檔案管理的方法精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的方法范文

【關鍵詞】建設項目；檔案管理；管理方法

檔案工作是企業(yè)建設基礎工作的重要組成部分，各有關單位應當將其納入項目建設的全過程，做到檔案工作與項目建設進程同步，按照統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理檔案的原則，管理好建設項目檔案，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用。下面針對如果做好檔案管理工作以及具體的方法措施進行敘述。

一、拓寬檔案管理服務渠道

隨著經(jīng)濟化與信息化的時展，檔案管理工作進行了更廣泛的延伸，不僅僅是面對各個單位檔案管理中的一些社會問題進行合理調(diào)配。也將面對一些檔案管理中的一些特殊人物群體的服務。隨著信息量的不斷加大，如果對信息化的范疇進行合理的控制，是檔案工作中所面臨的問題?？茖W技術以及科學生活都是在此基礎上進行，行政工作的繁雜性也增加了信息服務工作的難度，對于檔案管理工作中的一些基礎的檔案、書本信息檔案都要進行科學的管理與保存，將檔案管理中的一些基本的圖書或者信息以網(wǎng)絡的形式進行替代，這樣就能通過信息化的技術進行篩選，進行綜合性替代，經(jīng)濟快捷的選擇自己所要找的檔案。

1、加強服務意識

在信息化發(fā)展的今天，比的不僅僅是技術，還需要從服務意識上進行比較，對于信息資源中的開發(fā)以及調(diào)控，還應該將檔案管理中所存在的一些相應的調(diào)控進行合理的分析。從整體上調(diào)控企業(yè)的檔案信息，加大檔案信息管理中心的工作，建立信息交流與發(fā)展，檔案館不僅僅是收藏資料的機構，還需要變成提供服務的機構，這樣企業(yè)調(diào)查資料以及儲存資料的查詢時都較方便。加強檔案管理的服務意識，創(chuàng)建檔案管理的服務業(yè)群體，這樣將企業(yè)的發(fā)展與檔案的搜集工作同時進行，從根本上調(diào)整企業(yè)的服務內(nèi)容。

2、建立檔案管理平臺

隨著信息時代的發(fā)展，面對不同種類的情報，需要進行合理的分類與控制，這樣才能夠在浩瀚的文獻情報資料下，才能夠做到合理的調(diào)整和分類，方便查找，達到信息資源共享。建立一體式的檔案管理制度，加強檔案管理不僅需要打破之前的檔案資源建設，還需要調(diào)解決檔案管理中存在的一系列問題，充分發(fā)揮優(yōu)勢，在系統(tǒng)中建立依法存檔，合理存檔的管理理念，保證檔案管理工作的信息技術管理，最終將信息與社會共同分享。

建立信息式的資源共享，實現(xiàn)文獻與資料的互補，這樣不僅能夠?qū)n案資源進行有效整理，還能降低材料，能夠在檔案館的利用率上提高效率，增加空間利用資源，向有特色專業(yè)方面進行發(fā)展。

3、注重檔案管理的反饋工作

檔案管理作為提供檔案管理建設工作的一個途徑，不僅需要加強檔案管理一系列問題，還需要加強對檔案管理中存在的問題合理的調(diào)配，而場設反饋式的信息資源開發(fā)工作，細致的進行發(fā)揮，最終細致的將材料控制開發(fā)利用的更加科學性、合理性和系統(tǒng)性。

二、完善檔案管理措施

1、建立門戶網(wǎng)站，完善檔案管理工作

隨著檔案區(qū)域網(wǎng)的不斷完善，如何將檔案管理中存在的一些問題進行分析和篩選，可以通過網(wǎng)絡技術進行便捷的操作。充分利用網(wǎng)絡，實現(xiàn)網(wǎng)上自由檢索，并將各個單位的資源做好有價值的共享。

檔案管理工作開展檔案管理的網(wǎng)上服務工作，已經(jīng)成為了檔案管理中國普遍存在的一些問題，進一步加快檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫的建設，并依據(jù)檔案管理工作的規(guī)定的將新的技術合理的利用到檔案管理中來，這樣以電子文件的檔案作為管理存檔的依據(jù)，將電子書形式的檔案逐步代替紙張形式的檔案，提高檔案管理工作的主導地位，就能將檔案管理更富有生機與活力。

2、收集檔案信息

電子文件的收集工作，是在檔案管理中存在必須要完成的工作，這樣在檔案管理中的收集工作中，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)的資源存在著一定的差別，因此，電子資源具有更加便利性，許多文件只要通過下載或者簡單的操作就可以完成，在一定的時間內(nèi)收集完畢后，還能及時的上傳上或者下載，這樣在整個檔案服務平臺中進行歸檔。為了保證檔案管理工作的合理性和保密性，對于一些資源進行密碼設置，加強對公開的資源以及存在差別的資源管理，這樣更加利于單位的資料調(diào)查工作。

3、在線進行服務與咨詢

現(xiàn)代新型的檔案管理不僅是在傳統(tǒng)的檔案管理中進行的拓展，還是在加強檔案調(diào)整的基礎上實質(zhì)性的工作。在信息時代內(nèi)，人們更加注重信息的時效性，通過信息系統(tǒng)進行查詢，不僅拓寬了公司內(nèi)部的領域，還能通過學習以及生活將各種檔案信息進行統(tǒng)一的調(diào)配，最終將檔案服務信息做到完善。

