財務咨詢公司代理記賬流程內部控制
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財務咨詢公司代理記賬流程內部控制我國如今不斷鼓勵中小企業(yè)的發(fā)展，因此中小企業(yè)在我國數量繁多，但是很多中小企業(yè)并沒有設置專門的會計機構，并且會計制度不健全，這就需要代理記賬公司充當它們的會計機構。良好的內部控制能夠保證代理記賬流程的合規(guī)性和合法性，確保代理記賬業(yè)務的高質量，因此加強代理記賬流程中的內部控制對于財務咨詢公司來說非常緊要。對C財務咨詢公司代理記賬過程中所反映的內部控制問題進行研究，主要從代理記賬的流程出發(fā)，分析并找出其內部控制存在的基礎會計工作不規(guī)范、員工工作懈怠缺乏謹慎性和核算不及時的問題，并提出較合理的解決措施。
1C公司代理記賬流程的內部控制現(xiàn)狀
1.1業(yè)務委托約束
在進行業(yè)務委托時，客戶首先給C公司致電，詢問基本情況。電話中對業(yè)務有了基本了解后，來公司進行面談，C財務咨詢公司的經理決定是否接受客戶委托。若接受委托，則與客戶企業(yè)商討如何具體進行業(yè)務操作、代賬費用等。目前C公司在代理記賬流程主要的控制點為進行代理記賬業(yè)務前的與客戶簽訂委托協(xié)議環(huán)節(jié)，具體控制流程如圖1-1所示。C公司會對委托企業(yè)的規(guī)模、經營狀況、是否盈利進行考察，確?？蛻羝髽I(yè)有能夠及時繳納代賬費的能力，再選擇是否進行合作。但是在此過程中，C公司對于簽訂代理記賬委托合同并不看重，只是進行了簡單的協(xié)議。這種行為可能會造成客戶企業(yè)對于記賬費一拖再拖，造成不必要的麻煩。
1.2業(yè)務執(zhí)行控制
C財務咨詢公司目前共有24名員工，其中23名專職會計，一名法人。公司行政管理人員只有三名，總經理、總監(jiān)和主管，其中經理即為法人。在審核原始憑證此項最為重要的環(huán)節(jié)中，C財務咨詢公司的會計人員通過以下兩個方面進行：(1)審核原始憑證是否合規(guī)合法，根據國家的有關規(guī)定，審核原始憑證所反映的經濟業(yè)務是否違法，對財經制度的規(guī)定有沒有違反，是不是在計劃預算范圍內，?？顚ｍ椩瓌t是否真的貫徹，偽造憑證的違法行為存在與否。(2)審查原始憑證是否完整正確。即審查原始憑證的內容和填制程序是否嚴格按照國家規(guī)定執(zhí)行。首先憑證的合法性需要被審核，其次原始憑證上有關數量、單價、金額的真實性也需要被審核。但是在填制憑證之后進行的審核記賬憑證環(huán)節(jié)卻沒有做到制單人員與稽核人員不能為同一人的要求，由于每個代賬會計負責的公司眾多，工作量很大，C財務并未設置專門的稽核人員，所有憑證審核都是由制單的會計人員自行審核的，這很容易造成會計信息失真的情況。
2C公司代理記賬流程中存在的問題
2.1會計基礎工作不規(guī)范
在做賬方面，C財務咨詢公司對有的委托企業(yè)沒要求給予對賬單和回單，因此銀行存款賬面問題不少，比方說:由于沒銀行對賬單和回單，當會計人員做賬時，會計人員不知道客戶的收入到底有沒有到賬，所以一般都是記應收賬款或者庫存現(xiàn)金，所以等到和銀行進行對賬時，便發(fā)現(xiàn)賬面金額與實際金額對不上，造成銀行對賬單與銀行存款賬面余額不等的情況。再次，由于會計人員沒有及時查清緣由，就擅自調整賬面余額，這便造成很多會計問題。再比方說會計分錄所記載的內容不規(guī)范完整，沒有有效的原始憑證支撐，沒有按照要求進行憑證的整理、粘貼，記賬憑證沒有對日期進行記錄或是即便記錄了也是記錄的日期混亂，沒有填寫附件張數或者亂寫一通，還有一些明細科目記載的不夠詳細詳盡。因為一個會計同時會對許多公司的賬目負責，又必須在規(guī)定時間完成，作為一個代理記賬會計，很有可能在做賬時對原始憑證的審核粗心大意，設置賬簿、進行賬簿的編寫登記很可能不符合國家相關法律法規(guī)的要求。以上種種會導致客戶企業(yè)真實的財務狀況和經營狀況不能被會計報表很好地反映。
