采購訂單的管理精選(九篇)

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第1篇：采購訂單的管理范文

關鍵詞：直運業(yè)務；采購；銷售

中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）08-00-03

一、直運業(yè)務類型說明

直運業(yè)務是指商品無需入庫即可完成的銷售業(yè)務?？蛻粝虮竟居嗁徤唐?，雙方簽訂購銷合同；本公司向供應商采購客戶所需的商品，與供應商簽訂采購合同；供應商直接將商品發(fā)送給客戶，結算時，由購銷雙方分別與企業(yè)結算。直運業(yè)務包括直運銷售業(yè)務與直運采購業(yè)務，沒有實物的出入庫，貨物流向是直接從供應商到客戶，財務結算通過直運銷售發(fā)票，直運采購發(fā)票進行。企業(yè)、客戶與供應商的供銷關系如圖所示：

二、直運業(yè)務處理流程

1.相關設置

ERP子系統(tǒng)啟用――基礎設置：同時啟用采購管理、銷售管理、應收管理、應付管理、庫存管理、存貨核算、總賬管理系統(tǒng)；

銷售管理系統(tǒng)――銷售選項設置：報價不含稅、有直運銷售業(yè)務；

基礎設置――存貨屬性設置：將直運業(yè)務所涉及的存貨設置有內銷、外銷、外購屬性；

2.業(yè)務執(zhí)行

案例：

2009年8月10日，陽光公司銷售部接到業(yè)務消息，客戶華宏公司欲購買智能空調10臺，雙方商定以單價4000元/臺成交，增值稅17%，隨后，銷售部填制銷售訂單；

8月10日銷售部聯(lián)系供應商興華公司，發(fā)出采購訂單，以單價3000元/臺成交，增值稅17%，并要求興華公司直接將貨物送到華宏公司；

8月10日，興華公司將貨物送至華宏公司，并根據(jù)采購訂單開具一張專用采購發(fā)票給陽光公司；

8月10日，銷售部根據(jù)銷售訂單開具一張專用銷售發(fā)票給華宏公司；

8月10日，財務根據(jù)銷售部交來的采購發(fā)票、銷售發(fā)票結轉采購成本、銷售成本并確認銷售收入。

操作步驟：

（1）錄入銷售訂單和采購訂單

在銷售管理系統(tǒng)，執(zhí)行“銷售訂貨”“銷售訂單”命令，進入“銷售訂單” 窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運銷售” 業(yè)務類型，錄入銷售單價等信息生成銷售訂單，保存并審核；

在采購管理系統(tǒng)，執(zhí)行“采購訂貨”“采購訂單”命令，進入“采購訂單”窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運采購”業(yè)務類型，單擊“生單” 按鈕，選擇“銷售訂單” 命令，將銷售訂單相關信息帶入“采購訂單”，錄入采購單價等信息生成采購訂單，保存并審核；

（2）生成專用采購發(fā)票和專用銷售發(fā)票

在采購管理系統(tǒng)，參照采購訂單生成直運專用采購發(fā)票并保存；

在銷售管理系統(tǒng)，參照銷售訂單生成直運專用銷售發(fā)票，保存并復核；

（3）直運送貨后結轉采購成本、銷售成本并確認銷售收入

模式A：在應付款管理系統(tǒng)審核應付單，確認采購成本并生成憑證；

模式B：在應付款管理系統(tǒng)只審核應付單，操作同模式A；不生成憑證；

在存貨核算系統(tǒng)對直運采購發(fā)票和直運銷售發(fā)票記賬；

在應收款管理系統(tǒng)審核應收單，確認銷售收入并生成憑證，操作同模式A；

在總賬管理系統(tǒng)同樣可以查看到直運業(yè)務生成的三張憑證。

三、結論

直運業(yè)務采購與銷售實物均不入庫，中間商直接以采購成本結轉銷售成本；

采購成結轉前必須先在在應付款管理系統(tǒng)對應付單進行審核；

采購成本結轉可在應付款管理系統(tǒng)實現(xiàn)，并生成憑證，然后再在存貨核算系統(tǒng)結轉銷售成本并生成憑證，在應收款管理系統(tǒng)確認銷售收入并生成憑證，即A執(zhí)行模式；

如果不在應付款管理系統(tǒng)生成結轉采購成本憑證，則采購成本和銷售成本的結轉可同時在存貨核算系統(tǒng)實現(xiàn)，并生成兩張憑證，再在應收款管理系統(tǒng)確認銷售收入并生成憑證，即B執(zhí)行模式；

無論執(zhí)行哪種模式，在總賬系統(tǒng)均可查詢到直運業(yè)務生成的三張憑證。

參考文獻：

第2篇：采購訂單的管理范文

在市場競爭日趨白熱化的今天，能夠“生存”已是很多家電企業(yè)苦苦追求的目標了，因為在企業(yè)外部，同行之間的價格戰(zhàn)不斷吞噬著廠商的利潤；在企業(yè)內部，人力成本費用持續(xù)地上升，企業(yè)組織體系漸漸不能適應行業(yè)發(fā)展需求。廣大家電廠商唯有深耕挖掘自身企業(yè)潛力才能抵御行業(yè)當下的困境。

而對于家電行業(yè)來說，原材料成本能占到商品總成本的60%～70%，原材料采購在成本控制、保障生產、內部各業(yè)務單元間協(xié)同、上下游供應鏈企業(yè)的戰(zhàn)略合作方面，起到了至關重要的作用。所以如何做好采購管理，就成為當下家電企業(yè)突破行業(yè)發(fā)展困境的有效途徑。

本文以C公司為例來談談家電企業(yè)采購管理所遇到的問題，以及解決這些問題的有效策略，希望能給業(yè)內人士帶來啟示。

C公司是一家專門從事家電產品的研發(fā)、生產和銷售的老牌廠商。該公司的采購模式比較原始，仍然處在與供應商詢比價格簽訂單階段，這與當今家電業(yè)注重供應鏈的利益分享及訂單快速反應的理念背道而馳，此采購模式已嚴重不能滿足C公司的戰(zhàn)略發(fā)展要求C公司的采購管理為整個公司的運營帶來哪些影響？這些影響又在哪些方面產生制約？

順藤摸瓜 痛點在哪里

C公司的采購模式可謂是非常傳統(tǒng)、簡單的。即其采購部一直沿襲以拉動采購的管理模式進行運作，圍繞確定采購需求、供應商詢價、議價、下訂單、跟蹤訂單、跟蹤交期、收貨、付款等流程進行采購日常工作，其并未與現(xiàn)代的供應鏈采購相融合。

對于絕大部分中小企業(yè)來講，一般都采用和C公司相類似的采購原則，這種模式有正反兩方面的影響。早期，企業(yè)在生存階段，管理的方式都比較原始和簡單，也沒有形成團隊。原始的采購管理方式確實適應資金、人員、規(guī)模有限的初級階段，一旦企業(yè)進入規(guī)?；l(fā)展，傳統(tǒng)采購模式的弊端也逐漸暴露。

這種粗放式的采購體系已不能適用行業(yè)發(fā)展，具體存在的問題突出有如下幾點。

1.訂單按時交貨率低。

在C公司的供應商中，部分供應商的管理理念較為落后，對需求方的交貨及時性、準確性以及整個供應鏈運行效率的重要意義并未深刻理解。

其次，供應商生產運作模式落后，致使在生產計劃、加工、運輸?shù)热魏我簧a環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，導致無法保證交貨及時性。交貨不及時，等于喪失了市場銷售機會，更別說搶占市場，已經有不少經銷商反映由此所帶來的訂單和銷售流失。直接影響整個供商鏈條、包括資金周轉。

2.多品種、小批量的生產模式導致采購成本增加。

由于C公司的產品線較為豐富，根據(jù)訂單進行牽引讓各部門進行配合，致使采購管理常進行小批量多品種的采購工作，增加了采購人員的工作強度。

這也對供應商交貨期提出了較為嚴格的時效性要求，造成供應商無法進行相應的預測和配送計劃，同時也會造成供應商多品種小批量的送貨，使得相關系統(tǒng)成本增加（物流費、倉儲費、倉庫檢查、收料費用等），間接造成采購成本的增加，雙方在其中都沒得到好處，不利于公司與供應商間的戰(zhàn)略合作。

3.采購流程問題，容易滋生腐敗。

在營銷部門下達采購訂單后，采購人員根據(jù)訂單需求，在SAP系統(tǒng)導出物料需求，采購員再根據(jù)物料與多家供應商議價確定供貨。若在多家供應商能按時按量供應物料的前提下，C公司采購分配管理流程不明晰，采購分配比例由采購員確定。采購員按照平時供應商的價格、服務、交期等評判標準來分配采購比例，但主要評判還是以價格為主導。

但對于供應商來說，在淡季他們?yōu)榱朔謹偣潭ǔ杀径蛢r競單，在旺季供應商則會先滿足于利潤較高的客戶，導致交貨不及時或不接單，對C公司的生產配套帶來非常大的影響，同時也傷害雙方的戰(zhàn)略合作關系。另C公司并無制定物資采購比例的相關管理辦法，采購員分配訂單權利過大，容易滋生腐敗，引起采購員與供應商串通的可能性。實際上，不僅C公司出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，同樣的問題也存在絕大多數(shù)的家電企業(yè)，成為理順供應鏈中的“毒瘤”。

4.采購員專業(yè)素養(yǎng)急需提高。

由于采購員每天都在處理日常事務，在C公司采購流程中常發(fā)現(xiàn)采購員不熟悉業(yè)務知識而盲目聽取供應商建議，導致成本增加，甚至對物料特性及功能了解甚少，這樣的情況難以提升采購人員的管理水平。

