公司合同檔案管理精選(九篇)

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第1篇：公司合同檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】合同檔案；規(guī)范化法

人和法人之間簽訂的以實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負(fù)的具體責(zé)任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護(hù)各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來越多的合同，對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟(jì)有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時(shí)代的財(cái)富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時(shí)展潮流，增強(qiáng)法制觀念，積極參與到國(guó)際大平臺(tái)中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高自身發(fā)展實(shí)力。但合作的同時(shí)，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對(duì)同一類的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對(duì)合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)糾紛時(shí)需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對(duì)組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時(shí)間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時(shí)間。合同檔案有自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有些合同的履行時(shí)間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，如重大項(xiàng)目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長(zhǎng)的時(shí)間。根據(jù)合同履行的時(shí)間，決定了合同檔案收集時(shí)間需要根據(jù)實(shí)際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個(gè)合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭(zhēng)議解決等與合同項(xiàng)目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個(gè)方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對(duì)合同檔案的分類首先離不開對(duì)合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)科目進(jìn)行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨(dú)門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價(jià)值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長(zhǎng)期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時(shí)，因?yàn)槭聦?shí)情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變?cè)械暮贤瑑?nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對(duì)其進(jìn)行編號(hào)以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議

（一）解決合同收集難的建議?！逗贤ā返?2條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼耍炞趾蜕w章是檔案收集管理的關(guān)鍵點(diǎn)，公司可以在蓋章時(shí)就對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，方便了合同的收集工作?；蛘邔?shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同的重視。應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強(qiáng)管理者的管理意識(shí)。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強(qiáng)對(duì)合同保管員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識(shí)；第三，要加強(qiáng)全公司對(duì)合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實(shí)可以避免合同發(fā)生問題時(shí)，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識(shí)薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對(duì)項(xiàng)目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時(shí)查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)工作，加大信息管理意識(shí)，營(yíng)造良好的信息管理氛圍。

四、結(jié)語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識(shí)到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理。

【參考文獻(xiàn)】

[1]姚雪琴.淺述企業(yè)合同檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(S1):104.

第2篇：公司合同檔案管理范文

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)；智能；招標(biāo)檔案管理；非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105

0 引言

本文主要通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)招投標(biāo)及合同檔案歸檔接口，基于檔案管理系統(tǒng)開辟專項(xiàng)管理平臺(tái)，進(jìn)行招投標(biāo)及合同檔案統(tǒng)一管理和利用。招投標(biāo)及合同檔案存儲(chǔ)在非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)，基于非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)的大數(shù)據(jù)研究成果，開展適合招投標(biāo)及合同檔案的智能查詢、自動(dòng)分類、特征建模等應(yīng)用建設(shè)，及提供可視化的文檔分析管理工具，提升檔案管理及利用水平。

1 應(yīng)用開發(fā)的基本目標(biāo)

（1）梳理ERP系統(tǒng)及電子商務(wù)系統(tǒng)中的招投標(biāo)文件及合同檔案數(shù)據(jù)，研發(fā)基于檔案管理系統(tǒng)的批量數(shù)據(jù)歸檔傳輸接口，存儲(chǔ)于非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)，利用數(shù)據(jù)分析、挖掘技術(shù)，研究各階段招投標(biāo)資料及合同檔案非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸檔、提取、分類、聚類及語義關(guān)聯(lián)。為招投標(biāo)資料及合同檔案利用奠定基礎(chǔ)。（2）開發(fā)歷史招投標(biāo)檔案及合同檔案遷移工具，開展歷史數(shù)據(jù)的遷移工作，并對(duì)遷移后的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，保證數(shù)據(jù)遷移的完整性和準(zhǔn)確性。（3）基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，提供招投標(biāo)及合同檔案的信息統(tǒng)計(jì)分析功能，構(gòu)建公司全量招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)一站式搜索服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類型的招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)的集中檢索，解決跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)的多源信息分散搜索問題，實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的精確檢索。實(shí)現(xiàn)圖譜化的招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)檢索、實(shí)現(xiàn)基于用戶興趣域的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)自動(dòng)推送；（4）研發(fā)可視化分析技術(shù)，提供智能交互界面，實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案及合同檔案的可視化分析、挖掘。最終達(dá)成招投標(biāo)檔案及合同檔案資料在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺(tái)上的統(tǒng)一存儲(chǔ)及智能、快速、準(zhǔn)確的利用。（5）開展招投標(biāo)及合同檔案權(quán)限控制研發(fā)，用戶的根據(jù)當(dāng)前職位、當(dāng)前崗位、工作歷程、參與的事項(xiàng)，建立用戶權(quán)限模型及實(shí)現(xiàn)檔案查詢、管理及利用的統(tǒng)一權(quán)限控制。

2 技術(shù)方案

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

本文研究主要要求通過技術(shù)手段從數(shù)據(jù)平臺(tái)中發(fā)現(xiàn)并歸集招投標(biāo)及合同檔案，具體則指通過設(shè)計(jì)的自動(dòng)分類、聚類等規(guī)則實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)及合同的整理歸類，自動(dòng)篩選?？傮w架構(gòu)如圖1：

招投標(biāo)及合同檔案專項(xiàng)管理應(yīng)用，基于檔案管理系統(tǒng)提供的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口，從ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)采集招投標(biāo)及合同檔案數(shù)據(jù)，并通過非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等。實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)及合同檔案專項(xiàng)業(yè)務(wù)管理水平提升。

2.2 架構(gòu)遵從

本文在概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)中均遵照前期項(xiàng)目中的業(yè)務(wù)架構(gòu)、應(yīng)用架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)進(jìn)項(xiàng)細(xì)化。

2.3 技術(shù)架構(gòu)

應(yīng)用展示層：主要包括綜合檢索、關(guān)聯(lián)檢索、自動(dòng)推薦和可視化展現(xiàn)功能。采用JSP、Flex、Html等關(guān)鍵技術(shù)確保數(shù)據(jù)可視化效果和瀏覽器兼容性，增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。接口層：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式預(yù)留統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)接口，提供系統(tǒng)集成使用。服務(wù)層：主要包括基礎(chǔ)公共服務(wù)、業(yè)務(wù)建模及算法解析組件服務(wù)、分布式調(diào)度任務(wù)、搜索引擎服務(wù)和數(shù)據(jù)可視化組件，采用“微服務(wù)”形式隔離各個(gè)服務(wù)，為系統(tǒng)提供柔性支撐能力，并支撐應(yīng)用層實(shí)現(xiàn)。存儲(chǔ)層：主要包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、索引數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)集成：通過統(tǒng)一的集成接口實(shí)現(xiàn)平臺(tái)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的多源異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成。

3 研究成果

非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)的智能招投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成功徹底避免了紙質(zhì)檔案批量大，查詢不方便的問題，并且信息檢索按照檢索內(nèi)容的廣度、深度、關(guān)聯(lián)度以及智能化程度不同，檢索的結(jié)果也不盡相同。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸集，為跨業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)使用檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。以及開發(fā)了可視化工具，可以直觀、迅速地揭示數(shù)據(jù)趨勢(shì)和外露層。按目的，可視化技術(shù)又可分為三類：探索型、驗(yàn)證型、表示型。總之，各項(xiàng)技術(shù)的完成都是一次重大的進(jìn)步，都是順應(yīng)大數(shù)據(jù)信息時(shí)代下的潮流方向，接下來需要更加多元化的探尋非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)的研究方向，為推動(dòng)信息時(shí)代進(jìn)一步發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