在檔案管理工作中存在的信息疑問以及對于單位利民的一些存在爭議的問題進行分析，對于網(wǎng)絡匯編以及網(wǎng)上的資金調(diào)控等都需要加強檔案管理工作的統(tǒng)一調(diào)配，利用數(shù)據(jù)庫信箱或者網(wǎng)絡溝通平臺，完善數(shù)據(jù)資源，讓讀者利用再和呢固體的調(diào)控進行相應的信息交流，得出一些合理檔案信息調(diào)控方式，這樣對于整體的檔案控制以及服務對象等加強對提供的信息的真實性，為使用者提供查詢以及咨詢的服務。

三、結語

綜上所述，利用檔案管理現(xiàn)代化的手段，加重對檔案資源的管理，憑借信息化的平臺進行調(diào)控，將整體的資源進行有效的強化，真正的提升信息資源的管理水平，使檔案管理工作更加具有與時俱進氣象。檔案管理在面向智能化、信息化以及提高檔案管理的整體水平，更好的服務于單位的資源共享，促進社會的進步以及事業(yè)的前進。

參考文獻

[1]劉紅艷.現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新的思考[J].黑龍江科技信息,2011.(10).

第2篇：檔案管理的方法范文

1、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

學校檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢

哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。

二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之學校檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國學校檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

2、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

2.1 全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的學校檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2.2 重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

2.3 結合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

2.4 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

2.5 規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

3、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

3.2 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

第3篇：檔案管理的方法范文

【論文摘 要】目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端，針對這個問題，企業(yè)在運用此技術時一點要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風險的措施

提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：電子信息檔案管理的風險控制方法如下：

1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統(tǒng)操控，而無關的人員沒有權利操作系統(tǒng)等。

3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。

三、分散風險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質(zhì)上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估風險的措施

當風險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻

[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3)：8～11

[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37

[3]鄒生.開放網(wǎng)絡環(huán)境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4)：28～29

第4篇：檔案管理的方法范文

【關鍵詞】電子信息檔案管理；風險控制；方法

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風險的措施

提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1．積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統(tǒng)操控，而無關的人員沒有權利操作系統(tǒng)等。

3．及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。

三、分散風險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質(zhì)上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估風險的措施

當風險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻

[1]馮惠玲．論電子文件的風險管理[J]．檔案學通訊．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[J]．浙江檔案．2004（1）：36～37

[3]鄒生．開放網(wǎng)絡環(huán)境下的信息安全問題[J]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29

第5篇：檔案管理的方法范文

目前階段的電子計算機技術在人們生活和工作當中的作用越來越突出，并且其多樣化的功能以及突出的使用效果，使得計算機的應用層面越來越廣泛，這一點為人們的生活與工作帶來了極大的變革，使得企業(yè)很好的節(jié)約了成本，并且辦公的質(zhì)量、辦公的效率得以大大的增長。就目前的信息化時代而言，最為先進的檔案管理方式，就是電子信息檔案的管理，其對于企業(yè)的發(fā)展和進步有著極為重要的作用和意義。但是，由于電子信息技術在傳輸和存儲的過程當中，存在著一定的安全漏洞，所以，還需要對相關的風險進行防范和控制，更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠。

1. 預防風險的措施研究

深入并且細致的對預防風險的措施方案進行研究和分析，是開展一系列工作的基礎性環(huán)節(jié)，也是一項重要的工作步驟。防患于未然，是避免風險的最為有效的措施方案，而提前性的對存在的風險進行防范，則可以使得風險的代價降至最低。首先，需要建立起嚴格的限制權限，各個級別的工作人員需要在權限的范圍之內(nèi)進行工作，并且使用檔案。同時，還需要進行逐級別的審批，保證審批工作的嚴格與可靠，進行工作權限的認定，注意針對信息進行管理和保存。最后，則是需要針對使用的規(guī)范，對使用的權限進行確認，對備份的文件進行必要的技術處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現(xiàn)信息的整理復制備份。在檔案信息使用的過程當中，也需要對其安全性進行研究與探討，避免錯誤的操作、避免外界的干擾對操作造成不利的影響。對于整個檔案信息的使用過程，進行監(jiān)督和控制，做好相應的記錄。

2. 避免風險的措施研究

針對檔案的風險避免，需要從以下幾個方面做起：

（1）加強最新技術的獲取，同時全面的保證安全的可靠性。在計算機時代當中，信息的發(fā)展和安全技術不斷的發(fā)展，相關的技術手段也是日新月異，而信息的檔案規(guī)避風險，最為有效的方式，就是針對技術進行創(chuàng)新，只有通過這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關的安全保護。首先，需要對加密的技術進行提升，分級別、分層次的對檔案信息進行加密處理，同時保證密碼不會在一定的時間之內(nèi)被更改，這樣的操作方式更加有利于進行風險的防范。其次，還需要對適合的檔案軟件進行制定，選擇最佳的軟件進行數(shù)據(jù)的加密處理，并且保證用戶安全的級別以及訪問的授權、密碼的設置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。

（2）培養(yǎng)工作人員的安全管理意識。培養(yǎng)并且提升工作人員的安全管理意識，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過程當中的多樣性，相關的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規(guī)范和標準，同時避免檔案的管理工作變得更加復雜。所以，必須要在實踐的工作當中加強工作人員的安全管理意識以及檔案管理的能力，這一點對于當前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。

