企業(yè)合同管理存檔方法精選(九篇)

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第1篇：企業(yè)合同管理存檔方法范文

在投資項(xiàng)目管理過(guò)程中，經(jīng)濟(jì)合同管理是一項(xiàng)貫穿始終的工作，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理起著至關(guān)重要的作用。投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理作為投資項(xiàng)目管理的起點(diǎn)和核心，為投資項(xiàng)目管理的順利進(jìn)行提供了法律基礎(chǔ)和法律依據(jù)，也為投資項(xiàng)目良好有序的實(shí)施提供了有力的保證。

加強(qiáng)投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理意義非凡

經(jīng)濟(jì)合同管理作為投資項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容之一，貫穿在投資項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和各階段。一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)引起連環(huán)的反應(yīng)，影響到項(xiàng)目的總體成效。

隨著煙草行業(yè)投資管理機(jī)制的不斷建立健全，行業(yè)明確指出，投資項(xiàng)目的管理不能簡(jiǎn)單地靠經(jīng)驗(yàn)式的管理模式，一定要突破傳統(tǒng)觀念的束縛，要更多地應(yīng)用法律、法規(guī)和規(guī)章制度實(shí)施管理，而不是用行政命令。

縱觀目前各行各業(yè)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及交易行為，所出現(xiàn)的誠(chéng)信危機(jī)、經(jīng)濟(jì)合同糾紛、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)等現(xiàn)象，多與法制觀念淡薄及項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理意識(shí)薄弱有關(guān)。加強(qiáng)投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理，可促使項(xiàng)目涉及各方能夠按照經(jīng)濟(jì)合同約定履行義務(wù)并處理所出現(xiàn)的爭(zhēng)執(zhí)與糾紛，能夠起到規(guī)范投資主體和各相關(guān)方行為的積極作用，對(duì)整頓和規(guī)范投資管理工作起到了促進(jìn)作用。

投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理的四大問(wèn)題

行業(yè)固定資產(chǎn)投資工作的長(zhǎng)期性、復(fù)雜性和不可逆轉(zhuǎn)性等特點(diǎn)決定了投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理的艱巨性。目前，投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理中尚存在一些問(wèn)題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不足

項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同是當(dāng)事人雙方意志表示一致的結(jié)果，對(duì)當(dāng)事人雙方都具有法律約束力。但是實(shí)際操作過(guò)程中，一方面有些實(shí)施單位簡(jiǎn)單認(rèn)為反正只要確保項(xiàng)目及時(shí)啟動(dòng)實(shí)施就行，經(jīng)濟(jì)合同手續(xù)遲早一點(diǎn)無(wú)所謂，使經(jīng)濟(jì)合同手續(xù)的辦理有時(shí)成了“補(bǔ)辦手續(xù)”，時(shí)間邏輯不符合規(guī)范；另一方面是在經(jīng)濟(jì)合同辦理過(guò)程中，填寫(xiě)規(guī)范性有待加強(qiáng)，并且經(jīng)常出現(xiàn)部分內(nèi)容填寫(xiě)不全的現(xiàn)象。

少數(shù)經(jīng)濟(jì)合同有失公正

少數(shù)投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同文件存在經(jīng)濟(jì)合同雙方權(quán)利、義務(wù)不對(duì)等現(xiàn)象。從目前實(shí)施的建設(shè)施工經(jīng)濟(jì)合同文本看，經(jīng)濟(jì)合同中絕大多數(shù)條款是體現(xiàn)了投資方的意愿，對(duì)發(fā)包方的制約條款偏少，這不利于施工經(jīng)濟(jì)合同的公平、公正履行。比如經(jīng)濟(jì)合同工期，更多強(qiáng)調(diào)的是按照發(fā)包單位的時(shí)間要求竣工交付使用，而忽視了項(xiàng)目地塊地質(zhì)、基礎(chǔ)設(shè)施等現(xiàn)實(shí)情況。

經(jīng)濟(jì)合同文本不規(guī)范

為規(guī)范項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理，國(guó)家工商總局和建設(shè)部等行政主管部門(mén)都制定了許多經(jīng)濟(jì)合同示范文本。但有時(shí)在簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，不采用標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)合同文本，而采用一些自制的、不規(guī)范的文本進(jìn)行簽約。通過(guò)自制的、籠統(tǒng)的、含糊的文本條件，避重就輕，這樣的經(jīng)濟(jì)合同根本起不到任何約束作用。

經(jīng)濟(jì)合同條款不夠嚴(yán)謹(jǐn)全面

一部分承包方為了迎合投資主體的要求，在經(jīng)濟(jì)合同簽訂時(shí)，投資主體的一切要求和條件都能夠接受。經(jīng)濟(jì)合同簽訂后，投資項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，一些市場(chǎng)實(shí)際情況與項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同條款存在一定差異，就會(huì)提出一些經(jīng)濟(jì)合同約定之外的意見(jiàn)和要求，以求協(xié)調(diào)滿足。市場(chǎng)材料價(jià)格問(wèn)題在這方面顯得尤為突出。另外，在項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同實(shí)施過(guò)程中，一些實(shí)際問(wèn)題無(wú)法在經(jīng)濟(jì)合同中找到對(duì)應(yīng)條款。

加強(qiáng)投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理的措施

在投資項(xiàng)目管理過(guò)程中，筆者認(rèn)為，需要進(jìn)一步加強(qiáng)投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理，嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)濟(jì)合同管理，不斷提升投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理水平，提高企業(yè)固定資產(chǎn)投資管理水平。

強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)合同法律意識(shí)

作為行業(yè)投資管理工作的從業(yè)人員，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)學(xué)懂國(guó)家及煙草行業(yè)固定資產(chǎn)投資管理有關(guān)的法律法規(guī)，熟悉項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同的相關(guān)法律知識(shí)，充分理解、融會(huì)貫通相關(guān)條款的精髓，增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同觀念和經(jīng)濟(jì)合同法律意識(shí)，學(xué)會(huì)利用法律和依法訂立經(jīng)濟(jì)合同，在保護(hù)本企業(yè)合法權(quán)益的同時(shí)，正確維護(hù)好對(duì)方權(quán)益。

盡量使用經(jīng)濟(jì)合同示范文本

國(guó)家建設(shè)部等行政主管部門(mén)在投資項(xiàng)目實(shí)施、監(jiān)理、設(shè)計(jì)及勘察等方面的經(jīng)濟(jì)合同均有示范文本，并有很強(qiáng)的操作性。推行經(jīng)濟(jì)合同示范文本，一方面有助于雙方了解掌握有關(guān)法律、法規(guī)，使具體實(shí)施的投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同符合法律法規(guī)的要求，避免缺款少項(xiàng)，防止出現(xiàn)顯失公平的條款，也有助于減少經(jīng)濟(jì)合同履約過(guò)程中的爭(zhēng)議和糾紛。另一方面，有利于行政管理機(jī)關(guān)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)督，有助于仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院及時(shí)裁決糾紛，維護(hù)雙方的利益。

強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)合同履約過(guò)程管理

項(xiàng)目承包方應(yīng)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同履約期間的動(dòng)態(tài)管理，防止違約事件發(fā)生。應(yīng)設(shè)立專(zhuān)職經(jīng)濟(jì)合同管理人員進(jìn)行工程經(jīng)濟(jì)合同管理、分析和研究，收集各種資料和信息，將經(jīng)濟(jì)合同實(shí)施情況與經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行對(duì)比分析，找出其偏離的原因，做出正確的診斷或建議，從而制訂防范風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策，將風(fēng)險(xiǎn)損失程度降到最低。

加強(qiáng)投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同整理與存檔

強(qiáng)化投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同管理職能，統(tǒng)一管理投資項(xiàng)目各個(gè)部分，建立科學(xué)的經(jīng)濟(jì)合同管理制度，將經(jīng)濟(jì)合同管理任務(wù)分解到投資項(xiàng)目的各個(gè)階段，使之落到實(shí)處，并且，對(duì)投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同要做到及時(shí)整理和及時(shí)存檔。

加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同相關(guān)部門(mén)之間的信息交流與溝通

投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同從談判，到簽訂，到運(yùn)用，涉及行業(yè)內(nèi)政策法規(guī)與體制改革、財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察、計(jì)劃等職能部門(mén)，實(shí)施好項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)管，就必須加強(qiáng)相關(guān)部門(mén)之間的信息交流與溝通，通過(guò)相互之間的配合，確保投資項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同的真實(shí)全面合法有效。

第2篇：企業(yè)合同管理存檔方法范文

1石油工程企業(yè)現(xiàn)在合同管理中存在的問(wèn)題

石油工程企業(yè)業(yè)務(wù)涉及業(yè)務(wù)范圍廣，點(diǎn)多線長(zhǎng)，雖然已加大了合同管理力度，但仍存在審查、簽訂、審批等不規(guī)范、不科學(xué)、不嚴(yán)格的問(wèn)題，履行合同缺少應(yīng)有的約束，甚至有些處于放任狀態(tài)。（1）合同簽訂不規(guī)范，隨意，簽訂條款對(duì)公司不利。①簽訂合同隨意。目前，仍存在合同起草不規(guī)范，無(wú)專(zhuān)人擬定，專(zhuān)業(yè)的部門(mén)和管理人員不參與的問(wèn)題，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)便會(huì)出現(xiàn)“我不知道”“我說(shuō)過(guò)的”“我告訴 過(guò)…”“我們說(shuō)好了的”這些無(wú)理無(wú)據(jù)的情況。②合同內(nèi)容不科學(xué)不完善，存在違約責(zé)任條款無(wú)約定或約定含糊、質(zhì)量要求不具體無(wú)法罪責(zé)、文字表述有異意的情況，例如：外包施工內(nèi)合同，合同中僅約定2年內(nèi)完成工期，無(wú)具體約定到某個(gè)時(shí)間段需要完成的工作量，也沒(méi)有違約需要承擔(dān)的責(zé)任，導(dǎo)致公司在處理糾紛時(shí)陷入麻煩，非常被動(dòng)。（2）合同管理效率低、無(wú)人執(zhí)行和跟進(jìn)，合同變成格式性的東西，無(wú)實(shí)際約束、保護(hù)的意義。如一些石油工程企業(yè)簽訂的一些工程外包類(lèi)合同，簽完便完，執(zhí)行到哪一步也無(wú)人追責(zé)，執(zhí)行、追蹤無(wú)統(tǒng)一管理，經(jīng)常出現(xiàn)合同履行階段執(zhí)行無(wú)序，沒(méi)人監(jiān)督、辦事效率低的情況。（3）無(wú)系統(tǒng)的存檔管理規(guī)定。石油工程施工項(xiàng)目時(shí)間一般會(huì)比較長(zhǎng)，不是三五天就可以解決的，但因?yàn)楣芾淼碾S意性和辦公地點(diǎn)的移動(dòng)性，沒(méi)有系統(tǒng)的檔案管理規(guī)定，有時(shí)候甚至導(dǎo)致一兩年后發(fā)生糾紛，需要參照合同，卻發(fā)現(xiàn)合同找不到的情況。（4）合同經(jīng)辦人及履約人員意識(shí)薄弱，總覺(jué)得就口頭約定便好，在合同履行過(guò)程中的一些問(wèn)題解釋、答復(fù)及合同補(bǔ)充或變更條款中口頭交流便完事，無(wú)任何書(shū)面公函交流和約定，無(wú)從保護(hù)公司的利益，從而造成了一些不必要的糾紛和損失。

