中學檔案管理工作問題研究

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摘要：中學檔案內容涵蓋有教學、黨政管理等各種載體形式的檔案材料，是一個學校的工作印記，是學校的歷史記錄，是學校應該十分重視的一個環(huán)節(jié)。[1]在學校管理中，仍然存在著中學檔案方面的問題，為此，本文旨在梳理管理工作中出現的問題，并且根據問題提出工作效率的改進和提升方式。

關鍵詞：中學檔案；檔案管理；問題；解決措施

一、中學檔案管理工作存在的問題

目前在學校檔案管理中，主要面臨以下問題：

1.電子檔案的存在和出現越來越普及，電子檔案的使用及安全運營急需解決。由于現代信息技術不斷發(fā)展，檔案更多的以電子而非紙質的形式存在。[3]那么，如何存儲諸多的電子檔案并且分類整理，如何維護網絡的安全來保存這些檔案成為需要解決的問題。2.檔案管理的制度不完善，檔案有遺失的現象。部分學校的檔案室管理沒有明確的規(guī)章制度，對于檔案的借閱和歸還問題處理不當會造成部分檔案的遺失，且部分檔案室沒有專門的地方進行保管，檔案架沒有分門別類進行整理。3.缺少專業(yè)的檔案人員進行梳理，管理效率較差。部分學校是老師一職多務，由教學任務較少的教師承擔，檔案整理及技巧缺乏，專業(yè)知識和問題處理能力有限。

二、中學檔案管理工作效率的提升方式

1.建立電子檔案庫。在眾多的數據中，依托現今便利的檔案管理軟件，可以建立可靠的海量電子檔案庫，該電子檔案庫要求能和紙質檔案關聯并且同步。[4]同時，檔案辦公人員應該建立完善的電子化流程，支持檔案借閱、等，提供多種途徑，在線檔案檢索，以便于更加便捷地查閱各種檔案信息。同時，檔案館的專員應當建立電子檔案的關聯，方便各種信息的獲取，以便對這種辦公事務進行綜合性的評估和診斷，同時也能夠更加便捷地提供各種統(tǒng)計報表，方便對檔案管理的評估管理。當然，電子檔案的存在有利也有弊，電子檔案相比較傳統(tǒng)紙質版檔案來講，雖然信息量大、錄入更加便捷，但是也具有一定的風險性，比如網絡故障、電腦病毒導致的數據丟失等問題的發(fā)生，中學檔案管理的工作人員要不斷更新自己的電腦知識，從而靈活應對這些檔案管理中的問題。2.完善中學檔案管理制度。學校不僅僅要配置專門的檔案管理室便于各種檔案干燥耐久的存放，同時對于檔案管理也需要不斷地完善。檔案管理部門也是學校的一個重要部門，也應該具備完善的規(guī)章制度，應當有一個詳細的檔案管理流程。具體到不同檔案的分類、人員制度的管理、檔案的外借情況、檔案的整理和保存制度等等。比如說要做好檔案人員構成情況的統(tǒng)計，派專員按時按崗出勤檔案管理工作；要及時、準確地登記檔案的移交和接收，使得檔案的出入有詳細的表格記錄，這樣可以大幅度減少檔案缺失的現象；還有檔案不準外借的制度，如果的確因為工作需要將檔案帶出檔案室，需要明確借閱人信息、借閱的目的和歸還的日期。3.掌握必要的檔案管理技能和知識。不能夠只是讓教學任務較輕的教師負責學校的檔案管理工作，學校檔案室應該聘請專業(yè)的管理人員對檔案進行詳細的梳理，有專人負責檔案統(tǒng)計工作,按要求填報檔案統(tǒng)計報表,并做到迅速、真實、準確無誤。相關專業(yè)的管理人員對于檔案的標注、分類、標記、裝訂等具有專業(yè)的技能，學校要不定期開展檔案管理相關培訓，以期更大程度提高檔案管理人員的檔案管理技能。

三、結束語

中學的檔案管理在學校事務中起著舉足輕重的作用，針對中學檔案管理中的問題。本文列舉出中學檔案管理中電子檔案的出現，電子檔案的使用及安全運營急需解決；檔案管理的制度不完善，檔案有遺失的現象；缺少專業(yè)的檔案人員進行梳理、管理效率較差這三個主要問題，并且結合最新的管理理念針對上述問題提出解決對策，以期對中學檔案管理工作效率的提高提出一定的參考和借鑒建議。

參考文獻：

[1]黃莉莉.中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式研究[J].才智，2018(19):207.

[2]程蕾.試析中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式[J].辦公室業(yè)務，2018(11):122.

[3]曾小亮.中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式[J].文學教育(下)，2018(03):82-83.

[4]黃紅.中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式研究[J].課程教育研究，2017(12):213-214.

作者：秦曉玲 單位：重慶市酉陽第二中學校