5.采購信息系統(tǒng)落后。

每天清晨，C公司的采購人員都要依據(jù)銷售部門下達的生產訂單需求，在電腦系統(tǒng)中將物料需求導出，針對每個生產訂單，采購員都必須手動制定物料分配表。這對大型的生產企業(yè)來說，每天都有繁多的生產訂單要下達，采購員必須重復的做同一件事情，導致采購員整體效率降低，更無從在采購專業(yè)知識方面取得突破。

6.管理層不重視采購管理的戰(zhàn)略作用。

很多家電企業(yè)的管理層非常重視市場端的銷售，認為銷售才是生產型企業(yè)的利潤源泉，往往忽視了采購的重大作用，采購只要將采購成本下降1%，就可以給公司帶來5～8%的利潤增加。事實告訴我們采購管理就是向管理要利潤。所以采、研發(fā)、銷售三者是企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標最為關鍵的因素。

7.呆滯物料使公司經營遭受巨大損失。

采購部門根據(jù)生產計劃制定出的物料需求，與多個供應商對所需要的物料展開詢價及議價工作，然后將物料份額對供應商進行分配和執(zhí)行，最后是跟進物料到廠的進度并及時將物料入庫，待生產使用。但是每年C公司都有大量積壓物料進行處置外賣，變現(xiàn)后取得的收入僅為原值的50%不到，對公司增強盈利水平產生了巨大的負面影響。

追根溯源 為何“不通”

1.原始管理模式帶來的弊端。

C公司仍然運用原始的以銷定產的管理模式，即通過銷售部門確定客戶的需求匯總后，下訂單給采購組織進行生產活動。C公司缺乏銷售與運營計劃體系的協(xié)調，內部銷售部門、采購部門與生產部門缺乏有效的銜接跟溝通，無法提前做好與供應商的物料預測計劃，往往會出現(xiàn)供應商無法按時按量交貨的情況。

2.C公司對采購的地位認識高度不夠。

該公司認為采購主要職責就是保證采購價格低、為生產齊套保駕護航，但并未將采購部放到與營銷、研發(fā)部同等重要的位置。采購是整個供商鏈條中基礎的一環(huán)，也是重要的一環(huán)，其是產品生產成本和品質的保證。

3.采購管理流程制度缺乏系統(tǒng)性梳理，各業(yè)務部門缺乏有效的銜接。

C公司在《采購分配管理辦法》、《物料標準化管理辦法》、《訂單需求預測管理辦法》等并未制定有效流程和制度，給公司帶來諸如滋生腐敗、降低系統(tǒng)效率、產生大量積壓物資、交貨及時性降低、物料通用性差、增加管理費用等問題和風險。公司化運作需要制度化，與“團伙”和“團隊”有著異曲同工之處。

4.C公司各部門間缺乏及時的溝通，導致采購物料過多，產生大量的積壓物資。

第3篇：采購訂單的管理范文

關鍵字：計算機；軟件系統(tǒng)；采購軟件；系統(tǒng)分析；

中圖分類號：G623文獻標識碼： A

1、引言

在采購業(yè)務中，采購信息是重要而復雜的信息，它包括料品生產廠商的信息和料品價格的信息等等，料品生產廠商會提供多種料品，同時一個料品也會有多個廠商生產，一個生產廠商在不同的時期會有不同的交易條件，而某種料品在不同的時期又有不同的價格。這樣，采購計劃的制定工作是一項既費時又費力的工作，采購部工作人員經常因為分析不切實而下錯訂單，給企業(yè)造成不必要的損失。因此，一個有效的企業(yè)采購管理信息系統(tǒng)能夠大大提高企業(yè)采購部門的工作效率以及降低成本。

2、需求分析

采購管理特別受到管理層的重視。但是，企業(yè)傳統(tǒng)的采購流程冗長、繁瑣，在實際操作中管理和采購人員職責不明確，制定的采購流程流于形式，使得整個流程未發(fā)揮效力，無形中增加了成本。現(xiàn)有的采購模式主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

第一，目前該公司現(xiàn)有的采購模式和信息化極度落后，采購模式仍采用電話和傳真方式聯(lián)系供應商進行詢價和報價活動，信息化水平只位于在互聯(lián)網需求信息，根本沒有為供應商提供更為具體的信息資源。使得整個采購活動響應市場能力差，采購周期 長且冗余環(huán)節(jié)多，根本不能適應激烈地市場競爭和企業(yè)的發(fā)展的需求。

第二，沒有與供應商協(xié)調統(tǒng)一起來，還處于傳統(tǒng)采購模式，供應鏈管理尚未建立。需要立刻選擇優(yōu)質的供應商建立戰(zhàn)略伙伴關系，建立供應鏈管理體系，提高企業(yè)的市場 競爭力。

因此，在對整個企業(yè)和采購部門調研分析過程中，需要立刻解決的是優(yōu)化企業(yè)生產 經營過程中的整個業(yè)務流程，并且對流程中的每個工作節(jié)點進行分析，強化每一個環(huán)節(jié)上的特點和作用，拋棄不合理或者多余的環(huán)節(jié)，實現(xiàn)業(yè)務流程的優(yōu)化重組，為企業(yè)降低成本投入創(chuàng)造可能。同時，要求系統(tǒng)成為信息共享的平臺。

3、功能分析

通過實際調查可以看到，整個系統(tǒng)的業(yè)務流程從請購單和物料資源計劃的制定開始，通過分析制定出相應的采購計劃，期間伴隨著對基礎資料和用款計劃的協(xié)調。再由采購計劃生成采購訂單，完成訂單下達。在下達訂單前，采購員要及時與供應商進行接觸，選擇最優(yōu)的供應商進行合作。下達訂單后，建立起和供應商之間的緊密聯(lián)系，包括期間對訂單的跟蹤，直至收貨。收貨完畢后，對采購費用和賬款進行處理，最后訂單結案，完成整個采購過程。

因此可以把系統(tǒng)可以分成以下幾個模塊

（1）基礎數(shù)據(jù)管理

（2）采購計劃管理

（3）采購訂單管理

（4）采購收貨管理

（5）采購權限管理

（6）供應商管理。

4、業(yè)務流程分析

通過對企業(yè)實地調研，發(fā)現(xiàn)企業(yè)與供應商之間尚未建立信息共享平臺，企業(yè)與供應商的信息還沒有實現(xiàn)實時的信息傳遞，結合企業(yè)現(xiàn)有條件以及企業(yè)對新系統(tǒng)的功能要求。首先，采用UML統(tǒng)一建模語言中的用例圖來設計和優(yōu)化企業(yè)的采購活動業(yè)務流程。其次，對于供應鏈的建立需要企業(yè)與目標供應商建立穩(wěn)定的戰(zhàn)略伙伴關系，實現(xiàn)信息的共享和互通?，F(xiàn)階段，企業(yè)可以通過網絡采購計劃，然后與供應商進行接觸， 確定合格供應商，完成后合同簽訂，從而縮短采購周期。擬定采購業(yè)務流程如圖所示。

圖 4.1業(yè)務流程圖符號

圖4.2業(yè)務流程圖

由上圖可以看到，整個系統(tǒng)的業(yè)務流程從請購單和物料資源計劃的制定開始，通過分析制定出相應的采購計劃，期間伴隨著對基礎資料和用款計劃的協(xié)調。再由采購計劃生成采購訂單，完成訂單下達。在下達訂單前，采購員要及時與供應商進行接觸，選擇最優(yōu)的供應商進行合作。下達訂單后，建立起和供應商之間的緊密聯(lián)系，包括期間對訂單的跟蹤，直至收貨。收貨完畢后，對采購費用和賬款進行處理，最后訂單結案，完成整個采購過程。

參考文獻

[1]耿騫.信息系統(tǒng)分析與設計[M].北京：高等教育出版社，2004

[2]王要武.管理信息系統(tǒng)[M].北京：電子工業(yè)出版社，2003

[3]龔沛曾， 面向對象程序設計系列教材[M].，高等教育出版社，2004

第4篇：采購訂單的管理范文

一、銷售業(yè)務與財務的同步管理

在沒有進行信息化管理的企業(yè)中，所有企業(yè)的業(yè)務管理之間的聯(lián)系都是要通過各種單據(jù)的傳遞來實現(xiàn)的，這些單據(jù)是一種依據(jù)、一種證據(jù)、一種責任。為了這種依據(jù)、證據(jù)和責任，手工管理不得不呈現(xiàn)出一種低效率，這種低效率就是在對這些單據(jù)的等待、核實、匯總、分類、統(tǒng)計中形成的。所有的企業(yè)管理操作中不能沒有依據(jù)、證據(jù)、責任，所以，這種低效率就是不得已而為之，是一種必然的結果。

但是，企業(yè)實施ERP就可以通過ERP系統(tǒng)的管理，對企業(yè)的銷售管理、庫存管理、財務管理這三者之間的信息實現(xiàn)資源共享，從而達到銷售業(yè)務與財務的同步管理。

首先在銷售管理中其銷售業(yè)務是從銷售訂單開始的，這里重申一點，銷售訂單是ERP特有的概念，它與企業(yè)內的銷售合同是完全不同的，它是ERP為了適合計算機應用而創(chuàng)立的一種形式。在企業(yè)的銷售管理中，一旦與客戶簽訂了銷售合同，就相當于確立了一項銷售任務，當然銷售合同的形式可以是多種多樣的，對于老客戶或許僅僅是一個電話或傳真的確認。不管它的形式是什么，總之是確認了一項銷售任務。此時，在ERP的銷售管理方式中，就是要將這項銷售任務錄入到銷售訂單之中，銷售主管可以對這張銷售訂單進行審核，一旦審核完成，也就相當于確定了一種銷售任務的依據(jù)、證據(jù)、責任。銷售訂單與合同的區(qū)別在于合同是企業(yè)與客戶之間的一種交易的約定，而銷售訂單是企業(yè)內部的一種銷售任務全過程的記錄，包括任務下達、執(zhí)行和完成結果。如果每個銷售合同就是一項銷售任務的話，那么銷售訂單可以由銷售合同自動產生。但是，銷售管理中可以是幾個銷售合同構成一項銷售任務，此時一個銷售訂單對應著幾個銷售合同。也可能一個銷售合同會派生出若干項銷售任務，此時，一個銷售合同對應著幾個銷售訂單。