2加強(qiáng)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的辦法

合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的，從洽談、草擬、簽訂、生效、執(zhí)行，直到該合同失效為止，所以要求企業(yè)不僅要重視簽訂前的管理，更加要重視簽訂后的管理，如合同執(zhí)行、修改、變更與補(bǔ)充等。筆者認(rèn)為應(yīng)該從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，從四個(gè)階段（合同準(zhǔn)備簽訂階段管理、合同簽訂階段、合同履行階段與合同履行后糾紛階段）建立完善的合同標(biāo)準(zhǔn)化管理運(yùn)行機(jī)制。要制定合同標(biāo)準(zhǔn)管理流程，管理制度明確各部門(mén)職責(zé)和權(quán)限，并通過(guò)流程和制度來(lái)約束各部門(mén)以保障標(biāo)準(zhǔn)化合同管理。（1）專(zhuān)業(yè)的律師及專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)人員共同起草和過(guò)目。合同是有專(zhuān)業(yè)的合同法對(duì)其進(jìn)行要求和約束的，企業(yè)律師和專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)都有其專(zhuān)長(zhǎng)，所謂專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事情，讓他們起草合同，才能充分發(fā)揮其作用，才能從源頭開(kāi)始保證合同質(zhì)量。（2）建立合同評(píng)審流程及審核制度，在合同簽訂前需對(duì)簽約的另一方的主體資格、信用、履行能力等進(jìn)行資信調(diào)查。然后在簽訂的過(guò)程中根據(jù)不同合同類(lèi)型和涉及的金額內(nèi)容，給予不同人員的評(píng)審權(quán)限，例如：在請(qǐng)購(gòu)合同中，多少金額以?xún)?nèi)部門(mén)經(jīng)理審批、多少金額總經(jīng)理審批，采購(gòu)部經(jīng)理的職責(zé)和權(quán)限又是什么。建立合同評(píng)審流程，依據(jù)法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系和合同審核要點(diǎn)，明確各個(gè)環(huán)節(jié)每個(gè)部門(mén)（承辦部門(mén)、財(cái)務(wù)部、法律部與采購(gòu)部等）的審核要點(diǎn)。（3）擬定對(duì)外的合同統(tǒng)一規(guī)范合同范本，對(duì)于固定的部門(mén)所簽訂的常態(tài)合同（如采購(gòu)、人事、外包等）多用框架合同，減少出錯(cuò)率，擬定人員根據(jù)各業(yè)務(wù)內(nèi)容、各部門(mén)的不同需求，制作不同版本的框架合同，以供使用，并定期更新、修改、完善現(xiàn)有版本，以使合同條款達(dá)到最優(yōu)。（4）制定嚴(yán)格的合同檔案管理制度，專(zhuān)人專(zhuān)崗進(jìn)行合同檔案管理，所有合同須進(jìn)行歸檔，電子掃描件和紙件合同均需分類(lèi)、編號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一加密管理，根據(jù)不同合同的情況，保證合同一式三份，對(duì)方一份，公司兩份以上，一份給予檔案管理部門(mén)存檔使用，一份給予合同承辦部門(mén)，所有合同調(diào)取、查閱均需有固定的審批流程，合同的失效銷(xiāo)毀也應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一申請(qǐng)，在監(jiān)督部門(mén)監(jiān)督下執(zhí)行。（5）改變、強(qiáng)化合同執(zhí)行人員的合同管理觀念。通過(guò)培訓(xùn)、講解等方式影響合同執(zhí)行人員，讓他們明白，在對(duì)外交流中（如施工過(guò)程中、人事糾紛中）出現(xiàn)的所有問(wèn)題都必須索要正規(guī)的書(shū)面手續(xù)（溝通函、確認(rèn)函、說(shuō)明書(shū)等），而且凡是對(duì)企業(yè)有利的，都需要按照規(guī)定的方式進(jìn)行記錄、簽字證明，以便企業(yè)在維權(quán)工作中占據(jù)有利地位。

3企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性

企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)發(fā)展的保障，不及可以防范風(fēng)險(xiǎn)、降低成本、維護(hù)合法利益，是公司經(jīng)營(yíng)管理成敗的重要因素，還可以提高企業(yè)工作效率，提升企業(yè)形象，提升員工的素質(zhì)和積極性，為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。（1）進(jìn)行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以避免或減少由于合同糾紛帶來(lái)的企業(yè)損失，并且可以有效地防范和化解經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程更加順利，從而達(dá)到規(guī)避企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的目的。（2）通過(guò)建立完善的合同管理體制和制度，可以降低溝通成本。石油施工類(lèi)企業(yè)是個(gè)龐大的整體，涉及的合同不只是企業(yè)外部合同，還有企業(yè)內(nèi)部合同。合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，可以保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序、完成時(shí)間等用標(biāo)準(zhǔn)化形式加以確定，不僅可以加強(qiáng)管理的有效性，還可使企業(yè)內(nèi)外相互協(xié)調(diào)和約束，為企業(yè)的生產(chǎn)方式、供應(yīng)管理等先進(jìn)管理模式創(chuàng)造條件。（3）通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化提升員工工作效率。合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，一方面可以提供固定的程序讓員工遵循，避免每簽訂一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情況；另一方面，給予員工一定的自由，在遵循工作規(guī)范的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新創(chuàng)意，鼓勵(lì)員工去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，改善現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)合同，吸納員工的好建議。這種方式可以讓員工有很高的成就感，使其工作態(tài)度變得積極，愿意與企業(yè)共同成長(zhǎng)。（4）通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升企業(yè)形象。標(biāo)準(zhǔn)的合同管理能使與企業(yè)接觸的人感到企業(yè)的規(guī)范和秩序，以及企業(yè)員工在工作中嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有助于企業(yè)企業(yè)樹(shù)立良好的商業(yè)信用及形象。

4結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)在社會(huì)是法律社會(huì)，不論企業(yè)性質(zhì)、行業(yè)如何，企業(yè)都需要通過(guò)合同來(lái)開(kāi)展銷(xiāo)售、采購(gòu)、工程等系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。為了保護(hù)自身的合法利益，企業(yè)也需要通過(guò)企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)提高合同管理的水平。當(dāng)前，企業(yè)合同管理已不再是簡(jiǎn)單的委托、承諾、簽約，而是一種全過(guò)程、全方位的科學(xué)管理手段。在簽訂標(biāo)準(zhǔn)化的合同的過(guò)程中，企業(yè)首先需要對(duì)市場(chǎng)及合作方進(jìn)行調(diào)查、預(yù)測(cè)，然后再協(xié)商溝通、簽訂，最后執(zhí)行、監(jiān)督檢查、處理合同的各項(xiàng)爭(zhēng)議及糾紛。只有合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)才能全面地履行合同條約，才能合理地規(guī)避和防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)良好的企業(yè)信譽(yù)，保證按部就班地實(shí)現(xiàn)預(yù)定的施工計(jì)劃，不斷地提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，避免經(jīng)濟(jì)糾紛，進(jìn)而使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

作者:牛蕩 單位:中石化華北石油工程有限公司

參考文獻(xiàn):

［1］張繼昆,孫林.企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化探討［J］.石油工業(yè)技術(shù)監(jiān)督,2001(1).

［2］閔小軍.淺談合同文本標(biāo)準(zhǔn)化［J］.中國(guó)管理信息化,2013(4).

第3篇：企業(yè)合同管理存檔方法范文

【關(guān)鍵詞】：地鐵工程；施工承包；合同管理

中圖分類(lèi)號(hào)：TU74 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

引言

地鐵工程施工承包合同，是發(fā)包人（業(yè)主）和承包人（施工單位）為完成商定的地鐵工程項(xiàng)目建設(shè)施工，明確相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的合同。筆者有幸參與了幾條地鐵工程建設(shè)全過(guò)程管理，下面結(jié)合在這幾個(gè)工程的施工管理實(shí)踐，就業(yè)主方合同管理，淺談幾點(diǎn)管理工作體會(huì)。

一、合同管理的內(nèi)容

合同管理主要包括合同的訂立管理、合同的履行管理、合同的資料管理等內(nèi)容。合同訂立管理包含訂立前的調(diào)研、談判、審查、內(nèi)部會(huì)簽、簽定等內(nèi)容的管理。合同履行管理包含合同訂立后按照合同規(guī)定的各個(gè)階段內(nèi)容進(jìn)行實(shí)施的過(guò)程管理。合同資料管理包含合同書(shū)、有關(guān)圖表、驗(yàn)收記錄、合同履行過(guò)程中當(dāng)事人之間往來(lái)的傳真資料及有關(guān)問(wèn)題處理形成的相關(guān)文書(shū)等的管理。

二、地鐵行業(yè)合同管理普遍存在的問(wèn)題

目前，國(guó)內(nèi)地鐵行業(yè)合同管理工作中普遍存在以下3個(gè)方面的問(wèn)題。

1、合同把關(guān)不嚴(yán)。個(gè)別部門(mén)在合同管理方面缺乏全面、完整的管理制度，存在簽約隨意現(xiàn)象，對(duì)合同審查把關(guān)不夠，權(quán)限設(shè)置混亂等。合同簽訂過(guò)程運(yùn)作不夠規(guī)范，法律意識(shí)薄弱，對(duì)違約責(zé)任、違約條件等約定不夠具體明確；訂立的合同過(guò)于簡(jiǎn)單，內(nèi)容缺乏，條款不全，文字不嚴(yán)謹(jǐn)，責(zé)、權(quán)、利含糊、不清晰等。

為合同糾紛、合同損失和經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)留下了隱患。

2、合同實(shí)施缺乏監(jiān)控，跟蹤不到位。個(gè)別項(xiàng)目工作人員對(duì)合同所規(guī)定的各個(gè)階段需實(shí)施的內(nèi)容、過(guò)程及應(yīng)該達(dá)到的質(zhì)量要求等不完全清楚，無(wú)法根據(jù)合同計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)督。如應(yīng)變更合同的沒(méi)有變更，應(yīng)鑒定確認(rèn)的沒(méi)有辦理鑒證確認(rèn)，應(yīng)當(dāng)追究的卻過(guò)了訴訟時(shí)效，應(yīng)當(dāng)行使的權(quán)利卻沒(méi)有行使等。一旦遇到問(wèn)題容易忙亂失措，造成被動(dòng)，從而影響到整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施效果，甚至給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

3、合同材料管理不夠規(guī)范。項(xiàng)目合同文件管理混亂，大量無(wú)效、錯(cuò)雜的合同文件既干擾了合同管理人員的分析和判斷，又不能為合同管理提供有力的合同依據(jù)；合同發(fā)放無(wú)記錄，出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)據(jù)可查，合同雙方扯皮現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生；存檔材料無(wú)明確清單、存檔不及時(shí)易丟失等問(wèn)題。

三、合同管理的三個(gè)環(huán)節(jié)

1、把好合同簽訂關(guān)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，提高工程質(zhì)量降低投資費(fèi)用，是建設(shè)方始終關(guān)注的問(wèn)題。因此，降低工程造價(jià)是建設(shè)方的追求。而承包商所關(guān)注的是利潤(rùn)和高額利潤(rùn)，他追求的是較高的工程造價(jià)。所以，選擇到滿意的承包商，簽訂一份周密的合同，降低投資管理風(fēng)險(xiǎn)，盡量減少因界定不清產(chǎn)生的利益糾紛，是建設(shè)方在招投標(biāo)即簽訂合同階段要著重注意的問(wèn)題。

簽訂工程合同時(shí)，最重要的要根據(jù)各工程的特點(diǎn)，應(yīng)選擇恰當(dāng)?shù)陌l(fā)包方式和價(jià)款調(diào)整條件。合同文本應(yīng)盡可能選用由國(guó)家頒發(fā)的通用性合同文本，再根據(jù)擬建工程的特點(diǎn)和招標(biāo)文件以及發(fā)包人承包商雙方談判結(jié)果來(lái)起草。合同文本必須準(zhǔn)確表達(dá)雙方談判確定的意思，做到條款不漏項(xiàng)；標(biāo)的物表達(dá)清楚、標(biāo)的額計(jì)算準(zhǔn)確；質(zhì)量有標(biāo)準(zhǔn)，檢驗(yàn)有方法；違約責(zé)任及違約金（或賠償金）計(jì)算方法準(zhǔn)確；文字表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)。

2、做好合同實(shí)施中管理

工程合同一經(jīng)簽訂，確定了合同價(jià)款和結(jié)算方式之后，影響工程造價(jià)的主要因素便是工程設(shè)計(jì)變更或簽證，以及工程實(shí)施過(guò)程中的不確定因素，所以，深入理解合同的每一個(gè)條款，切實(shí)加強(qiáng)日常管理。合同實(shí)施交底制度化 ，要求各層次管理者做“合同交底”的工作，把合同責(zé)任具體落實(shí)到各責(zé)任人和合同實(shí)施的具體工作中。特別是在工程使用非標(biāo)準(zhǔn)的合同文本或有關(guān)人員不熟悉合同文本時(shí)，這個(gè)“合同交底”工作就顯得更為重要

3、重視合同實(shí)施后評(píng)估

合同后評(píng)估是合同管理的總結(jié)階段，往往不為人所重視，其實(shí)合同后評(píng)估工作是件很重要工作，它是對(duì)合同好壞、管理得失的評(píng)估，它可為下一工程項(xiàng)目造價(jià)控制提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。合同后評(píng)估工作主要是總結(jié)合同執(zhí)行情況，對(duì)合同管理好的經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)推廣，對(duì)過(guò)時(shí)、不符合現(xiàn)行法律法規(guī)，以及不嚴(yán)謹(jǐn)、容易被對(duì)方索賠的條款要加以改正。影響工程造價(jià)的不確定因素可分為可預(yù)見(jiàn)和不可預(yù)見(jiàn)因素，可預(yù)見(jiàn)不確定因素應(yīng)作為普遍性問(wèn)題，不可預(yù)見(jiàn)不確定因素作為可追溯事件加以標(biāo)識(shí)，通過(guò)合同后評(píng)估加以鑒別，并在以后工程合同中加以明示或制定相應(yīng)的預(yù)防措施。

