合同歸檔管理精選(九篇)

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第1篇：合同歸檔管理范文

【關(guān)鍵詞】合同檔案；規(guī)范化法

人和法人之間簽訂的以實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負(fù)的具體責(zé)任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護(hù)各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來(lái)越多的合同，對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟(jì)有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時(shí)代的財(cái)富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來(lái)的深刻影響。當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時(shí)展潮流，增強(qiáng)法制觀念，積極參與到國(guó)際大平臺(tái)中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高自身發(fā)展實(shí)力。但合作的同時(shí)，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中就要簽訂合同和協(xié)議，對(duì)同一類的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對(duì)合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)糾紛時(shí)需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對(duì)組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時(shí)間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時(shí)間。合同檔案有自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有些合同的履行時(shí)間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，如重大項(xiàng)目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長(zhǎng)的時(shí)間。根據(jù)合同履行的時(shí)間，決定了合同檔案收集時(shí)間需要根據(jù)實(shí)際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個(gè)合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭(zhēng)議解決等與合同項(xiàng)目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個(gè)方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對(duì)合同檔案的分類首先離不開(kāi)對(duì)合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒(méi)有把合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)科目進(jìn)行整理，不過(guò)不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨(dú)門(mén)類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價(jià)值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書(shū)類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長(zhǎng)期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒(méi)有履行完畢時(shí)，因?yàn)槭聦?shí)情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變?cè)械暮贤瑑?nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫(xiě)。合同檔案建立以后，要對(duì)其進(jìn)行編號(hào)以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議

（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼?，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點(diǎn)，公司可以在蓋章時(shí)就對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，方便了合同的收集工作?；蛘邔?shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門(mén)等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門(mén)歸檔；第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)部門(mén)作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門(mén)作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過(guò)程，使檔案收集過(guò)程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同的重視。應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強(qiáng)管理者的管理意識(shí)。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強(qiáng)對(duì)合同保管員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識(shí)；第三，要加強(qiáng)全公司對(duì)合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實(shí)可以避免合同發(fā)生問(wèn)題時(shí)，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識(shí)薄弱的問(wèn)題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門(mén)采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對(duì)項(xiàng)目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時(shí)查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)工作，加大信息管理意識(shí)，營(yíng)造良好的信息管理氛圍。

四、結(jié)語(yǔ)

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問(wèn)題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識(shí)到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理。

【參考文獻(xiàn)】

[1]姚雪琴.淺述企業(yè)合同檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(S1):104.

第2篇：合同歸檔管理范文

關(guān)鍵詞　當(dāng)歸雞血藤湯　穴位針灸　跟痛癥　活血化瘀　舒筋止痛

跟痛癥主要是指跟骨跖面由于慢性損傷所引起的疼痛,常伴有跟骨結(jié)節(jié)部前緣骨刺。跟痛癥多發(fā)于40～60歲的中年和老年人?！吨T病源候論》:“夫勞傷之人,腎氣虛損,而腎主腰腳…”治療上益采取補(bǔ)益肝腎,活血化瘀。

筆者采用當(dāng)歸雞血藤湯加穴位針灸治療跟痛癥38例,療效滿意,現(xiàn)報(bào)道如下。

1　資料與方法:

1.1　一般資料男27例,女11例;年齡最大者65歲,最小者48歲,平均41.5歲;左側(cè)發(fā)病者24例,右側(cè)發(fā)病者14例;病程最長(zhǎng)者3年,最短者25天,平均1.1年。

1.2　診斷要點(diǎn)

1.2.1　起病緩慢,多為一側(cè)發(fā)病。

1.2.2　晨起患足疼痛明顯,活動(dòng)后疼痛緩解,活動(dòng)過(guò)久疼痛加重。

1.2.3　局部無(wú)明顯紅腫,跟骨結(jié)節(jié)處壓痛。

1.2.4　x線片常與臨床癥狀不相符,在鑒別診斷上有重要意義,跟骨側(cè)位x線片可見(jiàn)有骨刺或增厚的骨膜。

1.3治療方法

1.3.1　中藥治療:當(dāng)歸雞血藤湯方藥組成:當(dāng)歸30g,白芍30-60g,雞血藤15g,丹參30g,延胡索15g,五靈脂10g,威靈仙15g,制川草烏各10g,木瓜15g,黃芪30g,羊藿30g,川牛膝30g。上藥加水1000ml,濃煎取汁,分2次溫服,1天1劑。

1.3.2　針灸治療:取昆侖,仆參,太溪,水泉,三陰交,丘墟用補(bǔ)法,隔日1次。10次為1個(gè)療程。

2　治療效果

38例經(jīng)1-2個(gè)療程治療,痊愈(癥狀體征完全消失,能正常工作和生活)28例,治愈率達(dá)73.6%;顯效(癥狀基本消失)6例,約占15.7%;進(jìn)步(癥狀和體征較治療前有改善)4例,約占10.7%。治愈的28例經(jīng)6月～1年隨訪,未見(jiàn)復(fù)發(fā)。

3　討論

第3篇：合同歸檔管理范文

完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求

發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求依法辦事和自由競(jìng)爭(zhēng)。通過(guò)合同來(lái)進(jìn)行規(guī)范市場(chǎng)行為同時(shí)體現(xiàn)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的這兩項(xiàng)重要特點(diǎn)。訂立合同最基本的依據(jù)就是《合同法》，此外還有其他法律來(lái)約束合同的訂立，如《建筑法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》，因此合同管理體現(xiàn)了依法治企理念。同時(shí)，合同的最大特點(diǎn)就是，在不違反強(qiáng)制性規(guī)范的同時(shí)，最大限度的體現(xiàn)當(dāng)事人的意思自治。因此，合同管理是企業(yè)順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、依法治企的大趨勢(shì)。

現(xiàn)代企業(yè)自身發(fā)展的要求

合同管理貫穿項(xiàng)目管理的始終，是業(yè)主、承包商與市場(chǎng)連接的橋梁與紐帶，工程施工、監(jiān)理和驗(yàn)收的重要法律依據(jù)。強(qiáng)化合同管理，有利于建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制，有利于提高業(yè)主與承包商的履約率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)雙方當(dāng)事人利益，促進(jìn)企業(yè)、行業(yè)發(fā)展。

規(guī)范市場(chǎng)主體行為的需要

合同管理的全過(guò)程都明確界定了市場(chǎng)主體雙方的基本權(quán)利和義務(wù)，是各方行使權(quán)利、履行義務(wù)的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是正確處理項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的各種違約與索賠等糾紛的重要依據(jù)。市場(chǎng)活動(dòng)中不斷涌現(xiàn)誠(chéng)信危機(jī)、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)等危害市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，主要是企業(yè)管理者法律意識(shí)淡薄，合同管理弱化的結(jié)果。強(qiáng)化合同管理，使市場(chǎng)主體時(shí)刻受到合同管理的約束，按照約定履行義務(wù)、處理糾紛，起到規(guī)范市場(chǎng)主體和整頓市場(chǎng)的積極作用。

合同管理體系的構(gòu)建

合同管理體系是指以相關(guān)法律為基礎(chǔ)，以合同為管理對(duì)象，以合同管理組織為管理主體，依據(jù)雙方簽訂的合同，建立嚴(yán)格履行合同職責(zé)和義務(wù)的評(píng)審、實(shí)施、履約評(píng)價(jià)和持續(xù)改進(jìn)的體系。

（一）確定合同管理組織及其職責(zé)

合同管理貫穿項(xiàng)目的全過(guò)程，包括從項(xiàng)目的前期調(diào)研、談判、合同評(píng)審和簽訂，到中期的合同履行、變更和監(jiān)督，再到后期的項(xiàng)目總結(jié)與評(píng)價(jià)等全部工作。因此，必須是全員參與。全員參與有兩層含義：一是全體員工都應(yīng)該具備合同意識(shí)，具備按照合同辦事的意識(shí)；二是各業(yè)務(wù)部門(mén)都應(yīng)參與合同管理的分工協(xié)作。全員參與要求明確企業(yè)內(nèi)部合同管理的各參與方，包括各職能部門(mén)和專業(yè)負(fù)責(zé)人的權(quán)責(zé)，打破條塊分割，清晰劃分工作界面，確保各部門(mén)發(fā)揮優(yōu)勢(shì)、分工合作、緊密結(jié)合，協(xié)力做好合同管理工作。

合同管理在全員參與的基礎(chǔ)上有歸口管理部門(mén)。企業(yè)應(yīng)建立獨(dú)立的、與企業(yè)其他職能部門(mén)平行的合同管理部門(mén)，并配備專職合同管理人員。在實(shí)踐中，許多大中型企業(yè)都已經(jīng)建立了法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，因合同以法律為基礎(chǔ)，因此將合同管理集中于法律事務(wù)部門(mén)，一般稱為合同部。合同部的重要職能就是推進(jìn)合同管理工作的專業(yè)化、制度化、科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與信息化。

（二）建立健全合同管理制度

1、前期參與制度

在簽署合同前，合同管理人員要參與到項(xiàng)目的招標(biāo)投標(biāo)、合同談判等工作，就合同相關(guān)事宜提供專業(yè)支持并進(jìn)行合規(guī)審查。合規(guī)審查包括營(yíng)業(yè)范圍、資質(zhì)審查、履約能力調(diào)研、招標(biāo)投標(biāo)文件的審核、權(quán)利義務(wù)劃分，風(fēng)險(xiǎn)分析等諸多內(nèi)容。

