文書(shū)檔案管理論文精選(九篇)

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第1篇：文書(shū)檔案管理論文范文

1.文書(shū)工作與檔案工作銜接不好

文書(shū)工作與檔案工作既聯(lián)系又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個(gè)完整的管理體系，而在實(shí)際工作中，文書(shū)和檔案往往分塊管理，拉大了文書(shū)工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書(shū)工作與檔案工作脫節(jié)，文書(shū)人員缺乏檔案意識(shí)，檔案人員不懂文秘工作，文書(shū)工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當(dāng)。例如，裝訂不規(guī)范，用紙不達(dá)標(biāo)，附件不規(guī)范，版記不全，原稿不全，編號(hào)不規(guī)范，程序辦理不規(guī)范，使用文種不當(dāng)?shù)鹊取?/p>

2.檔案員的素質(zhì)不高，需加強(qiáng)培訓(xùn)

一些單位的檔案人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，素質(zhì)有一定的差距，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，檔案知識(shí)陳舊，急需提高檔案管理水平。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書(shū)檔案管理是時(shí)展的趨勢(shì)。加強(qiáng)檔案員技能培訓(xùn)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作勢(shì)在必行。各部門配合不夠，制約了檔案管理工作，檔案工作需要從各部門收集文件資料，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因?yàn)榈寐毮懿块T的配合，難以做好檔案工作，導(dǎo)致重要的文件資料散失。

3.各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高

從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過(guò)程中卻困難重重，有些部門不愿把需要?dú)w檔的文件資料送到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一保管，只為了自己工作的方便遲遲不肯去交，而那些有著較強(qiáng)責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合與支持，在工作中也常常感動(dòng)心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時(shí)間長(zhǎng)久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時(shí)已晚。

二、提高文書(shū)檔案管理水平的措施

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

單位領(lǐng)導(dǎo)重視文書(shū)檔案管理工作是做好文書(shū)檔案工作的前提，文書(shū)檔案管理人員積極主動(dòng)匯報(bào)和宣傳文書(shū)檔案工作，采取多種活動(dòng)形式，向領(lǐng)導(dǎo)者宣傳檔案工作的法律法規(guī)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，使文書(shū)檔案管理工作納入單位工作重點(diǎn)，從而大量投入檔案管理的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化，使得文書(shū)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在實(shí)際工作中，充分發(fā)揮檔案資料的作用。信息技術(shù)的發(fā)展普及，對(duì)檔案管理提出了更高層次的要求，文書(shū)檔案管理人員只有不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)，開(kāi)展新業(yè)務(wù)，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，具有技術(shù)型、管理型和復(fù)合型的素質(zhì)，為檔案工作提供更加方便快捷的服務(wù)。

2.規(guī)范銜接文書(shū)工作和檔案工作

文件是檔案管理的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，要提高檔案的質(zhì)量必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書(shū)規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書(shū)人員要切實(shí)做好文書(shū)材料的立卷歸檔，提高檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)和檔案工作系統(tǒng)化，文書(shū)人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質(zhì)量，制定標(biāo)準(zhǔn)，例如，嚴(yán)謹(jǐn)使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準(zhǔn)確及時(shí)，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)文件缺少，要及時(shí)查找。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的講話、外出開(kāi)會(huì)的記錄等帳外資料，及時(shí)收集處理，確保文件材料的完整。

3.辦公自動(dòng)化管理文書(shū)檔案

檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力需要提高，信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)，確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)和任務(wù)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)和現(xiàn)代管理知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，朝著管理型、技術(shù)型的復(fù)合型人才努力，加大檔案管理投入，從硬件建設(shè)上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，不斷增加現(xiàn)代化設(shè)施投入，檔案人員熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高管理水平，“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”，形成終身教育機(jī)制，隨時(shí)代的變化，檔案人員素質(zhì)需要不斷提高，建立檔案人員的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制。加大檔案區(qū)域間、部門間的合作力度，擴(kuò)大交際面，交流成功的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代通訊高科技手段，發(fā)展創(chuàng)新思維。

4.加強(qiáng)部門合作，做好收集工作

檔案管理人員要主動(dòng)的了解業(yè)務(wù)部門的工作，經(jīng)常性走動(dòng)，獲得及時(shí)信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開(kāi)展，怎樣做好資料的收集和整理。加強(qiáng)檔案管理和各個(gè)部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點(diǎn)收集資料，關(guān)注能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀、未來(lái)發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，提供有價(jià)值的證據(jù)。做好文書(shū)的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書(shū)檔案的結(jié)構(gòu)。收集資料是文書(shū)檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，做好鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。文書(shū)人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動(dòng)中形成的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認(rèn)真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時(shí)期的重點(diǎn)，服務(wù)單位大局，開(kāi)展文書(shū)檔案工作。

5.完善管理機(jī)制

辦理公文按照規(guī)章制度，盡可能的細(xì)化檔案管理的程序和規(guī)定，簡(jiǎn)潔明了，可操作性強(qiáng)，文書(shū)檔案管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴(yán)格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善，在公文正式印刷之前，審查文件格式是否規(guī)范，在印刷以后再一次的復(fù)核，然后發(fā)送給工作人員，按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡(jiǎn)明扼要的填寫(xiě)發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。

三、總結(jié)

第2篇：文書(shū)檔案管理論文范文

1.1對(duì)于技術(shù)檔案管理重視程度不夠

企業(yè)作為生產(chǎn)型企業(yè)，追求經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值最大化，重視經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)管理是正常情況，但技術(shù)管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)活動(dòng)有著積極的正面作用，同樣不應(yīng)該被忽視。技術(shù)檔案管理作為技術(shù)管理的一個(gè)重要組成部分，工作內(nèi)容繁瑣、投入精力大、耗時(shí)長(zhǎng)、短期回報(bào)不明顯，這些特點(diǎn)給生產(chǎn)管理人員帶來(lái)了很大的困擾，特別是對(duì)于生產(chǎn)任務(wù)重、人力資源有限的企業(yè)，同時(shí)由于技術(shù)檔案管理可能出現(xiàn)的前人栽樹(shù)、后人乘涼的工作效應(yīng)，造成企業(yè)管理者對(duì)該項(xiàng)工作有意無(wú)意的回避。

1.2技術(shù)檔案管理不規(guī)范

技術(shù)檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對(duì)于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產(chǎn)管理和專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，而具備這樣經(jīng)驗(yàn)的人員往往又是企業(yè)生產(chǎn)骨干，不可能投入過(guò)多精力在技術(shù)檔案管理工作中，這就造成了技術(shù)檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經(jīng)驗(yàn)不足技術(shù)檔案管理不夠規(guī)范，技術(shù)檔案內(nèi)容缺失或者關(guān)鍵參數(shù)不準(zhǔn)確。另外，即使是生產(chǎn)技術(shù)管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持和對(duì)于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開(kāi)展的差異性，都是直接影響技術(shù)檔案規(guī)范性的重要誘因。

1.3技術(shù)檔案管理缺乏連續(xù)性

技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)的設(shè)計(jì)、建設(shè)、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)到后期檢修、技術(shù)改造各個(gè)階段，很難保證原有技術(shù)檔案管理人員工作崗位和工作職責(zé)不發(fā)生變動(dòng)，崗位變動(dòng)就意味著該人員不再承擔(dān)技術(shù)檔案管理的主要責(zé)任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過(guò)程的規(guī)范與全面，也會(huì)因?yàn)榍叭闻c繼任管理人員理念、能力和對(duì)該項(xiàng)工作投入度不同等各種原因造成該項(xiàng)工作停頓、半途而廢甚至推倒重來(lái)，造成工作資源的極大浪費(fèi)。同時(shí)，由于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中各個(gè)階段的工作任務(wù)的不同，對(duì)于技術(shù)檔案管理來(lái)說(shuō)，如果缺乏有效的指導(dǎo)或者規(guī)劃也會(huì)造成技術(shù)檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現(xiàn)。

2對(duì)于技術(shù)檔案管理中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)技術(shù)檔案管理中主要存在的問(wèn)題，應(yīng)該進(jìn)行有針對(duì)性的整改，強(qiáng)化管理意識(shí)和制度建設(shè)，形成符合企業(yè)自身特色的技術(shù)檔案管理體系。

2.1加強(qiáng)技術(shù)檔案管理意識(shí)

首先需要肯定技術(shù)檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)活動(dòng)中具有不可或缺的作用，技術(shù)檔案具有原始性和憑證性的特點(diǎn)，一旦技術(shù)檔案管理不到位造成資料缺失或者技術(shù)檔案管理工作中斷將對(duì)企業(yè)造成不可預(yù)測(cè)的損失。其次，將技術(shù)檔案管理作為生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，定期進(jìn)行評(píng)估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來(lái)的不利影響。最后，強(qiáng)化技術(shù)檔案管理重要性宣貫，使得生產(chǎn)人員自覺(jué)加入到技術(shù)檔案管理體系中來(lái)，高質(zhì)量完成技術(shù)檔案建設(shè)、管理工作。

2.2規(guī)范技術(shù)檔案管理體系

技術(shù)檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)和工作流程，保證技術(shù)檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產(chǎn)管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，明確技術(shù)檔案內(nèi)容、格式、檢索關(guān)鍵條目等內(nèi)容，保證技術(shù)檔案更新的時(shí)效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動(dòng)或者企業(yè)經(jīng)營(yíng)氛圍改變?cè)斐杉夹g(shù)檔案內(nèi)容的疏漏以及質(zhì)量下降。

2.3實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理

考慮到技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)全過(guò)程，建立并形成技術(shù)檔案跟蹤管理制度就顯得至關(guān)重要了，建立以節(jié)點(diǎn)性工作為考核點(diǎn)，技術(shù)檔案管理目標(biāo)和任務(wù)完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術(shù)檔案管理銜接不到位、企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況發(fā)生變化影響技術(shù)檔案管理工作開(kāi)展等不利情況發(fā)生的可能。同時(shí)，對(duì)技術(shù)檔案管理人員工作開(kāi)展情況進(jìn)行有效監(jiān)督和指導(dǎo)，也是推動(dòng)技術(shù)檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。

3全方位打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的全過(guò)程高效管理，就要求生產(chǎn)管理人員必須在項(xiàng)目前期對(duì)于技術(shù)檔案管理工作開(kāi)展有明確的思路和計(jì)劃，并在技術(shù)檔案建立初期甚至更早就明確檔案內(nèi)容、格式、檔案變更程序以及如何實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理的管理辦法。

