電子檔案管理方案精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理方案范文

論文摘要:為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。以犯罪行為心里學為理論指導,以安全事件過程管理為主線,實現(xiàn)事前預防、事中控制、事后審計的安全管理。 

現(xiàn)在大家談論到信息安全,首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒體的宣傳下,病毒、黑客已經成為危害信息安全的罪魁禍首。然而,對計算機系統(tǒng)造成重大破壞的往往不是病毒、黑客,而是組織內部人員有意或無意對信息的窺探或竊取。從技術上來講,內部人員更易獲取信息,因為內部人員可以很容易地辨識信息存儲地,且無需擁有精深的it知識,只要會操作計算機,就可以輕易地獲取自己想要得資料,相對而言,黑客從外部竊取資料就比較困難,首先,他們要突破防火墻等重重關卡,然后,還要辨別哪些是他們想要的信息。 

fbi和csi對484家公司進行了網絡安全專項調查,調查結果顯示:超過85%的安全威脅來自單位內部,其中16%來自內部未授權的存取, 14%來自專利信息被竊取, 12%來自內部人員的欺騙,只有5%是來自黑客的攻擊;在損失金額上,由內部人員泄密導致的損失高達60,565,000美元,是黑客所造成損失的16倍,病毒所造成損失的12倍。這組數(shù)據(jù)充分說明了內部人員泄密的嚴重危害,同時也提醒國內組織應加強網絡內部安全建設。 

1 電子文檔泄密途徑主要有以下幾點 

1)通過軟盤驅動器、光盤驅動器、光盤刻錄機、磁帶驅動器等存儲設備泄密; 

2)通過com、lpt端口、調制解調器、usb存儲設備、1394、紅外線等通訊設備泄密; 

3)通過郵件、ftp等互聯(lián)網方式 泄密; 

4)接入新的通訊或存儲設備,如:硬盤; 

5)通過添加打印機、使用網絡打印機將資料打印后帶出; 

6)通過便攜式電腦進入局域網竊取信息,帶離單位; 

7)隨意將文件設成共享,導致不相關人員獲取資料; 

8)將自己的筆記本電腦帶到單位,連上局域網,竊取資料。 

此外,還有很多其他途徑可以被別有用心的內部人員利用以竊取資料。 

2 傳統(tǒng)解決方案的弊端 

傳統(tǒng)方案一:“我們已經部署了防火墻或專網” 

防火墻或專網可以防止外部人員非法訪問,但不能防止內部人員有意或無意地通過郵件或者移動存儲設備將敏感文件泄露。 

傳統(tǒng)方案二:“我們給文檔設置了訪問口令” 

口令并不能從根本上解決問題:先口令可以隨著文檔一起傳播; 

其次即使設置了口令只能簡單的區(qū)分用戶是否可以訪問該文檔,而不能限制用戶對該文檔的操作權限(如復制、另存和打印等操作)。 

傳統(tǒng)方案三:“我們安裝內網安全管理系統(tǒng)封住電腦usb接口、拆掉光驅、軟驅、內網與外網斷開、不允許上互連網絡 ” 

文檔的原始作者泄密;文檔在二次傳播的過程中失、泄密。 

3 電子文檔安全有效控制方案 

為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。 

以犯罪行為心里學為理論指導,以安全事件過程管理為主線,實現(xiàn)事前預防,事中控制,事后審計的安全管理。 

3.1制定周詳?shù)氖虑邦A防策略 

1) 控制信息傳遞途徑,如通訊設備、存儲設備; 

2) 通過網絡接入保護,限制外來電腦接入局域網; 

3) 報警策略能夠提示非法接入; 

4) 互聯(lián)網信息傳遞阻斷策略能夠阻斷非法信息傳遞。 

3.2 對泄密行為事中記錄和控制,并及時啟動控制和報警策略 

1) 對泄密過程進行屏幕記錄,方便現(xiàn)場查看,事后回放; 

2) 詳盡的電子文檔操作痕跡記錄,包括訪問、創(chuàng)建、復制、改名、刪除、打印等操作,便于信息泄密事后追查; 

3) 集中審查終端共享,防止共享泄密行為。 

3.3 詳盡的日志信息,提高了事后追查的準確率 

1) 進行電子文檔操作及屏幕記錄; 

2) 對互聯(lián)網信息傳遞進行記錄,便于信息泄密事后追查; 

3) 審計系統(tǒng)用戶日志。 

4 電子文檔安全系統(tǒng)功能及技術闡述 

1)禁用設備 

程序功能:可按某臺、某組或整個網絡禁止使用哪些設備,包括:存儲設備、通訊設備、打印設備、新加入的設備及其它屬性。 

管理作用:根據(jù)風險評估,制定事前預防策略,根據(jù)策略對相應的設備進行禁止,預防文件泄密?？梢造`活的開啟,不影響正常使用。 

2)報警規(guī)則 

程序功能:設置某個或某類文件的各種操作報警規(guī)則。 

管理作用:對泄密者添加泄密設備(如:閃存、移動硬盤等)實現(xiàn)及時報警,對相應的文件或某個類型文件的操作實現(xiàn)及時報警,為安全事件發(fā)生后進行及時管理提供幫助。 

3)網絡端口管理(接入保護) 