對(duì)于招標(biāo)文件的審核是承包商應(yīng)進(jìn)行的工作。審核招標(biāo)文件，首先要審核招標(biāo)文件是否符合簽訂合同的各項(xiàng)原則，是否符合國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定。只有這樣，才能確保投標(biāo)單位在公平、公正、競(jìng)爭(zhēng)、有序的前提下進(jìn)行投標(biāo)。其次要審核其內(nèi)容，確保企業(yè)自身?xiàng)l件能滿足招標(biāo)文件的需要，確保招標(biāo)文件響應(yīng)招標(biāo)要求。對(duì)于模糊不不清的地方要進(jìn)行澄清。招標(biāo)單位的澄清文件、會(huì)議紀(jì)要、其他補(bǔ)充文件以及后來(lái)的中標(biāo)通知書(shū)都將成為合同的組成部分，但最重要的是進(jìn)行招標(biāo)文件中的合同條件的審核和分析。

權(quán)利義務(wù)的劃分在合同管理的前期談判工作中至關(guān)重要。任何一方主體都要預(yù)防相對(duì)方憑借自身優(yōu)勢(shì)或市場(chǎng)地位，在合同中明顯加重對(duì)方責(zé)任、免除自身責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利的顯失公平條款。

分析風(fēng)險(xiǎn)、明確風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)責(zé)任也是合同管理的重要內(nèi)容之一。項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的各種風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，對(duì)于這些風(fēng)險(xiǎn)，既不能完全預(yù)見(jiàn)和把握，也不能在執(zhí)行中完全避免。為了盡量減少風(fēng)險(xiǎn)，避免由于風(fēng)險(xiǎn)造成的損失和爭(zhēng)執(zhí)，業(yè)主在招標(biāo)文件中應(yīng)盡可能提供充足的資料，制定明確的合同條款和規(guī)范，承包方則應(yīng)認(rèn)真研究招標(biāo)文件，仔細(xì)地分析和估計(jì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，謹(jǐn)慎編制投標(biāo)文件。

2、合同范本編制與管理

如果一個(gè)企業(yè)沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的合同范本庫(kù)，每個(gè)項(xiàng)目都要臨時(shí)編寫(xiě)將耗費(fèi)巨大的人力和財(cái)力，而且還可能耽誤工程進(jìn)度。

由此可見(jiàn)，通過(guò)編制企業(yè)自己的合同范本，可以大大提高合同草擬和合同談判的質(zhì)量和效率，促進(jìn)全面防范風(fēng)險(xiǎn)制度的構(gòu)建，推進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并對(duì)外樹(shù)立良好的企業(yè)形象。

在擬定合同文本的內(nèi)容時(shí)，合同管理人員必須對(duì)工程現(xiàn)狀進(jìn)行深入調(diào)研，使擬定合同具有預(yù)見(jiàn)性，并且要對(duì)合同進(jìn)行細(xì)致分析，避免所擬定的條款出現(xiàn)歧義。擬定合同文本要把握以下要點(diǎn)：明確訂立時(shí)間和優(yōu)先順序；約定價(jià)款和工作時(shí)限；明確組成合同文件的解釋順序；重視索賠條款的擬定。合同初稿擬定后，要進(jìn)行合法性分析及完備性分析。同時(shí)要確保構(gòu)成合同的各種文件齊全、合同條款齊全、合同用詞準(zhǔn)確、對(duì)項(xiàng)目可能出現(xiàn)的不清情況有足夠的預(yù)見(jiàn)性。

3、合同的評(píng)審、審批、簽訂管理

合同的評(píng)審是指合同審查人員對(duì)合同初稿進(jìn)行全面審閱和審查，提出修改建議的過(guò)程。合同評(píng)審要堅(jiān)持以下原則：（1）合法性原則；（2）公平性原則；（3）風(fēng)險(xiǎn)性原則；（4）可行性原則。

合同的審批是由企業(yè)相關(guān)職能部門(mén)和負(fù)責(zé)人按照一定的流程，在各自的權(quán)限與職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)合同進(jìn)行審核與批準(zhǔn)。任何合同都必須經(jīng)過(guò)合同部的評(píng)審，未經(jīng)評(píng)審的合同不得提交審批。合同的審批流程具體包括：（1）具體業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；（2）企業(yè)職能部門(mén)審批；（3）項(xiàng)目主任審批；（4）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。

合同經(jīng)過(guò)合同部的評(píng)審、負(fù)責(zé)人的審批就進(jìn)入簽訂階段，也就是進(jìn)行合同的正式簽署。合同的簽訂需要兩個(gè)條件：一是合同審批表，合同審批表是合同評(píng)審與審批流程形成的紙質(zhì)痕跡，是確認(rèn)合同經(jīng)過(guò)評(píng)審和審批的依據(jù)；二是授權(quán)委托書(shū)，是法定代表人授權(quán)代表代表企業(yè)簽署合同。合同審批表和授權(quán)委托書(shū)都是后期進(jìn)行合同歸檔的內(nèi)容。

4、合同的履行與動(dòng)態(tài)管理

合同的履行跟蹤與動(dòng)態(tài)管理是合同管理的重要組成部分，也是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的關(guān)鍵點(diǎn)，因此在合同簽訂后，要及時(shí)跟蹤合同的履行，進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，合同的履行主要把握以下幾點(diǎn)：

（1）重視現(xiàn)場(chǎng)簽證。簽證必須按照合同條款進(jìn)行。如果發(fā)生變更，要格外謹(jǐn)慎，尤其要重視設(shè)計(jì)和施工圖變更，此類簽證只需對(duì)變更或修正的項(xiàng)目進(jìn)行簽認(rèn)，未發(fā)生變更的圖紙無(wú)需重復(fù)簽認(rèn)。

（2）及時(shí)記錄、收集、和整理各種文件資料。一是現(xiàn)場(chǎng)記錄，包括現(xiàn)場(chǎng)施工日志、施工報(bào)告、業(yè)主和工程師的指令和往來(lái)信件、出勤情況、設(shè)備材料使用報(bào)表、中間驗(yàn)收記錄、事故記錄、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議記錄、施工進(jìn)度記錄等；二是財(cái)務(wù)報(bào)表，包括施工進(jìn)度款報(bào)表、會(huì)計(jì)總賬、財(cái)務(wù)審批報(bào)告等。

（3）進(jìn)度動(dòng)態(tài)管理。在合同履行中，要隨時(shí)把握進(jìn)度的變化，運(yùn)用圖標(biāo)、線路等編制方法編制出實(shí)際工期。將實(shí)際工期與計(jì)劃工期進(jìn)行比較對(duì)照，如果出現(xiàn)偏差要及時(shí)分析，找出原因，及時(shí)更正，加強(qiáng)控制措施，確保最終的實(shí)際工期與計(jì)劃工期偏離不是太大。同時(shí)，根據(jù)偏差原因做好索賠工作。

（4）質(zhì)量動(dòng)態(tài)分析。工程質(zhì)量是關(guān)鍵，質(zhì)量管理也應(yīng)該是動(dòng)態(tài)管理，時(shí)刻跟蹤質(zhì)量變化，避免偏離合同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

5、合同的歸檔制度

合同管理不只是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過(guò)程的管理，合同的歸檔也是合同管理的重要內(nèi)容。合同管理歸檔制度不僅使企業(yè)文件資料的保管與歸檔工作統(tǒng)一管理，而且是處理經(jīng)濟(jì)糾紛、切實(shí)維護(hù)企業(yè)自身合法權(quán)益的有效憑證。

合同文本、有關(guān)合同的修改、補(bǔ)充、變更、中止、解除的協(xié)議、法定代表人授權(quán)委托書(shū)、合同審批表等合同文件都應(yīng)列入合同歸檔的范疇。各項(xiàng)文件內(nèi)容都應(yīng)確保其完整性，其中合同文本的完整性應(yīng)包括：合同中約定的“合同文件”范圍以及合同附件、合同附錄等。

合同歸檔不止是所有合同文件的簡(jiǎn)單整理，每一份合同都應(yīng)當(dāng)獨(dú)立建檔并編號(hào)，并做好合同歸檔的臺(tái)帳工作，確保合同歸檔制度意義的充分實(shí)現(xiàn)。

6、合同的總結(jié)與后評(píng)價(jià)制度

第4篇：合同歸檔管理范文

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；合同；管理

Abstract: with the contract law of the People's Republic of the promulgation and implementation of the law, more and more people have realized the importance of the contract. But in the construction project contract management, some people are still not aware that contract management important function and meaning, in contract management exist many problems, this problem exists not only affects the contract both sides the legitimate rights and interests of the direct influence on the construction of the project and the quality and schedule. Based on the explanation of the construction project contract management importance, and on the basis of the analysis of the current construction project contract the problems existing in the management, and on the basis of the existing material and his understanding of the problem puts forward the corresponding countermeasures, which is expected to raise the level of management of the construction project contract.

