企業(yè)檔案管理的問題與思考

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摘要：檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重要的意義。但長期以來，國內(nèi)許多企業(yè)對(duì)于檔案管理卻缺乏應(yīng)有的重視，在檔案管理中暴露出許多問題，對(duì)企業(yè)長期健康發(fā)展造成了負(fù)面影響。本文將結(jié)合作者所在的地勘企業(yè)，討論當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問題，并思考、研究如何解決好這些問題，希望本文對(duì)于廣大企業(yè)加強(qiáng)檔案管理有所裨益。

1企業(yè)檔案管理工作的意義

企業(yè)檔案是企業(yè)在其整個(gè)生命周期中，在其全部活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。企業(yè)檔案包括計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、決議、記錄、報(bào)告、市場信息、經(jīng)營、產(chǎn)品銷售、固定資產(chǎn)、原材料采購、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、衛(wèi)生、人事等各方面的材料，真實(shí)反映企業(yè)的整個(gè)發(fā)展歷程[1]。企業(yè)檔案為企業(yè)的生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、人力資源管理、產(chǎn)品研發(fā)、財(cái)務(wù)管理提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)、資料。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層可以根據(jù)企業(yè)檔案，了解本企業(yè)每名人員的素質(zhì)、能力、品行，了解本企業(yè)的技術(shù)實(shí)力，從而做出正確、有效的決策，提高企業(yè)的管理水平。一流的企業(yè)靠文化，二流的企業(yè)靠管理，三流的企業(yè)靠業(yè)務(wù)，四流的企業(yè)靠投機(jī)。在建設(shè)企業(yè)文化方面，企業(yè)檔案也發(fā)揮著無可替代的作用。

2現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

2.1企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理缺乏應(yīng)有的重視

當(dāng)前，國內(nèi)許多企業(yè)對(duì)于檔案管理缺乏足夠的重視，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層并沒有意識(shí)到檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求，也沒有認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案所蘊(yùn)藏的價(jià)值。他們錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理不過就是收集、整理過期的文件材料，檔案管理不能為企業(yè)帶來看得見、摸得著的真金白銀，更何況企業(yè)財(cái)力、人力有限，把大量的經(jīng)費(fèi)、技術(shù)、辦公面積投入檔案管理實(shí)在得不償失[2]；一些領(lǐng)導(dǎo)口頭上重視檔案管理工作，但在實(shí)際工作中卻忽視檔案管理（還有不少領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不管不顧）：一些企業(yè)的檔案室面積只有十幾個(gè)平方米，一些企業(yè)甚至沒有檔案室，檔案材料胡亂堆放在辦公室里；企業(yè)檔案管理人員數(shù)量少，而且這些檔案管理人員大多由辦公室行政人員兼任，幾乎找不到一個(gè)檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，他們基本上沒有學(xué)習(xí)過《檔案法》，對(duì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)一無所知。

2.2檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化

雖然時(shí)間已經(jīng)進(jìn)入2019年，但當(dāng)下，許多企業(yè)卻沒有建立起嚴(yán)格、規(guī)范的檔案管理制度，甚至沒有為本企業(yè)各部門明確規(guī)定文件的歸檔時(shí)間、存檔時(shí)間。一些國有企業(yè)為應(yīng)對(duì)上級(jí)部門的檢查，進(jìn)行裝樣子的檔案管理工作；一些企業(yè)將本企業(yè)的檔案工作外包給檔案公司，使檔案制作與檔案管理、檔案服務(wù)出現(xiàn)脫節(jié)；一些企業(yè)的檔案管理制度印在紙上，掛在墻上，卻從不執(zhí)行，淪為一紙空文。一些企業(yè)的檔案資料長年累月沉睡在檔案室里，堆滿了灰塵，而檔案管理人員卻不知如何研究、利用檔案材料；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層也不知道依靠檔案為企業(yè)開展各項(xiàng)工作提供依據(jù)。企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門普遍不配合檔案管理工作，將大量文件資料隨意堆放在自己的辦公室里，任其閑置；給檔案管理員收集、整理、分類帶來很大的麻煩。

