事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

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摘要：近年來(lái)，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展下，我國(guó)行政事業(yè)單位的公益性質(zhì)發(fā)揮得淋漓盡致，會(huì)計(jì)檔案管理作為記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，規(guī)范行政事業(yè)單位發(fā)展，規(guī)避違法亂紀(jì)行為的重要載體，強(qiáng)化管理在新形勢(shì)下具有重要意義。鑒于此，文章著重分析研究了當(dāng)前行政事業(yè)單位下會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題，并對(duì)其提出了幾點(diǎn)有效的解決策略，旨在為促進(jìn)會(huì)計(jì)行業(yè)的良性發(fā)展獻(xiàn)力。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案管理；措施分析

作為我國(guó)的基層管理機(jī)構(gòu)，行政事業(yè)單位對(duì)促進(jìn)國(guó)家發(fā)展，充分發(fā)揮其公益性?xún)r(jià)值有著重要的作用，在行政事業(yè)單位中積極加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理不僅是適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，更是強(qiáng)化公益性發(fā)揮的大勢(shì)所趨，重視并積極加強(qiáng)檔案管理工作也是新時(shí)期行政事業(yè)單位發(fā)展中需要重點(diǎn)落實(shí)的問(wèn)題。

一、會(huì)計(jì)檔案概述

會(huì)計(jì)檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分，主要包括會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)以及財(cái)務(wù)報(bào)告等相關(guān)的資料，它主要反映的是企事業(yè)單位所開(kāi)展的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)運(yùn)行中的資料證據(jù)，通過(guò)會(huì)計(jì)檔案可以有效的了解各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的開(kāi)展情況，從而了解單位相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行情況，但是會(huì)計(jì)檔案與文書(shū)和科技檔案相比仍存在一定的不足，主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案的范圍以及所涵蓋的方面更加廣泛，并且檔案的類(lèi)別更加穩(wěn)定，其形式也是多種多樣，分為永久保存和定期保存，永久保存的檔案不可進(jìn)行銷(xiāo)毀，定期保存的檔案也具有不同的保管時(shí)間。一般來(lái)說(shuō)，企事業(yè)單位的年度預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)告等需要進(jìn)行永久的保存，而會(huì)計(jì)憑證和具體明細(xì)賬可以進(jìn)行定期保管。會(huì)計(jì)檔案可以揭露責(zé)任事故，有效的打擊經(jīng)濟(jì)方面的犯罪，并且能夠?yàn)榻鉀Q糾紛提供依據(jù)，從而有效處理遺留的經(jīng)濟(jì)事務(wù)所提供的記錄。因此，相關(guān)企事業(yè)單位需要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，從而方便檔案的查閱。

二、行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

當(dāng)前，行政事業(yè)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制不完善，主要體現(xiàn)在很多事業(yè)單位，特別是一些規(guī)模相對(duì)較小的行政事業(yè)單位并沒(méi)有結(jié)合國(guó)家的規(guī)定制定符合自身發(fā)展的會(huì)計(jì)檔案管理制度，仍然按照原先較為簡(jiǎn)單的方式展開(kāi)會(huì)計(jì)檔案管理，這種情況的管理方式會(huì)存在較多的弊端，并且少數(shù)行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度缺乏強(qiáng)有力的執(zhí)行力度，造成流于形式，難以發(fā)揮應(yīng)有的作用，久而久之會(huì)出現(xiàn)程序不嚴(yán)，要求不明等現(xiàn)象的發(fā)生。其次，當(dāng)前行政事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理制度缺少?lài)?yán)格的監(jiān)督機(jī)制，一些事業(yè)單位在接受相關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)以及審計(jì)工作的過(guò)程中，很少將其規(guī)范化管理當(dāng)作重要檢查事項(xiàng)，由于對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督工作方面的疏忽，會(huì)出現(xiàn)一些行政事業(yè)單位人員借此機(jī)會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行篡改以此來(lái)達(dá)到自己的目的，當(dāng)前有很多經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)經(jīng)常出現(xiàn)這類(lèi)事情，造成了大量公款被挪用，致使事業(yè)單位的公益性難以得到真正的發(fā)揮，由于缺少相互制約監(jiān)督的機(jī)制，更是容易滋生出會(huì)計(jì)檔案造假等情況的發(fā)生。最后，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入不足，很多事業(yè)單位的財(cái)政部門(mén)并沒(méi)有經(jīng)費(fèi)投入的明確規(guī)定，甚至缺乏例行經(jīng)費(fèi)預(yù)算，再加上管理者對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重視不足，更是忽視了對(duì)其的投資，還有些行政事業(yè)單位會(huì)未經(jīng)允許私自挪用會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)費(fèi)，原本安排于檔案管理的資金被不明挪用，從而造成需要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)管理軟件、招聘人才的經(jīng)費(fèi)缺失，無(wú)法實(shí)質(zhì)性的提升會(huì)計(jì)檔案管理工作水平，從而造成會(huì)計(jì)檔案管理不夠規(guī)范，甚至造成當(dāng)?shù)匦姓聵I(yè)單位的會(huì)計(jì)信息檔案管理工作過(guò)于落后，與當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求不相適應(yīng)。

