檔案管理中的合同管理精選(九篇)

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第1篇：檔案管理中的合同管理范文

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關(guān)特征

結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進(jìn)一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠(yuǎn)。同時，由于實(shí)際工作中檔案管理機(jī)制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當(dāng)前發(fā)展形勢的影響，自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對而言，電子檔案由于受到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及各類信息技術(shù)的支持，實(shí)際的應(yīng)用范圍正在擴(kuò)大。與此同時，為了更好的加深對傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實(shí)際的應(yīng)用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù)，能夠進(jìn)行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實(shí)際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息，可對檔案進(jìn)行修改。因此，電子檔案歸檔中應(yīng)注重數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證及保密機(jī)制等技術(shù)措施的合理運(yùn)用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強(qiáng)電子文件的真實(shí)可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡單。通過相關(guān)部門出具的證明，可對既有的檔案材料進(jìn)行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴(yán)格的驗(yàn)證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時間不同

當(dāng)文件辦理完成后，電子檔案可隨時進(jìn)行歸檔，或在一定的時間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數(shù)碼簽名的方式進(jìn)行身份認(rèn)證，最終由檔案管理工作人員進(jìn)行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進(jìn)行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一整理，并定期對所有檔案進(jìn)行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響，需要在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下進(jìn)行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對紙制品材料進(jìn)行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴(yán)格控制存儲環(huán)境，實(shí)際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進(jìn)行唯一的文件編號，并給出相應(yīng)的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現(xiàn)人為錯誤。

3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：（1）二者本質(zhì)上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息；（2）電子檔案是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繼承，相比紙質(zhì)檔案管理工作效率更高， 某些業(yè)務(wù)中也需要交叉使用電子檔案與紙質(zhì)檔案；（3）電子檔案的發(fā)展與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案密切相關(guān)，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。

第2篇：檔案管理中的合同管理范文

火力發(fā)電廠工程直管、代建、委托三種建管模式并存，參建單位眾多。在工程建設(shè)中，僅土建施工單位就有近百家，相應(yīng)的施工合同就有700多項(xiàng)。此外還有相當(dāng)數(shù)量的監(jiān)理、設(shè)備采購，土建、機(jī)電安裝等各類火電廠工程合同。因此，合同管理的工作量十分巨大。電廠一開始意識到合同檔案管理的重要性，采取了一些相應(yīng)措施來加強(qiáng)其管理。然而，由于火電廠自身和客觀因素，合同檔案管理不規(guī)范，存在有待改善的問題。

1.1對火電廠工程合同檔案管理工作的認(rèn)知缺陷火電廠普遍存在多項(xiàng)工程同時進(jìn)行、項(xiàng)目跨專業(yè)等特點(diǎn)，這給合同檔案管理帶來相當(dāng)?shù)碾y度。

1.2火電廠工程合同檔案管理工作的缺陷由于電廠內(nèi)部各個項(xiàng)目所在部門只注重合同對正在進(jìn)行中的工程的作用，工程竣工后，忽略了合同材料的后期管理及歸檔。這樣一來，合同檔案材料由于人為等因素會損害了有效文字等情況。

1.3各類火電廠工程合同檔案文件資料的缺陷在合同檔案的管理過程中，我們往往只關(guān)注合同檔案的收集、保存、歸檔、管理等環(huán)節(jié)，而忽略了合同本身的質(zhì)量，必須確保各類合同文件資料的完整性和真實(shí)性。不少合同缺少某些重要的條款，在實(shí)施過程造成工程缺陷和漏洞，影響工程質(zhì)量，運(yùn)行后造成不安全事件發(fā)生。

2.加強(qiáng)火電廠工程合同檔案管理的措施

2.1提高對火電廠工程合同檔案管理工作的重視程度在合同簽訂之前施工單位應(yīng)對招標(biāo)文件進(jìn)行分析和合同文本審查，評估合同風(fēng)險，然后進(jìn)行火電廠工程合同的策劃，為報價、工程預(yù)算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。當(dāng)合同簽訂后，應(yīng)該對于合同實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，收集合同實(shí)施過程中的信息資料，然后對此進(jìn)行分析，提出合同實(shí)施方面的意見、建議，建立合同實(shí)施保證體系。第一，建立外包工程管理平臺。各有關(guān)單位的所有合同檔案管理專職人員及時錄入工程立項(xiàng)、資質(zhì)審查、入場管理、施工監(jiān)督和竣工驗(yàn)收等管理環(huán)節(jié)信息，對各項(xiàng)施工工程進(jìn)行在線管理和監(jiān)督，確保各項(xiàng)合同檔案信息準(zhǔn)確、完整。第二，建立合同網(wǎng)絡(luò)審核體系。確保簽訂的合同符合《合同法》及與其他法律、法規(guī)有關(guān)的內(nèi)容以及所涉及到合同的規(guī)定，明確發(fā)承包雙方各自的權(quán)利義務(wù)，保證工程施工質(zhì)量，不發(fā)生合同糾紛。

2.2各類火電廠工程合同檔案文件資料必須真實(shí)完整合同檔案是工程建設(shè)檔案的重要組成部分，是反映工程建設(shè)真實(shí)情況的基本資料，是工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。第一，建立合同管理平臺。將合同的基本信息，如檔號、合同名稱、合同編號、簽定日期、合同多方責(zé)任者、合同屬性、合同金額、履行情況、合同整理互見號等子目錄項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)著錄，在同一個工程的各類合同后用括號統(tǒng)一著錄工程的名稱或統(tǒng)一的工程編號，確?；痣姀S工程合同收集完整，歸檔及時。實(shí)行發(fā)包單位和承包單位分級管理，除做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作外，要建立起一個與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及管理模式相適應(yīng)的、信息暢通的、穩(wěn)定的合同管理人員網(wǎng)絡(luò)體系，確保人員有效到位，保障工程施工合同歸檔渠道的暢順。第二，加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)，使檔案人員應(yīng)充分利用信息時代的資源，通過計算機(jī)對合同檔案特別是建設(shè)工程施工合同、大、小修技改項(xiàng)目施工合同檔案進(jìn)行管理，并實(shí)時錄入、更新管理過程的信息，確保合同檔案信息性便捷和準(zhǔn)確。與此同時，合同檔案管理人員還應(yīng)提高防范意識，加強(qiáng)合同檔案管理的保密工作，維護(hù)火電廠自身的合法權(quán)益。

2.3火電廠工程合同檔案管理工作必須規(guī)范有序合同檔案管理是一個環(huán)環(huán)相扣的過程化管理，任意一個環(huán)節(jié)不規(guī)范就可能造成檔案的失實(shí)或缺失。為此，各有關(guān)單位相關(guān)專業(yè)管理部門應(yīng)通力協(xié)作，共同做好相關(guān)的工作。第一，合同履約責(zé)任部門負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過程中的各類原始資料，建立合同檔案，合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，及時將全套合同資料提交合同主管部門歸檔。第二，合同主管部門按規(guī)定及時將合同檔案移交公司檔案室存檔。合同檔案資料包括合同協(xié)議書、合同條款、有關(guān)紀(jì)要等文件。招標(biāo)項(xiàng)目還應(yīng)包括招投標(biāo)的全套檔案資料。第三，基建火電廠工程合同由合同主管部門整理按規(guī)定及時移交公司檔案室，歸入基建檔案，機(jī)組大、小修和部分日常維護(hù)項(xiàng)目，外包合同由生產(chǎn)技術(shù)部整理成冊移交公司檔案室，歸入生產(chǎn)檔案。合同文件存檔后，正本不得外借，副本外借時，要按規(guī)定辦理好借閱手續(xù)，并及時回收，以免檔案遺失或損毀。

3.結(jié)束語

第3篇：檔案管理中的合同管理范文

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；勘察設(shè)計；合同管理

合同管理是保障建設(shè)工程勘察設(shè)計有序進(jìn)行的依據(jù)，我國《中華人民共和國合同法》中，對合同管理提出了明確的要求，而且建設(shè)工程行業(yè)中，也在合同管理方面提出了新的規(guī)章、規(guī)范，充分發(fā)揮合同管理的作用。合同管理措施，是一項(xiàng)重點(diǎn)的工作，與合同應(yīng)用存在直接的聯(lián)系，建設(shè)工程勘察設(shè)計中，必須全面落實(shí)合同管理措施，便于完善合同的實(shí)踐應(yīng)用。

一、建設(shè)工程勘察設(shè)計的合同管理措施

建設(shè)工程中，為了規(guī)范勘察設(shè)計的方式，促使其符合市場原則，在合同管理中落實(shí)《建筑工程勘察設(shè)計合同管理辦法》，要求建設(shè)工程嚴(yán)格按照管理辦法控制勘察設(shè)計。建設(shè)工程中，既要履行合同管理辦法，又要遵循市場原則，因此重點(diǎn)分析建設(shè)工程中，勘察設(shè)計合同管理的措施。

1、細(xì)化合同管理的辦法

合同管理措施中，需根據(jù)建設(shè)工程勘察設(shè)計的實(shí)際情況，細(xì)化合同管理的辦法，嚴(yán)格劃分勘察設(shè)計中的技術(shù)責(zé)任，利用合同的方式規(guī)定相關(guān)的權(quán)益，同時確保權(quán)益的合法性[1]。首先建設(shè)工程在勘察設(shè)計中，依照規(guī)定內(nèi)容，要求雙方簽訂合同，合同內(nèi)的條例對工程中的新建、改建等都存在規(guī)范性；然后按照建設(shè)工程市場的實(shí)況，規(guī)定合同管理，以免合同中出現(xiàn)違規(guī)的內(nèi)容，確保合同管理的細(xì)節(jié)部分；最后依照合同中的條例，細(xì)化雙方的責(zé)任，如果合同雙方提出不同的建議，也可采取書面的形勢進(jìn)行約束，主要是針對可能發(fā)生的糾紛，提前進(jìn)行規(guī)范，保障合同管理措施的可行性，滿足建設(shè)工程勘察設(shè)計的實(shí)踐需求。

