電子文件論文精選(九篇)

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第1篇：電子文件論文范文

一、電子文件原始性的認(rèn)定

對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候?qū)⑵漭敵?。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機(jī)存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個是“原件”，哪個是“復(fù)制件”。

（三）、電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r。因此，長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。

（四）、電子文件不再具有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。

（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

（六）、目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的這些特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是在當(dāng)時由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為惟一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會各方面對電子文件的需要，我們認(rèn)為建立這樣一個“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護(hù)卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個問題的解決有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。二、確保電子文件原始性的技術(shù)措施

電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。

（一）、加密技術(shù)

電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。在網(wǎng)絡(luò)中的每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，另一個是嚴(yán)格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識別這些加密的電子文件內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對它進(jìn)行篡改，從而保護(hù)電子文件在傳輸過程中的原始性、真實(shí)性。

（二）、簽署技術(shù)

目前在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認(rèn)，計算機(jī)將這種“簽名圖像”接收下來，并確認(rèn)簽名者與電子文件的關(guān)系。在計算機(jī)系統(tǒng)中還可把這種簽名設(shè)置為一種批準(zhǔn)指令，經(jīng)電子計算機(jī)審核簽名有效后方可進(jìn)入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進(jìn)行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開密鑰對發(fā)出的電子文件進(jìn)行加密處理，生成一個“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時還帶走一個可使其生效的公開密鑰。收方用發(fā)方的公開密鑰運(yùn)用特定的計算方法解碼檢驗(yàn)簽名。假如結(jié)果位串與傳輸?shù)囊恢?，那么便有充足的理由相信兩個事實(shí)：一是這份電子文件確實(shí)來自發(fā)方，其內(nèi)容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發(fā)方也必須承認(rèn)這份電子文件確實(shí)是自己發(fā)出，對它的生效應(yīng)負(fù)全部責(zé)任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對該電子文件的權(quán)力和責(zé)任，這種技術(shù)在電子文件管理中具有廣泛的應(yīng)用前景。

（三）、消息認(rèn)證

電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個64比特長的序列及密鑰，發(fā)方運(yùn)用這個序列和密鑰對電子進(jìn)行加密運(yùn)算后得到這份電子文件的“認(rèn)證字”，將電子文件和認(rèn)證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運(yùn)用這個序列和密鑰計算該電子文件的認(rèn)證字，如果計算結(jié)果和他所收到的認(rèn)證字一致，即可認(rèn)定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時是一致的，進(jìn)而證明這份電子文件的原始性、真實(shí)性。

（四）、身份驗(yàn)證

為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個人密碼驗(yàn)證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機(jī)自動將這個通行字與存儲在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問；如果一種驗(yàn)證不合格，該用戶就會被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。

（五）、防火墻

這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡

是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。據(jù)行家預(yù)測，在不遠(yuǎn)的將來，加密軟件標(biāo)記和數(shù)字簽名等認(rèn)證技術(shù)可能會直接做進(jìn)防火墻中。

（六）、防寫措施

目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機(jī)外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。

上述這些技術(shù)對于維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實(shí)性可得到更為可靠的認(rèn)定和更加有效的保護(hù)，從而確保電子文件的憑證作用。

三、確保電子文件原始性的管理措施

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：

（一）、加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理

電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成份，在沒有管理要求的情況下，也會逐漸懈怠甚至可能變壞。加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實(shí)性的重要措施。另外還要進(jìn)行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

（二）、電子文件的制作過程要職責(zé)分明

電子文件的制作人員，應(yīng)對其制作的電子文件的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計項目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來說，不相干人員不能進(jìn)入他人的責(zé)任范圍，工作需要時可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

（三）、建立電子文件全過程管理的制度

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時應(yīng)對電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成極大危害。

電子文件歸檔應(yīng)對存儲載體有嚴(yán)格要求，并且明確保護(hù)措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成危害。為實(shí)現(xiàn)電子檔案長期保存所必須進(jìn)行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強(qiáng)對電子檔案的開發(fā)利用活動的管理。

（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)

紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。

第2篇：電子文件論文范文

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機(jī)與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對電子文悠揚(yáng)的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補(bǔ)。

第3篇：電子文件論文范文

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機(jī)與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對電子文悠揚(yáng)的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補(bǔ)。

第4篇：電子文件論文范文

在對電子文件管理不斷探索的道路上，結(jié)合目前管理所面臨的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設(shè)目標(biāo)，從而為公司打造一個標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的電子文檔管理體系。

2工程電子文件管理體系

2.1電子文件的特點(diǎn)

電子文件在其形式上來講主要是在計算機(jī)中進(jìn)行檢索，并通過系統(tǒng)內(nèi)部的計算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對公司內(nèi)部的一些文件進(jìn)行儲存和保管，從而利用這些信息來為公司未來的發(fā)展提供資源上的幫助。電子文件的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計算機(jī)中的數(shù)字信息，眾所周知，數(shù)字信息具有本身流動性的特點(diǎn)，因此，在保存方面無法進(jìn)行更好的存儲。電子文件就是要對這些數(shù)字信息進(jìn)行整理、儲存，并通過一系列的方法將之自動生成體系的一種管理辦法。

2.2工程圖紙的數(shù)字化管理體系

工程圖紙的數(shù)字化管理體系主要表現(xiàn)在三方面：雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng)、光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)、電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)。第一，雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng)：所謂雙機(jī)系統(tǒng)即是指檔案管理和設(shè)計相結(jié)合的一種小型實(shí)用系統(tǒng)，這種系統(tǒng)根據(jù)其功能和軟件設(shè)計的不同將工作站中的管理過程自動生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎(chǔ)辦公應(yīng)用軟件，并通過這些自帶應(yīng)用軟件進(jìn)行無圖紙設(shè)計，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲的過程。服務(wù)器中不同的系統(tǒng)伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應(yīng)用程序和配置較高的計算機(jī)系統(tǒng)，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準(zhǔn)確性。在某種程度上，這種計算機(jī)多機(jī)系統(tǒng)也是一種局域網(wǎng)系統(tǒng)，在系統(tǒng)應(yīng)用方面，主要適用于較大的設(shè)計單位。通過對客戶機(jī)和服務(wù)器進(jìn)行綜合管理，使圖庫全部集中在服務(wù)器上，以達(dá)到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對電子文件進(jìn)行有效的控制，從而實(shí)現(xiàn)資源上的共享。第二，光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)：即主要是通過利用光盤的鏡像服務(wù)和企業(yè)間的局域網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)對客戶的數(shù)據(jù)庫訪問。其體現(xiàn)在以交換機(jī)為主題，連接WWW服務(wù)器，再通過與多個客戶機(jī)相連接，再通過WWW服務(wù)器與光盤鏡像服務(wù)器相連接的方式，從而實(shí)現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)的整個過程。第三，電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)：利用該管理系統(tǒng)普遍應(yīng)用于以設(shè)計為主題的相關(guān)工程類公司，其系統(tǒng)主要應(yīng)用為局域網(wǎng)。工程項目所形成的文件一定要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式來向各個部門進(jìn)行傳達(dá)，且各個部門所需要的電子文檔和相關(guān)信息都要集中在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上。建立相關(guān)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其主要包括：

（1）歸檔子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)主要用于圖書的標(biāo)準(zhǔn)管理和期刊管理，在工程方面，還進(jìn)行相應(yīng)的入庫管理，訂購管理、電子文檔的借閱管理、統(tǒng)計管理等等。除此之外，想要更好的應(yīng)用該系統(tǒng)，并使系統(tǒng)呈現(xiàn)完美狀態(tài)，則一定要對系統(tǒng)進(jìn)行及時的維護(hù)，從而確保工作的正常運(yùn)行。

