材料檔案管理精選(九篇)

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第1篇：材料檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案管理 重要性 存在問題 解決措施

企事業(yè)單位檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企事業(yè)單位沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，職工檔案中記載的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用處，不給新招用的職工建立檔案， 甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

一、干部人事檔案管理存在的主要問題

管理是檔案工作的手段，開發(fā)利用檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用，才是檔案工作的目的。干部檔案是我國人事檔案的主體，時(shí)展要求人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。自第三次全國干部檔案工作會(huì)議召開至今，干部檔案已增加了考核、任免、工資調(diào)整和職稱評(píng)聘等方面的內(nèi)容，檔案的使用價(jià)值和利用率得到了明顯提高。但還存在一些問題，并在一定程度上制約了人事檔案的提供利用。主要表現(xiàn)在：

（一）材料不齊全，手續(xù)不完備。

材料是檔案管理工作的對(duì)象，是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。沒有材料，就沒有檔案管理工作。人事檔案是個(gè)人在各個(gè)時(shí)期各個(gè)地方所形成的有關(guān)材料的集合體。要發(fā)揮人事檔案的依據(jù)作用，材料齊全、內(nèi)容充實(shí)、能全方位地反映一個(gè)人的歷史與全貌是首要條件。隨著我區(qū)交通事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，人才流動(dòng)空前活躍，影響了干部檔案資料的連續(xù)性。

（二）檔案材料失真，嚴(yán)肅性削弱。

真實(shí)性是人事檔案的生命，是人事檔案賴以生存的前提，是發(fā)揮其有效作用的基礎(chǔ)。內(nèi)容失真的檔案材料會(huì)給人事工作造成嚴(yán)重的后果。由于有的單位的組織（人事）部門在審查材料時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，致使一些虛假的材料順利進(jìn)入個(gè)人檔案。

三、加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的措施

新時(shí)期的干部人事檔案不僅能全面反映干部整體素質(zhì)，為選拔任免干部、調(diào)整工資、解決待遇等工作提供依據(jù)，而且能為有關(guān)部門編史、修志、撰寫人物傳記提供大量珍貴的史料，能為開發(fā)人才資源提供準(zhǔn)確可靠的信息。要使干部人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，更好地開發(fā)干部人事檔案的信息資源為組織人事工作服務(wù)，就必須做好以下工作：

（一）增強(qiáng)全民檔案意識(shí)。

檔案意識(shí)已成為制約我國檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，不增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，我國檔案事業(yè)的發(fā)展就難以落到實(shí)處。要增強(qiáng)全民檔案意識(shí)，首先，要認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，進(jìn)一步完善檔案法律體系。法律是增強(qiáng)全民檔案意識(shí)的有力武器，只有加強(qiáng)立法、完善法律體系，才能促進(jìn)全社會(huì)檔案意識(shí)的形成，規(guī)范干部檔案工作，推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）增強(qiáng)職能部門的責(zé)任意識(shí)。

干部人事檔案具有權(quán)威性，重在真實(shí)可靠。真實(shí)是檔案的生命，確保干部人事檔案的真實(shí)性是干部檔案工作的意義所在，也是干部人事檔案材料形成部門的神圣職責(zé)。職能部門責(zé)任意識(shí)的強(qiáng)弱直接關(guān)系到干部檔案材料的質(zhì)量，要維護(hù)干部人事檔案這片凈土，就必須從形成干部人事檔案材料的源頭抓起。干部檔案中所出現(xiàn)的一些問題與職能部門的干部不無關(guān)系，如有的檔案材料未能歸檔，材料手續(xù)不完備，甚至有的檔案材料內(nèi)容失真等問題，與有的職能部門干部的責(zé)任意識(shí)息息相關(guān)。干部檔案材料來源于各職能部門，因此，增強(qiáng)職能部門的責(zé)任意識(shí)是確保干部檔案材料真實(shí)的重要前提，尤其是組織人事部門的干部更要增強(qiáng)辦事的責(zé)任意識(shí)。

（三）要加強(qiáng)自身建設(shè)。

新世紀(jì)干部檔案工作任重而道遠(yuǎn)。首先，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。干部檔案工作的政治性、政策性很強(qiáng)，要求檔案工作人員運(yùn)用馬列主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法，正確理解和自覺貫徹黨和國家的干部路線、方針政策，并用以指導(dǎo)工作實(shí)踐。檔案工作人員只有勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，才能樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，才能在錯(cuò)綜復(fù)雜的矛盾中排除各種干擾，堅(jiān)定立場(chǎng)，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。目前的首要任務(wù)是認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十六大精神，結(jié)合干部人事檔案工作實(shí)際，認(rèn)真實(shí)踐同志的“三個(gè)代表”重要思想。干部檔案是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識(shí)面廣，有檔案專業(yè)知識(shí)、歷史知識(shí)、人事工作知識(shí)、管理學(xué)、情報(bào)學(xué)、系統(tǒng)學(xué)知識(shí)及計(jì)算機(jī)應(yīng)用、縮微、復(fù)印等技術(shù)。要做好檔案工作，必須努力學(xué)習(xí)、掌握科學(xué)管理的原則和方法。在科技迅猛發(fā)展、日新月異的信息時(shí)代更要勤奮學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，拓寬知識(shí)面，掌握現(xiàn)代技術(shù)。解放思想，樹立創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，從思想觀念、工作思路、管理方式、方法上創(chuàng)新，變革一切不合時(shí)宜的觀念和做法，創(chuàng)造性地開展工作。

（四）盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第2篇：材料檔案管理范文

一、電子文件定義

及其特點(diǎn)綜述

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；

2、電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統(tǒng)稅務(wù)檔案的區(qū)別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。稅務(wù)檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務(wù)檔案管理部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)收、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

三、電子文件對(duì)稅務(wù)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊

性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

四、電子文件在稅務(wù)檔案管理中的運(yùn)用

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

（二）解決好電子文件的保存問

題

以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長久保存的電子文件需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