2、強(qiáng)化合同管理監(jiān)督職能

監(jiān)督職能是合同管理中的有效措施，發(fā)揮合同在建設(shè)工程勘察設(shè)計中的作用。由于建設(shè)工程現(xiàn)場的環(huán)境、地質(zhì)不同，所以不同建設(shè)工程內(nèi)，勘察設(shè)計的行為、活動存在差異，也就表示合同管理的措施中存有差別，在合同管理中采取監(jiān)督職能的方法，有利于輔助合同內(nèi)容，為建設(shè)工程勘察設(shè)計提供指導(dǎo)策略，促使勘察設(shè)計能夠與周圍的自然環(huán)境、地質(zhì)環(huán)境保持和諧性[2]。

3、深化合同管理的法規(guī)控制

法規(guī)控制是勘察設(shè)計合同管理中的一項(xiàng)方法，因?yàn)榻ㄔO(shè)工程勘察設(shè)計中，雙方簽訂合同后，合同已經(jīng)具有法律效應(yīng)，采用法規(guī)控制的方法管理合同，可以充分發(fā)揮行政部門的責(zé)任，維護(hù)勘察設(shè)計現(xiàn)場的秩序。建設(shè)勘察設(shè)計中出現(xiàn)違法行為時，行政部門可以要求司法機(jī)關(guān)依照合同進(jìn)行審判，如果當(dāng)事人對處罰有異議，也可實(shí)行復(fù)議或訴訟，表明法規(guī)控制管理方法的公平、公正，也能體現(xiàn)出合同的執(zhí)行權(quán)力。目前，各地區(qū)建設(shè)工程勘察設(shè)計中的合同管理，非常重視法規(guī)控制的應(yīng)用，以此來規(guī)范合同的管理方法，提高合同管理在建設(shè)工程勘察設(shè)計中的規(guī)范性水平。

二、建設(shè)工程勘察設(shè)計合同的檔案管理方法

建設(shè)工程勘察設(shè)計的合同管理，屬于一種委托的行為，具有服務(wù)的特性，而公款支付、經(jīng)濟(jì)處理等事務(wù)，都是由勘察設(shè)計合同進(jìn)行調(diào)解的，為了提高建設(shè)工程勘察設(shè)計合同管理的水平，需深化檔案管理的工作，積極落實(shí)檔案管理方法，服務(wù)合同管理措施的應(yīng)用。

1、收集合同檔案的資料

檔案資料收集，是合同管理的基礎(chǔ)部分，全面收集合同中的資料、內(nèi)容，考慮到經(jīng)營業(yè)務(wù)的影響，合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，應(yīng)該保障勘察設(shè)計的真實(shí)性，以便確保收集資料的完整性，預(yù)防合同丟失或缺陷[3]。建設(shè)工程勘察設(shè)計中收集合同資料時，積極完善管理工作，合同管理人員需要提高對資料收集的重視度，主動進(jìn)行合同檔案中的材料收集，按照合同管理的需求，規(guī)劃檔案中的材料內(nèi)容，隨時做好接收資料的準(zhǔn)備。

建設(shè)工程勘察設(shè)計單位，遵循資料收集的相關(guān)要求，明確檔案資料的范圍，在合同管理中深化檔案的作用，充分發(fā)揮合同管理的實(shí)踐價值。一般情況下，建設(shè)工程勘察設(shè)計中的合同管理，進(jìn)行收集的材料有：（1）勘察中標(biāo)時的資料，包括勘察地點(diǎn)、費(fèi)用以及方案，經(jīng)相關(guān)部門簽字認(rèn)可的備案資料；（2）勘察登記的所有表格資料；（3）合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理過程。

2、歸檔合同管理的資料

合同管理時的歸檔行為，降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過程中，對合同重新進(jìn)行審視和審查，明確合同中的管理要求。建設(shè)工程勘察設(shè)計的合同管理中，不僅要管理合同的相關(guān)事宜，還要對文件資料進(jìn)行歸檔處理，文件資料是合同管理中的根本，也是履行合同內(nèi)容的主要依據(jù)。因?yàn)榭辈煸O(shè)計的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的資料，仍然留在經(jīng)辦部門，沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的合同管理，所以采取資料歸檔的方式，實(shí)現(xiàn)合同管理的系統(tǒng)化，快速收集分散的合同資料，由管理部門進(jìn)行收集，以免合同資料管理時出現(xiàn)缺陷。

合同檔案是管理的重要部分，管理人員在歸檔合同資料時，應(yīng)該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況，確定資料的真實(shí)性，存有缺失的合同資料，不能進(jìn)行歸檔管理，要求經(jīng)辦人員整理齊全后，重新歸檔，樹立合同資料完整歸檔的意識。

三、建設(shè)工程勘察設(shè)計合同管理的實(shí)踐分析

建設(shè)工程勘察設(shè)計合同管理的實(shí)踐，規(guī)范了合同管理的行為，一方面維護(hù)合同本身的價值，另一方面規(guī)劃合同管理的手段。

1、委托方的合同管理

合同中規(guī)定，建設(shè)工程勘察設(shè)計的委托方，需要向承包方提供工作資料，而且要負(fù)責(zé)工作資料的真實(shí)性。合同管理時，根據(jù)委托的內(nèi)容，執(zhí)行相關(guān)的合同條例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技術(shù)的規(guī)劃，并且附圖，提供勘察設(shè)計中的技術(shù)資料。

2、承包方的合同管理

承包方的資質(zhì)、能力要符合委托方的要求，由建設(shè)工程勘察管理部門，篩選符合要求的承包方，由此承包方與委托方建立合同關(guān)系。委托方的合同管理中，應(yīng)該遵循合同的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)，承擔(dān)相應(yīng)的設(shè)計工作，如承包方違反合同而造成經(jīng)濟(jì)所示，按照合同中的違約規(guī)定進(jìn)行賠償。

3、合同文件的編制管理

建設(shè)工程勘察設(shè)計中，委托方有可能提出變更要求，此時需針對變更的項(xiàng)目，重新編制合同文件，委托方依照合同中的要求，負(fù)責(zé)承包方實(shí)際工作中的增加費(fèi)用，嚴(yán)謹(jǐn)管理由合同變更引起的費(fèi)用或責(zé)任問題。

4、勘察合同的監(jiān)督管理

監(jiān)督管理實(shí)踐中，落實(shí)勘察設(shè)計合同中的內(nèi)容，監(jiān)督合同管理的執(zhí)行力，保障雙方的權(quán)益，體現(xiàn)合同管理的實(shí)踐職責(zé)，完善合同管理中的實(shí)踐活動，保障建設(shè)工程勘察設(shè)計的優(yōu)質(zhì)行為。

結(jié)束語：

合同管理對建設(shè)工程勘察設(shè)計具有基礎(chǔ)維護(hù)作用，輔助解決勘察設(shè)計中的合同糾紛，提供相關(guān)的依據(jù)。合同管理的工作內(nèi)容，符合勘察設(shè)計的特殊性，在管理措施中實(shí)行檔案管理方法，同時結(jié)合條例應(yīng)用，強(qiáng)化合同管理的工作內(nèi)容，發(fā)揮合同管理的作用，體現(xiàn)合同管理措施應(yīng)用的積極性。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊翠萍.建設(shè)單位對建設(shè)工程合同管理的研究[D].武漢工程大學(xué)，2014.

第4篇：檔案管理中的合同管理范文

一、引言

隨著大數(shù)據(jù)、云會計[ 1 ]、移動互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，從2012年開始，重慶海事局持續(xù)建設(shè)以財務(wù)集中核算為核心業(yè)務(wù)的財務(wù)云平臺。2013年制定了《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同管理辦法（試行）》，并根據(jù)財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡稱《內(nèi)控規(guī)范》），開發(fā)了“經(jīng)濟(jì)合同管理子系統(tǒng)”，初步實(shí)現(xiàn)了合同管理內(nèi)部控制信息化，為實(shí)現(xiàn)單位合同控制目標(biāo)、降低合同風(fēng)險、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保證。

在合同從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變到信息化管理的過程中，信息網(wǎng)絡(luò)化對信息質(zhì)量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年來學(xué)者們一直關(guān)注信息技術(shù)如何影響合同管理的問題。閆秀杰[ 3 ]認(rèn)為合同款收付進(jìn)度是判斷合同履行風(fēng)險的重要參考證據(jù)，可以從會計核算角度，增設(shè)“合同”輔助核算方式對合同款收付涉及的會計業(yè)務(wù)進(jìn)行獨(dú)立歸集，實(shí)現(xiàn)合同款收付過程明細(xì)管理。劉華等[ 4 ]認(rèn)為可以應(yīng)用知識管理的理論與方法構(gòu)建合同管理信息平臺，其原理是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在總的合同管理信息平臺下構(gòu)建合同庫、知識庫、專家?guī)旌椭R交流中心四個模塊。馬穎[ 5 ]認(rèn)為建立合同內(nèi)部控制系統(tǒng)的過程是以控制為導(dǎo)向，使其在制度安排上更注重在合同準(zhǔn)備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動態(tài)風(fēng)險在每個過程中都有相應(yīng)的控制手段發(fā)揮作用，成為一個適時的動態(tài)過程控制系統(tǒng)。

綜觀現(xiàn)有研究，這些文獻(xiàn)主要是從合同管理的信息化手段、系統(tǒng)構(gòu)建、控制方法等方面進(jìn)行研究，很少涉及從信息化的角度去探討行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制問題。鑒于此，本文以重慶海事局基于財務(wù)云平臺的合同管理系統(tǒng)為研究對象，通過實(shí)地調(diào)研重慶海事局的合同管理內(nèi)部控制情況，然后從信息系統(tǒng)的角度去研究探討合同管理存在的內(nèi)部控制問題，并提出基于信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制改進(jìn)及優(yōu)化措施。

二、重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及問題分析

（一）合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)流程

重慶海事局是交通運(yùn)輸部設(shè)置在長江干線負(fù)責(zé)重慶段水上安全監(jiān)督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執(zhí)法機(jī)關(guān)，下設(shè)12個海事處及26個海事執(zhí)法大隊(duì)。該單位于2013年7月1日起實(shí)施《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同管理辦法（試行）》，對合同的類型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責(zé)任等作出了詳細(xì)規(guī)定，基本形成了合同管理的內(nèi)部控制體系。