（3）風險的防范必須要做到及時的發(fā)現(xiàn)和及時的處理。檔案信息的管理工作，是數(shù)據(jù)安全性的核心部分，而對于電子信息檔案的使用過程之中出現(xiàn)的風險問題，也需要做到及時的發(fā)現(xiàn)和及時的處理，針對在計算機維修時期之內(nèi)的風險，有關的企業(yè)還需要重點的注重對于可能存在的風險進行防范和控制，采取一系列主動的措施方案進行應對。尤其是對于當前階段安全信息異常敏感的時代而言，還需要采取必要的、有針對性的并且切實可行的防范措施進行風險的控制和管理。

3. 分散風險的措施研究

根據(jù)上文的詳細闡述和分析，可以對現(xiàn)階段檔案信息管理過程當中預防風險的措施技術以及避免風險的措施方案有著全面的了解和細致的掌握。接下來，將針對分散風險以及評估風險的措施進行深層次的研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。

將檔案信息管理的風險降至最低，最為常用的是轉移的策略，其實質(zhì)，是對風險進行分散，并且將風險轉移至其他的地方，達到降低風險的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對配置的基本模式進行修改，并且購買相關的保險、外包至其他的機構等等，都可以達到分散風險的目的和效果，并且這一手段方式也是未來對于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過這樣的方式，可以使得檔案的風險變得更加簡單化，對于原來的電子信息進行必要的改進，使得電子信息的管理系統(tǒng)更加的先進，保證檔案信息的安全和可靠。

4. 評估風險的措施研究

針對風險進行評估，是非常有效的降低風險的方式和技術，一旦風險發(fā)生，如何對風險進行評估，并且如何將風險所導致的損失降至最低，同時找到最佳的處理技術方案，是一項重點性的工作。針對風險進行評估的基本目的，是全面的保證風險的控制計劃更加的合理、更加的科學與可靠，而在現(xiàn)階段電子信息檔案實施的基礎之上，全面的針對風險所帶來的影響進行分析和研究，并且對其后果進行探討，是非常有必要的。對風險所帶來的成本的損失進行探析，同時對檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現(xiàn)階段的工作當中，部分檔案的管理者認為電子信息檔案的操作是無危險性和風險的，所以，這樣的觀點就為風險管理工作帶來巨大的阻礙。相關的工作人員，需要時刻的提醒自己，對于風險進行評估和防范，并且采取切實可行的措施手段，對風險進行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個細小的工作環(huán)節(jié)，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴格的監(jiān)督控制。最后，在風險評估的工作過程當中，還需要對安全意識進行提升，對于各種類型的安全隱患，需要盡早的發(fā)現(xiàn)，及時的進行處理，保證在風險發(fā)生之時，將其所帶來的危害降至最低。

5. 結束語

綜上所述，根據(jù)對電子信息檔案的風險管理與控制進行全面的分析和研究，從實際的角度出發(fā)，深入并且細致的對具體的風險控制和防范的措施方案，進行了深層次的論述，同時，對于分散風險的方式、評估風險的方式技術等，都進行了研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。

參考文獻

[1]王平.淺議電子信息檔案的風險管理與防范的措施技術方法【J】.現(xiàn)代化電子信息技術科學資訊，2010.10：233-238

[2]劉昌化.試論現(xiàn)代化的電子信息檔案管理工作的加強以及風險的防治【J】.黑龍江科學信息，2009.7：45-47

第6篇：檔案管理的方法范文

關鍵詞：人力資源和社會保障局；檔案管理；方法；應用

中圖分類號：F249.2；G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-000-01

檔案管理主要是通過對文字、圖表、聲像等材料做對應的記錄、保管等工作，其主要內(nèi)容包括資料的收集、征集、整理、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計匯總與使用等各方面功能的服務。檔案管理屬于人力資源和社會保障局的基本性工作內(nèi)容，對于企事業(yè)單位與個人的相關工作開展與需求提供服務，維持了社會的基本運作。

一、傳統(tǒng)人力資源和社會保障局檔案管理的不足

（一）缺乏勞動保險檔案的關注

實際檔案管理中，勞動保障檔案具有較大的數(shù)量積累，在操作上也較為繁雜，對應的檔案管理硬件條件較為滯后，甚至部分基層區(qū)域無法及時有效的做到相關檔案歸檔，保管工作沒有落到實處，甚至會出現(xiàn)檔案遺失，對個人構成較大的困難，降低了檔案管理的實際服務品質(zhì)，甚至引發(fā)用戶投訴等問題。

（二）社會保險檔案缺乏完善的管理機制

社會保險檔案具體所關聯(lián)的范圍較廣，社保檔案因為不同類別被不同部門做對應接管，進而導致多方管理，缺乏統(tǒng)一性，部門之間的溝通存在一定障礙，甚至單個人的檔案由多個人分開管理，進而不能達到統(tǒng)一完整的檔案信息歸檔，導致管理上存在更高的難度，給檔案使用的企事業(yè)單位與個人構成一定困擾。