4 結(jié)束語

第3篇：公司合同檔案管理范文

關(guān)鍵詞：授權(quán)制度；合同管理；合同審批制度

一、企業(yè)合同管理制度的內(nèi)容

1.合同審批制度

企業(yè)合同的審核內(nèi)容主要包括：（1）合同簽訂的根據(jù)是否可靠，準(zhǔn)備的文件與材料是否齊全；（2）合同涉及的項(xiàng)目條款是否到位，資金是否合理合法；（3）合同之中的相關(guān)指標(biāo)與技術(shù)是否與國(guó)家規(guī)定相符；（4）合同約定之中的費(fèi)用是否與有關(guān)規(guī)定相符，是否能夠達(dá)到合同目的；（5）簽約對(duì)方是否具備簽約資格，如有簽約人看其信譽(yù)如何；（6）合同中的具體條款中的權(quán)利與義務(wù)對(duì)簽約雙方是否公平等。

2.授權(quán)制度

企業(yè)的合同管理制度是在合同的簽訂與履行中逐漸樹立起來的，對(duì)于合同的談判、簽署等都應(yīng)該有具體的履行、負(fù)責(zé)人，而且一定要有實(shí)際可行的具體規(guī)范。根據(jù)合同的性質(zhì)與標(biāo)準(zhǔn)開展權(quán)力的劃分，明確授權(quán)的對(duì)象與范圍，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一，確保合同管理的科學(xué)性與有序性，有助于對(duì)合同開展綜合的管理，便于以后追究相關(guān)責(zé)任。

3.合同報(bào)告制度

合同報(bào)告制度是有效確保企業(yè)健康運(yùn)行的一個(gè)有效方法。合同報(bào)告制度主要包括：在企業(yè)會(huì)議中實(shí)施匯報(bào)制度；在合同訂立階段，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)擬定的合同、具體的職員與相關(guān)分配等，在會(huì)議中向決策領(lǐng)導(dǎo)予以匯報(bào)；在合同起草時(shí)期，相關(guān)部門應(yīng)把草擬中出現(xiàn)的問題向有關(guān)部門進(jìn)行請(qǐng)示與匯報(bào)；在合同談判時(shí)期，相關(guān)負(fù)責(zé)部門與工作人員應(yīng)該對(duì)談判的對(duì)象予以主體資格審查并予以匯報(bào)。只有建立起報(bào)告制度，才可以有效確保企業(yè)合同管理的高效性與透明性，有效避免相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)問題。

二、企業(yè)合同簽訂要點(diǎn)和履行中的管理

1.合同簽訂的注意事項(xiàng)

如果企業(yè)合同簽訂的流程不夠規(guī)范，簽訂的合同之中相關(guān)約定不夠清晰，或者文字的表述不夠準(zhǔn)確，將會(huì)使企業(yè)落入合同詐騙的陷阱，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)與責(zé)任的糾紛，從而給企業(yè)帶來巨大的損失。所以，在合同簽訂過程中，一定要予以注意。（1）合同簽訂之前應(yīng)該由企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制部門草擬合同的范本，然后由合同的主管單位依據(jù)實(shí)際情況在合同之中填寫金額、數(shù)量、單價(jià)以及費(fèi)率等信息。（2）由合同談判以及合同主辦部門確認(rèn)合同內(nèi)容。如果是重大的合同，則需要風(fēng)險(xiǎn)控制部門相關(guān)人員加入到合同談判之中。合同談判牽涉到別的部門的情況下，其他部門的人員也應(yīng)該積極配合。對(duì)于已有模板的合同且合同內(nèi)容與條款和實(shí)際業(yè)務(wù)符合時(shí)，則應(yīng)該由合同的主辦部門填寫合同，合同一定要通過書面形式確認(rèn)。

2.合同履行過程中的監(jiān)督管理

通過監(jiān)督管理合同的履行情況，能夠在第一時(shí)間了解合同的執(zhí)行狀況及合同中存在的問題，能及時(shí)掌握出現(xiàn)的問題，從而為風(fēng)險(xiǎn)控制提供一定的時(shí)間，能有效減少甚至避免違約情況的出現(xiàn)。合同履行的監(jiān)管主要包括以下內(nèi)容：（1）合同簽訂之后，合同的主管部門應(yīng)即刻與相關(guān)部門聯(lián)系，準(zhǔn)備并履行合同的相關(guān)工作；（2）合同在簽字、蓋章，而且在約定的生效條件實(shí)現(xiàn)之前，不可以實(shí)際履行。在簽訂的合同生效之后，合同相關(guān)人員應(yīng)全面履行合同內(nèi)容；（3）公司任何人員發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人不根據(jù)合同約定履行義務(wù)時(shí)，應(yīng)該即刻通知主辦部門，然后主辦部門應(yīng)該根據(jù)相關(guān)法律對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行書面催促或者提出索賠等。在提出催促函或者提出索賠時(shí)，都應(yīng)該經(jīng)過風(fēng)險(xiǎn)管控部門的審核；（4）各部門或人員在收到對(duì)方的催促函與索賠函時(shí)，都應(yīng)該馬上交至合同主辦部門，然后由風(fēng)險(xiǎn)管控部門協(xié)調(diào)主辦部門予以適當(dāng)處理。

三、企業(yè)合同檔案管理的主要環(huán)節(jié)

1.建立合同檔案范圍

合同檔案管理首先應(yīng)該確定合同檔案的范圍，主要包括：合同的正本與附件的原件以及復(fù)印件；合同審核材料；資信調(diào)查材料；合同談判、簽訂一直到履行過程中的信函、電子郵件、傳真等；爭(zhēng)議處理中產(chǎn)生的和解協(xié)議書、決定書、民事談判書；合同履行中所簽訂的補(bǔ)充協(xié)議等。這些資料都應(yīng)該以存檔的形式保存下來。

2.履行合同檔案保管的要求

在企業(yè)合同履行完成或者合同的權(quán)利與義務(wù)終止之后，相關(guān)主管部門應(yīng)及時(shí)整理出合同檔案，然后根據(jù)合同編號(hào)，備全合同檔案資料，然后向相關(guān)行政部門提交一份材料清單，通過行政部門確定之后，由合同的主辦部門移交給相關(guān)行政部門合同原件，然后由行政部門予以裝訂保存。

四、結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)合同管理制度已經(jīng)不是約定、承諾以及簽訂等簡(jiǎn)單的內(nèi)容，其是科學(xué)、全方位的企業(yè)管理制度中的一個(gè)重要組成部分。科學(xué)、有效的企業(yè)合同管理制度能夠提高企業(yè)的管理水平，為企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟(jì)效益。

作者:張薇 單位:中國(guó)航發(fā)四川燃?xì)鉁u輪研究院

參考文獻(xiàn)：

[1]張迪妮.基于創(chuàng)新與實(shí)踐探索的企業(yè)合同管理制度研究[J].江蘇商論,2016(33):68-69.