Keywords: construction project; Contract; management

中圖分類號(hào)：K826.16文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

建設(shè)工程合同是合同當(dāng)事人對(duì)于建設(shè)工程質(zhì)量、投資、進(jìn)度、施工等方面的事項(xiàng)的約定，其目的就是在保證施工質(zhì)量的前提下使工程能夠順利竣工，維護(hù)合同當(dāng)事人的合法權(quán)益，促進(jìn)建筑行業(yè)的健康發(fā)展。但是現(xiàn)在建設(shè)工程的各方仍然沒(méi)有意識(shí)到建設(shè)工程合同管理的重要作用和意義，在實(shí)踐中存在不少問(wèn)題，不僅制約了建設(shè)工程合用管理水平的提高，給承包方、發(fā)包方帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)此，我們要有更加清醒的認(rèn)識(shí)，并采取相應(yīng)的對(duì)策措施，解決建設(shè)工程合同管理中存在的問(wèn)題，以期能夠提高建設(shè)工程合同的管理水平。

一、建設(shè)工程合同管理的重要性

建設(shè)工程合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，是調(diào)節(jié)承包方與發(fā)包方權(quán)利義務(wù)的必然結(jié)果，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.能夠使合同雙方走上市場(chǎng)化的發(fā)展軌道

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和完善，在建設(shè)工程方面要求政府要更多利用法律、法規(guī)和經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)等手段調(diào)節(jié)建筑業(yè)的發(fā)展，在這一過(guò)程中，通過(guò)建筑工程合同約束建設(shè)工程雙方當(dāng)事人的行為，明確他們之間的權(quán)利義務(wù)是一個(gè)重要的措施。通過(guò)合同的約束作用，迫使合同雙方在建筑生產(chǎn)管理活動(dòng)當(dāng)中按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求建立健全合同管理制度，自覺(jué)履行自己的合同義務(wù)，積極行使自己在合同中的權(quán)利，在遵守市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上使發(fā)包方、承包方走上市場(chǎng)化的發(fā)展軌道，自覺(jué)按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求為各種建筑工程行為，維護(hù)雙方當(dāng)事人的合法權(quán)益。

2.有利于規(guī)范當(dāng)事人的行為

現(xiàn)在，從建筑市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中可以看出，建設(shè)工程參與各方的法制觀念、誠(chéng)信意識(shí)比較單薄，建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)旅游發(fā)生，違約事件更是層出不窮，導(dǎo)致黨建的建筑市場(chǎng)秩序非?；靵y，直接影響了建筑工程的質(zhì)量。而通過(guò)建筑工程合同管理，建設(shè)工程的參與各方一旦遭遇違約行為，并造成損失的，可以以合同為依據(jù)向人民法院提出訴訟，要求對(duì)方按照合同要求承擔(dān)違約責(zé)任，這樣不僅能夠迫使對(duì)方履行自己的合同責(zé)任，還能挽回自己的經(jīng)濟(jì)損失。因此可以說(shuō)過(guò)強(qiáng)化建筑工程合同管理，可以有效的規(guī)范合同當(dāng)事人之間的行為。

3.是處理各方之間糾紛的法律依據(jù)

“在合同覆行過(guò)程中，業(yè)主與承包商之間、不同承包商之問(wèn)、承包商與分包商之間以及業(yè)主與材料供應(yīng)商之間不可避免地產(chǎn)生各種爭(zhēng)執(zhí)和糾紛。而調(diào)處這些爭(zhēng)執(zhí)和糾紛的主要尺度和依據(jù)應(yīng)是承發(fā)包雙方在合同中事先作出的各種約定和承諾 ， 如合同的索賠與反索賠條款、不可抗力條款、合同價(jià)款調(diào)整變更條款等等。合同是處理建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各種爭(zhēng)執(zhí)和糾紛的法律依據(jù)?！盵1 武剛. 加 強(qiáng)建設(shè)工程合同管理的現(xiàn)實(shí)意義.中華民居.2010年，11期。]1這樣能夠有效的維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益，將違約行為的損失降低到最低。

二、建設(shè)合同管理中存在的問(wèn)題

當(dāng)前建設(shè)合同管理中存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在合同制度建設(shè)落后、缺乏相應(yīng)管理人才、合同歸檔問(wèn)題等幾個(gè)方面。具體情況如下：

1.不重視合同管理制度建設(shè)

現(xiàn)在很多建設(shè)單位在并不重視合同管理制度建設(shè)，沒(méi)有明確建設(shè)工程合同管理的部門(mén)、崗位和責(zé)任，沒(méi)有建立起一個(gè)有效的合同管理體系，歸口管理、分級(jí)管理和授權(quán)管理機(jī)制不健全。沒(méi)有明確在建設(shè)工程實(shí)施當(dāng)中誰(shuí)具有簽約權(quán)，誰(shuí)能代表企業(yè)對(duì)外簽訂合同，合同簽訂的審批程序不明確。一些建設(shè)單位雖然已經(jīng)建立了比較完善的合同管理制度，但是有制度不執(zhí)行，在合同簽訂中沒(méi)有履行相應(yīng)的程序和手續(xù)，缺乏審查和評(píng)估程序，導(dǎo)致無(wú)法對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行有效的監(jiān)督和控制。

2.缺乏專業(yè)的合同管理人才

現(xiàn)在多數(shù)建設(shè)單位缺乏相應(yīng)的建設(shè)合同專業(yè)管理人才，而建設(shè)工程合同涉及的內(nèi)容比較多，有價(jià)格方面的內(nèi)容、有技術(shù)方面的內(nèi)容等等，這就需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識(shí)、法律知識(shí)、造價(jià)管理知識(shí)、建筑技術(shù)知識(shí)的人才能勝任。但是現(xiàn)在在建設(shè)項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)當(dāng)中，很少有專業(yè)的合同管理人才，一些單位甚至將合同管理看作一種事務(wù)性的工作，簡(jiǎn)單的交由一般的辦公人員處理。這些人不僅不能審核出合同中存在的問(wèn)題，又不能對(duì)合同進(jìn)行有效的管理，導(dǎo)致企業(yè)的合同管理制度成為一種擺設(shè)。

第5篇：合同歸檔管理范文

合同是潛水承包商與業(yè)主履行義務(wù)、享受權(quán)利的主要依據(jù)，它確定了工程項(xiàng)目的價(jià)格、工作內(nèi)容、工期以及質(zhì)量目標(biāo)、健康安全環(huán)保要求等。在工程施工中，承包商的一切工作都是為了全面、正確地履行合同，所以合同管理是工程項(xiàng)目管理的核心，是其他工作的指南，也是實(shí)施對(duì)工程項(xiàng)目總控制的保證。沒(méi)有有效的合同管理，就不可能有有效的工程項(xiàng)目管理，也不可能實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目預(yù)期的目標(biāo)；同時(shí)，合同也是項(xiàng)目完工后計(jì)收工程款項(xiàng)的依據(jù)。因此，在潛水工程項(xiàng)目的管理中合同管理的地位已越來(lái)越重要，這種重要地位也決定了其具有十分重要的意義。

第一，加強(qiáng)合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀要求，是企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存和發(fā)展的必要措施。一方面，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)本身就是法制經(jīng)濟(jì)，而合同則是承包商與業(yè)主之間相互承諾的權(quán)利與義務(wù)的統(tǒng)一，具有法律的權(quán)威和強(qiáng)制性，違反合同的行為要受到法律的制裁；另一方面，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，承包商在履行合同的過(guò)程中，必然要盡全力地去追求經(jīng)濟(jì)利益的最大化，而合同是其在追求利益最大化的過(guò)程中要時(shí)時(shí)遵守的法律依據(jù)，必然要受到承包商的重視，把加強(qiáng)合同的有效管理作為爭(zhēng)取經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。同時(shí)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)性和工程招投標(biāo)管理的規(guī)范化，也促使企業(yè)認(rèn)識(shí)到，在工程管理中自覺(jué)地加強(qiáng)合同管理并圓滿地履行合同，這是維護(hù)企業(yè)良好形象和聲譽(yù)的重要基礎(chǔ)，是企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地的重要保證。

第二,加強(qiáng)合同管理是保證企業(yè)正常營(yíng)運(yùn)，實(shí)現(xiàn)和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的現(xiàn)實(shí)需要。水下工程施工企業(yè)的合同管理是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、維持企業(yè)生存發(fā)展的重要手段。這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，企業(yè)只有加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理，才能組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。企業(yè)要維持正常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng),必須通過(guò)訂立合同的方式獲取一定的工程服務(wù)項(xiàng)目；也只有通過(guò)履行和管理合同完成工程項(xiàng)目，并繼而取得收入和營(yíng)業(yè)利潤(rùn)。企業(yè)只有對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行嚴(yán)格管理，才能使工程項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)得到密切的銜接和配合，高質(zhì)量、低成本的圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)增值。相反，如果施工組織不注重經(jīng)濟(jì)合同管理工作，一旦有違反合同、錯(cuò)簽合同或者不當(dāng)履行合同的現(xiàn)象發(fā)生，必然要給企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)損失，增加企業(yè)不必要的開(kāi)支和費(fèi)用，從而加重企業(yè)負(fù)擔(dān)，影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),甚者可能導(dǎo)致危及企業(yè)生存。