在ERP系統(tǒng)中，一旦銷售訂單經過了審核，就相當于確定了一項銷售任務，此時的信息共享體現(xiàn)在，所有與該項銷售任務相關的部門和人員都看到這張銷售訂單，當然，信息共享絕對不是僅僅看一看，重要的是能夠充分利用才是共享。

銷售部門本身可以用銷售訂單直接產生發(fā)貨單，而無須再重新填制發(fā)貨單。

庫存管理可以根據(jù)發(fā)貨單直接生成銷售出庫單，無須重新填制銷售出庫單。

核算存貨時可以直接根據(jù)銷售出庫單產生記賬憑證，無須重新再做憑證。

銷售發(fā)票開出時，可直接取用銷售訂單中的客戶、品名、數(shù)量、價格。

可以根據(jù)銷售發(fā)票自動產生記賬憑證。

在ERP的財務管理中，由于財務根據(jù)記賬憑證進行記賬的過程也是自動完成的，所以銷售出庫自動產生的記賬憑證也會自動記入相應的賬簿，這個過程可以是實時的，此外，對于銷售業(yè)務而言，所開發(fā)票同樣可以用生成憑證的功能來自動生成憑證。由于生成憑證的時間可以是任意的，且可以一張單據(jù)生成一張憑證，也可以多張單據(jù)生成一張憑證，所以可以做到實時管理。即任何時候只要發(fā)生了銷售業(yè)務，隨時都能直接反映到財務賬簿中。這在手工管理狀態(tài)下是不能夠做到的。這就是銷售業(yè)務與財務同步管理的含義。這種同步管理，徹底改變了財務事后記賬的傳統(tǒng)方式，使財務能夠發(fā)揮對業(yè)務的監(jiān)控職能，使得管理者隨時都能從企業(yè)效益的角度了解業(yè)務的進展。同步管理的另外一個意義在于，由于憑證的生成是實時自動的，所以憑證的記錄是細致而精準的，在系統(tǒng)中完全可以由憑證追溯到業(yè)務上，即可以由記賬憑證追溯到銷售訂單，這在管理上體現(xiàn)為可以由管理指標的變化，追查到發(fā)生這些變化的原因。

當然，銷售信息的共享絕不只是在已經闡述的這些內容上。盡管不能一一列舉，但有一點是必須要指出的，那就是當企業(yè)進一步實施ERP以后，銷售訂單的共享在生產計劃管理中是更加重要了，它是生產計劃的依據(jù)、證據(jù)、責任。

二、采購業(yè)務與財務同步管理

采購業(yè)務與銷售業(yè)務一樣可以做到與財務管理同步。采購管理同樣是以采購訂單為核心達到各相關部門間實現(xiàn)信息共享。采購任務的下達反映在采購訂單之中，采購任務的執(zhí)行情況都可以圍繞采購訂單通過信息共享完整記錄下來。采購訂單與銷售訂單類似，也是ERP有的一種用來進行采購管理的形式。

一旦采購訂單通過審批，就意味著采購任務已經明確，此時所有各相關部門都可以看到采購訂單，并且可以直接引用采購訂單中的數(shù)據(jù)，諸如供應商、品名、數(shù)量、價格等等。

可以通過采購訂單直接生成到貨單。

可以通過采購到貨單直接生成采購入庫單。

可以根據(jù)采購訂單直接生成采購發(fā)票。

可以根據(jù)采購入庫單直接生成記賬憑證。

可以根據(jù)采購發(fā)票直接產生記賬憑證。

這樣的一些信息共享在手工管理狀態(tài)下都是不能夠做到的，這是ERP能夠提高管理工作效率的原因所在。同樣其真正提高管理水平的地方仍然是實現(xiàn)了采購業(yè)務與財務的同步管理，實現(xiàn)了財務對采購業(yè)務的監(jiān)控。

三、精準的庫存可用量共享

由于庫存管理是整個企業(yè)物流狀況集中表現(xiàn)的地方，所以庫存管理中的信息與其他各管理業(yè)務共享就顯得尤為突出，在此以庫存物品的可用量為例，來說明庫存管理與其他管理業(yè)務之間的信息共享關聯(lián)應用?？捎昧?現(xiàn)存量+凍結量+預計入庫量-預計出庫量，可用量與四個因素相關，即現(xiàn)存量、凍結量、預計入庫量、預計出庫量。其中現(xiàn)存量和凍結量是一種固定狀態(tài)，而預計入庫量和預計出庫量則是根據(jù)不同企業(yè)的管理要求自己進行選擇設置。如果選擇了出入庫時都要做可用量檢查，則在出入庫的操作中就會自動給予提示和警示。顯然這種庫存管理的精確性在手工狀態(tài)下是無法做到的。

該可用量用于銷售管理業(yè)務時，用來檢查是否可以立即進行交貨，因為對于銷售管理而言，很多時候都會遇到需要馬上交貨的情況，當這種情況發(fā)生時，往往意味著客戶將收入送到了企業(yè)，在這種情況下，如果不能交貨，對企業(yè)的機會損失是最大的。而如果盲目接單又交不了貨，則企業(yè)信譽又將受到較大的影響，再則如果因為交了貨而影響到其他訂單的按時完成，這很可能是得不償失的，這時候顯然最重要的事情就是知道一個準確的可用量，從而做出正確的選擇。

該可用量用于采購時，顯然能夠明顯地幫助采購人員控制采購數(shù)量，盡量避免重復或過剩采購給企業(yè)帶來的負擔和浪費。當然對于采購的指導意義最終要等ERP全面實施以后，在生產計劃生成的過程中，對于采購量的計算依據(jù)這個可用量來運算，此時可用量才是最能體現(xiàn)出對采購的作用。

庫存可用量的計算公式中就是考慮了采購和銷售的因素的，銷售和采購都是使得可用量在一個時間段中成為動態(tài)數(shù)量的直接原因，這種動態(tài)就是實時管理最現(xiàn)實的客觀要求，同時也是最能體現(xiàn)ERP優(yōu)越于手工的地方。

四、給財務管理帶來的變化

由于ERP的運用使得財務管理在整個企業(yè)的財務工作的效率徹底改變，或許對財務管理的影響是最為直接的。但是，我們必須要清楚地看到，如果不實施ERP，而僅僅是實施一個財務管理。那么，財務工作的效率是不會得到徹底改變的，此時的改變更多的是體現(xiàn)在一些四則運算量的減少，其效率的提高是有限的，盡管手工管理已經無法與之相比，然而信息化管理的優(yōu)越性則還遠遠未能體現(xiàn)。惟有實施ERP之后，通過與各業(yè)務系統(tǒng)的信息共享，實現(xiàn)了財務業(yè)務的同步管理，才是真正徹底改變了財務管理工作的效率，真正發(fā)揮出財務管理對于企業(yè)經營運作的重要指導作用。

財務對于業(yè)務信息的共享表現(xiàn)在如下幾個方面：

可以根據(jù)出入庫單直接自動產生記賬憑證，無須再輸入憑證。

可以根據(jù)采購和銷售發(fā)票直接自動產生記賬憑證，無須再輸入憑證。

可以同采購管理共享供應商信息，直接引用方便了應付款的管理。

可以同銷售管理共享客戶信息，直接引用方便了應收款的管理。

可以根據(jù)已經有的記賬憑證追溯業(yè)務單據(jù)，極大減少了差錯時間。

在這些信息共享的情況下，再加之記賬憑證可以自動登入賬簿，財務報表可以根據(jù)標準格式自動產生，而標準格式可以由財務管理人員根據(jù)企業(yè)的實際應用要求自己設置定義。這所有的一切最終達成了財務管理工作效率的徹底改變。

第5篇：采購訂單的管理范文

關鍵詞:SAP;ERP;XI;OA;在線審批

中圖分類號:TP81/87 文獻標識碼:A文章編號:1007-9599 (2010) 05-0000-01

Discussion on the Practical Solutions of Implementing

Online Approval in SAP ERP Procurement System

Zhang Bin1,Tang Nian2

(1.China National Offshore Oil Corp,Information Technology Center,Beijing100010,China;OOC Energy Technology & Services-Human Resources Co.Shenzhen Branch,Beijing100010,China)

Abstract:This article analyses the limitations of SAP when implementing online approval in procurement procedure and provides corresponding solutions and suggestions.