重慶海事局將合同管理主要分為合同訂立、合同履行和合同檔案管理三個階段。目前，合同訂立階段仍使用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)媒介流轉(zhuǎn)的方式進(jìn)行，合同履行和合同檔案管理兩個階段已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化管理。基于財務(wù)云平臺的合同管理，結(jié)合智能終端APP應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了合同的移動審批、實(shí)時查詢和執(zhí)行分析等功能，解決了因?yàn)橄聦贆C(jī)構(gòu)眾多、地理位置分散而導(dǎo)致合同無法集中管理所帶來的風(fēng)險。通過線下的經(jīng)濟(jì)合同調(diào)查、談判和在財務(wù)云平臺線上執(zhí)行合同錄入、審批、歸檔及查詢等，基本達(dá)到了重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)。重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的具體流程如圖1所示。

目前，重慶海事局的合同訂立階段在線下進(jìn)行，由合同承辦部門具體負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的前期準(zhǔn)備、調(diào)查、談判及文本的起草。合同起草完成后，以《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同審查表》為流轉(zhuǎn)媒介進(jìn)入審批流程，相關(guān)職能審查部門負(fù)責(zé)人審查后再由復(fù)核小組進(jìn)行審核，之后簽訂經(jīng)濟(jì)合同。合同履行階段流程由基于財務(wù)云平臺的合同管理系統(tǒng)進(jìn)行，由合同承辦人通過“合同錄入”功能在合同簽訂完畢后錄入合同簽約對象的信息、金額、編號、日期等基本數(shù)據(jù)，并將合同文本及相關(guān)資料通過掃描的方式上傳到云平臺上以附件的形式保存，同時填寫合同的收支計劃并設(shè)置到期提醒功能。在計劃收支時間的前十日，系統(tǒng)會自動提示財務(wù)會計處的財務(wù)人員進(jìn)行合同款項(xiàng)收付操作，根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批復(fù)核完成之后由財務(wù)人員向簽約對象收付款。履行完合同中明確的各項(xiàng)義務(wù)之后，財務(wù)會計處進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)算，由合同承辦部門進(jìn)行歸檔操作。

經(jīng)濟(jì)合同相關(guān)職能審查部門及合同復(fù)核小組成員可以借助智能手機(jī)或平板電腦等移動智能終端通過APP應(yīng)用隨時完成合同的審核，合同經(jīng)辦人員及財務(wù)人員也能夠隨時接入云平臺，實(shí)時查詢合同執(zhí)行進(jìn)度，借助臺賬圖表等多維度分析合同履行情況，獲取合同信息，極大地提高了合同管理內(nèi)部控制的水平和效率。

（二）合同管理內(nèi)部控制存在的問題分析

合同的履行階段和檔案管理階段已經(jīng)通過云平臺初步實(shí)現(xiàn)對合同的信息化管理，但是合同管理內(nèi)部控制仍然存在下面的問題。

1.云平臺未實(shí)現(xiàn)合同調(diào)查信息化，存在無法有效分析簽約對象資信的風(fēng)險

簽約對象的資信調(diào)查是簽約前一項(xiàng)非常重要的工作，該工作的落實(shí)可確認(rèn)簽約對象是否有能力履行合同，從而降低交易風(fēng)險。在進(jìn)行合同前期調(diào)查時，基本上都是以傳統(tǒng)的方式在網(wǎng)上收集調(diào)查對象的資料或進(jìn)行實(shí)地考察訪問，再進(jìn)行主觀判斷其財產(chǎn)狀況、生產(chǎn)能力、經(jīng)營能力等。使用這種方式進(jìn)行合同調(diào)查，比較主觀，容易受個人偏好影響而導(dǎo)致判斷失誤，最終可能使單位面臨較大的合同風(fēng)險。重慶海事局雖然構(gòu)建了云平臺，卻沒有充分利用云平臺的數(shù)據(jù)資源及大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)來構(gòu)建合同調(diào)查對象的資信主題數(shù)據(jù)庫，以數(shù)據(jù)為依據(jù)客觀、全面地分析簽約對象的資質(zhì)、誠信度、業(yè)務(wù)能力和履約能力等資信情況。雖然重慶海事局的業(yè)務(wù)和合同類型都相對比較單一，并且有較穩(wěn)定的合作對象，但是一旦面臨新的合作對象，若未對簽約對象的資信情況進(jìn)行全面分析，就會給合同的簽訂、履行埋下隱患，增大可能承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險。

2.云平臺不能及時反映項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，風(fēng)險預(yù)警能力較弱

目前，重慶海事局的合同履行階段基于云平臺進(jìn)行，利用合同管理系統(tǒng)可以實(shí)時查詢所有合同的執(zhí)行進(jìn)度，在很大程度上解決了未實(shí)現(xiàn)信息化管理之前無法隨時了解每個合同執(zhí)行進(jìn)度的問題。但是，由于風(fēng)險的發(fā)生可能存在于合同管理的各個階段，訂立階段可能面臨合同條款存在漏洞、履行階段面臨逾期支付款項(xiàng)、檔案管理階段面臨合同或相關(guān)資料丟失的風(fēng)險等，這就需要云平臺有一套較完備的評價機(jī)制對合同進(jìn)行全生命周期的風(fēng)險管理。在合同履行階段系統(tǒng)設(shè)計了“到期提醒”的風(fēng)險防控功能，雖然利用該功能可以根據(jù)計劃收付款時間自動判斷并于十日前提示工作人員收付款項(xiàng)，但是由于系統(tǒng)無法主動監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度，存在項(xiàng)目進(jìn)度和計劃收付款項(xiàng)進(jìn)度不符的情況，使得到期提醒功能無法發(fā)揮其價值。因此，合同款項(xiàng)收付時間仍然由人為控制，逾期支付的現(xiàn)象還是可能出現(xiàn)，風(fēng)險得不到控制時就會導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)利益受損或面臨訴訟的風(fēng)險。

3.云平臺上合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)資源價值挖掘不夠，風(fēng)險防控水平較差

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)被視為新的生產(chǎn)要素會反饋到合同業(yè)務(wù)活動中，是進(jìn)行合同管理決策、風(fēng)險預(yù)測與規(guī)避的重要依據(jù)。重慶海事局合同管理涉及政府采購、建設(shè)項(xiàng)目、國有資產(chǎn)等多個業(yè)務(wù)板塊，這些業(yè)務(wù)過程都在云平臺上運(yùn)行，形成了大量有價值的數(shù)據(jù)。盡管在重慶海事局利用云平臺對合同進(jìn)行管理后，臺賬中的分析圖表功能可以很方便、直觀地為管理者提供多維分析，合同管理的效率和決策水平得到了一定程度的提高，但由于云平臺中合同管理只是圍繞其業(yè)務(wù)過程進(jìn)行，對掃描版合同文檔中的文本、圖片、圖表等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的利用不足，并沒有從大數(shù)據(jù)分析的角度去實(shí)施合同的電子檔案管理，因此對數(shù)據(jù)價值的挖掘還不夠，致使合同管理風(fēng)險防控能力較弱。

三、基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進(jìn)

重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)合同管理的合規(guī)性與風(fēng)險管控。根據(jù)合同管理的生命周期，結(jié)合財務(wù)云平臺設(shè)計，簡單地將重慶海事局合同管理系統(tǒng)分為合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同履行后四個階段，分別?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相關(guān)票據(jù)文件管理、風(fēng)險預(yù)警、消息提示、合同檔案管理、統(tǒng)計與評估、合同查詢等功能，如圖2所示。

下面，針對重慶海事局合同管理內(nèi)部控制中存在的問題，結(jié)合財政部頒布的《內(nèi)控規(guī)范》中的合同控制內(nèi)容和合同全生命周期管理過程，基于現(xiàn)有云平臺中的合同管理系統(tǒng)功能應(yīng)用，財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進(jìn)流程如圖3所示。

主要從簽約對象資信的調(diào)查、合同草稿的擬定與初審、合同風(fēng)險預(yù)警及風(fēng)險防范等方面重點(diǎn)闡述基于財務(wù)云平臺對合同管理內(nèi)部控制的優(yōu)化與改進(jìn)措施。

（一）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫，全面分析簽約對象的資信情況

在合同簽訂前的合同調(diào)查階段，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)拓寬數(shù)據(jù)采集來源，從云平臺和互聯(lián)網(wǎng)上采集到不局限于傳統(tǒng)的合同調(diào)查對象資信數(shù)據(jù)，包括云平臺上記錄的簽約對象的基本信息、相關(guān)項(xiàng)目、相關(guān)合同和資金統(tǒng)計、合同執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付計劃執(zhí)行進(jìn)度、合同狀態(tài)、金額分布統(tǒng)計等數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)上關(guān)于合同調(diào)查對象的財務(wù)報表、納稅信息、業(yè)務(wù)活動等半結(jié)構(gòu)或非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。所有關(guān)于合同調(diào)查對象的數(shù)據(jù)被系統(tǒng)地收集、存儲，利用大數(shù)據(jù)對海量的數(shù)據(jù)源做分類處理，整合構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫，為大數(shù)據(jù)資信分析做基礎(chǔ)，使對簽約對象的資信調(diào)查更加科學(xué)、全面、準(zhǔn)確。

同時，通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對簽約對象的資質(zhì)、信譽(yù)和能力進(jìn)行綜合評估，可以分析合同調(diào)查對象的競爭力和潛在風(fēng)險，以此規(guī)范對合同調(diào)查對象的管理，在合同訂立階段為簽訂合同提供決策支持，規(guī)避合同風(fēng)險。但是，對簽約對象的評級不能固化，可以根據(jù)其合同履行情況進(jìn)行動態(tài)評價；對簽約對象的財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等做采集、存儲、處理與分析，用信用等級來綜合評定簽約對象。