程序功能:通過設置禁用139和445端口,控制共享端口。 

管理作用:可根據(jù)需要靈活的設置外來計算機跟網內計算機的通訊方向。 

4)網絡共享 

程序功能:可以及時查看和刪除網絡內任意計算機的網絡共享文件夾。 

管理作用:員工往往因為工作需要設置共享文件夾,卻容易被別有用心的員工或外來計算機竊取。 

5)文檔操作 

程序功能:可以詳細的記錄每個員工在本機及網絡上操作過的文件,包括訪問、創(chuàng)建、復制、移動、改名、刪除、恢復以及文檔打印等記錄。 

管理作用:讓泄密行為的痕跡得到監(jiān)控,為泄密行為的事中發(fā)現(xiàn),事后追查提供了幫助,彌補了電子文檔安全管理中的最薄弱環(huán)節(jié)。 

6)鎖定計算機 

程序功能:可以鎖定網絡內任意計算機的鍵盤和鼠標操作。 

管理作用:若發(fā)現(xiàn)網內計算機有非法操作,可及時控制,挽回損失。 

7)郵件、ftp和msn監(jiān)控 

程序功能:記錄通過pop和smtp協(xié)議收發(fā)的郵件正文內容及附件,如:outlook、foxmail等,可記錄通過web方式、ftp收發(fā)的郵件、傳輸?shù)奈募繕巳ハ蚣懊Q。 

管理作用:實現(xiàn)互聯(lián)網傳遞信息的安全管理,實現(xiàn)郵件備份管理,提高事后追查的便利性。 

8)上網限制 

程序功能:通過多種策略規(guī)范員工上網行為,比如:收發(fā)郵件、瀏覽網頁、ftp、使用其它連接。若外發(fā)數(shù)據(jù)超過一定數(shù)值,可阻斷此類行為。 

管理作用:方便管理者對網絡行為進行集中控制,避免通過互聯(lián)網進行信息泄密。 

參考文獻: 

[1] 綦科,謝東青.網絡電子文檔安全管理研究[j].計算機安全,2006(10). 

[2] 祖峰,熊忠陽,馮永.信息系統(tǒng)權限管理新方法及實現(xiàn)[j].重慶大學學報:自然科學版,2003(11). 

[3] 鄒偉全.文檔一體化理論依據(jù)新探[j].北京檔案,2002(3). 

第2篇：電子檔案管理方案范文

【關鍵詞】電子信息檔案管理；風險控制；方法

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風險的措施

提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：

1．積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統(tǒng)操控，而無關的人員沒有權利操作系統(tǒng)等。

3．及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。

三、分散風險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規(guī)避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網絡供應商互相協(xié)調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估風險的措施

當風險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻

[1]馮惠玲．論電子文件的風險管理[J]．檔案學通訊．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[J]．浙江檔案．2004（1）：36～37

[3]鄒生．開放網絡環(huán)境下的信息安全問題[J]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29

第3篇：電子檔案管理方案范文

電子文件的歸擋范圍的劃分，可參照國家現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。但某些具體的與電子文件特點有關的問題需要進一步說明：

草稿和定稿。在電子文件中，對“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆蓋起來：因此，必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時通過拷貝保留原文，加稿本號后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。

各種數(shù)據(jù)文件。如數(shù)據(jù)庫、圖形庫、方法庫等等。大型數(shù)據(jù)文件大多是動態(tài)的，其中的數(shù)據(jù)在不斷地發(fā)生更新變化，新加進來的數(shù)據(jù)代替、覆蓋了以前的數(shù)據(jù)。對于這種數(shù)據(jù)文件應定期拷貝作為一個數(shù)據(jù)集另行歸檔，不再更改。拷貝間隔可根據(jù)數(shù)據(jù)庫的內容而定，如一個星期、一個月等。拷貝可以人工的方式進行，也可由計算機程序自動實施。

電子郵件（E―mail）。

會議文件。電子時代很多會議將采用網絡會議方式，與會者身處異地，通過電腦屏幕“見面”、做主題發(fā)言、討論問題、做出決議。

與歸檔文件相關的“支持性文件”。所謂支持性文件是指能夠生成、運行文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設備運行所需要的操作系統(tǒng)。電子文件在相應的命令文件和操作系統(tǒng)中可以順利讀出，必要時應把它們與文件同時歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統(tǒng)不必重復歸檔。

與電子文件有關的各種紙質文件。在沒有達到完全“無紙化”的時候，必要的與電子文件相關的紙質文件也應納入電子文件的歸檔范圍。

二、電子文件的歸檔時間與歸檔前的檢測、鑒定

（一）歸檔時間

總的說來，邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。在歸檔時，應根據(jù)具體情況加以靈活處理。在實行電子文件和紙質文件二套制的機關，有必要與紙質的文件的歸檔加以協(xié)調，以便于兩種文件的對應處置和對應查找；管理性文件可按照內容特點確定一個歸檔期限；技術文件、科研項目文件等可在項目完成后歸檔。由于電子文件易于復制，歸檔后并不影響形成部門的日常工作查考，所以一般不必延遲歸檔時間，在系統(tǒng)允許的條件下可以提前進行。電子文件的流動性很強，及時加以控制是十分必要的。在完全辦公自動化的文檔一體化時代，文件將實行完全的邏輯實時歸檔，即文件的形成之時就是文件的歸檔之日。有關領導在正式批準簽署文件時，辦公自動化系統(tǒng)將自動將文件歸檔。

（二）歸檔前的檢測

在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢查。其內容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。

（三）歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作，參照現(xiàn)行國家關于文件鑒定的有關規(guī)定并結合電子文件的特點進行。鑒定結果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。具體鑒定內容及方法如下：