三、有效提升行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平的重要舉措

（一）建立健全完善的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制

建立健全完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度是當(dāng)前行政事業(yè)單位有效提升檔案管理水平的重要舉措，完善的會(huì)計(jì)檔案制度可以保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的提升，從而幫助行政事業(yè)單位規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。那么行政事業(yè)單位的管理者需要結(jié)合國(guó)家有關(guān)部門(mén)的規(guī)定完善并健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，全面優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理流程，結(jié)合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范以及檔案管理辦法等全面認(rèn)真的規(guī)范其流程，結(jié)合自身實(shí)際制定切實(shí)可行的檔案管理制度，還要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使會(huì)計(jì)人員可以熟練掌握檔案管理的相關(guān)基本知識(shí)，從而提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。在對(duì)會(huì)計(jì)人員展開(kāi)培訓(xùn)后，需要對(duì)這一階段的培訓(xùn)情況進(jìn)行考核，檢驗(yàn)員工的培訓(xùn)情況，并將培訓(xùn)結(jié)果與員工的個(gè)人利益相掛鉤。特別是對(duì)于一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的行政事業(yè)單位而言，其管理者更是需要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度，通過(guò)端正態(tài)度來(lái)將這一意識(shí)貫穿到實(shí)際的行動(dòng)中去，從而真正做到提升行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理水平。

（二）完善會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督機(jī)制

加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督工作是提升行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平的又一重要舉措，行政事業(yè)單位的管理人員需要重視會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效開(kāi)展，并對(duì)其展開(kāi)合理的監(jiān)督環(huán)節(jié)，通過(guò)建立會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督工作機(jī)制，對(duì)檔案管理中的立卷、歸檔、保存、查閱、銷(xiāo)毀等工作進(jìn)行監(jiān)督，不僅要結(jié)合單位的具體會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容來(lái)合理規(guī)范立卷，還要及時(shí)規(guī)范檔案管理內(nèi)容，對(duì)會(huì)計(jì)憑證要進(jìn)行及時(shí)的整理裝訂。特別是在會(huì)計(jì)電算化的情況下，還要對(duì)會(huì)計(jì)賬頁(yè)進(jìn)行分類(lèi)處理，并且財(cái)政部門(mén)以及審計(jì)和稅務(wù)等部門(mén)在對(duì)其業(yè)務(wù)進(jìn)行審查的過(guò)程中，需要特別將會(huì)計(jì)檔案管理作為重點(diǎn)檢查內(nèi)容，督促整個(gè)行政事業(yè)單位形成重視會(huì)計(jì)檔案管理的良好風(fēng)氣。除此之外，還要加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)督，通過(guò)設(shè)置意見(jiàn)欄和電話(huà)歡迎廣大群眾對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面的監(jiān)督和意見(jiàn)的反饋，通過(guò)社會(huì)大眾的監(jiān)督來(lái)形成一種良好的會(huì)計(jì)檔案管理風(fēng)氣。

（三）加大會(huì)計(jì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入

加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面的投資是行政事業(yè)單位有效應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的必經(jīng)之路。單位的管理者需要重視會(huì)計(jì)檔案管理工作的價(jià)值，并付出實(shí)踐，在完善工作機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制的基礎(chǔ)上加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的投資力度，不僅要加強(qiáng)對(duì)硬件方面的投資，包括檔案管理環(huán)境的設(shè)置以及陳列架的檢查維修，還要加強(qiáng)對(duì)軟件方面的投資，保護(hù)會(huì)計(jì)檔案資料數(shù)據(jù)的安全完整，通過(guò)加大資金的投入，聘用專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)檔案管理人才來(lái)對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行有力的保護(hù)，還要引進(jìn)西方發(fā)達(dá)國(guó)家的專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件來(lái)應(yīng)用到自身的體系當(dāng)中，轉(zhuǎn)變以往檔案管理中存在的不足，從而在技術(shù)上提升行政事業(yè)單位檔案管理水平，保證其檔案管理工作可以充分的發(fā)揮出自身最大的價(jià)值。除此之外，行政事業(yè)單位管理者需要嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)費(fèi)管理工作，保證用于會(huì)計(jì)檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)得以完全投入到其檔案管理中，避免出現(xiàn)資金被不明挪用等情況的發(fā)生，行政事業(yè)單位內(nèi)部還需要成立會(huì)計(jì)檔案資金監(jiān)督小組，每隔一段時(shí)間讓小組內(nèi)成員對(duì)上一階段資金的使用情況與檔案管理的支出進(jìn)行核對(duì)，保證每一筆資金都能夠記錄到會(huì)計(jì)檔案管理中，若是資金支出核對(duì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)超出預(yù)算支出限額的，需及時(shí)向上級(jí)反映并進(jìn)行深入調(diào)查。

四、結(jié)論

總而言之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是新時(shí)期下行政事業(yè)單位良性發(fā)展的大勢(shì)所趨，更是行政事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)行的重要憑證，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作不僅要充分帶動(dòng)工作人員的積極性和思想意識(shí)，更是要通過(guò)完善管理制度，建立完善的監(jiān)督機(jī)制等各個(gè)方面來(lái)保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的各級(jí)開(kāi)展，促使會(huì)計(jì)檔案管理工作在行政事業(yè)單位中可以發(fā)揮其自身最大的價(jià)值。

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作者：呂敏 單位：甘肅省地質(zhì)調(diào)查院