工程檔案管理體系精選(九篇)
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第1篇：工程檔案管理體系范文
關(guān)鍵詞：檔案信息化檔案管理方向
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
前言:檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使檔案信息社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因?yàn)樗陨砭桶畔ⅰ?/p>
1、檔案信息化建設(shè)的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內(nèi)容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
2 、改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程
檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實(shí)改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級(jí)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)著力思考和著手解決的問題。
2.1 拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會(huì)大眾提供服務(wù)。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅(jiān)持檔案為社會(huì)大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價(jià)值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對(duì)狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會(huì)公眾迎進(jìn)檔案室的大門。
近些年來，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時(shí)，切實(shí)掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技能，從檔案實(shí)體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級(jí)檔案部門，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代所需，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從長遠(yuǎn)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會(huì)大眾提供檔案服務(wù)上來。
2.2 提高檔案信息管理水平
隨著先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進(jìn)，計(jì)算機(jī)管理軟件為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)管理在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用管理過程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中一筆巨大的文化財(cái)富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但可為社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個(gè)不可回避的現(xiàn)實(shí)問題。檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對(duì)性地進(jìn)行開發(fā)和利用是開展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發(fā)利用，形成對(duì)檔案電子文件功能的有益積累和對(duì)檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。
2.3 加強(qiáng)工程檔案信息管理
工程建設(shè)的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實(shí)施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢和成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的全面和準(zhǔn)確。利用計(jì)算機(jī)對(duì)工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行校對(duì)。
充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高工程檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
3.1 加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
3.2 建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。
3.3 檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。
3.4 數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)。
4、結(jié)語
計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
第2篇：工程檔案管理體系范文
一、要弄明白是先有“雞”，還是先有“蛋”
科技是在不斷創(chuàng)新的，給我們的工作和生活帶來了越來越多的驚喜。紙質(zhì)與電子工程檔案，是檔案發(fā)展的歷史長河中，不同時(shí)期存儲(chǔ)檔案信息的兩種方式，隨著檔案技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，電子工程檔案必然會(huì)成為今后的主要存儲(chǔ)方式。
對(duì)于存量檔案，紙質(zhì)工程檔案是“雞”，通過數(shù)字化掃描生成的電子工程檔案是“蛋”，讓“雞”變成“蛋”的目的，是讓其“縮小”并電子化（查閱時(shí)無需調(diào)用原本，避免損壞或遺失），更便于通過網(wǎng)絡(luò)傳輸（跨地域）和查閱（無需翻閱索引卡片）。
對(duì)于增量檔案，由于啟用了工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)、協(xié)同系統(tǒng)，電子工程檔案可以通過系統(tǒng)流程、電子表單、自動(dòng)提交等自動(dòng)歸集到檔案系統(tǒng)，此時(shí)它是“雞”，紙質(zhì)工程檔案是“蛋”。有了“雞”，通過新型帶印章打印功能的設(shè)備，可以按需生產(chǎn)出“蛋”。
對(duì)于外來文件，由于外單位不一定啟動(dòng)了全電子化的業(yè)務(wù)流程，因此主要還是采取對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描、生成電子文件的采集方式。此時(shí)，又回到了與存量檔案同樣的情形。此類信息被采集的實(shí)時(shí)性是關(guān)鍵，因此必須要有嚴(yán)格的、能長期正常實(shí)施的操作流程。例如，將企業(yè)印務(wù)部門設(shè)置到企業(yè)辦公樓的一樓，當(dāng)設(shè)計(jì)人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等拿到外來文件的時(shí)候，就直接將紙質(zhì)文件提交過去，印務(wù)部門設(shè)置專人對(duì)外來紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，并按系統(tǒng)提供的序號(hào)給紙質(zhì)文件做標(biāo)記（實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子文件的對(duì)應(yīng)），再提交給檔案部門。設(shè)計(jì)人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人則直接登陸系統(tǒng)調(diào)用電子版的外來文件來查閱（更方便，也不易遺失）。
二、“雞”和“蛋”必須完全一致么
大家都明白一個(gè)道理：雞可以生蛋，蛋也可以孵出雞。既然“雞”或“蛋”都是作為檔案信息的一種載體、一種介質(zhì)，那么我們無論是養(yǎng)好“雞”，或者是保管好“蛋”，或者兩者兼而有之，其效果都應(yīng)是相同的。
因此，對(duì)于存量檔案、大多數(shù)的外來文件，由于紙質(zhì)文件是“雞”，電子文件是“蛋”，因此在管理好“蛋”的同時(shí)，還必須養(yǎng)好“雞”，管理好兩者的對(duì)應(yīng)關(guān)系；對(duì)于增量檔案，電子文件是“雞”，紙質(zhì)文件是“蛋”，我們只需要養(yǎng)好“雞”即可。
三、如何保證“雞”能正常地生出“蛋”
紙質(zhì)檔案通過鑒定，可以判斷其真?zhèn)?，通過這只“雞”生出的“蛋”是可以放心使用的；而電子檔案，由于其可復(fù)制、易修改的特性，用它來生“蛋”，往往會(huì)讓人覺得不放心。
因此，當(dāng)電子文件是“雞”的時(shí)候，我們需要引進(jìn)數(shù)字簽名、數(shù)字印章、數(shù)字水印和加密等技術(shù)手段，在每只“雞”的身體上打上一個(gè)無法被輕易修改、抹除的標(biāo)記，如此才能讓大家安心地使用其生下的“蛋”。
加密技術(shù)，這里我們不做詳談，但需要注意一點(diǎn)，就是加密本身就是一個(gè)雙刃劍。數(shù)據(jù)進(jìn)行加密后，需要解密了才能正常使用，因此必須讓加解密功能保證能24×7的運(yùn)作，一旦出現(xiàn)問題，可能就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的“宕機(jī)”。