Keywords:SAP;ERP;XI;OA;Online approval

筆者在多年實施ERP項目時常遇到用戶為實現(xiàn)采購過程控制,提出需要在線進行審批的需求,而SAP的產品在這個功能上卻多有局限,難以完全滿足用戶需求。

簡單列舉幾個SAP R3產品的局限:

審批層級最高8級

無法實現(xiàn)靈活的授權

無法加入審批的批注

多部門同時參與的匯簽

審批用戶的SAP賬戶成本

下文將以筆者實施的一個項目,中海油能源發(fā)展股份有限公司(下文簡稱海油發(fā)展)ERP項目為實例進行剖析和思考,希望能夠給此類問題提出一個有借鑒意義的解決方案。

一、 業(yè)務需求現(xiàn)狀分析

在實施海油發(fā)展ERP系統(tǒng)時,根據(jù)業(yè)務管理需求設計了一些動態(tài)控制點,實現(xiàn)對企業(yè)的日常經營行為進行動態(tài)控制。通過采辦動態(tài)跟蹤表的查詢,采辦管理人員可以對每一項采購業(yè)務的執(zhí)行狀態(tài)進行直接的跟蹤,從而為生產提供有利的后勤保障。海油發(fā)展ERP上線能夠實現(xiàn)從確定采購需求,選擇供應商,下采購訂單,采購訂單的跟蹤及催貨,收貨及發(fā)票校驗,付款等一系列涉及整個采購周期的所有活動的過程控制和跟蹤,各子系統(tǒng)的有機結合及高度數(shù)據(jù)共享為實現(xiàn)管理動態(tài)應變提供了可能。

在對海油發(fā)展采購審批業(yè)務進行分析后,梳理出海油發(fā)展的審批需求有以下特點:

 組織架構復雜:海油發(fā)展組織結構復雜,各二級單位采辦口組織架構并不完全一致;

 業(yè)務流程差異較大:產業(yè)多元化,點多、線長、面廣。各二級單位采辦流程不統(tǒng)一,同時會依據(jù)不同的業(yè)務需求采取集中采辦、分散采辦、委托采辦、授權采辦等采購業(yè)務處理模式;

 審批流程復雜、各類業(yè)務審批流程不一致、審批層級多:海油發(fā)展各二級單位的審批層次和審批流程各自不同,即使在同一個二級單位也可能因下級單位的不同而有區(qū)別;資產、材料、帶料服務、辦公、國產、進口、幣種、各專業(yè)采購等等的審批流程都會有差異,這些差異要體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)的在線審批策略中,其影響是審批策略數(shù)量龐大、審批層級多;

 各二級單位內部審批金額權限等級差異較大:在海油發(fā)展采辦管理體系文件的規(guī)定范圍內,各二級單位自行制定審批的金額權限級別,各二級單位間的差異較大。

 結合海油發(fā)展各單位的采辦管理規(guī)定對實際業(yè)務審批流程進行梳理,將審批業(yè)務流程合理化和量化,最后在海油發(fā)展范圍內共梳理量化出2673條審批策略。

二、 解決方案的提出和實現(xiàn)

基于SAP標準功能的局限性,無法實現(xiàn)靈活的委托授權審批機制以及超過8級審批,同時考慮到ERP系統(tǒng)上線后的維護效率、靈活度以及使用成本等多方面因素,考慮采用OA(Lotus Notes)工作流審批功能與 SAP集成,實現(xiàn)海油發(fā)展采辦業(yè)務靈活多變的分級授權審批機制。同時考慮到系統(tǒng)上線對實際業(yè)務的改變和沖擊,決定對采辦業(yè)務中的關鍵控制點采購訂單實施在線審批,待業(yè)務人員和相關領導適應后再實現(xiàn)采辦全業(yè)務的在線審批。

通過SAPXI集成SAPR3與OA(Lotus Notes)系統(tǒng),該接口程序將標準采購訂單數(shù)據(jù)導出到Notes平臺上審批。審批完成之后,系統(tǒng)自動把審批結果返回給SAP。設計時考慮如下關鍵點:

 業(yè)務人員在SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單,保存時系統(tǒng)自動產生采購訂單憑證編號,暫存狀態(tài)訂單不能提交審批。

 業(yè)務人員使用NOTES系統(tǒng),輸入該采購訂單憑證編號,系統(tǒng)自動獲取SAP采購訂單憑證中的信息到NOTES,系統(tǒng)在此時應判斷憑證中的狀態(tài),當暫存狀態(tài)(EKKO-MEMORY=X)訂單不予導入,并提示采購訂單為暫存狀態(tài),不能提交審批。如果為正常狀態(tài)采購訂單,系統(tǒng)判斷采購訂單中的 EKKO-PROCSTAT(采購憑證處理狀態(tài))是否為“03(按批準)”,否則不予導入,并提示采購訂單已通過審批(EKKO-PROCSTAT=05)或該采購訂單已被拒絕(EKKO-PROCSTAT=08)。

 同時業(yè)務人員在NOTES系統(tǒng)中上載采購訂單審批所需的各種支持文件及備注說明,供相關領導審批時參閱。

 在審批過程中采購訂單應保持鎖定狀態(tài),不能修改,如果進行修改則該采購訂單審批無效,須重新審批。

 待NOTES系統(tǒng)審批完成后 EKKO-PROCSTAT(采購憑證處理狀態(tài))設為“05(下達完成)”,標志審批完成,該采購訂單釋放。

 NOTES系統(tǒng)審批流轉中如果拒絕該采購訂單,則由NOTES系統(tǒng)將SAP系統(tǒng)中的EKKO-PROCSTAT(采購憑證處理狀態(tài))設為“08(已拒絕)”,即采購訂單審批被拒絕。

 NOTES系統(tǒng)根據(jù)EKKO-BUKRS(公司代碼)和工廠代碼(EKPO-WERKS)判斷顯示相關審批策略選擇菜單,供業(yè)務人員選擇適合的審批策略

 NOTES根據(jù)采購訂單金額確定相對應的審批層級。

 外幣采購訂單按照訂單的總計金額換算成人民幣對應審批策略層級。

 對于審批起點金額下限的采購訂單,采辦人員在NOTES系統(tǒng)中提交此類訂單時,系統(tǒng)在提示“該采購訂單人民幣金額未達到審批限額,審批完畢”的同時,將SAP系統(tǒng)中的采購訂單審批狀態(tài)更改為審批通過。

第6篇：采購訂單的管理范文

【關鍵詞】小家電生產；采購管理；系統(tǒng)開發(fā)

1.引言

隨著人們生活逐步改善，家用電器除了電視機、電冰箱、空調、洗衣機等家電外，使人們生活多樣化的各種小家電走入尋常百姓家，如微波爐、電磁爐、豆?jié){機、面包機、酸奶機、煮蛋器、吸塵器、加濕器、取暖電器、飲水機、干衣機、面條機、榨汁機等，這些小家電價格都不貴，但能滿足家庭生活的某一方面的需要，如微波爐在快速加熱早餐方面發(fā)揮了重要作用。利用豆?jié){機可以方便快捷自制豆?jié){，除了制作傳統(tǒng)豆?jié){外，還能自制水果豆?jié){、蔬菜豆?jié){，補充了營養(yǎng)，也讓豆?jié){更好喝。南方冬季沒有暖氣，但有時確實很冷，室內的溫度還不如室外高，買一臺電暖器，使潮濕冰冷的房間也溫暖起來。北京等地區(qū)的春季非常干燥，一臺小小的加濕器就能解決問題。一般小家電生產入門門檻比較低，并沒有特別高深的先進技術，生產的特點是小批量、多品種、裝配式，一般需要本廠的工程師設計一些有創(chuàng)意的外殼，其它所用的原材料、零件和部件均可從外部廠家進行采購，采購回來后，與自己生產的外殼進行組裝即可。因為小家電生產企業(yè)的技術門檻不高，產品的競爭能力要靠價格取勝，這就要求小家電生產企業(yè)要拼成本、拼質量。原材料成本價格往往在小家電產品價格中占有很大的比重，為了降低成本，就要從源頭開始，從采購原材料開始，將原材料價格降到盡可能最低。同時還要強化內部管理，避免不必要的浪費，降低各種耗費，在生產管理過程中強調成本管理與成本控制，盡量采用定額法進行成本計算與控制，增強產品在價格方面的優(yōu)勢，打敗競爭對手。從源頭進行控制，就要對采購進行嚴格管控。開發(fā)一套適用于小家電生產企業(yè)的采購管理系統(tǒng)，勢必為企業(yè)控制采購流程產生積極的作用。小家電生產企業(yè)采購管理系統(tǒng)的應用能夠有效控制采購流程，降低采購成本，保證采購流程順暢，為生產順利進行提供可靠的保障，降低產品的價格，提高小家電生產企業(yè)的經濟效益。