第三，加強(qiáng)合同管理是預(yù)防和解決經(jīng)濟(jì)糾紛的有力武器。我國(guó)的經(jīng)濟(jì)合同糾紛一直大量存在，甚至呈上升趨勢(shì)。由于經(jīng)濟(jì)合同糾紛，不僅給國(guó)家和企業(yè)帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)損失,而且也嚴(yán)重地影響了企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，破壞了社會(huì)主義的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序。這些經(jīng)濟(jì)糾紛相當(dāng)大一部分是因企業(yè)合同管理不善造成的。潛水施工主體若對(duì)其所簽合同缺乏必要的管理，才沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除潛在的隱患，其結(jié)果往往是為糾紛所累，不僅造成很多資源、成本在糾紛解決中耗費(fèi)，也嚴(yán)重影響了同業(yè)主之間的長(zhǎng)期合作關(guān)系。所以，加強(qiáng)合同管理對(duì)于保證合同質(zhì)量、預(yù)防經(jīng)濟(jì)合同糾紛、保證企業(yè)的合法權(quán)益,維護(hù)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)秩序,就具有了十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

第四，科學(xué)的合同管理能夠防止經(jīng)濟(jì)犯罪、純潔社會(huì)環(huán)境。經(jīng)濟(jì)關(guān)系法律化、合同化的推行,對(duì)于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益、推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮了重要的作用。但同時(shí)利用經(jīng)濟(jì)合同違法犯罪的現(xiàn)象也屢有發(fā)生、禁而不止，給國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)自身造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失，敗壞了社會(huì)風(fēng)氣，污染了社會(huì)環(huán)境。當(dāng)前，利用經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行違法犯罪的情況主要有簽訂假合同進(jìn)行詐騙、采用簽訂合同的形式挪用公款、控制合同的簽訂行賄受賄等等。建立和健全企業(yè)合同管理制度,依法簽訂和履行合同并對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行嚴(yán)格的審查和監(jiān)督，就可以堵塞漏洞,不給不法分子以可乘之機(jī)，防止經(jīng)濟(jì)犯罪的發(fā)生，純潔社會(huì)環(huán)境。

二、合同管理的基本原則

同其它行業(yè)一樣，潛水工程合同的管理也需要遵循一些普遍指導(dǎo)意義的原則。概括起來(lái)，這些原則主要有合法管理原則、全面管理原則、分類管理原則和流程管理原則。

（一）合法管理原則

經(jīng)濟(jì)合同管理的各項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，使得公司的權(quán)益能夠依法受到保護(hù)。合法原則是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本準(zhǔn)則，也是合同的基本準(zhǔn)則。在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中貫徹合法原則，才能使名項(xiàng)交易活動(dòng)納入法制軌道，保障社會(huì)經(jīng)濟(jì)的正常秩序。具體說(shuō)來(lái)必須符合《中華人民共和國(guó)合同法》及有關(guān)法規(guī)的要求，并參照有關(guān)政策。尤其不得訂立非法合同。合同的簽訂履行爭(zhēng)議的處理等管理行為一般應(yīng)有明確的法律依據(jù)。法律無(wú)明確規(guī)定或?qū)俜煽瞻椎模贤瑧?yīng)遵循一般的公平公正誠(chéng)信等原則。法律明確禁止的，應(yīng)通過(guò)一定的技術(shù)處理手段，使合同管理合法或至少不違法。技術(shù)上無(wú)法規(guī)避的法律禁止性規(guī)定的，合同管理不得為之。

（二）全面管理原則

完整的合同管理應(yīng)當(dāng)包括有序的多個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)都需要恰當(dāng)?shù)暮贤芾恚魏我粋€(gè)環(huán)節(jié)的疏漏和偏差都會(huì)影響整個(gè)管理工作的績(jī)效。全面管理原則的實(shí)施可以分為四個(gè)方面：第一，締結(jié)合同的前期準(zhǔn)備階段，包括了解對(duì)方資信情況、確定合同內(nèi)容等是整個(gè)合同管理的基礎(chǔ)；第二，合同的審核簽訂階段，包括確定合同條款、按照規(guī)定流程審核等，是合同管理的核心環(huán)節(jié)；第三，依約履行階段，包括己方依約履行和關(guān)注對(duì)方履約等，是實(shí)現(xiàn)合同管理目標(biāo)的有力保障；第四，爭(zhēng)議處理階段，這一環(huán)節(jié)雖然不是合同管理必經(jīng)環(huán)節(jié)，但關(guān)系當(dāng)事人利益，也應(yīng)妥善管理。

（三）分類管理原則

分類管理原則的要義在于不同種類的合同，具有不同的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)區(qū)別對(duì)待，采取不同的管理方式與程序。關(guān)于合同的分類有不同標(biāo)準(zhǔn)，依簽約的對(duì)象分，可分為內(nèi)部合同與外部合同，內(nèi)部合同例比和存在關(guān)聯(lián)、隸屬關(guān)系的單位簽訂的合同；依重要程度可分為一般合同與重大合同；依標(biāo)的大小可以將其分為小額合同與大額合同；依是否涉外，分為涉外合同與普通合同。分類的目的在于管理，對(duì)于內(nèi)部合同、一般合同、小額合同、普通合同一般管理難度較小，方式與程序相對(duì)簡(jiǎn)單；對(duì)于外部合同、重大合同、大額合同、涉外合同管理難度較大，方式與程序往往復(fù)雜一些。

（四）流程管理原則

流程管理原則就是按照合同管理的職責(zé)，對(duì)合同管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，完善合同管理的權(quán)限指引，對(duì)合同授權(quán)、合同簽訂、合同審查、合同履行、資料歸檔等整個(gè)過(guò)程都進(jìn)行流程規(guī)劃。合同管理不是對(duì)付應(yīng)急事件的處理，而是一項(xiàng)慣常性工作，應(yīng)當(dāng)按照確定的規(guī)則和程序進(jìn)行。合同管理應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門(mén)人員，確定合理的程序，明確分工與職責(zé)，實(shí)現(xiàn)協(xié)作與制衡的有機(jī)結(jié)合。合同的流程管理是實(shí)現(xiàn)分工協(xié)作的基礎(chǔ)，是管理細(xì)化及專業(yè)化的必要前提。流程管理可以充分調(diào)協(xié)不同的部門(mén)專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)資源，更可能實(shí)現(xiàn)管好合同的目的。流程管理明確相關(guān)部門(mén)與人員的職責(zé)，在協(xié)作管理的同時(shí)，有效的實(shí)現(xiàn)監(jiān)督和制衡。

三、合同管理的具體工作

在明確了潛水合同管理的重要意義和基本原則之后，在具體的工作中有效實(shí)施具體的管理工作主要應(yīng)大處著眼、小處著手，也就是說(shuō)總體上要分階段/流程實(shí)施全面管理，同時(shí)還要確立和完善相應(yīng)的制度建設(shè)和組織建設(shè)等方面的工作。

（一）合同的分階段管理

合同目標(biāo)管理的過(guò)程是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程,是指工程項(xiàng)目合同管理機(jī)構(gòu)和管理人員為實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo),運(yùn)用管理職能和管理方法對(duì)工程合同的訂立和履行行為施行管理活動(dòng)的過(guò)程。

1、合同訂立前的管理。合同一旦簽訂就意味著合同生效和全面履行,所以要采取謹(jǐn)慎、嚴(yán)肅、認(rèn)真的態(tài)度,作好簽訂前的準(zhǔn)備工作。具體內(nèi)容包括:市場(chǎng)預(yù)測(cè)、資信調(diào)查和決策,以及訂立合同前行為的管理。

2、合同訂立時(shí)的管理。合同訂立階段,意味著當(dāng)事人雙方經(jīng)過(guò)工程招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng),充分醞釀、協(xié)商一致,從而建立起建設(shè)工程合同法律關(guān)系。訂立合同是一種法律行為,雙方應(yīng)當(dāng)認(rèn)真、嚴(yán)肅擬定合同條款,做到合同合法、公平、有效。

3、合同履行中的管理。合同依法訂立后,當(dāng)事人應(yīng)認(rèn)真做好履行過(guò)程中的組織和管理工作,嚴(yán)格按照合同條款享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)。首先是本企業(yè)要嚴(yán)格信守合同，認(rèn)真履行合同規(guī)定

的義務(wù)；其次是如發(fā)生對(duì)方履行義務(wù)不完全時(shí)，要在法定的或約定的時(shí)間內(nèi)向?qū)Ψ教岢觥Ｈ绻盏綄?duì)方關(guān)于履行方面異議的函電，應(yīng)在法定或約定的期限內(nèi)回復(fù)。與此同時(shí)，對(duì)無(wú)異議但又不履行的要確定不履行的原因，并取得有關(guān)證明，以便明確責(zé)任。

4、合同發(fā)生糾紛時(shí)的管理。在合同履行中,當(dāng)事人之間有可能發(fā)生糾紛,當(dāng)爭(zhēng)議糾紛出現(xiàn)時(shí),有關(guān)雙方首先應(yīng)從整體、全局利益出發(fā),做好有關(guān)的合同管理工作,以利于糾紛的解決,合同資料是重要的、有效的法定證據(jù)。

（二）制訂完備的合同管理制度，建立合同管理檔案。

合同管理要求進(jìn)一步深入研究合同管理活動(dòng)不同階段的具體特點(diǎn)、要求、控制手段、工作側(cè)重點(diǎn)等問(wèn)題，結(jié)合合同管理的可利用資源狀況和實(shí)際管理水平，建立科學(xué)的合同管理制度和制訂相關(guān)具體措施，突出合同管理的關(guān)鍵點(diǎn)。合同管理制度主要有：合同備案審批制度、合同專用章使用登記制度、合同示范文本使用制度、合同檢查監(jiān)督制度、合同獎(jiǎng)懲和責(zé)任追究制度、合同糾紛處理制度等。合同訂立的的基礎(chǔ)資料以及合同履行過(guò)程中的所有資料，都應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并隨時(shí)收集和保存、整理編號(hào)裝訂，及時(shí)歸檔。使合同管理工作有法可依，有章可循、有據(jù)可查，從而形成以制度促管理、以管理促發(fā)展的良性循環(huán)局面。

