檔案保管精選(九篇)

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第1篇：檔案保管范文

甲方：___________________________

乙方：___________________________

根據(jù)國家有關(guān)法律規(guī)定，本著雙方互惠互利，共同發(fā)展的原則，經(jīng)甲方、乙方雙方協(xié)商，特訂立本協(xié)議，以便雙方共同遵守。

一、乙方自愿將檔案、資料寄存在甲方。

二、乙方寄存的檔案、資料所屬年度為_________到_________;檔案數(shù)量為_________卷，具體見交接清單。

三、乙方的檔案寄存保管期為_______年，從_______年______月______日起至_______年______月______日止。

四、乙方按標(biāo)準(zhǔn)向甲方繳付寄存費(fèi)_________元后，雙方辦理寄存檔案的交接手續(xù)。

五、寄存期內(nèi)乙方因特殊情況須提前退回寄存檔案的，甲方不退還寄存費(fèi)。

六、寄存期滿乙方如需延長寄存期，應(yīng)重新簽訂協(xié)議。

七、因不可抗力造成寄存檔案受損，甲方不承擔(dān)賠償責(zé)任。

八、甲方的義務(wù)和權(quán)利

1.負(fù)責(zé)提供寄存檔案存放的場地、技術(shù)設(shè)備、管理人員。

2.負(fù)責(zé)寄存檔案的保管、保護(hù)，確保檔案安全。

3.負(fù)責(zé)寄存檔案的管理、統(tǒng)計(jì)、查尋、檢索。

4.擁有寄存檔案的管理權(quán)，有權(quán)查驗(yàn)利用者的身份證明。

5.對寄存期滿不取走的檔案有權(quán)進(jìn)行處置。

九、乙方權(quán)利義務(wù)

1.寄存檔案應(yīng)具有保存價(jià)值，經(jīng)過整理，編目，也可委托甲方提供有償整理編目服務(wù)。

2.應(yīng)按收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)向甲方繳納費(fèi)用。

3.查閱利用寄存的檔案應(yīng)出示寄存者有效證明(單位介紹信、身份證、工作證)。寄存者利用其所寄存檔案不再收取檔案利用費(fèi)

4.對寄存的檔案擁有所有權(quán)。寄存期滿，如不繼續(xù)寄存須在期滿后60天內(nèi)取走所寄存的檔案。

5.享有優(yōu)先利用權(quán)，并可以對其檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見。

6.對因甲方管理不善造成蟲蛀、霉變、遺失等問題，有權(quán)要求賠償。

十、本協(xié)議執(zhí)行過程如有未盡事宜，雙方協(xié)商解決。

十一、本協(xié)議一式二份;甲、乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。

甲方(蓋章)：_________ 乙方(蓋章)：_________

法定代表(簽字)：_____ 法定代表(簽字)：_____

_________年____月____日 _________年____月____日

勞動(dòng)合同范本(二)

甲方：_________________

乙方：_________________

甲乙雙方經(jīng)協(xié)商達(dá)成如下：

一、甲方同意保管乙方委托的人事檔案。

二、合同有效期為_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。

三、乙方每年應(yīng)向甲方繳交管理費(fèi)_________元人民幣，合同期內(nèi)檔案轉(zhuǎn)至其他單位，其管理費(fèi)不予退還。

四、甲方僅為乙方托管人事檔案，雙方不存在勞動(dòng)關(guān)系及任何行政上的隸屬關(guān)系，乙方的就業(yè)、工資、福利、醫(yī)療、人身意外、繳交社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、退休申請及退休養(yǎng)老金的領(lǐng)取等均為自理。乙方在托管期間，其本人發(fā)生因病及傷亡事故導(dǎo)致的一切責(zé)任均由乙方本人自負(fù)，與甲方無關(guān)。

五、乙方在托管期間，應(yīng)自覺遵守國家的有關(guān)法律、法規(guī)，不得以甲方之名義從事任何違法違紀(jì)活動(dòng)，不得違反計(jì)劃生育。否則，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，甲方立即單方終止合同，脫離托管關(guān)系，托管費(fèi)不予退回。

六、在托管期間，如乙方由于調(diào)動(dòng)原因需要調(diào)閱檔案或轉(zhuǎn)至其他單位，需由接收單位出具證明，甲方才給予辦理閱檔或轉(zhuǎn)檔的有關(guān)手續(xù)。

七、本合同期內(nèi)，甲方按國家有關(guān)規(guī)定管理乙方的人事檔案，為乙方出具與檔案有關(guān)的證明、材料。

八、本合同期滿后，乙方如不及時(shí)交納托管費(fèi)除按規(guī)定交納托管費(fèi)外，每人每日加收滯納金_________元。

九、乙方如變更地址及聯(lián)系電話應(yīng)及時(shí)通知甲方，以便聯(lián)系。如不及時(shí)，由此造成的責(zé)任概由乙方承擔(dān)。

十、本合同單方或自動(dòng)終止時(shí)，托管關(guān)系自然解除。

十一、本合同未盡事宜，甲、乙雙方應(yīng)友好協(xié)商解決。

十二、本合同一式兩份，甲、乙雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。自簽字蓋章之日起生效。

甲方(蓋章)：_________ 乙方(簽字)：_________

代表人(簽字)：_______

_________年____月____日 _________年____月____日

勞動(dòng)合同范本(三)

甲方：_____________________

乙方：_____________________

經(jīng)甲、乙雙方協(xié)商，就乙方委托甲方保管檔案達(dá)成以下協(xié)議：

1.甲方根據(jù)《檔案法》和_________部、人事部有關(guān)規(guī)定，為乙方保管檔案。乙方應(yīng)在簽訂本協(xié)議及繳交檔案保管費(fèi)后，按有關(guān)規(guī)定及時(shí)將檔案及相關(guān)資料轉(zhuǎn)入甲方，否則甲方不予提供相關(guān)服務(wù)。