（2）查詢檢索子系統(tǒng)：用戶想要讀取電子文檔，則一定要對該系統(tǒng)進(jìn)行檢索，這種查詢檢索子系統(tǒng)，可以有效保證人們可以在第一時間內(nèi)查找出自己想要的文件。該系統(tǒng)主要查詢內(nèi)容包括：圖書、標(biāo)準(zhǔn)、圖紙及相關(guān)的管理信息等等。

（3）圖紙下載審批子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)具有高度的保密性，可以對項目中的工程圖紙進(jìn)行嚴(yán)格的保密，而在借閱圖紙方面必須要經(jīng)過相關(guān)人員的審批才可以得到閱讀權(quán)限。

（4）工作周卡填寫和統(tǒng)計子系統(tǒng)：在看工程項目管理中，從工作程序的數(shù)據(jù)顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分為：項目啟動階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這三個階段的管理，可以有效保證整體系統(tǒng)的完整性和流暢性，從而確保工作的順利完成。

3工程電子文件的保管方式

從項目工程的管理方面來看，對工程中所形成的電子文檔一定要做相應(yīng)的儲存和保管。對于文件的保管方式又分為以下幾種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時，有效利用相應(yīng)的保管方法還可以為未來的工程項目提供借鑒的作用。

3.1輸出紙拷貝

對于紙質(zhì)文件的系統(tǒng)管理而言，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在價格上，紙質(zhì)文件價格低廉，且所需的專業(yè)性技術(shù)不多。缺點(diǎn)則表現(xiàn)在有些電子文件無法利用普通的打印方法將其打印出來，從而造成文件的關(guān)鍵性缺失，相應(yīng)的也在一定程度上破壞了文件原有的完整性。對整個工程而言，在需要時無法提供文件支持，則會對整個工程造成不可預(yù)計的風(fēng)險。

3.2脫機(jī)保存電子文件的拷貝

對電子文件進(jìn)行保管時，可以通過脫機(jī)保存的方式有效將電子文檔進(jìn)行拷貝，從而減少系統(tǒng)文件的流失。例如：磁盤備份、軟盤保存等方法。這種保存?zhèn)浞莘椒?，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)打印方式相比，其具有完整性和便利性等優(yōu)點(diǎn)。通過完整保存的方式，來確保電子文件的有效存儲。

3.3利用雙重備份方式管理電子文檔

在對工程文件進(jìn)行保存時，可以通過電子文檔與紙質(zhì)保存雙重方法進(jìn)行備份，并進(jìn)行歸類整理，利用兩種不同的介質(zhì)，保存兩套內(nèi)容完全相同的檔案。利用這種雙重保險的方式，可以保證電子文檔的有效性，通過紙質(zhì)文檔對電子文檔的監(jiān)護(hù)作用，從而達(dá)到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式相比，其更具準(zhǔn)確性，與此同時，在保存后還可以對其進(jìn)行快速提檔，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的幫助下，通過檢索、傳輸?shù)确绞?，來有效保證工程的順利進(jìn)行。

3.4利用電子方式對電子文檔進(jìn)行保存

利用這種儲存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統(tǒng)當(dāng)中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將電子文檔拷貝到磁盤上，在二次利用時可以及時將其在計算機(jī)中讀取，還可以節(jié)省檢索信息的時間，并保存了文件的完整性。目前，我國對這種保存文件的方式應(yīng)用程度還很低，其主要原因在于，利用這種方式對文檔進(jìn)行管理，需要大量的人力物力，需要及時的對磁盤進(jìn)行維護(hù)修理，以保證資料的完整，但在技術(shù)程度上，我國還處于發(fā)展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無法逃離傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存法。

4工程電子文件的鑒定及歸檔

4.1電子文件的鑒定

在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對所形成的電子文檔進(jìn)行分類保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定要對檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，以保證在存儲前，文件的準(zhǔn)確性。關(guān)于參與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術(shù)人員，該類人員對工程項目具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，可以有效對文件進(jìn)行審查。計算機(jī)技術(shù)人員應(yīng)對文件的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行識別，并在信息采集過程中提出審查修改意見。對于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性。

4.2工程電子文件的歸檔

電子文件經(jīng)過審核處理后，要對其進(jìn)行歸檔整理，其主要?dú)w檔要求主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（1）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的移交：公司內(nèi)部需要建立局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)，公司可以將電子文件通過集合的方式同時轉(zhuǎn)發(fā)送給公司的各個部門，從而實(shí)現(xiàn)檔案的移交過程。各部門在接收電子檔案之后，要對文件信息進(jìn)行審查，并對處理后的信息進(jìn)行歸檔、保存。

（2）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)移交的具體要求第一，對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行管理時，要學(xué)會借助相關(guān)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，從而完成電子文件的網(wǎng)絡(luò)傳遞。第二，各部門就要通過計算機(jī)系統(tǒng)對檔案進(jìn)行分類歸檔，其主要方法則表現(xiàn)在選擇電子信息解集點(diǎn)上，通過這種方法，可以有效保證電子信息在歸檔后的準(zhǔn)確性。同時，也為二次提檔打好基礎(chǔ)。第三，各部門在整理、處理好公司所發(fā)來的數(shù)據(jù)文件之后，需要對其進(jìn)行集中處理，再通過匯總的方法，與其他部門進(jìn)行共享。

（3）各部門要對所形成的電子文件進(jìn)行制定管理，其主要表現(xiàn)在：對電子文件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理；嚴(yán)格遵守電子文件的歸檔過程；在對某一項目進(jìn)行歸檔整理時，一定要將項目管理理念融入其中，使之與檔案的自動檢索功能相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)其方便、準(zhǔn)確、高效的作用。

5工程電子檔案的管理

5.1檔案管理

第一，在各部門將電子文件進(jìn)行整理歸檔之后，其文件要統(tǒng)一由檔案編輯室負(fù)責(zé)人做備份管理，并將其放入專用檔案袋中，還要安排特定人員對其進(jìn)行定期檢查、維護(hù)。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也逐漸走向興盛。因此，在電子文件管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進(jìn)行電子錄入，并分為兩份（電子、紙質(zhì)文檔）進(jìn)行管理，從而保證資料的準(zhǔn)確性和及時性。第二，對于歸檔后的電子版文檔，為了保護(hù)其系統(tǒng)的安全，必須將電子檔歸檔系統(tǒng)與實(shí)用系統(tǒng)相區(qū)別。實(shí)用系統(tǒng)，即指在實(shí)際工作中所使用的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。電子檔歸檔系統(tǒng)，即指利用再生系統(tǒng)與并行系統(tǒng)相結(jié)合的方法對電子文件進(jìn)行歸類整理。對于公司而言，任何一個敏感文件都是機(jī)密的，都應(yīng)對其進(jìn)行保密處理，從而使之得到應(yīng)有的保護(hù)，防止不良人員非法竊取，對公司造成損害。第三，歸檔后為了方便檢查，要對電子檔案進(jìn)行時間標(biāo)記整理，以保證在審查時更加方便快捷。時間標(biāo)記方法有很多，而對工程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對其進(jìn)行時間標(biāo)記整理。除此之外，有些公司還會對早期所形成的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，其主要包括人工系統(tǒng)文件，這種文件必須要保證其擁有最原始的采集數(shù)據(jù)信息日期，從而對日后的工作整理提供方便。

5.2模數(shù)轉(zhuǎn)換

所謂模數(shù)轉(zhuǎn)換，即指模擬、數(shù)字的轉(zhuǎn)換。是將連續(xù)的模擬量通過某種方法轉(zhuǎn)換成數(shù)字量的過程。對工程電子文件而言，檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換主要表現(xiàn)在：掃描質(zhì)量，檔案處置狀況和光盤的備份制作。其中重點(diǎn)要說明的是光盤制作方面，在完成一項工程之后，要對工程的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，還要對其進(jìn)行備份處理。作為一項刻錄管理，首先要創(chuàng)建一個子目錄，再通過目錄中的相關(guān)文件設(shè)計方案，最后建立一個二級子目錄。在二級子目錄中，其主要作用是將在工程中所用的經(jīng)費(fèi)、報告、合同等內(nèi)容詳細(xì)記錄其中，從而進(jìn)行統(tǒng)一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤的過程。