第3篇：材料檔案管理范文

特種設(shè)備指涉及生命安全、危險(xiǎn)性較大的電梯、鍋爐、壓力容器、壓力管道、客運(yùn)索道、大型游樂設(shè)施等，與人民群眾生活息息相關(guān)。特種設(shè)備如果在設(shè)計(jì)、制造、安裝、使用、維護(hù)過程中稍有疏忽，將可能發(fā)生重大事故，造成人們生命及財(cái)產(chǎn)的損失，因此，國家把特種設(shè)備的制造與使用管理列為特殊行業(yè)，管理上要求特別嚴(yán)格。特種設(shè)備管理檔案作為特種設(shè)備管理的重要組成部分，越來越受到管理部門的重視，《中華人民共和國特種設(shè)備安全法》也明確規(guī)定了特種設(shè)備安全技術(shù)檔案必須納入的歸檔內(nèi)容。做好特種設(shè)備檔案文件資料的歸檔范圍及檔案保管期限的劃分是檔案管理的重要起點(diǎn)。長期以來，特種設(shè)備管理沒有專門的歸檔范圍及保管期限的規(guī)章，各管理單位只能借鑒文書檔案和科技檔案的法規(guī)來分類歸檔。但從調(diào)查結(jié)果來看，因特種設(shè)備檔案只有極少數(shù)專業(yè)檔案管理人員管理，多數(shù)單位都是特種設(shè)備管理員兼管，對(duì)檔案管理的不專業(yè)，就形成了特種設(shè)備檔案五花八門的分類與整理模式。且隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，特種設(shè)備管理模式的變更，特種設(shè)備檔案管理沒有隨之而變，出現(xiàn)了在文件資料歸檔過程中過于注重單份文件本身的價(jià)值，而在無意之中忽視了文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性等現(xiàn)象。使收集文件歸檔時(shí)出現(xiàn)了漏洞，在劃定歸檔文件保管期限時(shí)，也存在不合理之處，給檔案的利用帶來了不利因素，沒有起到檔案在特種設(shè)備管理中應(yīng)有的作用，也阻礙了特種設(shè)備檔案管理水平上的提升。本人在從事特種設(shè)備及特種設(shè)備檔案管理過程中，根據(jù)特種設(shè)備日常管理的特點(diǎn)，結(jié)合檔案管理專業(yè)要求，對(duì)特種設(shè)備管理文件資料歸檔范圍及檔案保管期限進(jìn)行了研究，制定了本單位《特種設(shè)備管理文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，在本單位獲得深圳市特種設(shè)備安全標(biāo)準(zhǔn)化管理一級(jí)達(dá)標(biāo)單位中起到了重要作用。

根據(jù)國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合特種設(shè)備管理的工作實(shí)際，其特種設(shè)備管理文件材料歸檔范圍主要為：一是特種設(shè)備安裝前論證、評(píng)估、審批資料；二是安裝、檢驗(yàn)、移交過程中形成的技術(shù)資料；三是日常維保過程中形成的資料；四是日常故障排除、維修、報(bào)廢形成的文件資料；五是特種設(shè)備使用日常安全管理中形成的文件資料。

特種設(shè)備的管理和檔案的利用有其獨(dú)特性，借鑒國家文書檔案保管期限永久、30年、10年的規(guī)定，結(jié)合特種設(shè)備管理的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)特種設(shè)備管理文件材料資料歸檔范圍及使用檔案保管期限探索如下：

1、特種設(shè)備安裝前期資料

1.1安裝特種設(shè)備可行性論證、經(jīng)費(fèi)來源報(bào)告、采購申請(qǐng)與批復(fù)、會(huì)議記錄。 永久

1.2基建技術(shù)考察報(bào)告、設(shè)計(jì)方案及審核資料。 永久

1.3設(shè)備采購招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、中標(biāo)資料。永久

1.4采購合同、安裝計(jì)劃。永久

1.5重要往來函件、郵件。永久

2、技術(shù)資料

2.1特種設(shè)備制造單位營業(yè)執(zhí)照、制造、安裝許可證、安裝人員資質(zhì)證明等文件資料。永久

2.2產(chǎn)品出廠合格證、主要部件材質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件及產(chǎn)品銘牌拓印件或復(fù)印件、使用維護(hù)說明等隨機(jī)資料。永久

2.3特種設(shè)備技術(shù)證明、安裝基礎(chǔ)圖、地基圖、電氣線路圖、竣工圖。永久

2.4特種行業(yè)特許經(jīng)營許可證、危險(xiǎn)化學(xué)品經(jīng)營許可證、道路危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸許可證、車輛行駛證、駕駛員資格證、押運(yùn)員證。永久

2.5特種設(shè)備安全檢驗(yàn)檢測(cè)部門頒發(fā)的安裝合格檢驗(yàn)報(bào)告、使用登記證。永久

2.6特種設(shè)備移交清單、接收單位驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、鑰匙簽收單。永久

2.7使用、管理培訓(xùn)資料。30年

2.8變更、移裝、注銷、報(bào)廢資料、安全性能綜合技術(shù)鑒定報(bào)告。永久

2.9改造、重大維修及運(yùn)行測(cè)試等有關(guān)資料。永久

2.10運(yùn)行故障和事故記錄、維修校驗(yàn)記錄。永久

2.11重大安全隱患通知、整改報(bào)告。永久

2.12特種設(shè)備及附屬儀器儀表、管道定期檢驗(yàn)報(bào)告、定期維護(hù)保養(yǎng)記錄。10年

2.13特種設(shè)備日常巡查、登記記錄。10年

2.14特種設(shè)備臺(tái)帳。10年

2.15其它隨機(jī)文件資料。10年

3、招聘維護(hù)保養(yǎng)單位招、投標(biāo)文件、合同、資質(zhì)證明資料

3.1申請(qǐng)、審批、會(huì)議記錄等文件資料。30年

3.2招、投標(biāo)書、中標(biāo)通知書、合同等資料。30年

3.3維保單位資質(zhì)證明、維保人員資格證、身份證。30年

4、特種設(shè)備使用管理機(jī)構(gòu)、人員、職責(zé)

4.1特種設(shè)備管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備資料。30年

4.2特種設(shè)備管理人員資格證、任命書。30年

4.3特種設(shè)備管理人員崗位職責(zé)。10年

5、特種設(shè)備安全管理制度

5.1特種設(shè)備使用、管理規(guī)章制度、應(yīng)急預(yù)案。10年

5.2安全操作規(guī)程。10年

5.3安全任制度、安全管理制度。10年

5.4安全信息的收集、傳達(dá)與溝通函件。10年

6、特種設(shè)備日常管理資料

6.1年度管理計(jì)劃及總結(jié)。10年

6.2政府特種設(shè)備監(jiān)管部門檢查通知及整改記錄。10年

6.3使用單位對(duì)特種設(shè)備安全檢查、巡查資料。10年

6.4應(yīng)急救援人員聯(lián)系表、處理流程、應(yīng)急裝備、應(yīng)急物資儲(chǔ)存表。10年

6.5安全警示標(biāo)識(shí)圖片。10年

6.6應(yīng)急演練通知、記錄、圖片。10年

6.7安全使用、乘坐培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)資料。10年

6.8安全會(huì)議記錄。10年

6.9三級(jí)安全教育卡。10年

第4篇：材料檔案管理范文

關(guān)鍵詞：文件材料；試聽檔案；新時(shí)期；檔案管理制度

1項(xiàng)目檔案管理是什么

技改大修工程項(xiàng)目檔案是指整個(gè)項(xiàng)目工程從工作開始到結(jié)束這期間所有的需要?dú)w檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內(nèi)容包括技改大修工程項(xiàng)目過程中的策劃、實(shí)行、完工等一系列工作生成的文字材料。項(xiàng)目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，也可找出為什么會(huì)發(fā)生工程事故，在很多工程建設(shè)的地方都有重要的價(jià)值。