2.經(jīng)乙方申請，甲方按國家有關(guān)規(guī)定，只為乙方提供出具檔案保管證明以及借閱檔案的服務(wù)，不提供其他服務(wù)。此外，乙方的就業(yè)及與其他機(jī)構(gòu)的關(guān)系、工資福利、社保醫(yī)療、人身權(quán)益及人身意外等均應(yīng)自理。

3.乙方應(yīng)遵守國家及省、市的法律法規(guī)，遵守甲方有關(guān)檔案及人事管理規(guī)定和計(jì)劃生育管理的有關(guān)規(guī)定。

4.本協(xié)議期自______年_____月_____日至______年_____月_____日。本協(xié)議期滿，乙方應(yīng)及時(shí)與甲方續(xù)簽或?qū)n案轉(zhuǎn)出;否則，視為乙方繼續(xù)委托甲方保管檔案，甲方可依規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)每年向乙方計(jì)收檔案保管費(fèi)，并保留追收乙方欠費(fèi)的權(quán)力。

5.乙方應(yīng)于簽訂本協(xié)議時(shí)向甲方繳交檔案保管費(fèi)_________元，協(xié)議期內(nèi)如檔案調(diào)出，費(fèi)用不予退還。

6.本協(xié)議由甲方代表人簽字，加蓋公章及乙方簽章后生效。甲、乙雙方各執(zhí)一份，具同等效力。

7.本協(xié)議未盡事宜，由甲、乙雙方協(xié)商解決。

甲方(公章)：_________ 乙方(簽字)：_________

第2篇：檔案保管范文

二、對各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查、借閱，并嚴(yán)格履行手續(xù)。查、借閱機(jī)密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

三、對機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機(jī)密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。

四、凡涉及檔案機(jī)密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報(bào)和私人通信中暴露檔案機(jī)密。五、利用者對所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管，及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。

六、對保管期滿、失去保存價(jià)值的檔案文件要按規(guī)定銷毀，不得以廢紙出售。

七、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí)，要立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)、保密或保衛(wèi)部門，當(dāng)事者要寫出書面報(bào)告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。

xx市檔案局檔案庫房管理制度

一、檔案庫房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，非本室工作人員不得入內(nèi)。

二、保管檔案必須有專用庫房，并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫房內(nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。

三、檔案進(jìn)出庫房，要建立嚴(yán)格的登記制度，包括檔案收進(jìn)入庫，庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。

四、檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光的措施。

五、對新接收入庫檔案要嚴(yán)格檢查，對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫。

六、庫房內(nèi)安置溫濕度計(jì)，每天定時(shí)測記。庫房的溫度應(yīng)控制在14-24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45-×××之間。

七、庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，不得堆放與檔案無關(guān)的物品。

八、每學(xué)期結(jié)束前，要對案卷進(jìn)行總清點(diǎn)，檢查帳、卡、物是否相符。

第3篇：檔案保管范文

根據(jù)國家檔案局令第8號(hào)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》文件精神，結(jié)合樂清市協(xié)作辦（招商局）〔以下簡稱本辦（局）〕職能和工作實(shí)際，為了完整、系統(tǒng)地保存本辦（局）在工作活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的需要，為樂清積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料，制定《樂清市協(xié)作辦（招商局）文件材料歸檔和不歸檔的范圍》如下：

第一條為便于本辦（局）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定中的本（辦）局文件材料是指本辦（局）在工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

第三條本辦（局）文件材料歸檔范圍是：

(一)反映本辦（局）主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本辦（局）工作、樂清建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

(二)本辦（局）工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

(三)本辦（局）需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下屬企業(yè)報(bào)送的重要文件材料；

(四)其他對本辦（局）工作具有查考價(jià)值的文件材料。

第四條本辦（局）文件材料不歸檔范圍是：

(一)上級機(jī)關(guān)的文件材料中；普發(fā)性不需本辦（局）辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本辦（局）工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

(二)本辦（局）文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本辦（局）負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本辦（局）無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

(三)同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

(四)下屬企業(yè)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級抄報(bào)的文件材料。

第五條凡屬本辦（局）歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本辦（局）負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第六條機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第七條永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本辦（局）制定的法規(guī)政策性文件材料；

(二)本辦（局）召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

(三)本辦（局）職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

(四)本辦（局）關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

(五)本辦（局）機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

(六)本辦（局）房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

(七)上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本辦（局）主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

(八)同級機(jī)關(guān)、下屬企業(yè)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本辦（局）的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

第八條定期保管的文書檔案主要包括：

(一)本辦（局）職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

(二)本辦（局）召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；

(三)本辦（局）人事管理工作形成的一般性文件材料；

(四)本辦（局）一般性事務(wù)管理文件材料；

(五)本辦（局）關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

(六)上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本辦（局）主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

(七)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本辦（局）主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

(八)同級機(jī)關(guān)、下屬企業(yè)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本辦（局）的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

(九)下屬企業(yè)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

第九條本辦（局）形成的人事、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十條本辦（局）對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。

本辦（局）在歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

第4篇：檔案保管范文

[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)檔案；管理；問題；措施

一、前言

財(cái)務(wù)檔案管理是財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)，因?yàn)樗鎸?shí)記錄并反映了企業(yè)單位發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)檔案管理工作具有重要的意義，可以有效地提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，但是在實(shí)際工作中很容易被人們忽視，從而就大大地影響了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量。因此，認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案保管工作的重要性，并且加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案保管是很有必要的。

二、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容

一般而言，財(cái)務(wù)檔案是指會(huì)計(jì)憑證（如原始憑證、記賬憑證等）、會(huì)計(jì)賬簿（如明細(xì)賬、總賬、日記賬等）和財(cái)務(wù)報(bào)告（如月度財(cái)務(wù)報(bào)表、年度財(cái)務(wù)報(bào)表）等，真實(shí)地反映并記錄了企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，同時(shí)也為單位加強(qiáng)經(jīng)營管理提供了重要參考依據(jù)。