2.系統(tǒng)分析

2.1需求分析

經過對多家小家電生產企業(yè)的調查和分析，總結出本系統(tǒng)應包括如下功能：（1）采購計劃管理功能：根據(jù)銷售計劃、生產計劃制定產成品的計劃，將產成品的計劃數(shù)量進行BOM（BillofMaterial，物料清單）分解，制定零件、原材料、部件、配套產品的采購計劃，隨著生產的波動，采購計劃要及時調整以適應生產的順利進行。采購計劃下達后，采購部門要嚴格執(zhí)行采購計劃，保證在正確的時間、正確的地點、采購到正確的數(shù)量的正確的產品。采購計劃制定后，根據(jù)采購原材料的參考價格信息，生成用款計劃，向財務部門提出資金使用申請，并提交財務部門確定，財務部門根據(jù)公司現(xiàn)有資金情況及年度預算判斷用款計劃是否合理，并報上級管理層進行批示，再由財務部門將上級管理層的意見反饋給采購部門。若領導批準該用款計劃，即下達正式的采購計劃。（2）請購管理功能：根據(jù)領導審批最終下達的采購計劃，系統(tǒng)可以自動生成相應請購單或者采購人員手動輸入請購單，填寫請購的產品、總體限價、采購單價、數(shù)量、稅率、付款條件、規(guī)格型號、供應商、交貨日期、交貨地點等信息，通過采購負責人審核后，將同類請購單合并再下達，生成采購訂單。（3）采購訂單管理功能：根據(jù)采購計劃、用款計劃、采購提前期、訂貨數(shù)量、現(xiàn)有庫存量、運輸方式、經濟批量以及計劃外的產品請購單進行存貨合并，生成采購訂單。將生成的采購訂單傳給供應商。可以對采購訂單進展情況進行跟蹤，對于放開給本公司權限的供應商，通過外聯(lián)網查詢供應商的發(fā)貨進展狀況，控制采購進程，最終確保采購訂單能夠按時保質保量交貨。（4）收退貨管理功能：由公司質量檢驗部門對供應商發(fā)運過來的貨物進行到貨質量檢驗。首先檢查產品是否與訂單內容相符，清點數(shù)量是否足夠，檢查運輸包裝是否有損壞，如有損壞，進一步檢查包裝箱內部貨物是否有損傷。最后檢查產品質量，質量檢驗分為抽檢和全檢，質量檢驗合格，允許入庫，不合格則退回。如果該供應商能夠補充合格貨物，則進行換貨，如在規(guī)定時間內不能提供合格貨物，則退貨，再從其它供應商購買同規(guī)格貨物。采購人員將入庫的貨物錄入收貨單，并將供應商開具的發(fā)票信息錄入系統(tǒng)，采購發(fā)票以后轉給財務人員，由財務人員轉成應付賬款。對于可以對應采購訂單的到貨，可以直接由采購訂單生成到貨單，不用手工錄入，減輕了工作量，也避免了二次錄入易產生的錯誤。對于沒有對應采購單的到貨，由采購人員手工錄入到貨單。采購部門負責人對到貨物料的質量和價格進行審核，對于不合格產品生成退貨單。（5）供應商管理功能：供應商要經常維護，已發(fā)展成為合作伙伴的供應商，除了能夠提供價格優(yōu)惠外，還能提供良好的技術支持，甚至幫助小家電企業(yè)改進小家電產品的性能。與長期合作的供應商達成戰(zhàn)略聯(lián)盟，形成虛擬聯(lián)合企業(yè)，互相促進，達到雙贏的目標。可以按照80/20法則對供應商分類，對于那些能夠給本公司帶來優(yōu)質產品和先進技術的供應商劃分為有價值供應商，要重點管理，與他們保持密切的聯(lián)系。對于那些產品質量一般，能夠替換的供應商，不用重點管理，可在市場找到別的供應商進行替換。（6）采購發(fā)票管理：對供應商送至的發(fā)票進行管理，錄入供應商的發(fā)票，根據(jù)條件顯示發(fā)票列表。

3.總體設計

3.1系統(tǒng)總體功能模塊設計

根據(jù)業(yè)務處理分類和工作流程，此采購管理系統(tǒng)包括基礎設置、系統(tǒng)維護、采購計劃管理、請購管理、采購管理、采購入庫管理等六個功能模塊。

3.2系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

（1）系統(tǒng)開發(fā)平臺：2012（2）系統(tǒng)開發(fā)語言：C#4.5（3）數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件：SQLServer2012（4）運行平臺：Windows10（5）運行環(huán)境：Framework4.5小家電生產企業(yè)采購管理系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)庫采用MicrosoftSQLServer2012，該DBMS提供功能強大而性能穩(wěn)定的企業(yè)級數(shù)據(jù)庫開發(fā)平臺，滿足了數(shù)據(jù)安全性、完整性及一致性上的要求；前臺采用Microsoft公司的2012作為主要的開發(fā)平臺，可與SQLServer2012數(shù)據(jù)庫完美銜接。

4.詳細設計

4.1數(shù)據(jù)庫設計

根據(jù)對業(yè)務流程的分析，設計出系統(tǒng)中包含的表：（1）采購計劃表（PurchasePlan），用于存儲采購計劃編號、計劃名稱、編制時間、制定人、采購產品編碼、單價、數(shù)量、需要部門、總預算、批準人等信息。（2）請購單表（ApplicantPruchase），用于存儲請購單編號、請購部門、請購時間、請購人、產品編號、數(shù)量、單價、稅率、供應商、折扣等信息。（3）采購訂單表（PruchaseOrder），用于存儲采購訂單編號、業(yè)務類型、采購類型、采購部門、付款條件、業(yè)務員、訂單時間、物料編號、單價、數(shù)量、稅率、供應商、交貨時間、交貨地點等。（4）供應商檔案表（Supplier)，用于存儲供應商檔案信息，如供應商編號、供應商名稱、供應商簡稱、所屬分類、所屬地區(qū)、所屬行業(yè)、聯(lián)系人、聯(lián)系人電話、折扣率、信用等級、信用額度、信用期限、付款條件等。（5）物料檔案表（Items），用于存儲物料信息，如物料編碼、物料名稱、規(guī)格型號、物料分類、物料代碼、英文名、計量單位、存貨屬性、最高庫存、最低庫存、安全庫存、請購超額上限、入庫超額上限、ABC分類、盤點周期單位、盤點周期、領料批量等。（6）到貨單表（ItemsArrival），用于存儲單據(jù)編號、業(yè)務類型、填寫日期、采購類型、供應商、部門、業(yè)務員、物料編號、原幣單價、原幣含稅單價、數(shù)量、稅率、原幣價稅合計金額。（7）退貨單表（ItemsReject），用于存儲退貨單信息，如單據(jù)編號、退貨原因、填寫日期、供應商、部門、業(yè)務員、物料編號、原幣單價、退貨數(shù)量、稅率、原幣價稅合計金額。（8）采購發(fā)票表(PurchaseInvoice)，用于存儲采購發(fā)票信息，如發(fā)票編號、發(fā)票類型、業(yè)務類型、開票日期、供應商、采購類型、部門、業(yè)務員、稅率、供應商發(fā)票日期、物料編碼、單價、數(shù)量、發(fā)票總金額。（9）部門表(Department)，用于存儲部門檔案信息，如部門編號、部門名稱、部門負責人、部門類別、部門地點、辦公電話。（10）人員信息表(Personnel)，用于存儲公司人員信息，

4.2功能模塊設計

（1）采購計劃管理模塊：對采購計劃信息進行增加、修改、刪除和查詢，可以按照單一條件查詢采購計劃，還可以將幾個條件組合一起進行聯(lián)合查詢，具備搜索的功能。（2）請購管理模塊：錄入請購單，對請購單進行添加、修改、審核、棄審、審批、否決等操作?？梢愿鶕?jù)條件顯示請購單列表，條件可以為物料名稱、供應商、請購員等。能夠根據(jù)條件顯示請購單執(zhí)行統(tǒng)計表，條件可以為請購員、單據(jù)號、單據(jù)起始日期到截止日期的期間、物料名稱等。（3）采購管理模塊：采購訂單的增刪改查操作。能夠根據(jù)條件顯示采購訂單列表，條件可以為訂單編號、起始日期到截止日期的期間、供應商名稱、部門名稱、供應商編號、業(yè)務類型、業(yè)務員等。（4）收退貨管理：實現(xiàn)收貨管理、退貨管理等功能，對采購進來的物料進行檢驗，驗收合格后入庫，填寫到貨單；對不合格產品進行退貨處理、填寫退貨單。（5）采購發(fā)票管理：將供應商送來的發(fā)票填寫進系統(tǒng)，可以根據(jù)條件顯示發(fā)票列表。（6）系統(tǒng)管理：添加系統(tǒng)用戶信息，并對不同的用戶賦予不同的權限。

5.結論

該系統(tǒng)主要實現(xiàn)了小家電生產企業(yè)的采購計劃管理、請購管理、采購管理、收退貨管理、采購發(fā)票管理、系統(tǒng)管理等功能。系統(tǒng)功能完善，具有很強的實用性。使小家電生產企業(yè)的采購管理更加規(guī)范化，使采購的各個環(huán)節(jié)在系統(tǒng)中都能夠透明顯示，避免了采購回來質次價高的商品，降低了采購成本，提高了生產率，保障小家電生產企業(yè)的生產順利進行。

參考文獻

[1]畢海玲.A公司采購管理ERP系統(tǒng)模塊設計[J].中國管理信息化,2017.07.

第7篇：采購訂單的管理范文

一、財務子系統(tǒng)的模塊結構

財務子系統(tǒng)包括總賬、應收賬款、應付賬款、固定資產、現(xiàn)金管理、工資核算、成本管理及財務報表模塊?？傎~模塊是財務子系統(tǒng)的核心部分，它支撐和統(tǒng)帥著其它各部分?？傎~與應收賬款、應付賬款、固定資產、現(xiàn)金管理、工資核算、成本管理各個模塊之間，通過記賬憑證相聯(lián)系?？傎~模塊的主要功能包括：維護總賬科目、維護分賬科目、維護憑證類型、維護財務集成參數(shù)、憑證輸入、憑證過賬、各種憑證及賬的查詢與打印等。應收賬款、應付賬款、現(xiàn)金管理、固定資產、工資核算、成本核算等業(yè)務在相應模塊中處理，并自動生成記賬憑證傳入總賬模塊。采購、銷售、生產、庫存與財務集成的會計業(yè)務，根據(jù)已維護好的財務集成參數(shù)，由系統(tǒng)自動生成記賬憑證傳入總賬模塊，其它未集成的會計業(yè)務則在總賬模塊中輸入。

二、財務集成參數(shù)設置

財務集成是指在采購、銷售、生產等業(yè)務的處理過程中，系統(tǒng)自動采集業(yè)務數(shù)據(jù)，自動選擇總賬科目和分賬科目，自動生成記賬憑證。要實現(xiàn)采購、銷售、庫存、生產與財務的集成，必須事先設置好財務集成參數(shù)。財務集成參數(shù)主要有兩大類，一類是總賬科目，另一類是分賬科目。

