基層檔案管理的歸檔與措施
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摘要：在檔案的一系列管理工作中，還存在一些缺陷和問題，尤其是在歸檔管理工作中，歸檔信息存在錯(cuò)誤或者不及時(shí)之類的問題由來已久。應(yīng)結(jié)合歸檔工作的具體特點(diǎn)和實(shí)際需求，在提升檔案信息利用價(jià)值和應(yīng)用水平的要求下，運(yùn)用科學(xué)措施和策略，改進(jìn)和優(yōu)化歸檔工作的具體程序和流程體系，加強(qiáng)檔案歸檔的管理效率和質(zhì)量水平。
關(guān)鍵詞：檔案管理；歸檔；措施
檔案信息的管理工作正面臨體制改革和創(chuàng)新的諸多關(guān)鍵問題，從中也發(fā)現(xiàn)了以往容易忽視的缺陷和不足，歸檔工作中出現(xiàn)的問題就很明顯的體現(xiàn)出當(dāng)前檔案管理工作的制度和體系并不完善?，F(xiàn)階段歸檔工作出現(xiàn)了很多亟待解決的問題，如果不能及時(shí)彌補(bǔ)制度性缺陷，歸檔后的檔案信息的應(yīng)用價(jià)值就會(huì)大大下降，進(jìn)而造成檔案管理類的工作效率和水平降低，因此提升歸檔工作和檔案信息應(yīng)用水平至關(guān)重要。
1.1保護(hù)意識(shí)薄弱。當(dāng)前管理人員在處理和整合檔案信息，進(jìn)而開展歸檔工作過程中，由于保護(hù)和安全意識(shí)較為薄弱，歸檔后的檔案并沒有得到妥善的保管和保存，以至于經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料丟失，使檔案資料缺乏完整性。還有一些管理人員并沒有認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，在工作中顯得極為懶散和懈怠，不重視保護(hù)寶貴的檔案資料。1.2制度不夠完善。之所以在歸檔工作中出現(xiàn)的不足和缺陷，歸根結(jié)底是因?yàn)槿狈ν晟坪徒∪臋n案信息管理制度和運(yùn)行機(jī)制，這是根本性的原因，也是目前檔案管理體制創(chuàng)新發(fā)展所必須要解決的問題。如果這個(gè)問題長期存在又得不到有效解決，那么就會(huì)造成各項(xiàng)工作缺乏必要的依據(jù)和參考，導(dǎo)致更多新問題和新矛盾出現(xiàn)，進(jìn)而阻礙管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。1.3歸檔不及時(shí)。在基層的檔案管理工作中，很多檔案被借閱和使用后并沒有及時(shí)歸還歸檔，這就是我們常說的歸檔不夠及時(shí)的問題。究其原因，一方面在于借走檔案的工作人員可能是粗心大意，抑或是還有其他工作要做，就沒有及時(shí)歸還檔案。而另一方面是檔案的管理人員沒有盡職盡責(zé)的保護(hù)檔案的完整性，認(rèn)為不及時(shí)的歸檔行為并不會(huì)產(chǎn)生什么危害。1.4管理人員業(yè)務(wù)能力欠缺。從事檔案信息管理的工作人員，從其日常管理工作的表現(xiàn)來看，其業(yè)務(wù)水平和工作能力并不能完全勝任這個(gè)工作崗位，也不具備檔案管理所需要的信心和耐心。這是由于檔案信息的種類類型有很多種，管理人員要對其進(jìn)行整理和分門別類，此時(shí)需要良好的工作心態(tài)和強(qiáng)大的思辨和邏輯思維能力。但是實(shí)際上具備這種工作能力和形態(tài)的工作人員還比較缺乏，工作人員對待工作不認(rèn)真，也不愿負(fù)起應(yīng)有的工作職責(zé)。
2加強(qiáng)檔案管理工作的對應(yīng)策略
2.1加強(qiáng)重視，為檔案管理工作提供發(fā)展環(huán)境。管理人員首先要轉(zhuǎn)變以往的工作態(tài)度，培養(yǎng)正確的管理理念，樹立良好的工作心態(tài)。在歸檔工作中要做好認(rèn)真負(fù)責(zé)，并且要積極改善工作的環(huán)境和氛圍，提高對檔案管理的責(zé)任心和管理意識(shí)水平。2.2建立健全的檔案管理制度。正所謂，沒有規(guī)矩，不成方圓。想要促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)展，就必須要建立健全的檔案管理制度。除此之外，還要嚴(yán)格要求檔案管理工作人員按照相應(yīng)的規(guī)章制度辦事。合理的制度的存在能夠有效地避免一些錯(cuò)誤的發(fā)生，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率。具體來說，檔案工作管理制度要根據(jù)單位的實(shí)際情況來制定。一般可以分為檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、二級(jí)檔案管理要求等相關(guān)規(guī)章制度。只有明確確定這些制度，才能夠確定檔案管理人員的義務(wù)和職責(zé)，確定檔案歸檔及利用的相關(guān)流程，從而使檔案管理工作豁然開朗，有條不紊。2.3加大投入，保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。隨著信息化管理體系的逐步完善，檔案歸檔的相關(guān)工作都開始使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件來處理工作上的各種事務(wù)。為了有效解決歸檔工作中的問題，應(yīng)加大資金和人力的投入，進(jìn)一步完善信息化和電子檔案的管理體系，依靠先進(jìn)的技術(shù)和控制系統(tǒng)來更好的保管檔案信息資料，督促其他工作人員及時(shí)歸還借出的檔案資料。2.4增強(qiáng)培訓(xùn)管理，提高工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和能力?；鶎拥臋n案管理單位和部門要健全自身的培訓(xùn)制度，結(jié)合檔案歸檔工作要求和基本原則，定期對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)開展檔案專業(yè)知識(shí)的專題講座，逐步提高管理人員的管理意識(shí)和工作能力，全面提升管理部門員工們的綜合物質(zhì)，增強(qiáng)處理業(yè)務(wù)問題的能力，并注重培養(yǎng)員工的責(zé)任心、耐心和良好的工作態(tài)度。基層檔案管理工作是一項(xiàng)需要大量人力、物力和財(cái)力共同支持的工作，只有改善檔案管理室的環(huán)境，增強(qiáng)工作人員的工作素養(yǎng)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能夠保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案資源的可持續(xù)利用。
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作者:于淼 單位:《學(xué)理論》雜志社
