檔案管理具體流程精選(九篇)

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第1篇：檔案管理具體流程范文

摘 要 公路工程檔案管理具有十分重要的意義，但是由于公路工程建設(shè)具有專業(yè)性、范圍廣、階段性等特點，我國公路工程檔案管理工作還存在諸多的不足。本文在分析公路工程檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，指出了我國檔案管理工作存在的不足，并提出了相應(yīng)的政策建議。

關(guān)鍵詞 公路工程 檔案 建設(shè) 問題；

公路工程檔案記錄了公路工程建設(shè)過程中十分重要的技術(shù)資料以及整個公路施工的過程，這些資料是以后對公路施工質(zhì)量評價及公路維護(hù)、擴(kuò)建及改建工作的十分重要依據(jù)，不僅能夠影響公路的日常管理維護(hù)，同時也涉及到科技資料的保管，對于相關(guān)部門來說十分重要，所以，相關(guān)部門必須高度重視公路工程檔案管理工作，積極采取措施做好相關(guān)工作。

一、公路工程檔案管理的重要性

公路工程建設(shè)對于地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有十分重要的意義，在公路工程建設(shè)過程中形成的檔案的管理不僅可以記錄公路建設(shè)的整個過程，同時對于公路以后的維護(hù)等各個方面也具有十分重要的意義。

（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設(shè)的一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)

公路工程檔案記錄了工程施工的過程，是公路工程的一個組成部分，可以直接反應(yīng)公路工程質(zhì)量。一般情況下，在公路沒有正式施工之前，公路工程檔案工作就已經(jīng)開始了。公路工程的立項文件是整個公路工程項目決策、審批及確立過程的一個很真實的記錄，也是公路工程項目經(jīng)費落實以及公路工程項目具體實施的根本依據(jù)。公路工程項目的預(yù)算編制、概要設(shè)計以及招投標(biāo)文件都需要依據(jù)項目的立項文件。在施工過程中，公路施工的建筑材料的監(jiān)測報告、使用說明等都是公路工程質(zhì)量保證材料的主體，記錄工藝流程及施工方法形成的施工日志也是建設(shè)項目的重要原始記錄，上述檔案能夠反映公路工程建設(shè)的水平與質(zhì)量。

（二）公路工程檔案是公路工程驗收的重要依據(jù)

公路工程驗收是交通管理部門根據(jù)各種公路工程檔案對建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位所完成的公路工程建設(shè)情況進(jìn)行驗收。在這一過程中，交通管理部門除了對公路實體工程進(jìn)行檢測，還需要對各種資料進(jìn)行審查，例如建筑材料的檢驗結(jié)果、施工試驗數(shù)據(jù)等，完成公路工程的驗收，這一過程中，需要查驗大量的公路工程檔案。

（三）開發(fā)利用公路工程檔案可以提升經(jīng)濟(jì)效益

公路工程檔案是公路部門信息資源十分重要的組成部門，也是寶貴知識財富。公路工程檔案包含了大量的科技成果，是獲取知識與了解信息的一個重要途徑。公路檔案工作人員可以據(jù)此編制地方交通史、技術(shù)成果匯編等材料，為公路工程建設(shè)提供技術(shù)資料。充分利用這一寶貴資料，可以提升經(jīng)濟(jì)效益。

二、公路工程檔案管理工作中存在的問題

公路工程檔案管理工作十分重要，但是由于公路工程檔案管理具有專業(yè)性、范圍廣、階段性等特點，做好公路工程檔案管理具有一定的難度。目前，我國公路工程檔案管理主要存在以下問題。

（一）公路工程檔案管理模式存在一定的滯后性，缺乏監(jiān)管

雖然公路工程檔案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建設(shè)單位及施工單位，將主要的精力放在了公路工程的建設(shè)上，對于公路工程檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致整個公路工程施工期間公路工程檔案沒有及時整理，導(dǎo)致大量工程檔案缺失。即使完工后進(jìn)行突擊補充檔案材料，但是這樣完成的公路工程檔案質(zhì)量相對較差。同時，部分公路建設(shè)單位沒有將公路工程檔案統(tǒng)一集中管理，造成不少公路工程檔案散失嚴(yán)重。

（二）公路工程檔案案卷質(zhì)量有待提升

一套完整高質(zhì)量的公路工程檔案應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)要求進(jìn)行整理，但是在公路工程檔案管理的實際過程中，卻普遍存在著歸檔檔案質(zhì)量不高、檔案的原始性、系統(tǒng)性差等多方面問題，主要表現(xiàn)在檔案資料收集不全、真實性存疑等方面，這些問題嚴(yán)重影響了檔案的價值，對于以后檔案的開發(fā)利用也會產(chǎn)生一定的不利影響。

（三）公路工程檔案的開發(fā)利用不夠

公路工程檔案的開發(fā)利用是公路工程檔案的一個重要用途，但是現(xiàn)實中，很多檔案管理部門忽視了檔案的這方面用途，只是負(fù)責(zé)將檔案整理入檔，注重檔案的日常管理，沒有充分發(fā)揮檔案的價值。

三、加強(qiáng)公路工程檔案管理的對策建議

（一）進(jìn)一步提高重視程度。公路工程建設(shè)的相關(guān)部門必須高度重視公路工程檔案工作，各單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員必須提高認(rèn)識，提高重視程度，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)要求做好工作。同時，必須注重公路工程檔案的開發(fā)利用工作，提升經(jīng)濟(jì)效益。

（二）建立完整的公路工程檔案管理體系。公路建設(shè)相關(guān)單位要建立完整的公路工程檔案管理體系，實施“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、年終考核、分級管理、定期檢查”制度，細(xì)化相關(guān)內(nèi)部制度，設(shè)立專職檔案管理人員，建立專門檔案室，加強(qiáng)對公路工程檔案人員培訓(xùn)，提升其工作水平。

（三）注重檔案的過程收集，提升質(zhì)量。公路工程建設(shè)的過程也就是公路工程檔案形成的過程，這一過程中形成的有價值的資料都需要納入公路工程檔案管理。所以，在這一過程中，要注意隨時收集，防止出現(xiàn)遺漏，并且注意收集原始文件。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 潘振英，田麗敏.淺談公路工程檔案管理[J].科技信息，2011（8）.

第2篇：檔案管理具體流程范文

【關(guān)鍵詞】居民健康檔案；健康檔案管理；對策

隨著城鄉(xiāng)居民保健意識的逐漸提高，定期到醫(yī)院查體的人群越來越多，加之醫(yī)保及新農(nóng)合醫(yī)保人群的越來越多，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的就診及治療方式，在各大醫(yī)院醫(yī)療資源嚴(yán)重不足的情況下，這種落伍的診療方式會浪費有限的醫(yī)療資源，加重醫(yī)務(wù)人員對醫(yī)療行業(yè)的職業(yè)倦怠感，不能針對性的對患者做出有效科學(xué)的治療，為此，建立居民健康檔案乃醫(yī)院提升醫(yī)療質(zhì)量的必然之舉。還有，很多醫(yī)院設(shè)立了查體人員健康檔案管理處，這一處室主要負(fù)責(zé)查體人員健康檔案的日常管理，由于缺乏一套較完整科學(xué)的檔案管理制度，使得現(xiàn)有的健康檔案管理處于一種失序的狀態(tài)，比如有的患者的健康檔案受約束性較差，這些患者的健康檔案在借走時不能按時歸還，假如沒有專門的管理員負(fù)責(zé)檢查很可能丟失，而檔案的丟失則會影響到以后對該患者診療的準(zhǔn)確性，因此，從這一層面上來說，加強(qiáng)患者健康檔案的管理，規(guī)范居民健康檔案的借閱流程，是新形勢新情況對醫(yī)院發(fā)展的客觀要求。

1 居民健康檔案管理的重要意義

居民健康檔案是居民健康管理全程的規(guī)范、科學(xué)記錄，記錄的內(nèi)容涉及到居民疾病防治、健康保護(hù)、健康促進(jìn)等方面的信息，其是以居民個人健康為核心，貫穿居民整個生命過程，牽涉到影響居民健康的各種相關(guān)因素，并對居民健康相關(guān)信息實行動態(tài)搜集，以滿足居民自我保健、健康管理和決策需要的信息資源。居民健康檔案對提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量及醫(yī)療效率，及對于提高居民健康診治的準(zhǔn)確性和有效性具有重要的意義。

首先，加強(qiáng)居民健康檔案的管理，可有效改善醫(yī)患間的關(guān)系。媒體曝光的“醫(yī)鬧”問題，若我們追根溯源，探究原因，除個別醫(yī)務(wù)人員的服務(wù)態(tài)度易引發(fā)“醫(yī)鬧”問題外，更重要的原因是醫(yī)生的專業(yè)技術(shù)水平及診療效果，而在現(xiàn)有醫(yī)療資源嚴(yán)重不足的情況下，居民健康檔案對于提高居民診療的有效性，改善患者對醫(yī)療服務(wù)的滿意度具有重要的作用。

其次，對于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)而言，加強(qiáng)居民健康檔案管理可以發(fā)揮居民健康檔案輔助治療、減少醫(yī)療事故的發(fā)生、提高醫(yī)療衛(wèi)生的質(zhì)量、提高醫(yī)護(hù)人員的工作效率、提供醫(yī)療研究的實踐依據(jù)、提供醫(yī)療糾紛的證據(jù)、加強(qiáng)患者與醫(yī)務(wù)人員的溝通交流等功能。

