電子檔案制度精選(九篇)

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第1篇：電子檔案制度范文

【關鍵詞】 醫(yī)院管理 電子檔案 問題 對策

隨著信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術及醫(yī)療相關信息技術也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現(xiàn)代化建設，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

1 醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理職責不明確，管理線條多

醫(yī)院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業(yè)務科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

1.2 醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業(yè)技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

1.3 電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時如何對電子檔案進行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

1.4 檔案管理人員素質有待提高

由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術知識、醫(yī)療管理流程、電子信息技術、檔案專業(yè)知識等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

1.5 檔案管理硬件不能滿足要求

醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫(yī)院已廣泛應用，部分科室已經實現(xiàn)聯(lián)網，但全院網絡統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。 轉貼于

2 提高醫(yī)院電子檔案管理的對策

2.1 建立完善醫(yī)院的檔案管理網絡

醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創(chuàng)造契機[2]。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網絡是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時有利于通過網絡實現(xiàn)多元化信息資源的共享及權限的統(tǒng)一規(guī)劃。

醫(yī)院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協(xié)作。

2.2 制定相應的電子檔案管理制度

要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進行管理。

2.3 加強培訓，提高認識

檔案管理人員應當學習和了解醫(yī)療活動的規(guī)律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫(yī)學管理等知識。特別是對于數字化醫(yī)療信息手段、數字化設備、數字化醫(yī)療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識，要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對檔案管理知識的認識及理解。

2.4 加大檔案管理的投入

電子檔案管理的好壞，關系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。

隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻。

參 考 文 獻

[1] 蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理.西部醫(yī)學.2008(20)02：444-445.

第2篇：電子檔案制度范文

關鍵詞:檔案管理;檔案;電子信息技術;保密

一、傳統(tǒng)類檔案保密工作特點

1.檔案存放地點是保密工作重點。傳統(tǒng)紙質性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案存放地點必須具備防盜措施，要制定嚴格的檔案存放地點管理制度，無關人員一律禁止進入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。

2.注重對于檔案管理人員的職業(yè)教育?！稒n案法》中嚴格規(guī)定，機關、團體和企事業(yè)單位必須有專門的檔案管理人員，嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。近年來，大部分省市和地區(qū)已經制定了檔案管理員資格準入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進行業(yè)務知識和技能培訓，加強職業(yè)道德教育。管理人員的專業(yè)化保證了檔案管理保密工作的順利進行。

3.較為合理地依據檔案保密程度對類檔案進行分級管理。按照有關規(guī)定，傳統(tǒng)檔案按照保密程度不同，分為絕密、機密、秘密等幾個密級。在我國傳統(tǒng)檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進行分類集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進行了詳細規(guī)定。與此同時，對各個密級檔案的解密標準、解密時限、解密方式等進行了嚴格限制。這就最大限度地保護了檔案的秘密性。

隨著社會信息化技術的不斷發(fā)展，目前我國的檔案管理模式已由傳統(tǒng)的紙質型檔案發(fā)展為利用電子信息技術為主的電子信息檔案系統(tǒng)。與傳統(tǒng)型類檔案保密工作相比，電子信息檔案保密工作有其特殊之處，一些傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經無法適應信息化要求。近一個階段，我國出現(xiàn)數起利用電子信息技術進行泄密的惡性案件，給我國社會主義現(xiàn)代化建設帶來巨大影響。如何在電子信息技術條件下做好類檔案保密工作，需要檔案管理工作者給予高度重視和進行認真研究。

二、利用電子信息技術進行檔案管理的優(yōu)勢和不足

1.利用電子信息技術管理類檔案的優(yōu)勢。首先，電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數碼技術進行壓縮，存儲介質占用空間極小，對存放場地要求相對較低。其次，電子信息檔案便于調閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務社會的能力。

2.利用電子信息技術管理類檔案的不足。誠然，利用電子信息技術管理類檔案的不足和優(yōu)勢一樣顯而易見。由于電子信息技術自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發(fā)展帶來巨大危害。電子信息技術傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內彌補。三、如何做好電子信息檔案保密工作

筆者認為，做好電子信息檔案保密工作總的原則應該是充分利用電子信息技術的優(yōu)勢，結合傳統(tǒng)檔案管理工作的經驗，取長補短，努力克服問題和不足。具體說來，應注意以下幾方面。

1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務意識。無論是檔案管理還是保密工作，其根本出發(fā)點都是為經濟社會發(fā)展提供資料。利用電子信息技術進行性檔案管理，其目的是為了更好地為社會提供服務。因此說，服務意識是檔案管理工作必須樹立的指導思想。

2.建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保電子檔案安全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。

(1)要根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行。要在傳統(tǒng)管理制度的基礎上，結合電子信息檔案的特點制定更加完善的管理制度。

(2)要充分保證電子檔案儲存介質的安全。電子信息檔案儲存介質一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應的防火防水措施，保證硬件安全，另一方面要及時做好相應備份，防止電子儲存介質發(fā)生故障后重要資料丟失。

3.進一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質和業(yè)務素質。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術及檔案管理專業(yè)技術培訓以外，更為重要的是要加強職業(yè)意識教育。要培養(yǎng)他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

當然，利用電子信息技術進行檔案管理是一個十分復雜的系統(tǒng)性工程，需要動員社會方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動管理，管理帶動服務”的良性互動工作模式，切實將我國的檔案管理工作提高到一個新的水平。

參考文獻：

[1]《中國大百科全書》，陳兆吳主編.