6結(jié)論

第5篇：電子文件論文范文

[論文關(guān)鍵詞]文件管理；電子化；低碳；發(fā)展

長期以來，企業(yè)文件管理一直以紙質(zhì)文件管理為主，但隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，文件管理的電子化發(fā)展迅速崛起，無紙化辦公成為全世界辦公室的共同追求，在文件管理電子化的同時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方式受到很大挑戰(zhàn)，面臨創(chuàng)新和調(diào)整。我們認(rèn)為企業(yè)文件電子化將是大勢所趨，但電子文件和紙質(zhì)文件共存的局面也將長期存在。

一、文件管理的“二元狀態(tài)”

電子文件出現(xiàn)后，一直與紙質(zhì)文件共同存在，原因復(fù)雜多樣，總體上可以歸結(jié)為以下兩種類型。

一是工作中用電腦直接生成電子文件，但出于文件閱讀和實(shí)際需要，又將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。這種轉(zhuǎn)換有兩種形式：一種是在電腦中完成文件制作，或由網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募邮蘸?，以紙質(zhì)文件形式輸出，比如中國石化的OA辦公系統(tǒng)，各部門和企業(yè)在接收文件后，一般都要自行打印后存閱和歸檔；另一種是在歸檔環(huán)節(jié)為電子文件制作紙質(zhì)拷貝。二是先有紙質(zhì)版本后來根據(jù)需要形成電子版本，也就是紙質(zhì)文件的數(shù)字化過程。這也有兩種形式：一種是單位收到外來文件后立即數(shù)字化；另一種是對已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化。

基于文件管理的兩種類型，我們可以把紙質(zhì)文件與電子文件共存的狀態(tài)稱之為“二元狀態(tài)”。所謂“二元狀態(tài)”，是指文件管理的兩種狀態(tài)，可以對電子文件制作紙質(zhì)拷貝，也可以對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。實(shí)行“二元狀態(tài)”文件管理的企業(yè)，是在文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，現(xiàn)實(shí)工作中，大部分企業(yè)對大部分文件的管理都是采取了這種“二元狀態(tài)”法。

二、“二元狀態(tài)”之間的相互關(guān)系

在文件管理的“二元狀態(tài)”下，必然要對這兩種文件分別加以管理，這就形成了兩種管理系統(tǒng)的共存。這兩種文件管理系統(tǒng)既相對獨(dú)立，各自發(fā)展，又互相依存，互相影響。

（一）文件管理電子化是紙質(zhì)化的變革和提升

自從文件管理實(shí)行電腦輔助管理以來，紙質(zhì)文件管理就開始發(fā)生變化，電子文件的管理對紙質(zhì)文件的管理影響深遠(yuǎn)，引發(fā)了更多變化。這種變化主要體現(xiàn)在以下兩個方面：

一是文件管理更加簡單快捷。過去整理紙質(zhì)文件需要通過實(shí)體系統(tǒng)固定文件之間的有機(jī)聯(lián)系，建立檔案實(shí)體的科學(xué)秩序，并支持檔案檢索的有效實(shí)現(xiàn)。電子文件管理之所以導(dǎo)致紙質(zhì)文件整理簡化，一方面是因?yàn)榭焖俣?、多途徑的全文檢索功能，以及隨時隨處的網(wǎng)上利用，多用戶同時利用的便利，讓用戶更加樂于利用電子文件；另一方面，電子文件管理可以根據(jù)需要建立文件之間的相互聯(lián)系，只要在檢索軟件中標(biāo)明紙質(zhì)文件存放位置，便可以方便查找到對應(yīng)紙質(zhì)文件。這樣就降低了對紙質(zhì)文件實(shí)體秩序的要求，只要排列有序，位置明確，就可以借助電子文件檢索功能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件快捷查詢。立卷的簡化又帶動了相關(guān)工作的簡化，如排架方法、檔案統(tǒng)計、手工檢索工具編制等，檔案部門可以從繁重的整理業(yè)務(wù)中解脫出來，更多地關(guān)注檔案信息資源建設(shè)、開發(fā)與服務(wù)。

二是文件管理更加一體化。由于體制機(jī)制等方面原因，文檔一體化程度一直不高。電子文件管理使為建立統(tǒng)一電子文件管理系統(tǒng)的企業(yè)，在文件生成初期完成的工作盡量提前，使紙質(zhì)文件的歸檔提前，通過電子文件推動文檔一體化進(jìn)入新階段。紙質(zhì)文件的歸檔提前是一個具有關(guān)鍵意義的變革。提前歸檔使檔案部門控制企業(yè)文件信息資源的起點(diǎn)明顯前移。由于文件在辦文部門幾乎沒有停留，歸檔之時不少文件還與現(xiàn)行事務(wù)具有密切關(guān)聯(lián)，企業(yè)內(nèi)部查閱還比較頻繁。因此，業(yè)務(wù)部門需要更多地與檔案部門打交道，檔案部門需要更清楚地了解文件的現(xiàn)行價值以及運(yùn)轉(zhuǎn)過程。這就使得檔案部門的介入時間超前于歸檔，自然而然向文件生命周期的起點(diǎn)延伸。

與歸檔提前發(fā)生的還有鑒定、著錄等工作。按道理，同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本應(yīng)該具有相同保管期限，對共同需要的著錄項也應(yīng)該形成相同著錄內(nèi)容，因此，有些企業(yè)開始探索兩套文件鑒定和著錄等工作的并軌，必然選擇向電子文件靠攏。這就導(dǎo)致鑒定和著錄等工作提前以及自動化檔案學(xué)研究程度提高。在文件生成時進(jìn)行的鑒定和著錄會有不確定、不完整等問題，需要隨文件流轉(zhuǎn)而補(bǔ)充和確認(rèn)，從而使這些工作從一次完成變成分段完成。為了保證分段實(shí)施中的順暢銜接，必須以文件到檔案全程為一體進(jìn)行管理。

（二）文件管理紙質(zhì)化是電子化的基礎(chǔ)和補(bǔ)充。

與紙質(zhì)文件管理相比，我們管理電子文件的經(jīng)驗(yàn)要少得多。盡管電子文件與紙質(zhì)文件有許多不同之處，但都是社會活動的記錄，管理目標(biāo)基本一致，在管理內(nèi)容和方法上也有很多共同之處。電子文件管理最大的挑戰(zhàn)是如何建立公眾信任，主要有兩條：技術(shù)和管理。

來源原則是電子文件管理從紙質(zhì)文件管理中獲取的最有價值生命之核。在電腦進(jìn)入檔案管理之初，一些技術(shù)專家和業(yè)內(nèi)人士曾認(rèn)為電腦構(gòu)成的強(qiáng)大邏輯力量可以取代來源的作用，但經(jīng)過一段時間理論與實(shí)踐的互動，檔案工作者再次就來源原則的重要地位達(dá)成共識。大家認(rèn)識到，電子文件來源原則仍然最為重要，區(qū)別僅僅在于從主要指導(dǎo)檔案實(shí)體單元的組織，變?yōu)橹笇?dǎo)電子文件生成背景的理解、揭示和維護(hù)，用來源的真實(shí)性證實(shí)電子文件內(nèi)容的真實(shí)性。

從技術(shù)層面來講，對紙質(zhì)文件的偽造、篡改也并非不可實(shí)現(xiàn)。實(shí)際上，人們對紙質(zhì)文件、檔案的信任更多來自對其整個運(yùn)轉(zhuǎn)、保管過程安全性的默認(rèn)。這個過程