三、當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

近年來，財(cái)務(wù)檔案管理工作取得了顯著發(fā)展，但是也頻頻出現(xiàn)問題。當(dāng)前財(cái)務(wù)管理存在的問題主要有：

1.財(cái)務(wù)檔案保管不規(guī)范

2.會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范

四、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的措施

從當(dāng)前財(cái)務(wù)管理工作存在的問題，同時(shí)聯(lián)系檔案管理工作的性質(zhì)，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來加強(qiáng)對單位財(cái)務(wù)檔案管理，從而可以真正發(fā)揮檔案管理在單位中的作用。

1.提高領(lǐng)導(dǎo)者法律法規(guī)的意識(shí)

很多領(lǐng)導(dǎo)者都認(rèn)為財(cái)務(wù)工作在單位中扮演著重要的角色，在實(shí)際工作中，就應(yīng)該從單位和員工的根本利益出發(fā)，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的標(biāo)準(zhǔn)聘用財(cái)務(wù)人員。選用高素質(zhì)和高業(yè)務(wù)能力的財(cái)會(huì)人員，就會(huì)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，在實(shí)際工作中就會(huì)真實(shí)地反映出發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，從而確保了財(cái)務(wù)檔案的準(zhǔn)確性。

要想確保財(cái)務(wù)檔案信息的真實(shí)性和可靠性，提高領(lǐng)導(dǎo)者法律法規(guī)的意識(shí)是很有必要的。要讓領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量的重要性，在領(lǐng)導(dǎo)者正式上崗前加強(qiáng)培訓(xùn)，而且培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該包括會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)法規(guī)等，從而讓領(lǐng)導(dǎo)者樹立起相關(guān)的法律法規(guī)意識(shí)。在單位的財(cái)務(wù)管理工作中，堅(jiān)決不任人唯親，堅(jiān)決不舞弊，而且財(cái)務(wù)工作人員的變換都要報(bào)經(jīng)上級部門的批準(zhǔn)。若領(lǐng)導(dǎo)者更換時(shí)，重新按照相關(guān)的制度實(shí)行，這樣就可以從根本上確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2.提高財(cái)務(wù)工作人員的法律法規(guī)意識(shí)

一個(gè)單位的財(cái)務(wù)工作人員僅僅具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作能力是不夠的，還需要具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和法律法規(guī)意識(shí)，在實(shí)際工作中嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及相關(guān)的會(huì)計(jì)制度，從而將發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)且準(zhǔn)確地反映在財(cái)務(wù)檔案中。而且在工作中，不以領(lǐng)導(dǎo)者的愛好為標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守《會(huì)計(jì)法》及國家制定的相關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)，加強(qiáng)對原始憑證的審核，始終堅(jiān)持客觀和公正的工作態(tài)度，辨別發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)、是否合法，從而確保記錄的會(huì)計(jì)信息具有真實(shí)性和可靠性。敢于對不合法的原始憑證拒絕受理，并及時(shí)向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。同時(shí)要按照法律要求在銀行設(shè)立企業(yè)專用賬戶，不設(shè)立“小金庫”，以審核過的會(huì)計(jì)憑證來登陸會(huì)計(jì)賬簿。除此以外，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告要嚴(yán)格遵守按照審核過的會(huì)計(jì)信息編制，真正地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性。

3.財(cái)務(wù)檔案管理人員要培養(yǎng)自己的責(zé)任感

在對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理的過程中，要嚴(yán)格整理、裝訂、編制，然后將檔案移交給單位檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一保管，這時(shí)檔案管理人員也要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求，認(rèn)真接收財(cái)務(wù)檔案，審查各種不同的檔案資料，將檔案放置在規(guī)定的位置保管，不僅做好檔案的保管工作，還應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況提供使用和銷毀。因此，財(cái)務(wù)人員具備強(qiáng)烈的責(zé)任感、高度的服務(wù)意識(shí)和無私奉獻(xiàn)的精神是很重要的。除此以外，單位領(lǐng)導(dǎo)者還要定期對檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)工作能力，從而更好地完成新時(shí)期的會(huì)計(jì)檔案管理工作。

4.完善財(cái)務(wù)檔案管理制度

依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到整個(gè)企業(yè)工作的整體規(guī)劃中來，制定財(cái)務(wù)檔案管理的工作目標(biāo)，建立諸如《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，使財(cái)務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理辦法。？

總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，加強(qiáng)和完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理，將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的問題，財(cái)務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。？

結(jié)束語

財(cái)務(wù)檔案管理工作在單位管理工作中，占據(jù)著重要的地位和作用，財(cái)務(wù)檔案保管工作能否做好，會(huì)直接影響到單位的財(cái)務(wù)管理質(zhì)量。因此，為了提高單位的效益，做好檔案保管工作是很有必要的。

參考文獻(xiàn)：

[1]《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》.

第5篇：檔案保管范文

【論文關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)信息化檔案安全性維護(hù)性

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案,隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代,由傳統(tǒng)意思上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。

1會(huì)計(jì)信息化檔案的特點(diǎn)

1.1會(huì)計(jì)信息化檔案的載體多樣性

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后形成的會(huì)計(jì)檔案,既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案,又包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和相應(yīng)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)等。

1.2表現(xiàn)形式的特殊性

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案直觀性強(qiáng),主要以書面紙質(zhì)形式保存,可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會(huì)計(jì)信息,但記錄信息量低,占用空間大,數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。信息化會(huì)計(jì)檔案,必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境下才能使用,對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強(qiáng),但記錄信息量大,占用空間小,數(shù)據(jù)查詢簡單方便且容易保管。

1.3信息處理的便易性

信息化會(huì)計(jì)檔案因其會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化,大大提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率,便于會(huì)計(jì)檔案信息的資源共享,但同時(shí)也加大了會(huì)計(jì)檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

1.4保管條件較高

信息化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)十分精密,電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環(huán)境要求較高。