[2]《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月.

第3篇：電子檔案制度范文

1．理順關系，制定制度，強化電子檔案的歸檔管理。2003年，檔案管理部門開始接手電子檔案的歸檔管理后，建立健全規(guī)章制度，制定了電子檔案歸檔管理制度和有關規(guī)定，得到院領導的高度重視。以技術管理通報的形式，了《院工程CAD成品文件的歸檔流程實施辦法》等一系列電子文件成品文件的歸檔規(guī)章制度和規(guī)定，做到責任落實到人。檔案人員嚴格把關，認真核對。從源頭上杜絕電子文件的丟失，保證了歸檔電子檔案成套性、連續(xù)性、準確性、真實性、完整性、有效性，提高了電子檔案的歸檔率。

2．重視電子文件歸檔后的檢查驗收和備份工作。檔案人員在接收電子檔案歸檔時，力求全面，發(fā)現(xiàn)問題及時與專業(yè)人溝通，有效地解決了電子檔案歸檔后的相關工作。此外，檔案部門還定期對電子檔案進行了數據備份，實行異地保存，保證了電子檔案數據和信息的安全。

3．獎罰分明，加大電子檔案歸檔的文明考核力度。2004年8月，院印發(fā)《進一步加強規(guī)范CAD成品文件及文本電子文件的歸檔要求的通知》，進一步完善和明確了CAD電子文件及電子文本文件的歸檔工作。同時，對電子檔案歸檔存放位置、字型、CAD成品文件的正確命名，以及已經出版的CAD正式成品文件和文本電子文件的管理作出新的規(guī)定。檔案部門定期檢查，并把檢查結果納入院月度雙文明考核中，對違規(guī)者給予處罰，對執(zhí)行好的設計人員給以獎勵。4．嚴格保密制度，防止電子檔案的流失。在CAD成品電子文件歸檔工作中，嚴格按照檔案和安全保密條例去做，涉及電子成品文件的調用和轉換、拷貝，采取事先填寫CAD成品調用審批單，實行院領導逐級簽字審批制度。通過一系列電子檔案歸檔管理制度的完善，電力工程設計的電子檔案管理工作，有了長足的的發(fā)展。

二、今后工作的對策

為了改進和加強電子檔案歸檔工作的管理，更好地為專業(yè)設計工作服務，今后應做好以下幾個方面的工作。

1．取得領導的重視和有關部門的配合。從電子檔案形成的過程看，它既來源于工程設計部門和信息管理部門，也來源于上級領導機關等，其涉及面廣、內容多、專業(yè)性強。因此，僅靠檔案人員有難度，需要各級領導和相關部門的支持和通力協(xié)作。為此，各級領導要把電子檔案工作同其它工作一起抓，將電子檔案歸檔工作納入領導工作日程，納入工程計劃管理，幫助協(xié)調好檔案人員與有關部門的關系。

2．做好宣傳教育工作，增強全員檔案意識。為了更好地把電子文件的歸檔工作落到實處，檔案部門應認真貫徹《科學技術檔案工作條例》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關規(guī)定，會同有關部門積極開展檔案法規(guī)和安全保密條例知識的普及教育工作，使每個專業(yè)人員都能明確其在電子檔案歸檔工作中所應承擔的責任和義務，進而形成人人懂檔案、人人管檔案的局面，讓更多的人配合我們搞好電子檔案的歸檔工作。

3．加強崗位培訓教育，提高檔案人員的業(yè)務素質。通過培訓，不但要學習檔案專業(yè)知識，還要學習其他現(xiàn)代科學知識，使檔案人員成為復合型的檔案工作者。通過組織學習《檔案法》，增強全體檔案人員的法制觀念，依法治檔，是今后做好電子檔案管理工作，促進檔案事業(yè)全面發(fā)展的重要依據。

第4篇：電子檔案制度范文

關鍵詞：電子教學檔案；檔案管理；優(yōu)勢分析；問題分析；優(yōu)化措施

中圖分類號：G640 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）33-0317-02

大學檔案按類別可簡單地分為：黨檔案，行政工作檔案、教學檔案、學生檔案、研究檔案、基建檔案、財務記錄、學校的歷史檔案，人事檔案等。電子記錄是指應用現(xiàn)代信息技術和計算機網絡技術，檔案管理人員在使用電腦的基礎上，組織和存儲在磁盤、硬盤、磁性載體材料等上的文件。2008年9月1日頒布的“檔案工作管理辦法”（簡稱27號令）規(guī)定，重要文件損壞、褪色，應及時修復文件并數字化，加工成電子記錄保存[1]。隨著高校招生規(guī)模不斷擴大，無論是學生還是工作人員數量都在急劇增長，這毫無疑問地給高校電子教學檔案管理形成了一個巨大的挑戰(zhàn)。

一、電子教學檔案管理的優(yōu)勢分析

（一）信息處理能力大大提升

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，教學檔案管理工作無論是量度還是難度都大大提升，然而傳統(tǒng)的教學檔案管理方法不僅費時費力，而且容易出現(xiàn)紕漏，顯然無法滿足現(xiàn)今的管理需求。借助現(xiàn)代信息技術和網絡技術，電子教學檔案不僅有強大的信息儲存功能，而且具有快速的信息轉換功能，大大提高了工作效率。除此之外，電子教學檔案還可將文字、聲音、影像等內容集成保存，這就增加了檔案的可讀性、可視性、可靠性，豐富了檔案的內容。