建立在文件形成與保管規(guī)律的基礎(chǔ)上，經(jīng)過長期的運(yùn)行和各種復(fù)雜情況的檢驗(yàn)而日漸嚴(yán)謹(jǐn)與完善，其中蘊(yùn)涵的科學(xué)性對于電子文件也具有應(yīng)用或借鑒價值。

可見，電子文件與紙質(zhì)文件的共存并不是消極被動的，二者互為條件、互補(bǔ)長短。在這些相互影響和作用中，各自經(jīng)歷著改造與被改造、同化與被同化以及調(diào)整定位的過程，兩種管理方法在合理疊加、混合、功能替代中動態(tài)確定著共存狀態(tài)，并逐漸融合為一套綜合管理企業(yè)各類文件的管理方法。

三、文件管理向低碳方向發(fā)展

可以預(yù)計，電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會持續(xù)相當(dāng)長時間，“無紙化”必然經(jīng)歷一個漸進(jìn)過程。只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，人們就需要以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行備份和保存。但是，共存的態(tài)勢將持續(xù)處于變化之中，大的趨向是紙質(zhì)文件與電子文件此消彼長，從以紙質(zhì)文件為主到以電子文件為主。

一是電腦和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，使電子文件逐步成為文件生成的最初形態(tài)。電子文件流程與信息化平臺上業(yè)務(wù)流程的契合使之成為辦公、設(shè)計、貿(mào)易、交往的必要工具；信息形態(tài)的多樣性、極強(qiáng)的可操作性和傳遞的高速便捷，使企業(yè)和員工更愿意生成和使用電子文件；電子政務(wù)、電子商務(wù)的普及使越來越多的文件必須通過網(wǎng)絡(luò)傳遞；數(shù)字簽名、用戶認(rèn)證、信息認(rèn)證、防范攻擊等技術(shù)的進(jìn)步，使人們增強(qiáng)了對電子文件的信任；管理的改善使人們可以方便地檢索利用。這些因素都給電子文件的增長和功能的提高提供了條件。

第6篇：電子文件論文范文

1.1實(shí)踐教學(xué)考核項目欠科學(xué)。目前實(shí)踐課成績評定主要參考以下幾個方面：學(xué)生的出勤率、在規(guī)定課時內(nèi)完成實(shí)踐項目的情況、實(shí)踐教學(xué)設(shè)備是否完好、實(shí)踐報告的撰寫提交情況。然而，對于學(xué)生發(fā)現(xiàn)問題的能力、針對所發(fā)現(xiàn)問題解決的能力等反映學(xué)生創(chuàng)新意識、創(chuàng)新素質(zhì)的考核項目卻未能體現(xiàn)?？己隧椖康牟豢茖W(xué)致使學(xué)生在參與實(shí)踐課時存在很大惰性。針對鶴壁汽車工程職業(yè)學(xué)院高職汽車電子（以下簡稱汽車電子）專業(yè)2013-2014學(xué)年第二學(xué)期開設(shè)的《汽車電控系統(tǒng)實(shí)習(xí)》課程，從實(shí)踐教學(xué)目的、實(shí)踐操作、實(shí)踐環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題及解決方案的設(shè)計四個方面就實(shí)習(xí)學(xué)生學(xué)習(xí)目的性進(jìn)行調(diào)查。從隨機(jī)抽取的汽車電子1206班部分學(xué)生調(diào)查結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)：超過半數(shù)的學(xué)生對實(shí)踐學(xué)習(xí)的目標(biāo)較為明確，能夠認(rèn)識到參與實(shí)踐課學(xué)習(xí)之前需要掌握哪些理論知識、通過實(shí)踐驗(yàn)證了哪部分理論知識，并能夠按照教師要求較好完成實(shí)踐步驟。但是，也存在實(shí)踐目的性不明確、盲目參與實(shí)踐的學(xué)生，統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)這部分學(xué)生約占學(xué)生總?cè)藬?shù)的20%左右。

1.2實(shí)踐考核內(nèi)容有待優(yōu)化。當(dāng)前高職實(shí)踐課程教學(xué)內(nèi)容大多由理論課程內(nèi)容演變而來，兩者密切相關(guān)，實(shí)踐課程的輔主要體現(xiàn)在：

1.2.1考核方式相對獨(dú)立。由于實(shí)踐課課時相對于理論課偏少，且通常采取單獨(dú)考核方式，因此考核結(jié)果難免有失偏頗。

1.2.2考核內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性。在實(shí)踐課時有限的前提條件下，驗(yàn)證性考核內(nèi)容占據(jù)了實(shí)踐考核的半壁江山，而真正能夠培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)新思維、創(chuàng)新素質(zhì)的設(shè)計和綜合性實(shí)踐占比卻很小。這種考核方式勢必導(dǎo)致學(xué)生的思維定勢，不利于其創(chuàng)造性的發(fā)揮。

1.2.3考核對象被動性。學(xué)生依據(jù)教師講解的原理、操作步驟、設(shè)備使用方法按部就班地進(jìn)行實(shí)踐，幾乎沒有主動思考的機(jī)會，處于被動實(shí)踐的地位。對于在實(shí)踐環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，學(xué)生解決的情況如何、是否有助于培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新能力、是否有利于發(fā)揮對后續(xù)課程的指導(dǎo)作用在實(shí)踐考核中均未得到體現(xiàn)，嚴(yán)重制約著學(xué)生綜合能力的發(fā)展和培養(yǎng)。

2實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容新特點(diǎn)

2.1獨(dú)立性與系統(tǒng)性相結(jié)合。實(shí)踐教學(xué)在汽車電子專業(yè)中占有極其重要的地位，因此，應(yīng)對教學(xué)計劃進(jìn)行調(diào)整，整合專業(yè)理論課和實(shí)踐課的學(xué)時分配，改變以往實(shí)踐課作為理論課的依附，處于從屬地位的狀態(tài)，對實(shí)踐課進(jìn)行單獨(dú)設(shè)課，使之成為獨(dú)立的課程體系。此外，要加強(qiáng)實(shí)踐課對于后續(xù)課程的指導(dǎo)地位，前后實(shí)踐項目應(yīng)形成完整的課程體系。

2.2驗(yàn)證性與設(shè)計性相結(jié)合。實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容的設(shè)計應(yīng)本著“以學(xué)生就業(yè)為導(dǎo)向、以培養(yǎng)復(fù)合型高技能人才為目標(biāo)、以綜合能力培養(yǎng)為本位”的原則，一方面要有利于學(xué)生對教材理論知識的鞏固消化；另一方面應(yīng)增加設(shè)計性、綜合性實(shí)踐項目，強(qiáng)化對學(xué)生基本能力基礎(chǔ)之上的專項能力、綜合能力、崗位能力的培養(yǎng)，提升其就業(yè)能力。

2.3知識性與能力性相結(jié)合。傳統(tǒng)的以反映實(shí)驗(yàn)原理、實(shí)驗(yàn)?zāi)康臑橹攸c(diǎn)的單純知識性實(shí)踐內(nèi)容被逐漸淡化，取而代之的是反映學(xué)生學(xué)習(xí)能力的實(shí)踐預(yù)習(xí)、實(shí)踐操作、實(shí)踐數(shù)據(jù)處理分析、實(shí)踐報告撰寫等方面相結(jié)合的實(shí)踐內(nèi)容。

2.4專業(yè)性與職業(yè)性相結(jié)合。實(shí)踐考核的內(nèi)容除了要體現(xiàn)學(xué)科專業(yè)特點(diǎn)，更應(yīng)注重對學(xué)生職業(yè)綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提倡按照職業(yè)實(shí)際的工作任務(wù)、工作情景組織實(shí)踐課程，形成圍繞工作過程的“綜合性”實(shí)踐內(nèi)容體系。