2.2代賬會計工作懈怠缺乏謹慎性
C財務咨詢公司員工的工資構成為基本工資加上代賬提成，其中資本工資根據職稱的高低變化，沒有獎金，每個月的工資基本都是固定的。同時，公司規(guī)模較小，晉升空間小?；鶎訂T工們的工作熱情低下，工作態(tài)度消極，也不嚴謹，只是為了完成業(yè)務而做賬。所以便出現(xiàn)了記賬憑證混亂、賬簿設置不規(guī)范等現(xiàn)象，造成經濟責任不清。并且員工的需求是隨時變化的，當低層次的需求滿足了以后，他們就想要尋求更高的需求，特別是一些具有高素質又身懷抱負的員工，當C財務咨詢公司無法再滿足他們的需求時，便覺得工作無趣沒有挑戰(zhàn)性，也有可能造成工作懈怠、熱情低下，很有可能在工作中出現(xiàn)差池。同時報酬水平和本單位相同地位具有相同貢獻的同類人員的報酬水平不一致時，高素質人才就會產生心里不平衡的情緒，工作態(tài)度一落千丈，抱著只要賬平就好的心態(tài)工作，并沒有考慮委托企業(yè)的實際情況進行做賬，從而影響了代理記賬流程的質量。
2.3會計核算不及時
現(xiàn)代企業(yè)對會計的要求不再只是簡單做賬，而是需要會計為企業(yè)的經營發(fā)展提供方向上的引導，由于代理記賬業(yè)務只是對企業(yè)一定時期內發(fā)生的業(yè)務進行匯總核算，基本都是每月20號之后或者是每月月初才會進行集中會計核算，對于C財務咨詢公司來說，每月需要定期完成的事情較多，但是到了月初的集中報稅期，會計人員的工作量大幅度增強，他們在短時間內對突發(fā)情況無法做出靈活反映，進一步增加了實際代理記賬過程中部分業(yè)務操作不規(guī)范的風險。代賬會計工作主要是核算當期的經營業(yè)務，這就使會計在企業(yè)管理經營過程中失去了應有的監(jiān)督作用，這種事后核算模式不能給委托企業(yè)的經營出謀劃策，并且這種事后核算的模式在代理記賬過程中有可能帶來會計資料不完整和可信度降低的風險，造成代理記賬流程內部控制的失效。
3C公司代理記賬流程內部控制問題的解決措施
3.1加強業(yè)務承接控制
3.1.1加強管理層意識。管理行為過程的主體是企業(yè)管理者，他具有著一定的責任和權力，擁有管理能力，在公司管理活動中起關鍵性作用。因此身為C財務咨詢公司的負責人要充當一個優(yōu)秀領頭羊，發(fā)揮應有的作用，在代理記賬業(yè)務中,追求的不僅僅是數量，更重要的是質量。C財務咨詢公司要隨時加強對會計政策、法規(guī)文件的宣傳，定期定點組織公司會計人員學習，還可以讓員工撰寫學習感悟等方式來增強員工的會計法律法規(guī)意識。對公司的規(guī)章制度予以規(guī)范,委托企業(yè)逃稅漏稅的請求絕不答應更不會給予幫助，與客戶企業(yè)要簽訂委托代理合同時要做到非常明確,對雙方的權利義務加以說明，必須辦理委托手續(xù)、簽訂業(yè)務委托書、委托單位承諾提供真實、有效、合理、合法、完整的會計資料,委托單位承諾按照法律法規(guī)的規(guī)定,進行會計核算。3.1.2建立健全委托流程。C財務咨詢公司在接受委托時，應該要對客戶企業(yè)的業(yè)務規(guī)模、經營狀況進行考察，分析它的盈利能力。通過業(yè)務規(guī)模和經營狀況來決定它的收費標準，通過盈利能力來判斷企業(yè)能否將記賬費用按時支付，由于C財務咨詢公司的客戶的規(guī)模都不是很大，我們可以通過客戶的營業(yè)收入和利潤進行分析。要想代理記賬順利開展，就要簽訂委托合同，明確雙方的責任與義務，委托單位需要承諾所提供的會計資料必須是真實的、合法的、有效的、完整的，而C財務咨詢公司必須承諾會計核算是按照國家的相關規(guī)定和要求進行的，隨后進行會計資料的交接，開始代理記賬的服務。
3.2改善業(yè)務執(zhí)行環(huán)境