第4篇：公司合同檔案管理范文

摘 要 我國(guó)物業(yè)管理起步時(shí)間較晚，物業(yè)管理還不系統(tǒng)，作為物業(yè)管理重要組成部分的物業(yè)檔案管理尚不完善，城市化進(jìn)程不斷推動(dòng)物業(yè)及物業(yè)檔案管理的發(fā)展，要求物業(yè)檔案管理不斷完善，以發(fā)揮物業(yè)檔案的重要作用。本文針對(duì)物業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成、管理現(xiàn)狀、管理制度、利用、優(yōu)化物業(yè)檔案管理水平等提出見解和方法，希望能起到優(yōu)化社區(qū)物業(yè)檔案管理的目的。

關(guān)鍵詞 檔案管理 物業(yè)檔案 規(guī)范

我國(guó)在推進(jìn)城市化進(jìn)程中，提出發(fā)展小城鎮(zhèn)，由此引發(fā)大量農(nóng)村人口向大城市和中小城鎮(zhèn)集中，城市形成越來越多、越來越大的社區(qū)，物業(yè)管理公司應(yīng)運(yùn)而生。物業(yè)公司應(yīng)有一套詳盡的物業(yè)檔案管理方法，加強(qiáng)物業(yè)檔案管理利用。

依據(jù)檔案法規(guī)定，物業(yè)檔案是指企業(yè)在物業(yè)管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)、業(yè)主有保存和查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像材料等歷史記錄。

物業(yè)檔案管理是物業(yè)的基礎(chǔ)工作，其基本任務(wù)是對(duì)轄區(qū)內(nèi)的物業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，以保證檔案的安全、合理利用，以提高物業(yè)管理水平，為業(yè)主生活提供服務(wù)。

一、物業(yè)檔案的內(nèi)容

（一）房產(chǎn)開發(fā)公司移交的基建檔案和設(shè)備檔案

2007年國(guó)務(wù)院頒布《物業(yè)管理?xiàng)l例》二十九條規(guī)定：“物業(yè)公司在辦理物業(yè)承接驗(yàn)收手續(xù)時(shí)，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)向物業(yè)服務(wù)公司移交下列材料（1）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)竣工圖；（2）設(shè)施設(shè)備的按裝、使用、維護(hù)保養(yǎng)等材料；（3）物業(yè)質(zhì)量保修和的物業(yè)使用說明文件；（4）物業(yè)管理必須的的其他文件”。

（二）物業(yè)合同檔案

（1）開發(fā)企業(yè)與物業(yè)公司簽訂的物業(yè)管理服務(wù)合同；

（2）房屋及設(shè)備修繕的工程合同、裝修合同、房屋租賃合同等。

（三）業(yè)主及住戶檔案

物業(yè)公司應(yīng)“一戶一檔”分開記錄業(yè)主、住戶及其家庭成員的基本信息和身份證復(fù)印件、業(yè)主房屋入住驗(yàn)收單、業(yè)主車庫車位驗(yàn)收單、業(yè)主和物業(yè)簽訂的各項(xiàng)協(xié)議、房屋鑰匙交接驗(yàn)收單等。

（四）物業(yè)管理清冊(cè)

反應(yīng)各樓單元、房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、戶型、房屋使用性質(zhì)、公共區(qū)域情況及所有權(quán)狀況的物業(yè)管理清冊(cè)。

（五）物業(yè)經(jīng)營(yíng)、租售檔案

包括物業(yè)開展經(jīng)營(yíng)和延伸服務(wù)時(shí)形成的房屋、車庫（位）出租合同、物業(yè)產(chǎn)權(quán)證明、同意出租的文件、公證書等。

（六）業(yè)主報(bào)修、物業(yè)保養(yǎng)維修檔案

包括業(yè)主報(bào)修登記情況、物業(yè)維修情況、維修基金使用情況、維修計(jì)劃、維修審批表、修繕圖紙、驗(yàn)收合格證明、工程預(yù)結(jié)算材料等。

（七）物業(yè)服務(wù)檔案

物業(yè)在各項(xiàng)服務(wù)中形成的綠化、清潔工人、保安、車輛管理等檔案。

（八）物業(yè)其他檔案

物業(yè)收費(fèi)檔案、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄、社區(qū)衛(wèi)生情況、保安值班情況、監(jiān)控運(yùn)轉(zhuǎn)情況、社區(qū)的公共秩序管理記錄，收繳物業(yè)費(fèi)、車位使用租金、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄等檔案。

（九）還包括黨群工作檔案、科教檔案、社區(qū)組織各項(xiàng)活動(dòng)的檔案等其他檔案

只有理清物業(yè)檔案包含內(nèi)容，才能提高物業(yè)管理水平，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)造物業(yè)品牌價(jià)值。

二、物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）物業(yè)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，存在重視物業(yè)外在業(yè)務(wù)工作輕視物業(yè)檔案管理利用；物業(yè)公司基本上沒有專門庫房保管檔案，無專門的檔案柜架，無專門檔案管理人員，檔案基本保存在各個(gè)業(yè)務(wù)部門，無法規(guī)范整理，檔案管理分散利用不方便。

（二）物業(yè)檔案管理制度不健全，無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有的單位沒有相關(guān)物業(yè)檔案管理制度，檔案分類無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案隨處堆放，丟失嚴(yán)重。

（三）兼職物業(yè)檔案管理人員缺乏檔案意識(shí)，不能全面收集、整理、利用檔案，個(gè)別單位聘用的人員素質(zhì)低，加上管理的物業(yè)項(xiàng)目多、任務(wù)重，對(duì)檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時(shí)無法追回，業(yè)檔案整體管理水平不高。

三、優(yōu)化物業(yè)檔案管理、規(guī)范物業(yè)檔案管理制度

（一）物I檔案管理的基本屬性

（1）物業(yè)檔案管理具有基礎(chǔ)性，物業(yè)檔案是物業(yè)服務(wù)公司工作活動(dòng)的原始記錄，是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，物業(yè)檔案是物業(yè)維修、更新、改造的重要依據(jù)，；物業(yè)檔案是業(yè)主維護(hù)合法權(quán)益的原始憑證；物業(yè)檔案是物業(yè)公司各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是物業(yè)公司解決法律糾紛、化解矛盾的重要材料。（2）物業(yè)檔案具有動(dòng)態(tài)性，物業(yè)服務(wù)是動(dòng)態(tài)的、不斷發(fā)生變化，因此物業(yè)檔案也應(yīng)及時(shí)反應(yīng)物業(yè)公司的變化情況，為物業(yè)管理提供檔案依據(jù)；業(yè)主需求的動(dòng)態(tài)性，物業(yè)公司提供的服務(wù)要不斷適應(yīng)業(yè)主的要求，提供讓業(yè)主滿意的服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)方式，提升物業(yè)服務(wù)層次；（3）物業(yè)檔案具有服務(wù)性，物業(yè)管理本身就是服務(wù)行業(yè)，以提供令人滿意的服務(wù)為宗旨，堅(jiān)持以人為本，各項(xiàng)管理措施應(yīng)人性化；滿足業(yè)主的利用物業(yè)檔案的要求，為業(yè)主提供查詢檔案的服務(wù)。

（二）優(yōu)化物業(yè)檔案管理措施

（1）提高物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案意識(shí)，制定合理的檔案管理制度，加強(qiáng)管理，責(zé)任落實(shí)到人，組織員工參加檔案知識(shí)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，將檔案管理列入考核項(xiàng)目，提升全體人員檔案意識(shí)，推進(jìn)檔案工作。引進(jìn)檔案專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)化管理，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，以適應(yīng)信息化的檔案管理。

（2）創(chuàng)新服務(wù)理念，物業(yè)檔案保管應(yīng)以方便利用為宗旨，一服務(wù)業(yè)主為導(dǎo)向，物業(yè)檔案管理的內(nèi)容要滿足業(yè)主需要、物業(yè)公司工作兩個(gè)方面。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)社會(huì)對(duì)檔案的關(guān)注，監(jiān)督物業(yè)服務(wù)公司的檔案管理工作。物業(yè)公司應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)檔案管理。