1、有效性和完整性鑒定。

歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果說文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件有效性和完整性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

2、保管期限的劃分。

電子文件保管期限的劃分，參照國家關于文件保管期限的現(xiàn)行有關規(guī)定實行。即與現(xiàn)行紙質文件基本一致。考慮到其保存的密集性與長期性，可適當延長其保管期限。

三、電子文件的歸檔要求

（一）把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。

電子載體的存量較大，電子文件歸檔時應適當集中，即制成歸檔數(shù)據(jù)集。這種歸檔數(shù)據(jù)集，在載體上一般使用單一載體，一張光盤即可將某一單位全年的文件集中保存在一起。這種優(yōu)越條件確保了歸檔的電子文件集中統(tǒng)一、完整齊全，從技術上進一步體現(xiàn)了檔案工作的基本原則。

（二）推薦采用以下載體：只讀光盤、一寫多讀光盤、磁帶等。一般禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

（三）存儲電子文件的載體和包裝盒上應貼有標簽，標簽內填上編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。

（四）將電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

（五）需要長期保存的電子文件，應當把歸檔電子文件與相應機讀目錄存在同一載體上。如果是自行開發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在同一載體上。

（六）原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年。

（七）在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

四、電子文件的移交

（一）介質移交

電子文件歸檔時，應按有關規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行管理。

電子文件移交時，首先要進行電子文件的檢驗。檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子文件檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可以采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%，合格率應達到100%。

第4篇：電子檔案管理方案范文

在紙質檔案長期的發(fā)展過程中，形成了系統(tǒng)的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用方法，積累了較為豐富的經驗。隨著科學技術的發(fā)展，聲像檔案和機讀檔案已有顯著增長，直至今天，伴隨著計算機和互聯(lián)網的發(fā)展，檔案管理工作逐步實現(xiàn)自動化，檔案信息的輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞，以及檔案的編目和檢索基本上都依靠計算機來實現(xiàn)。由于電子文件與傳統(tǒng)紙質檔案有很大區(qū)別，因此檔案管理部門的工作技術和方法也需做相應改變。本文結合筆者的工作經驗，重點分析如何做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的特點

電子檔案是紙質檔案的另一種儲存形式，它是以數(shù)字代碼代替了文字，以磁帶、磁盤或光盤等代替了紙張。電子檔案是系統(tǒng)化了的電子文件，是經鑒定后有保存價值的且已經歸檔的電子文件。電子檔案與紙質檔案在本質上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質檔案的一般性特點以外，還具有自身特性，總結如下：

1.人不能直接讀出電子檔案所載信息，需依靠計算機解碼 電子檔案不像紙質文獻那樣使用人人可以直接讀出的文字進行記錄，而是將信息以數(shù)字代碼方式記錄在磁介質和光介質等載體上，人無法直接讀出，必須使用計算機進行解碼后才能轉變?yōu)槿丝勺R讀的信息。電子檔案必須在計算機軟硬件、數(shù)據(jù)庫、網絡系統(tǒng)都齊全的環(huán)境下才能發(fā)揮作用。

2.電子檔案存儲密度極高，所需存儲空間小 相較于紙質檔案的卷帙浩繁，電子檔案顯得小巧的多。以硬盤為例，它的容量是以兆、千兆、百萬兆為單位的。以1兆為例，硬盤上的1G容量大約可以儲存536870912個漢字，如果一本紙質書是10萬字，那么1G大約相當于5400本書。據(jù)某公司的存儲產業(yè)市場報告，預計到2016年硬盤的面密度將提高兩倍以上，最高將達到1800Gb每平方英寸，從而大大節(jié)約電子檔案存儲空間。

3.便于復制和共享 電子檔案的信息可以輕松實現(xiàn)復制和傳輸，便于異地調閱或形成文件。由于 信息載體和信息可以分離，并通過網絡或其他介質進行傳輸和拷貝，因此便于共享。但也由此暴露出電子檔案信息的不穩(wěn)定性，信息的不安全性。

二、電子檔案的管理方法

傳統(tǒng)檔案管理活動一般分為六個環(huán)節(jié)：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供利用。電子檔案的管理也可以按照這幾個環(huán)節(jié)進行，只在具體方法上有所不同。

1.信息收集 電子檔案信息的收集是檔案管理部門將具有查考利用價值的文件轉化為電子文件或者收集具有保存價值的電子信息。電子檔案信息通常可以分為三類：（1）與紙質檔案內容相同的信息。在收集這類信息時，要注意與紙質等文件之間相互建立準確、可靠的標識關系，建立統(tǒng)一文件編號。（2）在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產生的信息。應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或拷貝件保留。（3）計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。在信息收集工作結束后，將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對電子文件進行了分類和編號，組織建立數(shù)據(jù)庫。需注意的是，在收集過程中應當保存?zhèn)浞?，并在“電子文件登記表”中登記，并留存紙張打印件?/p>

2.信息整理 在電子檔案的整理過程中，不再有“案卷”這一基本單位，因為電子文件借助于計算機，可以從任何角度進行分類、組合、檢索，充分表現(xiàn)文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系，不再需要專門進行分類和組卷。整理工作結束后要進行信息的接收。電子檔案的接收方式有兩種，一是軟盤、磁帶或光盤，二是網絡歸檔和移交。不管哪一種方式都需要配置專門的電子文件格式轉換設備，對接收檔案進行統(tǒng)一轉換，以解決對不同格式電子文件的識讀問題?？傊娮訖n案信息整理就是將第一步收集到的信息進行組盤，按一定規(guī)律，將相關文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。