一般情況下，可以根據(jù)業(yè)務來源（如采購、銷售、生產）、財務事務處理類型（如發(fā)料、收貨、結轉成本差異）、倉庫、物料組、物料、成本價構成等項目的組合來設置總賬科目；稅金科目可以根據(jù)稅務代碼及業(yè)務來源來設置，例如，采購材料的增值稅進項稅額與銷售產品的增值稅銷項稅額，盡管兩者的稅務代碼相同（都是增值稅），但前者的業(yè)務來源是采購，后者的業(yè)務來源是銷售，系統(tǒng)可以根據(jù)業(yè)務來源將兩者區(qū)別開來。為了滿足核算的需要，可以將企業(yè)的客戶和供應商分成不同的財務客戶組和財務供應商組，應收應付及預收預付款總賬科目可以根據(jù)財務客戶組和財務供應商組進行設置。

總賬是對業(yè)務進行總括核算，分賬可以對經濟業(yè)務進行明細核算。分賬與明細賬相似，但又不同于明細賬，因為一個明細賬隸屬于某一個確定的總賬，而分賬與總賬之間沒有這種對應關系，正因為這樣，所以分賬不能單獨使用，只有和總賬相結合使用才有意義。例如，企業(yè)有一個產品分賬“桌子”，當分賬“桌子”與產品銷售收入總賬科目結合使用，則可以反映企業(yè)銷售桌子所取得的收入；當分賬“桌子”與產品銷售成本總賬科目結合使用，則可以反映企業(yè)銷售桌子的銷售成本。這里使用分賬而不使用明細賬是出于財務集成的需要，因為分賬比明細賬更靈活，這樣可以大大減少設置財務集成參數(shù)的工作量。企業(yè)可以根據(jù)會計核算的需要建立部門、物料（原材料、半成品、產成品等統(tǒng)稱為物料）、成本價構成、員工等分賬。對于每一類分賬，要建立集成要素與分賬之間的對應關系。以物料分賬為例，我們選擇物料作為集成要素，為了讓系統(tǒng)自動選擇分賬，必須在物料代碼與物料分賬代碼之間建立起對應關系。對應關系分兩種類型，一種是按要素設置對應關系，如一個物料代碼對應于一個物料分賬代碼；另一種是按范圍設置對應關系，如一定范圍內的物料代碼對應于一個物料分賬代碼。

三、采購集成

采購訂單在MRP（物料需求計劃）中由系統(tǒng)自動生成，也可以人工維護。采購訂單的處理步驟包括打印采購訂單、打印收貨票據(jù)、維護收貨、打印索賠單、維護審批程序、打印退貨單、打印存儲清單、打印采購發(fā)票、處理已交貨的采購訂單。其中，維護收貨、處理已交貨的采購訂單為必選步驟，其它步驟為可選步驟。企業(yè)的采購業(yè)務可能是先收到商品，也可能是先收到發(fā)票，也可能兩者同時到達，不論哪一種情況，采購業(yè)務均分三步進行記錄。第一步，在維護收貨且采購物料入庫時，系統(tǒng)自動生成物料入庫記賬憑證，記錄存貨增加。在打印退貨單時，系統(tǒng)自動生成紅字記賬憑證（用負數(shù)表示紅字）。第二步，收到采購發(fā)票后，在應付賬款模塊中進行采購發(fā)票登記，采購發(fā)票經審核后，自動生成記賬憑證，記錄應付賬款。第三步，將前面兩筆分錄的中間科目進行對沖，差額記錄材料成本差異?，F(xiàn)舉例說明如下：

某公司購買原材料100件，采購訂單單價為46.8元（含稅），增值稅稅率為17％，該原材料的單位標準成本為40元（為了核算生產成本，原材料的單位標準成本為不含稅價格）。

（1）在采購訂單維護收貨且原材料入庫時，系統(tǒng)根據(jù)收貨數(shù)量和原材料的標準成本，借記原材料科目，根據(jù)收貨數(shù)量和采購訂單單價，貸記暫估應付賬款科目，兩者的差額記入材料成本差異科目。其分錄如下：

借：原材料4000

材料成本差異680

貸：暫估應付賬款4680

（2）收到采購發(fā)票后，將發(fā)票輸入系統(tǒng)，發(fā)票經審核后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票金額確認應付賬款，根據(jù)稅務代碼及業(yè)務來源來選擇稅金科目并稅額。假設發(fā)票金額為4680元，則其分錄為：

借：在途材料4000

應交稅金一應交增值稅（進項稅額）680

貸：應付賬款4680

（3）在原材料已入庫且發(fā)票已輸入系統(tǒng)并經審核后，必須將采購發(fā)票與采購訂單進行匹配，如果訂單金額與發(fā)票金額之間的差額在允許的范圍內，即可批準該發(fā)票，并將暫估應付賬款科目與在途材料科目進行對沖，差額記錄材料成本差異，自動生成記賬憑證。本例中訂單金額與發(fā)票金額相等，其分錄為：

借：暫估應付賬款4680

貸：材料成本差異680

在途材料4680

在以上采購集成業(yè)務處理中，分三個步驟進行，如果貨先到，則先生成第一筆分錄，如果發(fā)票先到，則先生成第二筆分錄，這樣可以實時反映的庫存和負債情況，對采購業(yè)務進行過程跟蹤和控制，避免了信息滯后或信息不實所產生的弊端。第三個步驟是為了加強對應付賬款的管理，只有與采購訂單匹配并經批準的發(fā)票，才能對其進行付款。在采購集成業(yè)務處理中，材料成本差異科目既是一個差異科目，又是一個中間科目，本例中原材料采購成本等于其標準成本，并無成本差異，材料成本差異起了中間科目的作用。

四、銷售集成

銷售與財務集成的業(yè)務在銷售訂單的處理過程中自動生成記賬憑證。銷售訂單根據(jù)銷售合同或銷售報價單由系統(tǒng)自動生成，也可以人工維護。銷售訂單的處理步驟包括打印訂單回執(zhí)、打印領料單、生成出庫通知單、維護交貨、打印裝箱單、打印提貨單、打印銷售發(fā)票及處理已交貨的銷售訂單。其中，維護交貨、打印銷售發(fā)票及處理已交貨的銷售訂單為必選步驟，其它步驟為可選步驟。在維護交貨并下達產品出庫通知單時，系統(tǒng)自動生成結轉產品銷售成本的記賬憑證，產品銷售成本按標準成本結轉。在打印銷售發(fā)票時，系統(tǒng)即自動生成記賬憑證，確認應收款和銷售收入，應收款和銷售收入的金額根據(jù)銷售訂單金額和稅率進行。如果銷售收入需要分期確認，則可以通過財務集成參數(shù)的設置，借助于中間科目，將收入遞延到以后分期確認。

五、生成集成

生產與財務集成的會計業(yè)務包括生產領料、工序成本核算及產品完工入庫業(yè)務。這些都是在生產訂單的處理過程中，由系統(tǒng)自動生成記賬憑證。生產訂單一般在MRP（物料需求計劃）中由系統(tǒng)自動生成，也可以人工維護。生產訂單的處理步驟包括打印生產訂單、下達生產訂單、生產領用物料、工時核算、報告工序完工、報告訂單完工、產品入庫、結算生產訂單、生產訂單存檔等。ERP系統(tǒng)的成本核算都采用標準成本進行核算，并且按生產訂單進行核算。生產領料時，按材料的實際領用數(shù)量和材料的標準成本計算材料成本，直接材料成本=實際耗用材料數(shù)量×材料標準成本，并自動生成記賬憑證。在報告工序完工時，系統(tǒng)自動計算工序成本，自動生成記賬憑證。工序成本包括直接人工和制造費用兩部分，其中，直接人工成本=實際工時×標準人工費率；制造費用又分為設備成本和間接費兩部分，設備成本=實際機時×標準設備費率，間接費=實際工時或實際機時×標準間接費費率。在產品完工入庫時，系統(tǒng)按產品的標準成本結轉生產成本，并結轉生產成本差異。但這里生產成本差異只有數(shù)量差異，沒有價格差異，因為以上生產成本是按材料標準成本、標準人工費率、標準設備費率及標準間接費費率計算的。價格差異要到月末才能計算出來，并通過成本分攤模塊來處理。

六、庫存集成

采購、銷售及生產活動產生的物料入庫和出庫業(yè)務已在前面討論過了，并且都是在訂單的處理過程中由系統(tǒng)自動生成記賬憑證。對于維修設備領料、物料的盤盈與盤虧業(yè)務，因為不涉及到任何訂單，所以不能通過訂單來處理，而通過庫存調整來處理。我們根據(jù)業(yè)務的性質，事先維護好各種庫存調整原因，并建立好庫存調整原因與總賬科目的對應關系，在進行庫存調整時，輸入庫存調整原因，系統(tǒng)根據(jù)庫存調整原因自動選擇總賬科目，并根據(jù)物料或其它項目自動選擇分賬。

七、集成會計業(yè)務處理的特點

財務子系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)的一個組成部分，實現(xiàn)財務子系統(tǒng)與ERP其它子系統(tǒng)之間的信息集成，是我國財務軟件的必然趨勢，下面一下集成會計業(yè)務處理的特點。

1、通過采購、銷售、生產、庫存與財務集成，實時反映企業(yè)的經營狀況，避免了數(shù)據(jù)的重復輸入和重復存儲，提高了數(shù)據(jù)的準確性和一致性，實現(xiàn)了物流、資金流、信息流相統(tǒng)一，為企業(yè)管理決策提供了及時準確的信息。

2、在集成環(huán)境下，對其它子系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)的準確性要求很高，其它子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，如PBOM（生產物料清單）、人工費率、物料數(shù)量、工時等直接財務子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性。