3.1技術(shù)檔案的格式

技術(shù)檔案的格式主要用于規(guī)范技術(shù)檔案的建立和定點(diǎn)存放以及檢索關(guān)鍵條目，應(yīng)類別區(qū)分、裝訂形式、名稱與時(shí)間排序、文本格式（檔案名稱、標(biāo)識(shí)、頁(yè)碼等有效統(tǒng)一）等相關(guān)內(nèi)容。通過(guò)規(guī)范技術(shù)檔案的格式，可以讓技術(shù)檔案管理人員在整理技術(shù)檔案時(shí)可以保證技術(shù)檔案的完成質(zhì)量和更完整、更有效地存放技術(shù)檔案以及實(shí)現(xiàn)對(duì)于技術(shù)檔案檢索效率。

3.2技術(shù)檔案的變更程序

技術(shù)檔案變更程序是在技術(shù)檔案內(nèi)容或者格式發(fā)生變化，由技術(shù)檔案管理人員完成的對(duì)技術(shù)檔案的更改手續(xù)。為保證技術(shù)檔案的一貫性，除非技術(shù)檔案存在重大缺陷或者生產(chǎn)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行較大變動(dòng)的情況下不對(duì)技術(shù)檔案格式進(jìn)行調(diào)整，而對(duì)內(nèi)容的修改也應(yīng)在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過(guò)程管理。

3.3技術(shù)檔案的跟蹤管理

針對(duì)企業(yè)生產(chǎn)各個(gè)階段的實(shí)際情況，制定技術(shù)檔案的跟蹤管理制度。例如在設(shè)計(jì)階段完成項(xiàng)目科研報(bào)告、審批文件、設(shè)計(jì)資料等技術(shù)資料的收集以及對(duì)于技術(shù)檔案管理架構(gòu)和流程的實(shí)現(xiàn)，在建設(shè)與安裝階段完成設(shè)計(jì)資料變更、合同與技術(shù)協(xié)議、到貨清單和設(shè)備廠家提供的設(shè)備說(shuō)明書(shū)等技術(shù)資料的收集，調(diào)試階段完成調(diào)試報(bào)告、設(shè)計(jì)變更資料的收集以及項(xiàng)目竣工資料整理，生產(chǎn)階段完成機(jī)組性能參數(shù)、試驗(yàn)記錄、工藝記錄、生產(chǎn)過(guò)程控制系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)和日常運(yùn)維相關(guān)資料收集以及對(duì)現(xiàn)有技術(shù)檔案調(diào)整工作，檢修和技術(shù)改造階段完成檢修記錄、設(shè)備變更記錄、項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)措施等相關(guān)資料收集以及對(duì)于技術(shù)檔案的補(bǔ)充工作。保證各階段工作任務(wù)的有效落實(shí)，是技術(shù)檔案跟蹤管理的核心和根本。

3.4技術(shù)檔案管理工作的貫穿

要打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵是抓好貫穿整個(gè)技術(shù)檔案管理的管理人員。首先，應(yīng)強(qiáng)化技術(shù)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)技術(shù)檔案在生產(chǎn)建設(shè)、工程設(shè)計(jì)和技術(shù)改造工作中的重要作用，明確自己的責(zé)任和義務(wù)，才能更好地完成技術(shù)檔案管理工作任務(wù)。其次，賦予技術(shù)檔案管理人員足夠的權(quán)利，可以調(diào)動(dòng)技術(shù)檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術(shù)檔案管理工作順利開(kāi)展。最后，設(shè)立技術(shù)檔案管理督管和獎(jiǎng)懲機(jī)制，讓技術(shù)檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進(jìn)度和完成質(zhì)量。

4結(jié)語(yǔ)

第3篇：文書(shū)檔案管理論文范文

我國(guó)少數(shù)民族原生檔案主要分為以下幾種類型，一是以當(dāng)?shù)匚淖钟涗浀臍v史檔案文件，如以蒙古文、藏文以及水書(shū)等文字記錄的文件檔案，依照現(xiàn)存的形式主要可以分為文書(shū)、碑刻以及竹簡(jiǎn)等；第二種是以漢字記錄的少數(shù)民族檔案文件，存在的形式主要是文書(shū)、碑刻以及印章等；第三種主要是以圖畫(huà)記錄的歷史檔案，這類檔案是最為珍貴的檔案之一，對(duì)于研究少數(shù)民族文化發(fā)展具有重大作用。歷史中由封建統(tǒng)治者對(duì)少數(shù)民族的統(tǒng)治過(guò)程中，形成的官方漢文少數(shù)民族歷史檔案，其存在的形式主要是文書(shū)、石刻以及印章等，文書(shū)是指統(tǒng)治者以文書(shū)的形式頒布的一些政治策略，石刻是指統(tǒng)治者以文字的形式在石碑上記錄的一些事件、任務(wù)等形成的檔案，印章主要是統(tǒng)治者向少數(shù)民族授予的具有權(quán)力象征意義的物件，保存完好的有《建伶道宰印》以及《南夷長(zhǎng)吏•銅印》等。我國(guó)少數(shù)民族檔案流失主要分為以下幾種原因。一是非法文武販賣活動(dòng)導(dǎo)致大量珍貴檔案流失。近些年來(lái)隨著我國(guó)在沿海城市逐漸推廣經(jīng)濟(jì)開(kāi)放政策，在經(jīng)濟(jì)利益的趨勢(shì)下，一些非法販賣文物的不法分子逐漸變得更加猖獗，隨著我國(guó)人們對(duì)于檔案重要性的理解加深，少數(shù)民族文化檔案遺產(chǎn)具有巨大的升值空間，在民間一些文物商販大肆搜集一些文化遺物，進(jìn)而販賣到國(guó)外，致使大量文物流失到國(guó)外，雖然這種現(xiàn)象引起了有關(guān)部門的密切關(guān)注，但這種現(xiàn)象在一定程度上并沒(méi)有因此而消失，反而日益嚴(yán)重，其中流失最為嚴(yán)重的是以藏文、東巴文記載的文化遺產(chǎn)，目前在很多國(guó)家如英國(guó)、俄羅斯以及蒙古等都存在我國(guó)非常珍貴的少數(shù)民族歷史文化遺產(chǎn)檔案，主要原因是旅游業(yè)的發(fā)展，致使很多國(guó)外人士從當(dāng)?shù)厝耸种匈I了很多歷史檔案，造成大量檔案流失到國(guó)外。第二少數(shù)民族在保護(hù)歷史文化遺產(chǎn)檔案上的意識(shí)非常的薄弱，導(dǎo)致一些珍貴檔案換成了金錢。到目前為止，我國(guó)少數(shù)民族的歷史檔案只有很少的部分存在圖書(shū)館以及一些民族研究所之內(nèi)，更多地還是在少數(shù)民族人民的手中，如大姓家族后人、巫師以及一些文物愛(ài)好收藏者。隨著云南、湖南等地方的旅游業(yè)發(fā)展日益加快，一些文物檔案所有人員沒(méi)有什么保護(hù)意識(shí)，導(dǎo)致一些檔案被販賣，如在麗江地區(qū)，《祭天經(jīng)》以及《昭通蛙鈕彝文銅印》就是從此被人買走的。第三相關(guān)法律在保護(hù)少數(shù)民族檔案上還存在很多的缺陷，保護(hù)力度不夠。到目前為止，我國(guó)少數(shù)民族檔案保護(hù)還處在一個(gè)初期發(fā)展階段，在物權(quán)所有者方面沒(méi)有做出明確的規(guī)定，管理機(jī)制也存在很多缺陷，種種原因都限制了檔案的管理與保護(hù)。對(duì)于散落在民間的少數(shù)民族檔案收集存在很多很大的困難，相關(guān)法度不夠造成普通民眾對(duì)于檔案的保護(hù)意識(shí)不夠強(qiáng)。

二、保護(hù)少數(shù)民族檔案策略

本文建議從以下幾方面來(lái)加強(qiáng)少數(shù)民族檔案的保護(hù)，首先國(guó)家檔案相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)征集流失國(guó)外以及民間的檔案文獻(xiàn)工作，盡量使散落在各地的少數(shù)民族歷史檔案搜集在檔案館中，以便能夠進(jìn)行更好地保管。具體而言，可以定期組織宣傳，提高人們對(duì)于檔案重要性的認(rèn)識(shí)，鼓勵(lì)民間收藏者捐獻(xiàn)出收藏的檔案文獻(xiàn)。對(duì)少數(shù)民族宣傳我國(guó)的《檔案法》，使人們認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，也可以通過(guò)各種宣傳來(lái)鼓勵(lì)相關(guān)人員捐獻(xiàn)檔案，并給予一些物質(zhì)以及精神上的獎(jiǎng)勵(lì)。不斷加強(qiáng)搜集散落在國(guó)外的檔案文獻(xiàn)工作，在前文提到由于戰(zhàn)亂，導(dǎo)致我國(guó)的一些文獻(xiàn)流失到國(guó)外，國(guó)外的一些出版社有時(shí)候會(huì)將檔案文獻(xiàn)出版，我國(guó)的相關(guān)部門應(yīng)抓緊這個(gè)機(jī)會(huì)，搜集檔案文獻(xiàn)，爭(zhēng)取以購(gòu)買等方式來(lái)獲取檔案，對(duì)于具有特殊意義的檔案文獻(xiàn)，可以考慮以外交的方式來(lái)進(jìn)行獲取，利用可以利用的所有機(jī)遇來(lái)搜集流落在外的檔案文獻(xiàn)。第二建立健全檔案保護(hù)法等的相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)于從事歷史檔案文獻(xiàn)倒賣人員進(jìn)行嚴(yán)厲打擊。目前我國(guó)檔案法以及文物法中對(duì)相關(guān)販賣檔案文獻(xiàn)的處罰，公安以及一些執(zhí)法機(jī)關(guān)都應(yīng)嚴(yán)格依照法律對(duì)違法行為進(jìn)行嚴(yán)厲制裁，另外對(duì)于歷史檔案販賣活動(dòng)也要進(jìn)行嚴(yán)格的排查，一旦發(fā)現(xiàn)不法行為，就要進(jìn)行嚴(yán)格的處罰。第三對(duì)于一些紙質(zhì)歷史檔案以及其他的一些特殊檔案，要做好保護(hù)工作。由于這類檔案文獻(xiàn)容易受到環(huán)境的影響而造成損壞，因此檔案管理人員一定要加強(qiáng)保護(hù)意識(shí)，對(duì)于這類檔案進(jìn)行一些技術(shù)性的保護(hù)，如對(duì)于保管的地方要能夠防火、防塵以及防高溫，紙質(zhì)檔案保存在溫度在14℃~18℃之間的環(huán)境中，相對(duì)濕度保持在50％~60％，若是紙質(zhì)檔案出現(xiàn)了破損以及粘連現(xiàn)象可以采取一定的古籍修補(bǔ)技術(shù)來(lái)進(jìn)行恢復(fù)。建立檔案管理管理體系與監(jiān)督體制，逐漸更新改造檔案館陳舊的設(shè)備等，如果遇到技術(shù)問(wèn)題，一定要及時(shí)的求助一些技術(shù)人員，盡最大程度保證檔案的完整性。對(duì)于不易于保存在檔案館的少數(shù)民族檔案，如一些大型的不宜挪動(dòng)的碑刻等，可以采取其他的一些手段來(lái)保護(hù)檔案，如可以采用拍攝等手段來(lái)記錄下檔案內(nèi)容，在石碑上涂一些有機(jī)硅材料來(lái)進(jìn)行防腐工作。