3開放式實(shí)踐考核模式

3.1考核模式的依據(jù)。實(shí)踐考核應(yīng)著重肯定“實(shí)踐教學(xué)的整體性、學(xué)生群體的差異性、師生交互的雙向性及學(xué)生實(shí)踐的主體性”，以上述思想為依據(jù)，采取“統(tǒng)一要求”與“差異區(qū)分”相結(jié)合的考核模式。為了克服傳統(tǒng)實(shí)踐教學(xué)中教師“填鴨式”講解操作、學(xué)生“機(jī)械式”被動模仿的弊端?！伴_放式”的實(shí)踐教學(xué)要針對高職實(shí)踐教學(xué)的新特點(diǎn)。在教學(xué)過程中，教師應(yīng)扮演好導(dǎo)師的角色，只為學(xué)生提供完成實(shí)踐任務(wù)必須的實(shí)踐材料并提出實(shí)踐要求，具體的實(shí)踐方案的制定、時間步驟的安排、實(shí)踐操作的完成均應(yīng)由學(xué)生自己承擔(dān)。學(xué)生成為實(shí)踐學(xué)習(xí)的主體，教師只是起到了積極引導(dǎo)的作用。這一素質(zhì)教育和創(chuàng)新教育思想的確立，使得學(xué)生在實(shí)踐過程中不再過分依賴于教師的“指導(dǎo)”，而是被給予了更多“獨(dú)立思考”的機(jī)會，從而有效地培養(yǎng)了學(xué)生的創(chuàng)新能力和創(chuàng)新素質(zhì)。

3.2考核模式的實(shí)施。開放式實(shí)踐考核模式在具體實(shí)施過程中應(yīng)本著“統(tǒng)一要求”與“差異區(qū)分”相結(jié)合的原則，著眼大眾，突出個體，具體實(shí)施模式如下：首先，針對所有參與實(shí)踐課的學(xué)生采取統(tǒng)一考核方式，在實(shí)踐課程結(jié)束之后安排學(xué)生參加與理論考試同等效力的實(shí)踐操作考試和筆試，全面考查學(xué)生實(shí)際動手能力和創(chuàng)新素質(zhì)，以檢驗(yàn)所有參與實(shí)踐課程學(xué)生完成教學(xué)目標(biāo)的情況?！敖y(tǒng)一要求”的考核模式采用“微觀專業(yè)考核”+“宏觀能力測試”考核辦法?！拔⒂^專業(yè)考核”具體包括實(shí)踐目標(biāo)、實(shí)踐操作、實(shí)踐過程中出現(xiàn)問題的分析及問題解決方案的設(shè)計四個方面的學(xué)習(xí)情況測試，通過對2013-2014學(xué)年第二學(xué)期汽車電子專業(yè)1206班的《汽車電控系統(tǒng)實(shí)習(xí)》考核測試，發(fā)現(xiàn)：90%以上的學(xué)生理解實(shí)踐前應(yīng)具備的理論知識，實(shí)踐驗(yàn)證了教材中哪部分理論；能夠按照教師的要求較好完成整個實(shí)踐過程操作。對于“宏觀能力測試”，則是在學(xué)生具備了扎實(shí)的理論基礎(chǔ)后，考查學(xué)生組織管理能力、解決實(shí)際問題能力的測驗(yàn)。在已完成實(shí)踐任務(wù)的學(xué)生中抽選數(shù)名作為輔導(dǎo)教師指導(dǎo)其他班級實(shí)踐課的學(xué)習(xí)，通過指導(dǎo)其他同學(xué)，這些具備輔導(dǎo)教師身份的學(xué)生專業(yè)理論更扎實(shí)，技能操作更熟練，組織管理能力得到了相應(yīng)提升。其次，由于學(xué)生之間存在個體差異，每個學(xué)生的知識接受能力和思維反應(yīng)能力有差別，完成實(shí)踐任務(wù)所需的時間不同，在規(guī)定的課時內(nèi)對實(shí)踐內(nèi)容的掌握程度必然存在差異。高職教育倡導(dǎo)大眾化與高等化相結(jié)合，所以“差異區(qū)分”的考核對象應(yīng)回歸到實(shí)踐知識掌握牢固、實(shí)踐動手能力強(qiáng)的學(xué)生之中。針對學(xué)生在實(shí)踐過程中發(fā)現(xiàn)的問題，教師應(yīng)從專業(yè)角度給出問題解決的方向，通過教師的指導(dǎo)，學(xué)生能夠更深入地理解知識應(yīng)用背景，并將知識點(diǎn)重新整合，并提出更有價值的觀點(diǎn)。通過將“開放式”實(shí)踐考核模式應(yīng)用于汽車電子專業(yè)，發(fā)現(xiàn)“差異區(qū)分”的考核模式提升了學(xué)生學(xué)習(xí)的主動性，這可以由學(xué)生參加汽車維修工資格考試的人數(shù)及考試通過率得到驗(yàn)證。此外，該考核模式培養(yǎng)了學(xué)生的創(chuàng)新素質(zhì)和創(chuàng)新能力，該校汽車電子專業(yè)學(xué)生參加2012年河南省職業(yè)技能大賽汽車檢測與維修項目比賽獲得了第三名的好成績，這與實(shí)踐教學(xué)考核模式的改革息息相關(guān)。

4結(jié)語

第7篇：電子文件論文范文

一、EDM現(xiàn)狀

要談EDM不可不談DM，DM是directmarketing的縮寫，通常的表現(xiàn)形式是雜志，郵件,因此現(xiàn)在的DM也表示為directmail.。作為營銷的一種形式，由于它排除了新聞文字干擾，并具有針對性強(qiáng)、投遞準(zhǔn)確、信息攻勢猛烈、免費(fèi)閱讀等優(yōu)勢，在美國廣告市場占有20%的份額。目前DM在國內(nèi)可謂風(fēng)起云涌，發(fā)展迅速，被大家所看好。EDM就是以互聯(lián)網(wǎng)在載體的DM，主要表現(xiàn)形式是電子郵件方式，內(nèi)容分電子期刊中的廣告和純廣告形式。

那么為什么這么有前景的營銷方式會被大家所厭煩呢？稱為垃圾郵件呢？國家相關(guān)機(jī)構(gòu)和一些企業(yè)對“垃圾郵件”的定義通常包含三個要素：1.未經(jīng)允許的。2.不感興趣的。3.不可退定的。其實(shí)1和3兩個要素筆者覺得到是其次，主要問題是不被接受者感興趣，因此才會被不喜歡和拒絕。DM廣告是已精準(zhǔn)而著稱，但如果廣告接受者不是其目標(biāo)受眾，不但浪費(fèi)了廣告費(fèi)用，更違背了DM的宗旨及意義。

我們的郵箱每天都充斥著垃圾郵件，通常我們的郵件地址是被以下幾種形式收集的。第一，我們在網(wǎng)站上自己注冊,或者為了獲得獎品等自己主動留下的。這些地址被ICP所利用，或轉(zhuǎn)賣給他人。第二，程序自動收集的。通過特定的程序，自動的在網(wǎng)絡(luò)上收集郵件地址。幾百元幾百萬封郵件的電子郵件數(shù)據(jù)庫，通常就是這樣收集的。第三，電腦自動編制，窮舉組合。我們通常使用的郵件為門戶網(wǎng)站所提供的，他們域名是特定的，如，.而@前的名稱通常是自己中文名字全拼，簡拼，或英文名字，所以盡管對方不知道我們的郵件地址，但可以通過26個字母，10個數(shù)字排列出來。