（二）增加及規(guī)范合同起草及初審功能，建立合同風(fēng)險數(shù)據(jù)庫

在云平臺合同管理系統(tǒng)中增加合同起草功能，采用兩種方式實(shí)現(xiàn)合同信息的錄入。一是標(biāo)準(zhǔn)合同方式，使用者只需要在選擇合同類型之后填寫有關(guān)合同的關(guān)鍵性要素即可自動生成合同文檔；二是框架合同方式，將使用得比較頻繁的合同條款存入數(shù)據(jù)庫中，在起草時可將合同文檔按照通用框架列出，從數(shù)據(jù)庫中提取備選條款，即可通過選擇框架和合同條款后快速完成自定義合同的生成。為了防止合同內(nèi)容填寫不完整和不規(guī)范，增加了對合同草稿的初次審批流程。系統(tǒng)可以自動檢索數(shù)據(jù)庫及合同樣本，通過預(yù)先設(shè)定的規(guī)范條例等初審合同文本，輔助合同起草人補(bǔ)充完善文本內(nèi)容，避免提交審核后被退回，從而節(jié)省時間成本。例如，合同起草人完成合同錄入后，系統(tǒng)將文本內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)化模板進(jìn)行對比，對于存在規(guī)定但未填寫或者填寫有錯誤的地方給出提醒消息。

由于不同類型的合同風(fēng)險點(diǎn)不一致，利用信息技術(shù)可以使系統(tǒng)基于合同分類來梳理不同環(huán)節(jié)的風(fēng)險點(diǎn)和初審要素。在合同管理系統(tǒng)中，對重慶海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同進(jìn)行風(fēng)險梳理，然后形成風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，并存儲在云平臺中。這樣，系統(tǒng)進(jìn)行初審后可以在合同審核流程的每個環(huán)節(jié)提醒相關(guān)職能部門的審核人員及復(fù)核小組成員在該環(huán)節(jié)需要重點(diǎn)防范的風(fēng)險，這個過程需要界定審核過程中不同部門的審核職責(zé)，以降低合同訂立過程中的風(fēng)險。例如，在合同管理系統(tǒng)中通過對合同類別進(jìn)行區(qū)分后，按重慶海事局“三重一大”所界定的一定金額，系統(tǒng)會將此類合同自動傳輸?shù)接嘘P(guān)職能部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。合同審批過程中流經(jīng)的具體審批部門會根據(jù)合同的類型及金額限定而有所不同，其流經(jīng)的具體審批步驟要求也會根據(jù)合同的類型有所差異。此外，系統(tǒng)存在審批流程而審批人未執(zhí)行該操作時，就會以待辦事項(xiàng)做出自動提示。

（三）建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，設(shè)計差異化的系統(tǒng)風(fēng)險提示與預(yù)警功能

在云平臺的合同管理系統(tǒng)中增加合同實(shí)施進(jìn)度階段信息錄入，建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，在合同管理各個階段的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)設(shè)置提醒來防控風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)對合同的全生命周期動態(tài)監(jiān)管。系統(tǒng)在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)推送消息提醒，借助智能手機(jī)或平板電腦等移動智能終端以郵件、短信或者消息的形式提醒相關(guān)人員及時跟進(jìn)履行進(jìn)度，規(guī)避合同履行風(fēng)險。根據(jù)合同類型的差異，可以采用預(yù)警逐漸升級的方法對超期的合同做不同程度的提醒，使相關(guān)人員知曉合同的執(zhí)行情況，防范合同違約的風(fēng)險。

合同履行過程中，根據(jù)合同中的具體條款會生成收付計劃，并通過系統(tǒng)對合同中界定的責(zé)權(quán)利及完成情況進(jìn)行監(jiān)控，具體包括合同款項(xiàng)收付提醒、實(shí)際收付執(zhí)行情況記錄和項(xiàng)目執(zhí)行情況。對合同款項(xiàng)收付時間和收付金額需要進(jìn)行嚴(yán)格控制，及時提醒按照合同計劃進(jìn)行收付。通過對合同起草階段的信息化，將《內(nèi)控規(guī)劃》嵌入合同管理過程，實(shí)現(xiàn)從合同的錄入登記、審批、履行管理、監(jiān)控執(zhí)行、評估、查詢、統(tǒng)計等全生命周期的信息化作業(yè)模式，可以幫助實(shí)現(xiàn)合同的全流程規(guī)范化管理控制目標(biāo)。

（四）強(qiáng)化合同管理全過程的數(shù)據(jù)分析與利用，提高合同管理風(fēng)險防控水平

重慶海事局可以運(yùn)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)合同的電子檔案管理，將合同文本及相關(guān)資料以文字、圖像等電子文件儲存在云上，為大數(shù)據(jù)分析提供海量的結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。對合同管理數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析時，可以利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲、Web信息采集和ETL等信息采集處理技術(shù)從互聯(lián)網(wǎng)和云平臺上獲取不同維度的目標(biāo)數(shù)據(jù)集，再應(yīng)用數(shù)據(jù)清洗、自動分類的方法把數(shù)據(jù)分別劃成不同的類別，然后對這些數(shù)據(jù)按采購人合同管理水平分析、合同執(zhí)行效率分析和簽約對象資信分析等主題劃分。例如，重慶海事局需要對合同管理風(fēng)險進(jìn)行分析，根據(jù)合同全過程管理的要求，針對采購合同的主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域展開數(shù)據(jù)分析，分析合同在簽約對象調(diào)查、審核簽約、履行及歸檔各個階段所涉及的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，通過統(tǒng)計分析合作對象資信情況、審查復(fù)核簽署管理、變更管理、合同執(zhí)行進(jìn)度、合同款收付進(jìn)度、合同檔案管理、資金統(tǒng)計等不同?h節(jié)的具體指標(biāo)，對合同風(fēng)險進(jìn)行全面分析評價，并為合同風(fēng)險管控提供輔助決策支持。

第5篇：檔案管理中的合同管理范文

關(guān)鍵詞：建設(shè)單位；合同；實(shí)施；管理

0 引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷增長和法治理念的建設(shè)，合同管理成為了建設(shè)施工項(xiàng)目的重要內(nèi)容。但是由于建設(shè)單位沒有在合同實(shí)施的過程中做好合同管理工作，導(dǎo)致施工進(jìn)程受到了影響。因此如何在在合同實(shí)施中做好合同管理工作成為了建設(shè)單位需要解決的問題。下面就此進(jìn)行討論分析。

1 建設(shè)單位合同管理概述

在建設(shè)單位的合同管理中，涉及的合同類別眾多，比如勘察合同、設(shè)計合同、咨詢合同、施工承包合同、供貨合同、總承包合同等。建設(shè)單位的合同管理，不僅包括對合同的談判、簽訂、履行、變更和解除等過程的控制和管理，還包括對所有合同進(jìn)行籌劃的過程。建設(shè)單位合同管理的具體工作包括：根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，確定設(shè)計任務(wù)委托模式和施工任務(wù)承包模式、選擇合同文本、確定合同計價方法和支付方法、合同履行過程的管理與控制、合同索賠等。一個建設(shè)項(xiàng)目往往由許多參與單位承擔(dān)不同的建設(shè)任務(wù)和管理任務(wù)，如勘察、設(shè)計、施工、設(shè)備安裝、工程監(jiān)理、物資供應(yīng)、業(yè)主以及政府監(jiān)督管理部門，各個參與單位工作目標(biāo)不相同，相互的責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)關(guān)系需要建設(shè)單位通過合同管理來實(shí)現(xiàn)。建設(shè)單位支付合同價款，控制工程項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、投資，保證工程建設(shè)活動順利進(jìn)行都離不開合同管理。有效的合同管理，是促進(jìn)參與工程建設(shè)各方全面履行合同約定的義務(wù)，確保按時、保質(zhì)、保量完成建設(shè)目標(biāo)的重要手段。

2 做好建設(shè)單位合同管理的總體思路

2.1 建立完善的合同管理制度體系

為加強(qiáng)對業(yè)主方合同管理，提高經(jīng)濟(jì)效益，結(jié)合公司實(shí)際，依據(jù)我國相關(guān)合同管理方面的法律法規(guī)，制定相應(yīng)的合同管理制度，促進(jìn)公司的正常運(yùn)行和優(yōu)化管理，應(yīng)該建立健全合同管理制度體系，通過制度來規(guī)范合同管理過程。合同管理制度，必須明確合同適用的范圍、合同談判負(fù)責(zé)人員、合同簽訂參與人員、合同內(nèi)容方面的要求、合同簽訂的工作程序、合同的檔案管理等多方面的內(nèi)容。合同適用范圍方面，必須明確公司哪些合同需要按照制度來執(zhí)行。合同談判負(fù)責(zé)人員方面，應(yīng)根據(jù)工程規(guī)模和類別，由不同部門專業(yè)負(fù)責(zé)人或者領(lǐng)導(dǎo)來負(fù)責(zé)談判，并嚴(yán)格執(zhí)行公司的監(jiān)督監(jiān)察程序。合同簽訂與參與人員方面，應(yīng)結(jié)合公司實(shí)際，建立相應(yīng)的招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組和紀(jì)檢監(jiān)察組，對整個合同簽訂進(jìn)行規(guī)范。在合同內(nèi)容方面，應(yīng)明確合同的主體及當(dāng)事人的名稱、地址，合同的形式，合同標(biāo)的，數(shù)量及質(zhì)量要求，履行期限、地點(diǎn)和方式，合同擔(dān)保及違約責(zé)任等。在合同內(nèi)容的審批審查方面，應(yīng)結(jié)合公司實(shí)際，明確經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、法律顧問、分管經(jīng)理等各自的職責(zé)范圍。合同簽訂的工作程序方面，明確合同簽訂應(yīng)該按照什么流程辦理，比如，由乙方先簽字蓋章，然后，交由合同經(jīng)辦人再辦理本公司的相關(guān)合同簽訂流程。合同檔案管理方面，要充分認(rèn)識到合同檔案管理的重要性，并建立相應(yīng)的制度，明確檔案管理主要責(zé)任人，通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。

2.2 建立高素質(zhì)的合同管理隊(duì)伍

建設(shè)單位可能接觸到的合同，相對其他單位來說更為廣泛和全面，而單位的合同管理人員是合同的具體實(shí)施者，要切實(shí)提高合同管理水平，必須要求合同管理人員具備較高的素質(zhì)，建立一支具備高素質(zhì)的合同管理隊(duì)伍。具體說來：（1）合同管理人員應(yīng)具備較高的理論水平，應(yīng)掌握合同管理方面的法律法規(guī)，掌握公司合同管理方面的規(guī)章制度，掌握各類合同的特點(diǎn)。