數(shù)字水印，屬于一種被動(dòng)的安全技術(shù)，主要是在頁面的某處加上文件歸屬企業(yè)的身份信息（一般不可見），且此信息無法被篡改、抹除，在需要的時(shí)候，可作為鑒定依據(jù)。
數(shù)字簽名、數(shù)字印章，這個(gè)目前大體有2種解決方案。一種是通過第三方CA認(rèn)證機(jī)構(gòu)，為企業(yè)所有參與項(xiàng)目的員工，制作個(gè)人專屬的簽名、企業(yè)專屬的印章，當(dāng)項(xiàng)目完成時(shí)加上去；一種是企業(yè)自己內(nèi)部制定一套數(shù)字簽名使用機(jī)制，記錄授權(quán)過程，然后企業(yè)自己僅需為自己制作一套專屬的數(shù)字印章即可。
以上幾種技術(shù)，大家可根據(jù)實(shí)際情況按需選用。
四、“雞”和“蛋”的安全性考慮
通過前面的分析，我們可以了解到，要做好紙質(zhì)與電子工程檔案共存期的管理，就需要養(yǎng)好“雞”、保管好“蛋”。那么如何來做呢？
τ謚街實(shí)蛋福如果未同步做數(shù)字化掃描，那么在收集后，建議采取“無損式”裝訂，使用定制的文件盒和文件夾來實(shí)現(xiàn)。雖然檔案管理中要求檔案的裝訂應(yīng)該使用“三孔一線”的方式，但這種帶孔裝訂的方式，會(huì)對(duì)紙質(zhì)文件的邊緣造成破壞。后期，如果再對(duì)這些紙質(zhì)文件做數(shù)字化掃描的時(shí)候，可能就會(huì)造成掃描設(shè)備卡紙（嚴(yán)重的可能會(huì)造成原件破損）。因此，強(qiáng)烈建議先進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描，再做裝訂。但在進(jìn)行數(shù)字化掃描過程中，應(yīng)制定規(guī)范化的操作流程，對(duì)紙質(zhì)檔案的出和入嚴(yán)格把關(guān)，避免遺失，如發(fā)生破損，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)救。
第3篇：工程檔案管理體系范文
[關(guān)鍵詞]城建檔案 管理 問題
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2014）07-0048-01
伴隨著社會(huì)的快速發(fā)展，城市化進(jìn)程的不斷加快，城市建設(shè)腳步的加快也給我們從事城建檔案管理的工作人員帶來了一些思考。如今，城建檔案管理工作中的問題日漸凸顯，我們?cè)陉P(guān)注城建工作發(fā)展的同時(shí)也關(guān)注一下城建檔案管理工作，因?yàn)槌墙n案管理工作是一個(gè)城市規(guī)劃和建設(shè)的歷史記錄，是以后進(jìn)行城市建設(shè)和規(guī)劃的重要依據(jù)。
本文主要從以下幾個(gè)方面總結(jié)了城建檔案管理的主要問題，分別為城建檔案管理工作的重要性有待提高；專業(yè)人員的缺失；人們的城建檔案法律意識(shí)還比較薄弱；檔案安全保障還需提高。
一、對(duì)城建檔案管理工作的重視程度有待提高
城建檔案管理是一種全局性工作，其檔案形成于城市的規(guī)劃、建設(shè)過程以及管理當(dāng)中。這些檔案不僅局限在文字方面，還包括了圖表的使用和聲像的展示。城建檔案是一座座城市曾經(jīng)的歷史寫照，是一本沒有結(jié)局、精彩絕倫的書。而這本書無時(shí)無刻不在訴說著城建檔案管理工作的重要性與神圣性。但即使城建檔案管理十分重要，一些建筑單位對(duì)其認(rèn)識(shí)還是停留在淺顯層次。其實(shí)城建檔案管理的過程是非常復(fù)雜的，首先是檔案的收集與整理，其次則是鑒定統(tǒng)計(jì)，最后再進(jìn)行保管利用。這些步驟中有著許許多多的細(xì)節(jié)。大多數(shù)的單位往往更加重視建筑工作而輕視了城建檔案管理，這些無形的輕視直接造成了城建檔案管理過程中的多重屏障，導(dǎo)致檔案缺漏或失去了真實(shí)性。因此對(duì)城建檔案管理工作的重視程度有待提高。
二、專業(yè)人員的缺失
城建檔案管理工作的開展離不開專業(yè)人員。一些單位總是由于資金或態(tài)度上的輕視而聘請(qǐng)非專業(yè)人員。很多負(fù)責(zé)施工的人員往往還身兼檔案管理的資料員一職，這都是因?yàn)檫@些單位為了節(jié)省資金，并且認(rèn)為檔案管理工作輕松簡單。而這種狀況也引起了一系列的惡性循環(huán)。由于不專業(yè)導(dǎo)致了態(tài)度以及工作水平的不專業(yè)，最終造成整理出來的檔案也不專業(yè)，難免缺胳膊少腿或者直接丟失。長此以往這些檔案多數(shù)都會(huì)成為殘次品，無法查閱。
三、人們的城建檔案法律意識(shí)還比較薄弱
有一部分人不懂得城建檔案管理的法律原則，甚至認(rèn)為檔案管理是一件很輕松的事情。其實(shí)不然，常見的城建檔案違法行為主要有以下幾個(gè)方面，第一種也是最常見的一種違法行為，就是不建檔，這種違法行為比較常見，并且有的人認(rèn)為這不屬于違法行為。第二種就是應(yīng)付建檔，建檔行為不規(guī)范，甚至是不真實(shí)的，這都是違法的。三是不歸檔?？傊@些都屬于城建檔案管理過程中應(yīng)該杜絕的問題，希望可以引起廣大城建檔案管理工作者的注意，以下進(jìn)行詳細(xì)介紹。
一是不建檔。不建檔的違法行為十分普遍。許多建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程建設(shè)過程中既沒有專門的資料員，也沒有開展工程檔案的編制工作，工程竣工后也沒有進(jìn)行檔案預(yù)驗(yàn)收和檔案竣工驗(yàn)收。不建檔違法行為一般出在那些嚴(yán)重缺乏檔案意識(shí)、片面追求工程效益的單位。二是應(yīng)付建檔。有的單位在工程檔案資料編制過程中，不按規(guī)定加蓋竣工圖章，不按規(guī)定標(biāo)注各種數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)變更，以復(fù)印件代替原件；有的甚至突擊編寫“檔案”；有的為了節(jié)省費(fèi)用，不按規(guī)定做各種器材試驗(yàn)，不報(bào)、虛報(bào)試驗(yàn)資料，導(dǎo)致工程檔案中有效的少，無效的多，殘缺不全，嚴(yán)重地破壞了工程檔案的完整性和真實(shí)性。三是不歸檔。在工作實(shí)踐中有些建設(shè)單位雖然建了檔，但不向城建檔案館報(bào)送工程竣工檔案的現(xiàn)象在各城市都大量存在。這種違法行為產(chǎn)生的原因一是建設(shè)單位檔案意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為到城建檔案館歸檔與在本單位歸檔一個(gè)樣，而且放在本單位查閱起來還比較方便；二是因工程檔案編制嚴(yán)重不合要求，于是干脆不交；三是城建檔案執(zhí)法體制還不完善，城建檔案的執(zhí)法工作不能落到實(shí)處。
四、檔案安全保障還需提高
城建檔案管理非常重要，而檔案本身的完好存在則為管理工作開展的前提。如果檔案出現(xiàn)種種意外，歸根究底無非就是四個(gè)字“天災(zāi)人禍”。開展檔案管理工作一般都有檔案館的存在，各地檔案館選址不同，有的單位建館前事先不注意，一場雨過后，很多檔案都會(huì)發(fā)生潮濕現(xiàn)象，造成字跡的模糊。強(qiáng)光和雨水這些自然因素都會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生一些影響。另外檔案的安全得不到保障在很大程度上都是人為的因素。一方面可能因?yàn)闄n案館設(shè)施比較陳舊，容易造成漏電現(xiàn)象引起火災(zāi)。另一方面則是因?yàn)闄n案不僅僅存在于檔案館，隨著時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也應(yīng)用在檔案管理中。因此互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所面臨的一些問題也會(huì)作用在檔案管理工作中，如黑客入侵造成檔案的丟失、銷毀。所以檔案安全保障問題非常關(guān)鍵，不可小視。
【參考文獻(xiàn)】
第4篇：工程檔案管理體系范文
關(guān)鍵詞：檔案管理；工作；存在問題；相應(yīng)對(duì)策；分析
在我國的檔案管理工作過程中，需要各方面的權(quán)利配合和幫助。在管理過程中需要每個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)管理部門對(duì)于檔案管理工作的重要性充分認(rèn)識(shí)。在檔案管理的日常工作過程重要不斷的強(qiáng)化檔案管理的工作力度，充分研究檔案管理過程中出現(xiàn)的主要問題，面對(duì)問題要在各個(gè)方面給予大力支持。作為信息資源的重要載體，檔案對(duì)于企業(yè)以及事業(yè)單位來講都非常的重要，因此我國相關(guān)部門或者相關(guān)企業(yè)要對(duì)檔案管理工作給予重視，將檔案管理工作切實(shí)的落實(shí)好，這樣對(duì)于信息資源的利用以及在開發(fā)有著非常深遠(yuǎn)的影響。但是在我國目前的檔案管理工作過程中，由于我國檔案管理工作的起步較晚，難免會(huì)存在很多不足之處。出現(xiàn)問題我們要及時(shí)給予分析和改正。我國現(xiàn)在的管理已經(jīng)是系統(tǒng)管理，科學(xué)管理以及民主管理三位一體，這樣就要求我國的檔案管理工作更加的細(xì)致以及到位，檔案管理工作的好壞直接影響著單位或者企業(yè)的發(fā)展以及運(yùn)行，因此我國在檔案管理工作過程中要充分重視。文章主要闡述檔案管理工作過程中出現(xiàn)的主要問題，通過闡述來找出相應(yīng)的處理辦法，進(jìn)一步完善我國的檔案管理工作。
1 我國檔案管理工作過程中出現(xiàn)的主要問題
關(guān)于我國檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題，文章主要從三個(gè)角度來具體分析。第一個(gè)是在檔案管理工作過程中對(duì)于檔案沒有足夠程度的重視。第二個(gè)是在檔案管理工作過程中相關(guān)的管理力量較為薄弱。第三個(gè)是在檔案管理工作過程中存在檔案室環(huán)境設(shè)施以及硬件不全的問題。下面進(jìn)行詳細(xì)的分析和闡述。
1.1 在檔案管理工作過程中對(duì)于檔案沒有足夠程度的重視