2.3檔案管理信息化水平落后

截止2019年7月，我國網(wǎng)民人數(shù)已經(jīng)超過8億，其規(guī)模高居世界第一。我國手機(jī)用戶數(shù)量甚至超過了全國人口數(shù)量。在這個(gè)信息化時(shí)代，企業(yè)完全應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，采用電子檔案、數(shù)字檔案取代紙質(zhì)檔案。但令人遺憾的是，當(dāng)下企業(yè)檔案管理的信息化水平落后，許多企業(yè)仍舊沿用紙質(zhì)檔案，由檔案員手工進(jìn)行檔案收集、整理、查閱。而且紙質(zhì)檔案普遍存在著文件缺失、遺漏、字跡潦草等現(xiàn)象[3]；不少檔案的全宗號(hào)、類別號(hào)混淆，甚至出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)誤。還有一些企業(yè)雖然采用計(jì)算機(jī)管理檔案，但檔案管理模式仍然停留在封閉式管理模式上，無法有效提高檔案管理工作的效率。

3思考如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理

3.1運(yùn)用SWOT分析法

當(dāng)前，國內(nèi)企業(yè)檔案管理的確存在著許多不足之處（WEAKNESS）：長期受到領(lǐng)導(dǎo)層忽視，缺乏專業(yè)檔案管理人才，缺乏資金、技術(shù)投入；國內(nèi)企業(yè)檔案管理也面臨著外部挑戰(zhàn)（THREAT）：檔案公司發(fā)展迅猛，其工作質(zhì)量也在不斷提高，大有全面取代企業(yè)內(nèi)部檔案管理之勢；美國、日本等發(fā)達(dá)國家企業(yè)高度重視企業(yè)檔案管理工作，國外企業(yè)普通聘用具有大學(xué)學(xué)歷的專業(yè)人才進(jìn)行檔案管理，在檔案管理中，還普遍采用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了文件、圖書、博物、情報(bào)、企業(yè)文化管理的一體化[4]。隨著我國對(duì)外開放的加深，更多的外資企業(yè)將進(jìn)入中國，而外資企業(yè)高質(zhì)量、高效率的檔案管理也會(huì)對(duì)國內(nèi)企業(yè)檔案管理構(gòu)成沖擊。但國內(nèi)企業(yè)檔案管理仍然具有良好的發(fā)展機(jī)遇（OPPORTUNITY）：相較于發(fā)達(dá)國家的企業(yè)，國內(nèi)企業(yè)檔案管理的確存在著不足，但這也為企業(yè)加強(qiáng)檔案管理，提升檔案管理工作質(zhì)量打開了上升空間；國外企業(yè)在檔案管理方面已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)與成熟的技術(shù)，只要國內(nèi)企業(yè)善于借鑒、消化、吸收，就可以將之轉(zhuǎn)換為后發(fā)優(yōu)勢（STRENGTH）。因此，國內(nèi)企業(yè)完全有理由加強(qiáng)檔案管理，做好檔案管理。

3.2對(duì)檔案管理工作給予應(yīng)有的重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到：在信息化時(shí)代，信息是企業(yè)發(fā)展的重要資源，而企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)來說則是非常寶貴的信息資源。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須帶頭重視檔案管理，必須尊重檔案管理人員，必須與檔案管理人員共同研究檔案規(guī)范化建設(shè)。企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)的每一名職工也應(yīng)當(dāng)主動(dòng)參與到檔案管理中來，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，定時(shí)歸檔、存檔。企業(yè)檔案室必須逐年增添必要的設(shè)備，在條件允許的情況下甚至應(yīng)當(dāng)逐年擴(kuò)大檔案室面積[5]。

