電子檔案管理精選(九篇)
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第1篇：電子檔案管理范文
電子檔案管理，就是通過計(jì)算機(jī)等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會(huì)用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點(diǎn)：
1.1 在時(shí)間上
電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時(shí)歸檔，或者在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機(jī)構(gòu)并進(jìn)行歸檔，這一點(diǎn)，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時(shí)間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計(jì)劃或者安排時(shí)間，以便相關(guān)部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進(jìn)行回收和處理。這一過程既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力物力。
1.2 在方式上
二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會(huì)操作相關(guān)的軟件。操作過程為：工作人員通過相關(guān)的管理軟件，在各個(gè)檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有單獨(dú)的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。
1.3 在存儲方面
電子存儲方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上存儲，但計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進(jìn)，一般情況下要進(jìn)行備份，還要對文件的具體格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進(jìn)行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對環(huán)境的要求會(huì)比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。
1.4 在管理的方法方面
電子檔案管理的方式比較復(fù)雜，需要對待管理的檔案進(jìn)行分類，并需要對資料進(jìn)行編目，在接受文件的第一時(shí)間，工作人員需要給每一份檔案一個(gè)唯一的編號，同時(shí)還有給出相應(yīng)的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時(shí)能夠方便查找。這樣，在查找使用時(shí)，就可以通過專業(yè)的檢索工具進(jìn)行電腦檢索。
1.5 在查詢使用方面
電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計(jì)算機(jī)上操作，無需固定地點(diǎn)和時(shí)間，但需要注冊用戶的個(gè)人信息，在使用時(shí)通過個(gè)人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門進(jìn)行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個(gè)過程效率比較低，浪費(fèi)時(shí)間。
2 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時(shí)間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)省去了不必要的花費(fèi)，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。
采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)這種形式進(jìn)行檔案管理，不僅提高效率，也對環(huán)境保護(hù)作出了一些貢獻(xiàn)。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點(diǎn)不僅節(jié)省了資金，同時(shí)也減少了對樹木的砍伐，保護(hù)了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費(fèi)。
2.2 電子檔案管理的缺點(diǎn)
使用這種方式進(jìn)行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點(diǎn)：
1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實(shí)施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護(hù)范圍不夠明確，法律實(shí)施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)一步的研究和完善。
2.計(jì)算機(jī)等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術(shù)上進(jìn)一步的完善，我們需要加強(qiáng)電子備份，運(yùn)用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進(jìn)行保存，并且還要通過加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行維護(hù)。
3.用于管理電子檔案的存儲設(shè)備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長時(shí)間保存或許會(huì)出現(xiàn)無法讀取等嚴(yán)重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。
4.對于工作人員的技能要求較高，因?yàn)殡娮訖n案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術(shù)儲備以及長期的工作經(jīng)驗(yàn)。因此需要長期鍛煉或進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。
3 可采取的措施
（1）根據(jù)電子檔案的存儲特點(diǎn)和方式，進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃安排，確定傳輸時(shí)間，并在年內(nèi)進(jìn)行信息匯總處理，及時(shí)增加新的信息。
（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。
（3）保管時(shí)應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對存儲設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時(shí)處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。
（4）健全電子檔案查詢使用的相關(guān)制度，設(shè)立實(shí)名制，并進(jìn)行權(quán)限限制，確保使用者通過身份進(jìn)行實(shí)名登陸，以確保檔案的安全。
第2篇：電子檔案管理范文
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；電子檔案管理；問題；改進(jìn)措施
1引言
在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)的影響下，我國企業(yè)逐漸朝著自動(dòng)化、智能化和機(jī)械化的方向發(fā)展。電子檔案在企業(yè)內(nèi)部管理中的應(yīng)用對企業(yè)發(fā)展有著重要意義。隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，電子檔案被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，企業(yè)的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國對電子檔案的管理還不完善，需要企業(yè)加大對電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術(shù)，保證電子檔案管理的高效性和安全性。
2電子檔案概述
電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計(jì)算機(jī)磁盤等信息化技術(shù)設(shè)備進(jìn)行儲存的，將電子圖像等文件進(jìn)行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲存過程中，利用磁盤或光盤的儲存方式較為常見，在云計(jì)算時(shí)代的發(fā)展過程中，一些信息化技術(shù)水平較高的企業(yè)則采用云端網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行儲存。