與垃圾郵件相對應(yīng)的就是“許可郵件營銷”，顧名思義，“許可郵件營銷”就是接受者同意接受廣告形式的電子郵件。其郵件地址的收集形式具體也有三種，第一，用戶填寫的，我們在注冊會員或申請禮品的時候，會有兩個可選項，一個是愿意接受電子郵件廣告，另外是你所喜歡的行業(yè)或類別信息。如果同意了并選擇了，那么便可稱呼為“許可郵件營銷”。第二，被迫的許可。大家在申請郵箱的時候，“愿意接受其廣告”是必選項，如果你不同意，將不可能成功申請到郵箱，因此我們申請了郵箱也就等于默許了電子郵件廣告，比如申請三大門戶網(wǎng)站的免費(fèi)郵箱。這樣一來，這種客戶的廣告價值就不大了，因?yàn)樗囊庠甘潜黄鹊?，甚至是虛假的。第三，在行業(yè)網(wǎng)站中注冊的郵件地址。這些用戶所接受的到EDM，雖然沒被允許，但是自己喜歡的，感興趣的。比如在旅游網(wǎng)站注冊，很明顯，是喜歡旅游的，因此會喜歡旅游方面的信息。當(dāng)這個旅游網(wǎng)站發(fā)的旅游方面廣告，雖然注冊用戶沒同意，但至少不會不喜歡或拒絕。這種雖然不能稱“許可郵件營銷”，但也不能稱垃圾郵件，也具備廣告價值。

目前世界各國包括我國都在大力整頓郵件市場，力圖減少或杜絕垃圾郵件，一方面讓用戶不在受騷擾，同時也讓EDM恢復(fù)原由的功能。

二、EDM的注意事項

第一，投放的時候，必須要認(rèn)真選擇精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫。正如前面所說，精確的數(shù)據(jù)庫決定了是否垃圾郵件，您的廣告費(fèi)用是否被浪費(fèi)。在這里筆者建議是租用行業(yè)網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫，如果是汽車廣告，選擇汽車網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫，相反，如果選擇門戶網(wǎng)站或郵件營銷商所提供的，恐怕很難保證它的精確性。

第二，在制作的時候，電子郵件標(biāo)題要引起用戶注意或突出主題。因?yàn)殡娮余]件是可選方式，就是用戶可以打開或不打開，不象電視廣告是被迫的，因此郵件主題就變得很重要。如果廣告目的是促銷或活動，那么標(biāo)題最好帶“免費(fèi)，大獎”等字眼，雖然老套，但卻是屢試不爽的。如果廣告目的是品牌維護(hù)或新品推出，那么標(biāo)題最好突出企業(yè)或產(chǎn)品名稱，用戶盡管可以不打開郵件，但他一定看到標(biāo)題了，完成了傳達(dá)信息的作用。當(dāng)然了還有一些欺騙性的標(biāo)題如“老朋友很久不見了”“最近好嗎”等等，這些標(biāo)題雖然打開率較高，但建議最好別使用。

另外電子郵件不適過大，以免用戶接收出現(xiàn)問題。內(nèi)容最好帶有圖片，可以從視覺上刺激用戶，通常用戶接受到的陌生郵件一般不會瀏覽過長時間。

第三，后期的維護(hù)和跟蹤。傳統(tǒng)廣告效果的體現(xiàn)通常是以產(chǎn)品的銷售額來體驗(yàn)，同時是無法互動的。而網(wǎng)絡(luò)就不同，可以讓企業(yè)和廣告目標(biāo)受眾充分便利地溝通，及時了解第一手準(zhǔn)確信息，以便對廣告，產(chǎn)品，公司策略進(jìn)行修整。

第8篇：電子文件論文范文

電子郵件作為Internet網(wǎng)信息交流方式為人們廣泛采用，隨信息技術(shù)的發(fā)展人們對視聽媒體信息交流有了更多的要求。目前，以電子郵件發(fā)送視、聽媒體信息采用2種方式實(shí)現(xiàn)：1.視、聽媒體以附件發(fā)送；2.視、聽媒體信息存放地址的超鏈接，通過超鏈接可以下載或點(diǎn)播觀看。以上方式不足的是：需求收發(fā)方郵箱都有大的附件空間；媒體信息私密性弱；郵件系統(tǒng)視、郵件系統(tǒng)視、聽功能集成度弱。

我們設(shè)計的視、聽郵件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了視聽收發(fā)功能的集成?？朔四壳半娮余]件系統(tǒng)發(fā)送視、聽媒體信息的不足。系統(tǒng)的基本工作模式是：在客戶端完成采集、編碼、加密媒體信息，通過網(wǎng)絡(luò)上傳媒體信息到郵件服務(wù)器和流媒體服務(wù)器。在郵件接收客戶端，通過帳號、口令到郵件服務(wù)器和流媒體服務(wù)器接收郵件，郵件中如有媒體信息的話直接點(diǎn)擊就可以通過流媒體服務(wù)器直接傳輸并在接收客戶端播放。該系統(tǒng)是我們提出的一種具有特定功能的郵件系統(tǒng)，系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)計實(shí)現(xiàn)，并已通過項目專家組的驗(yàn)收。

2系統(tǒng)設(shè)計

2.1系統(tǒng)功能

系統(tǒng)建立在流媒體技術(shù)基礎(chǔ)上，具有在線觀看音、視頻信件的電子郵件系統(tǒng)，包括：客戶端、郵件服務(wù)器與媒體服務(wù)器三部分組成。郵件客戶端完成郵件編輯、音視頻數(shù)據(jù)采集、音視頻數(shù)據(jù)壓縮/加密，上傳至媒體服務(wù)器；媒體服務(wù)器存儲媒體數(shù)據(jù)并返回媒體訪問信息，發(fā)信端接收并處理媒體訪問信息，然后將信送至郵件服務(wù)器。

接收郵件客戶端，登入郵件服務(wù)器后收到發(fā)來的郵件，郵件的媒體內(nèi)容保存在媒體服務(wù)器上。郵件客戶端收到的僅僅是媒體內(nèi)容在媒體服務(wù)器上的存儲信息，通過點(diǎn)播連接客戶端與服務(wù)器，內(nèi)容以ASF（AdvancedStreamingFormat(ASF)/高級流格式）流從服務(wù)器傳到客戶端實(shí)時播放。系統(tǒng)工作原理如圖1所示。

2.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)由三部分構(gòu)成：郵件客戶端、流媒體服務(wù)器、郵件服務(wù)器，如圖2所示。

2.2.1郵件客戶端模塊

由10個子模塊組成，如圖3所示。

2.2.2流媒體服務(wù)器模塊

由文件接收模塊、WindowsMediaServer組件、多媒體數(shù)據(jù)庫組成。文件接收模塊運(yùn)行在流媒體服務(wù)器上，實(shí)現(xiàn)文件的接收功能。主要用于接收來自客戶端軟件上傳的文件。并把接收到的文件放置在流媒體服務(wù)器上，供流媒體服務(wù)處理。

文件接收模塊框圖，如圖4所示：

2.3系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

2.3.1開發(fā)環(huán)境與運(yùn)行平臺

郵件客戶端運(yùn)行在Windows2000或以上操作系統(tǒng)平臺，流媒體服務(wù)器、郵件服務(wù)器模塊運(yùn)行在WindowsServer2000操作系統(tǒng)平臺。開發(fā)環(huán)境有WindowsMedia9、WinMail4.2、Delphi7.0開發(fā)平臺。

2.3.2系統(tǒng)運(yùn)行界面

1.郵件客戶端界面：

2.視頻采集界面：

3系統(tǒng)設(shè)計技術(shù)問題

3.1媒體文件接收模塊

WindowsMedia服務(wù)器能夠用.asf、.wma、.MP3和.wav格式向郵件客戶端提供多媒體內(nèi)容。ASF是建議的流格式，若選擇傳送流式化.wav或.MP3格式文件，服務(wù)器性能會受影響。ASF是一種支持在各類網(wǎng)絡(luò)和協(xié)議下進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞的公開標(biāo)準(zhǔn)。ASF是一種數(shù)據(jù)格式，適于通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送多媒體流，也同樣適于在本地播放。