四、加強(qiáng)合同管理的措施

近幾年，隨著地鐵的快速發(fā)展，在工作實(shí)踐中項(xiàng)目管理水平不斷提高，合同管理日趨制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，合同管理在項(xiàng)目管理過(guò)程中的效果也愈加明顯。針對(duì)地鐵行業(yè)在項(xiàng)目合同管理方面普遍存在的問(wèn)題，提出以下幾個(gè)方面的措施。

1、建章立制，把好合同審查關(guān)，使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化。首先，從完善制度入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合地鐵公司的實(shí)際情況，制定了《合同歸口管理制度》、《合同審查制度》、《合同會(huì)簽和審批制度》、《合同專(zhuān)用章管理制度》等。通過(guò)建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，守住了開(kāi)始和結(jié)束這兩個(gè)最為重要的責(zé)任關(guān)口， 杜絕了許多可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)。

2、建立合同實(shí)施跟蹤制度，強(qiáng)化合同動(dòng)態(tài)管理。結(jié)合項(xiàng)目多，不易掌握的實(shí)際情況，制定了部門(mén)合同實(shí)施跟蹤表， 表中包括合同編號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、負(fù)責(zé)人、合同計(jì)劃進(jìn)度、實(shí)際進(jìn)度、存在問(wèn)題及對(duì)策、應(yīng)否付款等內(nèi)容，由項(xiàng)目綜合管理人員根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的合同內(nèi)容、對(duì)合同實(shí)際實(shí)施情況、實(shí)施效果等定期進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同實(shí)施過(guò)程中存在的有可能對(duì)實(shí)施效果造成影響的因 素，并抓緊采取措施進(jìn)行糾正，使合同實(shí)施整個(gè)過(guò)程都處于有效可控狀態(tài)。

3、明確合同管理職責(zé)，規(guī)范合同資料管理。合同主管部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)合同管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，使他們充分認(rèn)識(shí)合同管理的重要性， 掌握合同管理知識(shí)， 熟悉各階段合同管理的內(nèi)容。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，建立合同發(fā)放、借用記錄，項(xiàng)目相關(guān)人員在借用合同資料時(shí)嚴(yán)格落實(shí)領(lǐng)取、歸還時(shí)的簽名、簽時(shí)間制度。并要求合同管理人員在項(xiàng)目結(jié)束后，定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書(shū)、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號(hào)整理，按合同移交清單內(nèi)容交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。通過(guò)以上的整改措施，南京地鐵公司有效地解決了在項(xiàng)目合同管理過(guò)程中存在的普遍問(wèn)題，杜絕了因合同管理方面的問(wèn)題導(dǎo)致的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)束語(yǔ)

業(yè)主對(duì)施工承包合同管理，應(yīng)貫穿于從施工招標(biāo)、整個(gè)施工過(guò)程至竣工驗(yàn)收及保修期的整個(gè)工程建設(shè)全過(guò)程，在公正合法前提下，合同雙方相互理解及全力配合，才能實(shí)現(xiàn)既定的建設(shè)目標(biāo)，最大限度地保護(hù)各方合法利益，實(shí)現(xiàn)合作共贏。以上為筆者的幾點(diǎn)粗淺工作體會(huì)，期望能給同行們的管理工作帶來(lái)一定啟示。

參考文獻(xiàn):

[1]寧廣靖.“地鐵時(shí)代”來(lái)了[J].地鐵采購(gòu)與物流,2010,5(2):28-29

第4篇：企業(yè)合同管理存檔方法范文

關(guān)鍵字：礦建工程合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制

中圖分類(lèi)號(hào)：K826.16 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，尤其是我國(guó)加入世界貿(mào)易組織后，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展越來(lái)越規(guī)范，合同管理在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的地位越來(lái)越重要。礦建工程由于自身工期長(zhǎng)、規(guī)模大、風(fēng)險(xiǎn)大的特點(diǎn)，發(fā)生合同糾紛的可能性相較于其他行業(yè)高，因此礦建工程施工合同風(fēng)險(xiǎn)控制的重要性不言而喻，做好礦建工程的合同管理工作勢(shì)在必行。

一、礦建工程施工合同管理存在的問(wèn)題

1、合同簽訂不規(guī)范

合同的簽訂包括合同的談判必須符合國(guó)家有關(guān)的法律，同時(shí)也必須是雙方平等互利和協(xié)商一致的國(guó)際上制訂了 合同條件，也是為了使國(guó)際工程承包實(shí)踐過(guò)程能夠更加規(guī)范化操作 但有時(shí)往往存在這樣的情況：某些工程承發(fā)包當(dāng)事人，只考慮以往雙方關(guān)系較好，認(rèn)為不必適用規(guī)范的合同書(shū)，因而只用簡(jiǎn)單的協(xié)議書(shū)，造成后來(lái)不必要的麻煩許多企業(yè)在經(jīng)濟(jì)交往中，也注意簽訂相關(guān)的合同，但卻不使用以成文的格式合同文本，這樣的結(jié)果往往是對(duì)合同標(biāo)的約定不明確，合同條款不完善，責(zé)權(quán)利表述不明確，意思表達(dá)模糊，這樣的合同極容易陷入欺詐圈套，引發(fā)大量合同糾紛 格式合同一般是在總結(jié)了大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上起草的，對(duì)雙方的權(quán)利義務(wù)約定比較平衡，因此建議盡可能選用規(guī)范的格式合同來(lái)處理雙方的經(jīng)濟(jì)往來(lái)。當(dāng)然，簽訂合同時(shí)對(duì)雙方合意的目標(biāo)指向物也應(yīng)當(dāng)有一個(gè)明確的約定，而不應(yīng)當(dāng)是含糊不清的。

2、工程合同管理與投標(biāo)管理脫節(jié)

工程合同管理與招投標(biāo)管理有著密切的內(nèi)部聯(lián)系，它是有效控制施工進(jìn)度施工質(zhì)量和施工資金投入的法律性文件然而在實(shí)際工作中，施工企業(yè)招投標(biāo)中 經(jīng)濟(jì)標(biāo) 技術(shù)標(biāo) 編制及管理與工程項(xiàng)目的施工合同管理分屬公司內(nèi)不同職能部門(mén)及工程項(xiàng)目組一旦工程中標(biāo)，施工合同與甲方簽訂后，此 合同 只是以文件形式轉(zhuǎn)給項(xiàng)目經(jīng)理部，技術(shù)交底往往流于形式，最終使得工程合同管理與招投標(biāo)管理在實(shí)施過(guò)程中嚴(yán)重脫節(jié)。

3、合同履約率不理想

導(dǎo)致合同履約情況不理想的原因較多，但企業(yè)中經(jīng)營(yíng)人員素質(zhì)不高文化水平偏低和法律知識(shí)貧乏，往往在合同簽訂前不調(diào)查對(duì)方資信情況，落入對(duì)方設(shè)下的 合同騙局，是比較主要的原因 例如，承包商常常在合同簽署上過(guò)分遷就業(yè)主，主要表現(xiàn)在質(zhì)量等級(jí)要求提高；工程進(jìn)度 要求縮短； 工程造價(jià) 要求讓利，最終或違反自然的建設(shè)規(guī)律，或低于工程成本，使得工程質(zhì)量無(wú)法保證，合同執(zhí)行必然受阻 導(dǎo)致建設(shè)工程施工合同履約率低 另外，確有一些施工企業(yè)在承接工程后放松管理，不能按照施工組織設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，或材料和機(jī)械資源從不同項(xiàng)目工地互相拆借，或資金投入不足，或部分資金轉(zhuǎn)移，拆了東墻補(bǔ)西墻，使工程質(zhì)量得不到保障，工期拖延因此企業(yè)一定要注重培養(yǎng)一支懂法律和懂合同的經(jīng)營(yíng)隊(duì)伍，提高信用觀念，規(guī)范營(yíng)銷(xiāo)行為，才能使企業(yè)得到穩(wěn)定的發(fā)展在合同管理中，當(dāng)然還有其他諸如工程項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理，回收價(jià)款等方面的問(wèn)題。

二、合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范與控制措施

1、投標(biāo)階段的風(fēng)險(xiǎn)控制

根據(jù)《合同法》現(xiàn)定投標(biāo)書(shū)為實(shí)施工程的要約，因投標(biāo)書(shū)作為合同的組成部分，所以合同風(fēng)險(xiǎn)控制在投標(biāo)時(shí)就應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制，目前礦山建設(shè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，業(yè)主常常在招標(biāo)文件中提出比較苛刻的條件，所以在簽訂合同前施工單位專(zhuān)業(yè)人員應(yīng)做好招標(biāo)文件的評(píng)審工作，相關(guān)人員應(yīng)反復(fù)研讀招標(biāo)文件，深刻理解招標(biāo)文件精神，領(lǐng)會(huì)招標(biāo)人的明文條款及暗文條款中隱藏著的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)根據(jù)情況采取不同的投標(biāo)策略，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)較人，企業(yè)無(wú)法承受的風(fēng)險(xiǎn)甚至放棄參加投標(biāo)，或提出商務(wù)偏離作為投標(biāo)書(shū)的組成部分，對(duì)招標(biāo)文件中含義不明確或容易產(chǎn)生歧義的內(nèi)容要求招標(biāo)人以書(shū)而形式進(jìn)行答疑。在認(rèn)真研究招標(biāo)文件后，礦建企業(yè)派出人員調(diào)查投標(biāo)環(huán)境對(duì)規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)是非常必要的并從以下方而調(diào)查了解:

（1）在確認(rèn)可以參加投標(biāo)的情況前，應(yīng)對(duì)招標(biāo)人企業(yè)資信、社會(huì)信譽(yù)度，是否具有良好付款能力及訂立合同時(shí)應(yīng)具備的相應(yīng)條件。個(gè)別民營(yíng)礦山企業(yè)在條件不具備的情況下，承諾很多優(yōu)惠條件，一旦礦建施工企業(yè)簽訂合同，人員、設(shè)備進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)始施工后，工程款卻一拖再拖，施工企業(yè)騎虎難下，進(jìn)退兩難。

（2）礦建工程因絕人多數(shù)在地下施工，地質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)很大，由于目前的科技水平限制，招標(biāo)人提供的地質(zhì)資料和實(shí)際施工存在一定的差異。突水、瓦斯、溶洞、地幾、巖石裂隙發(fā)育、破碎、硬度與實(shí)際不符等多種原因，對(duì)礦建施工進(jìn)度及成本影響很大，甚至造成井筒報(bào)廢，所以必須在投標(biāo)前對(duì)招標(biāo)人提供的地質(zhì)柱狀圖，地質(zhì)、水文報(bào)告進(jìn)行深入細(xì)致的研究，通過(guò)觀察檢查孔巖芯、聽(tīng)取地質(zhì)勘探單位對(duì)礦井地質(zhì)、水文資料的分析和建議并到鄰近礦井實(shí)地考察調(diào)研施工遇到的問(wèn)題，以判斷地質(zhì)資料的充分性和可靠程度。一些地質(zhì)條件復(fù)雜，尤其非煤礦山覆蓋層多為火成巖，裂隙垂直發(fā)育，普通的注漿方法根本無(wú)法封水，傳統(tǒng)的“有疑必探、先探后掘”的模式不能用于該類(lèi)工程，一旦涌水，容易造成淹井事故，所以詳細(xì)分析判斷上述因素對(duì)施工的影響程度，提前做好對(duì)策及應(yīng)急預(yù)案，做到風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避，對(duì)礦建施工企業(yè)降低風(fēng)險(xiǎn)尤為重要。

2、建立健全流程管理體系

合同流程管理一般由合同調(diào)研、策劃、談判、擬定合同文木、審核、簽訂、履行、變更或轉(zhuǎn)讓、存檔等環(huán)節(jié)構(gòu)成。明確流程管理各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任主體、目標(biāo)任務(wù)和工作措施，確保每個(gè)環(huán)節(jié)有制度、有落實(shí)是合同管理的重要內(nèi)容。實(shí)施對(duì)合同的全過(guò)程監(jiān)管，就要在合同的準(zhǔn)備階段、簽署階段、履行階段和履行后管理階段，指定專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)管，開(kāi)展綜合評(píng)價(jià)，以確保簽約合同主體合法、內(nèi)容合法、合同表示真實(shí)、條款完備、表述規(guī)范、簽訂手續(xù)和形式完備，能有效防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)合同流程管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3、建立健全信用評(píng)價(jià)體系