3、在集成環(huán)境下，財務集成參數(shù)對集成會計業(yè)務的處理結果起關鍵性作用，要求系統(tǒng)能提供靈活的財務集成參數(shù)設置功能。既要減少設置財務集成參數(shù)的工作量，又要使設置的財務集成參數(shù)能滿足會計核算與管理的需要。同時要確保集成總賬科目、分賬科目、集成關系準確無誤，否則會影響財務報表的可靠性。

第8篇：采購訂單的管理范文

關鍵詞：物資采購；業(yè)務流程；采購成本

中圖分類號：F250 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）12-00-01

企業(yè)的競爭優(yōu)勢主要有兩類：成本領先和產品差異。由于采購成本普遍占企業(yè)總成本的60%以上，采購在傳統(tǒng)觀念里被視為企業(yè)的成本中心。然而，隨著企業(yè)對采購重視程度的提高、采購管理水平的不斷提升，企業(yè)采購效率的日益改善，采購被視為企業(yè)的“第三利潤源”。采購成本的高低會直接影響到企業(yè)最終產品的定價情況和最終獲利情況。在此背景下，如何提高采購管理水平成為企業(yè)關注的核心問題，而對采購業(yè)務進行流程再造是實現(xiàn)采購管理水平顯著提升的方法之一。

一、采購各環(huán)節(jié)流程

（一）需用計劃報送流程

需用單位產生物資需求后，由該單位的計劃員收集并確定物資規(guī)格和需求，并將需求分類填寫采購申請表，轉交物資采購計劃員。同時，物裝分公司倉庫提供備品、配件的庫存信息，物裝分公司物資采購計劃員和倉庫管理員一起對庫存信息進行匯總、分類，物資采購計劃員收到需用單位計劃員報送的采購申請表后，根據(jù)庫存情況審核采購申請，需要修改則將采購申請轉交需用單位計劃員，如果不需要修改則交由需用單位經理檢查申請并授權采購，需用單位將采購申請報送物裝公司。

（二）物資裝備分公司采購計劃員對采購計劃的處理流程

物資裝備公司采購計劃員收到需用單位遞交的采購申請，檢查需用物資是否屬于庫存物資，屬于庫存物資的且?guī)齑婺軌驖M足的，采購計劃員通知倉庫管理員準備送貨，通知需用單位準備接貨；需用物資不屬于庫存物資或屬于庫存物資但庫存不能滿足需求的，采購計劃員檢查是否存在可參照的合同，如果存在可參照的合同，則基于合同與采購申請?zhí)顚懖少徲媱澅?；不存在可參照的合同的，則基于采購申請?zhí)顚懖少徲媱澅?，產生采購計劃并遞交采購小組，進入采購環(huán)節(jié)。

（三）采購環(huán)節(jié)流程

采購小組接收采購計劃后，將采購任務分配給采購員，如果采購計劃屬于某公司采購，則按照某公司采購的相應要求選擇供應商，物資計劃員完成采購訂單正式文本，交由采購部負責人審批采購訂單，審核、蓋章并分發(fā)給相關部門，向供應商發(fā)出采購訂單，收到采購訂單確認后要隨時監(jiān)控訂單狀態(tài)并對關鍵物資進行協(xié)調監(jiān)造。采購員要隨時按照合同規(guī)定檢查供應商是否履行了承諾，如果供應商沒有及時履行承諾則進行催交催運，并與供應商一起解決遇到的問題。如果電話確認供應商己交運，則在信息系統(tǒng)中更新采購信息，對關鍵物資組織出廠檢驗，安排運送時間，辦理入庫手續(xù)。如果采購計劃不屬于中石化采購，則判斷該物資的采購是否與供應商簽訂過合同，如果是，則參照合同由物資采購員完成采購訂單正式文本，之后的流程與上述流程相同；如果該物資沒有與供應商簽訂過合同，則在供應商名錄和以前的采購訂單中尋找滿足要求的供應商，進行招標或詢比價，選定供應商后由物資采購員完成采購訂單正式文本，之后的流程與上述流程相同。

二、緊急采購流程

需用單位確認對物資的緊急需求，需用單位計劃員填寫物資緊急需用計劃表，獲得廠級領導的相關確認后，遞交至物資裝備分公司，物資裝備公司的物資采購計劃員登記緊急需用計劃表，核對庫存確定是否有足夠的庫存。如果庫存能夠滿足，則通知庫房準備發(fā)貨，通知需用單位準備領料，需用單位辦理出庫手續(xù)。如果庫存不能滿足需求，則組織現(xiàn)有庫存物資發(fā)貨，同時產生采購計劃，遞交采購小組并同時將信息反饋給需用單位。采購小組與現(xiàn)有或推薦的供應商取得聯(lián)系，確認價格和相關條件，遞交采購計劃。物資到貨后，物資采購員通知物資采購計劃員和需用單位，并組織送貨到現(xiàn)場，物資采購計劃員、需用單位、物資采購員補辦相關手續(xù)，物資采購員完成采購訂單的正式文本，由采購負責人審核蓋章后分發(fā)至相關部門，完成緊急采購流程。

三、項目采購流程

項目采購流程與一般物資采購流程的區(qū)別在于采購申請?zhí)岢龅牧鞒滩煌?。本文對項目采購流程的介紹僅限于采購申請?zhí)岢隽鞒獭?/p>

如圖1所示，工程項目組委托物裝公司代為采購并簽訂物資供應協(xié)議，物資裝備公司針對較大型的基建項目和技措、技改項目成立專門的對口采購小組，并任命主要的采購協(xié)調員，工程項目提出設計與采購預算，項目組、物裝公司領導和中石化相關部門制定物資采購策略和方案，項目采購協(xié)調員填寫物資需用計劃表，項目采購小組提出采購申請，之后的采購流程與一般物資采購流程相同。

隨著制造業(yè)高新技術的發(fā)展，客戶對產品和服務的快速提供、低價、柔性、環(huán)保要求越來越高，信息技術的穩(wěn)健發(fā)展使企業(yè)之間的快速全面溝通成為可能，企業(yè)僅僅依靠自身的力量去參與競爭幾乎是不可能的。企業(yè)間的協(xié)同與合作成為新經濟形勢下的一種必然選擇。企業(yè)之間的競爭，日益體現(xiàn)為供應鏈之間的競爭。因此，未來對企業(yè)進行流程再造，不僅要考慮企業(yè)內部的業(yè)務流程，還要考慮讓上游供應商和下游客戶參與企業(yè)的業(yè)務流程再造，通過企業(yè)間的資源整合，發(fā)揮整體效能，將供應鏈中各個企業(yè)的核心競爭力融合為供應鏈的整體競爭力，從而提升整個供應鏈的市場競爭優(yōu)勢。

參考文獻：

第9篇：采購訂單的管理范文

關鍵詞： 購銷存系統(tǒng) 采購業(yè)務 庫存管理 核算管理 采購結算

目前，企業(yè)信息化集中體現(xiàn)在ERP的實施和應用上。ERP是將最先進的管理理念貫徹于整個企業(yè)，保證企業(yè)準確無誤地掌握生產、銷售、采購、庫存等各部門的運營情況，實現(xiàn)財務業(yè)務一體化的過程。在企業(yè)會計信息化過程中，其中購銷存的業(yè)務處理是最重要、最繁瑣且比較容易出錯的環(huán)節(jié)，其業(yè)務操作流程比較復雜且種類較多，因財務人員對購銷存模塊的操作流程不熟悉，所以目前較多的企業(yè)是先使用財務軟件的總賬模塊，而購銷存模塊沒有使用，這樣就做不到企業(yè)的信息化目標。本文主要針對采購業(yè)務中的各種情況業(yè)務在用友T3財務軟件的操作流程做簡單的說明。

T3中購銷存系統(tǒng)主要包括采購模塊、銷售模塊、庫存模塊和核算模塊四個模塊，其各模塊的主要功能如下：采購模塊主要包括采購訂單處理、采購入庫處理、采購發(fā)票處理、采購結算處理、采購付款結算、供應商往來及月末結賬等功能。銷售模塊主要包括銷售訂單處理、銷售發(fā)貨單處理、銷售發(fā)票處理、客戶往來處理、收款結算和月末結賬等功能。庫存模塊主要包括入庫業(yè)務處理、出庫業(yè)務處理、其他業(yè)務處理和月末結賬等功能。核算模塊主要包括供應商往來制單、客戶往來制單、正常單據(jù)記賬、特殊單據(jù)記賬、暫估成本處理、購銷單據(jù)制單、月末處理和月末結賬等功能。其中采購業(yè)務操作主要在采購模塊、庫存模塊和核算模塊三個模塊之間進行。

一般情況下，一筆采購業(yè)務的處理可分為三大步驟進行操作，分別為采購訂單及入庫單處理操作、采購發(fā)票處理操作和采購付款單處理操作三個方面。其各步驟的主要操作流程如下：

采購訂單、入庫單處理流程：采購訂單采購入庫單采購模塊中錄入庫存模塊中審核核算模塊中記賬憑證（借：原材料，貸：在途物資（或材料采購）總賬。

采購發(fā)票處理流程：采購發(fā)票處理采購模塊中錄入、復核、結算核算模塊中制單憑證（借：在途物資，應交稅費――應交增值稅――進項稅，貸：應付賬款）總賬。

采購付款單處理流程：付款單處理采購模塊中錄入、核算核算模塊中制單憑證（借：應付賬款，貸：銀行存款）總賬。

由于在實際采購業(yè)務中存在各種不同的業(yè)務情況，以下就各種特殊采購情況下的業(yè)務操作流程作及處理方法做簡要介紹。

一、普通采購業(yè)務并支付款項的業(yè)務操作步驟

（一）采購訂單處理及采購入庫單處理操作流程。

1.采購訂單處理操作步驟

（1）“采購管理”/“采購訂單”，單擊“增加”，錄入相應的采購數(shù)據(jù)，并“保存”。

（2）單擊工具欄上的“審核”按鈕，完成采購訂單的審核。

2.采購入庫單處理操作步驟（完成采購入庫后的操作）

（1）“采購管理”/“采購入庫單”，單擊“增加”，錄入相應的采購入庫數(shù)據(jù)（或可由采購訂單流轉生成入庫單），并“保存”