3.檔案保管 電子檔案的保管分為兩個方面，第一，保持電子檔案載體的安全。要注意的問題有：（1）保持環(huán)境的溫度為16～20℃和濕度為35～45%，以免發(fā)生化學反應；（2）注意密封防止灰塵，避免信息丟失；（3）注意避光，防止紫外線對光盤等的破壞；（4）遠離磁場和電場，以免發(fā)生磁化和消磁，破壞信息；（5）保持載體平直，防止震動；（6）防止有害生物等。注意庫房衛(wèi)生，定期凈化空氣，防止產生霉菌，并注意定期對電子檔案進行消毒?？傊娮訖n案進入庫房以后不是一勞永逸，而是需要定期維護和檢測，并適當進行備份。第二，維護所載信息的安全。電子檔案保管工作的另一個重要方面是防止信息被竊，維護信息安全，一是密切關注計算機技術的發(fā)展方向，及時進行軟件升級和更新，適時對電子檔案的格式進行轉換；二是加強對電子文件利用活動的管理，保證電子檔案的信息安全，嚴格禁止使用封存盤來提供檔案利用，電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。

4.檔案鑒定 電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時間，所以，在歸檔時，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時的、有效的電子文件，即確認歸檔的電子文件的原始性、真實性則是首要任務。再者，電子文件具有易逝性、易更改性，因而電子檔案必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時間長短，因此，電子文件的鑒定需超前，也就是必須在文件形成之初就開始進行。鑒定的內容與紙質檔案一樣，是對其保存價值進行判斷和預測，不同的是在判斷過程中要對文件的內容及某些形式特征進行充分的分析。此外，還需要對文件進行必要的技術鑒定，即可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質鑒定等。因為對于電子文件來說，技術狀況與文件的真實性、可讀性、應用性范圍密切相關，可對其保存價值發(fā)生直接的影響，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。

5.檔案統(tǒng)計 檔案統(tǒng)計就是運用一系列的統(tǒng)計技術和方法，通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程。電子檔案統(tǒng)計基本上可以分為：（1）檔案統(tǒng)計指標選定。統(tǒng)計指標的確立是進行檔案統(tǒng)計的基礎，也是檔案統(tǒng)計工作的前期準備階段，檔案統(tǒng)計是通過統(tǒng)計指標來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象。（2）檔案統(tǒng)計調查。其目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計工作目標、任務和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)可靠、真實、準確。（3）對檔案統(tǒng)計調查的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分組、歸納整理。（4）檔案統(tǒng)計分析。主要是對檔案統(tǒng)計的結果進行分析研究。檔案統(tǒng)計工作是檔案工作中的一個重要環(huán)節(jié)，是保證檔案工作質量，提高檔案工作水平的有效方法。

6.檔案利用 電子檔案的利用一般有三種形式：直接查詢，拷貝，傳輸。為保證信息安全和版權，做好電子檔案利用管理工作很重要。主要分為四個方面：（1）對用戶的管理和檔案管理人員的管理。主要是進行使用權限的審核，首先是根據(jù)人員身份進行系統(tǒng)注冊登錄，由系統(tǒng)自動判定使用者身份的合法性及使用權限，并進行跟蹤記錄；其次電子檔案的內容應設置保密級別和開放程度。（2）對檔案載體的管理。一是采用雙套制的存儲模式，一套保留原始格式，作為歸檔用途，另一套轉換成不可編輯的文件格式作為利用用途，確保電子檔案在利用過程中不發(fā)生內容的篡改。二是建立一套技術驗證機制保證原始電子檔案的真實性。（3）安全保密措施。網絡傳輸安全采取的主要方法是物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。根據(jù)電子檔案的保密級別，建設網絡傳輸保障體系。按照密級，將電子檔案利用范圍劃分為不可用、內部使用和公眾使用。還可以采取斷點續(xù)傳的技術，確保電子檔案在發(fā)生傳輸中斷的情況下，最終獲取的電子檔案副本保持完整性。

三、電子檔案管理工作的重點與難點

從目前來看，由于受到多重因素的影響，電子檔案的信息安全問題較為突出，既是管理的難點，也是管理的重點。筆者認為應從環(huán)境、設備、策略、技術等各方面采取有效措施，確保在每一個環(huán)節(jié)上堵塞電子檔案利用安全的漏洞，使電子檔案能夠體現(xiàn)靈活性和便捷性優(yōu)勢，充分發(fā)揮其作用。首先檔案管理人員要增強安全意識，既要提高信息服務質量和效率，也要增強工作責任心和保密意識；其次，應加強電子檔案基礎設施和應用系統(tǒng)建設，加強網絡安全防范；再次，營造良好的檔案儲存環(huán)境。只有從各方面加強安全管理，才能滿足電子檔案信息安全管理的需要。

電子檔案管理的另一難點問題是電子文件的技術鑒定，只有通過對電子文件進行真實性鑒定，完整性鑒定，可讀性鑒定和安全性鑒定，才能確保數(shù)據(jù)信息的真實、可靠、完整。在鑒定過程中，需要綜合運用多方面的知識，這對檔案管理人員提出了考驗。

第5篇：電子檔案管理方案范文

【關鍵詞】 企業(yè);檔案管理;電子化;問題;方法

一、企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀以及存在的問題

1.大多數(shù)企業(yè)雖然使用計算機進行文件處理和會議通知等日常事務性工作,真正使用計算機管理檔案的在整個檔案管理部門占的比例很少。

2.即使使用計算機管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態(tài),檔案管理電子化處于有名無實狀態(tài)。