2.1電子檔案的優(yōu)勢
電子檔案的應(yīng)用具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：第一，電子檔案的信息具有非人工識讀性，這樣的功能優(yōu)勢能夠降低人工篩選檔案所耗費(fèi)的時(shí)間，即節(jié)約了人力，同時(shí)又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。第二，電子檔案的信息儲存具有高密度性，隨著信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有著較大的儲存空間，電子檔案對企業(yè)信息的儲存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲存具有較高的密度性。第三，信息與載體之間是互相獨(dú)立的，具有可分離性，企業(yè)在利用云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)對檔案信息進(jìn)行儲存的過程中，信息與云平臺之間是相互獨(dú)立的，電子檔案的儲存只是暫時(shí)性的借用云空間而已，企業(yè)隨時(shí)隨地都可以將電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，方便企業(yè)對檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理。
2.2電子檔案管理工作的重要性
通過對電子檔案的優(yōu)勢進(jìn)行分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)，電子檔案在企業(yè)中具有較高的應(yīng)用價(jià)值，可以實(shí)現(xiàn)資源利用的最大化，同時(shí)，也節(jié)約了企業(yè)在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還有著其他應(yīng)用優(yōu)勢：首先，相對于紙質(zhì)檔案保存來講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會(huì)出現(xiàn)檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現(xiàn)象，給企業(yè)檔案管理工作的開展帶來了方便；其次，在信息化時(shí)展過程中，電子檔案管理的發(fā)展與應(yīng)用，是企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的標(biāo)志，企業(yè)在查詢檔案時(shí)，利用電子檔案能夠節(jié)省人工查找的時(shí)間，且通過計(jì)算機(jī)備份技術(shù)，若電子檔案因設(shè)備故障而丟失，企業(yè)工作人員也可以通過備份進(jìn)行找回，保證了檔案使用的安全性。
3企業(yè)電子檔案管理存在的問題
3.1電子檔案管理軟件通用性不足
我國企業(yè)在發(fā)展過程中，大都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式對企業(yè)信息進(jìn)行管理的。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，雖然一部分企業(yè)開始了檔案的信息化建設(shè)，但是對與電子檔案的應(yīng)用管理還存在一些不足之處。如，由于對電子檔案的了解不全面，企業(yè)電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無法與企業(yè)內(nèi)的其他型號電腦進(jìn)行共享，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產(chǎn)生了不利影響[1]。
3.2檔案管理的保密性與安全性不高
當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，人們上網(wǎng)信息的安全性受到威脅，雖然我國大部分行業(yè)的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業(yè)內(nèi)部管理的一項(xiàng)工作，很多企業(yè)在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認(rèn)為電子檔案不會(huì)被泄露出去，就降低了對電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進(jìn)入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)失真。此外，企業(yè)的電子檔案信息本身就有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、儲存信息多樣的特點(diǎn)，若計(jì)算機(jī)或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會(huì)發(fā)生商業(yè)糾紛，使得企業(yè)遭受巨大經(jīng)濟(jì)損失[2]。
3.3缺乏專業(yè)的技術(shù)人才
在企業(yè)電子檔案建設(shè)過程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。但是，在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，越來越多的人加大了對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的研究力度，但是，對于電子檔案這些信息化系統(tǒng)的維護(hù)管理工作缺乏一定的興趣，使得企業(yè)電子檔案管理招不到優(yōu)秀的技術(shù)人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。
4信息化時(shí)代下企業(yè)電子檔案管理的完善措施
4.1進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理
企業(yè)每天都在發(fā)展，也在不斷產(chǎn)生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，企業(yè)需要對電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業(yè)需劃定綜合檔案室、具體業(yè)務(wù)部門員工的崗位責(zé)任，制定相應(yīng)的管理制度，明確管理責(zé)任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業(yè)在電子檔案搜集及整理過程中，要對不同類別的檔案進(jìn)行分類管理，并及時(shí)歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對于歸檔信息還應(yīng)做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。
4.2劃分多級權(quán)限
為了保證企業(yè)電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業(yè)在檔案管理過程中應(yīng)做好安保工作，劃分多級權(quán)限，提高電子檔案信息的保密等級。如，檔案管理人員可以依據(jù)企業(yè)所屬行業(yè)的特征，檔案信息保密等級，設(shè)定必要的查閱權(quán)限；通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)按憑證調(diào)整修改以及查詢應(yīng)用權(quán)限。同時(shí)，企業(yè)在電子檔案查詢過程中，應(yīng)嚴(yán)格界定瀏覽器應(yīng)用權(quán)限，依照檔案信息保密程度確立可否進(jìn)行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業(yè)還需要對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行高級別的加密處理，嚴(yán)禁外部人員瀏覽，進(jìn)而保證企業(yè)檔案信息的安全、完整、高度機(jī)密以及方便瀏覽應(yīng)用[4,5]。
4.3提高管理人員技術(shù)水平
在企業(yè)電子檔案管理過程中，因人才技術(shù)水平低，管理意識薄弱，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案管理水平低的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，為了保證企業(yè)電子檔案的管理水平，企業(yè)需要加強(qiáng)對電子檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高其管理技術(shù)水平，滿足檔案信息化發(fā)展的需求。此外，企業(yè)人資部門還需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，給電子檔案管理部門注入新鮮血液，提升企業(yè)電子檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)和技術(shù)水平。
5結(jié)語