（2）合同管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的合同談判能力，具備一定的合同風(fēng)險防范能力。再次，合同管理人員應(yīng)具備一定的職業(yè)道德、廉潔奉公的精神。

（3）高素質(zhì)的合同管理隊(duì)伍，需要儲備優(yōu)秀的人才，管理部門要做好招聘、培訓(xùn)、激勵等各項(xiàng)工作，通過以上幾方面工作的開展，建立一支高素質(zhì)的合同管理隊(duì)伍。

3 通過過程控制做好合同管理工作

對于建設(shè)單位來說，合同相對較多，合同管理工作量大，如何從過程中做好管理顯得尤為重要。從合同簽訂過程來說，應(yīng)該從以下幾個方面來開展工作。

3.1 做好合同簽訂前的準(zhǔn)備工作

在眾多的勘察、設(shè)計、施工、供貨、咨詢公司中，各個公司的實(shí)力、技術(shù)水平參差不齊，建設(shè)單位要通過招標(biāo)和談判簽訂一份較為理想的合同，對于節(jié)約成本、控制工期、確保質(zhì)量有著重要意義。要實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)，就需要建設(shè)單位的管理者及合同管理相關(guān)工作人員，從項(xiàng)目決策、招標(biāo)開始，就要針對所招標(biāo)的項(xiàng)目進(jìn)行必要的論證，做好項(xiàng)目分析、評估、決策、合同預(yù)審等相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。通過預(yù)審來了解投標(biāo)方的一些基本情況，比如，投標(biāo)方的技術(shù)力量、設(shè)備裝備能力、企業(yè)資信、獲獎榮譽(yù)以及社會評價情況等。對于項(xiàng)目較多的建設(shè)單位來說，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立有關(guān)資料的專門資料庫和信息網(wǎng)，并注意補(bǔ)充與完善，將一些具備相應(yīng)資質(zhì)、實(shí)力雄厚的單位納入建設(shè)單位的信息庫。

3.2 做好合同簽訂后的技術(shù)資料管理工作

建設(shè)單位作為合同的甲方應(yīng)做好合同風(fēng)險管理。合同簽訂前，做好相應(yīng)的風(fēng)險分析和預(yù)測，并采取相應(yīng)的對策和計劃，對合同風(fēng)險種類及內(nèi)容進(jìn)行有效識別。合同簽訂后，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，必須嚴(yán)格履行合同規(guī)定的各項(xiàng)責(zé)任與義務(wù)，做好合同技術(shù)資料管理工作。合同文件和技術(shù)資料是合同管理的基本依據(jù)，因此應(yīng)建立和健全施工往來函件的簽收、發(fā)放登記制度。根據(jù)合同規(guī)定的工作范圍、技術(shù)規(guī)范、設(shè)計圖紙要求等，做好合同技術(shù)資料管理工作。

3.3 做好合同變更管理工作

作為建設(shè)單位，從投資估算、設(shè)計概算到施工圖預(yù)算、工程結(jié)算和竣工決算，一級控制一級，加之合同履約情況的不確定性，使工程的變更不可避免。因而建設(shè)單位必須重視工程變更，加強(qiáng)變更價款的管理。首先，在設(shè)計質(zhì)量上，嚴(yán)格把關(guān)，大力推行設(shè)計監(jiān)理制度，盡可能降低設(shè)計變更的數(shù)量；在項(xiàng)目發(fā)包階段，要由有編制資格的造價咨詢單位編制工程量清單，減少工程的計算偏差，減少因業(yè)主提供的工程量清單與施工圖紙不符造成的工程價款的變更；在施工合同履行階段，加強(qiáng)合同管理工作，按照國家公布的施工合同示范文本進(jìn)行合同管理工作，在有條件的地區(qū)和部門，也可以采用國際通用的FIDIC條款簽訂合同、管理合同?？傊?，要全方位加強(qiáng)管理，盡量減少工程價款的變更。在采購合同方面，因?yàn)椴少徑ㄔO(shè)工程合同簽訂后，仍存在原設(shè)計方案、材料、設(shè)備、施工環(huán)境等方面的不確定性，將可能發(fā)生工程合同變更，而工程變更又伴隨著合同價格和工期的調(diào)整。這既是合同雙方利益的焦點(diǎn)，也是采購建設(shè)工程合同管理中的難點(diǎn)。對建設(shè)單位來說，這帶來了挑戰(zhàn)，如果合同變更存在管理疏漏，極有可能會造成不必要的浪費(fèi)，使工期延誤，使自身利益受到損失。因而，對于建設(shè)單位來說，要采取積極的態(tài)度，在發(fā)現(xiàn)問題時，及時提出解決方案，盡可能防止變更，將造價的變動控制在最小范圍內(nèi)。

4 結(jié)語

綜上所述，合同管理工作貫穿施工的全過程，是施工項(xiàng)目管理的重要組成部分，有效地進(jìn)行合同管理工作有著重要的意義。通過合同管理，不但可以更好地平衡施工項(xiàng)目，加快施工進(jìn)度，降低施工的成本，而且還可以協(xié)調(diào)各負(fù)責(zé)單位的關(guān)系，提高施工項(xiàng)目的質(zhì)量，為企業(yè)創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)和社會效益。

參考文獻(xiàn)

第6篇：檔案管理中的合同管理范文

【關(guān)鍵詞】合同管理 法律風(fēng)險 防范

一、企業(yè)合同管理法律風(fēng)險的概念

企業(yè)合同管理是指企業(yè)及所屬單位對自身為當(dāng)事人的合同進(jìn)行簽訂、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、中止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。企業(yè)法律風(fēng)險是指在企業(yè)在經(jīng)營的過程中，由于內(nèi)部或外部的原因未按照法律規(guī)定或合同約定行使權(quán)力、履行義務(wù)，給企業(yè)帶來法律后果的可能性。本文所研究的企業(yè)合同管理法律風(fēng)險是指企業(yè)在合同管理的過程中，由于內(nèi)、外部因素的影響導(dǎo)致實(shí)際的履行情況與預(yù)期的合同管理目的發(fā)生不一致的可能性，這種可能性會給企業(yè)帶來一定的法律后果。

二、企業(yè)合同管理法律風(fēng)險的現(xiàn)狀分析

1.法律風(fēng)險防范意識低。一些企業(yè)機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置存在空缺，法律意識薄弱，對法律風(fēng)險以及造成的影響認(rèn)識不足，一旦風(fēng)險發(fā)生，企業(yè)只能作為“消防員”事后補(bǔ)救。還有一些企業(yè)合同管理制度不健全。企業(yè)合同管理缺乏制度支撐，沒有規(guī)范合同管理的體系，無法防范合同風(fēng)險，給企業(yè)帶來不利的法律后果。

2.合同訂立管理不規(guī)范

第一，缺乏對合同對方當(dāng)事人的資信調(diào)查。企業(yè)在訂立管理的過程中，對合同對方當(dāng)事人的資信調(diào)查是保證合同順利履行的前提，如果發(fā)現(xiàn)合同對方當(dāng)事人主體資格、履約能力、誠信情況、財務(wù)狀況、經(jīng)營能力存在缺陷，應(yīng)立即采取相應(yīng)措施，降低法律風(fēng)險，避免損失的發(fā)生。

第二，合同文本不規(guī)范。企業(yè)的合同文本應(yīng)該文字規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、具體，但有些企業(yè)為了追求所謂的效率，合同條款約定不明，合同文本不規(guī)范，導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到損害的時候無法主張權(quán)利。

第三，合同的簽訂主體設(shè)置不當(dāng)。有些企業(yè)簽訂合同是往往是合同雙方的代表人負(fù)責(zé)簽字，而不是法定代表人或者負(fù)責(zé)人，對簽訂主體和合同主體的法律關(guān)系認(rèn)識不清。一旦代表人無授權(quán)或授權(quán)不明，就會導(dǎo)致合同因無權(quán)或超越權(quán)限處于效力不確定的狀態(tài)。

3.合同履行管理不規(guī)范

第一，合同履行進(jìn)度管理不規(guī)范。合同履行進(jìn)度管理是合同目的實(shí)現(xiàn)的過程，只有控制過程才能把握結(jié)果。但有些企業(yè)不注重合同變更、交貨、付款、提貨、收款等基本的合同履行情況信息，不及時做好書面記錄，使企業(yè)承擔(dān)不必要的損失。

第二，合同檔案管理不規(guī)范。一些企業(yè)不注重檔案管理，對于合同訂立、履行的相關(guān)證據(jù)材料保管不當(dāng)，一旦發(fā)生糾紛，企業(yè)會因無法找到有利的書面證據(jù)，而導(dǎo)致不利的法律后果。

第三，合同糾紛管理不規(guī)范。合同糾紛的解決途徑無外乎協(xié)商、調(diào)解、訴訟、仲裁四種方式。企業(yè)通過哪種途徑解決糾紛應(yīng)依據(jù)合同糾紛性質(zhì)而定，不能一味的追求一種解決方式，每種解決方式產(chǎn)生的法律風(fēng)險是不同的。

三、企業(yè)合同管理法律風(fēng)險與防范的建議

1.合同管理模式設(shè)置中的法律風(fēng)險與防范

第一，健全管理機(jī)構(gòu)。企業(yè)的合同管理應(yīng)實(shí)行“合同管理部門統(tǒng)一歸口管理與各合同承辦部門分級管理相結(jié)合的管理體制”。合同管理既要注重動態(tài)管理，也要注重靜態(tài)管理，不僅需要企業(yè)法律部門還需要各個層級的人員與部門的共同參與，各部門各司其職，分工負(fù)責(zé)。

第二，合同管理人員的選配。合同管理人員必須具備一定的法律知識，精通法律法規(guī)，熟悉公司的經(jīng)營管理流程。合同管理人員不能完全由法律專業(yè)人士負(fù)責(zé)，必要時可根據(jù)企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r、業(yè)務(wù)方位選配專業(yè)人員進(jìn)行輔助，達(dá)到取長補(bǔ)短的作用。