三、檔案數(shù)字化管理策略

除了以上幾種保護(hù)少數(shù)民族檔案的策略，我國(guó)也要盡快實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。要想加快少數(shù)民族檔案數(shù)字化管理建設(shè)，首先要做的就是提高工作人員對(duì)少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)?？梢哉f(shuō)少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)是一個(gè)比較長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展歷程，不可能一蹴而就，在建設(shè)過(guò)程中需要對(duì)少數(shù)民族檔案管理工作進(jìn)行深入的改革，檔案管理部門要認(rèn)清這一點(diǎn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)“重藏輕用”的觀念，使得服務(wù)模式變得更加的主動(dòng)，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來(lái)改變傳統(tǒng)的手工操作和查詢的方式，做好信息化建設(shè)的思想準(zhǔn)備，為檔案管理信息化創(chuàng)造良好的條件。盡快實(shí)現(xiàn)少數(shù)民族檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)常用少數(shù)民族檔案的數(shù)字化，檔案的數(shù)字化管理能為使用者提供更加明確的檔案類型，極大地提高少數(shù)民族檔案管理人員和利用者的工作效率。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，加大資金投入，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要硬件設(shè)施建設(shè)包括數(shù)據(jù)服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)等，軟件設(shè)施包括規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)等都需要進(jìn)行完善，少數(shù)民族檔案管理軟件要涵蓋檔案信息的收集、處理、整理以及檢索、利用等的服務(wù)功能，同時(shí)還必須適應(yīng)多種平臺(tái)以及不同操作系統(tǒng)的運(yùn)行，本身要具備較強(qiáng)的安全控制能力以及連接其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)并進(jìn)行交換數(shù)據(jù)的能力，保證各系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)順利進(jìn)行。在建設(shè)少數(shù)民族檔案信息化管理體系方面，首先就是建立一個(gè)比較新型的管理機(jī)構(gòu)，使得管理網(wǎng)絡(luò)能夠覆蓋到所有檔案，檔案管理各部門要根據(jù)具體情況建立雙向、開(kāi)放的交互式檔案管理網(wǎng)絡(luò)。第二建立一套比較科學(xué)的少數(shù)民族檔案管理機(jī)制，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求，來(lái)制定比較詳細(xì)的管理辦法，提高檔案管理水平。少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問(wèn)題就是信息的安全性、真實(shí)性、完整性、可靠性以及其實(shí)用性能。為滿足這些問(wèn)題，就需要制定相對(duì)統(tǒng)一的電子文檔歸檔管理制度，整體保管，加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息安全基礎(chǔ)設(shè)施的統(tǒng)一化建設(shè)。另一方面也要注意少數(shù)民族檔案資料的質(zhì)量，多多加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、服務(wù)設(shè)施以及網(wǎng)上檔案資源開(kāi)發(fā)等工作，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使得檔案網(wǎng)絡(luò)更加的具有統(tǒng)一化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。少數(shù)民族檔案人員素質(zhì)將會(huì)影響到檔案利用的效率，現(xiàn)代的高效管理人員一定要具備現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行信息化的辦公，否則無(wú)法滿足檔案信息化管理的要求，電子文件的收集和管理也就無(wú)從談起，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)也不可能完成，所以少數(shù)民族檔案管理部門一定要注意這一點(diǎn)，盡量為檔案管理工作配備計(jì)算機(jī)專業(yè)的人士，為檔案利用者提供技術(shù)上的支持，減少檔案利用者的麻煩，同時(shí)還要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，提高工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

第4篇：文書(shū)檔案管理論文范文

檔案記載了大量的信息和知識(shí)，是一種重要的信息和智力資源，具有信息和知識(shí)雙重屬性。當(dāng)檔案館形態(tài)發(fā)展到數(shù)字檔案館這一高級(jí)階段，數(shù)字檔案館不再是單純擁有或存取檔案信息的場(chǎng)所，而是組織檔案信息交流的中心，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)的知識(shí)信息中心和重要的知識(shí)寶庫(kù)。那么數(shù)字檔案館的知識(shí)管理，就是為了適應(yīng)這種發(fā)展，通過(guò)把對(duì)數(shù)字檔案資源的單一的信息管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)包含在數(shù)字檔案館里的信息、知識(shí)等各種要素進(jìn)行綜合管理，尤其注重對(duì)數(shù)字檔案知識(shí)和人力資源的管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)信息功能與效益的最大化。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案館的知識(shí)管理就是更加注重隱性知識(shí)的開(kāi)發(fā)、人力資源的發(fā)掘和數(shù)字檔案利用服務(wù)的深化，為實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和轉(zhuǎn)化提供新的途徑。

二、數(shù)字檔案館知識(shí)管理的意義

首先，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，擴(kuò)大知識(shí)的傳播與共享成為數(shù)字檔案館的最新職能。面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案館只有實(shí)施知識(shí)管理才能促進(jìn)其新的發(fā)展。數(shù)字檔案館的知識(shí)管理，是在開(kāi)放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于網(wǎng)絡(luò)和高科技設(shè)備等手段，檔案館開(kāi)展知識(shí)資源的獲取、整合和開(kāi)發(fā)利用等服務(wù)。它將一改傳統(tǒng)的檔案工作結(jié)構(gòu)，突破簡(jiǎn)單的信息管理和信息利用模式，轉(zhuǎn)向知識(shí)管理和知識(shí)服務(wù)。其次，數(shù)字檔案館實(shí)質(zhì)上是一種開(kāi)放環(huán)境下面向用戶的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字資源體系，在這個(gè)體系里面既有整合的知識(shí)，又有參與知識(shí)整合的管理者，還有參與整個(gè)運(yùn)作的知識(shí)管理模式，它一改簡(jiǎn)單通過(guò)資源管理向用戶提供零散、淺層次的一次信息，轉(zhuǎn)向?yàn)橛脩籼峁┯行虻摹⑸顚哟蔚南到y(tǒng)知識(shí)服務(wù)，這就構(gòu)成了一種新的知識(shí)型實(shí)體，而知識(shí)管理就是根源于這種體系并被創(chuàng)造出來(lái)促進(jìn)其本身發(fā)展的一種最佳模式，這早已在其它多種知識(shí)型組織中實(shí)踐過(guò)。再次，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館建設(shè)已初顯成效、循序漸進(jìn)，但是又很難達(dá)到另一個(gè)新的高度，服務(wù)要深化、資源要共享的設(shè)想還是遙不可及。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，迫切需要添加一種新的理念、新的元素，而知識(shí)管理作為一種全新的管理理念與模式，它的注入，將突破原先數(shù)字檔案館建設(shè)中固有的思維，給數(shù)字檔案館建設(shè)以重要啟示，帶動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)上到一個(gè)新的水平，實(shí)現(xiàn)其生存發(fā)展的又一次飛躍。

三、數(shù)字檔案館知識(shí)管理的策略

1．加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館知識(shí)管理的認(rèn)知

知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展強(qiáng)烈要求檔案館服務(wù)層次的提升，真正發(fā)揮數(shù)字檔案館知識(shí)信息中心和知識(shí)寶庫(kù)的強(qiáng)大作用。面對(duì)這種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何才能使知識(shí)更為有效地發(fā)揮作用，以滿足人們對(duì)知識(shí)更迫切、更復(fù)雜的需要成為檔案部門的首要任務(wù)，而數(shù)字檔案館只有積極實(shí)施知識(shí)管理的運(yùn)作模式，通過(guò)對(duì)包括檔案信息在內(nèi)的所有知識(shí)資源進(jìn)行整合并提供利用才能達(dá)到預(yù)期效果。檔案部門在其必要性和緊迫性上必須統(tǒng)一思想、加強(qiáng)認(rèn)知、達(dá)成共識(shí)。

2．創(chuàng)新數(shù)字檔案館知識(shí)管理的工作機(jī)制

數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅意味著傳統(tǒng)意義上的完善，而且是對(duì)現(xiàn)有檔案管理體制、服務(wù)體系的全面優(yōu)化和深層次改革，建立與之相適應(yīng)的工作機(jī)制才能有效實(shí)施數(shù)字檔案館的知識(shí)管理。數(shù)字檔案館的知識(shí)管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)知識(shí)資源管理、知識(shí)服務(wù)中人文因素的研究和運(yùn)用，而不是僅僅強(qiáng)調(diào)技術(shù)。圍繞知識(shí)管理目標(biāo)確定工作機(jī)制:一是確保檔案管理人員能管理好檔案知識(shí);二是通過(guò)對(duì)知識(shí)的整合利用，增強(qiáng)對(duì)用戶需求的快速反應(yīng)能力;三是開(kāi)發(fā)新的知識(shí)產(chǎn)品，以滿足更深層次的知識(shí)服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)更大范圍的知識(shí)共享。

3．獲取和轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案館的隱性知識(shí)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隱性知識(shí)是最關(guān)鍵、最具有競(jìng)爭(zhēng)力的資源，是數(shù)字檔案館能否成功實(shí)施知識(shí)管理的前提條件之一，數(shù)字檔案館應(yīng)更加注重對(duì)隱性知識(shí)的收集、加工、提煉與服務(wù)。隱性知識(shí)主要是指檔案人員頭腦中所包含的直覺(jué)、知識(shí)、閱歷、情感等(如一些重要的傳統(tǒng)工藝、技術(shù)訣竅、專業(yè)知識(shí)和豐富經(jīng)驗(yàn)等)，因此知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)對(duì)隱性知識(shí)的管理，實(shí)際是注重對(duì)數(shù)字檔案館中人的有效管理，鼓勵(lì)其頭腦中隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新。數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案人員能綜合運(yùn)用各種資源，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，突破傳統(tǒng)束縛，更新陳舊觀念，探索新的信息規(guī)律，以新的視角開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使其隱性知識(shí)得到更好地發(fā)揮、交流和增值并轉(zhuǎn)化。所以數(shù)字檔案館承擔(dān)著及時(shí)將隱性知識(shí)獲取出來(lái)并共享，轉(zhuǎn)化為社會(huì)記憶，縮短隱性知識(shí)顯性化周期的任務(wù)。

4．深化數(shù)字檔案館的知識(shí)服務(wù)