在我國檔案管理工作過程中，有相當(dāng)大的一部分管理工作人員以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)存在一定的誤區(qū)。檔案管理工作并不是抄抄寫寫或者單純的進(jìn)行檔案的保管。很多單位沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，同時(shí)也沒有意識(shí)到檔案管理工作能夠直接的到來客觀的經(jīng)濟(jì)效益，因此很多的單位要求檔案管理不要丟失檔案，不要將檔案資料外泄，能夠應(yīng)付上級(jí)相關(guān)部門的檢查即可。這樣的態(tài)度主要的原因就是對(duì)于檔案管理工作沒有充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)工作重要性沒有深刻的了解，忽視了檔案管理工作對(duì)于企業(yè)管理以及發(fā)展的作用。
1.2 在檔案管理工作過程中相關(guān)的管理力量較為薄弱
現(xiàn)階段我國很多的檔案管理工作人員并沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備，管理的方法過于落后。很多的工作人員對(duì)于檔案管理工作的工作流程沒有詳細(xì)的了解和認(rèn)識(shí)，檔案管理工作的要求很多時(shí)候滿足不了。管理工作的業(yè)務(wù)不熟練是一個(gè)問題，對(duì)于檔案資料信息的有效收集力度不足也是一個(gè)問題。在很多的企事業(yè)單位中，并沒有專門的檔案管理工作人員，兼職人員占了大多數(shù)，這樣就導(dǎo)致了工作人員的工作投入力度不足。很多的檔案管理就是將檔案信息放置到固定的位置，并沒有對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)的整理和歸類，這樣就嚴(yán)重的影響了檔案管理的工作水平提升。需要注意的是很多檔案的信息正確與否工作人員并沒有嚴(yán)格的落實(shí)和求證。
1.3 在檔案管理工作過程中存在檔案室環(huán)境設(shè)施以及硬件不全的問題
我國的檔案管理工作需要一定的工作配置來輔助檔案的管理工作順利進(jìn)行。但是我國很多企事業(yè)單位并沒有很好的對(duì)檔案管理工作的環(huán)境設(shè)施以及硬件設(shè)施進(jìn)行落實(shí)。很多的單位并沒有專門的檔案室來進(jìn)行檔案信息的保管。同時(shí)即使單位專門設(shè)立的檔案室，檔案室的環(huán)境也沒有達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，由于檔案管理工作的特殊性，六防設(shè)備一定的配置齊全，這樣才能夠有效的保障檔案不發(fā)生霉變或者蟲蛀。但是很多單位并沒有嚴(yán)格的落實(shí)六防設(shè)備，這樣就嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的美觀度以及完整度。硬件設(shè)施以及辦公環(huán)境的不具備，會(huì)直接影響檔案管理工作的順利進(jìn)行。
2 改善我國檔案管理工作過程中出現(xiàn)問題的相應(yīng)對(duì)策
2.1 在檔案管理的過程中要不斷的提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)
在檔案管理工作過程中，我們要有意識(shí)的強(qiáng)化管理工作的梯隊(duì)建設(shè)，在管理人員的選擇過程重要優(yōu)先選擇政治可靠，責(zé)任心較強(qiáng)，作風(fēng)較正的人員來進(jìn)行檔案管理工作，在日常的工作過程中，要不斷的進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理工作人員的工作素質(zhì)。同時(shí)還要對(duì)工作人員的生活以及工作給予關(guān)系，這樣才能夠讓檔案管理工作人員全身心的投入到檔案管理工作中來，提升檔案管理的工作效率。
2.2 在檔案管理的過程中要不斷的建立健全檔案管理的規(guī)章制度
管理工作必須有一套管理規(guī)章制度，檔案管理工作也是一樣，要不斷的建立健全相應(yīng)的管理制度和規(guī)章。但是需要指出的是規(guī)章的建立要遵循四個(gè)原則。第一個(gè)是要保障規(guī)章制度的科學(xué)性以及合理性。第二個(gè)是保障規(guī)章制度的簡明實(shí)用，有現(xiàn)實(shí)可操作性；第三個(gè)是要保障規(guī)章制度的雙向約束性；第四個(gè)是要保障規(guī)章制度在領(lǐng)導(dǎo)層面以及工作人員層面有嚴(yán)格的落實(shí)和執(zhí)行。
2.3 在檔案管理的過程中要不斷的完善并且改進(jìn)檔案的實(shí)際功能
檔案管理工作的最終目的是要充分的發(fā)揮檔案的實(shí)際功能，為企事業(yè)單位爭取利益。在檔案管理過程中要進(jìn)行全面，動(dòng)態(tài)以及客觀的檔案記錄，對(duì)檔案管理的實(shí)際功能重新定位，對(duì)于需要保留的優(yōu)質(zhì)功能要進(jìn)一步的發(fā)揮；對(duì)于檔案的功能要不斷的進(jìn)行延伸和豐富，讓檔案管理滿足企事業(yè)單位不斷發(fā)展的需求。
2.4 在檔案管理的過程中要對(duì)檔案工作的服務(wù)服務(wù)意識(shí)以及服務(wù)水平進(jìn)行針對(duì)性提升
檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
2.5 在檔案管理的過程中要不斷提升信息化的管理水平
信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行。
總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展要求，要從觀念上采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
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第5篇：工程檔案管理體系范文
【Keywords】 nuclear power construction； file management； system building
【中圖分類號(hào)】F462；G462 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）12-0007-02
1 引言
檔案指的是社會(huì)中的組織和個(gè)人在社會(huì)中形成并保存的各種形式的數(shù)據(jù)。檔案管理就是對(duì)企業(yè)以及各職能部門中的檔案進(jìn)行管理，最主要的就是檔案的收集、整理、移交和保管等。對(duì)于核電建設(shè)來說，做好檔案管理工作，對(duì)未來核電項(xiàng)目的改進(jìn)和發(fā)展都有著重要的參考作用。
2 檔案管理的重要性
檔案作為企業(yè)職能活動(dòng)的重要文件，不僅是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，還是企業(yè)進(jìn)行?Q策、計(jì)劃等活動(dòng)的重要參考。對(duì)于核電建設(shè)來說，檔案能夠在工程驗(yàn)收過程中發(fā)揮至關(guān)重要的作用，還能對(duì)核電站建設(shè)成果進(jìn)行相關(guān)的記錄。在核電建設(shè)過程中對(duì)檔案采取必要的管理措施，能夠確保核電建設(shè)的管理工作順利實(shí)施[1]。另一方面，將相關(guān)核電建設(shè)的文件進(jìn)行分類處理，建立不同類型的檔案。不僅能夠真實(shí)、完整地記錄工程進(jìn)行的整個(gè)過程，還能夠在核電工程竣工投入使用以后出現(xiàn)故障時(shí)提供重要的維修參考。
3 核電建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀
對(duì)于核電建設(shè)來講，檔案管理工作的現(xiàn)狀主要表現(xiàn)如下：首先，事業(yè)部門雖根據(jù)自身的需求制定了一系列的檔案管理操作流程，但仍然還有大部分工作在開展過程中沒有規(guī)范的流程，最主要的就是合同檔案、工程的項(xiàng)目檔案等[2]。其次，檔案管理工作人員的配置問題，事業(yè)部檔案管理配有一名專職的管理人員。有些項(xiàng)目部的檔案資料甚至沒有專門的管理人員，而是由其他部門的工作人員或者施工隊(duì)的勞務(wù)人員進(jìn)行兼職。進(jìn)而，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，相關(guān)管理工作無法順利實(shí)施。
4 檔案管理體系的構(gòu)建
4.1 檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)
檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)需要根據(jù)核電建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)相關(guān)事宜在統(tǒng)一指導(dǎo)的情況下進(jìn)行。自上而下地建立檔案管理機(jī)構(gòu)，在各核電建設(shè)的項(xiàng)目部門以及本部都需要建設(shè)檔案管理部門，最終建立一個(gè)符合實(shí)際情況的檔案管理機(jī)構(gòu)。以此為基礎(chǔ)對(duì)整個(gè)核電建設(shè)工程的檔案進(jìn)行管理，同時(shí)對(duì)整個(gè)核電建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃制定、實(shí)施和反饋等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行跟蹤。實(shí)際的檔案管理機(jī)構(gòu)如圖1所示。
4.2 檔案管理體系的內(nèi)容
核電工程檔案管理主要是指在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同核電項(xiàng)目的實(shí)際情況建立有自身特色的檔案管理體系。同時(shí)，要兼顧分級(jí)管理的原則，事業(yè)部搭建統(tǒng)一的檔案管理模式，明確不同部門、不同級(jí)別檔案管理等工作人員的職責(zé)。并對(duì)檔案管理工作的操作流程進(jìn)行規(guī)范，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。按照事業(yè)部的要求，可以將檔案管理體系分為兩個(gè)層次：