最后，對于居民來說，加強(qiáng)居民健康檔案管理具有幫助居民查看個人健康記錄、了解醫(yī)生的服務(wù)質(zhì)量記錄、選擇和預(yù)約求診醫(yī)生、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程就診、身體檢查、鍛煉日程、飲食安排提醒、病癥/藥物查詢等功能。

2 居民健康檔案管理存在的問題

通過如上對居民健康檔案管理意義的分析，居民健康檔案對醫(yī)院和居民意義重大。很多醫(yī)院針對居民健康檔案都設(shè)有專門的管理部門，然而在健康檔案管理方面尚未形成科學(xué)規(guī)范的管理制度，這使居民健康檔案的管理較為松散和混亂，檔案管理人員缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)和保密意識，不能按照一定的流程對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，甚至有的醫(yī)院只是把居民健康檔案管理當(dāng)作是一項口頭上的任務(wù)，并沒有在具體實踐中想著如何做好這項管理工作，為此居民健康檔案也就成了一堆存放在檔案柜里的廢紙，其真正的價值并沒有在醫(yī)療實踐與醫(yī)療研究中體現(xiàn)出來，這與上級醫(yī)療衛(wèi)生部門建立居民健康檔案的初衷背道而馳，無論是對于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)還是對于居民個人，抑或是對于國家整個醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都是巨大的損失。

可見，居民健康檔案管理存在的主要問題是：第一，建立居民健康檔案的受阻因素太多，集中表現(xiàn)在居民建立健康檔案的積極性不高，及居民的健康意識普遍不強(qiáng)等方面。第二，居民健康檔案管理缺乏一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，居民健康檔案的相關(guān)材料的歸檔不及時，有些文件材料甚至出現(xiàn)損毀和丟失現(xiàn)象，這嚴(yán)重影響居民健康檔案材料的完整性，不利于對居民后期疾病變化的有效診療。第三，居民健康檔案的利用率太低，很多珍貴的檔案資料得不到利用，沒有多渠道加強(qiáng)檔案信息的橫向聯(lián)系，失去了管理的價值。第四，居民健康檔案的跟蹤回訪投入不足，缺乏一定的專業(yè)的檔案管理人員，缺乏統(tǒng)一的、規(guī)范的檔案操作流程，以及健全的、完善的居民健康檔案管理制度。

3 加強(qiáng)居民健康檔案管理的對策

根據(jù)如上對居民健康檔案管理問題的分析，本文提出如下居民健康檔案管理的對策：

首先，加強(qiáng)居民健康檔案建立的宣傳與教育。通過對居民進(jìn)行建立健康檔案的宣傳和教育，提高居民的健康意識，促使居民主動到醫(yī)院進(jìn)行體檢，并將體檢資料及健康信息反饋給有關(guān)的人員，認(rèn)識到居民健康檔案的重要性和潛在價值，為促進(jìn)我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的向前發(fā)展提供依據(jù)。

其次，建立居民健康檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提高健康檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。居民健康檔案管理是一項系統(tǒng)的工程，其涉及到居民健康檔案的收集、整理、歸檔、保密、統(tǒng)計、借閱、銷毀和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)檔案管理員的操作流程及應(yīng)盡職責(zé)都要規(guī)定好，統(tǒng)一的操作流程可以極大的避免檔案資料的損壞和遺失，也可以使檔案管理員結(jié)合工作中的新情況、新特點對檔案管理制度做出修訂、補充和完善。另外，要加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)知識的培訓(xùn)，工作中可以結(jié)合健康檔案管理的新問題進(jìn)行研討，可以向居民健康檔案管理做的不錯的兄弟醫(yī)院進(jìn)行取經(jīng)，并把一些有潛力的檔案管理員選派到高等院校進(jìn)行進(jìn)修學(xué)習(xí)，通過采取如上措施可以全方位的提升健康檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)，把學(xué)習(xí)到的先進(jìn)的管理理念和管理手段引入本單位的健康檔案管理中。

再次，加大居民健康檔案的開發(fā)與利用，充分發(fā)揮居民健康檔案的價值。居民健康檔案作為開展社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的重要依據(jù)，建立并完善居民健康檔案有著重要的意義。居民健康檔案不應(yīng)該總是沉睡在檔案柜中，而應(yīng)是要充分挖掘其自身的應(yīng)用價值。要發(fā)揮居民健康檔案在醫(yī)療輔助、疾病診斷、醫(yī)療研究、技術(shù)開發(fā)等方面的功能，加強(qiáng)居民健康檔案在醫(yī)院各部門、各科室之間的橫向聯(lián)系，利用其提高醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)療效率，改善醫(yī)療機(jī)構(gòu)及醫(yī)者和患者之間的關(guān)系狀況，全面提高全民健康意識、健康體檢和健康決策。

【參考文獻(xiàn)】

[1]高斌，馬海燕.居民健康檔案管理存在的問題與對策[J].中國衛(wèi)生事業(yè)管理，2010（4）：281-282.

第3篇：檔案管理具體流程范文

關(guān)鍵詞：內(nèi)容管理技術(shù)　技工院?！W(xué)籍檔案管理

技工院校學(xué)籍檔案一般是指的是學(xué)籍表、成績表以及學(xué)生的各種在校表現(xiàn)等具有保存價值的東西，與學(xué)生的一生也都著密切的關(guān)系，因此，學(xué)籍檔案管理直觀重要。當(dāng)前，鑒于技工院校的特點，其學(xué)生流動性很強(qiáng)，而且很多企業(yè)可能會想了解學(xué)生的學(xué)籍檔案等與學(xué)生的平時表現(xiàn)有密切關(guān)系的信息，這時，紙質(zhì)檔案就會出現(xiàn)各種不方便，因此，電子學(xué)籍檔案管理迫在眉睫。隨著信息技術(shù)以及認(rèn)證技術(shù)與管理技術(shù)的發(fā)展，電子化的學(xué)籍檔案越來越成為可能，本文主要從內(nèi)容技術(shù)管理在技工院校學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了分析。

1　內(nèi)容技術(shù)管理概述

1.1　內(nèi)容管理技術(shù)的內(nèi)涵

內(nèi)容管理，其英文為Content　Management，簡稱CM，指的是對某一機(jī)構(gòu)組織內(nèi)部的各種類型以及多種格式的信息資源進(jìn)行分類、組織以及管理的一種有序化的管理過程，內(nèi)容管理技術(shù)的基本理念是將信息資源的內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計與管理，使得頁面美化的設(shè)計放置在模板里，將信息的內(nèi)容存儲在獨立的文件或者是統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，從而保證信息資源的合理化管理與應(yīng)用。

內(nèi)容管理系統(tǒng)主要包括四個子系統(tǒng)：

1.1.1　內(nèi)容收集系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要是包括對信息的內(nèi)容進(jìn)行獲取、收集并且進(jìn)行編輯以及整合進(jìn)而將其轉(zhuǎn)化然后分發(fā)的整個過程，并且在此過程中可以加入元數(shù)據(jù)從而對內(nèi)容組件進(jìn)行定義。

1.1.2　管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)的是對組件、信息的內(nèi)容以及模板進(jìn)行的存儲管理，在存儲的過程中可以對內(nèi)容的版本、工作流程以及設(shè)定權(quán)限方面進(jìn)行更新處理。

1.1.3　工作流系統(tǒng)。該系統(tǒng)是負(fù)責(zé)對信息資源的內(nèi)容進(jìn)行收集、存儲以及，一般說來，學(xué)籍檔案管理屬于資源性的網(wǎng)站，因其結(jié)構(gòu)比價復(fù)雜，而且內(nèi)容多是文檔資源類的資源的等。

1.1.4　系統(tǒng)。系統(tǒng)主要是負(fù)責(zé)將信息資源的內(nèi)容自動而且迅速的按照所建立的模板到瀏覽器。

1.2　內(nèi)容管理技術(shù)整合信息資源的優(yōu)勢

內(nèi)容管理技術(shù)在資源整合方面具有很大的優(yōu)勢。首先，內(nèi)容管理技術(shù)將管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，將數(shù)據(jù)庫內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行格式處理以及實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理，這樣不僅統(tǒng)一了頁面的風(fēng)格，而且增強(qiáng)了數(shù)據(jù)庫的擴(kuò)展能力。其次，該技術(shù)與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫相比，負(fù)載能力更強(qiáng)，而且利用XMI將訪問接口進(jìn)行統(tǒng)一，而且利用內(nèi)容管理技術(shù)可以描述不規(guī)則的數(shù)據(jù)，因此，可以利用半結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)將其送到客戶端，這樣大大節(jié)省了效率。再次，網(wǎng)頁呈現(xiàn)與內(nèi)核技術(shù)、日常以及系統(tǒng)維護(hù)相互分離，從而不僅使得操作簡便，而且內(nèi)容管理技術(shù)為信息管理提供了開發(fā)平臺，大大降低了開發(fā)的難度以及維護(hù)的成本。

2　當(dāng)前技工院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

技工院校學(xué)籍檔案管理具有很重要的意義，學(xué)籍檔案不僅可以反映技工院校的辦學(xué)水平以及學(xué)生的素質(zhì)，而且還是技工院校進(jìn)行技術(shù)能力以及學(xué)校進(jìn)行科研的教學(xué)評價的重要參考，更是將來技工院校畢業(yè)生走向社會的重要依據(jù)，因此，建立完善的學(xué)籍檔案具有很重要的意義。近年來，隨著技工院校的進(jìn)一步發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也引起了關(guān)注，但是，很多的技工院校在學(xué)籍檔案管理中還存在很多的問題，比如對學(xué)籍檔案的重視不足，管理水平以及手段落后等，下面將就這些問題進(jìn)行具體的介紹。