第三，合同管理流程體系的完善。企業(yè)內(nèi)部的合同管理流程并非越緊密越完善，太過細(xì)致導(dǎo)致企業(yè)反映速度降低，但是太過籠統(tǒng)又會缺乏跟蹤把關(guān)，將潛在的風(fēng)險變?yōu)閷?shí)際的損失。一套有效的合同管理流程應(yīng)針對企業(yè)的實(shí)際情況，結(jié)合企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置對針對合同履行過程存在的異常情況做出快速的反應(yīng)，有效降低企業(yè)的風(fēng)險。

2.合同訂立管理中的風(fēng)險防范

第一，對方合同對方當(dāng)事人的審查。合同對方當(dāng)事人的審查包括對合同對方當(dāng)事人的證照、合同履約能力、資信情況、財務(wù)履行狀況、誠信情況的審查。企業(yè)可以建立合同對方當(dāng)事人準(zhǔn)入制度，使之規(guī)范化。

第二，合同授權(quán)委托管理。一方面，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同對方當(dāng)事人委托人的審核。合同對方委托人必須經(jīng)過法定代表人或負(fù)責(zé)人的授權(quán)，證明其事項(xiàng)、權(quán)限和期限，并應(yīng)保存授權(quán)委托書的原件；另一方面，企業(yè)應(yīng)建立合同授權(quán)委托制度。

第三，完善合同文本。企業(yè)要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，組織合同管理部門、合同承辦部門等專業(yè)、非專業(yè)人員制定符合企業(yè)的制式合同文本。合同文本要內(nèi)容合法完備，權(quán)利義務(wù)對等，違約責(zé)任具體，文字表達(dá)清楚，保證風(fēng)險可控的基礎(chǔ)上可重復(fù)使用。

3.合同履行管理的法律風(fēng)險與防控

第一，合同履行進(jìn)度中的法律風(fēng)險與防控。合同履行應(yīng)全面適當(dāng)履行，合同履行期間，企業(yè)要嚴(yán)格按照合同的約定履行合同義務(wù)，及時主張合同權(quán)利，跟蹤合同履行過程中合同相對方的履約情況，采取有效措施解決合同履約過程中出現(xiàn)的非正常履約情況，控制和降低合同風(fēng)險。

第7篇：檔案管理中的合同管理范文

[關(guān)鍵詞] 軍工固定資產(chǎn)投資；項(xiàng)目檔案管理；項(xiàng)目檔案驗(yàn)收

[作者簡介] 賈守斌，中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號] G273 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）11-0045-0003

隨著軍工固定資產(chǎn)投資工作的發(fā)展和國家對檔案工作重視程度的加強(qiáng)，項(xiàng)目檔案管理已成為軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，既是推進(jìn)項(xiàng)目開展，保證項(xiàng)目質(zhì)量，追溯責(zé)任的有力抓手，又是確保項(xiàng)目順利竣工驗(yàn)收的有力保障。然而，在實(shí)際工作中，項(xiàng)目檔案管理工作還存在著不可忽視的問題。以下，筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)談?wù)勥@些問題產(chǎn)生的原因及其對策。

一、軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的重要性

（一）搞好軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理是提升項(xiàng)目管理水平的必要手段

軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理，不僅是對項(xiàng)目開展過程中產(chǎn)生的文件資料的收集、整理和利用，更是通過對這些文件資料的系統(tǒng)化和規(guī)范化，從文件的角度，對項(xiàng)目的推進(jìn)實(shí)施有效的監(jiān)管和控制。項(xiàng)目的文件資料，是項(xiàng)目從立項(xiàng)申請到最終項(xiàng)目驗(yàn)收全過程全部行為的原始記錄，是驗(yàn)證效果，追溯責(zé)任的有效憑證。所以，建設(shè)項(xiàng)目的推進(jìn)，離不開對文件資料的全程管控。

（二）搞好軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目檔案工作本身的要求

根據(jù)國防科工局有關(guān)軍工項(xiàng)目建設(shè)和檔案管理的文件精神，軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目應(yīng)建立配套的檔案管理機(jī)制，確保軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。從項(xiàng)目的立項(xiàng)申請到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收各環(huán)節(jié)的文件資料，都要嚴(yán)格按照《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（科工辦[2007]161號文）的要求收集、整理、歸檔。從檔案管理的角度，項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的能夠反映項(xiàng)目建設(shè)全貌的具有保存價值的文件資料都應(yīng)按項(xiàng)目的計劃進(jìn)度適時歸檔，作為國家的財富，長期或永久保存，以方便后人查詢和利用。項(xiàng)目檔案工作，既是項(xiàng)目管理的要求，又是一種社會責(zé)任，它不僅關(guān)系到這個項(xiàng)目的管理水平和項(xiàng)目實(shí)施效果，更重要的是它為建設(shè)單位乃至國家留下了寶貴的文件資料和精神財富，同時也為其他項(xiàng)目的開展提供了珍貴的第一手資料。

（三）搞好軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理是確保項(xiàng)目竣工驗(yàn)收順利通過的有力保障

《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（科工辦[2007]161號文）中明確規(guī)定：“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一。未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或者通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”。把項(xiàng)目檔案列為專項(xiàng)驗(yàn)收，并具有一票否決權(quán)，可見國家對項(xiàng)目檔案的重視程度。把項(xiàng)目檔案列為專項(xiàng)驗(yàn)收，既是從項(xiàng)目管理的角度對檔案管理提出了更高的要求，也是從檔案管理的角度，為項(xiàng)目的順利推進(jìn)提供了有利的信息支持，是一項(xiàng)既有利于項(xiàng)目順利實(shí)施，又有利于提高檔案管理水平的“雙好”舉措。

二、軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中存在的問題

在項(xiàng)目開展過程中，從管理體制和管理方法上，項(xiàng)目檔案管理仍然存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）管控乏力

由于項(xiàng)目檔案是整個項(xiàng)目建設(shè)過程的原始記錄，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，應(yīng)及時收集項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件資料，并根據(jù)歸檔范圍表將有保存價值，能反映項(xiàng)目建設(shè)全貌的文件資料加以整理、歸檔，否則將會影響項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性和齊套性。在實(shí)際工作中，由于缺乏管理層的重視，在項(xiàng)目推進(jìn)的各個環(huán)節(jié)上，沒有能夠有效地管控項(xiàng)目文件的流轉(zhuǎn)與歸檔，項(xiàng)目文件資料的流轉(zhuǎn)游離在項(xiàng)目管理的邊緣，經(jīng)常造成項(xiàng)目文件資料的缺失，給項(xiàng)目的開展帶來阻礙。

（二）制度缺位

雖然國家出臺了軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)規(guī)定，但部分單位項(xiàng)目檔案的規(guī)章制度建設(shè)仍處于缺位狀態(tài)，沒有根據(jù)本系統(tǒng)和本單位的實(shí)際情況及時制定相應(yīng)的檔案管理制度。項(xiàng)目檔案的收集、整理方面，缺乏具有針對性的指導(dǎo)手冊或操作細(xì)則。有些單位雖然建立了相應(yīng)的管理制度，但缺乏推進(jìn)制度有效執(zhí)行的保障措施，使得制度成為一紙空文，不能切實(shí)指導(dǎo)實(shí)際檔案工作。

（三）缺少制約

由于沒有合同條款的制約，再加上參建單位較多，容易造成大量應(yīng)該歸檔保存的項(xiàng)目文件資料散失在外。在實(shí)際工作中，一些項(xiàng)目建設(shè)周期長，時間跨度大，項(xiàng)目檔案人員工作崗位變動頻繁，文件資料的交接缺乏有效監(jiān)管，直接導(dǎo)致項(xiàng)目文件資料的缺失；同時又沒有相應(yīng)的處罰與制約措施，這就給項(xiàng)目后期工作的開展造成阻力，影響到項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的順利通過。

（四）人才匱乏

一方面，由于對項(xiàng)目檔案的管理工作重視不夠，項(xiàng)目檔案工作人員的流動性較為頻繁，這就從人才管理的層面導(dǎo)致了項(xiàng)目檔案管理的不連續(xù)性，形成管理斷層，直接的后果就是造成檔案的遺失。另一方面，一些單位雖然設(shè)置了專職的檔案工作人員，但由于缺乏相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理水平有限，導(dǎo)致檔案資料整理不規(guī)范，達(dá)不到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的要求。

三、加強(qiáng)軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高意識

要做好軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，必須加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和宣傳，提高全員檔案意識。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，即是通過領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制加強(qiáng)對項(xiàng)目檔案工作的管理，從管理的角度強(qiáng)化項(xiàng)目檔案工作在項(xiàng)目推進(jìn)過程中的重要地位，進(jìn)一步發(fā)揮項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目建設(shè)過程中的重要作用。項(xiàng)目主管部門應(yīng)通過各種方式宣傳項(xiàng)目檔案工作的重要意義，并通過檔案意識的提升，把國家對項(xiàng)目檔案管理的要求轉(zhuǎn)化為實(shí)際的工作流程，從每一份文件資料做起，切實(shí)做好項(xiàng)目檔案的管理工作。

（二）建章立制，細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)目檔案管理制度，從某種意義上說，既是對項(xiàng)目檔案工作的一種約束，也是對項(xiàng)目檔案工作在項(xiàng)目建設(shè)過程中順利開展的有力保證。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，建立項(xiàng)目檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，明確相關(guān)部門的職責(zé)，完善歸檔流程，并根據(jù)項(xiàng)目具體情況，制定包括項(xiàng)目文件歸檔范圍、歸檔要求在內(nèi)的一系列標(biāo)準(zhǔn)和操作細(xì)則，作為項(xiàng)目管理人員和項(xiàng)目檔案人員的業(yè)務(wù)指南，提升項(xiàng)目檔案員的業(yè)務(wù)敏感度和操作水平。