2為什么要提升技改大修工程項(xiàng)目檔案管理水平

檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個(gè)方面是為什么要加強(qiáng)技改大修項(xiàng)目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時(shí)期，做好電力系統(tǒng)技改大修項(xiàng)目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項(xiàng)目帶來美好的前景。二是提升項(xiàng)目工程建設(shè)的科學(xué)有效性，用文件材料將項(xiàng)目工程的各個(gè)工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，可以增強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)的整體把握。將工程項(xiàng)目建成的過程形成歷史材料，可以真實(shí)的表面在工程項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的問題，為完善工程項(xiàng)目建設(shè)提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項(xiàng)目的科學(xué)性。三是檔案服務(wù)和檔案利用的本質(zhì)要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項(xiàng)目建設(shè)未來的發(fā)展目標(biāo)提供保障。

3檔案管理工作存在的缺陷

3.1對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作不夠重視

在工程項(xiàng)目檔案管理工作中往往存在重視設(shè)計(jì)而輕視檔案的問題。因?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)人員短缺，在一般的地市級(jí)只有一名人員專門負(fù)責(zé)技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計(jì)劃下達(dá)、項(xiàng)目管理研究等一系列工作。領(lǐng)導(dǎo)更注重經(jīng)濟(jì)方面的問題，而技術(shù)人員則注重項(xiàng)目工程的進(jìn)度、施工質(zhì)量、施工安全等，缺少對(duì)一些重要文件材料的歸檔。例如說項(xiàng)目工程在施工過程中的來往信函、設(shè)計(jì)變更記錄、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)等重要材料，都沒有專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致會(huì)出現(xiàn)歸檔的難度系數(shù)大、歸檔不全問題。還會(huì)出現(xiàn)文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對(duì)于服務(wù)類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時(shí)序性也不滿足相關(guān)要求等。

3.2檔案管理制度不科學(xué)，管理人員自身素質(zhì)有待提高

現(xiàn)在很多電力企業(yè)都沒有將工程項(xiàng)目檔案歸檔進(jìn)行立項(xiàng)，也沒有納入工作領(lǐng)導(dǎo)小組中。企業(yè)電力系統(tǒng)一般注重提升工程項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)和項(xiàng)目在施工過程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項(xiàng)目施工的過程中，沒有人對(duì)項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行跟蹤，這將導(dǎo)致檔案材料的收集難上加難。而且項(xiàng)目檔案管理本身就是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要一些專業(yè)管理人員對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統(tǒng)項(xiàng)目工程，但是在現(xiàn)實(shí)情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴(yán)重影響了檔案管理的有效性。

3.3視聽檔案的保留不齊全

視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會(huì)輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項(xiàng)目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現(xiàn)在很多電力企業(yè)在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關(guān)注到項(xiàng)目工程建設(shè)的好壞。對(duì)于視聽材料的管理沒有設(shè)立專門的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對(duì)視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設(shè)立的視聽材料管理數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致視聽材料不齊全。

4如何加強(qiáng)檔案管理工作

4.1加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員的工作意識(shí)

重視理念建設(shè)可以保障檔案管理的科學(xué)性、有效性，也是工程建設(shè)過程中各項(xiàng)管理工作能夠順利實(shí)施的保障。只有領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實(shí)施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責(zé)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度不夠，為增強(qiáng)各專責(zé)的歸檔意識(shí)，要加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)其自身的綜合素質(zhì)，鍛煉工作技巧。同時(shí)要加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，使管理人員及時(shí)掌握先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，促進(jìn)其能夠主動(dòng)收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。

4.2完善項(xiàng)目檔案管理制度和管理內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)

電力企業(yè)內(nèi)部要設(shè)立專門的檔案管理制度以維護(hù)檔案管理人員的權(quán)責(zé)，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項(xiàng)歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進(jìn)行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統(tǒng)性的體制機(jī)制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門加入到工程項(xiàng)目的建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)中去，將檔案管理工作與實(shí)際項(xiàng)目工作在施工的過程中聯(lián)系起來，讓檔案管理工作融入到項(xiàng)目管理中去，參與到項(xiàng)目建設(shè)中去。

4.3加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性

電力企業(yè)必須加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性。在項(xiàng)目工程的施工過程中，必須做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目檔案材料，因?yàn)檫@些材料一旦丟失就會(huì)嚴(yán)重影響到后期工程項(xiàng)目的開展。所以在工程項(xiàng)目的建設(shè)中我們要設(shè)立專門的檔案管理部門，將檔案管理的工作與項(xiàng)目工程的工作齊頭并進(jìn)，使歸檔工作更加的系統(tǒng)，從而整個(gè)工程項(xiàng)目最終的驗(yàn)收打下基礎(chǔ)。

第5篇：材料檔案管理范文

科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度是做好教學(xué)檔案管理工作的基本保障，有了科學(xué)的制度，工作才有章可循，有規(guī)可依。沒有制度的保障，任何工作都不會(huì)做好。而任何制度都需要不斷完善。隨著時(shí)代的發(fā)展和教育的前進(jìn)，已有的教學(xué)檔案管理制度逐漸顯出這樣那樣的不足，甚至暴露出某些缺陷。因此，要不斷完善教學(xué)檔案的管理制度。學(xué)校要根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定和本校的具體情況，制定周密的教學(xué)檔案管理制度，既包括對(duì)教學(xué)檔案的采集、整理、分類、存放、使用、調(diào)閱等等的具體規(guī)定，也包括對(duì)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度表、課堂日志、考勤表、教案、講義、工作總結(jié)、學(xué)生成績表等等的具體規(guī)定。要建立教學(xué)檔案管理人員的崗位責(zé)任制度，明確各個(gè)崗位的職責(zé)范圍和工作要求。教學(xué)檔案管理人員在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，都嚴(yán)格按規(guī)章和程序辦事，一絲不茍，有條不紊，這樣，才能保障教學(xué)檔案的時(shí)效性、完整性、規(guī)范性和真實(shí)性，才能建立起質(zhì)量高、價(jià)值大的教學(xué)檔案。