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及國家政策的支持，技工院校的規(guī)模也在不斷的擴(kuò)大與發(fā)展，因此，這也就給學(xué)籍檔案管理提出了更高的要求，但是，有些院校領(lǐng)導(dǎo)卻仍然對學(xué)籍檔案管理不夠重視，甚至有些人認(rèn)為技工院校的學(xué)籍檔案管理僅僅是單純的保管性的工作，僅僅將檔案管理好即可，不需要利用先進(jìn)的技術(shù)與管理方式進(jìn)行管理。這種思想認(rèn)識對學(xué)籍檔案管理的不管是軟件還是硬件上都缺乏必要的更新，這就對技工院校的學(xué)籍檔案管理帶來了很大的弊端。

2.2　技工院校學(xué)籍檔案管理的手段比較落后

當(dāng)前，很多的技工院校的電子信息管理僅僅是起到檢索以及備份的作用，并沒有真正的應(yīng)用信息技術(shù)將其應(yīng)用到信息檔案管理中，而且對于很多的管理人員來說，習(xí)慣于采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，沒有利用先進(jìn)的管理手段來發(fā)揮出學(xué)籍檔案管理在數(shù)字化管理方面的優(yōu)勢。而且，技工院校因其自身的特點學(xué)生的流動性比較強(qiáng)，因此，對其的學(xué)籍檔案管理也就提出了更高的要求，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及應(yīng)用，內(nèi)容技術(shù)管理已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到信息管理中，而且很快的發(fā)揮出了自身的優(yōu)越性。

3　內(nèi)容管理技術(shù)在技工院校學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用分析

內(nèi)容管理技術(shù)中的內(nèi)容形式是多樣的，可以分為備忘錄、信件、報告、白皮書、檔案以及調(diào)研報告等的多種方式，而且不同的格式的內(nèi)容具有不同的表現(xiàn)形式，對于結(jié)構(gòu)化的信息，內(nèi)容在本質(zhì)上是非結(jié)構(gòu)化的信息，因此，盡管形式多樣，但是基本的模型課可以描述為：內(nèi)容﹦元數(shù)據(jù)＋數(shù)據(jù)。

3.1　對學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容建模

在內(nèi)容管理技術(shù)中，對學(xué)籍檔案的內(nèi)容建模包括對數(shù)據(jù)管理的要求以及元數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化，對內(nèi)容主要是設(shè)定對管理對象的元數(shù)據(jù)信息，當(dāng)然，還包括內(nèi)容與對象之間的關(guān)系，下面就成績表的檔案信息進(jìn)行舉例，如表1，成績表檔案的數(shù)據(jù)信息是學(xué)生的基本情況，如姓名、學(xué)號、注冊時間以及專業(yè)與班級等，建模后如下表：

3.2　原型系統(tǒng)的應(yīng)用

技工院校學(xué)籍檔案管理也包括對電子試卷的存檔管理，這個系統(tǒng)可以根據(jù)之前提高的原理進(jìn)行開發(fā)，但是，為了更好地提高使用效率可以利用現(xiàn)有的內(nèi)容管理技術(shù)，下面就使用較為廣泛的Content　Manager　v8.3進(jìn)行簡要的介紹。

3.2.1　內(nèi)容元數(shù)據(jù)建模。根據(jù)Content　Manager　v8.3的設(shè)計，可以利用該技術(shù)的可視化的建模工具，這樣可以對成績進(jìn)行元數(shù)據(jù)的建模，而且對于內(nèi)容建模，還包括設(shè)定訪問控制、日志管理以及版本控制等的內(nèi)容。

3.2.2　學(xué)籍檔案導(dǎo)入。對學(xué)籍檔案進(jìn)行導(dǎo)入可以利用接口來實現(xiàn)，這樣可以通過內(nèi)容技術(shù)管理的界面實現(xiàn)手工的接入，從而可以將批量的數(shù)據(jù)實行導(dǎo)入。

3.3　內(nèi)容技術(shù)管理與學(xué)?，F(xiàn)有系統(tǒng)的整合

學(xué)籍檔案管理可以將在線的學(xué)籍信息進(jìn)行有機(jī)的整合，比如，可以在當(dāng)前使用的系統(tǒng)中單獨增加學(xué)籍檔案生成模塊，這樣可以利用關(guān)系型的管理系統(tǒng)將學(xué)籍檔案信息自動的生成元數(shù)據(jù)以及電子檔案，然后這時可以利用內(nèi)容管理系統(tǒng)的編程接口將信息存儲到資源服務(wù)器中，這樣可以提高學(xué)籍檔案的自動化處理，從而有效地節(jié)約了成本。

參考文獻(xiàn)：

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[3]鄭玉梅.淺析技工院校學(xué)籍檔案管理存在的問題及其對策[J].高校管理，2010（26）.

第4篇：檔案管理具體流程范文

（一）管理動機(jī)指標(biāo)的趨近

檔案管理單位為了竭盡全力迎合社會綜合發(fā)展需求，其決定聯(lián)合知識管理核心價值進(jìn)行企業(yè)市場競爭實力的完善，特定知識必將同步傳輸?shù)教囟ㄈ巳褐?，為了將?nèi)部決策調(diào)試到最佳狀態(tài)，檔案管理的落腳點識別工作將全面遵照知識細(xì)節(jié)銜接特征做好相關(guān)掌控。兩者日常學(xué)習(xí)生活中都會給予用戶知識服務(wù)，要知道文件與知識管理存在多方面交織跡象，只有經(jīng)過精細(xì)化篩選控制才可確保單位成員獲得有關(guān)信息。檔案管理可說是高度停駐在知識服務(wù)頂點，在促進(jìn)共享能效上與科學(xué)教育機(jī)制廣泛交接，具體的差異效應(yīng)不過是廣度、深度的異質(zhì)結(jié)果。

（二）管理流程的趨同

我國檔案管理工作長期以來圍繞基礎(chǔ)資料接收、整合、科學(xué)鑒定、長效保管與重編服務(wù)等流程進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試，力爭發(fā)揮文件的集成管制特征。知識管理則主張將創(chuàng)新機(jī)理內(nèi)涵實施科學(xué)存儲與整理，對象歸屬方向上沒有精準(zhǔn)設(shè)定，強(qiáng)調(diào)集中化存儲，確保彼此銜接秩序化特征，真正為后期人員利用開拓廣泛引用價值，并且深度開發(fā)中仍舊會產(chǎn)生新文件格式類別，這無疑是開啟后期創(chuàng)新知識延展力度的最佳手段。

（三）技術(shù)應(yīng)用形態(tài)一致

透過數(shù)字化文件格式與檔案流轉(zhuǎn)功能鑒別，有關(guān)計算機(jī)操作背景下的資料接收、傳遞與保管活動都不可從中脫離而獨自運行。知識管理可說是信息高度發(fā)展的核心產(chǎn)物類別，其中網(wǎng)絡(luò)通訊活動廣泛交織，檔案、管理必須全面掌控數(shù)據(jù)庫整編、檢索媒介、門戶系統(tǒng)以及信息安全推送要訣。由此便可清晰判定，無論是檔案或是知識管理都是借助現(xiàn)代信息技術(shù)予以統(tǒng)一掌控操作的。

二、檔案、知識管理行為的差異效果解析

利用管理界面認(rèn)知，檔案管理活動歸屬于專業(yè)技術(shù)項目行列；而知識管理則借助管理模式與創(chuàng)新價值理念進(jìn)行人民思想結(jié)構(gòu)完善，同時延展更高等級管理體系以及方法論渠道。實質(zhì)上檔案處置需要明確載體格式；知識管理明確將側(cè)重點向基礎(chǔ)信息角度偏移，其將檔案結(jié)構(gòu)顯性要點梳理，并向圖書館員工大腦內(nèi)部隱形架構(gòu)灌輸，確保日后多元材料規(guī)劃與日常服務(wù)的實效價值。綜合來講，檔案管理始終注重維護(hù)材料的真實性和可靠價值，力求穩(wěn)定程序、制度的規(guī)范化特征，希望各類人員充分發(fā)揮創(chuàng)新思維效應(yīng)，促使政策良好定義結(jié)果；知識管理在管理體系上一向?qū)捤商幹茫Ｍl(fā)揮內(nèi)部情報傳播功效，力求服務(wù)大眾，督促其掌握更多實用情報，杜絕認(rèn)知混亂結(jié)果的滋生，偏偏這種不受約束特征會相應(yīng)造成對傳統(tǒng)組織格式輔助功效的忽視結(jié)果，這點應(yīng)當(dāng)引起現(xiàn)場規(guī)劃人員的強(qiáng)效關(guān)注。