總而言之，電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用，能夠有效降低企業(yè)的檔案成本投入，提高檔案管理的效率和水平，促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，在信息化社會(huì)發(fā)展過程中，企業(yè)需緊跟時(shí)代腳步，不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，提高電子檔案管理隊(duì)伍水平，劃分多級權(quán)限，做好檔案的安保工作，并進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，保證電子檔案管理的可靠性。
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第3篇：電子檔案管理范文
一、電子檔案的特點(diǎn)
與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點(diǎn)：
1.依賴性和不可識別性
電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出；而使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼，只有借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識讀記錄。
2.信息存儲的高密度性
無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。
（3）載體的多樣性
傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。
4.信息共享性
傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場；但電子檔案可以人在異地，在同一時(shí)間，多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息，在實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)和上了因特網(wǎng)后，人們在辦公室、家中就可以利用檔案信息了。
5.信息與載體之間的可分離性
電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。
從電子檔案的特性可以看出，電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟(jì)、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題，如：（1）數(shù)據(jù)的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改動(dòng)性；（4）信息的易出錯(cuò)性；由于這些特性，給原有的檔案工作的基本理論和原則提出了新的挑戰(zhàn)，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。
二、做好電子檔案管理的措施
1.要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)
首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時(shí)，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。
2.要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全
由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計(jì)算機(jī)的更高功能對電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而做到對電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動(dòng)的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。
3.做好電子檔案使用中的控制與管理
首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作，并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
4.對一些重要的電子文件，要有相應(yīng)的紙質(zhì)文件
由于電子文件檔案的虛擬性和依賴性，假如發(fā)生意外或特殊情況（如戰(zhàn)爭、長時(shí)間停電、病毒感染等），致使電子文件賴以存在的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)無法正常工作，那時(shí)我們對存在光盤等載體上的電子檔案將是束手無策。因此在文件檔案管理中有適當(dāng)?shù)募堎|(zhì)文件備份也是非常必要的。
5.優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍
第4篇：電子檔案管理范文
紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時(shí)代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時(shí)其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點(diǎn)。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點(diǎn)：
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時(shí)間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會(huì)出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時(shí)間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會(huì)發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時(shí)代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會(huì)科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時(shí)代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點(diǎn)：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計(jì)算，一個(gè)U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個(gè)U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個(gè)打火機(jī)大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個(gè)儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時(shí)空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時(shí)代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時(shí)的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：
1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。
第5篇：電子檔案管理范文
檔案與人們的日常工作、生活息息相關(guān)，緊密聯(lián)系，然而長期以來，由于醫(yī)院的根本任務(wù)是醫(yī)療服務(wù)，對醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，造成了在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案管理“無足輕重”、“可有可無”的現(xiàn)狀。而且受人員、設(shè)施和經(jīng)費(fèi)等方面的影響，導(dǎo)致了檔案管理工作無暇顧及，造成檔案管理冷場的局面。因此，加強(qiáng)全員檔案管理的意識，提高全員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識就顯得尤為緊迫和有必要了。特別是領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的認(rèn)知，在一定程度上決定了檔案管理工作能否順利實(shí)施開展。應(yīng)該加強(qiáng)全員檔案管理的意識，將檔案管理納入到醫(yī)院重要議事日程上來，將檔案管理工作視為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，促使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者、醫(yī)院管理人員、職工等樹立檔案管理重要性的認(rèn)識，進(jìn)而主動(dòng)融入到醫(yī)院檔案管理的工作上來，全力以赴地支持檔案管理工作。
二、優(yōu)化醫(yī)院檔案管理制度
