成人教育檔案管理的信息化建設(shè)2篇
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（一）
1.信息化建設(shè)投入不足。目前，我國高等教育已進入大眾化階段，高等教育的規(guī)模日益擴大，在校生日益增多。但在高等教育具體實踐中，也面臨著資金緊張等諸多困難。在各高校資金預(yù)算中，對于檔案信息化建設(shè)的投入資金比例相對較低，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國多數(shù)高校檔案館不僅缺乏檔案管理信息化的必要硬件設(shè)備，而且也缺乏相應(yīng)的配套軟件。而硬件設(shè)備和專業(yè)軟件是高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，不具備信息化建設(shè)的硬件和軟件，成人教育檔案管理信息化建設(shè)只能是紙上談兵。
2.資源收集、利用不到位。目前，大多數(shù)高校成人教育檔案收集求大求全，檔案管理人員保存檔案時對檔案資料根本不進行篩選，這樣一來，檔案材料確實是非常全面，但是大量無用的垃圾文件阻礙了有價值檔案資料的開發(fā)利用。此外，現(xiàn)在的高校成人檔案管理，不同程度地存在著重收集、整理、貯存，而輕開發(fā)利用的傾向，加之管理不科學(xué)，檔案管理人員服務(wù)意識差，不僅使原有的檔案資料難于充分、合理地使用，也難于開發(fā)新的檔案資源。這種被動式的服務(wù)和不求效益的觀念嚴重阻礙了檔案功能的發(fā)揮與檔案管理工作的開展。
3.檔案管理人員整體素質(zhì)不高。人是高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，但目前各高校成人教育檔案管理隊伍的素質(zhì)不高，真正的全日制專科或本科學(xué)校檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)的人很少，現(xiàn)有的檔案管理人員要么是轉(zhuǎn)行做檔案管理工作，要么是兼職做檔案管理工作，他們很難深入地、全面地理解高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，在檔案管理中只是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，沒有主動地去提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極參與到高校檔案管理信息化建設(shè)工程中來，在一定程度上阻礙了高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)的進程。
二、高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)的有效對策
1.加大信息化建設(shè)的投入。高校要提高檔案管理意識，重視高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)，把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，從政策和財政兩個方面對成人教育檔案管理信息化建設(shè)予以傾斜。在政策上，要在全校營造檔案管理信息化建設(shè)氛圍，讓廣大師生認識到檔案的重要性，全員參與檔案管理信息化建設(shè)；在財政上，應(yīng)設(shè)置成人教育檔案管理信息化建設(shè)專項資金，購置檔案管理信息化建設(shè)所需的硬件和軟件設(shè)備，加強對資金使用的監(jiān)管，提高資金使用效率，推動成人教育檔案管理信息化建設(shè)工作，使其能更好地服務(wù)于成人教育管理和學(xué)校的整體發(fā)展。
2.合理構(gòu)建檔案信息資源體系。檔案管理信息化的核心是科學(xué)合理地建設(shè)檔案信息資源體系，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享。一是信息資源收集上，在高校成人教育檔案收集中，一定要選擇那些反映本校成人教育管理進程和成果的檔案，避免求大求全的錯誤傾向，剔除零碎的、無足輕重的檔案信息。為此，可以依據(jù)國家相關(guān)法律制定本校電子檔案管理辦法等，使檔案信息收集工作有章可循。二是信息資源利用上，要轉(zhuǎn)變以往重藏輕用的思想觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，以多種檔案資源產(chǎn)品及高品質(zhì)的服務(wù)使檔案發(fā)揮其價值，造福于社會。
3.提高管理人員整體素質(zhì)。在高校成人教育檔案管理信息化的建設(shè)過程中，檔案管理人員既要有良好的職業(yè)素養(yǎng)、扎實的理論和科技知識，還要具備較強的開拓創(chuàng)新意識，能夠深刻理解檔案管理的工作流程。目前，高校成人教育機構(gòu)可通過內(nèi)部人員培養(yǎng)和外部人員引進等方式解決信息化人才缺乏的問題。在內(nèi)部人員培養(yǎng)方面，應(yīng)重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，創(chuàng)造機會開展校內(nèi)各部門之間以及各高校之間教育檔案工作人員的業(yè)務(wù)交流，使他們就工作中出現(xiàn)的新情況、新問題及新的解決方法進行積極的探討和研究，引導(dǎo)和幫助他們更新觀念，強化教育檔案管理信息化建設(shè)意識；在外部人員引進方面，應(yīng)主動吸收高素質(zhì)人才加入到高校成人教育檔案管理隊伍中來，為成人教育檔案工作隊伍注入新鮮血液。