三、檔案與知識管理銜接特征細(xì)節(jié)補充

（一）知識管理能夠有效拓寬檔案管理整體認(rèn)知功效

首先，知識管理能夠盡量延展檔案規(guī)范空間，過往企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案搜集、整編強(qiáng)調(diào)與情報文件的區(qū)分，經(jīng)常會對一些圖書資料排除職責(zé)界定范圍，基本與現(xiàn)實服務(wù)方向偏離，企業(yè)存在價值長期受到質(zhì)疑，這對于其今后長遠(yuǎn)綜合化發(fā)展勢必造成重大創(chuàng)傷。知識管理需要將各類文件進(jìn)行多重載體形態(tài)的劃分，做好日常知識細(xì)節(jié)集成工作，力求借此開創(chuàng)相對完善的資源架構(gòu)體系，其充分注重企業(yè)在不同生產(chǎn)流程下的共享、應(yīng)用的知識要素，希望企業(yè)價值創(chuàng)造能效就此得到有機(jī)彰顯。長期堅持此類策略，檔案管理也會順勢被自然納入到一個較為寬闊的領(lǐng)域之中，期間先進(jìn)組織戰(zhàn)略以及業(yè)務(wù)活動充分融合，為企業(yè)秩序創(chuàng)新調(diào)整提供不少協(xié)調(diào)經(jīng)驗。其次，知識管理進(jìn)一步提升檔案規(guī)劃工作的基礎(chǔ)價值地位。過往企業(yè)內(nèi)部檔案管理經(jīng)常忽視綜合利用價值的呈現(xiàn)特征，基本就是利用廣泛借閱、復(fù)印等落后手段實施淺層服務(wù)，這對于各類用戶即時性補充需求難以深度滿足，致使企業(yè)各類生產(chǎn)、管理活動嚴(yán)重脫節(jié)，生產(chǎn)動力自然飽受限制。由此，知識管理活動開始主動開辟先進(jìn)技術(shù)實用格局，根據(jù)智能化、人性化手段提供給用戶更加深層的知識服務(wù)成果，爭取將企業(yè)核心競爭實力彰顯完全。這部分管理活動可說是有效強(qiáng)化了知識開發(fā)潛質(zhì)，令文件管理人員全面理解知識規(guī)劃專家輔助意見，加快檔案開發(fā)利用效率，日漸提升內(nèi)部統(tǒng)一管制能效與機(jī)構(gòu)存在地位。

（二）檔案管理進(jìn)一步為知識管理提供疏通機(jī)遇與適應(yīng)空間

第一，檔案管理可以將創(chuàng)新知識挖掘、交流工作進(jìn)一步協(xié)調(diào)。創(chuàng)新知識傳播主要借助語言、書面交流形式拓展。其中前者秉承隨意、簡潔特征，希望透過單一話題挖掘更多知識創(chuàng)新經(jīng)驗，但是由于內(nèi)部時間、空間限制效應(yīng)影響，信息知識傳播范圍不大，并且經(jīng)過多重層次交接之后，難免滋生損耗或失真效應(yīng)；另外，語言交流過程中會同步滋生相對應(yīng)的書面記錄結(jié)果，組織階段沉淀、記憶能效付諸東流。書面交流由于程序規(guī)范力度加劇，涉及單一問題的討論上難以即時開展，并且會對員工創(chuàng)新思維產(chǎn)生一定的約束。但是，透過現(xiàn)代信息技術(shù)便可將一系列時間、空間限制效應(yīng)清除，有效遏制信息傳輸過程中的失真反應(yīng)。由此可見，電子文件已經(jīng)成為先進(jìn)知識傳輸、共享的必要媒介，相對地提升文件流轉(zhuǎn)效率，促進(jìn)知識的高度傳播與交流能度。

第二，檔案管理可以進(jìn)一步穩(wěn)固創(chuàng)新知識的挖掘、理解程度。檔案管理長期以來秉承來源最高識別原則，過往定義標(biāo)準(zhǔn)為文件的形成主體，而目前由于電子信息技術(shù)廣泛交織，這類定義結(jié)果已經(jīng)朝向鮮活動機(jī)指標(biāo)過渡轉(zhuǎn)移。其實就是強(qiáng)調(diào)文件需要運用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)以及明確銜接結(jié)構(gòu)予以調(diào)試，此類信息了解與管理程序是否合理將直接決定電子文件的高度延展價值。上述強(qiáng)調(diào)的背景知識原理可以有效促進(jìn)創(chuàng)新知識原理的銜接進(jìn)度，適當(dāng)方便工作人員盡快掌握知識應(yīng)用拓展依據(jù)。具體來講，文件管理工作者可以使知識管理者對信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解。

第三，檔案管理可以為知識產(chǎn)權(quán)維護(hù)做足補充貢獻(xiàn)。企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是企業(yè)知識創(chuàng)新的成果，是企業(yè)核心的無形資產(chǎn)、知識資本。保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)知識創(chuàng)新能力、提高企業(yè)核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內(nèi)容。文件、檔案真實地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識創(chuàng)新活動的過程與結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，它們能起到至關(guān)重要的憑證作用。

四、結(jié)語

第5篇：檔案管理具體流程范文

檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式發(fā)展到今天的電子檔案模式，不僅是管理方式的改變，也是管理質(zhì)量和管理思路的一次革新。電力企業(yè)營銷檔案管理，目前正處速發(fā)展中。單獨的電力營銷檔案已經(jīng)與生產(chǎn)mis，辦公自動化等系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)融合，顯著提升了電力公司電子檔案的管理技術(shù)水平和工作效率，推進(jìn)了電力公司檔案管理工作的數(shù)字化、現(xiàn)代化進(jìn)程。

關(guān)鍵字：電子檔案 管理系統(tǒng)

正文

電力公司營銷業(yè)務(wù)承載著業(yè)擴(kuò)報裝、電費計費、電能計量、用電信息采集等關(guān)鍵業(yè)務(wù)以及95598電話語音、互動網(wǎng)站、銀電聯(lián)網(wǎng)等對外服務(wù)工作，具有業(yè)務(wù)復(fù)雜、與客戶交互文件多、信息資源量大等特點，營銷紙質(zhì)文檔管理工作也日益繁重，電子文件管理和紙質(zhì)文件管理的需求日益突出。

2009年，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，要求進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理、提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平，國家電網(wǎng)公司檔案管理涵蓋了檔案管理工作的全過程，并能夠支持?jǐn)?shù)字化檔案信息的各項功能，以及檔案擴(kuò)展資源管理和知識管理。但由于營銷業(yè)務(wù)的特殊性，目前營銷業(yè)務(wù)檔案管理尚游離于公司整體檔案管理體系之外，如何進(jìn)行營銷檔案管理信息化建設(shè)滿足特定的業(yè)務(wù)需求正是本文分析的內(nèi)容。

一、電力企業(yè)營銷檔案管理現(xiàn)狀

電力營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)開展了電子化文件管理的實用化應(yīng)用，提高了業(yè)務(wù)工作效率，為公司電子文件管理試點工程奠定了良好基礎(chǔ)。部分省電力公司對營銷業(yè)務(wù)重要環(huán)節(jié)實現(xiàn)了資料電子化管理，其中報裝申請、供用電方案、供用電合同、現(xiàn)場檢查等業(yè)務(wù)資料較多的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)電子化應(yīng)用程度較高。功能上涵蓋了電子化文件的上傳、下載、查看，在很大程度上已成為營銷工作的重要組成部分，為營銷業(yè)務(wù)工作的開展提供了重要的支撐。

二、營銷檔案管理的研究與實現(xiàn)

1.必要性

（1）可以充分保障營銷客戶檔案信息安全存儲。

通過電子檔案管理，可以建立起統(tǒng)一的營銷客戶電子檔案信息共享平臺，從而將重要的營銷憑證及表證單據(jù)納入管理，如：新裝增容及變更用電中的用電申請書、客戶有效身份證明、營業(yè)執(zhí)照、供用電合同，95598業(yè)務(wù)處理過程中的故障報修單、投訴舉報信函，電費收繳及賬務(wù)管理中的繳款單、進(jìn)賬單、對賬單，計量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)資料與質(zhì)量體系文件，以及用電檢查工作中的檢查工作單及通知書等重要內(nèi)容。這些內(nèi)容的統(tǒng)一化電子化管理，可有效避免營銷各類原始憑證在管理和借用過程中的磨損、老化、丟失和泄密現(xiàn)象，保證這些原始憑證的安全完整和長久保存。

（2）可以有效建立營銷文件檔案資源共享利用機(jī)制。

通過電子檔案管理，可以實現(xiàn)營銷自動化系統(tǒng)各模塊（如：營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、用電信息采集系統(tǒng)、能效綜合服務(wù)系統(tǒng)與多渠道繳費系統(tǒng)等）實時調(diào)用瀏覽所需的資料文件，支撐各項營銷業(yè)務(wù)開展。同時，實現(xiàn)營銷基礎(chǔ)電子文件分類檢索及集成接口服務(wù)，將有效支持公司其他部門（如生產(chǎn)部門、辦公部門等）對于營銷類業(yè)務(wù)文件的查詢和利用，從而在保證信息安全的前提下，提高營銷檔案的利用率和使用價值，并為公司管理業(yè)務(wù)整合及企業(yè)級信息化建設(shè)提供支撐。

2.營銷檔案管理具體措施

（1）營銷檔案數(shù)據(jù)來源

電子檔案按照來源可以細(xì)分為電子采集與數(shù)據(jù)捕獲。

電子采集與實物檔案相對應(yīng)，通常指業(yè)務(wù)流程中通過高拍儀、掃描儀等電子化設(shè)備對實物檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，借由計算機(jī)存儲設(shè)備進(jìn)行存儲的檔案。按照業(yè)務(wù)子項和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行初步梳理分析，客戶檔案的紙質(zhì)文件主要在客戶業(yè)擴(kuò)業(yè)務(wù)中生成共105類資料，按照業(yè)務(wù)分類為客戶業(yè)擴(kuò)新增、增容檔案資料，客戶變更用電檔案資料，用電檢查客戶檔案資料，其他重要資料。