2、強(qiáng)化教學(xué)檔案材料的收集工作

教學(xué)檔案工作是從檔案材料的收集開始的，收集的及時(shí)、齊全、完整，是做好教學(xué)檔案管理的首要要求。學(xué)校在強(qiáng)調(diào)教學(xué)檔案重要性的基礎(chǔ)上，做好各級(jí)各部門的協(xié)調(diào)工作，加強(qiáng)各級(jí)各部門之間的縱橫聯(lián)系，及時(shí)向各級(jí)各部門布置并收取各種教學(xué)檔案材料。各種教學(xué)檔案材料的收集必須嚴(yán)格按制度和標(biāo)準(zhǔn)做，不能應(yīng)付，不能草率，不能遷就。力求收集及時(shí)，歸檔及時(shí)，材料齊全，真實(shí)規(guī)范。這樣，才能使教學(xué)檔案真實(shí)反映出學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的情況，具有使用價(jià)值，為改進(jìn)教學(xué)與管理提供可靠的依據(jù)。

3、主動(dòng)聯(lián)系教師做好材料歸檔

教學(xué)檔案管理人員要主動(dòng)聯(lián)系教師做好材料的歸檔。教師能夠提供教學(xué)活動(dòng)的第一手材料，這些材料能夠直接反映教學(xué)情況，對(duì)學(xué)校加強(qiáng)管理、改進(jìn)教學(xué)具有十分重要的作用。教師要提供的材料十分豐富，有教學(xué)大綱、考試大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度表、講稿、教案、課堂日志、學(xué)生成績表、工作量登記表、教學(xué)工作總結(jié)、科研成果報(bào)告、學(xué)術(shù)論文和學(xué)術(shù)著作等等。學(xué)校要明確通知教師上交各種材料的時(shí)間、地點(diǎn)，對(duì)各種材料的要求，但是，由于教師重視不夠、工作忙等原因，有時(shí)有些教師可能不會(huì)及時(shí)上繳各種教學(xué)材料，或所交的教學(xué)材料不符合學(xué)校的要求。因此，教學(xué)檔案管理人員要主動(dòng)配合教師做好各種材料的歸檔，要主動(dòng)聯(lián)系教師，主動(dòng)收取各種材料，不能坐等，不能別人交多少我就收多少，同時(shí)要指出哪些材料不符合學(xué)校要求，懇請(qǐng)教師修改或調(diào)換。這對(duì)教學(xué)檔案收集的時(shí)效性、構(gòu)成的完整性等等都是十分重要的。

4、促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化

隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，某些原有的教學(xué)檔案管理方式已不能很好的適應(yīng)學(xué)校的教學(xué)與管理，影響了學(xué)校的發(fā)展。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)檔案管理人員必須更新觀念，共同促進(jìn)教學(xué)檔案管理工的現(xiàn)代化。領(lǐng)導(dǎo)要重視教學(xué)檔案管理工作，加大人力、財(cái)力的投入；盡快引進(jìn)或增加現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備；教學(xué)檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)，盡快掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，如計(jì)算機(jī)的成績管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等?，F(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，可以大幅度的提高檔案工作效率，提高檔案的科學(xué)性、規(guī)范性和整體質(zhì)量，提高檔案的實(shí)用價(jià)值和利用率，從而充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

5、不斷提高教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

第6篇：材料檔案管理范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；大學(xué)生；FoxPro； 檔案工作

高校是培養(yǎng)專業(yè)化高級(jí)人才的主要機(jī)構(gòu)，是提高學(xué)生綜合素質(zhì)，適應(yīng)社會(huì)各種需要的培養(yǎng)基地。高校學(xué)生檔案管理工作是高?；A(chǔ)工作的重要內(nèi)容，也是國家人事檔案的組成部分[1-3]。高校學(xué)生檔案記錄著大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活和主要社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)，它是學(xué)校考察、教育和培養(yǎng)人才的數(shù)據(jù)庫，而且是用人單位選拔、聘用人才的重要依據(jù)。在新形勢(shì)下， 高校學(xué)生檔案工作面臨著許多新情況、新問題，需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理和檢查制度，提高檔案管理效率，才能更加準(zhǔn)確、完整地提供高校學(xué)生的信息，以便用人單位從大學(xué)畢業(yè)生檔案中獲得大學(xué)生在情商、誠信、創(chuàng)新能力等諸多方面的信息，促進(jìn)大學(xué)生的就業(yè)。傳統(tǒng)的檔案管理多由手工進(jìn)行收集、整理、分類、保存，耗時(shí)費(fèi)力，效率低，而且檔案在調(diào)入調(diào)出過程中容易丟失，在電子化、信息化快速發(fā)展的新形勢(shì)下，要求檔案管理做到電子、紙質(zhì)同步，高校學(xué)生檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理關(guān)系到學(xué)生的畢業(yè)、就業(yè)、出國及再深造等許多方面，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化已經(jīng)成為檔案管理人員面臨的重要任務(wù)。筆者根據(jù)高校學(xué)生檔案工作的現(xiàn)狀及存在問題，對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議，供同行參考。

一、 高校學(xué)生檔案管理存在的主要問題

1. 高校學(xué)生檔案內(nèi)容不完整、領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄  高校學(xué)生檔案包括學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)情況

記載，主要包括學(xué)習(xí)成績方面、政治表現(xiàn)方面、身體健康狀況方面的材料，具體有新生基本情況登記表，入學(xué)通知書存根、派遣證存根，軍訓(xùn)考核表，大學(xué)課程成績表，獎(jiǎng)學(xué)金鑒定材料，學(xué)生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團(tuán)（黨）申請(qǐng)書，黨團(tuán)組織社會(huì)調(diào)查證明，學(xué)生獎(jiǎng)懲材料，畢業(yè)生登記表等等。大學(xué)生檔案是人才信息的重要組成部分，大學(xué)生畢業(yè)時(shí)檔案的有關(guān)內(nèi)容將成為學(xué)生個(gè)人的終身檔案。它必須做到相對(duì)準(zhǔn)確、齊全、完整。能充分記載大學(xué)生在校期間的生活經(jīng)歷、思想品德、政治作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績等重要信息，能全面反映出大學(xué)生在校期間的各方面情況。