（三）檔案收集不完整

在檔案收集整理中會存在資料難以有效整理完全的情況，工作人員在實際的檔案資料收集整理中無法有效做到細致全面，進而導致部分資料被遺漏或者損毀，對檔案的完整性構成損害，降低了檔案管理的實際價值，甚至因此引發(fā)一定服務糾紛。例如在靈活就業(yè)人員或者自由職業(yè)者，在參保后檔案沒有得到及時的建檔或者不能及時有效的歸檔，進而導致跨年度移交與歸檔相關工作存在問題，具體資料查詢存在困難?；蛘卟糠謫挝粸榱四軌蚍奖愕淖龅街委煵樵?，相關經(jīng)辦人沒有及時的移交相關材料，進而導致具有較高價值的原版材料分散在業(yè)務承辦部門中，甚至在個人手中。這種做法只是在個人角度或者小范圍角度考慮，缺乏全局考量，導致檔案存在較多的空缺，影響了檔案的全面性管理價值，對后續(xù)檔案使用造成影響。

（四）檔案管理工作人員缺乏綜合素養(yǎng)

檔案管理更多情況下需要人力支持來完成具體的執(zhí)行工作，如果工作人員專業(yè)素養(yǎng)與技術缺乏，則會直接導致檔案管理工作無法達到規(guī)范合理性。在部分人力資源和社會保障局單位內(nèi)，檔案管理工作為了依照有關部門要求，成立了專業(yè)的部門，完善了相關機構建設，部分部門與人員配合相關工作形成了管理網(wǎng)絡。但是這種網(wǎng)絡化管理只是表面形式，缺乏實質(zhì)性的功能發(fā)揮。產(chǎn)生相關情況有多重原因：首先，相關工作人員缺乏專業(yè)穩(wěn)定性，部分人員屬于兼職或者臨時性工作狀態(tài)，不能長時間穩(wěn)定性的保持專業(yè)對口工作，進而導致工作不積極，檔案收集與管理較為散漫，缺乏責任心，對于從事相關工作的人員缺乏專業(yè)規(guī)范的指導，操作較為隨意。其次，部分人員缺乏專業(yè)意識與技能，簡單的認為檔案管理只是將資料收集后裝訂整齊上交給對應檔案室就可以，缺乏檔案整理規(guī)范的了解，同時也不知道上交資料的具體內(nèi)容與范圍，操作較為盲目，缺乏規(guī)范的流程要求。同時對于檔案的充分利用缺乏自主意識，檔案管理流于形式，檔案不完整、受損、錯漏等情況無法有效避免，無法有效提升其利用價值。

二、人力資源和社會保障局檔案管理的方法與應用

當下人力資源和社會保障局檔案管理的各種問題主要是人們對檔案管理價值、技術、制度規(guī)范較為缺乏所致，需要不斷的加大人們對檔案管理價值的認識，發(fā)揮先進科技技術的功效，規(guī)范管理制度與流程，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才，才能有效的做好檔案管理與利用，更好的服務于社會。

（一）強化檔案規(guī)范化意識

要提升領導到基層執(zhí)行人員的檔案管理規(guī)范化意識，做好管理工作日常規(guī)劃與監(jiān)督檢查，做好檔案管理工作宣傳，提升工作對其價值的認識。對日常所做的檔案收集、整理、統(tǒng)計、使用等情況做對應的記錄，完善相關管理流程，對于資料的狀態(tài)與存在位置做有效的了解，做好檔案的全程化監(jiān)管，哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題由相關環(huán)節(jié)工作人員承擔對應責任。要完善監(jiān)督機制，對日常工作做頻繁性的考核監(jiān)督，提升工作人員的謹慎度。

（二）注重人才培養(yǎng)

要注重人才培養(yǎng)，準確的尋找對口人才，不僅在專業(yè)上對口，滿足實際工作技能所需，同時也需要掌握工作人員心態(tài)，積極尋找具有穩(wěn)定性與長久工作耐心的工作人員。日常做好工作人員專業(yè)素養(yǎng)培訓，同時要做好對應的思想教育，提升工作人員工作積極性與責任心。積極的建立工作創(chuàng)新機制，讓工作人員對日常工作所存在的問題做有效的反饋，同時征集對應的工作提升改善建議，有效的促使檔案管理工作與時俱進。尤其是一線工作人員，對于檔案管理工作有更為深刻的體會，其所提出的管理意見具有較大的實際價值，避免檔案管理工作閉門造車。要多派遣工作人員到檔案管理優(yōu)秀單位學習，學習其技術與整體團隊建設的方法，有效的服務于本單位，促進本單位管理更加的科學規(guī)范化，同時符合工作人員實際所需，展開人性化管理，促進人才的穩(wěn)定性，讓工作人員對相關工作具有更高的忠誠度。

（三）加大信息化建設

要不斷地優(yōu)化信息化建設，促使各部門收集的資料統(tǒng)一上傳專業(yè)網(wǎng)絡系統(tǒng)，促使資料的共享與完善。要完善相關信息化系統(tǒng)與平臺建設，提升檔案管理的可靠性、安全性、多功能性，達到檔案價值的充分挖掘。尤其要注重工作人員對網(wǎng)絡化檔案管理技術的培養(yǎng)，讓工作人員能夠有效的應對信息化管理下的多種問題與操作方法，提升信息化管理的水平。

三、結束語

從國家層面來說，檔案管理屬于基本工作，可以有效的為相關工作開展提供對應的人力資源信息保障，同時也是保證社會民生穩(wěn)定的基本保障內(nèi)容。從個體角度出發(fā)，檔案管理則影響著企事業(yè)單位個人就業(yè)、晉升等相關事宜。當下我國人事制度隨著社會的發(fā)展也在不斷地變化中，相關檔案管理的價值也日益凸顯，相關檔案管理工作也日益高科技化，對于工作人員與相關管理的要求也日益提升，從而有效的為民眾提供便捷的檔案管理服務。

參考文獻：

[1]徐忠軍.人力資源和社會保障局檔案管理有效措施分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2016（16）：74.