檔案館歷來(lái)把“為利用者服務(wù)”作為最高宗旨，但落實(shí)到行動(dòng)上往往只是滿足于提供表面的“你查我找”等淺層次服務(wù)。進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，數(shù)字檔案館的發(fā)展需要更加強(qiáng)勁的動(dòng)力支持和更為有力的保障，尤其在數(shù)字檔案館中引入并推行知識(shí)管理后，只有把知識(shí)服務(wù)當(dāng)作數(shù)字檔案館的首要目標(biāo)和最高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)追求，才能滿足用戶日益多樣化的知識(shí)需求。數(shù)字檔案館的知識(shí)服務(wù)是一種面向知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)傳播與知識(shí)應(yīng)用的服務(wù)方式，是傳統(tǒng)的“檔案利用服務(wù)”的高級(jí)形式，服務(wù)的高知識(shí)含量是其優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館的主要特征，因?yàn)橹R(shí)服務(wù)“是在運(yùn)用館藏檔案信息的同時(shí)，大量吸收并運(yùn)用館外各種非檔案信息和檔案人員頭腦中的隱性知識(shí)”。從一定意義上看，數(shù)字檔案館的知識(shí)管理是通過(guò)整合館藏檔案信息等顯性知識(shí)，綜合檔案人員的隱性知識(shí)，依靠隱性知識(shí)與顯性知識(shí)的互動(dòng)，發(fā)揮數(shù)字檔案館強(qiáng)大的知識(shí)庫(kù)作用，為利用者提供更為有效、更廣泛的深層次的知識(shí)服務(wù)，從而充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源價(jià)值。同時(shí)，數(shù)字檔案館在綜合利用顯性檔案信息與隱性知識(shí)的過(guò)程中，要注重以用戶的知識(shí)需求為導(dǎo)向，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層組織，揭示并挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，形成知識(shí)產(chǎn)品，提供知識(shí)與價(jià)值服務(wù)。

5．構(gòu)建“以人為本”的數(shù)字檔案館文化

第5篇：文書(shū)檔案管理論文范文

電力企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著十分重要的作用，受工作環(huán)境的限制，管理人員對(duì)檔案的管理受到限制，，無(wú)法實(shí)現(xiàn)快捷方便管理，不利于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在一定程度上對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展造成了阻礙。此外，傳統(tǒng)電力檔案管理自動(dòng)化水平低、收集整理不規(guī)范，紙質(zhì)形式在一定程度上限制了檔案管理的流動(dòng)性。只有滿足企業(yè)管理人員對(duì)檔案方便、快捷、準(zhǔn)確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展。在信息化現(xiàn)代，多媒體得到廣泛應(yīng)用。這就要求電力部門打破傳統(tǒng)檔案管理模式，適時(shí)抓住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)公文信息快速運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案數(shù)字化管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展，保證電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

2提高電力企業(yè)數(shù)字化管理的重要性意識(shí)

數(shù)字化檔案管理不僅可以加強(qiáng)電力企業(yè)對(duì)檔案的管理力度，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問(wèn)題，及時(shí)采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，還可以進(jìn)一步提高電力企業(yè)檔案管理水平。檔案管理是一項(xiàng)繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行分類、存檔時(shí)容易混淆，且需要進(jìn)行防潮、防火、防蟲(chóng)工作，占用存儲(chǔ)空間大，不易于收集和管理。而檔案數(shù)字化管理符合現(xiàn)代先進(jìn)管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩(wěn)定性與健全性。此外，數(shù)字化管理的替代可以延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，適應(yīng)節(jié)約型社會(huì)的發(fā)展要求。一方面，跟進(jìn)多媒體時(shí)代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進(jìn)了電力企業(yè)在全球信息化時(shí)代的發(fā)展。

3建立健全電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫(kù)

數(shù)字化管理技術(shù)是采用數(shù)字化進(jìn)行存儲(chǔ)的一種方法。數(shù)字化信息主要存儲(chǔ)在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導(dǎo)致檔案庫(kù)房擁擠、保管困難的問(wèn)題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長(zhǎng)與社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和科技的迅猛發(fā)展有關(guān)，為了更好地統(tǒng)籌管理，建立健全的電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫(kù)是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)始，給電力企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，標(biāo)上“套”“冊(cè)”等分號(hào)，寫(xiě)上相應(yīng)的檔案名稱，這樣在查找檔案時(shí)，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊(cè)數(shù)，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時(shí)間數(shù)據(jù)庫(kù)，時(shí)間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)錄入的時(shí)間及內(nèi)容進(jìn)行保存，系統(tǒng)自行將信息收集傳輸?shù)綑n案時(shí)間數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，方便管理人員對(duì)信息進(jìn)行管理的同時(shí)，也能夠區(qū)分新舊檔案，便于提取信息。

4做好對(duì)企業(yè)檔案管理人員的全面培訓(xùn)工作

第6篇：文書(shū)檔案管理論文范文

在以“信息時(shí)代”和“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”為特征的21世紀(jì)到來(lái)之際,人們?cè)絹?lái)越多地依靠INTERNET來(lái)獲取知識(shí)、信息,可以預(yù)見(jiàn),人們到檔案館的次數(shù)和時(shí)間會(huì)越來(lái)越少,總有一天,人們?cè)僖膊挥糜H自跑到檔案館去了。面臨著如此巨大的挑戰(zhàn),人們提出了數(shù)字化檔案館的設(shè)想,數(shù)字化檔案館是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的電子信息基礎(chǔ)設(shè)施,是在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化基礎(chǔ)上現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng),是一種檔案信息組織模式,是超大規(guī)模的、便于使用的、沒(méi)有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。它采用分布數(shù)據(jù)存儲(chǔ),用戶可以通過(guò)各種鏈接和操作在一個(gè)較大的地域范圍內(nèi)搜索和檢索出自己所需的信息。也就是說(shuō),計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接,從而實(shí)現(xiàn)資源共享。數(shù)字化檔案館是傳統(tǒng)檔案館在信息時(shí)代的發(fā)展,它不但包含了傳統(tǒng)檔案館的功能,還提供綜合的信息訪問(wèn)服務(wù),它的出現(xiàn)給現(xiàn)有的檔案工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,人們希望數(shù)字化檔案館將成為未來(lái)的信息中心和樞紐。因此建設(shè)數(shù)字化檔案館,是檔案工作發(fā)展的必由之路,也是今后發(fā)展的目標(biāo)。在當(dāng)今建設(shè)數(shù)字化檔案需要從以下三個(gè)方面入手:首先,要大力宣傳建設(shè)數(shù)字化檔案的必要性,做好檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,提高認(rèn)識(shí),形成共識(shí),激發(fā)熱情,萬(wàn)眾一心,協(xié)調(diào)發(fā)展,形成良好氛圍,為建設(shè)數(shù)字化檔案工作提高堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。其次,加速現(xiàn)存檔案的數(shù)字化建設(shè)。主要是將館藏檔案進(jìn)行全面的數(shù)字化處理,即將檔案館的所有檔案數(shù)據(jù)通過(guò)掃描等形式,將檔案信息由各種物理載體形式,全部以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器中,完成現(xiàn)有檔案館的館藏檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過(guò)程,這是數(shù)字化資源建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作,是傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館過(guò)渡較為穩(wěn)妥的辦法之一。再次,從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化,逐步建立健全一套完善的數(shù)字化檔案工作體系。主要內(nèi)容包括:數(shù)字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環(huán)節(jié)以及各項(xiàng)新規(guī)章制度的制定。

一、數(shù)字化檔案的收集它不同于以往的紙質(zhì)檔案收集,對(duì)于數(shù)字化文件,如果簡(jiǎn)單照般以往的管理方式,出現(xiàn)了問(wèn)題可能是無(wú)法挽回的。數(shù)字化檔案的收集工作體系,要求采用文檔一體化管理方式,只有這樣,才能保證數(shù)字化文件的內(nèi)容、背景等信息的完整性,使它不至于時(shí)過(guò)境遷后將文件形成的背景、運(yùn)行環(huán)境等信息被丟失或破壞掉。數(shù)字化文件和檔案的一體化管理是數(shù)字化檔案歸檔管理的根本方式。數(shù)字化檔案的收集手段主要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來(lái)完成。只需各單位文書(shū)處理人員在完成本單位形成的電子文件后,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案館即可。

二、數(shù)字化檔案的保管由于數(shù)字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲(chǔ)器以及光、磁盤存儲(chǔ),極小空間可存放大量的數(shù)字文件。它主要包括數(shù)字檔案設(shè)備安全和信息安全兩方面。設(shè)備安全應(yīng)當(dāng)在設(shè)備制造、系統(tǒng)安裝和應(yīng)用軟件配置時(shí)考慮,主要是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全則需要有一系列措施給予保證。保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性,對(duì)設(shè)備更新情況進(jìn)行跟蹤,在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問(wèn)題之前就應(yīng)將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上。同時(shí),防止信息丟失、被非法更改等,尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,更應(yīng)注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲(chǔ)管理等問(wèn)題。降低數(shù)字檔案對(duì)設(shè)備的依賴性。由于技術(shù)發(fā)展太快及設(shè)備的依賴性過(guò)強(qiáng),所以應(yīng)以一種超脫于各種設(shè)備的方式存儲(chǔ)數(shù)字檔案,以統(tǒng)一而且簡(jiǎn)單的格式存儲(chǔ),使數(shù)字檔案不再依賴于原來(lái)的數(shù)據(jù)庫(kù),降低設(shè)備和軟件頻繁更新帶來(lái)的不利影響,這樣才能有利于長(zhǎng)久保管。

三、數(shù)字化檔案的利用檔案資源數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是資源網(wǎng)絡(luò)化的保障條件。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息網(wǎng)上歸檔和用戶調(diào)閱的基礎(chǔ),也是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案資源高度共享的基礎(chǔ)。檔案信息利用必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,搞好標(biāo)準(zhǔn)化,才有現(xiàn)代化,這是經(jīng)過(guò)實(shí)踐取得的重要經(jīng)驗(yàn)。要統(tǒng)一著錄的原則、項(xiàng)目的格式,規(guī)范檔案信息各站點(diǎn)的管理模式、工作程序、數(shù)據(jù)格式和網(wǎng)絡(luò)規(guī)則,實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行。在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的社會(huì)服務(wù),這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效途徑。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化必須有一個(gè)完善的軟硬件技術(shù)環(huán)境,在硬件方面:計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、電話、終端服務(wù)器、交換器、調(diào)制解調(diào)器、縮微機(jī)和光盤、光纖傳輸系統(tǒng)、微波網(wǎng)、衛(wèi)星線路等上網(wǎng)運(yùn)行的各種設(shè)備,這些硬件設(shè)備需要較大的資金投入保證,才能得以建成使用。在軟件方面:信息數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)保密體系和組織管理體系以及應(yīng)用軟件等,這需要有一支技術(shù)過(guò)硬,具備軟件開(kāi)發(fā)、程序操作和檔案管理專業(yè)人員的有機(jī)結(jié)合,才有可能實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)安全是影響計(jì)算機(jī)檔案管理的主要問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。構(gòu)成對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全威脅主要有:黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒的侵入、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。針對(duì)以上問(wèn)題,我們必須運(yùn)用科技手段,提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性，主要措施如下：