檔案管理是醫(yī)院日常工作中的一個(gè)重點(diǎn)，同時(shí)也是一個(gè)難點(diǎn)。由于檔案管理工作內(nèi)容繁多復(fù)雜，如檔案管理工作涉及到檔案收集、歸檔、利用、保管等多方面，而且醫(yī)院的部門眾多且分散，專業(yè)性技術(shù)強(qiáng)，對機(jī)密程度高低差異有著不同的檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理首當(dāng)其沖的是建立健全檔案管理制度，落實(shí)管理制度與醫(yī)院的崗位責(zé)任制，將其納入到醫(yī)院考核中來，并在實(shí)際工作中不斷完善。檔案收集制度是檔案管理的核心，醫(yī)院部門的眾多性、復(fù)雜性，對檔案收集工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。因此，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理制度，就應(yīng)當(dāng)完善檔案歸檔的管理制度，建立健全檔案材料、文件的傳遞、登記管理制度，為了確保檔案材料的完整性，應(yīng)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理的運(yùn)行模式，一旦發(fā)現(xiàn)材料文件的遺漏、缺失，要及時(shí)地查找補(bǔ)救。
三、電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案逐漸被運(yùn)用到了醫(yī)院檔案管理工作中來，大大提高了檔案管理、利用的效率。但由于電子文件、數(shù)據(jù)在儲存技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全、管理制度、通訊設(shè)備等方面，還存在一定的不足和缺陷，如果這些問題沒有得到全面有效的解決，就貿(mào)然將醫(yī)院檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案管理形式，會(huì)存在一定的管理風(fēng)險(xiǎn)，對檔案管理的安全性構(gòu)成一定的威脅。因此，在電子檔案普及的今天，應(yīng)當(dāng)實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理，特別是對于醫(yī)院的科研成果、醫(yī)療成就等。實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙套管理，要從醫(yī)院的實(shí)際出發(fā)，有針對性地選擇和實(shí)施雙套管理模式。如對于實(shí)驗(yàn)記載、取樣調(diào)查、化驗(yàn)分析數(shù)據(jù)、會(huì)議資料等，只存在紙質(zhì)文件的，就只采用紙質(zhì)檔案管理；而上題論證報(bào)告、成果申請書、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等既有紙質(zhì)文件，又有電子文件的，就需要采用電子和紙質(zhì)兩種管理套路，提高檔案管理的安全性。
四、對電子檔案要提供利用
電子檔案的信息與紙質(zhì)檔案相比，具有容易修改、容易復(fù)制等特點(diǎn)，在利用、使用階段其安全性是最為薄弱的。為了切實(shí)保護(hù)好醫(yī)院科研成果，保護(hù)醫(yī)院的知識產(chǎn)權(quán)，提高檔案管理的安全性，加強(qiáng)電子檔案在利用環(huán)節(jié)管理的意義就不言而喻了。對于醫(yī)院電子檔案的提供利用，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)谋Ｃ?、防范措施，根?jù)電子檔案的科研成果水平及其保密級別，實(shí)施在線管理和離線管理的管理機(jī)制。在線管理主要采取防火墻技術(shù)與殺毒監(jiān)控技術(shù)；而離線管理則使用必要的防盜技術(shù)和加密技術(shù)。由檔案資料的科研成果、保密級別而決定查閱者對其利用情況，對于保密級別較高的電子文檔，不提供拷貝、復(fù)制等利用方式；而對于允許拷貝的電子文檔，要嚴(yán)格其拷貝申請的審批環(huán)節(jié)，將審核手續(xù)落實(shí)到實(shí)際工作中來，并在審批通過之后，設(shè)置相關(guān)保密人員對其拷貝過程、檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督等。
五、加大對電子檔案管理的投入
檔案管理工作對醫(yī)院科研、教學(xué)及其檔案利用成效有著重大的影響，加強(qiáng)對電子檔案管理的投入，優(yōu)化電子檔案管理的設(shè)備、設(shè)施，使用高性能的電子軟件，是提高電子檔案管理安全性、有效性的重要保障。對于電子檔案管理的投入，第一，要引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備、設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)盡可能地配備性能較優(yōu)越的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄儀，改善檔案文件存貯載體的質(zhì)量，確保檔案保存的科學(xué)性、安全性。第二，應(yīng)優(yōu)化檔案保護(hù)的技術(shù)，使用先進(jìn)化的保障網(wǎng)絡(luò)安全軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)，構(gòu)建高效便捷的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)等。為了保障電子檔案正常有序運(yùn)行，除了引進(jìn)新設(shè)備、新技術(shù)之外，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建安全有效的存儲空間，在檔案庫房中配置除濕、空調(diào)等設(shè)備，安裝滅蟲、滅火等設(shè)施。
六、結(jié)語
第6篇：電子檔案管理范文
關(guān)鍵詞：電子檔案；大學(xué)檔案；管理；應(yīng)用
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01
電子檔案管理的應(yīng)用不僅僅在大學(xué)檔案管理中很重要，它在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用也有著非常重要的地位。在學(xué)校中，它能很便捷的存儲學(xué)生的大量信息，方便其他人查找、管理，為學(xué)生后續(xù)就業(yè)提供了便捷服務(wù)，使檔案的傳遞更快速，高效，在企業(yè)中，電子檔案管理的高效、有序，使得各個(gè)部門的管理里工作銜接緊密，企業(yè)的發(fā)展更加迅速，從而促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。
一、大學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀及意義
全國教育的不斷發(fā)展，各個(gè)大學(xué)的招生人數(shù)不斷增加，數(shù)以千萬計(jì)的數(shù)據(jù)存儲，變遷，使得大學(xué)學(xué)生檔案管理的難度增加，學(xué)生檔案如實(shí)的記錄了大學(xué)生的德、智、體、美、勞及大學(xué)生在大學(xué)中的一切發(fā)展，為學(xué)生以后找工作提供了重要的依據(jù)，所以大學(xué)學(xué)生檔案管理是學(xué)校所有工作中最為重要的。
大學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀是學(xué)生數(shù)量多，數(shù)據(jù)多，電子檔案管理的工作量大，數(shù)據(jù)傳遞次數(shù)頻繁，檔案管理不規(guī)范等。所以我們要提高大學(xué)檔案管理的工作效率。
大學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的意義：第一，大學(xué)學(xué)生檔案管理在學(xué)生的思想教育方面很重要，學(xué)校在對學(xué)生進(jìn)行思想教育工作時(shí)，可以根據(jù)學(xué)生檔案的如實(shí)反應(yīng)針對不同的學(xué)生采取不同的教育方法，讓每個(gè)學(xué)生都能成為有道德修養(yǎng)的人，學(xué)生檔案提供的信息是學(xué)生工作能否順利執(zhí)行的保障，電子檔案管理的建立提高了檔案的利用率，陪養(yǎng)了學(xué)生的積極性，提高了他們的競爭意識，讓他們在競爭中不斷進(jìn)取，電子檔案管理的便捷查詢服務(wù)使得學(xué)校能夠很容易了解到優(yōu)秀人才的全部情況，有利于學(xué)校優(yōu)秀人才計(jì)劃的培養(yǎng)，學(xué)生檔案管理的建立為學(xué)生的素質(zhì)培養(yǎng)提供了保障。第二，大學(xué)檔案管理為大學(xué)發(fā)展提供了服務(wù)，學(xué)生檔案管理又是學(xué)校管理工作中最為重要的，學(xué)?？梢詮膶W(xué)生檔案中提取很多有用的信息，并且能夠從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)學(xué)校教育中存在的問題，電子檔案的管理方便學(xué)校及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，找到解決問題的方法，從而提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，推動(dòng)學(xué)校教育全面發(fā)展。
二、大學(xué)檔案管理應(yīng)用中存在的問題