第7篇：檔案管理的方法范文

【關鍵詞】檔案安全；管理方法；保護

中圖分類號：G26

檔案信息的特殊性，決定了檔案安全管理工作在檔案部門中的重要性，它是做好其他工作的前提，而且從大的角度而言，其還關系到人民群眾的根本利益與改革穩(wěn)定的發(fā)展大局。所以在實際管理工作中，應從思想意識上高度重視的檔案的安全問題，其次還要在規(guī)章制度、技術設備、工作人員素質(zhì)與成立應急預案等方面上下功夫，切實做好檔案安全管理工作，促進檔案工作的可持續(xù)與健康發(fā)展。

一、增強檔案安全意識與建設檔案安全管理文化

檔案工作人員的素質(zhì)很大程度上關系到檔案的安全與否，所以必須以文化與素質(zhì)為本，提高工作人員的檔案安全意識，在檔案部門中營造一種檔案安全管理的文化氛圍。首先可通過檔案安全管理文化道德的建設來樹立工作人員“安全第一，預防為主”的檔案安全思想，增強他們的自我道德（職業(yè)道德）、公益道德（不違背社會公共約定與規(guī)則）與市場道德（以正當手段獲取利益）；此外可通過建設單位檔案安全管理文化來提高工作人員的道德文化與素質(zhì)，同時對工作人員要進行安全管理專業(yè)知識與技能的培訓與教育，增強他們的管理水平，促使檔案安全管理技術化、科學化。檔案管理人員自身也要明確自己的職責，主動學習檔案安全保管工作的新技術與新技能，以適應新時期下的檔案安全管理工作的要求。

二、建立健全各種檔案管理機制，使管理規(guī)范化、制度化與科學化

一套完善的管理制度是檔案安全管理的關鍵。企業(yè)要具體情況具體分析，建立并完善符合本單位發(fā)展的檔案管理機制。各種檔案管理機制如《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案管理人員崗位職責》與《檔案查閱利用制度》等，都需不斷健全與完善。具體可實施安全領導負責制，由單位領導帶班負責，明確各人員的工作職責，切實將各項工作落實到位；實行專人保管檔案的方法，由專人查閱、登記、記錄，集中歸檔，同時要對檔案庫房的電子、文書與“十防”等檔案信息做好保密工作，還要安排人員對防盜門窗、檔案柜、溫濕度計、火警自動噴淋系統(tǒng)與電源電線等硬件設備進行定期檢查與維修，排除各種安全隱患，防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)霉變或是缺漏等現(xiàn)象?？傊?，檔案部門應遵循相關的檔案管理制度，各司其職，做到管理的制度化、規(guī)范化與科學化，促使檔案安全管理工作順利進行，保證檔案的安全。

三、建設檔案管理工作人員隊伍，增強其業(yè)務素質(zhì)

在如今的知識經(jīng)濟時代之下，人才是檔案管理工作的關鍵。所以應引進大批的綜合能力較強的新型人才，他們須具有相關的專業(yè)知識理論，同時還應博采眾長，了解現(xiàn)代化科學技術。這樣的新型人才，才會對檔案管理工作更加容易適應，其穩(wěn)定性也更強，并且還可以解決檔案管理庫房發(fā)生的突發(fā)事件或復雜情況[1]。

四、加強硬件設備建設，采用現(xiàn)代設備管理

在建設檔案庫房之初，就要考慮到硬件設備如墻壁的保溫隔熱、抗電磁干擾、防盜門窗、電源保護、防火等的配置，要保證檔案庫房的硬件設施能夠最大限度地滿足檔案安全管理的要求。同時應及時更新管理設備與硬件，并調(diào)用可以適應和掌握現(xiàn)代設備管理的技術人才，如加密文件的密碼設置與保管，防止網(wǎng)絡中毒，檔案信息被惡意攻擊、篡改與竊取，達到人與技術完美配合，為檔案安全管理掃除障礙。

五、防范風險，成立應急預案

突發(fā)的自然災害如地震、火災、泥石流、臺風等會對檔案信息造成破壞性的后果。另外，檔案信息有可能因為工作人員的一時疏忽或是檔案管理體制的不完善而遭到泄密、竊取與攻擊，所以檔案管理部門需針對這些隱患進行有效防范，比如在檔案部門或是辦公場所的顯著方便的地方放置滅火器，并對其進行定期檢查以保證有效，應預留消防安全通道；檔案庫房內(nèi)嚴禁抽煙、使用明火與不能擺放易燃易爆物品；庫房由專人看管，配備兩套鑰匙，一套歸管理人員使用，另一套則由單位領導保管備用；對檔案信息異地存儲備份，重要檔案還應保留其復印件，以防止信息損失；加強對檔案的監(jiān)控，及時記錄登記進出庫房的檔案，并應及時清點檢、查與歸還上架[2]。此外，要針對意外事故的發(fā)生成立怎么搶救與轉移檔案信息的應急預案。

六、結束語

不管是紙質(zhì)檔案材料還是電子檔案信息的安全，檔案管理部門都需要不遺余力地去管理好與保護好。紙質(zhì)檔案受外界因素影響大，溫度、濕度、磁場、光線、灰塵、機械震動與有害氣體等因素均會或多或少對紙質(zhì)檔案信息的保存產(chǎn)生影響。電子檔案材料則有可能遭遇到突發(fā)事件、計算機病毒感染或被惡意竊取等情況。因此，絕不能對檔案管理工作有所松懈，應從各個方面入手，確保檔案的安全。