對(duì)企業(yè)合同管理全過(guò)程的每個(gè)環(huán)節(jié)，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循，合同管理活動(dòng)基本上達(dá)到了制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，保證了合同管理的綜合質(zhì)量，也使合同管理新模式有了制度和措施支撐。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)對(duì)合同管理制度進(jìn)行執(zhí)行效果評(píng)價(jià)工作，通過(guò)對(duì)合同管理有關(guān)制度的評(píng)價(jià)，按照合同管理實(shí)際操作情況進(jìn)行調(diào)整，以達(dá)到制度執(zhí)行有效。

1、合同歸口管理制度

合同歸口管理制度是指對(duì)企業(yè)合同實(shí)行由企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)全面、統(tǒng)一管理的制度。其內(nèi)容包括:確定合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé);規(guī)定合同管理的原則和基本內(nèi)容;規(guī)定合同簽訂、履行、變更、解除的程序和要求;規(guī)定合同管理人員和合同承辦人員的崗位資格要求;對(duì)合同管理人員與合同承辦人員的考核、獎(jiǎng)懲等。

2、合同分類專項(xiàng)管理制度

企業(yè)法律機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本企業(yè)合同的種類和特點(diǎn),在合同歸口管理制度的基礎(chǔ)上,制定各類合同的分類專項(xiàng)管理制度,包括:專項(xiàng)管理機(jī)構(gòu)和管理人員及其職責(zé);管理原則、程序和要求;對(duì)管理人員的考核、獎(jiǎng)懲等內(nèi)容。

3、合同授權(quán)委托制度

企業(yè)對(duì)外簽訂合同,應(yīng)當(dāng)由其法定代表人或者法定代表人授權(quán)的人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán),任何人不得以企業(yè)的名義對(duì)外簽訂合同。法定代表人授權(quán)人簽訂合同,必須采用書(shū)面形式,由法定代表人簽發(fā)授權(quán)委托書(shū),規(guī)定明確的授權(quán)范圍、權(quán)限和有效期限。

4、合同的審查制度

合同的專業(yè)性、法律性很強(qiáng),內(nèi)容比較復(fù)雜,特別是一些重大合同,能否正確地簽訂、履行,對(duì)企業(yè)關(guān)系極大。因此,必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)密的審查,方能對(duì)外簽訂。合同的審查制度,就是規(guī)定企業(yè)各有關(guān)部門(mén)在合同審查中的職責(zé)、審查程序、審查內(nèi)容、審查標(biāo)準(zhǔn)和審查時(shí)限,保證合同正確簽訂、履行制度。

5、合同的公證制度

在訂立一些重大合同時(shí),可依法辦理公證,以使合同內(nèi)容趨于完備,并使合同更具合法性和證據(jù)力,為合同順利、正確、全面地履行打好基礎(chǔ)。為此,企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的管理制度,加強(qiáng)對(duì)合同公證工作的管理。

6、合同專用章管理制度

合同專用章是企業(yè)簽訂合同時(shí)專門(mén)使用的印章。合同專用章使用管理制度的主要內(nèi)容包括:企業(yè)簽訂一切合同都必須使用合同專用章;合同專用章由專人統(tǒng)一保管、使用;合同專用章應(yīng)當(dāng)由合同歸口管理部門(mén)編號(hào)、備案;合同專用章刻制的申請(qǐng)、審批手續(xù);對(duì)濫用合同專用章或者對(duì)合同專用章管理不善的責(zé)任人的處理等。

7、合同臺(tái)賬及統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度

合同臺(tái)賬及統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度,即建立合同管理臺(tái)賬及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。對(duì)合同雙方當(dāng)事人、合同編號(hào)、標(biāo)的物類別、標(biāo)的物名稱、標(biāo)的物規(guī)格和數(shù)量、交付期限、執(zhí)行記錄、欠交數(shù)量等情況逐一進(jìn)行登記,以便隨時(shí)掌握合同訂立及履行情況。合同臺(tái)賬主要包括:合同簽訂、履行情況臺(tái)賬;合同變更、解除臺(tái)賬和違約合同登記臺(tái)賬等。合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表主要有:合同簽訂情況進(jìn)度表和合同執(zhí)行情況進(jìn)度表。

8、合同歸檔制度

企業(yè)必須制定嚴(yán)格的歸檔制度,妥善保管合同。合同依法簽訂后,合同承辦人員應(yīng)當(dāng)將合同正本交單位合同管理人員保管,合同副本留承辦人備用,必要時(shí)抄送、抄報(bào)有關(guān)部門(mén)。合同管理人員對(duì)已經(jīng)生效的合同要進(jìn)行編號(hào)登記,逐個(gè)建立檔案,與合同有關(guān)的文書(shū)也要附在合同卷內(nèi)歸檔;對(duì)履行完畢的合同,按會(huì)計(jì)檔案保管期限進(jìn)行保管。

（三）明確合同管理組織體系

第6篇：合同歸檔管理范文

一、引言

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，各種合同不僅記錄了企業(yè)參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程，還是企業(yè)權(quán)益的有利保障，引導(dǎo)著企業(yè)依法履行義務(wù)。在現(xiàn)實(shí)中，一些企業(yè)對(duì)于合同管理的不重視導(dǎo)致企業(yè)合同管理的諸多問(wèn)題，影響了企業(yè)合同在企業(yè)發(fā)展中的利用效率，阻礙了企業(yè)綜合管理水平的提升。

二、企業(yè)合同管理的常見(jiàn)問(wèn)題

在“依法治國(guó)”的環(huán)境下，企業(yè)對(duì)于企業(yè)合同的管理意識(shí)有所加強(qiáng)，但一些企業(yè)對(duì)于企業(yè)合同管理的重視仍然不夠，致使企業(yè)合同的利用效益得不到保障。第一，企業(yè)合同管理中法律意識(shí)淡薄，這點(diǎn)主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，其一，企業(yè)合同管理人員及其他部門(mén)人員法律意識(shí)淡薄，不能理解合同管理的重要意義，只是將合同當(dāng)成普通文件一樣收集、整理，然后存放，絲毫不考慮合同的簽訂過(guò)程、意義及合同的義務(wù)權(quán)益等，合同簽完了就如同幾張“廢紙”無(wú)人問(wèn)津，企業(yè)在參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中也很少依照合同履行義務(wù)、保障權(quán)益。其二，合同管理人員法律知識(shí)匱乏，有的是從一般的文秘轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)的，有些也只是懂一些法律的皮毛，合同管理缺少專業(yè)的法律環(huán)境“護(hù)航”。第二，企業(yè)對(duì)合同管理的重視程度不夠。一方面，企業(yè)合同管理者和企業(yè)某些人員將合同管理看成一種形式，只重視合同的簽訂，對(duì)于合同簽訂的前后重視不足，例如合同簽訂前的洽談、草擬合同等不夠重視，這就導(dǎo)致了即使簽了合同，還是想怎么干就怎么干，合同的約束作用完全失效。另一方面，企業(yè)的合同管理制度如同虛設(shè)，一些企業(yè)仍舊沿用“一個(gè)聲音”的作風(fēng)，合同不如管理者的一句話，合同的信用度、有效性大大降低。此外，企業(yè)對(duì)于合同管理的認(rèn)識(shí)不清，不能深層的理解合同管理是關(guān)乎企業(yè)利益和發(fā)展的大事，而只是將這一重任草率的落實(shí)到某一個(gè)具體的管理者身上，合同的重要性和開(kāi)發(fā)、利用得不到保障。第三，企業(yè)的合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不強(qiáng)，在合同簽訂前后對(duì)于合同的內(nèi)容研究不夠，合同簽訂較為隨意，依照合同辦事的意識(shí)淡薄，甚至將合同鑒定簽訂當(dāng)成兒戲，想簽就簽、想解約就解約，增加了合同的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。例如，某企業(yè)做一個(gè)廣告牌，當(dāng)合同簽訂時(shí)，廣告牌已經(jīng)做好，廣告牌費(fèi)用的支付也未按照合同履行，相關(guān)人員甚至在竣工后還可以在一起討價(jià)還價(jià)，這就使合同的簽訂完全失去了意義，同時(shí)也增加了工程風(fēng)險(xiǎn)和支付風(fēng)險(xiǎn)。第四，企業(yè)合同管理的制度不健全，管理機(jī)制不科學(xué)，管理環(huán)節(jié)缺少具體的執(zhí)行和實(shí)施。例如，企業(yè)為了方便管理合同，制定了統(tǒng)一管理合同的制度，但在實(shí)際操作中，一些合同不能及時(shí)的歸檔、甚至用的時(shí)候找不到合同，致使企業(yè)合同管理狀況混亂、效率較低。