①管理程序。是根據(jù)體系文件的編制要求，對(duì)檔案管理工作作出規(guī)范，著重對(duì)檔案的分類、收集、整理、驗(yàn)收等方面。
②標(biāo)準(zhǔn)操作流程。檔案管理的操作流程要嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)準(zhǔn)則，并根據(jù)核電建設(shè)的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的劃分。常見的類別有工程類檔案管理、文書類檔案管理和財(cái)務(wù)類檔案管理等。
5 從體系上解決檔案與文件的轉(zhuǎn)換問題
就現(xiàn)階段我國的核電建設(shè)檔案管理情況而言，大多數(shù)管理模式都是將文件與檔案對(duì)立開來。文件管理與檔案管理之間缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，并且檔案的整理鞏固節(jié)奏并不是隨著工程的進(jìn)行而來的。所以，大多數(shù)核電建設(shè)工程的文件轉(zhuǎn)化為檔案的工作都是在工程竣工后進(jìn)行的，不僅檔案的完整得不到保證，還會(huì)造成時(shí)間和精力的大量浪費(fèi)。核電工程的檔案管理工作，必須確保時(shí)效性和完整性，在工程進(jìn)行過程中，將文件檔案化。這是現(xiàn)階段我國核電工程檔案管理工作面對(duì)的首要問題。因此，必須結(jié)合文件與檔案的共同點(diǎn)，將文件管理工作融入檔案管理工作中。主要應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：
5.1 確定歸檔的范圍
文件管理工作融入檔案管理工作中，首先要確定文件是否能夠歸入檔案范圍。歸檔范圍應(yīng)該涵蓋所有能夠反映企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容，檔案管理體系的設(shè)計(jì)要以此為原則。并結(jié)合核電建設(shè)過程中的實(shí)際情況，對(duì)檔案的類別進(jìn)行科學(xué)的劃分，可以分為以下七個(gè)類別：人事檔案、合同檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、工程檔案以及文書檔案。
5.2 確定歸檔的流程
要達(dá)到檔案管理工作細(xì)化的目的，需要對(duì)歸檔的流程進(jìn)行適當(dāng)?shù)氖崂砗痛_定。根據(jù)不同部門采取具體化的措施，建立適合自身的歸檔流程。從而，順利完成對(duì)文件材料管理的相關(guān)歸檔流程，確保文件材料的歸檔完整性。同時(shí)，在處理不同類型的文件和材料時(shí)，需要對(duì)文件材料進(jìn)行充分的了解，按照文件的先后順序進(jìn)行歸檔，并對(duì)歸檔流程中的要求進(jìn)行明確，保證具體步驟的實(shí)施。
5.3 定期歸檔制度
歸檔時(shí)間是歸檔工作中最重要的參考標(biāo)準(zhǔn)。在考慮定制時(shí)間時(shí)，要考慮的問題很多，既要保證運(yùn)行時(shí)間內(nèi)各材料可以充分發(fā)揮效率，又要保證歸檔工作的完整性和真實(shí)性。另一方面，核電工程不同階段的歸檔時(shí)間應(yīng)該與相關(guān)部門提前溝通，制定合理的歸檔時(shí)間。歸檔時(shí)間的確定，需要參考文件的種類、實(shí)際施工流程、工作責(zé)權(quán)以及具體時(shí)間這幾個(gè)角度。實(shí)現(xiàn)文件積累到檔案化的過程，是定期歸檔制度確定的重要保證。從根本上降低后期檔案收集和整理的時(shí)間成本，也避免了由于檔案存留過多以及存留時(shí)間過長導(dǎo)致的文件丟失現(xiàn)象，保證在核電項(xiàng)目中檔案的完整，最終實(shí)現(xiàn)文件向檔案的方向轉(zhuǎn)化的目的。
第6篇：工程檔案管理體系范文
關(guān)鍵詞：高校檔案；管理體系；績效管理；應(yīng)用策略
高校檔案管理一直以來都是高校管理工作中重要組成部分。當(dāng)前我國高校檔案管理體系存在一些不足和弊端，無法適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展需求。應(yīng)用匯總績效管理理論，有利于構(gòu)建更加合理的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。
一、匯總績效管理理論
匯總績效管理即PerformanceManagement（PM），是一種以提升個(gè)人及團(tuán)隊(duì)組織的管理績效為根本目的，實(shí)現(xiàn)組織單位的管理戰(zhàn)略及目標(biāo)的實(shí)用性極強(qiáng)的科學(xué)管理模式。這是以提升單位組織成員的工作效率及相關(guān)業(yè)績?yōu)橹苯庸芾砟繕?biāo)，以此開發(fā)個(gè)人和單位組織的工作潛能。實(shí)質(zhì)上匯總績效管理是一個(gè)系統(tǒng)性管理流程，其具備極強(qiáng)的邏輯性和目標(biāo)控制性等特點(diǎn)。匯總績效管理理論應(yīng)用的實(shí)踐過程包括多方面內(nèi)容，首先是績效管理計(jì)劃的和管理目標(biāo)的制定，在此基礎(chǔ)上確定績效匯總管理的具體實(shí)施步驟和詳實(shí)過程，在相關(guān)績效考核信息已集中匯總之后，進(jìn)入科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估階段，同時(shí)在績效評(píng)估結(jié)果完成之后進(jìn)行有效的反饋，將績效評(píng)估結(jié)果應(yīng)用至單位組織的團(tuán)隊(duì)建設(shè)之中，以此總結(jié)工作實(shí)效方面的弊端和不足，為組織經(jīng)營目標(biāo)的優(yōu)化提供重要參考依據(jù)。在整個(gè)匯總績效管理過程中，需要注意的是，在績效管理考核之前要明確考核的意義，針對(duì)考核指標(biāo)、考核要素以及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，保障績效管理的科學(xué)合理性和客觀公正性。這樣才能真正保證績效匯總考核的實(shí)效價(jià)值，同時(shí)也能提高系統(tǒng)單位的運(yùn)行效率。
二、當(dāng)前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀
針對(duì)高校系統(tǒng)的綜合管理能力評(píng)估方面，高校檔案管理的效率和水平一直以來都是重要的評(píng)估部分。高校檔案是指高校系統(tǒng)在教學(xué)科學(xué)、運(yùn)行管理工作過程中形成的具備一定憑證參考價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物以及影像等多類型歷史信息記錄，能真實(shí)反映高校在長期教學(xué)實(shí)踐中形成的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，記錄了高校教育事業(yè)發(fā)展信息，為高校未來的教學(xué)工作和管理運(yùn)行提供了重要參考依據(jù)，能促進(jìn)高校整體管理工作的科學(xué)發(fā)展。經(jīng)歷了幾十年以來的漫長發(fā)展歷程，我國的高校檔案管理工作取得了相當(dāng)程度的進(jìn)展，規(guī)范管理檔案的相關(guān)基本機(jī)制已經(jīng)建立，針對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施和軟件建設(shè)都已相應(yīng)的改善和發(fā)展，但就當(dāng)前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀而言，還是存在一定不足，同時(shí)也具備很大的優(yōu)化空間。
（一）高校檔案管理專業(yè)意識(shí)不強(qiáng)
高校檔案管理往往集中于科研成果信息資料的收集部分，對(duì)于高校系統(tǒng)的檔案管理范圍和管理工作意義缺乏全面的認(rèn)識(shí)。傳統(tǒng)檔案管理觀念單純集中于針對(duì)紙質(zhì)檔案的收集和整理分類的簡單功能，因此對(duì)于檔案管理工作的人力物力支持相對(duì)比較匱乏。同時(shí)高校檔案管理工作重保管輕使用，偏重于檔案的保密性管理，缺乏現(xiàn)代化的服務(wù)理念，這從長遠(yuǎn)來說不利于檔案工作科學(xué)系統(tǒng)的發(fā)展。
（二）高校檔案工作績效管理缺乏科學(xué)性
當(dāng)前我國高校檔案管理工作中的績效管理主要注重績效評(píng)估職能，其評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)遵從于上級(jí)部門所涉及的相應(yīng)考核表，一般情況下是從德能勤績等方面入手，根據(jù)打分情況區(qū)分優(yōu)秀、合格和不合格等方面，將評(píng)估結(jié)果匯總至人事部門。這樣單純注重績效評(píng)估的績效管理模式往往會(huì)流于表面，忽視了績效管理工作的多方面系統(tǒng)層次內(nèi)容。高校系統(tǒng)中績效管理應(yīng)包括三個(gè)層次：高校層面績效管理目標(biāo)、檔案管理部門績效目標(biāo)、檔案管理人員績效目標(biāo)?？冃Ч芾淼哪繕?biāo)計(jì)劃設(shè)置應(yīng)遵循自上而下的原則，結(jié)合工作實(shí)際，以發(fā)揮檔案管理工作人員的自主能動(dòng)性為主要目標(biāo)，提高高校檔案管理工作的實(shí)效性。
（三）高校檔案管理方式缺乏創(chuàng)新
當(dāng)前高校檔案管理過程中，對(duì)于檔案管理工作意義的認(rèn)識(shí)不夠清晰，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是針對(duì)紙質(zhì)資料的收集、裝訂和整理保存，忽視了高校檔案對(duì)于高校本身運(yùn)行管理、教學(xué)改革、科研創(chuàng)新等方面的積極促進(jìn)作用，因此對(duì)于高校檔案工作的投入支持較少。高校檔案管理方式依舊停留于傳統(tǒng)管理模式上。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案信息化管理進(jìn)程的發(fā)展也是必然趨勢。在當(dāng)前高校檔案管理工作中，相應(yīng)的數(shù)字化目錄檢索系統(tǒng)已得到初步建立，但當(dāng)前高校檔案管理的信息化應(yīng)用程度并不高。