（一）、建立有紙化和無(wú)紙化結(jié)合的信息庫(kù)。解決受病毒感染或網(wǎng)絡(luò)本身問(wèn)題可能造成的信息毀滅。開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)電子文件的歸檔管理程序,使上網(wǎng)信息及時(shí)、完整、安全地保存下來(lái),防止相關(guān)信息丟失。

（二）、訪問(wèn)控制,保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行安全。對(duì)利用者權(quán)限的充分限制是檔案信息入網(wǎng)的先決條件,對(duì)網(wǎng)上能查閱的檔案首先要分公開(kāi)的、內(nèi)部的。這樣,讓查詢者在任何地點(diǎn)、任何一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上,都能查到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。

（三）、做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份工作,保證信息安全。應(yīng)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)做到定期進(jìn)行備份。對(duì)比較大的數(shù)據(jù)庫(kù)采用雙機(jī)備份,多介質(zhì)多份備份。重要的備份要有備忘記錄。

（四）、預(yù)防病毒,防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。采取一定的防計(jì)算機(jī)病毒措施是非常必要的。我們要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件并經(jīng)常升級(jí),另外,不允許隨便使用外來(lái)磁盤、光盤等,必須使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測(cè),在確認(rèn)無(wú)病毒后方可使用。

（五）、制定計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全保護(hù)制度,確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全運(yùn)行。除嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和有關(guān)的法規(guī)外,還可根據(jù)實(shí)際工作需要,制定《計(jì)算機(jī)房安全規(guī)定》等相關(guān)規(guī)章制度。要建立檔案信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息與社會(huì)信息的聯(lián)結(jié)。這個(gè)系統(tǒng)包括六個(gè)基本模塊:登記——編目——檢索——利用——統(tǒng)計(jì)——輔助。其中:登記環(huán)節(jié)解決對(duì)上網(wǎng)信息的分類登記和修改補(bǔ)充問(wèn)題;編目環(huán)節(jié)解決上網(wǎng)信息的目錄表格和卡片的打印制作問(wèn)題;檢索環(huán)節(jié)解決按不同需要和要求對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行顯示和調(diào)用方面的問(wèn)題;在利用模塊中,對(duì)上網(wǎng)信息的利用進(jìn)行登記、歸還和利用情況的匯總;統(tǒng)計(jì)模塊則用于上網(wǎng)信息按時(shí)間、分類和載體進(jìn)行統(tǒng)計(jì);輔助模塊用于上網(wǎng)信息的數(shù)據(jù)備份、維護(hù)、修改和充實(shí)。陸續(xù)將建成的系統(tǒng)在檔案信息網(wǎng)上設(shè)立站點(diǎn)或網(wǎng)頁(yè),實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。

第7篇：文書(shū)檔案管理論文范文

本文系統(tǒng)所涉及關(guān)鍵技術(shù)主要包括：.NET、XML、及WebServices等技術(shù)。

技術(shù)

以“軟件”作為核心概念，提供了一個(gè)綜合性商業(yè)平臺(tái)，有效實(shí)現(xiàn)了對(duì)互聯(lián)網(wǎng)各項(xiàng)服務(wù)的訂閱。該技術(shù)特點(diǎn)如下：1）跨平臺(tái)。能夠同時(shí)支持開(kāi)放式互聯(lián)網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)協(xié)議；2）互操作性良好。支持20種以上的語(yǔ)言環(huán)境，幾乎所有語(yǔ)言均能采用.Net環(huán)境；3）可操作性強(qiáng)。.Net語(yǔ)言首先利用所選語(yǔ)言環(huán)境加以編譯，利用JustInTime即時(shí)編譯器將其轉(zhuǎn)換為可識(shí)別代碼，實(shí)現(xiàn)了不同平臺(tái)下的可操作性；4）.Net技術(shù)通過(guò)運(yùn)行過(guò)程中加強(qiáng)資源對(duì)象的管理，確保了其安全性；5）.Net環(huán)境對(duì)常用服務(wù)，如HTTP、SOAP等均提供了支持，通過(guò)Internet標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)協(xié)議的支持，可以及時(shí)獲取遠(yuǎn)程服務(wù)器有關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用界面的遠(yuǎn)程交互性。本文系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用的是.NET應(yīng)用體系架構(gòu)，所采用的開(kāi)發(fā)工具為。主要負(fù)責(zé)在.NETFramework平臺(tái)中進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，以便通過(guò)該平臺(tái)進(jìn)行分布式數(shù)據(jù)共享應(yīng)用程序的構(gòu)建。利用新型數(shù)據(jù)訪問(wèn)技術(shù)，將數(shù)據(jù)訪問(wèn)同數(shù)據(jù)查看、操縱等相互分離。

2XML技術(shù)

XML同HTML具有一定的相似之處，但XML更關(guān)注內(nèi)容結(jié)構(gòu)表示及組織，不僅僅局限于對(duì)布局的描述，也關(guān)注數(shù)據(jù)傳輸流程及其處理。XML屬于語(yǔ)言范疇，同SGML屬于子集和父集之間的關(guān)系，且其能利用自身可擴(kuò)展、可移植等特點(diǎn)，在不同領(lǐng)域中得到應(yīng)用，滿足用戶的不同應(yīng)用需求，并實(shí)現(xiàn)有效的互動(dòng)，具有安全、穩(wěn)定、實(shí)用性、互動(dòng)性強(qiáng)等諸多優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)前，XML技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域極廣，主要包括：1）屬于標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式；2）以結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)源分離等為依據(jù)，相同的XML可采用不同方法；3）XML無(wú)需依賴某些應(yīng)用，因而適用于多種應(yīng)用平臺(tái)間異構(gòu)數(shù)據(jù)的整合、交換；4）XML網(wǎng)絡(luò)服務(wù)可通過(guò)分布式計(jì)算，實(shí)現(xiàn)由局域網(wǎng)到互聯(lián)網(wǎng)之間的有效延伸，為多種資源、應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)站之間搭建了無(wú)縫連接的橋梁。

技術(shù)

負(fù)責(zé).NETFramework平臺(tái)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，以便在該平臺(tái)中構(gòu)建分布式數(shù)據(jù)共享程序。對(duì)于的Web應(yīng)用程序而言，其中各組件間并無(wú)相互連接的情況。瀏覽器通過(guò)服務(wù)器發(fā)出相應(yīng)的請(qǐng)求頁(yè)面，經(jīng)處理后發(fā)送到該頁(yè)面，服務(wù)器不再同瀏覽器連接，直至下次請(qǐng)求發(fā)生。若組件間需進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，必須將二者連接，或需要在組件間設(shè)計(jì)能夠傳遞數(shù)據(jù)的方式。由此采用了開(kāi)展數(shù)據(jù)訪問(wèn)，是通過(guò)有節(jié)制使用連接的結(jié)構(gòu)作為中心加以設(shè)計(jì)的，應(yīng)用程序同數(shù)據(jù)庫(kù)相連的時(shí)間只夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行獲取或更新。由于數(shù)據(jù)庫(kù)并未為多數(shù)空閑連接所占用，因此，能夠?yàn)楦嗟挠脩籼峁┝己玫姆?wù)。由此可見(jiàn)，該技術(shù)與XML的結(jié)合，使得其在環(huán)境中的數(shù)據(jù)操作更高效、更便捷。

4WebServices技術(shù)

該技術(shù)為異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)程序提供了一種有效的分布式計(jì)算方法，可運(yùn)行于經(jīng)因特網(wǎng)連接下的應(yīng)用集成。該技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范擁有獨(dú)立性的編程語(yǔ)言及軟硬件平臺(tái)，服務(wù)商為透明狀態(tài)。WebService是建立在標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)基礎(chǔ)上的，其可被視為一個(gè)部署部件，其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)時(shí)需要建立在XML基礎(chǔ)上，并在互聯(lián)網(wǎng)、SOAP協(xié)議下進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)用。利用XML技術(shù)，該技術(shù)能夠提供WSDL語(yǔ)言，經(jīng)包裝服務(wù)、集成的描述，找到能夠在互聯(lián)網(wǎng)提供服務(wù)的相關(guān)企業(yè)或機(jī)構(gòu)所出具的信息，利用HTTP，結(jié)合SOAP協(xié)議，對(duì)WebService進(jìn)行訪問(wèn)。

二系統(tǒng)結(jié)構(gòu)功能的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1基于.NET的體系架構(gòu)

本文系統(tǒng)采用的是基于.NET平臺(tái)的開(kāi)發(fā)環(huán)境，主要包括三層：1）表現(xiàn)層。該層用以在用戶瀏覽器中對(duì)用戶界面進(jìn)行顯示。該層需要通過(guò)適當(dāng)?shù)男问剑瑢?duì)業(yè)務(wù)層所發(fā)送信息進(jìn)行顯示，同時(shí)，負(fù)責(zé)獲取用戶所輸入的數(shù)據(jù)信息，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，將其發(fā)送給業(yè)務(wù)層；2）業(yè)務(wù)層，包括外觀層與邏輯層，屬于整個(gè)體系架構(gòu)的分層中介，也是最關(guān)鍵一層。該層負(fù)責(zé)為表現(xiàn)層提供其所需的業(yè)務(wù)功能，也負(fù)責(zé)提供調(diào)用該函數(shù)數(shù)據(jù)訪問(wèn)層所提供的訪問(wèn)功能；3）數(shù)據(jù)訪問(wèn)層。該層位于系統(tǒng)底部，用以實(shí)現(xiàn)同數(shù)據(jù)庫(kù)之間的互動(dòng)，即數(shù)據(jù)的檢索、插入、修改、刪除等功能，以便為業(yè)務(wù)層提供相應(yīng)的服務(wù)。

2功能模塊的設(shè)計(jì)

系統(tǒng)包括四大功能模塊：1）用戶登陸模塊。用戶通過(guò)該模塊登陸系統(tǒng)，并進(jìn)行維護(hù)或管理操作，需要對(duì)訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，以保障系統(tǒng)的安全性；2）檔案管理模塊。該模塊負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案的搜索，目錄的添加、修改與刪除，同時(shí)，為便于日后查看，會(huì)將所有變更操作記錄在日志之中，以便對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理；3）數(shù)據(jù)管理模塊。該模塊主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的備份與維護(hù)；4）系統(tǒng)管理模塊。主要為系統(tǒng)管理員提供操作權(quán)限，如密碼、日志、用戶、參數(shù)的管理，檔案信息的鑒定與銷毀，用戶的退出、注銷或切換。