三、企業(yè)合同管理的必要性和要求

合同是企業(yè)參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的保障，在發(fā)生糾紛時(shí)合同是解決企業(yè)間糾紛的重要依據(jù)，維護(hù)了企業(yè)的利益，指導(dǎo)企業(yè)依法辦事、依法享受權(quán)益。同時(shí)，合同管理有利于企業(yè)形象的樹(shù)立，降低了企業(yè)參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)，是維護(hù)企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的重要手段。在企業(yè)合同管理中，第一，要注重合同的完整性，全面的理解合同檔案管理的內(nèi)容和意義。例如，在合同歸檔時(shí)整理合同的補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議記錄、洽談經(jīng)過(guò)等，確保合同檔案的完整性、全面性。第二，確保合同的安全性，對(duì)合同文件按要求進(jìn)行必要的備份，注重合同內(nèi)容的保密和安全。第三，對(duì)企業(yè)合同實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，不是合同歸檔了就可以“長(zhǎng)眠”了，要注重合同的補(bǔ)充和開(kāi)發(fā)、利用。

四、企業(yè)合同管理中常見(jiàn)問(wèn)題的解決策略

企業(yè)合同管理中常見(jiàn)問(wèn)題的解決要有針對(duì)性、要能發(fā)揮實(shí)際作用。第一，強(qiáng)化企業(yè)合同管理的法律意，一方面，注重企業(yè)合同管理人員及其他人員的合同法律知識(shí)普及，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)等途徑提高企業(yè)員工的法律意識(shí)，使其能夠從法律的角度理解合同管理的重要性，提高其合同管理的效率和對(duì)合同管理的支持。另一方面，可聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的法律顧問(wèn)或委托相關(guān)的法律服務(wù)部門(mén)參與企業(yè)合同管理，為企業(yè)合同管理提供法律支持。此外，要依法履行合同賦予的義務(wù)，并能夠利用合同保護(hù)本企業(yè)的利益。第二，企業(yè)要從思想、行為上重視合同管理，提高合同管理的效率。一方面，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)員工的培訓(xùn)，使其從思想、行為上重視企業(yè)合同的管理，能夠認(rèn)清企業(yè)合同管理的重要性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也要以身作則，嚴(yán)格按照合同要求辦事，為企業(yè)員工樹(shù)立良好的榜樣。另一方面，要注重企業(yè)合同管理的創(chuàng)新，使企業(yè)在合同管理當(dāng)中獲得“實(shí)惠”，能夠體現(xiàn)出企業(yè)合同管理的重要性，使企業(yè)員工能夠深刻的認(rèn)識(shí)到合同對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要意義。第三，提高企業(yè)的合同風(fēng)險(xiǎn)防范，通過(guò)法律教育、合同管理培訓(xùn)等途徑培養(yǎng)企業(yè)員工的合同管理意識(shí)，使企業(yè)合同管理人員能夠積極的參與到合同簽訂當(dāng)中，對(duì)合同簽訂前后及簽訂時(shí)的狀態(tài)進(jìn)行研究、記錄，豐富合同內(nèi)容，確保合同的全面性，為企業(yè)以后對(duì)合同的利用和借鑒提供方便。第四，建設(shè)和完善企業(yè)合同管理的制度，一方面，建立合同管理模式，使企業(yè)合同的管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高企業(yè)合同管理的效益。例如，分級(jí)、劃塊管理，使合同管理的責(zé)任清晰明了，提高合同保管的安全性和開(kāi)發(fā)、利用效益。另一方面，建立健全相關(guān)的制度、規(guī)定，并能組織有效的合同管理監(jiān)督體系，確保合同管理規(guī)章制度的實(shí)施，提高企業(yè)合同管理的整體水平的效益。

第7篇：合同歸檔管理范文

Abstract:Archives of engineering construction contract management of construction enterprises are management work in legal documents and evidence. This article on the project construction of contract management of.

關(guān)鍵詞：工程 合同 檔案

Key words: project contract archives

任何一項(xiàng)工程都要有業(yè)主委托設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工，各方之間的責(zé)任與利益不同，只有通過(guò)合同才能形成相互聯(lián)系和相互制約的機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)工程的目標(biāo)。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強(qiáng)工程施工合同的歸檔管理和開(kāi)發(fā)利用成為工程施工檔案管理部門(mén)面對(duì)的重要課題。合同管理是項(xiàng)目管理的核心，其始終貫穿于項(xiàng)目管理的全過(guò)程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進(jìn)工程中各方維護(hù)自身的利益，確保市場(chǎng)上各種工程活動(dòng)的協(xié)調(diào)有序地運(yùn)行。

一、對(duì)工程合同檔案的理解

工程合同是工程施工單位、承包人、建設(shè)單位、發(fā)包人完成某項(xiàng)工程項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、建筑、安裝工作、建設(shè)單位接受工作成果并支付報(bào)酬的書(shū)面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應(yīng)該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存。合同檔案內(nèi)容包括投標(biāo)、中標(biāo)書(shū)、信件以及數(shù)據(jù)、合同書(shū)、電傳、電報(bào)、傳真、電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換等，其中市政工程承包合同實(shí)際包括勘察、設(shè)計(jì)、建筑、安裝合同。

二、工程合同檔案管理的任務(wù)

在工程建設(shè)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，我們要培養(yǎng)工程合同意識(shí)，使工程各方都認(rèn)識(shí)到如果不簽訂合同將不利于自身和市場(chǎng)的發(fā)展。首先，在合同簽訂之前施工單位應(yīng)對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行分析和合同文本審查，評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，然后進(jìn)行工程合同的策劃，為報(bào)價(jià)、工程預(yù)算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見(jiàn)。其次，當(dāng)合同簽訂后，應(yīng)該對(duì)于合同實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，收集合同實(shí)施過(guò)程中的信息資料，然后對(duì)此進(jìn)行分析，提出合同實(shí)施方面的意見(jiàn)、建議，建立合同實(shí)施的保證體系。

三、如何提高工程合同管理水平

3.1加強(qiáng)工程合同檔案管理質(zhì)量

工程合同管理對(duì)材料的收集是管理的基礎(chǔ)工作，對(duì)此，工程施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的聯(lián)系，檔案管理人員也要跟隨施工進(jìn)度在在收集時(shí)做到有的放矢，保證材料收集的連續(xù)性與完整性。收集的材料除了要完整，還應(yīng)該確保其正確。因而工程監(jiān)理還應(yīng)該檢查合同內(nèi)容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業(yè)檔案部門(mén)留存的建設(shè)工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強(qiáng)合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。

3.2建立健全合同檔案管理機(jī)制

21世紀(jì)是法制的社會(huì)，在工程建設(shè)過(guò)程中我們應(yīng)該簽訂合同，明確了發(fā)包人和承包人在工程中的權(quán)利和義務(wù)，因而企業(yè)要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達(dá)到維護(hù)各方權(quán)益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關(guān)鍵問(wèn)題是如何依法履行。我們應(yīng)該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》、《建筑法》，規(guī)定合同雙方應(yīng)認(rèn)真履行各自的權(quán)利和義務(wù)，任何一方無(wú)權(quán)隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規(guī)定，都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。這樣充實(shí)完善檔案案卷，科學(xué)地規(guī)范檔案法規(guī)，更進(jìn)一步地加強(qiáng)檔案法規(guī)建設(shè)。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責(zé)任單位及責(zé)任人員和歸檔時(shí)限。合同管理人員要認(rèn)真履行自己的職責(zé)，保證縱企業(yè)各層次關(guān)系明確，在企業(yè)《工程技術(shù)資料管理辦法》中應(yīng)明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門(mén)和人員產(chǎn)生激勵(lì)作用，確保建設(shè)工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時(shí)性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應(yīng)學(xué)會(huì)用現(xiàn)代的科學(xué)理論完善工程合同檔案管理，進(jìn)行動(dòng)態(tài)性、實(shí)時(shí)性的管理，及時(shí)全面地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并要做好必要的保密工作，維護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益。

3.3建立健全合同管理網(wǎng)絡(luò)體系

建筑安裝施工企業(yè)具有跨地區(qū)跨省市、施工點(diǎn)多面廣、施工基地遷移頻繁等特點(diǎn)，因而在工程合同管理中往往會(huì)存在一些問(wèn)題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設(shè)類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則實(shí)行公司和分公司兩級(jí)管理，另外可建立起一個(gè)與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及管理模式相適應(yīng)的、信息暢通的、完整的、穩(wěn)固的合同管理網(wǎng)絡(luò)體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網(wǎng)絡(luò)體系就要求合同管理員經(jīng)常咨詢和查看各級(jí)合同檔案管理的工作狀況，每個(gè)季度各級(jí)合同檔案管理員將這段時(shí)期的檔案管理變化情況報(bào)道給公司合同管理員，加強(qiáng)雙方之間的聯(lián)系。第二，每年各級(jí)合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺(tái)帳一并移交公司經(jīng)營(yíng)部門(mén)，然后由公司交企業(yè)檔案部門(mén)留存。因?yàn)橥暾钠髽I(yè)建設(shè)工程施工合同管理網(wǎng)絡(luò)是信息暢通的渠道，輔以計(jì)算機(jī)的應(yīng)用則更快捷、容量大。第三，企業(yè)檔案部門(mén)收到工程合同后應(yīng)該按合同臺(tái)帳、合同編號(hào)進(jìn)行一一的對(duì)照，發(fā)現(xiàn)有缺的要及時(shí)進(jìn)行追回。接著企業(yè)檔案部門(mén)還要對(duì)檔案進(jìn)行分類，按照責(zé)任者、文件題名、時(shí)間、保管期限、文件字號(hào)、密級(jí)、檔案號(hào)制成檔案的二次文獻(xiàn)輸入計(jì)算機(jī)并組卷歸檔。