參考文獻：

第8篇：檔案管理的方法范文

就目前來看，信息化時代的來臨，給檔案管理工作帶了新的挑戰(zhàn)，在檔案管理觀念以及管理方式等一系列方面提出了新的標準與要求。檔案管理工作，在企業(yè)、政府機構以及學校中具有非常重要的意義，但是我國檔案管理工作在信息化階段中還存在很多的問題，如何有效地解決這些問題是檔案工作者必須重視的一個事項。檔案科學序列化管理方法在檔案管理中的應用，能夠解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作的正常開展[3]。

2檔案科學序列化管理的背景

檔案管理，是我國檔案事業(yè)中重要的組成部分，對于各個具體單位在生產(chǎn)與工作以及整個社會都具有重要意義，它也是我國經(jīng)濟發(fā)展過程中的一個重要事項。檔案管理的主要對象是檔案，主要的任務是將各個分散、量大、零亂的檔案進行科學合理的規(guī)劃與管理。隨著信息化技術水平的提升，檔案管理工作者必須加強自身的管理知識與管理水平，保證檔案管理工作能夠跟上信息化進程，這樣才能夠更好地發(fā)揮檔案管理工作在各個行業(yè)中的作用[3]。

檔案管理工作向信息化方面發(fā)展是一種必然的趨勢，而一些管理工作者在信息化管理檔案的過程中，遇到了一些難以解決的問題，主要體現(xiàn)在檔案管理信息化之后，一些檔案呈現(xiàn)一種零散的狀況，很難對其建立相應完整的數(shù)據(jù)結構，特別是處理含有大量信息數(shù)據(jù)檔案的時候，例如：某些企業(yè)的檔案儲備庫中，很多檔案在邏輯上處于緊密聯(lián)系的狀態(tài)，但是在物理上卻分散存儲在不同的位置中，這種檔案庫結構不利于檔案的合理規(guī)劃與管理。針對這一實際狀況，一些檔案管理工作者采取了檔案科學序列化管理的方法，對檔案進行一個序列化的管理，對各個不同類型的檔案進行分類管理，將相同類型的檔案劃歸為一類，簡化了檔案管理操作流程。

3檔案科學序列化管理的方法分析

檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工程，它要對一些分散的檔案進行規(guī)劃，將所有的檔案按照不同類型進行劃分，分別存儲在各自的位置中[1]。一些檔案工作者，結合自身在檔案管理工作的經(jīng)驗與檔案管理的實際狀況，在對檔案科學序列化管理方法進行分析與研究的基礎上，對檔案科學序列化儲存方案進行改進，主要是根據(jù)相關的特征值，將一條檔案序列簡化成一串簡單的字符進行管理，字符串中處于不同位置的字符都有其獨自的定義，通過對字符串進行掃描就能夠便捷地看到檔案每一個條目中所含有的內(nèi)容，這種檔案科學序列化管理方法主要體現(xiàn)在以下例子中[2]。

將一條檔案中的前12個條目假設為一串數(shù)字，即135571409901。如果不對這一串數(shù)字進行說明，很難有人能夠準確地理解這一串數(shù)字所蘊含的意思。這一串數(shù)字實際上指的就是姓名代碼，我國高考中對于通用姓名的代碼收集了很多人名中經(jīng)常使用的漢字，每4位數(shù)字組成一個代碼對其中一個漢字進行表示，然后不同的姓名就能夠通過漢字向數(shù)字的轉換，將姓名進行序列化之后形成一個相關的字符串，如果將每一條檔案中的前12個條目設定為相關的姓名，那么每次需要對檔案進行檢索與管理的時候，就只需要對相應的數(shù)字串進行檢索就能夠找到檔案。可以通過這一種方式對檔案的內(nèi)容進行規(guī)范，但是要嚴格規(guī)定每一條經(jīng)過序列化處理后的檔案記錄，固定位置中必須設定固定的內(nèi)容，對于一些不同類型的檔案信息也可以對其設置相應的姓名代碼來解決檔案管理，可以通過一串簡單的字符對大量的檔案信息進行管理，這是檔案科學序列化管理中的一種方法[2]。

檔案科學序列化管理中還存在著一些難以解決的問題，主要體現(xiàn)在三個方面：第一個方面，檔案自身就具備難以規(guī)范的性質(zhì)，各個地區(qū)不同類型的檔案在序列長度的設置上難以保持相同的狀態(tài)，這在很大程度上阻礙了檔案的檢索；第二個方面，檔案序列化的標準還沒有一個統(tǒng)一的規(guī)劃，也難以對標準進行合理的確定，檔案工作者很難在全國范圍內(nèi)，運用同一種方式對檔案進行序列化管理；第三個方面，我國在檔案科學序列管理方面的檢索工具還不夠完善，導致檔案工作者無法科學地對檔案進行合理的序列化管理。

檔案中含有大量的信息數(shù)據(jù)，具有非常高的信息數(shù)據(jù)分析價值，對于檔案內(nèi)含有的豐富信息數(shù)據(jù)進行合理分析，可以采用序列化管理方式，對其進行序列分類。經(jīng)過序列化處理之后的檔案信息，檔案工作者能夠直接對其進行特征分析與研究，然后通過傳統(tǒng)的序列分析算法對其蘊含的意義進行深入的挖掘，獲取它所存在的價值。

第9篇：檔案管理的方法范文

Abstract With the continuous development of the information times， the archives management of hospital to gradually realize the informationization development， strengthen the information age background of hospital archives management， help to improve the efficiency of the management of hospital archives and promote the hospital sustainable development. Aiming at the common problems of the current hospital archives management， this paper puts forward the development strategy of archives management in the future， which aims at providing some theoretical basis for the archives management of the hospital.