三、應(yīng)用匯總績效管理理論的建設(shè)目標(biāo)
我國高校檔案管理體系在建設(shè)過程中，因傳統(tǒng)管理模式的不足，很難適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會(huì)的發(fā)展，因此應(yīng)用科學(xué)的匯總績效管理理論，有利于促進(jìn)檔案管理工作的效率提升，更好發(fā)揮檔案管理工作的職能同時(shí)，確保檔案管理體系的科學(xué)性和合理性?？冃Ч芾砝碚撟鳛閷W(xué)科管理模式，應(yīng)用至檔案管理體系中，其建設(shè)目標(biāo)為改善檔案管理工作人員的業(yè)績表現(xiàn)，優(yōu)化開發(fā)工作人員與單位組織的雙向潛能，從而實(shí)現(xiàn)高校組織的管理戰(zhàn)略目標(biāo)。應(yīng)用匯總績效管理理論，構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理體系，需要注重檔案工作的系統(tǒng)性，同時(shí)還需要堅(jiān)持公正客觀的管理原則，選擇量化的統(tǒng)一績效管理指標(biāo)，定量與定性原則有效結(jié)合，讓高校檔案為高校運(yùn)行管理和科研創(chuàng)新進(jìn)行服務(wù)的同時(shí)，高校檔案管理工作也能成為高校建設(shè)過程中的重要組成部分。
四、匯總績效管理理論在高校檔案管理體系中的應(yīng)用策略
（一）高校檔案績效管理目標(biāo)的科學(xué)化設(shè)置
就高校檔案管理體系構(gòu)建而言，應(yīng)用匯總績效管理理論需要從管理目標(biāo)的科學(xué)化設(shè)置角度出發(fā)，根據(jù)高校層面的績效管理整體目標(biāo)，檔案管理部門的管理目標(biāo)和檔案工作人員的績效目標(biāo)等不同層面，自上而下進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。高校檔案管理工作的績效管理目標(biāo)應(yīng)包括管理體制建設(shè)目標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)目標(biāo)、檔案管理人才建設(shè)目標(biāo)、檔案服務(wù)利用效率建設(shè)目標(biāo)等。在這些基礎(chǔ)績效目標(biāo)設(shè)置基礎(chǔ)之上，還要考慮高校檔案管理職能的深層次拓展目標(biāo)，只有應(yīng)用匯總績效管理理論，對(duì)于高校檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的目標(biāo)設(shè)置，才能明確管理工作的發(fā)展方向，為管理模式的建設(shè)指明相應(yīng)指導(dǎo)性方向。
（二）高校檔案績效管理指標(biāo)的明確制定
如果說高校檔案績效管理目標(biāo)是宏觀調(diào)控范疇，高校檔案績效管理指標(biāo)則是更為詳實(shí)的考核標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建?？冃е笜?biāo)的制定要考慮管理工作的層級(jí)性，首先是一級(jí)績效管理指標(biāo)的制定，這包括組織管理、檔案保管、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案開發(fā)利用這四個(gè)層面的指標(biāo)設(shè)置。在此基礎(chǔ)上是二級(jí)績效管理指標(biāo)的制定，這包括更加具體的管理機(jī)制、人才建設(shè)、檔案管理硬件和軟件設(shè)施的構(gòu)建、檔案開發(fā)和利用相關(guān)制度的完善等多方面內(nèi)容。需要注意的是，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理的硬件和軟件設(shè)施構(gòu)建要適應(yīng)新形勢的發(fā)展需求，完善硬件設(shè)施，同時(shí)優(yōu)化軟件條件的儲(chǔ)備。
（三）高校檔案績效管理的激勵(lì)目標(biāo)設(shè)置應(yīng)用
匯總績效管理理論至高校檔案管理體系之中，可極大發(fā)揮績效管理的激勵(lì)職能。這同樣需要設(shè)置科學(xué)化的激勵(lì)目標(biāo)。例如在績效管理與薪酬管理進(jìn)行有效結(jié)合的過程中，可以適當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的激勵(lì)空間，給予檔案管理工作人員相應(yīng)的自主能動(dòng)發(fā)揮空間。當(dāng)前我國檔案管理人員的薪酬組成體系中，基本薪酬采用全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，但績效部分的薪酬管理體系則可以根據(jù)績效評(píng)估結(jié)果來進(jìn)行相應(yīng)的激勵(lì)和獎(jiǎng)懲，這與檔案管理工作人員的晉升和降級(jí)直接相關(guān)，堅(jiān)持優(yōu)勞優(yōu)酬的績效管理原則。這樣的應(yīng)用策略不僅能夠激發(fā)檔案工作人員的工作熱情，促進(jìn)其工作的效率提升，還有利于整體檔案管理人才隊(duì)伍的科學(xué)建設(shè)。
（四）應(yīng)用匯總績效管理促進(jìn)高校檔案管理信息化進(jìn)程
隨著社會(huì)信息化程度的不斷加深，檔案利用的信息化進(jìn)程也亟待得到相應(yīng)的重視。我國當(dāng)前高校檔案管理工作中，信息化應(yīng)用程度并不完善，主要應(yīng)用于信息化檢索等方面，在檔案開發(fā)和利用服務(wù)等方面的信息化開發(fā)程度并不高。在新形勢下，檔案管理工作的核心不再是傳統(tǒng)的注重保管及收藏職能，檔案管理將更加注重開發(fā)和服務(wù)功能。這就需要建立更加科學(xué)的檔案利用信息平臺(tái)，應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念，提高檔案檢索、檔案利用以及檔案開發(fā)的效率，利用現(xiàn)代化信息工具更好地進(jìn)行查檔工作，增強(qiáng)檔案績效管理的功能發(fā)揮，以能更加滿足廣大師生的檔案利用需求，實(shí)現(xiàn)推送式檔案服務(wù)的創(chuàng)新職能。
五、結(jié)束語
高校檔案管理是高校事務(wù)管理工作中的重要組成部分，同時(shí)也是一個(gè)實(shí)效性極強(qiáng)的系統(tǒng)工程。高校檔案管理的水平對(duì)高校管理起著極大的影響作用。應(yīng)用匯總績效管理理論有利于提升高校檔案管理的工作效率，促進(jìn)檔案工作向更加科學(xué)化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展，從而促進(jìn)高校管理工作的順利進(jìn)行。在應(yīng)用績效匯總理論的過程中，需要注重管理目標(biāo)及相應(yīng)指標(biāo)的科學(xué)設(shè)置，同時(shí)有效地將績效管理與薪酬管理進(jìn)行科學(xué)結(jié)合，為檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)提供相應(yīng)的激勵(lì)和競爭機(jī)制，另外還能促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的科學(xué)發(fā)展。
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第7篇：工程檔案管理體系范文
1.1對(duì)于技術(shù)檔案管理重視程度不夠
企業(yè)作為生產(chǎn)型企業(yè)，追求經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值最大化，重視經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理是正常情況，但技術(shù)管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng)有著積極的正面作用，同樣不應(yīng)該被忽視。技術(shù)檔案管理作為技術(shù)管理的一個(gè)重要組成部分，工作內(nèi)容繁瑣、投入精力大、耗時(shí)長、短期回報(bào)不明顯，這些特點(diǎn)給生產(chǎn)管理人員帶來了很大的困擾，特別是對(duì)于生產(chǎn)任務(wù)重、人力資源有限的企業(yè)，同時(shí)由于技術(shù)檔案管理可能出現(xiàn)的前人栽樹、后人乘涼的工作效應(yīng)，造成企業(yè)管理者對(duì)該項(xiàng)工作有意無意的回避。
1.2技術(shù)檔案管理不規(guī)范
技術(shù)檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對(duì)于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產(chǎn)管理和專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，而具備這樣經(jīng)驗(yàn)的人員往往又是企業(yè)生產(chǎn)骨干，不可能投入過多精力在技術(shù)檔案管理工作中，這就造成了技術(shù)檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經(jīng)驗(yàn)不足技術(shù)檔案管理不夠規(guī)范，技術(shù)檔案內(nèi)容缺失或者關(guān)鍵參數(shù)不準(zhǔn)確。另外，即使是生產(chǎn)技術(shù)管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持和對(duì)于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術(shù)檔案規(guī)范性的重要誘因。
1.3技術(shù)檔案管理缺乏連續(xù)性