建立健全信用評(píng)價(jià)體系是使合同雙方增強(qiáng)互信、加強(qiáng)合作、確保合同簽訂和履行順利進(jìn)行的平臺(tái)。為此，應(yīng)建立并完善分級(jí)信用等級(jí)制度，對(duì)合同當(dāng)事人的組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、財(cái)務(wù)狀況等情況進(jìn)行信用評(píng)價(jià)，劃分等級(jí)，建立合同對(duì)象的商業(yè)信用檔案等，并納入日常動(dòng)態(tài)管理。在合同簽訂和履行的過(guò)程中，對(duì)于信用良好的單位可給予優(yōu)先考慮，反之，則從嚴(yán)掌握。

4、建立健全人才培養(yǎng)體系

加強(qiáng)人才培養(yǎng)體系建設(shè)是確保合同有效管理的重要前提。為此，應(yīng)建立并完善專(zhuān)業(yè)人員選拔任用機(jī)制，堅(jiān)持公開(kāi)、公平、公正的原則，選拔熟悉國(guó)家政策、法律法規(guī)知識(shí)，以及具有合同管理和信息化專(zhuān)業(yè)技能的優(yōu)秀人才從事合同管理工作，以切實(shí)發(fā)揮人才在合同管理中的主導(dǎo)作用，推進(jìn)合同管理工作的有序進(jìn)行。要建立專(zhuān)業(yè)人員培訓(xùn)機(jī)制，注重對(duì)德才兼?zhèn)淙瞬诺呐囵B(yǎng)。要適時(shí)舉辦國(guó)家政策、法律法規(guī)培訓(xùn)，并定期舉辦合同管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，或與咨詢(xún)單位合作進(jìn)行合同的研究、實(shí)踐;定期舉辦各類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，采取知識(shí)競(jìng)賽、典型案例分析等靈活多樣的形式，進(jìn)一步拓展專(zhuān)業(yè)人員的思路。要建立專(zhuān)業(yè)人員考核機(jī)制，對(duì)合同管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、責(zé)任意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)防范與控制能力、合同履約情況等進(jìn)行科學(xué)有效的考核，逐步提高專(zhuān)業(yè)人員的綜合素質(zhì)，并在整個(gè)管理系統(tǒng)，營(yíng)造重視合同管理、尊重人才的氛圍，為合同管理的有效實(shí)施提供人才保障。

5、建立完整的索賠制度

在合同履行過(guò)程中，推行索賠制度是轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)的有效方法，關(guān)鍵是要學(xué)會(huì)科學(xué)的索賠方法 科學(xué)的索賠方法在于必須熟悉索賠業(yè)務(wù)，注意索賠策略和方法，嚴(yán)格按合同規(guī)定要求的程度提出索賠，把開(kāi)展索賠工作變成為合理合法的轉(zhuǎn)移工程風(fēng)險(xiǎn)的主要手段 如由于業(yè)主的違約而對(duì)承包商造成的損失可由承包商提出合理的費(fèi)用增加及相應(yīng)的工期延長(zhǎng)。

工程索賠通常有兩類(lèi)一類(lèi)是可以根據(jù)合同隨時(shí)解決的；第二類(lèi)是需要司法解釋或經(jīng)征求工程師意見(jiàn)后提交爭(zhēng)端調(diào)解委員會(huì)或最終提交仲裁解決的 索賠是合同履行過(guò)程中一方主張權(quán)利的要求，在主張的同時(shí)要提供事實(shí)依據(jù)根據(jù)事實(shí)證據(jù)和合同條款，另一方作出承認(rèn)部分承認(rèn)并予以賠償相應(yīng)的工期和費(fèi)用當(dāng)然也可以采取反索賠來(lái)維護(hù)自己的合法權(quán)益但不是對(duì)同一個(gè)問(wèn)題的推諉，而是找出對(duì)方違約的地方提出反索賠要求 我國(guó)建設(shè)工程施工合同條件中有關(guān)可以作為索賠基礎(chǔ)和依據(jù)的條款比 合同條件中多，這說(shuō)明我國(guó)建設(shè)工程施工合同條件對(duì)有關(guān)索賠的事項(xiàng)考慮的比較全面詳細(xì)，當(dāng)然也有不足之處尚需進(jìn)一步改進(jìn)。

6、建立完善的仲裁制度

礦建工程合同比其他商業(yè)活動(dòng)遇到糾紛的機(jī)會(huì)更高可以在項(xiàng)目設(shè)計(jì)及投標(biāo)階段通過(guò)正確的合同文件和適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)管理措施來(lái)避免糾紛的發(fā)生或把爭(zhēng)議減少到最低程度仲裁可能不一定是最適合解決爭(zhēng)議的唯一方法，但是卻是解決礦建工程合同爭(zhēng)議的主要方法，其對(duì)行業(yè)的重要影響不容忽視。

雖然仲裁與訴訟相比能夠較快和較有效解決爭(zhēng)議，但當(dāng)今的工程合同更趨復(fù)雜，人員總體素質(zhì)不斷提高，以及要由律師處理仲裁程序 具體方法有：引入和解或調(diào)解因素；強(qiáng)化仲裁機(jī)制；以及執(zhí)行仲裁裁決。

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第5篇：企業(yè)合同管理存檔方法范文

關(guān)鍵詞：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)；合同；合同簽訂；合同管理

中圖分類(lèi)號(hào)：TU71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）06-00-01

工程施工合同作為當(dāng)代約束項(xiàng)目建設(shè)參與雙方行為規(guī)范的作用是非常重要的，但由于市場(chǎng)結(jié)構(gòu)還不完善、雙方合同管理人員素質(zhì)低下和法律意識(shí)淡薄，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為、虛瞞假報(bào)，合同履行速度滯后等現(xiàn)象的存在，因此在簽訂合同中一定要注意簽訂事項(xiàng)及簽訂后的合同規(guī)范管理。

一、工程施工管理合同的概念

工程施工管理合同是一種典型的合同，它是指發(fā)包人(甲方)和承包人(乙方)在相互平等、誠(chéng)信的基礎(chǔ)上，為了完成商定的施工工程而簽訂的一種協(xié)議，該協(xié)議中規(guī)定了甲乙雙方的權(quán)利和義務(wù)，是甲方進(jìn)行工程建設(shè)、控制施工進(jìn)度和質(zhì)量、支付合同價(jià)款、控制工程投資，進(jìn)而保證項(xiàng)目建設(shè)順利進(jìn)行的重要文件。

二、工程施工管理合同簽訂過(guò)程中要注意的事項(xiàng)

1.合同主體。合同雙方單位的名稱(chēng)應(yīng)該是全稱(chēng)，且和企業(yè)的工商注冊(cè)名稱(chēng)相一致，是具備法人資格的主體。

2.合同中工程承包的內(nèi)容。合同中工程承包的內(nèi)容是指承包人承包的工程范圍和內(nèi)容，在進(jìn)行填寫(xiě)的時(shí)候一定要逐字推敲，用恰當(dāng)?shù)脑~語(yǔ)來(lái)描述工程范圍，對(duì)重要工作界限的劃分一定要更加細(xì)致，不要用有歧義的詞語(yǔ)，只有工程承包的范圍劃定清楚，才能明確甲乙雙方的責(zé)任，甲方才能在不損壞公司利益的前提下，按時(shí)支付乙方工程進(jìn)度款。

3.承包方式。目前的施工承包合同多數(shù)采用包工、包料、包工期、包質(zhì)量、包安全、到圖部分包總價(jià)未到圖部分包優(yōu)惠費(fèi)率的承包方式。對(duì)于一些特殊的設(shè)備和材料，由于生產(chǎn)廠家不多、價(jià)格較高，一般多數(shù)由甲方進(jìn)行采購(gòu)，尤其是國(guó)外的設(shè)備和材料(特材)，這樣能最大限度的維持公司的利益。

4.合同價(jià)款及結(jié)算原則。由于在工程施工中不可避免的會(huì)產(chǎn)生工程設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證及材料價(jià)差的調(diào)整等突發(fā)事件，所以均難“一次性包死，不做任何調(diào)整”；還有在進(jìn)行工程中間結(jié)算時(shí)，由于甲乙雙方所站的立場(chǎng)和服務(wù)的對(duì)象不一樣，所以就會(huì)對(duì)工程量的計(jì)算及進(jìn)度款撥付額度產(chǎn)生不一樣的認(rèn)識(shí)，這樣就會(huì)引起爭(zhēng)議，不利于甲乙雙方的協(xié)作和現(xiàn)場(chǎng)的施工。因此，在簽訂合同過(guò)程中，甲乙雙方一定要對(duì)合同價(jià)款約定清楚，對(duì)于出現(xiàn)暫定價(jià)、暫估價(jià)、概算價(jià)都不能列入合同的條款，約而不定的價(jià)格不能作為合同價(jià)款。采取固定價(jià)格的合同一定要把風(fēng)險(xiǎn)范圍約定清楚，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)以外的風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)用，要約定調(diào)整的方法。在現(xiàn)實(shí)中，要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)合同價(jià)款做約定，對(duì)于施工工藝不復(fù)雜，工期比較短的合同一般采取總價(jià)包死合同，而對(duì)于施工工藝復(fù)雜，工期較長(zhǎng)，圖紙不全的合同，一般采用到圖部分總價(jià)包死，未到圖部分包優(yōu)惠費(fèi)率的合同。

5.材料的供應(yīng)。合同簽訂過(guò)程中，工程所用材料多數(shù)由乙方自行采購(gòu)(特殊材料甲購(gòu)或甲方指定廠家)，但是材料的質(zhì)量、生產(chǎn)廠家及價(jià)格必須經(jīng)過(guò)甲方的同意。乙方采購(gòu)的材料必須要有出廠證明，材料到貨后，必須有甲方、施工監(jiān)理和質(zhì)量檢查單位驗(yàn)收合格后方可用于工程建設(shè)。

6.設(shè)計(jì)變更。面對(duì)紛繁的工藝結(jié)構(gòu)，設(shè)計(jì)絕不是一蹴而就的工作。在實(shí)際施工過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)大量的設(shè)計(jì)變更，對(duì)于甲方提出的設(shè)計(jì)變更，應(yīng)提前書(shū)面通知乙方，并辦理變更手續(xù)，乙方遵照?qǐng)?zhí)行；而對(duì)于乙方為了施工方便提出的變更，應(yīng)經(jīng)甲方批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更應(yīng)盡快找施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位簽字蓋章確認(rèn)，并保留存檔備查，它和合同具有同樣的法律效率。

7.違約及處罰。甲乙雙方約定工期后，就合同工期排出真實(shí)可行的網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，乙方按時(shí)向甲方提供現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度，并對(duì)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，確保按照合同工期完成工程任務(wù)。對(duì)于不能按照合同工期完成工程移交的，具體分析查找原因，乙方應(yīng)根據(jù)合同中約定的懲罰措施受到處罰。

三、工程施工管理合同簽訂后的規(guī)范管理

1.專(zhuān)人管理合同。企業(yè)可以根據(jù)合同管理人員應(yīng)具備的條件從企業(yè)內(nèi)選拔合格的優(yōu)秀管理人員擔(dān)任合同管理，或者通過(guò)考試審查的方式選拔人員，一定要堅(jiān)持優(yōu)勝劣汰的原則，把合適的人才放到合適的管理崗位上。

2.提高管理人員的業(yè)務(wù)水平、法律意識(shí)和道德素養(yǎng)(培訓(xùn))。要對(duì)選拔的合格人才進(jìn)行該專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和教育，不僅要對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)教育，還要對(duì)其職業(yè)道德教育，合同法律教育，提高其處理合同糾紛的能力，對(duì)外保密的能力及合同管理效果的能力。

3.增強(qiáng)建筑專(zhuān)業(yè)人員對(duì)合同的認(rèn)識(shí)和理解。由于傳統(tǒng)思想的影響，施工建筑是勞動(dòng)密集型的工作，發(fā)生合同糾紛往往不是拿出合同，運(yùn)用法律來(lái)解決爭(zhēng)端，而是相互“踢皮球”來(lái)壓制問(wèn)題，所以提高建筑專(zhuān)業(yè)人員對(duì)合同的作用及對(duì)合同的理解是非常重要的。

4.逐步完善合同管理體制。項(xiàng)目建設(shè)各方要重視合同機(jī)構(gòu)的設(shè)置，加強(qiáng)合同的歸口管理，做好合同簽訂、合同履行、合同糾紛解決等監(jiān)督管理，建立健全的合同管理體制，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行解決問(wèn)題，提高合同管理的高效水平。

第6篇：企業(yè)合同管理存檔方法范文

第1條 為明確銷(xiāo)售合同的審批權(quán)限，規(guī)范銷(xiāo)售合同的管理，規(guī)避合同協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。

