檔案保管利用股精選(九篇)

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第1篇：檔案保管利用股范文

二、歸檔時間：

1、立卷整理的文件、材料一般在第二年的一季度向檔案室移交。

2、基建檔案在工程竣工驗收后一個月內(nèi)向檔案室移交。

3、財務(wù)專業(yè)檔案由財務(wù)人員保管一年，期滿后，由財務(wù)人員編造清冊向檔案室移交。

4、股室、單位編制的年度報表，經(jīng)上級批復(fù)后，送交一份給檔案室存檔。

5、照片(底片)錄音、錄像在辦理完畢后，及時送檔案室歸檔。

6、各類榮譽證(如獎牌、獎狀、錦旗等)要及時送檔案室保存。

三、歸檔要求：

1、必須按照立卷歸檔的范圍，將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整。

2、歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，科學(xué)分類、立卷和編目。

3、案卷標(biāo)題應(yīng)簡明確切，并注明保管期限。

4、歸檔的案卷必須編制移交目錄，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對并履行簽字手續(xù)。

5、重要檔案實行多套制。

四、檔案借閱、查閱：

1、局機關(guān)檔案室收藏的檔案，原則上對局屬股室、單位和本系統(tǒng)上、下級機關(guān)服務(wù)；外系統(tǒng)確因工作需要需查閱的，須持單位介紹信經(jīng)批準(zhǔn)方可提供。

2、查閱檔案、資料必須首先填寫《檔案借閱及效果登記表》。未履行登記手續(xù)者，檔案室拒絕提供檔案、資料。查閱檔案者，要將利用效果反饋檔案室。

3、查閱涉及機密性質(zhì)的檔案，必須經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其它檔案由辦公室主任批準(zhǔn)。

4、查閱者應(yīng)愛護檔案、資料，不準(zhǔn)將卷皮弄臟，嚴(yán)禁在文件、資料上劃線、打折作記號、折角，更不允許涂改和拆撕檔案、資料。查閱時，禁止吸煙，違者按情節(jié)輕重追究責(zé)任。

5、借閱檔案者不能隨便進入庫房，只能調(diào)卷在閱文室查看，要摘抄的或要復(fù)印的需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

五、檔案保管

1、定期或不定期對所有檔案的保管情況進行認(rèn)真檢查，做到一周一小查，一月一大查，特殊情況或意外事故及時查。發(fā)生意外，應(yīng)及時采取有效補救措施。

2、檔案庫房必須堅固，有防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全措施，保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸取?/p>

3、檔案庫房嚴(yán)禁吸煙和存放易燃品及雜物，經(jīng)常保持庫房整潔衛(wèi)生，未經(jīng)同意，非檔案工作人員不得擅自進入庫房。

第2篇：檔案保管利用股范文

1、領(lǐng)導(dǎo)視察、調(diào)研情況：區(qū)政府黃雄區(qū)長到我局視察，視察檔案庫房現(xiàn)狀以及新館建設(shè)工作。區(qū)委副書記到我局參加新館建設(shè)方案確定會議。區(qū)政府2次召開專題會議，研究建館工作。省局建設(shè)辦領(lǐng)導(dǎo)到我局視察并指導(dǎo)建館工作。市局阮局長等領(lǐng)導(dǎo)多次到我局調(diào)研并指導(dǎo)工作。

2、延平區(qū)檔案局（館）編制16人，目前在職人員9人，目前缺編7人。

3、區(qū)財政對我局的檔案事業(yè)投入經(jīng)費：檔案卷經(jīng)費6元，卷均1元。

二、檔案保管、利用、編研情況

1、今年截至6月10日，我局共接待查檔利用202人次，查閱檔案140卷，復(fù)印750張，包括企業(yè)職工招工表、結(jié)婚證、山林權(quán)土地證等，解決了許多與群眾切身利益相關(guān)的問題，維護社會的安定和諧。

2、做好搶救國家重點檔案前期準(zhǔn)備工作。對需要搶救的民國檔案進行清點，撰寫合同書。

3、檔案信息化建設(shè)。進行館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫第二階段錄入工作，上半年完成11個全宗5917卷，約10萬條。

4、檔案解密化控工作。對館藏建國后檔案進行解密化控工作，上半年抄寫1967—1978年30個市直機關(guān)、團體、事業(yè)單位檔案開放目錄條。

5、到期檔案接收進館前期準(zhǔn)備工作。對全區(qū)科級以上單位發(fā)文要求做好接收到期檔案前期準(zhǔn)備工作，規(guī)定接收范圍、制定接收標(biāo)準(zhǔn)。同時對各區(qū)直機關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道以前的永久、長期檔案進行摸底調(diào)查。

6、檔案館日常安全管理工作。保管技術(shù)股每天對庫房溫濕度進行監(jiān)控，每天2次登記庫房內(nèi)外溫濕度，根據(jù)實際情況做開窗通風(fēng)、開去濕機等調(diào)節(jié)溫濕度等工作。每天1次對庫房進行安全檢查。每周1次以上對館藏檔案進行抽樣調(diào)查，檢查庫房內(nèi)檔案是否出現(xiàn)發(fā)霉蛀蟲現(xiàn)象，及時記錄并采取措施，上半年未發(fā)現(xiàn)檔案有蛀蟲情況。每周對庫房進行一次清掃，每季度進行一次衛(wèi)生大掃除。對館藏部分全宗破損、霉變檔案更換卷皮，對部分檔案全引目錄、案卷目錄重編流水號。

三、檔案監(jiān)督指導(dǎo)及法制工作情況

1、檔案日常監(jiān)督指導(dǎo)與服務(wù)工作：監(jiān)督指導(dǎo)股上半年到梅山街道、區(qū)政協(xié)、農(nóng)辦、環(huán)保局、旅游局、建設(shè)局、林業(yè)局、畜牧水產(chǎn)局、公路分局、編纂委等20多家區(qū)直各機關(guān)單位進行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo),同時宣傳檔案相關(guān)法律法規(guī)等。繼續(xù)推廣檔案數(shù)字化軟件，督促各單位進行檔案電子目錄報送。截至6月份已經(jīng)有6個單位報送了的檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫。:

2、開展社會主義新農(nóng)村檔案工作。為切實加強社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作，促進社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的全面深入開展，使社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作逐步規(guī)范與健康發(fā)展，使之更好的服務(wù)于社會主義新農(nóng)村建設(shè)。2010年4月25日，延平區(qū)召開新農(nóng)村建設(shè)檔案工作會議。就對檔案員如何做好本級機關(guān)的檔案以及對新農(nóng)村建設(shè)的檔案收集、整理、立卷和保管、保護等方面如何進行監(jiān)督與指導(dǎo)進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)及水南、四鶴、水東、黃墩街道辦事處的專（兼）職檔案人員參加了會議。會后，專門到茫蕩鎮(zhèn)、大橫鎮(zhèn)、樟湖鎮(zhèn)3個鄉(xiāng)鎮(zhèn)對村級檔案員進行集中培訓(xùn)，共52人參加了培訓(xùn)。