（二）信息共享能力大大提升

傳統(tǒng)的教學檔案主要以紙質文檔為主要形式得以保存，這種保存形式不利于遠距離的傳閱，并且容易在傳閱途中遺失或破損，這就大大降低了教學檔案的利用效率。而電子教學檔案可以十分便利地交流與共享，單單傳閱這一項就可以節(jié)省很多運輸成本，大大提高了經濟效率。此外，電子教學檔案還大大節(jié)省了工作人員對檔案進行歸類、排序、搜索等工作量度，在現(xiàn)在信息技術的輔助下，簡單的文字搜索就可以找到自己想要的相關資料。

（三）存儲更加便利

傳統(tǒng)的紙質教學檔案的保存對環(huán)境有一定的條件要求，只有適宜的溫度、濕度以及微生物環(huán)境紙質檔案才有長期保存的可能性。因此在傳統(tǒng)的教學檔案管理過程中需要花費大量的人力物力確保保存環(huán)境的適宜性，防潮防蟲防老化更是不可或缺的工作。此外，紙質教學檔案需要消耗大量的紙張，這在一定程度上也對環(huán)境造成了破壞。然而電子教學檔案可以很好地解決上述問題，電子教學檔案可以大存量地儲存于硬盤、U盤等一系列現(xiàn)代儲存器中。現(xiàn)代存儲器不僅體積小容易保管而且儲存安全性、容量性都是傳統(tǒng)管理方式不可相比的。

二、高校電子教學檔案管理問題分析

（一）缺失規(guī)范的、有效的電子教學檔案管理規(guī)章制度

大多數電子教學檔案的保存分散在各二級學院，由于種種原因導致多數高校電子教學檔案管理者不熟悉中國《檔案法》，《檔案管理條例》和其他有關法律法規(guī)，無論是在工作過程中，還是在自己工作的思維意識中，都沒有嚴格按照有關法律法規(guī)，開展檔案管理工作[2]。由于規(guī)章制度的缺失，導致一些電子教學檔案處于“被忽略”狀態(tài)，多數電子教學檔案“被忽略”在了管理范圍之外。

（二）電子教學檔案管理意識不強，重視程度不夠

由于相關規(guī)章制度的缺失，導致相關管理人員對電子教學檔案的重要性認識不夠。對電子教學檔案管理工作的不重視，造成了人力、物力、財力都難以滿足電子教學檔案管理工作所需的必要條件。高校又因其獨特的性質（學生和教職工人數眾多、學生和教職工來自全國各區(qū)域、且變動頻繁），每年都有成千上萬的檔案需要變動，維護、更改、保存、遷動等相關流程造成檔案管理工作量十分龐大。將傳統(tǒng)的紙質文檔轉變成電子檔案無疑也加重了工作人員的工作負擔。

（三）電子教學檔案管理過程缺乏系統(tǒng)規(guī)范性

根據《檔案法》和《大學檔案管理辦法》，高校電子教學檔案管理的任務主要集中在收集、整理、鑒定、保護、統(tǒng)計、編制等六個方面，通過這六個環(huán)節(jié)提高教學檔案的研究和利用水平，這是一種固有的運營嚴格的法律制度。由于提出的模糊歸檔范圍，導致一些高價值的基層教學單位、教師未能及時提交歸檔，慘痛地損失一些高價值檔案；一些價值不高的教學，又被不經選擇地留存了下來，減少了檔案使用中的價值。由于檔案的保管不當，造成了一些歷史檔案的破損、字跡模糊等現(xiàn)象。由于檔案的研編能力有限，導致檔案利用價值不高。由于檔案利用制度的不完善，造成檔案的遺失、破損等一系列損害流失現(xiàn)象。

三、高校電子檔案管理優(yōu)化措施

（一）開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理信息化水平

利用計算機網絡進行檔案管理的系統(tǒng)，我們稱之為電子檔案管理系統(tǒng)，各高校應根據自身電子檔案管理情況，設計制作一套與之情況相適應的電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)（輸入設備、輸出設備、儲存設備、網絡服務器和計算機）和軟件系統(tǒng)（管理端軟件和查詢端軟件）兩部分，高校應結合自身情況以此為基礎設計自己的電子檔案管理系統(tǒng)[3]。在開發(fā)了電子檔案管理系統(tǒng)之后，高校還應加快電子檔案管理信息化建設，制定檔案管理信息化總體規(guī)劃和標準，以確保用戶簡捷、快捷地獲取所需的檔案信息。通過對電子教學檔案立卷、歸檔、訪問等方面設置相應的命令來實現(xiàn)電子記錄存儲、管理和使用，以不斷提高管理電子教學檔案的信息化水平。

（二）加強領導，完善制度，健全機制

由于電子教學檔案主要保存于各二級學院，這就要求各學院領導必須重視電子教學檔案的管理工作，采取措施加大相關管理與監(jiān)督力度。完善有效的管理制度是做好電子教學檔案管理工作的基礎，是做好電子教學檔案管理工作的必要條件。因此需從收集整理、歸檔保管等各方面入手，制定相應的電子教學檔案管理制度。電子教學檔案的管理工作主要集中在各二級學院，因此應當建立以校檔案室、學院（職能部門）為主體的二級管理結構。學校檔案室以業(yè)務指導為主，做好學院（職能部門）專、兼職檔案員業(yè)務指導工作，提高專、兼職檔案人員的業(yè)務能力和工作責任感[4]。