（3）推進(jìn)物業(yè)檔案信息化管理，利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)物業(yè)檔案信息，方便查找檔案，節(jié)省檔案利用人員的時(shí)間，推進(jìn)物業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)。做好社區(qū)監(jiān)控圖像檔案、物業(yè)組織各項(xiàng)活動(dòng)的錄像檔案的收集保存工作。

（4）物業(yè)檔案管理是動(dòng)態(tài)的，社區(qū)物業(yè)公司會(huì)發(fā)生更換，因此新的物業(yè)接收社區(qū)工作要及時(shí)進(jìn)行檔案移交清點(diǎn)，及時(shí)掌握業(yè)主因買賣、交換、繼承等動(dòng)態(tài)變更信息，將原物業(yè)公司形成的檔案與本公司檔案形成一個(gè)新的全宗，以保證物業(yè)檔案的完整性。

四、物業(yè)檔案利用服務(wù)

加大檔案利用的宣傳力度，普及居民的檔案利用意識(shí)，對(duì)于公開檔案要充分發(fā)揮其檔案價(jià)值，通過借閱、展覽等方式為業(yè)主和其他工作人員提供檔案利用

物業(yè)檔案管理貫穿于物業(yè)服務(wù)工作的全程，提高物業(yè)檔案管理水平，可以提升物業(yè)服務(wù)的整體水平，更好的服務(wù)社區(qū)居民，為改善民生、建設(shè)和諧社區(qū)做出貢獻(xiàn)，同時(shí)樹立公司形象，加強(qiáng)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李清華.論加強(qiáng)檔案管理的重要性[J].蘭臺(tái)世界，2015.S5.

[2] 蔡P.物業(yè)檔案管理研究[J].北京檔案，2012.07.

第5篇：公司合同檔案管理范文

【Keywords】small loan company； internal control； information and communication

【中圖分類號(hào)】F832.4 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0033-02

1 我國(guó)小額貸款公司的基本情況

根據(jù)銀監(jiān)會(huì)、人行的試點(diǎn)指導(dǎo)意見，我國(guó)小額貸款公司是法定的民間信貸機(jī)構(gòu)，是企業(yè)法人，享有獨(dú)立的法人財(cái)產(chǎn)，且依法享有法人財(cái)產(chǎn)權(quán)，并以其全部財(cái)產(chǎn)對(duì)其債務(wù)承擔(dān)民事責(zé)任。在《國(guó)民經(jīng)濟(jì)行業(yè)分類》中將小額貸款公司劃分為貨幣金融服務(wù)類中非貨幣銀行服務(wù)類金融企業(yè)，也就是說小額貸款公司屬于一種新型的特殊非銀行類金融機(jī)構(gòu)。

根據(jù)試點(diǎn)指導(dǎo)意見的規(guī)定，小額貸款公司的貸款利率不得超過銀行同期貸款利率的四倍。在試點(diǎn)初期，小額貸款公司單一的經(jīng)營(yíng)成本使得小額貸款公司普遍呈現(xiàn)高利潤(rùn)率回報(bào)，在高利潤(rùn)率的驅(qū)動(dòng)下，一方面，短短幾年時(shí)間內(nèi)大批小額貸款公司迅速設(shè)立；另一方面，我國(guó)小額貸款公司的規(guī)模普遍較小，其從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，甚至一些小額貸款公司的高管人員都缺乏相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)和能力，只盲目追求開展市場(chǎng)和高利潤(rùn)率的回報(bào)。因此，不重視或忽略公司的內(nèi)部控制建設(shè)，使得小額貸款公司在經(jīng)濟(jì)下行的環(huán)境中暴露出重重問題。

目前，我國(guó)小額貸款公司正在經(jīng)歷著行業(yè)洗牌，優(yōu)秀的小額貸款公司將會(huì)持續(xù)經(jīng)營(yíng)下去，內(nèi)部控制薄弱的小額貸款公司亦會(huì)在行業(yè)洗牌中出局，而持續(xù)經(jīng)營(yíng)下去的小額貸款公司應(yīng)當(dāng)更加重視內(nèi)部控制的建設(shè)。

2 小額貸款公司信息與溝通的重要性及存在的問題

2.1 小額貸款公司信息與溝通的重要性

信息與溝通作為內(nèi)部控制的基本要素之一，在內(nèi)部控制中發(fā)揮著不可替代的作用。目前我國(guó)小額貸款公司的內(nèi)部控制建設(shè)仍處于不斷探索和改進(jìn)的過程中，沒有現(xiàn)成的模版可尋。實(shí)際經(jīng)營(yíng)中不少小額貸款公司參照銀行機(jī)構(gòu)的內(nèi)部控制模式或者對(duì)其直接照搬照抄，甚至有些小額貸款公司僅僅憑借管理者的經(jīng)驗(yàn)制定公司的內(nèi)部控制制度。那么，這些內(nèi)部控制制度真能適合小額貸款公司的發(fā)展嗎？答案是不確定的。小額貸款公司要制定出適合自己的有效的公司內(nèi)部控制制度，需要小額貸款公司全體人員通力合作才能達(dá)成，且需要在這個(gè)過程中不斷對(duì)其進(jìn)行修改和完善。此外，小額貸款公司建立起適合的內(nèi)部控制制度離不開良好的溝通環(huán)境，及時(shí)、暢通、有序的信息與溝通能促進(jìn)小額貸款公司內(nèi)部控制制度的建設(shè)，并有利于促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.2 小額貸款公司信息與溝通方面導(dǎo)致的問題

①財(cái)務(wù)信息滯后，不能為貸款管理決策提供及時(shí)的信息

美國(guó)的COSO委員會(huì)在《內(nèi)部控制框架》中要求企業(yè)以一定的形式、在一定的時(shí)間范圍內(nèi)識(shí)別、獲取和溝通相關(guān)信息，以使企業(yè)內(nèi)部各層次員工能夠順利履行其職責(zé)，因此我們可以說內(nèi)部信息傳遞是企業(yè)內(nèi)部各管理層之間通過內(nèi)部報(bào)告形式傳?f生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理信息的過程。此外，在《內(nèi)部控制框架》中又要求信息在更為廣泛的范圍內(nèi)，自上而下、自下而上地在整個(gè)企業(yè)內(nèi)外進(jìn)行溝通。因此，我們認(rèn)為信息的溝通包括內(nèi)部溝通和外部溝通兩個(gè)方面。

對(duì)小額貸款公司來說，信息與溝通的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性有利于管理者了解到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的真實(shí)現(xiàn)狀，并在經(jīng)營(yíng)管理過程中及時(shí)覺察風(fēng)險(xiǎn)并做出相應(yīng)的防范措施。通常小額貸款公司的業(yè)務(wù)人員為了抓住申請(qǐng)貸款的客戶，使其不轉(zhuǎn)向其他小額貸款公司申請(qǐng)貸款，其在向公司管理層提出申請(qǐng)時(shí)，管理層會(huì)允許貸款申請(qǐng)者在未提供任何客戶資料的情況下獲得貸款，這就會(huì)使小額貸款公司沒有客戶的貸前調(diào)查和分析，從而失去了察覺風(fēng)險(xiǎn)和防范風(fēng)險(xiǎn)的主動(dòng)權(quán)。另外，在貸款管理過程中由于小額貸款公司的業(yè)績(jī)考核制度不健全，對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)人員和風(fēng)控人員沒有相應(yīng)的約束機(jī)制，一旦貸款向客戶發(fā)放成功，相關(guān)的業(yè)務(wù)人員和風(fēng)控人員就認(rèn)為他們的任務(wù)已經(jīng)完成，對(duì)于貸款客戶是否發(fā)生經(jīng)營(yíng)困難、是否需要采取措施減少小額貸款公司損失等問題的判斷僅僅通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中逾期率和壞賬損失來獲取。