隨著科技的發(fā)展，檔案管理也在逐步向現(xiàn)代化發(fā)展，電子檔案管理的出現(xiàn)為大學(xué)檔案管理提供了方便，但同時(shí)也存在著很多問題，大學(xué)檔案管理中存在的問題分為以下兩個(gè)方面。
1.電子檔案本身存在的問題
（1）電子檔案存儲的安全性，網(wǎng)絡(luò)安全問題時(shí)有發(fā)生，電子檔案有高速讀寫功能，一旦被盜取，它將會(huì)泄露大量的信息，對個(gè)人造成嚴(yán)重傷害，對學(xué)校造成難以挽回的損失。
（2）電子檔案易缺失，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤，容易被人發(fā)現(xiàn)，容易改正，電子檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤會(huì)對后面的大量數(shù)據(jù)都有影響，且不易被發(fā)現(xiàn)，容易造成嚴(yán)重的后果，電子檔案不及時(shí)維護(hù)更新，容易造成數(shù)據(jù)丟失，有些重要的信息一旦丟失，會(huì)對學(xué)校的工作造成嚴(yán)重影響。
（3）電子檔案不具備長期可讀性，科技在不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的發(fā)展更是迅速，電子檔案對新的設(shè)備會(huì)產(chǎn)生不兼容問題，容易造成數(shù)據(jù)丟失，使得電子檔案不能長期使用，為學(xué)校檔案管理工作增加難度。
2.管理制度存在的問題
（1）大學(xué)學(xué)生檔案管理人員對自己的職責(zé)不清楚，管理人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案收集、整理、歸納的內(nèi)容不清楚，從而使收集的內(nèi)容有重復(fù)，導(dǎo)致收集工作量大，效率不高。
（2）大學(xué)學(xué)生檔案管理意識不強(qiáng)，學(xué)校對大學(xué)學(xué)生檔案管理不太重視，在開會(huì)過程中沒有反復(fù)強(qiáng)調(diào)，造成管理人員的不重視，開始出現(xiàn)懈怠情緒，導(dǎo)致管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問題。
（3）沒有確立專門的審查監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致管理松懈，出現(xiàn)學(xué)生檔案泄露等問題，對學(xué)生未來的發(fā)展造成影響，管理人員對自己的工作不仔細(xì)，不認(rèn)真，在學(xué)生檔案的編輯過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，可能對多個(gè)學(xué)生造成影響。
三、大學(xué)檔案管理應(yīng)用的改進(jìn)措施
1.電子檔案的安全改進(jìn)
加強(qiáng)電子檔案的設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全，存儲電子檔案的計(jì)算機(jī)只用來存儲檔案信息，不能再作為其他設(shè)備使用，以免造成數(shù)據(jù)丟失，對設(shè)備定期檢查、維護(hù)，以免設(shè)備損壞造成數(shù)據(jù)丟失，對存儲的數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份，一旦數(shù)據(jù)損壞，還可以使用備份的數(shù)據(jù)，不至于造成嚴(yán)重?fù)p失，通過網(wǎng)絡(luò)防火墻等安全措施加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的管理，避免在數(shù)據(jù)傳輸過程中出現(xiàn)丟失、損壞等問題。
2.增強(qiáng)電子檔案的長期可讀性
延長電子檔案的使用時(shí)間，對存儲設(shè)備及時(shí)更新，保證存儲環(huán)境的穩(wěn)定性，管理人員不能私自讓其他人員查看存儲的信息，以免其他人對其進(jìn)行刪改，確保大學(xué)生檔案管理的私密性。
3.提升工作人員的素質(zhì)
大學(xué)檔案管理中要加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，學(xué)校要對管理工作人員進(jìn)行思想教育培訓(xùn)，提高他們對大學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識，只有具備良好的思想政治素養(yǎng)，才能明白自己的職責(zé)所在，在以后的工作中，才能更好的發(fā)揮自己的作用。
4.規(guī)范管理的操作流程
大學(xué)檔案管理要規(guī)范操作流程，確立專門的審查監(jiān)督機(jī)制，對工作人員的工作及時(shí)檢查、監(jiān)督，防止工作人員在工作中出現(xiàn)各種失誤，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)改正，影響后續(xù)工作的進(jìn)度，審查監(jiān)督機(jī)制還能對工作人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，一旦工作人員有不良的行為習(xí)慣，審查監(jiān)督機(jī)制能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并制止該工作人員的行為，從而使管理制度更加完善。
大學(xué)生檔案對大學(xué)生今后的工作和生活尤為重要，所以大學(xué)檔案管理在大學(xué)管理工作中有著及其重要的地位，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，電子檔案的建立，大學(xué)檔案管理的工作要更加規(guī)范，避免出現(xiàn)失誤，否則會(huì)對學(xué)生以后尋找工作帶來困難，學(xué)生檔案是學(xué)生大學(xué)生活的真實(shí)寫照，這就要求學(xué)校對大學(xué)檔案管理更加重視，加大大學(xué)檔案管理力度，使檔案管理工作與學(xué)校其他工作同步發(fā)展，提高學(xué)校的管理質(zhì)量，加強(qiáng)學(xué)校建設(shè)，使得學(xué)校在未來能有更好的發(fā)展。
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第7篇：電子檔案管理范文
紙質(zhì)檔案管理
長久以來，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過檢索手段就可查詢相應(yīng)信息資料，無需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長久保存，這點(diǎn)與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫，能夠?yàn)閱挝徊块T提供區(qū)域內(nèi)各類地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長久保存的特點(diǎn)，其管理特點(diǎn)也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)具體可概括為三個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護(hù)。尤其是對于地質(zhì)資源檔案這類涉及信息門類復(fù)雜的檔案來說，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時(shí)，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時(shí)地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強(qiáng)度大。對于紙質(zhì)檔案管理者來說，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來看，當(dāng)單位對某個(gè)區(qū)域的地質(zhì)資料進(jìn)行重新調(diào)研時(shí)，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行更新，這時(shí)就需要對檔案進(jìn)行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動(dòng)錄入，在更新這些資料的時(shí)候也需要使用同樣的手段，這時(shí)就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進(jìn)行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時(shí)，對紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。
電子檔案管理