三、結(jié)束語(yǔ)

工程建設(shè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動(dòng)力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設(shè)的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質(zhì)量，以更好的為工程各方創(chuàng)造利益，為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉曉明.合同檔案的特點(diǎn)及其管理[J]. 科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì).2006年04期

第8篇：合同歸檔管理范文

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)；建設(shè)工程；項(xiàng)目合同管理

一、目前建設(shè)工程合同管理中存在的問(wèn)題

工程建設(shè)的復(fù)雜性決定其合同管理的艱巨性。目前我國(guó)建設(shè)市場(chǎng)發(fā)育尚不完善，建設(shè)交易行為尚不規(guī)范，使得建設(shè)工程合同管理中存在諸多問(wèn)題。

1.不重視合同管理體系和制度建設(shè)

一些建設(shè)項(xiàng)目不重視合同管理體系的建設(shè)，合同歸口管理、分級(jí)管理和授權(quán)管理機(jī)制不健全，誰(shuí)都可以簽合同，合同管理程序不明確，或有制度不執(zhí)行，該履行的手續(xù)不履行，缺少必要的審查和評(píng)估步驟，缺乏對(duì)合同管理的有效監(jiān)督和控制。

2.缺乏專業(yè)的合同管理人才

建設(shè)工程合同涉及內(nèi)容多，專業(yè)面廣，合同管理人員需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識(shí)、法律知識(shí)和造價(jià)管理知識(shí)。很多建設(shè)項(xiàng)管理機(jī)構(gòu)中，沒(méi)有專業(yè)技術(shù)人員管理合同，或合同管理人員缺少培訓(xùn)，將合同管理簡(jiǎn)單地視為一種事務(wù)性工作。甚至有的合同，領(lǐng)導(dǎo)直接敲定由一般辦公人員管理合同。一旦發(fā)生合同糾紛，缺少必要的法律支援。

3.不重視合同歸檔管理管理信息化程度不高合同管理手段落后

一些建設(shè)項(xiàng)目合同管理仍處于分散管理狀態(tài)，合同的歸檔程序、要求沒(méi)有明確規(guī)定，合同履行過(guò)程中沒(méi)有嚴(yán)格監(jiān)督控制，合同履行后沒(méi)有全面評(píng)估和總結(jié)，合同管理粗放。

二、加強(qiáng)工程合同管理的具體措施

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，建筑工程項(xiàng)目規(guī)模也日愈龐大，隨之簽訂的合同文件的簽訂、修改變的頻繁復(fù)雜。在合同的履行實(shí)施中，雙方來(lái)往資料甚多，為了減少不必要的損失，所以加強(qiáng)合同管理系統(tǒng)、建設(shè)現(xiàn)代信息化的合同系統(tǒng)是非常有必要的。

1.建立健全高效合同管理組織

在建設(shè)工程項(xiàng)目里，工程項(xiàng)目的合同管理是關(guān)鍵，一個(gè)健全高效可靠的合同組織是首要任務(wù)。在合同的管理上，管理組織成員起到主導(dǎo)作用，需要其本著自身管理行為與項(xiàng)目建設(shè)工程目標(biāo)一致的原則，把項(xiàng)目組織管理妥善進(jìn)行。一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目建設(shè)單位會(huì)選擇如下兩者工程項(xiàng)目管理者：

①項(xiàng)目建設(shè)單位委派其單位人員為人進(jìn)行管理；

②項(xiàng)目建設(shè)單位委托機(jī)構(gòu)，再由機(jī)構(gòu)委托其他人進(jìn)行監(jiān)督管理。

在實(shí)踐中，往往上述第二種情況比第一種情況更高效、可靠。在建設(shè)工程項(xiàng)目合同管理中，如果由上述第一種情況為例，有工程項(xiàng)目建設(shè)單位委派其內(nèi)部人員直接管理項(xiàng)目合同，在于建設(shè)單位與施工單位兩者涉及著直接利益沖突的特殊關(guān)系，難免引起爭(zhēng)執(zhí)發(fā)生；所以實(shí)踐中往往選擇第二種方法。

2.加強(qiáng)專業(yè)管理人才的選擇

設(shè)立專門(mén)管理人才負(fù)責(zé)合同管理機(jī)構(gòu)，在人才的選擇也是難題。首先，需要對(duì)合同業(yè)務(wù)的運(yùn)用精通，具有強(qiáng)烈的法制專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，包括法律、建筑、招投標(biāo)等，還要熟悉合同的履行和工程索賠管理等相關(guān)專業(yè)，從而保障合同管理的專業(yè)規(guī)范化。在管理中，工程項(xiàng)目合同文本及其它相關(guān)文件資料都屬于法律文件，對(duì)其管理應(yīng)及時(shí)建檔及保存。

3.確保雙方合同的交底

在雙方的合同交底以后，合同管理人員須對(duì)組內(nèi)各級(jí)項(xiàng)目管理人員就合同的主要內(nèi)容做出詳細(xì)的解釋補(bǔ)充說(shuō)明，同時(shí)將合同內(nèi)各部門(mén)責(zé)任逐步分配落實(shí)到各處，使其明確分工、明確各自工作責(zé)任范圍，使大家盡心盡職，團(tuán)結(jié)一心，積極協(xié)調(diào)各方面相互配合實(shí)施合同管理。

4.合同發(fā)生的變更與索賠加強(qiáng)分析審查

在項(xiàng)目合同條件發(fā)生變更的時(shí)候，需及時(shí)辦理工程洽商記錄，收集整理合同所牽涉文件，如，圖紙等；對(duì)涉及到工程項(xiàng)目任務(wù)等需要大變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)做出此變更對(duì)工程預(yù)算、進(jìn)度等造成的影響；并對(duì)合同變更部分進(jìn)行詳細(xì)分析審查，雙方及時(shí)補(bǔ)充修訂合同協(xié)議，把項(xiàng)目合同完善進(jìn)行做到滴水不漏。工程項(xiàng)目中建立工程變更與索賠制度必不可少，實(shí)踐中合同實(shí)施過(guò)程變更索賠難以避免，要求合同管理人員認(rèn)真關(guān)注現(xiàn)場(chǎng)動(dòng)態(tài)找準(zhǔn)索賠依據(jù)，對(duì)資料的分析整理確認(rèn)，對(duì)施工索賠重點(diǎn)拿捏恰當(dāng)，及時(shí)在索賠有效期內(nèi)提出索賠，嚴(yán)格防止業(yè)主反索賠和分包商索賠發(fā)生。

三、確保合同效力的法律地位

合同簽訂的法律效力是合同內(nèi)容的保障。項(xiàng)目合同簽訂以后，一旦被認(rèn)定不具有法律效率，那么合同就不能作為雙方約定的根據(jù)，達(dá)成的協(xié)議自然沒(méi)有意義，不具有法律約束力。當(dāng)事人之間的糾紛就無(wú)法以法律來(lái)得到公正公平的處理。因此，簽訂合同的法律效力問(wèn)題在項(xiàng)目合同管理中屬主導(dǎo)核心要素。無(wú)效的項(xiàng)目合同在實(shí)踐中經(jīng)常出現(xiàn)，其中違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定是出現(xiàn)頻率最多的情況，導(dǎo)致合同無(wú)效的原因主要包括以下幾個(gè)方面：在建設(shè)工程項(xiàng)目中，施工單位主體資格的確定，一些施工單位沒(méi)有承攬工程的能力資格假借他人條件來(lái)接攬工程，與這樣的單位簽訂項(xiàng)目合同是無(wú)效的；一些單位必須通過(guò)招標(biāo)而未招標(biāo)等違法招標(biāo)投標(biāo)法律規(guī)定簽訂項(xiàng)目合同的也屬無(wú)效合同等等。因此，當(dāng)務(wù)之急需完善招標(biāo)制度、改革施工合同備案制度，加強(qiáng)當(dāng)事人的法律意識(shí)，是確保有效合同法律地位的根本措施，徹底杜絕出現(xiàn)黑合同的發(fā)生。

第9篇：合同歸檔管理范文

關(guān)鍵詞：合同管理；問(wèn)題；風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)策建議

中圖分類號(hào)：F810.6 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）001-0000-02

行政事業(yè)單位發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)包括設(shè)備購(gòu)置、工程建設(shè)、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)、房屋租賃以及對(duì)外租車(chē)和購(gòu)買(mǎi)車(chē)輛保險(xiǎn)等，都需要簽訂經(jīng)濟(jì)合同。經(jīng)濟(jì)合同管理貫穿于行政事業(yè)單位日常活動(dòng)中，涉及資金管理、工程管理以及單位履行職責(zé)和事業(yè)發(fā)展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。2012年財(cái)政部出臺(tái)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，自2014年1月1日起施行。內(nèi)部控制規(guī)范包括合同管理控制，進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制逐步規(guī)范，合同管理制度逐步健全、程序逐步完善，然而仍有一些行政事業(yè)單位合同管理面臨著諸多問(wèn)題，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)依然較大。對(duì)此，本文闡述了行政事業(yè)單位合同管理存在的問(wèn)題，分析了合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)，提出了加強(qiáng)行政事業(yè)單位合同管理的對(duì)策與建議。