②合同管理混亂，檔案資料缺失或不完整

小額貸款公司的管理者在公司內(nèi)控的建設(shè)上起著決定性的作用。個(gè)別小額貸款公司雖然有公司內(nèi)部控制制度，但是管理者對(duì)公司內(nèi)部控制的重要性認(rèn)識(shí)不足，整個(gè)小額貸款公司的大小經(jīng)營(yíng)運(yùn)作按管理者的指示進(jìn)行操作，以制度形式存在的內(nèi)部控制制度成為應(yīng)付監(jiān)管部門監(jiān)督的紙質(zhì)文檔。小額貸款公司由于信息與溝通機(jī)制的缺失，導(dǎo)致各個(gè)部門各自為政，合同檔案管理部門無法及時(shí)完整地獲取合同檔案資料，這就導(dǎo)致合同管理混亂，檔案資料缺失或不完整。因此，小額貸款公司的其他部門應(yīng)當(dāng)配合合同管理部門做好小額貸款公司的合同檔案管理工作。

3 小額貸款公司信息與溝通問題的相應(yīng)改善策略

3.1 建立科學(xué)合理的組織結(jié)構(gòu)，完善信息傳遞機(jī)制

根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》的要求，企業(yè)必須要有科學(xué)的治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，合理設(shè)置內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)應(yīng)避免職能交叉、缺失或權(quán)責(zé)過于集中，應(yīng)當(dāng)使其各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約。在我國(guó)小額貸款公司的規(guī)模普遍較小，組織結(jié)構(gòu)卻盲目參照銀行模式設(shè)立得細(xì)而全，這在無形中增加了信息與溝通傳遞的阻力。小額貸款公司應(yīng)當(dāng)改善信息傳遞滯后的狀況，保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息與其他信息及時(shí)有效地對(duì)接，并應(yīng)在各個(gè)部門之間建立起簡(jiǎn)潔高效的信息交流平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)信息資源和相關(guān)資料的及時(shí)共享和交流。

第6篇：公司合同檔案管理范文

（一）組織管理不到位。一是未建立合同管理制度。主要表現(xiàn)在：未明確合同授權(quán)審批和簽署權(quán)限，未建立會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門與合同承辦部門溝通協(xié)調(diào)機(jī)制和合同履行的監(jiān)督檢查機(jī)制，也沒有對(duì)合同起草、審核、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督等全過程控制；二是未設(shè)置具體的合同管理崗位及人員職責(zé)，未建立合同管理臺(tái)賬和合同管理檔案，合同分散在內(nèi)部各主辦部門管理，保管又分散在各經(jīng)辦人手中；三是合同印章使用不規(guī)范。如有些單位對(duì)簽訂合同使用的印章類型未作統(tǒng)一規(guī)定，對(duì)外簽訂合同有的使用單位行政公章、有的使用合同專用章，有的使用財(cái)務(wù)專用章或單位辦公室公章等；四是基層央行普遍未設(shè)立專職的法律顧問和公職律師。（二）合同訂立及審核環(huán)節(jié)管理不到位。1.合同條款約定不完整。一是未明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、付款條件、違約責(zé)任、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收方法等內(nèi)容；二是未明確合同的有效期限和合同終止條件，少數(shù)裝修改造工程合同沒有對(duì)工期作出規(guī)定，也未約定款項(xiàng)的支付時(shí)間和方式以及收取質(zhì)保金等內(nèi)容；三是少數(shù)合同缺少關(guān)鍵條款，存在一定的法律風(fēng)險(xiǎn)，如某單位分別與兩家公司簽訂辦公樓窗戶改造安裝合同和空調(diào)維修保養(yǎng)合同，兩份合同中均未明確安裝（維修）人員的安全事故責(zé)任。2.合同簽訂存在瑕疵。一是未對(duì)合同主體資質(zhì)進(jìn)行考察，部分協(xié)議供貨單位未提供資質(zhì)證明文件；二是少數(shù)合同沒有法人代表簽字（用簽章代替）；三是有些存在招標(biāo)公示期未到即簽訂合同，或存在履約時(shí)間早于合同簽訂時(shí)間的現(xiàn)象；四是合同簽訂主體不合規(guī)。主要表現(xiàn)為：簽訂合同的主體為基層央行內(nèi)設(shè)部門，由部門負(fù)責(zé)人（未經(jīng)授權(quán)）簽字并加蓋部門印章。3.合同審核把關(guān)不嚴(yán)。一是有些簽訂的合同未經(jīng)法律部門審核，或存在先簽訂合同后經(jīng)法律部門審核的現(xiàn)象；二是少數(shù)合同雖經(jīng)法律部門審核，但仍出現(xiàn)合同條款與招標(biāo)文件不一致現(xiàn)象。如某單位與某基建項(xiàng)目管理公司簽訂《建設(shè)合同招標(biāo)合同》，約定招標(biāo)服務(wù)費(fèi)由中標(biāo)人支付，而招標(biāo)文件中則確定由招標(biāo)人支付服務(wù)費(fèi)；三是法律部門審核意見未得到重視。主要表現(xiàn)在：少數(shù)基層央行對(duì)法律部門提出的修改意見或建議基本不予以采納，且未見理由。4.長(zhǎng)期合作對(duì)象合同簽訂期限待規(guī)范。如基層央行與電信、聯(lián)通等網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商存在長(zhǎng)期租賃的關(guān)系，有些基層央行為減少合同簽訂的次數(shù)，一般簽訂的網(wǎng)絡(luò)租賃合同約定期限都是幾年以上，合同期限過長(zhǎng)，在網(wǎng)絡(luò)資費(fèi)不斷下調(diào)的趨勢(shì)下，基層央行的利益保護(hù)會(huì)受到限制，承擔(dān)的合同風(fēng)險(xiǎn)會(huì)相應(yīng)上升。（三）合同履行和監(jiān)控不到位。1.合同變更不規(guī)范。一是少數(shù)合同重要內(nèi)容變更未簽訂補(bǔ)充協(xié)議。如某單位與物業(yè)管理公司簽訂物業(yè)服務(wù)合同，約定服務(wù)事項(xiàng)包括辦公樓保潔、保安、收發(fā)管理、綠化管理，但在合同履行期內(nèi)，服務(wù)內(nèi)容增加了老干部活動(dòng)室、食堂等保潔工作，而又未簽訂補(bǔ)充協(xié)議；二是合同變更未經(jīng)雙方確認(rèn)。如某單位與某物業(yè)公司簽訂勞務(wù)合同，崗位數(shù)量由5個(gè)改變?yōu)?個(gè)，變更合同上僅有某物業(yè)公司一人簽字（加指?。匆娪霉し郊茨硢挝回?fù)責(zé)人或被授權(quán)人簽字。2.合同履行存在薄弱環(huán)節(jié)。主要表現(xiàn)：一是未追究違約責(zé)任。如某單位與施工單位簽訂的《建筑工程施工合同》竣工日期為2016年9月4日，而實(shí)際竣工日期為2016年10月28日，竣工延期了54天，未見三方確認(rèn)同意的工程延期說明，也未按照合同要求履行違約責(zé)任；二是未按合同約定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，或驗(yàn)收手續(xù)不完善；三是未按合同約定時(shí)間付款，或未按規(guī)定留存質(zhì)量保證金等。3.合同后續(xù)的跟蹤不到位。目前，基層央行普遍更注重對(duì)合同的事前審核，對(duì)合同的履行、變更、解除、違約責(zé)任、合同風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任的追究等方面關(guān)注不夠，對(duì)合同的事中和事后監(jiān)督管理缺位，未對(duì)合同的履行情況及實(shí)施效果進(jìn)行監(jiān)督檢查和分析，無法保證合同簽訂后的實(shí)施效果達(dá)到預(yù)期目的，同時(shí)也無法確認(rèn)在合同履行過程中如果出現(xiàn)問題，能夠采取有效措施保護(hù)自身的利益。