（三）提高管理人員專業(yè)技能，重視管理人員隊伍建設

隨著科技的進步，信息時代的到來，以及電子檔案管理使用計算機的文件管理需求，這就需要相關管理人員必須具備必要的專業(yè)知識和相關的素質。無論從技術性角度還是從專業(yè)性角度，電子教學檔案管理都是一項極為復雜的工作。這就要求相關管理人員必須通過不斷的學習相關知識來提升自己的專業(yè)技能，以完成電子教學檔案管理工作。當然學校層面也可以通過一系列培訓、檢查、評比活動來促使檔案管理工作的提高。電子教學檔案管理可以說是一項極其復雜的系統(tǒng)工程，它不僅僅只是管理還包括電子教學檔案的形成、積累、貯存、和開發(fā)利用。要做好這項工作，我們必須專注于管理人員隊伍建設，提高他們的業(yè)務技能和綜合素質，組織其學習檔案管理系統(tǒng)知識和基本的電腦操作，要求他們掌握熟練的運用技術，靈活運用文件管理系統(tǒng)軟件。

（四）增加經費投入，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

電子教學檔案的管理需要配備相應的計算機和電子設備，目前多數高校由于對電子教學檔案管理的重視度不夠，此方面的預算投入不足，造成許多教學檔案資料不能及時電子化，甚至有些教學檔案被忽略在了電子化之外，不能及時形成網絡檔案，降低了教學檔案的利用率。就此學校方面應該投入足夠的預算資金，實現(xiàn)信息化管理和辦公自動化，充分發(fā)揮電子教學檔案的便捷優(yōu)勢，實現(xiàn)教學檔案共享機制；充分利用快捷的計算機網絡，保管好教學檔案，防止教學檔案的不必要流失；充分管理利用好教學檔案，服務于高校教育科研事業(yè)。

（五）加強信息化管理，提高檔案的利用率

電子教學檔案較之傳統(tǒng)教學檔案而言，有便捷、精準、全面、共享等方面的優(yōu)勢。因此加強電子教學檔案信息化管理，有助于提高教學檔案的利用率。加強電子教學檔案信息化管理，我們可以嘗試從以下幾個方面入手：第一，設計制作計算機檔案管理軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息網絡化；第二，建立電子教學檔案目錄數據庫，利用數據庫分類技術把電子教學檔案的目錄數字化；第三，將教師的教學資料通過檔案管理原理和現(xiàn)代信息數字技術的結合，放到網絡教學平臺，以便教學檔案的資源共享，以推動教師之間的相互學習，提高高校的教學水平，與此同時也減輕了教師們和檔案管理工作人員的工作負擔，也提高了工作效率。

（六）提高安全管理意識，保證文檔真實性

電子教學檔案有便捷、精準、全面、共享等方面的優(yōu)點，同時它也存在錯誤刪除無法恢復、磁盤硬盤損壞、易被竊取拷貝、數據中毒等缺點。針對這些缺點我們應加強安全管理意識，建立一套安全防范機制，以確保電子教學檔案的安全性和準確性。首先，防火墻的安裝、門戶訪問的設置、定期殺毒、病毒庫的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，認真學習電子檔案相關安全保密制度并嚴格遵守，平衡公開與保密兩者之間的尺度。利用密碼保護、身份認證、權限控制等手段防止非公開檔案的安全隱患；最后，檔案管理人員應養(yǎng)成文檔備份的習慣，同時數據信息管理部門也應做好數據庫備份工作，防止因計算機故障、病毒入侵等意外事故造成電子教學檔案意外損壞與丟失[1]。

四、結語

電子教學檔案與傳統(tǒng)教學檔案相比存在明顯的優(yōu)勢，教學檔案管理人員應當在日常管理工作中，有意識地發(fā)揮電子教學檔案的優(yōu)勢，注意培養(yǎng)“電子教學檔案”管理意識，嚴格遵守電子教學檔案管理的相關規(guī)定。但目前我國高校的電子教學檔案管理制度還不是很完善，還存在著一些問題，因此我們政府應當依據目前所存在的這些問題，制定相關法律法規(guī)及其相關政策，使電子教學檔案的管理更加制度化、規(guī)范化。

參考文獻：

[1]趙俊.高校電子檔案管理現(xiàn)狀及問題芻議[J].長春理工大學學報，2013，（1）：6-7.

[2]呂潔.淺談高校教學檔案電子信息化管理[J].卷宗，2012，（4）：113.