2會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問題及對策

2.1安全性

會(huì)計(jì)信息化條件下,會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬,會(huì)計(jì)信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料,從而在會(huì)計(jì)信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn),制定和完善符合新環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理制度,特別是要建立權(quán)限分級制度,實(shí)行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權(quán)限,在會(huì)計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé),采取不相容職責(zé)相分離措施,嚴(yán)格崗位責(zé)任制,加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔,還要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,以便在再利用或發(fā)生意外時(shí)能及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的完整性。第三對傳輸、存檔的會(huì)計(jì)信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù),保證其不會(huì)泄密。第四對保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕,只接入財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng),與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開,同時(shí)還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì),必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計(jì)算機(jī)病毒感染,造成數(shù)據(jù)被破壞。

第6篇：檔案保管范文

關(guān)鍵詞：文書檔案；保管期限表；檔案鑒定

檔案鑒定在檔案管理中起到至關(guān)重要的作用，檔案鑒定也是貫穿在整個(gè)檔案管理工作始終的一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。檔案在最開始的時(shí)候都是普通的文件，只有按照一定的標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)過鑒定，才能確認(rèn)其是否可以作為檔案來保管和利用。每一份檔案都有一定的保管期限，當(dāng)保管期限滿之后，是選擇繼續(xù)保管還是進(jìn)行銷毀都要經(jīng)過鑒定。在這個(gè)過程中，制定科學(xué)合理的保管期限表是尤為重要的。

一、文書檔案保管中的原則劃分

1、對歸檔文件的形式進(jìn)行劃分確定

檔案文件的保管期限由于文件的性質(zhì)和種類的不同而有所不同，一般來說，要看文件的規(guī)范程度和珍貴程度等特性來進(jìn)行劃分。主要包括以下三點(diǎn)：

一是分析歸檔文件的文種：反映方針政策、重大事件、主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有權(quán)威性和重要性的決定、決議、命令、指示、條例、紀(jì)要、報(bào)告等，要比處理日常事務(wù)的通知、簡報(bào)、來往函件等保管期限長，但通知、函等文種還要根據(jù)其內(nèi)容的重要程度來決定其保管期限。

二是分析歸檔文件的稿本：歸檔文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限長。但有些重要文件經(jīng)反復(fù)修改，其過程性的草稿、征求意見稿、送審稿、報(bào)批稿等都很重要，這些重要文件要結(jié)合其文種及其文件本身的重要性來劃分保管期限。

三是分析門檔文件的“珍稀”特點(diǎn)：有重要領(lǐng)導(dǎo)、著名人物的題詞、批注、簽字的文件材料有權(quán)威性，具有紀(jì)念價(jià)值。某些文件因載體古老、珍稀而具有文物價(jià)值，某些文件因書法或裝裱優(yōu)秀而具有藝術(shù)價(jià)值。這些歸檔文件都可作永久保存。

2、對歸檔文件的責(zé)任者進(jìn)行劃分確定

一是分析歸檔文件的責(zé)任者是本單位還是外單位：在保管中，對非本單位的文書檔案材料不加以歸檔。在內(nèi)容相同、文種相同的情況下，對本單位的文書檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加分析和控制，對其中存在的各種問題和方法嚴(yán)格處理，確保文書檔案能夠滿足當(dāng)前企業(yè)工作需求，而且由于其在包觀眾保管期限較長。

二是分析歸檔文件的責(zé)任者是本系統(tǒng)還是外系統(tǒng)：在外系的文書檔案保管中也是采用不歸檔方式進(jìn)行保管。對外系形式形成的本行業(yè)文件資料和檔案應(yīng)當(dāng)歸檔，并且能夠在相同情況和相同的文本之下進(jìn)行嚴(yán)格辨認(rèn)，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，但其文件材料的保管期限較短：在內(nèi)容相同的情況下，行業(yè)的文檔要及時(shí)的進(jìn)行搜查，避免出現(xiàn)首查難度，因此在相同情況下應(yīng)當(dāng)做好保管標(biāo)志。

二、文書檔案保管期限表的改進(jìn)建議

1、增強(qiáng)其實(shí)用性

文書檔案的保管期限表包含著檔案鑒定的基本原則、鑒定標(biāo)準(zhǔn)和鑒定的具體方法。在具體的檔案鑒定的過程中必須將理論和實(shí)際進(jìn)行有益地結(jié)合。在對檔案進(jìn)行鑒定時(shí)所用到的各種分析法具有一定的抽象性，操作難度較大。但是這又是檔案鑒定的關(guān)鍵所在。所以，必須將這些理論方法運(yùn)用到具體的實(shí)踐中去。檔案鑒定工作人員的專業(yè)知識(shí)水平和綜合素質(zhì)是影響檔案保管期限表的制定的重要因素。就目前我國檔案鑒定人員的現(xiàn)狀來看，其專業(yè)知識(shí)水平還沒有達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理工作中的能力還較弱。為了彌補(bǔ)這一不足，對檔案保管期限表的制定就要更加嚴(yán)格。期限表要具有一定的實(shí)用性，將一些標(biāo)準(zhǔn)和原則以通俗的方式進(jìn)行表達(dá)，打破人們的認(rèn)識(shí)局限。這樣才能提高工作的效率，保證鑒定工作的質(zhì)量。

2、分級分系統(tǒng)，完善檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)體系

目前我國檔案保管期限表比較單一，這不符合檔案價(jià)值鑒定的規(guī)律。由于檔案價(jià)值是多方面的，檔案形成者在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中的職能、地位和作用有大小、輕重、主次之別，所以其所產(chǎn)生的檔案對社會(huì)的整體價(jià)值也就有差異。因而檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)具有多元性，不要搞大一統(tǒng)。也不能將文件的第一價(jià)值和第二價(jià)值合并起來，既將其作為各單位鑒定檔案價(jià)值確定保管期限的依據(jù)，又將其作為檔案館優(yōu)化館藏的依據(jù)。因此，各行業(yè)、各系統(tǒng)應(yīng)以國家檔案行政管理部門頒發(fā)的檔案保管限表為依據(jù)，結(jié)合自己的特點(diǎn)和實(shí)際情況制訂各自的檔案保管期限表，建立由國家鑒定標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)鑒定標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)鑒定標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合的鑒定標(biāo)準(zhǔn)體系，各種標(biāo)準(zhǔn)相互協(xié)調(diào)，各司其職，并且隨著現(xiàn)實(shí)條件的變化而不斷完善和發(fā)展。