文件接收模塊運(yùn)行在流媒體服務(wù)器上，實(shí)現(xiàn)媒體文件的接收、媒體文件數(shù)據(jù)標(biāo)記、媒體文件的傳輸與管理功能。媒體文件接收模塊框圖，如圖4所示，與WindowsMedia服務(wù)器同時啟動，監(jiān)聽服務(wù)端口：5555，程序源代碼略。

3.2媒體信息的編碼/解碼

在郵件客戶端媒體信息的采集、上傳與接受播放是系統(tǒng)設(shè)計中必須認(rèn)真考慮和解決的問題，與系統(tǒng)結(jié)構(gòu)密切相關(guān)。流媒體的使用，客戶端經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)接收媒體內(nèi)容并通過客戶端媒體解碼功能，實(shí)時播放媒體內(nèi)容。流媒體大大減少了客戶端上的等待時間和存儲需求。

WindowsMediaTools/WindowsMedia工具，是一套用來為WindowsMedia服務(wù)創(chuàng)建ASF內(nèi)容的工具。這些工具包含WindowsMedia編碼器、WindowsMediaAuthor和WindowsMediaASF索引程序；轉(zhuǎn)換實(shí)用工具VidToASF和WavToASF；以及文件工具ASFCheck和ASFChop。

郵件客戶端模塊通過控件直接調(diào)用WindowsMedia編碼器采集、編碼完成媒體信息的采集編碼，也可通過編碼器完成媒體文件格式的轉(zhuǎn)換。對媒體信息編碼為ASF流，它可按任何基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議傳輸。ASF流通過多播或單播從WindowsMedia服務(wù)器流向客戶端。

對ASF流媒體文件測試，視頻（分辨度：800×600；比特率：42kbps；幀/秒：8），音頻(比特率:32kbps)，編碼與分辨度和時間成正比，測試結(jié)果如圖7所示。

4結(jié)束語

視聽電子郵件系統(tǒng)作為對傳統(tǒng)郵件的創(chuàng)新，通過設(shè)計、實(shí)驗(yàn)，探索出系統(tǒng)構(gòu)造的可行性方案，在此基礎(chǔ)上完成了系統(tǒng)的設(shè)計實(shí)現(xiàn)。我們主要設(shè)計、編碼完成了郵件客戶端模塊；媒體文件接收模塊等程序模塊。系統(tǒng)通過測試、運(yùn)行達(dá)到了功能要求，并通過了項目演示和驗(yàn)收。

隨計算機(jī)媒體技術(shù)的發(fā)展，對今后工作有如下展望：（1）使系統(tǒng)功能完善，能夠滿足應(yīng)用需求；（2）在視聽電子郵件系統(tǒng)開發(fā)基礎(chǔ)上，開發(fā)出更多符合社會需求的視聽系統(tǒng)。

論文關(guān)鍵詞：視聽郵件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)媒體服務(wù)器ASF

論文摘要：視聽電子郵件系統(tǒng)是針對傳統(tǒng)電子郵件系統(tǒng)的創(chuàng)新，文章敘述了系統(tǒng)構(gòu)思、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)設(shè)計中解決的主要技術(shù)問題。對其中的郵件客戶端模塊、媒體文件接收模塊等主要程序模塊的工作原理，模塊結(jié)構(gòu)，功能詳細(xì)介紹。最后，對系統(tǒng)開發(fā)作了總結(jié)和展望。

參考文獻(xiàn)：

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[4]朱亮.Delphi7多媒體應(yīng)用技術(shù)與實(shí)例[M].1版北京中國水利水電出版社,2003.

第9篇：電子文件論文范文

[關(guān)鍵詞]電子郵件安全問題防火墻技術(shù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展和普及，使得通過為一大群顧客和供應(yīng)商提供一個通用通訊環(huán)境的方法可以發(fā)揮電子商務(wù)的獨(dú)一無二的潛力。今天，網(wǎng)上有數(shù)以千計的面向消費(fèi)者和面向交易的商務(wù)站點(diǎn)，并且這個數(shù)目正在快速增長。電子商務(wù)成為世界新熱點(diǎn),但其安全性也隨著信息化的深入也隨之要求愈高了。電子郵件系統(tǒng)的發(fā)展面臨著機(jī)密泄漏、信息欺騙、病毒侵?jǐn)_、垃圾郵件等諸多安全問題的困擾。人們對電子郵件系統(tǒng)和服務(wù)的要求日漸提高，電子郵件系統(tǒng)的安全問題也越來越得到使用者的重視，如果沒有采取安全措施,得到的信息就可能被別人破壞過，電子商務(wù)往來就不能正常運(yùn)行。

一、電子郵件系統(tǒng)安全問題研究的必要性

電子郵件系統(tǒng)的功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求，是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的基本應(yīng)用之一，為企業(yè)進(jìn)行信息交流提供了有力支持。安全的電子郵件系統(tǒng)有效地解決了信息保密，信息完整、身份鑒別，以及密鑰的安全存儲等問題，安全的電子郵件系統(tǒng)在各行業(yè)中的應(yīng)用和推廣，將給相關(guān)企業(yè)在商業(yè)秘密、客戶資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、金融資料、交易談判、市場與產(chǎn)品計劃、財務(wù)資料等方面的數(shù)據(jù)交換提供安全保障。

對于企業(yè)和政府用戶而言，安全的電子郵件系統(tǒng)為系統(tǒng)用戶的身份鑒別，企業(yè)商業(yè)信息和政府公務(wù)文件的收發(fā)、傳輸和存儲提供了有效的安全保障，簡化了工作流程，提高了工作效率；安全的電子郵件系統(tǒng)提供的強(qiáng)大易用的管理功能，有效地整合了企業(yè)內(nèi)各個組織機(jī)構(gòu)的溝通和管理，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)機(jī)構(gòu)的一體化管理，提高了管理水平和效率。因此，安全的電子郵件系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)的深化中，將發(fā)揮巨大的推動作用，并獲得更多的企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)用戶，在企業(yè)信息化和電子商務(wù)中贏得可觀的市場份額。

二、電子商務(wù)中電子郵件面臨的安全性問題及解決

1.電子商務(wù)中電子郵件面臨的安全性問題

電子商務(wù)中電子郵件往來將會遇到以下幾方面的問題：電子郵件系統(tǒng)的安全漏洞、電子郵件系統(tǒng)的威脅和欺騙、電子郵件系統(tǒng)垃圾、電子郵件系統(tǒng)炸彈、電子郵件系統(tǒng)有關(guān)的病毒、匿名轉(zhuǎn)發(fā)等等。

2.解決電子商務(wù)中電子郵件安全問題的主要技術(shù)

(1)防火墻技術(shù)

防火墻是位于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或Web站點(diǎn)與Internet之間的一個路由器或一臺計算機(jī)(堡壘主機(jī)),可以使內(nèi)部網(wǎng)可以與Internet聯(lián)結(jié)又保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)免遭外界非法訪問。防火墻建立在一個服務(wù)器/主機(jī)上,是一個多邊協(xié)議路由器,在通常的配置中,堡壘主機(jī)經(jīng)常作為一個公共的Web服務(wù)器,或者FTP服務(wù)器,或一個電子郵件服務(wù)器使用。通過堡壘主機(jī)上進(jìn)行Http服務(wù)器軟件,要使用“”服務(wù)器,以訪問防火墻的另一端的Web服務(wù)器。