第5篇：電子檔案制度范文

一、電子檔案管理面臨的主要風險

1、技術風險。由于電子檔案對計算機系統(tǒng)具有極強的依賴性，所以當計算機系統(tǒng)存在問題時，將可能導致一系列嚴重后果，如軟硬件等基礎設施不能滿足電子檔案工作的需要或達不到預期的使用目的；載體穩(wěn)定性差、物理壽命短、容易損壞；與本單位其他軟件不兼容，影響檔案工作效率；所選擇的技術方案落后，容易被淘汰；系統(tǒng)有缺陷，給病毒、蠕蟲、木馬等惡意程序的傳播和入侵提供機會；在文件傳輸時出現(xiàn)錯碼、亂碼、無法識別等現(xiàn)象。這些都會給電子檔案的交換、共享、長期保存帶來難度。

2、自然環(huán)境風險。產生這一風險的主要因素有三：一是保管場所因素，包括溫度、濕度、光線、電磁場等，不適宜的保管條件會導致電子檔案質量缺損，如高溫、高濕會縮短信息載體的壽命，強磁場則可能導致磁帶消磁等；二是自然災害，如地震、洪水、冰雹等不可抵抗的自然環(huán)境災難；自然災害帶有一定的地域特征，如雷電多發(fā)區(qū)可能發(fā)生雷電擊毀電腦芯片的現(xiàn)象；三是不可抵抗的人為災難，如恐怖襲擊、縱火等。上述情況給電子檔案帶來的損失往往是毀滅性的。

3、管理風險。電子檔案管理是一種新的檔案形式，目前，電子檔案的管理還有許多不盡如人意的地方，如資金投入不足、機構領導不重視、人員配備不到位、沒有明確主管部門、沿用或照搬紙質檔案的管理方法、缺乏科學適用的管理制度化管理標準等，這些因素加大了電子檔案管理的風險程度。

4、數據存儲風險。即由于數據存取不當對電子檔案的真實性、完整性所造成的風險，這一風險基本上來源于本單位內部。主要表現(xiàn)為：一是電子檔案形成過程中數據采集不準確或有缺損；二是數據存取權限未加密或加密方法簡單；三是檔案管理人員自身業(yè)務素質不高或風險意識不強等原因所引起的操作失誤；四是未經授權的人員擅自進入電子檔案系統(tǒng)的數據庫篡改、增刪、復制或使用數據；五是數據備份不及時。

二、加強電子檔案風險管理的對策

1、保證電子檔案載體的安全。要根據不同的載體介質，建立一個適合與電磁介質、電光介質的保存環(huán)境，做到恒溫恒濕、避光、防塵、防蟲、防磁場、防機械磨損等。此外，還要避免某些人為的使用不當而造成載體的損壞。

2、確保電子檔案的穩(wěn)定性和安全性。由于電子檔案是通過計算機網絡來提供利用的，所以要加強網絡的安全管理，建立強大有效地防火墻系統(tǒng)，嚴防因黑客與計算機病毒的入侵而造成電子檔案的失真和損壞。

3、確保電子檔案管理的保密性。電子檔案利用涉及的人群較多，有檔案載體的保管人員、網絡系統(tǒng)的管理人員、數據維護操作人員等，因其工作職責不同，對電子檔案的使用權限也應有所不同，因此，要根據電子檔案的密級確定利用范圍，并進行不同的加密處理，所用密碼要定期更換，對所利用的電子檔案要進行全程監(jiān)控并自動記錄，防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。

4、確保支持電子檔案形成與利用的計算機軟硬件設備的準確對應存放。不同的軟硬件環(huán)境形成的電子檔案有時難以互換，這就要求我們不但要保存當時的系統(tǒng)軟件，還要保存相關的計算機或采用其他方法和技術加以轉換，以確保電子檔案在任意系統(tǒng)環(huán)境下都能讀取和利用。

三、建立現(xiàn)代企業(yè)電子檔案管理運行機制的思考

1、建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度既是一種檔案管理制度，又是一種管理思想與方式的體現(xiàn)。它不是指一種固定的管理模式，而是指與現(xiàn)代企業(yè)相適應的、個性化的檔案管理模式的總稱。管理科學要求企業(yè)檔案部門要按檔案形成規(guī)律建立一套符合本企業(yè)需要和企業(yè)檔案工作一般規(guī)律的檔案管理制度，其含義一是指具體檔案管理規(guī)章制度；二是指檔案工作管理制度，在企業(yè)內部自上而下建立一套檔案管理責任保障體系和管理網絡，把本企業(yè)檔案工作有效組織起來；三是指企業(yè)內部檔案工作管理體制，各企業(yè)在確立檔案工作管理機制時要符合本企業(yè)的實際。

第6篇：電子檔案制度范文

關鍵詞： 電子檔案 保障技術 保管技術 修復技術 傳輸技術

當今世界正走向信息社會，面對飛速發(fā)展的網絡，面對日新月異的電子計算機技術，檔案工作急需解決的問題是如何迎接電子文件帶來的挑戰(zhàn)，如何保護電子檔案的真實完整，如何有效地保存二十一世紀的社會記憶。

電子檔案同紙質檔案相比較，其物質形式發(fā)生了很大變化，多種不安全因素干擾并威脅著電子檔案信息的安全，在電子檔案利用的過程中，由于電子檔案對計算機軟件設備具有很強的依賴性、非直讀性和易改性等特點，紙質檔案的保護技術已不能適應電子檔案的保護要求，探索、研討電子檔案的保護技術已迫在眉睫。

1.電子文件的保障技術

在電子文件的形成、處理、歸檔，乃至電子文件轉為電子檔案后的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都可能被更改、丟失，因此，我們必須建立一整套科學、合理、嚴密的管理制度，完善信息安全保護技術措施，以確保電子檔案的原始性、真實性。

1.1加強對電子文件制作和管理人員的管理

要不斷增強電子文件管理人員的責任心，使其具有忠于職守的責任認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。要保證電子文件在制作階段的真實性，就必須明確職責范圍，特別是在合作制作的電子文件或大型輔助設計項目中，每個參與人員分工范圍要明確，職責要分明，避免制作人員的相互推諉。不相關人員因工作需要借閱時，可允許用只讀式的載體調閱，以防由于誤操作或有意增刪等造成電子文件的失真。