目前，我國還沒有專門的檔案管理法規(guī)，也沒有統(tǒng)一的高校學(xué)生建檔標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，這就使得高校學(xué)生檔案管理相對(duì)混亂，有的學(xué)校把大學(xué)生檔案存放在校綜合檔案室進(jìn)行綜合管理的；有的學(xué)校則把大學(xué)生檔案存放在各個(gè)院系實(shí)行分散管理。由于管理不規(guī)范，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，學(xué)生本人對(duì)自己的檔案不夠重視，檔案管理人員工作較隨意等原因，常常會(huì)出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯(cuò)、假的情況，如學(xué)生檔案材料內(nèi)容不夠完整，收集不夠準(zhǔn)確、及時(shí)，漏蓋章或缺成績單等問題，一些能全面反映學(xué)生個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)、創(chuàng)業(yè)實(shí)踐、參與創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的證明等各種材料包括各種英語考試的成績及證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、心理測(cè)試成績、助學(xué)貸款及還貸等誠信材料都沒有歸檔，影響了學(xué)生檔案的完整性。

2.檔案管理制度不夠完善 

目前,高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數(shù)高校尚未制定學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度、學(xué)生檔案管理的工作流程、學(xué)生檔案?jìng)鬟f工作規(guī)定、學(xué)生檔案室崗位責(zé)任制等規(guī)章制度。檔案管理較隨意，主要由管理人員的經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心決定檔案管理水平。

3.檔案管理技術(shù)陳舊落后，信息化相對(duì)滯后 

我國高校檔案建設(shè)投入不足，目前還沒有一套統(tǒng)一規(guī)范的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，大多數(shù)高校學(xué)生檔案的管理仍采用傳統(tǒng)的手工操作管理模式，因此，檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯(cuò)等，缺乏采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段解決高校學(xué)生檔案管理問題的能力。

4.檔案管理人員素質(zhì)不高 

大多數(shù)高校的檔案管理人員大都是半路出家，很少機(jī)會(huì)參加專門的檔案管理、信息技術(shù)培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí)，檔案專業(yè)人才缺乏，檔案管理人員的綜合素質(zhì)亟待提高。

二、做好高校學(xué)生檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.加強(qiáng)檔案管理，建立高校學(xué)生檔案管理規(guī)章制度 

高校檔案管理應(yīng)以《檔案法》為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等若干文件精神，結(jié)合大學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，通過“法規(guī)”來強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生、檔案管理人員的檔案意識(shí)，從學(xué)校的實(shí)際情況出發(fā)，制定相應(yīng)的檔案管理細(xì)則。如學(xué)生檔案收集制度、學(xué)生檔案保存制度、學(xué)生檔案調(diào)入調(diào)出制度等，以準(zhǔn)確、客觀地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)為指導(dǎo)原則，及時(shí)全面地收集各種充分反映學(xué)生全貌的材料，確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。

2.加強(qiáng)檔案管理重要性宣傳教育,保證檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔 

高校檔案管理部門應(yīng)采用各種措施,通過各種渠道加強(qiáng)檔案管理重要性宣傳教育,讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、大學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分，充分認(rèn)識(shí)到檔案在就業(yè)中的重要作用，充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案是將來政審、入黨、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、出國、考研等很多方面的重要依據(jù)。對(duì)檔案涉及到的資料必須做到及時(shí)收集和有效整理。建檔工作是從大學(xué)生被錄取時(shí)就要做好，然后再根據(jù)學(xué)生的專業(yè)，按照國家檔案法規(guī)的要求，收集、整理有關(guān)的材料，即時(shí)存檔。檔案管理工作者還要根據(jù)時(shí)展的要求，隨時(shí)向各相關(guān)的職能部門索取、征集。及時(shí)收集學(xué)生各個(gè)階段形成的檔案材料，建立檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，將檔案材料收集的責(zé)任落實(shí)到人?？梢砸园嗉?jí)為單位設(shè)置兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，協(xié)助輔導(dǎo)員做好檔案管理工作，以便實(shí)現(xiàn)檔案材料及時(shí)、安全地傳遞，同時(shí)也有助于檔案管理意識(shí)的提高。檔案材料要經(jīng)輔導(dǎo)員驗(yàn)證簽字后再及時(shí)送交檔案室。要加強(qiáng)檔案材料收集的橫向聯(lián)系，確保材料收集過程中的保密與安全，保證檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔。

3. 擴(kuò)大高校學(xué)生檔案歸檔材料的范圍 

多渠道及時(shí)收集高校學(xué)生信息，為學(xué)校和用人單位提供全面系統(tǒng)地綜合評(píng)價(jià)學(xué)生的檔案內(nèi)容，有必要擴(kuò)大檔案歸檔范圍。原有的歸檔范圍不能反映學(xué)生的完整成長過程和素質(zhì)、能力等方面的全貌，學(xué)校管理部門和用人單位對(duì)畢業(yè)生全面準(zhǔn)確的了解比較困難。因此，要擴(kuò)大高校學(xué)生檔案歸檔材料的范圍。 盡可能包含學(xué)生在校期間的主要信息。包括大學(xué)生的學(xué)歷材料、黨團(tuán)材料、素質(zhì)培養(yǎng)、實(shí)踐技能、身心健康五個(gè)方面內(nèi)容。力爭(zhēng)做到檔案材料真實(shí)反映學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展特征，更好地服務(wù)于學(xué)校的教育改革，更有利于學(xué)生管理工作和將來的就業(yè)。根據(jù)當(dāng)前社會(huì)的要求，建議增加下列內(nèi)容。

（1）學(xué)生的誠信記錄。誠實(shí)守信是學(xué)生最最基本的道德修養(yǎng)。學(xué)生信用記錄將做為學(xué)生個(gè)人職業(yè)生涯的信用資本，學(xué)生在校期間誠實(shí)守信方面材料能準(zhǔn)確反映學(xué)生的信用行為和品行狀況。培養(yǎng)學(xué)生將誠信當(dāng)成自然的行為，成為自己的內(nèi)在需要。

（2）創(chuàng)新的潛能。檔案材料不僅要關(guān)注學(xué)生的學(xué)業(yè)成績，還要善于發(fā)現(xiàn)、記錄與評(píng)價(jià)學(xué)生將來可能的發(fā)展?jié)撃?，要特別關(guān)注大學(xué)生科技創(chuàng)新活動(dòng)及學(xué)生的實(shí)踐能力和創(chuàng)新能力。

