漸向服務(wù)性轉(zhuǎn)變，以服務(wù)來促進(jìn)管理，近一步完善服務(wù)。

第二，要樹立質(zhì)量和創(chuàng)新意識(shí)。檔案管理的工作人員在進(jìn)行操作的過程中一定要充分遵循檔案形成的規(guī)律，對(duì)于檔案的形成過程嚴(yán)加控制，抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)，從而不間斷的來實(shí)行質(zhì)量管理。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，也是事業(yè)保持活力的源泉。檔案管理者應(yīng)該具備這種品質(zhì)積極探索檔案管理工作的新思路、新機(jī)制、新方法，創(chuàng)造性地開展工作。

4、檔案管理要標(biāo)準(zhǔn)化

標(biāo)準(zhǔn)化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是讓檔案管理做到行業(yè)的統(tǒng)一，具體而言就是要讓檔案管理部門按照統(tǒng)一的規(guī)則，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)符號(hào)、分類方法等來進(jìn)行操作，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。標(biāo)準(zhǔn)化使檔案工作更加高速、高效的運(yùn)行，應(yīng)該在工作中嚴(yán)格執(zhí)行。

5、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化具有現(xiàn)實(shí)的意義。首先要讓檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，要讓工作人員對(duì)檔案管理工作要有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，時(shí)時(shí)樹立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)。因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)是各個(gè)行業(yè)工作統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。讓工作人員時(shí)時(shí)樹立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)是檔案管理工作更好有序開展的前提；其次，加強(qiáng)工作人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，只有專業(yè)知識(shí)過硬，才能解決現(xiàn)實(shí)條件下很多專業(yè)設(shè)備不能得到充分利用的問題。例如：計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，計(jì)算機(jī)人員缺乏的專業(yè)知識(shí)，相關(guān)部門一定要對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，從理論和實(shí)踐上解決檔案工作中出現(xiàn)的問題，從而提高檔案人員的素質(zhì)，使其滿足檔案現(xiàn)代化的需要。此外，要大力解決檔案質(zhì)量問題，要以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行業(yè)務(wù)建設(shè)，對(duì)于不符合要求的，要及時(shí)返工，只有這樣，才能做好檔案管理現(xiàn)代化工作。

三、結(jié)語

檔案管理的現(xiàn)代化的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)的復(fù)雜的工作，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量增加，那時(shí)現(xiàn)代化的檔案管理方法的重要意義就會(huì)凸顯。因此我們應(yīng)該秉著早起步、先領(lǐng)先的思想率先實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，爭(zhēng)取為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)做貢獻(xiàn)，不拖企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的后腿。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉建華. 淺談企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及對(duì)策[J] .經(jīng)濟(jì)論叢，2008（10）186.

[2]林秀秋. 檔案管理與機(jī)關(guān)文化建設(shè)[J] .機(jī)電兵船檔案，2007（3） 29-31.

第7篇：企業(yè)檔案管理范文

合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。是與其他法律關(guān)系主體之間設(shè)立、變更、終止、民事權(quán)利關(guān)系的局面文件，包括合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形的表現(xiàn)所載內(nèi)容形式。合同管理是對(duì)企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎(chǔ)管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個(gè)組成部分。

筆者針對(duì)一些問題，在實(shí)際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點(diǎn)一些看法。

1.合同檔案的收集

合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對(duì)合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進(jìn)行了專題討論，并對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同承辦部門、貨物驗(yàn)收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責(zé)分工等問題作了進(jìn)一步明確，對(duì)合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對(duì)合同立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，這對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問題，采取實(shí)時(shí)跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對(duì)簽訂的合同，及時(shí)收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。

企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財(cái)務(wù)審計(jì)部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。

2.合同檔案的整理

收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒?。根?jù)國(guó)家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實(shí)際情況與特殊性的要求，對(duì)合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對(duì)利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2.1合同檔案按照年度分類法

廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個(gè)年度內(nèi)按月份一個(gè)流水號(hào)。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號(hào)歸檔號(hào)-年度-月份-流水號(hào)，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。

2.2編制合同檔案目錄

筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時(shí)代，同時(shí)為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。

2.3填寫備考表

備考表是對(duì)本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說明，對(duì)案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。