3、變“三分法”為“標(biāo)時(shí)法”，減少操作彈性

我國的檔案保管期限主要有三個(gè)：永久保存、長期保存和短期保存。對于永久保存的檔案文件，從入館之時(shí)起就一直保存在檔案館中，沒有時(shí)間的限制；長期保存的檔案往往在十六年到五十年不等，而有些檔案則是在二十年或者三十年就到了保存期。所以，對于長期保存的檔案來說，其時(shí)間跨度較大。在具體的檔案文件保存的過程中，有些短期的文件劃分到長期保存的范圍內(nèi)，使得檔案保管工作不能有序地進(jìn)行。而且長期保存的文件在一定程度上浪費(fèi)了光藏資源，其價(jià)值也會(huì)隨著時(shí)間的推移而減小，沒有了保存的價(jià)值。將“三分法”變?yōu)椤氨頃r(shí)法”，是對需要保存的檔案文件進(jìn)行定期的鑒定。當(dāng)一些文件的保存期滿之后，就按照檔案保管期限表進(jìn)行鑒定，如果有保存的價(jià)值就進(jìn)行進(jìn)一步的保存，如果達(dá)不到保存的標(biāo)準(zhǔn)就進(jìn)行剔除。這樣可以很好地對檔案文件進(jìn)行保存，為檔案管理工作提供一定的便利。

4、保管期限表要有較強(qiáng)的操作性

保管期限表的操作性是影響檔案鑒定工作的重要因素。我國對檔案保管期限表進(jìn)行了多次修訂，每次修訂之后其條款就會(huì)有一定的減少。但是現(xiàn)如今的檔案文件種類越來越多，數(shù)量龐大，已有的鑒定條款已經(jīng)不能滿足檔案文件的鑒定需求。另外，在檔案文件保管期限表中的一些詞語出現(xiàn)了表示不明，模棱兩可的狀態(tài)。有些詞語的概括程度較高，具體的指向不清。這就給檔案的鑒定工作帶來一定的難度，嚴(yán)重阻礙了檔案保管期限表的可操作性。所以，在對其進(jìn)行改進(jìn)的時(shí)候要注意各個(gè)條款的用詞準(zhǔn)確，界限分明，有一定的規(guī)范性。使得檔案鑒定的工作人員能夠在最短的時(shí)間內(nèi)確認(rèn)檔案的價(jià)值大小，明確保管期限。這樣才能有效地提高檔案鑒定工作的效率。

三、總結(jié)

總而言之，文書檔案的保管期限表是做好檔案的鑒定工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案的鑒定工作對以后的檔案管理起到一定的促進(jìn)作用。在今后的檔案鑒定工作中，要對檔案文件的保管期限表進(jìn)行有效地改進(jìn)，增強(qiáng)其可操作性和實(shí)用性，明確鑒定標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案的鑒定提供便利?！?/p>

參考文獻(xiàn)

[1] 任 翔，王傳軍.檢察機(jī)關(guān)文書檔案保管期限的分析方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2009（7）.

第7篇：檔案保管范文

關(guān)鍵詞：適當(dāng)延長會(huì)計(jì)檔案保管年限;磁性介質(zhì)保管會(huì)計(jì)檔案；操作日志重要性

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。通過會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈；可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為；會(huì)計(jì)檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。

按照1998年8月21日財(cái)會(huì)字（1998）32號(hào)文第四條之規(guī)定，各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

在長期工作實(shí)踐當(dāng)中，本人積累了一些會(huì)計(jì)檔案保管方面的經(jīng)驗(yàn)與看法，與同行交流。

一、會(huì)計(jì)憑證、賬簿的保管年限

按照財(cái)會(huì)字（1998）32文的規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、會(huì)計(jì)賬簿的保管期限均為15年，本人認(rèn)為此期限應(yīng)稍微延長。身邊有一具體事例：十七年前，單位收取個(gè)人一筆款項(xiàng)，開具收據(jù)。后退回，由于涉及人員比較多，所以制成表格形式發(fā)放，由于會(huì)計(jì)人員疏忽，發(fā)放時(shí)只在表格中簽名領(lǐng)款，未收取甲同志收據(jù)。多年以后，甲同志持收據(jù)索要當(dāng)初交款，但是，當(dāng)初領(lǐng)取款項(xiàng)的原始表格已隨原始憑證銷毀，引起經(jīng)濟(jì)糾紛。

二、磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案

一般單位除會(huì)計(jì)檔案保管清冊和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、行政事業(yè)單位決算要永久保存外，其余會(huì)計(jì)賬簿，原始憑證等等，都有其保管年限，最長25年，最短3年。

財(cái)會(huì)字（1998）32號(hào)文第十二條，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。