數(shù)據(jù)捕獲：即根據(jù)營銷業(yè)務(wù)處理的過程數(shù)據(jù)自動捕獲按照標(biāo)準(zhǔn)單據(jù)格式組合形成的資料檔案。按照業(yè)務(wù)子項和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行初步梳理分析。此類單據(jù)為營銷系統(tǒng)生成按照營銷系統(tǒng)應(yīng)用分類，新裝增容及變更用電應(yīng)用共23類單據(jù)，抄表管理應(yīng)用共2類單據(jù)，電費收繳及帳務(wù)管理共16類單據(jù)，用電檢查管理共14類單據(jù)，95598業(yè)務(wù)處理共16類單據(jù)，資產(chǎn)管理共8類單據(jù)，計量點管理共30類單據(jù)，其他業(yè)務(wù)共26類單據(jù)。按照業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)梳理覆蓋了目前營銷系統(tǒng)管理的主要業(yè)務(wù)范圍，為營銷業(yè)務(wù)的無紙化辦公和電子單據(jù)全流程傳遞提供了業(yè)務(wù)支撐。

（2）營銷電子檔案管理運用的技術(shù)

1）異步并發(fā)存儲技術(shù)

電子文件、音視頻文件占用帶寬較大，限制上傳帶寬的情況下傳輸時間較長需要通過異步處理上傳與續(xù)傳，并對多個終端的并發(fā)上傳任務(wù)能夠進(jìn)行排隊處理。 利用消息排隊機(jī)制與資源緩沖池處理文件上傳時的異步并發(fā)問題。

2）圖像文本識別技術(shù)

圖像文本識別技術(shù)是指高拍儀/掃描儀等終端設(shè)備檢查紙上打印的字符，通過檢測暗、亮的模式確定其形狀，然后用字符識別方法將形狀翻譯成計算機(jī)文字的過程；即對文本資料進(jìn)行掃描，然后對圖像文件進(jìn)行分析處理，獲取文字及版面信息的過程。如何除錯或利用輔助信息提高識別正確率，是技術(shù)重點。同時通過識別的文本可以支持自動轉(zhuǎn)換為全文索引。

3）智能搜索技術(shù)

智能搜索引擎是以營銷業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資源和業(yè)務(wù)分類為基礎(chǔ)，對其進(jìn)行采集、組織、存儲、利用、傳遞等管理過程，實現(xiàn)營銷檔案的索引庫以及豐富的搜索手段，從而搭建營銷全方位智能搜索引擎。

實現(xiàn)人工和定時自動從電子文件管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和圖檔文件服務(wù)器中獲取數(shù)據(jù)，建立文檔采集庫和應(yīng)用鏈接庫，并形成索引文檔，由搜索引擎對索引文檔的內(nèi)容進(jìn)行過濾、整合、分割、分類保存形成企業(yè)的索引文件庫。

三、結(jié)論

隨著電力公司“SG186”信息化建設(shè)竣工以及“SG-ERP”工程推進(jìn)，無紙化辦公和電子化作業(yè)已成為公司信息化發(fā)展趨勢，營銷部門也越來越多地采用電子文件進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理和日常管理，電子文件對于提高辦事效率、加快查詢速度、提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平發(fā)揮了越來越重要的作用。

在“大營銷”集約化、專業(yè)化的管理模式下，借助于計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代化手段，營銷檔案管理工作可以更加科學(xué)、系統(tǒng)、有效。對營銷檔案管理工作的高度重視、工作有章可循、有制度保障、有高素質(zhì)的人才是做好營銷檔案管理工作，使之充分發(fā)揮作用，更好地服務(wù)于廣大用戶、服務(wù)于供電企業(yè)經(jīng)營管理的關(guān)鍵。

參考文獻(xiàn)：作者.篇（題）名.刊名，年，卷（期）：頁碼

夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策.新西部，2009（08）

傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化.浙江大學(xué)出版社. 2011

馮惠玲.電子文件管理教程.中國人民大學(xué)出版社.2001

第6篇：檔案管理具體流程范文

關(guān)鍵詞：檔案；管理；模式

一、我國企業(yè)檔案管理狀況與不足

我國現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理體制是在企業(yè)自主按照企業(yè)管理體制實行二級或三級管理。國家各級檔案行政管理部門對所屬區(qū)域企業(yè)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。這種體制模式存在許多不足。

（一）自我發(fā)展動力不足

我國企業(yè)檔案工作發(fā)展過程中存在的普遍問題是依靠行政力量的推動而自我發(fā)展動力不足。黨和政府頒發(fā)了一系列文件，推動企業(yè)檔案工作，自上而下通過行政手段貫徹這些文件成為推動企業(yè)檔案工作的外在推力。市場經(jīng)濟(jì)下，政府職能發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不再直接干預(yù)企業(yè)，企業(yè)是自主經(jīng)營的主體。政府的外力推動作用在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機(jī)制中逐漸弱化。企業(yè)在也不再重視檔案工作，檔案工作缺乏發(fā)展動力。

（二）檔案管理思維僵化

現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機(jī)制要求建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的靈活、多元的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式過于僵化，體現(xiàn)不出先進(jìn)管理理念，外包的管理方式不能被傳統(tǒng)檔案部門接受。在不涉及政治等問題下，企業(yè)科技檔案部分完全可以面向社會化管理。

（三）單一的檔案管理模式

傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作基本上是采取單一檔案管理模式，企業(yè)對檔案實行集中統(tǒng)一管理、分級管理、綜合管理等。企業(yè)的形態(tài)在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中已發(fā)生了重大變化，單一的檔案管理模式己不適用，而且，大型企業(yè)集團(tuán)對整個集團(tuán)檔案實體實行集中統(tǒng)一管理既不現(xiàn)實，也無必要。在符合法律要求的框架下企業(yè)檔案保管屬企業(yè)自主行為。

二、新時期企業(yè)檔案管理體制模式創(chuàng)新

（一）市場化是企業(yè)檔案管理的改革方向

市場化是各項改革改革趨勢和方向，我國企業(yè)檔案管理市場化就是把原由政府承擔(dān)的檔案管理事業(yè)交由市場調(diào)節(jié)。檔案資源作為企業(yè)自己的信息資源是管理不可缺少的基礎(chǔ)。企業(yè)的需求就是市場，檔案信息開發(fā)要不斷提高才能滿足日益增長的信息需求。檔案管理要服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

（二）社會化是企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向

企業(yè)檔案自主管理是不可逆轉(zhuǎn)的方向，企業(yè)檔案管理工作受社會組織的監(jiān)督。在我國服務(wù)型政府轉(zhuǎn)化后，政府的行政管理能力將減弱，這就需要社會化的協(xié)會來參與管理。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)充分利用社會資源，需要檔案中介機(jī)構(gòu)為企業(yè)檔案管理工作提供外包服務(wù)，為企業(yè)提供檔案專業(yè)服務(wù)。這將是企業(yè)檔案管理的新需求方向。

（三）企業(yè)自主管理體制發(fā)展的目標(biāo)

企業(yè)自主不是完全的自由，必須接受法律法規(guī)的約束。企業(yè)自主管理應(yīng)適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的規(guī)律，既依法管理又注重提供服務(wù)，把二者有機(jī)地結(jié)合起來。把檔案行政管理與行業(yè)協(xié)會管理結(jié)合起來，發(fā)揮檔案行政管理部門和行業(yè)協(xié)會監(jiān)控作用，防止國有企業(yè)檔案在產(chǎn)權(quán)變動過程中流失，依法對非國有企業(yè)的檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格管理。行業(yè)協(xié)會制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)檔案管理。

（四）分布式集中管理模式

企業(yè)檔案管理形式采取形式上集中，事實上分散的形式，即分布式集中管理。形式上集中是指企業(yè)檔案管理由企業(yè)一級管理層總負(fù)責(zé)，制定企業(yè)檔案管理制度，完善檔案管理流程，但一級管理層并不參與企業(yè)檔案具體管理事務(wù)。事實上分散的形式指企業(yè)檔案管理具體事務(wù)都在企業(yè)檔案形成部門進(jìn)行具體管理，即企業(yè)各職能部門負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的制定，保存，利用。

（五）信息一體化管理

企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作是在適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展需要的過程中逐步形成的三個平行的信息管理專業(yè)領(lǐng)域，它們雖有各自的理論方法，但根本的工作目的是相同的。實行三者一體化管理，有利于信息的綜合利用，有利于各個信息管理部門的專業(yè)協(xié)作和全方位服務(wù)、節(jié)約成本。在機(jī)構(gòu)設(shè)置上需要建立信息中心等綜合性的信息管理機(jī)構(gòu)。

（六）文件檔案一體化管理

文件檔案一體化以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，利用計算機(jī)技術(shù)，對文件和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和管理，實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學(xué)管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮總體最大效能，有利于開發(fā)文件和檔案信息資源，這是文件管理與檔案管理內(nèi)在聯(lián)系的必然結(jié)果，是機(jī)關(guān)文件與檔案工作改革的重要方向。信息技術(shù)是文件檔案一體化管理的技術(shù)保障。