3.合同檔案的利用

第8篇：企業(yè)檔案管理范文

檔案管理工作的好與差直接關(guān)系著企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，也標(biāo)志著一個(gè)企業(yè)能否長(zhǎng)久發(fā)展的關(guān)鍵，因此要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。由于檔案管理不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，部分單位負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，沒能把檔案管理工作提高到重要位置，認(rèn)為只要保管好不丟失不損壞就萬事大吉了，某些企業(yè)的檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤，沒有給予足夠的重視，他們認(rèn)為從事檔案管理工作沒有太大的發(fā)展空間，無法體現(xiàn)自我價(jià)值，因此無法端正工作態(tài)度，缺乏責(zé)任感，無法做到耐心細(xì)致，缺乏樂于奉獻(xiàn)的工作精神以及良好的職業(yè)道德品質(zhì)，更不具備扎實(shí)專業(yè)的檔案管理知識(shí)，以及廣泛的科技知識(shí)，因此無法正確的認(rèn)識(shí)檔案管理工作在企業(yè)的管理工作以及社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步中所產(chǎn)發(fā)揮的巨大作用和重要意義。由于缺乏責(zé)任心，工作過程中常常出現(xiàn)失位現(xiàn)象，以至于造成檔案管理工作基礎(chǔ)不牢固，利用率不高，創(chuàng)造的價(jià)值不大。再加上對(duì)檔案管理工作重要性和緊迫性宣傳力度不夠，使檔案工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中被忽略，沒有提到議事日程，像抓生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)那樣科學(xué)合理的規(guī)劃與實(shí)施，尤其在企業(yè)的高層管理人員沒有制造出重視、關(guān)心檔案管理工作的氛圍，以至于整個(gè)企業(yè)對(duì)檔案管理工作的意識(shí)都非常淡薄，從而導(dǎo)致檔案管理工作在企業(yè)飛速發(fā)展管理模式不斷推陳出新的當(dāng)下遇到諸多的障礙，處于企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的邊緣化。

二、檔案工作的管理與創(chuàng)新

目前檔案管理的模式幾乎都是一臺(tái)計(jì)算機(jī)一套軟件的辦法，檔案管理與提供利用根本無法適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理方式的落后，為檔案管理工作帶來了諸多不便，最根本的原因是檔案管理技術(shù)的落后無法適應(yīng)日趨增大的利用需求。導(dǎo)致檔案技術(shù)落后有幾點(diǎn)原因：1、部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視和認(rèn)知，投入力度??；2、某些單位領(lǐng)導(dǎo)雖然有這方面意識(shí)，并且購(gòu)進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于人才匱乏雖有設(shè)備但沒有熟練操作設(shè)備的人員，無法做到物盡其用，以至于無法達(dá)到預(yù)期的目的。3、管理力度重視程度不夠，雖有計(jì)算機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但是工作人員并沒有錄入電腦，依然按照原始的手工操作方式進(jìn)行工作，從而導(dǎo)致檔案管理工作跟不上企業(yè)管理的步伐，不利于服務(wù)企業(yè)和提高工作效率，那么檔案管理工作有何談創(chuàng)新呢？檔案管理工作創(chuàng)新要從以下幾點(diǎn)入手：（一）創(chuàng)新觀念，使得的檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。首先要做到管好檔案，合理的用好檔案。隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷調(diào)整，企業(yè)不斷的優(yōu)化重組，生產(chǎn)技術(shù)水平不斷地提高檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念，要深入施工一線，懂得施工的工藝流程，深入了解技術(shù)檔案的內(nèi)涵和保存的價(jià)值意義，使得檔案管理的工作人員對(duì)各種科技資料檔案做到“胸中有數(shù)”。其次要在全員心中樹立起檔案就是資產(chǎn)的理念，在企業(yè)中無論是科技成果，會(huì)計(jì)檔案、還是書、文、聲、像，全部都是企業(yè)全體員工智慧的結(jié)晶企業(yè)的財(cái)富積累，它們是企業(yè)輝煌發(fā)展的真實(shí)寫照和鑒證。（二）改革創(chuàng)新體制，使得檔案工作順應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求。企業(yè)在不斷地發(fā)展企業(yè)制度在不斷地完善，檔案工作也要緊跟企業(yè)的發(fā)展步伐，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的制度，因此企業(yè)檔案工作進(jìn)行機(jī)構(gòu)、機(jī)制、制度創(chuàng)新迫在眉睫。第一點(diǎn)是機(jī)構(gòu)創(chuàng)新其核心在于將檔案工作進(jìn)行深化和拓展，將以往單一的檔案管理工作擴(kuò)大為集檔案、資料、統(tǒng)計(jì)、情報(bào)、信息等等為一體的“企業(yè)檔案信息管理平臺(tái)”。第二點(diǎn)是機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，從單一的檔案管理機(jī)制向著檔案、資料、情報(bào)、信息、科技一體化的管理機(jī)制轉(zhuǎn)換。第三點(diǎn)是制度的創(chuàng)新，要以企業(yè)的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，制定詳細(xì)的制度，在原有制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，制定出明確的階段方針以及目標(biāo)，考評(píng)方式以及方法，制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評(píng)。（三）管理創(chuàng)新，有效提升檔案工作。企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作也應(yīng)跟上發(fā)展的步伐，不僅要高標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)高水平，上規(guī)模、上檔次，要堅(jiān)持依法治檔，確保管理的集中和統(tǒng)一。隨著近年來辦公自動(dòng)化的進(jìn)程加快，現(xiàn)在大部分的企業(yè)都在推行無紙化辦公，所有的崗位都建立了電子文檔，這就要求工作人員應(yīng)熟練地掌握以及操作計(jì)算機(jī)的文書處理，以及歸檔的所有程序，認(rèn)識(shí)紙制文件與電子文件歸檔的關(guān)系，明確在文件歸檔、整理、以及資料的形成、積累等各項(xiàng)工作中每個(gè)人應(yīng)付的責(zé)任。計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)以后企業(yè)檔案利用率在不斷地攀升，企業(yè)的各個(gè)部門對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)了共享。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮信息中心的作用，針對(duì)信息再利用以及保密問題，可以通過制定新的管理制度以及管理方法進(jìn)行解決。