電子檔案特點(diǎn)依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點(diǎn)十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進(jìn)行初步認(rèn)識，要對地質(zhì)信息進(jìn)行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當(dāng)時(shí)專業(yè)的評價(jià)，這對獲取地質(zhì)信息之后對其進(jìn)行二次加工具有重要幫助，增強(qiáng)了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術(shù)通過對信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點(diǎn)從電子檔案的特點(diǎn)來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個(gè)方面進(jìn)行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時(shí)，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫的安全。盡管存儲電子檔案的數(shù)據(jù)庫多是由專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫安全問題，及時(shí)對存儲檔案數(shù)據(jù)庫情況進(jìn)行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。
紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較
對紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進(jìn)行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風(fēng)險(xiǎn)意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進(jìn)行檔案信息化工作。存儲形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進(jìn)行比較，能夠更加清楚地認(rèn)識到兩者之間的差異。從風(fēng)險(xiǎn)視角來看，紙質(zhì)檔案的存儲是以實(shí)物空間實(shí)現(xiàn)的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風(fēng)險(xiǎn)，其內(nèi)部的存儲元器件對所處環(huán)境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會(huì)面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，這是兩者在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)的相似之處。而兩者所面臨風(fēng)險(xiǎn)的不同則較為直觀，相對來說，紙質(zhì)檔案對物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達(dá)到長久保存效果的物理場地進(jìn)行持續(xù)的人為干預(yù)，即便采用某些設(shè)備進(jìn)行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預(yù)。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達(dá)到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風(fēng)險(xiǎn)概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來看，紙質(zhì)檔案對管理環(huán)境的要求更為嚴(yán)苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時(shí)必須注意到的一點(diǎn)是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對紙張?jiān)斐傻挠绊懯情L時(shí)間的，不會(huì)瞬間導(dǎo)致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問題是可以修復(fù)的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會(huì)出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復(fù)。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計(jì)算機(jī)進(jìn)行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時(shí)間等定位信息的存儲位置，進(jìn)而獲得所查詢的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時(shí)間內(nèi)定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當(dāng)然，電子檔案的這種高效、精準(zhǔn)查詢信息的優(yōu)勢也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢方式。這主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢依靠人工實(shí)現(xiàn)，而人類具有機(jī)器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計(jì)算機(jī)所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。
檔案管理信息化對策
通過對紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化而言，要進(jìn)行高效的檔案信息化建設(shè)工作，不是簡單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎(chǔ)上，同時(shí)考慮到當(dāng)前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對策。強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因而各事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)力度。通過對比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應(yīng)當(dāng)在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時(shí)，加強(qiáng)對電子檔案管理的深刻認(rèn)識，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)?；谶@種觀點(diǎn)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)強(qiáng)化工作不僅是對單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質(zhì)資源檔案進(jìn)行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力的內(nèi)容，同時(shí)，對于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應(yīng)以安全性為第一要?jiǎng)?wù)。另一方面，事業(yè)單位強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個(gè)管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實(shí)現(xiàn)有效對接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲和使用這兩個(gè)主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)銜接，通過信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。
強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性