（3）情商記錄?！爸巧虥Q定是否錄用，情商決定是否升遷”基本成了職業(yè)發(fā)展的重要信條?，F(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)非常注重個(gè)人的情商，情商指的是人在情緒、情感、耐受挫折等方面的綜合品質(zhì)。建立學(xué)生的情商記錄檔案，對(duì)于準(zhǔn)確分析學(xué)生的個(gè)性特征、促進(jìn)學(xué)生健康成長有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

4.建立高校檔案管理數(shù)字化平臺(tái),實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化 

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其應(yīng)用的不斷發(fā)展，使用信息化、網(wǎng)絡(luò)化手段解決學(xué)生檔案管理的問題已是形勢(shì)所需。目前，各高校還沒有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，有的自主開發(fā)了自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)，有的還仍采用傳統(tǒng)的手工操作。如2007年，海南大學(xué)應(yīng)用科技學(xué)院采用Microsoft Visual FoxPro編程的管理數(shù)據(jù)庫自主開發(fā)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案管理工作的電子化處理。該系統(tǒng)提供的強(qiáng)大的查詢功能和數(shù)據(jù)分析等功能實(shí)現(xiàn)了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲(chǔ)容量大、成本低等優(yōu)勢(shì)，提高了學(xué)生檔案信息管理的高效性和準(zhǔn)確性。Visual FoxPro是基于局域網(wǎng)環(huán)境的中、小型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，支持“結(jié)構(gòu)化查詢語言”(SQL)命令和函數(shù)[8-9]。具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫管理功能，容易實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理中的各項(xiàng)功能，但目前僅能在本校局域環(huán)境下使用。建議大學(xué)要研制開發(fā)適合學(xué)校學(xué)生教育管理需要的統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，采用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息與相關(guān)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理，方便學(xué)生檔案的管理、網(wǎng)上查閱和其它方面的利用，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生電子檔案的快捷轉(zhuǎn)接。

5.加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)  應(yīng)采取多種形式加強(qiáng)檔案管理人員的在職培訓(xùn),在崗繼續(xù)教育,積極參加各種全國性的檔案專業(yè)會(huì)議和各種培訓(xùn)學(xué)習(xí), 加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感,提高檔案管理人員的專業(yè)水平、外語水平、計(jì)算機(jī)操作能力等，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使大學(xué)生檔案管理高效、規(guī)范、有序、準(zhǔn)確、完整。

參考文獻(xiàn)：

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第7篇：材料檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院；人事檔案管理；探討

醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院建設(shè)中的關(guān)鍵組成部分，為醫(yī)院和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供人才信息和全面、歷史考察用人的依據(jù)，對(duì)合理配置使用人才，發(fā)揮人才資源提供重要作用，是醫(yī)院人事管理的重要工作[1]。因此，切實(shí)加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，滿足社會(huì)發(fā)展和醫(yī)院人事改革的要求，提高檔案的整體利用率，是探討醫(yī)院人事管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。筆者在本文中結(jié)合實(shí)踐，探討當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題和對(duì)策，以期進(jìn)一步充分科學(xué)利用和開發(fā)人才資源。

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院人事檔案存放管理不嚴(yán)格 醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事管理活動(dòng)中的人事文件，具有專業(yè)性、政治性和機(jī)密性等特點(diǎn)，并要求具有真實(shí)性和可靠性，因此，人事檔案材料需要有專人負(fù)責(zé)管理并單獨(dú)存放。醫(yī)院人事管理工作量大與管理人員少這一矛盾日趨明顯，管理人員不能及時(shí)整理檔案資料。此外，醫(yī)院往往存在辦公面積有限的現(xiàn)象，隨著醫(yī)院不斷建設(shè)發(fā)展，人事檔案材料不斷增加，人事檔案用房緊張的問題日益突出。

1.2 醫(yī)院人事檔案管理方式落后 隨著人事制度的不斷發(fā)展和改革，人員流動(dòng)頻繁，醫(yī)院選拔和錄用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化，對(duì)人事檔案的要求降低，可以不需要人事檔案簽訂聘用合同，進(jìn)而確立勞動(dòng)關(guān)系；人事檔案管理采取終身制，而且轉(zhuǎn)檔手續(xù)非常繁瑣。因此，很多人在流動(dòng)過程中放棄檔案，人檔分離的現(xiàn)象普遍發(fā)生且日益嚴(yán)重，檔案資料不能進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和修改，使檔案資料失去原有的作用。檔案材料的管理現(xiàn)代化水平不高，管理機(jī)制不統(tǒng)一，缺乏專門的管理軟件。

1.3 人事檔案管理理念缺乏 醫(yī)院人事檔案管理人員較少且沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，對(duì)大量的檔案資料常常無從下手，巨大的工作量與有限的工作人員形成反差。個(gè)別檔案工作者存在責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)的問題，不及時(shí)完成檔案材料的收集，不按照規(guī)范整理檔案，忽視現(xiàn)代化管理手段。管理人員采取傳統(tǒng)的手工方法進(jìn)行編輯和檢索，方法繁瑣，操作困難，不能將人事檔案材料及時(shí)整理和歸檔，導(dǎo)致檔案資料收集不完整，涂改、抽取檔案材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生[2]。

2 對(duì)目前醫(yī)院人事檔案管理的探討

2.1 加強(qiáng)人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和人事部門應(yīng)提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增加檔案庫房，增設(shè)檔案管理人員。建立健全人事檔案管理制度，提高人事檔案的使用價(jià)值，充分發(fā)揮人事檔案的作用并服務(wù)于人事管理，保障醫(yī)院的人才隊(duì)伍建設(shè)。人事檔案管理人員應(yīng)定期收集醫(yī)院的表彰獎(jiǎng)勵(lì)、年終考核材料和患者滿意度調(diào)查表，不定期收集成果獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)和政審和鑒定材料等，全面、完整、規(guī)范地收集檔案材料。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化 從信息資源的角度管理人事檔案，將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)用于檔案資源管理中，開發(fā)電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、科學(xué)化和規(guī)范化。醫(yī)院應(yīng)引起現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理軟件提高檔案管理效率。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，增加存儲(chǔ)和檢索功能，建立人事檔案的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，便于檔案的更新、查閱、歸檔和統(tǒng)計(jì)，保證檔案的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性[3]。檔案管理信息化可以提高全體員工的檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)人才資源的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、配置和使用，以獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2.3 豐富人事檔案收集內(nèi)容 醫(yī)院人事檔案收集有價(jià)值的材料和信息，為用人單位選拔采用人才提供有價(jià)值的參考資料，做到有據(jù)可依。目前檔案內(nèi)容涉及大量的靜態(tài)經(jīng)歷性材料，不能真實(shí)客觀地反映個(gè)人最新素質(zhì)和工作能力，因此，把人事制度改革中反映個(gè)人工作表現(xiàn)和道德修養(yǎng)的考核結(jié)果收集入檔案，提高檔案材料的價(jià)值，如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)、門診和病房工作量、優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的獎(jiǎng)勵(lì)證明、科研創(chuàng)新能力、患者滿意度調(diào)查等，提高人事檔案材料反映個(gè)人綜合情況的“立體感”和“折射度”[4]，做到全面、準(zhǔn)確、科學(xué)和實(shí)用，為錄用、競(jìng)聘、培訓(xùn)等提供依據(jù)。