第2條 本制度根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及其相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況制定，適用于企業(yè)各銷(xiāo)售部、業(yè)務(wù)部門(mén)、各子公司及分支機(jī)構(gòu)的銷(xiāo)售合同審批及訂立行為。

第2章 銷(xiāo)售格式合同編制與審批

第3條 企業(yè)銷(xiāo)售合同采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式和條款，由企業(yè)銷(xiāo)售部經(jīng)理會(huì)同法律顧問(wèn)共同擬定。

第4條 企業(yè)銷(xiāo)售格式合同應(yīng)至少包括但不限于以下內(nèi)容。

1.供需雙方全稱(chēng)、簽約時(shí)間和地點(diǎn)。

2.產(chǎn)品名稱(chēng)、單價(jià)、數(shù)量和金額。

3.運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、交貨期限、交貨地點(diǎn)及驗(yàn)收方法應(yīng)具體、明確。

4.付款方式及付款期限。

5.免除責(zé)任及限制責(zé)任條款

6.違約責(zé)任及賠償條款。

7.具體談判業(yè)務(wù)時(shí)的可選擇條款。

8.合同雙方蓋章生效等。

第5條 企業(yè)銷(xiāo)售格式合同須經(jīng)企業(yè)管理高層審核批準(zhǔn)后統(tǒng)一印制。

第6條 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員與客戶進(jìn)行銷(xiāo)售談判時(shí)，根據(jù)實(shí)際需要可對(duì)格式合同部分條款作出權(quán)限范圍內(nèi)的修改，但應(yīng)報(bào)銷(xiāo)售部經(jīng)理審批。

第3章 銷(xiāo)售合同審批、變更與解除

第7條 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員應(yīng)在權(quán)限范圍內(nèi)與客戶訂立銷(xiāo)售合同，超出權(quán)限范圍的，應(yīng)報(bào)銷(xiāo)售經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)、總裁等具有審批權(quán)限的責(zé)任人簽字后，方可與客戶訂立銷(xiāo)售合同。

第8條 銷(xiāo)售合同訂立后，由銷(xiāo)售部將合同正本交檔案室存檔，副本送交財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門(mén)。

第9條 合同履行過(guò)程中，因缺貨或客戶的特殊要求等，銷(xiāo)售部或客戶提出變更合同申請(qǐng)，由雙方共同協(xié)商變更，重大合同款項(xiàng)應(yīng)經(jīng)總裁審核后方可變更。

第10條 根據(jù)合同規(guī)定的解除條件、產(chǎn)品銷(xiāo)售的實(shí)際和客戶的要求，銷(xiāo)售部與客戶協(xié)商解除合同。

第11條 變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按訂立合同時(shí)規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行，在達(dá)成變更、解除協(xié)議后，須報(bào)公證機(jī)關(guān)重新公證。

第12條 銷(xiāo)售合同的變更、解除一律采用書(shū)面形式(包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無(wú)效。

第13條 企業(yè)法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)指導(dǎo)銷(xiāo)售部辦理因合同變更和解除而涉及的違約賠償事宜。

第4章 銷(xiāo)售合同的管理

第14條 空白合同由檔案管理人員保管，并設(shè)置合同文本簽收記錄。

第15條 銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)員領(lǐng)用時(shí)需填寫(xiě)合同編碼并簽名確認(rèn)，簽訂生效的合同原件必須齊備并存檔。

第16條 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員因書(shū)寫(xiě)有誤或其他原因造成合同作廢的，必須保留原件交還合同管理檔案人員。

第17條 合同檔案管理人員負(fù)責(zé)保管合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議等。

第18條 銷(xiāo)售合同按年、按區(qū)域裝訂成冊(cè)，保存××年以作備查。

第19條 銷(xiāo)售合同保存××年以上的，合同檔案管理人員應(yīng)將其中未收款或有欠款單位的合同清理另冊(cè)保管，已收款合同報(bào)銷(xiāo)售經(jīng)理批準(zhǔn)后作銷(xiāo)毀處理。

第5章 附則

第7篇：企業(yè)合同管理存檔方法范文

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程項(xiàng)目；EPC總承包；合同管理

中圖分類(lèi)號(hào)： TU198文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

Abstract: EPC(Design, procurement and construction) is a contract management mode widely used in today's large-scale construction project, For a good EPC contractors, good contract management to avoid contract risks, implementation and completion of the project and create profits for the company and won a good reputation plays a very important role。

Key words: Construction project EPCContract management

引言

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，建設(shè)工程合同是合同雙方確立相互之間關(guān)系的直接依據(jù)，工程建設(shè)的管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律和合同進(jìn)行?？偝邪?xiàng)目部作為總承包項(xiàng)目承發(fā)包合同的直接管理者，應(yīng)將合同管理作為項(xiàng)目管理工作的重點(diǎn)。應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目承發(fā)包特點(diǎn)及合同標(biāo)的實(shí)際，緊抓合同管理中的重點(diǎn)，制定有效措施，做到全面、規(guī)范、有理、有據(jù)，才能通過(guò)合同管理提高項(xiàng)目管理的水平。

一、EPC總承包的特點(diǎn)

EPC總承包合同模式下，業(yè)主僅對(duì)工程進(jìn)行整體的、原則的、目標(biāo)的管理和控制；總承包商則需組織工程實(shí)施并進(jìn)行全過(guò)程控制。通常情況下，EPC總承包合同的合同模式采取固定總價(jià)的合同模式(除非合同范圍發(fā)生變化或發(fā)生法律規(guī)定的不可抗力等因素的影響，否則不予調(diào)整合同價(jià)格和工期。因此，EPC合同模式下，從項(xiàng)目業(yè)主的角度來(lái)說(shuō)，經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和不能按期完成項(xiàng)目建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)都轉(zhuǎn)嫁給了總承包商。對(duì)于原以工程設(shè)計(jì)為主業(yè)的EPC總承包商來(lái)說(shuō)，承擔(dān)EPC合同模式下的工程項(xiàng)目是對(duì)自身管理水平的一項(xiàng)挑戰(zhàn)，充滿了高風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也帶來(lái)獲得高收益的機(jī)遇。為了確保工程質(zhì)量，EPC項(xiàng)目經(jīng)理部不僅從宏觀框架上嚴(yán)格執(zhí)行公司項(xiàng)目管理體系文件，而且根據(jù)管道施工的特點(diǎn)，出具了大量的作業(yè)文件，對(duì)施工的關(guān)鍵質(zhì)量控制點(diǎn)、工序搭接、設(shè)計(jì)變更等方面書(shū)面成冊(cè)，以指導(dǎo)施工單位施工。實(shí)踐證明，這些嚴(yán)格的程序和作業(yè)文件，對(duì)工程質(zhì)量提供了可靠的程序保證。 

二、項(xiàng)目合同管理的前期工作階段

項(xiàng)目前期階段組建項(xiàng)目投標(biāo)團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行投標(biāo)文件的編制和審定，主要工作有招標(biāo)文件中技術(shù)部分的分析研究與溝通，合同文本及報(bào)價(jià)文件等的審查工作，對(duì)合同文件逐條審查，是否與招標(biāo)文件中規(guī)定存在合同條款偏差，為中標(biāo)后的合同談判打好基礎(chǔ)。

中標(biāo)后下一步的工作就是要進(jìn)行合同談判和簽訂工作。為了盡可能的減少項(xiàng)目執(zhí)行中不必要的爭(zhēng)端，合同談判前，將合同草稿送審相關(guān)部門(mén)，合理采納各部門(mén)意見(jiàn)。主要做此項(xiàng)目的合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，分析有利因素、存在的風(fēng)險(xiǎn)及規(guī)避措施。

1、主要有利因素

項(xiàng)目產(chǎn)品定位高、運(yùn)輸便捷、獲利能力強(qiáng)、可實(shí)施性高。

項(xiàng)目投資方履約能力強(qiáng)、人際關(guān)系好，容易溝通。

該項(xiàng)目技術(shù)成熟、公司各專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)人員齊全。 

2、主要風(fēng)險(xiǎn)及規(guī)避措施

風(fēng)險(xiǎn)一：原材料、設(shè)備漲價(jià)風(fēng)險(xiǎn);措施:盡早采購(gòu)原材料和設(shè)備。

風(fēng)險(xiǎn)二：業(yè)主付款手續(xù)比較復(fù)雜;措施:及時(shí)制定相應(yīng)資金使用計(jì)劃、安排專(zhuān)人和業(yè)主溝通。

風(fēng)險(xiǎn)三：項(xiàng)目總工期短;措施:嚴(yán)格按照制定的詳細(xì)可行進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行，及時(shí)糾正偏差。 

風(fēng)險(xiǎn)四：當(dāng)?shù)毓まr(nóng)關(guān)系復(fù)雜;措施:由業(yè)主牽頭，雙方派專(zhuān)人與當(dāng)?shù)卣皶r(shí)溝通解決。 

合同條款別注意的幾個(gè)方面是:工作范圍、供貨范圍、技術(shù)協(xié)議、竣工試車(chē)及驗(yàn)收條款、工程量計(jì)量方法、工程款支付、總體進(jìn)度要求、工程/合同變更、不可抗力、保險(xiǎn)以及HSE等。最終該總承包合同參照FIDIC條款和國(guó)內(nèi)施工建設(shè)合同示范文本，及與業(yè)主商定的合同條件形式達(dá)成了共識(shí)，簽訂了合同，采用了固定總價(jià)合同。

三、項(xiàng)目實(shí)施中的合同管理

合同簽訂以后進(jìn)入合同實(shí)施階段，組建項(xiàng)目部，其中合同管理部在這一階段按照合同規(guī)定進(jìn)行項(xiàng)目分包、采購(gòu)合同及合同變更等管理納入計(jì)算機(jī)管理，建立合同臺(tái)帳。

1、總承包合同的管理

總承包合同簽訂后，首先要做好合同交底工作。在總承包合同實(shí)施過(guò)程中涉及工程進(jìn)度、費(fèi)用、質(zhì)量、安全等多方面的內(nèi)容，其實(shí)施依據(jù)是合同，所以在合同交底時(shí)組織了項(xiàng)目執(zhí)行的各部門(mén)主要人員到場(chǎng)，明確合同要求，對(duì)合同進(jìn)行分析、分解，重點(diǎn)內(nèi)容主要有工作范圍的確定、總體裝備水平及輸入輸出產(chǎn)品要求的工藝方案的確定、工程量計(jì)量方式、與業(yè)主合同界面的劃分、變更條件及程序、試車(chē)及產(chǎn)品驗(yàn)收要求等的交底，特別強(qiáng)調(diào)的是合同承包范圍項(xiàng)目設(shè)計(jì)優(yōu)化的原則和細(xì)節(jié)，再結(jié)合前期對(duì)此項(xiàng)目的合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，嚴(yán)格按照合同執(zhí)行，以保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 

2、分包合同管理

分包合同的管理是工程總承包項(xiàng)目合同管理工作中最重要的組成部分，此項(xiàng)目的分包合同涉及到技術(shù)服務(wù)、采購(gòu)、施工等類(lèi)別，設(shè)備采購(gòu)有國(guó)內(nèi)、國(guó)外設(shè)備，從弱電到高壓供電、從非標(biāo)加工到整機(jī)采購(gòu)，種類(lèi)繁多，要按照程序文件進(jìn)行管理。

根據(jù)項(xiàng)目總體工期要求，組織有關(guān)人員編制分包及設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，招標(biāo)文件和技術(shù)規(guī)格書(shū)。對(duì)分包商進(jìn)行綜合審查，參照以往合同執(zhí)行情況，提交合格分包商名單，確保分包合同的順利履行。根據(jù)批準(zhǔn)的分包計(jì)劃，按程序安排分包招標(biāo)活動(dòng)，聘請(qǐng)專(zhuān)家、聯(lián)系紀(jì)檢審計(jì)人員，按程序?qū)徟贤掷m(xù)。與批準(zhǔn)的分包商進(jìn)行合同談判與簽訂，重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，要組織有關(guān)部門(mén)進(jìn)行合同評(píng)審。合同價(jià)款的支付和貨物的催交，按照支付程序通知財(cái)務(wù)部門(mén)，落實(shí)支付情況，對(duì)合同貨物進(jìn)行監(jiān)制、中檢、催交，保證合同貨物能夠按計(jì)劃到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)。

四、合同違約索賠管理

工程建設(shè)過(guò)程較長(zhǎng)、較復(fù)雜，容易產(chǎn)生違約現(xiàn)象，所以違約索賠及爭(zhēng)議處理是合同管理中處理最多的工作。

1、違約定義依據(jù)

