企業(yè)檔案管理模式的改變及優(yōu)化途徑探討

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摘要:隨著我國社會的發(fā)展，我國的企業(yè)也得到了飛速的發(fā)展，再加上近些年來是大數(shù)據(jù)社會，我國企業(yè)的權(quán)利范圍實現(xiàn)了不斷的擴大，促進了企業(yè)的發(fā)展。但是同時，在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)方面出現(xiàn)了很多的問題。企業(yè)的檔案管理對于企業(yè)發(fā)展而言具有重要的作用，因此加強企業(yè)的檔案管理的信息化及建設(shè)，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題十分有必要。本文主要研究分析了當前大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，對大數(shù)據(jù)時代檔案管理提出了新路徑。以期能夠更好的實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，推動企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)時代;企業(yè)檔案;信息化建設(shè)

一、大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

(一)檔案數(shù)據(jù)方面發(fā)生了改變

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，企業(yè)的檔案管理發(fā)生了很大的改變。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理大多數(shù)都是紙質(zhì)的，隨著時代的發(fā)展，逐漸演化為多元方式的檔案，例如視頻、音頻等電子化的數(shù)據(jù)。這樣的數(shù)據(jù)采集方式更多，數(shù)據(jù)量也更大，涉及的范圍也更廣。企業(yè)的檔案種類以及數(shù)量都有所增加，這也就加大企業(yè)對檔案的管理難度。尤其是在大數(shù)據(jù)的背景下，數(shù)據(jù)的收集發(fā)生了很大的變化，大多數(shù)來源于網(wǎng)絡(luò)，加上現(xiàn)階段網(wǎng)民爆發(fā)式增長，使檔案信息收集不斷平民化、廣泛化。

(二)檔案管理理論方面的改變

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)源也發(fā)生了改變，在檔案的收集以及管理方面也發(fā)生了改變。這也就表示企業(yè)對檔案的管理也應該創(chuàng)新，不能再沿用傳統(tǒng)的檔案管理方案。首先，企業(yè)的檔案管理員應該轉(zhuǎn)變思想觀念，應該不斷的更新自己的知識體系，學習最先進的理論知識，從而提高對企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。這是因為傳統(tǒng)的檔案管理方法，相關(guān)人員都是從所采集的數(shù)據(jù)資料中選取有價值的信息來進行管理，那樣容易丟失一些有價值的信息，導致一些有潛在價值的信息被忽略，從而給企業(yè)造成一些不必要的損失。

(三)檔案服務(wù)方面的改變

當前，互聯(lián)網(wǎng)的普及，大數(shù)據(jù)的發(fā)展，人們的生活與工作都發(fā)生了很大的改變。例如在人們的購物以及醫(yī)療等方面都開始依托于網(wǎng)絡(luò)。對于企業(yè)的檔案管理而言，也應該創(chuàng)新方式。傳統(tǒng)的檔案管理需要人們到檔案館查詢，加大了查詢的難度，獲取信息較慢。而現(xiàn)在都可以通過網(wǎng)絡(luò)進行查詢，不僅方便快捷，還提高了效率。通過網(wǎng)絡(luò)獲取信息，提高了用戶的數(shù)量，從而更好的發(fā)揮了檔案資源的價值。

(四)對檔案管理進行安全創(chuàng)新

對于檔案管理而言，最為重要的就是確保檔案的完整，尤其是傳統(tǒng)的檔案文件，例如文字紙張以及膠卷等保存比較簡單。隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的突飛猛進，大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應用，檔案資料的種類越來越多，例如視頻、音頻、電子照片等，這些都給檔案管理安全帶來一定的挑戰(zhàn)。對于信息時代關(guān)于檔案管理中存在的困難其中包括檔案時限以及檔案管理方式以及技術(shù)等。從檔案時限上講，對于不同檔案的管理時限都是有著明確的規(guī)定，由于種種原因許多檔案沒有到期，但是就毀壞了。從管理模式以及技術(shù)上講，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)落后，采用信息化管理的方式不能立馬見效，同時不能確保檔案的安全性。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的新模式

(一)利用人工智能開展信息采集

對于檔案管理過程中信息采集而言，其對于檔案來說是非常重要的，同時對于檔案的價值有著決定性作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)融入到人們的生活，改變了人們獲取信息的方式，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與應用，可以更加高效的對大量的數(shù)據(jù)進行處理。所以，對于檔案信息采集來說，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)以及人工智能技術(shù)，這樣才能對大數(shù)據(jù)進行有效篩選勘誤并整合，把有效的數(shù)據(jù)進行整理保存。移動網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，不僅改變的人們的生活，同樣也改變?nèi)藗儗τ谛畔⒌墨@取方式，人人都可以利用移動設(shè)備隨時隨地的瀏覽想要的信息，因此，合理使用人工智能設(shè)備對數(shù)據(jù)信息采集，既能提高數(shù)據(jù)采集效率，又能不斷完善補充檔案信息。

(二)提高技術(shù)革新，保證檔案信息安全

對于檔案管理工作來說，提高技術(shù)改革創(chuàng)新應用，不僅可以更加高效的開展檔案管理工作，同時也能夠保證信息安全。在開展檔案管理的過程中，因為技術(shù)落后還是存在很多的問題，這些問題都直接或者間接的威脅到檔案信息的安全。特別是那些珍貴的文獻資料，如果因為管理疏忽而發(fā)生損壞或者遺失等情況，后果將是非常嚴重。所以，提高檔案管理過程中技術(shù)的改革創(chuàng)新，加強檔案信息安全管理，對于檔案工作來說非常重要。例如，隨著信息技術(shù)的應用，首先要加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全。其次，重視信息人才的培養(yǎng)，加強檔案日常管理。

(三)加強檔案管理技術(shù)培訓

隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)的成熟應用，這都進一步推動了檔案管理技術(shù)的革新，雖然采用新的信息技術(shù)極大的提高了檔案管理工作質(zhì)量與效率，同樣的對于檔案管理的工作人員也提出了新的要求。對于檔案管理人員來說，其不僅要對信息技術(shù)能夠熟練的使用與操作，同時對于日常管理也要懂得維護。所以，為了進一步提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量，則必須要定期對工作人員開展技術(shù)培訓，提高其專業(yè)技術(shù)與職業(yè)素質(zhì)。此外，加強工作人員素質(zhì)培養(yǎng)，提高其工作責任心與職業(yè)道德素養(yǎng)，這樣才能確保檔案管理順利進行。

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作者:張蕾 吳娜 劉冰潔 單位：渤海造船廠集團有限公司