技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)的設(shè)計(jì)、建設(shè)、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)到后期檢修、技術(shù)改造各個(gè)階段，很難保證原有技術(shù)檔案管理人員工作崗位和工作職責(zé)不發(fā)生變動(dòng)，崗位變動(dòng)就意味著該人員不再承擔(dān)技術(shù)檔案管理的主要責(zé)任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規(guī)范與全面，也會(huì)因?yàn)榍叭闻c繼任管理人員理念、能力和對(duì)該項(xiàng)工作投入度不同等各種原因造成該項(xiàng)工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費(fèi)。同時(shí)，由于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中各個(gè)階段的工作任務(wù)的不同，對(duì)于技術(shù)檔案管理來說，如果缺乏有效的指導(dǎo)或者規(guī)劃也會(huì)造成技術(shù)檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現(xiàn)。
2對(duì)于技術(shù)檔案管理中存在問題的應(yīng)對(duì)措施
針對(duì)技術(shù)檔案管理中主要存在的問題，應(yīng)該進(jìn)行有針對(duì)性的整改，強(qiáng)化管理意識(shí)和制度建設(shè)，形成符合企業(yè)自身特色的技術(shù)檔案管理體系。
2.1加強(qiáng)技術(shù)檔案管理意識(shí)
首先需要肯定技術(shù)檔案在企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng)中具有不可或缺的作用，技術(shù)檔案具有原始性和憑證性的特點(diǎn)，一旦技術(shù)檔案管理不到位造成資料缺失或者技術(shù)檔案管理工作中斷將對(duì)企業(yè)造成不可預(yù)測的損失。其次，將技術(shù)檔案管理作為生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，定期進(jìn)行評(píng)估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強(qiáng)化技術(shù)檔案管理重要性宣貫，使得生產(chǎn)人員自覺加入到技術(shù)檔案管理體系中來，高質(zhì)量完成技術(shù)檔案建設(shè)、管理工作。
2.2規(guī)范技術(shù)檔案管理體系
技術(shù)檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)和工作流程，保證技術(shù)檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產(chǎn)管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，明確技術(shù)檔案內(nèi)容、格式、檢索關(guān)鍵條目等內(nèi)容，保證技術(shù)檔案更新的時(shí)效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動(dòng)或者企業(yè)經(jīng)營氛圍改變?cè)斐杉夹g(shù)檔案內(nèi)容的疏漏以及質(zhì)量下降。
2.3實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理
考慮到技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)全過程，建立并形成技術(shù)檔案跟蹤管理制度就顯得至關(guān)重要了，建立以節(jié)點(diǎn)性工作為考核點(diǎn)，技術(shù)檔案管理目標(biāo)和任務(wù)完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術(shù)檔案管理銜接不到位、企業(yè)經(jīng)營情況發(fā)生變化影響技術(shù)檔案管理工作開展等不利情況發(fā)生的可能。同時(shí)，對(duì)技術(shù)檔案管理人員工作開展情況進(jìn)行有效監(jiān)督和指導(dǎo)，也是推動(dòng)技術(shù)檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。
3全方位打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)
要實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的全過程高效管理，就要求生產(chǎn)管理人員必須在項(xiàng)目前期對(duì)于技術(shù)檔案管理工作開展有明確的思路和計(jì)劃，并在技術(shù)檔案建立初期甚至更早就明確檔案內(nèi)容、格式、檔案變更程序以及如何實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理的管理辦法。
3.1技術(shù)檔案的格式
技術(shù)檔案的格式主要用于規(guī)范技術(shù)檔案的建立和定點(diǎn)存放以及檢索關(guān)鍵條目，應(yīng)類別區(qū)分、裝訂形式、名稱與時(shí)間排序、文本格式（檔案名稱、標(biāo)識(shí)、頁碼等有效統(tǒng)一）等相關(guān)內(nèi)容。通過規(guī)范技術(shù)檔案的格式，可以讓技術(shù)檔案管理人員在整理技術(shù)檔案時(shí)可以保證技術(shù)檔案的完成質(zhì)量和更完整、更有效地存放技術(shù)檔案以及實(shí)現(xiàn)對(duì)于技術(shù)檔案檢索效率。
3.2技術(shù)檔案的變更程序
技術(shù)檔案變更程序是在技術(shù)檔案內(nèi)容或者格式發(fā)生變化，由技術(shù)檔案管理人員完成的對(duì)技術(shù)檔案的更改手續(xù)。為保證技術(shù)檔案的一貫性，除非技術(shù)檔案存在重大缺陷或者生產(chǎn)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行較大變動(dòng)的情況下不對(duì)技術(shù)檔案格式進(jìn)行調(diào)整，而對(duì)內(nèi)容的修改也應(yīng)在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。
3.3技術(shù)檔案的跟蹤管理
針對(duì)企業(yè)生產(chǎn)各個(gè)階段的實(shí)際情況，制定技術(shù)檔案的跟蹤管理制度。例如在設(shè)計(jì)階段完成項(xiàng)目科研報(bào)告、審批文件、設(shè)計(jì)資料等技術(shù)資料的收集以及對(duì)于技術(shù)檔案管理架構(gòu)和流程的實(shí)現(xiàn)，在建設(shè)與安裝階段完成設(shè)計(jì)資料變更、合同與技術(shù)協(xié)議、到貨清單和設(shè)備廠家提供的設(shè)備說明書等技術(shù)資料的收集，調(diào)試階段完成調(diào)試報(bào)告、設(shè)計(jì)變更資料的收集以及項(xiàng)目竣工資料整理，生產(chǎn)階段完成機(jī)組性能參數(shù)、試驗(yàn)記錄、工藝記錄、生產(chǎn)過程控制系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)和日常運(yùn)維相關(guān)資料收集以及對(duì)現(xiàn)有技術(shù)檔案調(diào)整工作，檢修和技術(shù)改造階段完成檢修記錄、設(shè)備變更記錄、項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)措施等相關(guān)資料收集以及對(duì)于技術(shù)檔案的補(bǔ)充工作。保證各階段工作任務(wù)的有效落實(shí)，是技術(shù)檔案跟蹤管理的核心和根本。
3.4技術(shù)檔案管理工作的貫穿
要打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵是抓好貫穿整個(gè)技術(shù)檔案管理的管理人員。首先，應(yīng)強(qiáng)化技術(shù)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)技術(shù)檔案在生產(chǎn)建設(shè)、工程設(shè)計(jì)和技術(shù)改造工作中的重要作用，明確自己的責(zé)任和義務(wù)，才能更好地完成技術(shù)檔案管理工作任務(wù)。其次，賦予技術(shù)檔案管理人員足夠的權(quán)利，可以調(diào)動(dòng)技術(shù)檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術(shù)檔案管理工作順利開展。最后，設(shè)立技術(shù)檔案管理督管和獎(jiǎng)懲機(jī)制，讓技術(shù)檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進(jìn)度和完成質(zhì)量。
4結(jié)語
第8篇：工程檔案管理體系范文
關(guān)鍵詞：建筑工程檔案；重要性；管理Abstract: With the rapid development of China's economy, the construction industry development more and more quickly, the management of the construction project work is being paid more and more attention. Archives management of construction engineering is an important part of the construction project management. But on the current situation of our country, construction engineering archives management in our country still exist many problems. This paper analyses the difficulties of construction engineering archives management and the importance of construction engineering archives management, and puts forward the solution to the problem.