三、結(jié)語

第9篇：企業(yè)檔案管理范文

一、檔案管理軟件在企業(yè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀

檔案管理軟件在企業(yè)中應(yīng)用的最初目的是減少企業(yè)檔案歸檔中大量繁雜重復(fù)的手工勞動(dòng)，并使信息處理的速度和效率提高，可靠性增強(qiáng)，將人的主要精力從檔案的收集整理等事務(wù)性處理工作中解放出來，充分發(fā)揮檔案管理人員的職能，參與企業(yè)的決策與經(jīng)營(yíng)管理。經(jīng)過十幾年的不斷完善和改進(jìn)，檔案管理軟件的開發(fā)與設(shè)計(jì)日臻成熟，我國(guó)檔案管理軟件的發(fā)展在技術(shù)上走過了PC單機(jī)PC局域網(wǎng)廣域網(wǎng)幾個(gè)階段，正在邁向互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。在PC單機(jī)階段，微型計(jì)算機(jī)在我國(guó)逐步普及，一些單位敏銳地意識(shí)到利用計(jì)算機(jī)管理檔案要比手工管理方便，開始嘗試用計(jì)算機(jī)管理，檔案管理的工具和介質(zhì)發(fā)生變化，鍵盤、磁盤等進(jìn)入檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域，紙質(zhì)文件延伸到磁盤文件，這一時(shí)期為檔案管理軟件的發(fā)展積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)及大量的數(shù)據(jù)；局域網(wǎng)是計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)的重要組成部分，局域網(wǎng)的建立，更好地實(shí)現(xiàn)了資源共享與內(nèi)部信息的高效傳輸。在局域網(wǎng)階段，檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)了在局域網(wǎng)內(nèi)的數(shù)據(jù)共享，檔案的查詢利用可以從網(wǎng)內(nèi)的任何終端發(fā)起。而基于廣域網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的文檔管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)集中式的檔案管理，集團(tuán)型企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)所在分支機(jī)構(gòu)統(tǒng)一組織規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)單位間的檔案信息互通。發(fā)展至今，檔案管理軟件均采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)，開發(fā)工作直接面向用戶，軟件設(shè)計(jì)靈活，計(jì)算準(zhǔn)確，查詢方便，人機(jī)界面清晰，易于操作。文檔一體化的檔案管理軟件通常包含以下功能模塊：收文管理、發(fā)文管理、歸檔文件管理、專業(yè)檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)等。系統(tǒng)可以存儲(chǔ)并讀取各種格式的電子文檔，內(nèi)置完備的打印表單，實(shí)現(xiàn)多途徑、多層次的檢索和多方位的統(tǒng)計(jì)。目前，絕大多數(shù)企業(yè)主要采用單機(jī)版檔案管理軟件，在企業(yè)不斷提倡文檔一體化的同時(shí)，雖然OA系統(tǒng)已在各單位得到很好的普及，但是出于對(duì)檔案安全、保密因素及系統(tǒng)開發(fā)成本的考慮，大多數(shù)信息系統(tǒng)并沒有與檔案管理系統(tǒng)形成對(duì)接，有學(xué)者對(duì)38個(gè)事業(yè)單位進(jìn)行調(diào)查顯示，使用的信息系統(tǒng)中有歸檔功能的僅4個(gè)（使用業(yè)務(wù)系統(tǒng)），占10.52%；無歸檔功能的34個(gè)，占89.48%。