當(dāng)今，隨著計(jì)算機(jī)的普及，基本上所有單位都采取計(jì)算機(jī)作為賬務(wù)核算的工具，所以保存紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案就顯得尤為重要。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案有兩方面的缺點(diǎn)：第一，按照規(guī)定，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要用針式打印機(jī)打印，但現(xiàn)在針式打印機(jī)用戶越來越少，針式打印機(jī)缺點(diǎn)是針頭宜缺損，打印速度較慢，電子產(chǎn)品淘汰較快，有時(shí)配件都不容易買到。本人認(rèn)為，針式打印機(jī)已不太適合大量打印會(huì)計(jì)賬簿的需求。第二，如果采取激光打印機(jī)打印，則由于光照、日曬，年代久遠(yuǎn)等自然原因，很容易造成墨跡脫落等現(xiàn)象。所以，用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案就顯得尤為重要。磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案必須做到：第一、及時(shí)性。磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案同一般會(huì)計(jì)檔案一樣，平時(shí)每月會(huì)計(jì)結(jié)賬日要及時(shí)備份，這次備份有兩個(gè)功效，一是為了年底會(huì)計(jì)總備份（從微機(jī)中備份到磁性介質(zhì)中），二是為了賬目如有差錯(cuò)，以備備份恢復(fù)。年底賬目要統(tǒng)一備份，例如刻錄光碟長期保存。第二、安全性。賬務(wù)備份不能只備份在本計(jì)算機(jī)當(dāng)中，假設(shè)有病毒侵蝕導(dǎo)致計(jì)算機(jī)癱瘓無法工作，如果損壞特別嚴(yán)重，那么備份也將丟失，所以計(jì)算機(jī)備份后刻錄光碟尤為重要。

三、關(guān)于操作日志

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。一般忽略了操作日志。本人認(rèn)為，操作日志也應(yīng)該作為重要的會(huì)計(jì)檔案予以保管。

系統(tǒng)日志源自航海日志：當(dāng)人們出海遠(yuǎn)行的時(shí)候，總是要做好航海日志，以便為以后的工作做出依據(jù)。操作日志是會(huì)計(jì)操作系統(tǒng)中的一個(gè)比較特殊的文件，在安全方面具有無可替代的價(jià)值。日志每天為我們忠實(shí)的記錄著系統(tǒng)所發(fā)生一切，利用系統(tǒng)日志文件，可以使操作員快速對潛在的系統(tǒng)入侵作出記錄和預(yù)測，但遺憾的是目前絕大多數(shù)的人都忽略了它的存在。

第8篇：檔案保管范文

[關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案保管；物質(zhì)條件；要求

學(xué)校檔案保管的物質(zhì)條件是指符合要求的檔案庫房建筑和一定的設(shè)備，這是保護(hù)檔案的二個(gè)基本條件。

一、學(xué)校檔案庫房的管理

檔案庫房是保護(hù)檔案的最基本的物質(zhì)條件，庫房管理是檔案保管工作的主要內(nèi)容，只有做好經(jīng)常性的庫房管理工作，才能為整個(gè)檔案工作的進(jìn)行創(chuàng)造必要的條件。

（一）檔案庫房的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

檔案庫房是保護(hù)檔案最基本的物質(zhì)條件，庫房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和庫房管理措施的效果。庫房建筑是檔案管理中長期起作用的因素，因?yàn)閹旆扛膭?dòng)比較困難，而且會(huì)造成很大浪費(fèi)。因此，只有搞好檔案庫房建設(shè)和庫房管理，才能有效地保護(hù)好檔案。

學(xué)校檔案庫房的建設(shè)，同全國其他行業(yè)檔案庫房建筑一樣應(yīng)遵循“適用”、“經(jīng)濟(jì)”、“美觀”的原則。檔案庫房是一種特殊性建筑，有別于民用建筑和辦公用房。它是保存檔案的主要場所，檔案的長期有效性和其價(jià)值的原始性，對庫房建筑提出了比較嚴(yán)格的要求。防熱、防潮、防光、防塵等均有比較具體的要求。因此，新建庫房要按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》進(jìn)行設(shè)計(jì)。

所謂“適用”就是新建庫房要符合維護(hù)檔案的安全，延長檔案的壽命，便于檔案的管理等要求。最大限度地排除和減少各種不利因素對檔案的破壞作用。

所謂“經(jīng)濟(jì)”，就是要講究經(jīng)濟(jì)效益，注意使用價(jià)值，精心設(shè)計(jì)，精心施工，力求節(jié)省開支，在基本適用的前提下，兼顧學(xué)校的經(jīng)濟(jì)能力和技術(shù)發(fā)展水平，不要不切實(shí)際的追求高標(biāo)準(zhǔn)。只能在力所能及的情況下盡量好一些。

所謂“美觀”，就是外觀造型要新穎、別致，體現(xiàn)民族風(fēng)格和學(xué)校的總體規(guī)劃，協(xié)調(diào)一致，有利于校園的美化。但是必須以適用和經(jīng)濟(jì)前提，否則，庫房外表再美也不能取得好的效果。

選址時(shí)要注意：（1）遠(yuǎn)離存放易燃、易爆等危險(xiǎn)品存放地點(diǎn)，不設(shè)在有污染，有污染氣體發(fā)源地的下風(fēng)方向，要避開高壓輸電線路；（2）地勢較高、場地干燥，排水暢通，空氣流通，環(huán)境安全；（3）館區(qū)與生活區(qū)等建筑應(yīng)分別布置，避免相互干擾；（4）館區(qū)內(nèi)道路應(yīng)便于檔案搬運(yùn)，并符合消防要求；（5）總平面布置應(yīng)有適當(dāng)綠化用地。

不設(shè)檔案館的高等學(xué)校和中小學(xué)，新建檔案庫房都有一定困難，可將普通的建筑改造為檔案庫房。但須注意以下幾點(diǎn)：一是改善環(huán)境，調(diào)整出入路線；二是改造地面，防止潮濕；三是整修房頂，防止漏雨；四是檢查電線，防止火災(zāi)；五是修理門窗，嚴(yán)密入口；六是分清主次，合理安排，將重要的珍貴的檔案存放在條件較好的房間。