在事業(yè)單位檔案管理信息化過程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個(gè)角度來看，這意味著在工作推進(jìn)的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來的風(fēng)險(xiǎn)，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過程中，對極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時(shí)，要對部分檔案進(jìn)行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當(dāng)作新增備份，同時(shí)電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點(diǎn)有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案側(cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復(fù)雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時(shí)紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實(shí)現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)檢索信息匱乏的不足。強(qiáng)化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對此，研究認(rèn)為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進(jìn)過程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍中挑選出業(yè)務(wù)精通、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、善于鉆研的人員進(jìn)行信息化管理培養(yǎng)。研究通過對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當(dāng)下事業(yè)單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對兩者進(jìn)行直觀對比，能夠相對客觀地認(rèn)識到這一過程中的重點(diǎn)工作，并最大程度地規(guī)避工作開展過程中的不利因素?；谶@一觀點(diǎn)，當(dāng)前事業(yè)單位在實(shí)際檔案管理信息化工作推進(jìn)中，應(yīng)兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。
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第8篇：電子檔案管理范文
【關(guān)鍵詞】電子檔案；煤礦企業(yè)；檔案管理
檔案之所以存在，是因?yàn)橛衅渥陨淼膬r(jià)值。從古至今，我國所保存下來的檔案不計(jì)其數(shù)，已經(jīng)成為了一種文化的積淀和知識的蘊(yùn)藏，對于我們現(xiàn)在的生活有極大的啟示。以前所發(fā)生過的重要事情，為了防止遺忘都會(huì)被檔案的形式記錄保存下來，以便后人查閱、參考、回味。對于煤礦企業(yè)而言，仍然具有很多的事物和資料需要被記錄和保存下來，作為寶貴的財(cái)富被用于日后的企業(yè)決策、利益的維護(hù)等。因此說，面對現(xiàn)在科技發(fā)展的新形勢，在煤礦企業(yè)的檔案管理中建立電子檔案已成為了題中應(yīng)有之義。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別
（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案的共同點(diǎn)。不論是一直存在的紙質(zhì)檔案還是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的電子檔案，他們共同的目標(biāo)都是為了保存檔案，記錄歷史為后人服務(wù)，以一個(gè)服務(wù)者和奉獻(xiàn)者的形式存在。當(dāng)然，他們都具有比較高的保存條件：電子檔案由于是科技的產(chǎn)物，所以在保存的時(shí)候就需要注意不要和具有磁性的、有很高溫度的、具有物理和化學(xué)方面的具有損害性質(zhì)的物質(zhì)接觸；紙質(zhì)檔案因?yàn)槭羌垙堊龀傻?，所以在保存的時(shí)候就需要注意避免水將其打濕、蟲子將其咬破、化學(xué)物質(zhì)對其腐蝕等。
（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同點(diǎn)。一是保留時(shí)間長短不同。電子檔案保存的時(shí)間大概在5到15年，而紙質(zhì)檔案如果不被損毀可以長期存在。二是保密程度不同。電子檔案的保密性低，而紙質(zhì)檔案的保密性高。三是保存形式不同。電子檔案在保存檔案的時(shí)候用到的是光盤或者磁盤這樣的載體，而紙質(zhì)檔案用到的是檔案袋這樣的紙質(zhì)形式作為保存。四是占用空間大小。電子光盤因?yàn)橛玫降氖枪獗P的存儲，所以其占用的空間就要小很多，而紙質(zhì)檔案用到的是較大的檔案袋作為存儲，所以占用的面積空間都相對較大。五是傳輸性高低不同。電子檔案在傳輸?shù)臅r(shí)候，和計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行對接傳播，方便快捷，因此傳輸性能較高；紙質(zhì)檔案在查閱的時(shí)候需要仔細(xì)地尋找，因此花費(fèi)時(shí)間，傳輸性相對較低。
二、煤礦企業(yè)的特色化檔案管理
（一）具有較高的使用率。在煤礦企業(yè)之中，對于其公司檔案使用的頻率還是相對偏高的，因此對于檔案的管理工作所做出的要求就會(huì)高一些。煤礦企業(yè)安全方面的措施有哪些、應(yīng)用于煤礦技術(shù)的設(shè)備有哪些等都需要檔案的管理，且?guī)缀趺刻於紩?huì)使用，因此說在煤礦企業(yè)之中，對于檔案的使用率是比較高的。
（二）具有豐富的檔案信息。煤礦企業(yè)在檔案的管理方面，有非常豐富的檔案信息需要管理。煤礦企業(yè)財(cái)務(wù)方面的檔案自然是少不了的，還有關(guān)于科技方面的檔案以及關(guān)于各種各樣文件的檔案。
三、電子檔案的建立成為煤礦科技檔案管理的必然選擇
（一）高技術(shù)人才成為電子檔案建立的需求。煤礦企業(yè)電子檔案的建立，就需要管理電子檔案的人員具有較高的技術(shù)能力。但是現(xiàn)在的檔案部門對于技術(shù)人才呈現(xiàn)高需求的趨勢，所以應(yīng)該加大對于高技術(shù)人才的培養(yǎng)，填補(bǔ)電子檔案管理中所存在的高科技人才空缺現(xiàn)象，讓電子檔案的建立在煤礦企業(yè)真正地發(fā)揮作用。
（二）讓紙質(zhì)檔案和電子檔案共同服務(wù)于煤礦企業(yè)。對于現(xiàn)在社會(huì)的飛快發(fā)展，電子檔案的建立自然成為煤礦企業(yè)發(fā)展的必然選擇。但是也不能因?yàn)閷τ陔娮訖n案的需求，就將原有的紙質(zhì)檔案給撤銷，這是非常不明智的做法。盡管新建立的電子檔案有比紙質(zhì)檔案更多的優(yōu)勢特點(diǎn)，但是也有紙質(zhì)檔案所不具有的優(yōu)勢特征，因此讓紙質(zhì)檔案和電子檔案共同服務(wù)于煤礦企業(yè)，才會(huì)為煤礦企業(yè)的發(fā)展提供最好的檔案服務(wù)。
（三）建立電子檔案要加強(qiáng)其保密性。眾所周知，電子檔案雖然在時(shí)代的發(fā)展之下應(yīng)運(yùn)而生，但是其不是完美無缺的，一些缺點(diǎn)仍然存在，那就是電子檔案的保密性不是很好。要加強(qiáng)電子檔案的保密性，要在檔案的設(shè)計(jì)上多增加些程序：比如需要特定的人物的人臉或者指紋的驗(yàn)證、需要密碼的輸入等。從而讓電子檔案具有較高的保密性，更好地為煤礦企業(yè)服務(wù)。
（四）電子檔案的建立有利于提高辦公效率。電子檔案，自然有專門的檔案管理人員其進(jìn)行管理。使用那些具有高科技管理手段的工作人員，將煤礦企業(yè)文件的起草以及簽字發(fā)出都以電子化的形式進(jìn)行，以及在整個(gè)的運(yùn)行過程中都采用高科技的手段，使得整個(gè)進(jìn)程都變得簡單化，從而大大提高辦公的效率。
四、結(jié)語
科技的發(fā)展推動(dòng)著電子檔案的發(fā)展，從而為煤礦企業(yè)送去了高科技的電子檔案。但是對于在大時(shí)代的背景之下應(yīng)運(yùn)而生的電子檔案，仍然具有自身的局限性，所以不能說有了電子檔案就將紙質(zhì)檔案拋棄。反而應(yīng)該將紙質(zhì)檔案和電子檔案有機(jī)結(jié)合，合理利用，共同為煤礦企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
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第9篇：電子檔案管理范文
關(guān)鍵詞：檔案檢索語言；標(biāo)準(zhǔn)化；應(yīng)用
檔案檢索語言也叫標(biāo)引語言，它是根據(jù)檔案的檢索而特殊編制的專門語言。
檔案檢索語言的基本特點(diǎn)是單義性和專業(yè)性。所謂單義就是檔案檢索語言和自然語言的最大區(qū)別，自然語言根據(jù)其應(yīng)用的環(huán)境不同和語境的不同是有多種意義的。但是大難檢索語言只能是單義的，這樣才能提高檔案檢索的效率，避免失誤。專業(yè)性是指的檔案檢索語言的詞匯及編排方法都符合檔案的特點(diǎn)，便于檔案標(biāo)引和查找時(shí)使用。本文針對檔案檢索語言的特點(diǎn)，討論了其在電子檔案檢索中的應(yīng)用。
1 檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用
隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了各種類型的自動(dòng)化檢索技術(shù)。這些自動(dòng)化檢索檢索技術(shù)依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)使得遠(yuǎn)程的信息共享也成為可能。自動(dòng)化檢索技術(shù)的發(fā)展也催生了一種專門應(yīng)用于電子檔案檢索的技術(shù)——檔案檢索語言。檔案檢索語言是一種標(biāo)引語言根據(jù)檔案，它可以根據(jù)檔案積檢索的需要而編制，檔案檢索語言的實(shí)質(zhì)是表達(dá)檔案內(nèi)容的和相互關(guān)系的標(biāo)識系統(tǒng)。檔案檢索語言設(shè)計(jì)的好壞直接影響著當(dāng)那檢索的效率，下面我們來分析一下檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用。