3系統(tǒng)主要功能的實(shí)現(xiàn)

1）登錄功能的實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)登錄模塊屬于系統(tǒng)的入口，只有具有權(quán)限的用戶方可進(jìn)入系統(tǒng)中，即用戶名、密碼均正確方可使用該系統(tǒng)。用戶在登陸過(guò)程中，借助于DataSet、SqlConnection、SqlCommand等控件，同數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行連接，連接之后發(fā)送相應(yīng)的SQL語(yǔ)句，對(duì)用戶信息進(jìn)行獲取，再對(duì)比所返回的DataSet數(shù)據(jù)、權(quán)限信息等，確保用戶能夠成功登陸權(quán)限頁(yè)面，對(duì)于無(wú)權(quán)限用戶，則登陸錯(cuò)誤。2）增加檔案信息。在系統(tǒng)界面中，對(duì)添加檔案信息列表進(jìn)行點(diǎn)擊，即可成功進(jìn)入界面，可上傳所需添加的檔案圖片、掃描件等材料，上傳后應(yīng)對(duì)檔案管理截面瀏覽選項(xiàng)進(jìn)行點(diǎn)擊，并對(duì)所上傳資料進(jìn)行查閱。3）編輯檔案信息。進(jìn)入檔案信息編輯界面，加載信息模板，通過(guò)指向XML架構(gòu)的Schema，判斷模組控件是否對(duì)應(yīng)，若對(duì)應(yīng)，則可對(duì)文字、關(guān)鍵詞、智能標(biāo)簽、任務(wù)窗口進(jìn)行編輯，若不對(duì)應(yīng)，則直接退出。4）檔案信息的查詢。檔案信息查詢的實(shí)現(xiàn)主要是利用包括所有Document類型的對(duì)象，顯示于控制臺(tái)上，采用類、特征對(duì)表、列進(jìn)行替代，采用類名對(duì)表進(jìn)行代替，利用特征對(duì)列進(jìn)行代替，在關(guān)聯(lián)對(duì)象間展開(kāi)查詢。5）打印功能的實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)是否能夠打印也十分重要，由于電子檔案管理系統(tǒng)所需打印的信息頗多。因此，本文系統(tǒng)編寫(xiě)了打印接口，利用一個(gè)打印基類實(shí)現(xiàn)該接口，為各個(gè)打印編寫(xiě)相應(yīng)的工具類，對(duì)這些基類進(jìn)行繼承，由于各個(gè)打印難以完全保持一致，有些打印需進(jìn)行特別處理，因此，可利用重寫(xiě)該基類，實(shí)現(xiàn)對(duì)于特殊效果的打印。這樣有助于對(duì)打印工具類進(jìn)行集中性管理，以便后續(xù)打印表單較多時(shí)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展，無(wú)需修改系統(tǒng)框架即可實(shí)現(xiàn)。

三結(jié)論

第8篇：文書(shū)檔案管理論文范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；社會(huì)化；問(wèn)題

21世紀(jì)以來(lái)，網(wǎng)絡(luò)信息科技技術(shù)的不斷發(fā)展，帶動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，全國(guó)各地企業(yè)如雨后春筍般冒出來(lái)。企業(yè)的增多，加大了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的壓力，也使得企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈。因此，企業(yè)在不斷努力創(chuàng)造產(chǎn)品銷量和利益，同時(shí)降低想方設(shè)法降低企業(yè)生產(chǎn)成本。而企業(yè)檔案管理社會(huì)化就是為降低企業(yè)成本的需要而提出來(lái)的。企業(yè)檔案管理社會(huì)化不僅能降低企業(yè)生產(chǎn)成本投入，還能提高企業(yè)管理水平，最終為企業(yè)創(chuàng)造效益。下面就具體探討企業(yè)檔案管理社會(huì)化的問(wèn)題。

一、企業(yè)檔案社會(huì)化管理理念

20世紀(jì)80年代，改革開(kāi)放的春風(fēng)吹遍了祖國(guó)大地，改變了經(jīng)濟(jì)體制和企業(yè)的發(fā)展。許多企業(yè)都進(jìn)行了業(yè)務(wù)外包，利用與整合外部?jī)?yōu)秀、專業(yè)的資源，使得企業(yè)降低生產(chǎn)成本，提高生產(chǎn)效率，從而提高企業(yè)效益。同時(shí)，改革開(kāi)放也帶出社會(huì)化分工、社會(huì)化服務(wù)、社會(huì)化管理等詞語(yǔ)，并使得企業(yè)檔案管理社會(huì)化初出成型。目前，企業(yè)檔案管理社會(huì)化指的是企業(yè)為了降低生產(chǎn)成本，將部分檔案管理通過(guò)業(yè)務(wù)分包的形式，分給社會(huì)上專業(yè)的組織或個(gè)人進(jìn)行管理，使檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)，內(nèi)部管理得到更多利益與競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)主要有檔案數(shù)字加工、檔案管理業(yè)務(wù)、檔案庫(kù)房建設(shè)業(yè)務(wù)、檔案管理軟件開(kāi)發(fā)、檔案管理相關(guān)工作業(yè)務(wù)。

二、不同企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)分包需求的分析

1.房地產(chǎn)類企業(yè)檔案管理分包需求眾所周知，房地產(chǎn)類公司涉及開(kāi)發(fā)、銷售、物業(yè)等工作，檔案類型多。近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司也越來(lái)越多，有些工業(yè)企業(yè)也加入到房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)隊(duì)伍當(dāng)中。而房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目也越做越大，參與施工單位多，產(chǎn)生許多復(fù)雜的工程項(xiàng)目檔案。對(duì)于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)產(chǎn)生的檔案，一般都會(huì)建立專門的檔案管理室，但是由于房地產(chǎn)類公司檔案繁多，管理起來(lái)仍然存在很多漏洞，單一的企業(yè)內(nèi)部管理，讓項(xiàng)目檔案就是一堆數(shù)字，并不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。所以，更多的房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)類公司會(huì)把檔案管理分包出去，以獲得更多優(yōu)秀的更專業(yè)的資源，幫助公司獲得更大的效益。房地產(chǎn)類公司檔案管理分包業(yè)務(wù)主要包括幫助企業(yè)建設(shè)檔案管理體系，企業(yè)長(zhǎng)期的檔案管理業(yè)務(wù)。2.生產(chǎn)企業(yè)分包檔案業(yè)務(wù)的需求生產(chǎn)企業(yè)主要是以產(chǎn)品為主打的企業(yè)，由于生產(chǎn)需要而購(gòu)入大量的原料，生產(chǎn)過(guò)程中涉及產(chǎn)品加工工藝，以及產(chǎn)品后期的銷售與售后服務(wù)，這些都產(chǎn)生大量的產(chǎn)品檔案。由于生產(chǎn)企業(yè)的檔案類型比較多，有工藝檔案、設(shè)備檔案、原料檔案、產(chǎn)品檔案、客戶檔案等，企業(yè)為了節(jié)約生產(chǎn)成本，一般不會(huì)聘請(qǐng)專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理。另外，還會(huì)把重要的檔案與不太重要的檔案分開(kāi)管理，以便保護(hù)企業(yè)的商業(yè)秘密，防止泄露核心的生產(chǎn)工藝秘密。但是這種分開(kāi)檔案管理存在著非常大的問(wèn)題，很有可能丟失或者弄亂檔案，不利于長(zhǎng)期保存檔案，以及查找相關(guān)檔案。企業(yè)隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，認(rèn)識(shí)到分開(kāi)管理檔案的弊端和問(wèn)題的嚴(yán)重性，為了更好的企業(yè)發(fā)展與更規(guī)范的檔案管理，更多生產(chǎn)企業(yè)需要并選擇專業(yè)的檔案管理組織或個(gè)人來(lái)承接企業(yè)的檔案管理工作。3.國(guó)有企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的需求一般大型企業(yè)都會(huì)有專門的檔案管理室，而檔案管理室歸于行政部門管理。在國(guó)有企業(yè)中，檔案管理在原則上按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》或《國(guó)有企業(yè)文化材料的歸檔方法》等國(guó)家檔案管理的法規(guī)來(lái)管理企業(yè)檔案。雖然國(guó)有企業(yè)管理檔案方法方式比一般企業(yè)規(guī)范，但是相對(duì)一般企業(yè)，國(guó)有企業(yè)規(guī)模較大，檔案繁多，管理工作相對(duì)復(fù)雜。如政府中的檔案，會(huì)采取統(tǒng)一管理模式，不同等級(jí)的政府部門則分級(jí)執(zhí)行檔案管理。大型國(guó)有企業(yè)則較為重視檔案管理工作，設(shè)立專門的檔案管理部門及聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人才來(lái)做檔案管理工作。即使如此，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)有企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案隨之增多并復(fù)雜，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理難度增加，檔案管理工作需要分包出去。國(guó)有企業(yè)將檔案管理業(yè)務(wù)分包出去，不僅有利于企業(yè)內(nèi)部管理工作的進(jìn)行，還為企業(yè)減少不必要的人力資源，同時(shí)，檔案管理工作更加規(guī)范，建立健全更加完善的檔案管理體系，獲得更多優(yōu)秀的專業(yè)資源，為企業(yè)創(chuàng)造更大的利益。