一方是否違約是依據(jù)合同對(duì)該方的工作要求定義的，所以項(xiàng)目部應(yīng)首先組織研究、理解合同中對(duì)雙方的要求。

2、違約證據(jù)收集

在發(fā)生違約事件時(shí)，應(yīng)立即收集所有相關(guān)證據(jù)，尤其是書(shū)面證據(jù)。根據(jù)《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第十條的規(guī)定，違約證據(jù)應(yīng)遵循“優(yōu)先提供原件或者物證的原則”。應(yīng)盡量為書(shū)面、圖片等直觀形式的證據(jù)，應(yīng)保存好原件，并應(yīng)盡量保證是有監(jiān)理等第三方予以見(jiàn)證違約事實(shí)的資料，如簽審意見(jiàn)，提高違約證據(jù)的有效性?？偝邪?xiàng)目部在與業(yè)主的聯(lián)系文件中加入了監(jiān)理審核欄，通過(guò)監(jiān)理見(jiàn)證事實(shí)。

總承包單位面對(duì)的違約事件較多，應(yīng)注意全面收集證據(jù)。收集完后應(yīng)分析證據(jù)的有效性，對(duì)證據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)重要的證據(jù)應(yīng)加強(qiáng)保管，盡量采用存檔的形式保管，有利于保證索賠和反索賠工作的效果。違約證據(jù)應(yīng)全面反映違約行為，包括違約的時(shí)間、數(shù)量、費(fèi)用等，提高違約證據(jù)的有效性。

如為了全面規(guī)范地收集物資合同履約情況，筆者設(shè)計(jì)了“××項(xiàng)目物資供方人員現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)記錄單”，將系統(tǒng)調(diào)試過(guò)程中物資供方人員到場(chǎng)指導(dǎo)及消缺情況予以記錄，將時(shí)間、事件、人員情況形成統(tǒng)一格式的書(shū)面記錄，并由相關(guān)方簽字確認(rèn)。本表格應(yīng)在設(shè)備廠家工代服務(wù)結(jié)束或階段結(jié)束后辦理，主要由項(xiàng)目物資部人員落實(shí)填寫(xiě)，各方會(huì)簽確認(rèn)后交項(xiàng)目物資部存檔。

3、合同抗辯權(quán)

《合同法》規(guī)定，合同雙方都有履行抗辯權(quán)， 包括同時(shí)履行抗辯權(quán)、先履行抗辯權(quán)和不安抗辯權(quán)。抗辯權(quán)是對(duì)抗辯權(quán)人的一種保護(hù)措施，應(yīng)合理有效利用。對(duì)于總包合同，總承包方可能遇到總包合同款支付無(wú)保障問(wèn)題，這時(shí)要應(yīng)用不安抗辯權(quán)。

4、索賠時(shí)效問(wèn)題

根據(jù)《民法通則》的有關(guān)規(guī)定，訴訟具有時(shí)效性，通常普通訴訟時(shí)效為2年。FIDIC合同條件中一般規(guī)定索賠通知于事件發(fā)生后的28天內(nèi)提出，如未能按時(shí)提出索賠，就失去了就該事件請(qǐng)求補(bǔ)償?shù)乃髻r權(quán)力。所以，當(dāng)發(fā)生違約事件或變更通知時(shí)，項(xiàng)目部一般于2日內(nèi)以書(shū)面形式提出索賠通知。 

結(jié)束語(yǔ)

工程EPC總承包的市場(chǎng)前景十分廣闊，工程承包企業(yè)面臨著機(jī)遇，同時(shí)也面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和巨大的挑戰(zhàn)，作為EPC總承包商，需要認(rèn)真分析EPC總承包模式存在的主要風(fēng)險(xiǎn)并采取有效措施進(jìn)行防范，努力打造自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，提升自身的實(shí)力，才能在工程領(lǐng)域站穩(wěn)腳跟，實(shí)現(xiàn)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉文明，趙萬(wàn)偉.EPC總承包項(xiàng)目部的合同管理重點(diǎn)及措施[J].項(xiàng)目管理技術(shù).2011(04)

[2]羅斌，繆佳梅.工程總承包中的合同管理[J].企業(yè)科技與發(fā)展.2011(09)

第8篇：企業(yè)合同管理存檔方法范文

1.1 物流外包合同

物流外包合同是一份由交易各方達(dá)成的具有法律效力的文件。其中第三方物流服務(wù)提供商承諾在一定的條件（如數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、送達(dá)時(shí)間、采購(gòu)時(shí)間等）下向物流服務(wù)需求方（通常理解為制造和銷(xiāo)售企業(yè)）提供物流服務(wù)，而物流服務(wù)需求方根據(jù)合同的規(guī)定（包括合同的激勵(lì)因素和懲罰因素）向第三方物流服務(wù)提供商支付一定數(shù)量的報(bào)酬或其他商品或服務(wù)。物流業(yè)務(wù)涉及運(yùn)輸、儲(chǔ)存、包裝、裝卸搬運(yùn)、訂單處理、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)、客戶服務(wù)、配送等活動(dòng)。根據(jù)外包的業(yè)務(wù)范圍，可以簽訂一份主合同，再分別簽訂具體的子合同，，形成一個(gè)合同體系[1]。HP、IBM等跨國(guó)企業(yè)在外包物流時(shí)，至少會(huì)要求物流服務(wù)提供商與其簽署兩份文件：一般條款和工作范圍。一般性條款規(guī)定一些非操作性的法律問(wèn)題，如賠償、保險(xiǎn)、不可抗力、保密、解約等；工作范圍則對(duì)服務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行具體描述，如運(yùn)輸方式、交貨期限、倉(cāng)儲(chǔ)方式、考核標(biāo)準(zhǔn)等。

1.2 物流外包合同風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)物流外包的目的是建立企業(yè)與第三方物流公司的戰(zhàn)略同盟關(guān)系。這是一種基于相互信任，通過(guò)彼此間的信息溝通實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)和利潤(rùn)共享的一種企業(yè)合作關(guān)系。雙方通過(guò)精誠(chéng)合作所產(chǎn)生的利潤(rùn)比各自獨(dú)立運(yùn)作所產(chǎn)生的利潤(rùn)更大，可以說(shuō)這是一種1+1>2的對(duì)策[2]。但是，如果合同不完善，不能通過(guò)合同來(lái)明確雙方的權(quán)力、義務(wù)，那么，就無(wú)法有效地約束當(dāng)事雙方的行為，結(jié)果雙方都會(huì)為單方面追求自己的利益而損害對(duì)方的利益。例如第三方物流企業(yè)以自己為中心而不是以客戶為中心來(lái)處理每一個(gè)環(huán)節(jié)；第三方物流公司不按客戶要求來(lái)完成物流業(yè)務(wù)；為了大客戶的業(yè)務(wù)而放棄小客戶的業(yè)務(wù)或推掉小客戶的業(yè)務(wù)；泄露對(duì)方的商業(yè)信息等。合同不完善最周會(huì)導(dǎo)致物流外包的失敗。Barthelemy（2003）調(diào)查分析了近百家企業(yè)外包案例后，發(fā)現(xiàn)有近69%的企業(yè)物流外包失敗的原因歸咎于合同管理不當(dāng)[3]。根據(jù)中國(guó)企業(yè)家調(diào)查系統(tǒng)的調(diào)查顯示，2001年實(shí)施物流外包的企業(yè)92%遇到合同糾紛，其中20%的企業(yè)遭受到合同糾紛5起以上。

2.物流外包工程的合同風(fēng)險(xiǎn)分析

2.1 社會(huì)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)因素

從社會(huì)環(huán)境的角度看，物流外包工程風(fēng)險(xiǎn)可以分為政治風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、不可抗力風(fēng)險(xiǎn)[4]。經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)主要是指經(jīng)濟(jì)社會(huì)中出現(xiàn)的物價(jià)非正常上漲的風(fēng)險(xiǎn)、金融風(fēng)險(xiǎn)；政治風(fēng)險(xiǎn)主要是指地方保護(hù)主義、行業(yè)保護(hù)主義、異域歧視政策、差別政策所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)；不可抗力和自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)是指施工建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的非正常不可預(yù)見(jiàn)、不可抗衡的自然災(zāi)害（地震、臺(tái)風(fēng)、洪水等）。這些風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)導(dǎo)致不能按照合同條款來(lái)執(zhí)行。

2.2 信用機(jī)制不完善，合同信息泄露

企業(yè)在將物流業(yè)務(wù)外包的同時(shí)，也不得不將公司經(jīng)營(yíng)的相關(guān)信息告知第三方物流公司。但是，第三方物流公司并非只為一家企業(yè)提供物流外包服務(wù)，在掌握了眾多客戶的信息資源后，物流公司有可能會(huì)把有價(jià)值的信息透露給企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，企業(yè)商業(yè)機(jī)密的喪失會(huì)使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中失掉先機(jī)，給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)。例如，企業(yè)在與物流公司簽訂外包合同時(shí)，必須告訴對(duì)方本年度的銷(xiāo)售額，另外也要向?qū)Ψ教峁┬枰拓浀目蛻粜畔⑷缈蛻裘Q(chēng)、送貨地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。這些商業(yè)機(jī)密一旦被不良物流服務(wù)商賣(mài)給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，則客戶可能被挖走，或者企業(yè)被迫要降價(jià)或采取其他的方法才能留住客戶。而第三方物流企業(yè)在違約后并沒(méi)有受到任何懲罰，也沒(méi)有相關(guān)信用檔案。違約的低成本導(dǎo)致很多中小物流企業(yè)服務(wù)意識(shí)薄弱，在簽約前做出很多空頭支票，一個(gè)地方的客戶騙過(guò)來(lái)了，換個(gè)地方照樣開(kāi)業(yè)，又用同樣的手段對(duì)付新客戶。

2.3 合同管理人員的素質(zhì)

合同管理人員素質(zhì)是導(dǎo)致合同管理風(fēng)險(xiǎn)的重要因素，主要涉及人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力水平等因素。知識(shí)結(jié)構(gòu)因素是合同管理人員由于知識(shí)結(jié)構(gòu)單一或?qū)?jīng)濟(jì)社會(huì)變化的敏銳性不想，缺乏對(duì)國(guó)際國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化、政策和法律法規(guī)等的準(zhǔn)確分析、預(yù)測(cè)，造成合同在簽訂和履行過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)。能力水平因素是合同管理人員未能發(fā)現(xiàn)合同中條款不合理的風(fēng)險(xiǎn)；發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，但未提出合理性改進(jìn)意見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)；起草合同人員未采納合同審核人員提出的合理化建議的風(fēng)險(xiǎn)等，致使合理管理過(guò)程中的存在風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 合同管理過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在合同管理的每一個(gè)過(guò)程中都存在風(fēng)險(xiǎn)。但常見(jiàn)的合同風(fēng)險(xiǎn)因素主要有合同審核風(fēng)險(xiǎn)、合同的正式簽署風(fēng)險(xiǎn)、合同履行風(fēng)險(xiǎn)、合同糾紛處理不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)。

2.4.1 合同審核風(fēng)險(xiǎn)是在合同審核過(guò)程中沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)或糾正合同不當(dāng)內(nèi)容和條款的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為：合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度的原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的內(nèi)容和條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)；雖然發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖?jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)；合同起草人員沒(méi)有充分考慮合同審核人員提出的改進(jìn)意見(jiàn)或建議，導(dǎo)致合同中的不當(dāng)內(nèi)容和條款未被糾正等。

2.4.2 合同正式簽署風(fēng)險(xiǎn)是指正式簽署合同過(guò)程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為：合同文本不合理，超越權(quán)限簽訂合同等。合同條款不合理主要表現(xiàn)在合同條款存在不合理、不完整、不嚴(yán)密；合同違反法律法規(guī)等方面。

2.4.3 合同履行過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)是指合同履行過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為違約風(fēng)險(xiǎn)，即本企業(yè)或?qū)Ψ經(jīng)]有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù)。

2.4.4 合同糾紛處理不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)是指在處理合同糾紛過(guò)程存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要包括：物流服務(wù)購(gòu)買(mǎi)方及供應(yīng)方未及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告合同糾紛和擬采取的對(duì)策；未及時(shí)采取有效措施防止糾紛的擴(kuò)大和發(fā)展；未與對(duì)方有效協(xié)商合同糾紛解決辦法，或合同糾紛解決辦法未得到授權(quán)批準(zhǔn)；未收集充分的對(duì)方違約行為的證據(jù)，導(dǎo)致本企業(yè)在糾正處理過(guò)程中處于舉證不力的低位；未按照合同約定追究對(duì)方的違約的責(zé)任等。