1.2健全電子文件全過程管理的制度

從電子文件的形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經過很多環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)職責不清、制度不明、管理不嚴，都可能造成對電子文件的原始性、真實性的危害。因此，建立健全電子文件全過程管理制度，從電子文件的收集、整理、歸檔到電子檔案的保管利用，各個環(huán)節(jié)都要有明確的要求，嚴格落實規(guī)章制度，使工作人員有章可循，各司其責，確保電子文件的原始性。

1.3建立電子文件的記錄系統(tǒng)

電子文件管理系統(tǒng)應具有實時記錄功能，隨時將需要保存的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可成為證實電子文件真實可靠的有效依據。對于從收集、積累階段就在網絡系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網絡系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關信息；對于以存儲載體方式進行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。

2.電子檔案的保管技術

電子檔案的保管與紙質檔案的保管有很大差異，對環(huán)境要求也較高，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中規(guī)定：歸檔光盤不得擦洗、劃刻、觸摸盤片處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰土和污垢；避免陽光直射；環(huán)境溫度為14―24℃，相對溫度45%―60%；遠離熱源，酸、堿等有害氣體和強磁場，保持良好的保存環(huán)境。這樣，不僅可以延緩載體自身的老化，而且可以減慢載體上所存儲信息的自然衰減。在給電子檔案提供良好的保管環(huán)境的同時，我們還要注意檢測和維護工作。

《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中規(guī)定：電子檔案應每五年進行一次有效性、安全性檢查，如發(fā)現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問題，應及時拷貝；如軟、硬平臺發(fā)生改變，則應及時轉換；還要注意電子檔案載體的轉換，舊載體不為新的軟、硬件所兼容，應將檔案信息轉錄到新的電子檔案載體上，使電子檔案能夠長期地處于可理解、可準確提供利用狀態(tài)。

3.電子檔案信息修復技術

電子檔案在保管和利用過程中，不適宜的保管環(huán)境會使盤片變形、長霉；光盤在讀取利用的過程中高速旋轉，易被劃傷；不正確的觸摸方式會污染損傷盤片，從而影響電子檔案信息的安全有效，這就需要對破損的載體進行修復。光盤的修復較軟、硬盤而言更為容易。光盤修復機能夠修復光盤的劃傷、污染、長霉等破損現(xiàn)象，修復效果較好，是修復光盤的理想工具。對于變形的光盤，可用軟布將光盤包好，水平夾在兩塊厚重物之間（截面必須平滑），進行矯正。

4.電子檔案利用傳輸保護技術

電子檔案提供利用的基本原則是：一方面要方便查閱利用，另一方面要保證信息安全。在電子檔案利用傳輸過程中，我們應采取以下保護技術：

4.1多做備份

電子檔案應制作三套，一套封存、一套提供利用、一套異地保存。其中提供利用的一套應為只讀文件。

4.2加密

對需要控制使用的電子文件用密碼技術、用戶身份證進行加密管理，確保電子檔案信息的安全。

4.3呵護光盤

采取相應的措施，保證提供利用時光盤不受損害。提供利用時要規(guī)定嚴格的查閱程序，不得超越權限利用，不可隨意復制和傳播電子檔案等。

參考文獻：

第7篇：電子檔案制度范文

【關鍵詞】高校；電子檔案；管理機制

1.影響高校電子檔案管理的因素

1.1信息技術因素

影響高校電子檔案很容易的因素較為多樣，技術因素是促進電子檔案普及的主要因素。隨著電子信息技術的快速發(fā)展，大數據技術在高校的廣泛普及，高校電子檔案管理得到了快速發(fā)展，電子檔案技術日益取代傳統(tǒng)的檔案管理方式?，F(xiàn)代電子信息技術使得電子檔案的存儲與管理向著快速、便捷、高密度和安全的方向發(fā)展，電子檔案可以用于提高高校各項工作效率，電子檔案利用的局限性日益消除，有助于實現(xiàn)高校信息共享。雖然電子信息技術還有不足之處，基于互聯(lián)網環(huán)境的電子信息檔案容易被改動，存在著數據易丟失的風險，但是其發(fā)展空間廣闊，保存檔案的時間更長，可以存儲的數據類型日益廣泛而且存儲容量更大。

1.2保密性因素

保密性因素是推動高校電子檔案管理發(fā)展的重要原因。已往的高校檔案管理違背了檔案信息公開和透明原則，高校檔案嚴密的封存在檔案存儲機構，使得學生很難充分的利用檔案信息，高校管理人員也沒能把已有的檔案信息用于高校建設當中，檔案管理沒能發(fā)揮出應有的作用。在網絡技術快速普及的當下，高校日漸認識到檔案信息資源的重要作用，更注重檔案的社會服務效益，在經濟發(fā)展中檔案具有舉足輕重的作用。隨著高校檔案管理技術的升級，專業(yè)的檔案保護加密系統(tǒng)的發(fā)展，使得高校電子檔案的應用安全性更高，直接的促進了電子檔案的普及，實現(xiàn)了在安全環(huán)境下進行電子檔案信息傳遞、共享與應用需要。一些高校對電子檔案使用持謹慎態(tài)度，沒能實現(xiàn)檔案的全公開化，強調在設置使用權限的基礎上使用檔案，檔案電子化的道路較為漫長。