（七）標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案工作水平必由之路。檔案工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案管理工作的發(fā)展方向，通過標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，可以給檔案工作提供新的先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方法，加速檔案工作的發(fā)展。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案質(zhì)量的準(zhǔn)繩。實現(xiàn)企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義在于：便于采用計算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù)，便于迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地滿足人們對各類、信息的需要。企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理有利于依法治檔工作的進(jìn)行，有利于提高企業(yè)檔案工作的質(zhì)量，有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，有利于檔案信息的開發(fā)利用和檔案學(xué)理論的研究和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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第7篇：檔案管理具體流程范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；計算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用研究

中圖分類號：TP311.52

近年來，國內(nèi)的信息技術(shù)得到高速發(fā)展，在這類技術(shù)的支持下，高科技的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于企業(yè)檔案管理事業(yè)中，在為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供無盡信息資源的同時，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造了美好前景。就當(dāng)前情況來看，實現(xiàn)電子化檔案信息管理已然成為了時代的要求，運用新型計算機(jī)對企業(yè)內(nèi)部的檔案工作實行全面管理，相較于傳統(tǒng)手工操作的檔案管理模式而言具有明顯優(yōu)勢。對此，以下將就信息時代的檔案管理任務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)論述。

1 計算機(jī)技術(shù)下的檔案管理工作

1.1 計算機(jī)技術(shù)下的企業(yè)檔案管理特色。計算機(jī)體系下的企業(yè)檔案信息化管理模式即涵蓋了企業(yè)檔案信息管理的整個流程，能有效保存企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理中所有實際價值的信息資源。確保企業(yè)檔案信息管理工作能系統(tǒng)高效的運行，確切來說即確保企業(yè)信息流動能夠安全運作。而對于失去效用的企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理檔案信息，則表示著企業(yè)內(nèi)部檔案信息的缺失、中斷等，在一定程度上給企業(yè)的經(jīng)營效益帶來損失。尤其需要注意的是，因為企業(yè)檔案信息一旦丟失，則無法重新取得，因此，切實做好檔案信息的保存工作顯得尤為重要。

1.2 企業(yè)檔案信息的運載模式。企業(yè)內(nèi)部保存檔案信息的模式是多種多樣的，除了日常使用的紙質(zhì)檔案管理模式之外，還可將光碟、照片作為檔案信息管理的重要載體。對于不同類型的檔案信息管理載體而言，由于它的安全保存體系以及相應(yīng)使用條件的不同，使之一旦在檔案信息保存過程中受到損害，則會影響整體信息系統(tǒng)的運行效率。

1.3 企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)。具體而言，對于傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理機(jī)制，需要將企業(yè)內(nèi)部有價值的檔案資源分門別類加入到檔案管理庫存中，按照檔案編號排列對企業(yè)內(nèi)部檔案信息資料實行管理，定期地對企業(yè)內(nèi)部檔案進(jìn)行檢查，確保檔案室內(nèi)能長期保持常溫，同時清潔人員應(yīng)切實做到對檔案工作進(jìn)行不定期打掃，對于受到損害的檔案資料應(yīng)及時進(jìn)行修繕。而對于企業(yè)計算機(jī)中所保存的檔案信息，其保存的信息時間跨度是非常大的，就基礎(chǔ)建設(shè)的檔案信息或者是設(shè)備檔案信息而言，通常會隨著建筑設(shè)備在檔案管理中的使用而被保存。針對信息技術(shù)下的企業(yè)檔案管理模式而言，它的利用方式、利用效果通常無從得知，經(jīng)歷較長時間保存下來的檔案信息，則顯得彌足珍貴。

2 計算機(jī)技術(shù)完善企業(yè)檔案信息管理

2.1 制定系統(tǒng)的檔案信息管理規(guī)劃任務(wù)。對于信息時代的檔案信息管理的整體規(guī)劃任務(wù)而言，應(yīng)切實遵循企業(yè)發(fā)展策略，詳細(xì)分析企業(yè)日常經(jīng)營管理所具有的特色，實行深入研究分析，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的實際運作情況，從兩方面入手，即企業(yè)長期和短期發(fā)展目標(biāo)。站在企業(yè)檔案信息需求的角度上，整合企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展要求，詳細(xì)分析企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展流程，從全局出發(fā)研究企業(yè)檔案管理規(guī)劃，為企業(yè)后期發(fā)展，開拓出廣闊的空間。

2.2 檔案信息體系的構(gòu)建。檔案信息系統(tǒng)是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的關(guān)鍵要素，它具有獨特的符合企業(yè)文化的信息管理模式。就現(xiàn)代企業(yè)所開展的一系列經(jīng)營活動而言，無法離開檔案信息管理有力支撐，對此，大體上可以從兩個方面進(jìn)行探討：第一，在計算機(jī)系統(tǒng)融入檔案管理工作時，對于企業(yè)經(jīng)營中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)切實加強(qiáng)對數(shù)據(jù)信息的保存。第二，最大程度地實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理信息利用，為企業(yè)運營發(fā)展儲備充分的信息資源。

2.3 檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理。計算機(jī)體系下的檔案信息管理即實現(xiàn)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化模式，站在企業(yè)的角度上，應(yīng)具體依照國家信息化管理規(guī)范，依據(jù)自身發(fā)展理念，制定出完善的信息管理體系，在實際檔案管理工作中，經(jīng)過不斷的累積和優(yōu)化，穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化管理機(jī)制的形成，進(jìn)一步降低因為檔案管理不善所引發(fā)檔案信息流失的情況。

2.4 檔案信息的安全管理。實際中的檔案信息化管理工作，會在實現(xiàn)檔案資源高效利用的同時，為檔案信息的管理帶來一系列不安全因素。對此企業(yè)內(nèi)部管理人員應(yīng)切實按照企業(yè)內(nèi)部管理體系，培養(yǎng)企業(yè)信息安全管理意識，積極做好企業(yè)檔案備份管理工作，確保企業(yè)信息的安全儲存。

3 計算機(jī)體制下的企業(yè)檔案管理要求

3.1 完善企業(yè)內(nèi)部檔案信息化管理模式

針對企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門的工作而言，運用科學(xué)的管理模式，對實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案信息管理具有積極的促進(jìn)作用。就實際情況來看，促進(jìn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)信息建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容。因此，對于企業(yè)檔案管理工作而言，必須切實遵循檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化原則，就企業(yè)內(nèi)部信息的采集、整理進(jìn)行詳細(xì)編制，具體做好企業(yè)內(nèi)部檔案信息化管理工作，嚴(yán)格遵照國家標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，特別是對于計算機(jī)電子文檔的管理應(yīng)嚴(yán)格實行管理規(guī)范。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實踐發(fā)展情況，構(gòu)建完善的企業(yè)檔案管理體制，將其落實到位。

3.2 配置一體化檔案管理軟硬件設(shè)施。在條件允許的情況下，企業(yè)應(yīng)具體做到更新原有落后的計算機(jī)設(shè)備，為企業(yè)內(nèi)部信息化管理創(chuàng)造條件。就當(dāng)前的形勢來看，市場上流通的檔案管理軟件設(shè)備很多，對此，企業(yè)可根據(jù)自身實際發(fā)展需要，購置適合自身檔案管理工作的軟、硬件設(shè)施。因此企業(yè)應(yīng)從長遠(yuǎn)目標(biāo)出發(fā)，加大對檔案管理工作的資金投入，從企業(yè)利益出發(fā)看待檔案管理工作，在有效發(fā)揮企業(yè)檔案管理效用的同時，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作持續(xù)開展。

3.3 積極完善企業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)工作。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的運行發(fā)展，總而言之都是通過人來完成的，對此，企業(yè)應(yīng)切實抓住有力時機(jī)，完成對人才的培訓(xùn)工作，實現(xiàn)真正意義上的物盡其職。對于企業(yè)檔案管理的實踐工作而言，具體應(yīng)做到高起點，切實做好每一步的檔案管理工作。對此，如果現(xiàn)有的檔案管理人員無法適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展需求，企業(yè)則可通過一系列計算機(jī)運用模式來進(jìn)行培訓(xùn)，幫助企業(yè)檔案信息管理人員盡可能快地掌握計算機(jī)應(yīng)用知識。詳細(xì)來說，身為一名優(yōu)秀的企業(yè)檔案信息管理人員，應(yīng)擁有較高的職業(yè)道德修養(yǎng)，系統(tǒng)的專業(yè)知識。因此，促進(jìn)企業(yè)檔案管理模式向現(xiàn)代化計算機(jī)管理機(jī)制轉(zhuǎn)型，我們應(yīng)具體做到：在信息技術(shù)發(fā)展大潮中，應(yīng)與現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)達(dá)成同步，運用創(chuàng)新型思維模式，采用新機(jī)制、新方法，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，運用先進(jìn)的計算機(jī)科技，從實際上將檔案管理工作帶入一個新的高度。

4 結(jié)束語

伴隨著計算機(jī)科技的深入發(fā)展，現(xiàn)代化檔案管理的工作需求，使得計算機(jī)系統(tǒng)自然而然地成為了開展檔案管理的必要工具。就實際情況來看，計算機(jī)的運用對于當(dāng)今企業(yè)的檔案管理工作顯得尤為重要，因此計算機(jī)體系下的檔案管理工作是時展的必然產(chǎn)物。與此同時，為了更好地實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的有效運行，檔案管理人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)自身計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，在管理工作中認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)對于現(xiàn)代檔案管理工作的實際意義，以期實現(xiàn)檔案管理工作的有序發(fā)展。