（2）“庫存管理”/“庫存”/“采購入庫單審核”，單擊工具欄上的“審核”按鈕，完成對采購入庫的審核操作。

以下是完成采購入庫后的記賬及生成憑證的操作。

（3）“核算管理”/“核算”/“正常單據(jù)記賬”，選擇相應的入庫單，單擊“記賬”。完成入庫記賬操作。

（4）“核算管理”/“核算”/“憑證”/“購銷單據(jù)制單”/“采購入庫單”，選擇相應的入庫單據(jù)，單擊工具欄的“生成”按鈕，進入填制憑證窗口。

（5）單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應的采購入庫的記賬憑證，系統(tǒng)會自動將憑證轉入總賬系統(tǒng)中。

（二）收到供應商提供的采購發(fā)票（單據(jù)）后的業(yè)務操作流程。

1.“采購管理”/“采購發(fā)票”，單擊“增加”，錄入發(fā)票中相關數(shù)據(jù)（或由入庫單流程生成采購發(fā)票），完成后單擊工具欄上的“保存”按鈕。

2.對已經保存的采購發(fā)票，單擊工具欄上的“復核”按鈕，完成對發(fā)票的復核操作。

3.對已經復核的采購發(fā)票，單擊工具欄上的“結算”按鈕，完成對采購結算的操作。

4.“核算管理”/“核算”/“憑證”/“供應商往來核算”，選擇發(fā)票制單，選擇相應的發(fā)票（單據(jù)），單擊“制單”，進入填制憑證的窗口。

5.單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應的應付賬款的記賬憑證，系統(tǒng)會自動將憑證轉入總賬系統(tǒng)中。

（三）單位要進行貨款支付時的業(yè)務處理操作流程。

1.“采購管理”/“采購”/“供應商往來”/“付款結算”，選擇相應的供應商。

2.單擊“增加”在付款單中輸入相應的數(shù)據(jù)（或由采購發(fā)票流轉生成付款單），單擊工具欄上的“保存”。

3.對已經保存的付款單，單擊工具欄上的“核銷”按鈕，錄入本次結算金額，再單擊“保存”按鈕，完成本次付款結算的操作。

4.“核算管理”/“核算”/“憑證”/“供應商往來制單”/“核銷制單”，選擇相應的單據(jù)，單擊“制單”，進入填制憑證的窗口。

5.單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應的單位付款的記賬憑證，系統(tǒng)會自動將憑證轉入總賬系統(tǒng)中。

二、貨到單據(jù)（發(fā)票）未到的采購業(yè)務處理操作方法

（一）貨到單據(jù)在本月內到達的業(yè)務處理操作方法。

貨到后，先完成采購訂單處理及采購入庫單處理操作（操作方法同一的第（一）步驟進行操作），等到供應商的單據(jù)到達后，再進行采購發(fā)票處理操作（操作方法同一的第（二）步驟進行操作）。

（二）貨到單據(jù)（發(fā)票）要在下月才到達的業(yè)務處理操作方法。

貨到后，先完成采購訂單處理（操作方法同一的第（一）步驟中的1、采購訂單處理處理操作步驟），再到月末時進行采購入庫單處理操作步驟，注意操作到一（一）2中的第四步（4）驟時，即應選擇“核算管理”/“核算”/“憑證”/“購銷單據(jù)制單”/“采購入庫單暫估入庫”的方法進行處理。當下月收到供應商的單據(jù)（發(fā)票）時，按一中的（二）步驟完成正常的采購發(fā)票處理流程，并在第（4）步驟時，即“核算管理”/“核算”/“憑證”/“供應商往來核算”，選擇“紅字回沖制單”和“藍字回沖制單”的方法進行制單，生成一張“紅字回沖”憑證和一張“藍字回沖”憑證。其中“紅字回沖”憑證用于回沖上月采購入庫單中的暫估入庫的記賬憑證，“藍字回沖”憑證用于該筆采購的成本的計算。付款處理同一的（三）步驟相同。

三、采購退貨業(yè)務各種情況的處理操作方法

（一）若貨到后，尚未錄入采購入庫單，則直接退貨即可，在系統(tǒng)中可不進行任何處理。

（二）若采購入庫單已經錄入，但尚未進行采購入庫單記賬操作（即完成采購入庫單的（1）和（2）的兩步操作），則分以下幾種情況做相應的處理。

1.如果還沒有錄入采購發(fā)票并全部退貨的情況，可以在采購入庫單列表中刪除采購入庫單的方法進行處理。操作方法：先在庫存管理中取消該采購入庫單的審核，后到采購管理中對采購入庫單中進行刪除。

2.如果還沒有錄入采購發(fā)票并部分退貨，可以采取修改采購入庫單的方法進行處理。操作方法：先在庫存管理中取消該采購入庫單的審核，后到采購管理中對采購入庫單進行直接修改，并重新保存和對新的采購入庫單進行審核。

3.如果已經錄入采購發(fā)票且尚未結算（即完成采購發(fā)票的處理流程的（1）和（2）兩步操作），并全部退貨的情況，可采取刪除采購發(fā)票和刪除采購入庫單的方法進行處理。操作方法：先在采購管理中的采購發(fā)票取消采購發(fā)票的審核，然后刪除該采購發(fā)票。第二步進行刪除采購入庫單，其操作方法同上例。

4.如果已經錄入采購發(fā)票且尚未結算（即完成采購發(fā)票的處理流程的（1）和（2）兩步操作），并部分退貨的情況，可采取修改采購發(fā)票和修改采購入庫單的方法進行處理。操作方法：先在采購管理中的采購發(fā)票取消采購發(fā)票的審核，然后直接修改采購發(fā)票，并保存。第二步進行采購入庫單的修改，其操作方法同上例。

5.如果已經錄入采購發(fā)票且已經結算（即完成采購發(fā)票的處理流程的（1）、（2）和（3）三步操作），但尚未生成付款憑證并未付款時，可采取取消采購發(fā)票的結算并修改采購發(fā)票和修改采購入庫單的方法進行處理。其取消采購發(fā)票的結算操作方法：在采購管理中的采購發(fā)票中，單擊工具欄上的取消結算按鈕即可，修改采購發(fā)票和采購入庫單的方法同上。

（三）如果采購入庫單已經記賬（即完成采購入庫單處理流程中的（1）到（5）的所有步驟的操作），則只能采取錄入采購退貨單（紅字的入庫單）并對采購退貨單進行記賬處理的方法進行處理。操作方法：

1.“采購管理”/“采購入庫單。（紅字）”，單擊“增加”，錄入相應的采購退貨數(shù)據(jù)，并“保存”

2.“庫存管理”/“庫存”/“采購入庫單審核”，單擊工具欄上的“審核”按鈕，完成對采購退貨單的審核操作。

以下是完成采購退貨后的記賬及生成紅字憑證的操作。

3.“核算管理”/“核算”/“正常單據(jù)記賬”，選擇相應的入庫單，單擊“記賬”，完成退貨記賬操作。

4.“核算管理”/“核算”/“憑證”/“購銷單據(jù)制單”/“采購入庫單（紅字）”，選擇相應的入庫單據(jù)，單擊工具欄的“生成”按鈕，進入填制憑證窗口。

5.單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應的采購退貨的記賬憑證（紅字），系統(tǒng)會自動將憑證轉入總賬系統(tǒng)中。

四、涉及采購運費分攤業(yè)務處理操作方法

當采購業(yè)務中涉及采購運費分攤業(yè)務時，可采用以下操作方法進行相應的業(yè)務處理。

（一）在采購發(fā)票處理中，錄入一張采購運費發(fā)票，選擇“分攤”按鈕，進行相應的運費分攤設置。

（二）對采購運費發(fā)票進行審核操作。

（三）對采購運費發(fā)票進行采購結算操作，應采用人工結算的方法進行結算。

五、采購損耗業(yè)務處理操作方法

（一）合理損耗業(yè)務處理方法。

按普通采購業(yè)務操作的三個步驟進行正常處理，只是在進行采購發(fā)票處理中的采購結算時，應選擇手工結算（采購管理/采購/采購結算/手工結算），在手工結算的界面上的合理損耗的欄目上輸入損耗的數(shù)量，并進行相應的結算操作即可。

（二）非正常損耗業(yè)務處理方法。

在進行采購發(fā)票處理中的采購結算時，選擇手工結算，在結算界面上的非正常損耗的欄目輸入非正常損耗的數(shù)量，并進行相應的結算操作。當收到供應商提供過來的非正常損耗的紅票時，再在總賬系統(tǒng)中制作一張憑證（借：待處理財產損益，貸：在途物資，貸：應交稅費――應交增值稅――進項稅）的記賬憑證進行處理即可。

以上主要是針對實際工作中比較常見的采購業(yè)務的處理操作作的簡單說明，希望對大家的實際工作有所幫助。當然，在實際工作中的采購業(yè)務的情況種類還有很多，處理方法各有不同，但大家只要掌握一點，任何一筆完整的采購業(yè)務都需要進行三個步驟的處理，即入庫單處理、發(fā)票處理和付款處理三個操作過程。

參考文獻：

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