二、基層央行合同管理中存在問題的原因分析

（一）合同管理制度不健全。目前,基層央行的上級(jí)管理部門還沒有建立一套統(tǒng)一全面的合同管理基本制度，基層央行在建立和完善合同管理相關(guān)制度時(shí)，無章可循、無據(jù)可依，缺乏上級(jí)行系統(tǒng)部署和頂層設(shè)計(jì)的制度進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)范，導(dǎo)致基層央行合同管理工作缺少制度規(guī)范，存在著一定的制度性風(fēng)險(xiǎn)。如：對(duì)合同履行情況的監(jiān)督檢查，因缺乏上級(jí)行的政策指導(dǎo)，基層央行對(duì)做好此項(xiàng)工作的積極性不高，沒有建立合同履行監(jiān)督檢查機(jī)制，也沒有履行監(jiān)督檢查職責(zé)，影響合同履行效果。（二）合同管理職責(zé)落實(shí)不到位。首先，合同簽訂部門及經(jīng)辦人員對(duì)自身在合同管理中的職責(zé)認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為合同管理應(yīng)該是法律事務(wù)部門或集中采購(gòu)部門的事情，所以在合同起草、談判等關(guān)鍵環(huán)節(jié)還存在把關(guān)不認(rèn)真、核心條款審讀不仔細(xì)，致使條款內(nèi)容不完整、必備要素缺失、合同后續(xù)管理松懈等；其次，基層央行法律事務(wù)部門多為兼職人員，日常事務(wù)較多，加之合同標(biāo)的金額較小、合同對(duì)象較為固定，受慣有的工作習(xí)慣和“熟人”思想的影響，審核合同時(shí)容易產(chǎn)生麻痹思想，沒有引起足夠的重視，難免出現(xiàn)一些合同雖經(jīng)法律部門審核但仍存在瑕疵的現(xiàn)象。（三）合同管理人員法律意識(shí)不強(qiáng)。基層央行合同管理人員多為事權(quán)部門綜合人員，雖然具有一定的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和管理知識(shí)，但卻不具備法律專業(yè)知識(shí)，且缺乏相關(guān)法律知識(shí)培訓(xùn)，不能滿足合同管理工作需要，給合同管理帶來風(fēng)險(xiǎn)隱患。還有部分合同管理人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄，只注重合同起草，忽視合同簽訂、審核、執(zhí)行等過程控制以及合同檔案管理，導(dǎo)致了無授權(quán)簽訂合同、合同條款約定不完整、法律部門意見未采納等現(xiàn)象發(fā)生。

第7篇：公司合同檔案管理范文

一、人員調(diào)配管理本年度重點(diǎn)做好新興工業(yè)園投運(yùn)期間的人員調(diào)配工作。

抽調(diào)局部?jī)?yōu)秀管理人員及生產(chǎn)骨干到工業(yè)園工作，1根據(jù)公司新的體制設(shè)置及人員定編。使技改項(xiàng)目投運(yùn)后，能夠正常的平安經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。

隨時(shí)作好調(diào)配工作。及時(shí)、準(zhǔn)確下達(dá)人事調(diào)令和人事指令，2根據(jù)公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況。力爭(zhēng)使人力資源達(dá)到最佳合理配置。

二、勞動(dòng)合同管理做好勞動(dòng)合同的簽訂、解除及勞動(dòng)合同檔案管理等工作。本年度重點(diǎn)做好2007年6月30日194人勞動(dòng)合同到期員工的續(xù)訂工作。針對(duì)本次續(xù)簽工作。需進(jìn)一步運(yùn)作新的管理方法，對(duì)生產(chǎn)工人及其他工作人員擬采用中期（2年）短期（1年）合同，對(duì)局部人員采取不再續(xù)簽合同的管理方法。

三、人事考核評(píng)價(jià)為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)員工在一定時(shí)期內(nèi)工作能力等方面的評(píng)價(jià)。建立公司正常、合理的人事考核評(píng)價(jià)制度，從而為員工的獎(jiǎng)懲、晉升、調(diào)整等提供客觀依據(jù)。根據(jù)公司目前生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，制定人事評(píng)價(jià)制度，進(jìn)行人事考核評(píng)價(jià)。對(duì)不合格人員實(shí)行在崗試用、待崗培訓(xùn)或轉(zhuǎn)崗，以保證員工隊(duì)伍的高效率、高素質(zhì)。

四、獎(jiǎng)懲管理結(jié)合公司實(shí)際。效果突出、貢獻(xiàn)較大的分別給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)有違反勞動(dòng)紀(jì)律，經(jīng)常遲到早退，曠工；完不成生產(chǎn)任務(wù)或工作任務(wù)的不服從工作分配和調(diào)動(dòng)、指揮，或者無理取鬧，聚眾鬧事，打架斗毆影響生產(chǎn)秩序、工作秩序和社會(huì)秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰。

五、人才貯藏工作根據(jù)公司現(xiàn)狀。參與全國(guó)性或區(qū)域性的大型人才交流洽談會(huì)，直接引進(jìn)高層次、高學(xué)歷人才獲得技術(shù)過硬、品德優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。擬在2007年招聘應(yīng)屆大學(xué)本科生10名左右，專業(yè)主要有：熱能與動(dòng)力專業(yè)5-7人，電氣專業(yè)2-3人，化學(xué)專業(yè)2-3人。

職稱評(píng)定等項(xiàng)工作已得到社會(huì)的普遍供認(rèn)與重視。六、員工職稱評(píng)定、職業(yè)資格證年審工作：隨著對(duì)人才資源的進(jìn)一步重視。

重點(diǎn)做好申報(bào)初級(jí)及中級(jí)職稱人員的手續(xù)操持。1做好2011年度公司員工申報(bào)職稱工作的操持。

做好職業(yè)資格證書年審工作，2做好公司員工職業(yè)資格證書的年審與辦理工作。依照勞動(dòng)部門要求。同時(shí)根據(jù)實(shí)際適時(shí)做好職業(yè)資格證的申報(bào)及辦理。

七、其他人事管理工作：

第8篇：公司合同檔案管理范文

關(guān)鍵詞:企業(yè)；合同管理；合同簽訂流程

一、合同管理的職責(zé)