（三）明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

建設(shè)單位內(nèi)部各相關(guān)部門在項(xiàng)目推進(jìn)過程中承擔(dān)著不同的職責(zé)，發(fā)揮著不同的作用。建設(shè)單位應(yīng)梳理內(nèi)部管理流程，明確相關(guān)部門在項(xiàng)目推進(jìn)過程中的具體職責(zé)，并根據(jù)其職責(zé)在項(xiàng)目文件資料流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)上設(shè)置第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)該部門職責(zé)內(nèi)文件資料的管理；同時，建設(shè)單位還應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目參與人員所在崗位，加強(qiáng)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，并積極開展與其他兄弟單位的業(yè)務(wù)交流，拓寬業(yè)務(wù)視野，提高檔案業(yè)務(wù)能力，從“人才”和“職責(zé)”兩個角度控制好項(xiàng)目文件資料的流轉(zhuǎn)，確保項(xiàng)目歸檔文件資料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

（四）納入合同管理，明確歸檔要求

建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時，應(yīng)增設(shè)專門條款，明確項(xiàng)目檔案工作的具體要求，確保項(xiàng)目檔案齊套與完整。納入合同管理，不僅是行之有效的具體控制措施，也是國家相關(guān)文件的明確要求。《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（科工辦[2007]161號文）規(guī)定：“項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”。 建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時，應(yīng)將項(xiàng)目檔案管理的要求列出專門條款，納入合同之中，或列出“應(yīng)提交文件資料清單”，作為合同附件，進(jìn)一步明確歸檔要求，從法律上對參建單位的項(xiàng)目檔案管理工作形成有效約束，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

（五）認(rèn)真自檢自查，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備

在項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，應(yīng)開展項(xiàng)目檔案自查工作。檔案自查工作是推動軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作，做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備的有力抓手。檔案自查工作，應(yīng)嚴(yán)格按照項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，逐條檢查項(xiàng)目檔案的歸檔情況，并形成自查報告，作為整改依據(jù)，推動軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作的進(jìn)一步開展，為正式項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。

軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作，既擔(dān)負(fù)著守護(hù)國防核心信息，為黨和國家保存重要檔案資料的光榮使命，又是為建設(shè)單位做好項(xiàng)目文件資料的管理，從信息記錄的角度為建設(shè)單位管控項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量，保存項(xiàng)目全部信息的重要管理行為，是軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作不可或缺的重要組成部分。

[參考文獻(xiàn)]

第8篇：檔案管理中的合同管理范文

關(guān)鍵詞:電網(wǎng)建設(shè)工程;檔案管理;思考

1電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中不可缺少的部分就是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案，它切實(shí)記錄著工程項(xiàng)目中相關(guān)數(shù)據(jù)，也是公司的重要“財產(chǎn)”。工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作中不可缺少的就是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，在驗(yàn)收項(xiàng)目時，如果不合格，是不允許進(jìn)行竣工驗(yàn)收的，而且對于每項(xiàng)工程，驗(yàn)收項(xiàng)目以及標(biāo)準(zhǔn)的指標(biāo)都是統(tǒng)一的。為了我國電網(wǎng)有一個良性的發(fā)展的同時整個電網(wǎng)建設(shè)的工程從開始到完成都可以安全、毫無差錯的進(jìn)行下去，對于每一個工程的檔案管理工作必須有一個嚴(yán)格的制度約定并且增強(qiáng)。檔案管理工作也在不斷進(jìn)步，以適應(yīng)社會的發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。

2新時代下對于電網(wǎng)建設(shè)的思考

2．1應(yīng)加強(qiáng)對電網(wǎng)建設(shè)中檔案管理的認(rèn)識

1)各項(xiàng)項(xiàng)目的重要性。電網(wǎng)建設(shè)中的項(xiàng)目管理就是對于整個電網(wǎng)建設(shè)工程從開始建立項(xiàng)目一直到完成任務(wù)結(jié)束包括審批、采購、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理等一切工作的全部過程中所有應(yīng)該被保存的圖像、文字以及聲音等所有文件被分類保存。這項(xiàng)工作不僅僅應(yīng)該由所有檔案管理的相關(guān)從業(yè)人員所負(fù)責(zé)并在最大程度上更好地完成，而且還應(yīng)該讓工作人員都意識到這項(xiàng)任務(wù)的重要性，把這項(xiàng)任務(wù)歸入到項(xiàng)目管理程序中與“項(xiàng)目法人制、招投標(biāo)制、合同管理制、工程監(jiān)理制”等歸納到一起，便于管理。2)提升相關(guān)人員工作認(rèn)識。在每個項(xiàng)目中，檔案管理工作中的所有相關(guān)從業(yè)人員只有對檔案管理工作有更好的認(rèn)識才會使得整個項(xiàng)目可以十分順利地進(jìn)行下去。所以每一項(xiàng)工程中的每一級的檔案管理機(jī)構(gòu)對于推廣檔案管理的意義而且還要對所有相關(guān)從業(yè)人員，都要進(jìn)行很多次有強(qiáng)度的訓(xùn)練，從而使得他們對于檔案管理有著很深的認(rèn)識。3)加強(qiáng)檔案管理工作。對于企業(yè)開展的有關(guān)項(xiàng)目檔案管理訓(xùn)練，必須要側(cè)重于以下幾部分內(nèi)容:《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《中華人民共和國檔案法》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》《國家電網(wǎng)公司輸變工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》以及《國家電網(wǎng)公司輸為優(yōu)質(zhì)評選辦法》等的相關(guān)規(guī)定。

2．2確定項(xiàng)目檔案歸檔時間的重要性

對于每一個項(xiàng)目的檔案分類時間必須有一個十分準(zhǔn)確的標(biāo)記，不僅僅是國家電網(wǎng)還有企業(yè)的相關(guān)管理部門在參與工作后的一個月之中都要對項(xiàng)目的法人以及建設(shè)的相關(guān)部門提供所有有關(guān)項(xiàng)目的資料。①在這個項(xiàng)目中所涉及到的相關(guān)部門都必須將工作完成以后的每一份文件包括文字、圖像、聲音等都有在歸納整理以后在一個月的時間之內(nèi)轉(zhuǎn)交給有關(guān)建設(shè)管理的部門。②負(fù)責(zé)設(shè)計的部門應(yīng)該在項(xiàng)目檔案管理與工程的進(jìn)度相一致的規(guī)定下，對于已經(jīng)經(jīng)過審批后的包括施工圖資料等文件都轉(zhuǎn)交給有關(guān)建設(shè)管理部門。③對于施工中的相關(guān)采購以及有關(guān)供應(yīng)單位必須將整個項(xiàng)目中的所有購買的設(shè)備以及材料中所簽訂的文件以及協(xié)議在一個月之內(nèi)轉(zhuǎn)交給有關(guān)物資管理單位(招投標(biāo)管理中心)，然后在該單位進(jìn)行詳細(xì)核查之后在轉(zhuǎn)交給所對應(yīng)的有關(guān)建設(shè)管理部門。

2．3在檔案轉(zhuǎn)交的過程中必須簽訂相關(guān)協(xié)議

1)我國有關(guān)法律規(guī)定。在《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法(試行)》(以下簡稱《管理辦法》)中相要求:“電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計劃及合同管理。在簽訂項(xiàng)目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款明確有關(guān)提交項(xiàng)目檔案的責(zé)任。”我們從這一段話可以很清楚的認(rèn)識到，在部門與部門之間轉(zhuǎn)交所有有關(guān)項(xiàng)目的設(shè)計以及施工中的相關(guān)協(xié)議時，應(yīng)該制定嚴(yán)格的制度從而使得轉(zhuǎn)交的文件數(shù)目、時間等詳細(xì)信息都擁有一定的法律權(quán)利。通常情況下來說，合同或者協(xié)議都是在多個角度對多方賦予一定法律權(quán)利保護(hù)的資料，這在市場的經(jīng)濟(jì)交易來說是十分普遍的。只有將檔案轉(zhuǎn)交到賦予法律權(quán)利的合同中，才會使得檔案管理擁有法律的保護(hù)。當(dāng)檔案管理完全走向法制的道路，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理就會起到十分重大的作用，同時這也屬于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。對于合同來說，要使得其在整個項(xiàng)目的建設(shè)中起到重要的作用，就必須不僅僅對于項(xiàng)目檔案管理、轉(zhuǎn)交的過程中相關(guān)部門以及所有參與人員都要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，相關(guān)單位還要想方設(shè)法使得檔案管理的相關(guān)從業(yè)人員多加入到有關(guān)招投標(biāo)的合同、協(xié)議以及轉(zhuǎn)交過程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人員能夠在很大程度上保證對于檔案管理的有關(guān)條件以及規(guī)定都與實(shí)際相符，還要讓檔案管理的相關(guān)單位也參與進(jìn)來。只有在合同的作用下，項(xiàng)目中的檔案管理才能有條不紊地進(jìn)行下去，而且還能在最大限度上保證檔案的高效性、高速率等。

2．4確定要求然后做好手中事

項(xiàng)目建設(shè)的全過程與電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理密切相關(guān)，它是項(xiàng)目建設(shè)工程中的關(guān)鍵，這也就表明檔案管理的全過程就是項(xiàng)目建設(shè)的全過程?！豆芾磙k法》提出“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、層層負(fù)責(zé)”的理論，規(guī)定了建設(shè)管理單位、項(xiàng)目法人以及包含調(diào)試、采購、施工、監(jiān)理、設(shè)計等各種與管理職責(zé)有關(guān)的檔案，明確規(guī)定檔案管理機(jī)構(gòu)有嚴(yán)格的管理職責(zé)，進(jìn)而，將工作標(biāo)準(zhǔn)與崗位責(zé)任制納入有關(guān)人員、相關(guān)部門的職責(zé)范圍內(nèi)。工程建設(shè)全過程的監(jiān)督、檢查、組織和各種服務(wù)型工作都由項(xiàng)目法人全權(quán)負(fù)責(zé)，同時，項(xiàng)目法人還需進(jìn)行工程建設(shè)檔案管理工作。當(dāng)兩方或多方單位進(jìn)行項(xiàng)目施工時，項(xiàng)目法人應(yīng)選擇其中一個單位作為建設(shè)管理單位。其他建設(shè)單位需配合建設(shè)管理單位，負(fù)責(zé)與自己有關(guān)的檔案工作。工程建設(shè)項(xiàng)目所有檔案全過程的有關(guān)工作都由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)，同時，還需有關(guān)規(guī)定實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、層層負(fù)責(zé)、各級管理的原則，構(gòu)建較為完善的管理體系。各部門、各單位及采購人員不僅要做好自身工作，還需要在工作時按照“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行，并總結(jié)與記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