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第8篇：檔案管理具體流程范文

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案管理；管理模式；合同化

近年來，隨著建設(shè)領(lǐng)域的市場化和投資主體的多元化發(fā)展，項目管理變得急功近利，建設(shè)領(lǐng)域的“三重三輕”現(xiàn)象日益凸現(xiàn)，即重項目投資、進(jìn)度和質(zhì)量管理輕項目檔案管理；重檔案驗收前突擊整理輕項目建設(shè)中對檔案的過程管理；重項目檔案的齊全完整輕對項目檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。上述現(xiàn)象導(dǎo)致項目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創(chuàng)新建設(shè)項目檔案管理模式，提升檔案部門“話語權(quán)”，加大對項目檔案管控力度，補上建設(shè)項目檔案管理的“短板”。筆者經(jīng)過多年的建設(shè)項目檔案管理實踐和探索，認(rèn)為建設(shè)項目檔案合同化管理模式有利于實現(xiàn)項目檔案的科學(xué)、有效管理，下面，從三個方面進(jìn)行分析探討。

1 建設(shè)項目檔案合同化管理模式的可行性分析

建設(shè)項目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項目檔案的質(zhì)量要求、管理職責(zé)、違約責(zé)任，通過履行合同條款實現(xiàn)項目檔案規(guī)范化管理的工作機(jī)制。筆者認(rèn)為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：

1.1 從法定依據(jù)分析?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規(guī)定“在簽訂項目設(shè)計、施工、監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任”。[1]另外，由于合同是聯(lián)系業(yè)主和參建單位的橋梁和紐帶，項目實施的過程也是合同履行的過程，項目檔案管理作為項目管理工作的重要組成部分，理應(yīng)通過合同的訂立和履行來實現(xiàn)。因此，通過強(qiáng)化合同管理來實現(xiàn)項目檔案的規(guī)范化管理具有法定依據(jù)。[2]

1.2 從業(yè)務(wù)需求分析。項目檔案作為項目建設(shè)的歷史見證，業(yè)主和參建單位都期望進(jìn)行規(guī)范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業(yè)技能不能滿足項目檔案科學(xué)管理的需要，需要建設(shè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。而建設(shè)單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔(dān)負(fù)起項目檔案的收集、整理和歸檔責(zé)任，雙方互補性強(qiáng)，容易對合同中的檔案管理條款達(dá)成共識。

1.3 從預(yù)期效果分析。建設(shè)項目的合同涵蓋設(shè)計、施工、監(jiān)理、采購、環(huán)保、地質(zhì)勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設(shè)環(huán)節(jié)，項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實現(xiàn)無縫管理。不會導(dǎo)致無主檔案或責(zé)任缺失的情況發(fā)生，有利于項目檔案的齊全、完整和有效管理。同時，因合同具有法律約束力，可以有效規(guī)避傳統(tǒng)管理模式缺乏管控手段的弊端，預(yù)期效果明顯。

2 建設(shè)項目檔案合同化管理模式的基本框架

2.1 規(guī)范招標(biāo)文件，為建設(shè)項目檔案合同化管理打好基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)管理模式下，因多數(shù)招標(biāo)文件很少涉及檔案管理的具體內(nèi)容，導(dǎo)致在合同中增加檔案管理條款時，遭到合同乙方的抵制。為此，經(jīng)與相關(guān)部門充分溝通和協(xié)調(diào)，在項目招標(biāo)書中增加了檔案管理的具體要求，投標(biāo)方需對檔案管理條款進(jìn)行點對點應(yīng)答，作為中標(biāo)單位簽訂合同的依據(jù)，避免了在合同簽訂和履行中出現(xiàn)推諉“扯皮”現(xiàn)象，為項目檔案合同化管理提供了依據(jù)，奠定了基礎(chǔ)。

2.2 固化參建單位職責(zé)，為建設(shè)項目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的載體，合同約定的內(nèi)容直接影響項目檔案管理的效果，因此，合同內(nèi)容既要全面，又要突出重點，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權(quán)責(zé)明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個方面：

2.2.1 質(zhì)量要求。為確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，合同條款應(yīng)對項目檔案的形成、積累、整理、驗收、歸檔工作提出具體的質(zhì)量要求：①項目檔案載體及字跡材料要求；②項目檔案的歸檔范圍；③項目檔案的整理規(guī)范；④項目檔案的驗收內(nèi)容及評分細(xì)則；⑤項目檔案的歸檔要求。

2.2.2 管理職責(zé)。合同條款在確定參建單位的管理職責(zé)時，應(yīng)總分結(jié)合，職責(zé)明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，便于參建單位各司其職，各負(fù)其責(zé)，共同做好項目檔案管理工作。由于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對項目進(jìn)行投資、進(jìn)度和質(zhì)量控制，在監(jiān)理合同中明確并落實監(jiān)理單位在項目檔案工作中的監(jiān)管職責(zé)，是實現(xiàn)對文件材料實時監(jiān)控和全過程管理的關(guān)鍵所在。[3]具體來講，建設(shè)單位負(fù)責(zé)前期依據(jù)性文件及竣工驗收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設(shè)計單位負(fù)責(zé)勘察設(shè)計文件的收集整理，施工單位負(fù)責(zé)竣工技術(shù)文件的收集和整理，供貨單位負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)資料、安裝調(diào)試、軟件研發(fā)、功能測試等文件的收集和整理，監(jiān)理單位除負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的收集整理外，負(fù)責(zé)匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。

2.2.3 違約責(zé)任。為提高參建單位對項目檔案的重視程度，合同應(yīng)設(shè)立檔案質(zhì)量保證金條款。根據(jù)投資規(guī)模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗收時檔案綜合評定分?jǐn)?shù)在90分以上（含90分），竣工驗收后一個月內(nèi)全額退還檔案質(zhì)保金；如果檔案評定分?jǐn)?shù)在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質(zhì)量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分?jǐn)?shù)在60分以下，則沒收全部檔案質(zhì)保金，將其中一部分作為聘請專業(yè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整理的經(jīng)費。

2.3 強(qiáng)化項目法人管理義務(wù)，為建設(shè)項目檔案合同化管理提供組織保障。建設(shè)單位作為項目建設(shè)的法人代表，是項目檔案管理工作的組織核心，對整個項目檔案工作負(fù)有組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)的總體責(zé)任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、環(huán)保、供貨等單位進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查等，合同條款應(yīng)明確項目法人的權(quán)利義務(wù)：

①審閱監(jiān)理周報，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)通過監(jiān)理周報對檔案管理工作進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。②編制項目檔案管理手冊，將有關(guān)項目檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制成冊，通過多種形式對相關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高項目專兼職檔案人員業(yè)務(wù)技能。③邀請行業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案部門或檔案行政管理機(jī)關(guān)對項目檔案的管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，加強(qiáng)過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項目檔案竣工驗收。根據(jù)合同條款中檔案驗收評分細(xì)則，對項目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、編目整理情況、安全保管情況逐項打分，確定檔案驗收等級。

2.4 嚴(yán)格落實質(zhì)量保證金支付會簽制度，為建設(shè)項目檔案合同化管理提供管控手段。為增強(qiáng)檔案質(zhì)量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質(zhì)保金支付會簽制度，即向參建單位支付檔案質(zhì)量保證金，應(yīng)履行項目主管部門、財務(wù)部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進(jìn)行款項支付。[4]檔案質(zhì)量保證金是項目檔案管理實踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識，提升檔案部門在項目建設(shè)中的話語權(quán)，提升項目檔案管理水平具有重要意義。

3 項目檔案合同化管理應(yīng)注意的幾個問題

為讓合同化管理模式切實取得成效，真正體現(xiàn)出傳統(tǒng)管理模式不具有的法律約束力、經(jīng)濟(jì)管控力等優(yōu)勢，在實施過程中應(yīng)處理好以下幾個問題：

3.1 加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。建設(shè)項目檔案合同化管理模式的順利實施，需要同很多部門進(jìn)行充分的溝通和協(xié)調(diào)，在取得理解和支持的基礎(chǔ)上，積極促進(jìn)建設(shè)流程的再造，例如：在項目招標(biāo)書的編制中增加檔案部門會審職責(zé)，在合同簽訂中增加檔案部門會簽環(huán)節(jié)，在竣工驗收中強(qiáng)化檔案部門的組織管理職責(zé)，在檔案質(zhì)保金支付中賦予檔案部門“一票否決權(quán)”，提高檔案部門在項目管理中的話語權(quán)，以增強(qiáng)管控手段的有效性。

3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設(shè)工程檔案質(zhì)量，容易產(chǎn)生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項目檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，[5]在項目檔案的形成、收集、積累、整理、驗收、移交歸檔等工作中做到有據(jù)可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規(guī)范、有序，為合同化管理順利實施保駕護(hù)航。

3.3 量化考核指標(biāo)。在項目檔案合同化管理中應(yīng)改變“做多做少一個樣，做好做壞一個樣”的“大鍋飯”考評機(jī)制，完善正向激勵措施，量化考核指標(biāo)。例如：將項目檔案驗收結(jié)果作為建設(shè)單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關(guān)人員盡職盡責(zé)做好項目檔案管理工作。

3.4 推行項目檔案管理后評價。建設(shè)單位檔案部門應(yīng)積極推行項目檔案管理后評價制度，在竣工驗收后審視各個工作環(huán)節(jié)和做法的利弊得失，汲取經(jīng)驗教訓(xùn)，進(jìn)一步改進(jìn)工作方法，優(yōu)化工作流程，完善作業(yè)模式，確保建設(shè)項目檔案管理機(jī)制的運行活力。同時，將項目檔案管理后評價同合同爭議解決結(jié)合起來，在實踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優(yōu)化、完善合同條款，促使項目檔案合同化管理模式日臻完善。

結(jié)論：實踐證明，建設(shè)項目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項目檔案管理中的話語權(quán)，通過合同管理強(qiáng)化項目檔案管理，目標(biāo)明確、措施具體、管控有力，為項目檔案的科學(xué)、有效管理提供一種新的思路和模式。

參考文獻(xiàn)：

[1]DA/T28-2002，國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].