（二）進(jìn)出庫制度

檔案庫房是保存檔案的重要場所，因此必須對進(jìn)出庫房的人員及其進(jìn)出的方式、時(shí)間、要求等進(jìn)行必要的限制并做出專門的規(guī)定。一般情況下，檔案庫房只允許檔案庫房管理的專門人員進(jìn)入，非管理人員原則上不允許進(jìn)入。即使是專門的管理人員進(jìn)出庫房，也必須有相應(yīng)的限制性規(guī)定。如在庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的其他活動(dòng)，不允許在庫房內(nèi)吸煙、喝水、吃東西等，庫房無人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、上鎖等。庫房內(nèi)的溫濕度是直接影響檔案壽命的環(huán)境因素。較為適宜的庫房溫度應(yīng)為14℃～24℃，±2℃；相對濕度應(yīng)為45%～60%，d5%，母片庫適宜的溫度在13℃～15℃，相對濕度為35%～45%。為了科學(xué)庫房溫濕度，應(yīng)配備精確、可靠的溫濕度測量儀器和自動(dòng)調(diào)控設(shè)備。

（三）十防措施

檔案保管工作常說的“十防”措施，一般是指防火、防光、防水、防塵、防蟲、防高溫、防低溫、防細(xì)菌、防霉菌、防有害氣體。這“十防”基本上囊括了對檔案實(shí)體可能造成損毀的所有自然的和人為的因素，是庫房管理工作的重要內(nèi)容。

（四）檔案安全檢查

1.定期檢查

定期檢查一般一季度或一個(gè)月一次。對檔案定期檢查是檔案保管工作中的重要工作之一。檢查內(nèi)容包括：執(zhí)行法規(guī)情況，庫房安全設(shè)施情況，照明線路情況，有無丟失、損壞、泄密、蟲蛀、鼠咬、污染情況等等。

2.不定期檢查

不定期檢查主要是按檔案保管要求進(jìn)行不定期的全面檢查或個(gè)別項(xiàng)目檢查等。

檔案安全定期檢查和不定期檢查中發(fā)現(xiàn)的各種問題，要及時(shí)予以解決。檢查和落實(shí)情況要做好記錄。

（五）檔案存放位置索引

檔案館（室）為了便于保管工作人員切實(shí)掌握檔案（室）檔案的存放情況和迅速地取放檔案，必須編制檔案存放位置索引。檔案存放位置索引，按其作用可分為兩種：

1.全宗存放位置索引。即以全宗及其各類的檔案為單位，指出它們的存放處所。

2.庫房存放全宗索引。即以庫房和檔案架（柜）為單位，指出它們保存的是什么全宗及其組成部分的檔案。

二、檔案設(shè)備裝具的配備與要求

檔案庫房的設(shè)備主要包括檔案裝具、防潮去濕設(shè)備、消防設(shè)備等。這些都是檔案館（室）必需的基本設(shè)備。檔案存放和保管的好壞，壽命長短，利用是否方便，與庫房設(shè)備的配備有著密切的關(guān)系。檔案庫房的設(shè)備、裝具種類很多，各有所長，應(yīng)按庫房特點(diǎn)和檔案價(jià)值、規(guī)格的差異，合理遠(yuǎn)用，靈活配置。

裝具即有以存放檔案的柜、架、箱等。一般說、封閉式的檔案柜（架）比敞開式的架子更有利于對檔案的保護(hù)。柜、架、箱的制成材料最好是金屬物，這樣更有利于防火。為充分利用庫房空間，檔案庫房多考慮使用密集型活動(dòng)檔案柜，即密集架。一般說，它可以比常規(guī)的固定柜（架）節(jié)省近2/3的庫房面積。若新建庫房，可比使用常規(guī)固定裝具節(jié)省近1/3的建筑費(fèi)用。但安裝使用密集架對地面的承重能力有較高要求。若在二樓以上的房間內(nèi)安裝，樓板承受能力一般需在每平方米600公斤以上，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)考慮整個(gè)建筑物的堅(jiān)固程度及其使用年限等相關(guān)因素。

參考文獻(xiàn)：

第9篇：檔案保管范文

【關(guān)鍵詞】高校聲像檔案 價(jià)值 保管 利用

高校聲像檔案作為高校重要的文化資源之一，具有潛在的開發(fā)利用價(jià)值。聲像檔案能夠記錄人類的歷史活動(dòng)，還原社會(huì)的歷史面貌，再現(xiàn)當(dāng)下的發(fā)展成果，是人類社會(huì)寶貴的文化財(cái)富，是形象最逼真、時(shí)空感最強(qiáng)的檔案資源之一。

一、聲像檔案的特性及價(jià)值

聲像檔案是以照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲音、圖像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它最大的特點(diǎn)就是能將鮮活的現(xiàn)實(shí)場景原聲原貌記錄下來，然后作為歷史資料真實(shí)地保存下來，所以它具有視聽結(jié)合，聲像并茂的特殊性。在2008年“5.12”汶川特大地震抗震救災(zāi)期間，四川的許多高校都派出了多批志愿者前往災(zāi)區(qū)進(jìn)行救助支援，這期間拍攝的聲像檔案永遠(yuǎn)的留住了當(dāng)時(shí)的場景。它記錄了大批高校志愿者幫助災(zāi)民共渡難關(guān)的場景，一張張清晰的照片比任何文字都能生動(dòng)真實(shí)的展現(xiàn)當(dāng)時(shí)的情景，讓后來的很多參觀者通過那些照片和影像了解到救災(zāi)期間的真實(shí)情況。這也是音像檔案具有的基本價(jià)值，即歷史憑證價(jià)值。2016年，四川大學(xué)舉辦了“120周年校慶”，在校慶的校史展覽上，通過不同歷史階段豐富的聲像資料并結(jié)合文字說明展示了川大120年不平凡的發(fā)展軌跡，看到大量的黑白影像圖片，就像看到了學(xué)校創(chuàng)辦初期的情景，它不僅記錄了學(xué)校創(chuàng)辦早期的艱辛，更是將學(xué)校120年的發(fā)展和變遷沿著歷史的軌跡呈現(xiàn)在師生面前，使廣大師生員工提高了愛校、敬校的情懷，讓他們從歷史和現(xiàn)實(shí)的對話中感受到當(dāng)時(shí)的上課場景和氛圍，感受到校園的蓬勃生機(jī)和獨(dú)特的魅力，從而發(fā)揮了聲像檔案的宣教作用。