2．5構(gòu)建完善的監(jiān)管體系

想要保證項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作同時進(jìn)行，就需要各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門認(rèn)真地實(shí)行與自身有關(guān)的檔案管理方面的職責(zé)，同時，還應(yīng)該構(gòu)建完善的監(jiān)管體系監(jiān)督檔案管理工作。首先，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，建設(shè)工程相關(guān)單位檔案管理工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和組織工作，都要聽從項(xiàng)目法人的安排，各有關(guān)單位的檔案工作還需管理單位進(jìn)行監(jiān)督;其次，監(jiān)理單位需要履行自己的職責(zé)，承擔(dān)部分工作。例如:施工與設(shè)計單位的檔案管理監(jiān)督工作等。

2．6做好項(xiàng)目檔案最后的驗(yàn)收工作

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。如果未進(jìn)行檔案驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格，不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。國家發(fā)展改革委員組所驗(yàn)收的項(xiàng)目是由國家發(fā)展改革委向國家檔案局提出驗(yàn)收申請，在由國家檔案局組織檔案驗(yàn)收。各個區(qū)域的電網(wǎng)公司電力公司組織所驗(yàn)收的項(xiàng)目，由各區(qū)域的電網(wǎng)公司、電力公司的檔案管理部門提出驗(yàn)收申請。并且由檔案局負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目的驗(yàn)收，將驗(yàn)收結(jié)果上報國家電網(wǎng)公司備案。項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，是由建設(shè)管理單位提出申請，申請內(nèi)容主要有:項(xiàng)目建設(shè)體及檔案管理的情況。采取適當(dāng)措施，保證檔案的完整準(zhǔn)確性。項(xiàng)目文件材料的收集整理，歸檔情況?？⒐D的質(zhì)量情況及編制情況。檔案在建設(shè)管理運(yùn)行中發(fā)揮的作用。發(fā)現(xiàn)問題以及采取適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案。

3結(jié)語

有關(guān)工程竣工驗(yàn)收備案工作需要結(jié)合項(xiàng)目工程檔案管理工作，通過各部門檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，進(jìn)而，完善電網(wǎng)建設(shè)工程管理體系，加強(qiáng)了有關(guān)檔案各種工作力度，這對完善工程建設(shè)相關(guān)的監(jiān)督體系是非常重要的。

參考文獻(xiàn):

第9篇：檔案管理中的合同管理范文

關(guān)鍵詞：UML面向?qū)ο?；人力資源管理系統(tǒng)；建模

人力資源管理系統(tǒng)包括人事檔案管理、勞動合同管理、培訓(xùn)管理、績效考核、薪資管理等幾大功能模塊，本文選取其中的一些模塊，基于UML建模技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)的建模。

一、UML建模技術(shù)

UML作為一種建模語言，它的定義包括UML語義和UML表示法兩個部分[1]。其中，UML語義描述了基于UML的精確元模型定義。UML表示法定義了UML符號的表示法，為開發(fā)者或開發(fā)工具使用這些圖形符號和文本語法為系統(tǒng)建模提供了標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際系統(tǒng)分析與設(shè)計中，主要是通過UML表示法對系統(tǒng)進(jìn)行分析與建模。UML的主要內(nèi)容即UML表示法可以由五類圖來定義：用例圖、靜態(tài)圖、行為圖、交互圖、實(shí)現(xiàn)圖。在系統(tǒng)的分析與設(shè)計階段，主要用到的圖有用例圖、靜態(tài)圖和交互圖三類。UML的建模內(nèi)容分為兩個部分：靜態(tài)建模和動態(tài)建模[2]。

二、人力資源管理系統(tǒng)分析

（一）系統(tǒng)功能分析

人力資源管理系統(tǒng)主要是對企業(yè)人力資源進(jìn)行管理，主要包括人事檔案管理、勞動合同管理、培訓(xùn)管理、績效考核管理和薪資管理。根據(jù)系統(tǒng)使用內(nèi)容的不同，將系統(tǒng)使用者劃分為系統(tǒng)管理員、人力資源部業(yè)務(wù)員、績效考核人員和人力資源部管理人員四類。系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)和系統(tǒng)使用者的權(quán)限管理；業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)人事檔案管理、勞動合同管理、薪資管理；績效考核人員負(fù)責(zé)員工的日?？记?、考核；人力資源部管理人員負(fù)責(zé)制定企業(yè)的人力資源管理制度，例如績效考核模塊中的考核項(xiàng)目。

1、人事檔案管理：當(dāng)公司雇用新員工時，人力資源部業(yè)務(wù)員首先將新員工信息、社會關(guān)系，學(xué)習(xí)經(jīng)歷等信息錄入系統(tǒng)，然后通過本模塊下設(shè)的人事檔案管理子模塊進(jìn)行員工信息的修改、刪除；

2、考勤、考核管理：績效考核人員首先通過日?？记谟涗浛记趩T工的工作情況，考核管理模塊用于員工團(tuán)隊(duì)精神等項(xiàng)目的考核，人力資源部管理人員可以針對公司的特征，設(shè)定考核項(xiàng)目、考核期間和考核等級。

3、勞動合同管理：該模塊首先建立員工的合同數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行管理時可以更改員工的合同類型，對某個部門或員工進(jìn)行合同續(xù)簽以及試用期員工的轉(zhuǎn)正處理。該模塊改動的信息將由系統(tǒng)自動修改人事檔案，因此在人事管理模塊查看時，內(nèi)容與本模塊一致。

4、薪資管理：業(yè)務(wù)員通過工資參數(shù)和工資賬套設(shè)置計算的所得稅率、員工銀行賬號、建立賬套及其對應(yīng)項(xiàng)目，并將公司員工與其所屬賬套綁定；然后分別計算員工的應(yīng)發(fā)工資、應(yīng)扣工資和個人所得稅；最后根據(jù)一定的工資計算公式根據(jù)上述工資信息計算員工的工資。該模塊還負(fù)責(zé)將工資信息傳送給財務(wù)部門。

（二）系統(tǒng)分析與建模

隨著信息系統(tǒng)的開發(fā)逐步由傳統(tǒng)方法向面向?qū)ο蟮姆较虬l(fā)展，UML建模也進(jìn)入了實(shí)際應(yīng)用階段。作為一種可視化建模語言，UML共定義9種模型圖。這些模型圖可歸納為3類模型：需求模型、對象模型和體系結(jié)構(gòu)模型。需求模型是從用戶角度描述系統(tǒng)功能，主要用于系統(tǒng)需求分析階段；對象模型是從開發(fā)人員角度詳細(xì)地描述系統(tǒng)；體系結(jié)構(gòu)模型是從系統(tǒng)設(shè)計人員角度整體描述系統(tǒng)。簡言之，UML可以從靜態(tài)結(jié)構(gòu)和動態(tài)行為兩方面來描述統(tǒng)，靜態(tài)結(jié)構(gòu)定義了系統(tǒng)中的對象和操作以及它們之間的聯(lián)系，動態(tài)行為描述了對象之間的交互過程及通訊機(jī)制。UML的主要內(nèi)容可以歸納為靜態(tài)建模機(jī)制和動態(tài)建模機(jī)制兩大類。人力資源管理的軟件模塊設(shè)計分為用戶管理分系統(tǒng)、專業(yè)學(xué)科信息管理分系統(tǒng)、進(jìn)出站管理分系統(tǒng)、事務(wù)處理分系統(tǒng)、安全管理分系統(tǒng)、人力資源業(yè)績評估分系統(tǒng)、項(xiàng)目管理和評標(biāo)專用系統(tǒng)等，數(shù)據(jù)挖掘分系統(tǒng)作為獨(dú)立的模塊對整個系統(tǒng)中的信息進(jìn)行綜合評價和決策支持，各個單位的干部管理中心負(fù)責(zé)各個站內(nèi)的管理。

三、系統(tǒng)概述

本項(xiàng)目采用的是用例驅(qū)動的方法來獲取需求。用例是從用戶（或外界系統(tǒng)）的角度，通過描述用戶與系統(tǒng)的交互來理解系統(tǒng)的功能。要建立需求分析的用例模型，首先是獲取業(yè)務(wù)角色（參與者），然后從參與者中找出用例，確定了系統(tǒng)參與者和用例之后，即可得到系統(tǒng)用例圖。勤管理系統(tǒng)旨在對企業(yè)員工的出勤情況進(jìn)行考察，之后將考勤與財務(wù)工資系統(tǒng)及相關(guān)的獎懲機(jī)制掛鉤。整個系統(tǒng)由數(shù)據(jù)維護(hù)模塊、統(tǒng)計報表模塊、查詢模塊組成數(shù)據(jù)維護(hù)模塊：包括員工基本信息維護(hù)?？记谛畔⒕S護(hù)設(shè)置考勤類別。通過維護(hù)對這些原始數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或擴(kuò)展。統(tǒng)計報表模塊：對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行讀寫操作。

四、結(jié)語

隨著軟件技術(shù)的發(fā)展，面向?qū)ο蟮拈_發(fā)方法己經(jīng)成為軟件開發(fā)的主流技術(shù)?；赨ML的面向?qū)ο蠹夹g(shù)是今后軟件建模和設(shè)計的主流方向。要發(fā)展我國的軟件行業(yè)，就需要從面向功能向面向?qū)ο筠D(zhuǎn)換，并在實(shí)際系統(tǒng)開發(fā)中使用UML。通過利用UML開發(fā)人力資源管理系統(tǒng)的研究可以有效的實(shí)現(xiàn)可視化的系統(tǒng)設(shè)計，表示能力強(qiáng)大，同時概念明確，建模表示法簡潔，圖形結(jié)構(gòu)清晰，容易掌握和使用。

參考文獻(xiàn)：

[1]寧波.J2EE結(jié)合UML在企業(yè)級系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].計算機(jī)工程與科學(xué)，2004（5）：250-254.