三、分析企業(yè)檔案管理社會(huì)化的必要性

1.社會(huì)化企業(yè)檔案管理降低管理成本、增加資源利用率企業(yè)檔案管理的社會(huì)化不僅能有效降低企業(yè)檔案管理的成本投入，還能增加企業(yè)檔案資源的利用效率，企業(yè)最終獲取更大的效益。企業(yè)檔案管理社會(huì)化的必要性有兩方面。一方面，企業(yè)將檔案管理的工作分包出去，而承接分包業(yè)務(wù)的組織或個(gè)人憑借自身的專業(yè)和實(shí)力，對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)化、規(guī)范化管理。近年來(lái)，承接檔案管理的中介機(jī)構(gòu)越來(lái)越多，企業(yè)投入的管理成本相對(duì)減少。另一方面，專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)提供檔案管理服務(wù)的同時(shí)，利用企業(yè)的檔案信息，整合其他優(yōu)秀資源，為企業(yè)創(chuàng)造利益，實(shí)現(xiàn)資源再次利用。一般企業(yè)與檔案管理機(jī)構(gòu)達(dá)成業(yè)務(wù)合作關(guān)系，就會(huì)簽署相關(guān)保密協(xié)議。而檔案管理機(jī)構(gòu)想要贏得更多的業(yè)務(wù)和聲譽(yù)，必須為其合作企業(yè)維護(hù)并保守檔案信息及商業(yè)機(jī)密，為自身機(jī)構(gòu)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與檔案管理機(jī)構(gòu)的共同發(fā)展。2.企業(yè)檔案管理的社會(huì)化為社會(huì)提供更多機(jī)會(huì)企業(yè)檔案管理的社會(huì)化管理不僅能實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)化配置，還能為社會(huì)提供更多市場(chǎng)，提供更多創(chuàng)業(yè)與就業(yè)機(jī)會(huì)。檔案管理本來(lái)是企業(yè)內(nèi)部管理的問(wèn)題，但隨之企業(yè)檔案社會(huì)化管理的出現(xiàn)，就出現(xiàn)了專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)公司，學(xué)校就會(huì)培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，市場(chǎng)就會(huì)增加更多的檔案管理崗位。企業(yè)利用檔案管理機(jī)構(gòu)的人才技術(shù)資源，增強(qiáng)檔案資源的利用率。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)得到相應(yīng)的發(fā)展，滿足市場(chǎng)發(fā)展的需求。3.有助于實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷深入，在這種情況下使得企業(yè)員工有以往終身制轉(zhuǎn)向聘用制，這對(duì)于提高人才流動(dòng)性發(fā)揮了重要的作用，但從企業(yè)檔案管理角度來(lái)說(shuō)卻讓此項(xiàng)工作量及難度都增加了，但企業(yè)檔案管理社會(huì)化地實(shí)施能夠很好地解決這一問(wèn)題。首先，企業(yè)檔案管理社會(huì)化不但能夠在細(xì)化分工情況下借助于外部資料為企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)，進(jìn)而有效地建設(shè)此項(xiàng)工作量與難度，并且專業(yè)外部服務(wù)地引進(jìn)還可以在減少企業(yè)檔案管理諸如人員、設(shè)備等方面的投入情況下提升其利用效率。其次，企業(yè)檔案管理社會(huì)化地實(shí)施還可以借助于專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)使得社會(huì)資源得以有效地利用，并且在統(tǒng)籌社會(huì)資源情況下有助于資源優(yōu)化配置，這也是當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中所提倡的一大重點(diǎn)。

四、分析企業(yè)檔案管理社會(huì)化的可行性

首先，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為企業(yè)檔案管理社會(huì)化提供了可行性條件。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)代，把地球縮小到足不出戶便知天下事。所以，企業(yè)利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能隨時(shí)隨地進(jìn)行有效的交流合作，為雙方節(jié)約更多是時(shí)間和人力物力，提高了企業(yè)的辦事效率，從而提升企業(yè)的效益。其次，規(guī)范的檔案管理機(jī)構(gòu)和健全的中介服務(wù)市場(chǎng)，為企業(yè)檔案管理社會(huì)化可行性提供了有利保障。最后，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，企業(yè)檔案管理社會(huì)化的可行性是可以滿足企業(yè)發(fā)展需求，也是提高企業(yè)效益的有效手段。企業(yè)檔案社會(huì)化管理已經(jīng)逐漸被各大企業(yè)所接受，而檔案管理機(jī)構(gòu)也將越來(lái)越多，這類中介服務(wù)市場(chǎng)也將逐步規(guī)范。

五、企業(yè)檔案管理社會(huì)化主要形式

通過(guò)對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)研究以及結(jié)合筆者工作實(shí)踐來(lái)看，企業(yè)檔案管理社會(huì)化主要有三種形式：1.集中統(tǒng)一管理集中統(tǒng)一管理是企業(yè)檔案管理社會(huì)化主要形式之一，目前被廣泛地采用，這主要是得益于其相較于以往管理形式具有以下兩方面優(yōu)點(diǎn)：第一，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案集中統(tǒng)一管理形式地應(yīng)用不但能夠在有效地降低此項(xiàng)工作中有關(guān)設(shè)備與人員投入情況下減少成本支出，同時(shí)也有助于提高檔案管理利用的便捷性；第二，結(jié)合實(shí)踐來(lái)看，以往企業(yè)檔案工作中采用傳統(tǒng)管理形式時(shí)，其主要是通過(guò)人員級(jí)別、所屬部門等規(guī)則進(jìn)行分別管理，如此一來(lái)便會(huì)造成檔案管理工作效率性不高，同時(shí)相關(guān)信息資源地應(yīng)用率也較低。而集中統(tǒng)一管理形式地應(yīng)用使得企業(yè)能夠借助于專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案開(kāi)展集中統(tǒng)一管理，這樣一來(lái)不僅實(shí)現(xiàn)了專業(yè)化、規(guī)范化以及高效化，同時(shí)也能夠大大地提升企業(yè)檔案工作效率及應(yīng)用率。2.集約化管理對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作不僅是其信息管理資產(chǎn)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)重要內(nèi)容，同時(shí)它也會(huì)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)地有效開(kāi)展構(gòu)成一定的影響。在以往企業(yè)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理工作開(kāi)展時(shí)往往是利用一套計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并且相關(guān)管理制度與方法等都不太完善，另外在加上人事流動(dòng)大的干擾，如此一來(lái)便會(huì)造成企業(yè)檔案管理工作量及難度增加。在這種情況下，通過(guò)將集約化管理應(yīng)用到企業(yè)檔案管理工作中，可以使得此項(xiàng)工作借助于網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)管理地應(yīng)用而極大程度提升檔案工作效率及治療。此外，隨著越來(lái)越多先進(jìn)技術(shù)及手段應(yīng)用在集約化管理形式中，這就更進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理工作效率、便捷性以及安全性，從而使得企業(yè)更好地利用相關(guān)信息資源來(lái)保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有效開(kāi)展。3.實(shí)施檔案外包，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力隨著我國(guó)各種企業(yè)的逐漸壯大，企業(yè)的用工量和業(yè)務(wù)量的不斷攀升，在這種情況企業(yè)現(xiàn)有的人力、物力資源對(duì)于發(fā)展來(lái)說(shuō)本已無(wú)法滿足企業(yè)的發(fā)展，這樣一來(lái)如何解決繁重的企業(yè)檔案管理工作成為一個(gè)難題。而通過(guò)實(shí)施檔案外包規(guī)則，借助于檔案管理機(jī)構(gòu)為企業(yè)檔案管理提供了便利，促進(jìn)企業(yè)的管理性發(fā)展，業(yè)務(wù)外包不僅能增強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案資料的需求，提高效率，更能增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

六、結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案越來(lái)越多，檔案管理工作難度逐漸增大，解決企業(yè)檔案管理問(wèn)題成為企業(yè)首要問(wèn)題。企業(yè)檔案管理社會(huì)化是解決企業(yè)檔案管理問(wèn)題的有效措施，專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)為企業(yè)提供專業(yè)有效的管理服務(wù)，同時(shí)為企業(yè)節(jié)約管理成本，降低運(yùn)營(yíng)難度，保障檔案管理長(zhǎng)久保存，便于查找，實(shí)現(xiàn)檔案信息雙重利用，有助于加強(qiáng)企業(yè)整體規(guī)范有效管理。有鑒于此，上文在充分結(jié)合筆者對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)研究以及自己多年工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)圍繞于企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題展開(kāi)探究，以供廣大同行參考。

參考文獻(xiàn)

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第9篇：文書(shū)檔案管理論文范文

關(guān)鍵詞：海洋數(shù)字檔案；信息安全；網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

在社會(huì)信息化的大環(huán)境下，數(shù)字化建設(shè)已成為評(píng)價(jià)一個(gè)國(guó)家信息基礎(chǔ)水平的重要標(biāo)志。海洋檔案的管理作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，也正面臨著數(shù)字化時(shí)代的挑戰(zhàn)。隨著電子文件的大量出現(xiàn)，檔案理論界對(duì)于電子文件是否應(yīng)該轉(zhuǎn)化為檔案材料也從爭(zhēng)論轉(zhuǎn)為接受，這一革新要求我們改變?cè)袑?duì)文件檔案的理解，順應(yīng)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，更好地進(jìn)行海洋檔案管理工作。

1海洋數(shù)字檔案的概念和特點(diǎn)

在1996年第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上，美國(guó)的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案(Physicalarchive)和實(shí)態(tài)檔案庫(kù)(Physicalrepositoriesofarchives)相對(duì)應(yīng)的虛擬檔案(Virtualarchives)。國(guó)際檔案理事會(huì)對(duì)數(shù)字檔案的定義是:通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的文件檔案，它的內(nèi)容只能通過(guò)機(jī)器來(lái)利用，并根據(jù)來(lái)源原則來(lái)組織安排。以此類推，海洋數(shù)字檔案就是以代碼數(shù)字形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的海洋方面的文件檔案。數(shù)字檔案改變了傳統(tǒng)的檔案載體形式與檔案工作意識(shí)。數(shù)字檔案的載體與傳統(tǒng)檔案的載體有很大區(qū)別，包括存貯電子文件、信件、圖紙、報(bào)表所形成的軟盤、光盤、硬盤和磁帶等。數(shù)字檔案中的信息資料不以傳統(tǒng)的筆墨紙張等直觀的形象出現(xiàn)，而是通過(guò)二進(jìn)制代碼以數(shù)字形式存貯，成為肉眼不可直接識(shí)讀的記錄符號(hào)。檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化，當(dāng)檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能，通常是以網(wǎng)站方式提供相關(guān)檔案服務(wù)。海洋數(shù)字檔案也有著與其他數(shù)字檔案相同的特性。

2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋數(shù)字檔案的安全隱患

在數(shù)字化的過(guò)程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成海洋信息的丟失或刪改，卻不易被察覺(jué)。

海洋電子文件的信息共享帶來(lái)了一些不安全因素。以計(jì)算機(jī)為載體的電子文件，不同于以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，它可以不受時(shí)間、地點(diǎn)和人員的限制隨意閱讀，并且信息容量巨大，傳輸快捷，這種電子文件的共享性和易用性是其網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)作環(huán)境決定的，是一種進(jìn)步和發(fā)展。同時(shí)，也給海洋電子文件帶來(lái)了不安全和泄密因素。

目前的檔案保護(hù)規(guī)程主要針對(duì)紙質(zhì)載體制成材料的耐久性、保存環(huán)境等方面來(lái)進(jìn)行，缺乏對(duì)電子檔案長(zhǎng)時(shí)間可靠保存的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)。實(shí)踐證明紙質(zhì)載體的檔案在一定的保護(hù)條件下可保存達(dá)上千年，而電子文件的物理載體壽命卻遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，磁性載體檔案的壽命最多只有十多年，光盤載體的壽命也不超過(guò)I00年。另外，紙張的損壞很容易被發(fā)現(xiàn)，但電子文件載體的損壞只能由設(shè)備檢驗(yàn)。此外，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息保存的格式和載體都在發(fā)生變化，使得早期數(shù)字檔案難于“閱讀”，例如現(xiàn)在面對(duì)一個(gè)保存在5英寸軟盤上的Wordstar格式的文件，恐怕大多數(shù)讀者都會(huì)束手無(wú)策，而這只不過(guò)是20多年前主流格式與存儲(chǔ)載體。