3.3檔案管理必須規(guī)范化、制度化

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的具體情況，制定嚴(yán)格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員則必須根據(jù)檔案管理制度，仔細(xì)收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性；若發(fā)現(xiàn)文件中存在著字跡潦草、錯(cuò)別字等錯(cuò)誤，必須責(zé)成有關(guān)人員進(jìn)行糾正，從源頭上提高檔案質(zhì)量。檔案管理人員從企業(yè)內(nèi)部各部門、各科室收集到檔案后，必須將它們根據(jù)文書檔案、人事檔案、實(shí)物檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案進(jìn)行分類，而不能將它們混為一體。檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到：當(dāng)前，房價(jià)不斷上漲，要求企業(yè)不斷擴(kuò)建檔案室存在著一定的困難。因此，檔案管理人員必須仔細(xì)審核、鑒定企業(yè)檔案，必須認(rèn)真分析每一份管理類文件的內(nèi)容、來源、時(shí)間、名稱、稿本、外形特征、完整性、時(shí)效性；認(rèn)真研究每一份科技文件材料的技術(shù)因素、時(shí)間因素、典型因素、作者因素、名稱因素；判斷每一份檔案是否具有保存價(jià)值，確定每一份檔案的保存年限；對(duì)于喪失保存價(jià)值、超出保存年限的檔案必須定期剔出、銷毀（一般來說，反映企業(yè)一般日常事務(wù)性活動(dòng)、或內(nèi)容重復(fù)的管理類文件保存價(jià)值較小，不必永久性保存；而會(huì)計(jì)類檔案則必須永久保存，科技類、人事類檔案應(yīng)長期保存）。必須保證檔案庫藏量控制在一個(gè)合理的水平。

3.4加快檔案管理信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加快檔案管理信息化建設(shè)，主動(dòng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化技術(shù)，進(jìn)行檔案管理；必須盡快用數(shù)字檔案、電子檔案全面淘汰紙質(zhì)檔案。企業(yè)還須運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，人工智能技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)開展檔案研究，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，充分發(fā)掘出檔案中有價(jià)值的信息，通過研究自身檔案來認(rèn)識(shí)、掌握企業(yè)發(fā)展規(guī)律。

3.5加強(qiáng)地質(zhì)資料檔案管理

近年來，地勘單位紛紛進(jìn)行事改企，導(dǎo)致一些檔案管理人員下崗，留下的檔案管理人員需要長時(shí)間進(jìn)行繁瑣、復(fù)雜的檔案管理工作，承受更大的工作強(qiáng)度，又感到自己在單位中無足輕重，難免喪失工作熱情。有鑒于此，地勘企業(yè)必須主動(dòng)加強(qiáng)地質(zhì)資料檔案管理。作為老地勘單位，一九四煤田地質(zhì)有限公司在60年的歲月中積累了大量寶貴的檔案資料。一九四公司對(duì)檔案管理人員主動(dòng)加強(qiáng)培訓(xùn)，組織認(rèn)真、心細(xì)、責(zé)任心強(qiáng)、甘于坐冷板凳的檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高他們的業(yè)務(wù)技能；公司對(duì)檔案管理人員實(shí)施嚴(yán)格的績效管理，從而調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的工作積極性。一九四公司建立嚴(yán)格、規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)紙質(zhì)檔案、磁介質(zhì)載體檔案、實(shí)物標(biāo)本實(shí)施分類管理，不僅豐富了檔案管理的內(nèi)容，而且提升了檔案管理的質(zhì)量；公司還對(duì)科技文件、鉆探科研成果、煤田普查等方面的檔案資料實(shí)施精細(xì)化管理，使檔案更好地為公司發(fā)展服務(wù)。

4結(jié)束語

在企業(yè)內(nèi)部管理中，檔案管理屬于重要環(huán)節(jié)。為提高企業(yè)工作效率，為促進(jìn)企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展，提升企業(yè)的管理水平，建設(shè)企業(yè)文化，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]葉麗娟.知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理分析[J].城建檔案，2019（05）：80-81.

[2]楊鵬.我國改制企業(yè)檔案管理模式的實(shí)踐創(chuàng)新———“蘇州模式”[J].檔案與建設(shè)，2019（04）：36-39.

[3]杜娜.大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理工作探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（07）：35-36.

作者：呂瑞芬 單位：陜西省一九四煤田地質(zhì)有限公司