Keywords: construction project ；archives； management; importance;
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
一、建筑工程檔案管理的重要性
經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的快速健康發(fā)展推動(dòng)著建筑業(yè)的快速發(fā)展，這有利于社會(huì)的發(fā)展，人民生活水平與質(zhì)量的提高，對(duì)和諧穩(wěn)定社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展同樣意義重大。因此建筑工程檔案管理的重要性首先必須得到充分認(rèn)識(shí)。建筑工程檔案是城市救災(zāi)及災(zāi)后重建的依據(jù)，還可以防災(zāi)和減少損失。建筑工程檔案真實(shí)客觀的記錄整個(gè)建筑過程并反映建筑施工過程各個(gè)環(huán)節(jié)的本質(zhì)、規(guī)律與聯(lián)系，對(duì)日后的檢測與維修、改建擴(kuò)建甚至拆除等相關(guān)活動(dòng)具有指導(dǎo)借鑒作用，同時(shí)也能加快建筑以及檔案管理的學(xué)術(shù)研究的進(jìn)程。建筑工程檔案的活力和價(jià)值主要還體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
1、建筑工程檔案與工程使用管理息息相關(guān)，工程的使用管理永遠(yuǎn)離不開檔案管理的支持與引導(dǎo)；
2、建筑工程檔案不僅被自身工程所利用，而且被其他同類甚至不同類的工程設(shè)計(jì)建設(shè)參考與借鑒，甚至被反復(fù)地利用，它引導(dǎo)著建筑科學(xué)技術(shù)研究的發(fā)展。
建筑工程檔案如此重要，因此建筑工程檔案管理的重要性也是顯而易見的。
二、建筑工程檔案管理的難點(diǎn)問題
1、檔案收集難。檔案收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ)和核心內(nèi)容之一，如果在工程建設(shè)過程中沒有及時(shí)做好檔案的收集工作，工程檔案歸檔的系統(tǒng)、完整和準(zhǔn)確便無從談起。建筑工程的規(guī)模大、建設(shè)周期長，建筑工程的環(huán)節(jié)多，工程檔案多而分散。整理工程檔案是一項(xiàng)需要仔細(xì)認(rèn)真對(duì)待和花費(fèi)時(shí)間的工作。很多建筑工程管理人員只重視工程進(jìn)度管理和資金管理，反而輕視了最基本的工程檔案管理。
2、對(duì)分包單位檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督難?，F(xiàn)在一般工程單位都有幾個(gè)分包單位，一個(gè)完整的工程被分成若干個(gè)小工程分別承包給幾個(gè)單位。這樣就給工程檔案記錄和管理造成一定難度。由于分包單位多，檔案的收集和管理工作不好進(jìn)行，加上很多分包單位不重視建筑工程檔案的管理，這就給工程檔案管理工作又增加了一定難度。
3、檔案信息失真。由于建筑工程檔案管理工作難度大，過程復(fù)雜，所以在檔案的填寫中很容易出錯(cuò)。我國目前很多建筑工程單位并沒有建立完整的檔案管理體系。很多單位的檔案管理只是表面工作，信息填寫混亂，不真實(shí)。有的建筑工程單位甚至在工程快完工時(shí)集中填寫所有檔案信息，這些信息與工程實(shí)際進(jìn)度情況是不相符的，所以不能真實(shí)準(zhǔn)確的反應(yīng)工程的狀況。
4、竣工時(shí)檔案移交不及時(shí)。工程后期大部分的技術(shù)人員已經(jīng)離開現(xiàn)場，很多施工單位在工程施工中又沒有進(jìn)行檔案整理，這時(shí)工程檔案便不能及時(shí)移交，還有些工程單位在工程施工中對(duì)內(nèi)部部門或人員進(jìn)行過調(diào)整，導(dǎo)致檔案材料分散、缺失甚至丟失，不完整不準(zhǔn)確的檔案信息會(huì)對(duì)檔案移交造成一定影響。
三、解決上述難點(diǎn)問題的措施分析
1、健全檔案管理體系，落實(shí)崗位責(zé)任制
合理完善的檔案管理體系能夠有序的指導(dǎo)建筑工程檔案管理工作的順利進(jìn)行，是建筑工程檔案管理工作開展的依據(jù)。所以在工程項(xiàng)目開展的同時(shí)，建筑單位一定要建立一個(gè)合理科學(xué)的檔案管理體系。其次，實(shí)行檔案管理崗位責(zé)任制，把檔案管理工作落實(shí)到建筑工程的每個(gè)部門甚至每個(gè)負(fù)責(zé)人的身上，檔案管理工作也可以與個(gè)人業(yè)績掛鉤，讓他們認(rèn)識(shí)到自己有責(zé)任有義務(wù)進(jìn)行檔案管理。這樣不僅可以調(diào)動(dòng)大家實(shí)施檔案管理工作，還可以督促負(fù)責(zé)人認(rèn)真貫徹檔案管理工作。
2、制定切實(shí)可行的檔案管理辦法
建設(shè)、總包、監(jiān)理單位要依據(jù)《東莞市城市建設(shè)檔案管理辦法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建筑工程資料管理規(guī)程》等規(guī)章和規(guī)范，建立健全合理科學(xué)的建筑工程檔案管理方法。規(guī)范檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案的形成、檔案資料的收集、對(duì)收集的資料進(jìn)行整理歸類、把整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔等。除此之外，還應(yīng)明確檔案資料的收集范圍、資料收集以及編制組卷的方法、歸檔的內(nèi)容及流程等。這樣檔案管理者的工作就有章可循，而且內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)一樣，可以提高工作效率和檔案管理的準(zhǔn)確性。
3、科學(xué)組織檔案交底工作項(xiàng)目
開工前系統(tǒng)和全面的檔案交底是保障檔案收集、整理、歸檔工作規(guī)范有序開展的重要手段。特別是建筑工程，建設(shè)單位更要抓好這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，組織施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等相關(guān)單位的檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)、各專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人、技術(shù)員、檔案員等共同參與交底大會(huì)，并就交底會(huì)的內(nèi)容形成會(huì)議紀(jì)要。
4、強(qiáng)化過程監(jiān)督檢查和指導(dǎo)
建筑工程的檔案管理工作很容易被忽視，要認(rèn)真落實(shí)建筑工程的檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理過程的監(jiān)督檢查和指導(dǎo)很有必要。針對(duì)建筑工程檔案收集與工程進(jìn)度不一致的局面，建設(shè)工程單位應(yīng)該發(fā)揮主動(dòng)性，與監(jiān)理單位建立密切的合作關(guān)系，共同對(duì)建筑工程的檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)指出，及時(shí)解決，做到不影響工程的進(jìn)度和質(zhì)量。在對(duì)建筑工程進(jìn)行監(jiān)督檢查時(shí)應(yīng)該注意以下兩個(gè)方面：
（1）時(shí)間選擇要恰當(dāng)。從始至終對(duì)建筑工程檔案管理工作實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督檢查不是一件簡單的工作，我們可以在監(jiān)督檢查的時(shí)間選擇上稍有側(cè)重，例如：選擇工程開工期、工程施工中的重要時(shí)期以及竣工時(shí)期等建筑工程檔案收集的薄弱環(huán)節(jié)。
（2）監(jiān)督檢查的內(nèi)容也可以有所側(cè)重，例如：檔案收集是否與工程季度同期、難收集的檔案一定要更加注意監(jiān)督檢查（外來物資合格證和檢測報(bào)告以及各種實(shí)驗(yàn)報(bào)告等）。
5、加強(qiáng)和細(xì)化對(duì)分包單位的指導(dǎo)與檢查
分包單位的建筑工程檔案管理是不可忽視的重要部分。針對(duì)分包單位的建筑工程檔案管理薄弱的情況，建筑工程單位應(yīng)該加強(qiáng)與分包單位的聯(lián)系，細(xì)化分包單位的建筑工程檔案管理工作，做好嚴(yán)格的監(jiān)督檢查工作。做好分包單位的建筑工程檔案管理工作有以下三點(diǎn)：
（1）要準(zhǔn)確掌握項(xiàng)目各分包單位的信息。掌握分包單位的開工時(shí)間、竣工時(shí)間、施工內(nèi)容、檔案管理人員的聯(lián)系方法等。
（2）提高分包單位建筑工程檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，組織他們參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和觀摩學(xué)習(xí)，定期對(duì)分包單位建筑工程檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)。
（3）加強(qiáng)對(duì)分包單位退場前的指導(dǎo)與檢查。分包單位的施工隊(duì)伍流動(dòng)性大，一旦他們離開施工現(xiàn)場，再進(jìn)行建筑工程的檔案監(jiān)督很難。所以在分包單位的施工隊(duì)伍離開施工現(xiàn)場前，總包單位務(wù)必要做好各分包單位的建筑工程檔案監(jiān)督檢查工作。以便發(fā)現(xiàn)問題可以及時(shí)分析和解決。
6、建立并推行檔案管理的激勵(lì)與考核機(jī)制