3、繼續(xù)做好國家檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的宣傳貫徹執(zhí)行工作，上半年審核通過1個單位報送的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》。

第3篇：檔案保管利用股范文

Savvy：如果該單位設(shè)有專人管理，有專門針對合同的規(guī)章制度，而且，合同相對比較集中，那么，可以單獨作為一個類別進行管理。

一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業(yè)檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器、會計、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進行管理。

Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨設(shè)成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經(jīng)把合同檔案單純設(shè)置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責(zé)任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項來設(shè)置，查找方便。

后發(fā)制人：如合同數(shù)量不是很多、比較零散時，可不單獨設(shè)置模塊，將其歸入對應(yīng)門類便可；如合同數(shù)量較多也相對集中，最好另設(shè)一個模塊單獨管理。

zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時分散到各個類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統(tǒng)中建立合同數(shù)據(jù)庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細著錄。既保證原有檔案間聯(lián)系，維護其完整性和系統(tǒng)性，又實現(xiàn)了檢索和利用的便捷性。

savvy：還有另外一種方法，那就是實體集中存放，然后，通過檔案管理系統(tǒng)，將相應(yīng)的條目或者數(shù)字檔案放到對應(yīng)的類別里去。

郭東升：一般說，不將合同入在會計類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應(yīng)入其相關(guān)行政管理類、經(jīng)營管理類。國家檔案局已經(jīng)出臺了企業(yè)檔案實體分類整理規(guī)則，應(yīng)該依照規(guī)則結(jié)合本企業(yè)實際貫徹執(zhí)行。作為企業(yè)，國家為之出臺的分類暫行規(guī)則，是本單位制訂分類方案的基本依據(jù)。企業(yè)應(yīng)該以此為基本框架，結(jié)合單位實際編制本單位的分類方案。

Smxlhy：同意一井水的觀點，合同檔案應(yīng)歸入相應(yīng)類別，并區(qū)分不同價值來保持文件間有機聯(lián)系。

一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業(yè)檔案基本是按照工作職能來分類，每一項工作職能都會形成相關(guān)合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內(nèi)容歸入相關(guān)類別即可。如合同檔案再單設(shè)一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。

Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進行主管，并按季度形成管理報表。合同管理有對應(yīng)的主管職能部門、規(guī)章制度和工作人員，本身已形成獨立的工作體系。確實合同存在多種分類屬性，很多從屬于項目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實，已經(jīng)區(qū)分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨立的一項工作，把合同檔案單獨管理更為恰當(dāng)。

郭東升：在企業(yè)檔案整理中，同一類目的合同數(shù)量多，應(yīng)該單獨立卷。而不可用形式分類法將其單獨設(shè)類。屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸在不同類目里。

馬帥章：合同應(yīng)與其涉及事項放在一起，保證了某一項工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據(jù)關(guān)鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項相關(guān)資料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同檔案能否單獨設(shè)類，主要看是否方便查找利用，不要機械地用傳統(tǒng)管理模式來約束它。對于產(chǎn)生合同數(shù)量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項相關(guān)資料存放在一起呢？

馬帥章：合同數(shù)量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項資料放在一起，這樣，也便于理解合同內(nèi)容涉及事項與合同的來龍去脈。單獨將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應(yīng)用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。

小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應(yīng)根據(jù)具體情況具體對待。機關(guān)事業(yè)單位往往合同比較少，大都依據(jù)《規(guī)則》按文書檔案整理方法進行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業(yè)單位，往往企業(yè)合同比較多，可把合同單獨設(shè)為一類，便于更好地為企業(yè)服務(wù)。比如，我們?yōu)橐幻駹I企業(yè)指導(dǎo)，在幫助其制訂分類方案時發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的各種證照、驗資報告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業(yè)的具體情況，就把各種證照、驗資報告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關(guān)規(guī)則、規(guī)定，但得到了企業(yè)的認(rèn)可。

Savvy：證照、章程、驗資報告使用非常頻繁。這三者一定要單獨和別的文件區(qū)分開，我單位采用的是“復(fù)印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產(chǎn)權(quán)檔案。

zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時候，合同檔案自然不必單獨設(shè)類，屬于不同類目的合同，應(yīng)歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復(fù)印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時候，尤其是針對某些特殊系統(tǒng)、特殊單位，就應(yīng)單獨設(shè)置類目對合同檔案進行管理。

郭東升：我贊成合同檔案的管理應(yīng)該根據(jù)實際情況而定的觀點。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、設(shè)備類、基建類等都要歸為此類了，就會平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。

龍正義：如數(shù)量比較多，可專門劃為一類；如數(shù)量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個項目有關(guān)，則放入該項目檔案之中，這還是傳統(tǒng)的管理手段。如實現(xiàn)了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個標(biāo)簽而已。如找某個檔案，通過標(biāo)題、編號、年度、責(zé)任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動相似性排序，跟該文件內(nèi)容相關(guān)的文件都可以自動排列出來。這時，檔案實體如何分類如何排序已經(jīng)不重要了。

Savvy：近期，我們就遇到很現(xiàn)實的合同管理問題。要求匯總?cè)亢贤夸洠镜谋４嬉苍谏潭ū９芊桨?。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統(tǒng)有分。

小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當(dāng)詳細。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應(yīng)該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。

亓?xí)匀A：據(jù)了解，有些單位對部分應(yīng)歸檔的合同、協(xié)議、房屋產(chǎn)權(quán)文件等經(jīng)濟類檔案文件資料歸檔不及時，甚至根本不歸檔，長期滯留在經(jīng)辦人或單位負責(zé)人手中，甚至還有的認(rèn)為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產(chǎn)生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認(rèn)為，須做到以下五點：1.加強合同檔案歸檔的宣傳工作，規(guī)范合同的文本格式，增強職工的檔案意識和法律意識；2.把好合同檔案歸檔的關(guān)口，確保合同協(xié)議的及時、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進行科學(xué)、細致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變“被動”為“主動”；5.逐步實現(xiàn)合同檔案管理信息化，進一步加強合同檔案歸檔管理。

月色微涼：本人根據(jù)公司情況，做了一個《合同檔案整理指引》。

一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關(guān)附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項目公司的綜合檔案室統(tǒng)一管理，任何部門和個人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經(jīng)辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時留存一套合同原件、合同相關(guān)附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經(jīng)辦部門專（兼）職資料員負責(zé)對由我方先蓋章的合同跟進直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發(fā)生合同糾紛，承辦人員應(yīng)將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應(yīng)將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內(nèi)按時間順序排流水件號，并按件號進行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個期限，在檔號結(jié)構(gòu)中，用數(shù)字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內(nèi)容；（3）填寫檔號章里的內(nèi)容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準(zhǔn)；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進行掃描。8.裝盒。（1）統(tǒng)一年度統(tǒng)一保管期限檔案裝一盒，數(shù)量多的可以分盒裝，但是件號保持連續(xù)；（2）每一盒內(nèi)部合同檔案裝盒順序：卷內(nèi)備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內(nèi)目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。