3.2.1建立內部監(jiān)督機制。對于代理記賬公司來說，內部監(jiān)督是企業(yè)內部保證企業(yè)內部控制的非常重要的一個制度體系，建立完整有效的企業(yè)內部監(jiān)督體系非常關鍵。因此對于C財務來說，保證代理記賬流程的內部控制質量，建立健全其內部監(jiān)督機制刻不容緩。建立有效的內部監(jiān)督機制可以從以下幾個方面入手：(1)保證原始會計信息的真實性和完整性。(2)設置專門的稽核人員，對填制后的憑證進行審核，確保填制憑證的合法合規(guī)，若發(fā)現(xiàn)問題，可填制在績效考核表中，對其薪資造成影響，加強對記賬人員的監(jiān)督。(3)形成經理監(jiān)督主管和總監(jiān)，主管和總監(jiān)監(jiān)督手下會計人員，會計人員相互監(jiān)督的監(jiān)督體系[1]。3.2.2開拓C財務咨詢公司獲取外部信息的渠道。企業(yè)稅收政策信息可以通過稅局網站、稅務周刊或稅務專管員處獲??；而業(yè)務方面的信息，企業(yè)可以建立統(tǒng)一的信息交流平臺，委托企業(yè)獲得的信息可以及時發(fā)布上去，負責的代賬會計都能獲得準確的會計訊息，以達到信息的有效、充分使用，實現(xiàn)企業(yè)資源的共享[2]。3.3加強人力資源建設3.3.1引進高素質人才。財務咨詢公司的工作人員整體業(yè)務素質并不是很高，在很多業(yè)務處理的過程中都會出現(xiàn)程序不規(guī)范的現(xiàn)象，因此，引進高素質的專業(yè)會計人員，采取“高帶低，高低同時學新”的策略就變得非常需要。對于那些基本的記賬規(guī)范和要求由有工作經驗的高素質會計人員帶水平較低的人員，同時為了保證“高人”帶的效率，可以將水平較低的工作人員的業(yè)績和其帶領者工資直接掛鉤，有徒弟在，其師傅就有其工作的提成，這樣既能提高高素質員工的工作熱情，又能提高水平較低員工的業(yè)務水平。C財務咨詢公司的會計從業(yè)人員學歷差距較大，學歷較低的會計人員可能會使代理記賬業(yè)務的質量受到影響，因此會計人員的學歷教育應該引起C公司管理者們的重視。會計教育不僅要重視高層次學歷的教育，同時也要重視多元化教育的開展，不同學歷的會計人員得到不同程度的培訓，使會計人員的學歷水平及知識素養(yǎng)得到全面的提高[3]。3.3.2建立合理的人才激勵機制。只有遵循物質激勵與精神激勵相結合、激勵與約束相結合等基本原則，C財務咨詢公司才能建立合理有用的人才激勵機制。C公司的管理者們要深入了解并盡可能滿足員工多種不同的個人心理需求，同時采取不同形式、有效的激勵手段，盡可能地激發(fā)底層會計人員的潛能，保證激勵機制的合理性和有效性。建立合理具有實效的激勵機制的具體手段如下：（1）精神激勵與物質激勵并重對于一些工作表現(xiàn)異常突出的優(yōu)秀員工，可以采用精神激勵的辦法給予工作上必須的肯定。舉例來說，C公司的管理者們可以向表現(xiàn)很好的員工給予鼓勵。對于期望被贊美的員工，總監(jiān)可以在開晨會時對他們的成績提出表揚，充分滿足他們的成就感。同時，也要適當的給予優(yōu)秀員工物質上的獎勵，比如設置獎金制度，優(yōu)秀員工多得獎金，當然也可以設定不同的級別和職位頭銜并創(chuàng)造出足夠的上升層次，以便讓員工能有動力不斷晉升。（2）約束與激勵有機結合約束與激勵是有機結合、缺一不可的約束機制，要通過適當、有用的激勵與約束機制，建立合理規(guī)范的業(yè)績考核制度，實施能者多得、優(yōu)勝劣汰的工作制度，提倡優(yōu)異者晉升的上崗制度，建立能進能出、能上能下的人事管理制度,促進人才的有序流動,真正做到人才的合理分配[4]。
注釋：
[1]李春林.試論不相容職務相分離的內部控制要求及缺陷[J].中外企業(yè)家，2018（22）:218-219.
[2]孫淼.財務公司內部控制研究[D].北京：首都經濟貿易大學,2018.
[3]曹衛(wèi)豐.規(guī)范我國會計代理記賬行為的相關建議[J].中國集體經濟,2017(34):104-105.
[4]韓燕芳.A公司內部控制研究[D].北京：北京交通大學,2014.
作者:徐正月 單位:新疆財經大學