3.部分檔案管理人員對檔案管理電子化缺乏正確認識,認為只要擁有和裝備一定數(shù)量的計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等,就是實行了檔案管理電子化。

4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統(tǒng)的計算機知識,操作技術不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計算機系統(tǒng)不能很好結合,影響了企業(yè)檔案電子化管理的進程。

二、出現(xiàn)以上問題的原因

1.宣傳力度不夠。企業(yè)對檔案管理電子化的發(fā)展趨勢沒有迫切的認識。不少企業(yè)領導和檔案管理人員認為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去。企業(yè)檔案管理仍停留在管好紙質檔案上面,不想推進檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設備。長期以來,企業(yè)的電子設備大都配備在辦公、生產、技術部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統(tǒng),即使有關部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲存、保管,難以實現(xiàn)電子化管理。

3.國家對企業(yè)檔案電子化缺少有效的政策和指導。如企業(yè)在實施檔案電子化過程中的投入允許進入生產成本政策;國家檔案建立合同網絡,聯(lián)網利用;鼓勵企業(yè)檔案電子化利用;開發(fā)適合企業(yè)檔案管理電子化的軟件等。

4.要普及提高認識,加強檔案管理人員業(yè)務知識培訓,提升檔案管理人員電子化管理水平。

三、企業(yè)檔案電子化管理的作用

1.有利于企業(yè)檔案的保存、保管、保護。檔案實行電子化后,簡單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫的全部內容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復制,有利于長久存檔。

2.有利于企業(yè)對檔案的利用和技術開發(fā)。企業(yè)檔案實現(xiàn)電子化后,對需查閱檔案的管理、技術人員實行分級授權,在網上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術人員到檔案庫房查閱、摘抄、復制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術開發(fā)工作。

3.便于各相關部門的技術交流。過去,各相關部門間的數(shù)據(jù)交流,技術人員要帶上大包小包的技術資料,攜帶難度較大。實現(xiàn)檔案電子化后,技術人員只需帶上事先下載好的數(shù)據(jù)資料,用什么資料就從電腦里調取什么資料。

四、如何促進企業(yè)檔案電子化管理

1.企業(yè)領導、檔案管理人員要重視電子化管理。

2.配備知識化的檔案管理人員。企業(yè)要改變過去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實一些既懂檔案管理,又具備電子知識、數(shù)碼知識、網絡知識的年輕人員。有了具備現(xiàn)代化、知識化、高素質的員工,才能真正有效地推進檔案電子化的開展。

3.配備必要的電子、數(shù)碼設備硬件。企業(yè)要投入資金為檔案管理配備計算機、服務器、掃描、照像設備等電子、數(shù)碼硬件,建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫,實施內部局域網絡,結合內部的系統(tǒng)資源,為儲存、保護、利用、歸集、開發(fā)企業(yè)的檔案創(chuàng)造有利的硬件條件。

第6篇：電子檔案管理方案范文

【關鍵詞】電子檔案 現(xiàn)代化 檔案價值 管理措施

一、檔案管理

近年來的社會發(fā)展中，隨著各種科學技術、經濟結構的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的單純以手工檢索、人工調卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會發(fā)展和經濟建設要求，更是無法適應時展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現(xiàn)代化社會發(fā)展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案為動態(tài)檔案、變紙質檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進社會發(fā)展的一種新型、現(xiàn)代化管理模式。截至目前的社會發(fā)展中，檔案管理事業(yè)和管理工作人員為了能夠順應時展潮流，在社會發(fā)展中逐步形成了以多個方向去進行教學和歸納，形成了一批有一拼的復合型人才，也是一個堅持不斷創(chuàng)新、用于探索和實踐的現(xiàn)代化檔案管理措施。檔案在目前的社會發(fā)展中越來越發(fā)揮出其重要性作用，是社會各行業(yè)在發(fā)展中都不可缺少和忽略的工作環(huán)節(jié)，也是目前社會發(fā)展中最值得我們關注和重視的工作環(huán)節(jié)。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統(tǒng)化、全面化和合理化的發(fā)展流程和發(fā)展體系，更是實現(xiàn)了以適應時展和社會經濟要求為一體的綜合性發(fā)展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現(xiàn)與完善，以電子計算機為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關注，并形成了一套綜合性的發(fā)展模式和發(fā)展趨勢，成為目前社會發(fā)展中人們關注的重點話題。

二、電子檔案的管理原則

（1）規(guī)范性原則。規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認可的規(guī)范與標準。這樣做，不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸?shù)男剩矣兄谶x擇檔案信息電子化的最佳技術方案。

（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應在充分分析研究的基礎上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案，包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術模式（信息存儲格式、信息組織模式）和最適宜、先進、高效、經濟的電子化加工系統(tǒng)設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統(tǒng)的建設配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長期受益的特點。構建良好的檔案信息電子化加工系統(tǒng)，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發(fā)展進程。

三、檔案管理工作中存在的問題

檔案管理作為當前社會發(fā)展中最為關鍵和重要的環(huán)節(jié)，其不僅在企業(yè)經營和工作中受到了人們的關注和重視，同時在國家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關注，成為了整個社會發(fā)展中最為關鍵和重要的環(huán)節(jié)。就目前的檔案管理工作進行總結和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對其進行研究和探索發(fā)現(xiàn)，其主要問題表現(xiàn)在以下方面：一是檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在工作之中對管理人員專業(yè)知識和工作素質不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，通過相關的科學技術成果促進企業(yè)工作方式的轉變，檔案作為企業(yè)工作的重點方式，其在管理和工作中通過信息技術的完善來促使檔案工作合理進行，并且形成系統(tǒng)化的工作模式和方法。二是管理人T的素質較低，導致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