由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患導(dǎo)致泄密。Internet/Intranet技術(shù)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式，網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過(guò)重重網(wǎng)站分段傳送至目的地，任何中介站點(diǎn)均可以攔截、讀取、破壞甚至篡改信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)攻擊手段也越來(lái)越多，攻擊工具的破壞力越來(lái)越強(qiáng)，而安全技術(shù)是一種在對(duì)抗中被動(dòng)發(fā)展的技術(shù)，它總是滯后的，這樣就導(dǎo)致了網(wǎng)絡(luò)的脆弱性。此外，網(wǎng)絡(luò)硬件也是經(jīng)常被忽視的但風(fēng)險(xiǎn)極大的泄密途徑，主要方式有電磁泄露、非法終端、搭線竊取·后門程序等。

管理人員不足，技術(shù)水平有限。據(jù)有關(guān)資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒(méi)有受過(guò)正規(guī)的計(jì)算機(jī)安全培訓(xùn)，他們?nèi)狈τ?jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識(shí)，缺乏對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全意識(shí)。

3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)海洋數(shù)字檔案安全的對(duì)策

如前所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，數(shù)字檔案及海洋數(shù)字檔案的安全保密問(wèn)題日益突出，為嚴(yán)防密從網(wǎng)泄，確保電子文檔安全，應(yīng)在管理、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全3方面采取有效的安全技術(shù)與措施。

3.1管理方面

加大人才培養(yǎng)力度，提高管理人員的技術(shù)水平。海洋檔案信息數(shù)字化是信息時(shí)展的必然趨勢(shì)，海洋檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息，不能認(rèn)為只要把電腦管好了，信息沒(méi)有丟失，就是做好保密工作了。海洋檔案管理人員自身要增強(qiáng)責(zé)任感、使命感和危機(jī)感，樹(shù)立高度自覺(jué)的檔案信息安全防范意識(shí)。海洋檔案管理人員要更新知識(shí)、技能，努力學(xué)習(xí)掌握檔案現(xiàn)代化管理、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的技術(shù)，加快從傳統(tǒng)型檔案管理人員向現(xiàn)代化檔案管理人員的轉(zhuǎn)化。同時(shí)，海洋檔案行政管理部門要采取相應(yīng)措施，從政策、待遇等方面培養(yǎng)和激勵(lì)專業(yè)技術(shù)人才。要通過(guò)在職教育、短期培訓(xùn)和學(xué)歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識(shí)水平和專業(yè)技能，充分調(diào)動(dòng)海洋檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，為推進(jìn)海洋檔案信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)。

制定安全管理制度。在海洋數(shù)字檔案安全管理中，除了采用相應(yīng)的安全技術(shù)措施之外，更重要的是海洋檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定、完善一些制度。如，確定本單位檔案信息的安全管理等級(jí)和安全管理范圍，制定檔案網(wǎng)絡(luò)操作使用規(guī)程，用戶身份認(rèn)證制度，電子文件的接收、保管、檢索、查詢和網(wǎng)絡(luò)安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋數(shù)字檔案信息的安全保障體系。

3.2網(wǎng)絡(luò)安全方面

硬件設(shè)備安全。涉及海洋電子文檔的計(jì)算機(jī)應(yīng)做到專人專用，使用的移動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)備也應(yīng)做到專用，不可混用。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)該盡量使用通過(guò)保密檢測(cè)的設(shè)備，不要盲目追求新產(chǎn)品、新技術(shù)，以減少泄密渠道。

操作系統(tǒng)安全。安全的操作系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)安全的重要基礎(chǔ)，因?yàn)樗械幕緫?yīng)用和安全措施(如病毒防治、人侵檢測(cè)、設(shè)置防火墻和安全島)都依賴操作系統(tǒng)提供的底層支持。充分考慮海洋數(shù)字檔案操作系統(tǒng)的安全性是我國(guó)的國(guó)情所決定的，因?yàn)樵S多核心技術(shù)我國(guó)并不掌握，無(wú)法保證國(guó)外操作系統(tǒng)產(chǎn)品不存在后門程序。在海洋數(shù)字檔案管理用操作系統(tǒng)方面要考慮以下兩點(diǎn):①采用的產(chǎn)品要具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)，且源代碼對(duì)政府公開(kāi);②定期利用漏洞掃描工具檢測(cè)系統(tǒng)漏洞和配置情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。操作系統(tǒng)的安全主要通過(guò)增強(qiáng)身份標(biāo)志與驗(yàn)證、細(xì)化自主訪問(wèn)控制、用戶職責(zé)劃分、強(qiáng)制訪問(wèn)控制、審計(jì)跟蹤和安全管理等方面的措施來(lái)實(shí)現(xiàn)，這些措施都可以對(duì)基本安全功能提供強(qiáng)有力的支持。

安裝殺毒軟件。防病毒必須從網(wǎng)絡(luò)整體考慮，主動(dòng)防御，改變被動(dòng)劣勢(shì)，要樹(shù)立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念。從方便管理人員的工作著手，使其能夠管理網(wǎng)絡(luò)上的所有機(jī)器，如利用定時(shí)查毒功能，對(duì)客戶進(jìn)行掃描，檢查病毒情況;利用在線報(bào)警功能，監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)上的每一臺(tái)機(jī)器，出現(xiàn)故障或病毒侵人時(shí)，網(wǎng)絡(luò)管理人員都能及時(shí)知道，并作出反應(yīng)。

內(nèi)外網(wǎng)隔離。在內(nèi)外部網(wǎng)之間，設(shè)置防火墻(包括分組過(guò)濾與應(yīng)用)實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離與訪問(wèn)控制是保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)安全最主要的同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能:過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng);對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

在必須使用公眾網(wǎng)絡(luò)時(shí)采用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)(VPN)技術(shù)。VPN能夠利用Internet或其他公共互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施為用戶創(chuàng)建隧道，并提供與專用網(wǎng)絡(luò)一樣的安全和功能保障。在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸數(shù)據(jù)時(shí)，VPN可提供保密和數(shù)據(jù)加密。如果某機(jī)關(guān)檔案系統(tǒng)設(shè)有兩個(gè)或更多分支機(jī)構(gòu)，或者希望用戶遠(yuǎn)程訪問(wèn)檔案網(wǎng)絡(luò)，這種方法尤其有用。

3.3信息安全方面

海洋數(shù)據(jù)備份恢復(fù)系統(tǒng)。備份數(shù)據(jù)可以防止磁盤驅(qū)動(dòng)器出現(xiàn)故障、電源斷電、感染病毒和發(fā)生其他事故時(shí)丟失數(shù)據(jù)。一旦發(fā)生了數(shù)據(jù)丟失，如果按照備份規(guī)程進(jìn)行了備份，那么就可以恢復(fù)數(shù)據(jù)。海洋數(shù)據(jù)備份最可靠的辦法是完全備份和增量備份相結(jié)合，例如我們可以每周執(zhí)行一次完全備份，每天執(zhí)行一次增量備份。除此之外，還應(yīng)該選擇不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)，并將備份介質(zhì)存放于不同的安全地點(diǎn)。

載體保護(hù)。海洋數(shù)字檔案的記錄載體由于它的磁性、光學(xué)性和磁光性，易受磁場(chǎng)、光線、溫度和濕度等環(huán)境影響。海洋數(shù)字檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、避光、防塵、無(wú)腐蝕性氣體的環(huán)境里，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。加強(qiáng)工作人員責(zé)任心，提高操作能力避免不正確操作。例如，使用標(biāo)識(shí)筆作標(biāo)注時(shí)，會(huì)帶來(lái)盤面的污損拿取時(shí)手法不正確，留下指紋中的油脂、鹽分、微生物等長(zhǎng)期依附其上，會(huì)腐蝕盤帶。

數(shù)字簽名技術(shù)。主要包括數(shù)字簽署技術(shù)和驗(yàn)證技術(shù)，以解決偽造、抵賴和冒充等問(wèn)題，在存儲(chǔ)和流通過(guò)程中，保證了數(shù)字檔案的原始性、真實(shí)性。目前常用的數(shù)字簽名技術(shù)有光筆簽名、電子簽名、電子印章、數(shù)字指紋、數(shù)字水印、數(shù)字時(shí)間截和數(shù)字證書(shū)等。

信息加密。加密技術(shù)可以確保電子文件內(nèi)容的非公開(kāi)性，是保證電子文件機(jī)密性的重要方法，其目的是采取某種數(shù)字方法經(jīng)信息偽裝起來(lái)，使非法入侵者無(wú)法了解信息的真實(shí)含義。通常多采用“雙密鑰碼”法。加密通信者各擁有一對(duì)密鑰，任何發(fā)方可以使用收方的公開(kāi)密鑰加密明文后向收方發(fā)文，收方只用自己知道的解密密鑰解密獲得明文。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來(lái)，這對(duì)于傳輸中的電子文檔具有很好的保密和保護(hù)效果。

雙套歸檔制。實(shí)行“雙套制”保存海洋電子檔案，既在保存海洋電子檔案的同時(shí)也保存對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案，這也是在技術(shù)水平尚欠成熟的條件下解決海洋電子檔案原始性、真實(shí)性問(wèn)題的一種可行辦法。

海洋數(shù)字檔案的銷毀。目前，數(shù)字檔案銷毀現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，銷毀隨意性較大、方法不規(guī)范，為信息保密工作留下了隱患。數(shù)字檔案的銷毀可分為信息銷毀和載體銷毀兩大部分。數(shù)字檔案的信息銷毀即邏輯刪除是通過(guò)軟件系統(tǒng)改變載體的狀態(tài)，將數(shù)字檔案數(shù)據(jù)從記錄載體上徹底消除的一種方法，對(duì)于非保密性的數(shù)字檔案可用邏輯刪除的辦法;數(shù)字檔案的載體銷毀是將數(shù)字檔案的載體連同信息一起銷毀的方法，主要適用于載體、一次寫(xiě)人不可更改的記錄載體及受損傷不可修復(fù)的載體，此方法銷毀比較徹底，不會(huì)留下失泄密后患。對(duì)應(yīng)銷毀的在網(wǎng)絡(luò)上處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)的電子文件、電子檔案，屬于非保密性的可做清除處理;對(duì)屬于保密范圍內(nèi)的，要做徹底清除處理，連信息的微量信號(hào)也一點(diǎn)不能留，以防泄密。