3.合同風(fēng)險(xiǎn)的防范管理

3.1 完善物流外包合同條款，明確分工，同時(shí)建立激勵(lì)機(jī)制

企業(yè)可以與物流服務(wù)商簽訂兩份協(xié)議，一份為一般性條款，規(guī)定一些非操作性的法律問(wèn)題，如保險(xiǎn)、保密、賠償、不可抗力、解約等法律問(wèn)題的內(nèi)容；另一份為工作范圍，盡可能明確具體內(nèi)容，可操作性要強(qiáng)，避免產(chǎn)生歧義的條款，內(nèi)容要明確具體，合同中明確合同終止條款。如果協(xié)議中缺乏終止條款，雙方合作關(guān)系在應(yīng)該終止或變更時(shí)，無(wú)疑會(huì)為是否終止合作關(guān)系產(chǎn)生一系列的糾紛。

物流外包合作是基于分工基礎(chǔ)上的合作，因而要求物流服務(wù)供應(yīng)方和購(gòu)買(mǎi)方和磋商合同時(shí)，必須對(duì)合作中各自的責(zé)任在合同中進(jìn)行明確分工。從總的責(zé)任分工來(lái)說(shuō)，物流服務(wù)購(gòu)買(mǎi)方在程序和系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方面起領(lǐng)導(dǎo)作用，而物流服務(wù)供應(yīng)方則在執(zhí)行這些活動(dòng)時(shí)起領(lǐng)導(dǎo)作用。具體執(zhí)行物流合作方案是，必須在明確合作各方的工作任務(wù)的基礎(chǔ)上，根據(jù)合作目標(biāo)制定完成各項(xiàng)任務(wù)的規(guī)則和要求，并按照供應(yīng)商的績(jī)效評(píng)估指標(biāo)（質(zhì)量考評(píng)指標(biāo)，供應(yīng)考評(píng)指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)考評(píng)指標(biāo)、合作與服務(wù)指標(biāo)）對(duì)工作績(jī)效進(jìn)行適時(shí)評(píng)估。當(dāng)合作中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，就可以及時(shí)進(jìn)行協(xié)商改進(jìn)，避免事態(tài)的惡化和造成嚴(yán)重?fù)p失，從而防范合作風(fēng)險(xiǎn)。

同時(shí)，合同要建立激勵(lì)機(jī)制，建立專(zhuān)門(mén)的合同管理部門(mén)，設(shè)計(jì)完善的合同條款。也可以聘請(qǐng)專(zhuān)家參與談判，建立合同跟蹤管理制度，在合同執(zhí)行前，執(zhí)行的過(guò)程中及執(zhí)行后對(duì)其進(jìn)行跟蹤，保持信息的順暢。另外，簽訂合同需要雙方反復(fù)的磋商，直到取得一致的意見(jiàn)，合同才告成立。所以待合同的主要條款確定后，雙方可以選擇先草簽合同，等其他次要條款確定后，再正式簽訂合同。也可以選擇在簽訂合同前先進(jìn)行合同的試運(yùn)作，時(shí)間長(zhǎng)短根據(jù)合作業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度而定，讓服務(wù)商對(duì)企業(yè)的物流業(yè)務(wù)有一個(gè)了解熟悉的過(guò)程，然后再切換到正式合同來(lái)運(yùn)行。

3.2 建立健全信用評(píng)價(jià)體系

建立健全信用評(píng)價(jià)體系是使合同雙方增強(qiáng)互信、加強(qiáng)合作、確保合同簽訂和履行順利進(jìn)行的平臺(tái)。為此，應(yīng)建立并完善分級(jí)信用等級(jí)制度，對(duì)合同當(dāng)事人的組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、財(cái)務(wù)狀況等情況進(jìn)行信用評(píng)價(jià)，劃分等級(jí)，建立合同對(duì)象的商業(yè)信用檔案等，并納入日常動(dòng)態(tài)管理。在合同簽訂和履行的過(guò)程中，對(duì)于信用良好的單位可給予優(yōu)先考慮，反之，則從嚴(yán)管理。

3.3 設(shè)置專(zhuān)門(mén)的合同管理機(jī)構(gòu)及人員

物流服務(wù)購(gòu)買(mǎi)方和供應(yīng)方都應(yīng)建立一支包括經(jīng)營(yíng)管理人員、合同管理人員、業(yè)務(wù)管理人員、法律顧問(wèn)等在內(nèi)的專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)人員，負(fù)責(zé)合同的訂立、簽訂、實(shí)施、控制。建立專(zhuān)門(mén)的合同管理機(jī)構(gòu)可以一定程度保障物流外包合同管理的連續(xù)性和一致性。因?yàn)槊恳晃恍氯藛T參與外包合同管理都要經(jīng)過(guò)一定的磨合期才能順利開(kāi)展工作，會(huì)破壞整個(gè)物流外包管理流程的連續(xù)性，專(zhuān)職的合同管理機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍有利于企業(yè)快速積累物流外包管理經(jīng)驗(yàn)，不利于企業(yè)積累物流外包合同管理方面的經(jīng)驗(yàn)和技巧。

物流外包合同涉及物流服務(wù)需求方及供應(yīng)方、服務(wù)需求企業(yè)的客戶、銷(xiāo)售市場(chǎng)中的顧客，涉及物流活動(dòng)中的運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)、包裝、加工、信息處理、配送、驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)，過(guò)程長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，因此要求合同管理人員必須有愛(ài)崗敬業(yè)、有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平，具備一定的合同談判技巧和心里素質(zhì)，熟悉業(yè)務(wù)，掌握合同的有關(guān)知識(shí)，熟練掌握與合同簽訂、管理相關(guān)的法律法規(guī)。

3.4 建立健全合同管理體系

合同流程管理一般是由合同調(diào)研、策劃、談判、擬定合同文本、審核、簽訂、履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、存檔的等環(huán)節(jié)構(gòu)成。明確合同流程管理各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任主體、目標(biāo)任務(wù)和工作措施，確保每個(gè)環(huán)節(jié)有制度、有落實(shí)是合同管理的重要內(nèi)容。實(shí)施對(duì)合同的全過(guò)程監(jiān)督，就要在合同的準(zhǔn)備階段、簽署階段、履行階段和履行后管理結(jié)算，制定專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，開(kāi)展綜合評(píng)價(jià)，以確保簽約合同主體合法，內(nèi)容合法、合同表示真實(shí)、條款完備、表示規(guī)范、簽訂手續(xù)和形式完備，能有效防范于控制合同管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)合同流程管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.5 建立健全信息化管理體系

企業(yè)與第三方物流服務(wù)商的合作是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要雙方經(jīng)常進(jìn)行信息交流，通過(guò)溝通及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，這就要求建立健全信息化管理體系。信息化管理體系可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或單位內(nèi)部局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各單位的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，全面掌握合同管理的全過(guò)程。信息化管理體系的推廣實(shí)施，在一定程度上能夠解決執(zhí)行力差、管理人為因素大的問(wèn)題，能夠有效實(shí)現(xiàn)過(guò)程管理控制，適時(shí)反映合同管理狀況，最終達(dá)到對(duì)合同管理過(guò)程加以控制的目的。

4.結(jié)語(yǔ)

物流外包合同是物流外包管理中的重要，也是防范物流外包風(fēng)險(xiǎn)的主要杠桿。物流外包合同管理是物流外包管理的主要內(nèi)容，它貫穿于整個(gè)物流外包過(guò)程，物流外包中的成本控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、服務(wù)質(zhì)量控制都可以通過(guò)合同管理來(lái)完成。物流外包合同管理的目的是充分體現(xiàn)物流需求企業(yè)對(duì)物流服務(wù)的要求，并使物流服務(wù)外包商能完全理解這些要求，從而能幫助企業(yè)對(duì)貨物、服務(wù)及相關(guān)信息進(jìn)行有效率與有效益的流動(dòng)和存儲(chǔ)的計(jì)劃、實(shí)施與控制，提高企業(yè)客戶的滿意度。加強(qiáng)物流外包合同管理，規(guī)范并完善物流合同，實(shí)時(shí)監(jiān)督物流外包合同的實(shí)施，能有效控制物流外包項(xiàng)目的質(zhì)量、交貨期、成本，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，減少糾紛，保證按期、按量、按質(zhì)地完成物流任務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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第9篇：企業(yè)合同管理存檔方法范文

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制 合同管理 調(diào)研 策略

中圖分類(lèi)號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）09-054-02

內(nèi)部控制以責(zé)任、牽制、程序、手續(xù)等各項(xiàng)制度為控制依據(jù)，建立健全合理的組織機(jī)構(gòu)，明確部門(mén)和個(gè)人的職權(quán)范圍及其責(zé)任界限，規(guī)定授權(quán)處理程序及相互聯(lián)系、相互制約的內(nèi)部流程和方法。當(dāng)今的內(nèi)部控制體系建設(shè)不僅只是企事業(yè)單位內(nèi)部的查錯(cuò)糾弊行為和防范風(fēng)險(xiǎn)的手段，它已經(jīng)上升為受到政府監(jiān)管和社會(huì)大眾關(guān)注的強(qiáng)化法人治理的重大舉措。財(cái)政部了多項(xiàng)內(nèi)部控制規(guī)范要求和行業(yè)操作指南，標(biāo)志著強(qiáng)化內(nèi)部控制不再是傳統(tǒng)意義上的大中型國(guó)企、上市公司等企業(yè)適用的管理制度與手段，它同樣成為行政事業(yè)單位、各行業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)加強(qiáng)管理和建設(shè)服務(wù)型政府的基石和重要途徑?！缎姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)內(nèi)控規(guī)范）自2014年1月1日起在全國(guó)行政事業(yè)單位內(nèi)正式施行，該規(guī)范為行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)提供了一個(gè)內(nèi)容全面、框架清晰、路徑明確的指引，圍繞國(guó)家治理現(xiàn)代化和依法治國(guó)，制定了一系列針對(duì)以權(quán)利制衡權(quán)力、預(yù)防、厲行節(jié)約反對(duì)浪費(fèi)等方面具有針對(duì)性的制度安排。

一、內(nèi)部控制調(diào)查與結(jié)論

A單位為一事業(yè)單位，其經(jīng)費(fèi)主要由國(guó)家財(cái)政保障，財(cái)政補(bǔ)助撥款不足部分由單位經(jīng)營(yíng)創(chuàng)收彌補(bǔ)。下屬事業(yè)單位6個(gè)，投資興辦國(guó)有企業(yè)2個(gè)。為掌握《內(nèi)控規(guī)范》施行之后內(nèi)部控制制度建立健全和執(zhí)行情況，2015年10月，我們對(duì)A單位所屬8個(gè)單位展開(kāi)了全面的內(nèi)部控制調(diào)研。我們?cè)谥贫ㄕ{(diào)研提綱的基礎(chǔ)上，主要運(yùn)用了調(diào)查問(wèn)卷、實(shí)地查驗(yàn)、個(gè)別訪談、抽樣和比較分析等方法對(duì)A單位內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和執(zhí)行情況進(jìn)行了調(diào)研，并選取了合同管理的控制情況進(jìn)行了符合性測(cè)試和實(shí)質(zhì)性測(cè)試。

（一）內(nèi)部控制制度建立健全的調(diào)查情況

調(diào)查表法，就是評(píng)價(jià)人員按照內(nèi)部控制的要求，考慮理想的控制模式，將需要調(diào)查的全部?jī)?nèi)容制成固定式樣的表格，由被評(píng)價(jià)單位工作人員根據(jù)實(shí)際情況回答，以此來(lái)了解測(cè)試內(nèi)部控制的一種方法。我們?cè)O(shè)計(jì)了包括工程項(xiàng)目、對(duì)外投資、合同管理和內(nèi)控方法運(yùn)用等12項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)每個(gè)控制點(diǎn)只需回答“是”、“否”或“不適用”，問(wèn)卷發(fā)放給8個(gè)單位的職工回答，我們按照各單位職工總數(shù)的20%比例發(fā)放，調(diào)查結(jié)果的可靠性與被調(diào)查者和收到多少反正相關(guān)，容易發(fā)現(xiàn)被評(píng)價(jià)單位內(nèi)部控制系統(tǒng)中存在的缺陷和薄弱環(huán)節(jié)。A單位在制度設(shè)計(jì)方面的缺陷主要表現(xiàn)在會(huì)議分類(lèi)管理、車(chē)輛單車(chē)核算、信息內(nèi)部公開(kāi)等方面。如在各種內(nèi)部控制方法中運(yùn)用比例最低的是信息內(nèi)部公開(kāi)制度，問(wèn)卷調(diào)查其中一部分的內(nèi)容見(jiàn)表1。