1.3法制性因素

保證高校電子檔案的安全，促進電子檔案的有序發(fā)展，發(fā)揮電子檔案在高校建設中的作用，還要加強電子檔案法規(guī)的普及。目前高校對電子檔案的應用出臺了一系列的制度，強調在規(guī)范化、標準化和程序化原則下使用電子檔案。隨著高校電子檔案管理機制的日漸完善和有效改變，高校電子檔案管理的發(fā)展速度較快，制度化的方式為高校電子檔案的管理建立了良好的環(huán)境。高校電子檔案管理在制度規(guī)范的影響下得到快速發(fā)展，電子檔案的編輯模式已經從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，制度法規(guī)有效的彌補了電子檔案應用時的漏洞，對于促進檔案事業(yè)的高速發(fā)展提供保障。

2.高校電子檔案管理的主要問題

2.1缺乏專業(yè)技術人員

目前高校電子檔案管理還缺乏專業(yè)技術人員，現(xiàn)有的專業(yè)電子檔案管理人員主要集中在校級檔案管理部門，各院系和各部門還缺乏專業(yè)的電子檔案管理人員，學生電子檔案數據信息的開發(fā)質量較低，高?；鶎硬块T還未能配備專職的電子檔案管理人員。從事電子檔案管理人員的專業(yè)素質較低，一些檔案管理人員不掌握信息化的檔案管理運行方式，傳統(tǒng)的檔案管理方法影響了信息技術作用的發(fā)揮。高校未能加強檔案管理人員的培訓工作，不能在大數據技術背景下提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，因此影響了電了檔案技術的普及，制約了電子檔案的快速發(fā)展。

2.2缺少科學宣傳機制

高校電子檔案管理應當建立綜合性的宣傳機制，強調建立完善的檔案管理宣傳體系。有些高校缺乏科學的電子檔案宣傳方法，沒能建立綜合性的宣傳體系，檔案管理工作沒能得到學生的廣泛配合。不少高校的電子檔案管理系統(tǒng)還集中于服務教師，沒能開辟充分的服務學生模塊，沒能給學生參與個性化檔案的建設空間。檔案資源沒能服務于學生的學習、科研和就業(yè)。

2.3技術設備更新不足

檔案管理電子化發(fā)展依賴專業(yè)的檔案管理技術，要求開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，能夠針對性的發(fā)揮電子檔案的傳遞共享價值。高校雖然建立了電子檔案管理系統(tǒng)，但是檔案管理技術的更新不足。不少有較高價值的紙制檔案未能電子化，電子檔案掃描設備普及不足。一系列電子檔案的共享性不足，檔案資源的分散存儲模式導致電子檔案信息孤島現(xiàn)象的存在。高校電子檔案的網絡空間運行風險較大，還要在共享的理念下著力優(yōu)化檔案安全管理體系，加強電子檔案管理的軟硬件配置。

3.高校電子檔案管理的改進措施

3.1建立規(guī)范化管理制度

大力普及高校電子檔案管理工作機制，還要建立高校檔案的大數據系統(tǒng)。首先，應當成立專職的電子檔案管理部門，建立電子檔案的運轉機制，明確各部門在電子檔案管理中的工作職責。其次，基于統(tǒng)一的管理制度與專來的電子檔案管理系統(tǒng)建立檔案管理平臺，在統(tǒng)一的平臺下實現(xiàn)電子檔案數據的有效收集與分享。第三，基于大數據背景創(chuàng)新電子檔案的發(fā)展模式，創(chuàng)新電子檔案的發(fā)展方法，構建綜合性的檔案管理體系。

3.2提高檔案管理人員素質

高校電子檔案管理工作高質量的發(fā)展還要提高電子檔案管理人員的專業(yè)素質。首先，應當引進專業(yè)的檔案管理人才，全面加強檔案管理人員的優(yōu)化配置，充實各部門的檔案管理能力。其次，組建科學的檔案管理培訓體系，加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓，針對性的充足的提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平。第三，對檔案管理人員進行技術考核，建立電子檔案管理人員獎懲機制，強化電子檔案管理人員的自主提升意識。

第8篇：電子檔案制度范文

關鍵詞：電子檔案 醫(yī)院管理 應用

中圖分類號：G270.7

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）04-277-01

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄。隨著信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術及醫(yī)療相關信息技術也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往傳統(tǒng)的文書檔案發(fā)展為多層次、多形式的檔案模式，電子文檔在醫(yī)院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現(xiàn)代化建設，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務。提高醫(yī)院電子檔案管理的質量，推進電子檔案管理的建設。

一、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

1.電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。

2.電子檔案的開發(fā)利用。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。（1）開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標是將各科室管理的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理所在科室建立數據庫，數據直接上機存取，既節(jié)約了經費，又方便了各科室互訪數據。（2）硬件要求。各科室檔案的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。（3）數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。（4）應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。（5）數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數據資源的破壞，應用系統(tǒng)必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。（6）數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統(tǒng)的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案?；ヂ?lián)網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接各科室到檔案電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發(fā)利用應充分發(fā)揮計算機信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進行分析、統(tǒng)計，找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

二、建立完善的醫(yī)院檔案管理網絡

1.醫(yī)院檔案管理信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創(chuàng)造契機。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網絡是醫(yī)院檔案管理的重要保證。通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責、線條及要求。這種管理模式有利于統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管；有利于組織監(jiān)督各部門的檔案管理工作。醫(yī)院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室組成，信息科負責醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。兩個部門職責明確，互相配合，共同協(xié)作。