三、應對和研究措施

（1）檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設好文獻信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網。

（2）增強經濟效益觀念。保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會實踐，又應用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務。所以，以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務，既有利于社會進步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現(xiàn)檔案的價值，盡快地把檔案信息轉化為生產力。

（3）加速觀念更新步伐。高新技術推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責任感，還要有堅實的檔案理論基礎，掌握多專業(yè)、多學科的科學知識，有嚴謹?shù)目茖W態(tài)度和追求真理的強烈欲望以及樸實的工作作風，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。

綜上所述，檔案資源的開發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對經濟時代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢利導，運用信息技術改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理網絡化，加強檔案管理信息高速公路建設，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務。

第7篇：電子檔案管理方案范文

1.檔案管理信息化建設的重要作用

目前電力單位管理檔案的方式主要包括兩種，即手工管理與電子管理，實施電子管理時需要采用OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)雖然實現(xiàn)了無紙化管理，但存在數(shù)據(jù)丟失、無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全隱患大等問題，難以為檔案的共享及高效利用提供有效支撐。對此，應通過采用合理的方法加快檔案管理的信息化建設進程，通過信息化的管理方式充分發(fā)揮檔案的重要作用。采用信息化的方式管理電力單位中的檔案不但能夠積極轉變傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理效率，同時能有效節(jié)省檔案管理中所耗費的財力、人力，充分保障檔案安全。首先，加快檔案管理的信息化建設進程可以充分利用現(xiàn)代信息傳輸通道高速傳播檔案數(shù)據(jù)，單位中的各部門與員工可直接利用網絡獲取檔案信息，這就有助于實現(xiàn)檔案的網絡化管理。另一方面，加快信息化管理建設，可以讓檔案的管理者與使用者在不到館的情況下直接利用網絡查詢相關的目錄信息與全文信息，或者是在得到授權的情況下直接整理檔案數(shù)據(jù)信息，無需通過打印、復印等方式保存檔案[2]。因此可以跳過傳統(tǒng)檔案管理中的多種繁瑣工作步驟，有助于提高檔案管理效率，同時可節(jié)省大量的人力及財力。此外，實現(xiàn)信息化管理可以利用電子數(shù)據(jù)庫取代紙質檔案，避免因紙質檔案受到時間、環(huán)境及溫度等影響而出現(xiàn)模糊、遺失等問題，有助于提高檔案管理的安全性。

2.電力單位檔案管理信息化建設分析

2.1加快信息化管理基礎設施的建設進程

電力單位應根據(jù)檔案管理要求及自身經營情況對信息化管理基礎設施進行完善，以保證檔案管理工作能夠順利開展。首先，要積極引進新興檔案管理技術，并積極采用現(xiàn)代管理模式提高電力單位內部的工作效率，從而為檔案的信息化管理建設提供有利條件。其次，要注重利用最新信息技術與計算機網絡技術，并在此基礎上提升信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲能力。還可以通過建立起相對完善的信息管理系統(tǒng)，利用管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理檔案數(shù)據(jù)庫，提高管理系統(tǒng)的查找效率，方便于檔案管理人員及利用人員高速瀏覽檔案信息，并確保管理系統(tǒng)可以及時、順利發(fā)送檔案信息，以建立起安全性高、可靠性強的信息化管理基礎設施[3]。此外，應加快電力單位紙質檔案的電子化進程，確保電子數(shù)據(jù)檔案的全面性，以便為信息化管理構建出相對完善的平臺。在收集與整合紙質檔案時要注重管理好原檔案，及時修正電子化檔案，利用軟件平臺系統(tǒng)化管理電子化檔案。在電子化檔案的應用系統(tǒng)建設方面，可以采用現(xiàn)代管理理論建設檔案應用質量管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)接口，采用不同的數(shù)據(jù)交換分支，包括發(fā)電廠等相關單位的數(shù)據(jù)交換分支等，保證電子化檔案信息管理的標準化。

2.2建立起信息化管理的保障體系

為了確保檔案管理的信息化建設能夠順利完成，則應建立起相應的保障體系。首先，要建立起良好的溝通機制。信息化管理系統(tǒng)建設、信息化管理過程的實施均需要電力單位中的相關人員實現(xiàn)有效配合，溝通是配合的基礎，所以要確保電力單位的檔案管理部門與其他各部門之間實現(xiàn)有效溝通，明確各相關部門在檔案信息化管理中的職責，在實現(xiàn)通力配合的基礎上保障信息化管理建設過程的穩(wěn)定性與持續(xù)性。其次，要建立起安全保障與防護體系。建立起現(xiàn)代化網絡安全防護體系是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎，所有應注重調整或提高信息管理系統(tǒng)的安全防護功能，保證在關鍵時刻信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)應急，避免電力領域中的技術科研成果及具有獨立知識產權的檔案信息被非法竊取。第三，應注重建立標準化、規(guī)范化管理體系，確保信息化管理系統(tǒng)建設、使用與運行過程均有統(tǒng)一的標準作為約束，從而提高檔案管理效率及有效實現(xiàn)檔案信息共享[4]。標準化與規(guī)范化的管理體系應包括系統(tǒng)操作規(guī)范體系、安全運行標準體系及技術標準體系等。此外，要加快信息化管理人才的培養(yǎng)與引進工作，為檔案的信息化管理建設提供有力的人才保障。在人才培養(yǎng)方面，可通過建立激勵制度培養(yǎng)素質較高的檔案信息化管理專業(yè)人才，從而為信息化管理提供人力資源。