（1）檔案檢索語言可以對檔案的內(nèi)容和特征進(jìn)行標(biāo)引。
（2）檔案檢索語言可以對內(nèi)容相同或者相關(guān)的檔案進(jìn)行集中處理。
（3）檔案檢索語言能對電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的組織和歸類。
（4）檔案檢索語言能將檔案專用的標(biāo)引用于和普通的檢索用戶進(jìn)行對比應(yīng)用。
2 檔案檢索語言的發(fā)展途徑
在紙質(zhì)檔案中進(jìn)行檢索，不可缺少要檔案工作者的參與。而電子檔案的檢索語言主要是由用戶自主檢索檔案的模式，而檔案工作者在這其中的作用卻應(yīng)該淡化，但是現(xiàn)在的檔案檢索語言面臨著不可預(yù)測的查全率和誤差率。由于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對電子檔案的檢索語言提出了新的挑戰(zhàn)，為了在信息技術(shù)環(huán)境下較好的發(fā)展檔案檢索語言，需要做好如下幾個(gè)方面的工作。
2.1 要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)
檔案管理人員的整體素質(zhì)對于檔案檢索語言的發(fā)展是至關(guān)重要的，要使檔案管理人員認(rèn)識到檔案檢索語言發(fā)展的重要性。要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并積極與情報(bào)業(yè)和圖書界進(jìn)行合作，求得檢索語言的共同發(fā)展。
2.2 要積極開發(fā)新的檔案檢索語言和技術(shù)
檔案管理部門不能滿足于現(xiàn)狀，要積極進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)高效的檔案檢索語言。這樣才能使得電子檔案的管理工作能夠跟得上信息化發(fā)展的速度。
2.3 要做好電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
要更好的發(fā)展檔案檢索語言，電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是非常關(guān)鍵的。電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是進(jìn)行電子檔案檢索的基礎(chǔ)，如果沒有一個(gè)良好的電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，再好的檔案檢索語言也不能發(fā)揮電子檔案檢索的作用。
3 檔案檢索語言在電子檔案管理中的應(yīng)用方向
檔案檢索語言的應(yīng)用對于電子檔案的管理效率有非常大的影響，所以本文主要對檔案檢索語言的應(yīng)用方向進(jìn)行了分析。主要的應(yīng)用方向是分類主題一體化應(yīng)用、計(jì)算機(jī)化應(yīng)用和標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用。
3.1 分類主題一體化
分類主題一體化主要是將兩種檔案檢索的方法進(jìn)行融合：從而能最大限度的發(fā)揮檔案檢索的效率。這種方法的好處是標(biāo)引人員可以通過一次性查表，標(biāo)引分類和主題兩項(xiàng)工作，從而節(jié)省標(biāo)引人員的工作量。進(jìn)行分類主題一體化融合的途徑，主要有兩種。
（1）第一種途徑是“分類敘詞表”模式。這種模式是借鑒的圖書情報(bào)界的成功經(jīng)驗(yàn)，是將分類組配原理同時(shí)應(yīng)用于分類法和主題法。
（2）另一種途徑是“分類法—敘詞表雙向?qū)φ账饕蹦Ｊ?。這種模式是借鑒的圖書情報(bào)界的中國分類主題此表的成功經(jīng)驗(yàn)，是將體系分類法和敘詞法都同時(shí)應(yīng)用于分類法和主題法。
這兩種模式發(fā)展檔案檢索語言的分類主題一體化雖然能起到一樣的效果，但是功能上差別較大。第一種模式是典型的一體化模式，但是建表較為復(fù)雜，使用難度較大；第二種模式是以一種部分一體化的模式，它的分類號和敘詞之間可能有部分無法對應(yīng)，但是它的建表難度相對第一種模式要小，是一種折衷的分類主題一體化模式。
3.2 計(jì)算機(jī)化
檔案檢索語言必然會(huì)發(fā)展成計(jì)算機(jī)化的形式，主要的應(yīng)用途徑有如下兩條。
（1）第一種計(jì)算機(jī)化的模式是通過計(jì)算機(jī)來對分類表和敘詞表進(jìn)行計(jì)算機(jī)編制。計(jì)算機(jī)編制可以克服手工編制的缺點(diǎn)，提高效率和差錯(cuò)控制率。計(jì)算機(jī)輔助管理在圖書排版和出版領(lǐng)域已經(jīng)取得了一定的成就，所以將其應(yīng)用與檔案檢索語言的編制也是一個(gè)必然的發(fā)展方向。
（2）第二種計(jì)算機(jī)化的模式是研制分類表和敘詞表的電子版。電子版的分類表和敘詞表可以提高電子檔案的檢索效率。關(guān)于電子分類表和敘詞表的研究在我國大約開始與上個(gè)世紀(jì)九十年代中期?，F(xiàn)在關(guān)于電子分類表和敘詞表的研究已經(jīng)在圖書出版界進(jìn)行圖書的全文檢索、分類檢索、統(tǒng)計(jì)分析和分頁顯示等。
檔案檢索語言的計(jì)算機(jī)化已經(jīng)在圖書出版界取得了很多的成績，這些經(jīng)驗(yàn)可以被電子檔案檢索來借鑒。
3.3 標(biāo)準(zhǔn)化
檔案檢索語言雖然已經(jīng)發(fā)展了一段時(shí)間，但是其標(biāo)準(zhǔn)化問題始終沒有徹底解決，檔案檢索語言的標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展主要有如下三個(gè)方面。
（1）分類表和敘詞表的標(biāo)準(zhǔn)化問題。關(guān)于分類表和敘詞表的標(biāo)準(zhǔn)制定，現(xiàn)在在國際上已經(jīng)存在了多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。例如：《多語種分類表的版面設(shè)計(jì)》、《分類表編制指南：方法示例》、《單語種敘詞表編制與修訂準(zhǔn)則》等。我國在分類表和敘詞表的標(biāo)準(zhǔn)化方面也有很多的標(biāo)準(zhǔn)，例如：《文獻(xiàn)多語種敘詞表編制規(guī)則》、《漢語敘詞表編制規(guī)則》、《中國檔案分類法專業(yè)表編制規(guī)范》等。這些標(biāo)準(zhǔn)從不同的角度對分類表和敘詞表的內(nèi)容、原則和格式等作出了標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定。
（2）分類表和敘詞表的統(tǒng)一和兼容問題。分類表和敘詞表需要有一個(gè)統(tǒng)一的和兼容的標(biāo)準(zhǔn)體系，我國制定的關(guān)于分類表和敘詞表的綜合性的《中檔法》實(shí)際上就是一個(gè)統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn)，其他的一些關(guān)于檔案類的標(biāo)準(zhǔn)是和《中檔法》完全兼容的。也就是說今后的檔案檢索語言的標(biāo)準(zhǔn)化的制定都必須和《中檔法》兼容。
（3）標(biāo)引規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)化問題。檔案檢索語言中的最為復(fù)雜的問題就是檔案標(biāo)引，標(biāo)引的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)系著檔案檢索語言的效率高低。所以，標(biāo)引規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)化是非常重要的研究方向。我國最早的標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)是1983年出版的《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》。后來《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》經(jīng)過數(shù)次修訂。其后我國又陸續(xù)孩子定了一系列的標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)。但是這些標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)病未涉及明清和民國的檔案資料。所以，我國在標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)方面在今后還需要繼續(xù)的建設(shè)。
4 小結(jié)
本文主要討論了檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用和發(fā)展途徑，并進(jìn)一步分析了檔案檢索語言在今后的應(yīng)用方向。檔案檢索語言在分類主體一體化、計(jì)算機(jī)化和標(biāo)準(zhǔn)化方面同時(shí)進(jìn)行研究才能發(fā)展處能更好的提高電子檔案檢索效率的檔案檢索語言。
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