（二）內(nèi)部控制執(zhí)行情況的調(diào)研

我們依據(jù)內(nèi)部控制五要素框架和《內(nèi)控規(guī)范》，結(jié)合A單位實(shí)際情況設(shè)計(jì)了內(nèi)部控制調(diào)查的14個(gè)項(xiàng)目和110個(gè)內(nèi)容。調(diào)查表的內(nèi)部控制執(zhí)行情況按照事業(yè)單位的屬性進(jìn)行設(shè)計(jì)，劃分為良、中、差、無(wú)和不適用5個(gè)級(jí)別，依次從控制機(jī)制、風(fēng)險(xiǎn)管理、流程控制、貨幣資金控制、實(shí)物資產(chǎn)控制、對(duì)外投資控制、預(yù)算管理控制、采購(gòu)環(huán)節(jié)控制、合同控制、流程手續(xù)檔案控制、工程項(xiàng)目控制、績(jī)效考評(píng)、信息溝通和內(nèi)部審計(jì)14方面進(jìn)行考核，由各單位負(fù)責(zé)人根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)分值進(jìn)行自我賦值得分，權(quán)重系數(shù)是根據(jù)指標(biāo)間的相互關(guān)系確定。設(shè)計(jì)合理的標(biāo)準(zhǔn)調(diào)查表，容易發(fā)現(xiàn)被評(píng)價(jià)單位內(nèi)部控制系統(tǒng)中存在的缺陷和薄弱環(huán)節(jié)，保證調(diào)查效果。就內(nèi)部控制框架而言，事業(yè)單位與企業(yè)之間沒(méi)有根本區(qū)別。但在內(nèi)部控制體系的目標(biāo)與內(nèi)容方面兩者會(huì)有所不同，企業(yè)在預(yù)算管理控制和采購(gòu)環(huán)節(jié)控制方面會(huì)有部分不適用的內(nèi)容，但不影響總體評(píng)價(jià)。

（三）調(diào)查結(jié)論

經(jīng)過(guò)對(duì)回收問(wèn)卷的統(tǒng)計(jì)分析，可以得到8個(gè)單位的內(nèi)部控制執(zhí)行情況的得分：

調(diào)查總體認(rèn)為A單位普遍建立了一套較為完善的內(nèi)部控制體系，符合國(guó)家相關(guān)法律、行政法規(guī)和部門(mén)規(guī)章的要求，其內(nèi)控制度遵循了全面性、重要性、制衡性和適應(yīng)性的原則。其存在的主要問(wèn)題表現(xiàn)在兩方面：

1.內(nèi)部控制調(diào)查顯示各單位內(nèi)部控制整體水平不均衡，部分單位尚未將《內(nèi)控規(guī)范》的要求落實(shí)到本單位的制度建設(shè)中。一些單位內(nèi)部控制制度不健全，一些內(nèi)部控制虛設(shè)，管理權(quán)限失控，職責(zé)不清，內(nèi)部控制存在著設(shè)計(jì)缺陷和運(yùn)行缺陷。根據(jù)COSO內(nèi)部控制框架，內(nèi)部控制包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)控五個(gè)相關(guān)要素。其中，控制環(huán)境是其他因素構(gòu)建的基礎(chǔ)，控制環(huán)境一般包括機(jī)構(gòu)設(shè)置與權(quán)責(zé)分配、人力資源政策和組織文化等。A單位應(yīng)從崗位設(shè)計(jì)和職責(zé)權(quán)力分配入手，讓控制環(huán)境在內(nèi)部控制的建立與實(shí)施中發(fā)揮基礎(chǔ)性的作用。

2.從內(nèi)控方法運(yùn)用來(lái)看，突出問(wèn)題是信息內(nèi)部公開(kāi)方面較差。由于內(nèi)部信息的不透明，為管理者的提供了空間，國(guó)有資源的運(yùn)作就會(huì)出現(xiàn)隨意性和隱蔽性的狀態(tài)。信息不公開(kāi)，就沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)與監(jiān)督的壓力，各類(lèi)導(dǎo)致內(nèi)部控制失衡的現(xiàn)象就會(huì)發(fā)生。A單位要以此內(nèi)控調(diào)研為契機(jī)，堅(jiān)持以公開(kāi)為常態(tài)、不公開(kāi)的例外原則，推進(jìn)決策公開(kāi)、執(zhí)行公開(kāi)、管理公開(kāi)、服務(wù)公開(kāi)、結(jié)果公開(kāi)。

二、合同管理內(nèi)控制度的調(diào)研

合同管理為內(nèi)部控制的關(guān)鍵崗位之一，在開(kāi)展內(nèi)部控制制度建立健全情況和內(nèi)部控制執(zhí)行情況調(diào)查的同時(shí)，我們選取8個(gè)單位的合同起草、審查、簽訂、執(zhí)行、備案及監(jiān)督管理方面進(jìn)行實(shí)地查驗(yàn)。經(jīng)濟(jì)合同，作為平等主體之間訂立的民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，不論事業(yè)單位還是企業(yè)，在合同管理環(huán)節(jié)及其風(fēng)險(xiǎn)管控方面也具有一致性。2014年以來(lái)，8個(gè)單位對(duì)外簽訂了100萬(wàn)元以上重大經(jīng)濟(jì)合同61份，合同金額10575.15萬(wàn)元，其中以企業(yè)對(duì)外簽訂的合同居多。A單位簽訂的合同類(lèi)型主要有四類(lèi)，包括技術(shù)咨詢(xún)和服務(wù)合同、租賃合同、購(gòu)銷(xiāo)合同和建設(shè)工程合同。

（一）經(jīng)濟(jì)合同管理情況

A單位經(jīng)濟(jì)合同管理主要有兩種模式。一種是單位制定了經(jīng)濟(jì)合同管理辦法和技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目管理辦法，對(duì)合同起草、審查、簽訂、執(zhí)行、備案、監(jiān)督等方面進(jìn)行了明確的規(guī)定。有專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)對(duì)合同進(jìn)行了歸口管理，負(fù)責(zé)合同專(zhuān)用章的管理、合同文本檔案的存檔和編號(hào)及合同履行的監(jiān)督。某設(shè)計(jì)院的合同監(jiān)管部門(mén)為綜合經(jīng)營(yíng)室，其合同簽訂的流程如下：

第二種模式是合同由各單位、各部門(mén)自行管理。對(duì)外簽訂合同實(shí)行授權(quán)委托制，經(jīng)濟(jì)合同簽訂由部門(mén)參與洽談、起草，各部門(mén)管理存放合同檔案，進(jìn)行合同登記、統(tǒng)計(jì)、歸檔等日常工作。

（二）合同調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

1.個(gè)別合同不能得到有效履行，款項(xiàng)無(wú)法如期收回。一些技術(shù)服務(wù)合同，由于分部實(shí)施，項(xiàng)目驗(yàn)收要待各期項(xiàng)目全部完成后才能進(jìn)行，不能在合同約定的期限完成。還有一些項(xiàng)目因主體工程變更，導(dǎo)致技術(shù)服務(wù)順延。另外，由于個(gè)別業(yè)主經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)異常，已驗(yàn)收項(xiàng)目的尾留款不能如期入賬。

2.部分合同條款不全面、缺少委托手續(xù)。根據(jù)《合同法》《民法通則》的規(guī)定，不僅可以是法定代表人可以簽訂，而且委托人也可以簽訂，但是其必須有委托授權(quán)書(shū)，書(shū)中明確委托事項(xiàng)的范圍時(shí)間等問(wèn)題。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)個(gè)別合同基本要素不全，合同主體資格未達(dá)要求，條款不完整或約定的意思不明確、不具體。如違約者承擔(dān)違約責(zé)任等條款等于沒(méi)有約定，簽訂合同時(shí)未充分考慮到自身的風(fēng)險(xiǎn)。另外，個(gè)別企業(yè)對(duì)外出借資質(zhì)，看似合同總額大，但單位實(shí)際收益小。這些因素都容易產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)。

3.部分單位沒(méi)有對(duì)合同實(shí)施歸口管理，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂流程沒(méi)有進(jìn)行制度上的規(guī)定和約束，缺乏有效的內(nèi)部控制。顯然A單位的第二種合同管理模式不符合內(nèi)控規(guī)范的要求。一些簽訂的合同由相關(guān)部門(mén)自行保管，沒(méi)有統(tǒng)一登記編號(hào)，對(duì)近年簽訂的合同統(tǒng)計(jì)不清，在糾紛發(fā)生后尋找合同原本大費(fèi)周章。

三、內(nèi)部控制視角下合同管理策略

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境實(shí)際上是一種契約經(jīng)濟(jì)，單位對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時(shí)結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同。合同是對(duì)外交易的主要手段，我們有必要從內(nèi)部控制視角約束合同管理，預(yù)防潛在風(fēng)險(xiǎn)。為增強(qiáng)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行的有效性，我們針對(duì)A單位在合同管理方面提出以下改進(jìn)建議：

首先，增強(qiáng)內(nèi)部控制意識(shí)，提升內(nèi)控執(zhí)行力。內(nèi)控范強(qiáng)調(diào)了單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施負(fù)責(zé)。首先是行政事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人提高內(nèi)控意識(shí)，明確崗位職責(zé)，自上而下，各個(gè)職能部門(mén)都要將內(nèi)控意識(shí)融入日常工作之中，樹(shù)立內(nèi)控制度的權(quán)威性。依照《內(nèi)控規(guī)范》檢查內(nèi)控制度設(shè)計(jì)的薄弱環(huán)節(jié)，確保不相容的崗位間相互制約、相互監(jiān)督。內(nèi)部控制重點(diǎn)從單位層面、業(yè)務(wù)層面出發(fā)，明確領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)責(zé)任職能，清晰組織機(jī)構(gòu)劃分，規(guī)范執(zhí)行機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)管控監(jiān)督意識(shí)。使制度本身能夠突出重點(diǎn)，彌補(bǔ)不足，營(yíng)造一個(gè)良好的內(nèi)部控制環(huán)境。以制度保障執(zhí)行，提高組織運(yùn)行的理性化程序。強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制，合理確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)管控的重點(diǎn)包括合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性和嚴(yán)密性，關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，對(duì)方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款是否明確等。對(duì)技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目中合同款項(xiàng)無(wú)法如期收回問(wèn)題，建議以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為主，加大合同資金的追償力度，解決部分合同不能如期履行的問(wèn)題。

其次，基于內(nèi)部控制運(yùn)行機(jī)制，對(duì)合同實(shí)施歸口管理，建立內(nèi)部核算管理制度。內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是一個(gè)信息系統(tǒng)，是一個(gè)對(duì)信息進(jìn)行收集、核對(duì)、整合、傳遞的過(guò)程，并且通過(guò)反饋機(jī)制進(jìn)行溝通與改進(jìn)。按照《內(nèi)控規(guī)范》的要求，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同管理機(jī)構(gòu)，擬定合同管理制度和實(shí)施細(xì)則，參與重大客戶的資信調(diào)查，對(duì)各類(lèi)合同進(jìn)行法務(wù)審查，統(tǒng)一管理合同專(zhuān)用印章和合同檔案。建立資金收繳臺(tái)賬和合同履行情況登記表，實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合，并由單位審計(jì)部門(mén)定期對(duì)自己的收繳情況實(shí)行跟蹤檢查與監(jiān)督。合同歸口管理部門(mén)應(yīng)強(qiáng)化關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制，如對(duì)簽約主體資格、合同協(xié)議履行、變更或解除進(jìn)行有效監(jiān)控。把握重點(diǎn)合同，對(duì)一些標(biāo)的較大、風(fēng)險(xiǎn)較大的合同實(shí)行會(huì)審制度。

第三，提高內(nèi)部信息的透明度，運(yùn)用激勵(lì)機(jī)制調(diào)動(dòng)工程技術(shù)人員對(duì)外承攬項(xiàng)目的積極性。利用信息技術(shù)搭建信息共享的平臺(tái)，對(duì)于單位承攬的技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目，應(yīng)該信息公開(kāi)、財(cái)務(wù)公開(kāi)，運(yùn)用民主決策程序，采取技術(shù)人員內(nèi)部競(jìng)標(biāo)的方式選擇項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目參加人，增加技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目的透明度，做到機(jī)會(huì)公平、規(guī)則公開(kāi)、結(jié)果公正。與此同時(shí)，單位負(fù)責(zé)人要運(yùn)用激勵(lì)機(jī)制鼓勵(lì)工程技術(shù)人員對(duì)外承攬項(xiàng)目的積極性，規(guī)范外攬項(xiàng)目收入分配秩序。控制出借資質(zhì)行為，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)，提高單位收益率。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不但關(guān)注合同中的自身利益，更要提高技術(shù)服務(wù)質(zhì)量，保質(zhì)保量完成項(xiàng)目任務(wù)書(shū)，樹(shù)立良好的契約意識(shí)。

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（作者單位：黃河上中游管理局 陜西西安 710021）