2.4 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)專業(yè)水平 人事檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平直接影響醫(yī)院人事檔案管理工作的好壞。檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)精神，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、實(shí)事求是，理解檔案管理的具體內(nèi)容和重要性。與時(shí)俱進(jìn)，努力學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的新技術(shù)，不斷完善檔案材料的科學(xué)管理，提高檔案管理和利用效率，為人事管理提供準(zhǔn)確有效的人才信息。檔案人員的培養(yǎng)應(yīng)納入醫(yī)院的人才培養(yǎng)計(jì)劃，加大繼續(xù)教育和培訓(xùn)的力度，提高管理人員的專業(yè)知識(shí)水平和工作能力，提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，滿足醫(yī)院人事改革的需要。

3 討論

醫(yī)院人事檔案管理工作為全面考察、選拔錄用、人才培養(yǎng)和職稱晉升等方面提供依據(jù)，是醫(yī)院人事管理的重要組成部分，保證各項(xiàng)工作的公平、合理、科學(xué)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，豐富人事檔案收集內(nèi)容，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)專業(yè)水平，有利于實(shí)現(xiàn)人力資源的有效配置，做到人盡其才，才盡其用，保證醫(yī)院人才戰(zhàn)略順利實(shí)施，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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第8篇：材料檔案管理范文

（一）工程檔案管理信息化建設(shè)有利于提高工程檔案管理水平

中國的工程檔案管理方面存在諸多問題，最重要的表現(xiàn)就是管理水平欠缺，而信息化建設(shè)可以使工程檔案管理更為科學(xué)化和規(guī)范化。管理員可以使用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、云存儲(chǔ)等高新技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣不僅可以保障工程材料的完整性，還能夠深度開發(fā)工程信息，拓寬工程檔案的管理范圍，信息化技術(shù)的引入使用，可以大大提高工程檔案管理的工作效率水平。

（二）工程檔案管理信息化建設(shè)有利于實(shí)現(xiàn)工程檔案資源共享

受管理水平制約，我國至今未能形成工程檔案資源共建、共享、公用的運(yùn)行體系，因此，加速信息化建設(shè)是目前工程檔案管理工作的重要任務(wù)。開發(fā)全國通用的工程信息化管理軟件是實(shí)現(xiàn)工程檔案資料共享的有效途徑之一。信息化管理軟件可以使工程檔案信息有效開發(fā)，并大大提升這些資料信息的利用效率。尤其是全國范圍內(nèi)的工程檔案資料整合，成功打破了“紙質(zhì)化”檔案管理的局限性，更方便了檔案資料的搜集、整理和分析工作，使工程檔案得到更有效的利用。

（三）工程檔案管理信息化建設(shè)有利于促進(jìn)建設(shè)工程行業(yè)發(fā)展

工程檔案集結(jié)了全國建設(shè)工程的所有材料，除了紙質(zhì)性文件，還包含了很多圖片、視頻和音頻類文件，如不能實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，工程檔案管理工作就會(huì)大受限制。只有對(duì)全國工程檔案文件進(jìn)行完整存儲(chǔ)，才能夠?yàn)楫?dāng)下建設(shè)工程的發(fā)展現(xiàn)狀、技術(shù)進(jìn)展進(jìn)行跟蹤研究提供條件，促進(jìn)我國建設(shè)工程行業(yè)快速發(fā)展。

二、新時(shí)期工程檔案管理信息化建設(shè)的問題

（一）工程檔案管理人員工作責(zé)任感不強(qiáng)

第一，工程建設(shè)完工之后，很多施工單位僅保存自認(rèn)為“有用”的竣工驗(yàn)收證書和竣工圖等資料，工程檔案存檔完全依靠城建單位去完成；第二，工程檔案管理人員工作責(zé)任感不強(qiáng)還表現(xiàn)在檔案管理意識(shí)的欠缺上，管理過程中缺乏現(xiàn)代化高新技術(shù)的應(yīng)用，也沒有智能化的信息系統(tǒng)；第三，由于工程項(xiàng)目數(shù)量和種類較多，很多單位并沒有為中小型工程項(xiàng)目設(shè)置管理員。大部分檔案材料管理工作都是為了應(yīng)付工程質(zhì)量檢查而開展的面子工程，這也是工程材料丟失的重要原因。

（二）工程檔案管理人員專業(yè)水平不夠

由于高校專業(yè)課程的開設(shè)問題，目前我國從事工程檔案管理工作的專業(yè)人才極度匱乏。信息管理方面的人才在接觸工程檔案工作初期，也往往遭遇諸多難題，無法勝任。而已經(jīng)在職的工程檔案管理人員，在專業(yè)水平上大有欠缺。如，文件資料編排不科學(xué)，造成查閱困難；不會(huì)使用信息化工具，工作效率低；資料編排以文字為主，缺少圖片、音頻、視頻等可信性材料；很多材料整理為了完成任務(wù)而隨意填充，缺乏記錄的真實(shí)性。

工程單位在人才的聘請(qǐng)上，通常以技術(shù)類人才為主，而檔案管理人才明顯缺乏，一些中小型工程項(xiàng)目甚至聘用兼職人員，導(dǎo)致工程檔案管理工作在后期檢查中暴露很多問題。

三、新時(shí)期工程檔案管理信息化的實(shí)踐路徑

（一）強(qiáng)化信息化管理意識(shí)

長久以來，很多單位對(duì)檔案管理工作意識(shí)缺乏，認(rèn)為檔案工作并不能為公司帶來收益，只要簡(jiǎn)單保管，不丟失泄密、可以應(yīng)付工程質(zhì)量檢查就可以，更沒有把檔案的信息化建設(shè)工作提上日程。在一些基層單位，很多檔案管理職位都采用兼任制度，且人員頻繁調(diào)換，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的理論知識(shí)學(xué)習(xí)和信息化管理操作技能。隨著社會(huì)信息化的高速發(fā)展，這些傳統(tǒng)觀念已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，必須轉(zhuǎn)變意識(shí)，加快檔案管理工作信息化進(jìn)程，搭建設(shè)施完備、體制優(yōu)越、信息化水平高的工程檔案事業(yè)體系。