2.3完善檔案信息化管理系統(tǒng)設計方案

相對完善的信息化管理系統(tǒng)設計方案是提高檔案管理效率的重要途徑，結合電力單位檔案管理的實際情況，可以采用以下設計方案。在系統(tǒng)功能設計方面，管理系統(tǒng)應具有全過程化管理功能，包括檔案形成、利用及銷毀等過程，同時應能夠實現(xiàn)檔案資料的編研、專題匯編、查詢與統(tǒng)計功能，可以有效管理圖片檔案及聲像檔案。在設計管理系統(tǒng)所運用的技術方案時，可以采用OAIS系統(tǒng)，OAIS系統(tǒng)可在J2EE平臺中運行，且具有可擴展與標準化的特點，適用于建設數(shù)字化檔案館。OAIS系統(tǒng)可支持多種數(shù)據(jù)庫關系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通訊協(xié)議包括SSL、IP、TCP程序等。為了平衡分布計算機網絡中的檔案數(shù)據(jù)計算、管理功能、數(shù)據(jù)處理功能及應用程序，在設計系統(tǒng)時可應用RMI技術，該技術能夠使管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠程移交，將檔案管理部門下級單位數(shù)據(jù)傳輸?shù)街鞴軝C構所使用的數(shù)據(jù)庫當中[5]。此外，在采用上述系統(tǒng)管理電力單位檔案時可以采用以下實施步驟：第一，對單位總部與下屬機構所使用的信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一建設，保證各個系統(tǒng)之間的文件管理、歷史檔案管理實現(xiàn)無縫對接。第二，應確保單位總部能夠使用統(tǒng)一界面完成下屬機構檔案信息的查閱工作，同時使下屬機構中的檔案資源能夠與單位總部的檔案信息實現(xiàn)互聯(lián)互通。第三，在充分利用電力單位各級部門檔案資源的基礎上建立具有分布式、開放性特征的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理工作實現(xiàn)網絡化、規(guī)范化。

第8篇：電子檔案管理方案范文

【關鍵詞】企業(yè)檔案；管理體制；新體制

一、在新體制下企業(yè)檔案管理模式建設的方案策劃

經過認真的調查研究，我們向各個分、子公司提供可供選擇的三種檔案管理體制方案。

（一）集中統(tǒng)一管理模式

檔案管理機構的基本構成是：

1.設立文件、圖紙資料制作的文印室，配備電腦、打印機、復印機、掃描儀、工程復印機等硬件設備及相應軟件，采用聯(lián)網打印方式，承擔企業(yè)所有紙質文件制作及分發(fā)、傳遞任務。

2.設立資料檔案室，配備庫房、文件柜和聯(lián)網電腦，統(tǒng)一管理企業(yè)的現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和各類檔案。承擔企業(yè)全部或者大部分紙質版本、電子版本文件材料的接收、分類、管理、提供利用、版本有效性管理任務。

（二）大分散，小集中管理模式

按照"誰產生，誰管理"的要求和統(tǒng)一的制度、標準，將現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與檔案分開管理，制作、傳遞、保存、管理等環(huán)節(jié)分開管理，不同種類的文件、檔案在不同的業(yè)務部門安排人員專管或者兼管，形成檔案、信息管理各個環(huán)節(jié)互相配合、互相監(jiān)督的管理機制。

檔案管理體制的基本構成是：

1.技術文件和經營文件的制作、分發(fā)業(yè)務，分別由相關業(yè)務部門根據(jù)情況指定人員專管或者兼管，因為圖紙的復制分發(fā)工作量大，在技術部門可以設專人管理。

2.現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和檔案均由產生文件的部門予以相對集中，指定人員負責管理。其中圖紙資料由于涉及版本有效性管理，可以在車間設立資料室，由專人負責管理，其他文件、檔案由相應單位指定人員兼管。

3.各部門業(yè)務工作中形成的應當長期保存的文件，由各部門分別指定人員兼管，負責收集、立卷、每年定期送公司辦公室歸檔保存，其它種類的檔案由形成部門相對集中管理。

（三）建立在少紙化辦公基礎上的"分散+集中"管理模式

全力推行"少紙化"、"無紙化"辦公。信息傳遞盡量在內部網絡進行，運用專門軟件做好電子信息的歸檔保存工作。

紙質文件集中管理，電子文件由計算機系統(tǒng)管理。在企業(yè)的綜合管理部門如辦公室派人兼管紙質檔案和電子檔案，在生產車間設專人管理圖紙資料。

除產品、人事、基建、設備、財務、實物（營業(yè)執(zhí)照、資格證書等）檔案以外，所有的檔案一律以電子信息保存，在條件許可的情況下，產品、人事、基建、設備檔案也可逐步轉化為電子檔案保存。

（四）三個方案的優(yōu)劣比較

經過分析、研究、比較，首都航天機械公司新建、擴建、遷建的分、子公司根據(jù)自身的情況，分別采取了不同的管理模式。如首都航天機械公司采用了第一種模式，天津分、子公司采取了第二種模式。懷柔分、子公司則由母公司直接負責其檔案信息管理工作。總之，無論采用何種方式，都是根據(jù)分、子公司的具體情況確定的，目的是使這些企業(yè)的檔案信息管理工作一開始就走上"規(guī)范、明確、高效"的軌道。