聲像檔案相對于紙質(zhì)檔案而言，除了具備檔案的基本特點(diǎn)以外還有以下幾個(gè)特殊性。

（一）原始記錄性

高校聲像檔案是紙質(zhì)檔案不可代替的，它具有直觀，真實(shí)的特點(diǎn)，是反映學(xué)校建設(shè)、教學(xué)、科研以及其它有紀(jì)念意義活動(dòng)的珍貴聲像資料，是高校在辦學(xué)過程中形成的原始?xì)v史記錄檔案。

（二）生動(dòng)直觀性

高校聲像檔案能直觀形象的反映客觀事物，在記錄高校師生活動(dòng)的聲音和圖像中，給參觀者帶來強(qiáng)烈的視覺沖擊感和時(shí)空穿梭感，從而留下深刻的印象。

（三）特殊材質(zhì)性

聲像檔案因其特殊的材質(zhì)，對存儲(chǔ)環(huán)境的要求很高，保管條件比紙質(zhì)檔案要求也更加嚴(yán)格，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致聲像制作材料受到破壞，照片褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損，導(dǎo)致畫面、音響失效、失真，從而失去其利用價(jià)值。

（四）相輔相成性

聲像檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)非常緊密（它們以不同的形式記錄歷史，相互印證，相輔相成。），例如重大活動(dòng)、重大事件或會(huì)議等，除了有文字記錄以外，還配有照片、錄音和錄像等。

二、聲像檔案的保管

要保管好聲像檔案，首先，要對聲像檔案進(jìn)行分類，只有更好地分類才能更好地對檔案進(jìn)行保護(hù)和利用。由于聲像檔案的分類方法有很多，就高校聲像檔案而言，大多采用年度分類法，即在聲像檔案的封面或者卡片上標(biāo)注檔案號(hào)、標(biāo)題以及文字說明。其次，聲像檔案都是由磁性材料和感光材料構(gòu)成，為了延長檔案壽命，以下幾點(diǎn)還需注意。

防磁避光。聲像檔案的存放不能靠近帶有磁場的物件旁，如變壓器、磁場揚(yáng)聲器、電動(dòng)機(jī)等，以防止某些聲像檔案消磁；聲像檔案不能長時(shí)間承受日光照射，在使用完畢后，應(yīng)立即放回裝具，盡量減少光照時(shí)間，檔案庫房整體光線要暗沉，窗戶不宜過多過大，同時(shí)窗戶上要有窗簾避光，防止光線透入，另外庫房內(nèi)的光源不宜使用日光燈。

控溫濕。聲像檔案的存放環(huán)境的溫度應(yīng)保持在18℃～24℃，相對濕度應(yīng)保持在35%～45%。如果室內(nèi)溫濕度不適應(yīng)，就會(huì)使聲像檔案發(fā)生變形、粘連、斷裂等。所以聲像檔案的存放地一定要具備相應(yīng)的溫度和濕度，才能延長聲像檔案的保存期。

防塵防磨損。檔案庫房的門窗縫隙要封閉嚴(yán)緊，室內(nèi)環(huán)境要保持清潔，切忌塵土飛揚(yáng)，因?yàn)榛覊m和污垢也會(huì)使聲像檔案受損，影響其壽命，所以對于的柜架要配掛防塵簾。聲像檔案不能隨手亂放，使用后必須放入專用的檔案裝具內(nèi)。

禁煙火。庫房內(nèi)防火制度要健全，防火設(shè)施要齊全，因?yàn)槁曄駲n案都是易燃物質(zhì)，所以庫房內(nèi)要嚴(yán)禁煙火，各類設(shè)備安裝要合理，電源電路要保持狀態(tài)正常，并且要定期檢查，消除隱患。

三、聲像檔案的利用

高校聲像檔案多是高校師生活動(dòng)的記錄，具有歷史憑證價(jià)值和宣教作用。只有更好地服務(wù)于廣大師生，才能真正地體現(xiàn)其聲像檔案的價(jià)值，所以在聲像檔案的開發(fā)利用方面要做好以下幾方面。

加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)。宣傳是為了使檔案更好地服務(wù)于廣大師生。宣傳形式的多樣化，也能夠調(diào)動(dòng)師生的興趣，同時(shí)加深他們的印象和記憶。而培訓(xùn)，是一種傳遞知識(shí)、傳遞信息的行為。通過培訓(xùn)，它能夠讓師生在生活中更清晰明白聲像檔案的重要性和價(jià)值，在工作中更好地保護(hù)身邊的聲像資料，這樣在利用的時(shí)候就能更清楚對聲像檔案的選擇。

做好保管和整理。聲像檔案利用的基礎(chǔ)就是要做好保管和整理。在收集和整理的時(shí)候，必須有完整的文字說明，根據(jù)聲像資料的實(shí)際，編目時(shí)也要按信息記錄的媒w類型分，有錄像教材、DVD、VCD、錄音教材、投影片、幻燈片等；配置檔案裝具也要規(guī)范，這樣才能保證良好的儲(chǔ)存環(huán)境。

提供便捷和服務(wù)。根據(jù)聲像檔案的分類進(jìn)行編制檢索目錄，如照片檔案目錄、錄像帶檔案目錄、光盤檔案目錄等，并將目錄上傳至檔案管理軟件，做到統(tǒng)一、規(guī)范、有序，這樣在利用的時(shí)候就會(huì)更便捷。另外通過查閱、借閱和復(fù)制等方式，提供聲像檔案利用服務(wù)，充分開發(fā)利用聲像檔案的價(jià)值。

高校聲像檔案以其特有的利用價(jià)值使之成為高校寶貴的信息資源，只要很好地收集、管理和開發(fā)利用聲像檔案，就能在生活中充分發(fā)揮其作用價(jià)值，建立起過去與未來的橋梁，傳承文化與精神，才能更好地為高校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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