四、合同檔案的利用：1.在合同期內(nèi)，各合同簽訂單位應(yīng)盡量使用保管在本單位、本部門的合同。2.外借合同原件不得涂改、損壞，并及時歸還。

第4篇：檔案保管利用股范文

一、基本情況

（一）統(tǒng)一思想認(rèn)識，細化明確責(zé)任。切實做到三落實：一是責(zé)任落實到人，要求分管領(lǐng)導(dǎo)切實履行檢查職責(zé)，完善工作方案，提升檔案管理工作水平；二是任務(wù)落實到人，要求專職檔案人員按照通知，逐條自查，及時查漏補缺；三是制度落實到人，要求領(lǐng)導(dǎo)干部以身作則，嚴(yán)格遵守檔案工作管理制度，配合此次檔案行政執(zhí)法檢查工作。

（二）健全管理制度，強化檔案管理。為更好地開展各項工作，我局制定了《檔案人員崗位職責(zé)》、《檔案收集歸檔制度》、《檔案整理制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》等制度，城建檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

（三）加強開發(fā)利用，發(fā)揮檔案作用。為充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為住建局各項工作服務(wù)，我們將檔案的開發(fā)和利用工作作為我們工作的新起點，特別是編研工作，隨著室藏檔案規(guī)模的不斷擴大，檔案管理工作的逐步規(guī)范，我局把編研工作作為主題和難題來突破。

（四）加強工作對接，按時完成任務(wù)。一是根據(jù)縣檔案局《關(guān)于做好2016年文件材料立卷歸檔工作的通知》(檔〔2017〕14號)文件精神，2017年1月22日我局行政辦公會研究決定:聘請檔案整理公司專業(yè)技術(shù)人員對我局2016年形成的檔案資料進行整理、歸檔及錄入。局屬各股室迅速辦理檔案移交，已于2017年4月底全面完成檔案整理工作。二是根據(jù)縣檔案局《關(guān)于做好檔案移交進館工作的通知》(檔〔2017〕28號)文件精神，已于9月底完成2009年度形成的各類永久、長期檔案移交進館工作。

二、存在的問題

一是在歸檔工作中，重視文書檔案的歸檔，對聲像、科技、實物檔案的歸檔工作重視不夠。二是部分同志檔案工作意識有待加強，為了自身工作的便利性，將文書材料交由股室自己管理。三是檔案信息化建設(shè)有待進一步加強，檢索體系、目錄不夠完善。四是辦公場地分散，辦公條件有限，城建檔案數(shù)量較多，暫借縣檔案館庫房安裝檔案密集架，部分業(yè)務(wù)檔案存于縣檔案館六樓，給檔案管理和查閱利用工作帶來不便。

三、整改措施

第5篇：檔案保管利用股范文

關(guān)鍵詞：檔案鑒定 問題 對策

文書檔案鑒定工作，就是鑒別和判斷文書檔案的價值，挑選有價值的檔案由檔案機構(gòu)繼續(xù)保管，剔除無保存價值的檔案最終予以銷毀的工作。它是檔案管理工作中的重要組成部分，決定檔案存毀命運的重要手段，也一直是檔案工作的難點。

1 文書檔案鑒定存在的問題

目前文書檔案鑒定工作的開展還很落后，不是沒有正常開展就是力度不夠，所以存在諸多問題。當(dāng)前，隨著學(xué)術(shù)研究的持續(xù)推進，檔案資源數(shù)量激增，但參考價值良莠不齊，使得檔案管理面臨諸多考驗。那么，國內(nèi)文書檔案鑒定工作的現(xiàn)狀及難點有哪些呢？

1.1 大量文書檔案需要鑒定

隨著時間的推移，有些檔案失去了保存價值，卻仍在保管，致使庫存檔案顯得龐雜起來。一方面，也是人們思想上的誤區(qū)所導(dǎo)致，就是認(rèn)為館藏數(shù)量多少是衡量檔案部門好壞的標(biāo)準(zhǔn)，所以一味追求入館檔案數(shù)量便成為檔案部門追求的重點，這樣，本來不具有參考價值的檔案也被列入館藏資源。另一方面，一些檔案人員掌握的標(biāo)準(zhǔn)不精準(zhǔn)，也造成了歸檔量增加的局面。因此，檔案部門所面臨的問題就是過期檔案的處理。應(yīng)該及時清除到期的檔案資源，尤其是那些已無實際利用價值卻因為是永久檔案而遲遲未能清除的檔案。并且檔案工作人員沒有進行有計劃、定期對文書檔案進行甄別鑒定，客觀上也造成檔案激增。長此以往，導(dǎo)致文書檔案鑒定的負擔(dān)也日益加重。

1.2 文書檔案鑒定流程較為復(fù)雜

當(dāng)前，案卷裝訂依然是檔案管理的通用形式。案卷裝訂通常有厚卷皮、子母卷小卷皮兩種。在進行檔案鑒定的過程中，一旦發(fā)現(xiàn)卷中有判斷錯誤保管期限的文件，在進行處理時就變得復(fù)雜了：第一，拆卷。從檔案目錄和檔案內(nèi)容中剔除已無實際利用價值的檔案，若要剔除的檔案過多，則需重新抄錄、組卷；重新設(shè)置檔號。重新審核檔案的資料保管期限和案卷內(nèi)容，剔除檔案后重新編擬檔號，以確保檔案資料與檔號一一對應(yīng)，便于查詢和利用。第二，根據(jù)調(diào)整后的檔案體系及時調(diào)整專題目錄、案卷目錄和全引目錄等檢索工具。檔案管理任務(wù)的繁雜恰好體現(xiàn)在此，可謂牽一發(fā)而動全身，甚至讓檔案的管理者望而卻步。

1.3 文書檔案鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)需加強掌握

文書檔案的鑒定與專業(yè)檔案不同，文書檔案的內(nèi)容龐雜，涉及面也比較廣泛，再加上鑒定理論不夠完善，在某種程度上很難完全有效的指導(dǎo)鑒定工作，造成了鑒定時困難較大。另外，2006年12月18日，國家檔案館新頒布的《機關(guān)文件材料歸檔范文和文書檔案保管期限》，雖然相對于1987年期限表是一種改革，解決了一些問題，但不是全部問題，仍存在抽象等難以掌握的東西，需在實踐中不斷調(diào)整。

2 解決文書檔案鑒定工作問題的對策

2.1 健全文書處理與檔案部門的連鎖責(zé)任機制

它是文書檔案鑒定工作得以順利開展的前提。公文制作的審核本身就是一種檔案前期的鑒定，是由文件管理者承擔(dān)的，初始鑒定的主要任務(wù)是分清歸檔與否。公文歸檔鑒定是先由文件管理人員清點歸檔材料是否齊全、完整，并查辦個體文件手續(xù)和相關(guān)材料是否完整，審核完畢后才正式移交檔案部門，但實踐中文件管理者往往沒有認(rèn)識到歸檔的程序和責(zé)任，將文件一股腦兒移交給檔案部門，責(zé)任隨之移轉(zhuǎn)，不利于檔案的完整。針對現(xiàn)存問題，解決的途徑應(yīng)概括為“兩監(jiān)督一執(zhí)行”，一是監(jiān)督的制度化，二是監(jiān)督的跟蹤化，三是執(zhí)行的規(guī)范化。