1、公司合同管理由風(fēng)控管理部門、合同主辦部門、其它協(xié)作部門分別行使職權(quán)，各部門之間行使職權(quán)應(yīng)遵循職責(zé)明確、相互配合、嚴(yán)禁推諉等原則。2、公司風(fēng)控部為合同審核部門，根據(jù)國(guó)家合同法律法規(guī)對(duì)本制度進(jìn)行修改、補(bǔ)充。并且負(fù)責(zé)根據(jù)《合同法》解釋本合同管理規(guī)章制度；負(fù)責(zé)審核公司的對(duì)外合同、協(xié)議；負(fù)責(zé)監(jiān)督、跟蹤的合同履行情況；負(fù)責(zé)對(duì)合同的原件或復(fù)印件等的存檔、備案監(jiān)督工作；指導(dǎo)各部門合同管理人員的工作；其他相關(guān)合同管理工作。3、公司業(yè)務(wù)部門和各職能部門為合同主辦部門，負(fù)責(zé)草擬本部門合同；負(fù)責(zé)調(diào)查合同的對(duì)方當(dāng)事人資信；負(fù)責(zé)進(jìn)行合同的談判；負(fù)責(zé)辦理合同簽訂的內(nèi)部審批手續(xù)；負(fù)責(zé)執(zhí)行合同條款；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)合同糾紛；根據(jù)風(fēng)控部對(duì)合同修改的建議和意見，進(jìn)行修改和完整合同；負(fù)責(zé)保管、存檔合同及附件的復(fù)印件；其他相關(guān)合同管理工作。

二、合同簽訂流程

若是合同簽訂的流程不規(guī)范，合同中約定不夠清晰，以及文字表達(dá)不準(zhǔn)確，會(huì)使企業(yè)遭受合同詐騙陷入圈套，引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛，給企業(yè)造成巨大損失。若是合同簽訂的流程不規(guī)范并合同中約定不夠清晰，以及文字表達(dá)準(zhǔn)確，會(huì)使企業(yè)遭受合同詐騙陷入圈套引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛給企業(yè)造成巨大損失。將企業(yè)的合同作成格式化固定版本的合同，對(duì)雙方的權(quán)利義務(wù)約定比較平衡和均勻，因此建議盡可能選用規(guī)范的格式合同來處理雙方的經(jīng)濟(jì)往來。當(dāng)然，簽訂合同時(shí)對(duì)雙方合意的目標(biāo)指向物也應(yīng)當(dāng)有一個(gè)明確的約定，而不應(yīng)當(dāng)是含糊不清的。如果沒有認(rèn)真細(xì)致的調(diào)查說明合同條款事項(xiàng)，僅憑簽訂的不明確和不利于我方的合同，合同當(dāng)事人的合法權(quán)益，只能受既判法律文書的約束，承受合法的“不法”侵害。1、合同訂立時(shí)由風(fēng)控部門提供草擬的合同范本，由合同主辦部門根據(jù)實(shí)際情況在合同中填寫數(shù)量、單價(jià)、金額、費(fèi)率等基本情況，若合同范本不能滿足此筆業(yè)務(wù)的實(shí)際需要，需提出增加/刪除/變更條款的，由合同主管部門提出，經(jīng)風(fēng)控部審核后方可調(diào)整合同條款。風(fēng)控部門未提供某一類具體的合同范本的，合同主辦部門就上述合同草擬后進(jìn)行會(huì)審。經(jīng)會(huì)審?fù)ㄟ^后，由合同主辦部門進(jìn)行合同草擬。2、合同內(nèi)容確認(rèn)，由合同談判由合同主辦部門負(fù)責(zé)。重大合同需有風(fēng)控部相關(guān)人員參與合同談判。合同談判涉及其他部門的，其他部門應(yīng)當(dāng)予以積極配合；合同談判時(shí)應(yīng)當(dāng)爭(zhēng)取合同文本的起草權(quán)。取得合同文本起草權(quán)的，由合同主辦部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備草擬合同，草擬合同經(jīng)風(fēng)控部進(jìn)行審核無誤后與對(duì)方簽訂合同。已有模板的合同并且合同條款及內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)相符的，由合同主辦部門負(fù)責(zé)填寫合同。合同必須采用書面形式確認(rèn)。（1）部首部分：當(dāng)事人的基本狀況：載明當(dāng)事人各方的全稱、簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn)。訂立合同的我方主體必須是公司，不得以部門名義簽訂合同。合同當(dāng)事人的名稱、法定代表人、公章應(yīng)當(dāng)與對(duì)方當(dāng)事人的有效證件等資信材料載明的情況保持一致。（2）正文部分：合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，產(chǎn)品買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)等內(nèi)容；流程服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求。

三、合同履行的監(jiān)督管理

簽訂合同的主要目的是有效的保障合同正常執(zhí)行，在有效范圍內(nèi)控制違約的發(fā)生，所以對(duì)合同的履行監(jiān)督尤為重要。通過對(duì)合同的履行監(jiān)督可以第一時(shí)間掌握合同執(zhí)行的情況，以及合同中發(fā)生的問題，對(duì)于發(fā)生的問題在第一時(shí)間掌握，爭(zhēng)取到了損失控制的時(shí)間，排除障礙減少了違約的發(fā)生。1、合同簽訂完畢以后，合同主管部門應(yīng)當(dāng)立即聯(lián)系有關(guān)部門準(zhǔn)備并完成履行合同工作。2、合同經(jīng)簽字、蓋章，且約定的生效條件成就前，不得實(shí)際履行。合同生效后，一切與合同有關(guān)的部門人員應(yīng)全面、及時(shí)履行合同。合同主辦部門應(yīng)實(shí)施履約跟蹤統(tǒng)計(jì)，如有履行不及時(shí)或其他問題時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向有關(guān)部門反映，并要求按合同要求完成履行，必要時(shí)可直接上報(bào)總經(jīng)理。3、公司任何部門或者人員發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不按照合同約定履行的，應(yīng)當(dāng)立即通報(bào)合同主辦部門，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)在法定或者合同約定期限內(nèi)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面催促履行或者按照合同當(dāng)中的違約條款提出索賠。催促履行合同和索賠函件送交對(duì)方當(dāng)事人之前，應(yīng)經(jīng)風(fēng)控部審核。4、任何部門或者人員收到對(duì)方當(dāng)事人提出的催促履行合同和索賠函件的，應(yīng)當(dāng)立即送交合同主辦部門，由公司風(fēng)控部協(xié)助合同主辦部門處理。

四、合同檔案管理

（一）建立合同檔案范圍主要有合同正本及附件原件和復(fù)印件；資信調(diào)查材料原件和復(fù)印件；合同審核、批示材料；談判、簽訂、變更和履行過程中的往來函件，包括信函（含信封）、電報(bào)、傳真、電子郵件等；合同談判、變更和履行過程中簽訂的意向協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等；爭(zhēng)議處理過程中形成的和解協(xié)議書、仲裁調(diào)解書、仲裁裁決書、決定書、民事裁定書、民事判決書等；其它應(yīng)當(dāng)存檔的相關(guān)資料。（二）已履行完成的合同檔案保管要求：1、正式合同保管。合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理合同檔案，依照合同編號(hào)，確定合同檔案資料齊全，向行政部提交一份材料清單，經(jīng)行政部確認(rèn)后，由合同主辦部門向行政部移交原件，由行政部裝訂立卷并予以保管。2、空白合同保管。根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，任何部門和個(gè)人攜帶未標(biāo)明內(nèi)容的合同模板和內(nèi)容不完整的空白合同外出簽訂需到行政部，按照合同/協(xié)議編號(hào)進(jìn)行登記備案。若所領(lǐng)用的合同與對(duì)方已經(jīng)簽訂，則由經(jīng)辦人到行政部核銷合同編號(hào)標(biāo)注合同已簽。若所領(lǐng)用空白合同沒有簽訂，行政部每月最后一天對(duì)尚未簽訂空白的合同進(jìn)行收回，若有特殊原因空白合同需要留在經(jīng)辦人處的，行政部門在合同領(lǐng)用登記表上加以注明原因。若已經(jīng)領(lǐng)用空白合同的經(jīng)辦人員辦理離職，行政人員應(yīng)將領(lǐng)用的空白合同收回，否則不予辦理離職手續(xù)。