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[3]裴嵐.淺議企業(yè)重大工程建設(shè)項目檔案管理[J].云南檔案，2008（3）：25～26.

[4]李金峰.項目文檔管理納入合同管理的思考與實踐[J].檔案時空，2012（8）：25～26.

第9篇：檔案管理具體流程范文

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化建設(shè)

在事業(yè)單位管理工作中，人事檔案管理是非常關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，對管理水平以及質(zhì)量的提升具有很大的促進(jìn)意義。通常，由于人事檔案管理工作的系統(tǒng)性很強(qiáng)，所以其經(jīng)常會存在很多問題，影響了管理效率。并且，現(xiàn)階段，以往的人事檔案管理手段以及理念具有較強(qiáng)的滯后性，如果不能及時更新，對事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展十分不利。故而，事業(yè)單位應(yīng)該強(qiáng)化對信息技術(shù)的重視，合理應(yīng)用，實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)。

1事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展的價值分析

針對事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，其主要是嚴(yán)格依照國家相關(guān)法律法規(guī)，切實地對社會管理職能進(jìn)行履行，社會價值非常大。通常情況下，我國公民的檔案很多都是交由事業(yè)單位相關(guān)人事管理部門進(jìn)行保存和備案，以確保其在需要的時候，能夠更加快速地找到檔案所在地，提升工作的便利性[1]。同時，通過對人事檔案管理工作分析，也可以將其看作為社會人力資源的整合，從國家的層面和角度研究，人才戰(zhàn)略是實現(xiàn)國家長久發(fā)展的主要路徑，而強(qiáng)化對事業(yè)單位人事檔案的管理，則是對人力資源進(jìn)行整合的過程，能夠保證事業(yè)單位在日后的人力資源管理階段，更加順利且便捷，不斷地對人力資源整合效率進(jìn)行提升，進(jìn)而從整體的角度上推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程。

2事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)問題分析

2.1信息化建設(shè)設(shè)備以及管理系統(tǒng)缺乏健全性

當(dāng)前，事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展過程中，也強(qiáng)化了對信息技術(shù)的應(yīng)用，力求可以從整體的層面上對人事檔案管理工作的效率及職能進(jìn)行提升。通常情況下，在具體的人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要應(yīng)用到很多機(jī)械設(shè)備，特別是一些硬件以及軟件設(shè)備[2]。但是，綜合現(xiàn)階段的事業(yè)單位人事檔案管理工作水平來看，其在設(shè)備配置層面，存在較強(qiáng)的滯后性，不能夠?qū)υO(shè)備以及信息系統(tǒng)進(jìn)行及時的更新，也無法積極的對現(xiàn)代化信息設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，缺乏必要的計算機(jī)技術(shù)人員，致使人事檔案管理工作的進(jìn)行存在了很大的問題。同時，在工作開展期間，所采用的手段仍然是手動操作，即便有計算機(jī)設(shè)備，也無法將其功能和價值綜合發(fā)揮出來，最終使得的人事檔案管理工作停滯不前，信息化建設(shè)效果一直得不到有效提高。

2.2對人事檔案管理不夠重視

對于人事檔案管理工作來說，其是事業(yè)單位最為基礎(chǔ)的工作，但是從目前的情況來看，也是事業(yè)單位最不重視的一項工作。一般而言，如果不能科學(xué)的對人事檔案進(jìn)行管理，或者檔案管理不認(rèn)真、不到位，那么人事檔案就會存在損壞或者丟失問題，無法對人才進(jìn)行深入挖掘，甚至還會造成人才流失的情況，為事業(yè)單位造成了非常嚴(yán)重的損失[3]?，F(xiàn)階段，一些事業(yè)單位在發(fā)展期間，領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理的認(rèn)識具有較強(qiáng)的片面性，淺顯的認(rèn)為人事檔案就是簡單的收集以及整理資料，對人事檔案的查詢以及調(diào)查的職責(zé)進(jìn)行切實履行，只要不發(fā)生人事檔案丟失以及損壞等事件，那么就說明工作已經(jīng)做到位。因而，這種從安于現(xiàn)狀的落后思想，很大程度上對事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)造成了干擾，阻礙了管理效率的提高。

2.3人事檔案管理工作機(jī)制缺乏健全性

任何一項工作的開展，其都需要有完善的機(jī)制作為約束。因此，對于事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，也不例外，必須要依托于健全的管理機(jī)制，只有這樣，才能夠保證人事檔案管理質(zhì)量以及效率得到提升。針對人事檔案管理機(jī)制來說，其具體涵蓋人事檔案的調(diào)動、分類、查閱以及保管等，不管哪一個部分出現(xiàn)缺失，或者是哪一個方面不能夠做到位，都會在很大程度上影響管理的水平。比如：如若人事檔案調(diào)動機(jī)制缺乏合理性，那么就非常容易對人事檔案調(diào)動人員造成心理困擾，也會出現(xiàn)人事檔案丟失以及損壞等情況[4]。再比如：如果不能夠合理的對人事檔案進(jìn)行開發(fā)、利用，及時進(jìn)行完善，那么就會使得優(yōu)秀的人才被埋沒，甚至還會出現(xiàn)人才流失等問題，不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定建設(shè)。

3事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展路徑分析

3.1對信息化建設(shè)設(shè)備以及管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

在以往的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，往往都會采用紙質(zhì)檔案的手段，通過人工登記的方式來開展工作。對于這種方式而言，其在檔案信息量較少的情況下能夠凸顯出一定的優(yōu)勢。但是，由于近年來檔案信息的日益繁多，增長速度越來越快，程序日益繁瑣，耗費的時間以及人力也相對較多，所以存在的困難性也很大。并且，在對人事檔案進(jìn)行調(diào)檔的過程中，還會經(jīng)常出現(xiàn)丟失以及損耗的問題。通常，電子檔案的錄入以及傳輸?shù)木哂休^強(qiáng)的穩(wěn)定性。因而，為了可以從整體的角度上對管理效率進(jìn)行提升，降低檔案管理出現(xiàn)問題的幾率，那么還應(yīng)該強(qiáng)化對檔案信息化建設(shè)力度，在具體的建設(shè)階段，應(yīng)該充分的對計算機(jī)等技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，合理地將存儲在紙質(zhì)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，利用掃描儀，科學(xué)的對檔案進(jìn)行整合、加工以及管理[5]。同時，在人事檔案管理信息化建設(shè)期間，也可以將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案依照規(guī)定，統(tǒng)一的進(jìn)行管理，科學(xué)的輸入到計算機(jī)中，保證其能夠成為電子文檔。此外，針對管理人員，其也需要嚴(yán)格的依照各項規(guī)章制度，合理操作，保證人事檔案管理工作的進(jìn)行相對有序和順利，從而最大限度地實現(xiàn)信息共享。

3.2強(qiáng)化對人事檔案管理工作的重視

面對現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作中管理人員不重視的問題，要想能夠有效地解決，更好地達(dá)到人事檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，那么就一定要給予檔案管理工作一定的重視。一方面，管理人員應(yīng)該全面地對檔案進(jìn)行整理，依照不同的原則，科學(xué)的對檔案進(jìn)行分類和存檔，以便檔案管理具有較強(qiáng)的真實性以及實用性。另一方面，在具體的操作階段，應(yīng)該嚴(yán)格的依照人事檔案管理流程開展，能夠切實的根據(jù)相關(guān)管理機(jī)制來進(jìn)行執(zhí)行，堅決不能夠出現(xiàn)擅自處理資料的情況，提升人事檔案的保密性，促進(jìn)管理效率以及水平的提高。

3.3對人事檔案管理工作進(jìn)行健全

要想不斷對事業(yè)單位人事檔案管理水平進(jìn)行提升，那么就一定要建立相對完善的人事檔案管理機(jī)制，有效的對流動人員人事檔案進(jìn)行管理。通常情況下，對于流動人員人事檔案來說，其具有較強(qiáng)的分散性，并且十分復(fù)雜。因此，在人事檔案轉(zhuǎn)接期間，其非常容易存在問題，最終導(dǎo)致流動人員人事檔案不夠真實和精準(zhǔn)，最終引發(fā)虛假檔案等問題的出現(xiàn)。所以，為了能夠更好地規(guī)避這些情況，在今后的管理階段，一定要建立相對完善的管理機(jī)制，制定各個環(huán)節(jié)的工作流程以及規(guī)章制度，確保每一個工作人員都能夠依照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作，杜絕不規(guī)范操作問題。

4結(jié)語