2.2 提高檔案工作人員素養(yǎng)，注重進館質(zhì)量

檔案人員流動性強，而且學(xué)歷很多也不達標(biāo)，所以要加強檔案人員專業(yè)培訓(xùn)，同時完善調(diào)閱制度，嚴(yán)格審查程序，做到進有序、管有據(jù)、出有規(guī)。認(rèn)真界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，做好檔案收集、整理、利用、移交工作。對保管期限屆滿的各類檔案及時開展鑒定工作。需銷毀的檔案，應(yīng)制作銷毀清冊后，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀。確保檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

2.3 把好檔案歸檔鑒定關(guān)。是做好檔案鑒定工作的關(guān)鍵

經(jīng)歷了公文處理和立卷階段的鑒定工作，就要轉(zhuǎn)入正式檔案的鑒定，該階段是檔案鑒定工作的關(guān)鍵，涉及檔案的完整性、準(zhǔn)確性及質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 改進立卷方式

革新檔案立卷形式，使文書檔案管理更加順暢。以件為單位組卷并且輔助以計算機管理的立卷方法，雖然處于嘗試的階段，但它的優(yōu)勢卻是顯而易見的。我們在鑒定時，如果需要剔除某份文件，可以不必考慮拆卷這個棘手的問題，使得工作效率大大提高了。

2.5 在實踐中，不斷完善現(xiàn)行文書檔案保管期限表

檔案保管期限表對檔案鑒定工作有著特殊的意義，對其起著指導(dǎo)性作用。對于其數(shù)次的修訂，表明我國檔案部門對于檔案的認(rèn)識的不斷變化。但是，也遠不可能完全達到檔案的真實價值，保管期限會繼續(xù)隨保管期限表的修改而不斷有所調(diào)整。

2.6 在檔案館開設(shè)專業(yè)的檔案審定機構(gòu)，根據(jù)檔案類別指派相應(yīng)的審核人員，確保各部門分工明確，責(zé)任到人

檔案審定機構(gòu)的工作內(nèi)容：一是全面統(tǒng)計超過保存期限的檔案資料，制定合適的審定方案；對檔案去粗取精，提高管理效益的科學(xué)舉措；調(diào)查分析部分已失去實際利用價值卻仍在永久檔案之列的檔案資料，針對是否剔除提出審定意見，提高館藏資源審核的針對性。

參考文獻：

[1]江西林，張愛珍.淺談文書檔案鑒定工作[J].浙江工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2009.3.

第6篇：檔案保管利用股范文

一、企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的現(xiàn)狀

對照中國制造向中國智造邁進的要求，知識產(chǎn)權(quán)檔案工作的發(fā)展水平明顯不能滿足創(chuàng)新研發(fā)和核心競爭力提高的要求。多數(shù)企業(yè)對知識產(chǎn)權(quán)檔案工作重視不夠，有的甚至出現(xiàn)了影響科技創(chuàng)新發(fā)展的情況，對企業(yè)自身利益造成不應(yīng)有的損失。因此，做好知識產(chǎn)權(quán)檔案工作也成為我國多數(shù)企業(yè)目前應(yīng)當(dāng)亟待解決的問題之一。

經(jīng)過對大部分企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案工作的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，國有及國有控股企業(yè)的管理水平好于民營企業(yè)，技術(shù)水平高的民企好于普通民企。大專院校、科研院所管理水平整體較高。

（一）單位開展好知識產(chǎn)權(quán)工作的注意事項

第一，單位領(lǐng)導(dǎo)重視。企業(yè)把知識產(chǎn)權(quán)檔案工作當(dāng)作科技創(chuàng)新，自主研發(fā)工作的基礎(chǔ)和企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件，知識產(chǎn)權(quán)檔案工作被納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程。能夠在人力、物力、財力上給予支持，配備專門的管理人員，建立健全知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度，和完善暢通的管理網(wǎng)絡(luò)。

第二，加大投入，為知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理創(chuàng)造良好的外部條件。集中統(tǒng)一管理知識產(chǎn)權(quán)檔案，配備專門的檔案庫房、充足的檔案裝具和設(shè)施設(shè)備，加大投入，改善條件，建立制度，規(guī)范管理，全面加強了企業(yè)的檔案工作。

第三，積極探索適合本單位知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理模式，逐步形成一套制度完善，程序規(guī)范，信息化管理水平較高的管理方法，促進知識產(chǎn)權(quán)檔案管理水平的進一步提升。以專利檔案居多的企業(yè)，一般將知識產(chǎn)權(quán)檔案按照科技檔案來管理，將有關(guān)材料集中存放在某一類型的產(chǎn)品檔案中；以商標(biāo)檔案居多的企業(yè)，通常是將其放入文書檔案的“經(jīng)營管理類”中；科研單位則將知識產(chǎn)權(quán)檔案單獨設(shè)類存放。盡管實體保管方式不盡相同，但各單位能夠建立專題目錄，有的還實現(xiàn)了網(wǎng)上檢索、利用。

（二）知識產(chǎn)權(quán)檔案工作的不足之處

一是對知識產(chǎn)權(quán)檔案重要性缺乏認(rèn)識。許多企業(yè)只是一味重視自有知識產(chǎn)權(quán)研發(fā)和申報，卻忽略對其文件材料的歸檔與管理。二是知識產(chǎn)權(quán)檔案管理水平普遍較低。沒有足夠的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的資金支持；硬件設(shè)施達不能達到檔案安全保管要求；工作中缺乏完整規(guī)范的管理制度；不注重知識產(chǎn)權(quán)研發(fā)過程中的檔案的收集、整理與保管。三是知識產(chǎn)權(quán)檔案管理人員專業(yè)性不強。檔案管理人員普遍存在兼職過多或不穩(wěn)定的現(xiàn)象，沒有進行過系統(tǒng)的培訓(xùn)并不能完全掌握知識產(chǎn)權(quán)檔案產(chǎn)生的流程及需要歸檔的內(nèi)容，往往產(chǎn)生知識產(chǎn)權(quán)文件材料的散失，并由此給單位帶來損失。

二、提高認(rèn)識，加大投入，提升知識產(chǎn)權(quán)檔案管理水平

根據(jù)目前知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的現(xiàn)狀，各級檔案管理部門要采取行之有效的措施，促進知識產(chǎn)權(quán)檔案工作水平的提高。

（一）增強意識，提升工作自覺性

企業(yè)是自主創(chuàng)新基本體制架構(gòu)的主體，是推進產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級的關(guān)鍵。知識產(chǎn)權(quán)檔案是知識產(chǎn)權(quán)的載體，是單位檔案的重要組成部分，對企業(yè)自主創(chuàng)新具有重要的參考借鑒作用，啟迪助推作用。企業(yè)要自覺擁有對知識產(chǎn)權(quán)檔案管理重要性的認(rèn)識，并將其納入單位檔案管理體系。