Key words archive management； hospital management； informationization management； strategy

0 引言

在新時期，管理信息化是醫(yī)院發(fā)展過程中的一個重要趨勢，隨著信息化技術的不斷發(fā)展和應用，在醫(yī)院的發(fā)展過程中加強管理信息管理系統(tǒng)的構建，可以提高醫(yī)院的管理效率，促進各項管理工作準確及時完成。檔案管理指的是對醫(yī)院的各種檔案進行統(tǒng)一整理和管理的重要過程，比如制定檔案管理標準、對各種檔案進行收集與匯總、對檔案進行編排、對檔案進行保存等。當前醫(yī)院檔案管理過程中還存在很多問題，比如醫(yī)院管理人員在進行檔案管理的過程中缺乏先進的管理意識，對現(xiàn)代化理念的認知程度不夠等，這些都會導致醫(yī)院檔案管理水平下降，而且會導致很多檔案丟失現(xiàn)象出現(xiàn)。

1醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和檔案管理要求

檔案管理是醫(yī)院發(fā)展過程中的一個重要內(nèi)容，是對于醫(yī)院的各種醫(yī)療信息、病人的就診信息進行匯總的過程，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，除了加強對各種醫(yī)療方法的研究、加強對醫(yī)院經(jīng)濟水平的管理，還應該要加強對醫(yī)院的檔案管理工作的重視。當前很多醫(yī)院雖然開始重視醫(yī)院的檔案管理工作，但是在檔案管理過程中都存在一些問題。比如在日常檔案管理工作中，有的工作人員在檔案的整理過程中，采用人工歸檔和保存的方式，隨意勾畫，而且保存不當使得很多資料年久丟失，對醫(yī)院的發(fā)展而言是一種損失。在進行檔案管理的時候，依舊對醫(yī)院的檔案管理沒有做出統(tǒng)一的要求，因此醫(yī)院檔案管理處于比較隨意的狀態(tài)，即使是實現(xiàn)信息化管理，也缺乏統(tǒng)一的管理機制，因此使得醫(yī)院檔案管理效率低下。加上當前很多醫(yī)院的檔案管理部門沒有進行規(guī)范化管理，檔案管理人員水平不高，很多檔案管理人員停留在傳統(tǒng)的管理理念上，對信息化和現(xiàn)代化的認識不夠，因此導致檔案信息缺乏，檔案丟失。另外，當前很多醫(yī)院在檔案管理中還存在一個嚴重的問題就是重管輕用，檔案開發(fā)利用率低。即使是采用傳統(tǒng)的方法對檔案進行收集、整理、歸檔之后，也沒有積極加強對檔案資源的利用，當然，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因就是人工查詢難度較大、復雜程度較高，因此使得很多人在工作中不愿意去對各種檔案資料進行查詢。

在檔案管理過程中，應該要結合當前的信息時代背景，對檔案管理工作進行統(tǒng)一規(guī)范和管理。比如醫(yī)院的檔案管理應該要做到規(guī)范化，對于各種檔案要進行科學的分類和存儲，便于醫(yī)院工作人員的調(diào)用。在檔案管理過程中要有統(tǒng)一的標準，比如檔案的內(nèi)容模式、存檔的格式等，都要進行統(tǒng)一規(guī)定，從而使得各個部門的檔案管理工作可以更加規(guī)范化，也便于整個醫(yī)院對所有部門的檔案進行統(tǒng)一管理。另外，在檔案管理過程中還應該要考慮到使用者的用戶體驗，要從使用者的角度著手，對檔案的檢索以及利用的端口進行開發(fā)，借助各種計算機信息技術，使得各種檔案資料能夠真正在醫(yī)院內(nèi)部實現(xiàn)共享，為醫(yī)院各個部門的發(fā)展奠定堅實的理論基礎。

2 醫(yī)院檔案管理策略探討

2.1 提高檔案工作認識程度

醫(yī)院檔案工作管理過程中之所以出現(xiàn)效率不高的問題，一個重要的原因就是對檔案工作的認識程度不夠高。對此，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，應該要加強對檔案工作的重視。首先，要對檔案管理人員進行教育，使得檔案管理人員能夠樹立起應有的責任感和使命感，能夠?qū)ぷ鲬B(tài)度進行端正，對檔案工作產(chǎn)生全新的認識，了解檔案工作在醫(yī)院工作中的重要性，從而提高工作的積極性和熱情。其次，要加強對檔案工作的考核與管理，從考核與管理的角度出發(fā)，可以加強員工對檔案工作的重視。比如醫(yī)院要加強對檔案工作的領導，要定期檢查、指導工作，以便能及時發(fā)現(xiàn)問題，立即解決，而且要將檔案工作考核結果與工作人員的職位晉升進行有效聯(lián)系，從而使得工作人員能夠?qū)n案工作更用心。