利用防火墻可以加強(qiáng)安全性合理配置防火墻,可以限制郵件的訪問,使之只能發(fā)送到有限的幾個機(jī)器上,并加強(qiáng)對這幾個機(jī)器的防范,可以將這些機(jī)器作為竟如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)關(guān)來控制郵件的出入。因此,用防火墻可所有外部的SMTP聯(lián)結(jié)到一個電子郵件服務(wù)器上,這樣會有一個集中登錄地點(diǎn),便于追蹤不正常的電子郵件,但是防火墻不能識別惡意的Applet和腳本。(2)PGP加密算法

從本質(zhì)上來講,最有效的保護(hù)電子郵件系統(tǒng)方法是使用加密簽字來驗(yàn)證電子郵件系統(tǒng)信息,通過驗(yàn)證,保證信息確實(shí)來自發(fā)信任,并且來保證電子郵件系統(tǒng)在傳輸?shù)倪^程中沒有被修改。最常用的是PGP加密算法。

利用PGP的數(shù)字簽字簽名可以實(shí)現(xiàn)保證電子郵件不被冒發(fā)或修改過。PGP對電子郵件的內(nèi)容計算后得出一個128位的二進(jìn)制作為描述電子郵件的特征值。如果郵件被改動,這個特征值就不符合郵件的內(nèi)容。

(3)電子郵件系統(tǒng)炸彈的處理

預(yù)防垃圾郵件的方法對電子郵件系統(tǒng)炸彈毫無作用，因?yàn)殡娮余]件系統(tǒng)炸彈發(fā)送時,攻擊軟件會自動的修改發(fā)送的地址(FakeIP),這樣你收到的電子郵件的發(fā)信地址根本就是不存在的,或隨時變化的,所以無法提前防范,也不可能根據(jù)發(fā)信地址追查扔炸彈的人。防治電子郵件系統(tǒng)炸彈的方法是進(jìn)入一種排斥模式，排斥模式需要你檢查收到郵件的源地址。如果發(fā)現(xiàn)一個站點(diǎn),它的用戶在用電子郵件站點(diǎn)攻擊你,那么你就可以和他們系統(tǒng)管理員聯(lián)系。

(4)防范電子郵件系統(tǒng)的威脅和欺騙

由于簡單的郵件傳輸協(xié)議(SMIP)不能驗(yàn)證系統(tǒng)偽造的電子郵件。如果站點(diǎn)允許與SMIP端口聯(lián)系,任何人都可以與該端口聯(lián)系,并且以你虛構(gòu)某人的名義發(fā)出電子郵件。應(yīng)該經(jīng)常查看電子郵件的錯誤信息,這里經(jīng)常會有闖入者的線索，查看電子郵件信息的表頭,它們通常會記錄電子郵件到達(dá)目的地址前經(jīng)過的所有“跳躍”或短暫的停留。應(yīng)該注意到表頭中諸如“接到”和“信息-ID”信息,并且有電子郵件的發(fā)出/收到記錄比較,看它們是否響應(yīng)。

(5)電子郵件系統(tǒng)垃圾的處理

電子郵件系統(tǒng)垃圾已經(jīng)成為人們最頭疼的問題之一,下面介紹幾種常見的防垃圾郵件技術(shù)。

①SMTP用戶認(rèn)證

目前常見并十分有效的方法是，在郵件傳送（MailTransportAgent，MTA）上對來自本地網(wǎng)絡(luò)以外的互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)信用戶進(jìn)行SMTP認(rèn)證，僅允許通過認(rèn)證的用戶進(jìn)行遠(yuǎn)程轉(zhuǎn)發(fā)。這樣既能夠有效避免電子郵件傳送服務(wù)器為垃圾郵件發(fā)送者所利用，又為出差在外或在家工作的員工提供了便利。如果不采取SMTP認(rèn)證，則在不犧牲安全的前提下，設(shè)立面向互聯(lián)網(wǎng)的Web郵件網(wǎng)關(guān)也是可行的。

②逆向名字解析

認(rèn)證的目的都是避免電子郵件傳送服務(wù)器被垃圾郵件發(fā)送者所利用，但對于發(fā)送到本地的垃圾郵件仍然無可奈何。要解決這個問題，最簡單有效的方法是對發(fā)送者的IP地址進(jìn)行逆向名字解析。通過DNS查詢來判斷發(fā)送者的IP與其聲稱的名字是否一致，如不一致則予以拒收。這種方法可以有效過濾掉來自動態(tài)IP的垃圾郵件，對于某些使用動態(tài)域名的發(fā)送者，也可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行屏蔽。但是上面這種方法對于借助OpenRelay的垃圾郵件依然無效。對此，更進(jìn)一步的技術(shù)是假設(shè)合法的用戶只使用本域具有合法互聯(lián)網(wǎng)名稱的郵件傳送服務(wù)器發(fā)送電子郵件。但是，逆向名字解析需要進(jìn)行大量的DNS查詢。

③實(shí)時黑名單過濾

以上介紹的防范措施對使用自身合法的域名的垃圾郵件仍然無效。對此比較有效的方法就是使用黑名單服務(wù)了。黑名單服務(wù)是基于用戶投訴和采樣積累而建立的、由域名或IP組成的數(shù)據(jù)庫，最著名的是RBL、DCC和Razor等，這些數(shù)據(jù)庫保存了頻繁發(fā)送垃圾郵件的主機(jī)名字或IP地址，供MTA進(jìn)行實(shí)時查詢以決定是否拒收相應(yīng)的郵件。然而，目前各種黑名單數(shù)據(jù)庫難以保證其正確性和及時性。

④內(nèi)容過濾

即使使用了前面諸多環(huán)節(jié)中的技術(shù)，仍然會有相當(dāng)一部分垃圾郵件漏網(wǎng)。對此情況，目前最有效的方法是基于郵件標(biāo)題或正文的內(nèi)容過濾。其中比較簡單的方法是，結(jié)合內(nèi)容掃描引擎，根據(jù)垃圾郵件的常用標(biāo)題語、垃圾郵件受益者的姓名、電話號碼、Web地址等信息進(jìn)行過濾。更加復(fù)雜但同時更具智能性的方法是，基于貝葉斯概率

理論的統(tǒng)計方法所進(jìn)行的內(nèi)容過濾。內(nèi)容過濾是以上所有各種方法中耗費(fèi)計算資源最多的，在電子郵件流量較大的場合，需要配合高性能服務(wù)器使用。

⑤關(guān)鍵字

將一些會在垃圾郵件中經(jīng)常出現(xiàn)的字符（如：廣告、化妝品、發(fā)票等）收集起來形成一個大的數(shù)據(jù)庫，當(dāng)一封電子郵件到來的時候能夠?qū)π蓬^、信標(biāo)題、主題和信體等幾部分進(jìn)行檢查，看是否里面有數(shù)據(jù)庫中的字符，如果有就被認(rèn)為是垃圾郵件，如果沒有就判斷不是垃圾郵件。主要采用的技術(shù)是關(guān)鍵詞匹配。

⑥IP黑/白名單

將經(jīng)常向你發(fā)垃圾郵件的IP地址添加到IP黑名單中，當(dāng)再從同樣的IP地址發(fā)來信件都被判定為垃圾郵件。如果IP地址被加入到白名單中，則認(rèn)為從那里來的任何電子郵件都不是垃圾郵件。后來出現(xiàn)的拒絕發(fā)件人、拒絕目的地域也都是類似的技術(shù)。

三、結(jié)論

通過安全的電子郵件系統(tǒng)，可以把企業(yè)尤其是跨地域的大中型企業(yè)的所有組織機(jī)構(gòu)安全有效地聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的一體化，提高企業(yè)的管理水平和效率，加強(qiáng)企業(yè)的市場應(yīng)變能力，提高企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益，從而促進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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