五、對(duì)于合同管理的建議與對(duì)策

1、現(xiàn)代企業(yè)管理中必須提高合同管理理念，各個(gè)企業(yè)必須從思想上真正認(rèn)識(shí)合同管理的重要性，將企業(yè)各項(xiàng)工作真正納入合同管理范疇。企業(yè)各個(gè)職能部門對(duì)合同的管理要堅(jiān)持不懈，可以通過培訓(xùn)等形式提高全員對(duì)合同管理的理念。讓員工按照合同的要求執(zhí)行，形成全體員工自覺執(zhí)行額行為。對(duì)于合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立，使得合同的管理要覆蓋到企業(yè)每個(gè)層次上去。對(duì)于合同管理的部門應(yīng)當(dāng)明確其工作內(nèi)容職責(zé)范圍，建立一套科學(xué)有效的工作體系。最終能形成從合同談判、合同擬定、風(fēng)控審核、合同簽訂、合同執(zhí)行以及合同監(jiān)督的有效運(yùn)行體系。明確合同的管理流程。對(duì)合同要明確職責(zé)，杜絕扯皮推諉。2、建立健全規(guī)章制度。要使得合同管理中具有規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化等。第一要完善合同的制度和章程，對(duì)合同的管理方面有章可循。對(duì)于合同的管理的內(nèi)容包含合同的檔案歸口管理問題，合同的資信調(diào)查問題，合同的簽訂，合同的風(fēng)控審核，合同的簽訂審核，合同的領(lǐng)用備查及登記，合同的范本管理以及合同專用章的管理、合同的履行糾紛的解決方式等等。3、重視合同審查管理。對(duì)于合同的項(xiàng)目背景調(diào)查、合同的談判、合同的草擬、合同的變更及修改、合同的簽訂以及合同的履約等全過程的嚴(yán)格風(fēng)控及管理。注重合同內(nèi)容的分析，對(duì)于合同的分析主要有合同的合法合規(guī)性分析，另一個(gè)合同的完備性分析主要審查合同條款是否齊全，對(duì)各項(xiàng)問題的規(guī)定是否有遺漏，合同的用詞是否嚴(yán)謹(jǐn)。4、對(duì)于合同的變更予以重視。合同變更意味著增加企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)或者經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，在合同變更中對(duì)于變更條款應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核，對(duì)于隱藏條款應(yīng)當(dāng)予以在合同中明確表明。對(duì)于變更后可能發(fā)生的損害，公司的風(fēng)險(xiǎn)控制部應(yīng)當(dāng)對(duì)可能發(fā)生的情況充分估計(jì)，已評(píng)估合同變更后帶來的風(fēng)險(xiǎn)是否可控。現(xiàn)代企業(yè)的合同管理制度不再是簡(jiǎn)單的要約、承諾、簽訂等內(nèi)容，而是全方位的科學(xué)的企業(yè)管理制度中的重要組成部分，將為企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益提高帶來巨大推動(dòng)。

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第9篇：公司合同檔案管理范文

一、人員調(diào)配管理

本年度重點(diǎn)做好新興工業(yè)園投運(yùn)期間的人員調(diào)配工作。

1、根據(jù)公司新的體制設(shè)置及人員定編，抽調(diào)部分優(yōu)秀管理人員及生產(chǎn)骨干到工業(yè)園工作，使技改項(xiàng)目投運(yùn)后，能夠正常的安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。

2、根據(jù)公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況，隨時(shí)作好調(diào)配工作。及時(shí)、準(zhǔn)確下達(dá)人事調(diào)令和人事指令，力爭(zhēng)使人力資源達(dá)到最佳合理配置。

二、勞動(dòng)合同管理

做好勞動(dòng)合同的簽訂、解除及勞動(dòng)合同檔案管理等工作。本年度重點(diǎn)做好xx年6月30日194人勞動(dòng)合同到期員工的續(xù)訂工作。針對(duì)本次續(xù)簽工作，在今年勞動(dòng)合同管理工作的基礎(chǔ)上，需進(jìn)一步運(yùn)作新的管理辦法，對(duì)生產(chǎn)工人及其他工作人員擬采用中期（2年）、短期（1年）合同，對(duì)部分人員采取不再續(xù)簽合同的管理辦法。

三、人事考核評(píng)價(jià)

為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)員工在一定時(shí)期內(nèi)工作能力等方面的評(píng)價(jià)，正確把握每位員工的工作狀況，建立公司正常、合理的人事考核評(píng)價(jià)制度，從而為員工的獎(jiǎng)懲、晉升、調(diào)整等提供客觀依據(jù)。根據(jù)公司目前生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，制定人事評(píng)價(jià)制度，進(jìn)行人事考核評(píng)價(jià)。對(duì)不合格人員實(shí)行在崗試用、待崗培訓(xùn)或轉(zhuǎn)崗，以保證員工隊(duì)伍的高效率、高素質(zhì)。

四、獎(jiǎng)懲管理

結(jié)合公司實(shí)際，對(duì)在生產(chǎn)、科研、勞動(dòng)、經(jīng)營(yíng)管理等方面，成績(jī)突出、貢獻(xiàn)較大的，分別給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)有違反勞動(dòng)紀(jì)律，經(jīng)常遲到、早退，曠工；完不成生產(chǎn)任務(wù)或工作任務(wù)的；不服從工作分配和調(diào)動(dòng)、指揮，或者無理取鬧，聚眾鬧事，打架斗毆影響生產(chǎn)秩序、工作秩序和社會(huì)秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰。

五、人才儲(chǔ)備工作

根據(jù)公司現(xiàn)狀，結(jié)合先進(jìn)企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，參加全國(guó)性或區(qū)域性的大型人才交流洽談會(huì)，直接引進(jìn)高層次、高學(xué)歷人才獲得技術(shù)過硬、品德優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。擬在xx年招聘應(yīng)屆大學(xué)本科生10名左右，專業(yè)主要有：熱能與動(dòng)力專業(yè)5-7人，電氣專業(yè)2-3人，化學(xué)專業(yè)2-3人。

六、員工職稱評(píng)定、職業(yè)資格證年審工作：

隨著對(duì)人才資源的進(jìn)一步重視，職稱評(píng)定等項(xiàng)工作已得到社會(huì)的普遍承認(rèn)與重視。

1、做好xx年度公司員工申報(bào)職稱工作的辦理，重點(diǎn)做好申報(bào)初級(jí)及中級(jí)職稱人員的手續(xù)辦理。

2、做好公司員工職業(yè)資格證書的年審與辦理工作。按照勞動(dòng)部門要求，做好職業(yè)資格證書年審工作，同時(shí)根據(jù)實(shí)際適時(shí)做好職業(yè)資格證的申報(bào)及辦理。

七、其他人事管理工作：

1、做好員工季度勞保及勞動(dòng)用品發(fā)放及管理工作，及時(shí)做好員工勞保用品的補(bǔ)充及相關(guān)制度修訂工作。

2、做好員工人事檔案材料的收集、整理建檔工作，保證檔案的完整性、齊全性、保密性；