（二）構(gòu)建信息化保障制度

檔案管理信息化工作是工程現(xiàn)代化建設(shè)的重要任務(wù)，必須納入年度考評(píng)指標(biāo)當(dāng)中，在工程檔案資料搜集、整理、保存工作上采取管理責(zé)任制，利用制度有效推動(dòng)工程檔案管理的信息化進(jìn)程。目前，很多工程企業(yè)檔案管理制度落后，根本無法達(dá)到檔案管理完整性、真實(shí)性、安全性的要求，檔案信息化保障制度亟需建立，同時(shí)，還要與時(shí)俱進(jìn)，定期對(duì)制度進(jìn)行梳理補(bǔ)漏，永葆檔案制度的生命力。

第9篇：材料檔案管理范文

1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，思想觀念跟不上時(shí)展的需要

西部地方院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，觀念守舊，認(rèn)為高校人事檔案工作不外乎收集、保管、裁剪、裝訂材料等具體事務(wù)性工作，與科研教學(xué)沒有直接聯(lián)系，工作中只要材料不泄密不丟失即可，平時(shí)對(duì)檔案管理工作不聞不問；人財(cái)物上投入不足，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，對(duì)學(xué)校人事檔案人員能力素質(zhì)也沒有明確具體要求，教職工家屬或其他兼職人員都可以擔(dān)任，有的甚至成為解決教職工家屬工作問題的崗位。

1.2人事檔案管理人員素質(zhì)低、不專業(yè)

高校人事檔案管理工作是一門專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，對(duì)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、工作作風(fēng)等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當(dāng)前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔(dān)任，有許多為領(lǐng)導(dǎo)或教職工家屬。這些人員素質(zhì)低，沒有經(jīng)受過專門的人事檔案管理培訓(xùn)，甚至對(duì)國家檔案日常管理八項(xiàng)制度都不清楚，僅僅將其作為一個(gè)工作崗位“混日子、領(lǐng)工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業(yè)能力、從業(yè)態(tài)度、思想品德、工作作風(fēng)等方面已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代對(duì)高校人事檔案管理工作人員的能力素質(zhì)需要，急需更換或提升專業(yè)素質(zhì)。

1.3經(jīng)費(fèi)投入不足，場(chǎng)地不標(biāo)準(zhǔn)不健全

由于受辦學(xué)經(jīng)費(fèi)限制，目前西部地方高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，缺少專門的檔案管理場(chǎng)地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)。

1.4人事檔案內(nèi)容收集利用率低

高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動(dòng)關(guān)系、學(xué)歷、履歷、各類鑒定、培訓(xùn)和評(píng)定崗位技術(shù)、黨團(tuán)政審、獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個(gè)人基本信息，內(nèi)容很簡(jiǎn)單，對(duì)于更詳實(shí)材料尤其是新近職務(wù)職稱崗位變更、獲獎(jiǎng)等很難及時(shí)收集，不能反映個(gè)人全面信息和最新動(dòng)態(tài)。另外，西部地方院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，個(gè)人的檔案材料要嚴(yán)格保密，教職工個(gè)人信息只容許上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和組織部門使用，其他人不能調(diào)閱，即使本人也不能隨便閱覽。導(dǎo)致人事檔案的利用率低，沒有真正發(fā)揮出檔案的作用和效益。

1.5檔案管理手段落后，信息化建設(shè)落伍

目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環(huán)節(jié)繁雜，效率低下；管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平低，檔案管理信息化建設(shè)處于初步起步階段，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理。無法實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化接收、傳遞和共享，導(dǎo)致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動(dòng)輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。

2解決對(duì)策

2.1西部高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，高度重視學(xué)校人事檔案管理工作

人事檔案具有憑證、參考和服務(wù)作用，可為高?？焖侔l(fā)展起到保駕護(hù)航作用。是高校領(lǐng)導(dǎo)選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據(jù)。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學(xué)實(shí)力。因此，西部地方高校領(lǐng)導(dǎo)首先在思想認(rèn)識(shí)上要意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進(jìn)行，學(xué)校應(yīng)出臺(tái)文件對(duì)各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標(biāo)。劃撥足夠的檔案管理經(jīng)費(fèi)；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學(xué)習(xí)進(jìn)修；為檔案管理人員職稱職務(wù)晉升提供便利；提供合適的辦公場(chǎng)地和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理庫房；同時(shí)定期調(diào)查了解檔案管理工作，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難。從而更好地發(fā)揮高校人事檔案工作應(yīng)有的職能。

2.2采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對(duì)于已在崗的人員依據(jù)其意愿，要么進(jìn)修培訓(xùn)，要么調(diào)離崗位；對(duì)于新近人員必須嚴(yán)格要求，必須是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環(huán)節(jié)擇優(yōu)錄用，同時(shí)對(duì)其思想政治、工作態(tài)度、待人接物等方面嚴(yán)格要求，以保證進(jìn)人用人的專業(yè)性、高質(zhì)量。平時(shí)工作中還要不斷加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力精湛、信息化技能強(qiáng)的復(fù)合型專業(yè)人員。

2.3加大經(jīng)費(fèi)投入力度，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)檔案用房

加大高校人事檔案管理經(jīng)費(fèi)投入力度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分意識(shí)到人事檔案管理的重要性，應(yīng)每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經(jīng)費(fèi)，配足配全管理設(shè)備材料；按照國家人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規(guī)范的檔案管理場(chǎng)地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實(shí)人事檔案管理信息化系統(tǒng)。

2.4提高人事檔案收集利用率

通過領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、下發(fā)文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會(huì)等途徑，強(qiáng)化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個(gè)人自傳、專業(yè)、考核、履歷、錯(cuò)誤、證明、獎(jiǎng)勵(lì)、工資、黨團(tuán)和其他類）全面及時(shí)上交；同時(shí)，人事檔案除了個(gè)別材料需要保密外，大部分內(nèi)容尤其是個(gè)人業(yè)務(wù)檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務(wù)職稱、年齡、專業(yè)、黨政關(guān)系等，這些信息公開后，可為有關(guān)單位了解當(dāng)事人基本情況提供便利，更大范圍發(fā)揮人事檔案材料作用；同時(shí)也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。

2.5加快人事檔案信息化建設(shè)步伐