作者：蒙海理 單位：廣西欽州學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院
（二）
一、成人教育檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
1、不能以正確的態(tài)度對待成人教育檔案管理。在我國教育部頒發(fā)的相關(guān)規(guī)定中，檔案管理工作是高?；A(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容。但是受傳統(tǒng)觀念的影響，以及其他因素的影響廠些高校只對全日制的學(xué)生檔案進行正常的檔案管理工作，而對成人教育的學(xué)生檔案則沒有給予認真對待與管理。使得檔案的搜集工作不到位，整理、保管以及利用工作也很難積極展開。
2、管理方法不得當(dāng)。隨著越來越多的人加入到成人教育的行列中成人教育的辦學(xué)層次逐漸有了高起專、專升本、第二本科等諸多層次而辦學(xué)形式也有了函授、面授、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等諸多形式極大的豐富了成人教育的教學(xué)內(nèi)容。傳統(tǒng)的人工檔案管理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代成人教育的檔案管理需求，再加上一些檔案管理人員管理方法不得當(dāng)更是極大的阻礙了成人教育的發(fā)展壯大。
3、管理信息化水平較低檔案信息的利用程度不高。由于檔案管理信息化對信息技術(shù)的要求較高，并且要求高校必須要配備一定的硬件設(shè)施，且并必須要具備相應(yīng)的信息專業(yè)人才進行檔案管理工作。但很多高校并不能完全做到這些信息化管理水平較低。再者受管理水平的限制與影響，成人教育的檔案也并沒有得到全面的開發(fā)利用使得檔案管理失去了一定的管理意義。
二、實現(xiàn)成人教育檔案管理信息化的途徑與措施
1、做好檔案的收集與整理工作。要做好成人教育檔案管理信息化建設(shè)首先就要做好檔案的收集整理工作這是檔案管理的基礎(chǔ)工作。只有將檔案正確合理的歸類整理才能各個利于后期的信息化管理。一般檔案收集都是采用集中收集法與平時收集法兩種形式或者將兩者結(jié)合起來崖面收集所有的檔案信息資料。
2、按照相關(guān)規(guī)定做好歸檔工作。為了規(guī)范檔案管理工作我國制定了相關(guān)的法律法規(guī)，對高校的檔案管理提供了一定的法律依據(jù)。為此在具體的檔案管理工作中高校必須要嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)條例高校領(lǐng)導(dǎo)也必須要重視起成人教育的檔案管理工作，加強檔案管理信息化建設(shè)。同時要將關(guān)于成人教育的檔案管理工作納入學(xué)校的日常工作計劃中建立并完善檔案管理制度加大對信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，促進檔案管理信息化的進一步發(fā)展。
3、實現(xiàn)成人教育檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理的自動化以其大容量、高速、準(zhǔn)確的特性大大提高了處理檔案信息的能力使我們能夠及時、準(zhǔn)確、全面地向利用者提供所需檔案從而為整個成人教育工作服務(wù)。要充分利用高校的人才資源開發(fā)出一個切實可行的計算機檔案管理軟件系統(tǒng)建立檔案信息網(wǎng)站。一方面這些檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫可供檔案管理人員使用另一方面河以建立檔案信息查詢系統(tǒng)，使需要者在最短的時間內(nèi)查詢到所需要的檔案信息。
4、加快成人教育檔案管理工作者的信息化培訓(xùn)。成人教育檔案管理的現(xiàn)代化要求管理者不僅要有扎實的基礎(chǔ)理論知識，還要有過硬的業(yè)務(wù)技能和良好的職業(yè)道德規(guī)范，通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)和專業(yè)培訓(xùn)，才能滿足新形勢下成人高等教育發(fā)展與改革對檔案工作的需要提高成人教育檔案管理信息化的水平。
三、結(jié)語
總之，另外針對當(dāng)前假文憑泛濫的社會現(xiàn)象池需要通過建立檔案信息管理系統(tǒng)來防治只有通過檔案管理信息系統(tǒng)建立健全的學(xué)歷證書查詢系統(tǒng)，才能使假學(xué)歷假證書無用武之地。尤其是對于成人教育來講更是保護成人教育質(zhì)量，維護成人教育信譽的重要手段與途徑。
作者：孟悅 孫寶輝 單位：吉林大學(xué)農(nóng)學(xué)部