有了良好的監(jiān)督機(jī)制可以促進(jìn)建筑工程的檔案管理工作，那么建立一套合理的激勵(lì)與考核制度就可以提高員工的積極性，更主動(dòng)的做好建筑工程的檔案管理工作。定期對(duì)員工進(jìn)行考核，實(shí)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣的制度；對(duì)建筑工程檔案管理工作表現(xiàn)突出的集體或者個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。通過這樣的方式激勵(lì)員工投入極大的熱情參與到建筑工程的檔案管理中來。
結(jié)束語
綜上所述，建筑工程檔案管理對(duì)城市建設(shè)和管理意義重大，檔案管理也面臨很多難點(diǎn)問題，做好工程檔案的管理工作關(guān)鍵在于：檔案管理機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化，現(xiàn)代化的管理體系，只有在標(biāo)準(zhǔn)管理的基礎(chǔ)上才能不斷的提高檔案管理水平，才能更好的為工程檔案事業(yè)服務(wù)。檔案管理工作者應(yīng)該不斷地朝著標(biāo)準(zhǔn)化的方向努力，進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)
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第9篇：工程檔案管理體系范文
關(guān)鍵詞：電力工程；檔案管理；質(zhì)量控制；措施
引言
隨著國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)電力的需求越來越旺盛，電力項(xiàng)目建設(shè)得到深入發(fā)展。為保障電力項(xiàng)目的建設(shè)管理高效化，有關(guān)電力工程檔案管理也應(yīng)該逐步完善，其相應(yīng)的法律規(guī)劃及管理標(biāo)準(zhǔn)也理所應(yīng)當(dāng)與國際慣例實(shí)現(xiàn)接軌。加強(qiáng)對(duì)電力工程檔案管理，特別是做好電力工程文件資料的收集、整理、歸檔、移交等工作既是實(shí)現(xiàn)電力工程檔案的高效化管理，也是確保電力工程項(xiàng)目的順利完工的重要保障。
1 電力工程檔案質(zhì)量控制管理的必要性
在電力工程建設(shè)過程中，把可能造成檔案質(zhì)量問題的因素加以控制和消除，確保工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。齊全是指根據(jù)項(xiàng)目檔案歸檔范圍所確定的內(nèi)容，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況，將建設(shè)項(xiàng)目全過程中應(yīng)該歸檔的文件材料全部歸檔； 完整是指文件材料之間相互支撐，形成閉環(huán)；準(zhǔn)確是指歸檔文件材料的內(nèi)容真實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況和建設(shè)過程，原件歸檔，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字、蓋章手續(xù)完備，文件材料的形成日期與工程建設(shè)同步； 規(guī)范是指歸檔文件材料編制和整理符合現(xiàn)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范和歸檔整編要求。電力工程檔案質(zhì)量控制包括齊全完整、內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、編制規(guī)范、分類科學(xué)、組卷合理和檢索方便。歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、規(guī)范是影響工程檔案內(nèi)在質(zhì)量的主要因素，而歸檔文件記錄的內(nèi)容、形式、書寫材料、制成材料和案卷整理的規(guī)范性則是影響工程檔案外在質(zhì)量的重要因素。因此，從歸檔文件材料形成的源頭上進(jìn)行有效控制，強(qiáng)化電力建設(shè)過程工程檔案質(zhì)量管理是提高工程檔案質(zhì)量的必然要求。
2 建立健全電力工程檔案質(zhì)量控制管理體系
電力工程檔案產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程，其形成、積累和整理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)中。為確保工程檔案編制、整理質(zhì)量，必須建立工程檔案質(zhì)量管理體系，嚴(yán)格按照電力工程建設(shè)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范和檔案管理有關(guān)規(guī)定編制形成工程檔案，為日后檔案信息利用提供保障。
1） 建立以建設(shè)管理單位為基礎(chǔ)，檔案管理部門為核心，各參建單位工程管理人員、專兼職檔案資料管理人員為骨干的檔案組織保障體系，將電力工程檔案管理納入建設(shè)管理程序、工作計(jì)劃、合同管理和崗位責(zé)任制中。在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理等合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交工程檔案的責(zé)任。
2） 電力建設(shè)項(xiàng)目法人、建設(shè)管理單位、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、調(diào)試、采購（ 含招標(biāo)） 、物資供應(yīng)及運(yùn)行單位均應(yīng)建立工程檔案管理機(jī)構(gòu)，明確管理職責(zé)，將工程檔案管理納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及工作人員職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)中，做好項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理和歸檔，確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3 電力工程檔案質(zhì)量管理控制
電力工程檔案是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，也是檢驗(yàn)工程質(zhì)量的法律憑證。工程檔案質(zhì)量如何，反映了建設(shè)管理、施工、監(jiān)理等單位的質(zhì)量意識(shí)和管理水平。工程檔案質(zhì)量控制是一個(gè)系統(tǒng)管理過程，是對(duì)工程檔案形成全過程的質(zhì)量管理，必須多管齊下。
3. 1 建設(shè)管理單位是電力工程檔案質(zhì)量控制管理的主體
電力工程檔案是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是對(duì)工程質(zhì)量正確評(píng)價(jià)及日后運(yùn)行、維護(hù)、改擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。建設(shè)管理單位受項(xiàng)目法人委托全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作，是工程檔案管理的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期、質(zhì)量監(jiān)督和竣工驗(yàn)收等歸檔紙質(zhì)、聲像、電子等不同載體的文件材料。按照工程進(jìn)度，適時(shí)開展工程檔案日常檢查、指導(dǎo)工作； 組織各參建單位對(duì)所有應(yīng)歸檔項(xiàng)目文件材料按檔案管理要求進(jìn)行整理、組卷、編目。
1） 工程之初，建設(shè)管理單位應(yīng)明確參建各方對(duì)檔案編制形成質(zhì)量的管理要求，對(duì)于歸檔文件材料規(guī)格、書寫材料的耐久性及竣工圖編制等都應(yīng)做出明確規(guī)定，并在工程合同條款中加以明確，確保各參建單位對(duì)工程檔案質(zhì)量管理，職責(zé)明確，做到心中有數(shù)。
2） 項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)分別對(duì)工程準(zhǔn)備、施工和竣工驗(yàn)收等階段加強(qiáng)工程檔案編制質(zhì)量控制管理。準(zhǔn)備階段雖然大多歸檔文件尚未形成，但卻是控制工程檔案質(zhì)量的關(guān)鍵時(shí)期。事實(shí)上，很多工程檔案質(zhì)量問題都是由于事前重視不夠或缺乏基本知識(shí)造成的。所以，從工程立項(xiàng)開始，檔案管理人員就應(yīng)提前介入，對(duì)工程檔案的質(zhì)量進(jìn)行預(yù)控。首先，要加強(qiáng)對(duì)工程管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)（項(xiàng)目經(jīng)理） 檔案意識(shí)的宣傳，如果分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，工程檔案質(zhì)量就無從談起，也不可能建立起有效的質(zhì)量保證體系，質(zhì)量保證措施就難以落實(shí)到位； 其次，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場技術(shù)人員檔案知識(shí)培訓(xùn)和檔案法律法規(guī)的宣傳，現(xiàn)場技術(shù)管理人員對(duì)工程檔案的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用，只有工程參建人員按照相關(guān)規(guī)程規(guī)范和檔案管理要求各負(fù)其責(zé)，才能有效實(shí)現(xiàn)工程檔案的質(zhì)量控制，不斷提高工程檔案編制質(zhì)量。