（二）提高規(guī)范化水平，建立做好知識產(chǎn)權(quán)檔案工作的長效機制

第一，要建立一支相對穩(wěn)定的高水平的檔案隊伍。減少知識產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的兼職，要創(chuàng)造條件，不斷更新檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

第二，要建立健全知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集、整理、鑒定、保管等各項管理規(guī)章制度，將知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理納入整個單位檔案管理體系，明確歸檔范圍、?r間和要求，確定保管期限和密級，保證歸檔知識產(chǎn)權(quán)文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)?？筛鶕?jù)本單位的實際情況，在知識產(chǎn)權(quán)保護期過后，將知識產(chǎn)權(quán)檔案的保管期限設(shè)定為永久或30年。對超過保管期限的檔案要及時進行鑒定，解密，力求企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案信息資源最大化共享。

第三，要配備符合保管條件的檔案庫房和裝具。庫房要具備防火、防塵等“八防”條件，溫、濕度控制達到檔案保管要求。

第四，要逐步采用信息化手段加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理，按照有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定進行歸檔。重要的電子知識產(chǎn)權(quán)文件采取紙制文本電子文本同時保存。歸檔的電子知識產(chǎn)權(quán)數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)應(yīng)拷貝至耐久性好的載體上，脫機保存。

（三）保障安全，提高知識產(chǎn)權(quán)檔案信息利用率

知識產(chǎn)權(quán)檔案記載企業(yè)的核心機密，是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的技術(shù)保障。在管理知識產(chǎn)權(quán)檔案時要建立并嚴(yán)格履行一系列完備的檔案管理工作規(guī)范，嚴(yán)明保密和利用制度。在知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理中要努力做到即保證知識產(chǎn)權(quán)檔案信息的安全又能最大限度地提高其利用率，發(fā)揮知識產(chǎn)權(quán)檔案在企業(yè)科技研發(fā)和自主創(chuàng)新工作中的應(yīng)有作用。加強對計算機網(wǎng)絡(luò)內(nèi)運行的知識產(chǎn)權(quán)檔案信息的控制，確保安全。各單位應(yīng)對查閱、利用知識產(chǎn)權(quán)檔案的有關(guān)人員施行權(quán)限管理，防止泄密事件的發(fā)生。

各級各地檔案行政管理部門要積極聯(lián)合各相關(guān)部門，及時制定和嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行《知識產(chǎn)權(quán)文件材料歸檔范圍》對加強知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作提出具體要求，強化服務(wù)，積極指導(dǎo)，為企業(yè)自主創(chuàng)新提供可靠保障。

第7篇：檔案保管利用股范文

一井水：我認(rèn)為，丟失檔案已經(jīng)違反了《中華人民共和國檔案法》第二十四條第（八）項檔案人員造成檔案損失的，應(yīng)該依法進行查處。一個班的學(xué)生檔案莫名丟失，學(xué)校應(yīng)該好好找找原因，漏洞出在哪個環(huán)節(jié)，并以此為契機加強檔案管理。

廖穎（上海理工大學(xué)檔案館館員）：“丟失的檔案主要是本科的三張表格，‘錄取大表、畢業(yè)生登記表和成績單’?！边@說法說明學(xué)生本人并不了解其個人檔案的構(gòu)成。首先，錄取大表不入個人檔案，而是歸入綜合檔案。學(xué)生個人檔案中應(yīng)包含高考報名登記表。在缺少高考報名登記表的情況下，可用錄取大表替代。當(dāng)然，這是下策。其次，以上三張表格只是校方在其力所能及的范圍內(nèi)能最快補辦的材料。尤其是錄取大表和成績單，可以直接到綜合檔案室辦理，而畢業(yè)生登記表只能重新填寫，但無法恢復(fù)原樣。最后，以上三張表格僅僅是能反映學(xué)生個人在本科期間學(xué)籍方面的最基本材料，除此之外還可能包含更多的內(nèi)容，包括高中檔案、黨團組織材料、獎懲材料和其他材料。檔案丟失，對學(xué)生造成的影響也許不會很直接，但其后遺癥將是非常明顯的，尤其是對那些將來要進入政府機關(guān)和事業(yè)單位工作的學(xué)生來說更為嚴(yán)重。校方應(yīng)承擔(dān)全部責(zé)任，僅僅為每位學(xué)生補辦以上三個表格是遠遠不夠的。其他高校也應(yīng)以此為戒，對學(xué)生檔案工作給予足夠重視，最大限度避免此類事件發(fā)生。 王鳳珍（河南省臺前縣檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)股股長）：大學(xué)生檔案可以說是用人單位選賢任能的重要依據(jù)，安徽大學(xué)竟然把24名學(xué)生的檔案同時丟失，這可以說是新聞中的新聞，但從大學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀來看，出現(xiàn)這情況也不足為奇。首先，目前多數(shù)高校歸檔工作不及時，都是把學(xué)生檔案放在人事處或是分散存放在各個院系，平時學(xué)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料有的甚至存放于個人手中，在學(xué)生畢業(yè)離校時才突擊集中整理歸檔，這無疑為檔案丟失留下了隱患。其次，近幾年高等院校擴大招生，學(xué)生不斷增多，給檔案的收集、整理、審查、移交等帶來一定的難度。特別是每年畢業(yè)生檔案材料歸檔時，僅僅依靠檔案管理人員的力量是遠遠不夠的，因此，各院（系）收集整理檔案材料時都安排部分學(xué)生協(xié)助參與這項工作。然而學(xué)生保密意識差，容易泄露檔案內(nèi)容、修改信息，有的學(xué)生甚至抽調(diào)同學(xué)的處分材料，檔案保管存在安全隱患。最后，造假現(xiàn)象也時有發(fā)生。聽一個同事說，他在大學(xué)期間有一門課程考試不及格，以后也沒有通知他補考，竟然順利畢業(yè)?？梢娔壳皩W(xué)生檔案信息水分較大，個別高校為博取“高就業(yè)率”的社會聲譽促進自己的畢業(yè)生順利就業(yè)，不惜造假，將一些失真的信息材料填充到檔案材料中，致使檔案材料的真實性大打折扣，不僅干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場的公平競爭，傷害了誠實優(yōu)秀人才的感情和利益，而且給社會組織選才用人制造了麻煩。 郭東升（山東省臨清市檔案局原副局長）：安徽大學(xué)丟失畢業(yè)生檔案，實在是不應(yīng)該，而且一下丟了這么多的檔案。我想，丟了檔案首先應(yīng)該要找，而不是說補。檔案不可能不翼而飛，怎么丟的怎么找回來。有人會說，丟了就找不回來了。那也不一定。那年，我們臨清市檔案館一卷檔案借出，我讓人催還。回答，她找不著。我說找不著不行，必須找著，抓緊歸還。對方干脆回答找不著了！我一聽，大怒！“通知她，檔案局?jǐn)M對她的問題立案調(diào)查，一定給她處分、處罰，并向上一級檔案局報告?！蔽翌^一天發(fā)警告，第二天，她就把檔案送回館來了。所以說，丟了檔案仍然一盆糨糊，找不出直接責(zé)任人，領(lǐng)導(dǎo)者息事寧人，敷衍塞責(zé)地面對媒體言不由衷地胡亂應(yīng)付個自我批評是不行的。檔案的不安全問題解決不了，隱患也許會越來越大，無法彌補的損失如何補哇！誠然，學(xué)生檔案流動性強，數(shù)量特多，是容易出丟失問題的地方。因此更應(yīng)該由上而下地成系統(tǒng)地加強其規(guī)范化、制度化建設(shè)。教育系統(tǒng)應(yīng)該向能源系統(tǒng)、金融系統(tǒng)學(xué)習(xí)。大雅之地的學(xué)府怎么不及商界的眼光了呢？