一、行政事業(yè)單位合同管理存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

單位領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)營(yíng)意識(shí)和法律意識(shí)淡薄，不重視經(jīng)濟(jì)合同管理，未加強(qiáng)合同管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，沒(méi)有建立相關(guān)合同管理制度，也沒(méi)有建立起“以制度引導(dǎo)人，以制度約束人”的管理理念，出現(xiàn)合同管理不規(guī)范、簽訂的合同條款不完整、合同控制薄弱等問(wèn)題，直接導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同糾紛甚至經(jīng)濟(jì)犯罪案件。

（二）內(nèi)部控制機(jī)制不健全

單位管理設(shè)置不明確，未確定或單獨(dú)設(shè)置合同歸口管理部門(mén)，無(wú)法對(duì)本單位合同實(shí)行統(tǒng)一管理。也未從制度上明確合同歸口部門(mén)、承辦部門(mén)以及其他職能部門(mén)等在合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)中的管理職責(zé)。另外，未建立健全合同管理制度和責(zé)任制度，對(duì)違反規(guī)定簽訂和履行合同管理者沒(méi)有進(jìn)行權(quán)利約束和責(zé)任追究，更不能從源頭上防止腐敗和權(quán)利的濫用。合同管理程序不規(guī)范，沒(méi)有規(guī)定合同運(yùn)行各個(gè)環(huán)節(jié)的工作程序。

（三）合同管理混亂

由于合同管理主體不明確，各個(gè)職能部門(mén)職責(zé)不清，合同管理行為不規(guī)范，存在合同簽訂隨意，簽訂范圍、內(nèi)容和形式未規(guī)范。合同簽訂主體不符合《合同法》以及相關(guān)法律法規(guī)，在未取得授權(quán)的情況下部門(mén)或個(gè)人對(duì)外簽訂合同。合同簽訂之后，合同經(jīng)辦人或責(zé)任人未對(duì)合同進(jìn)行跟蹤和督導(dǎo)，導(dǎo)致合同當(dāng)事人未按照合同約定履行權(quán)利和義務(wù)。

二、行政事業(yè)單位合同管理的主要風(fēng)險(xiǎn)

（一）合同簽訂環(huán)節(jié)

簽訂合同前，沒(méi)有根據(jù)自身的需求進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)查，無(wú)法判斷合同當(dāng)事人是否具備承擔(dān)合同經(jīng)濟(jì)行為能力，也無(wú)法審查合同當(dāng)事人的誠(chéng)信，導(dǎo)致合同違約風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于部分合同還需要特殊的資質(zhì)要求，比如采購(gòu)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)設(shè)備的保密資質(zhì)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)資質(zhì)等等，如未調(diào)查清楚直接影響違法相關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同無(wú)效或引發(fā)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

沒(méi)有設(shè)置合理的內(nèi)部控制機(jī)制，合同文本未經(jīng)各職能部門(mén)、單位領(lǐng)導(dǎo)審查和審批，重大合同未按照三重一大要求履行集體決策。沒(méi)有經(jīng)過(guò)單位法定代表人授權(quán)或者超越權(quán)限進(jìn)行簽訂合同。

簽訂的合同事項(xiàng)不符合財(cái)政資金支付方向和范圍，合同金額超出政府部門(mén)預(yù)算或工程概算。屬于政府集中目錄內(nèi)或限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的采購(gòu)事項(xiàng)，合同簽訂前也沒(méi)有履行《政府采購(gòu)法》及其相關(guān)履行法律法規(guī)。合同簽訂依然存在一次性付款或者超過(guò)工作進(jìn)度付款，可能導(dǎo)致單位違反相關(guān)規(guī)定或利益受損。

（二）合同履行環(huán)節(jié)

未對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行有效管理，未能按照合同約定履行合同的權(quán)利和x務(wù)，沒(méi)有督促合同當(dāng)事人提交合同成果，未按照合同約定進(jìn)行付款或者查過(guò)工作進(jìn)度付款，導(dǎo)致單位利益受損或被訴訟。

未對(duì)合同進(jìn)行有效的跟蹤和監(jiān)控，出現(xiàn)合同依據(jù)的法律法規(guī)和規(guī)章政策修改或者廢止、簽訂合同時(shí)的客觀情況發(fā)生重大變化、合同當(dāng)事人經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)重惡化和喪失商業(yè)信譽(yù)等重大影響時(shí)，未及時(shí)與合同當(dāng)事人進(jìn)行合理溝通，也沒(méi)有向合同歸口管理部門(mén)和單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，未及時(shí)處理或處理不當(dāng)影響單位合法權(quán)益。

合同簽訂部門(mén)違反合同約定，未按照合同規(guī)定的期限、金額或方式付款，在支付合同款項(xiàng)時(shí)沒(méi)有提交付款依據(jù)或者長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有催收到期的合同款項(xiàng)。

（三）合同驗(yàn)收環(huán)節(jié)

合同當(dāng)事人未按照合同約定提交合同成果，合同提交的成果不符合合同約定，合同成果得不到合理的運(yùn)用。導(dǎo)致合同糾紛或者財(cái)政資金損失浪費(fèi)。

三、行政事業(yè)單位合同管理的對(duì)策與建議

（一）建立健全合同管理制度

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)依據(jù)財(cái)政部《內(nèi)部控制》根據(jù)本單位實(shí)際情況，健全本單位合同管理辦法。要做到從制度規(guī)范人、從制度約束人。制度內(nèi)容不僅要側(cè)重基礎(chǔ)性管理，也要關(guān)注防范風(fēng)險(xiǎn)和提高財(cái)政資金效益。

（二）明確合同歸口管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)職責(zé)

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)明確合同歸口管理部門(mén)，對(duì)單位的合同實(shí)行統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)合同全過(guò)程管理。建立合同歸口管理部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)、承辦部門(mén)、法律部門(mén)以及其他各職能部門(mén)的協(xié)調(diào)和溝通機(jī)制。明確各職能部門(mén)在合同管理過(guò)程中的職責(zé)，使其各司其職、各盡其責(zé)。

（三）管控合同關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1.合同簽訂環(huán)節(jié)

對(duì)單位合同在納入年度預(yù)算時(shí)履行合同集體決策，審核對(duì)外簽訂的合同是否符合本單位職責(zé)或事業(yè)發(fā)展目標(biāo)。對(duì)于重大經(jīng)濟(jì)合同，按照三重一大決策程序，詳細(xì)匯報(bào)基本情況、委托理由、經(jīng)費(fèi)測(cè)算、委托方式、預(yù)期成果等事項(xiàng)。

要加強(qiáng)合同調(diào)查，詳細(xì)了解合同當(dāng)事人的資信情況，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否有效、委托的內(nèi)容是否在對(duì)方當(dāng)事人的營(yíng)業(yè)范圍內(nèi)、是否具有履約能力、是否具有委托內(nèi)容所需要的特殊資質(zhì)要求。合同調(diào)查之后，要組織技術(shù)、財(cái)會(huì)、審計(jì)、法律等方面的人員與合同當(dāng)事人進(jìn)行談判，對(duì)影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同還應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)律師或外部專家參與合同談判。政府采購(gòu)目錄內(nèi)或達(dá)到政府采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)的合同，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行政府采購(gòu)相關(guān)規(guī)定。

擬定合同文本后，要加強(qiáng)合同審簽管理，合同文本經(jīng)合同各職能部門(mén)、律師審核后，提交單位主管領(lǐng)導(dǎo)審定。要加強(qiáng)合同簽署管理，合同應(yīng)當(dāng)由單位法定代表人或其授權(quán)委托人進(jìn)行簽署，嚴(yán)禁無(wú)權(quán)限或超越權(quán)限簽署合同。

2.合同履行環(huán)節(jié)

要加強(qiáng)合同的會(huì)計(jì)控制，嚴(yán)格按照合同約定辦理合同價(jià)款支付手續(xù)，不得超進(jìn)度支付款項(xiàng)。合同資金支付手續(xù)要符合資金管理相關(guān)規(guī)定。在合同履行過(guò)程中，要加強(qiáng)合同過(guò)程管理，對(duì)合同履行情況實(shí)施有效監(jiān)控，督促對(duì)方當(dāng)事人按合同約定開(kāi)展工作，按期提供合同成果。對(duì)履行過(guò)程中出現(xiàn)合同事項(xiàng)需要調(diào)整或無(wú)法履行的，應(yīng)當(dāng)履行合同審批程序，簽訂補(bǔ)充、變更合同或者解除合同，防范合同糾紛。

3.合同驗(yàn)收環(huán)節(jié)

要加強(qiáng)合同驗(yàn)收的分類管理，對(duì)于設(shè)備購(gòu)置合同、技術(shù)合同、工程建設(shè)合同明確不同驗(yàn)收程序和要求。在合同驗(yàn)收過(guò)程中，要重點(diǎn)審查合同簽訂情況、履行情況和成果質(zhì)量情況等內(nèi)容。成果質(zhì)量要側(cè)重提交的合同成果是否符合有關(guān)法律、法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是否符合合同約定的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等指標(biāo)要求。要強(qiáng)化合同檔案管理和成果運(yùn)用，定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔，提高財(cái)政資金使用效益和效率。