二、檔案管理軟件產(chǎn)品案例分析———以華夏銀行為例

華夏銀行檔案管理系統(tǒng)是由華夏銀行總行聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)研制而成的電子文件歸檔系統(tǒng)。它是以華夏銀行有關(guān)工作規(guī)則和檔案管理制度為基礎(chǔ)，基于“文檔一體化”管理理念而在華夏銀行內(nèi)部網(wǎng)集中部署的管理信息系統(tǒng)。隨著海量電子文件的生成，各單位領(lǐng)導(dǎo)開始思考如何能夠更好地管理這些文件，因?yàn)殡娮游募男纬?、歸檔到長(zhǎng)期保存和利用無不依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，離開了計(jì)算機(jī)軟硬件，電子文件就會(huì)游離于人的掌控之外，因此檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)運(yùn)行成為應(yīng)勢(shì)之舉。華夏銀行檔案管理系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用的網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)行為目標(biāo)，統(tǒng)一存儲(chǔ)并立足于長(zhǎng)期保管辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件以及其他具有保存價(jià)值、屬于歸檔范圍的電子文件。該系統(tǒng)的特點(diǎn)如下。

1.采取“三個(gè)部門、七個(gè)角色”的組織管理模式。“三個(gè)部門”分別是辦公室、信息技術(shù)部和其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。辦公室是檔案歸口管理部門，負(fù)責(zé)提出檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求，制定系統(tǒng)應(yīng)用管理規(guī)范等。技術(shù)管理部門是系統(tǒng)研發(fā)、監(jiān)控和維護(hù)的管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的技術(shù)支持和運(yùn)行保障。其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)是檔案管理系統(tǒng)的歸檔整理部門?！捌邆€(gè)角色”即檔案管理系統(tǒng)用戶，對(duì)其實(shí)行統(tǒng)一認(rèn)證和單點(diǎn)登錄，分別是普通用戶、歸檔整理人員、整理部門審核人員、部門自存人員、檔案整理員、業(yè)務(wù)管理員和技術(shù)管理員。普通用戶在系統(tǒng)中擁有查詢檔案、提交借閱申請(qǐng)、查看個(gè)人借閱日志的權(quán)限。歸檔整理人員負(fù)責(zé)收集整理待歸檔文件材料，擬定保管期限、歸檔頁數(shù)等信息并提交歸檔審核，對(duì)通過歸檔審核的文件材料進(jìn)行裝盒，打印、粘貼二維條碼標(biāo)簽，打印檔案移交目錄和備考表，進(jìn)行電子和實(shí)體檔案移交。審核人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門歸檔整理人員提交的文件材料進(jìn)行線上審核，確保歸檔文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。自存人員負(fù)責(zé)本部門會(huì)計(jì)、信貸、信息科技等專業(yè)檔案的電子和實(shí)體接收、自存保管和借閱管理。檔案管理員主要負(fù)責(zé)各類檔案的歸檔審核、實(shí)體接收、保管、統(tǒng)計(jì)和利用。業(yè)務(wù)管理員主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)中用戶權(quán)限及相關(guān)參數(shù)的配置和管理，并對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)。技術(shù)管理員主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟硬件設(shè)備的監(jiān)測(cè)和維護(hù)，以及數(shù)據(jù)庫備份和超出業(yè)務(wù)管理員權(quán)限之外的數(shù)據(jù)和信息的維護(hù)。

2.單軌制功能，雙套制歸檔。2011年華夏銀行取消了紙質(zhì)文件,僅以電子公文的方式在銀行辦公系統(tǒng)中進(jìn)行，一旦電子公文辦結(jié),馬上實(shí)時(shí)歸檔，并打印出紙質(zhì)文件作為歸檔之用。從功能上看,現(xiàn)在華夏銀行辦公系統(tǒng)完全以電子文件的方式運(yùn)行，取消了紙質(zhì)文件的運(yùn)作,紙質(zhì)文件的作用只是留作歸檔，以便將來做憑證之用。筆者認(rèn)為，這與文件的雙軌制管理有明顯不同，因?yàn)殡p軌制是辦公系統(tǒng)中紙質(zhì)文件與電子文件共存，業(yè)務(wù)人員要同時(shí)處理兩種形式的文件，所以，目前華夏銀行辦公系統(tǒng)的文件應(yīng)該屬于單軌制運(yùn)行。從形式上看，華夏銀行的公文歸檔是電子公文、紙質(zhì)公文共存，屬雙套制歸檔。

3.采取二維碼等新技術(shù)手段。