孫大東（中國人民大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)在讀博士）：根據(jù)我的經(jīng)驗，第一，檔案移交按照規(guī)定會有移交清單，檔案館和移交單位各一份。移交清單是要放入全宗卷的。學(xué)生檔案各方查找不到，安徽大學(xué)檔案館應(yīng)該調(diào)閱移交清單，如果移交清單里面沒有，那么，就有兩種情況：一是檔案根本就沒有移交檔案館;二是檔案移交了，但移交手續(xù)不嚴(yán)格，這就不單單是管理存在漏洞的問題，而是工作人員職責(zé)的問題。第二，對于研究生而言，本科時的錄取大表、畢業(yè)生登記表和成績單在讀研期間是可能會用到的，如報考教師職業(yè)資格考試、參加體育比賽等活動，都需要學(xué)生提供相關(guān)證明。因此，需要調(diào)看查借閱檔案的記錄看是否有被利用過。或許這些檔案被查借閱之后，沒有及時放回原處，或者沒有歸還。第三，一般而言，檔案館對檔案的管理是非常嚴(yán)格的，我工作過的單位庫房只有我們兩個保管利用室的人才能進入，檔案的移交、查借閱都有嚴(yán)格的手續(xù)，每年末還要進行一次全面的點庫工作。如此大規(guī)模的丟失檔案根本不可能發(fā)生。因此我比較贊同郭老師的意見，安徽大學(xué)的自我批評確實夠輕描淡寫的。第四，其實工作中驚險事件偶爾出現(xiàn)是正常的。我就遇見過幾次，在原本的位置上找不到，以為檔案丟失了，翻箱倒柜地找，最后都能找到，基本上都是提供利用后還卷時沒看仔細放錯位置而造成的。因此，我覺得安徽大學(xué)的這種情況，是否也有這種可能性。第五，對于這三張表格的補辦，畢業(yè)生登記表只有一份，如果補辦只能是重新填一張，屬于沒有辦法的“造假”。錄取大表和成績單原本科院校的檔案館會有保存，去復(fù)印蓋章即可。 王茂躍（安徽師范大學(xué)文學(xué)院教授）：24名研究生檔案失蹤，是一件令人感到不可思議的事情。按照報道的說法，移交檔案的班長是有責(zé)任的，因為他沒有索要移交單。學(xué)生助理接收的檔案，沒有提醒對方拿走移交單，也是有責(zé)任的，對方?jīng)]有檔案意識，在檔案館工作的學(xué)生助理也沒有檔案意識？檔案館負責(zé)指導(dǎo)學(xué)生助理工作的人員也沒有檔案意識？移交單是移交與接收雙方交接活動的真實記錄，也是實實在在的檔案。現(xiàn)在，正因為誰也提供不出移交單作憑證，所以，24名研究生檔案的遺失就成了一筆糊涂賬。盡管是否真的移交了，我們無法給出結(jié)論，但檔案館的人一口咬定檔案沒有移交也不能說沒有道理。假如有移交單的話，造成遺失的責(zé)任在誰，自然就一清二楚了。正因為沒有移交單，就很難說在哪個環(huán)節(jié)出的問題，就無法追究責(zé)任者的責(zé)任，這樣誰都沒有責(zé)任了。可見，真正具有檔案意識和檔案保管意識是多么的重要。

王富忠（河南省濮陽縣檔案局副局長）：安徽大學(xué)學(xué)生檔案的丟失，客觀地反映出了高校檔案管理中存在的漏洞。首先，從校、院領(lǐng)導(dǎo)到分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作沒有足夠的重視，從“檔案入校時學(xué)校輔導(dǎo)員整理過”到學(xué)生去辦畢業(yè)手續(xù)時，才發(fā)現(xiàn)有24個學(xué)生檔案丟失了，中間整整三年的時間，什么時候丟失的恐怕未必清楚，怎么丟失的就更不好說了，三年中，難道就沒有產(chǎn)生新的學(xué)生檔案嗎？產(chǎn)生了新的學(xué)生檔案資料是否及時放進學(xué)生的個人檔案里了呢？這些問題都值得推敲。學(xué)校檔案室平時對學(xué)生檔案是怎樣管理的呢？檔案室不可能沒有管理制度，有制度又是如何執(zhí)行的？“班長送到學(xué)校檔案室”一事如果屬實，就應(yīng)該有交接憑證，按照交接憑證上的顯示，責(zé)任不難分清。就目前來說，尋找檔案、如何補救檔案才是最重要的，順著線索去找，應(yīng)該有所收獲。另外，檔案的唯一性，在某種程度上決定著補辦后的檔案資料替代不了檔案原件。檔案的丟失，不同程度地影響學(xué)生就業(yè)是肯定的，至于責(zé)任誰來負，又如何負，我不便多言。但聯(lián)想到從2013年開始，學(xué)生從小學(xué)一年級一直到大學(xué)甚至到研究生就是一個學(xué)籍號，如果再丟失，后果是不可想象的。因此，安徽大學(xué)應(yīng)該以此為戒，從領(lǐng)導(dǎo)階層到檔案管理人員，對檔案工作要高度重視，經(jīng)常過問或檢查檔案工作，完善相關(guān)制度并使其落到實處，避免類似事情再次發(fā)生。

田潤（河南省濮陽市檔案局保管利用科副科長）：我在從事檔案利用工作中，有兩次遇到補辦檔案的情況。一次是某廠檔案室常年失修，部分職工檔案被大雨沖走。該單位負責(zé)人事工作的人員在檔案館查到該廠僅有的一張花名冊，上面有部分工人的姓名，其他一無所獲。用這位利用者的話來講：也只能靠這些名單和年份定工齡和職務(wù)了。另一次是一位30年前停薪留職的女同志在準(zhǔn)備辦理退休時，發(fā)現(xiàn)自己的檔案已經(jīng)不知去向，來檔案館里查該單位財會檔案，所幸里面有這位女士停薪留職前的工資名單。至少能證明她在這里工作過，但如查檔者所言：至于哪年上的班還有像大學(xué)學(xué)籍檔案和曾獲得的一些榮譽什么的就沒法找到了。從以上兩例來看，補全個人人事檔案是不可能的。關(guān)鍵是有的檔案很重要，沒有它就辦不成事，該如何辦呢？我認(rèn)為應(yīng)該出臺一個如何補救檔案的文件，最大限度確保讓丟失的檔案“魂歸故里”。