2.2 改革傳統(tǒng)的檔案管理方法

醫(yī)院在長期的發(fā)展過程中，對檔案管理的重視程度不夠，很多時候都沒有重視對醫(yī)院現(xiàn)有的資源進行充分的利用，因此導致很多醫(yī)院的各種資源得不到充分利用，存在十分嚴重的浪費行為，對于醫(yī)院的發(fā)展也是一種嚴重的阻礙。在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展過程中，應該要對傳統(tǒng)的檔案管理制度進行改革，借助各種管理系統(tǒng)，對醫(yī)院的經(jīng)濟活動以及醫(yī)院的發(fā)展過程中的各項任務進行細分，并且對其進行考核，從而促進醫(yī)院的全面發(fā)展。比如在醫(yī)院檔案管理過程中，可以分別對醫(yī)院的各個部門的檔案信息進行匯總，要建立統(tǒng)一的檔案管理辦法，促進檔案管理過程中的各種問題的解決，從而使得各種資源可以得到有效利用，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 構建數(shù)字檔案室，促進檔案信息化發(fā)展

數(shù)字檔案是未來醫(yī)院發(fā)展的一個重要趨勢，對于檔案室信息資源進行整合，一個重要環(huán)節(jié)就是要加強醫(yī)院各個部門之間的聯(lián)系，從而可以將各種檔案信息匯總，形成數(shù)字文檔，數(shù)字文檔的存儲是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎的，其存儲空間較大，可以滿足越來越大的檔案存儲需求。因此醫(yī)院應該要建立數(shù)字檔案室，對硬件網(wǎng)絡容量進行配置和完善，要配置滿足檔案室存儲、查詢等需求的各種服務器、掃描儀、打印機等設備，以滿足海量的檔案室信息處理需求。而且各個部門之間要對數(shù)字檔案有清晰的認識，在各個部門中要形成準確的數(shù)字檔案，然后再在檔案管理部門進行匯總，為醫(yī)院發(fā)展提供更多的信息資料。

2.4 加大對數(shù)字檔案信息資源管理人員的培訓力度

新時期檔案的主要模式是數(shù)字化，但是在傳統(tǒng)的檔案管理中，數(shù)字化程度還不夠，一方面就是由于檔案管理人員對信息化的認識不夠，導致管理水平較低。檔案建設的效率與人才隊伍的質(zhì)量息息相關，當前加強數(shù)字檔案信息資源整合，一個重要的方面就是要建設一支高素質(zhì)的人才隊伍。在人才選拔方面，要嚴格把關，選擇具有檔案室管理知識以及信息管理知識的綜合型人員參與到檔案信息資源管理和整合過程中。而且要在日常工作中加強對檔案管理人員的培訓，加強各種現(xiàn)代化技術的培訓，使得檔案管理人員可以掌握更多信息技術，促進檔案工作的效率不斷提升。

2.5 加強對檔案管理的長期規(guī)劃

在醫(yī)院的發(fā)展過程中，經(jīng)常會對醫(yī)院的發(fā)展方向進行規(guī)劃，比如醫(yī)院的規(guī)模、診療的科目、醫(yī)療設備、人員等，都有十分詳細的規(guī)劃，但是對于檔案管理而言，卻沒有一個長期可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃，因此使得檔案管理不能適應醫(yī)療業(yè)務的飛速發(fā)展。近年來，科學技術的不斷進步與發(fā)展，使得計算機網(wǎng)絡技術在很多醫(yī)院的管理中都有了十分廣泛的應用，使得醫(yī)院各個部門的工作效率有了很大提升。但是在檔案管理上計算機系統(tǒng)的應用還比較少，依舊在采用人工收集歸檔的方式進行處理。對此，醫(yī)院應該要將檔案管理納入醫(yī)院的長期規(guī)劃中，考了到檔案管理的設計和建設工作，要根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模以及需要，對檔案轉型升級過程中需要的各種設備加強投入，比如加強對各種計算機的配備、構建專門的網(wǎng)絡等，并且要加強對專業(yè)人員的培訓，從而使得檔案管理能夠和醫(yī)院的業(yè)務發(fā)展相適應，也實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.6 加強對檔案安全的管理

信息技術的應用使得醫(yī)院檔案管理效率得到提升，但同時也會帶來較大的安全隱患，尤其是互聯(lián)網(wǎng)中的安全隱患，是一個最大的障礙。比如一個惡意的數(shù)據(jù)包就有可能導致各種設備出現(xiàn)癱瘓，最終使得各種信息出現(xiàn)泄漏。只有不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的安全意識，才能從根本上杜絕一些危害的出現(xiàn)。比如引導醫(yī)院的醫(yī)院員工形成主動的安全觀念，使得他們在使用計算機以及網(wǎng)絡的時候可以注意不要去點一些不安全的網(wǎng)站，不會下載一些非法的東西，從而確保醫(yī)院的網(wǎng)絡處于安全的狀態(tài)，不會導致醫(yī)院的檔案信息的泄露。同時，還應該要采用技術手段對各種安全隱患進行控制。在醫(yī)院的發(fā)展過程中，為了對各種信息進行安全保護，則必須要從技術手段加強安全保護，比如對于醫(yī)院的電腦，要安裝防病毒系統(tǒng)，購買一些正版的殺毒軟件，安裝防火墻等，使得醫(yī)院的內(nèi)部信息系統(tǒng)可以得到有效的保護，不斷提高醫(yī)院的網(wǎng)絡安全水平。