2.制定電子檔案管理制度。要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設是重要環(huán)節(jié)。根據電子檔案管理規(guī)范，結合醫(yī)院實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案管理制度時應注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合醫(yī)院工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確以及電子文件的動態(tài)管理問題?？砂央娮訖n案管理制度納入醫(yī)院的崗位責任制和考核辦法中，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進行管理。

三、加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理

1.軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。

2.硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

隨著科學技術及信息技術不斷地發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進，緊跟時代步伐。檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻。

參考文獻：

1.夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].新西部（下半月），2009（8）

2.趙晏.淺談加強電子檔案管理[J].商業(yè)文化（學術版），2009（12）

第9篇：電子檔案制度范文

新型農村合作醫(yī)療的檔案管理是一項長期而艱巨的任務，目前根據相關調查顯示，在農村合作醫(yī)療檔案管理的過程中存在管理人員對工作不認真，沒有認識到有效管理檔案對農村合作醫(yī)療工作的重要性，而且檔案管理人員自身的專業(yè)素質和水平以及理論文化水平都存在著差異，因此要加強新型農村合作醫(yī)療檔案管理隊伍的建設，提高管理隊伍的專業(yè)水平和管理水平，科學有效的進行培訓相關的電子管理檔案的技術和手段，提高管理隊伍的管理能力和水平。另外還可以聘請專家或專業(yè)的培訓課程，吸收外部有利資源，促進管理隊伍整體素質和能力的提高。

二、加強新型農村合作醫(yī)療電子檔案的規(guī)范管理

隨著經濟和科技的不斷發(fā)展，信息技術水平也在不斷的提高，電子信息技術為我國新型農村合作醫(yī)療的檔案管理提供了更加科學便捷的管理方式，也適應了新農村合作醫(yī)療工作發(fā)展的需要，那么在充分利用電子信息技術管理的過程中包括以下幾個方面：首先，利用電子信息技術管理檔案明確檔案管理的職責，促進電子檔案管理的規(guī)范化和標準化。其次，利用電子管理的技術手段適應新的形勢，對檔案管理按類別進行劃分，保存電子版檔案，這樣不僅方便查找信息，更加節(jié)省人工處理的時間，不斷加快推進新型農村合作醫(yī)療檔案管理的電子信息化建設。

三、改變傳統(tǒng)管理觀念，提高電子檔案的開發(fā)和利用率

為了更好的管理新型農村合作醫(yī)療的檔案，就要徹底改變傳統(tǒng)的管理觀念，農村合作醫(yī)療的檔案管理的目的主要是為了更好地開發(fā)和利用，而不僅是停留在整理和保存的環(huán)節(jié)上，檔案對于農村合作醫(yī)療工作的發(fā)展有著重要的意義，有效的電子檔案管理有利于新型農村合作醫(yī)療檔案信息的統(tǒng)計、分類、查找、總結等各項工作的順利進行。傳統(tǒng)的人工收集和整理，一方面浪費了大量的時間，另一方面在查閱資料上也帶來了諸多不便，不利于提高新型農村合作醫(yī)療檔案管理工作的效率，改變傳統(tǒng)的收集和管理檔案的手段和觀念，充分利用電子信息技術，整理和開發(fā)檔案信息資源，大力開拓新型農村合作醫(yī)療檔案利用的新途徑，不斷地吸取外部資源和優(yōu)勢，根據具體的實際情況進行科學整合，促進新型農村合作醫(yī)療檔案管理的改革和創(chuàng)新，新型農村合作醫(yī)療工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，更好的促進新型農村合作醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和前進。

四、完善新型農村合作醫(yī)療電子檔案管理的制度

新型農村合作醫(yī)療事業(yè)與千家萬戶有著不可割舍的重要關系，尤其是在檔案管理工作上，想要更好的發(fā)展新型農村合作醫(yī)療事業(yè)，那么在利用電子信息技術管理檔案的過程中，迫切需要完善的電子檔案管理制度，有了制度作保障，那么接下來的檔案管理工作就會容易很多。完善檔案管理制度是新型農村合作醫(yī)療工作中的一項重要組成部分，所以我們要對其重視起來，對電子檔案管理的權責和管理的程序進行規(guī)范化，并且對其有明確的規(guī)定，從而使整個新型農村合作醫(yī)療電子檔案管理的過程形成一個有效的整體，在充分利用先進電子信息技術手段與完善的制度相結合的基礎之上，有利于新型農村合作醫(yī)療事業(yè)的進一步發(fā)展。

五、加大電子檔案管理的基礎設備投入

當前我國科學技術水平不斷地提高，促進了新型農村合作醫(yī)療電子檔案管理的更好更快的發(fā)展，但是根據相關調查顯示，我國農村合作醫(yī)療的檔案雖然采用的是電子信息技術的管理方式，但是在基礎設備上還急需要加大投入，電子信息技術管理檔案的方式是需要一定的基礎設備的，例如，電腦、打印機等，那么為了使新型農村合作醫(yī)療電子檔案的管理更加有效，那么我們要健全和完善電子信息技術的基礎設施，這樣才能有效的提高電子檔案管理效率，為電子檔案管理提供一個良好的基礎設施環(huán)境，更好的促進電子檔案管理的發(fā)展和進步。

六、小結