第8篇：檔案保管利用股范文

從總體上看，民辦高校的檔案管理工作處于一個較低水平徘徊的狀態(tài)，難以適應(yīng)新形勢下檔案管理工作現(xiàn)代化的要求。同時，科技檔案本身的特點對檔案管理又提出了一些特別的要求:第一、專業(yè)性是科技檔案最突出的特點之一?？萍紮n案的專業(yè)性特點集中表現(xiàn)在檔案形成領(lǐng)域和檔案的內(nèi)容性質(zhì)兩個方面?？萍紮n案的專業(yè)性特點，不僅使之區(qū)別于一般檔案，而且不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別，比如產(chǎn)品研發(fā)檔案和城市規(guī)劃檔案雖然同屬于科技檔案，但是兩者之間有著根本的區(qū)別。因此，科技檔案管理具有強烈的專業(yè)性要求，體現(xiàn)在管理機構(gòu)上，就是出現(xiàn)了許多不同種類的專門檔案館(例如:城建檔案館、通訊科技檔案館、電影檔案館等)。第二、種類的多元性和類型的多樣性，是科技檔案的又一明顯特點。在各個檔案門類中，以科技檔案的種類最為繁多、類型最為復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明性特點。以種類而言，由于科技、生產(chǎn)活動的多專業(yè)性，導(dǎo)致了它的伴生性的科技檔案在種類上的多元化①。以類型而言，科技檔案是所有一切檔案種類中，類型最為豐富多樣的一種?？梢哉f，科技檔案包含了各種載體、各種形式的檔案內(nèi)容。這就要求我們管理科技檔案必須要具備相應(yīng)的技術(shù)和設(shè)備，以便全面管理好科技檔案中的各種內(nèi)容材質(zhì)。第三、科技檔案具有成套性的特點?？萍紮n案都是人們在圍繞一個獨立的科研項目或生產(chǎn)活動的進行，規(guī)律性地形成的一系列相關(guān)的科技文件整體。成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明的特點②。對科技檔案的成套性認(rèn)識不足，常會造成檔案收集不全、檔案分散保管等不利于科技檔案管理和利用的錯誤。第四、科技檔案具有時效性的特點?？萍紮n案的時效性特點是指它具有較強的現(xiàn)實使用性，相比于其他檔案，如政務(wù)、人事檔案，科技檔案的時效性在歸檔時就已經(jīng)顯現(xiàn)出來了。

有些民辦高校的檔案管理員本身不是檔案管理專業(yè)出身，檔案利用意識不強，對檔案管理的看法僅僅就是保管好檔案，對于檔案利用及其價值漠不關(guān)心，長此以往，空守檔案“金山”而自不知③，使檔案的價值及檔案工作的社會認(rèn)可度都會下降。針對民辦高校檔案管理的特點及科技檔案自身的這些特點，作為民辦高校的檔案管理者，如何在充分利用自身條件的基礎(chǔ)上提高對科技檔案的管理水平并實現(xiàn)科技檔案的充分、有效利用呢?首先，檔案管理者自己要轉(zhuǎn)變觀念。堅決拋棄陳舊的檔案觀念，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念。把檔案管理從單純的“保管”轉(zhuǎn)變到主動調(diào)查、主動參與、主動服務(wù)的現(xiàn)代管理方式。作為民辦高校檔案管理者，要主動與學(xué)?？蒲袉挝患皞€人聯(lián)系，了解科研工作的情況，提供力所能及的檔案資料，并主動幫助他們收集保存科研過程中形成的第一手資料。在實踐中，應(yīng)該努力使整個科研開發(fā)進程與立卷建檔進程結(jié)合起來④，包括:下達項目計劃應(yīng)與明確科研材料歸檔任務(wù)同步提出，對項目進程的檢查與科研相關(guān)材料歸檔規(guī)范性檢查同步進行，項目成果的鑒定、驗收與科研材料歸檔鑒定、驗收同步實施，確保科研材料規(guī)范有序以及在歸檔后的完整性。通過積極參與社會科研與生產(chǎn)活動，主動提供檔案支持，同時也可以進行檔案利用宣傳，提升檔案館(室)的知名度，提高公眾利用科技檔案的興趣和熱情。其次，檔案管理部門要合理利用有限的經(jīng)費。在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，有計劃、分步驟地購進必備的檔案管理設(shè)備。作為民辦高校檔案管理機構(gòu)，經(jīng)費可能不如公辦院校那樣充足，尤其要求檔案管理人員學(xué)會“精打細算”，把有限的經(jīng)費用到必須的地方，保證科技檔案管理工作順利進行。加快科技檔案的數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)最廣泛、更便利的服務(wù)是民辦高校科技檔案提升水平的必然趨勢。科技檔案的數(shù)字化建設(shè)不僅可以使有限的資源能在最大的范圍內(nèi)得到利用，更能夠有效避免重復(fù)建設(shè)重復(fù)投資，既有效地解決好當(dāng)前民辦高?？萍紮n案管理資金欠缺的問題，也最大限度地提供了科技檔案的服務(wù)，促進了科研的發(fā)展以及科技檔案的開發(fā)利用，切忌一味地追求“大而全”的傳統(tǒng)管理模式。再次，民辦高校的檔案管理者要充分認(rèn)識到科技檔案價值的時效性，極力促進科技成果的轉(zhuǎn)化利用。人類進行科學(xué)活動，獲取科技成果，其最終目的是為社會服務(wù)。如果科技檔案長期擱置，就會“藏”而不“用”，造成科技檔案價值的自然流失?？萍紮n案一個重要特征就是價值的時效性:即其對社會的有用性，是有很強的時限性的。在科技迅速發(fā)展的今天，科技活動前所未有的頻繁，科技檔案的積累速度快速增長，這個時限是越來越短暫了，因此，科技檔案管理的一個重要任務(wù)就是要加大對科技檔案的開發(fā)利用力度，催化科技成果向現(xiàn)實生產(chǎn)力快速轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)最大限度地利用其價值為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。在國家教育十二五規(guī)劃的大背景下，全國高校必然會掀起一股科研熱潮。