二、在新體制下企業(yè)檔案管理模式建設的制度準備

（一）以檔案法規(guī)為依據(jù)

檔案管理工作的法律依據(jù)，不僅有《檔案法》，還有《知識產權保護法》、《會計法》等專業(yè)法律法規(guī)，此外《保密法》等法律法規(guī)，也是檔案管理工作不可缺少的法律依據(jù)和保證。

（二）以國家標準和行業(yè)標準為指南

經過幾代檔案工作者的不懈努力，我國已經建立起由國家標準、行業(yè)標準組成的檔案信息管理標準、規(guī)范體系。特別是我們航天系統(tǒng)的信息管理制度《文書檔案案卷格式》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等，都是我們建立檔案管理規(guī)章制度體系的依據(jù)性文件。

（三）重視法規(guī)、標準、制度的執(zhí)行情況考核

這是在企業(yè)檔案管理規(guī)章制度體系建設中非常重要，又很容易被忽視的問題。要解決這個問題，一是母公司要擔負起對分、子公司檔案管理工作的監(jiān)督管理職能，二是分、子公司自身要確定法規(guī)、標準、制度的執(zhí)行情況檢查考核的責任單位，明確責任內容，三是分、子公司要建立法規(guī)、標準、制度的執(zhí)行情況，檢查考核的具體操作辦法，其基本要求是簡便易行，四是分、子公司要把檢查考核結果與獎懲掛鉤，保證管理標準、制度的有效性。

經過各級檔案工作者的共同努力，首都航天機械公司所有的分、子公司均相繼建立了較為健全的檔案信息管理規(guī)章制度體系。

表1三個方案的優(yōu)缺點比較

比較/方案1方案一1方案二1方案三優(yōu)點11.便于專業(yè)化操作。11.專職人員數(shù)量減少。11.管理人員數(shù)量減少。12.易于規(guī)范化。12.環(huán)節(jié)減少，效率提高。12.有利于管理規(guī)范化。13.責任明確，減少扯皮。13.資源分管，責任分擔。13.有利于提高管理效率。14.對管理條件要求最低。14.對管理條件要求最低。14.大幅度減輕管理工作量。缺點11.人員數(shù)量較多。11.影響管理的規(guī)范化。11.對管理條件要求高。12.管理效率受到影響。12.人員數(shù)量似減實增。12.管理起點高。13.對形勢變化適應性不強。13.不利于信息共享。13.管理的規(guī)范化不易保證。

參考文獻

[1] 虞亞梅. 新時期，檔案信息資源的管理和利用[J]. 檔案學通訊，2009，1.

[2] 劉守華. 新時期，需要我們轉變的八個觀點[J]. 中國檔案，2002，1.

第9篇：電子檔案管理方案范文

1學校及資產部門負責人應重視信息化背景下資產檔案管理工作

衡量資產管理是否具有優(yōu)越性可以用資產檔案來判斷。一個單位資產工作好壞可以從其管理水平看出。因此，高校各部門的負責人特別是管理資產的工作人員，更應當努力管理好檔案資料，努力學習相關法規(guī)和認真執(zhí)行相關政策，保持檔案管理的意識，對工作認真負責。國家機關、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他經濟組織，是資產檔案管理的主體單位，也是責任單位。高等學校資產部門的負責人應加強資產檔案法制觀念，重視本單位資產檔案的管理工作。

2建立嚴格的內部控制制度

企業(yè)或者單位應該建立自己的內部控制制度，這樣才能保護好自己的資產，維護檔案數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。按照管理方案認真執(zhí)行相關的政策，并確立一系列有關的配套措施和方案，來提高生產效率。這種制度和傳統(tǒng)的制度的區(qū)別在于，要加大控制的范圍，才能更好地管理信息化資產檔案。包括有些手工資產系統(tǒng)中缺少的控制項目，具體如系統(tǒng)研發(fā)期間進行的監(jiān)控，程序的編碼、修改和完善等過程的控制。資產檔案信息化應該具備多種豐富的手段，主要的就是程序化控制過程?？梢钥吹?，內部控制要求資料非常準確，但這樣才能進一步保證電子檔案的安全性。

3實現(xiàn)電子資產檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化

要經常對電子資產檔案進行備份，這樣在數(shù)據(jù)丟失時可以回復，保證了電子資產的安全性。電子檔案的工作人員要保持備份數(shù)據(jù)的習慣，而且最好備注操作時間和操作者的編號；電子管理員也應當按照數(shù)據(jù)量的大小定期檢查數(shù)據(jù)的安全性和復制數(shù)據(jù)，確保存儲介質損壞時的信息丟失。對于電子數(shù)據(jù)的備份要經常進行，而且不能和原始數(shù)據(jù)混雜在一起，一面分不清楚，最好設立兩個不同的檔案保管室來存放電子數(shù)據(jù)。復制拷貝的全部電子數(shù)據(jù)最要存放在優(yōu)質光盤里，保障數(shù)據(jù)的有效性。在年底也應該對電子數(shù)據(jù)按照日期、內容、不同的操作員等來進行分類整理。對于存儲數(shù)據(jù)的光盤應該有管理員和負責人共同簽名，還要注重系統(tǒng)的日志文件來保持對系統(tǒng)的監(jiān)控。

4加強對電算化資產檔案的管理