如何在這股浪潮中激流勇進而不是被浪潮吞沒?這就需要科技檔案管理者具備高超的技能、專業(yè)的知識以及超前的意識，不斷學(xué)習(xí)科技檔案管理專業(yè)知識，更多地涉獵相關(guān)學(xué)科的一般常識，這樣才能管理好科技檔案打下良好的基礎(chǔ)。此外，民辦高校的檔案管理者在科技檔案利用過程中，還要注意知識產(chǎn)權(quán)保護。健全科技檔案分類管理制度是有效保護的依據(jù)⑤。只有依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位的工作特點與知識產(chǎn)權(quán)的分類，制定出具體可行的保護制度，知識產(chǎn)權(quán)保護才能最終落到實處。這些制度必須規(guī)定本單位具體的每項知識產(chǎn)權(quán)權(quán)屬如何確定，知識產(chǎn)權(quán)的保護范圍、保護時限，采取何種保護方法，確定轉(zhuǎn)讓利用的條件等;同時，為了加強保護工作的系統(tǒng)性，這些制度還必須與科研、人事、及利用部門的管理制度相聯(lián)結(jié)，使知識產(chǎn)權(quán)保護得到全方位的支持。保護知識產(chǎn)權(quán)還必須做好對科技檔案的密級確定工作。檔案管理者要多多聽取檔案形成者的意見，并結(jié)合檔案管理專業(yè)知識科學(xué)定級，嚴(yán)防科技秘密在檔案管理和利用的過程中泄密。事實證明，在過去很長的時間內(nèi)，我國的檔案管理部門或檔案管理者不注重對檔案價值的鑒定，對檔案密級確定不準(zhǔn)確，造成了很多核心技術(shù)或生產(chǎn)工藝泄密的事件，給單位和國家造成了無法挽回的損失。所以，作為主要科研基地的高校，檔案管理者一定要高度重視對秘密檔案的保護。如果民辦高校檔案機構(gòu)本身不具備鑒定能力或保密條件的，可以與檔案形成者合作進行鑒定和檔案保密工作?？傊?，隨著國家教育改革與發(fā)展十二五規(guī)劃的逐步推進，高?？蒲泄ぷ鞅貙⒃偕弦粋€新臺階。高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展對于檔案管理部門提出了新的要求，作為民辦高校檔案管理人員，應(yīng)深感責(zé)任重大，提前做好各項準(zhǔn)備工作，以最專業(yè)的管理、最周到的服務(wù)為社會公眾利用科技檔案，使科技檔案發(fā)揮出自身最大價值。

本文作者：熊建文戶麗萍工作單位：宿遷學(xué)院

第9篇：檔案保管利用股范文

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理；檔案利用；檔案價值；企業(yè)經(jīng)營管理；經(jīng)濟效益；社會效益；

企業(yè)檔案管理工作包括收集、整理、保管和檔案信息資源的開發(fā)利用等。其中收集是基礎(chǔ)，整理、保管是檔案工作的手段，信息資源的開發(fā)利用是檔案管理工作的根本目的和中心任務(wù)，它是一種潛在的資源，一旦被開發(fā)利用，將轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，創(chuàng)造出巨大的社會財富。

一、檔案信息的開發(fā)利用是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策的重要依據(jù)

廣西魚峰集團的前身是一個國有大型企業(yè)，多年來經(jīng)歷了企業(yè)體制改革，在企業(yè)兼并重組工作中，檔案室及時向領(lǐng)導(dǎo)提供了各相關(guān)單位歷年生產(chǎn)任務(wù)完成量和各項經(jīng)濟技術(shù)指標(biāo)報表等檔案資料，領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)這些資料，組織各部門專業(yè)人員，逐項分析論證，借鑒他們的經(jīng)驗教訓(xùn)，做出了市場預(yù)測，制定出適合本單位的經(jīng)濟技術(shù)指標(biāo)和管理措施。

二、檔案信息的開發(fā)利用是提高企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的重要措施。

檔案中記載了企業(yè)各種生產(chǎn)活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的科學(xué)依據(jù)和參考材料。廣西魚峰集團水泥有限公司2003年9月至2004年6月進行一號線濕改干2000T/D大型技改和2005年1月至2008年11月進行的三號、四號兩條日產(chǎn)2500T/D水泥大型生產(chǎn)線建設(shè)，我室除了為這些項目的前期計劃制訂提供大量的科技參考資料外，在人員少任務(wù)重的情況下，克服重重困難，一方面要保證每條生產(chǎn)線每年都安排有的大、中修時需要查、借閱檔案時及時提供利用以及日常維修所需檔案的利用，一方面派一名科技檔案員到現(xiàn)場收集、保管資料，既能方便施工現(xiàn)場及時利用又保證建設(shè)過程中資料的完整歸檔，確保不遺失不落下任何一份珍貴的資料，使生產(chǎn)線的更新改造和擴建得以順利進行并按時完工點火，公司在市場竟?fàn)幹袪幍昧藭r間取得了良好的經(jīng)濟效益和社會效益，檔案的作用功不可沒。

三、檔案信息資料的開發(fā)利用是提高企業(yè)管理水平的重要手段

企業(yè)檔案是記錄和反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、科學(xué)管理等各項業(yè)務(wù)活動的重要史料和證據(jù)，它系統(tǒng)、完整地記載了經(jīng)濟活動中各項指標(biāo)的實際情況，因此，它是研究、檢查、總結(jié)企業(yè)各項活動的可靠資料。為了提高企業(yè)管理水平，監(jiān)督企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，科學(xué)管理等活動的運行情況，上級主管部門每年都對我公司進行檢查，考核和審計等活動。而每當(dāng)這時，檔案室都要及時提供完整、全面的檔案資料供檢查、考核、審計部門使用。會計師事務(wù)所和審計部門，根據(jù)檔案室提供的檔案資料，檢查企業(yè)在經(jīng)濟活動中，對黨和國家的財經(jīng)方針、政策的貫徹執(zhí)行情況，對預(yù)算、決算的編制情況和行政經(jīng)費的使用情況等進行檢查。會計檔案還是打擊經(jīng)濟犯罪活動的重要武器，它客觀地記錄了會計活動的具體情況，是令人信服的歷史證據(jù)。多年來我公司進行資產(chǎn)重組、債轉(zhuǎn)股、四條生產(chǎn)線的更新改造改建擴建、資產(chǎn)評估等等提供了大量的有效的數(shù)據(jù)。此外，我室的檔案資料在公司的經(jīng)營活動中得到充分的利用，平均每年都有六百多人到我室查、借閱檔案共一千多卷，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動做出了一定的貢獻。

一個企業(yè)從籌建到發(fā)展壯大的過程，也就是企業(yè)檔案形成和積累的過程，一部完整的科學(xué)的企業(yè)檔案就是一本企業(yè)文化的教科書。其中，有企業(yè)的變遷過程，有決策者的輝煌和失誤，有技術(shù)者的結(jié)晶，更有生產(chǎn)者的創(chuàng)造，千辛萬苦、酸甜苦辣溶于一體，其具有不可忽略的歷史價值和現(xiàn)實作用。當(dāng)前，企業(yè)正面臨著改制過程中的許多困難，內(nèi)外環(huán)境相互加壓，如何對企業(yè)的經(jīng)營管理方式作出決策，檔案就是第一手資料，就是推陳出新的好幫手。深化企業(yè)改革，檔案是必須的參考；進行資產(chǎn)評估，檔案又是重要的依據(jù)；解決產(chǎn)權(quán)糾紛，檔案可以明辨是非；處理涉外糾紛，檔案可幫助挽回經(jīng)濟損失；擴大技術(shù)改造，檔案更會起到搬石引路的作用，等等。這些足以說明檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用，改革開放多年的魚峰水泥發(fā)展史，是企業(yè)檔案作用的又一輝煌業(yè)績。正因為有了這部科學(xué)的企業(yè)檔案，才使魚峰水泥在發(fā)展中壯大，在壯大中發(fā)展。

參考文獻